Lars Svanerud

#Officeinsights

Lantmäteriet är bekant med varenda plats i

Sverige

Det här vill jag använda mina 30 minuter till

• Lite om mig

• Lite om Lantmäteriet

• Utvalda delar av vår process ”Från strategiska beslut till

inflyttning”

• Svara på era frågor

• Fånga er nyfikenhet så några av er hör av sig för fortsatt utbyte.

MÖTESTORGET VID HUVUDKONTORET I GÄVLE

Lars Svanerud

Lokalstrateg på Lantmäteriet sedan 8/2-2016

Lokalstrateg = Coach + Guide + Utredare +Inspiratör

Vi har koll på bredden, höjden, längden och tvären. Vi

kartlägger verkligheten, sätter gränserna och håller reda på

vem som äger vad.

Organisation

Koncerngemensamma enheter

Internrevision

GD

GD-stab

Styrelse

Fastighetsbildning Fastighetsinskrivning Geodata

Medarbetare

Hos oss jobbar bland annat lantmätare, mätingenjörer, jurister, systemutvecklare, personalspecialister, ekonomer, kvalificerade handläggare och kommunikatörer.

Vi finns på…

www.lantmateriet.sewww.linkedin.com/company/lantmaterietwww.facebook.com/lantmateriet

Från strategiskt beslut till inflyttning.

Lantmäteriets lokalstrategi

Övergripande strategi och målsättning

Lantmäteriets Lokalförsörjningsstrategi är beslutad 2013-03-14.

Lokalförsörjningsstrategin skall vara ett stöd och verktyg för att säkerhetsställa en god arbetsmiljö och att våra lokaler är yt- och kostnadseffektiva samt att lokalerna utformas och anpassas till verksamhetens förutsättningar och behov.

Sammantaget är målet med strategi att bidra till

• En effektiv lokalförsörjning

• Bättre samordning inom Lantmäteriet

• Minskade lokalkostnader

• En modern och attraktiv arbetsplats

Detaljerade riktlinjer och mål

• Erfarenheter och riktlinjer från det strategiska programmet ”Vision 2013” (ombyggnaden av huvudkontoret) ska användas vid all utformning av Lantmäteriets lokaler.

• Lokalerna skall ha god tillgänglighet.

• Lokalerna ska så långt som möjligt utformas med öppna planlösningar

• Arbetsplatsens utformning ska medge långsiktiga lokallösningar som är generella- vara mångsidigt användbara, flexibla och enkelt kunna ändras till nya förutsättningar.

• Arbetsplatsen ska kunna nyttjas av flera medarbetare vid tex deltid. Det ska alltid övervägas möjligheten att frångå det personliga arbetsbordet till förmån för en kombination av olika arbetsmiljöer/möbleringar.

• Samlokalisering skall eftersträvas

• Yteffektiva lokallösningar med mål om max 20 m2 per arbetsplats

Lantmäteriet har kontor på 60 orter

Nästan 2 000 medarbetare varav hälften har sin arbetsplats på huvudkontoret i Gävle.

Det näst största kontoret, i Stockholm, har 100 medarbetare.

Analys av nuläge och sammanställning av fakta

Frågeställningar

• Hur väl uppfyller kontoret de strategiska målen?

• Hur väl stödjer kontoret våra mål för en hållbarutveckling avseende miljö, människa och ekonomi?

• Hur väl stödjer kontoret verksamhetens nuvarande och framtida arbetssätt?

Skapa förutsättningar för motivation till att bidra i förändringen.

KommunikationInformation, dialog och workshops

Mellancheferna har en nyckelroll

Bygg nätverk och säkra resurser som kan bidra.

LokalstrategKategoriteam

Kontorsansvariga

HR

IT

KOMMUNIKATION

Miljö-strateg

Inköp

Interna resurser

Externa resurser

Andra verksamheter, myndigheter och företag som har erfarenhet och

vill samverka

Linkedin

Konsulter

Forskare

Egna befintliga nätverkskontakter

Tydlig process skapar trygghet och ökar graden av tillit.

Projektstart• Bakgrund• Syfte, mål• Omfattning• Avgränsningar• Organisation• Hantera nuvarande avtal• Tidplan• Budget• Intressentanalys• Riskanalys• Enkät• Nyttjandegrad• Marknadsanalys

Behovsanalys• Verksamhetsbeskrivni

ng• Lokalförteckning• Sambandsanalys• Funktionsbeskrivning• Riskanalys

Hyresförfrågan• Hyresvärdsförteckni

ng• Lokalprogram• Förfrågan• Anbudsöppning• Anbudssammanställ

ning• Lokalvisning• Utvärdering

Avtal, Förhandling• Fastställa produkten• Juridiska villkor• Ekonomiska villkor• Teckna hyresavtal• Säga upp befintliga

avtal

Lokalanpassning, flytt• Bevaka avtal• Egna entreprenader• Inköp• Flytt plan• Återställning nuvarande

lokal• Avslut, uppföljning,

Utvärdering

Projektstart Behovsanalys Hyresförfrågan AvtalLokalanpassning,

Flytt

Nuläge och övergripande

målbild

Nuläge, övergripande mål• Workshops 1 + 2• Bakgrund• Utmaningar• Framgångsfaktorer• Förväntningar• Förutsättningar• Framtidsscenarion

Projekt dokumenteras i Antura och är tillgängligt för alla inom Lantmäteriet

Projektorganisationer samverkar mellan varandra

STYRGRUPPRebecka SchantzÅsa SöderbergLena Löfgren

Lars Svanerud

PROJEKTLEDARERebecka Schantz

ProjektgruppAnki, Anna-Lena, Tomas, Robert

Interna stödresurserMikael Munter (skydd och säkerhet)

Lena Fahlevik (HR)Johan Ericsson (IT telefoni, AV)

Lena André (IT arbetsplats & skrivare)Anders Matsson (IT wifi, nätverk)

Göran Persson (Inköp)

ReferensgruppÖvriga medarbetare

Lokal samverkansgrupp

Externa resurserLokalförsörjningskonsult Cajsa Nyberg

NIRASArkitekt

Avtalsjurist (NIRAS)FlyttfirmaHyresvärd

VÄNERSBORG

STYRGRUPP

PROJEKTLEDARE

Projektgrupp

Interna stödresurser Referensgrupp

Externa resurser

STOCKHOLM

STYRGRUPP

PROJEKTLEDARE

Projektgrupp

Interna stödresurser Referensgrupp

Externa resurser

ÖSTERSUND

STYRGRUPP

PROJEKTLEDARE

Projektgrupp

Interna stödresurser Referensgrupp

Externa resurser

LULEÅ

STYRGRUPP

PROJEKTLEDARE

Projektgrupp

Interna stödresurser Referensgrupp

Externa resurser

HÄRNÖSAND

STYRGRUPP

PROJEKTLEDARE

Projektgrupp

Interna stödresurser Referensgrupp

Externa resurser

NYKÖPING

STYRGRUPP

PROJEKTLEDARE

Projektgrupp

Interna stödresurser Referensgrupp

Externa resurser

MORA

Erfarenheter och material från de tidiga projekten utvecklas till standarder som förenklar och spar tid för kommande projekt

Lokalförteckning

Rutin för särskilda medicinska behov

Tidplan, checklista

Riskanalys

Kalkylunderlag för budgetarbete i tidiga skeden

Typrumsbeskrivning

Funktionsbeskrivning

Utvecklingsområden vi identifierat

• Minska konsultberoendet i projektskedet

• Uppdatera Lokalstrategin

• Utveckla fler standardkoncept

• Utveckla miljökraven vi ställer mot hyresvärdarna

• Utveckla enkäten till medarbetare avseende frågor som rör

kontorsmiljön

Tack för mig!

Lokalstrategier och förändringsledning.

Epost: lars.svanerud@lm.se

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/lars-svanerud-9047ba33/

Om ni även gillar eller är nyfikna på skog och fjäll

Facebook: Lars Svanerud

Instagram: Lars Svanerud