lassistante de direction. une organisation efficace de son temps permet de : avoir une meilleure vue...
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L’ASSISTANTE DE DIRECTION
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UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS• Permet de :
• Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités
• Agir plutôt que de réagir
• Surmonter son stress
• Prendre du temps libre
• Atteindre ses objectifs
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Mes critères de gestion du temps
•L’important est souvent dissimulé, caché au milieu de la « pile » des urgences.
• L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT
• L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT
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L’Important et L’Urgent
• Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :
• Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois je faire, et que personne ne peut faire à ma place?
• Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute choses?
• Qu’est ce que je peux déléguer?
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Mes critères de gestion du temps
L’URGENT
• L’URGENT
• ACTION IMMEDIATE
• REALISATION ET RESULTATS RAPIDES
• SATISFACTION / VALORISATION
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Mes critères de gestion du temps
L’IMPORTANT et L’URGENT
L’URGENT, c’est le présent :Il commande l’action, le résultat immédiat,
Le QUANTITATIF, Il nécessite d’agir vite.
L’IMPORTANT, c’est le futur : C’est le futur, le court, moyen ou long terme. Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais
qui ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.
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Le temps maîtrisé
• Sélection des tâches à accomplir et évaluation de la durée des activités.
• Planification de 60 % du temps : • temps maîtrisé
• 60 % activités planifiées• 20 % activités imprévues• 20 % activités libres (réflexion, créativité, lecture,…)
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L’important et l’urgent
• Important – peu urgent
• Le Futur
• Réflexion+++ Action+
• Peu important – peu urgent
• Le Futur
• Réflexion + Action +
• Important Urgent – Le Présent
• Réflexion +++ Action +++
• Peu important – urgent
• Le Présent
• Réflexion ++ Action +++
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La planification
• Planifier pour :
• Atteindre mieux et plus vite mes buts, qu’ils soient personnels ou professionnels
• Gagner du temps
• Avoir une vue d’ensemble et donc, pouvoir anticiper
• Prévoir et agir dans le calme
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Planification
•La planification permet de prévoir, de déterminer les étapes qui nous conduisent vers un objectif que nous nous sommes fixés.
•LA PLANIFICATION DEMANDE DU TEMPS ET DE LA REFLEXION.
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Planifier son travail
• Planifier c’est :
• Se donner les moyens de rester maître de la situation.
• La planification concrètement établie, va nous aider à :
• - Avoir une vue d’ensemble des étapes à effectuer• Avoir un instrument de contrôle tout au long du déroulement ,
garder l’essentiel en tête• Progresser dans la bonne direction en réglant rapidement les écarts
enregistrés au cours de l’action
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Planifier c’est aussi :
•Anticiper et enrichir sa confiance en soi
•Mettre en évidence les tâches prioritaires et déterminer les tâches à déléguer
•Gérer son temps au mieux
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Gestion du temps :
• Principe de la planification écrite
• Plan de la journée
• Sélection des tâches
• REALISATION
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Définition des priorités :
• Planification des tâches par ordre d’importance pour :
• S’occuper des tâches essentielles• Faire les tâches selon leur degré d’urgence• Se concentrer sur la tâche• Atteindre les objectifs fixés• Écarter et déléguer les tâches• Avoir réglé les affaires essentielles à la fin
de la journée.
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Principe de la planification
• Écrire noir sur blanc ce que l’on a décidé de faire :
• Les gains :– Allégement du travail et de la mémoire– Auto motivation (maîtrise)– Concentration– Contrôle de son activité– Plus de chance de réussite.
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La PLANIFICATION
• 1- J’organise chaque journée le matin ou la veille• 2- Je la planifie sur une fiche journalière• 3- Je note sur la fiche toutes les tâches qui me traversent
l’esprit et les catégorise immédiatement UI/uI/Ui/ui• 4- Je fixe des temps passerelles entrent deux rendez-vous• 5- Je comptabilise « grossièrement » les durées par
catégories• 6- Je définis un ordre de priorité• 7- Je consulte ma fiche en permanence pour rayer les
tâches accomplies• 8- Je consacre mon temps aux tâches les plus urgentes et
importantes• 9- Je tiens compte de mon rythme de travail.
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L’Agenda :
• 1- Je garde l’agenda en permanence avec moi.• 2- Je gère mon temps avec un seul moyen centraliser :
agenda, organiseur électronique, logiciel informatique• 3- Je ne noie pas les rendez-vous dans une masse
d’annotations• 4- j’écris l’heure ainsi que les coordonnées• 5- je note le début et la fin de chaque rendez-vous• 6- j’écris au crayon à papier• 7- je note les tâches quotidiennes à accomplir dans mes
fiches journalière et pas sur mon agenda• 8- Je me réserve des « temps personnels »• 9- Je fais apparaître des marges entre plusieurs créneaux• 10- Je sauvegarde les informations en cas de perte.
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Le classement :
• Mon classement doit obéir aux trois principes suivant :
– Une place pour chaque document– Chaque document à sa place– Un classement ne doit rien à la mémoire, mais
tout à la logique– Un document mal classé est considéré comme
un document perdu
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Classement :
• 1- je me dote d’un classement formalisé• 2- Je claque mon classement sur celui d’un collège organisé• 3- Je note sur les documents la date de leur élimination
possible• 4- Je classe au fur et à mesure• 5- Je ne laisse pas les corbeilles pleines• 6- Je supprime les classements sauvages pour tout
document important• 7- Je ne manipule pas un document plus de trois fois• 8- Je crée des grosses catégories• 9- J’élimine de mon bureau ce qui ne concerne pas la tâche
et le laisse propre systématiquement tous les soirs.
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Dire non : Une METHODE
•Annoncer ce « non » fermement et délicatement : Je suis désolée, ce n’est pas possible !
•Donner les raisons objectives (sans justification de soi)
•Proposer une solution et trouver un accord
•Exprimer le bénéfice commun
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Optimiser le téléphone
• 1- Je regroupe mes appels, et organise des séquences téléphone
• 2- J’annonce rapidement l’objet de l’appel• 3- Je marque la fin de l’entretien par une formule
chaleureuse• 4- Je filtre mes appels• 5- Je prend des notes précises et classe immédiatement les
infos• 6- J’ai un répertoire unique• 7- J’exploite les possibilités de mon poste téléphonique fixe
ou portable• 8- Quand je suis en entretien ou en réunion, je l’annonce sur
l’instant• 9- Je questionne sur la disponibilité de mon interlocuteur• 10 – J’utilise mon téléphone portable pour les urgences.
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L’EMETTEUR - LE RECEPTEURUne information :
• LE RECEPTEUR• L’Idée :
• Ses mots, sa culture• Son vécu, son environnement,• Ses relations
• DECODE
• La carte du monde
• L’EMETTEUR • L’Idée :
• Ses mots, sa culture• Son vécu, son environnement,• Ses relations
• CODE
• La carte du monde
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Les étapes d’une communication interpersonnelle :
•L’écoute
•La Reformulation
•Le Questionnement
•Le Feed-back
• Une situation de communication est un aller – retour, chacun est à la fois émetteur et récepteur.
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Bien communiquer c’est :
• ECOUTER :• Activement en faisant comprendre a l’autre que vous l’écoutez :• Oui….effectivement….en effet….
• REFORMULER :• Afin de vérifier que l’on est bien sur la même longueur d’onde.
• QUESTIONNER :• Pour obtenir des informations précises, les questions a poser :• CQQCOQP…soit : Combien, Qui, Quoi, Comment, Où, Quand, Pourquoi.
• ET EN GENERAL, AIDER LA PERSONNE A EXPOSER SA DEMANDE.
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En communication, il y a au moins 9 risques de ne pas s’entendre :
• Ce que je pense
• Ce que je veux dire
• Ce que je crois dire
• Ce que je dis
Ce que vous voulez entendre
Ce que vous entendezCe que vous croyez
comprendreCe que vous voulez
comprendre
Ce que vous comprenez.
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CRITERES DE COMMUNICATION AFFIRMATIVE :
Capacité d’écoute
Capacité d’expression
Capacité de conviction
Capacité a exprimer ses émotions
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UN OBJECTIF :
1 Qu’est ce que je veux ? 2 Qu’est ce que cela me donnera? 3 A quoi saurai-je que j’ai atteint mon
objectif? 4 Y a-t-il un inconvénient à l’atteindre? 5 De quelles ressources ai-je besoin? 6 Quelles sont les étapes à parcourir? 7 Par quoi commencer maintenant?
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L’empathie :
•La communication débute grâce à un déclencheur émotionnel, c’est-à-dire un décodage parfait afin de mettre l’interlocuteur dans le confort :
• C’est l’empathie
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L’organisation :
• Il s’agit de dépasser son organisation personnelle, afin d’accéder à l’organisation du territoire sur lequel on se trouve :
•Ajuster son organisation aux orientations stratégiques de l’entreprise
•Se sentir inclus à part entière a l’entreprise.
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Repérer les comportements :
•L’Agressif
•Le Passif
•L’Affirmatif
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Le PASSIF :
• Le comportement passif c’est :
• Celui qui prend un faible temps de parole (5% environ)
• Parle doucement, son timbre de voix est faible,• Il n’écoute pas ses besoins• Espère qu’on les comprennent • Ne regarde pas en face, baisse les yeux• A une posture voûtée, • Reste en retrait……
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L’AGRESSIF :
•C’est celui qui parle beaucoup (trop, environ 95 %)
• Il parle fort, (trop fort)
•Le rythme de voix est rapide (trop)
•Sa tenue est rigide, froide,
•Son regard est perçant
• Il ne respecte pas les besoins des autres…….
![Page 33: LASSISTANTE DE DIRECTION. UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS Permet de : Avoir une meilleure vue densemble, de son activité et des priorités Agir](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070308/551d9d7e497959293b8b716f/html5/thumbnails/33.jpg)
L’AFFIRME
• Il parle de manière équilibré (50/50%)• Il écoute les besoins des autres• Il a le regard franc• Il s’exprime clairement, • Il sait ce qu’il veut• Sa voix est claire et ferme• Sa posture est décontractée • Il est dans la négociation avec l’autre….
Les autres…..
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Ma relation à mon hiérarchique :• 1- Je ne le sollicite pas dés que je l’aperçois• 2- je lui soumets mes problèmes avec des options de
solutions• 3- je prend en note les décisions arrêtées• 4- j’ose négocier mon temps• 5- je fonctionne par rendez-vous pour le rencontrer• 6- je lui fais préciser les limites d’autonomie de mes
missions• 7- j’écris plutôt que de l’interrompre dans son travail• 8- j’établis des rapports• 9- je ne prends pas ses silences pour des réponses sûres• 10- je l’informe des mes absences à venir
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Gérer son stress
• 1- Je suis perfectionniste sur « l’important » mais pas sur le « non important »
• 2- Je travaille a chaud• 3- Je suis financier de mon temps, plus que comptable de
mon temps• 4- Je ne gagne pas du temps contre les autres• 5- Je concilie rigueur et souplesse• 6- Je mise sur mes points forts pour compenser mes points
faibles• 7- Je reste prudent sur le temps partagé• 8- Je favorise le travail ininterrompu• 9- J’évite de refaire deux fois la même chose.