BAB I                                                   PENDAHULUAN

1.1    Latar BelakangMeskipun di dalam era modern seperti sekarang ini perkembangan berbagai

teknologi yang memudahkan seseorang untuk saling berhubungan antara satu dengan yang lain. Namun manusia, organisasi atau perusahaan tetap dan masih memamfaatkan surat demi kelancaran aktivitas kerjanya. Selain untuk menyampaikan pesan secara cepat dan mudah di mengerti, surat juga berfungsi sebagai pegangan dan alat pembuktian.          Banyak yang menganggap bahwa menulis surat adalah pekerjaan yang mudah, akan tetapi surat sebenarnya adalah “duta” organisasi/instansi si pengirim yang harus mengambarkan citra, cermin mentalitas, jiwa serta petunjuk interen organisasi atau persahaan yang mengirimnya.      Begitu pentingnya surat sebagai alat komunikasi , maka suatu instansi atau organisasi di tuntut untuk mengetahui tata cara dan prosedur dalam pencatatan surat. Oleh sebab itu pencatat surat dan para penata administrasi kantor harus membuat suatu buku agenda sebagai tempat pencatatan surat  agar tidak menimbulkan kesan yang buruk atas suatu instansi atau organisasinya.           Sebagai mana yang telah kita ketahui, bahwa pengangendaan surat memiliki peranan dan fungsi sebagai alat pencatatan surat masuk maupun surat keluar dari sebuah instansi atau organisasi. Maka masyarakat modern mengembangkan dan menyempurnakan  pengangendaan surat menjadi suatu aspek yang penting dan praktis dari perancanaan organisasi.           Melihat pentingnya pengangendaan surat di atas, maka hendaknya pada organisasi atau instansi, baik pemerintah maupun swasta harus mengangendakan surat yang masuk maupun surat yang keluar. Hal ini bertujuan sebagai alat bukti dan pertanggung jawaban bahwa suatu organisasi atau instansi yang telah menerima surat dari organisasi lain pada hari ini, tanggal, bulan, serta tahun yang sudah di tetapkan dalam surat tersebut.

Di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Disnaktrans Provinsi NTB pengarsipan penting untuk memperlancar aktifitas pegawai/karyawan. Pengarsipan di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Disnaktrans Provinsi NTB adalah tempat menyimpan surat masuk dan surat keluar ataupun bahan-bahan tertulis lainnya dengan cara yang standar dan sitematis. Oleh karna itu, penulis tetarik membahas tentang sistem pengangendaan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang di lakukan di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Disnaktrans Provinsi NTB.    1.2   Rumusan Masalah

Berdasarkan urain latar belakang di atas, maka rumusan masalahnya adalah “Bagaimana Sistem Pengagendaan dan pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah  Provinsi Nusa Tenggara Barat’?   1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1  Tujuan PenelitianAdapun tujuan penilitian adalah :Untuk mengetahui Bagaimana Sistem Pengangendaan dan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Provinsi NTB

1.3.2  Manfaat  Penelitian Manfaat penelitian antara lain adalah sebagai berikut : a.     Memperoleh pengetahuan/pengalaman kerja pada umumnya dan informasi tentang Sistem Pengagendaan dan kearsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar.

b.     Diharapkan hasil karya ini senantiasa dapat dijadikan sebagai sumber informasi dan dapat menambah pengetahuan pembaca khususnya surat masuk dan surat keluar.c.     Secara praktis, sebagai salah satu masukkan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam  menggunakan Sistem Pengagendaan Surat di masa yang akan datang.d.    Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan study komulatif jenjang Diploma III pada Akademi Sekretari Dan Manajemen (ASM) Mataram.1.4   Metode Penelitian

1.4.1   Jenis PenelitianJenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif

1.4.2   Teknik Pengumpulan Data   a. Observasi (Pengamatan)Merupakan teknik  pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara langsung terhadap gejala atau fakta yang timbul dari aktivitas pegawai pada Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat.b. Interview (wawancara)Teknik pengumpulan data dengan melakukan percakapan lisan dalam bentuk tanya jawab secara langsung dengan pimpinan kepegawaian dan karyawan/pegawai di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Disnaktras Provinsi Nusa Tenggara Barat.

c. Kepustakaan (refrensi/literatur)Data kepustakaan dikumpulkan dengan cara mengumpulkan dan menelaah literatur berupa buku-buku hasil laporan penelitian-penelitian sebelumnya, dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan efektivitas penggunaan program aplikasi komputer terhadap produktivitas pegawai pada Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Disnaktrans Provinsi Nusa Tenggara Barat.1.4.3.       Jenis Dan Sumber Data             1.4.3.1 Jenis Data1.  Data Kualitatif yaitu data yang berwujud kata-kata (verbal). Seperti gambaran umum instansi di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Provinsi NTB.1.4.3.2  Sumber Data

                                  Data PrimerData yang langsung diperoleh dari kantor Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dengan meminta keterangan langsung kepada bagian yang terkait.

2. Data SekunderData yang diperoleh secara tak langsung yakni dengan mengumpulkan data dari pendapat para pegawai, dari buku-buku refrensi, dan beberapa data dari internet yang berkaitan dengan efektivitas penggunaan program aplikasi komputer terhadap produktivitas pegawai di Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat.