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Thérèse VanassePrésidente-directrice généraleVanasse & Associés Consultants

Préparez vos audits dans le cadre du nouveau Règlement sur la salubrité alimentaire au Canada (RSAC)

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Préparez vos audits dans le cadre du nouveau Règlement sur la salubrité

alimentaire au Canada (RSAC)

Webinaire, 13 novembre 2018

Évènements les affaires, Montréal (Québec)

Ordre du Jour• Audit :

• Définition• Fonctions• Types• Importance• L’auditeur• Les normes• Le demandeur• Procédure

• Règlement sur la salubrité alimentaire au Canada (RSAC)• Les exigences – en bref

• Licences, contrôles préventifs, plan de contrôle préventif, traçabilité, importation, exportation

• La conformité douanière• Importation et/ou exportation

• Prochaines étapes

• Éléments de gestion

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Audit : Définition (1 de 2)

1. Opération de diagnostic qui porte sur une activité particulière ou sur la situation d’une organisation, réalisée au moyen d’études, d’examens systématiques et de vérifications dont les résultats sont jugés en toute indépendance et qui sert à émettre un avis ou à proposer des mesures correctives durables.

• Un audit peut être effectué par des membres du personnel, par des clients ou par une instance externe neutre.

• Pris dans son acceptation la plus large, l’audit inclut les aspects de contrôle, de vérification, de surveillance et d’inspection. Dans l’application des normes internationales, telles que les normes de l’ISO, l’audit sert d’instrument de vérification et d’évaluation de la conformité.

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Source : Office québécois de la langue française, 2013

Audit : Définition (2 de 2)

• Termes liés (quelques exemples) :• Auditer, auditeur, auditable, plan d’audit, mission d’audit, audit interne,

audit externe, audit social, audit de conformité, lettre d’audit, rapport d’audit

2. Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d'obtenir des preuves d'audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits. (ISO 9000)

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Fonctions de l’Audit

• S’attarde et résonne sur les processus et les procédures

• Consiste à s'assurer de la bonne application des procédures et des processus de l'exploitation. Ainsi, le contrôle de gestion peut faire l'objet d'un audit pour s'assurer, par exemple, que les processus d'obtention des données sont bien sous contrôle et que les procédures d'enregistrement et de traitement des données sont respectées

• Va à la recherche des faits et informe à partir des faits et des pièces

• A une mission ponctuelle, une date de livraison précise, souvent suite à la révélation d'un problème particulier ou d’un questionnement externe

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L’audit le Plus Connu de Tous : L’Audit Financier ou « États-Financiers Vérifiés » (1 de 2)

• Permet de s'assurer que les comptes reflètent une image fidèle de la réalité économique de l’entreprise

• Constitue un processus d'analyse de l'entreprise, de ses finances ou de son fonctionnement, mené le plus souvent par un prestataire indépendant

• Faire auditer son entreprise :

• Permet de diagnostiquer ses problèmes éventuels, afin de trouver des manières de les résoudre

• Par extension, l'audit vise à s'assurer de la conformité des documents, des pratiques, des systèmes informatiques, etc. aux règles et procédures couramment utilisées

• En conséquence, de vérifier qu'il n'y a ni fraude ni omission pouvant altérer la réalité économique ou autre(s) de celle-ci

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L’Audit le plus Connu de Tous : l’Audit Financier ou « États-Financiers Vérifiés » (2 de 2)

• Permet à l'entreprise :

• D’analyser ses propres pratiques

• D'en diagnostiquer les problèmes éventuels

• D'envisager des solutions pour continuer à innover

• D’avoir un avis de confiance aux futurs créanciers ou investisseurs de la société

• D’envisager et/ou de conforter sa croissance

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Autres Types d’Audit en Fonction du Besoin, de l’Objectif et de l’Entité Auditée

• Audit de gestion: très utile pour analyser les performances d’un service donné ou bien se rendre compte d’une fraude

• Audit financier

• Audit opérationnel : permettra de modifier le fonctionnement d’une entreprise afin d’améliorer la productivité de certains services et ainsi trouver de meilleures manières de travailler. Cela demandera l’intervention de spécialistes

• Audit industriel : façon rentable et efficace d’avoir un profil complet sur votre(vos) fournisseur(s)

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Importance de l’Audit

• Respecter les engagements pris auprès des clients, des fournisseurs, des créanciers et, s'il y'en a, des employés

• Savoir si votre(vos) fournisseur(s) sont fiables ou non, avant le leur confier un(des) projet(s)

• Démontrer la conformité de l’entreprise aux lois et règlements en vigueur selon :• Le type de produits vendus et/ou des services rendus

• Le(s) pays avec lesquels elles font des affaires

• Démontrer l’existence du contrôle de la qualité

• Démontrer l’existence du contrôle de gestion par la haute direction avec son souci constant d'améliorer la façon de conduire l'entreprise

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Rôle et Exigences Attendus de l’Auditeur

• Selon le sujet et l’objectif retenus pour l’audit

• Professionnel ayant :• Les connaissances et l’expertise requise• La formation nécessaire à :

• L'examen des données et fournies par la société auditée ;• La vérification que ces informations correspondent fidèlement à ses activités

• Un atout : Organisme et/ou professionnel s’appuyant sur l’ensemble des normes ISO 9000, reconnues internationalement

• Le travail de l'auditeur consiste :• À collecter de l’information• À tester et à valider l’information reçue• À rédiger un rapport à l'issue de l'audit. Ce document :

• Déterminera le niveau d'exactitude, de clarté et de conformité de l’entreprise• Identifiera les éléments à modifier/corriger

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Qui sont les Auditeurs ?

• Interne : cadre(s) responsables• Normalement, l’activité d’audit interne est « exercée par un service dépendant de la

haute direction de l’entreprise et indépendant des autres services »

• Externe :• Comptables – avocats - ingénieurs

• Consultants/experts

• Autorité gouvernementale ou paragouvernementale (ACIA, ASFC, CBP, etc.)

Un atout : Posséder une assurance responsabilité professionnelle erreur-omissions

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Normes applicables pour les audits – Rôles et Responsabilités liés à la qualité

• Norme d’audit canadienne (NCA 220 et 200)

• Norme canadienne de contrôle de qualité (NCCQ 1)

• ISO 9000 (internationale)

• HACCP (agroalimentaire)

• Codex Alimentarius

• Etc. (selon l’industrie)

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Demandeur d’Audit

• Interne :

• Haute-Direction

• Externe :

• Autorité gouvernementale ou paragouvernementale (ACIA, Santé Canada, FDA-FSMA, ASFC, CBP, etc.)

• Procédure – selon la gravité et le(s) sujet(s) :

• Courriel

• Avis « de pénalité – de non-conformité »

• Visite sur place, en entreprise – audit partiel ou complet

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Devez-vous répondre aux demandes d’audit externe?

OUI!La clé du succès: la COLLABORATION

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Procédure – Lancement de l’Audit

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Source : Debitor

Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) Exigences – en bref

http://www.inspection.gc.ca/alimentssalubres

Source : Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA)

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Licences

• S’applique aux activités suivantes :

• Fabrication, transformation, traitement, conservation, classification, emballage ou étiquetage d’un aliment

qui sera exporté ou déplacé entre des provinces canadiennes

• Importation d’un aliment

• Exportation d’un aliment qui nécessite un certificat d’exportation ou une autre autorisation d’exportation

• Abattage d’un animal pour alimentation humaine dont les produits de viande seront exportés ou déplacés

entre des provinces canadiennes

• Entreposage et manipulation de produits de viande dans leur état d’importation aux fins d’inspection par

l’ACIA

• Pour déterminer ce qui fait partie de ces activités, consultez les Activités du secteur alimentaire qui

nécessitent une licence aux termes du RSAC

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Source : ACIA

Contrôles Préventifs

• Les contrôles préventifs (salubrité des aliments)• aident à prévenir les dangers pour la salubrité des aliments; et

• à réduire la probabilité que des aliments contaminés entrent sur le marché, qu’ils soient

conditionnés ou non au Canada

• Ils comprennent :• une analyse des dangers et des mesures de contrôle pour les dangers liés aux aliments

• les exigences liées aux procédés de traitement, aux conditions des établissements, à

l’assainissement, à la lutte antiparasitaire, aux compétences, aux enquêtes et aux

plaintes

• les enquêtes, les plaintes et les rappels

• Ils sont axés sur les résultats dans la mesure du possible pour laisser place à la

flexibilité et à l’innovation

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Source : ACIA

Contrôles Préventifs — Éléments Clés

• S’appliquent à la plupart des entreprises qui :• Fabriquent, transforment, traitent, conservent, classifient, emballent ou étiquettent

des aliments destinés à l’exportation ou au commerce entre les provinces et territoires

• Cultivent ou récoltent des fruits et légumes frais destinés à l’exportation ou au commerce entre les provinces et territoires (nouveau)

• Manipulent du poisson sur un véhicule en vue de son exportation ou du commerce entre les provinces et territoires (nouveau)

• Abattent des animaux pour alimentation humaine dont les produits de viande sont destinés à l’exportation ou au commerce entre les provinces et les territoires

• Entreposent et manipulent des produits de viande dans leur état d’importation aux fins d’inspection par l’ACIA

• Importent des aliments (uniquement la détermination des dangers, l’analyse et le contrôle, les enquêtes, les plaintes et les rappels)

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Source : ACIA

Plan de Contrôle Préventif

Un plan de contrôle préventif (PCP) documenté est requis

pour la plupart des entreprises, y compris les importateurs

Exception : Des ventes annuelles brutes d’aliments de 100 000 $ ou moins

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Source : ACIA

Plan de Contrôle Préventif - Suite

• Le PCP doit aborder :

• Les dangers pour la salubrité des aliments, les mesures de contrôle et les données probantes de leur efficacité (en harmonie avec les normes HACCP)

• La protection des consommateurs et les exigences en matière d’équité des marchés (étiquetage, normes relatives à la composition, classification)

• Si l’entreprise possède un système axé sur les normes HACCP, elle est bien placée pour démontrer votre conformité aux exigences du PCP

• Examinez votre système pour vous assurer que la protection des consommateurs et l’équité du marché sont également couverts

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Source : ACIA

• Consultez le site

http://www.inspection.gc.ca/alimentssalubres

• Cliquez sur Exigences et directives générales sur

les aliments

• Contrôles préventifs pour les entreprises

alimentaires

• Plan de contrôle préventif

• Outil interactif sur le Plan de contrôle préventif

• Questions et réponses

• Guides pour la préparation d’un plan de contrôle

préventif (pour les importateurs et les entreprises

alimentaires canadiennes)

• Exigences réglementaires : Contrôles préventifs

• Contrôles préventifs recommandés — pour les

établissements et les aliments

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Plus d’information sur les Contrôles Préventifs

Source : ACIA

Traçabilité

• S’applique à une plus grande portée d’entreprises alimentaires que la

délivrance des licences et l’obligation d’avoir un PCP, par exemple :

• Les épiceries qui vendent des aliments aux consommateurs au détail (les

entreprises ainsi que les franchises)

• Les distributeurs et les grossistes qui font du commerce interprovincial

• Ne s’applique pas aux activités de services alimentaires

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Source : ACIA

Traçabilité — Éléments Clés

• L’information doit être établie et conservée lorsque les aliments sont fournis à

une autre personne

• Identifier l’aliment (nom usuel; nom et principal lieu d’affaires; code de lot)

• Retracer l’aliment en amont (à l’exception des personnes qui cultivent et qui

récoltent des fruits et légumes frais)

• Date à laquelle l’aliment vous a été fourni

• Nom et adresse de la personne qui vous l’a fourni

• Retracer l’aliment en aval (ne s’appliquera pas au traçage au détail jusqu’au

consommateur)

• Date à laquelle vous avez fourni l’aliment à une autre personne

• Nom et adresse de la personne à qui vous avez fourni l’aliment

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Source : ACIA

Traçabilité — Éléments Clés (suite 1)

• Si les exigences de traçabilité s’appliquent, une étiquette doit être

apposée ou attachée à l’aliment ou l’accompagne lorsqu’il est fourni à une

autre personne

• L’étiquette doit comprendre l’information suivante :

• Le nom usuel

• Le nom et le principal lieu d’affaires de la personne par qui ou pour qui l’aliment a été

fabriqué, conditionné, produit, entreposé, emballé ou étiqueté

• Le code de lot ou un autre identifiant unique (dans le cas d’un aliment de

consommation préemballé, cela doit être un code de lot)

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Source : ACIA

Traçabilité — Éléments clés (suite 2)

• Les documents doivent être :

• Clairs et faciles à lire

• Conservés pendant deux ans et accessibles au Canada

• Fournis sur demande (mais peuvent être conservés à l’extérieur du Canada)

• S’ils sont en version électronique, ils doivent être fournis à l’ACIA dans un format qui

peut être ouvert et utilisé au moyen d’un logiciel commercial courant

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Source : ACIA

Plus d’information sur la traçabilité

Consultez le site http://www.inspection.gc.ca/alimentssalubres

Cliquez sur Exigences et directives générales sur les aliments

► Traçabilité des aliments

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Source : ACIA

Importation au Canada (1 de 2)

• Les importateurs doivent :

• Obtenir une licence d’importation

• Avoir un plan de contrôle préventif (certaines exceptions s’appliquent)

• S’assurer que leur fournisseur étranger fabrique, conditionne, entrepose, emballe et étiquette les aliments en respectant les mêmes conditions que celles pour les aliments conditionnés au Canada

• Tenir à jour des procédures et des processus pour le traitement des rappels et des plaintes et les enquêtes connexes

• Tenir des registres de traçabilité clairs et complets, qui indiquent d’où proviennent les aliments (le fournisseur) et à qui ils ont été vendus

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Source : ACIA

Importation au Canada (2 de 2)

• Il est possible de faire appel à des importateurs non-résidents sous

certaines conditions

• Les processus frontaliers exécutés avec l’ASFC ne changeront pas – les

mises à jour des exigences seront téléversées dans le Système

automatisé de référence à l’importation

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Source : ACIA

Exportation du Canada vers …

• Les exportateurs doivent :

• S’assurer que leurs aliments sont fabriqués, conditionnés, entreposés, emballés et

étiquetés par un titulaire de licence

• Respecter les exigences canadiennes ainsi que les exigences du pays étranger

• Pour les aliments qui ne respectent pas les exigences canadiennes, posséder des

documents écrits qui font preuve que les exigences étrangères ont été respectées, et

les aliments doivent être clairement étiquetés aux fins d’exportation

• Tenir des registres de traçabilité clairs et complets

• Si vous avez besoin d’une autorisation d’exportation :

• L’exportateur doit détenir une licence et un plan de contrôle préventif écrit – même si

les aliments à exporter sont exemptés de ces exigences

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Source : ACIA

RSAC – Tableau des échéances

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Source : ACIA

Importation et/ou Exportation: Un PRIVILÈGE!

• Les importateurs et/ou les exportateurs doivent :

• Respecter les exigences en matière de conformité douanière (ASFC, CBP, etc.):

• Classification (HS)

• L’origine: « Made in… » « Product of… » « Printed in… »

• Certificat d’origine (ALENA-AEUMC ou AECG ou autre(s)

• Marquage et étiquetage

• L’information commerciale

• La traçabilité

• La tenue des dossiers

• La conservation des documents et des registres

• Respecter les exigences des autres agences:• Canada: ACIA, Santé Canada, etc.• États-Unis: FDA-FSMA, USDA, etc.• Autre(s) pays

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Les « Prochaines » Étapes (1 de 2)

• Connaitre les lois et règlements en vigueur selon l’industrie de l’entreprise, l’approvisionnement, les clients, les territoires de vente et autre(s) et… Suivre les mises à jour!

• Identifier ce à quoi l’entreprise doit se conformer

• Sortir les documents de procédures, processus, traçabilité, qualité et autre(s) existants

• Identifier les correctifs, ajouts et autre(s) à effectuer pour la mise en conformité

• Mettre à jour les divers dossiers et créer les autres

• Collecter et colliger les divers dossiers

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Les « Prochaines » Étapes (1 de 2)

• Procéder à un audit interne :

• Tester et valider

• Rédiger un rapport à l'issue de l'audit. Ce document :

• Déterminera le niveau d'exactitude, de clarté et de conformité de l’entreprise

• Identifiera les éléments à modifier/corriger

• Apporter les ajustements et correctifs nécessaires, selon l’audit interne

• Procéder à un 2e audit interne

• Si tout semble bon, demander un audit externe

• Apporter les ajustements et correctifs nécessaires, selon l’audit externe

• Refaire l’exercice si besoin est jusqu’à conformité

• Procéder à des mises à jour régulièrement

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Éléments de Gestion

• Documentation:

• Conserver (numériser) tous les documents pour au moins 5 ans

• Périodicité des audits:

• Interne: 3 fois par année

• Externe: Au moins 1 fois par année

• Au besoin, si des demandes externes se présentent ou si des modifications

relativement majeures au sein de l’entreprise et/ou à la règlementation risques de de

demander des modifications dans les processus et procédures

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BON SUCCÈS

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Thérèse Vanasse : tvanasse@vanasse-associes.com

MERCI!

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À venir

15 novembre 2017 | Montréal

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695$ 1095$

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Jusqu’au 13 déc.

Merci de votre participation !

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