leistungs- und projektabrechnung abaproject
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Leistungs- und ProjektabrechnungTRANSCRIPT
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v o n D e r P l a n u n g b i s z u m r e P o r t i n g a l l e s i m g r i f f
transparenz schafft Synergien
In einem zunehmend komplexer werdenden Umfeld sind umfassende Informationen und eine ganzheitliche
Sicht der Dinge wichtige Erfolgsfaktoren. Betriebswirtschaftliche Software, die diese Anliegen wirksam unter
stützen soll, muss darum alle Bereiche eines Unternehmens integrieren. AbaProject schafft und nutzt mit seiner
offenen, ausbaufähigen und flexiblen Architektur diese Synergien.
Flexibilität auf den Punkt gebracht
Mit einer Vielzahl von branchenspezifischen Lösungen ermöglicht AbaProject eine gezielte, effiziente Wirt schaft
lichkeitskontrolle für Projekte und Aufträge, Mitarbeiter und Abteilungen sowie Maschinen. Sämtliche rele
vanten Informationen stehen jederzeit online zur Verfügung, was erlaubt, schnell und richtig auf veränderte
Gegebenheiten zu reagieren. Erbrachte Leistungen können dem Kunden in jeder Phase eines Projekts in
Rechnung gestellt werden. AbaProject löst auch komplexe Aufgaben auf bestechend einfache, geradlinige
Weise – Knowhow und Innovation zum Nutzen der Praxis.
INtRo
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AbAcUS vi – Design the future
ABACUS vi, und so auch die Leistungs und Projektabrechnung, ist vollständig neu in
InternetArchitektur entwickelt. Sie zeichnet sich besonders aus durch ihre Skalierbarkeit,
das rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von
SoftwareasaService (SaaS) bei der Nutzung der Software aus der Cloud. Zudem ist sie
auf verschiedenen Plattformen, Daten banken und Betriebs systemen lauffähig. Die
AbaProject Software in der Version vi kann sowohl auf Einzel platzsystemen als auch in
einer ServerInstallation genutzt werden.
Bei ServerInstallationen wird die Software vom Anwender via Browser gestartet. Der
Zugriff erfolgt über Internet oder Intranet. Dadurch wird die standortunabhängige
Nutzung der Software insbesondere bei dezentralen Unternehmensstrukturen möglich.
Moderne technologien
Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Leistungs und Projektabrechnung
zum tragen kommen, sind:
> Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Projekten, Informationen
und Dokumenten, die in Projektdossiers abgespeichert sind.
> Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken, wie bspw. für den Projekt stamm
> Abfragen von Informationen via Internet und Intranet
> Visualisierung der Daten durch Grafiken
> Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels Rollenkonzepten
Umfassender Service
> Die ABACUSHotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent.
> ABACUSVertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirt
schaftliche und technische Knowhow für die erfolgreiche Einführung und den Unter
halt der Software.
> Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und
den produktiven Einsatz der Programme.
m e H r r a u m f ü r D a s W e s e n t l i c H e
INtRo
Seite 8-11 Integration
Seite 12-17 Definitionen
Seite 20-23 Stammdaten
Seite 24-29 Leistungen erfassen und verrechnen
Seite 30-33 Auswertungen
Seite 34 optionen zu AbaProject
a b a c u s a b a P r o j e c t – f l e x i b e l u n D l e i s t u n g s f ä H i g
Die aktuellen Systemanforderungen finden
Sie auf der ABACUSHomepage unter dem Link
www.abacus.ch/links/systemempfehlungen
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AbaProject – für die effiziente Verwaltung, Abrechnung
und Kontrolle von Projekten und Leistungen
Eine hohe Flexibilität bei der Leistungsartendefinition, den Erfas
sungs und Abrechnungsvarianten sowie die nahtlose Integration
ins ABACUSGesamtsortiment ermöglichen spezifische Lösungen
und Funktio nen für eine Vielzahl von Unternehmen:
> Dienstleistung, Informatik und Beratung, Ingenieure, Planer
> Elektrizitäts, Gas und Wasserwerke, Anlagenbauer
> treuhand und Revisionsgesellschaften
> Fürsorgeeinrichtungen, Heime, Schulen
> Bauunternehmen
Moderne technologien, die im Rahmen der ABACUS Version vi
zum Einsatz gelangen, ermöglichen beim Einsatz von AbaProject
einen maximalen Nutzen. So kann die Software standortunab
hängig übers Internet eingesetzt werden und mit der Möglichkeit
auch über tablet PC wie dem iPad die Stunden und Leistungs
erfassung vorzunehmen, erhält der Anwender eine grösstmög
liche Flexibilität. Informationen über Pro jekte wie Kennzahlen,
Mitarbeiterauslastungen etc. lassen sich zum Beispiel auch auf
dem iPad, ganz entsprechend den Wünschen und Anforderungen
jedes Unternehmens, in aussagekräftigen Cockpits darstellen.
a b a c u s a b a P r o j e c t – f l e x i b e l u n D l e i s t u n g s f ä H i g
INHALt
i n t e g r at i o n
„So macht arbeiten Spass: Leistungen
erfassen, transparent abrechnen und dabei
jederzeit den Überblick behalten.“
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AbaProject, die Leistungs-/Projektabrechnung von AbAcUS, ist eine Standard software. Sie kann stand-
alone oder integriert mit anderen AbAcUS-Programmen, wie Finanzsoftware, Personalwesen, Lager-
bewirtschaftung und Anlagen buch haltung sowie Adressmanagement, Service-/Vertrags management,
Fakturierung und Informationsmanagement, eingesetzt werden. Zentrale Stammdaten wie Mitarbeiter,
Adressen, Material, Anlagen etc. werden gemeinsam gepflegt und genutzt.
AbaProject
In AbaProject werden geleistete Stunden von Mitarbeitern wie auch Spesen, Fahrzeug
kilometer etc. erfasst und wahlweise den Projekten zugewiesen. Es können zusätzlich alle
Abwesenheitsstunden wie Krankheit, Ferien oder Weiterbildungen erfasst werden. Für
die Erfassung stehen anpassbare Masken und Funktionen wie Drag & Drop zur Ver
fügung.
Lohnbuchhaltung
Spesen und Kilometerentschädigungen für Mitarbeiter können via Lohnbuchhaltung
wahl weise im ordentlichen Lohnlauf oder auch in einem separaten Spesenlauf zur Aus
zahlung gelangen.
Der Nachweis der Ferientage ist direkt in die Lohnabrechnung integrierbar. Arbeitsstunden
lassen sich zum Ausweis der Überstunden oder der Gleitzeit in die Lohnbuchhaltung
übertragen und mit der Lohnabrechnung ausdrucken.
Kreditorenbuchhaltung
Sollen Drittrechnungen einem Projekt zugeordnet werden, kann dies in der integrierten
Variante direkt in der Kreditorensoftware erfolgen. In AbaProject werden diese Buchungen
mit der Lieferantennummer und der Belegnummer der Kreditorenbuchhaltung ange
zeigt. So ist jederzeit eine einfache und detaillierte Verfolgung jedes Belegs bis zu seinem
Ursprung möglich. Wird die Kreditorensoftware nicht eingesetzt, werden Drittrechnungen
direkt in AbaProject erfasst.
i n t e g r at i o n
INtEGRAtIoN
Interne Verrechnung
Interne Kosten, die nicht geldwirksam sind, wie beispielsweise Farb und Plankopien oder
Fahrzeugkilometer von Geschäftsfahrzeugen, lassen sich ebenfalls auf Projekte erfassen.
Wird eine integrierte Kostenrechnung geführt, können diese Buchungen für die Weiter
verrechnung in die Betriebsbuchhaltung verbucht werden. Gemeinkostenzuschläge wer
den durch frei definierbare Folgebuchungen automatisch gebucht.
Auftragsbearbeitung
Materialbestellungen für bestimmte Projekte werden in der ABACUSAuftrags
bearbeitungs software erfasst und den entsprechenden Projekten direkt zugewiesen.
Wird Material ab Lager bezogen, lässt es sich beim Erfassen des Lagerausgangs in der
Auftragsbearbeitung dem entsprechenden Projekt zuordnen. Die Verbuchung der Mate
rial positionen kann dabei wahlweise detailliert oder verdichtet erfolgen. Wird kein Beleg
benötigt, können Artikel ohne Chargen und Serienummern direkt auch im Leistungs
erfassungsprogramm von AbaProject erfasst werden.
Service- und Vertragsmanagement
Auf Serviceaufträgen erbrachte Leistungen in Form von Mitarbeiterstunden, Ersatzteilen,
Verbrauchsmaterial etc. werden online in AbaProject verbucht und stehen dort in den
entsprechenden Auswertungen zur Verfügung. Wird kein Serviceauftrag erfasst, kann
der Mitarbeiter für Leistungen, die er im Rahmen eines Vertrags erbringt, eine Service
vertragsreferenz und das Serviceobjekt zusätzlich erfassen.
Anlagen
In AbaProject ist es möglich, Maschinen oder Fahrzeugstunden direkt für Anlagen zu
erfassen, die in der Anlagenbuchhaltung geführt werden. So erfasste Leistungen können
online in der Anlagenbuchhaltung als geleistete Stunden gebucht werden. Dadurch wird
einerseits eine leistungsabhängige Abschreibung dieser Anlagen möglich und anderer
seits sind in der Anlagenbuchhaltung die erfassten Stunden pro Anlage ersichtlich und
können bis auf jede Buchung aufgeschlüsselt werden.
Für selbst erstellte Anlagen besteht die Möglichkeit, diese selektiv aus AbaProject im
Anlagenstamm zu aktivieren. Zu welchen Werten dies geschieht und welche Leistungen
pro Anlage jeweils aktiviert werden, kann der Benutzer selber definieren.
i n t e g r at i o n
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H i g H l i g H t s
> Verknüpfung Materialbuchhaltung
Die Integration der Materialbuchhaltung in AbaProject erlaubt auch bei verdichteter
Verbuchung des Materials eine detaillierte Auflösung der Materialleistungen bis auf
die einzelnen Belegpositionen und die erfassten Artikel. Zusätzliche Informationen
zum Artikel, wie technische Bezeichnung etc., können wahlweise in den Auswertungen
integriert werden.
> Fakturierung
Sollen aufgrund der erfassten Leistungen wie Stunden, Drittrechnungen etc. automa
tisiert Rechnungen erstellt werden, kommt die ABACUSFakturierung zum Einsatz. Via
integrierte Schnittstellen werden die in AbaProject vorbereiteten Rech nun gen an die
Fakturierung übertragen. Die Verbuchung bis in die Finanzbuchhaltung erfolgt eben
falls programmgesteuert.
> offene Posten zeigen
Material, das für Projekte bestellt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurde, kann
in den Auswertungen dargestellt werden. Somit ist es möglich, offene, gelieferte und
abgeschlossene Bestellungen sowie Materialbezüge auf dem Projekt darzustellen.
Wird ohne Materialbuchhaltung gearbeitet, können die offenen Posten aus der
Kreditorenbuchhaltung dargestellt werden.
> Finanzbuchhaltung
Kassenbelege, die Projekten belastet werden, können in einem einzigen Arbeitsgang
in der Finanzbuchhaltung erfasst und online in AbaProject auf dem Projekt verbucht
werden.
> Kreditorenbuchhaltung
originalbelege resp. Lieferantenrechnungen stehen in den Projektauswertungen auf
Knopfdruck zur Ansicht zur Verfügung. Bei der Verbuchung entsprechender Zahlungen
werden auch Rabatte und Skonti auf dem Projekt berücksichtigt.
i n t e g r at i o n
INtEGRAtIoN
D e f i n i t i o n e n
„Kein Projekt ist wie ein anderes. Umso
wertvoller ist für uns die Flexibilität und
Anpassungsfähigkeit von ABACUS
AbaProject.“
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Die Stärke von AbaProject zeigt sich insbesondere in der grossen Flexibilität bei
der Definition der verschiedenen Leistungsarten und der Preisfindung, die sich
völlig frei gestalten lassen.
Leistungsarten und -kategorien
Der Leistungsartenstamm wird entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens indivi
duell aufgebaut oder angepasst. Um die verschiedenen tätigkeiten je nach Branche flexi
bel abzubilden, können diverse Definitionen erfasst werden. Kategorien ermöglichen
eine zusätzliche freie Gruppierung der Leistungen. Beispiele für Kategorien sind verre
chenbare und nicht verrechenbare Stunden, Absenzen, Spesen, Fremd leis tun gen,
Fremdmaterial, Lagermaterial etc. In verschiedenen Auswertungen werden Leistungsarten
pro Kategorie auch totalisiert ausgewiesen.
Definitionen pro Leistungsart
Pro Leistungsart können diverse Definitionen erfasst werden.
> Allgemeine Definitionen wie Mengeneinheit, Gültigkeit, Fremdwährung
> Verknüpfungen
Verbuchung in nachgelagerte Applikationen wie die Lohnbuchhaltung
Felder, die zwingend oder wahlweise pro Zeile erfasst werden können
Kontierung für den Übertrag der Buchungen in die Finanzbuchhaltung
> Verrechnung
Ansätze für Leistungen, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden
MWStAngaben
Interne und externe Ansätze
Ansatz zeigen / ausblenden
> Folgebuchungen
Abhängig von einer Position lassen sich automatisiert Folgebuchungen auslösen, z.B.
um Gemeinkosten zu verbuchen.
DEFINItIoNEN
trotz der Vielzahl von Möglichkeiten, die bei der Definition einer Leistungsart zur
Verfügung stehen, ist das Programm dank eingebauten Automatismen und Plausibilitäts
kontrollen einfach zu bedienen. Hilfreich ist auch die Möglichkeit, bestehende Leistungs
arten auf neue Nummern zu kopieren. In diesen Fällen müssen nur noch die Be
zeichnungen erfasst und allfällig nötige Anpassungen vorgenommen werden.
Ansätze und Preisfindung
Der Ansatz resp. der Wert pro Einheit für eine bestimmte Leistung wird abhängig von
verschiedenen Elementen definiert, die auch mehrstufig sein können. Wird auf der ersten
Stufe kein Ansatz gefunden, verwendet das Programm automatisch den Ansatz des
nächsten Elements, das in der Preisfindung zugeordnet ist. Preise können von folgenden
Elementen abhängig gemacht werden:
> Kunden
> Mitarbeiter / Mitarbeitergruppen
> Kostenstellen
> Anlagen
> Abrechnungscodes
> Projekte
> Inventar
> Material
Welches Element den Ansatz massgebend steuert, wird durch die Leistungsart bestimmt.
Bei Ausnahmen können Ansätze auch direkt dem Projekt zugeordnet werden. Sämtliche
Ansätze werden auf der Zeitachse geführt und sind somit datumsgesteuert. So können
Preisänderungen jederzeit vorgenommen werden.
Um sowohl eine interne als auch eine externe Sicht eines Projektes abbilden zu können,
werden zwei verschiedene Ansätze geführt. Der interne Ansatz widerspiegelt die inter
nen Kosten und mit dem externen Ansatz wird die Leistung dem Kunden in Rechnung
gestellt.
D e f i n i t i o n e n
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D e f i n i t i o n e n
basisansatz
Als Basis für die Definition von Ansätzen pro Mitarbeiter oder Kunde etc. kann entweder
der Standard oder der Basisansatz dienen. Dies hat den Vorteil, dass bei einer Erhöhung
der Ansätze nur der Standard resp. Basisansatz geändert werden muss. Alle Ansätze, die
vom Basisansatz abhängig sind, werden vom System in diesem Fall automatisch und im
gleichen Verhältnis angepasst.
Abrechnungscodes
Der Abrechnungscode kann über mehrere Stufen frei gegliedert werden. Damit bildet er
eine zusätzliche Struktur, die eine alternative Gruppierung der Leistungsarten während
der Erfassung erlaubt und eine mehrstufige Verdichtung der Leistungen ermöglicht.
Die Rechnungsstellung kann nach dem Abrechnungscode und dessen Verdichtungsstufen
gegliedert werden und lässt z.B. auch eine Zusammenfassung nach einem vom Kunden
gewünschten Aufbau zu.
Status
Der Status eines Projektes ist frei definierbar. Maximal sind 9 verschiedene Status mög
lich. Der Status eines Projektes bestimmt die Art von Buchungen, welche zulässig sind,
beispielsweise:
> Geplant: Leistungsarten dürfen budgetiert werden.
> In Arbeit: Es können alle Leistungen erfasst und verbucht werden.
> Zum Fakturieren frei: Das Projekt darf in diesem Status fakturiert werden.
> Abgeschlossen: Es dürfen keine weiteren Leistungsarten mehr erfasst werden.
Jede Statusänderung wird protokolliert und der Status kann bei Bedarf auch zurückge
setzt werden.
DEFINItIoNEN
tarife für Kundengruppen
Für eine bestimmte Kundengruppe, z.B. Grosskunden, oder einen einzelnen Kunden
kann ein spezieller tarif definiert werden. Dafür werden die Ansätze pro Mitarbeiter,
Projekt oder Anlagen abweichend von den allgemein gültigen Ansätzen erfasst.
Projektspezifische Ansätze
Sollen abweichend von den Standardansätzen für bestimmte Projekte individuelle
Ansätze gelten, können für diese Projekte eigene Ansätze für gewisse Mitarbeiter oder
Mitarbeitergruppen erfasst werden.
Umlagen
Indirekte Kosten aus der Kostenrechnung lassen sich via Umlagebuchungen auf die
Projekte verteilen. Dafür kann der Verteilschlüssel frei definiert werden, zum Beispiel:
> Im Verhältnis der angefallenen direkten Kosten pro Projekt
> Im Verhältnis der gearbeiteten Stunden pro Projekt
> Im Verhältnis der geplanten Stunden pro Projekt
D e f i n i t i o n e n
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H i g H l i g H t s
> Projektart
Die Projektart ermöglicht eine zusätzliche Gruppierung von Projekten und dient als
Selektionskriterium bei der Fakturierung sowie in allen Auswertungen. Das Feld Pro
jektart muss nicht zwingend verwendet werden, denn es stehen weitere freie Gruppie
rungen zur Verfügung, nach denen in den Auswertungen sortiert werden kann.
> buchungssets
Abhängig von einer Leistungsart kann automatisiert eine weitere Leistungsart ausge
löst werden. So können beispielsweise Personal und Verwaltungsgemeinkosten oder
ein Lagerzuschlag auf Materialkosten im Verhältnis der erfassten Stunden gerechnet
und entsprechend auf den Projekten belastet werden.
> Vertragsbuchungen
Für die Verrechnung wiederkehrender Leistungen gemäss Vertrag können einem Pro
jekt in seinen Stammdaten direkt „Ver trags buchungen“ zugewiesen werden. Für jede
von ihnen wird definiert, ob sie automatisch oder auf Grund einer manuellen Eingabe
verrechnet werden soll.
> Firmenkalender
Im Firmenkalender können unterschiedliche Arbeitszeitmodelle definiert und den Mit
arbeitenden auf der Zeitachse zugewiesen werden. Die SollArbeitszeit pro Mitarbeiter
wird vom Programm aufgrund dieser Definitionen berechnet.
> Ablaufsteuerung
Damit die Projekte prozessorientiert geführt werden können, kann wahlweise die
Ablaufsteuerung eingesetzt werden. Der Ablauf ist mit beliebigen Prozessschritten frei
definierbar und kann beispielsweise den Projektstatus steuern, EMails aus Vorlagen
versenden oder Aktivitätseinträge generieren.
D e f i n i t i o n e n
DEFINItIoNEN
a b a c u s l e i s t u n g s - u n D P r o j e k ta b r e c H n u n g – e i n e o f f e n e a r c H i t e k t u r s c H a f f t n e u e D i m e n s i o n e n
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a b a c u s l e i s t u n g s - u n D P r o j e k ta b r e c H n u n g – e i n e o f f e n e a r c H i t e k t u r s c H a f f t n e u e D i m e n s i o n e n
s ta m m D at e n
„Dass alle Mitarbeitenden in jeder Phase
eines Projekts auf die gleichen Stammdaten
zugreifen, ist für einen reibungslosen Ablauf
unerlässlich.“
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In den Stammdaten werden alle Informationen verwaltet, die für die Leistungs-
erfassung und die Verrechnung von Projekten benötigt werden. Für ein effizi-
entes Arbeiten lassen sich Projekterfassungsmasken völlig frei an individuelle
Wünsche und bedürfnisse des Unternehmens, des Sachbearbeiters oder abhängig
von der Art eines Projektes anpassen.
Projektstamm flexibel anpassen
Der Begriff „Projekte“ kann unterschiedlich verwendet werden: für einmalige und wie
derkehrende Kundenprojekte, interne Entwicklungsprojekte oder geplante Projekte. Je
nach Branche kann ein Projekt auch in einem weiteren Sinn verstanden und verwendet
werden. Zum Beispiel als Leistungen für Bewohner von Fürsorge einrichtungen, Gäste,
Schüler, objekte oder Mandate. Vorgegebene Eingabefelder lassen sich aus der Erfas
sungs maske entfernen oder durch zusätzliche individuelle Felder erweitern, was die
Abbildung aller Arten von Projekten mit den dazugehörenden Informationen erlaubt.
Projektstruktur für Haupt- und Unterprojekte
Die Gliederung der Projekte in Vorgabe, Haupt und Unterprojekte erlaubt auch die
Abbildung komplexer Projektstrukturen. Projekte lassen sich kunden oder spartenorien
tiert in einer Baumstruktur anlegen. Diese wird aus verschiedenen Projekttypen mit ent
sprechenden Eigenschaften gebildet. Das Unterprojekt stellt die unterste Stufe der
Hierarchie dar und kann über mehrere Stufen in Hauptprojekte verdichtet werden. Die
oberste Stufe bilden die Vorgabeprojekte.
Projektinformationen
> Personalstammdaten
Jedem Projekt werden ein Projekt oder Mandatsleiter, externe Mit arbeiter, team
mitglieder und Kontakt personen des Kunden zugewiesen. Der Personal stamm umfasst
Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum usw., ergänzt durch fakultative Informationen
wie telefon, Zivilstand und Ähnliches. Da AbaProject denselben Personalstamm ver
wendet wie die Lohnbuch haltung, beinhaltet er auch diverse für sie relevante natio
nale Informationen wie Sozialversicherungsummer, BIGACode, Wohn und Arbeits
kanton.
StAMMDAtEN
s ta m m D at e n
> Abrechnungsart
Sie bestimmt, ob gemäss erfassten Stunden, Budget oder pauschal und nach welchem
Rhythmus (monatlich, quartalsweise, jährlich oder am Ende des Projekts) verrechnet
werden soll. Jedem Projekt wird auch das Fakturaformular für die Rechnungsstellung
zugewiesen. Dabei wird auch die Akontofakturierung mit Vorauszahlungen unter
stützt.
> Leistungsarten
Nicht allgemein gültige Leistungsarten können in Abhängigkeit des Projektes aktiviert
werden. So lassen sich Fehler bei der Erfassung von vornherein ausschliessen.
> Gruppierungen
Mehrere Projektklassierungen mit frei definierba ren Gruppierungs ebenen erlauben die
Abbildung nach Kriterien wie Firmenstruktur, Regionen, Auf trags art oder Sparten.
Projektübergreifende Auswertungen können nach Gruppierungs ebenen selektiert und
verdichtet werden.
> Adressstamm
Sämtliche Adressen werden in einer zentralen Adressdatei gespeichert. Wird AbaProject
„standalone” eingesetzt, werden die Kundendaten im zentralen Adressstamm
geführt. Beim Einsatz von AbaProject zusammen mit der Debitoren buchhaltung wird
als Kunden stamm der Debitorenstamm verwendet. Für alle Kunden werden damit
neben den Adress informationen auch die Konditionen, Mahn infor mationen und
weitere Daten wie Gruppierungen etc. verwaltet.
> Listen
Die Auswertung der Stammdaten erfolgt über eine Auswahl standardmässig vordefi
nierter Listen mit verschie denen Gestaltungsmöglichkeiten wie Projektstammblatt und
Pro jektliste sowie Personalstamm, telefon, Geburtstags, Adress und Kunden listen.
Für individuelle Auswertungen steht zusätzlich der Report Writer AbaReport zur
Verfügung, der Daten aus allen ABACUSApplikationen auswertet.
> Dossiers
Mit der Dossierverwaltung lassen sich den Projekten beliebige Dokumente wie Kor
respondenz, Verträge, Pläne, Bilder, Animationen etc. zuordnen, die einen schnellen
und auch vollständigen Überblick über das Projekt oder den Kunden ermöglichen.
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s ta m m D at e n
H i g H l i g H t s
> Kostenstellen
Für jedes Projekt kann die Verknüpfung zur Kostenrechnung definiert werden. Dabei
ist es möglich, ein Projekt auf verschiedene Kostenstellen / Kostenträger zu verteilen.
Diese Zuordnung kann in der Stundenerfassung vom Benutzer geändert werden.
> Aktuelle Zahlen
In der Saldomatrix des Projektstamms können beliebige Zahlen – Ist, Budget, bereits
fakturiert etc. – oder auch eine verdichtete Auswertung im Projektstamm als Infor
mation angezeigt werden. Die Zahlen werden für den gewählten Zeitraum für das
selektierte Projekt berechnet, womit eine schnelle Übersicht gegeben ist.
> Flexibel anpassbare Projektstammtabellen
Projektstammtabellen lassen sich durch zusätzliche Register mit frei definierbaren
Feldern erweitern. Spezifische Eigenschaften von Projekten, die sich im Laufe der Zeit
verändern, werden auf zeitabhängigen Benutzerfeldern datumsbezogen geführt. So
sind Änderungen jederzeit nachvollziebar.
> Zugriffsrechte
Für die Anwender wird der Zugriff auf Projekte festgelegt. Somit ist sichergestellt, dass
beispielsweise in Übersichts oder Detaillisten nur diejenigen Projekte gezeigt werden,
die der Anwender, zum Beispiel der Projektleiter, einsehen darf.
> Notizen
Pro Projekt lassen sich mehrere Notizblöcke erfassen. Diese können z.B. als Kopftext
auf der Rechnung ausgedruckt werden. Die Bedienung der Notizblöcke entspricht
einer einfachen textverarbeitung mit vordefinierten text bausteinen.
StAMMDAtEN
l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n
„Die Möglichkeit, Daten für geleistete
Arbeit direkt vor Ort beim Kunden zu
erfassen und via Internet zu übertragen,
vereinfacht meinen administrativen
Aufwand ganz erheblich.“
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Die benutzerfreundlichkeit von AbaProject zeigt sich besonders bei den verschie-
denen erfassungsmasken und ihrem Aufbau. Dabei wurde beim Design der
erfassungsbildschirme viel Wert auf eine effiziente Arbeitsweise gelegt. Das
resultat sind verschiedene gestaltbare Masken, die sich für unterschiedliche
erfassungsarten und -rhythmen anbieten.
Wochenansicht für Leistungserfassung
Sämtliche Leistungen werden wöchentlich für jeden Mitarbeiter in tabellarischer Form
erfasst und dargestellt. Neben der Projektnummer und bezeichnung, der Leistungsart
und bezeichnung können pro Wochentag geleistete Stunden, Spesen, Abwesenheiten
etc. erfasst werden. Pro tag und pro Woche wird für jede Mengeneinheit ein total gebil
det, das dem Mitarbeiter eine einfache Kontrolle über die gearbeiteten Stunden, die
Spesen etc. ermöglicht.
Monatsansicht für Leistungserfassung
Diese Variante zeigt in tabellarischer Form in der Vertikalen die erfassten Leistungen und
Projekte und in der Horizontalen die tage des selektierten Monats. Im tabellenfuss wer
den individuelle Infor mationen wie Gleitzeitsaldo, Ferienkontrolle, total gearbeitete
Stunden etc. dargestellt.
tagesansicht für Leistungserfassung
Werden Leistungen täglich und sehr detailliert erfasst, eignet sich der tagesrapport
besonders gut. Die Erfassung und Darstellung der Leistungen erfolgt ebenfalls in einer
tabelle. Neben der Projektnummer und bezeichnung, der Leistungsart und bezeich
nung werden geleistete Stunden, Spesen, Abwesenheiten etc. und ein kurzer text
erfasst. Alle Leistungen mit derselben Mengeneinheit werden für den jeweils aktiven tag
totalisiert.
In der Wochen und in der tagesansicht können für wiederkehrende Erfas sungen eigene
Aufgaben – Leistungsarten, Projekte und texte – definiert werden. Diese bleiben stehen
und müssen nur noch mit geleisteten Stunden pro tag und wahlweise einem Kommentar
ergänzt werden.
LEIStUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN
l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n
Kalenderansicht
In der Kalenderansicht können die Leistungen pro Woche und Mitarbeiter erfasst wer
den. Dabei lassen sich erfasste Stunden auf komfortable Weise mit der Maus auch gra
fisch verlängern, verkürzen oder verschieben.
Projektleiteransicht
In dieser Übersicht werden die Leistungen für sämtliche Projekte eines Projektleiters dar
gestellt. Damit erhält der Projektleiter einen schnellen Überblick über seine Projekte und
kann diese somit effizient kontrollieren.
Detaillierte Wochenansicht
Diese Erfassungsmaske ist in zwei teile gegliedert: Im Journalteil werden die letzten
Zeilen angezeigt und für den ausgewählten Mitarbeiter alle Leistungen der gewählten
Woche dargestellt. Der Erfassungsteil ist auf die zentrale Aufnahme der Mitarbeiterstunden
ab Papierbeleg ausgerichtet.
Detailliertes journal
Diese Maske eignet sich vor allem zur Kontrolle und Korrektur bereits erfasster Buchun
gen. Ihre Reihenfolge im Journalteil ist nach Kriterien, die auch zum schnellen Auffinden
einzelner Buchungen genutzt werden, vom Benutzer frei wählbar:
> Buchungsnummer und datum
> Leistungstyp
> Projekt und Datum
> Projekt und Leistungsart
> Benutzer, der die Leistung erfasst hat
> Herkunft der Buchung
Neben den effektiven Leistungen der Mitarbeiter wie geleistete Stunden, Abwesenheiten,
Spesen gemäss Belegen und Kilometern des Privatfahrzeugs können auch Maschinen
und Fahrzeugleistungen in speziellen Masken erfasst werden.
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l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n
Interne und externe textbausteine
Für jede Erfassungszeile kann neben dem normalen text ein zusätzlicher mehrzeiliger
text erfasst werden. Dabei lässt sich nach internen und externen Informationen unter
scheiden. Externe Informationen können auf der Rechnung ausgewiesen werden.
Listen mit Suchfunktionen
Strukturierte Listen garantieren auch bei umfangreichen Leistungskatalogen und Projekt
stämmen einen schnellen Zugriff auf einzelne Leistungsarten und Projekte.
erfassungshilfen
Wird beim Erfassen eine vordefinierte Anzahl Stunden pro tag und Mitarbeiter über
schritten, warnt das System den Benutzer. Soll die Buchung trotzdem gespeichert wer
den, markiert das System diese, was spätere Kontrollarbeiten erleichtert.
Kontrolltotale pro Mengeneinheit ermöglichen den Mitarbeitern die Kontrolle der erfass
ten Stunden, Spesen und Kilometer pro tag und Woche.
journale
Für die Erfassung von Budgets steht ein separates Journal zur Verfügung, in dem Leis
tungen in demselben Detaillierungsgrad budgetiert werden wie die effektiven Leistungen.
Weitere Journale dienen der Erfassung von Akontobeträgen, Pauschalen wie Wartungs
beträge, Honorare etc. Diese Journale können in der Fakturierung selektiert werden.
berechtigungen
Erfassungsperioden lassen sich sperren, damit keine neuen Buchungen erfasst oder
bestehende korrigiert werden können.
Im Weiteren kann pro Benutzergruppe die Berechtigung gezielt für folgende tätigkeiten
erteilt werden:
> Leistungen erfassen
> Leistungen kontrollieren und freigeben
> Budgetieren
> Erfassen von Akontobeträgen
> Erfassen von Pauschalbeträgen
> Zugriff auf alle Mitarbeiter
LEIStUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN
Die Rechte für den Zugriff auf Informationen bestimmter Mitarbeiter lässt sich für jeden
Benutzer beliebig festlegen. Damit kann zum Beispiel die Kontrolle der Leistungserfassung
auf eine bestimmte Mitarbeitergruppe limitiert werden.
Zeitkontrolle
In der Zeitkontrolle werden die Kommen/GehenZeiten pro tag eingegeben. Der Be
nutzer hat so die Kontrolle über seine Präsenzzeit und sieht die Differenz zwischen
bereits erfassten Leistungen und effektiver Präsenzzeit. Arbeitet man mit der Zeitkontrolle,
wird diese Differenz automatisch gemäss den vordefinierten Standard ein stel lungen
gebucht.
Fertigmelden
Ist diese Funktion aktiv, müssen die Mitarbeiter jeweils eingeben, bis wann sie ihre
Leistungserfassung abgeschlossen haben. Wird in der abgeschlossenen Periode gebucht,
erscheint eine Warnung. Für Kontrollen zeigt die tabelle „Fertigmeldungen“ eine
Übersicht aller Mitarbeiter mit den Abschlussdaten für „Visum fertig melden“ und
„Leistungserfassung fertig melden“.
Übersicht
In einer tabelle können individuelle Informationen pro tag totalisiert werden, wie zum
Beispiel die Soll und Überzeit, das Spesenguthaben etc.
l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n
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H i g H l i g H t s
> Gestaltung der erfassung
Erfassungsmasken lassen sich an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen: Er kann für
die Leistungserfassung die Darstellung des tages, Wochen oder Projektrapports
selbst gestalten und definieren, welche Spalten dargestellt werden sollen und in wel
cher Reihenfolge. Um Fehler zu vermeiden kann er jedoch zwingende Spalten nicht
löschen.
> Gleitzeitkontrolle
Gleitzeitsaldo und vorträge lassen sich automatisch buchen. Die Vorträge können
dabei mit einer Regel verknüpft werden – zum Beispiel „Nie mehr als 80 Stunden vor
tragen”. Manuelle Überarbeitungen können selektiv vorgenommen werden. Auf
Wunsch werden die laufende Gleitzeit und Gleitzeitvorträge beim Rapportieren oder
auf Auswertungen angezeigt.
> Freigabe
Für jede Leistungsart lässt sich eine maximal 3stufige Freigabepflicht definieren.
Damit sind alle Buchungen dieser Leistungsart erst nach dem Visieren zur weiteren
Verarbeitung freigegeben. So erfassen z.B. alle Projektbeteiligten ihre Leistungen im
System selbst; der Abteilungsleiter kontrolliert diese und gibt sie frei.
> eigene Aufgaben
Für wiederkehrende tätigkeiten können Leistungserfassungszeilen als Aufgaben ge
speichert und dem Anwender bei jedem Start des Programms vorgeschlagen werden.
l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n
LEIStUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN
a u s W e r t u n g e n
„Per Mausklick abrufbare Transparenz
in jeder Phase eines Projekts. So sollte
ein Management-Informationssystem
sein.“
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Die AbAcUS Leistungs-/Projektabrechnung unterstützt optimal die unterschied-
lichsten Informationsbedürfnisse durch eine Vielzahl von Standardauswertungen.
Diese lassen sich durch den Anwender mit Definitionen so konfigurieren, dass die
gewünschten Informationen auf einfache Weise gewonnen werden können.
Freie Gestaltung
Bei sämtlichen Listen kann der Anwender die Darstellung der Auswertung durch vielfäl
tige Funktionen zusätzlich gestalten. Dabei lässt sich der Inhalt der Spalten oder der
Zeilen weitgehend frei bestimmen. Diverse Sortiermöglichkeiten erlauben Auswertungen
von Projekten nach unterschiedlichen Reihenfolgen und die Auswertungsperiode kann
vom Benutzer frei bestimmt werden.
Durch individuell definierbare Systemvorschläge, die der Anwender selbst erfasst und als
Vorgabe speichert, ist es möglich, auf tastendruck die gewünschte Auswertung sofort
und ohne Parametrisierungen zu erstellen und am Bildschirm anzeigen zu lassen oder via
Mail zu versenden.
journale und Auswertungen
Diverse Auswertungen geben einen schnellen Überblick über die erfassten Leistungen.
Listen, nach unterschiedlichen Reihenfolgen aufbereitet, ermöglichen so eine detaillierte
Darstellung von Projekten, Kunden, Lieferanten, Leistungen und Mitarbeitern.
Mitarbeiterliste
Mit dieser Liste lässt sich für den Mitarbeiter ein Arbeitsnachweis pro Periode detailliert
nach Projekten darstellen. Welche Leistungen in den Spalten dargestellt werden ist vom
Unternehmen abhängig und kann deshalb vom Anwender selbst bestimmt werden. Im
Weiteren lassen sich die Leistungen getrennt nach fakturierten und nicht fakturierten
Leistungen darstellen. Dies ermöglicht auch die Berechnung von Produktivitätskennzahlen
auf Basis der in der Auswertung ausgewiesenen Daten.
AUSWERtUNGEN
a u s W e r t u n g e n
Kombinierte Auswertungen
Projektinformationen lassen sich gezielt nach bis zu drei der folgenden Kriterien auswer
ten: Projekt, Mitarbeiter, Leistungsart, Abrechnungscode, Kunde und Lieferant.
Verdichtete Projektlisten
Der Benutzer kann die Verdichtung und die Darstellung der Buchungen pro Leistungsart
frei definieren. Dabei stehen drei Auswertungsreihenfolgen zur Verfügung: nach Projekt
und Projektgruppierung, nach Kunde und Gesamtunternehmung oder nach Kontakt
person.
Die Auswertungen lassen sich selektiv für geplante, laufende und abgeschlossene
Projekte erstellen.
Projektübersicht
Diese Auswertung bietet eine verdichtete Übersicht über ein bestimmtes oder mehrere
Projekte. In den Spalten können die Leistungen frei gruppiert dargestellt werden und in
den Zeilen werden verschiedene totalisierungen wie fakturierte Beträge, noch zu faktu
rierende Beträge, nicht verrechenbare Beträge etc. gezeigt. So kann beispielsweise auch
eine Spalte mit der Über oder Unterdeckung pro Projekt definiert werden. Die Liste kann
nach folgender Reihenfolge erstellt werden, wobei pro Sortierkriterium ein total gebildet
wird: nach Projekt und Projektklassierung, nach Kunde und Gesamtunternehmung oder
nach Kontaktperson.
Projektübergreifende verdichtete Auswertungen nach Abteilung, Filiale etc. lassen sich
mit der Standardklassierung oder einer alternativen Klassierung erstellen.
Saldoliste
Für einen schnellen Überblick über Kunden, Mitarbeiter, Projekte und das gesamte
Unternehmen steht eine Saldoliste zur Verfügung, welche direkt auf die online geführten
Saldodaten zugreift. Damit werden Kostenkontrollen resp. Budgetvergleiche auf der
Stufe Projekt/Leistungsart und Mitarbeiter/Leistungsart möglich. Ergänzend besteht die
Möglichkeit, mit AbaReport individuelle Listen zu erstellen.
33
a u s W e r t u n g e n
H i g H l i g H t s
> Kontrollliste
Diese Liste erbringt den Nachweis, welcher Mitarbeiter für die selektierte Monatsperiode
seine Sollzeit oder eine gewisse Anzahl Stunden noch nicht erfasst hat. Diese Aus
wertung kann mittels AbaNotify automatisch erstellt und verschickt werden.
> Projektübersicht
Sämtliche wesentlichen Informationen werden pro Projekt zusammengefasst und aus
gewiesen. Besonders sind dies: eine frei definierbare Deckungsbeitragsrechnung, alle
am Projekt beteiligten Mitarbeiter mit Anzahl gearbeiteter Stunden und bereits faktu
rierte Rechnungen. Auswertungen lassen sich auch auf der Stufe der Klassierung vor
nehmen.
> Kennzahlen
Frei definierbare Kennzahlen ermöglichen im Anschluss an die Auswertung die Dar
stellung unterschiedlicher Prozentzahlen auf der Basis von Mitarbeitern und beliebigen
Klassierungsstufen. Basis für die Kennzahlenberechnung sind sämtliche Daten, die in
der Auswertung angezeigt werden können.
> Fakturaliste
Eine schnelle Übersicht über die fakturierten Belege und deren offene Posten nach
Gruppierung, Kunde, Projekt, Hauptprojekt und Kontaktpersonen gibt die Fakturaliste.
Die MWStInformationen der Rechnung oder auch Fakturadetails können wahlweise
ausgedruckt werden. ob die Auswertung auf definitiven und/oder provisorischen
Rech nungen basiert, definiert der Anwender selber.
> Zentrales Auswertungsprogramm
Alle Auswertungen, welche AbaProject bietet, sind über ein zentrales Auswertungs
programm verfügbar. Dies erleichtert dem Anwender den Zugang zu Informationen.
AUSWERtUNGEN
o P t i o n e n z u r a b a c u s a b a P r o j e c t- s o f t W a r e
Die AbAcUS Leistungs-/Projektabrechnung ist als modulares Gesamtsystem auf-
gebaut und lässt sich entsprechend Grösse und Anforderungen eines Unter-
nehmens beliebig skalieren:
> Grundversion inkl. Definitionen, Stammdaten, Leistungen erfassen und verrechnen,
Auswertungen
> optionale Module:
Projektfakturierung
Fremdwährungen
Geschäftsbereiche
Mandanten
Projektplanung
Fristen / Aktivitätenkontrolle
Materialverrechnung
Kostenstellenverteilung
Projektindividualisierung
AbaProjectServer / Synchronisation
ImportSchnittstelle / Business object
Report Writer AbaReport
Die detaillierten Beschreibungen dieser kostenpflichtigen optionen sind verfügbar auf
www.abacus.ch
Programm Auftragsbearbeitung
als ergänzung zur Leistungs-/Projektab rechnung
Ein integriertes Gesamtsystem für die Lagerbewirtschaftung unterstützt effizient die viel
fältigen Prozesse in den Bereichen Einkauf, Lagerbewirtschaftung und Verkauf.
Das Programm Auftragsbearbeitung bietet Funktionen wie:
> flexibel anpassbarer Produktestamm
> Lagerverwaltung
> automatiersierbare Ablaufsteuerung
> automatische Verbuchung in die Debitorenbuchhaltung und AbaProject
Weiterführende Informationen zur ABACUS Auftragsbearbeitung sind in der separaten
Dokumentation enthalten.
Fremdprodukte / Individual-Lösungen
Mail-ProgrammeIntranet / Internet
e-businessAbaNet
Workflow
Zeiterfassungs-Systeme
e-business AbaShop
SuchmaschineMeldesystem
Standard-Schnittstellen
AbaImmoAbabau
Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und -steuerung
Debitorenbuchhaltung
Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung Adressmanagement
Anlagenbuchhaltungelectronic banking
Lohnbuchhaltung
Leistungs-/Projekt abrechnung Service- und Vertragsmanagement
Human resources
Kreditorenbuchhaltung
Informationsmanagement Archivierung / Scanning
oPtIoNEN
i n t e g r i e r t e s o f t W a r e f ü r a l l e a n s P r ü c H e
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ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software
CH9300 WittenbachSt.Gallen, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS Research SA, Business Software
CH1052 MontsurLausanne, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS Business Solutions GmbH
D80336 München, www.abacussolutions.de info@abacussolutions.de Eck
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