licitación para vw
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Proyecto SalesOriented Strategy (SOS)
ÍNDICE
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos
ÍNDICE
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos
INTRODUCCIÓN
Se mostrarán los diversos elementos y servicios, que permiten integrar de forma correcta y eficiente, la gestión e implementación de los diversos eventos, respetando la identidad de cada uno de estos.
ÍNDICE
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos
RETROALIMENTACIÓN
ÍNDICE
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos
PREGUNTAS CLAVE
La información de este capítulo consiste en contestar las siguientes preguntas:
• ¿Cómo asegurarán la correcta planeación de proyectos?
• ¿Cómo se llevará el correcto control de cambios en requerimientos técnicos, en
cotizaciones y entregables?
• ¿Cómo se gestionará la introducción de proyectos adicionales?
Estructura general
*Staff variable por evento.
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Marketing Partner
Gerente de
Operación
Mesa de Control
Tour Manager
Animación
Especialista
eléctrico
Almacén
Administrativo
Implant
Especialista
de montaje
STAFF
Tiene la función de tener el
contacto directo con el cliente
para la operación y logística de
los eventos
El Marketing Partner tiene la
función de dirigir a todo el
equipo operativo y tener
contacto con Volkswagen para
temas administrativos
El implant se encuentra en
planta y tiene la función de
concentrar la información y ser
el mediador entre la marca y el
gerente operativo para una
correcta ejecución tanto de los
eventos planeados, como
necesidades del momento.
Especialista de sonido, ve todo
lo relacionado con este tema.
Conoce los diálogos de valor
por evento.
Cuida la imagen y seguridad, en
relación a las estructuras del
evento.
Lleva el control antes y después
del evento con los proveedores,
concentra los datos para el
reporte y elabora el plan de
contingencia en caso de algún
incumplimiento.
Encargado del servicio
eléctrico y mantenimiento del
mismo durante el evento.
Responsable del control de
inventarios, entrega y recibo
de materiales, mantenimiento
preventivo y correctivo.
Encargado de la realización del
scouting, layout y
administración del evento con
el concesionario.
Encargado de ordenar, organizar
y disponer distintos asuntos
financieros.
Personal de apoyo capacitado
para dar soporte durante el
evento.
Desarrollador
de talento
Encargado de capacitar al nuevo
personal que se integre al
proyecto para hacerlos expertos
en el tema.
OrganizaciónA continuación se presentan los puestos involucrados y sus responsabilidades en la realización de los eventos Volkswagen:
PREGUNTAS CLAVE
OrganizaciónEquipo estratégico y táctico.
• Planeación
• Marketing Partner
• Diseño
• Creativo
• Operación
• Medios
PLAN DE LOGÍSTICA Y OPERACIÓN
Información
general de
arranque0
Recepción de
información de
evento1
Kick off
2 Proceso de
facturación3
Planeación del
evento4Envío de Pre
Kit de
Bienvenida
digital
5Scouting6Comprobación de
pago7
Carga y salida del
equipo8
Montaje9 Previo al evento ,
día 110 Evento día 111
Previo al evento
día 212Evento día 213
OrganizaciónA continuación se presentan los momentos clave que llevamos a cabo para una correcta planeación de la logística y la operación:
Desmontaje14
Descarga y
resguardo16
Reporte Final15
Reunión
interna de
Retro17
FLUJOGRAMA
PLAN DE LOGÍSTICA Y OPERACIÓN
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
¿CÓMO GARANTIZAMOS LA CORRECTA PLANEACIÓN, OPERACIÓN Y LOGÍSTICA DEL
EVENTO?
Mediante el desarrollo de un flujograma por evento que incluye un front y un back:
• Front: Momento y acciones de trabajo entre la Volkswagen y Alquimia
• Back: Momentos y acciones internas
El flujograma es un master document con los precios específicos en el desarrollo de un evento, contemplando
momentos previos, durante y posteriores, logrando cumplir los siguientes puntos:
• Propuesta administrativa: Recursos, esfuerzos compartidos para alcanzar los objetivos, paso a paso para la
correcta planeación y ejecución de los eventos.
• Propuesta de recursos: Estructura de trabajo, responsables e involucrados.
• Propuesta de servicios: Pasos detallados en la implementación del montaje mediante un checklist.
• Logística de traslados de materiales y personales.
• Tiempos ideales de trabajo y críticos para la correcta implementación.
• Porcentaje de involucramiento de los responsables
Se desarrolla un flujograma para cada uno de los eventos:
• AFASA
• DWA
• VIVE VOLKSWAGEN
• MANEJA, FIRMA Y LLÉVATELO
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Objetivo que se debe cumplir en los
diferentes momentos
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Actividades en los cuales nos involucramos con Volkswagen
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Actividades internas a realizar para el cumplimiento de las diferentes
actividades
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Actividades a realizar tanto por Volkswagen en
el front, como de Alquimia en el back
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Responsables e involucrados de cada una de
las actividades
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Colocación de los tiempos ideales y críticos en
donde se puede cumplir con un evento en
tiempo y forma
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Medio de comunicación por donde se realiza el
intercambio de información
Ideal Crítico
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
50% 50%
8 días previo*
MOMEN TO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
O BJETIVO Contar con una correcta planeación logística y operativa del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
1.1 ALQUIM IA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW . Envía brief con la información complementaria de los
eventos.
1.5 ALQUIM IA. Confirma de recibido a VW.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
Correo electrónico
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIM IA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos fiscales de las concesionarias y tipo de evento).
1.2 VW . Recibe solicitud.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Nivel de involucramiento de las personas por
parte de Alquimia
Ideal Crítico
N/AEspecialista de
Retail
N/AEspecialista de
Retail
G.O. N/A
G.O. N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. N/A
G.ON/A
M EDIO DE COM UNICACIÓN
83% 17%
20 días previo 8 días previo*
18 días previo 7 días previo*
MOMEN TO 2 KICK OFF
O BJETIVO Planeación de las actividades del evento.
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
AcciónResponsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposFR
ON
T
2.3 ALQUIM IA. Se envían las dudas a VW para su aclaración.
BA
CK
2.1 ALQUIM IA. Se revisa la información recibida por VW.
2.2 ALQUIM IA. Realiza documento con las dudas, en caso de que
hubieran.
2.7 ALQUIM IA. Se realiza un cronograma de actividades según el
tiempo que se tenga para la planeación del evento.
2.4 VW . Recibe cuestionario con dudas.
Correo electrónico / APP
2.6 ALQUIM IA. Asigna las actividades a los diferentes
responsables.
2.5 VW . Da respuesta a las dudas.
ImplantGte. de Operación
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
Flujograma
Ideal Crítico
FR
ON
T
N/A Especialista en
Retail
19 días previo 7 días previo*
G.O / Admin/M.P.
/ ImplantN/A 20 días previo 7 días previo*
G.O / Admin/M.P.
/ ImplantN/A 19 días previo 7 días previo*
M EDIO DE COM UNICACIÓN
25% 25% 25% 25%
Correo electrónico / APP
BA
CK
3.2 ALQUIM IA Se recibe factura del área correspondiente y se
envía a VW.
O BJETIVO Realizar las facturas correspondientes al evento.
MOMEN TO 3 PROCESO DE FACTURACIÓN
INVO LUCRADO S Y RESPO NSABILIDADES
3.3 VW Recibe facturas y coordina a las concesionarias para
realizar el pago.
3.1 ALQUIM IA Se confirman los datos fiscales del cliente.
Responsable / Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposAcción
ImplantGte. de OperaciónAdministrativo Marketing Partner
PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Información general de
arranque
Recepción de la información
del evento
Kick off
Proceso de facturación
Planeación del evento
Envío de pre Kit de
Bienvenida digital
Scouting
Comprobación de pago
Carga y salida de equipo
Montaje
Previo al evento día 1
Evento día 1
Previo al evento día 2
Ideal Crítico
N/AEspecialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
N/A Especialista de
Retail
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. / Implant N/A
MEDIO DE COMUNICACIÓN
50% 50%
BA
CK
21 días previo
1.4 ALQUIMIA. Se alimenta APP de monitoreo.
(El brief elaborado por ALQUIMIA contendrá la siguiente información:
Responsable de VW, fechas, sedes, ubicaciones, concecionarias
participantes, datos f iscales de las concesionarias, y tipo de evento).
1.2 VW. Recibe solicitud.
MOMENTO 1 RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
OBJETIVO Contar con una correcta planeación logistica y operativa del evento.
INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES
1.1 ALQUIMIA. Se solicita el brief para complementar la
información de los eventos a suceder en las próximas fechas.
1.3 VW. Envía brief con la información complementaría de los
eventos.
1.5 ALQUIMIA. Confirma de recibido a VW.
Responsable /Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
Tiempos
Correo electrónico
8 días previo*
Nivel de involucramiento del personal
FR
ON
T
ImplantGte. de Operación
Ideal Crítico
N/AEspecialista de
Retail
N/AEspecialista de
Retail
G.O. N/A
G.O. N/A
G.O. / Implant N/A
G.O. N/A
G.ON/A
MEDIO DE COMUNICACIÓN
83% 17%
2.6 ALQUIMIA. Asigna las actividades a los diferentes
responsables.
2.5 VW. Da respuesta a las dudas.
2.4 VW. Recibe cuestionario con dudas.
Correo electrónico / APP
FR
ON
T
2.3 ALQUIMIA. Se envían las dudas a VW para su aclaración.
BA
CK
2.1 ALQUIMIA. Se revisa la información recibida por VW.
2.2 ALQUIMIA. Realiza documento con las dudas, en caso de
que hubieran.
2.7 ALQUIMIA. Se realiza un cronograma de actividades según el
tiempo que se tenga para la planeación del evento.
Responsable
VW
Tiempos
20 días previo 8 días previo*
18 días previo 7 días previo*
Nivel de involucramiento del personal
MOMENTO 2 KICK OFF
OBJETIVO Planeación de las actividades del evento.
INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES
AcciónResponsable /Involucrad
os Alquimia
ImplantGte. de Operación
Ideal Crítico
FR
ON
T
N/A Especialista en
Retail
19 días previo 7 días previo*
G.O / Admin/M.P.
/ImplantN/A 20 días previo 7 días previo*
G.O / Admin/M.P.
/ImplantN/A 19 días previo 7 días previo*
MEDIO DE COMUNICACIÓN
25% 25% 25% 25%
INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES
3.3 VW Recibe facturas y coordina a las concesionarias para
realizar el pago.
3.1 ALQUIMIA Se confirman que los datos fiscales del cliente.
Responsable /Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
TiemposAcción
Correo electrónico / APP
BA
CK
3.2 ALQUIMIA Se recibe factura del area correspondiente, y se
envía a VW.
OBJETIVO Realizar las facturas correspondientes al evento.
MOMENTO 3 PROCESO DE FACTURACIÓN
Nivel de involucramiento del personal
Administrativo Marketing PartnerImplantGte. de Operación
Ideal Crítico
N/AEspecialista de
Retail20 días previo
N/AEspecialista de
Retail15 días previo
N/AEspecialista de
Retail15 días previo 4 días previo*
N/AEspecialista de
Retail12 días previo 5 días previo*
G.O. N/A
G.O. N/A
G.O. / GIO N/A
Implant / G.O. N/A
Implant / G.O. N/A
G.O. / M.P. N/A
T.M. / G.O N/A
G.O / M.C. N/A
T.M. / G.O N/A
MEDIO DE COMUNICACIÓN
9% 61% 4% 4% 9% 9% 4%
4.12 VW. Envía la dirección del scouting.
MOMENTO 4 PLANEACIÓN DEL EVENTO
OBJETIVO Definición de actividades y tiempos del evento para una correcta ejecución.
INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES
AcciónResponsable /Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
Tiempos
4.10 ALQUIMIA. Mesa de control confirma a los proveedores y
realiza "La Bitácora de Proveedores".
FR
ON
T
(1 Seguridad, 1 limpieza, 1 Especialista Eléctrico, 1 animación, 1 tour
manager, 1 especialista de montaje, 1 de staff).
18 días previo 10 días previo*
20 días antes 8 días antes
6 días previo*
N/A
4.5 VW. Recibe contacto del Tour Manager, quien asistirá al
scouting.
Almacen / G.O. N/A
G.O N/A
(Seguridad, limpieza, edecanes, paramédicos, planta de luz, transporte, y
comedor).
4.4 ALQUIMIA. Se comparten a VW los datos del Tour Manager
asistente al scouting.
4.11 VW. Autoriza speech para GIO.
4.8 ALQUIMIA. Se solicita un listado de las tallas y género para
las playeras de los vendedores por concesionarios.
(Zona de registro, audio, vendedores, negociación, área verde, etc.).
G.O. N/A
4.15 ALQUIMIA. Se realiza "el expediente del evento" para el Tour
Manager, Gerente Operativo y Transportista.
4.18 ALQUIMIA. Preparación de un KIT DE BIENVENIDA para los
concesioanrios, el cual se entregará el día del evento.
(El kit incluye: Una pluma, un boton, un caderno, una USB, Postal de
Bienvenida, etc.).
4.9 ALQUIMIA. Envió del speech del GIO a VW.
4.7 ALQUIMIA. Se solicita a VW la dirección del scouting.
G.O. N/A
BA
CK
Correo electrónico / APP
4.1 ALQUIMIA. Preparación de moviliario e inventarios.
4.2 ALQUIMIA. Se asignan recursos humanos.
4.16 ALQUIMIA. Se realiza confirmación del transportista, y se le
informa de la ciudad sede.
4.17 ALQUIMIA. El Tour Manager confirma y envia concentrado de
costos operativos.
4.3 ALQUIMIA. Se define al Tour Manager que asistirá al
scouting.
4.14 ALQUIMIA. Organiza paquetes de playeras para
concesionarios.
(Checklist general, check list a detalle, bitácora operativa, layout generla
del evento, evaluación f inal para concesionarios).
M.C. / G.O.
12 días previo 5 días previo*
10 días previo 6 días previo*
Nivel de involucramiento del personal
4.13 VW. Comparte listado de las tallas y género para las
playeras de los vendedores por concesionarios.
4.6 ALQUIMIA. Se revisa y prepara el speech para el GIO, según
tipo de evento.
ImplantMarketing PartnerMesa de Control GIOGte. de Operación Almacen Tour Maager
Ideal Crítico
N/A
N/A
MEDIO DE COMUNICACIÓN
50% 50%
OBJETIVOTener un seguimiento con los concesionarios participantes, donde se les da la bienvenida al evento, y agradece su participación, adicionándolo
con contenido de valor.
MOMENTO 5 ENVÍO DE PRE KIT DE BIENVENIDA DIGITAL
Correo electrónico
(El kit digital cuenta con: Carta de bienvenida, postal de agradecimiento
recomendaciones, render del evento y preguntas frecuentes).
G.O. / Implant
AcciónResponsable /Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
Tiempos
BA
CK
INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES
5.2 ALQUIMIA. Se preparan para su envio los pre kits de
bienvenida personalizados por concesionarias.
5.3 ALQUIMIA. Se envía pre Kit de Bienvenida, en el caso de no
contar con los correos de los gerentes se envía a la marca para
que se los haga llegar.
..
7 días previo 3 días previo*N/A
5.1 ALQUIMIA. Se confirman los correos de los gerentes
encargados de las concesionarias.
Nivel de involucramiento del personalImplantGte. de Operación
Ideal Crítico
N/AMKT
Concesionario
N/AMKT
Concesionario
N/AMKT
Concesionario
T.M. N/A
T.M. / G.O. N/A
T.M. / G.O. N/A
G.O N/A
G.O N/A
MEDIO DE COMUNICACIÓN
54% 46%
INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES
AcciónResponsable /Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
Tiempos
MOMENTO 6 SCOUTING
OBJETIVO Conocer las condiciones de la sede y acordar la ubicación y distribución del evento.
6.9 ALQUIMIA. Gestiona el plan de protección civil una vez
definido el layout específico de la plaza.
6.10 ALQUIMIA. Se define hora de salida de transporte según la
plaza.
6.3 ALQUIMIA. Se encuentra con la persona de la concesionaria
de VW.T.M. / G.O. N/A
6.8 VW. Entrega a ALQUIMIA los datos de la persona encargada
de la plaza/terreno.
BA
CK
FR
ON
T
6.5 ALQUIMIA. Se definen requerimientos especiales que se
tengan.
6.7 ALQUIMIA. Solicita al concesionario los datos del encargado
de la plaza/terreno.T.M. / G.O. N/A
Presencial / APP
6.1 ALQUIMIA. La persona destinada, previamente infomada a
VW, asiste al lugar para la cita con la persona de la
concesionaria.
T.M. / G.O.
6.6 VW. Le autoriza y firma a ALQUIMIA el layout para el evento.
7 días previo 3 días previo*
N/A
6.4 ALQUIMIA Se define en conjunto con el concesionario el
layout del evento.
6.11 ALQUIMIA. Se informa a los transportistas lugar y hora de
montaje, para que llegue con suficiente tiempo.
6.2 VW. El representante del concesionario asiste al lugar pre-
definido para encontrarse con la persona de ALQUIMIA.
Nivel de involucramiento del personalTour ManagerGte. de Operación
Ideal Crítico
FR
ON
T
N/A Especialista en
Retail
G.O /Implant N/A
MEDIO DE COMUNICACIÓN
50% 25% 25%
Correo electrónico
OBJETIVO Confirmación del depósito por la cobertura del evento.
G.O /Finanzas N/A
MOMENTO 7
INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES
AcciónResponsable /Involucrad
os Alquimia
Responsable
VW
Tiempos
BA
CK
De no contar con el depósito se informará a VW.
7 días previo7.2 ALQUIMIA. Envía comprobante a Finanzas.
7.3 ALQUIMIA. Finanzas confirma el pago.
COMPROBACIÓN DE PAGO
7.1 VW Envía correo a Alquimia con el comprobante del depósito.
2 días previo*
Nivel de involucramiento del personalGte. de Operación Implant Administrativo
*Como anexo a la
presentación se
encuentran los
flujogramas de los 17
momentos calve para
la planeación del
evento
13 Evento día 2
16 Descarga y resguardo
15 Reporte final
14 Desmontaje
17Reunión interna de retro
alimentación
OFERTA DE RECURSOS
3
EVENTOS
3
EVENTOS
3
EVENTOS
3
EVENTOS
12 EVENTOS SIMULTÁNEOS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CRONOGRAMA
Información general de arranque
Recepción de la inf. del evento
Kick Off
Proceso de facturación
Planeación del evento
Envío de pre kit de bienvenida digital
Scouting
Comprobación de pago
Carga y salida del equipo
Montaje
Previo al evento día 1
Evento día 1
Previo al evento día 2
Evento día 2
Desmontaje
Reporte final
Descarga y resguardo de material
Reunión interna de retroalimentación
DÍAS PREVIO AL EVENTO POSTERIORACCIONES / MOMENTOS
1 32 4 65 7 98 10 1211 13 14 1615 17 18 2019 21 0 21 3 4 5 6 7
Indicadores Tiempos ideales Tiempos críticos Día del evento
ÍNDICE
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos
AFASA
* En anexos se muestran los perfiles de puestos.
AFASAEstructura
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos de un nivel
socio - económico C
típico, C, D+
¿QUIÉN?
PREVIO AL EVENTO
Nos dirigiremos a personas que buscan
obtener su primer auto nuevo,
garantizado por una agencia.
PELÍCULA DE ÉXITO
Parabús
Concesionaria
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos de un nivel
socio - económico C
típico, C, D+
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Base de datos
PREVIO AL EVENTO
Las personas que asisten a
concesionarias en busca de un auto
económico son target para el evento
AFASA.
A los prospectos que en los últimos 3
meses visitaron la concesionaria y
dejaron sus datos, se les abordará para
informarles del evento y de las
promociones que existirán.
Queremos atender los parabuses para
invitar a la gente que aún no cuenta con
un auto a que conozca las ventajas que
puede encontrar en AFASA.
PELÍCULA DE ÉXITO
Parabús
Concesionaria
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos de un nivel
socio - económico C
típico, C, D+
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Base de datos
PREVIO AL EVENTO
Marketing
de guerrilla
Momento 1
¿CÓMO?
N/A
N/A
Guerrilla Nube
Mediante un una activación de guerrilla lograremos comunicar el evento de una
manera creativa y a un bajo costo.
No te lo imagines, hazlo realidad
PELÍCULA DE ÉXITO
Parabús
Concesionaria
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos de un nivel
socio - económico C
típico, C, D+
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Base de datos
PREVIO AL EVENTO
Marketing
de guerrilla
Momento 1
¿CÓMO?
N/A
N/A
Guerrilla Nube
Mediante un una activación de guerrilla lograremos comunicar el evento de una
manera creativa y a un bajo costo.
No te lo imagines, hazlo realidad
PELÍCULA DE ÉXITO
Parabús
Concesionaria
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos de un nivel
socio - económico C
típico, C, D+
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Base de datos
PREVIO AL EVENTO
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Momento 1
¿CÓMO?
N/A
N/A
Guerrilla Nube
Asesor de Venta
Mailing
N/A
Los asesores de venta que identifiquen a
usuarios potenciales para el evento, les
notificará de la próxima fecha y de los
beneficios que obtendrán.
Se enviará un mailing a la base de datos
con las atracciones y amenidades con
las que contará el evento.
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Registro Área de vendedores Negociación Animación
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Registro Área de vendedores Negociación Animación
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Registro Área de vendedores Negociación Animación
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Registro Área de vendedores Negociación Animación
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
¿QUIÉN? ¿CÓMO?
Actividades
a realizar
POSTERIOR AL EVENTO
Quienes SÍ
compraron autoLlamada de
seguimiento
A las personas que sí realizaron una compra de automóvil en
el evento, se les realizará una llamada para darles la
felicitación por su nueva adquisición.
DAS WELTAUTO
DWAEstructura
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos en general
¿QUIÉN?
PREVIO AL EVENTO
Nos dirigiremos a todas aquellas personas
que quieren comprar un auto usado, pero
con la garantía del respaldo de una marca
como Volkswagen, además de querer
ahorrar en su inversión.
PELÍCULA DE ÉXITO
Plaza
Concesionarios
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos en general
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Base de datos
PREVIO AL EVENTO
Las concesionarias con una sección
DWA son un punto en el cual debemos
tener alguna acción ya que son gente
que planea comprar un auto usado
garantizado.
A los prospectos que en los últimos 3
meses visitaron la concesionaria y
dejaron sus datos, se les abordará para
informarles del evento y de las
promociones que existirán.
Realizando una acción relevante y
memorable en las plazas comerciales
acorde al target para informar de una
manera creativa el evento de AFASA.
PELÍCULA DE ÉXITO
Plaza
Concesionarios
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos en general
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Base de datos
PREVIO AL EVENTO
Marketing
de guerrilla
Momento 1
¿CÓMO?
Guerrilla Lupa
N/A
Guerrilla Lupa
Mediante una activación de guerrilla lograremos comunicar el evento de una manera
creativa y a un bajo costo.
PELÍCULA DE ÉXITO
Plaza
Concesionarios
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos en general
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Base de datos
PREVIO AL EVENTO
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Momento 1
¿CÓMO?
Guerrilla Lupa
N/A
Guerrilla Lupa
Asesor de Venta
Mailing
N/A
Las personas serán atraídas por la
activación de guerrilla y el asesor
completará con la información del evento
para invitarlos a asistir.
Se enviará un mailing a la base de datos
con las atracciones y amenidades que
habrá en el evento.
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Ingresan por grupos de
personas
¿Cómo agilizamos el
ingreso?
En caso de que se
presenten largas filas
para el ingreso del
evento, las edecanes
estarán dejando pasar
por grupos de personas,
así se mantendrá el
orden en esta área.
Otras áreasÁrea de vendedores Negociación TótemRegistro Audio
PELÍCULA DE ÉXITO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Negociación Tótem AudioRegistro
ÁREAS DEL EVENTO
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Negociación Tótem AudioRegistro
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Negociación Tótem AudioRegistro
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Registro Audio Otras áreasÁrea de vendedores Negociación Tótem
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Negociación Tótem AudioRegistro
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Negociación Tótem AudioRegistro
PELÍCULA DE ÉXITO
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Negociación Tótem AudioRegistro
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
¿QUIÉN? ¿CÓMO?
Actividades
a realizar
POSTERIOR AL EVENTO
Quienes SI
compraron auto
Quienes NO
compraron auto
Postal de
agradecimiento
Llamada de
seguimiento
A las personas que sí realizaron una compra de automóvil en
el evento, se les enviará un mailing de felicitación, además
de información relevante como: Recordatorio de la garantía y
de los servicios cada determinado kilometraje.
Se realiza una llamada de seguimiento para ver la
oportunidad de lograr cerrar la venta.
VIVE VOLKSWAGEN
ViveEstructura
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
¿QUIÉN?
PREVIO AL EVENTO
Nos dirigiremos a dos tipos de perfiles,
los adultos y la audiencia joven mediante
actividades digitales, reforzando el
posicionamiento: innovación.
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Universidades
Concesionarias
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Plaza Comercial
PREVIO AL EVENTO
Para el target joven se recomienda tener
actividades en universidades de las
diferentes ciudades en donde esté el
tour.
Las concesionarias son un punto fuerte
ya que ahí asisten las personas que
planean comprar un auto.
A los prospectos que en los últimos 3
meses visitaron la concesionaria y
dejaron sus datos, se les abordará para
informarles del evento y de las
promociones que existirán.
Realizando una acción relevante y
memorable en las plazas comerciales
para informar de una manera creativa el
evento de Volkswagen.
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Universidades
Concesionarias
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Momento 1
Plaza Comercial
Módulo QR
N/A
Módulo QR
N/A
PREVIO AL EVENTO
Mediante un una activación de guerrilla/digital lograremos comunicar el evento de
una manera creativa y a un bajo costo.
El código QR llamará la atención de las personas y al momento de ser escaneado
los re-direccionará a un landing page
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Universidades
Concesionarias
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Momento 1
Plaza Comercial
Módulo QR
N/A
Módulo QR
N/A
N/A
Asesor de ventas
Mailing / Llamada
telefónica
N/A
PREVIO AL EVENTO
El asesor de ventas informará al
prospecto del evento, sí se registra se le
entrega un obsequio.
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Universidades
Concesionarias
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Momento 1
Plaza Comercial
Módulo QR
N/A
Módulo QR
N/A
N/A
Asesor de ventas
Mailing / Llamada
telefónica
N/A
PREVIO AL EVENTO
Se enviará un mailing a la base de datos
con las atracciones y amenidades con
las que contará el evento, además de
información de lugar, fecha y hora.
Éste los redireccionará a el landing page
PELÍCULA DE ÉXITO
Landing
Base de datos
Universidades
Concesionarias
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Marketing
digital
Momento 1 Momento 2
Plaza Comercial
Módulo QR
N/A
Módulo QR
N/A
N/A
Asesor de ventas
Mailing / Llamada
telefónica
N/A
PREVIO AL EVENTO
Se desarrollará landing page del
evento VIVE VOLKSWAGEN, en
donde al momento de ingresar se
correrá:
• Un video: el cual podrá ser uno
especial del evento o de algún spot
que quieran promocionar.
• Información: Datos de los eventos
que se llevarán a cabo.
• Sección de Pre-Registro
PRE-REGISTRO
Existirá una sección de pre-registro
para las personas que gusten asistir al
evento. Este podrá ser vía correo
electrónico o Facebook.
Los asesores podrán seleccionar el
nombre de su concesionaria al
momento de registrar a un prospecto,
con el objetivo de tener indicadores de
dónde están llegando los posibles
clientes.
PELÍCULA DE ÉXITO
Landing
Base de datos
Universidades
Concesionarias
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
Pre-registro
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Marketing
digital
Momento 1 Momento 2
Plaza Comercial
Módulo QR
N/A
Módulo QR
N/A
N/A
Asesor de ventas
Mailing / Llamada
telefónica
N/A
PREVIO AL EVENTO
PELÍCULA DE ÉXITO
Landing Recordatorio
Base de datos
Universidades
Concesionarias
Tipos de perfil
de cliente
Prospectos Jóvenes y
adultos
Pre-registro
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Marketing
digital
Momento 1 Momento 3Momento 2
Plaza Comercial
Módulo QR
N/A
Módulo QR
N/A
N/A
Asesor de ventas
Mailing / Llamada
telefónica
N/A
PREVIO AL EVENTO
El registro del landing funcionará como un CRM, donde dos días previos al evento enviará un
mailing a todos los pre-registrados o como notificación en Facebook a los que realizaron este
tipo de registro.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Área de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Volkswagen
ExperienceThink Blue Otras áreas
Fila de pre-registrados
¿Cómo agilizamos el
ingreso?
Filas de acceso normal
Existirá una fila exprés
para las personas que
estén pre-registradas.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Área de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreas
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Prueba de manejoNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Negociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejo
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Negociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejo
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pasaporte de áreas
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Se realizará un pasaporte
que se entregará al
momento del registro.
Este pasaporte será
sellado en las diferentes
áreas y quien tenga todos
los sellos podrá participar
en una dinámica de
destreza para ganar
diferentes promocionales
atractivos.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pasaporte de áreas
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Se realizará un pasaporte
que se entregará al
momento del registro.
Este pasaporte será
sellando en las diferentes
áreas y quien tenga todos
los sellos podrá participar
en una dinámica de
destreza para ganar
diferentes promocionales
atractivos.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pasaporte de áreas
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Se realizará un pasaporte
que se entregará al
momento del registro.
Este pasaporte será
sellando en las diferentes
áreas y quien tenga todos
los sellos podrá participar
en una dinámica de
destreza para ganar
diferentes promocionales
atractivos.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pasaporte de áreas
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Se realizará un pasaporte
que se entregará al
momento del registro.
Este pasaporte será
sellando en las diferentes
áreas y quien tenga todos
los sellos podrá participar
en una dinámica de
destreza para ganar
diferentes promocionales
atractivos.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pasaporte de áreas
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Se realizará un pasaporte
que se entregará al
momento del registro.
Este pasaporte será
sellando en las diferentes
áreas y quien tenga todos
los sellos podrá participar
en una dinámica de
destreza para ganar
diferentes promocionales
atractivos.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pasaporte de áreas
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Al ingresar al evento,
junto con la información
de los pines, se les
otorgará una pulsera
geolocalizadora, que nos
servirá para ubicar en
qué secciones del evento
estuvieron las personas y
los tiempos de
permanencia.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Prueba de manejoNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
¿QUIÉN? ¿CÓMO?
Actividades
a realizar
POSTERIOR AL EVENTO
Quienes SÍ
compraron auto
Quienes NO
compraron auto
Mailing de
felicitación y
satisfacción
Mailing de
agradecimiento
A las personas que sí realizaron una compra de automóvil en
el evento, se les enviará un mailing de felicitación, además
de información relevante como: Recordatorio de la garantía y
de los servicios cada determinado kilometraje.
A las personas que no realizaron una compra de automóvil
durante el evento, se les enviará un mailing de
agradecimiento por asistir al evento, recordándoles las
promociones que se tienen, los financiamientos y la
ubicación de las concesionarias en su ciudad.
Se le envía una encuesta de satisfacción del evento al
cliente, realizando una serie de preguntas de opción múltiple.
MANEJA, FIRMA Y
LLÉVATELO
MFLLEstructura
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada
¿QUIÉN?
PREVIO AL EVENTO
El perfil que planea es aquel que está ya
buscando la mejor opción para adquirir
un auto, está visitando concesionarias,
comparando precios y beneficios de los
automóviles. Es aquel que asistirá al
evento con la firme intención de
encontrar la opción correcta para cerrar
la venta
El perfil de impulso es aquel que no tiene
planeado comprar un auto, pero dada la
ocasión del evento, las promociones y
los diferentes atractivos, se convence y
realiza la compra
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
Plaza Comercial
PREVIO AL EVENTO
Se planea abordar a los prospectos que
visiten la concesionaria.
Se planea abordar a las personas que asistan a
realizar su servicio a la agencia con el objetivo
de que éstas nos ayuden a referir conocidos,
informándoles del evento que se realizará.
A los prospectos que en los últimos 3 meses
visitaron la concesionaria y dejaron sus
datos, se les abordará para informarles del
evento y de las promociones que existirán.
Realizando una acción relevante y
memorable en las plazas comerciales
para informar de una manera creativa el
evento de Volkswagen.
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Momento 1
Plaza Comercial
N/A
Módulo llavero
Módulo llavero
N/A
PREVIO AL EVENTO
Mediante un una activación de guerrilla lograremos comunicar el evento de una
manera creativa y a un bajo costo
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Momento 1
Plaza Comercial
N/A
Módulo llavero
Módulo llavero
N/A
PREVIO AL EVENTO
Mediante un una activación de guerrilla lograremos comunicar el evento de una
manera creativa y a un bajo costo
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Momento 1
Plaza Comercial
N/A
Módulo llavero
Módulo llavero
N/A
Asesor de ventas
N/A
Mailing
N/A
PREVIO AL EVENTO
El asesor de venta informará al
prospecto del evento y en caso de
registrarse, entregará un kit de invitado
especial.
PELÍCULA DE ÉXITO
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Momento 1
Plaza Comercial
N/A
Módulo llavero
Módulo llavero
N/A
Asesor de ventas
N/A
Mailing
N/A
PREVIO AL EVENTO
Se enviará un mailing a la base de datos
con las atracciones y amenidades con
las que contará el evento, además de
información de lugar, fecha y hora.
Este redireccionará al usuario al
micrositio.
PELÍCULA DE ÉXITO
Micrositio
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Marketing
digital
Momento 1 Momento 2
Plaza Comercial
N/A
Módulo llavero
Módulo llavero
N/A
Asesor de ventas
N/A
Mailing
N/A
PREVIO AL EVENTO
Se desarrollará un micrositio del
evento Maneja, firma y llévatelo, en
donde se encontrarán las
siguientes secciones:
• Mapa de la ruta del evento
• Galería de fotos
• Videos de las pruebas de
manejo
• Streaming de los eventos en
curso
• Pre-registro
PRE-REGISTRO
Los asesores podrán seleccionar el
nombre de su concesionaria al
momento de registrar a un
prospecto, con el objetivo de tener
indicadores de dónde están
llegando los posibles clientes.
PELÍCULA DE ÉXITO
Micrositio
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada Pre-registro
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Marketing
digital
Momento 1 Momento 2
Plaza Comercial
N/A
Módulo llavero
Módulo llavero
N/A
Asesor de ventas
N/A
Mailing
N/A
PREVIO AL EVENTO
ASESOR DE
VENTAS
El asesor de ventas
registrará en el
micrositio al
prospecto, si éste
está interesado.
MAILING
El mailing enviado a
la base de datos
redirigirá al micrositio
para mayor
información del
evento y queel
prospecto realice su
pre-registro en caso
de estar interesado.
PELÍCULA DE ÉXITO
Micrositio Recordatorio
Base de datos
Concesionario
(Área de ventas)
Concesionario
(Área de Servicio)
Tipos de perfil
de cliente
Impulso
Planeada Pre-registro
¿QUIÉN? ¿DÓNDE?
Ocasión de contacto
con el prospecto
¿CÓMO?
Marketing
de guerrilla
Marketing
directo
Marketing
digital
Momento 1 Momento 3Momento 2
Plaza Comercial
N/A
Módulo llavero
Módulo llavero
N/A
Asesor de ventas
N/A
Mailing
N/A
PREVIO AL EVENTO
El micrositio funcionará como un CRM, donde dos días previos al evento enviará un mailing a
todos los pre-registrados informándoles que se aproxima el evento.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Área de vendedores Test driveNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreas
Fila de pre-registrados
¿Cómo agilizamos el
ingreso?
Indicador de turno
Habrá una fila exprés
para las personas que
estén pre-registradas.
Se colocarán indicadores
de turno para que las
personas que estén
llegando al registro sepan
inmediatamente a qué
número de espacio de
registro acudir.
(Estilo indicador de
banco)
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Área de vendedores Test driveNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreas
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Área de vendedores Test driveNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreas
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Área de vendedores Test driveNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreas
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Área de vendedores Test driveNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreas
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Test driveNegociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Negociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Test drive
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Negociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Test drive
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
Negociación y
showroom
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Test drive
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Área de niños Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Test driveNegociación y
showroom
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Think Blue Otras áreasÁrea de vendedores Test driveNegociación y
showroomÁrea de niños
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Test driveNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Test driveNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pines por secciones
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Se realizarán pines
coleccionables para las
personas, los cuales se
conseguirán en cada una
de las áreas del evento.
Al pasar por el registro se
obsequiará un infográfico
que explique la dinámica
de los pines.
3cm x 3cm
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Test driveNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pines por secciones
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Se realizarán pines
coleccionables para las
personas los cuales se
conseguirán en cada una
de las áreas del evento.
Al pasar por el registro se
obsequiará un infográfico
que explique la dinámica
de los pines.
Una vez ingresando al
evento, se encontrará un
exhibidor de la colección
completa de pines para
atraer la atención de los
asistentes.
A las personas que
salgan del evento con
toda la colección se les
entregará el PIN FINAL
(logo de la marca VW),
de esta manera
sabremos quiénes dieron
todo el recorrido.
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Test driveNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
Pines por secciones
¿Cómo logramos que las personas asistan a todas las áreas del evento?
Pulsera
geolocalizadora
Al ingresar al evento,
junto con la información
de los pines, se les
otorgará una pulsera
geolocalizadora, que nos
servirá para ubicar en
qué secciones del evento
estuvieron las personas y
los tiempos de
permanencia
PELÍCULA DE ÉXITO
Registro
ÁREAS DEL EVENTO
DURANTE EL EVENTO
Otras áreasÁrea de vendedores Test driveNegociación y
showroomÁrea de niños Think Blue
PELÍCULA DE ÉXITO
Tipos de perfil
de cliente
¿QUIÉN? ¿CÓMO?
Actividades
a realizar
POSTERIOR AL EVENTO
Quienes SÍ
compraron auto
Quienes NO
compraron auto
Mailing de
felicitación
Mailing de
agradecimiento
A las personas que sí realizaron una compra de automóvil en
el evento, se les enviará un mailing de felicitación, además
de información relevante como: Recordatorio de la garantía y
de los servicios cada determinado kilometraje.
A las personas que no realizaron una compra de automóvil
durante el evento, se les enviará un mailing de
agradecimiento por asistir al evento, recordándoles las
promociones que se tienen, los financiamientos y la
ubicación de las concesionarias en su ciudad.
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos
Estratégicos
• Estrategia de promoción
• Identificación de perfiles de asistentes al evento
• Identificación de momentos de verdad
• Concepto BTL de guerrilla
• Tácticos por perfil
• Flujograma con front y back del evento (operativo y logístico)
• Checklist detallado de materiales
• Speech de promoción del Gio
• Cortes de información
• Cronograma de actividades
Entregables para todos los eventos
ENTREGABLES
Materiales
• Paquete de playeras para concesionarios
• Kit de bienvenida para los concesionarios
• Otros análogos
Otros
Caso de éxito
Manual de operación
Isla Think Blue
App de reciclaje
Bote de basura para reciclaje
Bote de basura con efecto de sonido
App
ENTREGABLES
Montaje del evento Maneja
Firma y Llévatelo
• Registro
• Audio
• Vendedores
• Negociación
• Test Drive
• VW Experience
• Área de descanso
• Áreas verdes
• Think Blue
• Baños
Entregables específicos por evento
Montaje del evento AFASA
• Registro
• Audio
• Vendedores
• Negociación
Montaje del evento Vive
Volkswagen
• Registro
• Audio
• Vendedores
• Negociación
• Test Drive
• VW Experience
• Área de descanso
• Áreas verdes
• Think Blue
• Baños
Montaje del evento DWA
• Registro
• Audio
• Vendedores
• Negociación
• Área infantil
• Baños
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos
Propuesta de eficiencia económica
Propuesta económica
GIRA COSTO
MFLL 809,471.61$
VIVE 295,312.41$
DWA 236,496.65$
AFASA 106,374.37$
96%
99%
90%
95%
-
101%
105%
106%
110%
PENALIZACIÓN PARA ALQUIMIA POR NO CUMPLIR
CON EL 100% DE LOS OBJETIVOS
2.5% menos del monto total del proyecto
5% menos del monto total del proyecto
2.5% más del monto total del proyecto
Renovación de contrato por perío
do igual
COMPENSACIÓN POR EFECTIVIDAD DE ALQUIMIA EN EL
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS AL 100% O MÁS
Propuesta de eficiencia económica
Penalización
I. IntroducciónII. RetroalimentaciónIII. Propuesta de administración, recursos y servicioIV. Eventos
• AFASA• DWA• VIVE• MFLL
V. EntregablesVI. Propuesta de eficiencia económicaVII. Anexos (Brief Cero)
Brief Cero
I. Propuesta de eficiencia económica
I.I Cotización del proyecto
Revisar diapositivas 115 y 116
I.II Lista de precios unitarios
Anexo checklist por evento
II.I ¿Cómo asegurarán la correcta planeación de proyectos?
Mediante el flujograma de cada evento donde se explica a detalle cada paso a seguir
para una correcta planeación y ejecución.
II.II ¿Cómo se llevará el correcto control de cambios en requerimientos técnicos, en cotizaciones y
entregables?
El contacto para cualquier requerimiento será directamente con el Tour Manager, quien llevará una
bitácora de cambios sobre requerimientos y posteriormente se hará llegar una cotización de los
extras. El Tour manager trabajará de la mano con mesa de control, quien tiene el contacto con
proveedores.
II. Propuesta administrativa
Brief Cero
II. Propuesta administrativa
II.III ¿Cómo se gestionará la introducción de proyectos adicionales?
En caso de requerir un proyecto extraordinario, se hará la solicitud con el implant quien
posteriormente levantará un brief para presentarlo en la reunión de Kick off interna. Se solicita que el
evento sea anunciado por lo menos con 8 días de anticipación.
III.I Concepto creativo por proyecto
III.II Render de visualización de proyectos
III. Propuesta de diferencia creativa
Brief Cero
VI. Propuesta de recursos
VI.I Estructura de trabajo con atención específica de la marca
En el flujograma se detalla por evento :
Front: Momento y acciones de trabajo entre Volkswagen y Alquimia
Back: Momentos y acciones internas
VI.II Organigrama
Revisar diapositivas 31,43,58, 84 (al iniciar cada evento)
V. Propuesta de servicios
V.I ¿Cuál es la promesa de servicio que ofrecen como proveedor exclusivo de la marca?
Económicas a escala
Estrategias de mayor afluencia
Capacitación
Contacto con medios locales
Asesoría de medios
Estrategias de Marketing
Brief Cero
V. Propuesta de servicios
V.I ¿Cuál es la promesa de servicio que ofrecen como proveedor exclusivo de la marca? -
Service level agreement
• Confidencialidad
• No trabajar con otras marcas automotrices
• Al ser una agencia de mercadotecnia y comunicación, podemos generar estrategias para lograr
mayor afluencia sin costo
• Asesoría en medios digitales
• Economías a escala
V. Propuesta de servicios
V.II ¿ Cómo garantizan la calidad y la atención en el detalle en la implementación de los
montajes?
• Adicional a flujos y checklist tenemos especialistas en diferentes áreas para asegurar la correcta
ejecución de todo el montaje, por ejemplo: especialista en montaje, en audio y en electricidad.
• Tenemos año y medio desarrollando DWA y AFASA, por lo que hemos desarrollado manuales de
procesos
• Tenemos un sistema de penalización en caso de no realizar alguna actividad correctamente
Brief Cero
V. Propuesta de servicios
V.II ¿ Cómo garantizan la calidad y la atención en el detalle en la implementación de los
montajes?
• Adicional a flujos y checklist tenemos especialistas en diferentes áreas para asegurar la correcta
ejecución de todo el montaje por ejemplo: especialista en montaje, en audio y en electricidad.
• Tenemos año y medio desarrollando DWA y AFASA, por lo que hemos desarrollado manuales de
procesos
• Tenemos un sistema de penalización en caso de no realizar alguna actividad correctamente
Brief Cero
VI. Propuesta de esfuerzo colaborativo para alcance de KPI
VI.I Propuesta para monitorear y relacionar de forma directa con la evaluación del proveedor
los siguientes objetivos de la marca: ¿Cómo podemos alcanzar en conjunto los objetivos en
los siguientes rubros?
Tecnología
Simpatía Confianza
APP móvil Desarrollador
de talento
Brief Cero
II. Propuesta de gestión
II.I Project management de plataforma general y por evento
Mediante el flujograma de cada evento donde se explica a detalle cada paso a seguir
para una correcta planeación y ejecución. Revisar flujograma a detalle de MFLL
II.III Propuesta de recurso humano para gestión administrativa
Revisar flujograma de MFLL
I. Concepto Innovador y creativo I.I La nueva propuesta de concepto deberá considerar la “Experience de Marca ” como el factor principal en cada uno de los momentos del visitante en las etapas del evento.
Revisar diapositiva 83-110
II.I Project management de plataforma general y por eventoMediante el flujograma de cada evento donde se explica a detalle cada paso a seguirpara una correcta planeación y ejecución. Revisar flujograma a detalle de MFLL
II.III Propuesta de recurso humano para gestión administrativa
Revisar flujograma de MFLL
II. Propuesta de gestión
Brief MFLL
II. Propuesta de gestión
II.VI Gestión de plazos y entregables con el concesionarioRevisar flujograma MFLL y diapositiva 113
II.VI Gestión inteligente: estudio de datos, análisis de riesgos
De los resultados de ventas que obtengamos y métricos de asistentes por c/u de los sistemas, podemos obtener datos duros que su análisis nos permita realizar estrategias de mejora continua y conservar buenas prácticas.
III.I Propuesta creativa de montaje modular e itinerante ( en apego al proceso de ventas VW / presentación de detalle técnico desglosado ( considerar planta de luz , servicios sanitarios y área disponible para pruebas de manejo ).Diapositiva 83-110
III.II Pago y gestión de permisos de locación
Actualmente solo gestionamos protección civil, en caso de requerir otro permiso se puede hacer una vez que cuadremos las fechas limite por evento
III. Propuesta de operación
Brief MFLL
III.III Logistica de traslado de materiales y personalRevisar flujograma MFLL
III.VI Propuesta de staff operativo con desglose descriptivo de actividadesRevisar diapositiva 10
III.V Documentación Protección CivilMismo caso que punto III.II
III.VI Propuesta de entretenimiento durante el eventoRevisar diapositiva 103
III.VII Propuesta de influencia para comunicación del evento / indicador de asistentes por evento se integrará a la evaluación por eventoRevisar diapositiva 85-93
III. Propuesta de operación
Brief MFLL
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