lubartówlubartow.pl/pliki/zarzadzenia/5/5-772z1-10.doc · web vieww celu dokonania pomiaru...
TRANSCRIPT
Załącznik
Do zarządzenia Nr V/772/2010
Burmistrza Miasta Lubartów
z dnia 24 listopada 2010r.
PODRĘCZNIKPODRĘCZNIK PROCEDURPROCEDUR
AUDYTU WEWNĘTRZNEGOAUDYTU WEWNĘTRZNEGO
WW G GMINIEMINIE M MIASTOIASTO L LUBARTÓWUBARTÓW
1Wstęp..................................................................................................................................................41.1. Wprowadzenie.........................................................................................................................................4
1.2. Zarządzanie Jednostką a rola audytu wewnętrznego...............................................................................4
1.3. System kontroli zarządczej.....................................................................................................................5
2Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów...............................................................................82.1. Definicja audytu wewnętrznego...............................................................................................................8
2.2. Zakres audytu wewnętrznego.................................................................................................................10
2.3. Niezależność i obiektywizm..................................................................................................................102.3.1. Niezależność ...................................................................................................................................................102.3.2. Obiektywizm....................................................................................................................................................11
2.4. Biegłość i należyta staranność zawodowa ............................................................................................122.4.1. Biegłość...........................................................................................................................................................122.4.2. Należyta staranność zawodowa.......................................................................................................................13
2.5. Skład audytu wewnętrznego..................................................................................................................13
2.6. Zasady działania. ...................................................................................................................................14
2.7. Założenia operacyjne Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów..........................................152.7.1. Zadania. ...........................................................................................................................................................152.7.2. Audyt wewnętrzny zlecony. ...........................................................................................................................172.7.3. Relacje z kierownikami i pracownikami innych komórek wewnętrznych......................................................172.7.4. Stosunki z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi. ....................................................................................17
3. Planowanie.....................................................................................................................................183.1. Planowanie prac audytorskich...............................................................................................................18
3.2. Identyfikacja obszarów ryzyka..............................................................................................................19
3.3. Analiza ryzyka.......................................................................................................................................21
3.4. Roczny plan audytu................................................................................................................................23
4.Proces audytu..................................................................................................................................244.1. Planowanie zadania audytowego...........................................................................................................24
4.1.1. Przydzielanie zadania......................................................................................................................................254.1.2. Identyfikacja i analiza bieżącego ryzyka.........................................................................................................254.1.3. Wstępny przegląd............................................................................................................................................264.1.4. Program zadania audytowego..........................................................................................................................274.1.5. Narada otwierająca..........................................................................................................................................28
4.2. Czynności audytorskie...........................................................................................................................294.2.1. Badanie systemów...........................................................................................................................................294.2.2. Dokumentowanie czynności audytowych.......................................................................................................334.2.3. Techniki badania..............................................................................................................................................34
4.3. Sprawozdawczość..................................................................................................................................374.3.1. Wstępne ustalenia i wnioski............................................................................................................................374.3.2. Narada zamykająca..........................................................................................................................................384.3.3. Sprawozdanie...................................................................................................................................................39
2
Lubartów 2010
4.4. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń.........................................................................................43
4.6. Prawo do odwołania się.........................................................................................................................43
5.Akta audytu.....................................................................................................................................445.1. Stałe akta audytu....................................................................................................................................45
5.2. Bieżące akta audytu. .............................................................................................................................45
5.3. Dostęp do akt audytu. ............................................................................................................................46
6.Kwalifikacje i rozwój zawodowy Audytora Wewnętrznego...........................................................486.1. Wymogi rekrutacyjne.............................................................................................................................48
6.2. Szkolenie i rozwój zawodowy...............................................................................................................49
7. Program zapewnienia jakości audytu wewnętrznego ..................................................................497.1. Oceny wewnętrzne.................................................................................................................................49
7.2. Oceny zewnętrzne..................................................................................................................................50
8. Pomiar działalności audytu wewnętrznego .................................................................................51
9.Załączniki........................................................................................................................................529.1. Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów..............................52
9.2. Załącznik nr 2 – Strategiczny plan audytu wewnętrznego na lata.........................................................53
9.3. Załącznik nr 3 – Matematyczna metoda analizy ryzyka (przykład)......................................................55
9.4. Załącznik nr 4 – Harmonogram przeprowadzania audytu wewnętrznego w … r..................................56
9.5. Załącznik nr 5 - Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego.........................................57
9.6. Załącznik nr 6 – Mapa ryzyka (przykład)..............................................................................................58
9.7. Załącznik nr 7 – Program zadania audytowego.....................................................................................60
9.8. Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie audytowe............................63
9.9. Załącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanie audytowe......................................................64
9.10. Załącznik nr 10 – Proces audytu..........................................................................................................65
9.11. Załącznik nr 11 – Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie audytowe.......................66
9.12. Załącznik nr 12 – Protokół z narady zamykającej zadanie audytowe................................................67
9.13. Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego....................................................................68
9.14. Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania audytowego.........................73
9.15. Załącznik nr 15 – Pismo do Burmistrza Miasta Lubartów w sprawie przesłania sprawozdania........74
9.16. Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu................................................................................75
9.17. Załącznik nr 17 – Wykaz dokumentów załączonych do akt bieżących audytu...................................76
9.18. Załącznik nr 18 – Protokół przekazania dokumentów Audytu Wewnętrznego. .................................76
9.19. Załącznik Nr 19 – Plan Rozwoju Zawodowego .................................................................................77
9.20. Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu Wewnętrznego.............................................78
9.21. Załącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety Poaudytowej.....................................................................8
8
3
11WstępWstęp
1.1. Wprowadzenie.1.1. Wprowadzenie.
Podręcznik procedur Audytu Wewnętrznego Gminy Miasto Lubartów stanowić ma przewodnik dla
Audytora Wewnętrznego ww. Jednostki Samorządu, obejmujący zarówno metodykę audytu wewnętrznego,
jak i zagadnienia związane ze strukturą organizacyjną, umiejscowieniem w strukturze organizacyjnej Gminy
Miasto Lubartów oraz zakresem jej działania1.
Celem tego opracowania jest dostarczenie audytorowi wewnętrznemu, kierownikom wewnętrznych
komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Lubartów , kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy
Miasto Lubartów oraz Burmistrzowi Miasta Lubartów, a także innym pracownikom zasad, wskazówek i
porad, mających ułatwiać im zrozumienie misji, celów, roli i zadań audytu wewnętrznego oraz służyć im w
ich bieżącej działalności. Zasady i procedury zamieszczone w opracowaniu uwzględniają przepisy prawne
dotyczące audytu wewnętrznego tj. przepisy ustawy o finansach publicznych2, rozporządzenia w sprawie
przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego3 oraz Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu
Wewnętrznego Instytutu Audytorów Wewnętrznych4. Do spraw nieuregulowanych niniejszymi procedurami
mają zastosowanie ww. przepisy.
1 Opracowanie własne na podstawie podręcznika procedur zespołu audytorów wewnętrznych Ministerstwa Finansów. Przy tworzeniu korzystano z opracowanego przez Ministerstwo Finansów - Podręcznika audytu wewnętrznego w administracji publicznej, zawiera ono jednak uszczegółowienia wynikające ze specyfiki działalności takiej jednostki sektora finansów publicznych jaką jest Gmina Miasto Lubartów. Opracowane i przyjęte do stosowania w Audycie Wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów rozwiązania, oparto na niektórych elementach metodyki audytu wewnętrznego prezentowanych przez K. Czerwińskiego i H. Grocholskiego w pracy pt. Podstawy audytu wewnętrznego oraz stosowanych w audycie zewnętrznym przez firmę audytorską Ernst & Young.
2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240) – dalej ustawa o finansach publicznych
3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108) – dalej rozporządzenie Ministra Finansów
4 The International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing – tzw. The Red Book – wydanie polskie “Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego”, Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska, Warszawa, 2009 r.
4
1.2. Zarządzanie Jednostką a rola audytu wewnętrznego.1.2. Zarządzanie Jednostką a rola audytu wewnętrznego.
Stosownie do przepisów ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za prowadzenie
gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym kontroli zarządczej spoczywa na
kierowniku każdej jednostki. W Gminie Miasto Lubartów zadania związane z kontrolą zarządczą i audytem
wewnętrznym wykonuje Burmistrz Miasta Lubartów.
Przepisy przedmiotowej ustawy nałożyły na Burmistrza Miasta Lubartów obowiązek stworzenia
systemu kontroli zarządczej.
Dla kierownictwa Jednostki5, odpowiedzialnego za gospodarkę finansową jest niezwykle istotne
właściwe działanie systemu kontroli zarządczej, a w szczególności jej podsystemu –kontroli wewnętrznej i
finansowej. Niezależny, profesjonalny i obiektywny audyt wewnętrzny stanowi dla kierownictwa jedno z
istotnych źródeł informacji o funkcjonowaniu Gminy Miasto Lubartów. Dzięki informacjom uzyskanym od
audytora wewnętrznego osoby te mogą ocenić, czy wdrożone przez nich systemy kontroli spełniają swoje
zadania.
Należy podkreślić, że odpowiedzialność za:
opracowanie i stosowanie skutecznego systemu kontroli zarządczej,
zarządzanie ryzykiem
spoczywa tylko i wyłącznie na Kierownictwie. Przy czym badanie kontroli zarządczej przez audyt
wewnętrzny czy zewnętrzny nie zwalnia kierownictwa z odpowiedzialności za właściwy i skuteczny system
kontroli.
Rolą audytu wewnętrznego jest:
dokonanie oceny i przyczynie się do usprawnienia zarządzania ryzykiem, systemów kontroli
i systemów zarządzania poprzez dokonanie ich oceny,
przedstawienie niezależnej oceny ryzyka,
wsparcie kierownictwa w zarządzaniu ryzykiem poprzez dostarczanie opinii o skuteczności
działań podjętych w celu ograniczenia ryzyka.
1.3. System kontroli zarządczej.1.3. System kontroli zarządczej.
System kontroli zarządczej w Gminie Miasto Lubartów tworzy się z uwzględnieniem przepisów
ustawy o finansach publicznych. W Gminie Miasto Lubartów wdraża się system uwzględniający ponadto:
5 Kierownictwo Jednostki – to osoby zajmujące kierownicze stanowiska w Urzędzie Miasta Lubartów – Burmistrz Miasta Lubartów, Z-ca Burmistrza Miasta Lubartów, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta , natomiast kierownictwo liniowe to Naczelnicy Wydziałów i ich zastępcy, Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Lubartów, w przypadku Gminy Miasto Lubartów osobą odpowiedzialną za gospodarkę finansową jest Burmistrz Miasta Lubartów.
5
standardy kontroli zarządczej wydane przez Ministra Finansów oraz metodykę COSO II (ERM – Enterprise
Risk Management).
Na system kontroli zarządczej w Gminie Miasto Lubartów składają się następujące elementy:
środowisko wewnętrzne - w tym określone, istotne predyspozycje pracowników, takie jak ich
uczciwość, wyznawane i praktykowane przez nich wartości etyczne oraz posiadane umiejętności
i wiedza, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień i odpowiedzialności
zarządzanie ryzykiem - sposób w jaki Gmina Miasto Lubartów rozpoznaje ryzyko, analizuje je i
nim zarządza,
czynności kontrolne (działania kontrolne) - czyli zasady i procedury przyjęte przez
kierownictwo, które umożliwić mają realizację przyjętych celów,
informacja oraz przekazywanie informacji (komunikowanie) - sposób gromadzenia i wymiany
informacji niezbędnej do zarządzania Gminą Miasto Lubartów,
monitorowanie całego procesu kontroli wewnętrznej oraz szybkie wprowadzanie zmian
(usprawnienia) wymaganych z uwagi na zmieniające się warunki działalności.
Środowisko wewnętrzne stanowi ramy, w których działają różne elementy kontroli. Obejmuje styl
zarządzania (w tym strukturę organizacyjną oraz sposób przydziału obowiązków i funkcji kontroli), kulturę
jednostki organizacyjnej i świadomość zawodową pracowników, ich ogólne nastawienie oraz świadomość
o działaniach kierownictwa w dziedzinie kontroli zarządczej.
Ustalenie celów, jakie jednostka ma osiągnąć to warunek wstępny zarządzania ryzykiem. To identyfikacja
i analiza zagrożeń w osiąganiu celów, określenie sposobów ich traktowania oraz ustanowienie mechanizmów
identyfikacji i traktowania zagrożeń. Zarządzanie ryzykiem to domena kierownictwa Jednostki. Rolą audytu
wewnętrznego jest przedstawienie niezależnej oceny ryzyka i wspieranie Kierownictwa w skutecznym
6
zarządzaniu ryzykiem. To wspieranie odbywa się poprzez dostarczanie Kierownictwu opinii o skuteczności
działań podjętych w celu ograniczania prawdopodobieństwa oraz skutków wystąpienia ryzyka.
Celem zarządzania ryzykiem jest ograniczenie ewentualnych negatywnych skutków do akceptowalnego
przez kierownictwo poziomu. Jednostka powinna posiadać jednolitą strategię zarządzania ryzykiem,
w odniesieniu do poszczególnych komórek wewnętrznych i do całej Jednostki. Podejmowane działania mogą
dotyczyć prawdopodobieństwa, wpływu i kombinacji tych czynników, wymagają przede wszystkim
identyfikacji ryzyka, następnie oceny i dopiero podjęcia działań przeciwdziałających lub ograniczających
ryzyko. Zarządzanie ryzykiem to proces ciągły. Dlatego też powinien obejmować monitorowanie i ocenę
podjętych działań. Ciągłość procesu nie oznacza, że wystarczy jednorazowa realizacja całego cyklu.
Niezbędne jest działanie ciągłe ponieważ nowe ryzyka pojawiają się w najmniej spodziewanych momentach.
A właściwy i stały system monitorowania i oceny pozwala na podejmowanie właściwych decyzji we
właściwym czasie.
Działania kontrolne to działania przeciwdziałające ryzyku, stanowiące odpowiedź na ryzyko. Przed
podjęciem decyzji o sposobie postępowania z ryzykiem należy ustalić rodzaje ryzyka oraz jakie poziomy
poszczególnych rodzajów ryzyka są przez kierownictwo akceptowalne. Następnie ustalić jakie środki są
niezbędne w celu skutecznego ograniczenia ryzyka i czy środki te są dostępne. Mechanizmy kontroli mające
na celu zapobieganie, wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości, służą m.in. do:
praktycznego zabezpieczenia uporządkowanego i skutecznego prowadzenia działalności,
zgodności z przyjętą polityką wewnętrzną,
zabezpieczenia majątku,
wykrywania oszustw i nieprawidłowości,
prowadzenia dokładnej i rzetelnej księgowości,
przygotowania na czas rzetelnych informacji finansowych.
Informacja i komunikowanie polega na zapewnieniu dostępu do bieżących informacji w formie i czasie
umożliwiającym personelowi wykonywanie obowiązków.
Monitorowanie to proces, który ocenia jakość funkcjonowania systemu w czasie, to regularne działania
kierownicze i nadzorcze oraz inne działania podejmowane przez personel przy wykonywaniu obowiązków.
Powyższe komponenty nie funkcjonują w izolacji, lecz są ze sobą wzajemnie powiązane. Są również
powiązane z działaniami operacyjnymi i strategicznymi Jednostki. Relacja pomiędzy działaniami
operacyjnymi zasadniczą działalnością jednostki, a kontrolą ma istotne znaczenie:
działania operacyjne mają na celu realizację celów i zadań danej jednostki.
funkcje kontrolne pomagają w zapewnieniu, aby działania te realizowały wyznaczone cele.
7
Należy zrozumieć, że na system kontroli zarządczej wpływ wywiera kierownictwo jednostki i jej
pracownicy. Jest tak skonstruowany, aby reagować na ryzyka i dawać odpowiednie zapewnienie, co do
realizacji celów przez jednostkę.
22Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto LubartówAudyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów
2.1. Definicja audytu wewnętrznego.2.1. Definicja audytu wewnętrznego.
Zgodnie z ustawą o finansach publicznych:
Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra
kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę
kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena, o której mowa, dotyczy w szczególności
adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub
jednostce.
Definicję tą należy postrzegać również poprzez pryzmat międzynarodowych standardów audytu
wewnętrznego, opracowanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych (The Institute of Internal Auditors –
The IIA Inc.), które definiują audyt wewnętrzny w sposób następujący:
Audyt wewnętrzny stanowi niezależne, obiektywne działania o charakterze zapewniającym i
doradczym, zaprojektowane w celu przysporzenia dodatkowej wartości i usprawnienia działalności
danej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzenie
systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i poprawy skuteczności w zakresie procesów
zarządzania ryzykiem, kontroli i kierowania (governance) organizacją.
Należy pamiętać, że zgodnie z oczekiwaniami, co do działań audytu wewnętrznego w polskim sektorze
publicznym, ma on być realizowany zgodnie ze standardami międzynarodowymi, zarówno w kategoriach
celów jak i zakresu.
Poniżej wymieniono podstawowe rodzaje audytu:
Audyt finansowy, który koncentruje się na sprawozdaniach finansowych (budżetowych) badanej
jednostki i sprawdza, czy odzwierciedlają one rzetelnie i jasno jej sytuację.
audyt operacyjny (działalności, programu) (z ang. operational audit, performance audit, program
audit) – koncentruje się na wykorzystaniu zasobów i celach operacyjnych, programowych lub
poszczególnych działań lub funkcji;
8
audyt zgodności ( compliance audit) – bada, czy jednostka przestrzega przepisów prawa i innych
obowiązujących ją regulacji;
audyt informatyczny (IT audit) – skupia się na integralności i bezpieczeństwie systemów
informatycznych;
Audyt wewnętrzny jest narzędziem zarządzania służącym kierownictwu jednostki do uzyskania
niezależnego i racjonalnego zapewnienia, że:
cele postawione przed jednostką są wykonywane;
zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub przyjęte
przez kierownika jednostki są wdrażane i przestrzegane;
mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla
prawidłowego działania jednostki.
Za ustanowienie funkcji audytu wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów odpowiedzialny jest
Burmistrz Miasta Lubartów. Zapewnia on zgodnie z ustawą o finansach publicznych organizacyjną
odrębność wykonywania zadań przez audyt wewnętrzny. Audyt wewnętrzny winien być funkcjonalnie
niezależny od pozostałych komórek wewnętrznych i podlegać bezpośrednio Burmistrzowi Miasta Lubartów.
Audyt wewnętrzny Gminy Miasto Lubartów prowadzi audytor wewnętrzny zwany dalej
„audytorem -usługodawcą” (art. 278 ust.1 , art. 279 ust.1 ppkt 1 oraz art. 279 ust. 2 i 3
ustawy o fin. publ.).
Audytor wewnętrzny nie jest uprawniony do podejmowania decyzji o charakterze władczym. Nie
może również odpowiadać za jakikolwiek rodzaj działalności Gminy Miasto Lubartów, jaki jest poddawany
audytowi. Audytor Wewnętrzny ze względu na konieczność zachowania obiektywizmu i bezstronności nie
może przyjmować na siebie odpowiedzialności za działania operacyjne Gminy Miasto Lubartów. Nie wolno
mu także przeprowadzać zadania audytowego własnych wyników pracy.
Kierownictwo Gminy Miasto Lubartów jest odpowiedzialne za:
ustanowienie elementów systemu kontroli zarządczej,
zapewnianie adekwatności, efektywności i skuteczności stosowanych mechanizmów kontroli.
Mechanizmy kontroli nie powinny być wdrażane wyłącznie w następstwie zaleceń audytora. Jeżeli zalecenia
audytora są jedynym uzasadnieniem dla wprowadzenia lub modyfikacji danego mechanizmu kontroli, może
to być sygnał, że odpowiedzialni kierownicy komórek wewnętrznych nie są wystarczająco przekonani o
konieczności ich wprowadzenia. Aby uniknąć takiej sytuacji, audytor nie może dostarczać ani im, ani
Burmistrzowi Miasta Lubartów gotowych rozwiązań. Kierownicy tych komórek bądź Burmistrz Miasta
Lubartów na podstawie informacji uzyskanych od audytora powinni zaprojektować odpowiednie procedury i
9
mechanizmy. Wspomniane elementy systemu kontroli zarządczej stanowią sposób wdrożenia ogólnych
założeń Kierownictwa dotyczących zarządzania Jednostką do praktyki działalności Gminy Miasto Lubartów.
2.2. Zakres audytu wewnętrznego.2.2. Zakres audytu wewnętrznego.
Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności i skuteczności systemu kontroli
zarządczej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań, a w szczególności:
przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli oraz wiarygodności i rzetelności informacji
operacyjnych, zarządczych i finansowych;
ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;
ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz programów, strategii
i standardów ustanowionych przez kompetentne i właściwe podmioty;
ocenę zabezpieczenia mienia;
ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów;
przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania Jednostki
z planowanymi wynikami i celami;
ocenę dostosowania działań Jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub
kontroli.
Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów może objąć zakresem swojego badania wszystkie
obszary działania komórek wewnętrznych i jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Lubartów.
2.3. Niezależność i obiektywizm2.3. Niezależność i obiektywizm
2.3.1. Niezależność 2.3.1. Niezależność
Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta
Lubartów, który zapewnia mu organizacyjną niezależność.
Audytor Wewnętrzny jest niezależny w zakresie planowania pracy audytu wewnętrznego,
przeprowadzania zadań audytowych i składania sprawozdań z ich ustaleń. Niezależność w zakresie
planowania oznacza, że Audytor Wewnętrzny przygotowuje plany audytu oraz plany zadań audytowych –
programy audytu, stosując obiektywny i profesjonalny osąd w oparciu o analizę ryzyka.
Niezależność audytu jest zachowana, jeżeli priorytety Kierownictwa zostaną uwzględnione w
procesie planowania. Jednak Audytor Wewnętrzny decyduje jaką wagę przyznać tym priorytetom, innymi
słowy niezależnej analizie ryzyka dokonanej przez Kierownictwo.
10
Audytor Wewnętrzny wspomaga Burmistrza Miasta Lubartów w realizacji celów i funkcji
wyznaczonych przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego, akty prawa wewnętrznego, a także inne
dokumenty o charakterze programowym.
Realizacja zasady niezależności oznacza również nieograniczony dostęp do Burmistrza Miasta
Lubartów i składanie raportów w imieniu własnym.
Jednocześnie audytor wewnętrzny musi zachowywać swoją niezależność i postępować zgodnie z
ustalonymi normami etyki zawodowej i standardami audytu wewnętrznego (Kartą Audytu Wewnętrznego i
Kodeksem Etyki) .
Należy zauważyć, że prawdziwa niezależność bierze się nie tylko z niezależności organizacyjnej czy
funkcjonalnej, ale powinna istnieć również w umysłach audytorów, którzy muszą wykonywać swoją pracę
w obiektywny sposób. Wytyczne dotyczące zapewnienia obiektywizmu przedstawione są w Kodeksie etyki
audytora wewnętrznego.
2.3.2. Obiektywizm2.3.2. Obiektywizm
Audytor w każdej sytuacji dąży do wykonywania swoich obowiązków w sposób obiektywny. Swoje
ustalenia i zalecenia musi opierać na faktach, a nie na wrażeniach, jakim uległ w czasie dokonywania badań.
Nie jest istotne, co audytor wie na temat badanego systemu, a jedynie jakie informacje i fakty ma
udokumentowane. Stąd bardzo ważnym w działaniach audytora jest właściwe ich dokumentowanie.
Powinien pamiętać, że jego działalność jest tylko usługą świadczoną kierownictwu, które ma mieć zaufanie
do wyników jego pracy.
Audytor wewnętrzny nie może dostosowywać swoich ocen w sprawach dotyczących audytu do
oczekiwań innych osób. Konieczne, aby czuł się przekonany, że dostarcza produkt o wysokiej jakości i że
nie poczynił w tej kwestii żadnych ustępstw. Zadania audytowe muszą być wykonywane w taki sposób, aby
audytor wewnętrzny nie był stawiany w sytuacjach, w których czułby się niezdolny do wydawania
obiektywnych, zgodnych z jego umiejętnościami i wiedzą zawodową opinii.
Zadania audytora wewnętrznego muszą być wyznaczane w taki sposób, aby uniknąć potencjalnych i
rzeczywistych konfliktów interesów oraz uprzedzeń czy stronniczości. Jeżeli wystąpi sytuacja konfliktu
interesów audytor wewnętrzny składa sprawozdanie Burmistrzowi Miasta Lubartów. Burmistrz Miasta
Lubartów rozpatrzy daną sytuację konfliktu i podejmie decyzję co do wyznaczenia audytora zewnętrznego
do wykonania zadania.
Audytor wewnętrzny musi powstrzymać się od oceny działalności operacyjnej, za którą był uprzednio
odpowiedzialny. Ograniczenie obiektywizmu następuje, jeżeli audytor wewnętrzny bada obszar działań, za który był
odpowiedzialny w ciągu roku poprzedzającego6.
6 Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - Standard 1130.A1.
11
2.4. Biegłość i należyta staranność zawodowa
2.4.1. Biegłość2.4.1. Biegłość
Audytor Wewnętrzny musi posiadać wiedzę, umiejętności i inne kompetencje potrzebne do
wykonywania indywidualnych obowiązków. Wiedza, umiejętności i inne kompetencje to ogólne
określenie odnoszące się do zawodowej biegłości wymaganej od Audytora Wewnętrznego, aby mógł
skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Jeżeli Audytorowi brakuje wiedzy, umiejętności lub innych
kompetencji niezbędnych do wykonania całości lub części zadania, musi on pozyskać odpowiednią pomoc
i wsparcie merytoryczne.
Audytor Wewnętrzny musi mieć wystarczającą wiedzę pozwalającą na oszacowanie ryzyka oszustwa
oraz ocenę sposobu zarządzania tym ryzykiem w organizacji, ale nie oczekuje się posiadania wiedzy
specjalistycznej wymaganej od osób, których podstawowym obowiązkiem jest wykrywanie i
prowadzenie dochodzeń w sprawie oszustw.
Audytor Wewnętrzny musi posiadać wiedzę o podstawowych ryzykach i mechanizmach kontrolnych
związanych z wykorzystaniem informatyki oraz znać dostępne wspomagane komputerowo techniki
audytu. Jednakże nie oczekuje się wiedzy specjalistycznej, takiej jak od audytorów, których
podstawowym obowiązkiem jest audyt informatyczny.
Jeżeli Audytorowi Wewnętrznemu brakuje wiedzy, umiejętności lub innych kompetencji niezbędnych
do wykonania całości lub części zadania doradczego, musi odmówić realizacji takiego zadania lub
pozyskać odpowiednią pomoc i wsparcie merytoryczne.
Audytorowi wewnętrznemu stawia się wysokie wymagania dotyczące umiejętności zawodowych,
umiejętności postępowania z ludźmi na wszystkich szczeblach Jednostki oraz zdolności do twórczego
myślenia. Audytowani oceniają działanie i instytucję audytu wewnętrznego na podstawie kontaktów
z audytorem. Postawa audytora, który nie spełnia zakładanych wysokich standardów wykonywania tego
zawodu, profesjonalizmu, obiektywizmu, należytej staranności prowadzenia audytu może zaszkodzić jego
wizerunkowi.
Audytor powinien umieć przystosować się do nieustannie zmieniającego się środowiska, z którym
spotyka się w ramach wykonywania różnorodnych zadań audytowych, a także szybko zdobywać wiedzę
dotyczącą nowych technik i nowych usług, jakie świadczy Gmina Miasto Lubartów. Koniecznym jest, aby
audytor w sporządzanych przez siebie dokumentach i sprawozdaniu potrafił przedstawić prostym,
przejrzystym językiem problemy opisane specjalistycznym (technicznym czy urzędniczym) językiem.
Zalecenia sformułowane w trakcie wykonywania zadania audytowego powinny opierać się na
faktach, ale fakty nie mogą zostać pozbawione właściwego im kontekstu. Audytor musi dokonać oceny
12
istotności ustaleń, jakie przyniosło zadanie audytowe w sposób obiektywny, czyli pozbawiony dążenia do
osiągnięcia jakichkolwiek własnych osobistych celów.
2.4.2. Należyta staranność zawodowa.2.4.2. Należyta staranność zawodowa.
Zachowanie należytej staranności zawodowej przez audytora oznacza staranne i sprawne
posługiwanie się umiejętnościami audytorskimi w taki sposób, jakiego oczekiwać można od rozważnego
i kompetentnego audytora wewnętrznego działającego w takich samych lub podobnych okolicznościach.
Standard należytej staranności wymaga zachowania racjonalnie uzasadnionego stopnia dbałości
i kompetencji. Przestrzeganie tego standardu w praktyce nie zapewnia jednak nieomylności audytora czy też
nadzwyczajnych wyników jego działania. W związku z tym audytor wewnętrzny nie może w sposób
bezwzględny zapewnić, że przypadki błędów lub nieprawidłowości w badanych systemach w ogóle nie
występują. Nie należy zapominać, że audytor zazwyczaj nie dysponuje takim zasobem wiedzy
specjalistycznej, jaki charakteryzuje pracowników merytorycznych.
Staranność zawodowa powinna być odpowiednia do stopnia złożoności przeprowadzanego zadania
audytowego. Działanie z należytą starannością zawodową wymaga zatem, by przy realizacji danego zadania
audytowego tak zaplanować zakres prac, aby było możliwe osiągnięcie celów audytu. Czynności zawodowe
audytora muszą być odpowiednie do znaczenia obszaru poddawanego audytowi, prawdopodobieństwa
wystąpienia błędów i nieprawidłowości oraz efektywności stosowanego systemu kontroli wewnętrznej.
Działanie z należytą starannością wymaga również dążenia do sytuacji, w której korzyści związane z
realizacją zadań audytowych będą większe lub równe poniesionym na ich realizację nakładom.
Należyta staranność wyraża się w postępowaniu zgodnym z przyjętymi wskazówkami
metodycznymi oraz stosowaniu się do ogólnie przyjętych standardów audytu wewnętrznego.
2.5. Skład audytu wewnętrznego.2.5. Skład audytu wewnętrznego.
W celu zapewnienia realizacji funkcji określonych w Karcie Audytu Wewnętrznego7 (w Gminie
Miasto Lubartów –– Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego Gminy Miasto Lubartów), audyt
wewnętrzny prowadzi Audytor – Usługodawca.
Biorąc pod uwagę:
liczbę pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Lubartów,
wielkość budżetu oraz złożoność struktur realizujących budżet Gminy Miasto Lubartów,
złożoność struktur wewnętrznych Gminy Miasto Lubartów
7 Karta Audytu Wewnętrznego to oficjalny, sporządzony na piśmie dokument określający cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego. Określa miejsce audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej jednostki, upoważnia do dostępu do akt, personelu i obiektów fizycznych w zakresie wymaganym do realizacji prac audytorskich, opisuje zakres prac audytu wewnętrznego i jest zatwierdzony przez kierownika jednostki i wdrożony do stosowania.
13
przyjęto zasadę, iż Audytor Wewnętrzny nie specjalizuje się w określonym rodzaju audytu, dlatego też
określono odpowiednie obowiązki oraz uprawnienia audytora- usługodawcy. Takie rozwiązanie umożliwia
wykonywanie różnorodnych zadań co korzystnie wpływa na uzyskanie przez audytora wszechstronnych
kwalifikacji i zmniejsza koszty związane z zatrudnieniem większej liczby audytorów (o poszczególnych
specjalizacjach).
Przyjęte rozwiązanie powoduje jednak ryzyko związane z przeznaczaniem przez Audytora – Usługodawcę
Gminy Miasto Lubartów stosunkowo dużo czasu na zapoznanie się z komórkami audytowanymi oraz
większą potrzebę szkoleń lub powołania rzeczoznawcy do przeprowadzenia zadań specjalistycznych.
2.6. Zasady działania. 2.6. Zasady działania.
Celami Audytora - Usługodawcy Gminy Miasto Lubartów są :
dostarczenie, w oparciu o ocenę systemu kontroli, racjonalnego zapewnienia8
że Gmina Miasto Lubartów funkcjonuje prawidłowo,
niezależna i obiektywna ocena procesów, systemów oraz procedur istniejących
w Gminie Miasto Lubartów,
analiza poszczególnych rodzajów ryzyka, przed jakimi stoi Gmina Miasto Lubartów
oraz środowiska kontroli wewnętrznej, w celu ustalenia planu audytu opartego na
ocenie ryzyka, a w szczególności ocena efektywności procesu zarządzania ryzykiem,
wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanych
systemach,
składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń oraz, tam gdzie to jest właściwe,
przedstawianie uwag i wniosków dotyczących poprawy.
Aby zapewnić spełnienie celów audytu wewnętrznego należy przyjąć szereg podstawowych zasad działania,
takich jak:
zapewnienie wysokiej jakości audytu,
przełożenie zasobów audytu wewnętrznego na obszary ryzyka – tzw. cykl audytu (czyli długość
okresu potrzebnego do objęcia audytem wszystkich zidentyfikowanych obszarów ryzyka). Cykl
ten powinien zamykać się w ramach 3 do 5 lat.
profesjonalizm audytorów,
obiektywizm,
odpowiedzialność Burmistrza Miasta Lubartów za system kontroli wewnętrznej w Gminie
Miasto Lubartów ukierunkowane podejście na poprawę działania Gminy Miasto Lubartów – ze
8 Racjonalne zapewnienie to satysfakcjonujący poziom zaufania przy danych kosztach, korzyściach i stopniu ryzyka
14
względu na fakt, że audytor zajmuje się testowaniem i oceną elementów systemu kontroli
zarządczej, zainteresowany jest, aby jego ustalenia przyczyniły się do poprawy działalności
audytowanej komórki w przyszłości. Ważne jest, aby audytor nie wykorzystywał błędów
wykrytych w trakcie swoich badań do oceniania osób za nie odpowiedzialnych. Błędy jedynie
ujawniają stan rzeczy leżący u ich źródła. Audytora powinno znacznie bardziej interesować
skorygowanie istniejącego problemu niż poszczególne błędy
wyznaczenie poziomu istotności – żaden element działalności Gminy Miasto Lubartów nie jest z
zasady wolny od błędów. Audytor wewnętrzny powinien ustalić, jaki margines błędów nie
stwarza zagrożenia dla działalności, a tym samym jest akceptowalny dla potrzeb audytu.
Audytor, gdy wykryje w trakcie zadania audytowego, że poziom nasilenia błędów zaczyna
stawać się, w nieuzasadnionym stopniu, wysoki; liczba błędów istotnie się powiększa, stają się
coraz poważniejsze; błędy pociągają za sobą skutki finansowe istotnych rozmiarów powinien
skłonić kierownictwo komórki audytowanej do stworzenia stosownych mechanizmów i procedur
służących wykrywaniu i zapobieganiu błędom. Kluczowe jest za każdym razem ustalenie przez
audytora we współpracy z Burmistrzem Miasta Lubartów lub kierownikiem poddanej audytowi
komórki wewnętrznej, jakie skutki finansowe lub jaki poziom występowania błędów zostaną
uznane za istotne. Z kolei bardzo niewielkie nasilenie błędów w danym rodzaju działalności
może skłaniać audytora do wniosku, że mechanizmy kontroli są nadmiernie rozbudowane w
stosunku do potrzeb.
swobodny obieg informacji – swoboda porozumiewania się – praca zespołowa,
charakterystyczna dla audytu wewnętrznego, wymaga swobodnego obiegu informacji w sposób
formalny, jak i nieformalny, zarówno w górę jak i w dół hierarchii organizacyjnej Jednostki.
ustawiczne doskonalenie zawodowe.
2.7. Założenia operacyjne Audytu Wewnętrznego w 2.7. Założenia operacyjne Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów..
2.7.1. Zadania. 2.7.1. Zadania.
Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowym
zadaniem audytu wewnętrznego są czynności o charakterze zapewniającym. Działania o charakterze
doradczym mogą być wykonywane jedynie o ile ich charakter nie narusza zasad obiektywizmu
i niezależności audytora wewnętrznego.
Działalność audytu wewnętrznego Gminy Miasto Lubartów obejmuje przede wszystkim przegląd,
ocenę i weryfikację stopnia przestrzegania, efektywności oraz adekwatności mechanizmów kontroli. Jest to
funkcja o charakterze weryfikacyjno - doradczym, dlatego Audytor Usługodawca nie może dysponować
15
żadnymi uprawnieniami decyzyjnymi wobec innych osób wewnątrz Gminy Miasto Lubartów. Realizując tę
funkcję audyt wewnętrzny nie ustanawia, ani nie wdraża nowych zasad, procedur i rozwiązań. Audytor
wewnętrzny może dokonywać jedynie przeglądu zasad, planów, procedur oraz innych mechanizmów
kontroli zarządczej w zakresie kompetencji danej komórki wewnętrznej oraz składać sprawozdania
z ustaleniami dotyczącymi możliwych ich ulepszeń.
Działania audytu wewnętrznego w żaden sposób nie zwalniają kierownictwa liniowego, ani innych
pracowników Gminy Miasto Lubartów z obowiązków im przypisanych. Co więcej, audytor wewnętrzny
powinien pomagać, o ile to potrzebne, pracownikom Gminy Miasto Lubartów w zrozumieniu faktu, że sami
pracownicy są odpowiedzialni za mechanizmy kontroli zarządczej i nie powinni polegać jedynie na
ustaleniach audytu w kwestii tworzenia mechanizmów kontrolnych.
Istnieją 2 rodzaje zadań realizowanych przez audyt wewnętrzny:
zadania zapewniające – obejmują obiektywną ocenę dowodów, dokonywaną przez audytorów
wewnętrznych w celu dostarczenia niezależnej opinii lub wniosków na temat działalności
Gminy Miasto Lubartów, operacji, funkcji, procesu, systemu lub innego zagadnienia.
Charakter zadania zapewniającego oraz jego zakres ustalane są przez audytora
wewnętrznego. W usługi te zaangażowane są zwykle trzy strony: (1) osoba lub grupa osób
bezpośrednio związanych z jednostką, operacją, funkcją, procesem, systemem lub innym
zagadnieniem – właściciel procesu (kierownik komórki audytowanej), (2) osoba lub grupa
osób, które dokonują oceny – audytor wewnętrzny oraz (3) osoba lub grupa osób, które
korzystają z oceny – użytkownik.
zadania doradcze – ze względu na swój charakter, wykonywane są zwykle w odpowiedzi na
konkretne zapotrzebowanie zleceniodawcy. Charakter i zakres zadania doradczego są
przedmiotem umowy ze zleceniodawcą. Usługi doradcze zwykle angażują dwie strony: (1)
osobę lub grupę osób oferujących doradztwo – audytora wewnętrznego oraz (2) osobę lub
grupę osób poszukujących i uzyskujących poradę – zleceniodawcę. Podczas świadczenia
usług doradczych audytor wewnętrzny zobowiązany jest zachować obiektywizm i nie
przejmować obowiązków kierownictwa. Usługi doradcze mogą mieć charakter:
- formalnego zadania doradczego – planowanego i wykonywanego zgodnie z pisemną
umową ze zleceniodawcą (lub zaakceptowanym przez zleceniodawcę programem audytu w
zakresie formalnego zadania doradczego),
- nieformalnego zadania doradczego – wykonywanego w ramach działalności rutynowej,
np. podczas udziału w zebraniach doraźnych (ad hoc) oraz rutynowej wymianie
informacji,
- specjalnego zadania doradczego – polegającego na udziale w pracach specjalnie
powołanych zespołów w celu wykonania określonego zadania,
16
- pilnego zadania doradczego – polegającego na udziale w zespole powołanym w celu
przywrócenia lub utrzymania działalności operacyjnej (bieżącej) po awarii lub innym
nadzwyczajnym wydarzeniu, bądź w zespole, którego zadaniem jest pomoc w wykonaniu
szczególnego polecenia lub dotrzymania nietypowego terminu.
2.7.2. Audyt wewnętrzny zlecony. 2.7.2. Audyt wewnętrzny zlecony.
Ustawa o finansach publicznych wprowadziła w art. 292 ust. 1 pkt 1 oraz art. 293 prowadzenie
audytów wewnętrznych zleconych przez Ministra Finansów, Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej
oraz Prezesa Rady Ministrów. Przeprowadzenie takich zadań odbywa się na podstawie odrębnie ustalonych
dla nich zasad przez organy do tego uprawnione.
2.7.3. Relacje z kierownikami i pracownikami innych komórek wewnętrznych.2.7.3. Relacje z kierownikami i pracownikami innych komórek wewnętrznych.
Zasadą obowiązującą w audycie wewnętrznym jest przeprowadzanie zadań audytowych w sposób
kompleksowy i konstruktywny. Zawsze, kiedy jest to możliwe, trzeba występować o pomoc ze strony
personelu danej komórki wewnętrznej w planowaniu i wykonywaniu danego zadania, słuchać jego opinii i
wskazówek. Postawa taka nie może jednak podważać faktu, że audytor wewnętrzny musi mieć
zagwarantowany nieograniczony dostęp do wszelkich dokumentów, wszystkich pracowników oraz
wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu, z zachowaniem przepisów
o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych. W razie potrzeby należy podjąć
odpowiednie kroki dla umożliwienia zbadania informacji poufnych lub tajnych.
W Gminy Miasto Lubartów, aby Audytor Wewnętrzny posiadał poświadczenie bezpieczeństwa
upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych
klauzulą „Zastrzeżone”.
Przed rozpoczęciem (narada otwierająca) oraz zakończeniem (narada zamykająca) każdego zadania
audytowego, należy odpowiednio wcześniej poinformować kierownika właściwej komórki o planowanych
działaniach audytu. W sposób dogodny zarówno dla audytora wewnętrznego i kierownictwa komórki
audytowanej należy uzgadniać terminy spotkań, wywiadów oraz wykonywania innych prac audytowych
w komórce audytowanej tak, aby do niezbędnego minimum ograniczyć zakłócenia w pracy komórki.
Pożądanym jest również, aby w trakcie realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny okresowo
informował kierownictwo komórki wewnętrznej poddawanej audytowi o postępie prac audytowych.
17
2.7.4. Stosunki z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi. 2.7.4. Stosunki z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi.
Audytor wewnętrzny odpowiedzialny jest za koordynację współpracy z audytorami zewnętrznymi
czy kontrolerami. Postawa współdziałania i współpracy to najlepsze określenie relacji występujących
pomiędzy audytem wewnętrznym i audytorami / kontrolerami zewnętrznymi.
W celu zapewnienia koordynacji prac audytu audytor i audytorzy / kontrolerzy zewnętrzni powinni
utrzymywać bezpośrednie oraz w miarę możliwości, stałe kontakty.
Koordynacja działań audytu wewnętrznego z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi powinna
polegać zasadniczo na wzajemnym sprawdzaniu i wzajemnej współpracy, celem zapewnienia:
uzyskania pokrycia maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu,
wymiany informacji,
unikania dublowania wysiłków i kosztów poświęcanych na rutynowe etapy pracy.
W miarę możliwości należy przeprowadzać okresowe spotkania z udziałem audytorów / kontrolerów
zewnętrznych w celu ustalenia właściwych obszarów wzajemnego wspierania się lub możliwości wspólnej
realizacji określonych celów (np. we wspólnych zespołach). Ze względu na występujące różnice celów
miedzy audytem wewnętrznym a audytorami zewnętrznymi czy kontrolerami nie można dopuścić do tego,
aby audyt wewnętrzny wykonywał wyłącznie zadania usługowe wobec audytora czy kontrolera
zewnętrznego.
3. Planowanie.3. Planowanie.
3.1. Planowanie prac audytorskich.3.1. Planowanie prac audytorskich.
Wyróżniamy trzy podstawowe typy planów:
Plan długoterminowy (strategiczny)Plan długoterminowy (strategiczny) – obejmuje okres od trzech do pięciu lat, Plan ten powinien
określać obszary, które mają być zbadane oraz częstość badania przy uwzględnieniu
posiadanych zasobów (Załącznik Nr 2 – Strategiczny Plan Audytu Wewnętrznego na lata…Załącznik Nr 2 – Strategiczny Plan Audytu Wewnętrznego na lata…).
Plan audytu (roczny)Plan audytu (roczny) – zawiera wykaz zadań audytowych, które mają być prowadzone w
najbliższym roku. Określa zakres poszczególnych zadań i potrzeby czasowe. W planie tym
ujmuje się również cykl audytu, tj. okres, w którym zostaną zrealizowane zadania we wszystkich
zidentyfikowanych przez audytora obszarach ryzyka, wynikający ze strategicznego planu audytu
wewnętrznego.
Program audytu (zadania audytowego)Program audytu (zadania audytowego) – to szczegółowy plan służący kierowaniu badaniem
i jego kontroli. Powinien wyznaczać cele audytu, zakres i techniki, które będą stosowane
w trakcie zadania.
18
Prace w zakresie audytu powinny opierać się na ocenie dokonanej przez Audytora Wewnętrznego,
dotyczącej ryzyka istotnych uchybień w obszarach mających być poddanymi audytowi. Opiera się ona na
kryteriach dotyczących istotności i ryzyka. Ocena ryzyka stanowi technikę stosowaną do badania
potencjalnych zadań audytu oraz do wyboru tych zadań, które są narażone na największe ryzyko. Audytor
Wewnętrzny przeprowadza ocenę ryzyka środowiska audytu.
Ocena ryzyka obecna jest na każdym etapie pracy audytora poprzedzającym opracowanie sprawozdania
z przeprowadzenia audytu. Przeprowadzenie oceny ryzyka w szczególności poprzedza sporządzenie
rocznego planu audytu wewnętrznego.
Ryzyko jest to niepewność zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów.
Ryzyko jest mierzone wpływem (wielkością skutków) oraz prawdopodobieństwem jego wystąpienia.
Ograniczenie ryzyka w zakresie działalności Gminy Miasto Lubartów jest podstawowym celem
audytu wewnętrznego.
W procesie oceny ryzyka można wyróżnić trzy etapy:
identyfikacja celów (zadań) Gminy Miasto Lubartów,
identyfikacja obszarów ryzyka,
analiza ryzyka,
w wyniku, której zostają uszeregowane obszary ryzyka pod względem ich ważności dla działania Gminy
Miasto Lubartów a w konsekwencji ustalona kolejność przeprowadzania zadań audytowych.
3.2. Identyfikacja obszarów ryzyka.3.2. Identyfikacja obszarów ryzyka.
Audytor Wewnętrzny identyfikuje wedle własnej zawodowej oceny obszary ryzyka, czyli procesy,
zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia zadania audytowego. Nie istnieje uniwersalny zbiór
obszarów ryzyka. Ich rozpoznanie zawsze zależeć będzie od wiedzy audytora - znajomości celów, działań,
struktury danej komórki wewnętrznej, zakresów odpowiedzialności pracowników itp. oraz od jego intuicji.
Audytor Wewnętrzny zapewnia sobie stały dostęp do wszelkich istotnych źródeł informacji
o wszystkim tym, co dotyczy Gminy Miasto Lubartów. Konieczne jest śledzenie wszelkich zmian w
organizacji - powoływanie nowych komórek, czy grup zadaniowych. Wskazane jest, aby audytor
zapoznawał się z harmonogramami prac poszczególnych komórek wewnętrznych, zbierał i czytał dokumenty
wykorzystywane przez te komórki do monitorowania postępu swoich prac i osiągania celów (np. składane
cyklicznie sprawozdania). Audytor dba o to, aby przy zbieraniu informacji odnoszących się do obszaru
ryzyka mieć możliwość odbywania rozmów z kluczowymi osobami zajmujących się danym problemem,
mieć możliwość przeglądania korespondencji, a także protokółów spotkań i narad. Ważnym dla audytora
wewnętrznego źródłem informacji i ocen o Gminie Miasto Lubartów są informacje publikowane w różnego
rodzaju mediach, np. prasie, telewizji czy internecie.
19
Pomocne dla audytora przy badaniu obszarów ryzyka są także sprawozdania i inna dokumentacja
kontroli dokonywanych przez Regionalna Izbę Obrachunkową (RIO) , jak również dodatkowe ustne
informacje uzyskane od kontrolerów.
Najważniejszym źródłem informacji są w praktyce rozmowy z pracownikami Gminy Miasto
Lubartów. Audytor okazuje swoim rozmówcom jak największe zaufanie, wysłuchuje ich, nie narzuca swoich
wniosków założonych z góry. Należy pamiętać, że pracownicy Gminy Miasto Lubartów na ogół wiedzą
znacznie więcej niż audytor o określonym problemie i mogą zaproponować jego rozwiązanie.
Audytor musi zdobyć zaufanie i podkreślać, że skutkiem zbierania przez niego informacji nie będą
represje ze strony kontrolerów czy kierownictwa, a jedynie ewentualne podjęcie działań prewencyjnych dla
zapewnienia prawidłowego działania Gminy Miasto Lubartów. Nie można przy tym zakładać, że rozmowa
przyniesie zawsze konkretne, pożądane przez audytora ustalenia.
W przypadku informacji pochodzących z ankiety imiennej rozpisanej wśród pracowników należy
zastanowić się, czy są one kompletne i rzetelne. Należy w tym przypadku wziąć pod uwagę obawy
pracowników przed ich przełożonymi albo brak czasu i niechęć do udzielania wyczerpujących wyjaśnień na
piśmie.
Identyfikując obszary ryzyka dokonuje się analizy wyników systemu zarządzania ryzykiem
stosowanego w Gminie Miasto Lubartów, a w razie stwierdzenia, iż nie pozwalają one na właściwe
określenie obszarów ryzyka do objęcia audytem, Audytor dokonuje własnej oceny uwzględniając
następujące obszary:
cele i zadania Gminy Miasto Lubartów,
działania Gminy Miasto Lubartów, które mogą wpływać na opinię publiczną,
przepisy prawne dotyczące działania Gminy Miasto Lubartów,
wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,
wyniki wcześniej dokonywanej oceny wiarygodności, rzetelności i skuteczności systemów
kontroli, w tym kontroli finansowej,
ryzyko w sektorze publicznym,
uwagi pracowników, informacje prasowe i medialne,
liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, liczbę i kwalifikacje
pracowników,
postawy etyczne pracowników Gminy Miasto Lubartów, ich nastawienie i motywacja do
realizacji zadań,
sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.
20
Obszary zadań audytowych typowane są w wyniku wstępnej analizy obszarów ryzyka w komórkach
wewnętrznych, które ze względu na zakres działania, implikacje finansowe, stopień stabilności i złożoność
są szczególnie narażone na wystąpienie nieprawidłowości.
3.3. Analiza ryzyka.3.3. Analiza ryzyka.
Dokonując analizy napływających informacji audytor zwraca uwagę na newralgiczne i wrażliwe
punkty, związane z działalnością Gminy Miasto Lubartów, którymi mogą być np:
działania, które mogą wpływać na opinię publiczną,
cele i zadania Gminy Miasto Lubartów i poszczególnych komórek wewnętrznych,
przepisy prawne dotyczące działania Gminy Miasto Lubartów,
liczba, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
wielkość majątku, którym dysponuje Gmina Miasto Lubartów,
sytuacja finansowa Gminy Miasto Lubartów,
możliwość dysponowania środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, nie podlegających
zwrotowi, przy uwzględnieniu wymogów dawcy,
liczba i kwalifikacje pracowników Gminy Miasto Lubartów,
uwagi pracowników Gminy Miasto Lubartów,
warunki pracy pracowników Gminy Miasto Lubartów,
postawy etyczne pracowników Gminy Miasto Lubartów, ich nastawienie i motywacja do
realizacji zadań,
przewidywane zmiany przepisów prawnych,
zmiana zakresu działania Gminy Miasto Lubartów,
zmiany sposobu działalności, zmiany personelu, struktury organizacyjnej systemu
informatycznego,
specyficzne ryzyka związane ze sprawami, którymi zajmuje się wybrana komórka wewnętrzna,
jakość i bezpieczeństwo używanych systemów informatycznych,
jakość kierowania daną komórką – doświadczenie, kwalifikacje ich kierowników, delegowanie
kompetencji,
wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,
upływ czasu od poprzedniego audytu lub kontroli,
akceptacja ustaleń poprzedniego audytu lub kontroli w danej komórce, podjęte działania
naprawcze,
sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.
21
Opinia Audytora Wewnętrznego decyduje, jaki czynnik będzie miał decydujący wpływ na wybór
pewnego obszaru działalności Gminy Miasto Lubartów, celem objęcia zadaniem audytowym. Przedstawia
propozycje oceny ryzyka w poszczególnych obszarach i ostatecznie dokonuje oceny ważności ryzyka
korzystając z ujednoliconych kryteriów (wag).
Audytor wewnętrzny może wykorzystać wiele metod oceny ryzyka. Może ustalić jego znaczenie
wyłącznie na podstawie opisu ryzyka. Może również tworzyć matryce oceny operujące wieloma kryteriami,
do których przypisana jest odpowiednia waga (lub punktacja). Przykładowo kryteriami zastosowanymi przy
liczeniu istotności ryzyka w matrycy są upływ czasu od poprzedniego audytu lub kontroli i priorytety
kierownictwa.
Innymi metodami, jakie audytor wewnętrzny może wykorzystać przy ocenie ryzyka są: mapa ryzyka
i kwestionariusz oceny ryzyka.
Mapa ryzyka klasyfikuje obszary ryzyka według ich znaczenia i prawdopodobieństwa wystąpienia
w każdym obszarze niepożądanych zdarzeń. Klasyfikacji ryzyka dokonuje się tu w formie matrycy.
Szczególnym zainteresowaniem audytora powinna być obdarzona ta część matrycy, w której ujęte są procesy
o dużym znaczeniu dla Gminy Miasto Lubartów lub komórki wewnętrznej i gdzie zarazem występuje
wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i nieprawidłowości. W Gminie Miasto Lubartów mapę
ryzyka stosuje się przeważnie przy opracowywaniu programu zadnia audytowego.
Kwestionariusz oceny ryzyka (kwestionariusz samooceny) przygotowany przez audytora jest rozsyłany
pracownikom komórki lub szefowi tej komórki do wypełnienia. Jeśli audytor uzna to za stosowne, może
poprosić pracowników o wypełnienie go anonimowo. Może on służyć zdobyciu opinii pracowników
na temat:
kultury organizacyjnej komórki,
wykonywania obowiązujących w niej procedur,
komunikacji między pracownikami a kierownictwem, czy między poszczególnymi komórkami
wewnętrznymi.
Wszelkie istotne obszary ryzyka muszą zostać uszeregowane pod względem stopnia ich priorytetu
(od obszarów, które uzyskały najwyższą wagę do najniższej) na potrzeby planowania zadań audytu oraz
ustalenia cyklu audytu wewnętrznego.
Ważnym jest, aby w ramach pracy nad ustaleniem priorytetów uzyskać odpowiedź na pytanie, które
rodzaje ryzyka są akceptowane przez kierownictwo w całości, a które do pewnego poziomu. Ponieważ
Burmistrz Miasta Lubartów może dojść do wniosku, że są takie rodzaje ryzyka, których wystąpienie nie
zagraża w istotny sposób funkcjonowaniu Gminy Miasto Lubartów i wykonywaniu przez niego zadań,
a zapobieżenie im pochłonęłoby zbyt wiele środków finansowych czy nakładu pracy.
22
W Audycie Wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów, na potrzeby planowania, opracowano, przyjęto
i stosuje się matematyczną metodę analizy ryzyka, której opis zamieszczony został w Załączniku nr 3 –Załączniku nr 3 –
Matematyczna metoda analizy ryzykaMatematyczna metoda analizy ryzyka.
3.4. Roczny plan audytu.3.4. Roczny plan audytu.
Audyt wewnętrzny prowadzony jest według rocznego planu audytu i opiera się na analizie ryzyka.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, audyt wewnętrzny należy prowadzić przez okres wykraczający
poza zasięg rocznego planu audytu.
Audytor Wewnętrzny, we współpracy z Burmistrzem Miasta Lubartów, przygotowuje roczny
plan audytu obowiązujący dla audytu wewnętrznego w następnym roku. Audytor Wewnętrzny i
Burmistrz Miasta Lubartów zatwierdzają plan swoim podpisem nie później niż do końca grudnia.
Roczny plan audytu przedstawia ogólny opis tego, co audyt wewnętrzny zamierza dokonać w ciągu
roku. Zadania audytowe dobiera się w oparciu o ocenę ryzyka, uwzględniając oczekiwania kierownictwa
Gminy Miasto Lubartów, jak również biorąc pod uwagę dostępne fundusze i zasoby ludzkie. Plan audytu
obejmuje w szczególności:
wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka;
wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych;
listę obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające;
informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań
zapewniających;
informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych;
informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających;
informację na temat cyklu audytu.
Audytor Wewnętrzny, na podstawie planu, sporządza roczny harmonogram planowanych zadań,
zawierający planowany termin rozpoczęcia i zakończenia danego zadania, wskazanie komórek
wewnętrznych będących podmiotem zadania, i przekazuje go wszystkim kierownikom komórek
wewnętrznych, w których planowane jest przeprowadzenie audytu w danym roku. Harmonogram ten audytor
zamieszcza również na stronie internetowej Gminy Miasto Lubartów (Załącznik Nr 4 – HarmonogramZałącznik Nr 4 – Harmonogram
przeprowadzania audytu wewnętrznego w … r.przeprowadzania audytu wewnętrznego w … r.).
Do zadań wymagających szczególnych kwalifikacji Audytor Wewnętrzny może zatrudnić, za zgodą
Burmistrza Miasta Lubartów, ekspertów z zewnątrz. Jeżeli potrzebne kwalifikacje fachowe dostępne są w
innych komórkach wewnętrznych Gminy Miasto Lubartów, należy najpierw wykorzystać takich specjalistów
zanim sięgnie się po wynajęcie ekspertów z zewnątrz.
23
Jeżeli uzasadniają to określone okoliczności9, audyt wewnętrzny może być prowadzony poza planem
audytu wewnętrznego. Gdy przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu wewnętrznego
stworzy zagrożenie dla realizacji tego planu, Audytor Wewnętrzny zawiadamia o tym fakcie na piśmie
Burmistrza Miasta Lubartów.
Do końca stycznia każdego roku, Audytor Wewnętrzny przedstawia Burmistrzowi Miasta Lubartów
sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu za poprzedni rok.
Plan roczny audytu oraz sprawozdanie z jego realizacji sporządza się w układzie i szczegółowości,
uwzględniając zapisy rozporządzenia Ministra Finansów.
4.4. Proces audytu.Proces audytu.
Szczegółowe procedury audytu wewnętrznego - proces audytu obejmuje cztery fazy:
planowanie prac audytorskich i analiza ryzyka;
audytowanie / badanie / ocena;
komunikowanie wyników / sprawozdawczość;
późniejsze czynności sprawdzające / ocena wykonania zaleceń audytu.
4.1. Planowanie zadania audytowego.4.1. Planowanie zadania audytowego.
Planując prace audytorskie mamy teoretycznie dwa możliwe do zastosowania rozwiązania.
Rozwiązanie nr 1Rozwiązanie nr 1 - badanie procedur kontrolnych w odniesieniu do zidentyfikowanych, istotnych rodzajów
ryzyka w Gminie Miasto Lubartów – prace audytu obejmują wszelkie procesy10, w których występuje dany
rodzaj ryzyka koncentrując się na tych elementach całego procesu i tych procedurach kontrolnych, które
dotyczą badanego rodzaju ryzyka.
Rozwiązanie nr 2Rozwiązanie nr 2 – badanie procesów i realizowanych w nich procedur kontrolnych, w odniesieniu do
występujących w tych procesach istotnych rodzajów ryzyka – prace audytu obejmują kompleksową analizę
procesu i weryfikację większości czynności oraz mechanizmów kontrolnych, która pozwoli na ocenę całego
procesu pod kątem skuteczności procedur kontrolnych w odniesieniu do zidentyfikowanych rodzajów ryzyka
w procesie.
Przykłady praktycznych rozwiązań wskazują, że podejście procesowe – zawarte w Rozwiązaniu nr 2
– jest zdecydowanie bardziej powszechne w zakresie planowania i realizacji prac audytorskich.
9 § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)
10 Proces to logiczny ciąg czynności, których celem jest dostarczenie klientowi (zewnętrznemu lub wewnętrznemu) określonego wyrobu zgodnego z jego wymaganiami. Wyróżnia się procesy główne i procesy zabezpieczające.
24
Jednakże bez względu na to, które z rozwiązań przyjmuje się do stosowania w audycie
wewnętrznym, audytor stanie przed zadaniem zdefiniowania rodzajów ryzyka istotnego dla komórki
audytowanej oraz zebrania (zinwentaryzowania) wszystkich procesów przez nią realizowanych. Wyniki tej
oceny pozwolą mu ustalić zakres koniecznych prac, które powinny zostać ujęte w planie audytu.
4.1.1. Przydzielanie zadania.4.1.1. Przydzielanie zadania.
Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez
Burmistrza Miasta Lubartów oraz dowód osobisty (Załącznik nr 5 – Upoważnienie do przeprowadzeniaZałącznik nr 5 – Upoważnienie do przeprowadzenia
audytu wewnętrznego). audytu wewnętrznego). W audycie wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów przyjęto zasadę, iż imienne
upoważnienie wystawia się odrębnie dla każdego zadania audytowego.
4.1.2. Identyfikacja i analiza bieżącego ryzyka.4.1.2. Identyfikacja i analiza bieżącego ryzyka.
Do identyfikacji bieżącego ryzyka poza metodami opisowymi oraz obserwacją, może posłużyć Lista
weryfikacyjna celów i planowania zadania audytowego. Celem listy weryfikacyjnej jest udokumentowanie
następujących informacji dotyczących planowania:
przeglądu wcześniejszych dokumentów roboczych audytu, zakresu dotychczasowych zadań
audytowych i sprawozdań z przeprowadzenia zadań audytowych, oraz ustaleń na temat
wymaganych konkretnych działań następczych,
przeglądu okresu trwania poprzednich zadań audytowych w zestawieniu z ustaleniami
i zaleceniami wynikającymi z poprzednich sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych,
oraz ustalenia ich wpływu na bieżące zadanie audytowe,
oceny ryzyka bieżącego zadania audytowego oraz identyfikacji spraw wzbudzających
szczególne obawy z punktu widzenia bieżącego zadania audytowego,
znajomości działalności operacyjnej komórki poddawanej audytowi,
koordynacji audytu z audytorami zewnętrznymi oraz ustalenia wpływu ich pracy na zakres
bieżącego zadania audytowego,
ustalenia konkretnych celów zadania audytowego,
oszacowania czasu i zasobów koniecznych do osiągnięcia celów zadania audytowego (w razie
potrzeby należy powołać eksperta do przeprowadzenia niektórych elementów zadania
audytowego),
opracowania i zatwierdzenia szczegółowego programu zadania audytowego,
komunikowania się ze wszystkimi osobami, które powinny interesować się procesem audytu,
dokumentowania powodów angażowania (informowania) odpowiedniego dla tego typu
rekomendacji szczebla kierownictwa w celu zapewnienia, że wybrany szczebel kierowania
dysponuje odpowiednimi uprawnieniami do wdrożenia uzgodnionych działań naprawczych,
25
komunikowania się z kierownictwem liniowym na temat celów zadania audytowego, oraz
uzyskiwanie jego uwag i sugestii ułatwiających osiągnięcie pozytywnych wyników zadania
audytowego,
w razie potrzeby, zmiany programu zadania audytowego, dla odzwierciedlenia wyników
komunikowania się z kierownictwem liniowym, bądź dla odzwierciedlenia wyników przeglądu
na miejscu,
zatwierdzenia docelowej daty zakończenia zadania audytowego.
Wynikiem identyfikacji i analizy ryzyka w Gminie Miasto Lubartów jest zamieszczenie w programie
zadania audytowego wyszczególnienia istotnych dla zadania ryzyk oraz ich wielkości przedstawionych na
mapie ryzyka (Załącznik Nr 6 – Mapa ryzyka dla programowania zadaniaZałącznik Nr 6 – Mapa ryzyka dla programowania zadania).
4.1.3. Wstępny przegląd.4.1.3. Wstępny przegląd.
Jeżeli okaże się to potrzebne, należy przeprowadzić przegląd w celu zapoznania się z badaną
działalnością, ryzykami i mechanizmami kontroli, co ułatwi wyodrębnienie obszarów, na których powinien
skupić się audyt. Wstępny przegląd polega na zbieraniu informacji o badanej działalności, bez ich
szczegółowej weryfikacji. Do głównych celów takiego badania należą:
zrozumienie badanej działalności,
wyodrębnienie istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania
audytowego,
uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego,
ustalenie czy konieczne jest dalsze badanie.
Badanie wstępne pozwala na zaplanowanie i przeprowadzenie zasadniczych prac audytorskich
w oparciu o uzyskane informacje. Jest też narzędziem umożliwiającym najbardziej efektywne wykorzystanie
zasobów audytu wewnętrznego. Zakres pracy i czas poświęcony na przegląd będą różne. To zróżnicowanie
zależy od wielu czynników, min. od wiedzy i doświadczenia audytora w danej dziedzinie oraz badanej
działalności, rodzaju przeprowadzanego zadania, oraz tego czy przegląd dotyczy kolejnego zadania w danym
obszarze, czy też audytu sprawdzającego. Czas poświęcony na przegląd będzie zależał od wielkości i
złożoności badanej działalności.
Przegląd może się wiązać z zastosowaniem następujących technik:
rozmowy - wywiady z pracownikami danej komórki wewnętrznej;
obserwacji na miejscu / oględziny;
analiz sprawozdań i innych dokumentów przygotowywanych dla kierownictwa komórki;
analizy aktów prawnych i regulacji wewnętrznych dot. badanego obszaru;
procedur analitycznych;
schematów, wykresów (flowchart);
26
testów kroczących (walk-through);
zaprojektowaniu kwestionariuszy kontroli wewnętrznej.
Wyniki wstępnego przeglądu powinny być udokumentowane w zależności od technik jego
przeprowadzania i powinny być uwzględnione w programie zadania.
4.1.4. Program zadania audytowego.4.1.4. Program zadania audytowego.
Program zadania audytowego stanowi szczegółowy plan pracy do wykonania w toku danego
zadania. Program audytu powinien zawierać następujące elementy (wzór programu stanowi Załącznik Nr 7 –Załącznik Nr 7 –
Program zadania audytowegoProgram zadania audytowego):
oznaczenie zadania audytowego ze wskazaniem jego numeru i tematu,
cel zadania audytowego,
analizę ryzyka,
podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego,
istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem,
wskazówki metodyczne, w tym:
techniki przeprowadzania zadania audytowego,
sposób przeprowadzania zadania audytowego,
problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,
dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób ich badania,
kryteria oceny stanu faktycznego oraz sposób klasyfikacji wyników dla tych kryteriów,
założenia organizacyjne,
harmonogram przeprowadzania zadania audytowego.
Dobrze skonstruowany program umożliwia:
systematyczne planowanie każdego etapu pracy, które można zaprezentować wszystkim
zainteresowanym audytorom,
istnienie narzędzi samooceny działań własnych audytorów,
podstawę do sumarycznego dokumentowania rzeczywiście wykonanych prac,
pomoc w zapoznaniu się przez kolejnych pracowników audytu z istotą poprzednio wykonanych
prac.
W szczególnie uzasadnionych okolicznościach Audytor Wewnętrzny, może dokonać zmiany programu
zadania audytowego w trakcie jego przeprowadzania. Zmiany powinny być udokumentowane (§19 pkt 2 i3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu
wewnętrznego, Dz. U. z 2010r., nr 21 poz. 108).
27
4.1.5. Narada otwierająca.4.1.5. Narada otwierająca.
Po zakończeniu wstępnych etapów planowania zadania audytowego oraz przed rozpoczęciem
zadania audytowego, można przeprowadzić naradę otwierającą z udziałem audytora oraz kierownika lub
wyznaczonego przez niego pracownika komórki wewnętrznej, która ma być poddana audytowi.
Zaproszenie do odbycia narady otwierającej zadanie Audytor Wewnętrzny przesyła z co najmniej
trzydniowym wyprzedzeniem (Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanieZałącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie
audytowe).audytowe).
Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, zakres, kryteria oceny oraz
metodykę przeprowadzania badania, jak również założenia organizacyjne zadania audytowego, aby tym
samym minimalizować możliwe zaburzenia w pracy poddawanego audytowi komórki wewnętrznej, oraz
uzyskać ogólne informacje na temat danej komórki wewnętrznej. Wszelkie ewentualne zastrzeżenia i
sprzeciwy muszą być zamieszczone w aktach audytu w części dotyczącej dokumentów na temat programu
zadania audytowego. Narada otwierająca stanowi okazję do rozpoczęcia budowania dobrych stosunków.
Do spraw, które należy omówić w trakcie narady należą następujące sprawy:
Tematyka i celeTematyka i cele – przegląd podstawowego zakresu i celów zaplanowanych dla danego zadania
audytowego. Zarysowanie ogólnego planu pracy audytu. Podkreślenie, że celem audytu jest
wspomożenie kierownictwa poprzez dostarczenie analiz, ocen, zaleceń, oraz informacji
dotyczących badanych działań.
Założenia organizacyjneZałożenia organizacyjne – wyjaśnienie, w jaki sposób postępować się będzie z ustaleniami,
audytu, np.: rozwiązanie spraw związanych z drobnymi ustaleniami, omawianie wszystkich
ustaleń na bieżąco, aby umożliwić klientowi audytu podjęcie w porę działań naprawczych,
narada zamykająca po zakończeniu czynności audytorskich (na miejscu), przegląd sprawdzający
projekt sprawozdania, oraz dystrybucja formalnego sprawozdania z przeprowadzenia audytu.
Omówienie aktualnego stanu poprzednich ustaleń audytu.
Postępy audytuPostępy audytu – doprowadzenie do jasnego porozumienia z kierownictwem komórki
poddawanej audytowi na temat bieżącego informowania ich personelu o postępach i ustaleniach
audytu. Ustalenie częstotliwości przekazywania aktualizujących informacji o postępach audytu
oraz szczebli kierowniczych, do których będą kierowane informacje aktualizujące na temat
postępów i ustaleń audytu.
Wkład ze strony audytowanej komórkiWkład ze strony audytowanej komórki – zwrócenie się o podanie sugestii dotyczących obszarów
problemowych, w których audytorzy mogą być pomocni dla kierownictwa komórki poddawanej
audytowi. Należy starannie rozważyć wszelkie sugestie i życzenia, aby upewnić się, czy
rzeczywiście zachodzi potrzeba skierowania uwagi audytu na te sprawy. Nie należy angażować
się w działalność operacyjną.
28
Współpraca administracyjnaWspółpraca administracyjna – informacje na temat godzin pracy, dostępu do akt, miejsca
do pracy dla audytora, wymogów dochowania terminów roboczych w działalności komórki
poddanej audytowi oraz uzyskania innych informacji, które mogą być pomocne do ustalenia
harmonogramu działań audytu, tak aby dostosować je do trybu pracy badanej komórki i aby jak
najmniej zakłócać jej pracę.
Przedstawienie się i wizytacjaPrzedstawienie się i wizytacja – zorganizowanie spotkania z pozostałym personelem, z którym
audytor będzie pracować w trakcie zadania audytowego; zorganizowanie wizytacji, obejścia
pomieszczeń dla zaznajomienia się z fizycznym środowiskiem pracy. Efektywna komunikacja
na początku audytu może istotnie wpłynąć na atmosferę, w której prowadzony jest cały audyt.
Z przeprowadzenia narady otwierającej zadanie audytowe sporządza się protokół, który zawiera
informacje o celu, przebiegu i wyniku obrad (Załącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanieZałącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanie
audytowe).audytowe). Protokół podpisują prowadzący naradę Audytor Wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której
jest prowadzony audyt wewnętrzny, albo osoba przez niego wskazana oraz inne osoby uczestniczące w
naradzie.
W sytuacji odmowy podpisania protokołu przez kierownika komórki audytowanej, albo osoby przez
niego wskazanej, Audytor Wewnętrzny czyni o tym fakcie wzmiankę w protokole.
4.2. Czynności audytorskie.4.2. Czynności audytorskie.
Czynności audytorskie obejmują zebranie, analizę, interpretację i utrwalenie informacji
uzasadniających wyniki przeprowadzonego audytu. W tej fazie audytor ma obowiązek uzyskać
i udokumentować (utrwalić) wszelkie informacje związane z celami zadania audytowego. Dlatego tak istotne
są techniki zbierania materiału dowodowego.
4.2.1. Badanie systemów4.2.1. Badanie systemów
Podstawowym zadaniem audytora wewnętrznego jest przegląd systemu kontroli zarządczej i
zarządzania ryzykiem organizacji w celu zapewnienia kierownictwa, że wszystkie wymagania odnośnie
procesów zarządzania organizacją są spełnione.
Aby wydać takie zapewnienie, audytor wewnętrzny musi się upewnić, że:
istniejące narzędzia kontroli są odpowiednie, by bronić organizację przed wpływem różnego
rodzaju ryzyka (zidentyfikowanego);
istniejące narzędzia kontroli działają skutecznie.
Audytor powinien zdecydować, czy narzędzia kontroli są właściwe w odniesieniu do typu i poziomu
zidentyfikowanego ryzyka. Powinien być zainteresowany czy zaprojektowane i ustanowione przez
kierownictwo mechanizmy kontroli są adekwatne i wystarczające, czy nie ma miejsca nadmiar
mechanizmów kontroli lub czy działają one wydajnie.
29
Ocena systemu kontroli zarządczej może być przeprowadzona jako część oceny ryzyka na etapie
planowania rocznego audytu, jak również w trakcie różnych faz planowania i realizacji danego zadania
audytowego.
Ocena mechanizmów kontroli powinna dostarczyć rozsądnego, chociaż nie absolutnego zapewnienia, że
podstawowe elementy systemu są wystarczające do osiągnięcia ich zamierzonych celów ( Załącznik nr 10 –Załącznik nr 10 –
Proces audytu)Proces audytu). Badanie i ocena winny być wystarczająco udokumentowane oraz rzetelnie poparte wynikami
testów, obserwacji i badań. Wykorzystanie metod elektronicznego przetwarzania danych, które może
rzutować na wiarygodność, dokładność czy też przydatność danych finansowych lub statystycznych, oraz
sprawozdań, winno być uwzględnione jako część badania i oceny jego wyników. Celem wszelkich prac
audytorskich jest ocena systemu kontroli zarządczej.
Badając system kontroli zarządczej audytor może posłużyć się kwestionariuszami kontroli lub
listami kontrolnymi. Stanowią one dla audytora pomoc do uzyskiwania potrzebnych informacji od
pracowników badanej komórki na temat mechanizmów kontroli. Kwestionariusze takie konstruuje się w
taki sposób, żeby odpowiedzi negatywne wskazywały na potencjalnie słabe punkty kontroli wewnętrznej.
Negatywna odpowiedź będzie powodować, że audytor będzie się starał ustalić, czy istnieją elementy
kontroli, które kompensowałyby negatywną odpowiedź.
W ocenie mechanizmów kontroli audytor powinien brać pod uwagę następujące czynniki:
typy błędów i nieprawidłowości, które mogą występować,
procedury mechanizmów kontroli służące zapobieganiu i wykrywaniu takich błędów
i nieprawidłowości,
czy zostały przyjęte stosowne procedury i czy są zadowalająco przestrzegane,
słabe strony, które mogłyby umożliwiać wymykanie się błędów i nieprawidłowości istniejącym
mechanizmom kontroli,
wpływ tych słabych stron na charakter, rozłożenie w czasie i stopień nasilenia technik audytu,
które trzeba zastosować.
Badanie systemów to narzędzie, które bardzo łatwo pokazuje występujące w procesie błędy
i pominięcia. Wykorzystując w pracach audytorskich badanie systemów można zaoszczędzić czas, który
poświęcony został na realizację zadania audytowego. Wyniki dają wartość dodaną oraz, co jest równie
ważne, badanie systemów jest niezwykle interesujące i ciekawe dla audytorów. To zalety badania systemów,
natomiast wadami są czas poświęcony na badanie może okazać się straconym i trzeba będzie stosować testy
szczegółowe (rozszerzone testy wiarygodności).
Tylko te funkcje mechanizmów kontroli wewnętrznej, które zostaną uznane za krytyczne albo ważne
dla zachowania siły określonego cyklu transakcji, powinny być testowane i oceniane.
Reasumując, czynności audytorskie obejmują:
30
Badanie wstępne dla uzyskania wewnętrznego zapoznania się z komórką wewnętrzną, obszarem
działalności, bądź procesem i mechanizmami kontroli tam występującymi.
Ustalenie, jakie ustanowiono mechanizmy kontroli. Wstępne próby zarysowania schematów
organizacyjnych, analiz graficznych procesów, oraz notatki opisujące procedury.
Testy kroczące – prześledzenie przebiegu wybranych operacji przez cały system dla
potwierdzenia, czy rzeczywiście funkcjonują tak jak to opisano.
Wstępną ocenę mechanizmów kontroli.
Dokumentowanie – ukończenie kompletowania schematów organizacyjnych, analiz graficznych
przebiegu procesów, oraz notatek opisujących procedury.
Ocenę – dokonanie wstępnej próby oceny efektywności mechanizmów kontroli wewnętrznej.
Testowanie i ponowną ocenę – potwierdzenie, modyfikacja, albo odrzucenie wstępnej próby
oceny systemu mechanizmów kontroli wewnętrznej poprzez zastosowanie testów na wybranych
próbach.
Udokumentowanie wyników takich testów i wniosków dotyczących efektywności systemu
mechanizmów kontroli wewnętrznej.
Jednocześnie należy stwierdzić, że ujęcie chronologiczne czynności audytorskich w praktyce może
się nieco różnić od powyższego modelu. Zawodowy osąd audytora, jego doświadczenie, specyfika badanego
obszaru lub dogłębna wiedza audytora na jego temat mogą uzasadniać odejście od niektórych czynności
bądź przeprowadzenie ich w innej kolejności.
Ponadto praca audytora nie może ograniczać się tylko do poszukiwania błędów. Sprawozdanie
z zadania audytowego nie może być wyliczeniem stwierdzonych nieprawidłowości. Celem testów jest
wsparcie dowodami opinii na temat wiarygodności systemu kontroli zarządczej oraz stwierdzonych ryzyk.
Aby przedstawić wyważoną opinię audytor musi obiektywnie ocenić wyniki testów. Jeżeli testy nie
wykazały żadnych błędów i odstępstw nie oznacza to, że system kontroli wewnętrznej jest skuteczny
w każdym przypadku.
Cechy właściwie opracowanych ustaleń audytu
Kryteria ( Jak powinno być! )
Stwierdzenie stanu istniejącego ( Jak jest! )
Skutek ( Co z tego wynika? )
31
Przyczyna ( Dlaczego tak się stało? )
Zalecenie ( Co należy zrobić, aby było tak jak być powinno, A nie jak
jest? )
KryteriaKryteria ..
Ta cecha polega na ugruntowaniu prawomocności danego ustalenia poprzez identyfikację kryteriów
oceny oraz odpowiada na pytanie: "Na podstawie, jakich norm zostało to osądzone?""Na podstawie, jakich norm zostało to osądzone?" W przypadku audytów
finansowych i audytów zgodności, takie kryteria stanowić mogą dokładność, istotność, ciągłość i stałość
metod, albo zgodność z obowiązującymi zasadami rachunkowości oraz wymogami aktów prawnych. W
przypadku audytów efektywności i gospodarności (skuteczności), kryteria mogą być zdefiniowane w
określeniach misji, działalności albo funkcji; standardach i normach wyników oraz kosztów; wymaganiach
określonych w zobowiązaniach prawnych; celach danego programu; przyjętych zasadach, procedurach, oraz
innych poleceniach służbowych; albo też w innych zewnętrznych źródłach kryteriów.
Stwierdzenie stanu istniejącegoStwierdzenie stanu istniejącego. .
Stwierdzenie stanu określa rodzaj i zakres ustalenia bądź niezadowalającego stanu. Często stanowi
odpowiedź na pytanie: "Jak jest?""Jak jest?" Zazwyczaj, jasne i dokładne stwierdzenie stanu wyłania się z porównań i
wyników uzyskanych przez audytora w odniesieniu do odpowiednich kryteriów oceny.
SkutekSkutek. .
Ta cecha określa rzeczywisty lub potencjalny wpływ na istniejący stan i odpowiada na pytanie: “Jaki“Jaki
to miało/może mieć skutek?to miało/może mieć skutek?". Znaczenie danego stanu rzeczy jest zwykle oceniane poprzez jego skutki.
W przypadku audytów operacyjnych działalności, ograniczenie efektywności i gospodarności, albo nie
osiągnięcie celów danego programu (skuteczność), stanowią właściwe miary skutku. Często znajdują one
wyraz w ujęciu ilościowym, np. środków pieniężnych, liczby zatrudnionych osób, ilości materiałów, liczby
transakcji, albo upływu czasu. Jeżeli rzeczywistego skutku nie da się ustalić, potencjalne lub niewymierne
skutki mogą być czasami przydatne do pokazania znaczenia danego stanu rzeczy.
PrzyczynaPrzyczyna ..
Czwarta cecha określa powody leżące u podłoża niezadowalającego stanu rzeczy lub ustalenia
i odpowiada na pytanie: “Dlaczego tak się stało?"“Dlaczego tak się stało?"
Jeżeli dany stan rzeczy utrzymywał się przez dłuższy czas, albo nasila się, należy także opisać przyczyny
wpływające na takie cechy danego stanu faktycznego.
32
Identyfikacja przyczyny niezadowalającego stanu rzeczy lub określonych ustaleń, stanowi wstępny warunek
sformułowania znaczących zaleceń dotyczących działań naprawczych. Przyczyna może być całkiem
oczywista, jeżeli zalecenia audytu wskazują na konkretny i praktyczny sposób poprawy danego stanu rzeczy.
Jednakże, brak identyfikacji przyczyny w ramach danego ustalenia może również oznaczać, że przyczyna nie
została ustalona z powodu ograniczeń lub wad pracy audytu, albo, że została pominięta, aby uniknąć
bezpośredniej konfrontacji z pracownikami odpowiedzialnymi za niepożądany stan.
ZaleceniaZalecenia . .
Ten ostatni atrybut określa sugerowane działania zaradcze i odpowiada na pytanie: “Co należy“Co należy
zrobić?"zrobić?". Relacja pomiędzy zaleceniem audytu a leżącą u jego podłoża przyczyną danego stanu rzeczy winna
być jasna i logiczna. Jeżeli taki związek istnieje, zalecane działanie będzie najprawdopodobniej wykonalne
i właściwie ukierunkowane. Zalecenia zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu powinny określać,
co trzeba zmienić lub naprawić a nie w jaki sposób i kto. Określenie sposobu i wskazanie osób
odpowiedzialnych za wykonanie zmian należy do obowiązków kierownika komórki audytowanej. Bardziej
ogólne zalecenia (np., aby zwrócić większą uwagę, ponownie podkreślić wagę konkretnych mechanizmów
kontroli, coś przeanalizować albo rozpatrzyć) bywają czasami stosowane w skrótowych sprawozdaniach
kierowanych bezpośrednio do kierownictwa najwyższego szczebla dla zwrócenia uwagi na ustalenia w
sprawie zgodności (z prawem, planami celami itp.), ujawnione w szeregu obszarów.
Zalecenia należy kierować do osoby posiadającej kompetencje do podjęcia odpowiednich działań.
4.2.2. Dokumentowanie czynności audytowych.4.2.2. Dokumentowanie czynności audytowych.
Dokumentacja wspomaga zrozumienie przez audytora mechanizmów kontroli zarządczej.
Dokumentację sporządza się, aby poznać, zrozumieć oraz uzasadnić wyniki oceny. Dokumenty
robocze audytu dostarczają uzasadnień wniosków, do których doszedł audytor w zakresie badania i oceny
mechanizmów kontroli wewnętrznej.
Audytor Wewnętrzny ma prawo wglądu do dokumentów i innych materiałów związanych
z funkcjonowaniem badanej komórki. Może także sporządzać lub uzyskać bezpośrednio od pracowników
audytowanej komórki niezbędne odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia, w tym
również zawarte na elektronicznych nośnikach informacji. Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia do akt
bieżących audytu wewnętrznego określonego dokumentu lub jego części, pracownik komórki, w której jest
przeprowadzane zadanie audytowe, na wniosek audytora wewnętrznego potwierdza odpis lub kopię tego
dokumentu lub zatwierdza zestawienia i obliczenia.
Odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia otrzymane lub opracowane w trakcie
zadania audytowego należy umieścić we właściwym rozdziale akt audytu. Aby zapewnić prawidłową i pełną
ilustrację danego zadania audytowego w aktach audytu, audytor powinien dokumentować wszelkie uzyskane
informacje i włączać je do akt audytu. Dopuszcza się jednakże możliwość, w przypadku gdy informacja,
którą oceniał audytor jest niejawna, lub jest wynikiem analizy na podstawie ewidencji czy ksiąg do
33
zamieszczania w tej analizie lub ocenie informacji o nazwie, miejscu i identyfikacji dokumentów będących
podstawą ustaleń.
Należy dokumentować wszelkie informacje uzyskane w trakcie prowadzonych spotkań, włącznie
z rozmowami telefonicznymi, naradami i wywiadami.
Przebieg narady otwierającej, zamykającej oraz innych narad w trakcie zadania audytowego
dokumentuje się protokołem. Protokół z narady musi zawierać informacje o celu, przebiegu i wyniku narady.
Notatka z rozmowy stanowi dokument, który jest sporządzany według jednolitego wzoru
bezpośrednio po rozmowie lub jeszcze w jej trakcie. Zaleca się, aby notatkę z rozmowy przedstawić osobie,
z którą przeprowadzono dany wywiad w celu autoryzacji, jeżeli miała wtedy miejsce dyskusja na temat
istotnych spraw.
Pracownicy komórki audytowanej mają prawo, z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące
przedmiotu audytu. Audytor Wewnętrzny nie może odmówić włączenia tych oświadczeń do bieżących akt
audytu wewnętrznego.
4.2.3. Techniki badania.4.2.3. Techniki badania.
Podczas czynności audytowych (zarówno na etapie badania wstępnego, jak i na etapie zasadniczego zadania
audytowego) można stosować następujące techniki badania:
Technika Opis Zalety Wady
WywiadJedna z podstawowych technik badania Sprawdza zrozumienie osób, które
sprawują kontrolę
Niewielka ilość dowodów
Obserwacja
Obserwacja działania kontroli, techniki
badania “fizycznego”, dotyczący badania
aktywów występujących w formie
rzeczowej, np. środki trwałe, gotówka.
Metody: oględziny, osobistego
uczestnictwa audytora w czynnościach np.
w inwentaryzacji czy wizytacja.
Dostarcza dowodów
bezpośrednich na działanie
procedur kontroli
Dotyczy określonego
momentu.
Badanie dokumentuWeryfikacja istnienia dokumentu oraz
ocena formalna, rachunkowa i
merytoryczna
Dokumenty są dowodem o
wysokiej wiarygodności, jeśli są
dokumentem
zewnętrznym przygotowanym
przez jednostkę zewnętrzną i
pozostającym pod jej kontrolą
oryginalnym
wykonanym na czas
przy silnej kontroli
Dokumenty są dowodem o
niskiej wiarygodności jeśli
są:
dokumentem
wewnętrznym
kopią
wykonane nieterminowo
przy słabej kontroli
wewnętrznej
34
wewnętrznej
WeryfikacjaUstalenie, czy transakcja faktycznie miała
miejsce, była ważna i została prawidłowo
zaksięgowana (tu: ocena kontroli, nie
potwierdzenie transakcji).
Metody: porównanie, potwierdzenie
negatywne i pozytywne, (testy góra – dół)
Koncentracja na obszarach
problemowych
Uzyskanie dowodów
niezależnych i wiarygodnych
może być trudne. Wybór
próby może być
nieobiektywny.
Powtórzenie czynnościPonowne wykonanie czynności Precyzja Proces pracochłonny i
niekoniecznie dostarczający
dowodów wysokiej jakości
Diagram (flowchart)Prezentacja graficzna procesu lub systemu Przejrzysta prezentacja procesu,
ułatwia identyfikację słabych
punktów i zbędnych czynności
Nie można ocenić ważności
poszczególnych czynności
Metody analityczne: techniki stosowane do zbadania związków między danymi oraz zbadanie ich
wiarygodności.
Techniki Definicja Techniki Przykłady
Analiza trendu
porównuje badany parametr z
bieżącego okresu do wielkości
parametru w poprzednich
okresach.
metody graficzne, średnie ważone,
porównania międzyokresowe,
analiza regresji.
porównanie faktycznych miesięcznych
wydatków budżetowych z budżetem
Analiza
wskaźnikowa
Porównanie danych liczbowych
indeksacja o wspólnej podstawie,
analiza wskaźników finansowych
porównanie pozycji dochodów i wydatków
względem łącznego dochodu,
Analiza
prognostyczna
wykorzystywana do
prognozowania wartości
analizowanej zmiennej w
przyszłych okresach w oparcie o
występowanie wzajemnych
związków.
modelowanie (tworzenie modeli)
metody statystyczne np. prognoza
kosztów wynagrodzeń
na podstawie dostępnych danych.
porównywanie bieżącej informacji
z informacją z poprzedniego okresu,
z planami finansowymi, prognozami,
z innymi jednostkami;
badanie zmian w saldach kont
wcześniejszych okresów
(cel: sformułowanie prognozy dla okresu
bieżącego);
Metody analityczne są pomocne przy wykrywaniu:
nieoczekiwanych różnic,
braku różnic, pomimo, iż się ich spodziewano,
błędów, nieprawidłowości i oszustw,
innych wyjątkowych transakcji lub wydarzeń.
35
Procedury analityczne są najbardziej wiarygodne przy silnej kontroli wewnętrznej
Przy stosowaniu metod analitycznych należy uwzględnić następujące czynniki:
charakter jednostki,
wiedza z poprzednich okresów,
dostępność informacji finansowych i nie-finansowych,
wiarygodność informacji,
zgodność i niezależność informacji z różnych źródeł,
zakres przewidywania saldach na kontach i transakcje z racjonalną dokładnością.
Metody analityczne są wykorzystywane na etapie planowania i zamykania zadania audytowego.
Na etapie planowania ułatwiają:
lepsze zrozumienie procesu, działalności komórki audytowanej,
identyfikację obszarów ryzyk,
identyfikację nietypowych transakcji, zaplanowanie testów.
Metody: Ocena istotnych sald kont, ocena budżetu i prognoz dotyczących komórki audytowanej, wyniki
finansowe i przyszłe plany, zbadanie danych statystycznych, porównanie osiągniętych wyników z budżetem
i celami Jednostki.
Na końcowym etapie zadania audytowego zastosowanie procedur analitycznych wykorzystuje się do sformułowania
ogólnego wniosku czy sprawozdania finansowe odpowiadają wiedzy audytora na temat działalności komórki
audytowanej.
Testy: techniki służące do ustalenia stanu faktycznego w komórce audytowanej poprzez zebranie
dowodów audytowych.
Rodzaje testów Definicja Cel Techniki
Testy przeglądowe Wstępne badanie systemu, które
potwierdza, że dobrze rozumiemy
zasady jego funkcjonowania.
1. Zrozumieć system
2. Zidentyfikować kontrole
3. Znalezienie dowodów
potwierdzających kontrole
Obserwacje, wywiady, badanie
dokumentów, diagram
Testy zgodności Testy dostarczające dowodów na to,
czy procedury kontrolne funkcjonują
i czy są efektywne.
Ocenie podlega system kontroli
Obserwacja, wywiady, analiza, weryfikacja
(porównanie, potwierdzenie negatywne
i pozytywne), testy sheet to floor
(na istnienie)
36
Testy rzeczywiste
Służą zgromadzeniu dowodów
kompletności, dokładności
i ważności informacji zawartych
w zapisach księgowych.
Badaniu podlega transakcja Testy sheet to floor (na istnienie),
Testy floor to sheet (na kompletność)
4.3. Sprawozdawczość.4.3. Sprawozdawczość.
Celem sprawozdań składanych przez audytora wewnętrznego kierownikowi komórki audytowanej i
Burmistrzowi Miasta Lubartów, jest dostarczenie obiektywnych informacji i zaleceń, które umożliwiają
podejmowanie właściwych decyzji. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu stanowi wynik końcowy
każdego zadania audytowego i należy do obowiązków Audytora Wewnętrznego.
4.3.1. Wstępne ustalenia i wnioski.4.3.1. Wstępne ustalenia i wnioski.
Dla każdego zakończonego zadania audytowego audytor powinien opracować projekt sprawozdania
– Wstępne ustalenia i wnioski11, w którym informuje o ustaleniach, uwagach i wnioskach (zaleceniach).
Wstępne ustalenia i wnioski muszą być dokładne, obiektywne, przejrzyste, zwięzłe, konstruktywne,
kompletne oraz terminowe.
Celem opracowywania Wstępnych ustaleń i wniosków z przeprowadzonego audytu jest upewnienie
się, że audytor prawidłowo zrozumiał części składowe systemu oraz zapewnienie kierownikowi komórki
audytowanej możliwości ustosunkowania się i oceny tych ustaleń i wniosków, a także do wyrażenia
własnych ocen i opinii. Wstępne ustalenia i wnioski z przeprowadzonego audytu należy przedstawić
(przesłać) kierownikowi komórki poddanej audytowi z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a
następnie poddać pod dyskusję w trakcie narady zamykającej. Kierownik komórki audytowanej ma także
prawo do przedstawienia wyjaśnień dotyczących wyników. Wstępne ustalenia i wnioski powinny
odpowiednio obejmować te same elementy, co sprawozdanie z zadania audytowego w zakresie kryteriów,
stanu faktycznego, skutków, przyczyn i zaleceń.
4.3.2. Narada zamykająca.4.3.2. Narada zamykająca.
Elementem kończącym zadanie audytowe jest narada zamykająca. Odbywa się ją w celu
przedstawienia Wstępnych ustaleń i wniosków z przeprowadzonego zadania audytowego. Audytor
Wewnętrzny odpowiada za ustalenie terminu narady zamykającej.
Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie audytor wewnętrzny przesyła z co najmniej
trzydniowym wyprzedzeniem - (Załącznik nr 11 – Pismo wZałącznik nr 11 – Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadaniesprawie zwołania narady zamykającej zadanie
11 Wstępne ustalenia i wnioski to przyjęta w audycie wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów nazwa dokumentu dla ustaleń stanu faktycznego, który opracowany jest przez audytora wewnętrznego po przeprowadzeniu zadania audytowego i prezentowany na naradzie zamykającej dane zadanie.
37
audytowe)audytowe). W naradzie zamykającej bierze udział audytor przeprowadzający zadanie oraz kierownik badanej
komórki i wskazani przez niego pracownicy. Audytor wewnętrzny może, zaprosić do uczestniczenia
w naradzie zamykającej osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki. Audytor może przesłać
Wstępne ustalenia i wnioski lub wyciąg z tych ustaleń także do kierowników komórek nie będących
podmiotami zadania, ale w opinii audytora ich wskazówki i uwagi powinny być przedyskutowane na
naradzie.
Należy podkreślić, iż niezwykle ważną dla audytorów wewnętrznych jest obecność w trakcie narady
zamykającej kierownika komórki audytowanej. Ponieważ to do niego przede wszystkim adresowane są
oceny i wnioski z przeprowadzonego zadania audytowego. To również kierownik komórki audytowanej,
jeśli stwierdzi zasadność ocen i wniosków, ma obowiązek wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich
wykonanie oraz wskazać termin ich realizacji oraz powiadomić o tym o tym audytora wewnętrznego i
Burmistrza Gminy Miasto Lubartów 12.
Przed naradą zamykającą, należy przygotować strategię prezentacji wstępnych ustaleń i wniosków.
Powiązane sprawy można połączyć, należy także opracować kolejność prezentacji. Należy unikać takich
punktów na początku prezentacji, które wprowadzałyby elementy mogące wywołać sprzeciw pracowników
komórki poddawanej audytowi. Ustalenia można pogrupować w dwie kategorie i przedstawić je w
następującym porządku:
istotne ustalenia adresowane do kierownictwa najwyższego szczebla.
uwagi – sprawy mniej ważne, które zostaną przedstawione ustnie lub w formie nieformalnej
notatki osobom odpowiedzialnym za nadzór wobec komórki audytowanej.
Celem narady jest poinformowanie kierownictwa komórki poddanej audytowi o wynikach audytu
i o procesie sprawozdawczym, osiągnięcie porozumienia na temat ustaleń oraz zapoznanie z działaniami
naprawczymi zaplanowanymi lub już podjętymi w celu poprawy ewentualnych niedociągnięć ujawnionych
przez audyt. Audytor wewnętrzny powinien dokonać przeglądu celów i zakresu zadania audytowego oraz
procesu sprawozdawczego przed podjęciem dyskusji o ustaleniach audytu.
Należy również wziąć pod uwagę okazję przedstawienia pozytywnych mechanizmów kontroli i
zarządzania, zidentyfikowanych podczas przeprowadzania audytu. Należy sporządzić protokół z narady
zamykającej zawierający informacje o celu, przebiegu i wyniku obrad - (Załącznik nrZałącznik nr 12 – Protokół z narady12 – Protokół z narady
zamykającej zadanie audytowe)zamykającej zadanie audytowe). Protokół ten podpisują uczestnicy narady zamykającej.
W sytuacji odmowy podpisania protokołu z narady zamykającej przez kierownika komórki
audytowanej audytor wewnętrzny czyni o tym fakcie wzmiankę w protokole.
4.3.3. Sprawozdanie.4.3.3. Sprawozdanie.
12 § 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)
38
Po naradzie zamykającej Audytor Wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu
(Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego).Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego).
Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu zawiera następujące elementy:
oznaczenie zadania audytowego,
datę sporządzenia,
nazwę i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
imię i nazwisko audytora wewnętrznego oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego,
cel przeprowadzania zadania audytowego,
podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego,
podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego,
termin, w którym przeprowadzono audyt wewnętrzny,
zwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów zwłaszcza w obszarze poddanym audytowi wewnętrznemu,
ustalenia stanu faktycznego wraz z określeniem kryteriów dokonania ich oceny,
określenie oraz analizę przyczyn słabości kontroli zarządczej,
skutki lub ryzyka wynikające z tych słabości,
zalecenia (rekomendacje) w sprawie usunięcia słabości lub wprowadzenia usprawnień,
opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu
kontroli zarządczej w obszarze objętym zadaniem,
podpis audytora wewnętrznego.
Jasne określenie celu zadania audytowego jest konieczne dla prawidłowej oceny jego wyników.
Wskazanie zakresu audytu umożliwia czytelnikowi sprawozdania zorientowanie się, jakiego obszaru
działalności Jednostki dotyczyło badanie. Aby precyzyjnie określić granice zakresu, można również
wymienić rodzaje działalności, powiązane z badanymi obszarami.
W sprawozdaniu powinny znaleźć się tylko te ustalenia stanu faktycznego (stwierdzone fakty),
które są konieczne do uzasadnienia lub wyjaśnienia uwag i wniosków.
Analiza przyczyn i skutków słabości kontroli to sporządzona przez audytora wewnętrznego ocena wpływu
ustalenia stanu faktycznego na badany rodzaj działalności i na całą Jednostkę.
Uwagi i wnioski (zalecenia/rekomendacje) w sprawie słabości kontroli stanowią zalecenia ulepszeń oraz
plan działań naprawczych.
Cechy sprawozdania.
39
Dokładność – oznacza, że sprawozdania muszą być poparte faktami. Jest niezmiernie ważnym dla
wiarygodności audytu wewnętrznego i audytora, aby zachować najwyższy poziom rzeczowej, bezstronnej i
obiektywnej sprawozdawczości.
Jasność – oznacza, że sprawozdania muszą być jasne, zrozumiałe i nie powinny wymagać konieczności ich
interpretowania ani ustnych wyjaśnień.
Kwantyfikacja – oznacza, że uwagi powinny mieć podany w maksymalnym możliwym stopniu wymiar
ilościowy, aby pozwolić na ustalenie wagi i skutków oddziaływania wskazanych punktów.
Zwięzłość – oznacza, że sprawozdania muszą być trafne i dotyczyć przedmiotu audytu. Niekoniecznie
oznacza to, że mają być krótkie.
Rzetelność – oznacza, że sprawozdania winny zachować równowagę, biorąc pod uwagę wrażliwość
klientów audytu. Nacisk należy położyć na warunki poprawy, a nie na krytykę osób lub zdarzeń
z przeszłości.
Terminowość – oznacza, że sprawozdania muszą być wydawane na czas po zakończeniu danego zadania.
W sytuacji, gdy zadanie audytowe zostało przeprowadzone zgodnie ze standardami audytu
wewnętrznego należy użyć w sprawozdaniu z zadania audytowego sformułowania : “Zadanie audytowe“Zadanie audytowe
zostało przeprowadzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytuzostało przeprowadzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu
WewnętrznegoWewnętrznego1313”.
Zasadą przy prowadzeniu audytu wewnętrznego jest osiągnięcie porozumienia z pracownikami
komórki audytowanej co do prawdziwości stwierdzonych faktów związanych z ustaleniami audytu, przed
rozpowszechnieniem sprawozdania z audytu wewnętrznego. Tam gdzie jest to właściwe, należy ustalić
działania korygujące, jakie należałoby podjąć i uwzględnić je w sprawozdaniu. Audytor wewnętrzny może
pracować z pracownikami komórek audytowanych nad poszukiwaniem najlepszych rozwiązań dla
uniknięcia niedociągnięć stwierdzonych w toku zadania audytowego.
Po upewnieniu się, że sprawozdanie jest adekwatne do występujących okoliczności, następuje
ostateczna dystrybucja sprawozdania, zgodnie z ustaloną procedurą i według przyjętego rozdzielnika.
Na audytorze wewnętrznym spoczywa ostateczna odpowiedzialność za ocenę reakcji
zainteresowanej komórki wewnętrznej. Audytor współpracuje z kierownikiem danej komórki wewnętrznej
we właściwy sposób, zgodnie z zakresem kompetencji, nad rozwiązaniem ewentualnego sporu.
Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego przesyłane jest kierownikowi komórki
poddawanej audytowi (Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania audytowego)Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania audytowego),
a następnie:
13 The International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing – tzw. The Red Book – wydanie polskie “Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego”, Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska, Warszawa, 2009 r.
40
1. Po otrzymaniu sprawozdania kierownik komórki audytowanej może zgłosić na piśmie
do Audytora wewnętrznego dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do
treści sprawozdania, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego nie
krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania z audytu
wewnętrznego.
2. W przypadku otrzymania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do
treści sprawozdania Audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby
podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a przypadku stwierdzenia
w części albo w całości ich zasadności zmienia lub uzupełnia treść sprawozdania z
audytu wewnętrznego.
3. W przypadku nieuwzględniania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych
zastrzeżeń do treści sprawozdania, w części albo w całości, Audytor wewnętrzny
przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi komórki
audytowanej.
4. Dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści sprawozdania oraz
kopię stanowiska Audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących.
5. Po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści
sprawozdania Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie Burmistrzowi Miasta
Lubartów i kierownikowi komórki audytowanej.
6. W przypadku niezgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do
treści sprawozdania audytor wewnętrzny po upływie terminu, o którym mowa w pkt 1,
przekazuje sprawozdanie Burmistrzowi Miasta Lubartów, Lubartów , informując o tym
kierownika komórki audytowanej.
7. Kierownik komórki audytowanej w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania
sprawozdania może przedstawić na piśmie Burmistrzowi Miasta Lubartów, swoje
stanowisko wobec sprawozdania z audytu wewnętrznego.
8. Kierownik komórki audytowanej w przypadku uznania, że zalecenia zawarte w
sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala
termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego oraz
Burmistrza Miasta Lubartów, Lubartów – w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia
otrzymania sprawozdania z audytu wewnętrznego.
9. W przypadku odmowy realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z audytu kierownik
komórki audytowanej powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego oraz Burmistrza
Miasta Lubartów o przyczynach odmowy w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia
otrzymania sprawozdania z audytu wewnętrznego.
10. W przypadku gdy kierownik komórki audytowanej odmówi wykonania zaleceń
zawartych w sprawozdaniu z audytu, Burmistrz Miasta Lubartów, Lubartów - w
41
przypadku uznania, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne- wyznacza osoby
odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym
audytora wewnętrznego.
11. Audytor wewnętrzny po upływie realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z audytu
wewnętrznego zwraca się do kierowników komórek audytowanych objętych zadaniem o
informację na temat działań podjętych w celu realizacji zaleceń oraz stopnia ich
realizacji.
Jeżeli sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego jest dokładne, jasne, zwięzłe,
rzetelne, terminowe i zawiera konkretnie wyznaczone obowiązki, wzrasta jego wartość, jako wiarygodnego
źródła informacji.
Zakres dystrybucji sprawozdań z przeprowadzenia z audytu jest ograniczony. Nie należy ich
powielać ani przekazywać innym adresatom bez wyraźnej zgody audytora wewnętrznego. Nie należy
również sporządzać z nich notatek, wyciągów bądź kopii, prawo takie przysługuje jedynie audytorowi
wewnętrznemu.
4.4. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń4.4. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń
Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń to zespół czynności wykonywanych przez audytora
wewnętrznego w celu sprawdzenia, czy i w jakim stopniu kierownictwo danej komórki wewnętrznej podjęło
kroki zmierzające do wprowadzenia w życie zaleceń (uwag i wniosków) udzielonych w wyniku zadania
audytowego, lub czy kierownictwo oceniło ryzyko związane z nie wdrożeniem danego zalecenia.
Czynności te mogą obejmować kategorie działań o różnej skali: od krótkiej rozmowy telefonicznej,
poprzez zbadanie określonej procedury, aż po realizację zadania audytowego w pełnym zakresie.
Planowanie harmonogramu czynności sprawdzających wykonanie zaleceń audytu można rozpocząć,
kiedy działania naprawcze zostaną potwierdzone przez akceptację danego zalecenia audytu lub, kiedy
kierownictwo wybierze podjęcie ryzyka nie wprowadzenia w życie danego zalecenia. Na podstawie ryzyka
i wchodzącego w grę zagrożenia przez nie, jak również stopnia trudności osiągnięcia zalecanego działania
zaradczego, czynności audytu sprawdzającego należy tak zaplanować, aby monitorować sytuację albo
potwierdzić wprowadzenie zmian, które były zaplanowane. Te same czynniki należy ustalić niezależnie od
42
tego, czy wystarczyłaby zwykła rozmowa telefoniczna, czy też wymagane byłoby zastosowanie dalszych
procedur audytu.
Wyniki czynności sprawdzających wykonanie zaleceń audytu przedstawiane są w notatce
informacyjnej, którą audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi badanej komórki oraz Burmistrzowi
Miasta Lubartów.
4.6. Prawo do odwołania się.4.6. Prawo do odwołania się.
Aby zapewnić niezależność i obiektywizm, audytor wewnętrzny ma prawo do swobodnego
wyrażania swoich opinii, w tym różnicy zdań wobec osób znajdujących się w zależności służbowej. Różnice
takie należy przedstawiać na piśmie.
Dla umożliwienia rozwiązywania różnic wyrażanych opinii, należy wprowadzić przejrzysty i nieograniczony
system odwołań do osoby trzeciej w następującym układzie:
Różnice zdań w
stosunku do:
Różnice zdań w
stosunku do:
Osoba trzecia, do której należy się
zwrócić:
Pracownicy komórek
audytowanych Gminy
Urzędu Miasta Lubartów, Audytor Wewnętrzny
Naczelnicy wydziałów Urzędu Miasta
Lubartów,
Burmistrz Miasta LubartówNaczelnicy wydziałów
Urzędu Miasta Lubartów,
Rozwiązywanie różnic zdań następuje zgodnie z wyżej przedstawionym porządkiem. Jeżeli różnice
zdań utrzymują się po odwołaniu do pierwszego szczebla odwoławczego, można rozważyć podjęcie próby
rozstrzygnięcia różnicy zdań na kolejnym wyższym szczeblu. W każdym przypadku dany pracownik musi
dopilnować, aby audytor wewnętrzny był w pełni świadomy, że następuje odwołanie się do rozstrzygnięcia
osoby trzeciej.
43
Niedopuszczalne jest, aby zwracanie się o rozstrzygnięcie do osoby trzeciej było powodem wyciągania
negatywnych konsekwencji wobec danego pracownika, zwracającego się o rozstrzygnięcie.
5.5. Akta audytu.Akta audytu.
Aby zapewnić wysoką jakość audytu i uprościć opracowywanie dokumentów roboczych gromadzonych
w trakcie audytu, jak również, aby umożliwić dostęp stron trzecich do informacji na temat przebiegu audytu,
wszelkie dokumenty robocze powinny być umieszczone w aktach audytu. Każda teczka akt audytu powinna
być zaopatrzona w następujące informacje - (Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu)Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu):
Nazwa jednostki,
Nazwa komórki audytu wewnętrznego,
Nazwa dokumentów, nazwa i numer zadania audytowego,
Nazwa komórki poddanej audytowi,
Nazwa akt.
5.1. Stałe akta audytu.5.1. Stałe akta audytu.
Audytor Wewnętrzny prowadzi akta stałe, które obejmują w szczególności:
plany audytu;
sprawozdania z wykonania planów audytu;
zakres realizacji planu audytu;
informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego, w tym
dokumentację z przeprowadzonej analizy ryzyka lub analizy zasobów osobowych, akty
normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej
funkcjonowanie, wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w
tym kontroli finansowej, i mające wpływ na system kontroli finansowej,
inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę
ryzyka;
roczną opinię Audytora Wewnętrznego na temat kontroli zarządczej;
dokumentację z ocen programu zapewnienia jakości.
44
Nie ma potrzeby przechowywania w aktach stałych wszystkich aktów normatywnych i innych aktów
prawnych w formie “papierowej”. Należy jednak w tej sytuacji zamieścić w aktach stałych wykaz takich
wszystkich aktów normatywnych i innych aktów prawnych wraz z podaniem miejsca (źródła) dostępu np.
System Informacji Prawniczej LEX itp.
Akta stałe mogą być wykorzystane do przeprowadzenia zadań audytowych w przyszłości oraz
posłużą jako cenne informacje wprowadzające dla nowych audytorów wewnętrznych. Akta te należy stale
aktualizować.
5.2. Bieżące akta audytu. 5.2. Bieżące akta audytu.
Bieżące akta zawierają informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, które będą
zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia zadania audytowego. Prowadzi się je dla dokumentowania
przebiegu i wyników konkretnego zadania audytowego, również z przeprowadzonych czynności
sprawdzających.
Powinny obejmować:
dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego, w tym materiały, które
stanowią podstawę rozpoczęcia zadania oraz imienne upoważnienia do przeprowadzania audytu
wewnętrznego,
dokumenty, które przynależą do czynności planowania i projektowania programu audytu (m.in.
program audytu, wszelkie ewentualne korekty programu, protokół z narady otwierającej,
wybrana metodyka audytu),
materiały do oceny dowodów, w tym wszelkie materiały sporządzone przez audytora lub
otrzymane od stron trzecich oraz oświadczenia pracowników badanej komórki, które wywierają
wpływ na ocenę systemów zarządzania i kontroli finansowej (protokoły narad, fotokopie
dokumentów, wyniki testów, itp.),
sprawozdania, w tym wstępne ustalenia i wnioski, podnoszone zastrzeżenia i sprawozdanie,
dokumentowanie czynności sprawdzających, w tym notatkę informacyjną z czynności
sprawdzających.
Wykaz dokumentów załączonych do akt bieżących zawiera - (Załącznik nr 17 – Wykaz dokumentówZałącznik nr 17 – Wykaz dokumentów
załączonych do bieżących akt audytu)załączonych do bieżących akt audytu).
Kiedy sprawozdanie zostanie przekazane Burmistrzowi Miasta Lubartów, wszelkie nieistotne
dokumenty zawarte w aktach zadania audytowego należy usunąć z akt. Dokumenty weryfikujące ustalenia
audytu (ścieżka audytu) oraz metody audytu stosowane w danym zadaniu audytowym muszą zostać
zarejestrowane w aktach bieżących trwale.
Akta bieżące i akta stałe audytu wewnętrznego stanowią własność Gminy Miasto Lubartów.
45
5.3. Dostęp do akt audytu. 5.3. Dostęp do akt audytu.
Audytor Wewnętrzny zobowiązany jest kontrolować dostęp do dokumentacji audytu wewnętrznego.
5.3.1 Udostępnianie dokumentów na zewnątrz Gminy Miasto Lubartów
Dokumentami, które zgodnie z ustawą o finansach publicznych stanowią informację publiczną i
mogą zostać udostępnione na zewnątrz Gminy Miasto Lubartów są: Plan audytu wewnętrznego,
Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego. Dokumenty te udostępnia się na wniosek, który
powinien zawierać informację o celu wykorzystania dokumentów audytu. Jako, że Audytor Wewnętrzny nie
jest właścicielem dokumentów zgoda na ich przekazanie jest wyrażana przez Burmistrza Miasta Lubartów
zgody na udostępnienie planu i sprawozdania z audytu następuje, po pozytywnej weryfikacji możliwości
wydania takich dokumentów przez Audytora Wewnętrznego. Dokumenty wydaję się tylko i wyłącznie z
zastrzeżeniem ich wykorzystania w celach wskazanych przez wnioskodawcę we wniosku, bez możliwości
dalszego przekazywania, udostępniania, tworzenia odpisów, kopii, lub wyciągów oraz publikacji i dalszego
rozpowszechniania niezależnie od rodzaju wykorzystywanych mediów.
Informacji publicznej nie stanowią inne niż wymienione wyżej dokumenty audytu wewnętrznego.
Wydanie innych dokumentów na zewnątrz jest zabronione poza nw. wyjątkami:
dokumenty można wydać jeżeli wnioskodawcą jest audytor zewnętrzny (NIK, RIO lub inne organy
kontrolne) w celu koordynacji prac związanych z prowadzeniem w Gminie Miasto Lubartów
kontroli i minimalizacją dublowania wysiłków. Wydanie tych dokumentów następuje na podstawie
wniosku, za zgodą Burmistrza Miasta Lubartów poprzedzoną aprobatą Audytora Wewnętrznego, z
zastrzeżeniami wykorzystania we wskazanych celach i ograniczeniami ich dalszej dystrybucji;
dokumenty, które mogą stanowić dowód w sprawie wydaje się na żądanie organów ścigania
(żandarmeria, policja, prokuratura, sąd), przy czym w aktach audytu pozostawia się kopie tych
dokumentów oraz sporządza protokół przekazania (Załącznik Nr 18 – Protokół przekazaniaZałącznik Nr 18 – Protokół przekazania
dokumentów audytu wewnętrznegodokumentów audytu wewnętrznego).
5.3.2 Udostępnianie dokumentów wewnątrz Gminy Miasto Lubartów
Wewnętrzny dostęp do wszystkich dokumentów audytu wraz ze sprawozdaniem z zadania jest
ograniczony. Decyzje o tym komu powinno być przekazane sprawozdanie lub inne dokumenty podejmuje
Audytor Wewnętrzny. Bez wyraźnej zgody Audytora Wewnętrznego nie wolno wykonywać żadnych
odpisów, kopii, wyciągów z dokumentacji oraz dokonywać ich dalszej dystrybucji wewnątrz (poza normalną
linią podległości) i na zewnątrz Gminy Miasto Lubartów.
Dostęp do akt bieżących (roboczych) audytu wewnętrznego ma Burmistrz Miasta Lubartów,
Audytor Wewnętrzny oraz Kierownik komórki audytowanej. Audytor może podjąć decyzję o udostępnieniu
do wglądu dokumentów roboczych audytu także innym osobom, w sytuacjach kiedy wyniki audytu są im
46
potrzebne do wdrożenia zaleceń lub innych usprawnień systemu kontroli zarządczej w ramach wykonywania
ich indywidualnych obowiązków.
Sprawozdanie z zadania audytowego może być przekazane, poza Kierownikiem komórki
audytowanej, także do innych osób mogących podjąć działania zmierzające do usprawnienia systemu
kontroli, decyzje w tym zakresie podejmuje Audytor Wewnętrzny.
5.3.3 Obieg dokumentów
Wszystkie dokumenty audytu wewnętrznego przekazywane są poprzez sekretariat Burmistrza Miasta
Lubartów.
6.6. Kwalifikacje i rozwój zawodowy AudytoraKwalifikacje i rozwój zawodowy Audytora
WewnętrznegoWewnętrznego
6.1. Wymogi rekrutacyjne.6.1. Wymogi rekrutacyjne.
Podstawowe wymogi ustawowe 14 stawiane audytorom wewnętrznym to:
obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, lub innego państwa, którego obywatelom,
na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo
podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
niekaralność za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
wyższe wykształcenie;
następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego: certyfikaty:
Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified
Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA),
Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified
Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
o egzamin przed Komisją Egzaminacyjną MF z pozytywnym wynikiem, lub
o uprawnienia biegłego rewidenta, lub
o dwuletnia praktyka w zakresie audytu wewnętrznego oraz dyplom ukończenia studiów
podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną,
która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania
stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.
14 art. 285 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240)
47
Ponadto audytor musi wykazać biegłość w standardach i metodach audytu wewnętrznego, kontroli i
zarządzania ryzykiem, posiadać dobrą wiedzę z zakresu rachunkowości, wykazać zrozumienie zasad
zarządzania oraz IT oraz posiadać orientacje we wszystkich innych dziedzinach podlegających ocenie.
Pewne określone cechy potrzebne są do spełniania wymogów stawianych przez współczesny audyt
wewnętrzny, do tych cech należą między innymi zdolność przystosowania się, rozumienia i determinacja.
Profesjonalizm audytorów wewnętrznych sektora finansów publicznych jest zapewniony dzięki
systemowi kwalifikacji, m.in. na drodze zdobywania stosownych certyfikatów.
6.2. Szkolenie i rozwój zawodowy.6.2. Szkolenie i rozwój zawodowy.
Regularne szkolenie umożliwia Audytorowi Wewnętrznemu nabycie umiejętności i wiedzy
wymaganych w pracy. Należy zapewnić regularne podnoszenie kwalifikacji zawodowych Audytora w myśl
opracowanych planów szkolenia.
Audytor wewnętrzny musi poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikację drogą stałego
doskonalenia zawodowego. W przypadku audytorów posiadających przynajmniej jeden z ww. certyfikatów
zawodowych kwalifikację należy poszerzać w ramach programu ciągłego doskonalenia zawodowego
Continuing Professional Education (CPE). W celu określenia rozwoju zawodowego sporządza się Plan
rozwoju zawodowego audytora wewnętrznego (Załącznik Nr 19 – Plan rozwoju zawodowego AudytoraZałącznik Nr 19 – Plan rozwoju zawodowego Audytora
WewnętrznegoWewnętrznego), w którym określa się planowane szkolenia, seminaria, kursy szkoły adekwatnie do
planowanego cyklu audytu. Plan podlega aktualizacji rocznej w oparciu o zatwierdzony plan audytu
wewnętrznego na rok (plan audytu sporządza się do końca grudnia każdego roku, na rok następny). Do
końca roku należy dokonać rozliczenia zrealizowanych szkoleń w roku, w celu dokonania pomiaru
jakości działalności audytu wewnętrznego, o którym mowa w rozdziale 8 niniejszych procedur.
7.7. Program zapewnienia jakości audytu wewnętrznego Program zapewnienia jakości audytu wewnętrznego
Celem programu zapewnienia i poprawy jakości jest umożliwienie dokonania oceny, czy działalność
audytu wewnętrznego jest zgodna z Definicją audytu wewnętrznego i ze Standardami oraz czy
Audytor Wewnętrzny stosuje Kodeks etyki. Program służy także do oceny wydajności i skuteczności
audytu wewnętrznego oraz do identyfikacji możliwości poprawy. Program zapewnienia i poprawy jakości
musi uwzględniać zarówno oceny wewnętrzne, jak i zewnętrzne.
7.1. Oceny wewnętrzne7.1. Oceny wewnętrzne
Z uwagi na prowadzenie w Gminie Miasto Lubartów audytu wewnętrznego przez audytora – usługodawcę
oceny wewnętrzne dokonywane w ramach tej funkcji obejmują:
48
pomiar działalności audytu wewnętrznego w zakresie skuteczności, efektywności, wydajności
działania funkcji;
roczne przeglądy przeprowadzane drogą samooceny z wykorzystaniem kwestionariusza samooceny
audytu wewnętrznego stanowiącego Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny AudytuZałącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu
WewnętrznegoWewnętrznego;
oceny dokonywane przez kierowników komórek audytowanych po zakończonym audycie na
podstawie ankiety poaudytowej (Załącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety PoaudytowejZałącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety Poaudytowej).
Jednocześnie dopuszcza się możliwość wypełnienia ankiety sumarycznej raz w roku przez
kierownika komórki audytowanej, na zakończenie przeprowadzenia wszystkich zadań w tej
komórce.
7.2. Oceny zewnętrzne7.2. Oceny zewnętrzne
Zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego oceny
zewnętrzne muszą być przeprowadzane co najmniej raz na pięć lat przez wykwalifikowaną, niezależną
osobę lub zespół spoza organizacji.
Audytor Wewnętrzny w porozumieniu z Burmistrzem Miasta Lubartów ustala:
potrzebę częstszych ocen zewnętrznych;
kwalifikacje i niezależność osoby lub zespołu oceniającego, w tym wszelkie potencjalne
konflikty interesów.
Wykwalifikowana osoba lub zespół oceniający posiadają kompetencje w zakresie praktyki zawodowej
audytu wewnętrznego i procesu zewnętrznej oceny. Ocena kompetencji tych osób dotyczy
doświadczenia w audycie wewnętrznym i dotychczasowych dokonań zawodowych. Ocena kwalifikacji
uwzględnia wielkość i złożoność organizacji, z którymi osoby te były w przeszłości związane w
porównaniu z organizacją, której audyt wewnętrzny jest oceniany, a także wymaganą wiedzę techniczną
lub znajomość danego sektora lub branży. Niezależność osoby lub zespołu oceniającego oznacza, że nie
występuje rzeczywisty lub domniemany konflikt interesów i osoby te nie są częścią, ani nie pozostają
pod kontrolą organizacji, której audyt wewnętrzny jest oceniany. Wykonywanie ocen zewnętrznych
może być zatem realizowane przez Departament Audyt Ministerstwa Finansów, Najwyższą Izbę Kontroli
(zgodnie ze standardami INTOSAI) oraz firmy prywatne o ile osoby te spełnią określone wyżej wymagania.
Wyniki oceny są przekazywane Burmistrzowi Miasta Lubartów poprzez zamieszczenie w meldunku
rocznym wyników dokonanego pomiaru działalności, przekazanie wyników dokonanej samooceny. Wyniki
oceny zewnętrznej przekazywane są niezwłocznie po zakończeniu procesu oceny.
49
Audytor Wewnętrzny może stwierdzić, że audyt wewnętrzny funkcjonuje zgodnie z
Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego tylko wtedy, gdy wyniki
programu zapewnienia i poprawy jakości potwierdzają ten stan. W sytuacji, gdy wystąpiła niezgodność z
Definicją audytu wewnętrznego, Kodeksem etyki lub Standardami, która ma wpływ na ogólny zakres
działalności audytu wewnętrznego, Audytor Wewnętrzny informuje o niezgodności i jej skutkach
Burmistrza Miasta Lubartów.
8.8. Pomiar działalności audytu wewnętrznego Pomiar działalności audytu wewnętrznego
Wyróżnia się 4 grupy wskaźników w odniesieniu do działalności audytu wewnętrznego:
Wskaźniki rezultatów
W celu ustalenia skutków działań audytu wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów stosuje się pomiar
rezultatu działania poprzez określenie: liczby wydanych rekomendacji w roku, liczby zaakceptowanych
rekomendacji oraz liczby rekomendacji wdrożonych. Procentowa relacja liczby wydanych rekomendacji w
stosunku do rekomendacji wdrożonych stanowi właściwy skutek działania audytu.
Dodatkowo stosuje się wskaźnik dotyczący jakości zrealizowanych zadań poprzez ustalenie średniej oceny z
ankiet poaudytowych oraz liczbę roboczogodzin wykorzystanych na szkolenie.
Wskaźniki wyników
W celu dokonania pomiaru osiąganych wyników działalności audytu w Gminie Miasto Lubartów przyjmuje
się wskaźniki dotyczące liczby zrealizowanych zadań audytowych w stosunku do planu, rzeczywisty czas
przeprowadzenia zadań audytowych w stosunku do czasu planowanego oraz wskaźnik czasu przeznaczonego
na realizację zadań w stosunku do liczby roboczodni w roku.
Wskaźniki kosztów działania
Roczne koszty działania określa się biorąc pod uwagę koszty poniesione na utrzymanie stanowiska audytora
wewnętrznego (koszty osobowe z narzutem), koszty szkoleń, zużyte materiały biurowe, koszty podróży
służbowych i inne. Dodatkowo określa się przydział niezbędnych zasobów (sprzętu) do realizacji zadań oraz
poddaje ocenie faktyczne jego wykorzystanie.
Wskaźnik wydajności
Pomiaru wydajności dokonuje się poprzez ocenę:
- cyklu audytu, który nie powinien przekroczyć 5 lat,
- wskaźniki wykorzystania czasu pracy – tkj. ilość dni absencji w roku (nie wlicza się podróży służbowych i
czasu szkoleń), wskaźnik wykorzystania urlopu, liczony jako iloraz liczby wykorzystanych dni i liczby dni
planowanego urlopu,
50
- średni koszt jednostkowy przeprowadzenia jednego zadania audytowego – wyliczony poprzez iloraz
rocznych kosztów działania przez ilość zrealizowanych zadań w roku,
- średni czas przeprowadzenia jednego zadania – liczony jako czas przeznaczony na wszystkie zadania w
roku przez ilość zrealizowanych zadań.
9.9. Załączniki.Załączniki.
9.1. Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego w 9.1. Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto
Lubartów..
NNAA DOKUMENTACJĘDOKUMENTACJĘ A AUDYTUUDYTU W WEWNĘTRZNEGOEWNĘTRZNEGO WW Gminie Miasto Lubartów SKŁADAJĄSKŁADAJĄ SIĘSIĘ::
1. K1. KARTAARTA AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO;;
2. 2. KODEKSKODEKS ETYKIETYKI AUDYTORAAUDYTORA WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..
3. 3. PODRĘCZNIKPODRĘCZNIK PROCEDURPROCEDUR AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..
4. 4. AKTAAKTA STAŁESTAŁE AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..
5. 5. AKTAAKTA BIEŻĄCEBIEŻĄCE AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..
51
9.2. Załącznik nr 2 – Strategiczny plan audytu wewnętrznego na lata…9.2. Załącznik nr 2 – Strategiczny plan audytu wewnętrznego na lata…
STRATEGICZNY PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO STRATEGICZNY PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
W W Gminie Miasto Lubartów
NA LATA …………….NA LATA …………….
1. Informacje o jednostce sektora finansów publicznych istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
1.1. Nazwa jednostki sektora finansów publicznych
1.2. Podstawa prawna funkcjonowania. Podstawowe cele i obszary działania jednostki sektora finansów
publicznych
1.3. Struktura organizacyjna
1.4. Komórka audytu wewnętrznego
2. Analiza ryzyka
2.1. Metody analizy ryzyka
Przy analizie ryzyka korzystano z analizy przeprowadzonej przez kierownictwo Jednostki uwzględniając
niezależną ocenę audytu. Jednostka korzysta z metodyki własnej określonej w Regulaminie kontroli zarządczej. Przy
dokonywaniu oceny audytu korzystano z ………………………………………………………………..
2.2. Opis wyników oceny ryzyka dokonanej przez audyt wewnętrzny
52
2.3. Obszary ryzyka ustalone ze względu na stopień ich ważności
Lp. Obszar ryzyka Poziom ryzyka
1.
2.
3.
…
3. Zadania audytowe do przeprowadzenia w latach ……………..
3.1. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych.
Lp.
Temat zadania
audytowego
Planowany rok
przeprowadzenia
audytu
wewnętrznego
Niezbędne
zasoby
(liczba
osobodni,
inne)
Obszar
ryzyka
Ew. potrzeba
powołania
rzeczoznawcy
(zakres i czas
pracy)
ocena
ryzyka
dokonana
przez
audytora
1.
2.
…
5. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego
53
.............. .....................................................
(data) (podpis audytora wewnętrznego)
.............. ......................................................
(data) (podpis kierownika jednostki
sektora finansów publicznych )
54
L.p. Temat zadania audytowegoRok……. Rok……. Rok……. Rok……. Razem
osobodni % osobodni % osobodni % osobodni % osobodni %
1.Przeprowadzanie zadań audytowych
2.Opracowanie technik
przeprowadzania zadania
audytowego
3.Przeprowadzanie czynności
sprawdzających
4.Współpraca z innymi służbami
kontrolnymi
5.Czynności organizacyjne, w tym
plan i sprawozdawczość
6.Szkolenia i rozwój zawodowy
7.Urlopy/czas dostępny
8.Inne działania, w tym audyt
wewnętrzny poza planem audytu
wewnętrznego i rezerwa czasowa
Suma
9.3. Załącznik nr 3 – Matematyczna metoda analizy ryzyka (przykład).
Obszar ryzykaObszar audytu
(zadanie)
Nazwy jednostek
audytowanych
Kategorie ryzyk
Priorytet
kierownictwa
Data ostatniego
audytu
Ocena ryzyka
Ilość
dni
robo
czyc
h
Isto
tnoś
ć
Jako
ść
zarz
ądza
nia
Kon
trola
wew
nętrz
naC
zynn
iki
zew
nętrz
ne
Ope
racy
jne
Po uwzględnieniu
Koń
cow
a
Kry
terió
w
Dat
y os
tatn
iego
audy
tu
Prio
ryte
tów
kier
owni
ctw
a
0,30 0,20 0,30 0,15 0,05
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Zarządzanie
(kontrolne procesy
wspomagania)
Ogólny system
kontroli zarządczej
Szefowie wydziałów,
kierownicy samodzielnych
sekcji Główny Księgowy,
3 4 3 3 3 wysoki 30,00% 2006 20,00% 80,00% 100,00% 130,00% 81,25% 45
Systemy
informatyczne
Bezpieczeństwo
systemów
informatycznych
Szef Sztabu 2 4 4 4 3 wysoki 30,00% 2007 15,00% 83,75% 98,75% 128,75% 80,47% 45
Zamówienia
publiczne
zamówienia uzp i
uzbrojenie
Kierownik sekcji
Zamówień Publicznych4 2 3 4 2 wysoki 30,00% 2007 15,00% 80,00% 95,00% 125,00% 78,13% 45
Gospodarowanie
mieniem
Prowadzenie
ewidencji majątku
oraz nwentaryzacja
Główny księgowy 4 4 3 1 2 wysoki 30,00% 2007 15,00% 78,75% 93,75% 123,75% 77,34% 30
Systemy
informatyczne
Budowa
infrastruktury
informatycznej i
łącznościowej
Szef WO 3 3 4 2 2 średni 15,00% - 30,00% 77,50% 107,50% 122,50% 76,56% 45
9.4. Załącznik nr 4 – Harmonogram przeprowadzania audytu wewnętrznego w9.4. Załącznik nr 4 – Harmonogram przeprowadzania audytu wewnętrznego w
… r.… r.
HARMONOGRAM PRZEPROWADZANIA AUDYTU
WEWNĘTRZNEGO W ……. r.ZGODNIE Z PLANEM ROCZNYM AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ….. r.
ZATWIERDZONYM DNIA ………….r.
Nr zadania Temat zadania Nazwa komórki audytowanej Termin przeprowadzenia zadania
56
9.5. Załącznik nr 5 - Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego9.5. Załącznik nr 5 - Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego
................................................................... . ...............................................
(pieczęć nagłówkowa jednostki (data i miejsce wystawienia)
sektora finansów publicznych )
Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego ................................................................................................................
(numer upoważnienia)
Na podstawie § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i
dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)
upoważnia się Pana / Panią*) ..........................................................................................................................
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)
..............................................................................................................................................................................
do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego / poza planem audytu
wewnętrznego*)
w .............................................................................................................................................
(nazwa i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny)
Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego / legitymacji służbowej *)
nr ..................................................... oraz poświadczenia bezpieczeństwa nr ................................................,
upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą .............................................
Termin ważności upoważnienia upływa z dniem .....................................................................................
..........................................................................................................................
(pieczątka i podpis kierownika jednostki sektora finansów publicznych)
Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ...........................................................................................
.......................................................................................................................................
(pieczątka i podpis kierownika jednostki sektora finansów publicznych)
*) Niepotrzebne skreślić
57
9.6. Załącznik nr 6 – Mapa ryzyka (przykład)9.6. Załącznik nr 6 – Mapa ryzyka (przykład)
Analiza ryzyka
Ryzyko Opis ryzyka Znaczenie Prawdopodobieńst
wo wystąpienia(Skala 1-10, gdzie 10
oznacza najwyższe
ryzyko; każda liczba
może być użyta raz)
(Skala 1-5, gdzie 5
oznacza pewność
wystąpienia a 1, że
raczej nie wystąpi)
procedura
niezgodna z
przepisami
Regulamin ZFŚS niezgodny z przepisami ustawy o
zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43,
poz. 163)
4 2
nienależne
przyznawanie
świadczeń
Przyznawanie pomocy finansowej niezgodnie z
obowiązującymi przepisami, udzielanie świadczeń
pracownikom wojska przy zastosowaniu odmiennych
kryteriów
8 3
braki formalno
prawne
Udzielanie świadczeń przy braku dokumentów
potwierdzających uprawnienia do otrzymania6 2
błędy rachunkowe,
w tym
nieprawidłowa
wysokość odpisu
Błędy rachunkowe dotyczące nieprawidłowej wysokości
odpisu, wysokości świadczeń, terminowości wypłaty odpisu
oraz tworzenia planu i harmonogramu realizacji Funduszu7 4
braki formalne Wypłaty świadczeń bez dokumentów stanowiących
podstawę wypłaty.5 2
58
Opracował ..........................................
59
9.7. Załącznik nr 7 – Program zadania audytowego9.7. Załącznik nr 7 – Program zadania audytowego
Nr zadania: Sporządził: Data i podpis: Indeks:
…/C/1/20…
PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGOPROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO
Temat:
Podmiot i przedmiot badania
Lp. PODMIOTPRZEDMIOT BADANIA -
1. (podmiot główny)
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.............................................................................................................
2. (pomocniczo)
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.............................................................................................................
Cel badania:
Obszary ryzyka w oparciu o analizę ryzyka
Lp. OBSZAR RYZYKO
1.
Kryteria oceny oraz sposób klasyfikowania wyników:
Techniki stosowane w trakcie badania:
Wykonawca zadania:
Do przeprowadzenia zadania audytowego został upoważniony (upoważnienie nr):
Termin przeprowadzenia zadania:
Termin planowany Termin rzeczywisty
Założenia organizacyjne i harmonogram zadania
Lp. Zakres badaniaPlanowany
termin badania
Rzeczywisty
termin badania
I. BADANIE WSTĘPNE
1. Analiza aktów prawnych regulujących
problematykę
2. Wstępna koncepcja przeprowadzenia
zadania
3. Opracowanie wstępnego programu
zadania
4. Przygotowanie kwestionariuszy
badawczych i testów.na bieżąco w trakcie audytu
II. BADANIE ZASADNICZE
1.
Analiza istniejących procedur pod
względem zgodności z prawem i
standardami kontroli finansowej
2. Ocena przestrzegania procedur na
podstawie próby losowej
3.
Wywiad nt podejmowania decyzji dot.
działalności finansowej jednostki w
oparciu o system kontroli finansowej
4.
Opracowanie tabel, schematów i
innych dokumentów na podstawie
materiałów zebranych podczas
badania
na bieżąco w trakcie audytu
5.
Korespondencja związana z
wątpliwościami pojawiającymi się w
trakcie badania
na bieżąco w trakcie audytu
III. ZAKOŃCZENIE BADANIA
1.Formułowanie wniosków i zaleceń
poaudytowych
Opracował ..........................................
9.8. Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie9.8. Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie
audytowe.audytowe.
PAN/PANI ............................................
NACZELNIK
WYDZIAŁU
.......................................................
Dotyczy: zadania audytowego nr xx_200...
Stosownie do art. 283 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr
157, poz. 1240) uprzejmie informuję Pana/Panią, że zgodnie z Planem audytu na 200.... r. w
dniach .......................... 200.... r.
w ……………………………………….................................................................... przeprowadzone zadanie
audytowe pt. "..............................................................................................................
.................................................................................................................................................".
W związku z powyższym, na podstawie przepisu § 20 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21,
poz. 108) proponuję zwołanie w dniu ......................................... 200.... r. o godz. ................................. w
siedzibie ....................................................................................................... narady otwierającej powołane
wyżej zadanie audytowe.
Tematem narady będzie przedstawienie tematyki, założeń organizacyjnych zadania audytowego oraz
programu. Jednocześnie oczekuję, że w trakcie narady zostaną przedstawione informacje dotyczące
funkcjonowania kierowanej przez Pana/Panią komórki w zakresie objętym zadaniem audytowym.
AUDYTOR WEWNĘTRZNY
9.9. Załącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanie audytowe.
Nr zadania: Sporządził: Data i podpis: Indeks:
PPROTOKÓŁROTOKÓŁ
z narady otwierającej zadanie audytowe nr z dnia z narady otwierającej zadanie audytowe nr z dnia
Temat zadania audytowego :
W naradzie wzięli udział:
Audytor wewnętrzny:
Kierownictwo oraz wyznaczeni pracownicy komórki audytowanej:
Inni:
Naradę otworzył i prowadził:
Przedmiotem narady otwierającej było przedstawienie celu, zakresu, kryteriów oceny, technik
przeprowadzania badania i założeń organizacyjnych zadania audytowego oraz omówienie z kierownictwem
komórki audytowanej sposobów unikania zakłóceń w pracy w trakcie przeprowadzania zadania
audytowego.
W dalszej kolejności prowadzący przedstawił ogólne informacje dotyczące sposobu przeprowadzenia
zadania i dalszej procedury, powołując przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r.
w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108).
Przedstawiciele komórki audytowanej przedstawili audytorowi informacje na temat funkcjonowania
komórek poddawanych audytowi.
Na tym naradę zakończono.
Protokół podpisali:
9.10. Załącznik nr 10 – Proces audytu.9.10. Załącznik nr 10 – Proces audytu.
Proces audytu.
Badanie systemów
Dobry system kontroli Słaby system kontroli
Testy kontroli
Rozszerzone testy kontroliOgraniczone testy kontroli
Zakończenie prac
Sprawozdanie
Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń
Kontrole działają
Kontrole nie działają
9.11. Załącznik nr 11 – Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie9.11. Załącznik nr 11 – Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie
audytowe.audytowe.
PAN/PANI............................................
NACZELNIK
WYDZIAŁU
.........................................................................
Dotyczy: zadania audytowego nr xx_200.... .
W związku z zakończeniem zadania audytowego nr xx_200....
"..................................... .......................................................................................................................................
..............................................................." oraz stosownie do § 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1
lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)
uprzejmie informuję, że w dniu ..................... 200...... r. o godz. ............... w
siedzibie ........................................................................... zwołuję naradę zamykającą ww. zadanie.
W załączeniu przekazuję wstępne ustalenia i wnioski z przeprowadzonego zadania audytowego.
Zał. …. na …. ark.
AUDYTOR WEWNĘTRZNY
9.12. Załącznik nr 12 – Protokół z narady zamykającej zadanie audytowe.
Nr zadania: Sporządził: Data i podpis: Indeks:
ProtokółProtokół
z narady zamykającej zadanie audytowe nr xx_20........ z dnia ....................... 20........ r.z narady zamykającej zadanie audytowe nr xx_20........ z dnia ....................... 20........ r.
Temat zadania audytowego :
W naradzie wzięli udział:
Audytor wewnętrzny:
Kierownictwo oraz wyznaczeni pracownicy komórki audytowanej:
Inni:
Naradę otworzył i prowadził:
Przedmiotem narady zamykającej było podsumowanie wyników przeprowadzonego zadania audytowego
w zakresie .............................................................................................................................................................
........................................................................................................ oraz omówienie z kierownictwem komórki
audytowanej wstępnych ustaleń i wniosków z przeprowadzonego audytu.
W dalszej kolejności prowadzący przedstawił ogólne informacje dotyczące sposobu przeprowadzenia
zadania i dalszej procedury, powołując przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r.
w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108).
Przedstawiciele komórek audytowanych zgłosili
audytorowi ..............................................................................
……………...........................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
Podczas spotkania wyjaśniono budzące wątpliwości zapisy wstępnych ustaleń i wniosków oraz omówiono
zalecenia audytora. Audytor Wewnętrzny uznał też zasadność uwag
przedstawicieli .....................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
........................
Na tym naradę zakończono.
Protokół podpisali
9.13. Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego.9.13. Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego.
Gmina Miasto Lubartów
ZADANIE NR ...._.........
SPRAWOZDANIE Z ZADANIA AUDYTOWEGO
nazwa zadania
Lubartów, dn.
Spis treści:
Opis zadania audytowego...........................................................................................................................................
Nazwa zadania audytowego
Cel zadania audytowego
Termin przeprowadzenia audytu
Zakres podmiotowy zadania audytowego
Zakres przedmiotowy zadania audytowego
Zastosowane techniki
Ustalenie stanu faktycznego.......................................................................................................................................
Opis systemu
Opis działania komórki poddawanej audytowi
Wielkość budżetu objęta badaniem
Finansowanie
Ustalenia według kryteriów, faktów, przyczyn i potencjalnych skutków (ryzyka)
Obiekt audytu 1: ...................................................................................................................
Obiekt audytu 2: ...................................................................................................................
Obiekt audytu 3: ...................................................................................................................
Opinia dot. kontroli zarządczej.................................................................................................................................
Podsumowanie............................................................................................................................................................
1. Opis zadania audytowego
Nazwa zadania
...............................................................................................................................................................................
Cel
...............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
Termin przeprowadzenia audytu
...............................................................................................................................................................................
Audytor wewnętrzny
.......................................................... Upoważnienie nr ............/200............
Zakres podmiotowy
Nazwa komórki poddawanej audytowi Adres
Zakres przedmiotowy
.................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
Zastosowane techniki
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
Zadanie przeprowadzono w oparciu o Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu
Wewnętrznego IIA
2. Ustalenia stanu faktycznego
Opis systemu
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
Opis działania komórki poddawanej audytowi
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Wielkość budżetu objęta badaniem
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
Finansowanie
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Ustalenia według kryteriów, faktów, przyczyn i potencjalnych skutków (ryzyka)
Obiekt audytu 1:
....................................................................................................................................................................
Kryteria
Fakty
Przyczyny
Potencjalne skutki
(ryzyka)
Rekomendacje
3. Opinia dot. kontroli zarządczej
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
4. Podsumowanie
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
Audytor wewnętrzny
__________________________
9.14. Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania9.14. Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania
audytowego.audytowego.
PAN/PANI ......................................................
NACZELNIK
WYDZIAŁU
...............................................................
Dotyczy: zadania audytowego nr xx_200..............
W związku z zakończeniem zadania audytowego nr xx_200.........
".............................................. ..............................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
......................................." oraz działając na podstawie z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i
dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108) w załączeniu przesyłam sprawozdanie z
ww. zadania.
Zgodnie z przepisem § 25 ust. 2 ww. rozporządzenia może Pan/Pani zgłosić na piśmie, w terminie …
dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści
sprawozdania.
Jednocześnie informuję, iż stosownie do § 27 ust.1 powołanego wyżej rozporządzenia, w przypadku
uznania zasadności uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu, należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne
za ich wykonanie oraz wskazać sposób i termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora
wewnętrznego oraz Burmistrza Miasta Lubartów (za pośrednictwem audytora) w terminie 14 dni od dnia
otrzymania sprawozdania.
Zał.1 na … ark.
AUDYTOR WEWNĘTRZNY
9.15. Załącznik nr 15 – Pismo do 9.15. Załącznik nr 15 – Pismo do Burmistrza Miasta Lubartów w sprawiew sprawie
przesłania sprawozdania.przesłania sprawozdania.
Burmistrz
Miasta Lubartów
dot.: sprawozdania z zadania audytowego nr xx_200.....
Uprzejmie informuję, iż działając na podstawie § 26 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz.
108), w załączeniu przesyłam sprawozdanie z zadania audytowego nr xx_200....... pn.
”.............................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................".
Ponadto informuję, że stosownie do § 26 ust. 3 ww. rozporządzenia kierownik komórki, w której był
przeprowadzany audyt wewnętrzny może zgłosić na piśmie Burmistrzowi Miasta Lubartów swoje
stanowisko do przedstawionego sprawozdania.
Zał. ..... na ................. ark. - tylko adresat
AUDYTOR WEWNĘTRZNY
9.16. Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu.9.16. Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu.
GGMINAMINA MIASTOMIASTO
LUBARTÓWLUBARTÓW
Zadanie audytoweZadanie audytowe
Nr ...../20......Nr ...../20......
(Nazwa zadania)(Nazwa zadania)
(nazwa komórki wewnętrznej będącej(nazwa komórki wewnętrznej będącej
podmiotem badania)podmiotem badania)
AKTA BIEŻĄCEAKTA BIEŻĄCE
AAUDYTUDYT W WEWNĘTRZNYEWNĘTRZNY
9.17. Załącznik nr 17 – Wykaz dokumentów załączonych do akt bieżących
audytu.
Nr zadania:
xx/200x
Tytuł:
".................................................................................................................................
..................................................................................................."
WYKAZ DOKUMENTÓW ZAŁĄCZONYCH DO BIEŻĄCYCH AKT AUDYTU
Sposób oznaczenia dokumentu (indeks): n/X/N/RR, gdzie:
n - oznacza numer kolejny załączonego dokumentu
X - oznacza numer kolejny zadania audytowego w roku
N - akta bieżące
RR - ostatnie dwie cyfry roku
Nazwa dokumentu Indeks Liczba kart
Dokumentacja świadcząca o działaniach kierownictwa komórki
audytowanej i kierownictwa jednostki po przeprowadzonym
audycie
Przykładowe
numery
Notatka z czynności sprawdzających 3/1/B/10
Pismo kierownika komórki audytowanej o wyznaczeniu osób i
terminie realizacji zaleceń
4/1/B/10
Sprawozdanie z audytu
Sprawozdanie z audytu wraz pismem przewodnim (wersja ostateczna)
Odpowiedź audytora na uwagi i wnioski wniesione do sprawozdania z
audytu (wersji wstępnej)
Uwagi i wnioski do (wstępnej wersji) sprawozdania z audytu
Sprawozdanie wraz z pismem przewodnim (wersja wstępna)
Wstępne ustalenia i wnioski z przeprowadzonego audytu
Dokumenty formalne
Notatki z narady zamykającej
Protokół z narady zamykającej
Program zadania audytowego 5/2/B/10
Notatki i materiały z narady otwierającej
Protokół z narady otwierającej
Pismo o planowanym audycie do komórki audytowanej
Upoważnienie do przeprowadzenia audytu
Dokumentacja badania wstępnego oraz informacje o komórce
poddanej audytowi
Dokumentacja świadcząca o przeprowadzonym badaniu: testy,
wywiady, notatki, wykresy, schematy, obliczenia, pisma,
kserokopie, wydruki i in.
9/3/B/10
9.18. Załącznik nr 18 – Protokół przekazania dokumentów Audytu9.18. Załącznik nr 18 – Protokół przekazania dokumentów Audytu
Wewnętrznego. Wewnętrznego.
Lubartów, dn. .....................................
ZATWIERDZAM
BURMISTRZ MIASTA LUBARTÓW
PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA DOKUMENTÓW
Dotyczy: wydania dokumentów z zadania audytowego nr xx_200 ......
W związku z prowadzonym sprawą o sygnaturze …………………… ..….......
na wniosek............................................................................................................................................................. wydaje
się nw. dokumenty:
Lp. Nr teczkiNazwa i nr zadania
audytowego
Nazwa i indeks
dokumentu
Rodzaj wydanego
dokumentu (kopia,
oryginał)
Wersja dokumentu
(elektroniczna,
dokment )
Data i miejsce wydania………………………………………………..
Imię, nazwisko i podpis przyjmującego
………………………………………………………………………………………………………
AUDYTOR WEWNĘTRZNY
9.19. Załącznik Nr 19 – Plan Rozwoju Zawodowego
PLAN ROZWOJU ZAWODOWEGO AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO
lp. Imię i nazwisko Stanowisko
Rodzaj
posiadanych
uprawnień
Liczba godzin
CPE
Temat/zakres
kursu
Proponowany
termin
Szacunkowy czas
przeznaczony na
szkolenie
Prognozowane
koszty
Zadania, z których
wynika potrzeba
szkolenia
Planowany termin
przeprowadzenia zadań
7
9.20. Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu Wewnętrznego9.20. Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu Wewnętrznego
KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
I. Utworzenie komórki audytu wewnętrznego lub stanowiska do spraw audytu wewnętrznego,
niezależność i obiektywizm (Standardy 1000, 1100)
L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi
1. Czy wewnętrzne przepisy regulujące organizację JSFP zawierają przepisy
dot. KAW?
2. Czy ww. przepisy zawierają:
- formalne utworzenie KAW w jednostce ,
- miejsce KAW/audytora wewnętrznego w strukturze jednostki?
3. Czy w jednostce istnieje aktualna karta audytu (dokument określający
cele, uprawnienia i odpowiedzialność KAW)?
4. Czy karta audytu określa:
- cel/misję działania audytu wewnętrznego w jednostce,
- uprawnienia audytorów,
- zakres odpowiedzialności audytu wewnętrznego w zakresie
zadań zapewniających,
- zakres działalności audytu wewnętrznego w zakresie zadań
doradczych,
- odbiorców wyników prac audytorów,
- informacje przekazywane kierownikowi jednostki (np.
sprawozdania kwartalne, roczne z prowadzonej działalności audytu
wewnętrznego),
- kwestie angażowania audytorów w działalność operacyjną
jednostki,
- rolę audytorów w procesie zarządzania ryzykiem w jednostce?
5. Czy ww. dokument został zaakceptowany przez kierownika JSFP?
6. Czy karta audytu jest udostępniona w taki sposób, aby każdy pracownik
jednostki miał możliwość zapoznania się z nią?
7. Czy ww. dokument jest okresowo (tzn. co najmniej raz w roku) oceniany
przez zarządzającego audytem pod kątem zgodności z obowiązującymi
przepisami, wewnętrznymi procedurami oraz celami
i planami/programami JSFP?
8. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają bezpośrednią podległość
audytorów wewnętrznych kierownikowi jednostki (z uwzględnieniem
odpowiednich przepisów)?
9. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają niezależność organizacyjną
79
KAW (status samodzielnej komórki lub inne równorzędne rozwiązanie
organizacyjne)?
10. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają możliwość badania
wszystkich obszarów działalności jednostki?
11. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają audytorom dostęp do akt,
personelu i obiektów fizycznych?
12. Czy zarządzający KAW regularnie spotyka się z kierownikiem JSFP?
13. Czy zarządzający KAW bierze udział w posiedzeniach kierownictwa
JSFP, na których podejmowane są decyzje związane z działalnością
audytu wewnętrznego, sprawozdawczością finansową oraz zarządzaniem
jednostką?
14. Czy audytorzy mają bieżący dostęp do informacji o nowych ryzykach w
JSFP np. w formie dostępu do narad kierownictwa lub protokołów z ww.
narad, otrzymywania podejmowanych w JSFP decyzji i wydawanych
aktów normatywnych, dopływu informacji o dokonywanych zmianach
organizacyjnych, zmianach zakresu kompetencji komórek
organizacyjnych itp.?
15. Czy w przypadku zmian organizacyjnych w jednostce oraz zmian
osobowych wyższej kadry zarządzającej, zarządzający KAW organizuje
dodatkowe spotkania informacyjne o roli i celu audytu wewnętrznego w
jednostce?
I Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego
A. Procedury audytu (Standard 2040, 2500, 2330)
L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi
1. Czy w KAW istnieje dokument/dokumenty formułujący/e zwięzły opis
metodyki audytu wewnętrznego (dalej procedury audytu)?
2. Czy ww. procedury określają metodologię przeprowadzania analizy
ryzyka:
- na etapie planowania rocznego,
- na etapie planowania zadania audytowego?
3. Czy zarządzający KAW/osoba przez niego wskazana dokonuje
okresowej (np. raz na pół roku) oceny aktualności i adekwatności ww.
procedur pod kątem zmieniających się potrzeb KAW oraz środowiska
zewnętrznego KAW?
4. Czy wprowadzane zmiany ww. procedur są udokumentowane?
5. Czy pracownicy KAW posiadają pisemne aktualne zakresy czynności?
6. Czy ww. zakresy czynności jasno określają:
- zadania z zakresu przeprowadzania audytu wewnętrznego,
- inne zadania jakie może wykonywać audytor wewnętrzny?
80
7. Czy zarządzający KAW wprowadził system wewnętrznej organizacji akt
bieżących i stałych?
8. Czy procedury audytu określają:
- wzory dokumentów audytowych:
programu zadania,
sprawozdania z przeprowadzonego zadania,
- wytyczne dokumentowania prac audytu
- dot. numerowania dokumentów i umieszczania odnośników?
9. Czy zarządzający KAW wprowadził system archiwizacji dokumentów
audytu wewnętrznego, w tym wersji elektronicznych?
10. Czy zarządzający KAW ustanowił zasady dostępu osób spoza KAW do
dokumentacji audytu wewnętrznego?
11. Czy wewnętrzne procedury audytu określają system monitorowania
wyników audytu np. w formie czynności sprawdzających?
12. Czy opis systemu monitorowania wyników obejmuje jego wszystkie
aspekty, w tym:
- w jakich przypadkach należy weryfikować wdrażanie zaleceń
audytorów,
- planowanie wykonania czynności poaudytowych/czynności
sprawdzających,
- sprawozdawczość oraz przekazywanie informacji
kierownictwu?
13. Czy odstępstwa od procedur audytu są dokumentowane?
B. Zarządzanie realizacją zadań komórki audytu (Standard 2000, 2020, 2050, 2060).
L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi
1. Czy zarządzający KAW określa formalnie cele działalności KAW w
określonej perspektywie czasu np. co roku?
2. Czy zarządzający KAW dokonuje okresowej identyfikacji ryzyk, które
mogą negatywnie wpływać na realizację zadań powierzonych KAW?
3. Czy kierownik JSFP jest bieżąco informowany przez zarządzającego KAW
o problemach/zagrożeniach w realizacji zadań KAW?
4. Czy poszczególni pracownicy KAW mają wyznaczane zadania/cele do
realizacji w danym roku w zakresie:
- realizacji zadań audytowych,
- szkoleń?
5. Czy audytorzy oraz inne osoby uczestniczące w zadaniach audytowych
prowadzą statystykę wykorzystania czasu pracy przy realizacji zadań
audytowych?
6. Jeżeli odpowiedź na pyt. nr 8 brzmi NIE to czy istnieje inny sposób
zbierania informacji o czasie przeznaczanym na realizację zadań audytu
81
wewnętrznego?
7. Czy zarządzający KAW określił zasady współpracy z audytorami
zewnętrznymi /wewnętrznymi z innych jednostek?
8. Czy obecne zasoby kadrowe KAW można uznać za wystarczające do
dostarczenia kierownikowi JSFP zapewnienia o prawidłowości systemów
kontroli i zarządzania w najważniejszych obszarach działalności jednostki
w rozsądnym czasie?
9. Czy można uznać obecne wyposażenie stanowisk pracy audytorów
w systemy IT/programy wspomagające za wystarczające?
10. Czy kierownik JSFP otrzymuje od zarządzającego KAW okresowe
sprawozdania dotyczące stopnia realizacji wyznaczonych zadań?
11. Czy ww. sprawozdania zawierają również informacje dotyczące
znaczących zagrożeń ryzykiem, słabości systemu kontroli i procesu
governance w JSFP?
C. Biegłość i należyta staranność (Standardy 1210, 1230)
L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi
1. Czy osoby zatrudnione na stanowisku audytora wewnętrznego, w tym
kierownik KAW, spełniają warunki określone w odpowiednich
przepisach?
2. Czy wewnętrzne procedury audytu zawierają kryteria umiejętności,
wykształcenia i doświadczenia dla osób zatrudnianych w KAW?
3. Czy kierownik komórki audytu wewnętrznego przeprowadza rozpoznanie,
w jakich obszarach wiedza, umiejętności i kwalifikacje audytorów
wewnętrznych są niewystarczające np. pod kątem realizacji planu
rocznego/strategicznego?
4. Czy w KAW istnieją plany doskonalenia zawodowego audytorów
wewnętrznych?
5. Czy plany doskonalenia zawodowego określają minimalną liczbę godzin
szkoleń, którą powinni odbyć audytorzy wewnętrzni?
6. Czy ww. plany zapewniają, iż audytorzy zdobywają wiedzę w
wymaganym stopniu w następujących obszarach:
- standardy, procedury i techniki audytu wewnętrznego,
- badanie sprawozdań finansowych,
- zarządzanie organizacją,
- wykrywanie oszustw i nadużyć,
- technologie informatyczne?
7. Czy audytorzy wewnętrzni potwierdzają posiadane umiejętności, wiedzę
oraz kwalifikacje poprzez zdobywanie powszechnie uznawanych
certyfikatów?
8. Czy audytorzy przynależą do organizacji zrzeszających audytorów
82
wewnętrznych?
9. Czy zarządzający KAW korzysta z dobrych praktyk audytu wewnętrznego,
wymiany doświadczeń z innymi KAW?
D. Zapewnienie jakości i efektywności prowadzenia audytu (Standard 1300)
L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi
1. Czy KAW wprowadził system monitorowania efektów, jakie audyt
wewnętrzny przynosi jednostce np. w postaci ankiet oceny audytorów
wewnętrznych po zakończonym zadaniu audytowym kierowanych zarówno
do kierowników komórek audytowanych jak i kierownika jednostki?
2. Czy przeprowadzono działania mające na celu poprawę kwestii wskazanych
przez osoby wypełniające ww. ankiety jako wymagające poprawy?
3. Czy w przypadku braku ww. ankiet były podejmowane jakiekolwiek
działania w ostatnim roku, mające na celu usprawnienie działalności KAW?
4. Czy działania te można uznać za wystarczające?
5. Czy wewnętrzne procedury audytu określają, iż osobą odpowiedzialną za
program zapewnienia i poprawy jakości jest zarządzający KAW?
6. Czy wewnętrzne procedury audytu określają elementy składające się na
program zapewnienia i poprawy jakości, w tym:
- okresową (np. coroczną) samoocenę,
- bieżący monitoring efektywności audytu wewnętrznego?
7. Czy ww. program zapewnienia i poprawy jakości obejmuje wszystkie
aspekty działalności audytu wewnętrznego i na bieżąco monitoruje jego
efektywność?
8. Czy w ostatnim roku została przeprowadzona ocena (wewnętrzna lub
zewnętrzna) programu zapewnienia i poprawy jakości audytu
wewnętrznego?
9. Czy ww. ocena pozwala na używanie w sprawozdaniach formuły
„Przeprowadzono zgodnie ze Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu
Wewnętrznego”?
10. Czy wyniki zewnętrznych ocen działalności KAW (np. audytów
zewnętrznych, kontroli NIK) są przekazywane kierownikowi JSFP?
II. Realizacja audytu wewnętrznego
E. Planowanie (Standard 2200, 2201, 2010, 2020)
L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi1. Czy w KAW został opracowany plan strategiczny?
2. Czy plan strategiczny uwzględnia tzw. cykl audytu (czy plan strategiczny
przewiduje objęcie badaniem istotnych obszarów działalności jednostki w
przeciągu 3-5 lat)?
3. Czy plan strategiczny jest corocznie uaktualniany przez zarządzającego
KAW w porozumieniu z kierownikiem jednostki?
83
4. Czy plan roczny został opracowany przez audytorów z uwzględnieniem
kierunków działania audytu wewnętrznego określonych w planie
strategicznym?
5. Czy plan audytu został opracowany przez audytorów po przeprowadzeniu
analizy ryzyka?
6. Czy analiza ryzyka obejmowała wszystkie obszary działalności jednostki?
7. Czy ww. analiza ryzyka uwzględniała (poza czynnikami wymienionymi w
przepisach) następujące kwestie:
- cele organizacji,
- istotne ryzyka, w tym związane z systemami informacyjnymi,
- prawidłowość i skuteczność systemów zarządzania ryzykiem i
kontroli,
- możliwość istotnych ustaleń systemu zarządzania ryzykiem i
kontroli,
- proces governance,
- możliwość popełnienia oszustwa,
- wyniki kontroli NIK lub innych?
8. Czy przeprowadzona analiza ryzyka jest udokumentowana?
9. Czy kierownictwo JSFP brało udział w analizie ryzyka przeprowadzanej na
potrzeby planowania rocznego?
10. Czy plan roczny został sporządzony zgodnie z obowiązującymi w
przepisach wytycznymi?
11. Czy plan roczny został przedstawiony w terminie podmiotom wskazanym w
ustawie?
12. Czy planując ilość zadań audytowych audytorzy uwzględnili czas
i pozostałe aktywa na przeprowadzenie zadań poza planem?
13. Czy wszystkie zadania zostały przeprowadzone na podstawie rocznego
planu audytu wewnętrznego?
14. Czy wszystkie zaplanowane zadania audytowe zostały zrealizowane?
F. Przeprowadzanie zadań audytowych (zadań zapewniających) – na podstawie wybranych
zadań zapewniających (Standard 2240)
L.p. Pytania TAK/NIE UwagiProgram zadania (Standard 2200, 2210, 2220, 2230 )
1. Czy przed zadaniem audytowym audytorzy dokonali analizy ryzyka w
obszarze objętym zadaniem?
2. Czy przed rozpoczęciem zadania audytorzy opracowali program zadania?
3. Czy program zadania został zatwierdzony przed rozpoczęciem zadania (np.
przez koordynatora zadania, zarządzającego KAW)?
84
4. Czy program zadania zawiera następujące elementy:
- wskazówki metodyczne, które określają w jaki sposób zadanie
zostanie przeprowadzone,
- cele zadania,
- podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,
- założenia organizacyjne, planowany harmonogram
przeprowadzenia zadania?
5. Czy treść programu pozwala stwierdzić, w jaki sposób audytor planował
przeprowadzić dane zadanie – tj, czy zawiera:
- opis doboru próby (jeżeli przeprowadzane jest próbkowanie),
- testy, które są do przeprowadzenia,
- wskazanie dokumentów, które będą badane,
- wskazanie osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych
części zadania?
6. Czy ewentualne zmiany programu są odpowiednio udokumentowane i
zatwierdzone przez kierownika KAW/koordynatora zadania?
7. Czy do zadania zostały wyznaczone osoby, które nie były zaangażowane w
ocenianą działalność w ciągu roku poprzedzającego zadanie lub też
przeprowadzały czynności doradcze w badanym obszarze?
Narada otwierająca/zamykająca
8. Czy przed przeprowadzeniem zadania audytorzy poinformowali komórkę
audytowaną o fakcie przeprowadzania zadania?
9. Czy audytorzy przeprowadzili narady:
- otwierające,
- zamykające?
10. Czy audytorzy sporządzili protokoły z przeprowadzonych narad?
11. Czy ww. protokoły spełniają warunki określone w odpowiednich
przepisach?
Zakres zadania (Standard 2100, 2110, 2120, 2130)
Skuteczność i efektywność działalności
12. Czy w ramach realizacji zadania audytorzy sprawdzali, czy kierujący
komórką audytowaną ustala zadania/cele operacyjne do wykonania w
określonym czasie?
13. Czy audytorzy ocenili adekwatność kryteriów przyjętych przez kierownika
komórki audytowanej do oceny stopnia realizacji ustalonych zadań?
14. Czy w ramach zadania audytorzy ocenili stopień realizacji zadań
operacyjnych komórki audytowanej?
Zarządzanie ryzykiem
85
15. Czy w ramach wykonywanego zadania audytowego audytorzy rozpoznawali
i oceniali istotne zagrożenia ryzykiem w komórce audytowanej/badanym
obszarze?
16. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali efektywność procesu zarządzania
ryzykiem w komórce audytowanej/badanym obszarze?
17. Czy ocena ta dotyczyła również zarządzania ryzykiem związanego z
systemami informacyjnymi w badanym obszarze?
18. Czy w przypadku braku formalnego procesu zarządzania ryzykiem
audytorzy zwrócili uwagę na ten fakt oraz zasugerowali kierownikowi
komórki audytowanej/kierownikowi jednostki ustanowienie takiej polityki?
Ochrona zasobów
19. Czy w trakcie zadania audytorzy zbadali istnienie planów ciągłości działania
w komórce audytowanej/badanym obszarze (zwłaszcza, jeżeli zadanie
dotyczyło systemów informacyjnych czy bezpieczeństwa obiektów)?
System kontroli wewnętrznej
20. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali skuteczność, efektywność i
wydajność systemu kontroli wewnętrznej w badanej komórce/obszarze w
zapewnieniu osiągania ustalonych celów/zadań?
21. Czy w ramach zadania audytorzy ocenili działania podejmowane przez
badaną komórkę/komórki w celu zapewniania zgodności jej funkcjonowania
z przepisami?
22. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali podział obowiązków w badanym
procesie/działalności komórki audytowanej?
23. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali rotację zadań wrażliwych?
24. Jeżeli komórka nie ustanowiła rotacji zadań wrażliwych czy audytorzy
oceniali inne środki zaradcze podjęte przez kierownika komórki
audytowanej w tym zakresie?
25. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali nadzór sprawowany nad
pracownikami w komórce audytowanej?
26. Czy w trakcie realizacji zadania audytorzy oceniali kompletność
dokumentacji?
Sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego (2400, 2410, 2420, 2440, 2340)
27. Czy po odbyciu narady zamykającej audytorzy przekazali kierownikowi
komórki sprawozdanie?
28. Czy sprawozdanie z przeprowadzonego zadania zawiera m.in.:
- cele zadania,
- przedmiotowy i podmiotowy zakres zadania,
- ustalenia stanu faktycznego,
- zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub
86
wprowadzenia usprawnień,
- opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności,
skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze
działalności objętej zadaniem.
29. Czy sprawozdanie można uznać za:
- obiektywne,
- jasne,
- zwięzłe,
- konstruktywne,
- kompletne
- dostarczone na czas.
30. Czy w razie otrzymania od komórki/komórek audytowanych dodatkowych
wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do otrzymanego sprawozdania
audytorzy przeprowadzili ich analizę?
31. Czy w związku z powyższym audytorzy podjęli dodatkowe czynności
wyjaśniające?
32. Czy w przypadku stwierdzenia zasadności części lub całości dodatkowych
wyjaśnień lub zastrzeżeń audytorzy zmienili lub uzupełnili odpowiedni
fragment sprawozdania?
33. Czy w przypadku nieuwzględniania dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń
audytorzy przekazali swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi
komórki/komórek audytowanych?
34. Czy dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia oraz kopia ww. stanowiska
zostały włączone do akt bieżących?
35. Czy po rozpatrzeniu wyjaśnień lub zastrzeżeń lub w przypadku ich braku po
upływie terminu wskazanego przez audytora na zgłoszenie dodatkowych
wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor wewnętrzny przekazał sprawozdanie
odpowiednim stronom?
36. Czy zalecenia i wnioski zawarte w sprawozdaniu znajdują odzwierciedlenie
w dokumentacji zebranej w toku zadania?
37. Czy można ocenić, iż audytorzy zachowali obiektywizm przy realizacji
danego zadania audytowego?
Czynności sprawdzające (Standard 2500)
38. Czy po zakończeniu zadania zostały przeprowadzone czynności
sprawdzające?
39. Czy wszystkie zalecenia audytorów zostały wdrożone przez
komórkę/komórki audytowane?
40. Czy audytorzy wewnętrzni dokonali oceny systemu kontroli wewnętrznej po
wdrożeniu zaleceń audytorów?
41. Czy wyniki przeprowadzonych czynności sprawdzających zostały
87
udokumentowane w formie notatki informacyjnej?
42. Czy wyniki czynności sprawdzających zostały przekazane kierownikowi
JSFP oraz kierownikowi komórki audytowanej?
Dokumentacja zadania audytowego (Standard 2330)
43. Czy dla zadania zostały założone akta bieżące?
44. Czy akta bieżące zawierają:
- program zadania,
- dokumenty związane z przygotowaniem programu,
- opis badanych procesów,
- protokoły z narady otwierającej/zamykającej,
- upoważnienie do przeprowadzenia audytu,
- notatki z rozmów,
- wyniki testów, kwestionariuszy,
- kopie istotnych dla zadania dokumentów,
- sprawozdanie (wersja pierwsza i sprawozdanie ostateczne),
- informacje i wyjaśnienia uzyskane po przesłaniu pierwszej wersji
sprawozdania,
- informację nt. czynności monitorujących/sprawdzających.
45. Czy dokumenty opracowane przez audytorów są przygotowane zgodnie ze
wzorami zawartymi w procedurach audytu?
46. Czy dokumenty w aktach bieżących są ponumerowane?
47. Czy w trakcie zadania zarządzający KAW/koordynator zadania dokonał
przeglądu akt bieżących?
48. Czy przegląd ten został udokumentowany?
G. Czynności doradcze
L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi
1. Czy istnieje wewnętrzna procedura przeprowadzania zadań doradczych?
2. Czy w trakcie planowania rocznego uwzględniono w planie rocznym
możliwość przeprowadzenia zadań doradczych?
3. Czy wykonywane czynności doradcze zostały udokumentowane w
niezbędnym zakresie?
4. Czy wiedza uzyskiwana w trakcie wykonywania czynności doradczych jest
wykorzystywana do rozpoznania i oceny istotnych ryzyk w jednostce?
5. Czy przeprowadzone czynności doradcze nie wpływają na niezależność i
obiektywizm audytorów wewnętrznych?
88
9.21. Załącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety Poaudytowej
KWESTIONARIUSZ ANKIETY POAUDYTOWEJKWESTIONARIUSZ ANKIETY POAUDYTOWEJ
Nazwa zadania audytowego:
Data wykonania audytu -
Imię i nazwisko respondenta
........................................................................................................
Imię i nazwisko Audytora Wewnętrznego
Uwaga! Proszę o dokonanie oceny efektywności procesu zadania audytowego, przy każdej pozycji zakreślając
właściwą odpowiedź.
Lp. WyszczególnienieOdpowiedź respondenta
Stanowczo
zgadzam się
Zgadzam się Nie zgadzam
się
Stanowczo
nie zgadzam
się
Planowanie
1. Czy powiadomiono Cię o zadaniu audytowym na tyle, aby Twój personel
mógł się odpowiednio przygotować i aby do minimum ograniczyć zakłócenia
w pracy?
2. Zakres i cel zadania audytowego jasno podano na piśmie i znany był
przewidywany czas audytu.
3. Miałeś sposobność omówić z audytorem swe obawy co do ewentualnego
włączenia operacji do zakresu zadania audytowego.
4. Przed rozpoczęciem zadania audytor znał funkcjonowanie instytucji
wystarczająco dobrze, aby nie tracić niepotrzebnie czasu kierownictwa na
wyjaśnienie podstaw.
Czynności audytowe
1. Audytor zawsze wyjaśniał sens pytań zadawanych Tobie i Twojemu
personelowi.
2. Aby efektownie wykorzystać czas na spotkaniach z kierownictwem audytor
starał się omawiać po kilka spraw lub tematów.
3. Audytor okresowo informował kierownictwo o postępach audytu.
4. W miarę postępów audytu audytor przedstawiał odpowiedzialnym osobom
nadzorującym i kierownictwu pisemne rekomendacje z audytu.
5. “Uzgodnione “ rozwiązania ustaleń audytu z ostatecznego sprawozdania z
audytu były rozwiązaniami najlepszymi z możliwych w danych
okolicznościach i miałeś sposobność przyczynić się do ich opracowywania.
89
Lp. WyszczególnienieOdpowiedź respondenta
Stanowczo
zgadzam się
Zgadzam się Nie zgadzam
się
Stanowczo
nie zgadzam
się
6. Audytor zwrócił wszystkie oryginały dokumentów po wykorzystaniu.
Narada zamykająca
1. Dzień i godzinę spotkania uzgodniono odpowiednio wcześnie.
2. Całkowicie wyjaśniono cel spotkania.
3. Wersję roboczą sprawozdania z przeprowadzenia audytu dostarczono co
najmniej 24 godziny przed spotkaniem.
4. Audytor był dobrze przygotowany i dobrze znał omawiane na spotkaniu
obszary.
5. Zalecenia z audytu dyskutowano otwarcie i obiektywnie, a audytor reagował
na uwagi kierownictwa.
Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu
1. Ostateczne sprawozdanie z przeprowadzenia audytu właściwie odzwierciedla
wyniki audytu i spotkania zamknięcia.
2. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu napisano rzetelnie i uwzględniono
wszystkie istotne fakty.
Rekomendacje audytu
1. Czy przedstawione rekomendacje wynikające z przeprowadzonego zadania
audytowego były zrozumiałe, podano je przy ostatecznym sprawozdaniu i w
razie potrzeby objaśniono?
Ogólnie
1. Audyt był przydatną usługą.
2. Audytor był profesjonalny, uprzejmy i obiektywny
3. Audytor był kompleksowy i wyważony, nie rozwodził się nad drugorzędnymi
obszarami.
4. Audytor brał pod uwagę obawy i zastrzeżenia podnoszone przez
kierownictwo.
Uwagi kierownictwa
1. Czy coś, co dotyczyło audytu, szczególnie
spodobało Ci się?
90
Lp. WyszczególnienieOdpowiedź respondenta
Stanowczo
zgadzam się
Zgadzam się Nie zgadzam
się
Stanowczo
nie zgadzam
się
2. Czy coś, co dotyczyło audytu, nie
spodobało Ci się?
3. Jeśli odczuwałeś spowodowane audytem
zakłócenia w pracy, jak można ograniczyć
je w przyszłości?
4. Jak można by poprawić następny audyt
Twojego obszaru?
5. Inne uwagi:
Poniżej proszę wyjaśnić wszelkie (nie wyjaśnione dotąd powyżej) odpowiedzi: “Nie zgadzam się”, “Stanowczo nie zgadzam
się”.
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.................................................................. (Data, podpis respondenta)
91