makalah management proyek
DESCRIPTION
ManajemenProyek_201311100621TRANSCRIPT
MAKALAH MANAGEMENT PROYEK
MANAGEMENT INTEGERASI PROYEK
KELOMPOK III
Dosen
Disusun oleh :
1. Dwi Nurcahyo
2. Aristia Maulana
3. Edwin Suganda
4. Alit Ibrahim
TEKNIK INFORMATIKA UNPAMJl.Surya Kencana No.1 Pamulang Telp (021)7412566,Fax. (021)7412566
Tangerang Selatan - Banten
1. Definisi Integerasi Proyek
Proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menentukan,
menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan proses dan kegiatan proyek
manajemen dalam Grup Manajemen Proyek termasuk dalam Kawasan Pengetahuan
Proyek Integrasi Manajemen. Karakteristik penyatuan, konsolidasi, artikulasi dan
tindakan integratif sangat penting bagi penyelesaian suatu proyek dalam konteks
integrasi.
Dalam aplikasi dunia nyata yang melibatkan upaya koordinasi komponen Manajemen
Proyek Integrasi dengan jelas didefinisikan oleh batas-batas. Interaksi antara proses-
proses individu membutuhkan integrasi efektif dalam Manajemen Proyek.
Tidak ada cara tunggal untuk mengelola proyek. Manajemen Proyek yang
berpengalaman dalam praktek menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan proses unik
untuk setiap situasi, tergantung pada keadaan tersebut, variabel, dan tujuan. Kenyataan
bahwa suatu proses tertentu atau teknik yang tidak digunakan dalam suatu proyek tidak
berarti bahwa itu tidak dianggap. Sebaliknya, Proyek Integrasi Manajemen dan Tim
Manajemen dibebankan dengan menilai penerapan semua proses dan tingkat pelaksanaan
yang dianggap tepat untuk keberhasilan proyek saat merumuskan keseluruhan Proyek
Integrasi Rencana Pengelolaan.
Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang
mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan
benar, akan menghasilkan segala proses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen
akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart
proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek..
Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuan,
keterampilan, saran dan teknik untukmenjalani segala aktivitas yang sesuai dengan
kebutuhn pelaksanaan proyek. Ruanglingkup pengetahuan tentang manajemen
proyek( project management knowledge) meliputi:
Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: Pemgembangan perencanaan
proyek,pelaksanaan proyek dan control terhadap perubahan secara terpadu. Ini
dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan
baik.
Manajemen ruang lingkup proyek Dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu
terhadap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan,
sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan
dan syarat keberhasilan proyek.
Manajemen waktu Mulai dari merumuskan aktivitas-aktiitas, terhadap
aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga control kerja.
Manajemen waktu penting dalam memperkirakan beberapa panjang waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada
waktinya.
Menjamin biaya Meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan beserta biaya,
penganggaran hingga control pembelajaran. Hal ini penting, terutama untuk
pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksaannya proyek dipastikan
seleisai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.
Manajemen mutu Dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan control,
penetepan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan
hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihaklain-pihak (stakeholder).
Manajemen sumber daya manusia(SDM) Mulai dari perencanaan
organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana harus terdiri
dari atas menusia-manusia yang memiliki kemampuan dedikasi dan integritas.
Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi
pelaksaan proyek.
Manajemen komunikasi proyek, terdiri dari: Perencanaan komunikasi,
sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administrative lain, ini
untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik
Manajemen resiko Mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen
resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan
control resiko yang mungkin muncul (butir ini jarang dipersiapkan oleh sebagian
besar pelaksana proyek, sehinggaketika muncul krisis tidak mampu menggapi dengan
cepat dan tepat). Proses ini eret kaiatannya dengan identifikasi, analisis dan respon
terhadap resiko yang muncul.
Manajemen pengadaan Mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan
kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini
tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksaan proyek
perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari mitra kerja ataupun dari
pemerintah.
1.1. Berikut ringkasan dari apa yang melibatkan integerasi proyek.
Integrasi Manajemen Proyek
• Risiko Kondisi
1. perencanaan yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya
2. Kurangnya tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan
3. Kurangnya manajemen proyek secara menyeluruh
4. tidak memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek
• Resiko akibat Event
1. Tidak adanya atau mulai akhir manajemen proyek terpadu
2. Classic manajemen proyek kegagalan dan kekacauan
3. Kecelakaan Proyek
4. berhenti bekerja
Lingkup Manajemen
• Risiko Kondisi
1. persyaratan penilaian yang tidak memadai
2. Kurangnya perencanaan – kurangnya lead time
3. Miskin definisi ruang lingkup dan rincian paket pekerjaan
4. Lingkup perubahan tanpa waktu yang sesuai dan perubahan anggaran
• Resiko akibat Event Perubahan
1. dalam lingkup “untuk membuat sesuatu pekerjaan”
2. Unbudgeted kerja dan ulang
3. Menghasilkan overruns biaya dan serius waktu
Manajemen Waktu
• Risiko Kondisi
1. Miskin memperkirakan waktu atau kebutuhan sumber daya
2. manajemen yang buruk dari jalur kritis, dan / atau mengapung
3. lembur berlebihan
• Resiko akibat Event
1. khusus penundaan: keterampilan tenaga kerja atau materi kekurangan, tanpa motivasi, pemogokan
2. Perlu untuk percepatan Sebelumnya
3. Rilis produk kompetitif
4. keunggulan kompetitif dan proyek dibatalkan
Manajemen Biaya
• Risiko Kondisi
1. kesalahan / kelalaian
2. Tidak ada investigasi masalah diprediksi
3. asumsi produktivitas over-optimis
4. Kurangnya biaya, perubahan atau pengendalian kontinjensi
• Resiko akibat Event
1. Serius anggaran overruns
2. Uang habis dan proyek dibatalkan
Manajemen Mutu
• Risiko Kondisi
1. tidak konsisten, definisi tidak lengkap atau tidak jelas kualitas
2. Miskin sikap terhadap kualitas
3. desain / material / pengerjaan
4. jaminan kualitas yang tidak memadai / program kontrol
• Resiko akibat Event
1. Penolakan kerja
2. kualitas produk tidak kompetitif
3. Produk kinerja kegagalan
Manajemen Sumber Daya Manusia
• Risiko Kondisi
1. tidak tepat struktur organisasi atau alokasi tanggung jawab
2. inferior kepemimpinan atau gaya manajemen bimbang
3. Tidak adanya motivasi dan akuntabilitas Konflik
4. tidak dikelola
5. pekerja yang tidak kompeten
• Resiko akibat Event
1. Umum tidak ada upaya tim
2. Organisasi kegagalan, penghentian pemogokan
Komunikasi Manajemen
• Risiko Kondisi
1. Kecerobohan dalam perencanaan dan dalam berkomunikasi rencana
2. Kurangnya pemahaman dan penanganan yang tidak tepat kompleksitas
3. Kurangnya konsultasi dengan pemangku kepentingan
• Resiko akibat Event
1. tidak dapat dipercaya atau tidak benar informasi yang mengarah ke tindakan yang salah atau kelambanan
2. Gagal harapan stakeholder
Manajemen Risiko
• Risiko Kondisi
1. risiko Mengabaikan atau “diasumsikan begitu saja”
2. tidak jelas tugas tanggung jawab risiko – internal tim, kontraktor, dan pihak ketiga
3. Keengganan untuk menerima kepemilikan tanggung jawab risiko
4. Miskin asuransi manajemen
• Resiko akibat Event
1. dihindari terjadi peristiwa risiko
2. Dengan penundaan akibat dan overruns biaya
3. Kerusakan terhadap kualitas
4. Kerusakan Merek Kelembagaan
Manajemen Pengadaan
• Risiko Kondisi
1. kompetitif pembelian
2. klausul kontrak tidak dapat dilaksanakan, kondisi
3. Keuangan kelemahan tertular pihak
4. permusuhan dan hubungan kontrak non-kooperatif
5. tidak pantas tugas kontrak risiko
• Resiko akibat Event
1. Klaim litigasi, pemukiman
2. Kontraktor tidak mampu, kepailitan, kegagalan
1.2. Proses Utama dalam integerasi manajemen Proyek
1. Mengembangkan Project Charter ( Piagam Proyek)
2. Mengembangkan Preliminary Scope Statement (Pernyataan Pendahuluan Ruang
Lingkup Proyek)
3. Kembangkan Project Management Plan (Rencana Manajemen Proyek)
4. Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek
5. Memantau dan Kerja Pengendalian Proyek
6. Kontrol Ubah Terpadu
7. Menuutup Proyek
1.2.1. Mengembangkan Project Charter
Pengertian Menurut Project Charter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor
atau project initiator yang secara formal mempunyai kewenangan atas suatu project, dan
memberikan kewenangan kepada project manager untuk menggunakan resource pada
aktivitas-aktivitas project.
Selain itu, project charter juga mencakup elemen-elemen persiapan dari skup project
(mencakup yang termasuk dan tidak termasuk di dalam project). Project charter juga
membantu untuk mengkontrol perubahan terhadap skup selama project berlangsung.
Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan proyek dan
memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek
Input:
o Kontrak proyek
o Statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat)
o Enterprise environmental factors (struktur organisasi, budaya organisasi,dsb)
o Organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan, dsb)
Informasi dalam project charter
o Nama Proyek & masa berlaku proyek
o Nama Manajer Proyek beserta informasinya
o Ringkasan jadwal proyek
o Ringkasan budget proyek
o Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan
justifikasi lainnya
o Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutustakeholders, asumsi,
batasan)
o Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
o Tanda tangan key project stakeholders
o Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder
1.2.2. Mengembangkan Preliminary Scope Statement
Develop preliminary project scope statement adalah dokumen yang digunakan
untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang
lingkup/batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal
yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai
diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang
lingkup
Proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara
lain: tujuan proyek, deskripsi produk/servis, kriteria produk yang akan diterima,
asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran
awal biaya.
1.2.3. Kembangkan Project Management Plan
Develop project management paln adalah dokumen yang dapat digunakan untuk
mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah
memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek. Project management plan dapat
digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan
proyek dan menilai status proyek. Kinerja proyek harus diukur berdasarkan baseline
plan.
Atribut Project Plans :
• Dinamis
• Fleksibel
• Harus dapat diperbaharui jika terjadi perubahan
• Harus menjadi acuan utama dalam eksekusi proyek
Elemen-elemen Umum dalam Project Plans :
• Gambaran Umum mengenai proyek
• Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
• Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek
• Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek
1.2.4. Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek
Develop and project execution adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah
digambarkan dalam project plan. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam
eksekusi
Proyek. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena
selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.
Keterampilan Penting dalam Develop and project execution :
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques
Tools dan Techniques untuk Develop and project execution :
• Work Authorization System: metoda yang digunakan untuk menjamin orang yang
memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang
tepat dan dengan urutan yanag benar.
• Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwa yang digunakan untuk saling
bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan.
• Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam
manajemen proyek.
1.2.5. Kontrol Ubah Terpadu
Monitor and control project work adalah proses yang terdokumentasi yang
menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya
dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan
bagaimana cara membuat perubahan
Tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen
konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya.
Saran-saran dalam Monitor and control project work :
• Pandanglah manajemen proyek sebagai sebuah proses komunikasi dan negosiasi
yang konstan.
• Rencanakan menghadapi perubahan.
• Bentuklah sistem kontrol dan CCB.
• Manfaatkan manajemen konfigurasi.
• Definisikan prosedur agar pengambilan keputusan akan perubahan yang kecil dapat
dilakukan dengan segera.
• Gunakan laporan lisan dan tulisan untuk mengidentifikasi dan mengelola perubahan.
• Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak untuk memudahkan mengelola dan
mengkomunikasikan perubahan.
1.2.6. Menuutup Proyek
Akhirnya, proyek harus ditutup bila telah selesai. Penutupan proyek melibatkan
meninjau proses, keberhasilan dan defisit yang ditemukan selama siklus hidup proyek.
Selama fase ini, sebuah pelajaran dokumen yang dihasilkan oleh tim manajemen
proyek.
1.3. Tools dan Techniques untuk Eksekusi Proyek
Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
o Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek
Time atau waktu, adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam
sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan
lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen
waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat krusial. Terkadang
suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada
membengkaknya biaya.
Cost atau biaya, adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada
intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan
dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor
sebelumnya, yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang
lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.
o Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama
eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.
Metodologi manajemen proyek. Para manajer proyek yang telah berpengalaman
percaya bahwa cara yang palig efektif untuk memperbaiki manajemen proyek adalah
dengan mengikuti metodologi yang menggambarkan apa yang harus dilakukan dalam
menjalankan proyek dan bagaimana cara melakukannya Sistem informasi manajemen
proyek. Ratusan produk perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran
bahkan yg dpt di akses via internet
2.1. Proses Perencanaan Strategis
Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru
o Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT
Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats
• Sebagai bagian dari rencana strategis, organisasi harus:
- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial
- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)
- Memformalkan proyek dgn membuat project charter
2.2. Cara Memilih Proyek
Metode Pemilihan Proyek
Dalam memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang meliputi :Berfokus pada
kebutuhan utama organisasi
o Kategorisasi proyek IT
o Analisis Finansial
o Weighted Scoring Model
o Implementasi Balanced Scorecard
Kategori Proyek TI
a. Apakah proyek merupakan sebuah peluang agar organisasi lebih berkembang
b. Lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkanya proyek tersebut
c. Prioritas Proyek
Analisis Finansial
Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam pemilihan proyek.
Sehingga dibutuhkan metode metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri dari :
a. Net Present Value (NPV) analysis
b. Return on Investment (ROI)
c. Payback analysis
Weighted Scoring Model
Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.
1. Identifikasi kriteria yang penting
2. Tentukan bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan score pada tiap kriteria
4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total
5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.
Balanced Scorecard
Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang
digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di
seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi,
meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap
strategis tujuan.
Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial
menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad
industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan
tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk
menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat
untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan,
proses, teknologi, dan inovasi.
2.3. Pentingnya Cara Proyek Untuk Memulai Proyek Secara Formal
• Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan rencana manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya
• Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek
• Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional
• Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek
3.1 Pentingnya Peran Stakeholder
Analisis Stakeholder
Setiap manajer proyek harus memilah milih stakeholderbsebagaimana keterampilan dari setiap stakeholder yang ada. Adapun karena itu manajer harus menganalisis setiap stakeholder yang dibutuhkanya.
.Definisi Stakeholder
Aktor atau institusi yang bisa atau mampu mempengaruhi proses pencapaian hasil dan
tujuan program Pihak-pihak yang terkena dampak dari implementasi program
. Tujuan analisis stakeholder
Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam isu-isu yang digarap dalam program,
peran-perannya, kepentingannya, dan dampak/efek yang ditimbulkan oleh adanya pihak-
pihak tersebut terhadap isu
Dengan identifikasi tersebut, pengelola program menjadi sensitif terhadap kepentingan-
kepentingan stakeholder; dan dalam jangka panjang dapat menciptakan strategi untuk
meminta dukungan daristakeholder tertentu
Seorang manajer proyek harus mengidentifikasi stakeholder lalu menyeleksi setiap
stakeholder yang dibutuhkan dalam proyek.
Analisis stakeholder adalah dokumen penting mengenai informasi tentang stakeholder
(bahkan kadang mrpk informasi yg sensitif), misalnya tentang
Nama dan organisasi stakeholder
Peran stakeholder dalam proyek
Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder
Tingkat pengaruh stakeholder pd proyek
Ketertarikan stakeholder pada proyek
Saran-saran untuk membina hubungan dengan setiap stakeholder
CONTOH ANALISIS SKATEHOLDER
3.2 Pentingnya Komitmen Manajemen Puncak
Manajemen puncak adalah manajemen tertinggi. Jenjang manajemen tertinggi atau
biasanya terdiri atas dewan direksi dan direktur utama. Dewan direksi mempunyai tugas
memutuskan hal – hal yang sifatnya sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Manajemen puncak bertugas menetapkan kebujakan operasional dan membimbing interaksi
organisasi dan lingkungan.
Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci
yang terkait dengan keberhasilan proyek.
Manajemen puncak dapat membantu manajer proyek :
o Keamanan sumber daya yang memadai.
o Dapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek unik pada waktu yang tepat.
o Menerima kerjasama dari orang-orang di seluruh organisasi.
o Mempelajari bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik.