software project management - pengenalan manajemen proyek
TRANSCRIPT
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengenalan Manajemen ProyekTIPS
Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)2016
CEP - CCITFakultas Teknik Universitas Indonesia
Kegagalan Proyek Teknologi Informasi
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Kegagalan Proyek Teknologi Informasi
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Tapi, 70% Proyek TI di Indonesia mengalami kegagalan (Majalah Swa)
Kegagalan Proyek Teknologi Informasi
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
How the customer explained it
How the project leader understood it
Kegagalan Proyek Teknologi Informasi
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
How the analyst designed it
How the customer was billed
Kegagalan Proyek Teknologi Informasi
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
How the programmer wrote it
What the customer really needed
Keuntungan Penggunaan Manajemen Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
o Pengawasan yang lebih baik untuk segi keuangan secara fisik dan pada sumber daya manusia.
o Meningkatkan relasi pelanggan.o Waktu pengembangan yang lebih singkat.o Biaya yang lebih rendah.o Kualitas yang lebih tinggi dan meningkatkan keandalano Menaikkan keuntungano Meningkatkan produktivitaso Koordinasi internal lebih baiko Meningkatkan moral kerja (mengurangi stres)
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Proyek adalah usaha atau pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk, menghasilkan jasa atau hasil yang unik.
~ PMBOK Guide (2004)
Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.
~ Graham McLeod & Derek Smith (2001)
Catatan :Dalam suatu proyek, ada suatu kepastian dimulai dan selesai, entah karena semua tujuan atau sasaran sudah tercapai atau karena terpaksa diakhiri karena satu atau lain hal.
Definisi Proyek
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Definisi Proyek
Sifat / Atribut Suatu Proyek :
o Memiliki tujuan yang uniko Bersifat sementarao Dibangun berdasarkan Progressive Elaboration (dilaksanakan
serta dikendalikan)o Membutuhkan sumber daya yang bisa berasal dari berbagai
areao Harus memiliki satu pelanggan utama atau sponsoro Melibatkan ketidakpastian
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Definisi Proyek
Apa yang bisa dihasilkan dari suatu Proyek?1. Sebuah Produk
o Menjadi produk hasil ataupun menjadi komponen pengembangan produk lain
2. Kemampuan untuk menghasilkan jasao Contoh : Fungsi bisnis yang mendukung produksi atau distribusi
3. Sebuah hasil berupa dokumeno Contoh : Proyek penelitian yang menghasilkan pengetahuan untuk
menentukan pasar atau sebuah proses baru yang menguntungkan masyarakat
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Kendala Dalam Proyek
1. Ruang Lingkupo Mendefinisikan apa yang
termasuk dalam pekerjaan proyek
2. Waktuo Mendefinisikan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
3. Biayao Mendefinisikan dana yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Definisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keahlian, alat-alat, dan teknik untuk aktivitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek.
~ PMBOK Guide (2004)
Fase yang tersedia dalam Manajemen Proyek :
1. Fase Pengenalan2. Fase Perencanaan3. Fase Pelaksanaan4. Fase Pengawasan dan Kontrol5. Fase Penyelesaian
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Definisi Manajemen Proyek
Cakupan Pengelolaan Suatu Proyek
Mengenali Permintaan
Menangani Kebutuhan
Menyeimbangkan Kendala
Relasi antara faktor-faktor ini adalah jika salah satu faktor berubah, paling tidak ada satu faktor yang terpengaruh.
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Sembilan Area Pengetahuan Manajemen Proyek
1. Scope Management2. Time Management3. Cost Management4. Quality Management5. Human Resource
Management6. Communication
Management7. Risk Management8. Procurement Management9. Integration Management
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Alat-Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek
1. Project Charter2. Scope Statement3. WBS (Scope)4. Gantt Charts5. Network Diagrams6. Critical Path Analysis7. Critical Chain Scheduling8. Cost Estimation9. Earned Value Management (Cost)
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Alat-Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek
Contoh Gantt Chart
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Alat-Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek
Network Diagram (1958)
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Peran Manajer Proyek
o Manajer proyek adalah seseorang yang ditugaskan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan proyek.
o Memiliki tugas yang berbeda dari manajer fungsional atau manajer operasional.
Karakter Yang Harus Dimiliki Manajer Proyek1. Pengetahuan
o Seorang manajer proyek harus menguasai hal manajemen proyek.
2. Kinerjao Seorang manajer harus dapat mengaplikasian seluruh pengetahuan yang
dimilikinya ke dalam manajemen proyek
3. Kepribadiano Seorang manajer harus berperilaku baik dalam menjalankan tugasnya, termasuk
memiliki sikap dan jiwa kepemimpinan.
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Peran Manajer Proyek
Untuk mencapai tujuan proyek, manajer proyek harus:
Mengidentifikasi kebutuhan proyek
Membangun dan mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas
Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan, dan pendekatan dari berbagai pertimbangan
Perlu diingat bahwa 97% proyek yang sukses dipimpin oleh manajer proyek yang berpengalaman.
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Peran Manajer Proyek
Komunikasi
Organisasi
Team-Building
Kepemimpinan
Teknologi
Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Proyek :
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Peran Manajer Proyek
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Faktor Lingkungan Perusahaan
o Faktor-faktor lingkungan perusahaan adalah faktor-faktor yang mendukung suksesnya sebuah proyek, baik itu dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.
o Faktor-faktor ini dapat meningkatkan atau malah menghambat jalannya proyek
Budaya Perusahaan
Struktur Perusahaan
Standarisasi Kualitas
Infrastruktur
Sumber Daya Manusia
Kondisi Pasar Iklim Politik Etc..
Faktor-faktor yang mempengaruhi :
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pihak yang terlibat (Project Stakeholders)
Nama Stakeholders Definisi
Sponsor Proyek Perorangan atau grup yang menyediakan sumber daya keuangan, baik secara tunai atau lainnya, untuk sebuah proyek
Manajer Program Manajer yang bertanggung jawab dalam mengelola proyek-proyek terkait untuk memperoleh manfaat dari proyek-proyek yang sudah ada
Manajer Proyek Seseorang yang ditunjuk oleh perusahaan terkait untuk mencapai tujuan proyek
Anggota Tim Proyek Sumber daya manusia untuk suatu proyek yang akan dikerjakan dan memiliki tanggung jawab yang tinggi pada posisinya masing-masing
Stakeholders adalah orang-orang atau pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam sebuah proyek
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pihak yang terlibat (Project Stakeholders)
Nama Stakeholders Definisi
Staf Pendukung Sumber daya manusia yang membantu dalam proses-proses yang berlangsung pada pelaksanaan proyek
Client/User Perorangan/perusahaan yang akan menggunakan produk atau hasil dari sebuah proyek
Pemasok Pihak yang menyalurkan bahan baku kepada perusahaan-perusahan guna memperoses produksinya untuk menghasikan produk akhir.
Manager Portofolio Manajer yang bertanggung-jawab untuk sekumpulan proyek atau program pada jajaran tingkat tinggi dalam perusahan
Stakeholders adalah orang-orang atau pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam sebuah proyek
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pihak yang terlibat (Project Stakeholders)
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Perkembangan Manajemen Proyek
o Secara Fisik (Project Management Office)o Mengumpulkan, mengatur dan menggabungkan data proyek untuk
seluruh perusahaano Mengembangkan dan memelihara templates untuk dokumen-dokumen
proyek.o Membangun atau mengkoordinasi pelatihan di berbagai topik
manajemen proyek.o Membuat dan menyediakan jalur karir resmi untuk para manajer
proyek.o Menyediakan jasa konsultasi manajemen proyek
o Secara Teknologi (Software Management Proyek)o Low-end Tools (kurang dari $200)o Mid-range Tools ($200 - $500)o High-end Tools (lisensi per pengguna)
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Perkembangan Manajemen Proyek
Contoh tools manajemen proyek untuk perusahaan
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Siklus Hidup Manajemen Proyek
Tiga peraga bola untuk manajemen sistem
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Siklus Hidup Manajemen Proyek
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Siklus Hidup Manajemen Proyek
Karakteristik Siklus Hidup Proyek1. Dilakukan secara berurutan2. Level biaya dan sumber daya di awal adalah rendah kemudian
memuncak dan akhirnya menurun di akhir proyek3. Level ketidakpastian dan resiko berada paling tinggi pada awal
proyek4. Keterlibatan stakeholders untuk menentukan produk akhir dari
sebuah proyek berada paling besar di awal proyek, berkaitan dengan biaya perubahan yang makin meningkat di akhir proyek
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Siklus Hidup Manajemen Proyek
Beberapa variable berimbas pada jadwal perencanaan
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Fase Proyek
Fase-fase proyek adalah pembagian dalam sebuah proyek agar proyek dapat diselesaikan secara efektif. Fase-fase dalam proyek biasanya diselesaikan secara berurutan, terkadang dapat mendahului satu sama lain dibeberapa situasi.
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Fase Proyek
Fase-fase proyek adalah pembagian dalam sebuah proyek agar proyek dapat diselesaikan secara efektif. Fase-fase dalam proyek biasanya diselesaikan secara berurutan, terkadang dapat mendahului satu sama lain dibeberapa situasi.
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Fase Proyek
3 Dasar Tipe Relasi Fase ke Fase1. Sequential Relationship (Hubungan Berurutan)
o Fase yang berikutnya hanya dikerjakan setelah fase yang sebelumnya sudah selesai.
2. Overlapping Relationship (Hubungan Saling Mendahului)o Fase yang berikutnya dimulai ketika fase yang sebelumnya hampir
selesai.
3. Iterative Relationship (Hubungan Berulang)o Hanya satu fase yang direncanakan, kemudian dengan berjalannya fase
yang pertama ini, perencanaan fase-fase berikutnya turut dikerjakan.
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Perusahaan
Rangka Struktural (Structural Frame) Rangka SDM (Human Resource Frame)
Rangka ini menekankan pada struktur perusahaan (umumnya digambarkan dengan
bagan perusahaan). Berfokus pada kelompok-kelompok dan tanggung jawabnya. Sangat rasional dan berfokus pada koordinasi
dan pengendalian.
Rangka ini berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan-kebutuhan perusahaan dan kebutuhan-kebutuhan “orangnya”. Kelemahan rangka ini adalah rentan terhadap “konflik kepentingan” pribadi atau kelompok.
Rangka Politik (Political Frame) Rangka Simbolik (Symbolic Frame)
Rangka ini mengasumsikan perusahaan sebagai kumpulan berbagai individu dan
kelompok yang memiliki kepentingan yang beragam. Masalah utama dari rangka ini
adalah konflik dan kekuasaan.
Berfokus pada simbol dan makna. Apa makna dari sebuah peristiwa di dalam perusahaan merupakan hal yang lebih penting dibandingkan apa yang benar-benar terjadi. Contoh: bagaimana cara seseorang berpakaian? Biasanya sangat erat kaitannya dengan budaya perusahaan tersebut.
Rangka-rangka dalam pemahaman perusahaan
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Struktur Perusahaan
3 Struktur dasar perusahaan:o Functionalo Projecto Matrix
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pentingnya Manajemen Stakeholders
Manajer proyek harus meluangkan waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan menjaga hubungan antara semua stakeholders proyek.
Komitment manajemen tingkat atas sangatlah dibutuhkan karena :
o Beberapa studi membuktikan bahwa komitmen manajemen tingkat atas adalah salah satu kunci keberhasilan sebuah proyek
o Manajemen tingkat atas dapat membantu manajer proyek mengamankan sumber daya yang memadai, mendapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek yang unik pada waktu yang tepat, mendapat kerja sama dari orang-orang diseluruh perusahaan, dan belajar bagaimana menjadi seorang pemimpin yang lebih baik.
o Standar dan pedoman membantu manajer proyek untuk lebih efektif.o Manajemen senior dapat mendorong penggunaan bentuk standar dan perangkat
lunak untuk manajemen proyek, pengembangan dan penggunaan pedomana untuk menulis rancangan proyek.
Proyek dan Management Proyek
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Latihan Mandiri
1. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan proyek teknologi informasi.
2. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek.3. Sebutkan dan jelaskan keuntungan dari penggunaan manajemen proyek.4. Sebutkan dan jelaskan 3 kendala sekaligus faktur penentu kualitas yang
biasanya dialami oleh setiap proyek.5. Sebutkan dan jelaskan masing-masing fase yang ada dalam manajemen
proyek.6. Sebutkan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Proyek dan
jelaskan mengapa keterampilan tersebut menjadi penting untuk dimiliki.7. Sebutkan pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam sebuah proyek
beserta definisinya.
Jawaban diketik di MS Word dengan mencantumkan nama dan kelas, dan dikumpulkan dalam bentuk PDF.
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Terima KasihDudy Fathan Ali S.Kom