คมอการประชม

จดทำาโดย

คณะกรรมการจดการความร

มหาวทยาลยรามคำาแหง

สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรต จงหวดอดรธาน

1

พฤษภาคม ๒๕๕๗คำ�นำ�

การประชมเปนภารกจทสำาคญอยางหนงของหนวยงาน เนองจากเปนแหลงระดมความคดในการวางแผนวางนโยบาย ตลอดจนแนวปฏบตงาน หรอระดมความคด เพอใหการปฏบตงานของกจกรรมใดกจกรรมหนงสำาเรจผลตามเปาหมาย ฉะนนการจดการประชม และการเขยนรายงานการประชมทกระชบรดกม จะสนองใหเกดผลสมฤทธ ในการประชมตามความมงหมายของหนวยงานทจดการประชม

คมอการประชมเลมนไดจดทำาขนเพอใหทราบถงแนวทางการปฏบตงานใหกบผรบผดชอบการประชม ตลอดจนความเขาใจบทบาทหนาทของตนเอง และหวงเปนอยางยงวาคมอเลมนจะเปนประโยชนสำาหรบผสนใจ

หวหนาสาขาวทยบรการฯ จงหวดอดรธาน

2

ก�รจดก�รประชมการประชมคอ การเสนอเรองราวใหผเกยวของรวมคดพจารณา

แนวทางการดำาเนนงาน โดยเปดโอกาสใหผเขารวมประชม ชแจงแสดงความคดเหน อภปราย แลวสรปเปนความคดเหนรวมกนหรอมตของทประชมคว�มหม�ยของก�รประชม

การประชม (Meeting) หมายถง การจดใหบคคลตงแต สองคนขนไป มาพบปะกนอยางมจดมงหมาย ตามวน เวลา และสถานททกำาหนดเพอหารอปรกษาหาขอยต ในดานตางๆ เชน เพอความร เพอฝกอบรมหรอบรรลเปาหมายทวางไวคว�มสำ�คญของก�รประชม

ในการบรหารงานของหนวยงานตางๆการประชมปรกษาหารอวางแผนงาน หรอตดสนปญหาตางๆใหบคคลในหนวยงานทราบและดำาเนนงานไปในทางเดยวกน โดยอาจวางรปแบบ เปนการจดการประชมใหญประจำาป การประชมคณะกรรมการ การประชมฝายบรหารในหนวย การประชมจงมความสำาคญ ดงน

๑. เปนสอกลางในการสรางความสมพนธทดระหวางบคคลในหนวยงานเดยวกน

๒. เปนสอกลางในการแลกเปลยนความคดเหนและประสบการณซงกนและกนระหวางบคคลภายในหนวยงาน

๓. ไดเครองมอสำาคญทจะถายทอดความรหรอขาวสารตางๆไปสสาธารณะชน

๔. ไดเครองมอสำาคญตอการปฏบตหนาท เพราะนอกจากจะเปนทมาของการวนจฉยสงการแลว ยงเปนทมาของแนวปฏบตหลายทางดวย

3

๕. ไดเครองมอชนดหนงของนกบรหาร ทเอออำานวยใหการปฏบตงานเปนไปอยางมประสทธภาพเพราะผลของการประชมจะเปนขอตกลงใจในเรองตางๆทเกยวของประโยชนของก�รประชม

๑. มประโยชนอยางมากตอการทำางานรวมกนเปนทม เกดการแสวงหาความรวมมอและความรบผดชอบของบรรดาสมาชก เพราะการประชมเปนการคดรวมกนเปนกลมเกดความรอบคอบรอบดาน

๒. การมอบหมายงานในทประชมชวยใหเกดความรบผดชอบผกพนระหวางผเขารวมประชม และแบงเบาภาระรบผดชอบไดด

๓. การไดมผเขารวมประชมหลายคนยอมจะทำาใหไดรบความคดเหนหลากหลายชวยใหมความรอบคอบในการตดสนใจ ทำาใหการตดสนใจในแตละเรองแตละประเดน มความคดรอบคอบรดกม

๔. ชวยในการกระจายขาวสารเรองราวตางๆ ไปถงผทเกยวของไดอยางรวดเรวถกตองตรงกน โดยเฉพาะอยางยงการประชมทเปนการถายทอดขาวสารตางๆ เพราะจะมผมาเขารบฟงจำานวนมาก

๕. ชวยใหเกดความรสกวา แตละคนมสวนรวมเปนเจาของงาน เจาของความคด ซงมมตตามเสยงสวนใหญ

๖. ชวยใหสามารถตดตามความคบหนาของงาน หรอภารกจทมการมอบหมายไปดำาเนนการ เพราะการประชมจะถกบนทกอยางเปนลายลกษณอกษร การประชมครงตอไป จะมการรายงานความกาวหนาในการปฏบตงาน หากมปญหาอปสรรคอยางไร ทประชมจะชวยกนพจารณาแกไข

๗. ชวยใหสามารถมมมมองในปญหาตางๆ ไดอยางกวางขวางแทนการคดอยตามลำาพงคนเดยว โดยการรวมระดมกนจากทประชมทงหมด จงทำาใหเกดความเขาใจปญหาอยางครบถวนนำาไปสการแกไขทมประสทธภาพ และประสทธผลมากกวา

4

แบบของก�รประชมแบงออกเปน ๒ แบบ ดงน๑. ก�รประชมแบบเปนพธก�ร ผเขารวมประชมตองปฏบตการตาม

ระเบยบขอบงคบการประชม การประชมแบบนใชเฉพาะเรองสำาคญ ๆ ทจำาเปนตองมการชขาด มผเขารวมประชมจำานวนมาก

๒. ก�รประชมแบบไมเปนพธก�ร เปนการประชมเพอมงลงมต โดยมากจะปรกษาแลกเปลยนความรบรรยากาศเปนกนเอง ผเขารวมประชมนอยเจ�หน�ทผดำ�เนนก�รประชม ถาหากขาดผดำาเนนการ การประชมจะไมมผจดการเรองตางๆ ดงนนผดำาเนนการประชมไดแก ประธาน รองประธาน และเลขานการ ถาหากการประชมขนาดใหญจะตองเพมเจาหนาทดานผเชยวชาญระเบยบวาระการประชม ซงใหคำาแนะนำาแกประธานเรองระเบยบวาระการประชม รวมทง ตองมผรกษาความสงบ ดแลความเรยบรอยในทประชมองคประชม (Quorum) หมายถง จำานวนสมาชกทมาประชมมผลบงคบไดตามหลกปฏบต ถอเอาจำานวนสมาชกเกนครงหนง การกำาหนดสดสวนอาจจะไมเหมอนกน บางแหงอาจกำาหนดหนงในสอง , สองในสามหรอหนงในสามแลวแตจะกำาหนด องคประชมประกอบดวย ประธาน รองประธาน เลขานการ สมาชกกรรมการ และผมหนาทเกยวของหน�ทบคคลทเกยวของในก�รประชม

เพอใหการประชมลลวงตามทตองการ ผมหนาทจะตองปฏบตขณะจดใหมการประชม คอหน�ทประธ�นในทประชม

ประธานในทประชมอาจเปนไปโดยตำาแหนง หรอรบเลอกจากทประชมนนเอง มหนาท

5

๑. เรยกประชมตามกำาหนดเวลา๒. แจงเรองระเบยบวาระการประชม๓. รกษาความสงบในทประชม๔. เชญบคคลทผมาประชมใหแสดงความคดเหนหรออภปราย๕. ใหสมาชกรบรองญตต และชแจงญตตตาง ๆ๖. ตดสนขอโตแยงในระหวางสมาชกทประชม๗. จำากดขอบเขตการประชมมใหพดนอกเรอง นอกประเดน

หน�ทรองประธ�นในทประชมรองประธานในทประชม ทำาหนาทชวยเหลอประธาน เมอประธานไม

สามารถทำาหนาทไดโดยรองประธานทำาหนาทเปนประธานในทประชมเฉพาะคราวหน�ทของเลข�นก�รในทประชมเลขานการเปนบคคลสำาคญททำาหนาทประสานงานการประชม ตงแตเรมตนจนเสรจสนการประชม ซงทำาหนาท กอนประชมโดยแจงหนงสอเชญ , ขณะประชม อำานวยความสะดวกดานเอกสารประกอบการประชม, หลงการประชม

การเตรยมความพรอมเพอใหการประชมดำาเนนการไปดวยความเรยบรอย เรมตงแตกอนการประชม การดำาเนนการประชม หลงการประชมและเพอการประชมครงตอไป ซงผมหนาทในการจดเตรยมการประชมหรอเปนเลขานการคณะกรรมการฯ จะตองดแลความเรยบรอย ดงน

๑. การเตรยมการกอนการประชม๒. การดำาเนนการประชม๓. การดำาเนนการหลงการประชม

ก�รเตรยมก�รกอนก�รประชม

6

ผทมหนาทหรอเปนผเชญประชม จะตองกำาหนดเปาหมายหรอวตถประสงคใหชดเจน ตองมการเตรยมการประชมอยางรอบคอบ ควรตองเตรยมดงน

๑. ก�รว�งแผนสำ�หรบก�รประชมการวางแผนสำาหรบการประชม การนดหมาย วน เวลา ระยะ

เวลาหรอชวงระยะหางของการประชมแตละครงมความสมพนธกบหวขอเรอง หรอ ความสำาคญของเรองทตองนำาเขาพจารณาและความพรอมของสมาชกในการประชมครงตอไป หากการนดหมายมระยะเวลานานเกนไป กอาจทำาใหเรองทตองนำาเขาพจารณานนตองดำาเนนการชาเกนไปหรออาจไมทนการ หรอนดหมายเรวเกนไปเรองทตองนำาเขาพจารณากอาจมนอยเกนไป ทำาใหเสยเวลาของสมาชกได ดงนนฝายเลขานการจะตองวางแผนการนำาเรองเขาทประชมแตละครงใหสอดคลองกน

๒. ก�รกำ�หนดระเบยบว�ระก�รประชมระเบยบวาระการประชม เพอใหไดมาซงความคดเหน หรอขอ

ตกลงรวมกน การกำาหนดวาระการประชมมกเปนหนาทของประธานและเลขานการซงมกไดรบมอบหมายจากประธานใหเขยนระเบยบวาระการประชมเพอออกหนงสอเชญผเขาประชมและผเขารวมประชมซงปกตจะใหประธานตรวจสอบความเหมาะสมอกครง นอกจากประธานและเลขานการทจะกำาหนดวาระการประชมแลวอาจใหสมาชกทเปนผเขาประชมเสนอเรอง เพอจดเขาวาระการประชมไดแตควรกำาหนดวนสงเรองกอนถงวนประชม เพอประธานและเลขานการไดพจารณาบรรจเขาวาระการประชม และออกหนงสอเชญประชมตอไป การพจารณากำาหนดวาระการประชมควรยดหลกการ ดงน

๒.๑ พจารณาถงวตถประสงคของการประชมใหถองแทเพอทจะไดกำาหนดวาระ

การประชมใหบรรลวตถประสงคของการประชมทกำาหนดไว

7

๒.๒ จดลำาดบวาระการประชมใหถกตองตามระเบยบวาระและเหมาะสมกบเวลา และ

ตามความจำาเปนเรงดวน เพอการประชมดำาเนนไปอยางเปนระบบตอเนองและทนตอเหตการณ ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร (๒๕๒๑ : ๓) ไดกำาหนดแนวปฏบตการจดวาระการประชมแบงออกเปน ๕ วาระดงน

ว�ระท ๑ เรองประธ�นแจงทประชมทร�บเปนเรองทประธานพจารณาเหนวาเปนประโยชนและทประชมควร

รบทราบ เชน ประธานแจงใหทประชมทราบถงเหตผลทจดประชม การจดกจกรรม จากการทประธานหรอสมาชกไดไปรวม

ประชมกบหนวยงานอน ความเคลอนไหวตาง ๆ ภายในหนวยงาน และการแนะนำาสมาชกใหม เปนตน

ว�ระท ๒ เรองรบรองร�ยง�นก�รประชมครงทแลวเปนการพจารณารบรองรายงานการประชมจากครงทแลว ซงใน

รายงานการประชมนนจะตองระบวาเปนรายงานการประชมสามญ หรอวสามญ ครงทเทาไร พรอมทงวน เดอน ป ดวย รายงานการประชมจากครงทแลวนน ควรสงใหสมาชกหรอคณะกรรมการลวงหนาเพอใหอานมากอน และเมอถงเวลาประชมในวาระน ประธานจะใหทประชมไดมเวลาอานอกครงทละหนาดวยความรวดเรว ถามขอความผดพลาดหรอมไดเปนไปความขอตกลงของทประชมครงทแลวกสามารถทกทวงไดเพอนำาไปแกไข แตมใชวาการนำาเรองทตกลงกนแลวมาอภปรายใหม เมอทประชมลงมตรบรองรายงานการประชมแลวโดยไมมแกไข หรอฉบบทไดมการแกไขประธานและเลขานการจะลงลายมอและวนทในตอนทายของรายงานการประชม

8

ว�ระท ๓ เรองสบเนอง/หรอแจงเพอทร�บไดแกเรองทตดตามความคบหนาจากการประชมครงทแลว ทมผ

ไดรบมอบหมายจากทประชมใหไปดำาเนนการและนำามารายงานตอทประชม หรอเอกสารตางๆททำามาแลวใหทประชมทราบ

ว�ระท ๔ เรองเสนอเพอพจ�รณ�เปนเรองนำาเสนอเขาสทประชมเพอรวมกนพจารณา ซงถอวาเปน

ประเดนหวขอสำาคญทตองจดใหมการประชมขน อาจนำาเสนอโดยประธานหรอสมาชกเพอบรรจเขาเปนวาระการพจารณา ถามหลายเรองควรจดเรยงลำาดบความสำาคญทละเรอง

ว�ระท ๕ เรองอน ๆ (ถ�ม)ในการประชมบางครงประธานหรอสมาชก อาจมเรองทตองแจง

ใหทประชมทราบหรอหารอเพมเตมซงอาจเปนเรองเรงดวนทไมสามารถบรรจในวาระการประชมไดทนกอาจนำามาพจารณาในวาระเรองอน ๆ น แตควรคำานงถงความจำาเปนเรงดวนและระยะเวลาทมอยดวย

๓. ก�รออกหนงสอแจงกำ�หนดก�รประชมการออกหนงสอแจงกำาหนดการประชม เปนเอกสารทสงถงคณะ

กรรมการและผเขารวม-ประชมลวงหนา เพอแจงใหทราบวาจะมการประชมเมอใดทไหนโดยระบวน เวลา สถานท และจะประชมเรองใดบาง ควรระบวาระการประชมในหนงสอเชญประชมดวย

๔. ก�รจดเตรยมเอกส�รก�รประชมเอกสารการประชมจะชวยใหขอมลรายละเอยดเกยวกบเรองท

ประชม ทำาใหการประชมมทศทางและเปาหมายชดเจนและชวยใหการประชมดำาเนนไปดวยความรวดเรวและมประสทธภาพ การเตรยมเอกสารตาง ๆ ควรจดเตรยมใหเพยงพอและจะตองทำาใหเสรจทนตอเวลา

9

แบบระเบยบว�ระก�รประชม(ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๓)

ระเบยบว�ระก�รประชมของ ...............................ครงท .........../.............

วน ................. เดอน ............................... พ.ศ. .......... เวล� .................

ณ ........................---------------------------------------------

ระเบยบว�ระท ๑ เรองประธานแจงทประชมทราบ…………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ระเบยบว�ระท ๒ เรองรบรองรายงานการประชม ครงท (ผานมา) / ๒๕.......…………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………….………………….ระเบยบว�ระท ๓ เรองสบเนอง/หรอแจงเพอทราบ……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………….…………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………….ระเบยบว�ระท ๔ เรองเสนอเพอพจารณา

10

……………………………………………………………………………………….………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….………………………………….ระเบยบว�ระท ๕ เรองอน ๆ (ถาม) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ก�รจดทำ�ร�ยง�นก�รประชมเมอใดทจะตองมการประชมเพอระดมความคดหรอเพอรบทราบเรอง

ราวในระเบยบวาระประชม หรอเพอหามตเสยงขางมากในเรองใดเรองหนง กจะตองมการจดบนทกหรอบนทกเสยงไวดวย เพอนำามาจดทำาเปนรายงานการประชมเกบไวเปนหลกฐานหลงจากทไดมการรบรองรายงานการประชมนนแลวคว�มหม�ยของคำ�ว� ร�ยง�นก�รประชม“ ”

ร�ยง�นก�รประชม มความหมายตามทกำาหนดไวในพจนานกรมฉบบราชบณฑตสถานพ.ศ. ๒๕๒๕ วา คอ รายละเอยดหรอสาระของการประชมทจดไวเปนทางการ และตามระเบยบสำานกนายก-รฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ใหความหมายของคำาวา ร�ยง�นก�รประชม ไววา คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐานจดประสงคของก�รจดร�ยง�นก�รประชม

๑. เพอเกบไวเปนหลกฐานอางอง

11

๒. เพอยนยนการปฏบตงาน วาใครทำาอะไร มการอภปรายอยางไร มมตในเรองใดไวอยางไร ใครจะตองปฏบตตอไป และแสดงถงขอเทจจรงและเหตผลในการพจารณาของทประชม

๓. เพอแสดงถงผลงานทไดดำาเนนการมาแลว วาไดทำาอะไรมาบาง๔. เปนเครองมอในการตดตามงานทไดรบมอบหมายวาไดดำาเนนการ

อยางไร๕. เพอแจงผลการประชมใหบคคลทเกยวของทราบและปฏบตตอไป

คว�มสำ�คญของร�ยง�นก�รประชม๑. เปนหลกฐานการปฏบตงาน การปฏบตงานในองคกรใด ๆ กตาม

ยอมมการประชมเพอรายงานผลการปฏบตงาน แลกเปลยนความคดเหน กำาหนดนโยบาย พจารณาขอเสนอ ฯลฯ

๒. เปนเครองมอตดตามงาน รายงานการประชมทมการจดมตไวอยางชดเจนจะเปนหลกฐานสำาคญใหเลขานการหรอผไดรบมอบหมายไดตดตามงานตามมตทประชม สวนใหญจะมระเบยบวาระการประชม เรองทเสนอใหทประชมทราบ หรอเรองสบเนอง ซงผปฏบตจะรายงานผล หรอความกาวหนาในการปฏบตงานตามมตทประชมครงกอน ทงนจะเปนประโยชนแกองคกรใหสามารถเรงรดพฒนางานอยางเตมท

๓. เปนหลกฐานอางอง รายงานการประชมทมการรบรองจากทประชมแลวถอเปนเอกสารทใชอางองไดตามกฎหมาย หากมปญหาหรอความขดแยงในทางปฏบตสามารถใชมตการประชมเพอยตขอขดแยงได หรอหากมปญหาทางกฎหมาย เชน บคคล หรอหนวยงานปฏบตงานโดยไมเปนไปตามมต

12

กสามารถใชรายงานการประชมเปนหลกฐานสวนหนงในการดำาเนนการตามกฎหมายได

๔. เปนขอมลขาวสาร เลขานการจะสงรายงานการประชมใหผเขาประชมไดรบทราบขอมลหรอทบทวนเรองราวทผานมาในการประชมครงกอนเพอใหตอเนองกบการประชมครงตอไป นอกจากนนยงเปนประโยชนสำาหรบผไมมาประชม ไดศกษาขอมลและรบทราบมตทประชมดวยวธจดร�ยง�นก�รประชม

การจดบนทกรายงานการประชม อาจปฏบตได ๓ วธ แลวแตความประสงคของทประชมนน ๆ คอ

วธท ๑ จดละเอยดทกคำาพดของกรรมการ หรอผเขาประชมทกคนพรอมดวยมต

วธท ๒ จดยอคำาพดทประเดนสำาคญของกรรมการ หรอผเขาประชม อนเปนเหตผลนำาไปสมตของทประชม พรอมดวยมต

วธท ๓ จดแตความเหนโดยรวมของทประชม อนเปนเหตผลนำาไปสมตของทประชมพรอมดวยมต

วธท ๔ จดเฉพาะมตของทประชมเทานนก�รจดดวยวธท ๑ ไมนยมใชในงานธรกจ คงมใชในการประชมใหญ ๆ ซงตองบนทกคำาพดไวเปนหลกฐานใหชดเจนวาใครใหความเหนไววาอยางไร และใชถอยคำาอยางไร เหมาะสมแกการเปนตวแทนของตนหรอไมอยางไรก�รจดดวยวธท ๒ เนอหาของรายงานการประชมจำาเปนตองเขยนใหสน แตใหแจมแจงปราศจากขอเคลอบแคลงสงสย อนจะทำาใหเกดขอโตแยงขนภายหลงได ถาเปนขอตกลงทเปนตวเลขจะเปนจำานวนเงนหรอจำานวนสงใดกตาม หรอเปนขอความทเกยวพนถง วน เดอน ป สถานท จะเวนไมบนทกหรอจะยอใหสนไมไดจำานวนเงนนยมบนทกเปนตวหนงสอในวงเลบตอจากตวเลข เพอปองกนผดพลาดหรอแกไข

13

ก�รจดดวยวธท ๓ สำานวนและภาษาทใชในการจดบนทก หรอรายงานการประชมจะตองรดกม เชน สำานวนและภาษาทใชในยอความ ไมใชสำานวนและภาษาทฟมเฟอย หรอใชถอยคำาทเยนเยอหรอโลดโผน เชน ภาษาในหนาหนงสอพมพ การประดษฐประดอยดวยถอยคำาททำาใหผอานตองเสยเวลานน เปนสงทควรละเวนเพราะจดมงหมายของบนทกรายงานการประชม จะมงใหผอานทราบจดประสงคโดยเรว และสามารถเขาใจและจดจำาไดทนทก�รจดดวยวธท ๔ นยมใชในธรกจครอบครวหรอธรกจเจาของเดยว ผเขาประชมเมอไดออกความเหนใด ๆ ไปแลว กเปนทรบรในทประชม ไมมความจำาเปนตองบนทกไวรายงานใหผใดทราบอกความคดเหนทดมประโยชนกไดรบเครดตในทประชมแลว จงกำาหนดใหจดเฉพาะมตของทประชมไวเปนการใชอางองเทานน

หม�ยเหต สงทไมควรเขยนในบนทกรายงานการประชม คอความคดเหนสวนตวของผบนทกไดครบถวน วธท ๓ นเหมาะสมนำาไปเผยแพรในหนวยงานใหบคลากรไดทราบทว ๆ กนรปแบบร�ยง�นและระเบยบว�ระก�รประชม

รายงานการประชมอาจมรปแบบแตกตางกน ตามทหนวยงานเหนวาเหมาะสม โดยทวไปจะใชรปแบบตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ดงน

๑. ร�ยง�นก�รประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน๒. ครงท ใหลงครงทประชม๓. เมอ ใหลงวน เดอน ปทประชม๔. ณ ใหลงสถานททประชม๕. ผม�ประชม ใหลงชอและ/หรอตำาแหนงของผไดรบแตงตงเปน

คณะทประชมซงมาประชม ในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทนและลงวามาประชมแทนผใดหรอตำาแหนงใด

14

๖. ผไมม�ประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชม พรอมทงเหตผล (ถาม)

๗. ผเข�รวมประชม ใหลงชอและ/หรอตำาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม (ถาม)

๘. เรมประชมเวล� ใหลงเวลาทเรมประชม๙. ขอคว�ม ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวยประธาน

กลาวเปดประชมและเรองทประชม กบมต หรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามลำาดบ

๑๐. เลกประชมเวล� ใหลงเวลาทเลกประชม๑๑. ผจดร�ยง�นก�รประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

ลกษณะของร�ยง�นก�รประชมทด๑. เนอหาถกตอง ตรงตามทประชมอภปราย มตถกตอง ชดเจน และ

ครบถวนทกประเดนไมตกหลน บางครงผจดอาจเลอกจดบางเรองทพอใจ และละเลยบางเรองทไมพอใจ ผจดจะตองมใจเปนกลาง มจตสำานกทดวาจะตองปฏบตหนาทอยางเทยงตรง รายงานการประชมจงเสมอนกระจกเงาสะทอนความเทยงตรงของผจด ผตรวจ ตลอดจนผเกยวของทกคน และเขาใจงาย ผจดตองคำานงถงผอานเปนสำาคญ แมผไมไดเขาประชมกสามารถอานเขาใจได ทกถอยคำาชดเจน ไมตองสอบถามหรออานทวนหลายครง

๒. ใชภาษาด ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ เปนประโยคบอกเลาทเรยบงาย ประโยคสน ควรใชประโยคความเดยวทไมมคำาเชอมมาก เพราะจะทำาใหประโยคยาวซบซอนนอกจากนนตองมวรรคตอนและตวสะกดถกตอง

15

๓. มหวขอยอยทกเรอง เพอใหสะดวกแกการกลาวอางองภายหลง และทำาใหผอานเขาใจเรองทนททเหนหวขอนนก�รรบรองร�ยง�นก�รประชม

การรบรองรายงานการประชม อาจทำาได ๓ วธ๑. รบรองในการประชมครงนน ใชสำาหรบกรณเรองเรงดวน ใหประธาน

หรอเลขานการของทประชมอานสรปมตใหทประชมพจารณารบรอง

๒. รบรองในการประชมครงตอไป ประธานหรอเลขานการเสนอรายงานการประชมครงทแลวมาใหทประชมพจารณารบรอง

๓. รบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไป หรอมแตยงกำาหนดเวลาประชมครงตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมากใหเลขานการสงรายงาน-การประชมไปใหบคคลในคณะกรรมการพจารณารบรอง ภายในระยะเวลาทกำาหนด

แบบร�ยง�นก�รประชม(ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๒๕)

ร�ยง�นก�รประชม.....................................................ครงท ................/..................

เมอ .............................................................ณ

..............................................................................

---------------------------------------ผม�ประชมผไมม�ประชม (ถ�ม)ผเข�รวมประชม (ถ�ม)เรมประชมเวล�

16

(ขอคว�ม) ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

เลกประชมเวล�....................................................................(.................................................................)

ผจดรายงานการประชมก�รจดโตะประชม

การจดโตะประชมมหลายรปแบบโดยพจารณาจากจำานวนผเขาประชมสถานทจดประชมและบรรยากาศทจะชวยสงเสรมใหการประชมเปนไปดวยความอบอน เออตอการสอสารแบบ ๒ ทาง ดงน

๑. แบบโตะกลม เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวนไมเกน ๑๐ คน ลกษณะหองสเหลยม-จตรสทไมใหญนก สมาชกจะมความรสกใกลชดอบอน เสมอภาคและไมคอยเปนทางการมากนก

๒. แบบสเหลยมจตรสหรอสเหลยมผนผา เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๑๐ ๒๐ คน–ลกษณะหองสเหลยมจตรสหรอสเหลยมผนผา บรรยากาศทประชมจะคลายกบแบบโตะกลม แตจะมความ-เปนทางการมากกวา

17

๓. แบบตวว หรอตวท เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๒๐ ๓๐ คน –ลกษณะหองสเหลยมผนผาบรรยากาศจรงจง และเปนทางการแตสมาชกยงสามารถมปฏสมพนธกนไดอยางทวถง

๔. แบบรปตวย หรอรปเกอกมา เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๓๐ – ๔๐ คน ลกษณะหองสเหลยมผนผาหรอหองขนาดใหญ บรรยากาศเปนทางการ การมปฏสมพนธระหวางสมาชกคอนขางหางเหนแตสมาชกยงสามารถสอสาร ๒ ทางไดอยางสะดวก

๕. แบบหองเรยน เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๔๐ คนขนไป แตถาขนาดหองจำากดเปนรปแบบโรงละครหรอโรงภาพยนตร (Theater) โดยมขอแตกตางกนคอแบบหองเรยนจะมการจดโตะและเกาอสำาหรบผเขาประชมแตแบบโรงละครจดเฉพาะเกาอสำาหรบผเขาประชมเนองจากพนทมจำากดยกเวนทนงสำาหรบประธานจะมการจดโตะพรอมเกาอไว บรรยากาศของการประชมเปนทางการ สมาชกไมเหนหนาผเขาประชมไดทวถง ทำาใหการสอสารแบบ ๒ ทางไมสะดวกเทาทควร และสมาชกมโอกาสทจะเบนความสนใจไปสเรองอนทไมเกยวกบการประชมไดงาย

รปแบบก�รจดโตะประชมแบบต�งๆ

แบบโตะกลม

ประธาน สมาชก

ประธาน สมาชก

18

แบบสเหลยมจตรสหรอสเหลยมผนผ�

ประธาน สมาชก

19

แบบตววหรอตวท

ประธาน สมาชก

20

แบบรปตวยหรอรปเกอกม�

ประธาน สมาชก

21

แบบหองเรยนและแบบโรงละคร