Managementul Proiectelor Software

Curs 10. Fazele finale ale proiectelor

Managementul Proiectelor Software1Fazele finale ale proiectelorConfirmarea indeplinirii tuturor cerintelor de proiectVerificarea finalizarii fiecarei faze de proiectObtinerea formala a aprobarii de la beneficiarEvidenta finalizarilor timpuriiPlati finaleDocumenarea experientei/lectii invatateActualizari de dateAsigurarea finalizarii proceselorActualizare proceduri de proiectAdaugarea noilor abilitati dobindite in baza de cunostinteFazele finale ale proiectelorAuditarea achizitiilorElaborarea procedurii de finalizareFinalizarea contractuala si administrativaAnaliza factorilor de succes si eficientaIntocmirea si distribuirea raportului finalArhivarea generala a documentelor de proiectEvaluarea satisfatiei clientuluiFinalizarea operatiunilor si lucrari intretinereDisponibilizarea resurselorCelebrareaFazele finale ale proiectelorActivitati necesare:Intilnirea participantilor in vederea obtinerii aprobarii de finalizare a proiectului, ei fiind primul motiv pentru care exista de fapt proiectulAprobarea participantilor(Stakeholders) semnaleaza finalizarea proiectuluiFinalizarea tuturor angajamentelor contractuale cu furnizorii si beneficiarii, raportari si platile finale, incluzind de asemenea si scrisori de multumireTransferul responsabilitatilor catre alte persoane daca se solicita aceastaFazele finale ale proiectelorActivitati necesare (continuare):Reinsarcinarea membrilor echipei de proiect si redirectionarea eforturilor acestora catre alte prioritati sau proiecteDisponibilizarea resurselor, cum ar fi echipamente sau materialeFinalzarea evidentei de inventar si de contabilitateIntocmirea documentatiei cu rezultatele proiectului pentru a putea fi consultata pe viitor si recomandarile aferenteFazele finale ale proiectelorPasii finalizarii proiectului :Decizia de finalizareLista de sarciniConsensulIntrunirileComunicareaComunicarea suplimentaraComunicarea largitaDocumentele de intocmitCelebrareaDispersarea de resurseEchipa de tranzitieTransferul de responsabilitatiFazele finale ale proiectelorDecizia de finalizare - Decizia de finalizare a proiectului va tine cont de acordul comun al participantilor, de trecerea in revista a activitatilor care urmeaza sa fie finalizate si se va tine cont de asemenea si de rezultatul final care va fi obtinut si care trebuie sa fie pe masura asteptarilor participantilor la proiectLista de sarcini - Intocmirea listei cu activitatile care trebuie finalizate si cu persoanele carora li se deleaga sarcinile e necesara, verificindu-se si stabilindu-se finalizarea imediataConsensul - Project managerul, echipa si managementul trebuie sa cada de acord legat de modul si nivelul de satisfacere a cerintelor proiectului, toate partile au rol important si in cazul in care proiectele sunt intrerupte si nefinalizateIntrunirile - Se vor organiza intruniri cu echipa de proiect si cu managementul in vederea obtinerii acordului de finalizare si a verificarii modului cum proiectul va fi finalizatComunicarea - Tot personalul trebuie informat in scris referitor la data finalizarii proiectuluiFazele finale ale proiectelorComunicarea suplimentara - Tine de informarea furnizorilor si a celorllati participantiComunicarea largita - Nivelurile manageriale largite ar trebuie de asemenea informateDocumentele de intocmit - Evidenta contabila, de inventar trebuie finalizata si predataCelebrarea - Premierele, recompensele sunt necesare celebrarii proiectuluiDispersarea de resurse - Se va intocmi un inventar cu resursele ramase si predate la finalEchipa de tranzitie - Este instruita si insarcinata cu administrarea rezultatului proiectuluiTransferul de responsabilitati - E necesara transferarea responsabilitatilor noii echipeConcluzii partialeDizolvarea echipei de proiect presupune timp si efort deliberat din partea project manageruluiToate proiectele trebuie sa ajunga la un sfirsitFinalizarea unui proiect inseamna predeterminarea nei serii de pasiTrebuie gasite roluri si meniri pentru cei cu care s-a lucrat in proiectUn jurnal si un raport final vor ajuta pe altii sa invete din experienta acumulta in timpul derularii proiectuluiFazele finale ale proiectelorNerealizarea obiectivelor:Planul este prea simplu, planul poate fi prea complex, planul este nerealistConflictele majore nu sunt rezolvate abil si se pierd mult timp si multe resurseStilul de leadership e necorespunzator proiectuluiObiectivele si tintele proiectului nu au fost initial acceptate unanim, de unde si tensiunile si posibila nerezolvare ulterioara a acestoraMonitorizarea si controlul inadecvate ducind la mentinerea problemelorStaff insuficient sau necorespunzatorInsarcinarile si resursele necorespunzatoare proiectuluiComunicare redusa sau defectuoasa intre membrii echipei, project manager si senior managementReinventarea rotii, nestudierea precedentelor si a proiectelor similare sau a unor finalizari similareFazele finale ale proiectelorMotivele reusitei:Planul realist construit si acceptarea acestuia de catre participanti(Stakeholders) prin analizarea riguroasa a cerintelor care vor fi implicate procesuluiRezolvarea accelerata a conflicetlor care apareau inca din faza incipientaProject managerul e un lider puternic mentinid echilibrul intre echipa si senior managementObiectivele si scopurile sunt clare si concise, echipa de proiect intelege pe deplin totulOamenii potriviti sunt alesi in numar potrivit si disponibili la momentul potrivitOamenii potriviti sunt alesi in numar potrivit si disponibili la momentul potrivit asunimd fiecare risc predictionat si tratat ca atare98%din resurse si cerinte au fost identificate inainte de startul proiectuluiManagerul participa in activitatile de rutina cu echipa, ascultind activ si cautind solutiiProiectele similare sunt studiate pentru a preintimpina problemele posibile care pot apareaSe intretine satisfactia participantilor si se intrunesc asteptarile acestoraRaportarea finalaRaportarea finala va include:O privire generala asupra proiectului incluzind revizuirile proiectului si planului initialEnumerarea realizarilor importanteAnaliza realizarilor plecind de la comparatia cu obiectivele initialeAnaliza financiara finala si explicatiile corespunzatoare variantelor de bugetEvaluarea performantelor administrative si de managementEvaluarea performantei echipei de proiectChestiuni sau insarcinari care necesita investigatii ulterioareRecomandari pentru proiecte similare de viitorInformari speciale facute membrilor echipei de proiectRaportarea finalaSe mai pot include de asemenea:Evidenta chestiunilor legate de performanta, conflicte si strategii de rezolvare a acestoraRezultatele fiecarei faze de priect incluzind date referitoare de realitate in comparatie cu ceea ce se planificase sau cu previziunileDescrierea activitailor derulate in continare care au legatura cu proiectul si care solicita si pe viitor participarea membrilor echipei de proiectRecomandari de schimbare in cazul viitoarelor proiecte care vor fi derulate si vor fi similare cu cel finalizatAnaliza procedurilor de raportare cit si a recomandarilor care s-au intreprins pe durata proiectuluiAnaliza proceselor managemnetului de proiect per ansambluCriterile de baza pentru evaluarea membrilor echipei Calitatea muncii depuseCostulTimpul consumatCreativitateaPerformanta de natura administrativaAbilitatea de a lucra in echipaAtitudineaAbilitatile de comunicareAbilitatea tehnicaRecomandarile de imbunatatireConsistenta in respectarea termenelorFactori de succes a proiectelorIn cadrul managementului de proiect exista numai 3 factori de succes:Predarea la timp a lucrarii - Predarea la timp se face conform agendei stabilite preliminarIncadrarea in buget - Proiectul se va incadra in estimarile de buget previzionatePredarea la nivel de calitate ridicata

Produsul sau si rezultatul produs trebuie sa fie acceptat la predare ca fiind la nivel de calitate ridicataIn managementul de proiect aceasta insemnind faptul ca rezultatele intimpina cerintele functionale si de performanta definite in cadrul proiectului