manual access2010
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JORGE MOREIRA
A C C E S S
¿QUÉ ES ACCESS? Es un conjunto de datos organizados para uso determinados en pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.
PARA QUE SIRVE.-
Crea controla y relaciona Base de Datos
Manejados, administrados de Base de Datos
COMO INGRESAR A MICROSOFT OFFICE ACCESS
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y
hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar
el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador
buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic
sobre él, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Access 2010 del escritorio.
Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las
siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar
Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir.
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a
ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos
los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender. La pantalla que se muestra a continuación puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada
momento.
LA PANTALLA INICIAL
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,
maximizar/restaurar y cerrar .
LAS BARRAS
La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el
que estamos trabajando en el momento actual.
La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de
Access como Guardar o Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que
quieras. Veremos cómo más adelante.
La cinta de opciones contiene todas las opciones del
programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una
pestaña accederemos a su ficha que contiene los
botones y menús, organizados en categorías o grupos.
Para referirnos a un determinado botón necesitaremos
saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el
grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar
sería la localización exacta del botón Pegar, que
pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio.
La Cinta de opciones
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso
por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla
(o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a
esa opción sin la necesidad del ratón.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra
sea que se despliegue un submenú.
En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para
estas nuevas opciones. Las opciones no
disponibles en el momento actual se muestran
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar
la tecla ALT.
Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de
la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo.
Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las
pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la
cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento
en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses
de nuevo el botón.
La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada
con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas,
no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con
herramientas para modificar el documento, sino que
despliega un menú con acciones relativas al propio archivo:
Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se
encontraban en el botón Office.
La pestaña Archivo
A este menú también puedes acceder desde el modo
de acceso por teclado tal y como vimos para la
Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma
inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la
opción Guardar para guardar el documento actual, o
Salir para cerrar la aplicación. También puede que
algunas opciones muestren un cuadro de diálogo
donde nos pedirá más información sobre la acción a
realizar como la opción Abrir.
Opción que muestra más información. Algunas opciones
lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha
de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que
muestra información de la base de datos abierta o
Reciente que muestra un listado de las últimas bases de
datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se
coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos
que se trata de la opción activa.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la
pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la
aplicación, proporciona distinta información según la
pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado
numérico pulsada (Bloq Núm.), que estamos en la vista
Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos,
Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro
botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los
botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al
dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es
necesario que los memorices. Con el uso ya irás
aprendiendo la forma de los botones que más utilices.
La barra de estado
Access incorpora una documentación muy útil que
explica las distintas opciones y características del
programa. Su consulta frente a una duda es muy
recomendable. Para acceder a ella podemos:
LA AYUDA
Hacer clic en el botón de Ayuda , en la zona derecha de la Cinta de opciones.
Pulsar la tecla F1 del teclado.El programa también ofrece otras opciones interesantes, para ello:
Pulsar Ayuda en la pestaña Archivo. En este apartado además encontrarás enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarán información sobre las novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del programa.
CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
Crear una base de datosPara crear una nueva base de datos debemos:Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.
Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos
en la zona de la derecha. La opción Base de datos en
blanco es la que debe estar seleccionada si queremos
partir de cero, aunque también podríamos partir de una
base existente o de una plantilla.
Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás
un panel con una vista previa y las opciones necesarias
para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la
nueva base de datos. Esto es así porque, al contrario que
en otros programas como Word, Access necesita crear y
guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se
puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando
esté lista.
Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la
carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta
que hay junto a la caja de texto .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o
explorar las carpetas desde el panel izquierdo para
situarnos en la carpeta en que queramos guardar la
base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás
escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se
cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla
anterior.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a
la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo
formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no
presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1
para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de
datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de
éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel
de navegación, desde donde podremos seleccionar
todos los objetos que sean creados dentro de la base de
datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por
defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón
Ocultar
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar
qué objetos mostrar y de qué forma.
CERRAR LA BASE DE DATOS
. Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de
datos.
.O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.
Podemos abrir una base de datos ya existente de
diferentes formas:
Desde la pestaña Archivo > Abrir
ABRIR UNA BASE DE DATOS
Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.
En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir
para que selecciones el archivo que quieres abrir:
CREAR UNA TABLA DE DATOS. Para crear una tabla de
datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para
visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos
seleccionar estas opciones:
. El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en
introducir directamente los datos en la tabla y según el valor
que introduzcamos en la columna determinará el tipo de
datos que tiene la columna.
. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad
didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que
tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás
que rellenarla con sus datos.
. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto
compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás
compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es
seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o
haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra
de estado:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no
hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un
nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada
columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas
(General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo,
es decir, características adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla: