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データベースAccess2010の使い方

ここでは、Microsoft Access2010を使って関係データベースであるAccessを学習します。

Ⅰ データベースの基礎

データベースの学習に先立って、すでに作成してあるデータベースを、各自のホルダへコピー

しておく必要があります。

ここではサンプルのデータベースであるdatabaseをダウンロードして、

各自のホルダーにコピーします。

１．Accessの起動

Accessの起動は、スタート、すべてのプログラムを選び、Microsoft Access2010をダブルクリック

する。Accessの動作画面になる。（動作画面）

・既存のデータベースを開く

Access動作画面において、メニューバーで「ファイルタグ」を選択して、「開く」をクリックする。

開く

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「開く」を選択し、「ファイルを開く」画面で、開きたいデータベースを選択する。ここでは、すで

にダウンロードして保存しているフォルダにある「住宅情報」を選ぶ。Accessの「起動画面」が現

れる。（起動画面）

「起動画面」で、オブジェクトバーのテーブルを選び、「住宅情報」テーブルをダブルクリックする。

または、「住宅情報」を選択して右クリックして「開く」をクリックする。

「住宅情報」テーブルが開かれる。

住宅情報テーブル

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２．Accessの起動画面構成

Accessを起動したときの起動画面構成を説明する。

① タイトルバー

アプリケーションの名前が表示される。

② メニューバー

Access で使用する機能が納められている。Access では多くのコマンドを使用でき、４つのタク

に分かれ、それがメニューバーに並べられている。

③ メニューの詳細バー

メニューで選ばれたタグの詳細機能が、ボタンで表示される。

④ オブジェクトバー

「テーブル」、「クエリ」、「フォーム」、「レポート」などのオブジェクトがある。クリックすると、

各オブジェクトの一覧が表示される。

⑤ データベースオブジェクト

作成したオブジェクトが表示される。

③

②

④

⑤

①

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３．テーブル

Accessでは、データを表形式で蓄積する。この表のことをテーブルと呼ぶ。

テーブルに入れたデータは、いろいろな加工・編集、表示・印刷ができる。

１）テーブルのウインドウ

Access起動画面で、オブジェクトバーのテーブルを選び、該当するテーブルをダブルクリックする

と、データシートビューが表示される。ここでは、住宅情報を選ぶ。

テーブルは、関連ある項目のデータを１つにまとめた２次元の表である。

Accessでは、テーブルの項目（列）のことをフィールドといい、行のことをレコードと呼ぶ。

データは、行単位のレコードごとに記憶される。

なお、各フィールドの先頭に表示されている項目を「フィールド名」という。フィールド名は、テ

ーブルで唯一のユニークな名前でなければならない。データを加工するときにはこの名前を指定す

る。

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４．データの検索

Accessでは、テーブルの中のデータを検索することができる。

例題 駅名が「渋谷」のレコードを選ぶ。

１）「住宅情報」をデータシートビューで選ぶ。

検索するフィールドをカーソルで選ぶ。ここでは、駅名を選ぶ。

２）ツールバーの検索ボタンの検索をクリックする

３）「検索と置換」ダイヤログボックスが現れる。

検索する文字列に駅名を入れる。ここでは、「渋谷」を入力する。

「次を検索する」をクリックする。

さらに、「次を検索する」をクリックすると、次のレコードへ移動する。

検索するレコードがなくなると、「レコードの検索が終了しました。指定した検索項目は見つかりま

せんでした」と表示される。

５．選択フィルタの利用

表示内容を条件にあったレコードだけに絞り込む機能である。フィルタを使用すると、特定の条件

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に合うデータだけを表示させて、一括削除したり、訂正したりできる。

例題 （１） 駅名が「横浜」のデータだけを選ぶ。

（２） 間取りでKを持つものを選ぶ。

①完全一致

１） 駅名が「横浜」のフィールドをクリックする。

２）ツールバーの選択フィルタを選び、“横浜”に等しい をクリックする。

駅名が「横浜」のレコードが選ばれる。

３）ツールバーのフィルタ解除をクリックすると、元に戻る。

②部分一致

１）レコードの「間取り」の中で、Kを反転させる。

２）ツールバーの選択フィルタの“K”を含む をクリックする。

間取りがKを持つすべてのレコードが選ばれる。

３）ツールバーのフィルタ解除をクリックすると、元に戻る。

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③選択の絞込み

選択フィルタを実行後に「フィルタの解除」を行わずに、再度「選択フィルタ」をクリックすると、

フィルタの結果にさらにフィルタをかける（絞り込む）ことができる。

例題 「間取り」でKを選んでおき、さらにDをもつ間取りを抽出する。

１）「間取り」を選び、Kを反転させ、ツールバーの選択フィルタをクリックする。

２）次に、Dを反転させ、ツールバーの選択フィルタをクリックする。

DKをもつレコードがすべて選択される。

６．フォームフィルタの利用

フォームフィルタは選択フィルタと同じようにデータを選択できる。さらに、「～以上」、「～まで」

などの条件を指定できる。

①� 完全一致

１）ツールバーの「フィルタ」の「高度なフィルタオプション」の「フォームフィルタ」をク

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リックする。レコードが非表示になる。

（抽出条件がセットされていたら、ツールバーの「グリッドのクリア」をクリックする。）

２）「駅名」の「空のレコード部分」をクリックすると、選択表示が（▼）が表示される。渋谷

を選ぶ。

３）ツールバーの「フィルタの実行」をクリックする。

４）ツールバーの「フィルタの解除」をクリックすると、元に戻る。

②部分一致

１）フォームフィルタを表示させ、ツールバーの「高度なフィルタオプション」の「グリッド

のクリア」をクリックする。

抽出条件がリセットされる。

２）間取りの空のレコードに、「＊DK」（＊は半角）をいれ、Enterを押す。

「Like “＊DK”」の形になる。

３）ツールバーのフィルタの実行をクリックする。

DKをもつものだけがすべて選ばれる。

③数値の抽出

フォームフィルタを表示させ、グリッドのクリアをしておく。

１）「面積」の空のレコードに、「＞＝５０」（すべて半角）を入力する。

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２）ツールバーのフィルタ実行をクリックすると、面積が５０ｍ２以上のレコードがすべて選ば

れる。

④ＡＮＤ検索

１）フォームフィルタを表示させ、グリッドのクリアをしておく。

２）「面積」の空のレコードに「＞＝５０」、「家賃」の空のレコードに「＜＝２０」をセットす

る。

３）ツールバーのフィルタ実行をクリックすると、面積が５０ｍ２以上で、家賃が２０万円以下

の物件がすべて選ばれる。

⑤ＯＲ検索

（１）文字列検索

１）フォームフィルタを表示させ、グリッドのクリアをしておく。

２）「駅名」に「渋谷」をセットする。

３）下位タブの抽出条件で、「または」タブをクリックし、「駅名」に「横浜」をセットする。

４）ツールバーのフィルタ実行をクリックする。

渋谷または横浜の物件が選ばれる。

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（２）数値検索

１）フォームフィルタを表示させ、グリッドのクリアをしておく。

２）「駅からの時間」に「＜＝１０」をセットする。

３）「または」タブを選び、「家賃」に「＜＝１５」をセットする。

４）ツールバーのフィルタ実行をクリックする。

駅までの時間が１０分以下、または、家賃が１５万円以下のものが選ばれる。

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７．レコードの並べ替え

新しいデータベースを読み込む。

ファイル、開くから、既にダウンロードして保存してあるホルダーを選び、データベースのプロ野

球を選ぶ。

次に、選手一覧テーブルを選ぶ。

①昇順で並べる

１）「かな」のフィールドをクリックして選択する。

２）ツールバーの「昇順並べ替え」をクリックする。

選手名が５０音順に並べ替えられる。

②降順に並べる

１）「生年月日」のフィールドをクリックして選択する。

２）ツールバーの「降順並べ替え」をクリックする。

選手名が若い順に並べ替えられる。

③複数条件による並べ替え（連続するフィールド）

１）並べ替えに使用する「身長」、「体重」のフィールドを選び反転させる。

２）「降順で並べ替え」をクリックする。

④複数条件による並べ替え（離れたフィールド）。

１）「身長」フィールドをクリックして選択する。

２）「身長」フィールドの上でマウスの左ボタンを押すとドラッグする。

３）その状態でマウスを「かな」フィールドの右端にドロップする。「身長」フィールドが移動する。

４）「かな」、「身長」を選び、「昇順で並べ替え」をクリックする。

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Ⅱ データベースのデータ編集

既にダウンロードして保存してあるホルダーを選び、データベースの「バーガーショップ」データ

ベースを開いておく。

１．テーブルにレコードを追加する

１）データベースウインドウの、「商品台帳」をクリックして選択し、「開く」をクリックして開く。

２）「商品台帳」テーブルが開ので、右のスクロールバーを使用して、一番下のデータまでスクロー

クして、「コード」フィールドを選ぶ。

３）「Ｃ００４０」、「フライドポテト超Ｍ」、「７００」、「夜だけ」とセットする。

２．レコードをコピーして貼り付ける

１）レコードの一番左をクリックして選択し、メニューバーの「編集」―「コピー」をクリックす

る。

２）レコードを挿入したい一番下の行の左端をクリックして、行全体を選択する。

２）メニューバーの「編集」―「貼り付け」をクリックすると、コピーしたレコードが貼り付けら

れる。

３．テーブルにフィールドを追加

例題：「セットメニュー」というフィールドを追加して、「セットメニュー」のデータ型を変更する。

１）メニューバーの「表示」―「デザインビュー」をクリックする。

２）フィールドを挿入したい場所（ここでは「販売」）をクリックして選択する。右クリックして表

示されるメニューから「行の挿入」をクリックする。

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３）新しいフィールドが挿入される。フィールド名をクリックして、「セットメニュー」と入力する。

４）「セットメニュー」のデータ型をクリックすると▼が現れるので、「Yes/No」を選ぶ。

５）メニューバーの「表示」―「データシートビュー」をクリックする。

６）保存が促されるので、「はい」をクリックする。

ゼットメニューの列は□が並び、セットすることができる。

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４．データ型の変更

１）メニューの「表示」―「デザインビュー」をクリックする。「販売」の「データ型」をクリック

して、「ルックアップウイザード」をクリックする。

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２）ウイザードが起動するので、「表示する値をここで指定する」をチェックして、「次へ」をクリ

ックする。

３）ウイザードの表で、「昼夜」、「全日」、「朝だけ」と入力し、「次へ」をクリックする。

４）保存を問うてくるので「はい」をクリックする。

５）デザインビューに戻る。「データ型」はテキスト型であるが、下段の「ルックアップ」タブをク

リックすると、先に入力した３つのリストがセットされている。

６）データシートビューを選び、販売フィールドの１つを選択すると、設定したリストが出現し、

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選択して入力できる。

Accessのデータ型

テキスト型 もっとも一般的な型で、半角２５５文字まで格納できる

メモ型 最大半角６４，０００字までのデータを格納できる

数値型 集計や計算に使うデータは、必ずこの型にする

日付/時刻型 日付や時刻を入れる。年を２桁で入れると、００～９９を２０００～２０

９９と判断する。

通貨型 １５桁まで格納でき、３桁がごとにカンマと先頭に通貨記号記号がつく。

オートナンバー型 自動的に連番を振ってくれる。１つのテーブルに１つだけ作れる。

Yes/No型 YesかNoのどちらか一方選択ができる。

OLEオブジェクト 画像など他のソフトのデータを貼り付けることができる。

ハイパーリンク型 インターネット上のページへのリンクを格納できる。

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Ⅲ３ データベース及びテーブルの作成

１．データシートビューを使って、次のような図書台帳を作成する。

１）Accessを起動し、ファイル、新規作成をクリックし、「空のデータベース」画面をだす。

２）「ファイル名」を「図書台帳」とセットし、データベースの保存先を選択し（たとえば、D ド

ライブ）、「作成」をクリックすると「データシートビュー」が現れる。

保存先

作成

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３）「テーブルツール・フィールドビュー」画面で、「IDフィールド」を右クリックして「フィール

ド名の変更」を選択し、「図書番号」と入力する。

次に、次のフィールド「クリックして追加」を右クリックして、「テキスト」を選択する。、

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更に、「フィールド1」を右クリックして、「フィールド名の変更」を選択して、「図書名」とセット

する。

続いて、次のフィールドに、順に「発行所名」、「定価」と入れる。最後に、「テーブルを閉じる」を

クリックする。

４）「‘テーブル１’の変更を保存しますか」と表示されるので、「はい」をクリックする。テーブル

名を「図書台帳」と入力して、「ＯＫ」ボタンをクリックする。

以上で、図書台帳テーブルが作成される。

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５）図書台帳テーブルをアクティブにしておき、「表示」→「デザインビュー」をクリックすると、

各フィールドのデータ型が表示されるが、図書番号は「オートナンバー型」、他はすべてテキスト型

になっている。

６）４番目のフィールドの「定価」を通貨型に変更するため、「定価」のデータ型をクリックし、表

示された▼をクリックして、プルダウンメニューの中から、「通貨型」を選択する。

７）「図書番号」に主キーをセットする。このため、図書番号のフィールドをクリックする。ツール

バーの「主キーボタン」をクリックするか、フィールドの上で右クリックし、主キーボタンをクリ

ックすると、主キーが設定される。

８）「閉じる」ボタンを押し、「図書台帳テーブルの変更を保存しますか？」と聞いてくるので、「は

い」をクリックする。

９）以上で、テーブルが作成されるので、データを入力できる。

２．デザインビューを使って、テーブルを作成する。

デザインビューを使って、図書台帳を作成する。

１）空のデータベースを作成する。「図書台帳１」と名前を付ける。

２）「図書台帳１：データベース」ウインドウで、「表示」→ 「デザインビュー」をダブルクリッ

クする。

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３）「名前を付けて保存」のダイアログボックスが出るので、「図書台帳」と入力する。

フィールド名、データ型などを入力する画面が表示される。

３）フィールド名の欄に「図書番号」と記入し、データ型記入欄をクリックして、▼をクリックし

て 、 リ ス ト か ら 「 オ ー ト ナ ン バ ー 型 」 を 選 択 す る 。

４）同様にして、他のフィールドにテキスト型、通貨型をセットする。

５）「閉じる」ボタンをクリックしする。

６）「名前を付けて保存する」ダイヤログボックスで、テーブルに「図書台帳」とセットする。

７）「OK」ボタンをクリックすると、テーブルが作成される。

３．テーブルにデータを入力する

１）「図書台帳」データベースを開く。

２）次に、「図書台帳」テーブルを開く。

３）各自、データを入力してみる。

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Ⅳ データのクエリ

Accessでは複数のテーブルのフィールドを組み合わせて抽出や印刷などを行うことができる。クエ

リを用いて行う。

クエリとは、多数のフィールドを持つテーブルから必要なフィールドのみを抽出したり、複数のテ

ーブルから必要なフィールドを組み合わせて抽出・印刷などを行うものである。たとえば、クエリ

で選手一覧テーブルから一部のフィールドを抽出したテーブルを作成できる。

１．選択クエリ

例題：選手一覧テーブルで、氏名、所属チーム、ＰＯＳ（ポジション）を抽出したテーブルを作成

する。

１）既にダウンロードしてあるデータベースから「プロ野球」を開く。「選手一覧」テーブルを開く。

２）「作成」タブの「クエリ」の「クエリウイザード」を選択してクリックする。

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３）「新しいクエリ」ダイアログで「選択クエリウイザード」を選択して「OK」ボタンを押す。

４）「選択クエリウイザード」画面で、抽出するフィールドである「氏名」、「所属チーム」、「ＰＯＳ」

を選んで、「→」をクリックして選択する。「次へ」をクリックする。

5）クエリ名を入力して、「クエリを実行して結果を表示する」を選択し、「完了」をクリックする。

結果が得られる。

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２．リレーションシップ

会員管理のデータベースを開く。

①テーブルの作成

１） 「データベースツール」タグの「リレーションシップ」ボタンをクリックする。

２）「テーブルの表示」ダイアログ画面で、「会員名簿」を選択して、「追加」をクリックする。

「学校一覧」を選択して、「追加」をクリックする。「閉じる」をクリックする。

３）リレーションシップ画面で、会員名簿テーブルの「学校ＩＤ」から学校一覧テーブルの「学

校ＩＤ」までドラッグする。

「リレーションシップ」画面で、「作成」をクリックすると、結合線が引かれる。

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４）「閉じる」ボタンをクリックし、「リレーションシップのレイアウトの変更を保存します

か？」と聞いてくるので、「はい」とクリックする。

５）関連付けが終わると、データベース画面にもどる。この画面で、「クエリ」を選択する。

②クエリの作成

１）「作成」タブの「その他」の「クエリデザイン」をクリックする。

「テーブルの表示」ダイアログが現れる。

２）「会員名簿」を選択して、「追加」をクリックする。「学校一覧」を選択して、「追加」をク

リックする。

「閉じる」をクリックする。リレーションシップが表示される。

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３）「会員名簿」の「会員ＩＤ」をドラッグして、フィールドにドロップする。

同様に、「会員名簿」の「シメイ」をドラッグする。「学校一覧」の「学校名」、「郵便番号」、「所

在地」をドラッグする。

「閉じる」ボタンをクリックする。「クリエの変更を保存しますか？」と表示されるので、「は

い」をクリックする。

クリエ名に「会員―学校名」を入力して、「ＯＫ」をクリックする。

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４）「オブジェクトバー」の「クエリ」を選択すると次のようなクリエが作成されている。

③選択クリエの表示

１）「会員―学校名」を選択してダブルクリックすると、選択されたテーブルが表示される。

３．クエリによる並べ替え

例題：会員管理データベースの会員―学校名クエリを用い、「会員ＩＤ」の昇順に並べ替える。

１）会員データベース画面で、クエリを選び、「会員―学校名」を選択し、「表示」タグの「デ

ザインビュー」をクリックして、デザインビューを表示する。

２）「会員ＩＤ」の「並べ替え」の記入欄をクリックし、▼ボタンをクリックし、「昇順」をク

リックする。

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３）「閉じる」ボタンをクリックし、「会員―学校名」クエリの変更を保存する。

４）「会員管理：データベース」の戻ったら、「会員―学校名」をダブルクリックすると、レコ

ードが並べ替えられる。

④選択クエリによるレコードの抽出

例題：所在地が杉並区のレコードを抽出する。

１）会員データベース画面で、クエリを選び、「会員―学校名」を選択し、「表示」タグの「デ

ザインビュー」をクリックして、デザインビューを表示する。

「所在地」の抽出条件の記入欄に「杉並区*」と記入する（＊は半角）。「Enter」キーを押すと

「Like "杉並区*"」と変わる。

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２）デザインビューを閉じ、クエリの変更を保存する。

３）「会員―学校名」をダブルクリックして開くと、所在地が杉並区の学校の会員が選ばれる。