Manual de calidad

AREA: CalidadMDULO: Planeacin estratgica

CODIGOMC001VERSION001FECHA DE EMISIN07/09/2012FECHA MODIFICACIN DD/MM/AAADD/MM/AAAPAGINA18/19

NIT No. 11.222.994-1Direccin: Kr 98 1 - 32 Bogot - Cundinamarca CP: 11001 Telfono: Cel. 3202112700 - Fax: 3132222445

QUIENES SOMOS:Somos una empresa orgullosamente Colombia, ubicados en el Distrito capital. Con ms de SS aos en el ramo de la confeccin y venta de artesana Hispnica, Colonial y contemporneo totalmente hecho a mano, Desde nuestros inicios nos dedicamos a la confeccin de artculos de artesana fina mostrando al mundo la calidad y originalidad de nuestros artculos, con el paso de los aos y las experiencias en el mercado nos ha permitido especializarnos y diversificarnos. Actualmente nuestro negocio ha transformado sus actividades dndole mayor valor agregado a nuestros productos para la satisfaccin de nuestros clientes con servicios de entrega inmediata y atencin personalizada. Cabe mencionar que contamos como socios a diferentes comunidades campesinas, indgenas como colaboradores con los que hemos trabajado ms de 12 aos. Gracias a ellos y nuestros clientes quienes son los principales portadores para el crecimiento de nuestro negocio, que hoy da nos permite permanecer en un lugar del mercado nacional e internacional y esto nos motiva a crear nuevos productos. Que nos permiten mantener una mejor imagen de nuestros productos.

MisinSomos una agrupacin de emprendedores que contribuye al crecimiento del pas, mediante la creacin de pequeas cadenas de negocios de confeccin y venta de artculos de artesana originarios, desarrollamos unos servicios personalizados, con productos innovadores y de alta calidad, que responden a las altas exigencias de nuestros clientes del pas y el mundo.

VisinSer distinguida como una empresa lder del mercado en el diseo, confeccin, fabricacin y prestacin de artculos de artesana fina con artculos de excelente calidad y originalidad, con un cumplimiento y compromiso hacia el cliente, basando este prestigio en la mejora continua de sus servicios utilizando para ello practicamos metodologas de cuidado, preservacin y conservacin del medio ambiente totalmente responsables.

Visin 2015

Ser la empresa de referencia en COLOMBIA, reconocida por la calidad de sus artculos y servicios, por sus aportes a la cultura colombiana internacional y por la tica empresarial de su gestin.Mantener el liderazgo en la participacin de mercado de venta de artculos de artesanas fina, aplicando la norma tcnica Colombia 5637.Aportar al Equipo los resultados econmicos y de innovacin de artculos y frmulas comerciales coherentes con las caractersticas del mercado.

Valores corporativosPara poder realizar sus actividades, Artesanas de Colombia srl. se apoya en:Honestidad.Actuar con profesionalismo, cada accin que se tomemos con nuestros clientes y colaboradores est basada en la transparencia y lealtad. Respeto. Fomentar el respeto es una de nuestras filosofas que marcan en nuestra organizacin con la premisa que mide nuestras relaciones y comportamiento con nuestros clientes y el entorno laboral. Trabajo en equipo. Habilidad de trabajar juntos hacia una visin en comn. Compartir conocimientos, experiencias, esfuerzos, aportando lo mejor de cada uno y asumiendo responsabilidades. Innovacin.Generar mayor valor agregado a nuestros productos y servicios. Que nos ayude a soportar los frecuentes cambios del sistema y mantener nuestras ventajas competitivas en el mercado. Calidad.Mantenemos una capacidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes mediante el compromiso y mejoramiento continuo en todos los procesos, principalmente asegurando con las entregas oportunas con un nivel de calidad, cantidad y oportunidad de nuestros servicios.Rentabilidad.Lograr una rentabilidad resguardando la utilidad y la inversin necesaria para lograrla, con de una administracin competente, una planeacin inteligente, reduccin integral de costos y gastos y en general de la observancia de cualquier medida tendiente a la obtencin de utilidades.Responsabilidad social.Nuestro compromiso consciente y congruente de cumplir integralmente con la finalidad de la empresa, tanto en lo interno como en lo externo, considerando las expectativas econmicas, sociales y ambientales de todos sus participantes, demostrando respeto por la gente, los valores ticos, la comunidad y el medio ambiente, contribuyendo as a la construccin del bien comn.

Polticas.

En ArteCol Srl. Nuestras actividades internas y externas se rigen por el lema: Fortalecer nuestra posicin en el mercado nacional por medio de nuestra competencia, produccin de primera calidad y un servicio al cliente excelente. Nuestra imagen de presentacin interna y externa se caracteriza por nuestra poltica de calidad.

El mejor equipo ganaEl personal adecuado es nuestro recurso ms valioso. Retenemos, desarrollamos y reclutamos de forma apasionada los mejores talentos disponibles. Los directivos y sus empleados ganan porque: Trabajamos orientados en equipos integrando todo nuestro personal Buscamos soluciones para las causas basadas en hechos constatables y no procuramos imputar culpas. Tenemos que rendir cuentas de nuestros resultados, y los alcanzamos. Somos apolticos y no burocrticos. Apostamos por la integridad y el respeto ante los dems. Ganar es divertido! El cliente habla, nosotros escuchamos La calidad ocupa SIEMPRE el primer lugar. Nuestro plan estratgico se base en la voz del cliente. Procesos robustos y repetibles conducen a la mejor calidad, cumplimiento de los suministros y costes, y satisfacen a nuestros clientes mucho ms all de sus expectativas Mejoras continuas son nuestra filosofa de vida De forma agresiva y continuada eliminamos despilfarros en cada detalle de nuestros procesos empresariales. Innovaciones dirigidas hacia el avance definen nuestro futuro Empleamos de forma continuada nuestra creatividad para tecnologas de productos, servicio y nuestros procesos. Ideas destacadas tanto pequeas como grandes generan valores para nuestra empresa. Gracias a nuestro proceso de acuerdos sobre objetivos alcanzamos objetivos de abertura"

Estamos en competencia por nuestros accionistas Los beneficios son importantes porque atraen y retienen a nuestros accionistas. Los accionistas aseguran nuestro futuro poniendo a disposicin su capital para inversiones y crecimiento.

CULTURA ORGANIZACIONAL.Es uno de los pilares fundamentales que cultivamos para apoyar a todos nuestros clientes que buscan ser ms competitivas. Soportado con nuestras experiencias, creencias y valores.Cultura Organizacional de artesanas de Colombia:ArteCol Srl. es una Empresa Humana que responde concretamente a las necesidades de empresas que se dedican a la preparacin y entrega de artculos de artesana Colombia, poniendo especial nfasis en la satisfaccin de nuestros clientes y de sus empleados, lo cual se refleja en su actitud y en su sentido de la responsabilidad hacia la gente.As mismo, Artesanas de Colombia est convencida de que son las personas las que forjan su prosperidad y de que nada puede lograrse sin su apoyo y energa, lo que hace que su activo ms preciado sean las personas. El involucramiento de la gente en todos los niveles comienza con la informacin adecuada sobre las actividades de la empresa y sobre los aspectos especficos de su trabajo. Gracias a una comunicacin abierta y a una cooperacin activa, todos deben contribuir a mejoras que incrementen los resultados y el desarrollo personal.

Objetivos.(cada proceso debe tener sus objetivos)Ser la empresa lder de referencia en COLOMBIA, reconocida por la calidad de sus productos y servicios. Objetivos especficos. Aumentar las utilidades anuales en un xx% y elevar la eficiencia de la produccin en un xx% en el segundo semestre.

Obtener niveles de satisfaccin del cliente en un 95% para afianzar nuestras relaciones de servicio.

Desarrollar niveles de competencias de nuestro personal para que el talento Humano cumpla con las aspiraciones requeridas.

ANALISIS DEL ENTORNO EXTERNO:

AMBIENTE GENERAL.

EconmicoEstablecer ingresos solidos que permitan lograr una estabilidad econmica y solvente para la respuesta ptima a todas las oportunidades del negocio.

Poltico.Somos conocedores de la importancia que tienen los reglamentos de salubridad, leyes y regulaciones que dictan los organismos gubernamentales de Colombia para la industria alimentaria y comercio.

LegalCumplir con todos los aspectos legales y debe estar en alineacin de manera responsable y transparente con todas las normas que le rijan para lograr la fluidez con el crecimiento de la empresa.

TecnolgicoMantendremos en lo posible alinearnos con la vanguardia tecnolgica, con actualizacin, modernizacin y capacitacin constante con nuevas informaciones de las tendencias y aplicaciones que evoluciona nuestro mercado para mantener un portafolio con servicios actualizados.

Medios Ambiente Crearemos un espacio muy especial basado en la conciencia social ambiental, donde se practica esta cultura de cuidado del medio ambiente y luego adaptaremos en todos los procesos internos de la empresa y externamente buscar alianzas estratgicas con organismos especializados.

Tendencia Adquirir constantemente informacin y actualizaciones relacionado a nuestra categora de negocio y que nos permitiera hacerle frente a nuestros principales competidores.

AMBIENTE INDUSTRIAL.

CompetenciaMantenerse informado y actualizado con el portafolio y servicio que se ofrecen en el mercado, para lograr una igualdad o superar las condiciones a la hora de presentar una promocin u oferta.En una categora altamente competitiva a la cual debe darse rpida repuesta con alto estndares de calidad, cumplimiento e innovacin.

ProveedoresMantener una relacin armoniosa y responsable recproca, que permita el crecimiento y cumplimiento de las polticas de calidad. Acordando el abastecimiento con materiales de alta calidad, cumplimiento con el abastecimiento oportuno de los materiales y el pago respectivo segn las condiciones acordadas con nuestros proveedores. As mismo buscar todo el tiempo oportunidad de negocio con diferentes propuestas y suministro que ayuden con el crecimiento de la empresa.

Bienes sustitutosEn nuestro negocio mantenemos bienes y materiales sustitutos que nos ayudan a mantenernos en el mercado en pocas de escases, incremento de precios causados por la baja o aumento de demanda.

ClientesLograr un servicio cordial, rpido y oportuno a todos los requerimientos solicitados, presentando ofertas claras y agradables con capacidad de respuesta rpida, mantenidos altos grados de calidad, las propuestas econmicas deber manejarse dentro la capacidad que el cliente quede satisfecho sin salirse de la rentabilidad de la empresa.

ANALISIS DE ENTORNO INTERNO.

Directivo: Est enfocado en la administracin gerencial dirigiendo el crecimiento progresivo de la compaa.

MarketingRealizar un estudio constante del mercado con el fin de analizar todas las variables de tendencias en relacin al producto o servicio ofrecido y nuestras competencias.

FinanzasSe dedica a controlar de manera adecuada toda la informacin contable para control presupuestal y fiscal.

ProduccinEstar dedicado a cumplir con las ordenes de pedido, alineado a un plan de servicio de entrega en corto tiempo que solicita el departamento comercial, adems analizan todas las variables que afectan dentro del proceso productivo y dentro de la cadena de abastecimiento para lograr equilibrar los costos contra las utilidades.

Desarrollo Humano Para lograr nuestros objetivos exploramos algunos recursos muy importantes que nos permite administrar correctamente nuestros recursos, principalmente el TALENTO HUMANO bajo diversas modalidades lo capacitamos brindndole oportunidad de conocimientos, experiencias, motivacin, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.

Tecnolgico La tecnologa es un aspecto muy importante para nuestro negocio es por eso nos mantenemos muy informados y capacitados por nuestros proveedores. Sobre todo lo referente al uso de equipos de la ltima generacin que nos permite conseguir nuevas posiciones competitivas en la industria.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

FACTORES EXTERNOS.

OPORTUNIDADES:

Estas situaciones del entorno se deben aprovecharlas para que les puedan mejorar la situacin competitiva de la empresa.

Posibilidad de entrar en nuevos mercados o segmentos. Posibilidad de atender a grupos adicionales de clientes. Ampliacin de la cartera de productos para satisfacer nuevas necesidades. Crecimiento del mercado. Diversificacin de productos. Eliminacin de barreras comerciales en mercados fuera de la regin. Diversidad de proveedores de insumos (TLC)

AMENAZAS:

Estos aspectos son muy relativos a la evolucin del entorno, que los condicionan de alguna forma la viabilidad del negocio y actan en general como tendencia.

Carencia de un sistema de Gestin de Calidad. Carencia de una estructura organizacional. Misin y visin no muy claras. Calidad inadecuada en los productos y servicios de los proveedores. Innovacin tecnolgica propia de los competidores potenciales debido al TLC. Tendencia a la disminucin de los precios debido a la competencia desleal. Uso de materiales no renovables.

FACTORES INTERNOS.

FORTALEZAS:

Mantener como est enfocado en la administracin gerencial ya que estn dirigiendo el crecimiento progresivo de la empresa.

Adecuada planeacin de compras de materias primas. Adecuado control de consumo de materias primas. Buena eficiencia de los empleados en el desempeo de sus obligaciones. Tecnologa de ltima generacin.

DEBILIDADES:

Estas condiciones requieren de mejor compromiso en toda la estructura organizacional y un anlisis a detalle como para superar cada aspecto.

Falencia de seguridad industrial. Inadecuada ubicacin de las meteras primas y productos terminados. Condiciones fsica inadecuada de los puestos de trabajo. Inadecuada publicidad. Deficiencia en las condiciones fsicas de los productos enviados a los clientes. Nombre de la empresa no bien posicionado.

MATRIZ DOFA:

ORGANIGRAMA

FACTORES CRITICOS DE EXITO.

Velar por la generacin de liquidez, el correcto apalancamiento de sus ingresos y la mejora de sus mrgenes de rentabilidad. Proyectarse hacia el futuro, implementando estrategias para desarrollar nuevos clientes e incrementar su participacin de mercado. Velar por la satisfaccin de sus clientes para asegurar su fidelidad Asegurar la calidad de sus productos o servicios Desarrollo e Innovacin de nuevos productos o servicios para atraer nuevos clientes y nuevos mercados Desarrollo e Innovacin de nuevos canales de distribucin para acceder mejor al mercado y a potenciales nichos no atendidos Convertir su "know how" en un activo diferenciador en el mercado Desarrollar nuevas alianzas estratgicas para aumentar el espectro y el campo de accin de la empresa. Asegurar el reclutamiento, seleccin y retencin de colaboradores claves para la empresa. Asegurar la sostenibilidad de empresa a largo plazo. La empresa para ser ms competitivo y tener una caractersticas que las diferencien de sus competidores, deben centrarse en el "Core" o en el "Ncleo de su Negocio". De lo contrario se perder el foco y pueden terminar donde no se desea.

DEFINICION Y FORMULACION DE ESTRATEGIAS.Para entender mejor la definicin y formulacin de estrategias le proponemos a los directivos conocer un poco ms sobre el tema:ESTRATEGIA:Es el conjunto de orientaciones, metas y medios que se identifican con la finalidad de definir un derrotero a la empresa. Es como una gran sombrilla bajo el cual se establecen todas las acciones, tcticas y operativas, de ello. Para obtener las estrategias bien claras y bien definidas debemos de tener en cuenta los siguientes factores. Objetivos claros y decisivos, dirigidos a todos los esfuerzos hacia las metas con claridad y que sean decisivas y favorables. Conservar la iniciativa, preservar la estrategia, la libertad y estimular el compromiso. Concentracin, definir con precisin aquello que facilita que la empresa sea ms poderosa. Flexibilidad fundamenta, las reservas de recursos y las decisiones necesarias para la flexibilidad y maniobrabilidad. Liderazgo coordinado y comprometido que propicia un liderazgo responsable para cada una de sus metas. Seguridad, que asegure la base de los recursos y dems aspectos operativos fundamentales.Propuesta de tipos de estrategias que se pueden optar: En la actualidad para definir las estrategias empresariales se vienen usando teoras administrativas que estipulan conceptos. Como la integracin vertical o integracin horizontal.La integracin vertical se refiere a la expansin de la gama de actividades de la empresa hacia sus fuentes de abastecimiento o en direccin a los usuarios finales, mientras que la horizontal trata de adquirir el dominio o un mayor control de los competidores. Para esto se debe de tener en cuenta que existen ventajas y desventajas.

Propuesta de estrategia con integracin horizontal.Estrategia de penetracin en el mercado. Intensificar esfuerzos comerciales dndole mayor valor agregado al producto que ms sabemos hacer. Generando alianzas con nuestros principales clientes de publicidad.

Estrategia de desarrollo del mercado.

Promover el desarrollo de nuevos productos para incursionar a nuevos mbitos geogrficos o nuevos segmentos de clientes y el aumento de las ventas por medio de nuevos canales de distribucin. Propuesta de estrategia con integracin vertical.Estrategia de desarrollo organizacional.

Desarrollar la gerencia de gestin de la calidad bajo una estructura bien definida.Disear y documentar todos los procesos con el objetivo de conseguir una certificacin ISO.

Estrategia de desarrollo de productos o servicios diferencial.

Desarrollar una cultura de innovacin y desarrollo de productos o servicios para diferenciarnos de nuestros competidores.

PLAN DE ACCION:

Propuesta:

PLAN DE ACCION CORPORATIVO. (Responsable Gerencia General)Priorizar las iniciativas ms importantes y para cumplir con los objetivos y metas construiremos un gua que nos brinde un marco o una estructura a la hora de llevar cada proyecto.

PLAN DE ACCION CONTADURIA. (Responsable Contador General)

Disear el anteproyecto del presupuesto de la empresa y realizar su alineamiento con las dems reas pertinentes.Formular procedimientos para la adecuada administracin, control y evaluacin de la Gestin presupuestal de la empresa.Coordinar, ejecutar y controlar las actividades de carcter presupuestal de la empresa, de conformidad con las polticas propuestasAnalizar mensualmente la ejecucin del presupuesto y formular recomendaciones sobre sus resultados.Efectuar el seguimiento y control a la ejecucin presupuestal, con el objeto de advertir y recomendar las acciones a tomar.Constituir las reservas presupuestales con los compromisos que al cierre de la vigencia no se hubieren cumplido.Recibir, revisar, liquidar para el pago, las todas las cuentas de la empresa. Elaborar el plan de pagos tendiente a atender los pasivos, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal para la aprobacin de la Gerencia.

PLAN DE ACCION COMPRAS. (Responsable Jefe de Compras)

Disear un sistema de control de gastos.Reduccin de costos y gastos en un 10%. El el primer semestre y un 15% en el segundo semestre.Mejoramiento del porcentaje de rentabilidad.Mejora en el tiempo de entrega de los pedidos.Disear un sistema de calificacin a los proveedores.Establecer alianzas estratgicas con los proveedores.

PLAN DE ACCION VENTAS. (Responsable Jefe de Ventas)

Explorar nuevos mercados. Locales y regionales.Vender ms a los clientes actuales.Recuperar la cuenta de los clientes perdidos.Examinar a detalle a la competencia.

PLAN DE ACCION PRODUCCION. (Responsable Jefe de Produccin.)

Hacer ms con menos presupuesto.Mejorar la calidad de los productos.Optimizar los procesos.Controlar los desperdicios.Disear un programa de capacitacin continua a todo el personal.

INDICADORES POR AREAS. CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS.

Los indicadores son necesarios para poder mejorar.Lo que no se mide no se puede controlar, y Lo que no se controla no se puede gestionar.

INDICADOR CORPORATIVO. (Responsable Gerencia General)

Indicadores de la Administracin de los indicadores de la empresa e indicador gestin de la gerencia general.

INDICADORES DE CONTADURIA. (Responsable Contador General)

Indicadores de la Gestin presupuestal de la empresa.Indicadores de cumplimiento de los compromisos.Indicadores de cumplimiento de pagos de las cuentas. INDICADORES DE COMPRAS. (Responsable Jefe de Compras)

Indicadores del sistema de reduccin de costos y gastos.Indicadores de la rentabilidad.Indicadores de tiempo de entrega de los pedidos.Indicadores de calificacin a los proveedores..

INDICADORES DE VENTAS. (Responsable Jefe de Ventas)

Indicadores de logro de nuevos mercados. Locales y regionales.Indicadores de facturacin de los clientes actuales.Indicadores de recuperar la cuenta de los clientes perdidos.

INDICADORES DE PRODUCCION. (Responsable Jefe de Produccin.)

Indicadores de reduccin de costos.Indicadores de productos no conformes.Indicadores de reduccin de desperdicios.Indicadores de rotacin de personal.

PRESUPUESTO DE LA EMPRESA

El presupuesto como una herramienta muy valiosa para la empresa, se planeara integralmente todo lo referente a las operaciones que se llevan durante este periodo. Con la finalidad de auxiliar a la administracin para el cumplimiento de los objetivos.Los recursos que se asignan para cumplir las necesidades de la empresa, sern controladas utilizando herramientas de la estadstica, eficientemente en cooperacin de todos los departamentos, promoviendo la estandarizacin y control de flujo de informacin. Sin causar conflictos en ellaPara mantener mayor eficiencia, el presupuesto las mediremos con ciertos indicadores como las ventas, utilidad de la operacin, rotaciones y muchas otras mtricas que encontremos en el recorrer del tiempo.

PLAN DE CONTINGENCIA. PLAN B.

El plan de contingencia, de nuestra empresa tiene como objetivo garantizar la continuidad de las actividades, eliminando o reduciendo vulnerabilidades y hacindola ms solvente ante situaciones crticas, preparndonos para volver a un modo de funcionamiento normal con una respuesta adecuada en la gestin de la crisis.Para ello elaboraremos nuestros planes de contingencia asociado con los anlisis de riesgos respectivos. Identificando tareas crticas, tomando medidas preventivas a la gestin como los planes de emergencias, el plan de gestin de crisis interna y externa, los procedimientos de recuperacin, los ejercicios, pruebas de viabilidad o simulacros, y la revisin y actualizacin de los planes de gestin de continuidad.