manual de computacion de tercero

ACADEMIA DE COMPUTACION “JIREH” CENTRO UNO LA MAQUINA

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel (I).

Principio del formulario

Final del formulario

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema. Iniciar Excel 2007 Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio. Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

TERCER MANUAL DE COMPUTACION 1


También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (I). Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA



Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa

FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa

FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la

celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Unidad 3. Operaciones con archivos (I). Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:



En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por último haz clic sobre el botón Guardar. Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del Botón Office.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. Unidad 4. Fórmulas y Funciones (I) Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.



- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.Hacer clic en la pestaña Fórmulas.Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:



Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a

continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Unidad 5. Manipulando celdas (I)Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar. Selección de celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra



operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste

en una cruz gruesa blanca, tal como: .

Selección de una celdaPara seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdasPara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columnaPara seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo

superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una filaPara seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una hoja entera Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL. Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección. Unidad 6. Formato de celdas (I)



Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de diálogo:En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.



Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.Esto es muy útil a la hora de elefir el formato que más se adapte a lo que queremos.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles). Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.Unidad 7. Cambios de estrutura (I)Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.



Alto de fila

Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio. Elegir la opción Alto de fila... Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botón del ratón. Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.



Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

Este segundo método es mucho más rápido:Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (I)Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna. Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir. Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.



No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo. Insertar columnas en una hoja

Excel 2007 también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir. Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato. Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (I)Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna. Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.



Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir. Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo. Insertar columnas en una hoja

Excel 2007 también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir. Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato. Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.



No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo. Unidad 9. Corrección ortográfica (I)Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables. Configurar la Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el Botón Office .Hacer clic en el botón Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo que se abrirá seleciona la categoría Revisión. Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

Veamos las más importantes.Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección... Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos más abajo.



Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada. Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada. Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada. Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada. La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar. Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar. A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo. Unidad 10. Impresión (I). Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el



documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos. Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseño de página para poder ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseño de página, seguir los siguientes pasos: Selecciona la pestaña Vista. Elige la opción Vista de Diseño de página.

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1). Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará en la hoja al imprimirla. Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página utiliza la opción Vista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.



La página se mostrará de este modo:

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:

para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.

para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.



Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón . Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el

botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más adelante. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el

botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página explicado más adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2007 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

Unidad 11. Gráficos (I)

Introducción Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Veamos cómo crear de un gráfico. Crear gráficos Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.



Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico... Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico



escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.

Unidad 12. Imágenes (I)

IntroducciónUna vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos gráficos, podemos añadir títulos WordArt, imágenes, fotografías, autoformas, etc... Los distintos elementos gráficos (imágenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son:Imágenes desde archivo,Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel,Autoformas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc, para diseñar nuestros propios dibujos,SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los gráficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una componente gráfica atractiva. Insertar imágenes prediseñadas Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección debemos seguir los siguientes pasos:

- Hacer clic sobre el botón Imágenes prediseñadas de la pestaña Insertar.Nos aparece el panel Imágenes prediseñadas a la derecha de la pantalla.- En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la búsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc).- En Los resultados deben ser: podemos especificar qué tipo de archivos multimedia estamos buscando (imágenes, fotografías, sonido, etc )

- En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar más la búsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles.



Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha.- Cuando ya tengamos todos los parámetros de la búsqueda definidos pulsamos sobre el botón Buscar y nos aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados. - Si hemos localizado la imagen que buscábamos simplemente debemos seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo. Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Office2007 para copiar la imagen a tu disco duro.

Microsoft Publisher 20071.1. Objetivos

Al terminar este módulo de instrucción, usted podrá: _ Definir qué es Microsoft Publisher (Publisher)_ Iniciar el programa Microsoft Office Publisher 2007_ ¿Qué es Microsoft Office Publisher?_ Identificar los componentes de la pantalla de Microsoft Office Publisher _ Crear un flyer, una tarjeta de presentación, un calendario y un sobre_ Guardar un documento _ Cerrar un documento_ Abrir un documento_ Imprimir un documento

1.2. IntroducciónMicrosoft Publisher 2007 es un programa de edición de publicaciones que ayuda a transformar sus ideas en un atractivo visual de publicaciones y sitios Web para su negocio, organización u hogar.

¿Qué es Microsoft Publisher 2007? Microsoft Publisher es uno de los programas de aplicación incluido en el paquete de Microsoft Office 2007. Publisher 2007 puede ayudarle a crear, personalizar y compartir una amplia gama de publicaciones y materiales que reflejan su marca comercial.Aprenderá cómo las capacidades nuevas y mejoradas le guiarán a través del proceso de compilar su lista de correo, entrega personalizada “e-mail marketing” y compartir sus publicaciones con los demás.

1.3. Componentes de la pantalla de Publisher



Definición:Es un programa que sirve para crear publicaciones impresas y para sitios web, por medio de objetos. (Wordart, autoformas, cuadros de texto, imágenes, tablas, etc)Algunas de las publicaciones que podemos crear son: Diplomas, calendarios, pancartas, tarjetas de presentación, de invitación, etc.Se encuentra en InicioTodos los programasMicrosoft Office.o InicioEjecutarMSPUBVentana inicial de Publisher, aquí se selecciona que tipo de publicación queremos crear.

Al seleccionar un tipo de publicación aparecerá lo siguiente:

En donde podemos escoger un diseño clásico que podemos personalizar, para hacer la publicación a nuestro gusto. Una vez personalizada nuestra publicación, damos clic en crear.Cuando damos clic en crear, aparecerá un panel del lado izquierdo para seguir personalizando la publicación. Cada publicación tiene diferentes formatos para personalizarse, los mas comunes son:

a) Opciones de la pagina: aquí establecemos regularmente el tamaño y la orientación de la pagina

b) Combinaciones de colores: Se escogen las combinaciones de color de los objetos como tablas, líneas, rellenos, fuentes, etc

c) Combinaciones de fuentes: son diferentes estilos de letras que podemos seleccionar para la publicación


Tipos de publicaciones

Tipos de publicaciones

Publicaciones Comunes

Publicaciones Comunes


d) Opciones de la publicación: estas dependen del tipo de publicación que vamos a realizarTambién podemos insertar los objetos de Publisher que a continuación veremos.

1.4. Trabajar con un diseño de publicación

Para poder trabajar con algún programa que permita hacer diseños de publicación, debería utilizar diversos elementos en una misma publicación como muestra la siguiente imagen.Texto: Un texto es toda letra o carácter que forma una palabra, frase, oración, o párrafos.WordArt: Publisher 2007 incluye WordArt, que permite añadir algunas apariencias y efectos a su texto.Imágenes: Las imágenes reflejan el buen estilo de una publicación, y puede insertar una gran cantidad de imágenes, ya que Publisher 2007 soporta distintos formatos, como JPG, TIF, PNG, BMP, etc.Autoformas: Los objetos de autoformas pueden ayudarle a insertar algunas imágenes vectoriales, como líneas, círculos, cuadrados, o rectángulos.Tabla: Siempre necesitará de las tablas, para ordenar sus textos.

1.5.1.6. BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

En las barras de herramientas se encuentran botones o iconos que fueron creados para facilitar el trabajo, se puede profundizar en estas funciones en los menús, ya que todas ellas las encontraremos dentro de un menú.Para realizar una modificación de formato es necesario seleccionar el objeto o texto a modificar. Si se va a escribir por primera vez solo basta con elegir el formato deseado antes de escribir.

Estilo y Formato.- Aquí encontramos una lista de los estilos sugeridos y modificar así el texto donde se encuentre el cursor.

Fuente.- Podemos modificar el tipo de letra, es importante mencionar que siempre que veamos una punta de flecha mirando hacia abajo quiere decir que nos mostrará una lista de

opciones. Tamaño.- Es aquí donde podemos aumentar o reducir el tamaño de la letra,

si el número no lo encontramos podemos dar un clic en el recuadro blanco, borrar y escribir el nuevo número de tamaño.

Estilo Negrita, Cursiva y Subrayado.- Estos son estilos que se pueden aplicar en una fuente, negrita intensifica el color de una fuente; cursiva, inclina la fuente seleccionada y subrayado agrega una línea

inferior del texto. Recuerda siempre seleccionar el texto que vas a modificar.

Alineación Izquierda, Centrado, Derecha, Justificado.- Las alineaciones se utilizan para acomodar los párrafos de un texto, esta se puede definir al principio o al final del documento.

Numeración y Viñetas.- La numeración se utiliza en una lista por ejemplo y esta numeración se va actualizando después de un punto y aparte, a diferencia de la numeración pone un punto en el inicio de cada párrafo, esta puntuación puede



modificarse por otro carácter o símbolo incluso el color y tamaño, esto se realiza en el menú de formato.

Reducir y aumentar sangrías.- Las sangrías son esos espacios que se dejan al iniciar un párrafo con esta opción podremos aumentarlas o disminuirlas.

Color del Relleno.- Podemos rellenar el fondo de cualquier objeto que este seleccionado o activo, para poder seleccionar un objeto, basta con dar un clic sobre de el. Si damos un clic en la cubeta rellenará del color que tiene la marca que se encuentra debajo de ella, si necesitamos modificar el color es necesario dar clic en la punta de flecha y muestra la siguiente ventana:

Sin relleno.- Podemos utilizar esta opción para eliminar el color de relleno que tenga el objeto seleccionado.Enseguida muestra algunos colores de relleno o los que este utilizando nuestra publicación, podemos elegir de ahí alguno.Si necesitamos otra tonalidad podremos ir a mas colores de relleno.Los efectos de relleno.- Son:

Degradado: Difumina uno o varios colores dentro del area del objeto seleccionado.

Textura: Son colores que simulan alguna textura, algunas se encuentran preestablecidas en la galería.Tramas: Las tramas son formas que nos da la galería y se le puede aplicar color de fondo y otro diferente en la forma.

Imagen: Estas son imágenes personales que podemos guardar del Internet, fotografías o simplemente escaneadas y quedarán como de relleno de un objeto o figura.Tinta: Es un color y lo muestra desde su tonalidad mas débil hasta la más fuerte.

Color de Línea.- Un objeto puede o no tener una línea de contorno, es importante aclarar que una figura geométrica tiene su contorno propio, pero un objeto, imagen o cuadro de texto la línea sería aquella línea punteada que enmarca la imagen, la podemos observar mejor cuando damos un clic en el objeto. Si se da clic sobre el pincel dibuja la línea como lo muestra la barra que se encuentra debajo de él, si necesitamos modificarla debemos de dar clic en la punta de flecha, y aparece la siguiente ventana:

Sin línea.- Podemos utilizar esta opción para eliminar la línea que tenga el objeto seleccionado.Enseguida muestra algunos colores de línea o los que este utilizando nuestra publicación, podemos elegir de ahí alguno.Si necesitamos otra tonalidad podremos ir a mas colores de linea.Líneas de entramado pueden

ser de trama o tinta.Color de fuente.- Para poder modificar el color de la fuente deberá de estar seleccionado el texto, no es lo mismo dar



clic dentro del cuadro de texto es necesario seleccionar arrastrando el mouse sobre el texto. Si se da clic sobre la letra cambiara al color de la barra que se encuentra debajo, si lo que necesitamos es cambiar el color debemos de dar clic en la punta de flecha y muestra la siguiente ventana:

Se puede elegir algún color de los que muestra o ir a mas colores para cambiar, en los efectos de relleno solo tenemos disponible el de tinta.Estilo de línea o borde.- Esta línea o borde es la misma que la de color de línea solo que aquí podemos cambiar su estilo, grosor, o los lados donde la necesitamos, al dar clic en este botón muestra la

siguiente ventana:Sin línea: Si existiera una la elimina.Podemos escoger algún estilo del muestrario de líneas.

Más líneas: En está opción encontraremos opciones avanzadas la ventana que muestra es la siguiente:Relleno: Es exactamente igual que color de relleno.Línea: Color.- Modifica el color de la línea.Guiones.- Podemos tener un estilo de línea y seccionarla con guiones.Estilo.- Diferentes tipos de líneas.Grosor.- Cambia el

grosor de las líneas.Bordes decorativos.- No solo de líneas podemos formar un borde, también se pueden agregar imágenes alrededor del objeto.Por último el cuadro y los botones con líneas se utilizan para agregar bordes en determinados lados del objeto, donde se visualiza línea punteada no dibujará la línea, si ya existe la borrará.Estilo de guión.- Aquí nos muestra diferentes tipos de guiones, la ventana es la siguiente:

Estilo de Flecha.- Si se tiene dibujada una línea podremos agregarles estilos de flecha, es necesario que la línea este dibujada y seleccionada, muestra la siguiente ventana:



Se puede dar clic sobre cualquier tipo de flechas, si necesitamos cambiar color, estilo de línea, guiones, grosor, estilo inicial de la flecha y el estilo final es necesario dar clic en más flechas.

Mas Flechas:

Estilo de Sombra.- El estilo de sombra es una herramienta que se utiliza para aplicar a una imagen una sombra y así enfatizarla las opciones que muestra este botón son las siguientes:

Es importante tener seleccionado el objeto, (en caso que sea un cuadro de texto la sombra se aplicará en el contorno del marco y no en el texto) y dar clic en el estilo de sombra.Configuración de sombra:

1.7.1.8. BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

Si por alguna razón no podemos ver la barra de herramientas estándar vamos al menú de ver y seleccionamos barras de herramientas; despliega un menú dar clic en la barra de de herramientas deseada y se le activará una palomita.Nuevo.- Crea un nuevo documento de Publisher.Abrir.- Abre un archivo existente. Guardar.- Se utiliza para almacenar el documento activo. Si se guarda por primera vez, igual que abrir es importante dar clic en Mi PC para definir la unidad u carpeta donde estará almacenado el archivo. Si el archivo ya existe al momento de dar clic en el botón de guardar, solo se actuliza el archivo con las modificaciones realizadas. Enviar esta página como mensaje.- Imprimir.- Con este botón envía ala impresora que se tenga instalada el documento una sola vez. Vista preliminar.- Esta opción se usa para ver como quedaría nuestro documento antes de imprimirlo. Para regresar a nuestro documento se da clic en el botón de cerrar.


Act

Empu

Cambia de


Ortografía.- Recorre todo el escrito del documento y se detiene en donde encuentra una palabra mal escrita o no se encuentra en el diccionario.

Omitir.- Ignora la palabra y continua.Omitir todas.- ignora todas las palabras que

estén igual escrita.Cambiar.- Se escoge una palabra de las sugerencias y se cambia.Cambiar todas.- Modifica todas la palabras que estén iguales.Agregar.- Agrega la palabra que reconoció como incorrecta al diccionario.Cerrar.- Cierra la pantalla de ortografía.

Referencia.- Con este botón se activa una ventana en la que podemos hacer la búsqueda de un sinónimos, antónimos o la traducción de la misma.

Cortar.- Elimina una selección y la almacena en el portapapeles, esperando que se aplique la función de pegar. Copiar.- Duplica una selección para realizar un copiado es necesario:

1. Seleccionar el objeto.2. Dar clic en el botón de copiar.3. Dar clic en el botón de pegar.4. Mover el objeto copiado al lugar indicado.

Pegar.- Aparece en el trabajo lo que se haya enviado al portapapeles, ya sea por cortar o copiar. Copiar formato.- Copia el formato (color , tipo de fuente, tamaño, etc.)de un objeto, los pasos son:

1. Seleccionar el objeto o texto.2. Dar clic en el botón de copiar formato, el puntero del Mouse toma la forma de una brocha,

no dar clic, hasta llegar al objeto o texto a modificar.3. Dar clic si es un texto, seleccionar lo que se necesita cambiar.



Deshacer o repetir.- Deshacer, elimina la última acción realizada; Repetir realiza lo contrario que deshacer.

Traer al frente.- Cuando trabajamos con Publisher utilizamos diferentes objetos, esto quiere decir que podemos poner una imagen, un fondo, un texto; aquí estamos manejando 3 objetos y puede estar uno sobre otro, a esto le llamaremos capas; dichas capas las podemos mover una sobre otra, y para ello se utiliza traer al frente. Si se da clic en este botón traerá al frente el objeto seleccionado, si se da clic en la punta de flecha nos

muestra las siguientes opciones:

Traer al frente Enviar al fondo Traer adelante/ Enviar atrásInsertar hipervínculo.- Vista previa de la página Web.- Columnas.- Se utiliza para poder dividir un cuadro de texto en columnas, si el documento ya existe lo acomoda automáticamente; los pasos son:

1. Seleccionar o crear cuadro de texto2. Dar clic en el botón de columnas.3. Marcar arrastrando el Mouse el número de columnas que se necesitan.

Caracteres especiales.- Con este botón podemos visualizar todos aquellos caracteres que representa a enter, espacio en blanco, tabulador, insertar página,

etc. Zoom, Alejar, Acercar.- El zoom, es el acercamiento que tenemos a la hora de trabajar este puede ser entre 10 % y 800%, no se relaciona

con el tamaño de la impresión, cuando realizamos la impresión es al 100% del zoom. Acercar y alejar es el movimiento del zoom automático.

Ayuda.- Nos proporciona ayuda sobre cualquier tema.1.9. BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO

Seleccionar objetos.- Este botón cuando está de color naranja esta activo, se utiliza para seleccionar un objeto, o sea, cada vez que le demos un clic al objeto se activarán unos puntos en sus esquinas, una vez que esta seleccionado se le podrá realizar cualquier modificación, como, color , tamaño, relleno,

borde, etc.



Objeto no seleccionado Objeto seleccionado

Cuando seleccionamos una IMAGEN a diferencia de los demás objetos se activa la Barra de Herramientas de Imagen esta es la siguiente:

Insertar imagen.- Nos manda a la carpeta de mis imágenes para poder insertar alguna, que este previamente almacenada en disco.

Insertar imagen desde scanner o cámara.- Deberá de existir un scaner o cámara previamente instalado en la computadora para poder insertar una imagen desde alguno de estos dispositivos.Color.- En este botón tenemos 4 opciones: Automático, escala de grises, blanco y negroy

marca de agua. Para utilizar esta opción es necesario tener el objeto seleccionado y escoger el color.

Automático Escala de grises Blanco y negro Marca de aguaMás y menos contraste.- Al aplicar más contraste hacemos más fuerte los colores

de la imagen y cuando aplicamos menos contraste disminuye la tonalidad de los colores.

Imagen normal Más contraste Menos contraste Más o Menos brillo.- Más brillo, agrega tanta luz hasta quedar en blanco y

menos brillo elimina luz hasta quedar en negro.

Imagen normal Más brillo Menos brillo



Recortar.- Esta opción funciona igual que reducir el tamaño de una imagen, que es tomar una de las esquinas y arrastrar el Mouse, solo que la imagen no se hace mas pequeña o más grande sino que va desapareciendo la parte de la imagen que se va reduciendo.

Imagen normal Imagen recortada

Estilo de línea o borde.- Agrega al contorno del cuadro de la imagen una línea o borde, recuerda siempre tener seleccionado el objeto o imagen.

Sin línea Borde sencillo Más Líneas relleno Borde decorativoCon degradado yUn borde con línea punteada color rosa

Comprimir imagen.- Comprime las imágenes para que el archivo no sea tan grande.

Ajuste de texto.- Este es el ajuste que se le aplica a una imagen dependiendo de cómo queremos alinear el texto. Deberás de traer la imagen al frente, da clic con el

botón secundario y elige ordenar, da clic sobre traer al frente.

Cuadrado Estrecho Transparente Arriba y AbajoNinguno

Formato de imagen.- Aparecen las mismas opciones de la barra de herramientas

en un cuadro de dialogo.

Definir color transparente.- De los colores de la imagen solo podemos suprimir uno. Para aplicar esta herramienta es necesario tener la imagen, dar clic en este botón y dar clic sobre el color que se necesita suprimir con la punta del pincel.


El árbol

Debemos de cuidar los árboles por que ellos nos ayudan a

El árbol

Debemos de cuidar los árboles por que ellos nos ayudan a


Imagen normal Tono de azul eliminadoRestablece la imagen.- Regresa la imagen a su modo original.

Cuadro de texto.- El cuadro de texto se utiliza para agregar un texto, en el caso particular de Publisher si se desea agregar un escrito deberá de realizarse con

esta opción, los pasos para agregar un cuadro de texto son:1. Dar clic en el botón cuadro de texto.2. Llevar el cursor del Mouse (sin presionar el botón), al área de trabajo de

Publisher y el puntero toma una forma de cruz con ella se trazará un rectángulo y dentro de él quedará el escrito.

3. Inmediatamente visualizaremos el rectángulo con líneas punteadas, estas son solo líneas guía que no aparecerán en nuestro trabajo. Dentro del rectángulo observaremos el cursor parpadeando listo para escribir, si se desea dar formato al texto podemos utilizar las opciones de nuestra barra de herramientas de formato. También podremos dar formato al cuadro de texto (No texto escrito), esto se logra dando doble clic sobre el cuadro.

a. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Recordemos que este cuadro de diálogo de colores y líneas ya lo conocemos es el mismo que vimos en más líneas y en relleno, funciona igual, al final del cuadro hace referencia un cuadro de afirmación donde nos pregunta si queremos aplicar la configuración a nuevos cuadros de texto, si aquí le damos un clic pintará una paloma de color verde y siempre que creemos un nuevo cuadro de texto tendrá el mismo estilo. Ejemplo:


El árbo


Este cuadro solo tiene formato en Este cuadro además de formato del texto Por último a este cuadro le

El texto. Tiene relleno de textura agregamos una línea

Insertar tabla.- Esta opción la utilizamos para realizar listas o un escrito dividido y además necesitamos nos quede

alineado. Ejemplo:Hombres Mujeres Niños

Carlos Alberto Claudia Juan Carlos

Roberto Carlos

Laura Leticia Luis Daniel

Este sería un escrito sin tabla. Este es un escrito realizado en una tabla de 3 columnasPara insertar una tabla es necesario:

1. Dar clic en el botón de insertar tabla.2. Dibujar el cuadrado dentro del área de trabajo ( Si se dibujo donde no lo

queríamos o de un tamaño más grande, no hay problema se puede cambiar de lugar y de tamaño posteriormente.).

3. Nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Aquí definimos cuantos renglones y columnas necesitamos o bien si nos gustaría utilizar algún formato de tabla.

Tabla de 3 x 2 Tabla con formato de registro Tabla con formato de número

de talonario de 3x3 de 2x9

4. Por último aceptar.


Claudia, Juan Carlos Luis Daniel, Carlos

Renglones

Columnas


Word Art.- Esta opción se utiliza para crear textos artísticos.Ejemplo:

Los pasos para agregar un Word art son:1. Dar clic en el botón de Word art.2. Enseguida nos muestra una galería de diseños de Word art, elegir una con un clic

y aceptar.

3. Pasamos a otra ventana en la cual nos solicita que escribamos el texto. El diseño que elegimos ya cuenta con el tipo de letra y tamaño, pero si no nos agrada se puede cambiar en Fuente y Tamaño, incluso se le puede agregar cursiva y negrita. Y Aceptar para continuar.

4. Una vez que aceptamos

visualizamos el texto escrito en modo de Word art en el área de trabajo, este se puede cambiar de lugar dando un clic sobre el objeto y arrastrarlo al lugar deseado. Cambiar de tamaño se coloca el puntero del Mouse sobre uno de los puntos blancos que enmarcan el texto, se da clic y sin soltar se aumenta o reduce el tamaño. Girar se coloca el puntero sobre el punto verde sin soltar el clic se mueve para donde se necesita girar. Modificar su ángulo de inclinación, se da clic sobre el rombo amarillo.

Si se desea modificar el texto es necesario dar doble clic sobre el texto escrito en Word art. Cuando el objeto de Word art esta activado visualizaremos en la pantalla su propia barra de herramientas.

Insertar Word Art.- Crea un nuevo Word Art.

Modificar texto.- Nos envía a la ventana donde escribimos el texto para poderlo modificar.


Antes


Galería de Word Art.-Nos vuelve a mostrar la galería y respetando el texto cambia el diseño según el que hayamos elegido.

Formato de Word Art.- Esta opción la usamos cuando necesitamos modificar los colores del relleno del texto o modificar la líneas de contorno del mismo.

La ventana que nos mostrará es la misma que vimos en relleno y líneas.

Forma de Word Art.- Modifica la forma del letrero son las siguientes:Para poder utilizar estas opciones es

necesario dar clic en el Word art y posteriormente dar clic en este botón de forma de Word art, una vez que despliega esta ventana elegir la forma deseada.

Ejemplos:

Ajuste de texto.- Este es el ajuste que se le aplica a una imagen dependiendo de cómo queremos alinear el texto, como anterior mente se explico.Mismo alto de letras de Word art.- Aplica el mismo tamaño a las letras minúsculas que la de las mayúsculas.

Texto vertical de Word art.- El texto normalmente se escribe horizontalmente con esta opción se puede girar y quedar verticalmente.

Horizontal


Después


Vertical

Alineación de Word Art.- Aplica el tipo de alineación que se encuentra en la siguiente ventana:

Espacio entre caracteres.- Es el espacio en blanco entre cada letra, las opciones que tenemos son:

Marco de Imagen.- Este botón sirve para insertar una imagen: Prediseñada: Son las imágenes que tiene el programa.

A partir de un archivo: Son las imágenes que tenemos almacenadas en el disco duro pueden ser imágenes de bajadas del Internet, dibujos creador por nosotros o fotografías.De imagen vacío: Solo crea el cuadro de la imagen son la misma, con doble clic nos envía a la ventana de dialogo para buscar un archivo de imagen.Desde escáner o cámara: Como su nombre lo indica agrega una imagen de cualquiera de estos dos dispositivos.

Pasos para insertar una imagen:1. Dar clic en el botón de marco de imagen.2. Elegir el tipo de imagen.3. Dibujar el cuadrado en el área de trabajo,

donde irá la imagen.

Si es prediseñada: el panel de tareas nos muestra la siguiente pantalla. Donde dice buscar escribiremos el nombre del tipo de imagen que solicitamos y se da clic en buscar. Y en la parte inferior nos muestra las imágenes encontradas, se da un clic sobre la imagen y en ese momento la agrega al área de trabajo.

Si es a partir de un archivo: Aparecerá el cuadro de diálogo para buscar nuestra imagen. Debemos seguir la ruta de donde lo guardamos.

Nota.- A una imagen que se inserto a partir de un archivo, si se da doble clic nos lleva nuevamente a la ventana para abrir una imagen.



Resumiendo: podemos insertar objetos utilizando la barra de objetos de Publisher.

a) Sirve para seleccionar objetosb) Cuadro de Texto, para escribir textos en un lugar que le indiquemosc) Tablas: Inserta una cuadricula de filas y columnas para insertar texto o

imágenes.d) WordArt: Para insertar textos artísticose) Insertar imagen: desde archivo, prediseñadas, desde escáner o cámaraf) Línea: para insertar líneas. Presionando la tecla shift salen perfectas.g) Flecha: Para insertar flechash) Elipse: Para insertar óvalos o elipses.i) Rectángulo: Para insertar rectángulos o cuadradosj) Autoformas: Inserta formas prediseñadask) Marcador: Sirve para poner un marcador para un hipervínculo en una pagina

web.l) Objeto de la galería de diseño: Muestra objetos que podemos insertar para

personalizar o decorar nuestra publicación.m) Elemento de la biblioteca de contenido: Podemos guardar objetos creados o

insertados en la biblioteca, si los utilizamos frecuentemente.

1.10. Tipos de PublicaciónMicrosoft Office Publisher 2007 presenta diferentes tipos de publicación, estos se pueden apreciar, al abrir la ventana de

Tamaño de páginas en blanco: Utilice esta categoría, cuando necesite crear una publicación desde cero, eligiendo el tipo de papel que va a utilizar, como A4, A3, A5, Oficio, etc.

Anuncios: Utilice estas plantillas, si necesita crear algún anuncio para su negocio, como vender algo o promocionar algo.



Boletines: Si usted está armando su periódico mural, o es el director del diario de la escuela, estas plantillas, de seguro lo ayudarán mucho.

Calendarios: Si no ha recibido ningún calendario por parte de sus vecinas que venden en el mercado, mejor prepare usted mismo uno, ya que Publisher presenta 49 plantillas de calendarios.



Catálogos: Seguramente usted es un vendedor exitoso de algunos productos que usted ha creado, o simplemente desea tener alguna forma de mostrar a sus clientes lo nuevo que usted tiene. Un catálogo es lo ideal, y Publisher presenta muchas variedades de plantillas de catálogos, solo basta con que usted inserte las imágenes y los precios.

Correo electrónico: Seguramente no sabía como diseñar un mensaje de correo electrónico que sea atractivo ante sus compañeros de trabajo. No se preocupe, Publisher 2007 hará las cosas por usted con las diferentes plantillas de correo electrónico que posee.



Currículos: Publisher 2007 trae algunas plantillas para presentar sus currículos que es su carta de presentación. Aunque para ser sincero, en esta ocasión, Publisher no fue muy creativo.

Diplomas: Elige entre 22 plantillas diferentes, incluso, si desea dar un diploma por algún merito, estas plantillas le ahorrarán mucho trabajo.



Etiquetas: Publisher presenta una gran variedad de plantillas para crear Etiquetas. Folletos: Encontrará una gran variedad de plantillas, puede utilizarlos como trípticos.

Letreros: Lo que muchos esperaban, estas plantillas le ayudaran a evitarse el trabajo de crear su propio letrero, por ejemplo “Prohibido fumar en lugares públicos como este”, “Baños”, “Peligro”, etc.



Tarjetas de felicitación: Ya no hay una excusa para no mandar una tarjeta de felicitación a una persona que se lo merece. Publisher te ayuda a que no busques en las tiendas algunos modelos, solo utiliza sus plantillas.

Tarjetas de Invitación: Ahora no puede decir que no tiene tiempo para comprar sus tarjetas de invitación para alguna reunión. Publisher le ayudará a elegir la plantilla adecuada.



Tarjetas de Presentación: Nosotros los profesionales de TI, los técnicos, o profesionales de diferentes aéreas, debemos ofrecer nuestros servicios, y que mejor que una tarjeta de presentación.

1.11. Utilizar una plantillaAl utilizar cada una de estas plantillas, usted no se limita a una de ellas, por lo que puede cambiar el tipo de letra, cambiar de imagen, una franja, cinta, autoforma, etc. Todo lo puede hacer, desde el panel Tareas de Publisher.Ya ha podido observar cada categoría que poseen las plantillas de Microsoft Publisher 2007, ahora aprenderá a elegir una de ellas y crearla como publicación.1º Ingrese a Microsoft Publisher 2007.2º En el panel de Categorías de Plantillas, pulse clic en una categoría, por ejemplo Catálogos.3º Pulse clic en una plantilla que le agrade, por ejemplo pulse clic en la plantilla Brocado.Observe como aparece al lado derecho, en el panel de Presentación de plantillas, una muestra de tamaño regular, de su plantilla elegida.

4º Pulse clic en el botón Crear. Espere unos segundos y puede revisar su plantilla.



La ventana de trabajo de PublisherAnteriormente se explicó sobre la ventana Introducción de Publisher, ahora, al crear una publicación o utilizar una plantilla, Publisher muestra la ventana de trabajo, ahora conoceremos sus partes:

Barra de titulo: Muestra el titulo de la ventana de Microsoft Publisher 2007 y el nombre del archivo de publicación que está diseñando.

Barra de menús: Muestra los menús de Publisher 2007 donde se encuentran todos los comandos y herramientas disponibles para su publicación. Publisher 2007 no



presenta la cinta de opciones como lo hace Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Access.

Barra de herramientas: Por predeterminado, Publisher 2007 muestra la Barra de herramientas Estándar, Barra de herramientas formato, Barra de herramientas Conectar cuadros de texto y la barra de herramientas Objetos.Con la Barra de herramientas estándar, puedo encontrar los botones comunes, como nueva publicación, Abrir, Guardar, Zoom, etc.

Con la Barra de herramientas Formato, encontrare los botones necesarios para aplicar tipos de Fuente, tamaños de fuente, estilos, atributos, etc.

Con la barra de herramientas Objetos, encontrará las herramientas necesarias para insertar una imagen, autoformas, WordArt, etc. En esta imagen, se muestra la Barra de herramientas Objetos, de forma horizontal, pero esta se encuentra de forma vertical, al lado izquierdo de la ventana de publicación de Publisher 2007.

Con la Barra de herramientas Conectar cuadros de texto, encontrará las herramientas para vincular y desplazarse por los diferentes cuadros de texto de su publicación.

También encontrará la Barra de herramientas Tareas de Publisher, el cual activa el panel de tareas de Publisher con diferentes opciones para su publicación

.

Panel de tareas: En los paneles de tareas, se encuentranherramientas comunes para la publicación, la cual puede acceder mucho más rápido, sin utilizar los menús.

Clasificador de páginas: Muestra las diferentes páginas que se han creado dentro de la publicación.



Área de trabajo: Es aquí donde se encuentra su pagina de diseño. El área de trabajo también posee el Área de borrador, que es el área de color plomo, es aquí, donde puede insertar algunos objetos y después colocarlos en la publicación.

Como Publisher pertenece a Microsoft Office 2007 seguramente ya debe saber lo fundamental para comenzar a trabajar con este programa de publicaciones. Quizá ya sepa Guardar en Word 2007, o imprimir con PowerPoint 2007, pero tenga en cuenta que Publisher 2007 es muy idéntico a las versiones del 2003, es decir con sus Barras de Herramientas, Menús, etc. Así que de alguna u otra manera, en este capítulo nos dedicaremos un poco a las herramientas fundamentales de Publisher 2007.

Crear información personal y de la empresaMuchas publicaciones llevan siempre el nombre de una persona, el nombre de la empresa, la dirección, el teléfono, etc. Toda esta información que podría ir muy bien en una Tarjeta de presentación se le llama Información personal y empresarial, y puede ahorrarle muchas horas de trabajo.1° En la ventana de Introducción, en Tipos de publicaciones, pulse clic en Tarjetas de presentación.2° En Diseños más recientes, pulse clic en PhotoScope.

3° En el panel derecho en Personalizar, pulse clic en la flecha desplegable y clic en Crear nuevo.



4° En el cuadro de diálogo Crear nuevo conjunto de información empresarial, en el cuadro Nombre escribe el tuyo por ejemplo.5° También rellene los campos Puesto o cargo, Nombre de la organización, Dirección, Teléfono, Consigna o eslogan. Vea la siguiente imagen.

6° En Logotipo, pulse clic en Cambiar. 7° En el cuadro de diálogo Insertar imagen, busque la imagen logotipo de su empresa y luego clic en Insertar.

8° En el cuadro Nombre del conjunto de información empresarial, escribe el nombre con el que deseas reconocer a esta información, en este caso: TU EMPRESA, 9° Clic en Guardar. 10° Ahora en la ventana Introducción, pulse clic en Crear.

11° Pulse clic en el menú Edición y luego clic en Información empresarial. Aparece el cuadro de diálogo Información empresarial con lo datos que has definido anteriormente.



12° Pulse clic en el botón Nuevo y rellene los campos con nueva información al igual que los pasos anteriores. 13° Al rellenar nuevos datos y darle otro nombre, puedes elegir entre la nueva información empresarial u otras.

14° Clic en Actualizar publicación y note el cambio.

15° Cierre su publicación sin guardar los cambios. Creando un calendario mensual

Ahora aprenderemos a crear un calendario mensual.1º Abrir Microsoft Publisher 2007.2º En el Panel de categorías, pulse clic en la opción Calendarios.3º En el área de categoría de plantillas, baje hasta encontrar la plantilla Universitario.



4º En el panel Características de publicación, pulsamos clic en el botón Crear, para que se cree la publicación con los parámetros por defecto que llegan con la plantilla de calendario.Ahora aparece la primera página con el mes actual.

5º Ahora aprendió como crear un calendario del mes actual, ahora crearemos un calendario por meses en diferentes hojas. Pulse clic en el menú Archivo y luego clic en Cerrar y si le indican que tiene que guardar su publicación, pulse clic en No. 6º Nuevamente active la categoría Calendarios y luego clic en la plantilla Universitario.7º En panel de características de la publicación, en la sección Opciones, pulse clic en el botón Definir fechas del calendario.

Aparece el cuadro de diálogo Definir fechas del calendario.8º En el cuadro Fecha de comienzo, muestra el mes actual, clic en la flecha del mes actual y clic en Enero. 9º En fecha de finalización, elige Diciembre, que es el último mes de nuestro año.

10º Lógicamente seria de mal gusto crear un calendario del 2009 sabiendo que ya se acaba, entonces en ambos lados debemos agregar el año 2010. 11º Luego clic en Aceptar.

12º Ahora queremos ver nuestro calendario en Vertical, así que en el panel de características de publicación,

en la sección Opciones, en el cuadro Tamaño de pagina, pulse clic en la flecha y elige Vertical.

13º Ahora pulse clic en Crear. Ahora se debe mostrar de la siguiente manera.



14º En la parte de abajo del área de diseño de publicación, se encuentran los Clasificadores de páginas, enumeradas hasta 12.

15º Pulse clic en la pagina 7 y podrá ver el mes de Julio. 16º Quizá no le agrade el color que posee su calendario. En la ventana de publicación, se ha activado el panel de tareas Formato de publicación. Pulse clic en el apartado Combinaciones de colores.

17º Pulse clic en la combinación de color que le agrade.

Nota: Puede observar que cada vez que pulsa clic sobre alguna combinación de color, este se aplica automáticamente al calendario.18º Si lo desea puede crear nuevas combinaciones de colores para sus publicaciones, esto equivale a la creación de temas en Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007. Para ello, en el panel de Tareas Formato de publicación, en la sección Combinación de colores, pulse clic en la opción Crear nueva combinación de colores.



19º En el cuadro de diálogo Crear nueva combinación de colores, aplique los diferentes colores para sus publicaciones, por ejemplo, el color de fondo del calendario es Enfasis1.

20º Después de todo lo aplicado, pulse clic en el botón Guardar.

MICROSOFT ACCESSESION 01- CONCEPTOS GENERALESDESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVOS Conocer y aprender los Conceptos de Sistemas de Información. Conocer y aprender los conceptos de Bases de Datos

TEMAS: Introducción al Desarrollo de Sistemas de Información Método del ciclo de vida clásico de un sistema de Información.

o Investigación Preliminaro Determinación de los requerimientos del sistema.o Diseño del sistema.o Desarrollo de Software.o Prueba de los sistemas.o Implantación y Evaluación.

Bases de Datos. Diseño de Bases de Datos Elementos de las Bases de Datos

INTRODUCCION AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓNEn la actualidad en nuestra sociedad se apoya en la tecnología de sistemas de información para trabajar con “mayor inteligencia”, Las computadoras y los sistema de información ocupan ahora un sitio especial en las empresas en donde facilitan las operaciones haciéndolas más eficientes (reservación de aerolíneas, archivos clínicos de hospitales, contabilidad, farmacias, bibliotecas, etc.). Con un S.I. se busca básicamente ahorrar: tiempo, dinero y errores.¿QUÉ ES EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS?Dentro de las organizaciones, el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarlo con métodos y procedimientos mas adecuados.El Diseño de Sistemas es el proceso de Planificar, Remplazar o Complementar un sistema organizacional existente, determinando previamente si es necesario la utilización de computadoras.El Análisis de Sistemas es el proceso de Clasificar e Interpretar hechos, Diagnosticar problemas y emplear información para recomendar mejoras al sistema.



Ejemplo: en un Almacén (capturar datos, actualizar archivos, emitir reportes, etc.), primero debemos saber como opera el almacén con que documentación cuenta(pedidos facturas, etc.), para luego relacionar esta información.El almacenamiento, manipulación y recuperación de información en forma eficiente, es vital y estratégico para cualquier organización. Las bases de datos juegan un rol crítico en casi todas las áreas donde las computadoras son usadas, incluyendo negocios, ingeniería, medicina, leyes, educación, etc.METODO DEL CICLO DE VIDA CLÁSICO DE UN SISTEMA. DE INFORMACIONEs el conjunto de actividades que los analistas diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un S.I. El método del ciclo de vida para el desarrollo de S.I. consta de las siguientes actividades:1. Investigación Preliminar2. Determinación de los requerimientos del sistema.3. Diseño del sistema.4. Desarrollo de Software.5. Prueba de los sistemas.6. Implantación y Evaluación.1.- INVESTIGACIÓN PRELIMINARLa solicitud para recibir ayuda de un S.I. se inicia generalmente con la petición de una persona, administrador, empleado o especialista en sistemas.Cuando se formula esta solicitud comienza la investigación preliminar, esta actividad consta de 3 partes:

a.- Aclaración de la Solicitud.-La solicitud que nos proporciono la persona debe ser examinado para determinar con precisión lo que el solicitante desea, y conversar con este hasta que la petición sea claramente planteada

b.- Estudio de factibilidad.-Consiste en determinar si el sistema solicitado es factible. Existen 3 aspectos relacionados con la factibilidad:

1.- Factibilidad Técnica.- 2.- Factibilidad Económica.- 3.- Factibilidad Operacional.

c.- Aprobación de la solicitud.-No todos los proyectos solicitados son deseables o factibles, No todas las solicitudes de crear un S.I se desarrolla.

Después de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de persona, el cual esta listo para ser desarrollado.2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.Hay que comprender todas las facetas de la empresa en estudio, debemos estudiar los procesos de la empresa y dar respuesta a las siguientes preguntas:¿Qué es lo que se hace?¿Cómo se hace?¿Con que frecuencia se presenta?¿Qué tan grande es el volumen de transacciones?¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?¿Existen problemas?Para responder estas preguntas el analista conversa con varias personas, para lo cual emplea una serie de herramientas de recolección de información, como por ejemplo los cuestionarios, o las entrevistas con los miembros de la organización, así como el estudio de manuales, reportes, documentos, etc. Todo esto con el propósito de comprender el proceso en su totalidad.3.- DISEÑO DEL SISTEMA.El Diseño de un S.I. produce los detalles que establece la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos durante la fase de análisis. En esta etapa debemos identificar: los reportes y



demás salidas, mostrar un bosquejo de cómo el sistema quedara al finalizarse, identificar que los datos de entrada que serán calculados y la información que será almacenada, seleccionar los dispositivos de almacenamiento, estas especificaciones deben estar representadas en diagramas, tablas, símbolos especiales, etc, esta información luego debe ser proporcionada a los programadores para comenzar con la fase de desarrollo de software.Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas. Es en esta etapa en donde el ACCESS entra a tallar como un Gestor de Bases de Datos para hacer los bosquejos del Análisis4.- DESARROLLO DE SOFTWARE.Esta fase esta a cargo de los programadores, quienes son los encargados de transcribir el diseño a un lenguaje de programación escribiendo líneas de código, y seleccionando a su vez el software adecuado. Los programadores también son responsables de la documentación de los programas, la documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicación se encuentra instalada.5.- PRUEBA DE LOS SISTEMAS.En el que el sistema es puesto a prueba para asegurarse que el software no tenga fallas, es decir que funcione de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Hacer que los usuarios utilicen el sistema y lo empleen incluso de formas no previstas(validación de datos). Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la organización implante el sistema y dependa del.6.- IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN.La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, e instalar la aplicación BASES DE DATOS Una Base de Datos es un conjunto de información (un conjunto de datos) relacionada que se encuentra agrupada o estructurada, y que puede ser compartida por varios usuarios y/o aplicacionesCuando utilizamos una guía de teléfonos, el archivo con las fichas de los libros existentes en una biblioteca o un catálogo de artículos de una tienda, lo que en realidad estamos tratando son bases de datos manuales.Una base de datos manual resulta difícil de gestionar y modificar, ya que los datos se encuentran clasificados por un único aspecto en la mayoría de los casos. Una guía de teléfonos esta organizada por los apellidos de los abonados, pero seria imposible por ejemplo conocer a quien pertenece un determinado numero telefónico.En una base de datos informatizada los datos son almacenados en memorias masivas (discos), permitiendo un acceso directo a ellos. Estas bases de datos requieren una gran cantidad de espacio de almacenamiento que se miden en términos de gigabytes, o para bases de datos mas grandes en términos de terabytes de datos

BASE DE DATOS EN ACCESSPor medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos.

1.12. ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOSTABLA: Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los



datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

CLAVE PRIMARIA: es un identificador único que distingue un registro de otro añadiendo un campo de clave primaria de una tabla a otra y definiendo una relación.CLAVE FORÁNEA: es un atributo de una tabla que en otra es la clave primaria.RELACIONES: Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

1.13. DISEÑO DE UNA BASE DE DATOSEs recomendable que antes de diseñar una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar sobre nuestras necesidades en concreto y después (con ayuda de papel y lápiz) hacer una estructura previa de nuestra base. Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar:

1. Decidir los campos que vamos a necesitar:Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de Matriculas, necesitaríamos crear los campos espaciales para Alumnos, docentes, cursos, matriculas, carreras profesionales, etc.. Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del Nombre y Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de nuestra empresa.

2. El tipo de información para cada campo:Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más utilizados son texto, número y fecha pero no son los únicos, como lo veremos más adelante. 3. Diseñar la estructura:Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla. 4. Establecer relaciones entre tablas:

Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos están el la tabla de autores, debes establecer una relación entre estas dos tablas. Este proceso se llama normalización. 5. Designar los campos como claves principales:La clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir en el proceso de la creación de una base de datos. 6. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.En esta etapa nos queda por decidir qué tabla debe ser la que primero diseñamos, por ejemplo, en nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberían crearse antes de crear la Tabla de Títulos.

SESION 02- MICROSFT ACCESSOBJETIVOS

Conocer y aprender el entorno del Access 2000 Conocer los componentes u objetos del Access Conocer la Base de Datos NEPTUNO del Access.

TEMAS: ¿Qué es el Microsoft Access? El Entorno del Access



Elementos del Access (Tablas, Formularios, Consultas, Informes, Paginas, Macros, Modulos)

¿QUE ES EL MICROSOFT ACCESS?Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro está formado por el conjunto de información en particular. Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS

ELEMENTOS DEL ACCESSTABLASLas tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.Ejemplo del componente principal de una Base de Datos (la Tabla)

Nombres

ApellidosTeléfono

Dirección Edad

Flor Torres Luna226578

Av. Regional 456 25

MarioValencia Huaman232345Jr. Los Lirios G-6 34

YanetVargas Romero201452

Av. El Sol 788 21

Donde : Flor, 226578, 25 son DatosCONSULTASLas consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La


Campos ó columnas

FilasTuplasóRegistros


importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.FORMULARIOSLos formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.

INFORMESLos informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos. Páginas de acceso a datos Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los informes de Access.Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrónico.Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y filtrar registros.Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un gráfico. Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar el valor en cursiva. Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas

utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.

MACROS Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.MÓDULOSLos módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación denominado Access Basic.

SESION -03 CREAR UNA BASE DE DATOSOBJETIVOS

Aprender a crear bases de datos con Access. Aprender a crear tablas Conocer los Tipos de datos en Access Aprender a realizar modificaciones en las tablas



TEMAS: Crear bases de datos sin asistente Crear tablas. Tipos de datos Establecer las claves primarias. Eliminar, insertar, modificar atributos de las tablas

CREAR UNA BASE DE DATOSMicrosoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada.El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.Crear una base de datos sin usar un asistente: 1. Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para

crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Crear Archivo Nuevo, Clic en Base de datos blanco.

2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos por ejemplo Sistema de Matriculas, Ubicación MIS DOCUMENTOS, haga clic en Crear.

3. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas estándar y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en el Panel de Tareas , Especifique un nombre y la ubicación donde va ha guardar la base de datos y haga clic en Crear.

4. Abrir una Base de datos: Si ya tiene una base de datos y desea abrir, Por Ejemplo: Haga Clic en el icono abrir, Seleccione Sistema de Matriculas, Clic en abrir del cuadro de diálogo.

CREAR UNA TABLA: Para crear una tabla.



1. Haga clic en la ficha Tablas, a continuación.2. Doble clic en Crear nueva tabla en vista diseño (o Clic en Nuevo, doble clic en Vista Diseño).3. Escriba los Nombres de cada uno de los campos y Defina el tipo de dato que se almacenará en

estos campos de la tabla.4. Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Si no define una clave

principal, Microsoft Access le preguntará si desea crear una clave principal automáticamente al guardar la tabla.

5. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación, escriba un nombre para la tabla, ejemplo Alumno.

Para el caso del ejemplo Sistema de matriculas se crearan todas las tablas y las relaciones entre estas en la Sesión3.

LA CLAVE PRINCIPALEl último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se denomina la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:1. Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos. 2. Porque permite definir relaciones entre tablas.Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de manera única. Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener valores iguales. La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través de la clave principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar. Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.Establecer o cambiar la clave principal:Abra una tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.Crear una tabla con el Asistente para tablas: Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo. Haga doble clic en Asistente para tablas. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetosEn Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:Procurar que describa el contenido que tendrá éste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la mayoría de los ejemplos de la documentación de Microsoft Access los nombres de los campos y



controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones. Al dar nombre a un campo, control u objeto, es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una propiedad u otro elemento que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un comportamiento inesperado en algunas circunstancias.

TIPOS DE DATOSPuede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrán introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:La clase de datos que se podrán introducir en el campo. El espacio que Access reservará para los datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese campo. Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.

Valor Tipo de datos TamañoTexto (Predeterminado) Texto o combinaciones de

texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores).

Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.

Hasta 65.535 caracteres.

Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica).

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

8 bytes.

Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

8 bytes.

Auto numérico Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.

Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.

Asistente para Crea un campo que permite elegir un valor de Tamaño igual al del campo



búsquedas otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

DescripciónEn esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es útil tanto para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando así más información al usuario.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:Abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas.

Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar fila. Access insertará una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.

Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad Tamaño del campo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualización de una tabla en la vista Diseño.Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico.En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad Tamaño del campo desee establecer. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para un campo de Texto, escriba el número máximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numérico, haga clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee.Tamaño del campo en campos de tipo NuméricoValor Descripción Posición

decimalTamaño

Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Ninguna 1 byte

Entero –32.768 y 32.767 (no admite fracciones). Ninguna 2 bytesEntero largo –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite

fracciones).Ninguna 4 bytes

Simple De –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 7 4 bytesDoble De –1,79 x 10308 a 1,79 x 10308 15 8 bytesId. de réplica Identificador global único (GUID) N/D 16 bytesDecimal Almacena números entre -1038 y -1 y 1038 -

1(.ADP)28 12 bytes



Almacena números entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)

FormatoPuede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato.Formatos predefinidosLa tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo de datos Fecha/Hora.

Valor DescripciónFecha general

(Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado, 3 de Abril de 1993.

Fecha mediana

Ejemplo: 3-Abr-93.

Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo

SESION 04 – TABLAS, RELACIONES, INGRESO DE DATOSOBJETIVOSAnalizar y diseñar la bases de datos Matriculas-UNSAAC. Crear las tablas de esta base de datos.Establecer las relaciones entre tablas, considerando la multiplicidad y la integridad referencial Aprender llenar datos en las tablas

TEMAS:

Crear La Base de Datos Matriculas-Unsaac Llenar Datos en las tablas.

CREAR LA BASE DE DATOS MATRICULAS-UNSAACProceder la creación de las 5 tablas independientemente como en la Practica Nro1., con las siguientes consideraciones.

TALUMNO

NombreCampo

Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodAlumno

Texto

8SI (ClavePrimaria)



APaternoTexto

25 SI

AMaternoTexto

25 SI

NombresTexto

30 SI

CPTexto

2 SI

Foto

Objeto OLE

NO

TCURSO

NombreCampo

Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodCursoTexto

8SI (ClavePrimaria)

NomCurso

Texto 50 SI

CrNumérico

Byte

SI

CatTexto

3 SI

TDOCENTENombreCampo

Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodDocente

Texto

6 SI (ClavePrimaria)

APaterno T 25 SI



exto

AMaterno Texto

25 SI

Nombres Texto

30 SI

Categoría Texto

30 NO

Régimen Texto

30 NO

TMATRICULANombreCampo

Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodAlumno

Texto


CodCurso Texto


Nota1 Numérico

Byte

NO

Nota2 Numérico

Byte

NO

TDOCENTE_CURSONombreCampo

Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodDocente

Text




oCodCurso T

exto


Semestre Texto

6 NO

1.14. CREAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLASPara efectuar las relaciones entre cada una de estas tablas se procede de la forma siguiente:

1. En la barra de menú del Access, escoger la opción “Herramientas”, luego “relaciones”.(ver la Fig.), La misma operación podemos realizar haciendo un Clic con botón derecho en la parte blanca de la Ventana, elegimos la opción RELACIONES del menú contextual que pararece

2. Del cuadro de dialogo “Mostrar Tabla”, agregar las 5 tablas, escogiendo primero la tabla a insertar, luego haciendo click en el botón “Agregar”.

3. Una vez que tengamos las 5 tablas se procede a relacionar (arrastrar), uniendo las claves primarias de cada tabla con las claves primarias o foráneas de las otras.

4. Al hacer la unión de las claves primarias, nos mostrar un nuevo cuadro de dialogo, en el que debemos marcar la “integridad referencial”, esto para evitar la duplicidad de datos, luego de hacer esto clic en el botón “Crear” (Vea la figura).

5. Proceder de esta misma forma hasta lograr la relación de las 5 tablas, con lo cual se obtiene el siguiente grafico



6. Luego de relacionar las tablas se debe “guardar” las relaciones.Una vez que tengamos nuestras tablas relacionadas se procede al llenado de las tablas.

LLENAR DATOS EN LAS TABLAS.El llenado de datos es un proceso muy sencillo. Existen hasta 3 formas de abrir las tablas para agregar datos (ver el grafico):

1. Hacer doble clic en la tabla que deseamos llenar datos.2. Click derecho en la tabla y escoger la opción “Abrir”.3. Activar la tabla que se desea llenar, y luego click en la

opción “Abrir” de la ventana de bases de datos

Una vez abierta las tablas se procede al llenado de datos



SESION 05- CONSULTASOBJETIVOS

Aprender a desarrollar consultas, para obtener información

especificas de las tablas.

TEMAS:

Consultas utilizando el Asistente Consultas de una sola tabla Modificación de las consultas Consultas con criterios de selección Consultas en Vista Diseño Ejercicios

CREAR CONSULTAS1. En la ventana de la base de datos haga Clic en consultas2. Doble clic en Nueva consulta en vista diseño (o Nuevo, vista diseño, Clic en Aceptar).3. De la ventana mostrar tabla, seleccione uno o varias tablas que desea utilizar para realizar una

consulta, como ejemplo primero realizaremos una consulta con una sola tabla luego generalizaremos para varias tablas.

Consulta de una sola TablaDeseamos una consulta de la lista de cursos que tenemos en nuestra base de datos; para lo cual siga la siguiente secuencia:Haga doble Clic en la tabla cursos, luego cierre la ventana mostrar tabla, ahora seleccione los campos que desea ver en la consulta, haciendo doble Clic en cada campo o arrastrando los campos que se desea ver. Luego quedara la consulta tal como se muestra en la figura3En este cuadro de diálogo la opción orden: se usa para seleccionar ascendente o descendente en el campo por la cual que se quiere ordenar. Mostrar: se usa para indicar si un campo aparece o no en el resultado de la consulta. Criterio: Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para filtrar los registros específicos con los que se desea trabajar.



Para ver el resultado haga Clic en ejecutar: entonces en la pantalla observará una lista de los curso almacenados en la base de datos.Modificar una consulta.- para modificar la consulta haga Clic en Ver, Vista

diseño, de la barra de menú1.15. Introducción de criterios de Selección

Haga una consulta tal como se muestra en la figura 2 haciendo uso la tabla Alumno, En la fila de criterios escriba el código de carrera que desea que nos

muestre en este caso “DE”. Luego haga Clic en la Ver/vista hoja de datos de la barra de menú. Observe aquí que nos muestra solo los estudiantes de la cerrera Profesional de derecho

1.16. Consulta de varias tablasPara realizar una consulta haciendo uso de varias tablas, el proceso es igual que para una consulta de una sola tabla, Ejemplo. Si deseamos una consulta que nos muestre la lista de alumnos con el respectiva nombre de carrera profesional. Siga la siguiente secuencia.Haga Clic en: consulta, crear consulta en vista diseño, Aceptar, seleccione las tablas alumnos y carrera, haciendo doble clic en cada uno de ellos, cerrar la ventana mostrar tablas, ahora seleccione los campos CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres, NomCarrera. Observe que las dos tablas están enlazados, si se utiliza variar tablas para realizar una consulta siempre estas tablas deben estar enlazados en caso de no ser así esta consulta estará mal hecha, ahora clic en ejecutar.

SESION 06- GENERADOR DE EXPRESIONES PARA CONSULTAS


Figura 3


OBJETIVOSUtilizar el generador de expresiones para consultas complejas, promedios, totales, etc.

TEMAS: El Generador de Expresiones Consultas de totales. Ejercicios

EL GENERADOR DE EXPRESIONESPara las expresiones más complejas, Access proporciona una utilidad denominada generador de expresiones. Supongamos que deseamos calcular el promedio de las notas obtenida en cada curso por los alumnos, entonces siga la siguiente secuencia:Haga Clic en crear nueva consulta en vista diseño, aceptar, seleccione las tablas Alumnos, Matricula y cursos haciendo doble clic en cada tabla, luego cierre el cuadro de diálogo mostrar tablas, ahora incluya los campos CodAlumno, paterno, materno, Nombres, NomCurso, Nota1, Nota2 haciendo doble Clic en cada campo. Enseguida es importante guardar la consulta con in nombre adecuado. Para el caso del ejemplo guarde con el nombre de promedio. En un campo vacío de la consulta haga clic. Luego clic en generar de la barra de herramientas. Observará el cuadro de diálogo de Generador de expresiones, en esta ventana haga clic para abrir paréntesis, doble clic en Nota1, clic en el signo más(+), doble clic en Nota2, cierre paréntesis, clic en /, y escriba el número2, entonces en la ventana generador de expresiones observará la siguiente expresión matemática ([Nota1]+[Nota2])/2, clic en aceptar. Clic en ejecutar, en la consulta observa que en el campo calculado aparece Expr1, esto se puede cambiar por la palabra promedio, para lo que vuelva a vista diseño, y borre cuidadosamente Expr1, en su lugar escriba la palabra Promedio. Y vuelva a ejecutar para ver los resultados.

1.17. Consultas de TotalesEn algunas ocasiones, no estaremos interesados en visualizar todos los registros de la tabla. Pueda que prefiera ver los totales de los diferentes grupos de datos. Por ejemplo el promedio total de cada alumno, el total de cursos en las que está matriculado, la máxima nota obtenida, etc. Para obtener dicha información necesitará una consulta de totales. Para calcular una consulta de totales Pulse el botón Totales de la barra de herramientas en vista diseño.



Access Proporciona nueve funciones de totales diferentes, las que a continuación presentamos.

Seleccione

Para encontrar él Utilice con estos tipos de datos de campos

Suma Total de los valores de un campo

Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto numérico

Promedio

Promedio de los valores de un campo

Número, Fecha /Hora, Moneda y Auto numérico

Mín Menor valor de un campo

Texto, Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto Numérico

Máx Mayor valor de un campo

Texto, Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto Numérico

Cuenta

Número de valores de un campo, sin contar los valores Null (en blanco)

Texto, Memo, Número, Fecha/ Hora, Moneda, Auto Numérico, Sí/No y Objeto OLE

DesvEst

Desviación estándar de los valores de un campo


Var Varianza de los valores de un campo


Primero

El primero de este campo

Ultimo

El ultimo de este campo

SESION 07- FORMULARIOSOBJETIVOS

Aprender a crear Formularios como una herramienta para introducir datos en forma visual

TEMAS:Crear Formulario haciendo uso de del asistente

Crear formulario haciendo uso de vista diseño Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas

FORMULARIOSPara crear un formulario de captura de datos, después de abrir la base de datos Sistema de matricula, ubíquese en la ventana Formulario.

Crear Formulario haciendo uso de del asistente para formularios1. Haga Clic sobre el botón Nuevo, en la ventana Nuevo formulario, seleccionamos una tabla, para

la que se diseñará el formulario de captura de datos. Para nuestro ejemplo, utilizaremos la tabla Alumnos.

2. Para el diseño de este primer formulario seleccione Asistente para Formularios, ahora Clic en Aceptar.



3. En la ventana Asistente para Formularios, se observa la lista de campos de la tabla seleccionada, en el caso del ejemplo los campos de la tabla alumnos. De los campos disponibles seleccionamos los que deseamos ver en el formulario, Pulsando Clic en > si queremos seleccionar uno por uno los campos y Clic en >> si se desea seleccionar todos los campos disponibles, luego presione Clic en Siguiente.

4. En la nueva ventana podemos elegir la distribución de los campos en el formulario, a criterio propio. Por ejemplo En columnas, Clic en siguiente.

5. En siguiente ventana elegimos el estilo que tendrá el formulario. Por ejemplo Piedra, Clic en Siguiente.

6. Finalmente nos mide el nombre para el formulario, elegimos el nombre FormAlumnos y presione el botón terminar, con lo que damos por concluido el proceso de diseño del formulario.Cualquier dato que se ingrese a través de este formulario, será almacenado en la tabla Alumnos.

Crear formulario Haciendo uso de vista diseño1. En el siguiente ejemplo, trabajamos con la tabla Cursos y crearemos un formulario para la

captura de datos haciendo uso de vista Diseño. Para ello en la ventana Nuevo Formulario, elija la opción Vista Diseño y la tabla Cursos, luego clic en Aceptar.

2. Ahora desde la lista de campos arrastre todos los campos que desea que se vea en el formulario,

si desea seleccionar todos varios campos, entonces mantenga presionado la tecla Ctrl y haga clic en el campo que desea seleccionar.

3. Luego guardamos con el nombre de formCursos.Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas1. Crearemos un formulario para la tabla Carrera, para lo que clic en formulario, Nuevo, vista

diseño, seleccione la tabla Carrera luego clic en aceptar.2. A continuación agregamos los campos necesarios para enlazar el formulario con la tabla

carrera. Para el ejemplo, utilizando el cuadro de herramientas, para lo cual inserte 2 cuadros de texto ab|, los cuales definimos de la siguiente manera.

3. Haga Clic en ab| del cuadro de herramientas, ahora Clic en el formulario, nos mostrará, un cuadro donde se observa texto 0 y otro cuadro donde muestra un cuadro independiente, en el cuadro independiente pulse el botón secundario (Menú contextual) allí seleccionamos propiedades, Datos, origen de control, Clic en y seleccione CodCarrera, cierre esta ventana.

4. Para modificar el rotulo del texto 0 podemos utilizar también propiedades, Formato, titulo, escriba aquí código de Carrera.

5. Repita el ejercicio para el otro cuadros de texto. Se puede utilizar también el icono Propiedades de la barra de herramientas.

Cuadro de texto2 Origen de control =NomCurso6. Guardar el formulario con el nombre FormCarreras.



SESION 08- FORMULARIOS AVANZADOSOBJETIVOSAprender a crear formularios mas especializados con botones e hipervinculos

TEMAS: Crear Formularios avanzados Formulario de varias Paginas y Botónes de comando

CREACIÓN DE UN FORMULARIO AVANZADOEn esta etapa, desarrollaremos un formulario para la captura de datos de

matrícula de los alumnos, Para esto será necesario relacionar los datos de tres tablas: Cursos, alumnos, y la tercera tabla que relaciona a estas dos: Matricula.

1. Para crear un formulario de captura de datos después de abrir la base de datos Sistema de Matriculas, ubíquese en la ventana Formulario. Haga clic en nuevo formulario en vista diseño o (Haga clic sobre el botón Nuevo, Vista Diseño, y dejando en blanco el campo de origen de datos, haga clic en aceptar).

2. En la ventana de propiedades elija el campo origen del registro, haga clic en ... con el propósito de elaborar una consulta, como podrá observar en la pantalla se ve la ventana vista diseño de consulta, a continuación.2.1. Agregue las tablas: Matricula y cursos, desde la ventana mostrar tablas.2.2. Seleccione los campos CodAlumno, CodCurso, Semestre, Nota1, Nota2 de la tabla

matricula y NomCurso, de la tabla Cursos. 2.3. En esta consulta calcularemos el promedio de las dos notas, para lo cual haga clic en el

icono generar2.4. En la ventana generador de expresiones escriba la formula del promedio(nota1+nota2)/2,

luego Aceptar2.5. Cierre la consulta, cuando salga el menaje de guardar esta consulta haga clic en si, con lo

que ha quedado guardado esta consulta inclusive cuando no se puede observar en la ventana de consultas.

3. En la venta propiedades de formulario, clic en Formato, establezca la propiedad Vista predeterminada como Hoja de Datos, cierre esta ventana de propiedades y guarde el formulario con el nombre SubformularioMatricula.

4. Desde la lista de campos arrastramos al formulario los siguientes campos: CodCurso, semestre, NomCurso, Nota1, Nota2 y promedio.

5. Hasta este punto no tenemos información sobre los alumnos, aun que sí sobre el código del alumno (que no fue incluido en el formulario SubformularioMatricula). En lugar de trabajar con el código del alumno, sería más cómodo trabajar con sus apellidos y nombres. Para esto creamos un formulario simple sobre la tabla Alumnos (o podemos utilizar el formulario FormAlumnos que creamos en la sección anterior).

6. Teniendo el formulario de Alumnos abierto en vista diseño, volvemos a la ventana base de datos, hacemos clic sobre el SubformularioMatricula que creamos en la parte anterior, y sin soltar el Mouse desplazamos el formulario y lo soltamos sobre la ventana de formulario Alumnos.

Otra manera de crear este formulario es utilizando el cuadro de herramientas Clic en el icono Subformulario/Subinforme, clic sobre el formulario, alumnos, nos muestra una venta de asistente para subformularios, seleccione el SubformularioMatricula, Siguiente, Siguiente, Terminar.

7. Como se puede ver en la ventana de propiedades, el formulario que se creo basándose en la consulta a pasado a ser un subformulario de Alumnos y ambos están relacionados por el campo común CodAlumno.

Formulario de varias Paginas y Botón de comando



En el formulario anterior si se quiere agregar un nuevo curso, se puede agregar un botón de comando que nos permita abrir el formulario FormCursos, sin abandonar el formulario Alumnos, paro lo que se sigue la secuencia siguiente.

El formulario Alumnos debe estar en vista diseño, Clic en el botón de comando del cuadro de herramientas, clic en el formulario Alumnos, luego nos muestra la ventana de asistente para botones de comando, elija en categorías operaciones con formularios, en acciones Abrir formulario, siguiente, elija FormCursos, siguiente, siguiente, terminar.En el formulario FormCursos también se puede insertar un botón de comando para retornar al formulario Alumnos. Formulario de Varias Páginas.SESION 09 - INFORMESOBJETIVOSAprender a crear Informes como una herramienta para la elaboración de Reportes.

TEMAS:Crear Informes con el AsistenteCREAR INFORMES CON EL ASISTENTEEn el ejemplo Sistema de Matriculas, diseñe un informe haciendo uso del asistente

de modo que muestre los datos generales del alumno y la carrera profesional que está estudiando, para lo que:Clic en informe, Nuevo, Asistente para informes, aceptar. Luego en la pantalla se muestra, el cuadro de diálogo Asistente para informes.

1. En este cuadro de diálogo se observa la ventana campos disponibles y campos seleccionados, desde la ventana de campos disponibles seleccione los campos que se desea ver en el informe, para el caso de nuestro ejemplo Seleccione CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres, haciendo Clic en >, en este mismo cuadro de diálogo haga clic en la venta Tabla/Consultas, de allí escoja la tabla Carrera, y seleccione el campo NomCarrera, luego Clic en Siguiente,

2. Se observa en el cuadro de diálogo ¿Cómo desea ver los datos?, seleccionamos Por alumnos Siguiente, Terminar, Ahora observamos la lista de alumnos con las siguientes características

Lista de AlumnosCodAlumno Paterno Materno Nombres NomCarrera982318-H Alzamora Lopez Rodrigo Derecho984521-A Quispe Aparicio Juan Historia001245-I Portugal Sarmiento Rosa Contabilidad



INFORME HACIENDO USO DE VISTA DISEÑOExisten informes que no se puede hacer con el asistente para informes, en este caso tenemos que utilizar vista diseño, como primer ejemplo elaboremos carné para todos los estudiantes de nuestra base de datos.1. Clic en formulario, nuevo, vista diseño y seleccionamos la tabla Alumnos, Aceptar.2. Esta ventana de informe se observa dividido en 3 partes importantes que son: encabezado de

página, Detalle y pie de página.3. Para diseñar el carné haga clic en el rectángulo del cuadro de herramientas y marque un

rectángulo en el Detalle para que el carné tenga un fondo, este rectángulo debe de tener el tamaño de un carné (4.5cm x 8 cm).

4. Haga clic en etiqueta del cuadro de herramientas, luego clic sobre el rectángulo y escriba “Universidad Nacional San de Antonio abad del Cusco”. Repita el ejercicio para escribir “carné de Laboratorio”.

5. Desde la lista de Campos, Arrastre los campos deseados sobre el rectángulo insertado en el detalle. Con lo que quedará como se muestra en el gráfico.

6. Finalmente guarde este informe con el nombre de carné, luego entre a vista preliminar, entonces

observará que para cada alumno existe un carné.

SESION 10- INFORMES ESPECIALIZADOSOBJETIVOSAprender a Crear Informes especializados para la generación de reportes de varias tablas

TEMAS:Crear Informes especializados

CREAR INFORMES ESPECIALIZADOSCuando los informes proceden de varias tablas entonces, antes de comenzar a diseñar el

informe se debe realizar una consulta con los campos requeridos en el informe.Elaboraremos una Lista de alumnos tal que esté agrupado por carreras.1. Para el informe Pedido primero realizaremos una consulta, para lo que: Haga una consulta con

los siguientes campos. CodAlumno, Nombres, Paterno Materno, NomCarrera. Guarde esta consulta con el nombre de lista.



2. Ahora haga clic en Informe, nuevo, vista diseño, seleccionamos la consulta lista, aceptar, como deseamos agrupar por carreras, entonces no nos sirve el encabezado de página, por lo que desactivaremos, Clic en Ver, encabezado o pie de página, con lo que nos quedamos solo con detalle.

3. Clic en el menú Ver, Ordenar y agrupar o (Clic en el icono ordenar y agrupar de la barra de herramientas). En la pantalla se observa el gráfico que se muestra

4. En este cuadro de diálogo en campo/expresión seleccionamos el campo por el que queremos agrupar, en el caso de nuestro ejemplo por el campo NomCarrera

5. El encabezado de grupo Clic y activamos Si. Lo mismo hacemos con El pie de grupo activamos Si, tal como se muestra en el gráfico anterior.

6. Cierre el cuadro de diálogo ordenar y agrupar, con lo que queda la ventana de informes, en la que diseñaremos el informe deseado.

7. Utilizando etiqueta Aa del cuadro de herramientas escribas en el encabezado de grupo “Universidad Nacional de San Antonio Abad del Cusco” en la siguiente fila “Lista de alumnos por Carreras”. Se puede modificar tipo, color, tamaño de fuente.

8. Desde la lista de campos arrastre el campo NomCarrera al encabezado de grupo, observa que se inserta dos cuadros al cuadro que está a la izquierda del estudiante llamaremos etiqueta y al cuadro que está a la derecha del estudiante llamaremos cuadro de texto, ahora, puede modificar la etiqueta NomCarrera con el texto Carrera Profesional, dejando el cuadro de texto NomCarrera, sin modificar.

9. Ahora arrastre el campo CodAlumno, al Detalle, haga clic en la etiqueta CodAlumno, clic en cortar, clic en el encabezado de grupo, clic en pegar, puede observar que ha sido pegado en la parte superior Izquierda de la ventana informe con respecto al estudiante. Acomode esta etiqueta encima de la barra de Detalle, haga lo mismo con los de más campos, hasta obtener como se muestra en el gráfico.



10. Guarde con el nombre Lista de alumnos, luego vista preliminar.Ejemplo 2Diseñaremos un informe para la entrega de constancias de matricula1. Haga una consulta con los campos, NomCarrera, CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres,

CodCurso, NomCurso, Créditos, Categoría y semestre. Guarde con el nombre constancia de matricula.

2. Repita la misma secuencia que en el item 2 al 9 del ejemplo anterior, con la única diferencia que ahora debe agrupar por el CodAlumno.

3. Para calcular el total de créditos en el que esta matriculado cada alumno. Haga clic en el cuadro de texto ab de la barra de herramientas, clic en el pie de Grupo.

4. Observa que en el pie de grupo aparece dos cuadros Texto O e Independiente en el cuadro texto O escriba total de créditos.

5. Clic en el cuadro Independiente, clic en el icono propiedades, seleccione, datos, origen de control, clic en, ... observe que ahora estamos frente al generador de expresiones, en esta ventana escriba suma(créditos), aceptar, el informe debe quedar como se observa en el gráfico.

6. Guarde este informe con el nombre de Constancia de matricula y entre a vista previa.


manual de computacion de tercero

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