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Manual de Contabilidad Manual

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INDICE 1. ENTRADA DE ASIENTOS .............................................................................. 4

1.1. Entrada de Asientos .............................................................................. 4

1.1.1. Función .......................................................................................... 4

1.1.2. Forma de crear un asiento ................................................................ 4

1.1.3. Modificar y eliminar un asiento .......................................................... 6

1.1.4. Notas ............................................................................................. 6

1.2. Entrada de Asientos (Totales y Observaciones) ......................................... 7

1.2.1. Función .......................................................................................... 7

1.2.2. Notas ............................................................................................. 7

1.3. Entrada de Asientos (Adjuntos y Predefinidos) .......................................... 8

1.3.1. Función .......................................................................................... 8

1.3.2. Asientos Predefinidos ....................................................................... 8

1.3.3. Adjuntar archivos al asiento .............................................................. 9

1.3.4. Notas ............................................................................................. 9

1.4. Líneas de un Asiento ........................................................................... 10

1.4.1. Función ........................................................................................ 10

1.4.2. Forma de definirlo ......................................................................... 10

2. ASIENTOS PREDEFINIDOS ......................................................................... 11

2.1. Asiento simple .................................................................................... 11

2.1.1. Función ........................................................................................ 11

2.1.2. Forma de definirlo ......................................................................... 11

2.2. Asientos predefinidos por el usuario ...................................................... 12

2.2.1. Función ........................................................................................ 12

2.2.2. Forma de utilización ....................................................................... 12

2.2.3. Notas ........................................................................................... 12

2.3. Facturas Emitidas ............................................................................... 13

2.3.1. Función ........................................................................................ 13

2.3.2. Operativa ..................................................................................... 13

2.3.3. Abonos de facturas ........................................................................ 15

2.3.4. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla ..................... 16

2.3.5. Tipos de Asientos dependiendo del tipo de Factura ............................ 16

2.3.6. Notas ........................................................................................... 17

2.4. Facturas Recibidas .............................................................................. 18

2.4.1. Función ........................................................................................ 18

2.4.2. Operativa ..................................................................................... 18

2.4.3. Abonos de facturas ........................................................................ 21

2.4.4. Botones auxiliares ......................................................................... 21



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2.4.6. Tipos de Asientos dependiendo del tipo de Factura ............................ 21

2.4.7. Notas ........................................................................................... 23

2.5. Cobros al Vencimiento ......................................................................... 24

2.5.1. Función ........................................................................................ 24

2.5.2. Forma de definir el Cobro ............................................................... 24

2.5.3. Cobros parciales ............................................................................ 25


2.5.5. Tipos de Asientos .......................................................................... 25

2.5.6. Notas ........................................................................................... 25

2.6. Ordenes de Cobro ............................................................................... 26

2.6.1. Función ........................................................................................ 26

2.6.2. Forma de definir una orden de Cobro ............................................... 26



2.6.5. Notas ........................................................................................... 27

2.7. Abono de una orden de Cobro .............................................................. 28

2.7.1. Función ........................................................................................ 28

2.7.2. Forma de definir el abono de una orden en el Banco .......................... 28

2.7.3. Cancelar una orden de Cobro .......................................................... 28



2.7.6. Notas ........................................................................................... 29

2.8. Cancelación del riesgo al vencimiento .................................................... 30

2.8.1. Función ........................................................................................ 30

2.8.2. Forma de cancelar el riesgo bancario ............................................... 30


2.8.4. Notas ........................................................................................... 30

2.9. Registro impagados ............................................................................. 31

2.9.1. Función ........................................................................................ 31

2.9.2. Operativa ..................................................................................... 31

2.9.3. Notas ........................................................................................... 31

2.10. Pagos al Vencimiento .......................................................................... 32

2.10.1. Función ........................................................................................ 32

2.10.2. Forma de definir el Pago ................................................................ 32

2.10.3. Pagos parciales ............................................................................. 33


2.10.5. Notas ........................................................................................... 33

2.11. Órdenes de Pago ................................................................................ 34


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2.11.1. Función ........................................................................................ 34

2.11.2. Forma de definir el Pago ................................................................ 34



2.11.5. Notas ........................................................................................... 35

2.12. Cargo de una orden de Pago ................................................................ 36

2.12.1. Función ........................................................................................ 36

2.12.2. Forma de definir el cargo de una orden en el Banco ........................... 36

2.12.3. Cancelar una orden de Pago ........................................................... 36



2.12.6. Notas ........................................................................................... 37

2.13. Amortizaciones ................................................................................... 38

2.13.1. Función ........................................................................................ 38

2.13.2. Forma de amortizar activos ............................................................ 38


2.13.4. Notas ........................................................................................... 38

2.14. Restructuración de Vencimientos .......................................................... 39

2.14.1. Función ........................................................................................ 39

2.14.2. Forma de restructurar la cartea de vencimientos ............................... 39

2.14.3. Notas ........................................................................................... 39

2.15. Registro contratos Leasing/Préstamos ................................................... 40

2.15.1. Función ........................................................................................ 40

2.15.2. Forma de definir un contrato........................................................... 40



2.15.5. Notas ........................................................................................... 41

2.16. Pago cuota Leasing/Préstamo ............................................................... 42

2.16.1. Función ........................................................................................ 42

2.16.2. Operativa ..................................................................................... 42

2.16.3. Notas ........................................................................................... 42

2.17. Traspaso de L/P a C/P ......................................................................... 43

2.17.1. Función ........................................................................................ 43

2.17.2. Operativa ..................................................................................... 43

2.17.3. Asiento Predefinido ........................................................................ 43

2.17.4. Notas ........................................................................................... 43


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1. ENTRADA DE ASIENTOS 1.1. Entrada de Asientos

1.1.1. Función Permite crear, modificar o eliminar asientos contables. Esta pantalla está dividida en tres partes:

- La superior izquierda permite definir los datos comunes de todo el asiento, así como ver los asientos creados en el día y los no confirmados

- La superior derecha incluye dos pestañas: o La principal que informa de los totales del asiento, permite entrar

observaciones al asiento y confirmarlo o des-confirmarlo. o La segunda permitirá adjuntar documentos digitalizados al asiento

(Imágenes, documentos Words, mails o Excels) e indicar si un asiento se marca como predefinido para poderlo utilizar como plantilla en ocasiones posteriores

- Por último en la zona inferior encontrará las líneas del asiento, permitiéndole crear líneas nuevas o modificar y eliminar líneas ya existentes.

1.1.2. Forma de crear un asiento Para crear un asiento nuevo ha de hacer clic en el botón de [+] e indicar:

- El tipo de asiento que se desea realizar a través de un desplegable - Opcionalmente podrá entrar:

o La clave contable del asiento o Un check para indicar si NO se puede consolidar. o Otro check para indicar que afecta al trabajo en curso.

Al pulsar el Ok, el programa pasará a una pantalla específica por cada tipo de asiento. Nota: el número de asiento lo asigna automáticamente el programa a través de sus numeraciones automáticas y la fecha del asiento ha de ser de un mes abierto en la tabla de años contables


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Si el año contable NO existe y ese usuario tiene marcado que puede crear años contables, se creará de forma automática previa confirmación. Para ver cómo se puede activar esta utilidad vea la opción de Usuarios del Menú de Sistemas. Los tipos de asientos predefinidos son:

- Asientos estándares o Asiento Simple (el que sólo tiene 2 líneas una de Debe y otro de Haber) o Asiento Multilínea (el que tiene varias líneas y NO está incluido en ninguno

de los anteriores o Cualquiera de estos 2 tipos de asiento que el usuario lo haya querido

guardar como predefinido - Facturas emitidas (IVA Repercutido) - Facturas recibidas (IVA Soportado) - Asientos de Cobro a clientes

o Cobros realizados por el usuario al vencimiento o Órdenes de cobro realizadas a través del banco (Cobro por domiciliación

Descuento de efectos, Factoring) o Abono de una orden o Cancelación del riesgo bancario y del cliente al llegar el vencimiento (en

órdenes de Descuento de efectos) o Registro de un Impagado

- Asientos de Pago a Proveedores o Pagos realizados por el usuario al vencimiento o Órdenes de pago realizadas a través del banco (Pagos por domiciliación

bancaria, Emisión de talones, Transferencias) o Cargo de una orden

- Otros asientos o Amortización del inmovilizado o Reestructurar los vencimientos de una subcuenta o Registrar contratos de Leasing o Préstamos bancarios o Pago de una cuota de un Préstamo o Traspasar vencimientos de Largo Plazo a Corto Plazo o Asiento de previsión del trabajo en Curso

Los únicos asientos que no se entran a través de esta opción son:

- Los asientos de cierre y apertura del año contable Consulta de asientos En la parte inferior de la pantalla dispone de 4 botones para filtrar de una forma rápida los asientos a visualizar:

- Ver Mis asientos pendientes: El programa permite dejar asientos sin confirmar ya sea porque falta entrar alguna contrapartida o por cualquier otro motivo. Automáticamente cuando se accede a esta pantalla el programa enseña todos los asientos NO CONFIRMADOS del usuario de la aplicación para que los vea y los confirme lo antes posible.

- Ver Todos los asientos pendientes: Tiene la misma función que el punto anterior pero enseña todos los asientos NO CONFIRMADOS de TODOS los usuarios de la aplicación

- Ver los Confirmados hoy: Esta opción es complementaria a la primera y le enseña TODOS los asientos confirmados en el día. Esto es muy útil para controlar los asientos efectuados y para eliminar y/o modificar un asiento entrado erróneamente sin embargo hay que tener en cuenta que la fecha a la que se refiere es a la fecha DE CONFIRMACION del asiento, no su fecha contable.


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- Ver los Asientos predefinidos por el usuario: Esta opción le enseñará todos los asientos predefinidos por el usuario para poderlos modificar y/o eliminar

Si desease consultar un/unos asientos que no cumplan esas condiciones, puede pulsar el botón de ‘Buscar’. El programa le abrirá una pantalla auxiliar en la que podrá indicar el rango de asientos que desea consultar que será:

- Fecha asiento Inicial/Final - Nº de asiento Inicial/Final - Tipo de Asiento - Registro de IVA Inicial/Final - Que una línea del asiento contenga una cuenta - Ídem contenga un centro de coste - Ídem tenga un importe comprendido entre un valor Inicial/Final

Al pulsar el botón de OK, el programa le enseñará la lista de asientos elegidos, le eliminará los botones de consulta rápida y le enseñará un botón adicional para cancelar esta búsqueda personalizada que ha realizado.

1.1.3. Modificar y eliminar un asiento Sólo podrá modificar y/o eliminar asientos que NO ESTEN CONFIRMADOS

1.1.4. Notas

- Los campos de fecha y tipo de asiento NO SON MODIFICABLES - Hay que resaltar que en según qué tipos de asientos, hay líneas que están

protegidas y NO pueden eliminarse y su modificación está restringida a sólo unos pocos campos.

- Los asientos de Cierre/Apertura de año contable NO se pueden entrar por esta pantalla ya que tienen una opción especial para ello (Menú de Contabilidad Otros Procesos Cierre/Apertura Contable)


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1.2. Entrada de Asientos (Totales y Observaciones)

1.2.1. Función Esta pantalla está ligada al asiento que está visualizando y le permitirá:

- Tener información sobre los totales de Debe y Haber. Si el asiento está descuadrado, aparecerá una mensaje indicando dicha incidencia y desaparecerá el botón de ‘Confirmar Asiento’

- Confirmar Asiento - Des-confirmar asiento- - Entrar observaciones al asiento y guardarlas

Botón de confirmar Sólo se activa cuando el asiento NO está confirmado y se dan las siguientes condiciones:

- El asiento está cuadrado y tiene más de una línea - El año contable está abierto - El mes contable está abierto - Si es un asiento de tipo Factura emitida o recibida

o El mes contable para el IVA ha de estar abierto - Todas las línea tienen definido un importe, la cuenta contable y el centro de

coste, ficha de Activo o número de contrato si fuese necesario Si todas estas comprobaciones son correctas, el asiento se confirmará y pasará estos importes a los balances y cuentas corrientes, en caso contrario le aparecerá un aviso en pantalla indicándole el motivo por el cual NO PUEDE CONFIRMARSE Botón de Des confirmar Sólo se activa cuando el asiento está confirmado y se dan las siguientes condiciones:

- El año contable está abierto - El mes contable está abierto - Si es un asiento de tipo Factura emitida o recibida

o El mes contable para el IVA ha de estar abierto o La factura NO esté pagada o cobrada (Excepto en facturas al contado) o Ha de ser la última factura de su serie

- Si es un asiento de tipo Orden de pago o cobro o No se hayan abonado o cargado ningún recibo en el banco

Si todo es correcto des-confirmará el asiento con lo que el usuario lo podrá eliminar o modificar a su conveniencia. Observaciones Podrá entrar observaciones a un asiento (Por ejemplo para indicar el motivo por el que se hizo dicho asiento) en cualquier momento, incluso si el año o mes contable ya está cerrado)

1.2.2. Notas

- En el momento de la confirmación, el programa asignará el número de registro de IVA correspondiente

- Para más información sobre como modificar el estado de un año contable vea el manual de años contables


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1.3. Entrada de Asientos (Adjuntos y Predefinidos)

1.3.1. Función Tiene 2 funciones:

- Marcar/Desmarcar asientos como predefinidos por el usuario para poderlos utilizar posteriormente como plantillas.

- Adjuntar documentos digitalizados al asiento. Estas opciones pueden realizarse sobre todo tipo de asientos incluso si el año o mes contable está cerrado

1.3.2. Asientos Predefinidos Botón de Marcar Este botón sólo esta visible cuando se dan las siguientes condiciones:

- El asiento es de tipo ‘Simple’ o ‘Multilínea’ Al pulsarlo el programa le pedirá los siguientes datos:

- Código del asiento, que será obligatorio y habrá que definir de forma manual - Descripción resumida del tipo de asiento que se está predefiniendo (Ej. Nómina

etc.) - Un check para indicar si al hacer un asiento con esta plantilla los importes de

‘Debe’ y ‘Haber’ se tienen que inicializar o ceros o proponer el valor de la plantilla.

- Observaciones Tanto el código como la descripción son obligatorios Si entra un código de asiento predefinido ya existente, el programa le avisará y al confirmar la pantalla desmarcará el asiento anterior (Es la forma de ACTUALIZAR un asiento predefinido cuando haya habido alguna modificación) Botón de Desmarcar Que sólo aparece si el asiento está marcado como predefinido Si lo pulsa, el programa desmarcará ese asiento previa confirmación.


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1.3.3. Adjuntar archivos al asiento Dispone de las opciones de:

- Adjuntar un archivo - Editarlo - Eliminarlo - Ver

1.3.4. Notas

- Al adjuntar un archivo su descripción coincidirá con el nombre físico del archivo - Al editar un archivo adjunto, NO SE ESTA MODIFICANDO FISICAMENTE ese

archivo sino que lo que se modifica es la descripción dentro del programa de dicho archivo adjunto.

- Al eliminar un archivo, sólo se elimina de la nube, el archivo original no se verá afectado.


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1.4. Líneas de un Asiento

1.4.1. Función Permite crear o modificar líneas en asientos no confirmados. Por extensión, es la pantalla que le aparecerá cuando haya elegido crear un asiento de tipo ‘Multilínea’

1.4.2. Forma de definirlo Los campos obligatorios son:

- La cuenta (Incluyendo los centros de coste o las Fichas de Activo para las cuentas - de Explotación o Inmovilizado)

- El signo del asiento (Debe o Haber) - El importe que habrá de ser diferente de 0

El número de línea se propondrá automáticamente como el último + 4. Esto se hace para dar espacio por si desea intercalar una línea en un asiento ya entrado. El resto de campos son informativos y todos son modificables. Notas

- En algún tipo de asiento hay líneas que NO SON MODIFICABLES (Por ejemplo en facturas recibidas, el ‘Total factura’ es un cálculo y por lo tanto no puede entrarlo manualmente). En estos casos, si desease modificar un dato protegido, no tendrá más remedio que eliminar el asiento y volverlo a pasar.


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2. ASIENTOS PREDEFINIDOS 2.1. Asiento simple

2.1.1. Función Permite crear asientos de sólo 2 líneas. A posteriori, se podrá modificar y añadir más líneas si es necesario.

2.1.2. Forma de definirlo Los campos obligatorios son:

- La cuenta de Debe y Haber (Incluyendo los centros de coste, las Fichas de Activo o contratos de Leasing para las cuentas de Explotación o Inmovilizado) - El importe que habrá de ser diferente de 0

El resto de campos son informativos


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2.2. Asientos predefinidos por el usuario

2.2.1. Función Permite crear un asiento utilizando una ‘plantilla’ previamente predefinida por el usuario.

2.2.2. Forma de utilización Lo primero que habrá de indicar es el tipo de asiento predefinido que desea utilizar, para ello lo tendrá que elegir de una lista desplegable con todos los asientos predefinidos por usted. Al elegir el asiento, el programa le enseñará una réplica del asiento original en la que podrá modificar:

- Los importes de Debe y Haber (No las cuentas ni centros de coste) - Opcionalmente podrá indicar el concepto del asiento, Documento contable, fecha

de dicho documento y observaciones al asiento si lo desea Al pulsar el botón de OK, el programa generará un asiento con los datos entrados que los podrá modificar en la pantalla principal si lo desea.

Ejemplo

2.2.3. Notas

- Si deja algún importe sin valor, el programa NO creará esa línea de asiento - Para saber cómo se generan o modifican los asientos predefinidos por el usuario

le aconsejamos que lea el apartado de Asientos predefinidos del presente manual


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2.3. Facturas Emitidas

2.3.1. Función Permite crear asientos de TODAS las facturas emitidas (IVA Repercutido) excepto las creadas automáticamente a través del módulo de Facturación. Permite los siguientes tipos de facturas

- Nacionales (Incluyendo Canarias) - Intracomunitarias (Proveedores y Acreedores de la U.E.) - Extranjeras (Proveedores y Acreedores de fuera de la U.E.) - Abonos de los 3 tipos anteriores

2.3.2. Operativa Para crear una factura hay 4 bloques

- Los datos del cliente - Las bases del IVA, importes, IRPF y retenciones por garantías - La forma de cobro para calcular los vencimientos de cobro asociados - Las contrapartidas

Bloque 1: Datos del Cliente

Los campos obligatorios son:

- El código del cliente Ha de tener en cuenta los siguientes puntos:

- Los campos relacionados con la moneda sólo aparecen si el cliente es de la U.E. o Extranjero

- La casilla de Inversión de sujeto pasivo, sólo aparece si el cliente es Nacional - Si marca la casilla de Bien de Inversión, le obligará que al menos una

contrapartida esté ligada a un activo del inmovilizado - Los campos de Nombre y CIF/DNI no son modificables excepto si en la ficha del

cliente no se ha entrado el CIF. Esto es muy útil para las facturas de Clientes Varios en los que podrá indicar manualmente para CADA factura el CIF/DNI y el NOMBRE específico de esa factura.

- Si no indica nada, la serie del IVA será automática siguiendo esta norma o Facturas Nacionales <año>-<número > (Ej. 16-000234) o Facturas UE U<año>-<número > (Ej. U16-000064) o Facturas Extranjeras E<año>-<número > (Ej. E16-000038)

- Estas series de registros de IVA se crean automáticamente, pero si desea crear series diferentes lo habrá de hacer manualmente a través de la opción de Numeraciones automáticas del menú de Sistemas cuyo acceso está restringido a usuarios de tipo ‘Máster’

- Para entrar un Abono bastará con que el importe de la factura sea negativo. En este caso las numeración será las mismas que las anteriores pero con una ‘A’ delante (Ej. A15-000012, AU15-000001, AE15-000003)


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Bloque 2: Bases del IVA, importes, IRPF y retenciones por garantías

En este bloque hay que entrar los importes de la factura teniendo en cuenta los siguientes puntos:

- Los porcentajes de IVA son los que tenga definido el año contable, incluyendo si ha indicado que hay un cambio a partir de un mes en concreto

- Al entrar una base del IVA, el programa calcula los importes de IVA, sin embargo los podrá cambiar manualmente por si hay algún problema de redondeo entre lo que dice la factura del proveedor y lo que calcula el programa. Sin embargo el programa NO ACEPTARA diferencias mayores de 1€

- Las cuentas de IVA se configuran automáticamente según el origen del cliente y si ha marcado la casilla de Sujeto pasivo. Así por defecto serán

o Factura Nacional : 4770.0 IVA Repercutido o Sujeto Pasivo: 4770.1/4720.1 IVA Repercutido SP/IVA Sop. SP o Factura UE: (Sin IVA) o Factura Exp.: (Sin IVA)

Notas: - Si desea cambiar la configuración de estas cuentas, un usuario de tipo ‘Máster’ lo

podrá hacer accediendo a través de la pantalla de configuración de cuentas del menú de Sistema

- Campos que sólo son visibles con clientes Nacionales o IRPF, para poner las retenciones que hay que aplicar al cliente. Hay que

hacer notar que aunque el programa propone que el IRPF se calcule sobre el total de la factura, usted lo podrá cambiar ya que es posible que hayan conceptos a los que NO haya que aplicarla. Asimismo podrá modificar manualmente el importe calculado pero como con el IVA, el programa no aceptará diferencias de más de 1€ entre el cálculo y el valor introducido manualmente.

o Porcentajes e importes del Recargo de equivalencia, siempre y cuando en la ficha del cliente se le haya indicado que está sujeto a este impuesto adicional del IVA

Bloque 3: Forma de Cobro

En este bloque podrá entrar las condiciones de cobro de la factura para que el programa calcule los vencimientos. Para ello habrá de entrar:

- Retención a aplicar por garantía (En % e importe). Si incluye este dato indica que el cálculo de vencimientos se realizará sobre el total de la factura menos lo retenido que le pondrá automáticamente un aplazamiento de 120 meses

- Condiciones de Cobro, que será obligatorio a menos que sea un contado. Al entrar este campo el programa indicará al lado el primer vencimiento para que pueda comprobar que ha indicado la condición de cobro correcta.


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- Subcuenta de Cobro, para indicar la cuenta de Caja o Banco por la que ya ha efectuado el cobro de la factura. El programa NO permite que esta opción si la factura tiene una parte aplazada por garantía.

Asimismo, si el cliente tiene definidas direcciones con Referencias Catastrales, el programa le permitirá indicar a que inmueble hace referencia la factura. Esto es importante en la declaración de IVA para Hacienda (Mod.347) Bloque 4: Contrapartidas

En este bloque habrá de entrar las contrapartidas de explotación del asiento. Para ello dispone de los siguientes campos:

- Contrapartida, donde entrará una cuenta de GASTO, INGRESO o INMOVILIZADO indicando en su caso el centro de coste asociado (Si tiene activada esta opción) o la Ficha de Activo a la que hace referencia esa factura.

- Importe a asignar a esa contrapartida. El programa automáticamente propone el importe exacto para cuadrar el asiento.

Si una factura tuviese más de una contrapartida, después de entrar el importe, en vez de pulsar el botón de OK de la parte superior de la pantalla y confirmar el registro, habrá de pulsar el botón [+] para que pase esa línea al recuadro inferior Después el programa le permitirá seguir entrando y añadiendo contrapartidas al asiento hasta que esté cuadrado y pueda pulsar el botón de ‘OK’ Si hubiese entrado una contrapartida mal, habrá de pulsar el botón de la ‘papelera’ y el programa borrará la última contrapartida entrada. Hay que hacer notar que el programa NO OBLIGA a que cuadre el asiento ya que al pulsar el botón de Ok, el asiento se creará en la pantalla principal de asientos y le impedirá confirmarlo porque está descuadrado a espera de que lo pueda completar.

2.3.3. Abonos de facturas Un abono es simplemente una factura cuyo importe es negativo, pero habrá de tener en cuenta los siguientes puntos

- Si ha habido un cambio de porcentajes de IVA entre la factura recibida original y el abono, habrá de modificar manualmente los porcentajes para poner los de la factura original

- El campo ‘Concepto’ será obligatorio ya que habrá de indicar el número de factura que se está abonando.


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2.3.4. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla - IVA Repercutido: IVAREP_NAC - IVA Repercutido con inversión sujeto Pasivo: IVAREP_SP - IVA Soportado con inversión sujeto Pasivo: IVASOP_SP - Retención IRPF: IRPF e IRPF_LOC (Para locales alquiler) - Clientes: CLIENTES - Clientes de la UE: CLIENTES_UE - Clientes de fuera de la UE: CLIENTES_EXP - Cuenta de cobro contado: CAJA_BCOS

2.3.5. Tipos de Asientos dependiendo del tipo de Factura Dependiendo del tipo de cliente y condiciones del mismo el programa puede realizar los siguientes tipos de asientos automáticos:

Factura Nacional DEBE HABER

Cuenta Importe Importe Cuenta 4300 / 4400.xx Total Factura

IVA Repercutido 4770.00000 Contrapartidas 7xx, 2xx (6xx)

Factura Nacional con IRPF

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta

4300 / 4400.xx Total Factura - IRPF IVA Repercutido 4770.00000

475x Importe retenido Contrapartidas 7xx, 2xx (6xx)

Factura Nacional con Inversión Sujeto Pasivo DEBE HABER

Cuenta Importe Importe Cuenta 4300 / 4400.xx Total Factura IVA Repercutido 4770.00001 4720.00001 IVA Repercutido Contrapartidas 7xx, 2xx (6xx)

Las facturas de este tipo tienen IVA aunque no haya que liquidarlo. Para ello el programa lo contabilizará en una cuenta de IVA Repercutido y automáticamente lo cancelará con otra de IVA Soportado.

Factura Nacional con cobro al contado DEBE HABER

Cuenta Importe Importe Cuenta 4300 / 4400.xx Total Factura

IVA Repercutido 4770.00000 Contrapartidas 7xx, 2xx (6xx) Total Factura 4300 / 4400.xx

57xx / 553x Total Factura Igual que en los puntos anteriores pero añadiendo 2 líneas que reflejan el cobro al contado desde caja, bancos o la cuenta de un socio


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Factura Nacional con retención por garantía DEBE HABER

Cuenta Importe Importe Cuenta 4300 / 4400.xx Total Factura – Retenido

4850.<cliente> Importe Retenido IVA Repercutido 4770.00000 Contrapartidas 7xx, 2xx (6xx)

El importe a cobrar del cliente se divide en dos, el importe retenido se contabiliza en la cuenta 4850.<código del cliente> y el resto en la cuenta del cliente. Si lleva control de vencimientos, el importe retenido le pondrá un vencimiento a 10 años (120 meses) ya que no se sabe cuándo podrá cobrarse. Para más información de cómo modificar vencimientos vea el manual de la pantalla de vencimientos

Facturas de exportación (a la UE y fuera de la UE)


4300 / 4400.xx Total Factura Contrapartidas 7xx, 2xx (6xx

Estas facturas NO tienen IVA

2.3.6. Notas

- Recuerde que puede modificar las subcuentas automáticas y filtros que intervienen en los asientos a través de opción de Configuración de Cuentas del menú de Sistemas

- Excepto las contrapartidas, todas las líneas de este asiento están protegidas a eliminación y son modificables con restricciones

- Los tipos expuestos en este manual podrían combinarse entre ellos así una factura de la UE podría pagarse por ‘Contado’ y entonces se le añadirían los dos movimientos indicados en ese tipo etc.

- Si tiene activado el control de vencimientos, todos los tipos de factura (excepto los contados) generarán tantos vencimientos como tenga definido en las condiciones de cobro


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2.4. Facturas Recibidas

2.4.1. Función Permite crear asientos de TODAS las facturas recibidas (IVA Soportado) excepto las generadas por las cuotas de un LEASING que tienen un tipo de asiento predefinido especial Permite los siguientes tipos de facturas

- Nacionales (Incluyendo Canarias) - Intracomunitarias (Proveedores y Acreedores de la U.E.) - Extranjeras (Proveedores y Acreedores de fuera de la U.E.) - Abonos de los 3 tipos anteriores

2.4.2. Operativa Para crear una factura hay 4 bloques

- Los datos del proveedor - Las bases del IVA, importes, IRPF y retenciones por garantías - La forma de pago para calcular los vencimientos de pago asociados - Las contrapartidas

Bloque 1: Datos del Proveedor

Los campos obligatorios son:

- El código del proveedor - El número de factura del proveedor y su fecha que servirá para calcular los

vencimientos Ha de tener en cuenta los siguientes puntos:

- Los campos relacionados con la moneda sólo aparecen si el proveedor es de la U.E. o Extranjero

- La casilla de Inversión de sujeto pasivo, sólo aparece si el proveedor es Nacional - Si marca la casilla de Bien de Inversión, le obligará que al menos una

contrapartida esté ligada a un activo del inmovilizado - Los campos de Nombre y CIF/DNI no son modificables excepto si en la ficha del

proveedor no se ha entrado el CIF. Esto es muy útil para las facturas de Proveedores Varios en los que podrá indicar manualmente para CADA factura el CIF/DNI específico de esa factura.

- Si no indica nada, la serie del IVA será automática siguiendo esta norma o Facturas Nacionales <año>-<número > (Ej. 16-000234) o Facturas UE U<año>-<número > (Ej. U16-000064) o Facturas Extranjeras E<año>-<número > (Ej. E16-000038)

- Estas series de registros de IVA se crean automáticamente, pero si desea crear series diferentes lo habrá de hacer manualmente a través de la opción de Numeraciones automáticas del menú de Sistemas cuyo acceso está restringido a usuarios de tipo ‘Máster’


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- Para entrar un Abono bastará con que el importe de la factura sea negativo. En este caso las numeración será las mismas que las anteriores pero con una ‘A’ delante (Ej. A15-000012, AU15-000001, AE15-000003)

- El documento no podrá repetirse para un mismo CIF/DNI en un año natural. Hay que recalcar que la limitación NO ES POR CODIGO sino por CIF)

Bloque 2: Bases del IVA, importes, IRPF y retenciones por garantías

En este bloque hay que entrar los importes de la factura teniendo en cuenta los siguientes puntos:

- Los porcentajes de IVA son los que tenga definido el año contable, incluyendo si ha indicado que hay un cambio a partir de un mes en concreto

- Al entrar una base del IVA, el programa calcula los importes de IVA, sin embargo los podrá cambiar manualmente por si hay algún problema de redondeo entre lo que dice la factura del proveedor y lo que calcula el programa. Sin embargo el programa NO ACEPTARA diferencias mayores de 1€

- Las cuentas de IVA se configuran automáticamente según el origen del proveedor y si ha marcado la casilla de Sujeto pasivo. Así por defecto serán

o Factura Nacional : 4720.0 IVA Soportado o Sujeto Pasivo: 4720.1/4770.1 IVA Soportado SP/IVA Rep. SP o Factura UE: 4720.2/4770.2 IVA Soportado UE/IVA Rep. UE o Factura Imp.: (Sin IVA)

Ha de tener en cuenta los siguientes puntos:

- Si desea cambiar la configuración de estas cuentas, un usuario de tipo ‘Máster’ lo podrá hacer accediendo a través de la pantalla de configuración de cuentas del menú de Sistema

- Campos que sólo son visibles con proveedores Nacionales o IRPF, para poner las retenciones que hay que aplicar al proveedor. Hay

que hacer notar que aunque el programa propone que el IRPF se calcule sobre el total de la factura, usted lo podrá cambiar ya que es posible que hayan conceptos a los que NO haya que aplicarla. Asimismo podrá modificar manualmente el importe calculado pero como con el IVA, el programa no aceptará diferencias de más de 1€ entre el cálculo y el valor introducido manualmente.

o - El IVA de Importación Prorrata de IVA, que sólo aparecerá si en el año contable la tiene definida y que NO será modificable a menos que haya indicado en esa pantalla que está sujeto al régimen de prorrata especiales.


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Bloque 3: Forma de Pago

En este bloque podrá entrar las condiciones de pago de la factura para que el programa calcule los vencimientos. Para ello habrá de entrar:

- Retención a aplicar por garantía (En % del importe). Si incluye este dato indica que el cálculo de vencimientos se realizará sobre el total de la factura menos lo retenido que le pondrá automáticamente un aplazamiento de 120 meses

- Condiciones de Pago, que será obligatorio a menos que sea un contado. Al entrar este campo el programa indicará al lado el primer vencimiento para que pueda comprobar que ha indicado la condición de pago correcta.

- Subcuenta de Pago, para indicar la cuenta de Caja o Banco por la que ya ha efectuado el pago de la factura. El programa NO permite que esta opción si la factura tiene una parte aplazada por garantía

Asimismo, si el proveedor tiene definidas direcciones con Referencias Catastrales, el programa le permitirá indicar a que inmueble hace referencia la factura. Esto es importante en la declaración de IVA para Hacienda (Mod.347) Bloque 4: Contrapartidas

En este bloque habrá de entrar las contrapartidas de explotación del asiento. Para ello dispone de los siguientes campos:

- Contrapartida, donde entrará una cuenta de GASTO, INGRESO o INMOVILIZADO indicando en su caso el centro de coste asociado (Si tiene activada esta opción) o la Ficha de Activo a la que hace referencia esa factura.

- Importe a asignar a esa contrapartida. El programa automáticamente propone el importe exacto para cuadrar el asiento.

Si una factura tuviese más de una contrapartida, después de entrar el importe, en vez de pulsar el botón de OK de la parte superior de la pantalla y confirmar el registro, habrá de pulsar el botón [+] para que pase esa línea al recuadro inferior Después el programa le permitirá seguir entrando y añadiendo contrapartidas al asiento hasta que esté cuadrado y pueda pulsar el botón de ‘OK’ Si hubiese entrado una contrapartida mal, habrá de pulsar el botón de la ‘papelera’ y el programa borrará la última contrapartida entrada. Hay que hacer notar que el programa NO OBLIGA a que cuadre el asiento ya que al pulsar el botón de Ok, el asiento se creará en la pantalla principal de asientos y le impedirá confirmarlo porque está descuadrado a espera de que lo pueda completar.


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2.4.3. Abonos de facturas Un abono es simplemente una factura cuyo importe es negativo, pero habrá de tener en cuenta los siguientes puntos

- Si ha habido un cambio de porcentajes de IVA entre la factura recibida original y el abono, habrá de modificar manualmente los porcentajes para poner los de la factura original

- El campo ‘Concepto’ será obligatorio ya que habrá de indicar el número de factura que se está abonando.

2.4.4. Botones auxiliares Si tiene instalado el módulo de Stocks, le aparecerá un botón adicional que al pulsarlo le permitirá marcar los albaranes recibidos que conforman esa factura del proveedor. Esto le permitirá ‘repasar’ de una forma rápida la factura del proveedor.

2.4.5. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla IVA Soportado: IVASOP_NAC IVA Soportado con inversión sujeto Pasivo: IVASOP_SP IVA Repercutido con inversión sujeto Pasivo: IVAREP_SP IVA Soportado Intracomunitario: IVASOP_UE IVA Repercutido Intracomunitario: IVAREP_UE Retención IRPF: IRPF e IRPF_LOC (Para locales alquiler) Proveedores: PROVEED Proveedores de la UE: PROVEED_UE Proveedores de fuera de la UE: PROVEED_IMP Cuenta de pago contado: CAJA_BCOS

2.4.6. Tipos de Asientos dependiendo del tipo de Factura Dependiendo del tipo de proveedor y condiciones del mismo el programa puede realizar los siguientes tipos de asientos automáticos:

Factura Nacional DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura 4000 / 4100.xx 4720.00000 IVA Soportado 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas

Aunque lo normal es que la subcuenta Siempre sea de un proveedor o Acreedor diverso, (4000.xx / 4100.xx), el programa permite también entrar cuentas de Bancos para registrar los IVAS soportados por comisiones y gastos bancarios

Factura Nacional con IRPF DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura - IRPF 4000 / 4100.xx 4720.00000 IVA Soportado Importe retenido 475x 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas


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Factura Nacional con Inversión del Sujeto Pasivo DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura – IVA 4000 / 4100.xx 4720.00001 IVA Soportado IVA Soportado 4770.00001 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas

Las facturas de este tipo tienen IVA aunque no haya que liquidarlo. Para ello el programa lo contabilizará en una cuenta de IVA Soportado y automáticamente lo cancelará con otra de IVA Repercutido.

Del agente de Aduanas con el IVA de Importación DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura 4000 / 4100.xx 4720.00000 IVA Soportado+ IVA Import. 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas

Idéntica a las facturas Nacionales pero al IVA será la suma del IVA Soportado en las bases de la factura más el importe indicado en el campo de IVA de importación

Factura Nacional con pago al Contado DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura 4000 / 4100.xx 4720.00000 IVA Soportado 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas 4000 / 4100.xx Total Factura Total Factura 57xx / 553x

Igual que en los puntos anteriores pero añadiendo 2 líneas que reflejan el pago al contado desde caja, bancos o la cuenta de un socio

Factura Nacional con retención por Garantía DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura – Retenido 4000 / 4100.xx Retenido 4800.<proveed.> 4720.00000 IVA Soportado 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas

El importe a pagar del proveedor se divide en dos, el importe retenido se contabiliza en la cuenta 4800.<código del proveedor> y el resto en la cuenta del proveedor. Si lleva control de vencimientos, el importe retenido le pondrá un vencimiento a 10 años (120 meses) ya que no se sabe cuándo habrá de pagarse. Para más información de cómo modificar vencimientos vea el manual de la pantalla de vencimientos

Factura de la UE DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura – IVA 4003 / 4103.xx 4720.00002 IVA Soportado IVA Soportado 4770.00002 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas

Las facturas de este tipo tienen IVA aunque no haya que liquidarlo. Para ello el programa lo contabilizará en una cuenta de IVA Soportado y automáticamente lo cancelará con otra de IVA Repercutido.


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Facturas de importación de fuera de la UE DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Factura 4004 / 4104.xx 6xx,2xx (7xx) Contrapartidas

Estas facturas NO tienen IVA

2.4.7. Notas


- Excepto las contrapartidas, todas las líneas de este asiento están protegidas a eliminación y son modificables con restricciones

- Los tipos expuestos en este manual podrían combinarse entre ellos así una factura de la UE podría pagarse por ‘Contado’ y entonces se le añadirían los dos movimientos indicados en ese tipo etc.

- Si tiene activado el control de vencimientos, todos los tipos de factura (excepto los contados) generarán tantos vencimientos como tenga definido en las condiciones de pago


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2.5. Cobros al Vencimiento

2.5.1. Función Permite crear un asiento de cobro al vencimiento, es decir cuando se cobra por caja o cuando el cliente nos ingresa el importe en nuestro banco por transferencia, talón etc.)

2.5.2. Forma de definir el Cobro La pantalla se compone de 3 zonas claramente definidas: Datos del asiento Donde habrá de definir los siguientes campos:

- La cuenta del Banco o Caja por la que efectúa el Cobro. Este dato es obligatorio - Opcionalmente puede poner un concepto, documento y fecha que hagan

referencia a ese cobro - Si está cobrando un vencimiento que se generó con una factura en moneda

extranjera, habrá de indicarlo a través del desplegable de moneda. Si entra la moneda, es posible que debido a las diferencias de cambio, el importe real cobrado NO COINCIDA con el que se contabilizó al registrar la factura. Por ese motivo es OBLIGATORIO indicar dicho importe para que el programa añada una línea automática de Ingreso o Gasto por diferencias de cambio. Criterio de Selección Esta zona sirve para poder escoger los efectos que se han cobrado. Puede entrar los siguientes datos:

- Cuenta del Cliente - Vencimientos inicial y final - Forma de cobro (Ej. Trasferencia, Recibo, Pagaré etc)

Con todos estos datos, pulse el botón de ‘Buscar’ y el programa le enseñará en la tercera zona de la pantalla todos los VENCIMIENTOS que coinciden con su selección. Efectos a Cobrar En esta zona podrá marcar los efectos que se cobran. Al marcarlo le pondrá en la última columna el importe del efecto.

Por ejemplo


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Notas: - Si desea añadir gastos, podrá añadirlos después de dar al Ok en la pantalla principal

de los asientos. - Si ha definido Moneda, el descuadre lo pondrá en la cuenta de diferencias

positivas/negativas de cambio que se definen en la pantalla de Configuración de cuentas del menú de Sistemas.

2.5.3. Cobros parciales Si se realiza un cobro parcial, primero habrá de dividir el efecto en dos, para ello habrá de situarse sobre el efecto a dividir y hacer clic en el botón de ‘Dividir Vencimientos’ El programa le enseñará este efecto y habrá de indicar:

- La fecha del asiento (Ya que el efecto se cobra ese día) - El importe a cobrar

Al confirmar la división, la zona de vencimientos se refrescará y podrá marcar ese efecto para realizar el cobro parcial.

2.5.4. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla - Diferencias negativas de cambio: DIF_NEGATIVA_CAMBIO - Diferencias positivas de cambio: DIF_POSITIVA_CAMBIO

2.5.5. Tipos de Asientos Asiento de Cobro

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 5700/5720.xx Total Marcado Importe Vto. 1 43/44xx.xx Importe Vto. 1 43/44xx.xx ……………. Importe Vto. ‘n’ 43/44xx.xx

Asiento de Cobro con diferencias de cambio

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 5700/5720.xx Importe Cobrado Importe Vto. 1 43/44xx.xx Importe Vto. 1 43/44xx.xx ……………. Importe Vto. ‘n’ 43/44xx.xx 6680.00000 Diferencia Neg. Cambio Diferencia Pos. Cambio 7680.00000

2.5.6. Notas


- Excepto la línea del cobro y diferencias de cambio, todas las líneas de este asiento están protegidas a eliminación y son modificables con restricciones

- Esta opción no está activa si no tiene activado el control de vencimientos


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2.6. Ordenes de Cobro

2.6.1. Función Permite crear los asientos contables al enviar efectos al Banco para que gestione su Cobro.

2.6.2. Forma de definir una orden de Cobro La pantalla se compone de 3 zonas claramente definidas: Datos del asiento Donde habrá de definir los siguientes campos:

- La subcuenta del Banco que recibirá la orden de Cobro - El tipo de gestión que se está realizando que puede ser:

o Al vencimiento: Cuando se le indica al banco los recibos que ha de cobrar de nuestros clientes

o Al descuento: En este caso se envían efectos al Banco para que adelante su importe y los cobre cuando llegue a su vencimiento

o Factoring: Sistema de cobro idéntico al primero pero utilizando cuentas contables diferentes.

- la moneda de los efectos a enviar al banco Criterio de Selección Esta zona sirve para poder escoger los efectos que se desean cobrar. Puede entrar los siguientes datos:

- Subcuenta del Cliente - Vencimientos inicial y final - Forma de cobro (Ej. Recibo, Pagaré, etc.)

Con todos estos datos, pulse el botón de ‘Buscar’ y el programa le enseñará en la tercera zona de la pantalla todos los VENCIMIENTOS que coinciden con su selección Efectos a enviar al Banco En esta zona podrá marcar los efectos que se envían al banco para su gestión. Al marcarlo el programa le pondrá en la última columna el importe del efecto y no será modificable. Si desea enviar un efecto parcialmente, primero habrá de dividirlo en 2 utilizando la pantalla de vencimientos del menú de Contabilidad Tesorería Ejemplo


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2.6.3. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla - Efectos en banco para su cobro al vto.: REM_CLIENTES - Efectos en banco para su cobro al descuento.: REM_DESCUENTO - Efectos en banco para su cobro al vto.: REM_FACTORING

2.6.4. Tipos de Asientos Orden de Cobro al vencimiento

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 4310.<banco> Total Marcado Importe Vto. 1 43/44xx.xx Importe Vto. 1 43/44xx.xx ……………. Importe Vto. ‘n’ 43/44xx.xx

Se crea en la cuenta 4310.<banco> un vencimiento por cada efecto enviado al Cobro domiciliado y se elimina del cliente

Orden de Cobro al descuento DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 4311.<banco> Total Marcado Importe Vto. 1 43/44xx.xx Importe Vto. 1 43/44xx.xx ……………. Importe Vto. ‘n’ 43/44xx.xx

Se crea en la cuenta 4311.<banco> un vencimiento por cada efecto enviado al Descuento y se elimina del cliente

Orden de Cobro con Factoring DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 4320.<banco> Total Marcado Importe Vto. 1 43/44xx.xx Importe Vto. 1 43/44xx.xx ……………. Importe Vto. ‘n’ 43/44xx.xx

Se crea en la cuenta 4320.<banco> un vencimiento por cada efecto enviado al Factoring y se elimina del cliente

2.6.5. Notas


- Todas las líneas de este asiento están protegidas a eliminación y son modificables con restricciones



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2.7. Abono de una orden de Cobro

2.7.1. Función Permite crear asientos de abono de las órdenes definidas y enviadas al banco

2.7.2. Forma de definir el abono de una orden en el Banco La pantalla se compone de 2 zonas claramente definidas: Datos del asiento Donde habrá de definir los siguientes campos:

- La subcuenta del Banco en la que se abonará el importe de la orden - Al definir el Banco, el programa le cargará todas las órdenes que no han sido

totalmente canceladas de ese banco para que elija cuál de ellas se está abonando. Al elegirla, el programa le enseñará en la parte inferior todos los efectos de esa orden pendientes de cobro.

- Si la gestión era de efectos en moneda, habrá que indicar el importe real que el banco ha abonado en la cuenta, para que se puedan calcular las diferencias de cambio ocasionadas.

Efectos pagados/cobrados En esta zona podrá marcar los efectos que se pagan/cobran realmente.

Ejemplo

Notas:

- Si desea añadir gastos, podrá añadirlos después de dar al Ok en la pantalla principal de los asientos.

- En las líneas de los efectos marcados No se podrán modificar ni la cuenta ni el importe.

2.7.3. Cancelar una orden de Cobro Si una orden ya estuviese parcialmente cobrada y desease cancelarla bastará con marcar la casilla de ‘Cancelar orden’. El funcionamiento es idéntico al descrito anteriormente excepto:

- Aparecerá un aviso que le indica que está ‘CANCELANDO’ una orden - No enseñará el campo de la moneda ya que no habrán diferencias de cambio

El asiento que realizará será idéntico al que se hizo al crear la orden de cobro pero con los signos cambiados.


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2.7.4. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla - Efectos en banco para su cobro al vto.: REM_CLIENTES - Efectos en banco para su cobro al descuento: REM_DESCUENTO - Efectos en banco para su cobro por Factoring: REM_FACTORING - Riesgo bancario en remesa al descuento : REM_RIESGO

2.7.5. Tipos de Asientos Orden de Cobro al vencimiento

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 5720.<banco> Total Marcado Importe Vto. 1 4310.<banco> Importe Vto. 1 4310.<banco> ……………. Importe Vto. ‘n’ 4310.<banco>

Se contabiliza en el banco el cobro y se cancelan los efectos contabilizados en la cuentas 4310.<banco>

Orden de Cobro al descuento DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 572.<banco> Total Marcado Total Marcado 5208.<banco>

Se contabiliza en el banco el cobro y se crea hace un asiento en el haber de la cuenta 5208.<banco> para controlar el riesgo bancario.

Orden de Cobro con Factoring DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 5720.<banco> Total Marcado Importe Vto. 1 4320.<banco> Importe Vto. 1 4320.<banco> ……………. Importe Vto. ‘n’ 4320.<banco>

Se contabiliza en el banco el cobro y se cancelan los efectos contabilizados en la cuentas 4320.<banco>

2.7.6. Notas





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2.8. Cancelación del riesgo al vencimiento

2.8.1. Función Permite crear asientos que cancelen el riesgo bancario de las órdenes al descuento.

2.8.2. Forma de cancelar el riesgo bancario Entre la subcuenta del riesgo bancario (5208.<banco>) y pulse el botón de ‘Buscar’ para que el programa le enseñe todos los vencimientos enviados a ese banco cuyo vencimiento sea menor o igual a la fecha del asiento. El programa no deja marcar los efectos ya que al llegar al vencimiento han de desaparecer del riesgo bancario y del riesgo del cliente.

Ejemplo:

2.8.3. Tipos de Asientos Cancelación del riesgo al Vencimiento

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 5208.<banco> Total Marcado Importe Vto. 1 4311.<banco> Importe Vto. 1 4311.<banco> ……………. Importe Vto. ‘n’ 4311.<banco>

Cancela el riesgo bancario 5208.<banco> y cancela los efectos enviados al descuento y por consiguiente rebaja el riesgo del cliente.

2.8.4. Notas




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2.9. Registro impagados

2.9.1. Función Permite registrar el impago de un efecto enviado al banco con un tipo de orden ‘Al descuento’

2.9.2. Operativa Lo primero será indicar:

- El número de factura (Registro de IVA) que generó el efecto que se ha impagado - Por seguridad, código del cliente que ha devuelto el efecto (Si no coincide con el

cliente de la factura, el programa lo indicará e impedirá confirmar el asiento) - El importe impagado - El código del banco en el que se cargará el impago y el importe - Si hay gastos, la subcuenta a imputar el gasto y el importe

Ejemplo

2.9.3. Notas


- Esta opción no está activa si no tiene activado el control de vencimientos - Si los gastos ocasionados por el impago los paga el cliente habrá de incluirlos en

el importe del ‘Debe’ del cliente - El programa no da ninguna ayuda para entrar el número de factura para

asegurarse de que el dato está bien entrado.


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2.10. Pagos al Vencimiento

2.10.1. Función Permite crear un asiento de pago al vencimiento, es decir cuando se paga directamente al proveedor por caja o cuando lo ingresamos directamente a la cuenta de nuestro proveedor)

2.10.2. Forma de definir el Pago La pantalla se compone de 3 zonas claramente definidas: Datos del asiento Donde habrá de definir los siguientes campos:

- La cuenta del Banco o Caja por la que efectúa el Pago. Este dato es obligatorio - Opcionalmente puede poner un concepto, documento y fecha que hagan

referencia a ese pago - Si está pagando un vencimiento que se generó con una factura en moneda

extranjera, habrá de indicarlo a través del desplegable de moneda. Si entra la moneda, es posible que debido a las diferencias de cambio, el importe real pagado NO COINCIDA con el que se contabilizó al registrar la factura. Por ese motivo es OBLIGATORIO indicar dicho importe para que el programa añada una línea automática de Ingreso o Gasto por diferencias de cambio. Criterio de Selección Esta zona sirve para poder escoger los efectos que se han cobrado. Puede entrar los siguientes datos:

- Cuenta del Proveedor - Vencimientos inicial y final - Forma de pago (Ej. Trasferencia, Recibo, Pagaré, etc.)

Con todos estos datos, pulse el botón de ‘Buscar’ y el programa le enseñará en la tercera zona de la pantalla todos los VENCIMIENTOS que coinciden con su selección Efectos a Pagar En esta zona podrá marcar los efectos que se paguen. Al marcarlo le pondrá en la última columna el importe del efecto.

Por ejemplo


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Notas: - Si desea añadir gastos, podrá añadirlos después de dar al Ok en la pantalla principal

de los asientos. - Si ha definido Moneda, el descuadre lo pondrá en la cuenta de diferencias

positivas/negativas de cambio que se definen en la pantalla de Configuración de cuentas del menú de Sistemas.

2.10.3. Pagos parciales Si se realiza un pago parcial, primero habrá de dividir el efecto en dos, para ello habrá de situarse sobre el efecto a dividir y hacer clic en el botón de ‘Dividir Vencimientos’ El programa le enseñará este efecto y habrá de indicar:

- La fecha del asiento (Ya que el efecto se cobra ese día) - El importe a pagar

Al confirmar la división, la zona de vencimientos se refrescará y podrá marcar ese efecto para realizar el pago parcial.

2.10.4. Tipos de Asientos Asiento de Pago

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Marcado 5700/5720.xx 40/41xx.xx Importe Vto. 1 40/41xx.xx Importe Vto. 2 ……………. 40/41xx.xx Importe Vto. ‘n’

Asiento de Pago con diferencias de cambio

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Importe Pagado 5700/5720.xx 40/41xx.xx Importe Vto. 1 40/41xx.xx Importe Vto. 2 ……………. 40/41xx.xx Importe Vto. ‘n’ 6680.00000 Diferencia Neg.Cambio Diferencia Pos. Cambio 7680.00000

2.10.5. Notas


- Excepto la línea del pago y las de diferencia de cambio, todas las líneas de este asiento están protegidas a eliminación y son modificables con restricciones



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2.11. Órdenes de Pago

2.11.1. Función Permite crear los asientos contables al enviar efectos al Banco para que gestione su Pago.

2.11.2. Forma de definir el Pago La pantalla se compone de 3 zonas claramente definidas: Datos del asiento Donde habrá de definir los siguientes campos:

- La subcuenta del Banco que recibirá la orden de Pago - El tipo de gestión que se está realizando que pueden ser:

o Al vencimiento: Cuando se le indica al banco los efectos que puede pagar cuando el proveedor pase el recibo

o Emisión de Talones: Cuando emitir físicamente el talón para su pago. Esta opción está ligada a la pantalla de impresión de talones.

o Pago por transferencia: Cuando el pago ha de realizarse por transferencia bancaria (Cuaderno SEPA-38)

- la moneda de los efectos a enviar al banco Criterio de Selección Esta zona sirve para poder escoger los efectos que se desean pagar. Puede entrar los siguientes datos:

- Subcuenta del Proveedor - Vencimientos inicial y final - - Forma de pago (Ej. Recibo, Pagaré etc)

Con todos estos datos, pulse el botón de ‘Buscar’ y el programa le enseñará en la tercera zona de la pantalla todos los VENCIMIENTOS que coinciden con su selección Efectos a enviar al Banco En esta zona podrá marcar los efectos que se envían al banco para su gestión. Al marcarlo el programa le pondrá en la última columna el importe del efecto y no será modificable. Si desea enviar un efecto parcialmente, primero habrá de dividirlo en 2 utilizando la pantalla de vencimientos del menú de Contabilidad Tesorería

Ejemplo


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2.11.3. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla - Efectos en banco para su pago al vto.: REM_PROVEEDORES - Efectos en banco para su pago por talón: REM_TALONES - Efectos en banco para su pago por transferencia: REM_TRANSFERENCIA

2.11.4. Tipos de Asientos Orden de Pago al Vencimiento y/o Confirming

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Marcado 4010.<banco> 40/41xx.xx Importe Vto. 1 40/41xx.xx Importe Vto. 2 ……………. 40/41xx.xx Importe Vto. ‘n’

Se crea en la cuenta 4010.<banco> un vencimiento por cada efecto enviado al Confirming y se elimina del proveedor Orden de Emisión de talones

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Imp. marcado Prov. 1 4011.<banco> 40/41xx.xx Importe Vto. 1 Prov. 1 40/41xx.xx Importe Vto. 2 Prov. 1 ……………. Imp. marcado Prov. ‘n’ 4011.<banco> 40/41xx.xx Importe Vto. 1 Prov. ‘n’ 40/41xx.xx Importe Vto. 2 Prov. ‘n’

Se crea en la cuenta 4011.<banco> un vencimiento por cada proveedor y se eliminan esos efectos del proveedor Orden de Transferencias

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Imp. marcado Prov. 1 4012.<banco> 40/41xx.xx Importe Vto. 1 Prov. 1 40/41xx.xx Importe Vto. 2 Prov. 1 ……………. Imp. marcado Prov. ‘n’ 4012.<banco> 40/41xx.xx Importe Vto. 1 Prov. ‘n’ 40/41xx.xx Importe Vto. 2 Prov. ‘n’

Se crea en la cuenta 4012.<banco> un vencimiento por cada proveedor y se eliminan esos efectos del proveedor

2.11.5. Notas

- Recuerde que puede modificar las subcuentas automáticas y filtros que intervienen en los asientos a través de opción de Configuración de Cuentas del menú de Sistemas.




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2.12. Cargo de una orden de Pago

2.12.1. Función Permite crear asientos de Cargo de las órdenes definidas y enviadas al banco

2.12.2. Forma de definir el cargo de una orden en el Banco La pantalla se compone de 2 zonas claramente definidas: Datos del asiento Donde habrá de definir los siguientes campos:

- La subcuenta del Banco en la que se cargará el importe de la orden - Al definir el Banco, el programa le presentará todas las órdenes que no han sido

totalmente canceladas de ese banco para que elija cuál de ellas se está cargando. Al elegirla, el programa le enseñará en la parte inferior todos los efectos de esa orden pendientes de pago.

- Si la gestión era de efectos en moneda, habrá que indicar el importe real que el banco ha cargado en la cuenta, para que se puedan calcular las diferencias de cambio ocasionadas.

Efectos pagados En esta zona podrá marcar los efectos que se pagan realmente.

Ejemplo

Notas:

- Si desea añadir gastos, podrá añadirlos después de dar al Ok en la pantalla principal de los asientos.

- En las líneas de los efectos marcados No se podrán modificar ni la cuenta ni el importe.

2.12.3. Cancelar una orden de Pago Si una orden ya estuviese parcialmente pagada y desease cancelarla bastará con marcar la casilla de ‘Cancelar orden’. El funcionamiento es idéntico al descrito anteriormente excepto: - Aparecerá un aviso que le indica que está ‘CANCELANDO’ una orden - No enseñará el campo de la moneda ya que no habrán diferencias de cambio El asiento que realizará será idéntico al que se hizo al crear la orden de pago pero con los signos cambiados.


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2.12.4. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla - Efectos en banco para su pago al vto.: REM_PROVEEDORES - Efectos en banco para su pago por talón: REM_TALONES - Efectos en banco para su pago por transferencia: REM_TRANSFERENCIA -

2.12.5. Tipos de Asientos Orden de Pago al Vencimiento y/o Confirming

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Total Marcado 5720.<banco> 4010.<banco> Importe Vto. 1 4010.<banco> Importe Vto. 2 ……………. 4010.<banco> Importe Vto. ‘n’

Se contabiliza en el banco el pago y se cancelan los efectos contabilizados en la cuentas 4010.<banco>

Orden de Emisión de talones DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Imp. Talón 1 5720.<banco> 4011.<banco> Imp. Talón 1 ……………. Imp. Talón ‘n’ 5720.<banco> 4011.<banco> Imp. Talón ‘n’

Se contabiliza en el banco el pago de cada talón y se cancelan los talones contabilizados en la cuentas 4011.<banco> Atención: No podrá contabilizar el pago del talón si no lo ha listado (Ver impresión de talones de este manual)

Orden de Transferencias DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Imp. Transferencia 1 5720.<banco> 4012.<banco> Imp. Transferencia 1 ……………. Imp. Transferencia ‘n’ 5720.<banco> 4012.<banco> Imp. Transferencia ‘n’

Se contabiliza en el banco el pago de cada transferencia y se cancelan los efectos en las cuentas 4012.<banco>

2.12.6. Notas





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2.13. Amortizaciones

2.13.1. Función Permite crear de forma automática los asientos de amortización de los activos a través de las condiciones de amortización indicadas en la Ficha de Activo

2.13.2. Forma de amortizar activos Automáticamente al acceder a la pantalla, el programa le propondrá el asiento de amortización que no será modificable. Datos a tener en cuenta

- El asiento de amortización SIEMPRE se realiza a fin de mes. Por lo tanto si al crear el asiento usted no puso bien la fecha, el programa la recalculará avisándole de este hecho.

- Las subcuentas de gasto y amortización acumulada serán las que en ese momento estén definidas en la ficha del activo.

- Asimismo los porcentajes de amortización y sus importes se calcularán también a través de los datos grabados en la ficha de activo en ese momento.

Ejemplo

2.13.3. Tipos de Asientos Amortización

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta 68xx/C. coste Total Amortizado Cta. Amort. Acum. Activo 1 28xx Amort. Acum. Activo 2 28xx ……………. 68xx/C. Coste Total Amortizado Cta. Amort. Acum. Activo ‘n’ 28xx

2.13.4. Notas



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2.14. Restructuración de Vencimientos

2.14.1. Función Permite restructurar la cartera de vencimientos de un cliente/proveedor permitiendo sumar varios efectos en uno sólo.

2.14.2. Forma de restructurar la cartea de vencimientos La pantalla se compone de 2 zonas claramente definidas: Datos del asiento Donde habrá de definir los siguientes campos:

- La subcuenta del cliente/proveedor al que se quiere restructurar su cartera - La moneda empleada al generar los vencimientos

En este punto tiene 2 posibilidades:

- Que esté simplemente COMPENSANDO vencimientos (Por ejemplo si ha recibido/realizado un abono). En este caso el importe marcado será 0 y no habrá de entrar los datos del nuevo documento y vencimiento

- En cualquier otro caso habrá de definir obligatoriamente el número de documento y el nuevo vencimiento que se ha de generar.

Vencimientos a reorganizar En esta zona podrá marcar los vencimientos que desea reestructurar. Al marcarlo el programa le pondrá en la última columna el importe del efecto y no será modificable. Si desea cancelar un vencimiento parcialmente, primero habrá de dividirlo en 2 utilizando la pantalla de ‘Vencimientos’ del menú de Contabilidad

Ejemplo

2.14.3. Notas


- Si lo que se desea es simplemente cambiar el vencimiento o dividir un vencimiento en 2 o más vencimientos, lo podrá hacer directamente desde la opción de ‘Menú Contabilidad Tesorería Vencimientos


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2.15. Registro contratos Leasing/Préstamos

2.15.1. Función Permite crear los asientos de formalización de un contrato de Préstamos financiero o de Leasing.

2.15.2. Forma de definir un contrato La pantalla se compone de dos zonas claramente definidas: Tipo de contrato Donde habrá de definir los siguientes campos:

- El tipo del contrato que sólo podrá ser: o Préstamo financiero o Leasing

Datos del contrato Esta zona sirve para indicar los parámetros básicos del contrato que serán:

- Código del contrato, que será obligatorio y que no permite la opción de asignar un código automático

- Fecha del contrato - Descripción, que será opcional - Subcuentas asociadas al contrato, que son obligatorias

o Subcuenta del banco en el que ha de pagar la cuota o Subcuentas de la deuda a Corto y Largo plazo o Subcuenta de gasto donde contabilizar los intereses al pagar la cuota

- Importe financiado - % de interés - Tipo de cuota, que permite dos opciones

o La cuota es fija y por lo tanto el capital amortizado en cada cuota es diferente

o Capital amortizado fija, que es el caso opuesto al anterior en el que la cuota es diferente cada mes

- Importe de la cuota. Al entrar este dato el programa enseñará: o Importe del capital a amortizar a Corto Plazo o Importe del capital a amortizar a Largo Plazo

- Fecha primera cuota, que automáticamente se pondrá a un mes vista de la fecha del contrato, pero que la puede modificar si hubiesen periodos de carencia.

2.15.3. Códigos de filtros de cuentas utilizados en esta pantalla - Banco: BANCOS - Corto Plazo: LEA_CP - Largo Plazo: LEA_LP - Intereses: GASTOS_FROS - Activos (Para Leasings): ACTIVOS


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Contratos de Leasing Si el contrato fuera de un Leasing, además de los datos antes mencionados el programa pedirá:

- Subcuenta de la ficha del activo a la que está ligado el Leasing - Valor residual del Leasing

Al registrar un contrato de Leasing, automáticamente el programa generará una ficha de activo para que pueda llevar su amortización cuyo código será ‘L_’<contrato>

Ejemplo de pantalla de contrato de Leasing

2.15.4. Tipos de Asientos Registro de un Préstamo Financiero


5720.xx Total ingresado Importe a Corto Plazo 520x.xx Importe a Largo Plazo 170x.xx

Registro de un Leasing


20xx.xx Valor activo Importe a Corto Plazo 524x.xx Importe a Largo Plazo 174x.xx

En este caso también creará la ficha de activo ligada al inmovilizado ‘comprado’ a través de Leasing

2.15.5. Notas



- Esta opción no esta activa si no tiene activado el control de vencimientos


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2.16. Pago cuota Leasing/Préstamo

2.16.1. Función Permite pagar una cuota ligada a un contrato de Préstamo financiero o Leasing

2.16.2. Operativa La operativa para proceder al pago de una cuota es el siguiente:

- Indique el código de contrato tras lo que el programa hará: o Si la fecha de la cuota NO coincide con la fecha del asiento, le avisará y le

pedirá si desea adaptar la fecha del asiento a la fecha prevista de pago de la cuota.

o Le enseñará las subcuentas contables ligadas al contrato que son: Subcuenta del Banco Subcuenta de Corto Plazo Subcuenta en la que cargar los intereses y su centro de coste

asociado si éste está activo o El capital a devolver o Los intereses cargados

Acepte o modifique esos datos y haga clic en el botón de aceptar para que el programa realice el asiento.

Ejemplo

2.16.3. Notas

- Si se está pagando un Leasing, el programa generará automáticamente un número de registro de IVA que será SIEMPRE L<aa>-nnnnn (Ej. L16-00023) y aplicándole el IVA que tenga ese año contable definido como porcentaje de IVA nº 1

- Todas las líneas de este asiento están protegidas de eliminación y son modificables con restricciones


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2.17. Traspaso de L/P a C/P

2.17.1. Función Permite traspasar de Largo Plazo a Corto Plazo las cuotas de los préstamos y Leasings activos.

2.17.2. Operativa Al acceder a la pantalla, el programa le enseñará los contratos que tengan que traspasar algún importe de Largo a Corto plazo. Para cada contrato el programa hace el siguiente cálculo:

- A partir del importe financiado, la fecha primer vencimiento, el interés aplicable y la cuota a pagar calcula el importe a pagar en los próximos 12 meses

- Calcula el saldo de la cuenta de corto plazo del contrato - La compara con dicho cálculo y crea dos líneas de asiento para cuadrar esos

importes. Al confirmar la pantalla el programa hará el asiento pertinente y las cuentas implicadas son las que indique en ese momento las fichas de contratos

Ejemplo

2.17.3. Asiento Predefinido El formato de asiento sería

DEBE HABER Cuenta Importe Importe Cuenta Dif. calculado/contabilizado 17xx.contrato 52xx.contrato Dif. calculado/contabilizado

2.17.4. Notas

- Aunque no sea muy habitual, podría darse el caso que el traspaso fuese en sentido contrario, es decir de Corto a Largo plazo. Esto puede pasar por ejemplo si un contrato de cuota fija ha tenido una subida de intereses y por lo tanto la amortización de capital ha de adaptarse a un ritmo inferior (En cada cuota se devuelve menos capital y se pagan más intereses)


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