manual de normas y procedimientos uai increa prueba

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD RESPONSABLE:Unidad de auditoria interna

PROCESO:Elaboración del Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoria interna

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OBJETIVO:Planificar el Proceso general de las Auditorias de Estado, a través de la cuantificación de las Auditorias a aplicar, el Equipo Técnico a utilizar y el tiempo estimado para su ejecución.NORMAS:Durante el último Trimestre de cada año se elaborará el Proyecto de Programación de Auditorias a ser aplicado en el siguiente Ejercicio Económico Financiero.

El proyecto de Programación Anual de Auditorias se realizará bajo criterios de economía y objetividad, y contendrá las auditorias proyectadas para ejecutar de forma y contenido, fijados por los Despachos del Contralor y Subcontralor, en todos los casos con base a solicitudes externas; Denuncias; resultados de la Evaluación de Gestiones Administrativas Anteriores; Situación Administrativa Actual, Áreas de Interés Estratégico Regional, Dimensión y Áreas Criticas de las Dependencias a auditar.

El Proyecto de Plan Operativo Anual deberá ser flexible, susceptible de cambios y prever tiempo y personal disponible para los casos de aquellas “Actividades Especiales”.

Aquellas Auditorias pendientes de aplicación, correspondientes al Plan Operativo de Auditoria vigente, previa solicitud de reprogramación, serán incluidas en el Proyecto de Plan Operativo de Auditoria.

RESPONSABLE

1. Jefe de la unidad de auditoria interna

ACCIÓN

1. El primer mes del último trimestre se procede a la elaboración del plan operativo anual de auditoria, conjuntamente con el Personal Técnico a su cargo.

1.1. Mediante memorando interno, envía para la consideración, sugerencias y visto bueno del presidente del INCREA, el Proyecto de Plan Operativo Anual de Auditoria.

1.2. Una vez recibido el Proyecto de Plan Operativo Anual de Auditoria del presidente del INCREA, con las sugerencias, efectúa los ajustes, si fuese el caso.

1.3. Envía un (01) Ejemplar de Plan Ajustado al presidente del INCREA para su aprobación y demás fines.

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UNIDAD RESPONSABLE:Unidad de auditoria interna

PROCESO:

Control posterior.

PÁGINA:

1/1OBJETIVO:Asegurar el cumplimientote la normativa que regula el manejo de los gastos del estado, de los recursos públicos, de las formas de causarse y liquidarse estos, así como de la conservación, administración y custodia de dichos bienes.Esta actividad se ejecuta una vez materializada la acción de administración.NORMAS:. Esta actividad se ejecuta una vez materializada la acción de administración.

- Control presupuestario- Control operativo.- Control de legalidad.- Control de gestión.

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RESPONSABLE

1. Jefe de la unidad de auditoria.

2. Auditor administrativo

ACCIÓN

1.1. Recibe memorandun de la gerencia de administración u/o departamento de caja, con las ordenes de pago y expedientes de beneficiarios de crédito, los cuales deben contener todos los soportes legales exigidos por la ley del INCREA y las leyes de la administración publica venezolana

2.1. Por instrucciones del Jefe de la unidad de auditoria administrativa, revisa y constata que se hayan cumplido todos los procedimientos administrativos y legales exigidos por las leyes de la administración pública de la republica bolivariana de Venezuela,

2.2. Emite informe contentivo de observaciones vistas y recomienda acciones a seguir para corregir las desviaciones observadas.

2.3. Remite al jefe de la unidad de auditoria interna el informe para que revise, apruebe o desapruebe las observaciones realizadas por el auditor administrativo.

2.4. Una vez dado el visto bueno del jefe de la unidad de auditoria al informe de las observaciones hechas por el auditor administrativo se emite memorandun a la gerencia de administración, para que proceda a corregir las desviaciones si las hubiere y una vez corregidas notificar mediante memorando a la unidad de auditoria interna.

2.5. Verificación de las compras del instituto a los diferentes proveedores a través del control perceptivo. La gerencia de administración, a través de la persona encargada del departamento de bienes, luego de hacer la compra, la persona se dirige hacia la unidad de auditoria con la copia de la factura o nota de entrega, para que el auditor administrativo se encargue de la verificación exacta de la compra, todo de acuerdo al articulo 64 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Posteriormente el auditor administrativo luego de verificar la exactitud de la compra procede a levantar un acta de control perceptivo, que le presentara al auditor para que este evalúe y proceda a la firma del acta, para luego remitirla hacia la

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gerencia de administración para que se anexe al expediente. 2.6. Verificación diaria de los reportes de caja. La encargada del departamento de caja, ya finalizando la jornada de trabajo pasa un reporte a la unidad de auditoria de la recuperación del día, es decir si hubo pago o no, posteriormente el auditor administrativo verifica el acta y revisa de la misma, si hubo pago; original del deposito y que el mismo este depositado a la cuenta correspondiente, el comprobante de pago. Para luego colocar el sello de revidado de la unidad de auditoria interna, luego se le remite al auditor para su firma tanto del acta como de los comprobantes, luego se remite a la gerencia de administración, quedando una copia del acta, comprobante y deposito que será archivada en la unidad de auditoria. Tres días después finalizado el mes la encargada del departamento de caja pasa un reporte mensual de lo recuperado que posteriormente el asistente administrativo verifica y analiza para la comparación con los reportes diarios, en caso de presentar reparos o desviaciones el asistente elabora el informe respectivo que pasara al auditor para su análisis y firma, que luego será enviado al departamento de caja para su corrección y se el reporte es correcto de igual forma se la presenta al auditor para su revisión y firma para remitirlo al departamento de administración y presidencia para tenerlos informados de la recuperación mensual de cada uno de los rubros.

2.7. Realización de auditorias, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo. El auditor en el ámbito de su competencia, de manera formal le participara al auditor administrativo para la ejecución de cualquier auditoria, inspección, fiscalización, exámenes, estudios, análisis e investigación, luego el auditor administrativo a través de la elaboración de un memoramdum interno firmado por el auditor solicitara a la

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gerencia a la cual se le practicara el control evaluativo, toda la información necesaria que se necesita par dicha evaluación, luego de suministrada la información el auditor administrativo, empieza con el desarrollo de la actividad y luego culminada conjuntamente con el auditor en caso de haber desviaciones discutir las misma a través de una mesa de trabajo, para luego emitir un informe final contentivo de las observaciones para remitirlo a la gerencia donde se practico la evaluación y a presidencia, y en caso de no haber ningún tipo de desviación y verificar que se esta cumpliendo con los objetivos se remite el informe al presidente y la gerencia al cual se le practico la evaluación. Todo de acuerdo a lo establecido en el artículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

2.8. Control posterior a las liberaciones de créditos. El departamento de caja luego del productor haber cancelado el crédito y solicitado la liberación, pasa mediante oficio los expediente para su revisión a la unidad de auditoria se revisa que el memo este de acuerdo con los expediente y se procede a su revisión y análisis, si el expediente cumplen con todas las disposiciones legales se elabora un informe con el visto bueno del auditor interno al departamento de consultoría jurídica para su posterior liberación, en caso de no cumplir con las disposiciones legales y procedimientos administrativos se elabora un informe con los respectivos reparos que es certificado por el auditor interno y remitido al departamento de caja para su corrección.

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3. Auditor de campo

3.1. El auditor administrativo remite expedientes de créditos de desembolso financiero (ordenes de pago) bien sea 1era, 2da, 3era partida o cierre de crédito, y le informa y entrega el expediente al auditor de campo para que proceda a la observación del expediente y planifique la visita a la unidad de producción para constatar que se esta ejecutando la inversión tal cual como lo indica el plan de inversión o proyecto productivo.

3.2 En los casos de entrega directa del bien (Semovientes ,Aves , Alevines, Motores Fuera de borda, Tractores, implementos agrícolas, camiones, insumos agrícolas, semillas, Sistemas de riego, porcinos entre otros, que entregase el INCREA como créditos productivos), se solicitaran mediante memorandun a la gerencia técnica los respectivos expedientes, para ser analizados y revisados antes de proceder a visitar la unidad de producción, para Constatar que se esta ejecutando la inversión tal cual como lo indica el plan de inversión o proyecto productivo.

3.3 Revisión de expedientes de productores a realizar control posterior.

Después de recibido por escrito listado de beneficiarios para realizar control posterior, de parte del jefe de la unidad de auditoria interna INCREA o auditor administrativo, en base a lo instituido en el art. 29 de la ley de INCREA, art. 01 de ley Anticorrupción y art. 41 de ley de la Contraloría General de la republica Bolivariana de Venezuela. Se llevan a cabo las siguientes actividades:

Se solicita por escrito expedientes al departamento de caja. (en caso de no ubicarlos en mencionado lugar, se dirige el comunicado al departamento de área técnica)

Se verifica detalladamente el expediente del beneficiario, tomando como punto de referencia: a.- Datos personales del productor.b.- Numero de trámitec.- Rubro financiadod.- Fecha de aprobación y

vencimiento.e.- Dirección de habitación y de unidad

de producción.f.- Municipiog.- Parroquiah.- Linderos de la Unidad de

Produccióni.- Prenda del créditoj.- Técnico que realizo informe de

diagnostico y recomendación de aprobación

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del crédito.k.- Técnico que realizo visitas

posteriores (asistencia técnica) herraje en caso de créditos de ganado bovino.3.4 Planificación de salidas al campo:

Se realiza planificación de salidas al campo, organizadas por sector y de acuerdo al número de productores a inspeccionar. Generalmente se hace planificación semanal y se hace entrega por escrito al jefe de la Unidad de Auditoria Interna.

Se recibe por escrito notificación de salida, de parte del jefe de la Unidad de Auditoria Interna, de acuerdo a la planificación realizada por el Auditor de Campo.

3.5 Actividad de Campo: Se traslada al campo, a ubicar las

diferentes unidades de producción planificadas a inspeccionar, con el objeto de realizar control posterior que consiste en lo siguiente:

Verificar la existencia, el estado actual, uso y aplicación de los recursos prestados por la institución. (En soporte a la garantía determinada en el contrato contraído con INCREA) b.- Verificar la aplicación de recursos

en lugar y en el tiempo pre-determinados por el contrato con la institución.

c.- Se levanta informe de campo, arrojando datos de identificación del productor y de la unidad de producción, avance y ejecución del crédito financiado.

d.- Se toman memorias fotográficas de la prenda, avance y/o ejecución del crédito.3.6 Retorno a la Oficina:

a.- Se almacena un resumen por productor, en cuadro Excel, con datos y observaciones.

b.- Se entrega por escrito, resumen de inspecciones, con soportes de campo y memorias fotográficas, al jefe de la Unidad de Auditoria Interna. c.- se archiva informe de campo original en la oficina de auditoria y se envía copia al departamento técnico para que sea archivado en expediente de cada productor.

d.- Mensualmente se realiza un informe general resumen de actividades de cada mes.

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UNIDAD RESPONSABLE:Gerencia de Administración.

PROCESO:Planificar, Supervisar, Dirigir, Coordinar, Organizar y controlar las definiciones en política financiera y administrativa del instituto.

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OBJETIVO:Tiene como objetivo asistir al Presidente o Presidenta del INCREA, en la formulación, ejecución y control de la política financiera así como desarrollar, implantar y mantener sistemas que

garanticen la adecuada administración de los recursos y oportuna toma de decisiones. NORMAS: Cumplir con lo establecido en las leyes que regulan el Ámbito de la administración Publica: Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. Ley Orgánica De la Contraloría General de la Republica y del Sistema nacional de Control Fiscal.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico. Ley Orgánica de Régimen Presupuestario con Reforma Parcial y sus reglamentos.

Ley orgánica de procedimientos Administrativos. Ley del Estatuto de la Función Publica. Ley Orgánica del Trabajo. Ley de Licitaciones.

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RESPONSABLE

1. Gerente de Administración.

2. Auxiliar de Oficina de Administración.

3. Secretaria de administración.

ACCIÓN

1.1 Planificar, supervisar, dirigir y coordinar la definición de políticas financieras y administrativas del Instituto, de acuerdo a las directrices emanadas del Directorio y Presidencia.

1.2 Dirigir y coordinar la formulación y control de la programación financiera del Instituto.

1.3 Garantizar el cumplimiento de las políticas y normas establecidas en el área de administración y finanzas.

1.4 Coordinar y controlar la movilización de los recursos financieros del institutos a fin de garantizar a las unidades administrativas un eficiente cumplimento de la programación de pago por concepto de obligaciones contraídas por el INCREA.

1.5 Conocer el estado y movimiento de las cuentas bancarias de la Institución e informar a la Presidencia sobre las disponibilidades bancarias.

2.1 Redacta las correspondencias de rutina de Administración.

2.2 Prepara relaciones y cuadros estadísticas sencillos sobre distintas actividades de la unidad.

2.3 Transcribe computarizados oficios, memorandos y otros documentos de la unidad.

2.4 Lleva control de la correspondencia de la oficina.

2.5 Recibe y atiende público.2.6 Mantiene vigilado confidencialmente los

archivos de Administración.2.7 Recibe y efectúa llamadas telefónicas.2.8 Vigila y custodia documentos de

Administración.2.9 Recibe memos y oficios.2.10 Troquela y pega los cheques a emitir

por la Administración, entre otras.

3.1 Actúa bajo supervisión inmediata del Administrador o Administradora, prestando servicios secretariales, computarizado según sea necesarios.

3.2 Redacta documentos computarizados como oficios, memorandos, correspondencias y demás documentos requeridos por el Administrador o Administradora.

3.3 Lleva la agenda de audiencia del Administrador o Administradora.

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4. Archivista.

5. Control previo.

6. Mensajero.

3.4 Atiende el visitante y publico en general.

3.5 Recibe, distribuye y despacha la correspondencia de la Administración.

3.6 Organiza y mantiene actualizado los archivos generales de administración.

3.7Recibe y efectúa llamadas telefónicas y de fax relativas a la unidad.

4.1 Clasifica y codifica el material de archivo de acuerdo a la fecha y código establecido.

4.2 Imparte órdenes de movilización de material archivado previa evaluación de mismo.

4.3 Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes dependencias del organismo y lleva un control de esta actividad de acuerdo a procedimientos y normas establecidas.

4.4 Redacta, firma documentos y correspondencias relacionados a archivos.

4.5Mantiene informada al Administrador o Administradora, de los hechos que susciten en su actividad.

4.5 Atiende y resuelve los problemas que se presenten en la unidad a su a cargo.

4.6 Presenta informes técnicos y supervisa personal de menor nivel.

5.1 Revisa todos los pagos emitidas por la Gerencia de Administración y Personal.5.2 Revisa los pagos a los fines de salvaguardar los recursos del INCREA, verificando con exactitud la veracidad de la información financiera y administrativa.5.3 Promueve la eficiencia, transparencia y calidad en sus operaciones, estimulando la observación de las políticas prescritas para lograr el cumplimiento de su misión.

6.1 Distribuir correspondencia según lo indicado.6.2 Resguardar la comunicación según su contenido.6.3 Respetar la confidencialidad y entregar al remitente según lo indicado.

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7. Recepción.

8. Obreros.

9. Vigilante.

6.4 Realizar el recorrido por las diferentes áreas según necesidades e indicaciones.6.5 Permanecer en las áreas el tiempo estrictamente necesario para entregar y recibir correspondencias.

7.1 Atender a visitantes, a fin de suministrar información sobre el organismo o funcionarios a los cuales solicitan.

7.2 Lleva el control de las personas que visitan diferentes unidades mediante el otorgamiento de pases.

7.3 Recibe y distribuye correspondencias llevando el control de las mismas.

8.1 Cuidar, proteger y ordenar el material de limpieza.8.2 Informar sobre las necesidades del material de limpieza.8.3 Mantener las oficinas, puertas, ventanas, techos y enrejados en perfecto estado de limpieza.8.4 Mantener las áreas verdes del INCREA limpias y cortadas.8.5 Conservar totalmente pintadas a requerimiento del administrador las paredes de la estructura física del INCREA.8.6 Dar cuenta al Administrador de las

fallas en: puertas, ventanas, vidrios, grifos, pocetas, cableados y pases de corriente y cualquier otra falla en el mecanismo de mantenimiento del Instituto.

8.7 Mantener control en el uso de los equipos y artefactos de mantenimiento.

9.1 Reportar novedades al Jefe de Personal del INCREA en cuanto a problemas con los empleados.9.2 Reportar hechos ocurridos en toda la estructura física de la Institución no relacionados con el personal al Administrador o Administradora.9.3 Llevar un libro de novedades diarias que será revisado por el Jefe de Personal semanalmente.9.4 Cumplir cabalmente el horario de trabajo hasta ser relevado.

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UNIDAD RESPONSABLE:Jefe de Personal

PROCESO: Planificar, organizar, controlar, dirigir, evaluar y velar por las acciones orientadas hacia el reclutamiento, selección y desarrollo del recurso humano del INCREA.

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OBJETIVO:Tiene como finalidad la administración y selección del personal que labora en el INCREA, aplicando el acrecentamiento y conservación del esfuerzo, la experiencia, la salud, los conocimientos, las habilidades etc.…

NORMAS: Coordinar las políticas de ingresos, egresos, capacitación y entrenamiento del personal del INCREA en Atención a la Ley del Mismo, ley del Trabajo, Ley del estatuto de la Función Publica y Convención colectiva entre el ejecutivo del Estado Apure y el Sindicato de Empleados y obreros.

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RESPONSABLE

1. Jefe de Personal.

ACCIÓN

1.1 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO DE LA NOMINA

a) La gerencia de administración autoriza con tres (3) días de antelación los quince y últimos de cada mes, preparar la nomina correspondiente para el pago de: salarios, primas, compensaciones y otros, por ejemplo; contratos de servicios.

b) Una vez elaborada, pasa al control previo para la debida revisión exhaustiva.

c) Luego pasa al jefe de personal para la firma conjunta, con el control previo y la analista

d) Se envía a la gerencia de administración para la firma.

e) De allí pasa a presidencia para la firma del presidente.

f) Rápidamente es enviada a caja, para ser entregada al mensajero, y ser llevada al banco.

g) Estando conformada en el banco el beneficiario hará su retiro.

1.2 NORMAS DE PROCEDIMENTOS PARA EL PAGO DE CESTA TICKET

a) Al final de cada mes se hace una revisión de todo el personal, para determinar las faltas al sitio de trabajo o no, previa observación de la planilla de asistencia.

b) Luego procede a realizarse la nomina.

c) Hecha la nomina de cesta ticket, es enviada a la gerencia de administración para que realice el pedido a la empresa encargada de ello. (Va leven).

d) Recibida por va leven, envían una planilla a la Institución (INCREA), para confirmar dicha nomina a lo que deberá ser firmada por el gerente de administración.

e) Enseguida esa planilla es enviada nuevamente a va leven, para

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confirmar el pedido.

f) De allí, se saca el pago en cheques en dos partes, una para gastos del personal y otra para funcionamiento de gastos administrativos.

g) Emitido estos cheques, son enviados a la gerencia de administración para la firma.

h) Firmada por la gerencia de administración pasa al presidente para luego ser depositado a nombre de la empresa.

1.3 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EMISION DE CHEQUE

a) La gerencia de administración autoriza la emisión del cheque.

b) luego se realiza la orden de pago con su respectiva imputación presupuestaria.

c) Se procede hacerse la impresión del cheque.

d) Y de allí pasa a la gerencia de administración para ser troquelado pasando a computación para ser contabilizado.

e) Una vez contabilizado se envía a control previo para la revisión.

f) Inmediatamente pasa al jefe de personal para la firma conjunta del control previo y la analista.

g) Enseguida pasa a la gerencia de administración para la firma y luego al presidente.

h) Es enviado a la presidencia e igualmente para la firma.

i) Remitiéndose a caja para la respectiva entrega al beneficiario

j) Por ultimo se remite a la unidad de

auditoria interna para el control posterior

1.4 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES.

a) Se solicita a la gerencia de administración con atención al departamento de recursos

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humano.b) Luego se revisa el expediente del

solicitante para verificar los años de servicios.

c) Verificado el expediente de procede hacerse los cálculos (ANALISTA).

d) Se emite el cheque a nombre del solicitante.

e) Inmediatamente pasa al control previo.f) De allí a la gerencia de administración

para ser troquelado, y a computación para ser contabilizado.

g) Enseguida pasa a personal para ser firmado.

h) Se envía administración para la firma.i) Y de allí a presidencia.j) Luego al departamento de caja para ser

entregado al beneficiario.k) Se remite a la unidad de auditoria interna

para el control posterior.

1.5 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA EL PAGO DE PERSONAL.

a) Se procede a realizar la disponibilidad presupuestaria.

b) Inmediatamente se realizan la base de cálculos por partidas que conforman gastos de personal.

c) Luego se envía al Ejecutivo Regional para ser aprobado en el presupuesto anual.

d) Una vez aprobado por el Ejecutivo Regional se hace la distribución por partida, previendo todos los salarios y beneficios contractuales.

e) Enseguida es enviado al directorio para su aprobación.

f) Aprobado por el directorio se procede a incluir en el sistema para que se proceda al pago.

1.6 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS DE CONSTANCIA DE TRABAJO.

a) El interesado hace la solicitud al departamento de recursos humanos, con mención del tiempo de servicio.

b) Se procede hacer.c) Luego se envía a la gerencia de

administración para la firma y su respectivo sello.

d) De allí es enviada al departamento de recursos humanos para la entrega a la persona interesada.

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1.7 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL CONTRATO DE TRABAJO.

a) Recursos humanos recibe los currículos.

b) Se revisan.c) Se entrevista al aspirante al cargo.d) Al ser aceptado se envía el currículo

a consultoria jurídica para la elaboración del contrato de trabajo o nombramiento según sea el caso.

e) Luego consultoria jurídica envía a recursos humanos para formar el expediente u hoja de vida.

f) Procediéndose luego hacer engavetado en su respectivo archivo y foliatura.

1.8 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS APLICACIONES DE SANCIONES DISCIPLINARIAS PARA EL PERSONAL OBRERO Y CONTRATADO DEL INCREA ES EL SIGUIENTE:

a) El jefe inmediato descubre las faltas en la gerencia bajo su supervisión.

b) Se tres Levanta tres(3) actas al respecto, para dejar constancia de lo sucedido que deberán ser firmadas por el jefe inmediato y dos testigos presénciales preferiblemente compañeros de trabajo o en su lugar amonestaciones escritas debidamente recibidas por el amonestado.

c) Una vez el amonestado (OBRERO O CONTRATADO) haber acumulado reiterativamente tres (3) faltas el jefe inmediato levanta informe al respecto acompañado de las actas respectivas y procede a enviarlo mediante oficio al departamento de recursos humanos.

d) Luego el departamento de recursos humano, procede a consignar en el expediente o hoja de vida del obrero o contratado sancionado.

e) Una vez consignado en el expediente viene la foliatura.

f) Una vez foliado el departamento de recursos humanos remite a la gerencia de consultoría jurídica, para que esta proceda a solicitar por ante la inspectoria del trabajo la calificación de despido respetando los derechos y garantías consagrados en

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la Constitución Nacional y demás leyes que rigen la materia laboral, para darle estricto cumplimiento al decreto de inamovilidad actual emanado del Ejecutivo Nacional vigente desde el año 2000 hasta la presente fecha.

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UNIDAD RESPONSABLE:Departamento de Compra

PROCESO: Planifica, Dirige y Supervisa las actividades de compra de bienes para el INCREA.

PÁGINA:

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OBJETIVO:Levar la coordinación y ejecución de las compras del instituto conjuntamente con la gerente o gerente de administración.

NORMA:Coordina la ejecución de las compras del INCREA, de acuerdo a las disposiciones legales internas y la Ley de Licitaciones, así como las leyes que tenga que ver con la regularidad de las compras.

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RESPONSABLE

1. Jefe Del Departamento de Compra.

ACCIÓN

1.1 Se solicita la reposición de materiales y bienes a cada departamento.

1.2 Luego se hace la selección del proveedor solicitándole los requisitos, copia de documentos, rif etc.…

1.3 Una vez seleccionado el proveedor se procede a solicitar mediante oficio el despacho de los materiales y bienes requeridos.

1.4 El proveedor suministra los materiales.

1.5 Los reciben la gerencia de Administración, revisando y cotejando con el memorando de solicitud.

1.6 Si esta bien el cotejo le firma la orden de entrega y las facturas.

1.7 Firmada la orden de entrega por el funcionario de administración, se procede inmediatamente a elaborarle el pago al proveedor.

1.8 Procediéndose inmediatamente a elaborar la orden de requisición, de compra, de pago y el cheque que es el mismo bauche.

1.9 Luego el cheque con su soporte pasa a contabilidad para su registro.

1.10 De allí pasa al control previo.1.11 Remitiéndose a la gerencia

de Administración para la firma del gerente.

1.12 La gerencia de Administración lo envía a presidencia para la firma del presidente.

1.13 Presidencia lo envía al departamento de caja, para la entrega al beneficiario o al proveedor.

1.14 De caja pasa a la unidad de auditoria interna para el control posterior.

2.1 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO A TRAVEZ DE CAJA CHICA.

a) Se inicia por solicitud autorizada por el jefe de cada departamento.

b) El funcionario autorizado debe presentar factura legal firmada por el mismo funcionario que ejecuta el gasto.

c) Se procede a cancelarle la factura relacionándola con las fechas que servirá como soporte de caja chica.

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d) Una vez agotado el monto total de caja chica, se procede hacer la reposición, es decir; sacar el cheque con el monto de lo gastado.

e) De allí pasa a contabilidad para su registro.

f) Luego pasa a control previo para su revisión.

g) Control previo remite a la gerencia de Administración para la firma del gerente.

h) Administración lo remite a presidencia para la firma.

i) Presidencia lo envía al departamento de caja para la entrega al beneficiario.

j) Caja lo envía a la unidad de auditoria interna para el control posterior.

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UNIDAD RESPONSABLE:Departamento de Bienes

PROCESO: Vigila y Custodia los Bienes del Instituto.

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OBJETIVO:Vigilar, custodia, y supervisa en todas las gerencias del instituto los bienes, revisando su estado y condición para su desincorporación o incorporación de más bienes para un mejor funcionamiento de las actividades del INCREA.

NORMA:Registrar y codifica los bienes del INCREA a través de la incorporación y desincorporación de activos tangibles.Preparar inventario de bienes de manera mensual del INCREA.

RESPONSABLE

1. Jefe del Departamento de Bienes.

ACCIÓN

1.1 La gerencia de Administración recibe el material y el bien.

1.2 Luego se coteja con el memorando de solicitud de despacho.

1.3 Si esta todo bien, se procede a ingresarlo al deposito o almacén de materiales del Increa.

1.4 Seguidamente se procede a distribuir los materiales y bienes a cada oficina mediante memorando firmado por el gerente de Administración.

1.5 Inmediatamente el funcionario encargado de bienes, procede anotar en libros para ellos la entrada y salida de lo entregado.

1.6 Por ultimo el funcionario encargado de bienes velara y cuidara este libro que le sirve como soporte de entrega.

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UNIDAD RESPONSABLE:Departamento de Caja

PROCESO: Manejo y custodia del sistema de caja

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OBJETIVO:Llevar el control y registro de los ingresos a través de la recuperación crediticia, de manera de mantener informado al presidente y administradora para la toma de desicione.

NORMAS: -Manejo y Custodia de cheques. -Manejo y custodia del archivo de los expediente de créditos otorgados. -Manejo y custodia del sistema de cobranza. -Emisión de reportes de comprobantes de pago, estados de cuenta

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RESPONSABLE

1. Jefe del Departamento de Caja.

1.1 Entrega de cheques:

a) Los cheques son enviados de la oficina de presidencia quienes llevan un control a través de una libreta donde están reflejados por: Beneficiario, número de cheque, monto y la firma de cheque quien recibe en caja.

b) Para la entrega de cheques a empleados de Increa, al momento de entregar los cheques el beneficiario debe traer copia de la cedula de identidad de quien recibe, debe firmar el comprobante de pago y el recibí conforme.

c) Entrega de cheques a productores, se solicita la copia de la cedula de identidad de quien retira el cheque y en este caso debe firmar la liquidación del crédito y colocarle la huella del dedo pulgar en cada hoja de la misma.

d) Entrega de a proveedores; debe traer copia de la cedula de identidad de quien esta retirando el cheque y sello de la empresa el cual debe ser estampado en cada una de las hojas que así lo amerite tanto copia como en original, la copia de la cedula de identidad se le anexa al comprobante de pago, y los cheques solo se les entregaran a los titulares del mismo.

e) Control posterior a cada cheque entregado; luego que ya el cheque se ha entregado se procede a ingresar el mismo al programa del siges, y posteriormente se envía los soportes a través de memo a la Unidad de Auditoria Interna para que realice la revisión correspondiente a cada pago.

f) Entrega de vale canjeable (cesta ticket); se cuentan las tickeras y se verifica que estén completas, solo se le entregan al beneficiario el cual debe firmar una planilla de recibí conforme.

g) Depósitos de cuotas canceladas; El pago de créditos concedidos se realiza a través de la oficina de INCREA (caja) los cuales serán depósitos, que se realizaran en cualquiera de las cuentas del Instituto de Créditos Agrícola dependiendo del rubro financiado, deposito el cual debe ser ingresado al sistema de pagos emitiendo este un recibo el cual ser firmado y sellado por quien ejecuto el pago y debe llevar la firma del productor, además se anexa el deposito realizado para soportar ese

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pago luego se envía a la oficina de computación para ser contabilizado; es obligatorio el entregarle al productor original del comprobante de pago ya que así el podrá certificar que cancelo la cuota correspondiente o el crédito como tal, y es a la copia que queda en caja que se le anexa el deposito.

h) Depósitos de transferencias y dozavos; al llegar al departamento de caja, cheques de transferencia y dozavos inmediatamente se les realiza el deposito para la cuenta al cual va hacer depositado y se envía con el mensajero; quien debe traer el deposito ya realizado el cual se envía ala oficina de Administración para el proceso de conciliación.

i) Certificación de solvencias; del departamento de Recuperaciones y Cobranzas envían un lote de solvencias las cuales deben venir con el formato actualizado de solvencia y copia de la cedula de Identidad anexa. Cuando el productor ha tenido compromisos con el INCREA en lugar de solvencias se le entregan un record crediticio donde se especifica; Rubro, fecha de liquidación, monto concedido, saldo de la fecha que se esta solicitando el record, monto entregado y situación actual (solvente y/o deudor), se firman y se sellan luego luego se envían nuevamente a la oficina de recuperaciones y cobranzas para que sean certificadas y firmadas por el gerente del departamento.

j) Custodia de expedientes de créditos; cuando el expediente esta en caja estos se archivan por rubro y año para un mejor control y orden, y cuando algunos de esto es solicitado por otra gerencia se hace a través de memorandos internos y se envían de la misma manera “a través de memos”.

k) Emites reportes de cuentas por cobrar; solo se le entregaran los estados de cuentas al gerente de recuperaciones y cobranzas ya que esta información es clasificada y si algún productor desea saber su deuda debe entrevistarse antes con el gerente de recuperaciones, quien autorizara al personal de caja a entregarle el mismo.

l) La solicitud de los estados de cuenta se solicita de manera escrita y del departamento de caja se envía por medio de memorando internos.

m) Ingresos de nuevos créditos al sistema; para poder incluir a nuevos créditos

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1.2 LIBERACION DE CREDITOS

Cuando el productor ha cancelado la totalidad de su totalidad de su crédito se anexa al expediente los comprobantes de pago y copia del depósito de pago de cada una de las mismas, en el caso de que los pagos se hayan realizado en años anteriores se le anexa copia del ultimo deposito donde cancelo la totalidad del CréditoLos comprobantes de pago deben ir firmados y sellados por los encargados de caja y ser remitidos a la unidad de auditoria interna que será el encargado de realizarle el control posterior para proceder con la liberación.

1.3 ACTAS DIARIAS: diariamente se realiza un cierre de caja, que consiste en realizar un acta con (5) ejemplares donde se especifique la cantidad de pagos que se realizaron en el día con copia de depósitos, comprobantes de pago y el acta correspondiente para este día donde se indica: el productor, cedula de identidad, monto pagado, nº de cuotas canceladas, el rubro, fecha de pago y nº de deposito, que debe ir avalado por el gerente de administración, el jefe de la unidad de auditoria interna y el representante de caja. Estas actas se realizan de igual manera si en el día no se realizo ningún tipo de pagos.

1.4 CIERRE DEL MES

Al final del mes se remite un oficio a la unidad de auditoria interna detallado el movimiento de pagos del mes trascurrido donde especifica a todos los productores quienes cancelaron, el monto pagado, el rubro, soportes de pagos con su respectivo y la relación que el sistema refleja, esto es con la finalidad de realizar el control previo para las conciliaciones bancarias de las cuentas de recuperaciones de INCREA.

Nota: Debe coincidir lo reflejado en las actas diarias con los soportes enviados para el cierre del mes.

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UNIDAD RESPONSABLE:Consultoria Jurídica

PROCESO: Dirige, Planifica, Organiza los procesos

judiciales y extrajudiciales del Instituto de

Crédito Agrícola del Estado Apure

(INCREA).

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RESPONSABLE

1. Consultor Jurídico.

2. Asesor Jurídico.

3. Asistente Legal.

4. Secretaria Ejecutiva III.

ACCIÓN

1.1. Recibe el Expediente del Departamento de Gerencia Técnica y elabora el Contrato por cada Expediente y comprueba el estado y valor de los bienes que se hayan dado en garantía a fin garantizar la vialidad del crédito, tramita los procesos de Notaria, Registro y Notifica la fecha de la firma del Contrato al Beneficiario del Crédito; Devuelve el Expediente a la Gerencia Técnica como también el Documento de Crédito previa firma del Presidente y el Beneficiario a la Gerencia Técnica ya señalada.

1.2. Recibe instrucciones del Directorio y del Presidente del Instituto con el fin de resolver asuntos desde el punto de vista Legal para sus soluciones así como también Demandas Judiciales y asuntos Conexos que se vea implicado el Instituto de Crédito Agrícola INCREA.

1.3. Coordina conjuntamente con la Gerencia de Administración (Jefe de personal) aquellos Procedimientos Administrativos desde el punto de vista Laboral en que se vea implicado los Trabajadores del Instituto.

1.4. Elabora, Supervisa y Coordina previa instrucción del Directorio y del Presidente los Contratos y todas aquellas actividades desde el punto de vista Legal estén relacionados con los Trabajadores del Instituto.

1.5. Asesora al Directorio al Presidente y demás Gerencias del Instituto en todos aquellos asuntos Legales que por su naturaleza se requieran.

2.1. Revisa, Estudia y Redacta convenios, Contratos y demás asuntos legales del Instituto.

3.1. Corrige y entrega todas aquellas documentaciones elaboradas por la Secretaria.3.4. Realiza trabajos mecanografiados y computarizados requeridos por la Unidad de Consultoria

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UNIDAD RESPONSABLE:Gerencia Técnica

PROCESO:

planificar, organizar, ejecutar y controlar, el financiamiento colectivo a través de cooperativas o individual del pequeño y mediano productor agrícola

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OBJETIVO: planificar, organizar, ejecutar y controlar a través de los recursos del INCREA o mediante convenios, el financiamiento colectivo a través de cooperativas o individual del pequeño y mediano productor agrícola

NORMACumplir con la Ley del INCREA, Ley de Tierras y Desarrollo Agrario.

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RESPONSABLE

1. Gerente Técnico y de Créditos.

2. Jefe de Departamento de Credito.

3. Jefe de Sala Técnica.

ACCIÓN

1.1 Preparar los Directorios que en materia crediticia deban aprobarse.

1.2 Revisar las solicitudes de créditos que ingresan diariamente a la Gerencia Técnica.

1.3 Coordinar con el Jefe de Crédito las actividades que se realizan en la unidad.

1.4 Coordinar con la Unidad Técnica todo lo concerniente a las inspecciones para el otorgamiento de crédito, ejecución de créditos y las diferentes actividades que requieran inspecciones por los técnicos de la Gerencia.

1.5 Revisar con el Presidente la disponibilidad Presupuestaria para la aprobación de los diferentes créditos.

1.6 Coordinar con la Sala Técnica la elaboración y ejecución de los diferentes proyectos que tramita la Institución.

1.7 Preparar la entrega de créditos de diferentes rubros con el Presidente.

1.8 Revisar que toda la inversión crediticia se lleve acabo y sea ejecutada con eficiencia.

1.9 Discutir y orientar con los diferentes Gerentes y la Presidencia las políticas crediticias y la inversión presupuestaria de los rubros aprobar.

2.1 Supervisar todas las actividades inherentes a la atención al soberano.2.2 Coordinar y supervisar que la oficina

de archivo funcione de acuerdo al patrón establecido.

2.3 Supervisar y revisar los expedientes que irán a Directorio.

2.4 Presentar los expedientes de créditos al gerente para su validación

2.5 Preparar los puntos de cuentas que Irán a Directorio

2.6 Ordenar y revisar las liquidaciones de los créditos aprobados.

2.7 Ordenar y revisar los cierres de créditos.

3.1 Coordinar con los técnicos de campo las asistencias técnicas de las solicitudes de créditos que irán a Directorio.3.2 Asignación de memorando de salida a

los técnicos de campo para realizar los informes correspondientes.

3.3 Orientar a los técnicos en la forma de realizar los informes técnicos de acuerdo las normas establecidas por

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4. Secretaria de Gerencia Técnica.

5. Asistente Administrativo IV.

6. Auxiliar Asistente Administrativo.

7. Técnico de Campo.

auditoria interna.3.4 Después que el técnico hace su visita al

campo y realiza su informe debe fotocopiar el ejemplar para luego archivar como respaldo del original.

3.5 El técnico debe presentar el informe original al jefe del departamento técnico para luego anexarlo al expediente.

3.6 Revisar los informes técnicos de campo para su validación.

4.1 Redacción de documentos computarizados como oficios, memorandos, correspondencias y demás documentos requeridos por el Gerente.


4.3 Lleva el control general de los créditos otorgados de los diferentes rubros de manera computarizada.

4.4 Transcribe planes de inversión, programas de financiamiento, cronogramas, costos de producción etc...

4.5 Realiza en conjunto con el Jefe de Créditos Directorios (Resoluciones, listados, memos).

4.6 Transcribe Reportes de Gestión, Mensual, Trimestral, Anual entre otras labores que se presenten.

5.1 Recepción de solicitudes de los diferentes rubros, con los requisitos exigidos por el INCREA.

5.2 Realización de esqueletos para hacer los documentos de créditos.

5.3 Realización de órdenes de insumos.5.4 Realización de Liquidaciones todos

los rubros.5.5 Hacer ajustes de créditos.5.6 Hacer cierres de créditos.

6.1 Se encarga de recibir los requisitos.6.2 Llenar las planillas de solicitudes de

diferentes rubros que luego son revisadas por el Asistente Administrativo para verificar su llenado.

7.1 Coordinar con la jefatura de Asistencia Técnica las visitas a los productores que han realizado solicitud de financiamiento a la Institución.

7.2 Realizar un Informe Técnico y fotográficos de las observaciones

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8. Archivista.

realizadas a la unidad de producción en el cual se detallara clara y técnicamente de todas la bienechurias existentes.

7.3 Dar orientación al productor sobre las medidas a tomar para mejorar tecnológicamente la unidad de producción y así hacerla mas productiva con menos esfuerzo.

7.4 Mantener un archivo de copias de los informes técnicos realizados a las unidades de producción así como un banco de fotografías para aclaratorias posteriores a la visita si fueran necesarios.

7.5 Participar activamente en las actividades de orientación masiva a las comunidades organizadas que soliciten ante la institución una o varias informaciones.

8.1 Recepción y organización de

expedientes.

8.2 Foliacion de expedientes y numeración

de créditos aprobados.

8.3 Control de entrada y salida de

memorando.

8.4 Entrega de requisitos de créditos.

8.5 Recepción de informes técnicos para

incorporarlos a los expedientes

8.6 Envió de expedientes a Consultoria

Jurídica para elaboración de

documentos.

8.7 Envió de expedientes Administración.

8.8 Envió de expedientes con cierre de

crédito para Dpto. de Caja.

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UNIDAD RESPONSABLE:Gerencia de de Recuperación.

PROCESO: Coordinar, analizar y evaluar la cartera crediticia

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OBJETIVO:Recuperar la cartera crediticia demorada de todos los créditos financiados por este Instituto y cofinanciamiento con FONDAFA, a través de diferentes estrategias metodologicas de cobranzas.

NORMA:Recuperar a corto y mediano plazo la cartera crediticia a objeto de mantener y mejorar la asistencia integral.

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RESPONSABLE

1. Gerente de Recuperación.

2. Jefe de Recuperaciones y Cobranzas.

ACCIÓN

1.1 Coordina y evalúa el proceso de Cobranza y estrategias establecidas en los diferentes Rubros y Municipios del Estado Apure.1.2 Asignación de Actividades a todo el personal.1.3 Se solicita por escrito a Caja el Estado de cuenta de los productores deudores y del Proyecto Cadena de Producción Carnica del Municipio Piloto Achaguas.1.4 Entrega de citaciones.1.5 Atención al público de los productores citados.1.6 Elaboración de Proposición de pago previo acuerdo extra judicial con los productores.1.7 solicitar expediente a caja para verificación de información de los productores: (fecha de liquidación, cierre de crédito, técnico inspecciono la unidad de producción).1.8 Firma de Memorando de salida de cada cobrador.1.9 Firma de solvencias semanales1.10 Reuniones periódicas con todo el personal.1.11 Elaboración de informes semanales, mensuales y trimestrales.1.12 Ejecutar cualquier otra función que el Gobernador del Estado Apure y el Presidente del Instituto autorice.1.13 Evaluación del personal Trimestralmente.1.14 Elaborar acta de entrega cuando cesen las funciones en la Gerencia.

2.1 Elaboración de programación Semanal y Mensual.2.2 Solicitar a Caja los listados por Rubros y Municipio de la cartera crediticia.2.3 asignación de actividades a los cobradores.2.4 Entrega de citaciones y visitas en todo el Estado Apure.2.5 Formalizar Propuesta de pago a los productores cuando el Gerente este de comisión.2.6 Realizar estudio Socio-Económico cuando se requiera plan de exoneración especial.2.7 Solicitar expediente a caja para verificación de información.2.8 Retenciones de bienes concedidos en créditos por la institución a productores morosos. (Maquinaria Agrícola, Motor Fuera de Borda, Sistema de Riego, Semovientes)

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3. Asistente Administrativo.

4. Secretaria.

5. Cobrador.

etc.2.9 Presentar informe semanal de cada actividad al Gerente.

3.1 Elaborar Memorando para todos los departamentos internos como externos con autorización del Gerente y del presidente del Instituto.3.2 Emisión, Registro y Control de Solvencias. Citaciones, Convenimientos de Pagos, Oficios.3.3 Procesar los Reportes Estadísticos de la Recuperación Mensual

4.1 Actúa bajo supervisión inmediata del Gerente, prestando servicios secretariales, computarizado según sea necesarios.

4.2 Redacta documentos computarizados como oficios, memorandos, correspondencias y demás documentos requeridos por el Gerente.

4.3 Lleva la agenda de audiencia del Gerente.


4.5 Recibe, distribuye y despacha la correspondencia de la Unidad.

4.6 Organiza y mantiene actualizado los archivos generales de la unidad.

4.7 Recibe y efectúa llamadas telefónicas y de fax relativos la Gerencia.

4.8 Prepara y entrega solvencias.

5.1 Coordina y distribuye citaciones a los productores que mantienen deuda con la Institución.

5.2 En coordinación con el Gerente realiza (operativos de cobranzas) con la Guardia Nacional y Policía del Estado, en caso especifico cuando se vayan a retener bienes concedidos al INCREA en Garantías.

5.3 Atiende a las personas que acudan a la gerencia a tratar asuntos relacionados con cobranzas.

5.4 Llevar un registro de cobranza trimestralmente.

5.5 Presentar informes al Gerente de la unidad en relación a los montos cobrados.

5.6 Entrega solvencias y atiende solicitudes.

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UNIDAD RESPONSABLE:Presidencia

PROCESO: Velar por el cumplimiento y observancias de todos miembros del Instituto, para impulsar, administrar y coordinar el trabajo productivo de todas las actividades que se realizan en el INCREA.

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RESPONSABLE

1. Presidente.

2. Asistente de presidencia.

ACCIÓN1.1 Velar por el cumplimiento y

observancias de todos miembros del Instituto, para impulsar, administrar y coordinar el trabajo productivo de todas las actividades que se realizan en el INCREA.

1.2 Ejecutar las decisiones del Directorio.

1.3 Representar legalmente al Instituto.1.4 Establecer las políticas y los

objetivos en función de cumplir con la misión del Instituto.

1.5 Delegar atribución y firmas de documentos legales conforme a las previsiones legales reglamentarias.

1.6 Elevar a conocimiento del Directorio los asuntos o solicitudes que requieran su intervención.

1.7 Aprobar los nombramientos remociones, suspensiones y sustituciones del personal del Instituto.

1.8 Aprobar el Proyecto y el Presupuesto del INCREA y remitirlo para su estudio al órgano competente.

1.9 Administrar los fondos del Instituto y los que provengan de sus actividades y las demás que les señale la Ley.

2.1 Realizar trabajos computarizados requeridos por el Presidente o la Presidenta.

2.2 Recibir u asentar las correspondencias dirigidas ala unidad y distribuirlas de acuerdo a las indicaciones contenidas en las mismas por instrucciones del Presidente o la Presidenta.

2.3 Mantener al día el archivo de los documentos de la Presidencia, mantener artículos de prensa, revistas, folletos, etc., referidos a tópicos sobre el área del acontecer Nacional, Regional e Internacional, que puedan servir de información y colocarlas en la cartelera bajo instrucciones del Presidente o la Presidenta.

2.4 Mantener actualizada la agenda del Presidente o la Presidenta en relación a la Institución e información sobre compromisos externos.

2.5 Realizar y mantener el control de llamadas telefónicas y mensajes

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3. Secretaria ejecutiva de presidencia.

4. Auxiliar de oficina de presidencia.

de y para la Presidencia a nivel interno y externo.

2.6 Recibir y atender a los visitantes.2.7 Mantener actualizado el

directorio telefónico, correo electrónico y de fax relativos a la Presidencia tanto Nacionales como Internacionales.

2.8 Seguir orden del Presidente o la Presidenta.

2.9 Convocar por escrito las reuniones del Directorio.

3.1 Actúa bajo supervisión inmediata del Presidente o la Presidenta, prestando servicios secretariales, computarizado según sea necesario.

3.2 Redacta documentos computarizados como oficios, memorandos, correspondencias y demás documentos requeridos por el Presidente o la Presidenta.

3.3 Lleva la agenda de audiencias del Presidente o la Presidenta.

3.4 Atiende al visitante y publico en general.

3.5 Recibe, distribuye y despacha la correspondencia de Presidencia.

3.6 Organiza y mantiene actualizado los archivos generales de presidencia.

3.7 Recibe y efectúa llamadas telefónicas y de fax relativas la Presidencia

4.1 Redacta las correspondencias de rutina de Presidencia.4.2 Prepara relaciones y cuadros estadísticas sencillos sobre distintas actividades de Presidencia.4.3 Transcribe computarizados oficios, memorandos y otros documentos de la unidad.4.4 Lleva control de la correspondencia de la oficina de Presidencia.4.5 Recibe y atiende público.4.6Mantiene vigilado confidencialmente el archivo de Presidencia.4.7 Recibe y efectúa llamadas telefónicas.4.8Colabora con el control de audiencias de Presidencia.

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UNIDAD RESPONSABLE:Departamento de Informática

PROCESO: Desarrolla, diseña e implementa plataforma tecnológica del instituto.

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1/1OBJETIVO:Mantener un sistema de informática confiable que garantice el funcionamiento eficiente y eficaz de los departamentos para el logro de los objetivos, así como la veracidad de la información para la toma de decisiones del instituto.

NORMA:Vigilar y mantener el funcionamiento y confiabilidad del sistema de informática y contabilidad.

RESPONSABLE

1. Jefe de Informática.

ACCIÓN

1.1 NORMAS DE PROCEDIMOENTOS PARA LA SOLICTITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

a) Se inicia mediante solicitud o lineamientos de la Gerencia de Administración.

b) Luego se realiza en un formato EXCEL.

c) De allí se envía a la Gerencia de Administración para su revisión y firma.

d) Inmediatamente se envía a presidencia para la firma.

e) De aquí va al directorio para su aprobación.

f) Una vez que el directorio lo aprueba pasa de nuevo al departamento de informática para introducirlo al sistema.

1.2 CONTABILIZACIÒN DE CHEQUES

a) la Gerencia de Administración envía al departamento de informática el cheque elaborado.

b) seguido se pasa a contabilizar el cheque.

c) Luego se envía a la Gerencia de Administración para su revisión y firma.

d) De allí se remite a presidencia para la firma.

e) Una vez firmado por el presidente es enviado a caja para la entrega al beneficiario proveedor.

1.3 CONTABILIZACION DE NOTAS DE DEBITOS CREDITOS Y DEPOSITOS.

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a) se inicia por envió que hace la Gerencia de Administración para su contabilización con su respectivo registro en el sistema.

b) Se procede a contabilizar.c) Hecha la contabilización se envía a la

Gerencia de Administración para su revisión y firma.

d) De allí pasa a su respectivo Archivo.

1.4 REGISTRO DE DEPOSITOS POR RECAUDACION DE CREDITOS

a) comienza por envió que hace el departamento de caja al Departamento de Informática.

b) Se procede a revisar los soportes.c) Inmediatamente se ingresa en el

sistema.d) Luego se contabiliza y se envía a caja.

1.5 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE NUEVOS PRODUCTORES BENEFICIARIOS DE CREDITOS O FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCION.

a) se inicia por envió que hace la Gerencia de Administración o por el departamento de Recursos Humanos a Informática.

b) Luego se registra en el sistema colocándoles los datos de la persona o comercio.

c) Luego se regresa ala Gerencia de Administración o al Departamento de Recursos Humanos según sea el caso.

1.6 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA NULIDAD DE CHEQUES

a) se inicia por envió que hace la Gerencia de Administración o el departamento de Recursos Humanos a informática una vez detectada la falta.

b) Luego se procede a la nulidad del cheque y las ordenes de pagos procesados.

c) Una vez anulado se remite a la gerencia que lo envió.

1.7 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INGRESO DE PRESUPUESTO AL INICIO DEL AÑO

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a) se inicia una vez aprobado por el directorio.

b) Una vez aprobado se envía a Departamento de Informática para el ingreso al sistema.

c) Luego de cargan las partidas que se van a utilizar en el año fiscal.

d) Se imprime la aperturae) Se remite a la Gerencia de

Administración para su Archivo.

1.8 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LOS REPORTES MENSUALES DEL PRESUPUESTO

a) comienza mediante solicitud que hace la Gerencia de Administración al Departamento de Informática.

b) Luego se imprimen los reportes verificando que todo este en orden.

c) Se remite a la Gerencia de Administración para la revisión y firma.

d) Inmediatamente después de ser revisadas, se condensa la información para ser remitida al Ejecutivo.

1.9 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTABILIZACION DE LAS NÒMINAS

a) El Departamento de Recursos Humanos envía al departamento de informática.

b) Luego se revisa la información para la contabilidad comparando con los soportes.

c) Se contabiliza la nomina y los aportes patronales.

d) Se generan en Disquete con el Archivo TXT.

e) Se remite al Departamento de Recursos Humanos para ser llevados al banco.

1.10 NORMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL AJUSTES PRESUPUESTARIOS O CONTABLES

Lo hace el jefe del Departamento de Informática para un mejor registro y control, siendo facultativo del funcionario a cargo de este Departamento.

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manual de normas y procedimientos uai increa prueba

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