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Augusto Hunahpú Bac Ac

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DE LA COORDINACION TECNICA

ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS: 16-01-03 Y 16-01-04 DE ALTA VERAPAZ

Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda

Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA

Guatemala, Octubre 2009

Este informe fue presentado por el autor como trabajo de EPS previo a optar al grado de Licenciado en Pedagogía y Administración Educativa. Guatemala, Octubre 2009.

ÍNDICE

Número de página INTRODUCCIÓN I CAPÍTULO I. 1 DIAGNÓSTICO 1 1.1. Datos generales de la institución 1 1.1.1. Nombre de la institución. 1 1.1.2. Tipo de institución 1 1.1.3. Ubicación geográfica 1 1.1.4. Visión. 1 1.1.5. Misión. 1 1.1.6. Políticas 2 1.1.7. Objetivos. 2 1.1.8. Metas. 4 1.1.9. Estructura organizacional. 5 1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros 6 1.2. Técnicas utilizadas para efectuar el diagnostico. 7 1.3. Lista de carencias 8 1.4. Cuadro de análisis y priorización de problemas. 9 1.5. Datos de la institución beneficiada. 14 1.5.1. Nombre de la institución 14 1.5.2. Tipo de institución 14 1.5.3. Ubicación geográfica 14 1.5.4. Visión. 14 1.5.5. Misión. 14 1.5.6. Políticas. 14 1.5.7. Objetivos. 14 1.5.8. Metas. 14 1.5.9. Estructura organizacional 14 1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros). 15 1.6. Lista de carencias. 16 1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas 17 1.8. Análisis de viabilidad y factibilidad. 28 1.9. El problema seleccionado 30 1.10 Solución propuesta como viable y factible. 30

CAPÍTULO II 31 PERFIL DEL PROYECTO 31 2.1. Aspectos generales. 31 2.1.1. Nombre del proyecto. 31 2.1.2. Problema. 31 2.1.3. Localización. 31 2.1.4. Unidad Ejecutora. 31 2.1.5. Tipo de proyecto. 31 2.2. Descripción del proyecto. 31 2.3. Justificación. 32 2.4. Objetivos del proyecto. 32 2.4.1. Generales. 32 2.4.2. Específicos. 33 2.5. Metas. 33 2.6. Beneficiarios. 34 2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 34 2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto. 34 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 35 CAPÍTULO III. 37 PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 37 3.1. Actividades y resultados. 37 3.2. Productos y logros. 39 CAPITULO IV 72 PROCESO DE EVALUACIÓN. 72 4.1. Evaluación del diagnóstico. 72 4.2. Evaluación del perfil. 74 4.3. Evaluación de la ejecución. 76 4.4. Evaluación final. 77 CONCLUSIONES. 79 RECOMENDACIONES 80 BIBLIOGRAFIA 81 APENDICE 82 ANEXO 90PEN (lancasteriana)

i

INTRODUCCION

El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de Licenciatura

en Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de Humanidades, en la

Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la socialización y aplicación de

las experiencias de aprendizaje obtenidas a lo largo de los cursos trabajados durante

cuatro semestres. Es a través del EPS que logra el estudiante la posibilidad de

convertirse en agente de cambio dentro del ámbito de la administración educativa.

Dicho ejercicio profesional se realiza para que el futuro profesional mejore la calidad

en el desempeño de su función como administrador, mediante un trabajo pedagógico

organizado, científico y técnico, que permita al estudiante de la universidad

proyectarse socialmente en la realización de tareas de administración, docencia,

investigación y servicio.

El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS) fue realizado en la Dirección

Departamental de Educación del Alta Verapaz, con sede en la ciudad de Cobán

como Institución patrocinante y en la Coordinación técnica administrativa de los

distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz con sede en el

municipio de Cobán, como institución beneficiada, durante el periodo

correspondiente del mes del Julio al mes de Octubre del año dos mil ocho, el cual se

desarrolló en cuatro etapas, la cuales se describen a continuación de forma general:

a) Diagnóstico institucional: consistió en la recopilación de información sobre la

dirección departamental de Educación de Alta Verapaz con sede en la ciudad de

Cobán y de la Coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números:

16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz, con el objetivo de identificar, priorizar y definir

un problema a la vez realizar el análisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas

de solución identificadas. Una vez identificado y priorizado el problema en la

institución beneficiada se pretende solucionar dicho problema a través de

elaboración de un documento que contenga instrumentos que brinden una solución

de necesidades administrativas de la coordinación.

b) Formulación del perfil de proyecto: consistió en definir claramente los elementos

que caracterizan el proyecto seleccionado tomando en cuenta la problemática

observada en el la institución beneficiada para definir y establecer el nombre un

ii

proyecto que ayude a mejorar la tarea administrativa en la institución , en este caso

se hizo énfasis en los procedimientos administrativos de los directores de la

mencionada coordinación quienes son los principales beneficiarios y responsables de

la aplicación del manual en favor de la comunidad educativa que dirigen, asimismo

las fuentes de financiamiento de la elaboración del manual el cual incluye una

fundamentación teórica basada en leyes y normas que rigen la educación en

Guatemala.

c) Ejecución: Consistió en la realización detallada de las actividades previstas,

teniendo en cuenta un margen de flexibilidad debido a que en el desarrollo de las

mismas surjan acontecimientos inesperados.

d) Evaluación: esta consistió en la verificación de los logros alcanzados durante cada

una de las etapas del Ejercicio Profesional Supervisado y una evaluación general,

que engloba los resultados obtenidos de forma general.

Luego de la ejecución de cada una de estas etapas, se procedió al análisis de

los resultados obtenidos en cada una, deduciendo así las conclusiones y

recomendaciones.

La realización del Ejercicio Profesional Supervisado permitió aplicar las

técnicas y herramientas adquiridas en los cursos de formulación de proyectos y la

propedéutica propiamente dicha, siendo en su mayoría de manera activa y

participativa dentro del contexto de la Dirección Departamental de Educación.

Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografía

y los apéndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el EPS,

para recopilar la información que sirvió de base para la estructura del presente

informe.

1

CAPITULO I DIAGNOSTICO

1.1 Datos generales de la institución 1.1.1 Nombre de la institución: Dirección Departamental de Educación sede departamental de Cobán, Alta Verapaz

1.1.2 Tipo de institución: Semiautónoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de

decisiones para equilibrar en las contrataciones de Técnicos Auxiliar 1 y 2

bajo el renglón 011 y 021. Reubicaciones de personal docente y

administrativo postulaciones, creaciones, cierre y traslado de

establecimiento.

1.1.3. Ubicación geográfica: La Dirección Departamental de Educación esta ubicada en la 1ª. Calle

5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz.

1.1.4 Visión de la institución: Formar ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos,

orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo

integral, con principios, valores y convicciones que fundamentan su

conducta.

1.1.5 Misión de la institución:

Somos una Institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de

oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que

aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y

comprometida con una Guatemala mejor.1

1. Ministerio de Educación, Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales, Octubre 1998.

2

1.1.6 Políticas de la Institución: 1.1.6.1 Políticas Generales.

Avanzar hacia una educación de calidad

Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los

niños y niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.

Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar.

Fortalecer la educación bilingüe Intercultural.

Implementar un modelo de gestión transparente que responda a las

necesidades de la comunidad educativa.

1.1.6.2 Políticas Transversales.

Aumento de la inversión educativa

Descentralización,

Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo

nacional.2

1.1.7 Objetivos.

Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares

respondan a las características, necesidades y aspiraciones de cada uno de

los pueblos que conforman nuestro país.

Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con

equidad, pertinencia cultural y lingüística.

Implementar programas y mecanismos con énfasis en la niñez en situación de

pobreza extrema y pobreza, que aseguren el derecho y la obligación de recibir

la educación inicial, preprimaria, primaria y básica, dentro de los límites de

edad que fija la ley. Se incrementarán las acciones para asegurar que el

estudiante concluya el ciclo correspondiente.

2. www.mineduc.gob.gt

3

Fomentar la cultura y cosmovisión de los pueblos indígenas por medio del

fortalecimiento de una educación pertinente, bilingüe y multicultural que se

incorpore a un mundo global.

Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y

pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que

permita a los egresados del sistema incorporarse al diálogo en contextos

multiculturales y globalizados. Estimular la participación social en la

transformación educativa, con procesos claros, democráticos y

descentralizados, que incorporen el proceso educativo al quehacer

comunitario.

Promover el aumento de la inversión del sistema escolar, que permita

financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas

comprometidas a nivel

Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realización de

un proceso de descentralización del sistema educativo. Un elemento

fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales

de educación, lo cual contribuirá a la transparencia de la política educativa.

Promover un programa específico que busque el fortalecimiento de la

auditoría social, que incluye la capacidad de construir propuestas, el

monitoreo y la evaluación.

Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y

pertinencia del servicio en todos los niveles, con visión de largo plazo.3

3. Información: Manual de Supervisión Escolar, Dirección Departamental de Educación

4

1.1.8 Metas de la institución:

Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes áreas de la

educación.

Dotar a los alumnos y docentes de materiales educativos y equipo educativos.

Verificación de la calidad de visitas y monitoreo de los establecimientos

educativos

Emitir nombramientos del renglón 011 y contratos del renglón 021.

Implementación de carreras técnicas (informática, turismo, diseño grafico, etc.)

Homologación y certificación de carreras.

Certificación del PEI.

Docentes beneficiadas con el programa del Bienestar Magisterial.

Alumnos beneficia con el programa de becas y subvenciones.

Docentes beneficiados con el programa de bono por ruralidad.

Alumnos beneficiados con el programa de gratuidad educativa.

Personal capacitado de educación bilingüe.

Población beneficiada mediante la implementación del modelo EBI y Currículo

por pueblos.

Implementar el proceso de reestructuración en la Dirección Departamental.

Procesos sustantivos transferidos a la Dirección Departamental (Recursos

humanos, programas y adquisiciones, supervisión y planificación educativa).

Implementación del modelo de apoyo a la gestión escolar.4

4. Informe de avances, agenda educativa, Dirección Departamental de Educación, Cobán, A.V.

5

1.1.9 Estructura Organizacional.

Director Departamental de Educación

Asesoría Jurídica

Secretaria

Oficina de Servicio a la comunidad (OSC)

Unidad de Desarrollo Educativo (UDE)

Unidad de Desarroll0o Administrativo (UDA)

Unidad de Planificación y Administración Financiera (UDAF)5

DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN

Asesoría Jurídica

Planificación Educativa

Auditoría Interna

Comunicación Social

Sub-Dirección Administrativa Financiera

Departamento de Recursos Humanos

Departamento Administrativo

Sub-Dirección de Fortalecimiento a la

Comunidad Educativa

Departamento de Coordinación de Programas de

Apoyo

Departamento de Organización

Escolar

Sub-Dirección Técnico Pedagógica

Análisis Documental

Inventario

Operaciones de Caja

Registro y Seguimiento

presupuestario

Reclutamiento y Selección de

Personal

Gestión y Desarrollo de Personal

JADO

Adquisiciones

Atención al Público

Departamento Financiero

Determinación de la Demanda

Infraestructura Escolar

Almacén

Servicios Generales

Departamento de Asistencia

Pedagógica y Dirección Escolar

Departamento Aseguramiento de la

Calidad

Departamento de Entrega Educativa

Investigación y Evaluación Pedagógica

Acreditación y Certificación Proyectos Educativos

Institucionales

Educación Escolar

EducaciónExtraescolar

CapacitaciónDocente

JCP

Desarrollo Magisterial

Página 1

Estructura Organizativa PropuestaDirección Departamental Tipo C

jueves, 03 de julio de 2008

Elaborado por: Coordinación de Direcciones Departamentales

Informática

Desarrollo Institucional

5. Manual de Operaciones de la Dirección Departamental, Cobán, A.V. Ministerio de Educación, 2008.

Fuente: Unidad de recursos humanos de la Dirección Departamental, Cobán, A.V

6

1.1.10 Recursos: (Humanos, Físicos, Financieros)

Humanos:

Personal Administrativo: 107 servidores públicos administrativos,

distribuidos en las diferentes dependencias internas de la Dirección

Departamental de Educación

Usuarios: Todos los docente y administradores de los sectores públicos y

privados de los niveles preprimaria, primario y medio.

Personal Operativo: 10 conserjes Físicos: La Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz esta ubicada en la

1ª. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz,

cuenta con un edificio propio, teniendo los siguientes ámbitos

Siendo sus siguientes ambientes: 6

No. Ambientes Cantidad

1. Oficinas 15

2. Salón para aulas 01

3. Sanitarios ( femenino, masculino) 04

4 Parqueo para vehículos 01

No.

Descripción del mobiliario, equipo y materiales

Cantidad

1. Escritorios de oficina 107 2. Sillas 150 4. Computadoras 80 5. Pizarrón 20 7. Archivadores 42 8. Teléfonos fax 02 9. Extensiones telefónicas 57

10. Fotocopiadoras 02 11. televisores 03

6. Información proporcionada por el encargado de inventarios de la Dirección Departamental de Educación, Cobán, Alta Verapaz.

7

Financieros: El presupuesto para el funcionamiento de la coordinación es asignada por el

Ministerio de Educación, la cual asciende a Q.3231000,000.00 (trescientos

veintitrés millones de quetzales), las cual es administrada por la Unidad de

Apoyo financiero de la Dirección Departamental UPAF, y otras instituciones

gubernamentales y no gubernamentales así como programas que apoyan al

sector educativo en el departamento.

1.2. Técnica utilizada para el diagnóstico

Para poder especificar las técnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que

se indique el proceso en que se ejecutó el mismo, por lo que a continuación se

presenta el orden en que se realizó el diagnostico.

Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institución,

a este paso se le llama detección, para lo cual se utilizaron las siguientes

técnicas:

- Lluvia de ideas

- Interrogatorio

- Observación

12. Retroproyectores 05 13. Equipo de Amplificación 01 14. Maquina de escribir 12 15. Impresoras 20

8

1.3 Lista de carencias

Con las técnicas mencionadas se logró un listado de problemas:

1. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.

2. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los

trámites administrativos

3. No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos

adecuadamente.

4. Los administradores desconocen gran parte documentos sobre educación.

5. No se cuenta con suficiente material educativo sobre trámites administrativos.

6. No hay adecuados canales de comunicación entre administradores e interesados.

7. Poca voluntad del administrador para darle solución a los trámites administrativos.

8. No se atiende adecuadamente a los usuarios.

9. Poca relación con la comunidad educativa y otras instituciones.

10. Poca asignación presupuestaria para la institución.

11. Poco conocimiento sobre administración pública.

12. Mala administración de los recursos del Estado.

13. Personal poco preparado.

14. Poca aplicación de las relaciones humanas.

1.4 Cuadro de Análisis y priorización de problemas

Seguidamente se procedió a seleccionar un problema por cada grupo de carencias y

tratando de proponer opciones de solución por cada uno de los problemas, tomando

en cuenta los factores que los producen. Esto se logro durante una reunión de

trabajo en donde participó un representante del director departamental, personal

administrativo y coordinadores técnicos administrativos de algunos sectores del

departamento de Alta Verapaz, siendo el Jueves 07 de Agosto de 2008.

9

Problemas Factores que los producen Soluciones

1. Desconocimiento

sobre procedimientos

administrativos en las

coordinaciones

técnicas

administrativas.

1. Los directores no leen lo

suficiente sobre procedimientos

administrativos.

2. No conocen los procedimientos

que se tienen que seguir para

darle solución a los trámites

administrativos.

3. No existe un documento que

orienten los procedimientos

administrativos adecuadamente.

4. Los administradores

desconocen gran parte

documentos sobre educación.

1. Organizar talleres de

sensibilización dirigido a

directores sobre el conocimiento

de documentación educativa.

2. Organizar un taller de

socialización dirigido a

directores sobre procedimientos

administrativos.

3. Elaborar un manual de

procedimientos administrativos.

4. Elaborar una compilación de

documentos que apoyen la

administración educativa.

2. Retraso en la

resolución de trámites

administrativos.

1. No se cuenta con suficiente

material educativo sobre trámites

administrativos.

2. No hay adecuados canales de

comunicación entre

administradores e interesados.

3. Negligencia o poca voluntad del

administrador para darle solución a

los trámites administrativos.

1. Elaborar una compilación

sobre documentos que apoyen

y agilicen la solución de

trámites administrativos.

2. Organizar cursos de

relaciones humanas.


sensibilización sobre la atención

Correcta atención a los usuarios

de la institución.

3. Malas relaciones

Humanas entre el

personal o

incomunicación.

1. No se atiende adecuadamente a

los usuarios.

2. No hay adecuados canales de

comunicación entre servidores y

usuarios.

3. Poca relación con la comunidad


sensibilización sobre relaciones

humanas.

2. Organizar un sistema de

información interinstitucional.

3. Diseñar un programa de

10

educativa y otras instituciones. proyección a la comunidad.

4. Insuficiente

mobiliario y equipo

1. Poca asignación presupuestaria

para la institución.

3. Gestionar apoyo sobre

mobiliario y equipo en otras

instancias.

5. Insuficiente

presupuesto para

cubrir las necesidades

de la población

educativa.

1. Poco conocimiento sobre

administración pública.

2. Mala administración de los

recursos del Estado.

1. Organizar cursos sobre

administración publica.

2. Establecer mecanismos que

mejoren la administración de los

recursos del Estado.

6. Mala atención a los

usuarios.

1. Personal incompetente.

2. Pocas relaciones humanas.

1. Contratar personal preparado

adecuadamente para cada

dependencia de la Dirección

Departamental de Educación

2. Organizar un taller de

sensibilización sobre relaciones

humanas dirigido a los

servidores públicos.

11

MATRIZ DE PRIORIZACION

Después de la detección de problemas en base a las carencias detectadas en la

institución se realiza la priorización de los problemas utilizando la técnica matriz de

priorización, siendo el siguiente procedimiento:

• Se realizó una reunión de trabajo en donde participó un representante del director

departamental, personal administrativo y coordinadores técnicos administrativos

de algunos sectores del departamento de Alta Verapaz el día viernes 08 de

Agosto de 2008, conforme el ordenamiento por pares de los problemas

detectados, se anotó la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz,

cada uno de los problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de

los puntos listados.

• Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anotó el problema

elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones

dadas.

Al completar el cuadro se sumó el número de veces en que cada problema se repite,

el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el numero uno

y así sucesivamente, conforme orden de prioridad.7

7. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. Guatemala. 1998. p.29

12

PROBLEMAS O NECESIDADES

1 D

esco

noci

mie

nto

sobr

e pr

oced

imie

ntos

adm

inis

trativ

os

en

las

coor

dina

cion

es

técn

icas

adm

inis

trativ

as.

2.

Ret

raso

en

la

re

solu

ción

de

trá

mite

s

adm

inis

trativ

os.

3.

Mal

as r

elac

ione

s H

uman

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ntre

el

pers

onal

o

inco

mun

icac

ión.

4. I

nsuf

icie

nte

mob

iliar

io y

equ

ipo

5.

Insu

ficie

nte

pres

upue

sto

para

cu

brir

las

nece

sida

des

de la

pob

laci

ón e

duca

tiva.

6. M

ala

aten

ción

a lo

s us

uario

s.

1. Desconocimiento sobre

procedimientos

administrativos en las

coordinaciones técnicas

administrativas.

1

1

1

1

1

2. Retraso en la resolución

de trámites administrativos.

1

2

2

2

2 3. Malas relaciones

Humanas entre el personal o

incomunicación.

1

2

3

3

6

4. Insuficiente mobiliario y

equipo

1

2

3

5

6 5. Insuficiente presupuesto

para cubrir las necesidades

de la población educativa.

1

2

3

5

6

6. Mala atención a los

usuarios.

1

2

6

6

6

13

Numero de problema y cantidad de votos

PRIORIDAD

PROBLEMA

1 = 10 PRIORIDAD 1 Desconocimiento sobre procedimientos administrativos en las coordinaciones técnicas administrativas.

2 = 8 PRIORIDAD 2 Retraso en la resolución de trámites administrativos.

6 = 6 PRIORIDAD 3 Mala atención a los usuarios.

3 = 4 PRIORIDAD 4 Malas relaciones Humanas entre el personal o incomunicación.

5 = 2 PRIORIDAD 5 Insuficiente presupuesto para cubrir las necesidades de la población educativa.

Por prioridad se sugiere apoyar a una de las Coordinaciones Técnicas

Administrativas de Alta Verapaz, por ser estas las dependencias que atienden a la

mayoría de la población educativa y que cuenta con mayor numero de directores y

docentes bajo su mando, en este caso nos enfocaremos específicamente a la

coordinación de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio

de Cobán, departamento de Alta Verapaz, por ser una de las que goza de amplitud

en atención educativa.

14

1.5. Datos de la institución beneficiada.

1.5.1. Nombre de la institución: Coordinación técnica administrativa distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

1.5.2. Tipo de institución:

Administrativo- educativo

1.5.3. Ubicación geográfica: Centro Educativo Municipal “CEM”, Kilometro 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz.

1.5.4. Visión

1.5.5. Misión. 1.5.6. Políticas. 1.5.7. Objetivos. 1.5.8. Metas. NOTA: La Coordinación Técnica Administrativa, no cuenta con una visión, misión, políticas, metas y objetivos, porque trabaja para en base las mismas que maneja la Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz y el Ministerio de Educación de Guatemala. 1.5.9. Estructura organizacional8

DIRECTOR DEPARTAMENTAL DEL EDUCACION DE ALTA VERAPAZ

Coordinador Técnico Administrativo Secretario

Directores

Docentes

8. Manual de Funciones de la Coordinación Técnica Administrativa

15

1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros) 1.5.10.1 Recursos Humanos: Personal administrativo: 1 Coordinador Técnico Administrativo 1 Secretario Personal a cargo del CTA: 48 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria 1.5.10.2 Recursos Físicos de la coordinación9

No. Ambientes Cantidad 1. Despacho 1 2. Secretaria 1

1.5.10.3 Recursos Materiales:

No. Descripción del equipo, mobiliario y materiales Cantidad 1 Escritorios de oficina 3 2 Sillas 6 3 Computadora 2 4 Archivadores 2 5 Máquina de escribir 1 6 Librera 1

1.5.10.4 Recursos Financieros:

La Coordinación Técnica Administrativa no cuenta con fondos propios, las

necesidades básicas como por ejemplo papelería y suministros varios, son

obtenidos a través de vales o envíos cubiertos por la Dirección Departamental

a través de la Unidad de Apoyo Financiero.

1.6 Técnica utilizada para el diagnóstico Para poder especificar las técnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que

se indique el proceso en que se ejecutó el mismo, por lo que a continuación se

presenta el orden en que se realizó el diagnostico.

9. Información proporcionada por el encargado de inventarios de la Coordinación Técnica Administrativa.

16

Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institución,

a este paso se le llama detección, para lo cual se utilizaron las siguientes

técnicas:

- Lluvia de ideas

- Interrogatorio

- Observación

Para la priorización se utilizó la técnica de los números para el primer momento de la

priorización para que luego de detectar problemas, quedaran únicamente cinco para

ordenarlos de acuerdo a la técnica de priorización por objetivos de la Coordinación

Técnica Administrativa y de Ministerio de Educación.

1.7 Lista de carencias.

Para obtener el listado de carencias de la Coordinación técnica administrativa distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 fue necesario realizar una reunión con el personal para que a través de la técnica de la lluvia de ideas se orientara el apoyo a la institución de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, extensión Cobán, Alta Verapaz, en relación a su objetivo, teniendo como listado de problemas o necesidades las siguientes:

1. Poca lectura de documentos administrativos.

2. Poco interés por parte de los directores para Informarse sobre el llenado de

documentos.

3. No se cuenta con un manual o guía para el llenado de documentos administrativos.

4. Poco conocimiento sobre registros y controles.

5. No se cuenta con documentos que orienten el uso de registros y controles.

17

6. En las instalaciones del Centro educativo municipal funcionan varias dependencias del

Ministerio de Educación.

7. El espacio que ocupa la coordinación técnica administrativa es muy reducido.

8. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.

9. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los

trámites administrativos.

10. No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos

adecuadamente.

12. Mala comunicación entre personal administrativo y docente de la coordinación.

13. Poco respeto a la jerarquía operacional de la coordinación.

14. Poca practica valores entre personal administrativo y docente de la coordinación

1.8 Cuadro de análisis y priorización de problemas.

Para realizar el análisis de los problemas en base a las carencias identificados en la

institución se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron que problemas

producen dichos los factores y sus posibles soluciones.

Problemas Factores que lo producen Soluciones

1. Deficiencia en el llenado de documentos administrativos.

1. Poca lectura de documentos administrativos. 2. Poco interés por parte de los directores para Informarse sobre el llenado de documentos. 3. No se cuenta con un manual o guía para el llenado de documentos administrativos.

1. Elaboración de un documento que compile de documentos administrativos. 2. Ejecución de un taller de capacitación sobre el llenado de instrumentos administrativos. 3. Elaboración de una guía o manual sobre el llenado de documentos administrativos

2. Insuficientes conocimientos

1. Poco conocimiento sobre registros y controles.

1. Elaboración de un manual sobre registros y controles

18

sobre registros y controles administrativos.

2. No se cuenta con documentos que orienten el uso de registros y controles.

utilizados en la administración educativa. 2. Elaborar una compilación de registros y controles.

3. Insuficiente físico en la coordinación técnica administrativa.

1. En las instalaciones del Centro educativo municipal funcionan varias dependencias del Ministerio de Educación. 2. El espacio que ocupa la coordinación técnica administrativa es muy reducido

1. Descentralización de las dependencias del Ministerio de educación. 2. Ampliar el espacio físico de la coordinación. 3. Reubicar la coordinación en un espacio más amplio.

4. Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de directores de la Coordinación Técnica Administrativa.

1. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos. 2. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los trámites administrativos. 3. No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos adecuadamente.

1. Organizar talleres de sensibilización dirigido a directores sobre el conocimiento de documentación educativa. 2. Organizar un taller de socialización dirigido a directores sobre procedimientos administrativos. 3. Elaborar un manual de procedimientos administrativos.

5. Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y personal docente.

1. Mala comunicación entre personal administrativo y docente de la coordinación 2. Poco respeto a la jerarquía operacional de la coordinación. 3. Poca practica valores entre personal administrativo y docente de la coordinación

1. Organizar un taller de sensibilización sobre el tema de “Relaciones Interpersonales” 2. Elaboración de un manual de funciones para la coordinación. 3. Elaborar un organigrama funcional para la coordinación.

19

La priorización se realizó utilizando la técnica de matriz de priorización, la que se

presenta a continuación.

MATRIZ DE PRIORIZACION

Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica

matriz de priorización, siendo el siguiente procedimiento:

• Reunión con profesionales de la Coordinación Técnica Administrativa distritos

escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 el día 20 de Agosto de 2008. Priorizar a

través de preguntas directas a los profesionales de la Institución, y conforme el

ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anotó la parte de

arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada

cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.

• Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anotó el problema

elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones

dadas.

• Al completar el cuadro se sumó el número de veces en que cada problema se

repite, el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el

numero uno y así sucesivamente, conforme orden de prioridad.101

10. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. Guatemala. 1998. p.29

20

NECESIDADES

1.

D

efic

ienc

ia

en

el

llena

do

de

docu

men

tos

adm

inis

trativ

os.

2.

Insu

ficie

ntes

co

noci

mie

ntos

so

bre

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stro

s y

cont

role

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min

istra

tivos

.

3.

In

sufic

ient

e es

paci

o fís

ico

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la

coor

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ción

técn

ica

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trativ

a.

4.

D

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noci

mie

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proc

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tivos

por

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a.

5.

D

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rper

sona

les

entre

pe

rson

al

adm

inis

trativ

o y

pers

onal

doc

ente

.

1. Deficiencia en el llenado

de documentos

administrativos.

1

1

4

5

2. Insuficientes

conocimientos sobre

registros y controles

administrativos.

2

2

4

2

3. Insuficiente espacio

físico en la coordinación

técnica administrativa.

1

2

4

3

4. Desconocimiento sobre

procedimientos

administrativos por parte de

directores de la Coordinación

Técnica Administrativa.

4

4

4

5

5. Deficientes relaciones

interpersonales entre

personal administrativo y

personal docente.

5

2

5

4

21

4 = 7 PRIORIDAD 1 Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de directores de la Coordinación Técnica Administrativa.

2 = 5 PRIORIDAD 2 Insuficiente espacio físico en la coordinación técnica administrativa.

5 = 4 PRIORIDAD 3 Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y personal docente.

1 = 3 PRIORIDAD 4 Deficiencia en el llenado de documentos administrativos.

3 = 1 PRIORIDAD 5 Insuficiente físico en la coordinación técnica administrativa.

LUGAR: Cobán Alta Verapaz

FECHA: Agosto 14 de 2008

Definición del problema o necesidad La definición del problema o necesidad a resolver se realizó a través de la grafica del

árbol de problemas y árbol de objetivos, en el cual se detectaron las principales

causas y efectos del problema así como las situaciones insatisfechas y las

alternativas de solución del mencionado problema.

La definición del problema consiste en establecer las causas y los efectos del

problema priorizado, por lo cual nos planteamos las siguientes preguntas:

Para las causas: ¿Por qué los directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04

Tienen poco conocimiento sobre procedimientos administrativos?.

Para los efectos: ¿En que afecta el poco conocimiento de procedimientos administrativos a los

directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04?.

Este procedimiento tiene por objeto convertir las causas consideradas como

situaciones negativas en el arbol de problemas a situaciones positivas en el arbol de

objetivos, los cuales nos serviran de base para la busqueda de opciones de solucion

22

al mencionado problema. Remover esas causas es el gran objetivo de todo

proyecto.112

ÁRBOL DE PROBLEMAS

Técnica causa y efecto.

11. PNUD. Metodologías y técnicas especificas para la formulación y evaluación de proyectos en la esfera de la educación. Modulo II. Costa Rica. 1993. p.63

Poco conocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los directores de los distritos de la Coordinación Técnica Administrativa distritos escolares números 16-01-03 y 16-01-04

Incapacidad de darle seguimiento a los trámites por ignorancia de la legislación educativa.

Inversión de mas recursos para la solución de de tramites administrativos.

Tramites inconclusos o llevan mas tiempo en resolverse por la incapacidad de los directores.

Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.

No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solución a los trámites administrativos.

No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos adecuadamente.

EFECTOS

CAUSAS

23

El árbol de objetivos Un instrumento sencillo y útil para la visualización de alternativas de solución a un

problema es el Arbol de Objetivos, o Arbol de Medios - Fines. Como el Arbol del

Problema era una secuencia encadenada de abajo-arriba de causas-efectos, el árbol

de objetivos será el flujo interdependiente de medios-fines.

Para su construcción, basta "invertir" cada una de las causas y efectos detallados en

el árbol del problema. Así, si el problema era carencia, la solución será suficiencia.

Es como si dijéramos que el Arbol del Problema es el "negativo" de la película y su

manifestación en contrario el "positivo" o revelado, es decir, el "Arbol de Objetivos".

Una vez verificada la lógica y la pertinencia del árbol de objetivos, se dispone de

referencias adecuadas para la búsqueda y planteamiento de alternativas para

resolver el problema. Los "medios fundamentales" son los del nivel inferior:

constituyen las "raíces" del árbol y en torno ellos se deberán procurar las alternativas.

Para cada base del árbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar

creativamente una acción que lo concrete efectivamente en la práctica. Se busca

contestar la pregunta: ¿Cuáles son las estrategias o acciones que posibilitan los

medios inferiores del árbol de objetivos?.

24

ÁRBOL DE OBJETIVOS

Fortalecimiento en materia de procedimientos administrativos a los directores de la Coordinación Técnica Administrativa de los distritos escolares números 16-01-03 y 16-01-04

Agilización y seguimiento de los trámites en base a la legislación educativa.

Optimización de los recursos durante la búsqueda de soluciones a los trámites administrativos.

Concluir y darle solución a los trámites en el menor tiempo posible.

Actualización de los directores en materia de legislación educativa

Actualización de los directores en materia de procedimientos administrativos

Elaboración de un manual de procedimientos administrativos.

25

Enseguida, cada acción propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos:

i) Estimar su nivel de incidencia en la solución del problema.

ii) Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible.

iii) Verificar en forma preliminar la factibilidad (física, técnica, presupuestaria,

institucional, cultural) de las acciones propuestas.

iv) Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar

las que sean complementarias. Cada agrupación de acciones

complementarias podrá configurar una alternativa.

Si en la verificación de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas como

alternativas no son excluyentes, entonces es bien probable que ambas se refuercen

para el cumplimiento del resultado esperado. Por lo tanto, deberían considerarse

como componentes complementarios de la alternativa planteada.

La técnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se

pueden atender y constituirse en objetivos del posible proyecto, contribuyendo así a

resolver una parte de la problemática identificada en la Institución

Identificación de alternativas de proyectos.

Identificar alternativas de solución de proyectos por medio de la técnica de

estrategias consistió en anotar del lado izquierdo las causas en forma negativa o

situación insatisfecha y al otro extremo derecho las causas en forma positiva o

situación satisfecha, para llenar la información fue necesario plantearse la pregunta:

¿Qué puedo hacer para convertir la situación insatisfecha en situación satisfecha?

Las sugerencias se dieron a través de la técnica lluvia de ideas y se anotaron en el

espacio central. A continuación se presenta la información.

26

ESTRATEGIAS DE TRABAJO

SITUACION INSATISFECHA

ESTRATEGIAS SITUACION SATISFECHA

INCAPACIDAD DE DARLE

SEGUIMIENTO A LOS

TRÁMITES POR IGNORANCIA

DE LA LEGISLACIÓN

EDUCATIVA

Elaboración de un

compendio de documentos

sobre legislación educativa

Agilización y seguimiento de los trámites en base a la legislación educativa.

INVERSIÓN DE MAS

RECURSOS PARA LA

SOLUCIÓN DE DE TRAMITES

ADMINISTRATIVOS

Ejecución de un taller de

sensibilización sobre la

optimización de los recursos

Optimización de los recursos

durante la búsqueda de

soluciones a los tramites

administrativos TRAMITES INCONCLUSOS O

LLEVAN MAS TIEMPO EN

RESOLVERSE POR LA

INCAPACIDAD DE LOS

DIRECTORES

Elaboración de un manual de

procedimientos

administrativos para

directores.

Concluir y darle solución a

los tramites en el menor

tiempo posible auxiliándose

por el manual de

procedimientos

administrativos.

De acuerdo a la información obtenida en la técnica de estrategias se identificaron las

siguientes alternativas de solución:

No. Alternativa de solución como idea proyecto.

1 Elaboración de un compendio de documentos sobre legislación educativa.

2 Ejecución de un taller de sensibilización sobre la optimización de los recursos.

3 Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para directores.

De acuerdo a la información del cuadro anterior se procedió al llenado de una ficha

técnica por cada idea proyecto, y así poder ayudar al proceso de análisis de

viabilidad y factibilidad.

27

La ficha técnica consistió en la concretización de la idea del proyecto, se incluyo una

estimación aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se obtiene la

información acerca de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado

de la inversión, fuente probable de financiamiento, etc.

La ficha técnica

Consiste en la concretización de la idea del proyecto, se incluye una estimación

aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se debe tener la información

acerca de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la

inversión, fuente probable de financiamiento, etc.

La ficha técnica del proyecto, es aquella que nos permite una información general de

los datos mas importantes del proyecto, en tal sentido, nos da una ubicación global

sobre la relevancia del mismo. La ficha se amplia en información en la medida en

que el proyecto avanza en niveles de profundidad, es decir, en l identificación, sus

datos son mas pobres que en su nivel de perfil.

Con la presenta técnica se establece la pre factibilidad para considerar un estudio

de inversión para realizar un perfil, requiere de estudios más metódicos

disminuyendo así el riesgo de la decisión. Se analizan y seleccionan las opciones

más convenientes par el manejo de materiales, tamaño, insumos sustituibles,

sistemas de transportes, capacidad financiera de los inversionistas y aspectos

administrativos legales del proyecto.

28

1.9 Análisis de factibilidad y viabilidad

La realización del Análisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una

de las alternativas de solución sea rentable y sostenible, que no exista ningún

obstáculo para su ejecución ya que la Alternativa de Solución debe cumplir

con todos los criterios que se formulen para que se de solución al problema

detectado.

Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solución se

siguió el siguiente Proceso:

Habiendo establecido las alternativas de solución para el problema

seleccionado se procedió a llenar una Ficha Técnica por cada alternativa, lo

que permite concretizar la idea del Proyecto, en la que se incluye información

general como beneficiarios, la localización para la ejecución del proyecto, la

inversión aproximada que se hará para resolver el problema y los resultados

a obtener.

Para finalizar con el proceso se aplicó la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad permitiendo así establecer la alternativa que reúne los criterios

positivos de rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningún obstáculo

para su ejecución,

La factibilidad: es mostrar que una idea puede materializarse en acciones

concretas.

La viabilidad: es impulsar concreción de una idea en acciones concretas

eliminando los obstáculos y restricciones que se presenten en el ambiente

cercano y lejano.

A continuación se presenta la técnica aplicada y sus respectivos resultados.

29

HERRAMIENTA PARA LA VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD DE UN PROYECTO EDUCATIVO.

No. NOMBRE DEL PROYECTO 1. Elaboración de un compendio de documentos sobre legislación educativa. 2. Ejecución de un taller de sensibilización sobre la optimización de los

recursos 3. Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para

directores.

No. PROYECTOS

1 2 3

No. CRITERIOS SI

NO

SI

NO

SI

NO

1 MERCADO: El proyecto es aceptado por la gente y que tenga la sostenibilidad.

x x x

2 TECNOLOGÍA: la función para la que fueconcebido el proyecto cuenta con los insumos para su ejecución.

x

x

x

3 ADMINISTRATIVO LEGAL: el dueño del proyecto tiene la experiencia y capacidad para hacerse cargo del mismo.

x

x

x

4 FINANCIERO: Existen los fondos para la ejecución del proyecto así como para su operación.

x

x

x

5 FISICO NATURAL: el suelo, el terreno, el clima son acordes a las características del proyecto.

6 ECONOMICA: Favorece a los intereses económicos de la nación, del departamento, del municipio y de la comunidad.

x

x

x

7 POLÍTICA: Puede darse la aprobación política requerida para la ejecución del proyecto.

x

x

x

8 SOCIAL: La ejecución y operación del proyecto afecta al grupo o grupos sociales en lo cultural, religioso, etc. en forma negativa.

x

x

x

9 JURÍDICA: Existe impedimento legal para la ejecución y operación del proyecto, derechos de propiedad, de paso, leyes de protección.

x

x

x

10 TÉCNICO: Se cuenta con la metodología y los expertos para el proyecto.

x

x x

5 4 4 5 7 2

30

INTERPRETACIÓN: Después de haber llenado la ficha de viabilidad y de

factibilidad, el problema detectado es factible y viable de solucionar a través de la

alternativa que reunió los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Número 3,

como mejor opción de solución al problema

Para finalizar con el Proceso se aplicó la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad

permitiendo así establecer la alternativa que reúne los criterios positivos de

rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningún obstáculo para su ejecución,

1.9 Problema Seleccionado juntamente con su solución propuesta.

Con toda la información anterior se concreto el propósito del diagnostico,

identificar un problema y determinar su alternativa de solución, Con el listado

de los cuatro problemas se procedió a la priorización

Utilizando la técnica de priorización por funciones quedando el problema

“Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los directores de la coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz”

1.10 Solución propuesta como viable y factible.

Luego de elaborar el árbol de problemas y objetivos con el uso de la técnica

de estrategias se identificaron tres alternativas de solución, por cada una se

lleno una ficha técnica, con estas fichas se realizo el análisis de viabilidad y

factibilidad se utilizo la técnica de herramientas para la viabilidad y factibilidad

de un proyecto educativo quedando como la mejor alternativa.

“Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para directores de la Coordinación Técnica Administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz”.

31

CAPITULO II

PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales.

2.1.1 Nombre del proyecto:

Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para directores

de la Coordinación Técnica Administrativa de los distritos escolares números:

16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

2.1.2 Problema a resolver:

Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los

directores de la coordinación técnica administrativa de los distritos escolares

números: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta

Verapaz.

2.1.3 Localización

Coordinación Técnica Administrativa distritos escolares números: 16-01-03 y

16-01-04 ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia

Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz

2.1.4 Unidad Ejecutora

• Dirección Departamental de Educación de Cobán, Alta Verapaz.

• Epesista.

2.1.5 Tipo de proyecto

Procesos administrativos

2.2 Descripción del proyecto

El proyecto consiste en el la elaboración de un Manual que facilita la

realización de los trámites y procedimientos administrativos que comúnmente

realizan los directores de las escuelas de preprimaria y primaria, el

mencionado manual contiene un listado de procedimientos, asimismo se

32

indica quienes son los responsables de ejecutar el procedimiento, los

requisitos que se deben satisfacer para tal tramite y una serie de

observaciones que complementan la información sobre cada tramite.

Dicho manual se sustenta en la legislación educativa de nuestro país, y se

complementa la información con una serie de documentos usuales en la

administración educativa, por lo cual primeramente se hizo una recopilación de

leyes educativas a través de páginas electrónicas principalmente del Ministerio

de Educación, se obtuvo un listado de los principales procedimientos

administrativos que realizan los directores, para luego estructurar el manual

con la información obtenida, así como la validación del documento para que

sea efectivo su empleo.

2.3 Justificación

Es parte de nuestra cultura como Guatemaltecos nuestra poca voluntad por

informarnos y actualizarnos en el ámbito profesional donde nos

desenvolvemos, la poca lectura y el poco interés sobre temas educativos es

un problema que comúnmente se observa en la mayoría de docentes y peor

aun en directores, quienes tienen la tarea importante de administrar a su

comunidad educativa. Con la elaboración de un manual de procedimientos se

busca proporcionarles a los directores herramientas útiles para agilizar y

buscarle soluciones a los trámites y procedimientos administrativos que se le

presentan durante su gestión como administrador educativo.

2.4 Objetivos del proyecto 2.4.1 Objetivos generales

• Fortalecer los procedimientos administrativos que realizan los directores

de los establecimientos educativos de los distritos escolares números:

16-01-03 y 16-01-04 a cargo de la coordinación técnica administrativa

del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

33

• Al finalizar el proyecto en tres meses se habrá apoyado a la

coordinación técnica administrativa de los distritos escolares números:

16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta

Verapaz, con un manual de procedimientos administrativos que

beneficie a los directores en su administración educativa.

2.4.2. Específicos.

2.4.2.1 Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para optimizar los recursos de la institución.

2.4.2.2 Agilizar y buscarle solución a los trámites administrativos de su comunidad educativa en el menor tiempo posible. 2.4.2.3 Orientar los procedimientos administrativos con base en la legislación educativa de Guatemala.

2.5. Metas.

2.5.1 Proveer de un manual de procedimientos administrativos con base en la

legislación educativa de Guatemala a los directores de la coordinación

técnica administrativa de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-

01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz,.

2.5.2 Taller de socialización realizado con presencia del coordinador técnico

administrativo y directores de los distritos escolares números: 16-01-03

y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de

Cobán, departamento de Alta Verapaz, para dar a conocer el manual de


34

2.6 Beneficiarios Directos:

• 1 Coordinador Técnico administrativo

• 48 Directores

Indirectos:

• A cada una de las comunidades educativas bajo la administración de

los distintos directores.

2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto Gestión por parte del Estudiante.

2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Ambientación y

preparación de condiciones

P E

2 Diagnóstico:

P E

3 Formulación del Proyecto a nivel de Perfil

P E

4 Ejecución del proyecto de E.P.S

P E

6 Elaboración del Marco Teórico

P E

7 Evaluación del E.P.S. y sus fase

P E

8 Elaboración del Informe Final

P E

35

2.9 Recursos (humanos, materiales, tecnológicos)

2.9.1 Humanos • Asesor • Epesista • Profesionales • Estudiantes

2.9.2 Materiales

• Hojas de papel bond • Lápices • Lapiceros • Folders • Fasteners • Correctores • Marcadores •

2.9.3 Tecnológicos

• Computadora • Impresora • Cds • USB

36

Administración financiera perfil

No. de Actividad LISTADO DE INSUMOS

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN DEL

ARTICULO

COSTO

UNITARIO

COSTO TOTAL

150 10 10 02 05 05

150 50 50 1

10

Fotocopias Lapiceros de colo negro Lapices Correctores Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Discos compatos empastados impresos Horas de internet

0.20 2.00 1.00

15.00 2.00 0.50 1.00

10.00 3.00.00 200.00

6.00

Q.30.00 Q.20.00 Q.10..0 Q.30.00 Q.10.00 Q2.50

Q.150.00 Q.500.00 Q.150.00 Q.200.00 Q.60.00

1,162.50

37

CAPÍTULO III.

PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 3.1 Actividades y resultados.

Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario

hacerle una revisión a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo

de la etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se revisó el Plan

de trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico

Institucional, para determinar la funcionalidad del proceso realizado

anteriormente y sobre todo en esta parte nos basaremos en la realización de

actividades para ejecutar el proyecto que se ha diagnosticado y perfilado

anteriormente.

No Actividades Resultados 1 Preparación de

condiciones Contar con los recursos económicos para iniciar la elaboración del documento de apoyo.

2 Recopilacion de informacion bibliografica

Consulta a diferentes referencias bibliográficas

3 Elaboracion de la primera version del documento

Se elaboro un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, así como un taller de socialización para dar a conocer el manual y el uso del mismo.

4 Validacion del documentos de herramientas tecnicas

Se valido un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, basado en la investigación y recopilación de legislación educativa como apoyo a las labores administrativas de los directores.

5 Correccion del documento

Se corrigió un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

38

6 Levantado de texto del documento

Se realizó el levantado de texto del manual sobre procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

7 Reproduccion del documento

Una reproducción de 50 ejemplares (en discos compactos) y 3 copias impresas

8 Elaboracion de un plan de capacitacion

Un plan de capacitación elaborado

9 Convocatoria Se convoco al coordinador técnico administrativo y a directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz

10 Realizacion del taller de capacitacion

48 Directores participantes. 01 Coordinador Técnico Administrativo

11 Evaluacion del proyecto

Se facilitó una encuesta al CTA y a los directores.

12 Elaboracion del informe final del proyecto

Un informe final de proyecto presentado.

39

3.2 Productos y logros

No. Productos Logros 1 Manual de

procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz

• Que tanto el coordinador técnico administrativo como los directores de los distritos números 16-01-03 y 16-01-04 A conocieran dicho manual y a la vez se les insta a utilizarlo como herramienta de apoyo a los procedimientos administrativos.

• Se actualizó a los directores sobre el conocimiento de procedimientos administrativos y la legislación educativa que es la base del presente manual.

• El presente documento es una herramienta efectiva para orientar a nuevos directores que asumen cargos administrativos en educación.

2 Plan de taller de socialización

• Preparación de condiciones para realizar un taller para socializar el manual.

3 Socialización del documento de apoyo a través de un taller.

• Se le entrego a cada director y al coordinador técnico administrativo un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista

40

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN DEPARTAMENTAL COBÁN, ALTA VERAPAZ

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA

DIRECTORES

COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS 16-01-03 Y 16-01-04

ALTA VERAPAZ

Augusto Hunahpú Bac Ac Epesista COORDINADOR TÉCNICO ADMINISTRATIVO

41

Universidad de San Carlos de Guatemala

FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DE LA COORDINACION

TECNICA ADMINISTRATIVA

Augusto Hunahpú Bac Ac

Guatemala, Octubre 2009

42

INDICE CONTENIDO PAGINA Presentación 01

Objetivos del manual 01

Normas y procedimientos que contiene trata el manual

02

Procedimientos administrativos 03

1. Permutas 04

2. Traslados 05

3. Licencia con goce de sueldo 06

4. Licencia sin goce de sueldo 08

5. Licencia sin goce de sueldo, para ocupar cargos de elección popular 09

6. Licencia para estudios 09

7. Descanso pre y post natal 10

8. Sanciones y despido 10

9. Suspensión por detención, aprehensión y prisión preventiva 12

10. Reintegro al puesto o cargo del servidor suspendido 13

11. Período de lactancia 14

12. Apertura de tienda escolar 15

13. Excursiones escolares 16

14. Organización de comités educativos COEDUCAS 17

15. Organización de juntas escolares 20

16. Organización y funcionamiento de asociaciones estudiantiles 23

17. Equivalencia del diploma de mecanógrafo por mecanografía del ciclo

básico

25

18. Ingreso de personal para cubrir plazas vacantes en establecimientos

educativos del sector oficial

26

19. Hoja de servicio 28

Referencias bibliográficas

29

Manual de procedimientos administrativos

43

PRESENTACIÒN El manual de procedimientos regula los campos de actuación y responsabilidad de

cada una de las personas que intervienen en un proceso, estableciendo qué es lo

que tienen que hacer, cómo lo tienen que hacer y cuándo lo deben hacer,

identificando la unidad o dependencia administrativa a la que éstos pertenecen en

este caso a la Coordinación técnica administrativa distritos numero 16-01-03 y 16-01-

04 de Alta Verapaz. Además establece los requisitos que el interesado que puede

ser cualquier miembro de la comunidad educativa debe de satisfacer para iniciar el

proceso (insumos, entradas). Por último se complementa el manual con información

sobre registros y controles.

Características del manual: El presente manual va dirigido específicamente a

administradores de centros educativos.

Objetivos del manual:

• Fortalecer los procedimientos del administrador educativo.

• Orientar a los miembros de la comunidad educativa sobre


• Servir como instrumento básico para la racionalización de funciones

y descripción de puestos.

• Permitir ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo y

evitando de esta manera la repetición de instrucciones.

• Delimitar las funciones que deben cumplir los puestos.

• Utilizarlo como medio de integración y orientación para el personal

de nuevo ingreso, facilitando así la adaptación a su nuevo trabajo.

• Proporcionar información a los trabajadores sobre sus actividades,

ubicación dentro de la estructura general de l organización y de la

línea de autoridad.

• Colaborar para la ejecución correcta de las labores encomendadas

al personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo.

1


44

• Fomentar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales.

• Proporcionar información adicional sobre registros y controles

administrativos.

Normas y procedimientos que trata el manual: Procedimientos: Indica la acción a realizar, asimismo el proceso a seguir para

lograr el objetivo del trámite.

Identificación del puesto responsable de realizar la actividad: Se acostumbra a

indicar el puesto de la persona responsable de realizar la actividad y no el nombre,

en la administración, son más permanentes los nombres de los puestos que los

nombres de las personas.

Las normas: Son la base constitucional, legal y normativa establecida sobre la cual

se apoyan los requisitos y pasos de cada uno de los procedimientos tratados en el

presente manual. Es muy importante revisar que los requisitos para realizar un

trámite estén en concordancia con lo que establece la ley, ya que de conformidad al

Artículo 5. de la Constitución Política de la República de Guatemala, referente a la

libertad de acción establece que: “Toda persona tiene derecho a hacer lo que la ley

no le prohíbe; no está obligada a acatar órdenes que no estén obligada a acatar

órdenes que no estén basadas en ley y emitidas conforme a ella....”, por lo que al

establecer los requisitos para realizar un determinado trámite es muy importante

tener presente lo que establece la normativa respectiva.

Requisitos: Indica los requisitos que el interesado debe satisfacer para iniciar el

proceso.

Observaciones: Complementa y aclara la información que se refiere a cada trámite

o procedimiento.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 1. Permutas.1 • Director del

establecimiento • Supervisor del

nivel educativo a que se refiera o Coordinador técnico administrativo

• Dirección departamental

• Oficina nacional del servicio civil ONSEC

• Estar desempeñando un puesto de la misma clase

• Presentar solicitud escrita ante la Autoridad Nominadora

• Tener como mínimo un año de servicio en el puesto al momento de solicitar la permuta

• Contar con la aprobación de su Jefe inmediato superior

• Someterse al proceso de selección de personal para los puestos que deseen permutar, si se trata de puestos del Servicio por Oposición

La permuta es el cambio voluntario entre dos servidores públicos que desempeñan puestos de igual clase, especialidad e igual salario, en la misma o distinta unidad o dependencia, en igual o diferente localización geográfica. La permuta de un docente procederá:

• Cuando haya anuencia o solicitud escrita y justificada de su parte. Las permutas se tramitarán únicamente cuando haya mutuo acuerdo de las partes

• Cuando se compruebe suficientemente que su permanencia en determinado lugar no conviene a la docencia o ambos

• Por alteración de la salud, comprobada. La permuta no implica pérdida de su clasificación escalafonaria.

1. Decreto 1,485 Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio, Artículos: 39, 40.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 2. Traslados.2 • Jefe inmediato

superior que puede ser el director del establecimiento

• El jefe inmediato superior al director del establecimiento



• Ocupar un puesto de igual clase o categoría, en la misma o distinta Unidad o Dependencia administrativa, en igual o diferente localización geográfica.

• Solicitud escrita del interesado dirigida a su jefe inmediato superior

• Aprobación de su jefe inmediato superior, si esta fuera desfavorable se suspenderá el trámite de traslado

• Haberse sometido al proceso de selección respectivo

• Resolución de aprobación por parte de la Autoridad Nominadora

El traslado de un docente procederá:

• Cuando haya anuencia o solicitud escrita y justificada de su parte, asimismo cuando haya mutuo acuerdo de las partes

• Cuando se compruebe suficientemente que su permanencia en determinado lugar no conviene a la docencia asimismo o a ambos Por alteración de la salud, debidamente comprobada. El traslado no implica pérdida de su clasificación escalafonaria.

2. Decreto 1,485 Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio, Artículos: 39, 40, 41

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 3. Licencia con goce de sueldo.3

• Director del establecimiento

• Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador técnico administrativo



• Solicitud presentada a la autoridad inmediata superior

• Constancias o certificaciones que validen la ausencia

Puede ser hasta de un mes calendario siempre que la solicitud se justifique plenamente y que no sea con la finalidad de desempeñar otro puesto o cargo en la administración pública o prestar servicios técnicos o profesionales de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado. Licencias con goce de sueldo por el número de días y motivos siguientes:

• Por fallecimiento del cónyuge, persona unida de hecho declarada legalmente, hijos o padres cinco días hábiles y por fallecimiento de hermanos tres días hábiles

• Cuando se contrae matrimonio civil, cinco días hábiles

• El día del nacimiento de un hijo

• Por citación de autoridades administrativas o judiciales para asistir a

3. Ley de Servicio Civil, Articulo 51

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diligencias, el tiempo que sea indispensable, previa presentación de la citación respectiva

• Para asistir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, el tiempo que sea indispensable. El servidor deberá presentar constancia de la hora de ingreso y egreso a la consulta

• El día del cumpleaños del servidor.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES

4. Licencia sin goce de sueldo.4







Se podrá permitir licencia sin goce de sueldo en los siguientes casos:

• Hasta tres meses calendario improrrogables con o sin goce de salario dentro de un mismo ejercicio fiscal, siempre que la solicitud se justifique plenamente y que no sea con la finalidad de desempeñar otro puesto o cargo en la Administración Pública o prestar servicios técnicos o profesionales de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado.

• Hasta por un año prorrogable, con o sin goce de salario o sueldo, por motivo de becas para capacitación y adiestramiento, siempre que las mismas tengan relación con las funciones de la institución donde presta sus servicios el solicitante y se justifique plenamente

4. Ley de Servicio Civil, Articulo 52.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 5. Licencia sin goce de sueldo, para ocupar cargos de elección popular.5







La Autoridad Nominadora otorgará licencias sin goce de salario por el plazo de un año prorrogable, a los servidores públicos comprendidos en la categoría de personal permanente designados para ocupar cargos de elección popular conforme la Ley Electoral y de Partidos Políticos.

TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 6. Licencias para estudios.6







Se podrán otorgar licencias con o sin goce de salario o sueldo, las que no podrán exceder de ocho horas semanales, a los trabajadores que realicen estudios universitarios para efectuar prácticas supervisadas, clínicas, laboratorios o cualquier actividad académica extraordinaria, que se acreditarán a través de las constancias extendidas por los establecimientos educativos correspondientes.

5. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 61.


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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 7. Descanso pre y post –natal.7






• Certificación Médica por parte del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS.

Las madres servidoras del Estado tendrán derecho al descanso pre y post-natal de acuerdo con lo prescrito por las disposiciones del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, debiendo presentar a las autoridades educativas la certificación respectiva, la cual debe incluir la fecha del inicio y la fecha de la finalización del beneficio.

TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 8. Sanciones y despido.8 • Director del

establecimiento • Supervisor del

nivel educativo a que se refiera o Coordinador técnico administrativo



• Suscribir un acta dando a conocer la falta cometida

• Informe a recursos humanos

• aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil

• Envío del formulario de movimiento de personal a la Dirección de Contabilidad del

Existen tres amonestaciones para sancionar o despedir a un servidor público:

• Amonestación verbal: Es la sanción que le corresponde al servidor por haber incurrido en una falta leve, considerada de poca trascendencia, cuyo perjuicio es mínimo al establecimiento educativo o dependencia.

• Amonestación escrita: por reincidencia o cuando

7. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 64. 8. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 80.

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Estado para la suspensión del pago del sueldo o salario

el servidor incurra en una falta considerada de mediana trascendencia que no merezca una suspensión de trabajo sin goce de sueldo y dos o más amonestaciones verbales.

• Suspensión en el trabajo sin goce de sueldo o salario: Es la que corresponde imponer a la Máxima Autoridad de la dependencia, cuando el servidor haya incurrido en una falta de cierta gravedad a juicio de la autoridad.

Cada una de las amonestaciones deberán quedar en puntos de acta y en el expediente del amonestado.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 9. Suspensión por detención, aprehensión y prisión preventiva.9





• Autoridades judiciales

• Notificación inmediata por escrito a la máxima autoridad del establecimiento educativo



• aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su análisis

• Envío del formulario de movimiento de personal a la Dirección de Contabilidad del Estado para la suspensión del pago del sueldo o salario

se suspende al servidor sin goce de sueldo o salario, por el tiempo que dure la aprehensión, detención o prisión preventiva


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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 10. Reintegro al puesto o cargo del servidor suspendido.10





• Autoridades judiciales

• solicitud por escrito ante la Autoridad Nominadora respectiva para ser reintegrado a su puesto o cargo

• Certificación extendida por el tribunal competente que demuestre su libertad

• Constancia del centro de detención que indique la fecha en que salió de prisión

• Notificación inmediata por escrito a la máxima autoridad del establecimiento educativo



• aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil

La Autoridad Nominadora emitirá resolución, para que el interesado sea reintegrado a su puesto o cargo, dentro del plazo de treinta días contados a partir de la fecha en que salió de prisión

Se notificará por escrito a la Unidad de Recursos Humanos o de Personal, suscribirá el acta de toma de posesión y dará el aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su análisis, registro y posterior envío a la Dirección de Contabilidad del Estado, para su inclusión en la nómina de pago

10. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Artículos 81, 82.

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para su análisis • Envío del formulario

de movimiento de personal a la Dirección de Contabilidad del Estado para la suspensión del pago del sueldo o salario

TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 11. Período de lactancia.11

• Servidora pública o docente




• Solicitud a la autoridad superior del establecimiento, especificando las razones.

• Certificación por parte de Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS.

De acuerdo a las modificaciones efectuadas al Código de Trabajo, el período de lactancia es de una hora diaria o media hora después del inicio de la jornada única y media hora antes de que ésta concluya, el cual se extiende por diez (10) meses a partir de que concluye el descanso postnatal.

11. Código de Trabajo, Articulo 151.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 12. Apertura de tienda escolar.12

• Director del establecimiento educativo

• Comisión de padres de familia

• Comisión de finanzas integrada por maestros

• Encargados del servicio

• Inscripción ante la Superintendencia de Administración Tributaria, si fuera persona particular

• Solicitud dirigida al director del establecimiento educativo

• Tarjetas de sanidad de los encargados del servicio

• Apertura de cuenta bancaria, si la manejara la comisión de finanzas del establecimiento

• Ubicación de un local céntrico, higiénico y ventilado dentro del área que ocupa el centro educativo.

Pueden ser dos tipos de tiendas escolares:

• La tienda escolar propia del establecimiento educativo, creada con fines educativos-comerciales y dirigida por la comisión de finanzas y padres de familia del establecimiento

• Tienda particular, administrada por personas ajenas al establecimiento fines particulares comerciales.

12. Reglamento de Tiendas Escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088,

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 13. Excursiones Escolares.13

• Docentes • Autoridad

máxima del establecimiento

• Supervisor del nivel respectivo o Coordinador técnico administrativo del distrito correspondiente.


• Solicitud de permiso al director del establecimiento educativo

• Solicitud girada al supervisor del nivel respectivo o coordinador técnico administrativo del distrito correspondiente

• Información sobre el lugar en donde se realizará la excursión

• Expediente completo y plan de excursión incluyendo responsables y visto bueno de padres de familia, asimismo información completa sobre rutas y el lugar en donde se realizará la excursión.

Las excursiones escolares, son actividades educativas fuera del establecimiento que coadyuvan en el proceso enseñanza-aprendizaje y que para el mejor aprovechamiento de las mismas

Deberá tener objetivos puramente educativos, el cual se dará a conocer en un plan de trabajo Las solicitudes de autorización para realizar las excursiones escolares, deben hacerse por escrito, por lo menos con diez días de anticipación a la fecha de iniciación de la misma, acompañando original y copia general de la excursión y si es extensa deberá hacerse en los primeros seis meses del año lectivo.

13. Reglamento de Excursiones Escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,345.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 14. Organización de comités educativos COEDUCAS.14


• Padres de familia de la comunidad

• Alcalde municipal

• Abogado y notario

• Supervisor educativo del nivel que corresponde


La constitución del comité educativo –COEDUCA-, se hará constar en acta suscrita por el Alcalde del municipio correspondiente, el Alcalde Auxiliar ó por un notario. Dicha acta debe contener los siguientes requisitos:

• Lugar y fecha del acto de constitución;

• Hora de inicio y finalización del mismo;

• . Nombres y apellidos completos, edad, estado civil, nacionalidad, profesión u oficio y domicilio de los comparecientes, quienes se identificarán con su cédula de vecindad;

• Objeto de la conformación del comité educativo –COEDUCA-;

• Manifestación expresa de que es una entidad civil, no lucrativa, sin discriminación étnica, religiosa, ni de género, con fines eminentemente

Es necesario para que funcione adecuadamente una institución educativa la participación activa de los padres de familia y sobre todo de la comunidad, pues el establecimiento educativo es sumamente importante para el desarrollo de la misma. Asimismo es tarea del administrador educativo brindar la asesoría y asistencia técnica para la organización comunitaria a favor de la institución educativa. Los miembros de la junta directiva del comité educativo –COEDUCA-, ejercerán el cargo durante veinticuatro meses en forma adhonorem, pudiendo ser reelectos para ocupar cualquiera de los cargos de la junta directiva, únicamente por un período más

14. Reglamento para la aprobación de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurídica y funcionamiento de los comités educativos –coeduca- y de las juntas escolares, Acuerdo Ministerial No. 565-98, Artículos 5.

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educativos. • Domicilio, ubicación y

sede el comité educativo –COEDUCA-;

• Procedimiento a seguir para la elección de la junta directiva y su conformación, indicando nombre completo y cargo para el que cada miembro fue electo por la asamblea general;

• Indicación de que la constitución del comité educativo es de plazo indefinido;

• Incluir los estatutos que regirán su funcionamiento

• Firmas o en su defecto, impresiones digitales de los comparecientes, haciendo constar tal hecho; así como la firma y sello del Alcalde o Notario que autoriza el acta.

REQUISITOS PARA INTEGRAR LA JUNTA DIRECTIVA. Para integrar la junta directiva se requiere:

• Residir

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61

permanentemente en la comunidad;

• Ser guatemalteco y poseer cédula de vecindad;

• Ser de reconocida honorabilidad;

• Estar plenamente identificado con los objetivos del comité educativo –COEDUCA-;

• Como mínimo, tres de los integrantes deberán ser padres de familia de menores, en edad escolar, que serán estudiantes en el centro educativo correspondiente

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 15. Organización de juntas escolares.15


• Padres de familia de la comunidad



Las juntas escolares se constituirán en los centros educativos respectivos, mediante la suscripción de acta administrativa en el libro debidamente autorizado por la Dirección Departamental de Educación, la que deberá contener:

• Lugar y fecha • Hora de inicio y

finalización • Nombre completo,

edad, estado civil, nacionalidad profesión ocupación u oficio y domicilio de todos los comparecientes, y su identificación, consignando el número de orden y de registro y lugar donde fue extendida la cédula de vecindad

• Objeto de la conformación de las juntas escolares.

• Manifestación expresa de que es

Es necesario para que funcione adecuadamente una institución educativa la participación activa de los padres de familia y sobre todo de la comunidad, pues el establecimiento educativo es sumamente importante para el desarrollo de la misma. Asimismo es tarea del administrador educativo brindar la asesoría y asistencia técnica para la organización comunitaria a favor de la institución educativa. La junta escolar se organiza en los establecimientos educativos respectivos llevando a cabo una reunión con la participación de los padres de familia, los maestros de los centros educativos y el director de éstos y los ex alumnos, cuando así corresponda. Los miembros electos de la junta directiva de la junta escolar, ejercerán el cargo durante un ciclo escolar calendario en forma adhonorem. Los miembros de la junta

15. Reglamento para la aprobación de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurídica y funcionamiento de los comités educativos –coeduca- y de las juntas escolares, Acuerdo Ministerial No. 565-98, Artículos 25, 26, 31.

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una entidad civil no lucrativa, sin discriminación étnica, religiosa ni de género.

• Ubicación y domicilio de los centros educativos donde se conforman las juntas escolares.

• Procedimiento a seguir para la designación de la elección de la junta directiva, indicando nombre completo y cargo para el que fue electo por la asamblea general.

• Indicación de que la constitución de la junta escolar es de plazo indefinido.

Incluir los estatutos, que regirán el funcionamiento de la junta escolar.

• Firma de todos los comparecientes y de quienes no pudieren hacerlo, impresión de su huella digital, haciendo constar tal

directiva pueden ser reelectos para el siguiente año. Posterior al mismo, sólo pueden volver a ser electos en la junta directiva, después de haber transcurrido un período entre aquel en que cesaron y en el que resulten nuevamente electos, a excepción del puesto del director del establecimiento, quien conformará todas las juntas directivas indistintamente del puesto que ocupe. La junta directiva deberá ser electa en el mes de octubre; los miembros de la junta directiva saliente, deberán dejar cerradas las operaciones al último día del cierre del ciclo escolar, y entregar a la nueva junta directiva electa, los fondos del saldo consignado en el libro correspondiente, los documentos archivados y los talonarios de recibos, debiéndose para el efecto levantar el acta respectiva.

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hecho. REQUISITOS PARA INTEGRAR LA JUNTA DIRECTIVA

• Ser padre de familia de algún alumno del centro, o maestro al servicio del centro educativo de que se trate.

• Poseer cédula de vecindad.

• Ser de reconocida honorabilidad.

• Estar identificado con los objetivos de la Junta Escolar.

• El tesorero electo debe ser alfabeto.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 16. Organización y funcionamiento de asociaciones estudiantiles.16


• Aprobación del claustro de catedráticos


En los establecimientos de Educación Secundaria o Media, podrán organizarse y funcionar Asociaciones de Estudiantes, siempre que cumplan con los siguientes requisitos:

• Ajustarse, estrictamente, a las disposiciones reglamentarias del establecimiento

• Elaborar sus estatutos los que para ser aprobados por Acuerdo Ministerial, deberán ser revisados antes por los claustros de Catedráticos del plantel y por el Ministerio de Educación

• Sus actividades deberán realizarse preferentemente fuera de las horas de trabajo correspondientes al horario docente;

• Los organismos

Los alumnos miembros de las Asociaciones, sean mayores o menores de edad, no están exentos de sus responsabilidades disciplinarias dentro del establecimiento, ni de su condición de alumnos ni de las legales consiguientes. Los implementos, útiles y enseres adquiridos o que se adquieran por las Asociaciones de estudiantes, deberán registrarse en inventarios autorizados por la dirección del establecimiento, debiéndose mantener en el mejor estado de conservación, de acuerdo con su propia naturaleza. En ningún caso se entregarán a personas o entidades ajenas al establecimiento, pero la Dirección respectiva sí podrá ordenar el uso de ellos cuando lo estime conveniente, en beneficio del propio plantel.

16. Reglamento para la organización y funcionamiento de asociaciones de estudiantes de Educación Secundaria o Media, Articulo 1.

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directivos de las Asociaciones y los Comités específicos que se integren, serán electos o designados, exclusivamente, por los alumnos;

• La Junta Directiva y los Comités respectivos contarán, por lo menos con un catedrático que actuará en su calidad de asesor, el cual será designado por la Dirección;

• Los estudiantes, candidatos para desempeñar cargo directivos, deberán reunir condiciones de equilibrio de la personalidad, buen rendimiento en los estudios, y no haber perdido ni un solo curso en los exámenes finales del año anterior

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 17. Equivalencia del diploma de mecanógrafo por mecanografía del ciclo básico. 17

• Director de la academia de mecanografía

• Supervisión Académica del área en la capital, o de la Supervisión Técnica, en los departamentos.

• Fotocopia del diploma de mecanógrafo

• Certificación del examen extendida por la Academia que se lo otorgó para su validez oficial

• visto bueno de la Supervisión Académica del área en la capital, o de la Supervisión Técnica, en los departamentos

Los alumnos que posean el diploma de Mecanógrafos, adquirido en alguna academia autorizada, no es necesario que cursen la asignatura, basta con hacer una equivalencia por la del Ciclo Básico

17. Equivalencia del diploma de Mecanógrafo por Mecanografía del ciclo básico, Circular No. 30

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 18. Ingreso de personal para cubrir plazas vacantes en establecimientos educativos del sector oficial. 18



• Junta calificadora de personal

• Jurado de oposición


• Curriculum vitae actualizado

• Constancia de la plaza vacante

• Oferta de servicios debidamente contestada

• Fotocopia de cédula de vecindad

• Certificación de carencia de antecedentes penales

• Título, diploma profesional, técnico o certificación de cursos aprobados u otras certificaciones de estudios

• Certificaciones de experiencia laboral cuando el puesto lo requiera, extendidas por empresas, instituciones o dependencias donde se haya prestado los servicios

• Certificación o

La persona que ocupe un cargo publico deberá contar con mayoría de edad, llenar todos los requisitos exigidos por la junta calificadora de persona y la oficina nacional de servicio civil ONSEC, asimismo someterse a pruebas especificas según el puesto a ocupar.


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constancias de eventos educativos no formales

• Los documentos de preparación académica y experiencia laboral deberán presentarse en original y copia o fotocopia para su debido cotejo.

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TRAMITE RESPONSABLE (S) REQUISITOS OBSERVACIONES 19. Hoja de servicio.19 • Director del

establecimiento • Fotocopia de cédula

de vecindad • Fotocopia de cedula

docente • Fotocopias de títulos

o diplomas que acrediten como profesional

• Certificaciones de cursos aprobados

• Constancias de logros profesionales

• Constancias de permisos especiales

• Constancias de haber integrado comisiones

• Fotocopias de constancias de eventos educativos formales y no formales

Deberá llenarla la secretaria, o el director del establecimiento educativo, al finalizar cada ciclo educativo, teniendo presente todas las constancias necesarias

19. Decreto 1,485 Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio, Artículos: 51.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS • Circular No. 30, Profesora Leonor V. de Ramírez, 23 de Julio de 1968 • Código de Trabajo • Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio Nacional, decreto 1845 • Ley de Servicio Civil y su reglamento, Acuerdo gubernativo No. 18-98 • Ley de educación nacional, Decreto Legislativo 12-91 • Reglamento de tiendas escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088 • Reglamento de excursiones escolares, Acuerdo Ministerial 1,345 • Reglamento para la aprobación de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurídica y

funcionamiento de Comités educativos y de juntas escolares. Acuerdo Ministerial No. 565-98

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72

CAPITULO IV

PROCESO DE EVALUACIÓN.

Asociadas a los estados por los que pasan los proyectos están las distintas

evaluaciones a las que son sometidos. Durante el estado de preinversión se efectúan

evaluaciones ex-ante del proyecto (a nivel de perfil, prefactibilidad o factibilidad). En

el estado de ejecución se efectúa un seguimiento físico-financiero del proyecto,

evaluando si el avance observado está de acuerdo a lo planificado. Por último, en el

estado de operación puede efectuarse un seguimiento del proyecto a objeto de

efectuar una evaluación ex-post.

La evaluacion de un proyecto consiste en realizar una comparacion de acuerdo a

uno o varios patrones o normas previamente establecidos, entre los recursos que se

estima puedan ser utilizados por el proyecto y los resultados esperados del mismo,

con el propósito de determinar si se adecua o no a los fines u objetivos perseguidos y

permita la mejor asignación de los recursos disponibles.

La evaluación del Ejercicio Profesional Supervisado se practicó de acuerdo a las

etapas del mismo, En cada etapa la evaluación permitió establecer la calidad de

trabajo realizado, por lo que cada etapa concluyó con insumos importantes, así

tenemos que en la etapa de diagnóstico se logró la formulación de un informe de

diagnóstico, en la perfilación se logro con el auxilio de un formato tener claridad del

proyecto.

4.1. Evaluación del diagnostico.

El diagnostico se evaluó de acuerdo al cronograma de actividades diseñado en el

plan de diagnostico, este permitió establecer que cada actividad se alcanzó de

acuerdo a lo previsto por lo que a continuación se presenta la herramienta.

73

4.1.1 Preparación de condiciones: Todos los medios y mecanismos que se toman

en cuenta antes de la realización de un proyecto de investigación.

4.1.2 Investigación bibliográfica: Búsqueda de información documental relacionado

con el tema.

4.1.3 Selección de instrumentos y técnicas: Se utilizaron varios instrumentos entre

ellos podemos mencionar: la lluvia de ideas, el interrogatorio y la observación.

4.1.4 Aplicación de instrumentos: Consistió en la facilitación de los instrumentos a

cada una de las perdonas que participaron en la realización del diagnóstico.

4.1.5 Análisis de la información: Se procedió a tabular las respuestas obtenidas y

seguidamente a su análisis.

4.1.6 Priorización y definición del problema o necesidad: A través de la

aplicación de los instrumentos y las técnicas de detectaron problemas y necesidades,

los cuales posteriormente fueron introducidos a una matriz de priorización para

determinar el mas urgente de resolver.

4.1.7 Análisis de viabilidad y factibilidad: A través del análisis de viabilidad y

factibilidad se determinó la posibilidad de trabajar en la solución del problema o

necesidad que se pretende resolver.

74

4.2 Evaluación del Perfil Con la siguiente herramienta se pudo evaluar el documento como proyecto.

Siguiendo los siguientes pasos:

Cada proyecto se avalúa con base a los ocho aspectos anteriores, anotando las

calificaciones en la última columna, estas calificaciones se sumaron, para lo cual se

establecerán tres grupos de proyectos.

Proyectos seleccionados los que obtengan un punteo de 18 a 24 puntos.

Proyectos que pueden calificar, para lo cual pueden hacer alguna modificación o

replanteamiento, de 12 a 17 puntos.

Proyectos que quedan descalificados con calificaciones de 1 entre 11 puntos.

EVALUACIÓN DEL PROYECTO

ASPECTO CRITERIO PUNTEO Ubicación del Proyecto

a) Cabecera Departamental 1 b) Cabecera municipal 2 c) Aldeas, caseríos, cantones 3

1

Interculturalidad a) No incluye actividades interculturales1 b) Incluye algunas actividades interculturales 2 c) Incluye un componente intercultural 3

2

Población atendida

a) Técnicos 1 b) Administradores 2 c) Técnico-Administrativos 3

2

Calidad a) No aporta nuevas ideas 1 b) Aporta algunas ideas nuevas 2 c) Aporta nuevas ideas 3

2

Calidad a) No incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores. 1

b) Incluye algunas habilidades, conocimientos y valores 2 c) Incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores 3.

3

Calidad a) No incluye metodología activa ni actividades de autoaprendizaje 1

b) Incluye alguna metodología activa y actividades de autoaprendizaje 2

c) Incluye la aplicación de metodología activa y actividades de autoaprendizaje 3

3

Relación

a) No contribuye al logro de políticas educativas1 b) Contribuye mínimamente al logro de algunas políticas educativas

2 c) Contribuye al logro de políticas educativas 3

3

coordinación a) No contempla alianzas interinstitucionales 1 b) Contempla alguna alianza interinstitucional 2 c) Contempla alianzas interinstitucionales 3

3

PUNTEO TOTAL 19

75

OBSERVACIONES: La aplicación de esta técnica facilito mediante su análisis

mejorar algunos aspectos en el formato de perfil de proyecto.

La técnica de calificación del proyecto consistió en:

• Calificar por parte del Asesor de EPS los aspectos generales descritos conforme

criterios de calificación, con un punteo de uno a tres puntos

• Anotación de calificaciones en la última columna, las mismas se suman, y por lo

que se establecieron tres tipos de proyectos conforme la suma total de punteos.

Puede interpretarse que el documento de perfil de proyecto elaborado lleno las

expectativas de acuerdo a lo identificado en la fase de diagnostico.

76

4.3. EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN

Se utilizó una lista de cotejo, la cual consistió en calificar los aspectos siguientes: Nombre del proyecto: Manual de procedimientos administrativos para directores de

los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinación técnica

administrativa del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz”.

Lugar: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz Institución: Coordinación Técnica Administrativa, distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 Fecha de informe: Noviembre del 2008

Nombre del Responsable: Augusto Hunahpú Bac Ac (Epesista)

No.

CRITERIOS

SI

NO Necesita

Mejorarse

1. El nombre del proyecto expresa la idea clara de lo que se pretende realizar con el Proyecto (Proceso)

X

2. El nombre del proyecto indica claramente hacia quien va dirigido el proyecto.

X

3. El nombre del proyecto indica claramente donde se va a ejecutar el proyecto.

X

4. Se explica las razones por las cuales es necesario solucionar o modificar la condición existente

X

5. Contiene la identificación y análisis técnico de la problemática a resolver.

X

6. El perfil caracteriza el área de influencia dentro del cual se focaliza el problema y la alternativa de solución que se plantea.

X

7. Describe de manera general en qué consiste el proyecto. X

8. Los objetivos expresan claramente lo que se desea alcanzar con la ejecución del proyecto

X

9. Proporciona información en relación al comportamiento de las variables de demanda y oferta (E. M.).

X

10. Propone las opciones tecnológicas para producir el bien o servicio y verifica la factibilidad de cada una de ellas (Estudio Técnico)

X

11. Considera las actividades necesarias para ejecutar el proyecto y su identificación en el tiempo.

X

12. El perfil considera el costo de inversión del proyecto y las fuentes de financiamiento (Presupuesto).

X

13. Explica la forma en que se deberá administrar el proyecto. X

14. La metodología empleada para la recopilación de la información necesaria en el perfil fue participativa.

X

15. Se elaboraron los instrumentos técnicos necesarios para la recopilación de la información.

X

77

4.4. Evaluación Final

La evaluación final consistió en una revisión de lo practicado en cada una de las

etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, Tomando en consideración que se

tuvieron como insumos específicos en cada una de las mismas. A continuación se

presenta la técnica de Evaluación final, la cual contiene un listado de criterios por

cada etapa del EPS. Considerando por consiguiente que se cumplió con lo previsto.

Evaluación Final

N Etapa Criterios de calificación SI

NO

Observaciones

1 Diagnostico

Recopilación de suficiente información

X Se consulto bibliografía actualizada electrónica

Se detecto técnicamente X De acuerdo a la Asesoría

Se priorizo técnicamente X Se definió técnicamente el problema priorizado

X Con el árbol de problemas del marco lógico

Se identificaron las alternativas de solución técnicamente.

X

Cada alternativa de solución represento una idea proyecto

X

Se realizo el análisis de viabilidad y factibilidad técnicamente.

X De acuerdo a las posibilidades del grupo.

2 Perfil de Utilizo un formato adecuado X

78

proyecto Existe congruencia entre los objetivos, metas, actividades y presupuesto.

X Se siguió lo programado en la realización de un Manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-01-04 Como producto elegido.

Presentó las herramientas de evaluación

X El cronograma generalmente

3 Ejecución del proyecto

Se cumplió con el cronograma de actividades

X

Se alcanzaron los resultados que pretendía el proyecto

X

Fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil

X Tal como fueron planteados.

Cada producto presenta sus respectivos logros.

X De acuerdo a las expectativas.

Presenta los productos X Ordenados según su obtención.

4 Evaluación

En cada etapa se evaluó técnicamente

X Se aplico un instrumento adecuado.,

Cada etapa presento un insumo X Plan de EPS X Plan de Diagnostico. X Informe de diagnostico X Formato de perfil de proyecto. X Documento sobre el producto. X Informe de evaluación. X Informe del EPS X

79

CONCLUSIONES.

Como administradores educativos tenemos la obligación de tener conocimiento

sobre procedimientos administrativos y sobre todo conocimiento de documentos

que apoyen nuestra administración, como un aporte al fortalecimiento de la

administración educativa, se elaboró una Manual de procedimientos

administrativos para directores de los distritos escolares números: 16-01-03 y 16-

01-04 de la Coordinación técnica administrativa, ubicada en el Centro Educativo

Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz.

Asimismo el documento en una versión previa fue validado por el Coordinador

técnico administrativo de esa dependencia.

El manual fue facilitado a los directores bajo esa coordinación a través de un taller

de socialización en el cual se les dio a conocer varios aspectos y la importancia

del documento para el quehacer administrativo en cada una de los

establecimientos educativos a su cargo.

El manual responde a las necesidades de la administración educativa, tanto a

nivel de la coordinación técnica administrativa como a los directores que

pertenecen a esa coordinación y puede ser actualizada y mejorada en el futuro de

acuerdo a los intereses de la administración educativa.

80

RECOMENDACIONES

Se recomienda a los directores actualicen constantemente sus conocimientos

sobre legislación educativa y sobre todo sobre procedimientos administrativos,

de este modo fortalecer su administración y brindar un mejor servicio a la

comunidad educativa a la que dirigen, pues la lectura favorece a su acervo

cultural y a la debida preparación profesional que requiere un puesto

administrativo.

Se recomienda al coordinador técnico administrativo, realizar talleres de

actualización o sensibilización sobre la importancia de los procedimientos

administrativos dirigido a los directores que tiene a su cargo, para fortalecer la

administración educativa.

El manual de procedimientos administrativos deberá promocionarse y

facilitarse no solo a directores sino a todos los administradores educativos que

tengan interés por conocer y ampliar sus conocimientos sobre temas

relacionados con la legislación educativa, procedimientos administrativos, ya

que sin duda viene a ayudar a facilitar el proceso administrativo.

81

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.

• Circular No. 30, Profesora Leonor V. de Ramírez, 23 de Julio de 1968.

• Código de Trabajo

• Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio Nacional, decreto 1845

• Ley de Servicio Civil y su reglamento, Acuerdo gubernativo No. 18-98

• Ley de educación nacional, Decreto Legislativo 12-91

• PNUD, Metodologías y técnicas especificas para la formulación y evaluación de proyectos en la esfera de la educación. Módulo II, Costa Rica 1993.

• Reglamento de tiendas escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088

• Reglamento de excursiones escolares, Acuerdo Ministerial 1,345

• Reglamento para la aprobación de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurídica y funcionamiento de Comités educativos y de juntas escolares. Acuerdo Ministerial No. 565-98

• VALDEZ PINEDA, Adolfo Antonio, La aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. Guatemala 1998.

• www.mineduc.gob.gt

83

PLAN GENERAL DE TRABAJO EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

-E.P.S.-

DATOS GENERALES

Estudiante: Augusto Hunahpú Bac Ac

Carné No. 200450620 Teléfono: 79522423 – 53766341 - 45035236

Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa

Actividad: Estudio Profesional Supervisado –EPS-

Período:

Horario:

Lugar de realización de E.P.S.

• Institución patrocinante: Facultad de Humanidades

• Dirección:

• Teléfono:

• Encargado de la institución: Lic. Víctor Hugo García

• Cargo: Coordinador

• Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.

• Municipio: Cobán

• Departamento: Alta Verapaz.

Lugar de realización de E.P.S.

• Institución Beneficiada: Coordinación Técnica Administrativa, distritos

escolares números: 16-01-03 y 16-01-04

• Dirección: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz

• Teléfono: 57782818 - 79515140

• Encargado de la institución: Prof. Edgar Antonio Chen Bac

• Cargo: Coordinador Técnico Administrativo

• Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.

• Municipio: Cobán

• Departamento: Alta Verapaz.

84

OBJETIVOS

Objetivo General:

Aplicar los conocimientos técnicos adquiridos en el transcurso de la carrera de

Licenciatura en Pedagogía e Administración Educativa, para la eficiente

realización del Ejercicio Profesional Supervisado en una institución

patrocinante y otra beneficiada que permita dar solución parcial o total a un

problema social e institucional.

Objetivos Específicos:

• Ambientar al estudiante de Licenciatura en Pedagogía y

Administración Educativa en la labor investigativa.

• Detectar, priorizar y definir los problemas que estén afectando las

funciones de una institución.

• Determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto.

• Formular un proyecto que permita dar solución parcial o total al

problema priorizado.

• Evaluar la ejecución de las diferentes fases del Ejercicio Profesional

Supervisado.

• Estructurar el Informe Final del Ejercicio Profesional Supervisado con

base a los lineamientos establecidos en el Reglamento de EPS.

85

DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA

El Ejercicio Profesional Supervisado se desarrollará en siete fases, las cuales se

describen a continuación: a) Diagnóstico Institucional: comprenderá 4 semanas y

tendrá por objeto la detección, Priorizaciòn y definición de un problema, con sus

respectivas alternativas de solución. b) Análisis de Viabilidad y Factibilidad del proyecto: Es la parte final del Diagnóstico Institucional. Se realizará en una semana,

y su propósito es la aplicación de herramientas técnicamente diseñadas que

permitan determinar con propiedad si se cuentan con los recursos necesarios y la

apertura política y administrativa para la realización del proyecto. c) Formulación del Proyecto: Comprenderá 1 semana, consiste en definir claramente los elementos

que tipifican el proyecto. d) Marco Teórico: Se realizará en 3 semana y consiste

en la Fundamentación teórica de un Estudio de Mercado, que es el producto que se

entregará al final del EPS. e) Ejecución: Esta se realizará en 3 semanas y

consistirá en la Ejecución de un Estudio de Mercado a nivel de Prefactibilidad, por las

propias características de la carrera de Licenciatura en Administración Educativa.

La realización del Estudio de Mercado dará mayor certeza a los encargados de la

institución en el momento de ejecutar el proyecto. f) Fase de Evaluación: Se

realizará en 4 semana y se dividirá en dos subfases: En la primera se consolidará los

resultados de las evaluaciones realizadas a las diferentes fases del EPS (diagnóstico

institucional, perfil de proyecto y estudio de mercado) y la segunda fase la constituye

la evaluación general del EPS. Es preciso enfatizar en el hecho que al final de cada

fase se evaluaran los resultados obtenidos, de acuerdo a los objetivos considerados

en un plan específico, pues como en cualquier actividad la evaluación es un proceso

constante, que corrige y orienta las actividades realizadas en las distintas fases.

Empero en que el tiempo que se indica en el cronograma será únicamente para

consolidar esta información. . Por último se elaborará el Informe Final que contendrá en forma sucinta toda la

información obtenida en las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado

EPS, adjuntando al final del mismo toda la fuente de información (apéndices).

86

CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPS-

ACTIVIDADES

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Ambientación y

preparación de condiciones

P E

2 Diagnóstico: 2.1 Recopilación de información

P E

2.2 Identificación, Priorizaciòn y definición del problema

P E

2.3 Análisis de viabilidad y factibilidad del proyecto

P E

2.4 Elaboración del Informe de Diagnóstico

P E

3 Formulación del Proyecto a nivel de Perfil

P E

4 Ejecución del proyecto de E.P.S

P E

6 Elaboración del Marco Teórico

P E

7 Evaluación del E.P.S. y sus fase

P E

8 Elaboración del Informe Final

P E

P = Planificado E = Ejecutado El Ejercicio Profesional Supervisado está programado para realizarse en 16 semanas: desde la primera semana de Julio hasta la última semana de Noviembre de 2,008.

87

FICHA TECNICA Número

I Información General 1. Nombre de proyecto: Elaboración de un compendio de documentos sobre

legislación educativa.

2. Aspecto: Administrativo X Técnico ___ Docente ___ 3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Factibilidad ___ 4.Localización: Cobán Alta Verapaz 5. Entidad: Proponente: Estudiante de EPS, Augusto Hunahpú Bac Ac Ejecutora: Augusto Hunahpú Bac Ac 6. Beneficiarios: Directos : 48 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria Indirectos:

II Descripción del Proyecto 7.Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos

administrativos, por parte de los directores. 8. Resultados a obtener: Agilización y seguimiento de los trámites en base a la legislación educativa.

Descripción de los recursos requeridos:

a. Institucionales: Información sobre el tema b. Humanos: Coordinador técnico administrativo y directores c. Técnicos: Metodología participativa

III Costos 10. Pre inversión________________ _________________ ____________

Recursos propios Financiamiento Solicitado Total

11. Inversión __________________ ___________________ _____________

Lugar: Cobán, Alta Verapaz Fecha: Agosto de 2008

01

88


I Información General 1. Nombre de proyecto: Ejecución de un taller de sensibilización sobre la

optimización de los recursos


II Descripción del Proyecto 7. Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos

administrativos, por parte de los directores. 8. Resultados a obtener: Optimización de los recursos durante la búsqueda de soluciones a los tramites administrativos

Descripción de los recursos requeridos:




11. Inversión __________________ ___________________ _____________

Lugar: Cobán, Alta Verapaz

Fecha: Agosto de 2008

02

89


I Información General 1. Nombre de proyecto: Elaboración de un manual de procedimientos

administrativos para directores.


II Descripción del Proyecto 7. Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos

administrativos, por parte de los directores. 8. Resultados a obtener: Concluir y darle solución a los tramites en el menor tiempo posible auxiliándose del manual de procedimientos administrativos Descripción de los recursos requeridos:




11. Inversión __________________ ___________________ _____________

Lugar: Cobán, Alta Verapaz

Fecha: Agosto de 2008

03

FOTOGRAFIAS DEL TALLER DE SOCIALIZACION DEL DOCUMENTO DE APOYO A LA COORDINACION TECNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS 16-01-03 Y 16-01-04 DE COBAN, ALTA VERAPAZ

Durante el taller de socialización

Directores firmando la asistencia y la recepción de la copia del manual en CD

manual de procedimientos administrativos para …biblioteca.usac.edu.gt/eps/07/07_0442.pdf ·...

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