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Junio 2016

Cargo-puesto:

Nombre: C.P. Jesús

Jeta dél De ento de acenes

CONTROL DE EMI ÓN Ela oró: M

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Encargado de I

C.P. Jesús alentí = u a rero

os Ntatéria les dirección de

Directo ministración

Lic. Verónica Elena Rojas G i = rrez

Autorizó:

Firma:

Fecha:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Almacenes)

93. Procedimiento para la toma física de inventario de activo fijo.

CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

REV: 03

HOJA: 1

DE: 22

SALUD

93. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO




CODIGO: M.0./0.2.4.4

REV: 03

HOJA: 2

DE: 22

SALUD

1. PROPÓSITO

Establecer la metodología y los mecanismos operativos necesarios para proporcionar a los Titulares de las Subdirecciones de Recursos Materiales, y de Contabilidad y Finanzas, el estado que guardan los Bienes Muebles (Activo Fijo), propiedad del Instituto, así como actualizar e incorporar al Sistema Informático SIGA-F el registro de los Bienes Muebles a través del levantamiento físico del Inventario y resguardo de los bienes muebles.

2. ALCANCE

2.1 A nivel interno: El contenido del Manual de Procedimientos es de observancia general y obligatoria para todo el personal que tenga asignados bajo su resguardo Bienes del Activo Fijo propiedad del Instituto, a los Titulares de las Subdirecciones de Recursos Materiales, Contabilidad y Finanzas, así como de los Departamentos de Contabilidad, Almacenes y al personal adscrito a la Coordinación de Activo Fijo.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS

3.1 El Titular de la Subdirección de Recursos Materiales en coordinación con el Titular del Departamento de Almacenes, determinarán la fecha para el inicio y termino del levantamiento del Inventario.

3.2 El Titular de la Subdirección de Recursos Materiales deberá:

Elaborar los comunicados, remitiendo copia del Instructivo para el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles (Activo Fijo), en los que informe a las áreas del Instituto, la fecha de inicio de la toma de inventario, solicitando se designe a un responsable para que participe en el levantamiento físico y se identifique aquellos bienes que por su naturaleza y valor se encuentren resguardados en espacios asignados de manera particular por los responsables de los mismos, así como brindar las facilidades necesarias para el cumplimiento de esta actividad.

Enviar invitación a los Titulares del Órgano Interno de Control, de la Dirección de Administración, de la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, del Departamento de Contabilidad, así como a los Auditores Externos, para participar en el Acta de Inicio del Levantamiento del Inventario de Bienes Muebles.

3.3 El Titular del Departamento de Almacenes deberá:

Verificar que la toma física de inventarios se lleve a cabo de conformidad con el marco normativo y disposiciones internas establecidas por el Instituto Nacional de Cancerología.

Supervisar el cumplimiento en tiempo y forma del levantamiento físico del inventario en apego a la normatividad vigente, que permita contar con un Padrón de Bienes Muebles actualizado.

CONTROL '

DE EMISIÓN Revisó: ' m Autorizó:

E aboró: Nombre: C.P. Jesú aten

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Gutiérrez ----- Cargo-puesto: fe del Depa

cenes _ ento de

, , Encargado de la irección de

Rec s Materiales Director dministración

Firma:

Fecha: Junio 2016




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SALUD

Designar al personal que intervendrá en la toma física de inventario de Bienes Muebles: Coordinador y monitores.

Efectuar el programa de trabajo para llevar a cabo las tareas del levantamiento físico del inventario en los diferentes centros de costos pertenecientes al Instituto.

3.4 El Titular del Área Usuaria (Se entiende por Titular del Área Usuaria a los Titulares de la Dirección General del Instituto, Dirección General Adjunta, Direcciones de Área, Subdirecciones, Órgano Interno de Control y Jefaturas de Área) deberá:

- Informar, a través de un comunicado sobre el Levantamiento del Inventario, y solicitar de manera interna a los resguardantes de los Bienes Muebles adscritos a al Área, su presencia en el evento.

3.5 El resguardante o usuario (personal del Instituto Nacional de Cancerología que utiliza para el desarrollo de sus funciones los Bienes Muebles) deberá:

Verificar que en los bienes que tiene bajo su resguardo permanezca la etiqueta de inventario y reportar la falta de esta al Departamento de Almacenes, así como informar sobre las transferencias que hayan efectuado a otras áreas con la finalidad de actualizar los resguardos y el padrón de bienes muebles.

Firmar el resguardo correspondiente del bien mueble que se le haya asignado para llevar a cabo el desempeño de sus funciones, debiendo ser responsable de su cuidado y buen aprovechamiento.

Conservar la documentación y en su caso proporcionar la información referente a los bienes que tiene bajo su resguardo.

3.6 El personal designado para llevar a cabo el Levantamiento del Inventario deberá:

Contar con el archivo denominado "Padrón Mobiliario" que en conjunto con el lector de código de barras proporcionado, se efectúen las tareas correspondientes. Así mismo deberán verificar y actualizar los resguardos de los bienes existentes, los cuales deberán de estar firmados por los usuarios y el responsable del área de Activo Fijo.

Realizar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles y validar la información con los resguardantes de los Bienes Muebles adscritos al Área y en un lapso no mayor a 10 días enviará a la Coordinación de Activo Fijo el resguardo debidamente firmado por el resguardante correspondiente.

3.7 El levantamiento físico del inventario de bienes muebles será efectuado por el Titular de la Jefatura de Almacenes, a través del personal adscrito a la Coordinación de Activo Fijo: Coordinador y Monitores, así como la participación de los Supervisores:

a) Los Supervisores deberán:

- Coordinar y supervisar el desarrollo de la toma física de inventario.

- Auxiliar al coordinador y a los monitores, en la toma de decisio

CONTROL DE-EiVil ION E bora:" -•--,. Revi o: , Autorizó:

Nombre: C.P. Jesús aleceuerr o _ , , -- .v, valo \ • ,

C.P. Jesús Val: tín Guerrero Arí.• alo "--)---- --72

Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrez

Cargo-puesto: Jefe,. Ger D amento de macenes

----- Enca at .-.e la Subdir on de Ratur-sos 'jales Directora de Administración

Firma:

Fecha:

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SALUD ''' .....

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Almacenes) REV: 03 o

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HOJA:

DE:

4

22

b) El Coordinador (mesa de control) deberá:

Supervisar y coordinar todas las actividades de los monitores.

Tomar decisiones en casos no previstos.

Firmar los resguardos de los bienes.

c) Los Monitores deberán:

Cotejar los bienes con las Cédulas de Levantamiento de Inventario.

Registrar en las Cédulas de Levantamiento de Inventario los excedentes y faltantes identificados.

Etiquetar los bienes inventariados.

Elabora las Cédulas.

Recabar las firmas correspondientes en los resguardos.

3.8 El Titular de la Jefatura de Almacenes, a través del personal designado de la Coordinación de Activo Fijo para la toma física del Inventario deberá:

a). Iniciar el procedimiento, cotejando la información del bien que existe en la base de datos contra la etiqueta que se encuentra adherida al bien, escaneando el código de barras y verificando que la información del bien coincida con la base de datos, de no ser así se procederá a capturarla en la cédula y en su caso actualizarla en la base de datos.

b). Si los bienes no se encuentran etiquetados, pero que si estén en el Padrón de Bienes Muebles, el monitor informará a la mesa de control para que imprima la etiqueta con el número de inventario correspondiente y se adhiera al bien.

c). Los Bienes Sobrantes (sin registro en el listado y sin etiqueta de identificación del inventario) deben reportarlos en la Cédula de Levantamiento de Inventario e informarlo a la mesa de control para que realice las investigaciones procedentes, le asigne un número de inventario o en su caso un número consecutivo que los identifique y una vez concluido el inventario deberá realizar las gestiones necesarias para incorporarlo al Padrón de Bienes Muebles.

d). Asimismo, cuando derivado del levantamiento físico se determinen bienes faltantes del resguardante, se identificaran los mismos y se informará a la mesa de control para que verifique que los bienes hayan cambiado de resguardante y proceder a efectuar el cambio de resguardo a quien en ese momento los tenga asignados. Si derivado de la investigación que realice la mesa de control determina que efectivamente el bien no es localizado, al finalizar el inventario se informará al Órgano Interno de Control para que procedan a efectuar las Actas Administrativas correspondientes, e iniciar el procedimiento legal o administrativo que corresponda.

CONTROL DE EMISIÓN E boró: , . Revisó: ' Autorizó:

Nombre: c.P. Jesús alentí e-ri—éT/ arli:

C.P. Jesús Valentín Guerl. ),Vvt ---)


Cargo-puesto: del Departamento de tfflacenes

Eneergadd de la Su cción de tRecur ateriales Directora de Agdministración

Firma:

Fecha: Junio 2016




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e). Una vez que se haya efectuado el levantamiento físico de las áreas, el monitor asignado, deberá firmar las cédulas de levantamiento de inventario, mismas que serán entregadas a la mesa de control, para elaborar los resguardos correspondientes.

f). El monitor deberá recabar las firmas del Titular del Departamento de Almacenes, Coordinador de Activo Fijo y del Resguardante.

En el caso de que como resultado del inventario físico, existan bienes que sean reportados como robados, siniestrados y extraviados, se deberá solicitar al servidor público resguardante y al responsable del área usuaria, copia de los documentos que se generaron, como actas administrativas y en su caso ante el Ministerio Público, comunicados a las aseguradoras, relaciones laborales y jurídico, relacionados con el incidente.

h). Cada uno de los casos que consten en reportes de robos, extravío, accidente y siniestro, quedarán bajo responsabilidad del resguardante y del responsable del área usuaria, debiendo dar seguimiento al caso de cada asunto hasta su aclaración, solución y cancelación en registros, de acuerdo a las normas y procedimientos administrativos establecidos, integrando en el expediente respectivo la evidencia documental del trámite generado ante las instancias correspondientes debiendo informar al Titular de la Jefatura de Almacenes.

i). La fase de verificación concluye con el conteo de bienes de todas las áreas y cuando se hayan agotado las investigaciones sobre los faltantes y sobrantes determinados.

Todos los bienes muebles deben de contar con un resguardante, en caso contrario el área usuaria deberá reportar al Titular de la Jefatura de Almacenes en un lapso no mayor a 2 días hábiles la falta de esté para que se realicen las gestiones necesarias y se elabore el resguardo respectivo.

k). Verificar que la totalidad de los resguardos se encuentren actualizados con la información resultante del último inventario físico, la cual debe servir para alimentar la base de datos y como punto de partida en las verificaciones subsecuentes.

3.9 El Titular de la Jefatura de Almacenes conjuntamente con el Coordinador de Activo Fijo, deberán:

Verificar que se hayan procesado en el sistema Informático SIGA-F todos los movimientos de altas, bajas y transferencias a efecto de no omitir ningún movimiento que origine diferencias en el inventario físico.

Proceder a formalizar el acta final, al término del levantamiento inventario físico.

Procederá a efectuar las investigaciones correspondientes para la aclaración de los faltantes y sobrantes, una vez concluido el inventario y que se haya elaborado el acta de conclusión del mismo.

Elaborar y enviar un informe sobre los resultados del levantamiento de inventario al Titular de la Subdirección de Recursos Materiales, quien validará y firmará, para enviarlo al Subdirector de Contabilidad y Finanzas.

CONTROL PE-EMISIÓN El. boro: , — ' Re` isó: , .___.) Autorizó:

Nombre: P. Jesús alentl. • - rer CC. P. Jesús V entín Guen- Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrez ,-------

Cargo-puesto: J- z • el Depa • - n10 de cenes

Encárgpet6 de la dirección de •Recw-sot-Materiales ..

-i Directora de")k ministración

.." Firma:

Fecha: .limin 7n1R

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1).




CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

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HOJA: 6

DE: 22

3.10 Los Titulares de los Departamentos de Contabilidad y de Almacenes, elaborarán la conciliación del levantamiento del inventario contra los registros contables y una vez concluidas las aclaraciones se procederá a firmar la conciliación y efectuar los registros contables procedentes.

CONTROL P ION El. boró:•---, Revi ó:

, '..) Autorizó:

Nombre: ,C.P. Jesús alentí G. - •• .P. Jesús Va ntín GliyeRY Lic. Verónica Elena Rojas Gut:rrez '',":---"

Cargo-puesto: deffle 4 . ?mento de macenes

Encar. .. de la S • • ección de Rec a - '

■,, mDirector. ,zw." inistración ■•••

Firma: 1

Fecha: Junio 2016




CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

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HOJA: 7

DE: 22

SALU D

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Act.

No' Descripción de actividades Documento o anexo

Titular de la Jefatura de Almacenes

1 Elabora el Programa de Trabajo para el Levantamiento del Inventario de Activo Fijo, que incluye el desarrollo logístico y el cronograma de actividades.

Programa de Trabajo

Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Titular de la Jefatura de Almacenes

2 Determinan la fecha de inicio del Levantamiento de Inventario - Oficios

Titular de la Subdirección de Recursos Materiales

3

4

Elabora oficios, anexando el "Instructivo para el Levantamiento de Inventario de

Bienes Muebles (Activo Fijo)", informando a las áreas del Instituto la fecha inicio de la Toma de Inventario y solicitando la designación de un responsable.

Elabora oficios de invitación a los Titulares del Órgano Interno de Control, Dirección de Administración, Subdirección de Contabilidad y Finanzas, Departamento de Contabilidad y Auditores Externos, anexando el "Instructivo para el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles (Activo Fijo)" y Cronograma de Inventario Físico de Bienes Muebles.

- Oficios

"Instructivo para el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles (Activo Fijo)"Cronogra ma de Inventario Físico de Bienes Muebles

- Cronograma de Inventario Físico de Bienes Muebles

Titulares de las Áreas Usuarias

5

6

Recibe oficio e "Instructivo para el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles (Activo Fijo)".

Informa de manera interna al personal adscrito a su área la fecha del levantamiento del Inventario y designa responsable.

"Instructivo

- Oficios -

para el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles (Activo Fijo)"Cronogra ma de Inventario Físico de Bienes Muebles

CONTROL DE EMISIÓN aboró,: 1 1- visó: , Autorizó:

Nombre: C.P. Jesús alentín GuserIP Arévale7

C.P. Jesús V lentín Guereeál 1 éval

Lic. Verónica Elena Rojas Gut:Frez

Cargo-puesto: :..,nel Depa ento de .

cenes-

\ Enc de la Su . colón de Recurs ateriaies-

00 00' ielli • • • Directora •,:jr . inistración

Firma:

Fecha: Junio 2016




CÓDIGO: r M.0./0.2.4.4

REV: 03 ` ,,..

HOJA: 8 .. ,

DE: 22

SALUD

Responsable Act.

No . Descripción de actividades Documento o

anexo

Titular de la Jefatura de Almacenes, a través de la Coordinación de Activo Fijo (Monitores de Activo Fijo)

7

8

9

10

11

12

Recibe archivo denominado "Padrón Mobiliario" y lector de código de barras.

Acude a las Áreas Usuarias y realiza el cotejo de los bienes contra el "Padrón Mobiliario".

Escanea el código de barras y coteja la información del bien que existe en la base de datos contra la etiqueta que se encuentra adherida al bien y determina.

¿Coincide la información?

No: Identifica y registra los bienes sobrantes y los bienes faltantes e informa de los

ll haazgos a la mesa de control para que les asigne un número de inventario y/o efectué las investigaciones procedentes. Continúa siguiente actividad

Si: Asienta los datos obtenidos del bien, en la Cédula de Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles e Instrumentales.

Captura en ese momento en la base de datos la información faltante, en caso de que la información que arroja la base de datos sea muy simple y no muestre modelo, marca o descripción completa del bien, etc.

- "Padrón Mobiliario

- Base de datos

- Cédula de Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles e Instrumentales

Titular de la Jefatura de Almacenes, a través de la Coordinación de Activo Fijo (Monitores de Activo Fijo y Mesa de Control)

13

14

Elabora, el monitor la Cédula de Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles e Instrumentales y la entrega a la mesa de control.

Elabora, la mesa de control en coordinación con los monitores, los resguardos correspondientes.

_ Cédula de Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles e Instrumentales

- Resguardos

CONTROL DE-EMISIÓN aboró; Révisó: Autorizó:

Nombre: (C.P. Jesús alentín Griftelg révIle-7

.P. Jesús Va ntín Ouejli-03 A valo


Cargo puesto: -f- • - Qepart entó de Al enes

Eno,vg a Subo - ción de 'Re. so ,:.-1- ".les

1 Directora inistración

------- Firma:

Fecha: iiinin 9n1a

CÓDIGO: M.0./0.2.4.4




c ALUD

HOJA: 9

DE:

22

REV: 03

Responsable Act.

No . Descripción de actividades Documento o

anexo

Titular de la Jefatura de Almacenes, a través de la Coordinación de Activo Fijo (Monitores de Activo Fijo)

15

16

Recaban en los resguardos, las firmas del Jefe de Departamento de Almacenes, del Coordinador de Activo Fijo, del usuario resguardante y del Jefe del resguardante.

Recaban actas administrativas; así como comunicados a las aseguradoras, a la Subdirección de Asuntos Jurídicos, al Departamento de Relaciones Laborales y demás instancias a las que se hayan reportado los robos, extravíos y siniestros de los bienes bajo responsabilidad de los resguardantes y los entregan a la mesa de control.

Actas

- Resguardos

- administrativas

- Comunicados

Titular de la Jefatura de Almacenes, Mesa de Control y Coordinador de Activo Fijo

17

18

19

20

21

Realizan las investigaciones necesarias para identificar los bienes determinados como faltantes, hasta agotar posibilidades de localización.

Reciben solicitud y elaboran documento de transferencia de los bienes localizados en lugares diferentes a los registrados en el resguardo y actualiza en el Padrón Mobiliario.

Dan por concluido el Levantamiento del Inventario de Bienes Muebles y dan seguimiento a los resultados del mismo.

Verifican que se hayan procesado en el sistema todos los movimientos de altas, bajas y transferencias a efecto de no omitir ningún movimiento.

Elaboran y envían informe sobre los resultados del levantamiento de inventario al Titular de la Subdirección de Recursos Materiales.

- Documento de transferencia de los bienes localizados

- Padrón Mobiliario

- Informe sobre los resultados del levantamiento de inventario

CONTROL DE (SIÓN Thboró:' Re . ó: r Autorizó:

Nombre: C.P. Jesús Valentinputq. ero

,, „ ~ito -/ O.P. Jesús Vajéntín Gue \ -,115vato


Cargo puesto: JeffIdel lappart nto de Al nes

N, :--- Encargado. de la Sub colón de , Recursos teriales ,

Director ministración

Firma' -

Fecha: Junio 2016

HOJA: 10

DE:

22

Director ministración Cargo-puesto:

Nombre:

Je eADe amento de

El= boró- .P. Jesú ale - uerr

Junio 2016

SIÓN CONTRO

Autorizó: Lic. Verónica Elena Rojas

G Irrez

Re Só: C.P. Jesús V entín e

Firma:

Fecha:

CÓDIGO: M.0./0.2.4.4




REV: 03

Responsable Act.

NO' Descripción de actividades Documento o anexo

Titular de la Subdirección de Recursos Materiales

22

23

Recibe informe sobre los resultados del levantamiento de inventario.

Valida y firma el informe sobre los resultados del levantamiento de inventario, y lo envía al Subdirector de Contabilidad y Finanzas.

- Informe sobre los resultados del levantamiento de inventario

Titular de la Subdirección de Recursos Materiales a través del Titular de la Jefatura de Almacenes (Coordinación de Activo Fijo-Mesa de Control)

24 Proceden, a la firma del Acta de Conclusión del Levantamiento del Inventario de Bienes Muebles

- Acta de Conclusión del Levantamiento del Inventario de Bienes Muebles

Titular de la Jefatura de Almacenes y Coordinador de Activo Fijo

25

26

Concilian el inventario físico contra los registros contables y una vez concluidas las aclaraciones, proceden a firmar la Conciliación y efectúan los registros procedentes.

Continua con las investigaciones procedentes para aclarar los bienes faltantes y sobrantes y una vez concluidas las mismas procede a dar parte al Órgano Interno de Control y la Subdirección de Asuntos Jurídicos, para los efectos procedentes

TERMINA

HOJA: 11

DE:

22

CÓDIGO: M.0./0.2.4.4




SALLA D REV: 03

5.- DIAGRAMA DE FL

Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos Materiales Áreas Usuarias Departamento de Almacenes

(Monitores de Activo Fijo)

Inicio

3

7

de Elabora

Levantamiento Trabajo

1

Inventario

Programa

1

Programad para

de I I

de Trabajo

2

•

1 Determinan fecha ...) Elabora Oficios e de inicio "."1 Informa a las áreas

•

[

Oficios

--

: Instructivo

Elabora oficios

Levantamiento Inventario

para el de 1

I

4

de '

5

Re

el -; de

Invitación

Oficios Instructivo para el :

1 Levantamiento de 1 Inventario

Cronograrna de : Invetantario fisico '

documentación

I Instructivo para • Levantamiento 1 Inventario

_41 6

Informa al personal y designa Recibe

responsable

Instructivo para Levantamiento

Inventario

i Invetantario fisico

._ -----. .-- -----'

el i

de ;

1 • 1

• Cronograma de

, Mobiliario \ Lector

. Acude a las realiza cotejo

documentación

Padrón

bienes

• de codigo \ / .-

v

8

areas y de

/ 9

1 Escasea codigo de i barras y coteja con i

la base de datos con la etiqueta

CONTRO SIÓN

El- boró: '-‘ R :visó: . Autorizó:

Nombre: C.P. Jesús alentín u rer

C.P. Jesús -lentín Gu:.. • .o • _.:miááll101111

Lic. Verónica Elena Rojas G 'érrez _

Cargo-puesto: del Dep- • - ento de acenes-

Enelir; de la S -. rección de • - - - -- - - - es

,..,••''' Directoiministración

Firma:

Fecha: _Illnin inca

Coincide




CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

REV: 03

HOJA: 12

DE: 22

Áreas Usuarias Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos

Materiales Departamento de Almacenes

(Monitores de Activo Fijo y Mesa de Control)

No] 10

Identifica y registra bienes en base de

datos la información faltante del bien

Si 4 11

Registra datos obtenidos en cédula

de levantamiento

Cédula de Levantamiento de

Inventario

12

Registra la información faltante:

13

Elabora documentación

Levanta Miento B2' Inventario

--„

14

Elabora documentación 1

(M.C) r-

eesguar os

15

Recaban firmas para los reesguardos

(MAF)

Resguardos

CONTROL _ 'SIÓN aboró:• - R visó:.

---, Autorizó: Nombre: C.P. Jesú Valentín Gur

• váló? ( C.P. Jesús VialentírjQuelr \ "TaiO ---1


Cargo-puesto: - - dokl Dep mento de acenes

. .., Encargado de la dirección de

Recurso<NIaleriales --- Directora de Administración

Firma:

Fecha: Junio 2016

HOJA: 13

DE:

22

CÓDIGO: M.0./0.2.4.4




SALUD

REV: 03

Áreas Usuarias Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos


(Monitores de Activo Fijo y Mesa de Control)

16

Recaban actas administrativas y

comunicados(MAF)

Actas administrativas y

Comunicados

17

Realizan investigaciones para

Identificar bienes faltantes

18 Recibe solicitud y elabora documento

,,

de transferencia y actualiza en Padrón

bocurnento de transferencia de los bienes localizados

4 19

Concluye levantamiento de

Inventario y da seguimiento a

resultados

20

Verifica en sistema i. los movimientos de altas, bajas y transferencias

22

Recibe informe de resultados 41

21

Elabora y envía informe de

resultados de levantamiento

CONTROL » ISIÓN (--- Ela 'oró: , R lvisó: , Autorizó: Nombre: IC.P. Jesús alentín^

ré CP " Jesús V:lentín Gu

' révalo,,E, Lic. Verónica Elena Rojas

G iérrez 1 .ff■ .0 ,,,..--

Director,"r. inistración Cargo-puesto: I Dep ent• de

• s ,

ar• ., • se la Subdi r ion de _.- - - rsos ■ - - riallá-

Firma:

Fecha: Junio 2016

In orine resultados de

levantamiento de Inventario

resultados de levantamiento de

inventario

SALU D aRAUTuanurVinl

22 DE:




CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

REV: 03

HOJA: 14

Departamento de Almacenes (Monitores de Activo Fijo y Mesa

de Control) Subdirecc d R ión de Recursos


E ,

24 ,

Procede a la firma

' resultados y lo envía ': 25

Conciliara el

inventario físico contra los registros

contables

4 26

Continua con las Investigac'ones para efectos procedentes

1 ...„

2 23 Valida y firma el

informe de •

al Subdirector de : Contabilidad y

Finanzas .... ........... . .._

' de Conciliación 4

Acta de Conclusión i del Levantamiento

de Inventario ,.,

Termina

,_,..."

CONT- e i ISIÓN laboró:, evisó:c Autorizó:

Nombre: C.P. Jes - Valen in - •• _. .,

C.P. Jesús alentín Gu,...,,,-. _FáfévVID

Lic. Verónica Elena Rojas Gu iérrez ‘-‘,. ✓

Directora inistración Cargo-puesto: Illrctel Depart..no de - -t

Al • : - es fer - c.00 de la S • . ección de -ecur .• I • - - és

Firma: ,-•

Fecha: Junio 2016

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Almacenes) REV: 03

(re' , ' 93. Procedimiento para la toma física de

inventario de activo fijo. HOJA: 15

DE: 22

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos Código (cuando aplique)

6.1 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal N/P 6.2 Reglamento Interior de la Secretaria de Salud N/P 6.3 Estructura Orgánica Autorizada, vigente (Estructura, dictamen y oficio de la SFP) N/P

6.4 Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud vigente N/P

6.5 Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Cancerología vigente N/P

6.6 Estatuto Orgánico y Decreto de creación del Instituto Nacional de Cancerología

N/P

6.7 Ley de los Institutos Nacionales de Salud N/P 6.8 Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública N/P 6.9 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendarla N/P 6.10 Ley General de Contabilidad Gubernamental (Ad 2, 3, 4 Fracc. XX, 18, 19 Fracc. II, 21, 23, 24, 25,26,27 y 31)

N/P

6.11 Ley General de Bienes Nacionales N/P 6.10 Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2013 N/P 6.11 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal N/P 6.12 Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 N/P 6.13 Manual de Organización del Departamento de Almacenes N/P Acuerdo y Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación con fecha 16 de julio de 2010 y sus reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación con fecha 6 de junio de 2011

N/P

7- CONTROLDE_EIVI(SIÓN 7 El boró:, visó: Autorizó:

Nombre: C.P. Jesú - alentín Glig."—er-e) Atayelo

C.P. Jesús Vájlentín Gberrep Ar valo .e.-_-:-_. -----,

Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrez ,

Cargo-puesto: , , del Depa Indo de cen-6 1

argad e I—gel-2 d ursos M ales Directora inistración

Firma: k

Fecha: Junio 2016

SALUD


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T

CÓDIGO:

M.0./0.2.4.4



HOJA: 16

DE: 22

6. REGISTROS

Registros Conservación

Tiempo de Responsable de Conservarlo

Código de Registro o Identificación Única

Cédula de Toma Física de Inventario de Bienes

Instrumentales 5 años

Subdirector de Recursos Materiales, a travs del é Titular de la Jefatura de

Almacenes

Fecha

Informe sobre los resultados del

levantamiento de inventario

5 años

Subdirector de Recursos Materiales, a través del Titular de la Jefatura de

Almacenes

Fecha

Registros Conservación

Tiempo de Responsable de Conservarlo

Código de Registro o Identificación Única

Acta de Conclusión del Levantamiento del

Inventario de Bienes Muebles

5 años

Subdirector de Recursos Materiales, a través del Titular de la Jefatura de

Almacenes

Fecha

7. GLOSARIO

8.1 Acta Administrativa: Documento donde se asienta, relaciona y certifican hechos relativos a actuaciones Administrativas.

8.2 Activo Fijo: Son todas aquellas inversiones con carácter permanente que la entidad hace en bienes tangibles para fomentar el desarrollo de la Investigación médica, la Enseñanza, la Formación de Profesionistas Especializados y la Prestación de Servicios Médicos Asistenciales.

8.3 Área Solicitante o Las áreas que de acuerdo con sus necesidades requieren el Usuaria: suministro de bienes para el cumplimiento de sus funciones.

8.4 Bienes Faltantes: Aquellos que al término del inventario, aparecen registrados en el listado, pero físicamente no se encontraron.

8.5 Bienes Instrumentales: Los bienes muebles propiedad del Instituto, utilizados como medios para el desarrollo de las actividades que realizan todas sus áreas Sustantivas y Operativas, a los que se deberá asignar un número de inventario

CONTRql-DE EM IÓN (--- Eláboró: , ' R visó: ----.. Autorizó:

Nombre: C.P. Jesús V lentín Gu i'éro \ réyalsy

2

\P. Jesús aler. "Ved

Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrefi.>%---

Director dministración Cargo-puesto: \ ...,

-,.._. I Departame e Almace

Encarg-1. de I. .. o .dirección de R- - os Materiales

Firma:

Fecha: Junio 2016

SALUD rv


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, ,

CODIGO:

M.0./0.2.4.4 Subdirección de Recursos Materiales

(Departamento de Almacenes) REV: 03


HOJA: 17

DE: 22

mismo.

8.6 Bienes Sobrantes:

8.7 CABM:

Aquellos que al término del inventado se encuentran físicamente y no están registrados en el listado, debiendo realizar las aclaraciones y su regularización documental de inmediato en las cédulas de toma de inventarios y en los registros administrativos correspondientes.

Catálogo de Bienes Muebles que expide la Secretaría de la Función Pública y que se utiliza para identificar y clasificar los bienes por grupo genérico y especie.

8.8 Cédula de Levantamiento Formato en donde se consignan los datos e información de los de Inventario de Bienes bienes integrantes del Activo Fijo y el resguardante responsable Muebles e Instrumental: de los mismos.

8.9 Coordinador: Encargado del Área de Activo Fijo quien deberá supervisar y coordinar todas las actividades de los Monitores, y aclarar las situaciones en donde se presenten dudas por parte de los participantes en el levantamiento del inventario.

8.10 Inventario: Bienes adquiridos para su uso o consumo interno, de acuerdo a necesidades y actividades de la institución.

8.11 LIAF: Levantamiento del inventario de activo fijo.

8.12 Listado:

8.13 Manual:

8.14 Mesa de Control:

Relación de los bienes que conforman el Patrimonio del Instituto, emitida de la base de datos por la Jefatura del Departamento de Almacenes.

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Personal encargado de recibir la totalidad de las cédulas de Levantamiento de Inventados de Bienes Muebles e Instrumental, cédulas de Sobrantes, Faltantes y Transferencias de Activo Fijo con la finalidad de actualizar el SIGAF, así como aclarar las observaciones que se presenten en el Levantamiento del Inventario.

CONTROL DE EMISIÓN 7------Ela oró:, Rev)só: , Autorizó:

Nombre: 14.P. Jesús V, lentín G^o r15/249.....„,,--

C.P.c Jesús V entín Gue,r.reTh) ,, evalg ---5-- _..,

Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrez ,,,,,-,-----

Cargo-puesto: J Depa5arri6to de :netenea

Encargaddde la de Recu/s951,1atériales

-; Directora inistración

Firma: ...-

Fecha: Junio 2016

SALUD


o 01

al, ,,..„

CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Almacenes ) REV: 03


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8.15 Monitor:

8.16 Resguardo:

8.17 Supervisor:

Personal designado por el El Titular de la Jefatura de Almacenes, para realizar el cotejo de los bienes contra el listado emitido por el área de Activo Fijo, y que deberá asentar los datos obtenidos en la cédula de Levantamiento de Inventados de Bienes Muebles e Instrumental, registrar los números de inventarios y la clave CABM, etiquetar, registrar los bienes sobrantes o faltantes al inventario, verificar que sean requisitados y firmados la totalidad de los resguardos.

Documento oficial generado por el Instituto a través del cual se transfiere al Servidor Público usuario la responsabilidad sobre la custodia y cuidado del bien integrante del Activo Fijo que consigna sus características y el que deberá exhibir en el momento que se solicite por alguna autoridad competente o en la toma de Inventados.

El Subdirector de Recursos Materiales y el Jefe del Departamento de Almacén encargados de coordinar, supervisar y vigilar que se cumpla con los procedimientos y normatividad en la materia de toma de Inventados y que deberán informar al Órgano Interno de Control sobre las irregularidades detectadas en el proceso que pudieran implicar posibles responsabilidades.

8. CAMBIOS EN ESTA VERSIÓN

Número de Revisión Fecha de la Actualización Descripción del Cambio 3 Junio 2016 Actualización

CONTROL2E_EMISIÓN / laboró:, ROsó: Autorizó:

Nombre: C.P. Jesú Vale Gtre?re-rj) evalo

C.P. Jesús Vajentín Guerréby réval2---7,' ----7›


Cargo-puesto: e del Dep ento de acenes

Ende la Sub. - clon de s Directora de Adíninistración

Firma:

Fecha: Junio 2016

SALUD 1 -... ;

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS i '

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CÓDIGO:

M.0./0.2.4.4



HOJA:

DE:

19

22

9. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

10.1 Instructivo papara el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles (Activo Fijo)

Reetcwdants. Centro de Costo.

Descri,

Instituto Nacional de Cancerología DIRECCION DE ADAUNIS1RACION

SUBDIRECC NDN DE RECURSOS MATERIALES (OEPARTAM ENTO DE ALMACENES) CEDULA DEL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INSTRUMENTA LES 2016

Caos Etiq .Ccdtio de

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11 414é4 Excedente 12 OrNie oNie Excedente 13 UNJA eN re E xcedente 14 rtf4/4 E xcleciárta 15 erNie 444 je Excedente 16 41,1,'A Excedente 17 »N re Excedente. 13 etN/A eN re Excedente

19 0We era re Excedent•

0We »N re Excedente

CONTROL D_E_EMISION El: boró: ' -visó: Autorizó:

Nombre:

.P. Jesús alentín G • revelo

- ero C.P. Jesús alentín GueiTerp •réval -

Lic. Verónica Elena Rojas G 'rrez „..-

Cargo-puesto: • pa ame Alma

de • • ar!,-.. - a áubd" ción de • ., ós • les

...o Director- ;111 eministración

1.-

Firma:

Fecha: Junio 2016

Folio:

Centro de costos:

Ubicación:

Fecha de resguardo:

Minio Nacional da Carearoloda N. San Fernando No 22. Col Secdon XVI Malean y Enooh Camino. Tlalpa, Clarea Federal C.P. 14180 Tel6028-0400 FAX 6573-4660 R.F.C. 11046112511113

RESGUARDO DE BIENES MUEBLES

Coma Insenta,c, 110a

2

4

10

T:rec. .340

12

13

JEFE INMEDIATO DEL RESG UAR DAN TE COORDINAD DR DE ACTIVO F IJCI JEFE DEL DEPARTAMEN TO DE ALMAC ENES RE SGUARDARTE

SALUD ,


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o ,

CÓDIGO: M.0./0.2.4.4



HOJA: 20

DE: 22

10.2 Cédula de Toma Física de Inventario de Bienes Instrumentales

SIDA Página 1 de I

240[42010 124.3

CONTROL D ISIÓN aboró: R visó: , Autorizó:

Nombre: C.P. Jesús alentírr Ar-

reno C.P. Jesús V: lentín Guo ' éval.

Lic. Verónica Elena Rojas G iérrez

Cargo-puesto: de epa rt - •. enes

nto de arg a Subd. ción de . -viales

1,T17--' Directorys: inistración

Firma:

Fecha: Junio 2016

Fallo:

Centro de costos:

Ubicación:

Fecha de resguardo:

patato Naciera! de Cancerología A•. San Femando No 22. Col Staion XN llalpan n Enoch Camino_ ThIpal, Ralo Federal C.P. 14080 Id 582E40400 FAX 5573-4050

11104511251112

RESGUARDO DE BIENES MUEBLES




CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

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HOJA: 21

DE: 22

RESGUARDAN TE RESGUANDANTEAN TER IOR COORDINADOR DE AGITAD F U0 JEFE D EL DEPARTAMEN TO DE ALIJAC ENES

Págala I de I 249812018 1312

7----- CONTROLZt E ÓN / El-.oró: ' Re isó: ' *---- Autorizó: Nombre: .P. Jesús , alentín

1, al - - o C.P. Jesús t lentí • - errer•

-. - ,a _.-..s. .....-

Lic. Verónica Elena Rojas Gu érrez

Cargo-puesto: Je :.el Depart o de Enca . e o de I 13:tifección de Recos Materiales

1 ranes Directora d0." istción ./°.-

Firma:

Fecha: Junio 2016

El boro: Nombre:

Cargo-puesto:

C.P. Jesús qr

\Jef,,,1•el De

Firma:

Fecha:

CONTROLDE-- SIÓN R visó: k

o( C.P. Jesús alentín .11a16—.D

Fricar o de la Su • cción de 'Recu ríales

Junio 2016

Autorizó: Lic. Verónica Elena Rojas

Gutiérrez

Directora de Admi is


Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Almacenes1


CÓDIGO: M.0./0.2.4.4

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DE: 22

OBLIGACIONES DEL RESGUARDANTE

I.- Es obligación del tea guazdante custodiar y cons•rvar .condklones adecuada de uso los bienes que tienen asignados y resguardados.

2.. Es obligación del res guardante verificar que los bienes permanezcan identificados con la placa o etiqueta con los númeios de inventario ajos ap.ece en el res guardo, o de reportar la falta de ésta al área de Activo F ajo. 3.- Es obligación del r.guardante dar

aviso al área de Activo Fi», enea o de Ceder a otro servido púbico o área ...quie, bien que tenga bajo su resguardo mediarte al formato denominado-aviso de cambio de resguardo, a

eteele de que se realce el cambio de resguardan% y la aolualzación de los registros de inventa. y se cuente con evidencia documental del Cambio. En caso da no nofficar el urnbio, el bien seguirá estando bajo la responsa beldad del res guardante.

4.- En raso de robo o ...ro de un bien. es la obligación del resguardaste levantar acta administratb por robo o extravío así corno requisaa el formato de

-soNciud de baje de registros de Activo Fijo por robo o extra.i, y enteca/ estos documentos al Departamento de Almacenes a bares de área de Activo Fio.

5- En caso de bienes que por su estado /leo de coreen..án. o de aquellos que ya no resulten úbles o aplicables para el servicio al que titán destinados, el resguardare deberá soiotar su baja mediante el formato denominado "soidtud de destino final de bienes" y solictar el dictznen de afectación respectira a los departamentos de Informática. Conservación y Mantenimiento y el área de Activo Fijo, con el fin de que el responsable del bien sea liberado del resguardo correspondiente.

0.- En oao de que el resguardaste introduzca al Instituto bienes de su propiedad. deberá notlierb a la Subdireoción de Servicios Generales y al área de Activo Fijo para su conocirnienio, entregando copia de la factura respectiva, de igual manera deberá notificar a ambas área del retiro del bien.

7.- En cato debieses hsburnentales, cuando éstos leguen al toral de s u.ela útil. deberánerregarseal sea de Activo Fi la para SU destilo anal. EL. Es obligación del jefe de área

o .ntro de casto. dar aviso al departamento de Almacenes de los cambios de adscripción o de funciones, que autorice o realice con el personal a su asgo o electo de reatas oportunamente los carebia de resguardo que corresponda.

OBSERVACIONES DEL RESGUARDANTE

SELLO DE RECEPCIÓN DE Le COPIA DEL RESGUARD

Datos requeridos segun artículo 42 d I Acuerdo por el que s e establecen las disposiciones en Materia de R ecuts os Material. y Servicios Generales

manual de procedimientos cÓdigo: salud subdirección de...

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