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MANUAL DE
USUARIO
FINAL
Proceso 220_TBBP_FPC_Enrute y Desenrute_Zonas_
Merchandising
Manual paso a paso para realizar proceso de segmentación
directamente en la plataforma Microsoft Dynamics AX2012.
THE BIG BANG PROJECT 2014
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CONTROL DE VERSIONES
Fecha Versión Observación Autor
22/10/2014 1.0 Manual de usuario final Hernando Escobar
29/05/2015 2.0 Lorenza Orozco Madrid
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó
___________________
Hernando Escobar
Lorenza Orozco Madrid
Key User Área Comercial
___________________
Nancy Mira
Gerente de proyecto
Altipal
____________________
Jimmy Rojas
Gerente Comercial
HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................ 4
1.1 Introducción .............................................................................. 4
1.2 Propósito ................................................................................... 4
1.3 Alcance ...................................................................................... 4
1.4 Personal Involucrado en el Proceso ........................................... 4
2. ASPECTOS RELEVANTES ............................................................... 5
2.1 Roles Involucrados en el Proceso .............................................. 5
2.2 Restricciones ............................................................................. 5
2.3 Dependencias ............................................................................ 5
3. FLUJO DEL PROCESO .................................................................... 6
4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ......................... 7
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma ........................................... 7
Paso 1. Crear Zonas de Merchandising .................................................. 7
Paso 2. Formulario principal Enrute clientes Merchandising ...................... 9
Paso 3. Enrutar Cliente (Merchandising) .............................................. 11
Paso 4. Proceso Organizar Ruta (Merchandising) .................................. 13
Paso 5. Proceso Modificar Ruta (Merchandising) ................................... 15
Paso 6. Proceso Reasignación de Enrutes (Merchandising) ..................... 17
Paso 7. Proceso Historial Merchandising .............................................. 18
Paso 8. Desenrutar Merchandising ...................................................... 19
5. CARGUE DE PLANTILLA DE ENRUTES MASIVOS .......................... 25
6. GUIA RAPIDA DE USUARIO ........................................................ 30
6.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (220_TBBP_FPC_ Enrute y
Desenrute_Zonas_Merchandising) ................................................... 30
7. GLOSARIO DE TERMINOS ........................................................... 33
7.1 Glosario de Términos ............................................................... 33
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 Introducción
Este manual contiene el proceso para llevar a cabo el Enrute y Desenrute de los
clientes en las zonas de Merchandising directamente en la plataforma Dynamics
AX2012 cuando se crean las zonas de Merchandising.
1.2 Propósito
El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta
de trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Ventas y Marketing
para administrar los enrutes y desenrutes de los clientes en las zonas de
Merchandising involucrando al área de Customer Marketing de Altipal S.A
1.3 Alcance
El manual contiene la información para ingresar o realizar cambios en el Enrute
y Desenrute de los clientes que se implementó en AX 2012 durante la primera
etapa del proyecto BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero
de 2015. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A.
se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos
de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la
plataforma Documentar.
1.4 Personal Involucrado en el Proceso
Nombres-Correos
Electrónicos
1. Hernando Escobar –
2. Lorenza Orozco Madrid –
Roles 1. Usuarios expertos equipo BIG BANG Área
Comercial
Responsabilidades Proceso de actualización en el enrute y desenrute de
los clientes en AX 2012
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2. ASPECTOS RELEVANTES
2.1 Roles Involucrados en el Proceso
Rol Jefe Inmediato Rol
Customer Marketing Bogotá Gerente Customer Marketing
2.2 Restricciones
Ítem Descripción
R001 El Enrute y Desenrute de clientes solo debe permitir una persona de
merchandising activa a la vez en una zona.
R002 La actualización de datos de enrute y desenrute en AX2012 solo se puede
hacer a través del módulo de Ventas y Marketing
2.3 Dependencias
Ítem Descripción
D001 Para ejecutar el ingreso de datos en el enrute y desenrute se requiere
tener creadas las zonas de merchandising.
D002
Para poder enrutar o desenrutar clientes a las zonas de merchandising se
requiere tener acceso a los maestros de clientes y mercaderistas desde
la opción Zonas de Merchandising en el módulo de Ventas y marketing
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3. FLUJO DEL PROCESO
© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project
Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A
FLUJO DE PROCESO PROPUESTO
220_ENRUTE Y DESENRUTE ZONAS DE MERCHANDISING
(Subproceso Comercial)
MARZO 26 DE 2014
THEBIGBANGPROJECT-FPC-220
ENRUTE
MODIFICAR
RUTA
Seleccionar Enrute y
buscar el cliente por cuenta
del cliente, Nombre del
cliente o Id identificación
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
El sistema traerá la
dirección, ciudad y barrio
del cliente que se haya
escogido
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar la zona de
merchandising y el sistema
debe traer el nombre del
mercaderista
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar frecuencia y
día para visitar al cliente
y dar click en el botón
enrute
Coordinador
de transporte
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar Cliente y dar
clic en Modificar ruta
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar frecuencia y
día para visitar al cliente
Coordinador de
transporte
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar Cliente y
ruta que desea retirar del
cliente y dar clic en
desenrutar
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Dar click en el botón
desenrutar
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar una
justificación y escribir
una observación
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Dar clic en aceptar
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
DESENRUTE
En el cuadro 1
seleccionar grupo de
ventas y zona de ventas
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar
Reasignación de
enrutes
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
El sistema listará todos
los clientes de acuerdo a
lo elegido
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Seleccionar los clientes
que requiero transferir a
la nueva zona de ventas
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
En el cuadro 2 seleccionar
grupo de ventas y zona de
ventas a la cual se quiere
transferir los clientes
seleccionados
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Dar click en el botón mover
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
B
B
REASIGNACIÓN
DE ENRUTES
La zona de
merchandising
existe?SI
NO
Ingresar a crearla en la ruta
Ventas y marketing/
Configurar/Clientes
potenciales/Zona de
merchandising
Coordinador de
transporte
Microsoft
Dynamics AX
302_CREACION
DE CLIENTES
Ingresar al sistema menú
Ventas y marketing/
Común/Enrute y Desenrute
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
216_MERCADERISMO
Verificar en el sistema los
cambios
Analista de Inf
Comercial
Microsoft
Dynamics AX
Figura 01.Flujograma de proceso
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4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma
Paso 1. Crear Zonas de Merchandising
Cuando gestión humana contrate un nuevo mercaderista, deben de crearlo en
la plataforma de Sinergy, se corre un proceso e inserta la zona de merchandising
que es la posición del empleado en Sinergy e ingresa el nuevo mercaderista en
Dynamics AX2012 en el formulario “Zona de Merchandising” en la pestaña
“Mercaderista” que se encuentra ubicado en la ruta “Ventas y
marketing/Configurar/ Clientes Potenciales/Zona de Merchandising”.
Figura 02.Ruta para ingresar a Zonas de Merchandising
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Figura 03. Formulario zona de merchandising
Se abre un formulario que contiene los siguientes campos
Zona de Merchandising: Posición del empleado creado en Sinergy.
Nombre: Nombre de la zona de merchandising que estará compuesto por la agencia y el canal al que pertenece el mercaderista.
Observaciones: Diligenciar datos adicionales a la zona de
merchandising.
PESTAÑA “Mercaderista”
Cada zona de merchandising puede tener varias mercaderistas asociadas, pero solo una de ellas estará vigente.
Agregar: Agregar una línea nueva para insertar un mercaderista.
Quitar: Permitirá retirar el mercaderista. Código mercaderista: En este campo se debe seleccionar la cédula del
mercaderista. Dato ingresado por la interfaz de Sinergy.
Nombre mercaderista: Trae de forma automática el dato correspondiente al nombre del empleado que fue seleccionado en el
campo “Código mercaderista”. Fecha ingreso: Fecha en la cual el mercaderista ingresa a la compañía.
Dato ingresado por la interfaz de Sinergy.
Fecha retiro: Fecha hasta que el mercaderista estuvo atendiendo la zona de merchandising. Este dato lo ingresará Sinergy.
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Motivo: Lista desplegable donde contiene las siguientes opciones: “Retiro
de la compañía”, “Cambio de zona” y “Salidas temporales”. Este dato lo ingresará la interfaz de Sinergy.
Una vez este grabado el registro de una mercaderista no se podrá modificar ningún campo excepto el de “Motivo” siempre y cuando este vacío.
Una zona de merchandising no podrá ser eliminada:
Si la zona de merchandising tiene asociada una o varias mercaderistas. Si la zona de merchandising está asociada a un Enrute.
Paso 2. Formulario principal Enrute clientes Merchandising
El proceso de Enrutar clientes a Mercaderistas consiste en asignar a cada Cliente
una o varias Zonas de Mercadeo que serán las encargadas de atender a dicho
cliente con una periodicidad definida (Semanal, Bisemanal, Quincenal y Mensual)
y dentro de un horario o secuencia establecida para cada día (ruta). Para poder
Enrutar un cliente se debe ingresar al formulario principal de Enrutes que
permite visualizar todos los clientes que tiene rutas asociadas.
Ingresar a la ruta “Ventas y marketing/Común/Enrute y Desenrute/
Zonas de Merchandising”
Figura 04. Ruta de acceso enrute y desenrute zona de merchandising
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Figura 05. Formulario enrute y desenrute zona de merchandising
Nivel Superior: En este nivel se podrá visualizar la información de los clientes que tiene una o varias zonas de merchandising enrutadas. Este
nivel tiene las siguientes columnas: o Cuenta de Cliente: Corresponde al código que identifica al cliente.
o Nombre: Corresponde al nombre que identifica al cliente seleccionado en el campo Cuenta de cliente.
o Dirección: Corresponde a la dirección del cliente que se haya
seleccionado en el campo Cuenta de cliente. o Teléfono: Corresponde al teléfono del cliente que se haya
seleccionado en el campo Cuenta de cliente.
Nivel Inferior: En este nivel se puede visualizar la información de las zonas de merchandising que tiene enrutadas el cliente marcado en el
“Nivel Superior”. Este nivel tiene las siguientes columnas:
o Zona de Merchandising: Corresponde al código de la zona de
merchandising enrutada. o Mercaderista: Corresponde al nombre de la mercaderista que se
encuentra asignada a la zona de merchandising como la mercaderista vigente o actual.
o Ruta: Corresponde a los días (rutas) en los que la zona de
merchandising atenderá al cliente de acuerdo a la periodicidad que se definió en el enrute.
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Paso 3. Enrutar Cliente (Merchandising)
Dentro de la “Consulta de inicio de Enrutes Merchandising” hay un botón llamado “Enrutar” el cual abre un formulario llamado “Enrute Zona de Merchandising” en este se ingresa la información necesaria para que el Cliente
sea enrutado a una Zona de Merchandising.
Figura 06. Formulario enrute zona de merchandising
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Ficha General
Cuenta del cliente: Se debe seleccionar un registro del maestro de
clientes, desde este campo existe la posibilidad de hacer la búsqueda o la selección por la “Cuenta del cliente” o por el “Nombre del cliente”.
Nombre del cliente: En este campo se visualiza de forma automática el nombre del cliente que fue seleccionado en el campo “Cuenta del
cliente” o “Id identificación”. Es un campo NO editable.
Id Identificación: Se debe seleccionar el número de identificación que
tiene asociado el cliente, de igual forma si el campo “Cuenta del cliente” fue ingresado primero, el campo de “Id identificación” se llena de forma
automática de acuerdo al cliente que fue seleccionado.
Dirección: Se llena de forma automática con respecto al cliente que fue
seleccionado. Es un campo NO editable.
Ciudad: Se llena de forma automática con respecto al cliente que fue
seleccionado. Es un campo NO editable.
Barrio: Se llena de forma automática con respecto al cliente que fue
seleccionado. Es un campo NO editable.
Zona de Merchandising: Se debe seleccionar una zona de
merchandising. Es un campo obligatorio.
Mercaderista: De forma automática trae el nombre de la mercaderista
que está vigente en la zona de merchandising que fue seleccionada previamente. Es un campo NO editable.
Ficha Ruta En esta ficha se combina la selección de una frecuencia con un calendario
estándar que refleja 4 (cuatro) semanas de 6 (seis) días para cada una.
Frecuencia: En este campo se puede seleccionar uno de los siguientes valores: Semanal, Quincenal, Bisemanal o Mensual. Este es un campo obligatorio. Dependiendo de la frecuencia que se marque, el calendario
realiza de forma automática la marcación de los días que contemplarán la ruta completa:
o SEMANAL: Al marcar cualquiera de los días de una de las semanas,
de forma automática se marcarán en cada semana el mismo día.
Ejemplo: Si se marca la ruta R03 (Miércoles) se marcará de forma automática las rutas R09, R15 y R21.
o BISEMANAL: Se marcaran 2 (dos) días (rutas) de una misma semana y de forma automática se marcarán en cada semana los mismos días. Ejemplo: Si se marca la ruta R05 (Viernes) y R06
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(Sábado) se marcará de forma automática las rutas R11, R12, R17,
R18, R23 y R24. o QUINCENAL: Al marcar cualquiera de los días de una de las
semanas, de forma automática se marcará en la segunda semana, con respecto a la seleccionada, el mismo día. Ejemplo: Si se marca la ruta R02 (Martes) se marcara de forma automática la ruta R14.
o MENSUAL: Solo quedará seleccionado el día que el usuario marque. Ejemplo: al marcar R19, no se realizara la marcación de ningún día
de forma automática. Nota Importante: En cualquiera de las frecuencias se puede marcar un solo
día (excepto la BISEMANAL en la cual serán 2 días), si luego de haberse marcado de forma automática una ruta completa el usuario vuelve a marcar otros días,
el sistema vuelve a marcar la nueva ruta y borrar la que fue marcada anteriormente. Ejemplo: Se selecciona frecuencia QUINCENAL, se marca el día R07 y de forma automática se completa con el día R19; Luego se marca el día
R06, de forma automática se desmarcan los días R07 y R19 y se marca el día R18.
Marcar una ruta es una actividad obligatoria para realizar el Enrute. Una vez se
termine de ingresar la información de la ruta, se procederá a dar clic en el botón Enrutar.
Paso 4. Proceso Organizar Ruta (Merchandising)
Después de realizar el proceso de Enrute se selecciona la pestaña “Organizar
Ruta”, En está pestaña se muestran los clientes que la zona de merchandising tiene enrutados para poder asignarles la hora en la que serán atendidos dentro
de cada día (ruta: R01, R02,…, R24).
Figura 07. Formulario organizar ruta zona de merchandising
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La opción de “Organizar Ruta” también se habilita desde la “Consulta de
inicio de Enrutes (merchandising)”.
Los campos que tiene este formulario son los siguientes:
Cuenta de Cliente: Corresponde al cliente seleccionado en el enrute o a
los clientes que tiene la zona de merchandising en la ruta seleccionada. Este es un campo NO editable.
Nombre: Corresponde al nombre del cliente seleccionado. Este es un campo NO editable.
Dirección: Corresponde a la dirección principal del cliente seleccionado.
Este es un campo NO editable. Hora visita: Corresponde a la hora en la que se visitará al cliente en el
día seleccionado (ruta), este campo es editable. Hay de 2 íconos con los que se pueda mover un registro hacia “arriba” o hacia
“abajo” para facilitar la asignación de horas de visita de los diferentes clientes.
o “Arriba”
o “Abajo” Figura 08. Iconos de desplazamiento vertical
El proceso de “Organizar Ruta” se puede hacer de dos formas:
Uno a Uno: Se ordenan los registros de los clientes para cada día (ruta)
en el orden que la mercaderista los visitará y luego de forma manual se ingresará el campo “Hora Visita” para registrar una hora.
Todos: Se ordenan los registros de los clientes para cada día (ruta) en el
orden que la mercaderista los visitara, luego en el campo “Hora Inicial” se ingresa la hora en la que inicia la visita del primer cliente y en el campo
“Intervalo (min)” se ingresa el tiempo en minutos que tienen los intervalos de visita entre cada cliente; una vez ingresada esta información se ejecuta el procedimiento “Recalcular horas” el cual se encarga de
insertar las horas de visitas para cada cliente. Ejemplo: Si en la ruta R02 existen 8 clientes a visitar, y se ingresa “Hora Inicial”= 08:00 e
“Intervalo (min) = 15, entonces las horas para los 8 clientes quedarían así: Primero = 08:00, Segundo = 08:15, Tercero = 08:30, Cuarto = 08:45, Quinto = 09:00, Sexto = 09:15, Séptimo = 09:30 y Octavo =
09:45.
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Una vez se hayan organizado los clientes de un día (ruta), desde el mismo
formulario se puede desplazar o cambiar a otra de las rutas de la Zona de Merchandising para realizar el mismo procedimiento.
Figura 10. Formulario organizar ruta zona de merchandising
Paso 5. Proceso Modificar Ruta (Merchandising)
El proceso de “Modificar Ruta (Merchandising)” se encuentra ubicado en la
“Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)” y desde allí se debe
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marcar el cliente y la zona de merchandising a los cuales se requiere hacer una
modificación, se debe dar clic en el botón “Modificar Ruta (Merchandising)” se abre un nuevo formulario llamado “Modificación de Ruta Merchandising”
desde el cual se visualiza la misma información que tiene el formulario “Enrute Zona de Merchandising” con las siguientes características:
Figura 11. Botón para ingresar a Modificar Ruta
En la pestaña “Modificar Ruta” NO se puede modificar o editar los campos de la ficha “General”.
En la pestaña “Modificar Ruta” se puede cambiar la “Frecuencia” y los
días que formarán el nuevo Enrute. En la pestaña “Organizar Ruta” se puede cambiar y/o asignar la
información para el campo “Hora Visita”
Figura 11. Formulario modificar ruta zona de merchandising
Una vez se haya hecho las modificaciones se debe dar clic en el botón Enrutar.
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Paso 6. Proceso Reasignación de Enrutes (Merchandising)
En la “Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)” hay un botón llamado “Reasignación de Enrutes” el cual abre un formulario llamado “Reasignación enrutes” en este se puede seleccionar uno o varios clientes
que estén enrutados a una zona de merchandising y transferirlos a otra zona de merchandising con todas sus características de Enrute, es decir, con las
frecuencias, días de ruta y horas de visita.
Figura 12. Botón para ingresar a Reasignación enrutes
Figura 13. Formulario reasignar enrutes zona de merchandising
Zona de Merchandising (Transferir Desde): Se debe seleccionar un
registro del maestro de zonas de merchandising de la cual se desea transferir los clientes.
Clientes: Se listan los clientes que están enrutados a la zona de
merchandising que fue seleccionada previamente en el campo “Zona de
v
v
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merchandising (Transferir Desde)”, se podrá marcar o seleccionar
todos o aquellos clientes que se desean transferir.
Zona de Merchandising (Transferir Hasta): Se debe seleccionar la
zona de merchandising a la cual se desea transferir los clientes.
Solo Desenrute: Es una casilla la cual al ser marcada deshabilita el
campo “Zona de Merchandising (Transferir Hasta)”. De esta forma
Dynamics AX solo realizará el proceso de Desenrute. Una vez se haya seleccionado la información se debe dar clic en el botón “Transferir”.
Paso 7. Proceso Historial Merchandising
El proceso de “Historial Merchandising” permite consultar los Enrutes y/o
Desenrutes de Merchandising que ha tenido un Cliente, para ello se tiene un botón en la “Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)” el cual abre
un formulario llamado “Historial de Enrute y Desenrute Merchandising” en el que se visualiza la información que fue guardada o registrada en los procesos de “Enrute”, “Desenrute”, “Modificar Ruta” y “Reasignación de Enrutes”.
Figura 14. Botón para ingresar a Historial
Cuenta de cliente: Código de cliente de acuerdo al proceso ejecutado. Nombre: Nombre del cliente de acuerdo a la cuenta del cliente. Frecuencia: Nombre de la frecuencia de acuerdo a la cuenta del cliente.
Actividades: El valor a mostrar es uno de los siguientes: Enrute, Desenrute, Enrute por Transferencia o Desenrute por Transferencia.
Zona de Merchandising: Valor guardado de acuerdo al proceso ejecutado.
Nombre Mercaderista: Valor guardado de acuerdo a la zona y al proceso
ejecutado. Observaciones: Valor guardado en el proceso de “Desenrute
Merchandising” o “Reasignación de Enrutes Merchandising”. Justificación de desenrute: Valor guardado en el proceso de
“Desenrute”.
Usuario: Usuario que ejecutó el proceso de “Enrute”, “Desenrute”, “Modificar Ruta” o “Reasignación de Enrutes.
Fecha y hora: Fecha en la que se ejecutó el proceso de “Enrute”, “Desenrute”, “Modificar Ruta” o “Reasignación de Enrutes”.
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Figura 15. Formulario historial enrute y desenrute zona de merchandising
Paso 8. Desenrutar Merchandising
El proceso de “Desenrute Merchandising” consiste en retirarle a un cliente una
o varias zonas de merchandising que ha sido asociada previamente mediante un
proceso de “Enrute Merchandising”, o a varios clientes todas las zonas de
merchandising. Para ello hay una opción llamada “Desenrute” en el formulario
principal de “Enrutes (Merchandising)”.
Antes de ejecutar el proceso de “Desenrute Merchandising” es necesario
realizar una parametrización de justificaciones la cual se ubica en la ruta “Ventas y marketing/Configurar/Enrute y desenrute/Justificación
desenrute Merchandising”:
Figura 16. Ruta de acceso parametrización de enrute y desenrute
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Figura 17. Formulario justificación desenrute zona de merchandising
Justificación desenrute: Corresponde al código de la justificación. Es
un campo obligatorio. Nombre: Descripción que identifica la justificación. Es un campo
obligatorio.
El proceso tiene dos formas:
1. Seleccionar de la “Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)”
un solo cliente del “Nivel Superior” y luego en el “Nivel Inferior” marcar una o varias zonas; una vez se haya hecho dicha selección se tiene habilitado el botón de “Desenrute” el cual abre un formulario llamado
“Desenrute Zona de Merchandising”, el cual tiene las siguiente información:
“Marcar Cliente y Zonas a desenrutar”
Figura 18. Formulario enrute y desenrute zona de merchandising
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“Formulario Desenrute Zona de Ventas”
Figura 19. Formulario desenrute zona de merchandising
Encabezado
Los datos de Cuenta del cliente, Nombre del cliente, Id Identificación, Dirección, Ciudad y Barrio se visualizan de acuerdo al cliente que fue seleccionado en la “Consulta de inicio de Enrutes”. Son
campos NO editable.
Rutas La información que aparece en esta sección depende de los registros que fueron
marcados previamente en el “Nivel Inferior” de la “Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)”
Zona de Merchandising: Corresponde al código de la zona de
merchandising que fue seleccionada en la “Consulta de inicio de
Enrutes (Merchandising)”. Es un campo NO editable. Mercaderista: De forma automática trae el nombre de la mercaderista
que está vigente en la zona de merchandising que fue seleccionada previamente en la “Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)”.
Es un campo NO editable. Ruta: En este campo se visualiza de forma automática los días (rutas)
que conformar la ruta completa de la zona de merchandising que fue
seleccionada previamente en la “Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)”. Ejemplo: para una ruta semanal que inicia en la ruta
R04 deberá mostrar los valores: R04, R10, R16, R22.
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Una vez se haya validado la información del formulario “Desenrute Zona de
Merchandising” se procede a dar clic en el botón Desenrutar, el cual abre una ventana en la que se ingresa la siguiente información:
Figura 22. Justificación y observaciones para desenrute de una zona de merchandising
Justificación de desenrute: Se debe seleccionar un registro del maestro
de justificaciones las cuales fueron creadas previamente en la ruta “Ventas y marketing/ Configurar/ Enrute y desenrute/
Justificación desenrute Merchandising”. Este campo es obligatorio.
Observación: Información adicional al campo Justificación. Debe ser
superior a 15 caracteres.
2. Desenrute masivo: Seleccionar de la “Consulta de inicio de Enrutes (Merchandising)” varios clientes del “Nivel Superior” y automáticamente son marcadas todas las zonas en el “Nivel Inferior”
de cada cliente; una vez se haya hecho dicha selección se tiene habilitado el botón de “Desenrute” el cual abre un formulario llamado “Desenrute
Masivo Zona de Merchandising”
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Figura 21. Desenrute masivo zona de merchandising
Una vez se haya validado la información del formulario “Desenrute Zona de
Merchandising” se procede a dar clic en el botón Desenrutar, el cual abre una ventana en la que se ingresa la siguiente información:
Figura 22. Justificación y observaciones para desenrute de una zona de merchandising
Justificación de desenrute: Se debe seleccionar un registro del maestro
de justificaciones las cuales fueron creadas previamente en la ruta
“Ventas y marketing/ Configurar/ Enrute y desenrute/ Justificación desenrute Merchandising”. Este campo es obligatorio.
Observación: Información adicional al campo Justificación. Debe ser
superior a 15 caracteres.
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El botón ACEPTAR solo está habilitado si los campos “Justificación” y
“Observación” tienen datos ingresados.
Figura 23. Mensaje de error en las observaciones
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5. CARGUE DE PLANTILLA DE ENRUTES MASIVOS
El sistema permite ingresar los enrutes masivos por medio de plantillas:
Hoja Enrutes
Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que desea enrutar. Dirección Cliente: Ingresar la dirección del cliente asociado en la columna
Código Cliente. Código Zona Merchandising: Código zona de la mercaderista que atenderá el
cliente. Código Mercaderista: Se debe ingresar la cédula de ciudadanía de la mercaderista que atenderá el cliente.
Route Id: Se debe ingresar el código de acuerdo a la frecuencia que tendrá el
cliente para la visita.
Fecha Enrute: Ingresar la fecha con formato (mm/dd/aaaa)
Hoja Organización de Ruta
Código Zona de Merchandising: Código zona de la mercaderista que ingresó
en la Hoja Enrutes.
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Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que se ingresó en la Hoja
Enrutes. Dirección Cliente: Ingresar la dirección del cliente que se encuentra en la Hoja
Enrutes. Hora de la Visita: Ingresar la hora en la cual será atendido por la mercaderista.
Orden de Visita: El valor a ingresar debe estar relacionado con la hora de visita.
Rutas: Se debe ingresar el valor de acuerdo a lo ingresado en la columna Route Id y a su frecuencia.
Ejemplo: Se seleccionó el Route Id 1 frecuencia Semanal y tiene la ruta 1,7, 13 y 19 en la plantilla deben ir cuatro líneas con estos valores.
Route Id: Se debe ingresar el código que ingresó en la Hoja Enrutes.
Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, luego eliminar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv)
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Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar
las comas (,) por punto y coma (;)
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Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración del
sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/ seleccionar la opción “Cargue de datos Merchandising”
En la nueva ventana en la parte de “Opciones de importación” para cargar la
hoja de Enrutes seleccionar Encabezado, en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a lo seleccionado en Opciones de importación, en el campo “Fichero de errores” seleccionar la ruta
donde desea guardar un archivo con los errores encontrados en la plantilla.
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Para cargar la hoja de Organización de Ruta seleccionar Detalle, en el campo
“Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de
acuerdo a lo seleccionado en Opciones de importación, en el campo “Fichero
de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con los errores
encontrados en la plantilla.
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6. GUIA RAPIDA DE USUARIO
6.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (220_TBBP_FPC_ Enrute y
Desenrute_Zonas_Merchandising)
Crear Zonas de Merchandising Información ingresada por Sinergy
Ingresar al menú “Ventas y marketing/Configurar/Clientes Potenciales/ Zonas de Merchandising”
Dar clic en nuevo Ingresar el código de la zona y Descripción Ingresar número de cédula del mercaderista que atenderá la zona de
Merchandising. Ingresar fecha de ingreso.
Enrutar Cliente (Merchandising)
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/
Zona de Merchandising” Dar clic en el botón Enrutar Seleccionar la cuenta del cliente
Ingresar la zona de merchandising Seleccionar la frecuencia
Seleccionar el día a visitar Dar clic en el botón Enrutar Ingresar a la pestaña “Organizar Ruta”
Seleccionar la ruta que se acaba de enrutar al cliente Ingresar la hora de visita del cliente.
Cerrar formulario Organizar Ruta
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/ Zona de Merchandising” Dar clic en el botón Organizar Ruta.
Seleccionar la ruta que se requiere modificar Ordenar los clientes. Asignar la hora inicial
Ingresar el intervalo en minutos Dar clic al botón Recalcular horas
Cerrar formulario
Proceso Modificar Ruta (Merchandising) Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/ Zona de Merchandising”
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Seleccionar cliente y zona de merchandising
Dar clic en el botón Modificar Ruta Seleccionar la frecuencia si se requiere modificar
Seleccionar la ruta si se requiere modificar Dar clic en el botón Enrutar Si se requiere modificar la Hora de Visita ingresar a la pestaña Organizar
Ruta. Buscar la(s) ruta(s) y asignarle la hora al cliente
Cerrar formulario
Reasignación de enrutes
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/ Zona de Merchandising”
Dar clic en el botón Reasignación enrutes
Seleccionar la zona de merchandising de la cual se van a transferir o desenrutar clientes
Seleccionar los clientes que se van a transferir o desenrutar Si los clientes se van a desenrutar activar check de solo desenrute
Si los clientes se van a transferir a otra zona de merchandising seleccionar la zona de venta
Dar clic en el botón Transferir
Cerrar formulario
Revisar Historial
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/Zona de Merchandising”
Dar clic en el botón Historial Filtrar el cliente el cual se revisará su historial de cambios. Cerrar formulario
Realizar Desenrute 1. Desenrutar un cliente
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/ Zona de Merchandising”
Seleccionar el cliente y la(s) zona(s) de venta a desenrutar Dar clic en el botón Desenrutar en el formulario principal Dar clic en Desenrutar
Ingresar Justificación de desenrute y observación Cerrar el formulario
2. Desenrute Masivo (Desenruta el cliente de todas las zonas de
veta)
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Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/ Zona de Merchandising”
Seleccionar los clientes a desenrutar Dar clic en el botón Desenrutar en el formulario principal Dar clic en Desenrutar
Ingresar Justificación de desenrute y observación Cerrar el formulario
Cargue de plantilla de enrutes masivos
Diligenciar los campos en los archivos Hoja Enrute y Hoja Organización de
Ruta Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, luego
eliminar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv).
Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y
cambiar las comas (,) por punto y coma (;). Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración
del sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/ seleccionar “Cargue de datos Merchandising”.
En la nueva ventana en el campo “Opciones de importación”
seleccionar Encabezado o Detalle de acuerdo a la plantilla que desea
cargar, en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo
CSV trabajado y de acuerdo a la opción seleccionada en el campo
Opciones de importación, en el campo “Fichero de errores”
seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con los errores
encontrados en la plantilla.
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7. GLOSARIO DE TERMINOS
7.1 Glosario de Términos
Término Concepto
ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales(ERP, por
sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas
de información gerenciales que integran y manejan muchos de
los negocios asociados con las operaciones de producción y de
los aspectos de distribución de una compañía en la producción de
bienes o servicios.
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales
Customer
Marketing
Es una estrategia para capitalizar las oportunidades de desarrollo
de los clientes
Merchandising Metodología de atención a puntos de venta basada en el
mercadeo.
Mercaderista Persona encarada de visitar y atender los puntos de venta para
garantizar el inventario activo, la correcta exhibición y rotación
de los productos.
Enrute/Desenr
ute
Acción de vincular una o varias zonas de merchandising a un
cliente
Ruta Grupo de clientes que deben ser atendidos durante un día por
una mercaderista
Zona Posición del Head Count que debe ser ocupada por una
mercaderista activa.