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Manual Posto de Combustível

DESENVOLVENDO SOLUÇÕES

Autora: Laila M G Gechele

Doc. Vrs. 03

Aprovado em: outubro de 2012

Revisores: Ernani Gelinski, Osni Marin e Silmara C. Rebeca

Nota de copyright Copyright ® 2012 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os

direitos reservados.

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Gestão Administrativa

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1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO:

Apresentar um apanhado geral de configuração e utilização do sistema Teorema para estabelecimentos de

abastecimentos de combustível.

1.2 ÍNDICE

1. VISÃO GERAL ............................................................................................................................ 2

1.1 MOTIVAÇÃO: ..................................................................................................................................... 2

1.2 ÍNDICE ................................................................................................................................................ 2

1.3 INTRODUÇÃO: .................................................................................................................................... 3

1.4 PRÉ-REQUISITO: ................................................................................................................................. 4

2. GESTÃO ADMINISTRATIVA ................................................................................................... 5

2.1 CADASTRO DE EMPRESA ................................................................................................................... 5

2.2 CADASTRO DE TANQUES ................................................................................................................... 6

2.3 CADASTRO DE BOMBAS ..................................................................................................................... 8

2.4 CADASTRO DE BICOS ......................................................................................................................... 9

2.5 CADASTRO DE ITENS - COMBUSTÍVEIS ............................................................................................ 11

2.6 MANUTENÇÃO DE SITUAÇÃO DE ABASTECIMENTO ....................................................................... 14

2.7 ESTOQUE ......................................................................................................................................... 14

2.8 AFERIÇÃO ......................................................................................................................................... 15

2.9 INTERVENÇÃO .................................................................................................................................. 16

2.10 MOVIMENTO DE LMC ...................................................................................................................... 17

2.11 MULTIPLOS TANQUES PARA ENTRADAS ......................................................................................... 18

2.12 RELATÓRIO PARA MOVIMENTAÇÃO DE COMBUSTÍVEL .................................................................. 19

3. PAF-PDV .................................................................................................................................... 21

3.1 FRENTE DE CAIXA ............................................................................................................................. 21

3.2 LEITURA DE ENCERRANTES .............................................................................................................. 25

4. CONFIGURAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO ................................................................................ 29

4.1 INSTALAÇÃO .................................................................................................................................... 29

4.2 GERENCIADOR FCM - CESNA ........................................................................................................... 29

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4.3 ABASTECIMENTO OFF-LINE ............................................................................................................. 30

4.4 OBSERVAÇÕES GERAIS..................................................................................................................... 30

5. REFERÊNCIAS ......................................................................................................................... 31

6. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS ......................................................................................... 32

1.3 INTRODUÇÃO:

Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário,

conhecimentos básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial deste módulo, ou

conhecimento de pelo menos algum outro módulo Teorema, bem como do segmento de posto de

combustível. Vídeoaulas de processos para assistência de todos os agentes e usuários se encontram no

curso Gestão Administrativa no Ambiente de Aprendizagem da área restrita Teorema.

Para funcionamento correto certifique-se de que o computador atende aos requisitos mínimos de

hardware e sistema operacional solicitados:

Processador Pentium IV ou superior – AMD 1.8 ou superior;

RAM 1GB;

Disco Rígido de 120GB;

Sistema Operacional Windows XP (Professional, Home) ou superior;

Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup;

Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada;

Este sistema foi projetado para atender as necessidades do segmento de empresas vendedoras de

combustíveis. Está em processo final de implementação emissão de LMC. Por utilizar o objeto ActiveX esta

automação somente tem sua funcionalidade garantida em sistema operacional Windows.

Este documento foi confeccionado para atender aos usuários iniciantes do sistema e para sanar

eventuais dúvidas de procedimentos não realizados cotidianamente. Os assuntos pontuais foram divididos

em grandes partes, a primeira trata de forma geral das implicações do segmento de postos de

abastecimento de combustível, a segunda parte descreve todos os cadastros que compõem o uso do

sistema e controle por meio do módulo de Gestão Administrativa. A terceira parte traz as manipulações

disponibilizadas no módulo Frente de Caixa, a quarta parte apresenta as implicações de instalação e

configuração do sistema, a penúltima seção trata das referências utilizadas e por último as siglas e

abreviaturas citadas no decorrer deste documento são detalhadas para melhor compreensão dos assuntos.

Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou

melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema fornecendo o contato e uma descrição clara

e objetiva.

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1.4 PRÉ-REQUISITO:

É imprescindível estar o Posto de Combustível na implantação dos módulos de Gestão Administrativa e Frente de

Caixa com a automação do concentrador totalmente realizada. O sistema provê as funções obrigatórias para

estabelecimentos de abastecimentos de combustível, tais como leitura de encerrantes, informação necessária

para o preenchimento do Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC), obrigatório o preenchimento diário,

contendo todas as informações de movimentações, entradas e saídas, de cada bico de combustível.

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2. GESTÃO ADMINISTRATIVA 2.1 CADASTRO DE EMPRESA

Para que o sistema atenda a Postos de Combustíveis a primeira configuração a ser realizada é no cadastro

da própria empresa. Portanto, cadastrar o Ramo de Atividade como “Combustíveis” e Tipo como “Postos de

Combustíveis”, ênfase da Figura 1. Observação seguir a ordem de cadastramento utilizada neste

documento é muito importante.

Figura 1 Cadastro de Empresas.

Este procedimento ativa os itens de “Combustíveis” das opções em Cadastros, Figura 2.

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Figura 2 Opções “Combustíveis”.

2.2 CADASTRO DE TANQUES

O cadastro de tanques deve seguir a distribuição física do posto de combustível, acessar o cadastro de

Tanques pelo menu Cadastros, em “Combustíveis” opção “Tanques”, destaque da Figura 3.

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Figura 3 Opção de Cadastro de Tanques.

O cadastro de Tanques de Combustíveis necessita de uma descrição do tanque, a capacidade

máxima do tanque descrito e a possibilidade de indicação do distribuidor do tanque, tela Figura 4.

Figura 4 Cadastro de Tanques.

Indicar no cadastro do tanque o tipo de Combustível armazenado, dentre as opções disponíveis,

conforme a lista da Figura 5.

Figura 5 Opções de tipo de combustível.

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Indicar se o tanque é para uso normal ou é utilizado para reservatório no campo “Tipo Tanque”

como mostrado na Figura 6.

Figura 6 Opções de tipo de tanque.

Os tanques cadastrados podem ser localizados na tela de Consulta, Figura 7.

Figura 7 Consulta os tanques cadastrados.

2.3 CADASTRO DE BOMBAS

O cadastro de bombas deve ser o mais completo possível e atender algumas das informações pertinentes a

automação do posto, acessar conforme indicação da Figura 8.

Figura 8 Opção de Cadastro de Bombas.

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Incluir a descrição da Bomba juntamente com a referência para simplificar futuros acessos. Indicar

se a medição da bomba é “Digital” ou “Analógica”, Figura 9.

Figura 9 Cadastro de Bombas.

O Número do Lacre e a data do lacre devem estar sempre atualizados. A bomba também pode ser

inativada.

O conjunto intitulado “Configurações” trata das informações relativas à placa de comunicação com a

bomba. O campo Endereço identifica a placa (slave). O campo Número identifica a numeração da bomba na

placa (Fcm Master USB), relativo à conexão dos cabos, que depende do número de Concentradores,

número de bombas e marcas distintas. O campo Referência identifica a bomba como referência física na

disposição do posto e deve ser inclusa na descrição, Figura 10.

Figura 10 Configurações da bomba.

2.4 CADASTRO DE BICOS

Cadastrar os bicos das bombas somente após serem cadastrados os Tanques e as Bombas, Figura 11.

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Figura 11 Opção de Cadastro de Bicos de Bomba de Combustível.

Selecionar o tanque e a bomba. Indicar um número para o bico. Se existir incluir a quantidade de

Encerrante Inicial e o valor do litro do combustível no campo Preço Combustível, Figura 12.

Figura 12 Cadastro de Bicos de Combustíveis.

O campo Bico Troca Preço indica que o preço no bico será atualizado automaticamente com os

valores alterados conforme o sistema assim que o software for reiniciado, Figura 13, com a ativação desta

opção é possível conferir se o Preço por Litro das Bombas e Bicos conectadas a Fcm Slave estão com os

valores em R$ sincronizados, ou ainda conferir se a Bomba realmente alterou o preço após alguma

alteração. Lembrar que caso os valores diferirem por algum tempo podem causar emissões de relatórios

inconsistentes.

Figura 13 Opção de alteração de valor.

Os bicos de combustível cadastrados podem ser localizados na tela de Consulta Bicos de Bombas

de Combustível com seus respectivos códigos e valores, Figura 14.

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Obs.: Não esquecer que o posto de combustível geralmente possui uma numeração dos bicos de

acordo com o cadastrado no órgão fiscal, ou seja, sempre que possível seguir esta numeração para o

sistema. Sendo estes números o endereço lógico que identifica a bomba.

Figura 14 Consulta Bicos de Bombas de Combustível.

2.5 CADASTRO DE ITENS - COMBUSTÍVEIS

Um item de combustível deve indicar que é combustível, a Figura 15 mostra um exemplo de cadastro de um

tipo de combustível.

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Figura 15 Cadastro de item.

Incluir o tanque que armazena o item na aba “Relacionamentos” em “Tanques”, Figura 16.

Indicando que item está em qual tanque. Este procedimento é obrigatório para item que é combustível. Esta

opção é checada juntamente com a verificação do tipo da empresa sendo de combustíveis no movimento de

posto de combustível. A Figura 16 mostra a localização da inclusão do tanque no item com reduzido

000001.

Figura 16 Relacionamento com tanque.

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Na aba “Agrupamento” incluir a unidade de estoque como litro (l) e o Grupo Fiscal para o respectivo

item, Figura 17.

Figura 17 Agrupamento do item combustível.

As abas “Combustíveis” da aba “Características” da aba “Classificação”, possui campos utilizados

para a geração do arquivo i-SIMP e também informação para SPED, o uso é para qualquer empresa que

tenha combustíveis como postos, distribuidoras ou transportadoras, Figura 18.

Figura 18 Aba Combustíveis.

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2.6 MANUTENÇÃO DE SITUAÇÃO DE ABASTECIMENTO

Ainda no sistema de Gestão Administrativa existe a possibilidade de realizar manutenção das situações dos

abastecimentos, para acessar seguir as indicações da Figura 19.

Figura 19 Menu Manutenção de Abastecimentos.

Para realizar o(s) acerto(s) selecionar o(s) período(s) do(s) abastecimento(s) que devem ser

alterados, selecionar a Bomba que realizou os abastecimentos e clique em “Localizar”, na sequência

encontrar o abastecimento na grid e alterar a situação diretamente na coluna situação como a Figura 20

sugere.

Figura 20 Manutenção de Situação de Abastecimento.

2.7 ESTOQUE

Algumas operações realizadas em algumas situações em postos estão disponíveis em “Estoque”, tais como

Aferição, Intervenção e Movimento de LMC. Acesso como o indicado na Figura 21.

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Figura 21 Menu Estoque para Combustíveis.

2.8 AFERIÇÃO

A aferição de bombas é empregada para verificar se bomba abastece a quantidade correta de combustível.

Deve ser feita regularmente de forma que o cliente efetivamente leve o que pagou. A Figura 22 mostra o

cadastro de aferição do sistema.

Processo para aferições de combustível é realizado da seguinte forma, colocar certa quantidade de

combustível (marcados na bomba) em um recipiente previamente aferido pelo INMETRO. Este recipiente

possui uma régua graduada que informa a quantidade abastecida. Em seguida, verificar o volume do

recipiente abastecido, que deverá estar no zero (0). É aceita uma variação de até 100 ml (para mais ou para

menos). O custo da aferição é definido em tabela apresentada na Lei 10.829/2003 e qualquer alteração no

valor de verificação deve ser aprovada pelo Congresso Nacional, segundo indicações do Posto Avançado.

Figura 22 Cadastro de Aferição de Combustível.

Todas as aferições podem ser consultadas normalmente, permanecendo armazenadas no sistema,

Figura 23.

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Figura 23 Consulta Aferição de Combustível.

Existe a opção de relatório de aferições para impressão ou exportação (opção somente para

algumas extensões), Figura 24.

Figura 24 Cadastro de Aferição de Combustível.

2.9 INTERVENÇÃO

Registro para eventuais ocorrências tais como processo de lubrificação, revisão, limpeza, inspeção, controle

e manutenção. O ideal é registrar o tempo de parada do equipamento, avarias e descrição das respectivas

reparações. A Figura 25 apresenta a tela para cadastro de intervenção.

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Figura 25 Cadastro de Intervenção.

2.10 MOVIMENTO DE LMC

A portaria do Departamento Nacional de Combustíveis (DNC) 26/1992, institui o uso obrigatório do Livro de

Movimentação de Combustíveis (LMC), para facilitar a fiscalização e arrecadação do Imposto sobre

Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) e diminuir a incidência de

irregularidades na compra e na venda de combustíveis, devendo constar no LMC informações diárias sobre

o estoque físico, volume registrado no início e no fim do dia, somatório das vendas e valor em dinheiro,

entre outras. A Figura 26 mostra a tela de consulta dos Relatórios de LMC registrados no sistema.

Figura 26 Tela de consulta do Movimento LMC.

A Figura 27 mostra a tela de inclusão de LMC, como este procedimento deve ser realizado

diariamente sempre ao iniciar o sistema traz automaticamente a data do dia de inclusão. Incluir a sequencia

da página do Relatório de LMC e o item a ser processado.

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Figura 27 Tela de lançamento LMC.

Utilizar o botão “Processos” e clicar na opção “Movimentos” para que o sistema faça o

processamento das movimentações do item no dia, Figura 28. A opção “Zera Movimentos” limpa os

movimentos processados. Por fim clicar no botão para travar o LMC gerado, pois o mesmo não

deve ser alterado posteriormente.

Figura 28 Opções do botão "Processo".

2.11 MULTIPLOS TANQUES PARA ENTRADAS

Adicionada opção de informar mais de um tanque nas entradas de notas fiscais de combustíveis. A Figura

29 mostra a aba “Tanques” com a distribuição da quantidade de combustível adquirida em dois tanques

diferentes. Sempre que o item selecionado for do tipo Combustível a aba Tanque será ativada. Este

procedimento atende diretamente a geração de LMC, pois o mesmo é feito com base nas movimentações

dos tanques.

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Figura 29 Aba "Tanques".

2.12 RELATÓRIO PARA MOVIMENTAÇÃO DE COMBUSTÍVEL

Acessar o relatório de toda a movimentação de combustíveis como sugere a Figura 30.

Figura 30 Menu Relatório.

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Incluir os diversos itens para filtragem da geração do relatório tais como: Período, Tipo do Relatório,

Agrupamento, Tanque e as opções fornecidas no botão , Figura 31.

Figura 31 Configuração para a geração do relatório.

A Figura 32 mostra o relatório gerado conforme a configuração: Tanque para gasolina comum,

entradas do mês de outubro.

Figura 32 Relatório Movimento de Combustíveis.

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3. PAF-PDV 3.1 FRENTE DE CAIXA

Ao iniciar o módulo Frente de Caixa realizar a abertura de caixa e a leitura de encerrantes (ver seção 3.2).

Para “Vendas” utilizar o atalho CTRL+ALT+B para ativar as opções de Posto de Combustível, tela de

vendas para posto como mostra a Figura 33.

Figura 33 Tela Vendas.

Na seção Abastecimentos são listados os abastecimentos que foram realizados nas Bombas e

estão prontos para a cobrança e emissão de cupom fiscal, finalizando a venda. A seção Bombas indica a

situação de cada bomba do posto. Para fechar a venda o procedimento é selecionar o abastecimento

desejado na seção Abastecimentos com duplo click, assim será ativada a tela de lançamento do item para

confirmar o recebimento e a possibilidade de inclusão de algum desconto ou até mesmo incluir outros itens

de conveniência, Figura 34.

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Figura 34 Lançamento de venda.

Os abastecimentos que estão em processo de cobrança ficam destacados em vermelho na seção

Abastecimentos conforme o destaque da Figura 35. Este mecanismo protege para que o mesmo

abastecimento não seja cobrado em outros caixas.

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Figura 35 Tela de Vendas em Operação.

Depois que o abastecimento estiver na grid principal da tela, utilizar o botão “Finalizar” ou então o

atalho F+9. Destaque superior da Figura 32. Finalizar a Venda, Figura 36.

Figura 36 Tipos de Finalização.

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Informar a Condição de Pagamento e possíveis descontos gerais (do total da venda), Figura 37,

utilizar o botão “Finalizar” ou então o atalho F+9 novamente.

Figura 37 Finalizando venda.

Selecionar a finalizadora e o valor recebido como as indicações da Figura 38 e clicar no botão

“Gravar”.

Figura 38 Finalização da venda.

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3.2 LEITURA DE ENCERRANTES

O acesso para a leitura de encerrantes sempre é realizado por meio do caixa, e os encerrantes devem ser

lidos na abertura e fechamento de turnos, para acessar a tela de Leitura de Encerrantes utilizar o botão em

destaque na Figura 39.

Figura 39 Acessa a encerrantes.

Na abertura de caixa deve ser realizada a Abertura de Encerrantes, a Figura 40 mostra a tela de

abertura. Clicar no botão para que o facilitador realize as leituras dos bicos e apresente os

valores de abertura.

Figura 40 Tela de abertura de encerrantes.

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A Figura 41 mostra a Tela de Leitura de Encerrantes para Fechamento, o procedimento é realizar

uma leitura de cada vez, utilizar o ícone .

Figura 41 Fechamento de Encerrantes.

Quando o fechamento de caixa ou turno for realizado, se as bombas estiverem com status

PRONTA, o processo será mais rápido. Algumas Bombas não respondem quando estão com status

ABASTECENDO, sendo assim pode demorar algum tempo a obter todos os totalizadores. Por conta disto

talvez seja necessário clicar mais vezes no botão para leitura de encerrantes.

3.3 RELATÓRIO ENCERRANTES COMBUSTÍVEIS

O sistema possibilita a geração de um relatório próprio para fechamento de caixa, que agrega as

informações dos Encerrantes de abertura e fechamento além de diversos resumos tais como recebimentos,

valores que implicam bombas, vendas a prazo e outros. Para acessar utilizar o botão da

tela do caixa como o indicado na Figura 43.

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Figura 42 Relatório Combustíveis.

A Figura 44 mostra o esquema do relatório.

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Figura 43 Relatório Combustíveis.

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4. CONFIGURAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO 4.1 INSTALAÇÃO

Se o modo a ser utilizado é o Software Simulador de Bombas Fcm, deverão ser seguidas as sequencias

adiante. Por padrão o instalador do Gerenciador Fcm instala o arquivo “FcmMaster.dll” V 4.X.X para

comunicação USB (para visualizar a versão do arquivo entrar nas propriedades com o botão direito do

mouse), esta deverá ser substituída pela V 3.X.X que é a versão para o Simulador de Bombas Fcm. Com o

Software Integrador desativado, deverá ser copiada da pasta DLL’S/V3 do arquivo “integracaofcm.zip” a

“FcmMaster.dll” V 3.X.X e substituir na pasta do sistema que pode variar de acordo com o S.O. Windows

instalado, por exemplo, em Windows 32 bits em “C:\Windows\System32”, para Windows 64 bits em

“C:\Windows\SysWOW64”. Esta DLL V 3.X.X fará a interface entre o Software Integrador e Software

Simulador de Bombas Fcm.

Utilizar a FcmMasterX.dll para integração. O meio usual de comunicação com o Concentrador Fcm,

é via porta USB. Logo será disponibilizada comunicação por Wi-Fi, porém este novo meio está atualmente

em fase de desenvolvimento, sendo que sua utilização será opcional. Instale o software Gerenciador Fcm.

4.2 GERENCIADOR FCM - CESNA

A CESNA TECHNOLOGY atua na área de automação de postos de combustíveis oferecendo soluções para

o funcionamento e gerenciamento deste tipo de negócio. Em parceria com empresas de software, garante a

qualidade no desenvolvimento e implantação de todo o sistema de automação do posto – do hardware ao

software. O Concentrador de Bombas da Cesna Technology comporta a automação das bombas de

combustíveis garantindo controle e integridade dos dados, reduz custos administrativos e evita perdas, é

homologado pela INMETRO.

O Concentrador de Bombas possui placas que permite a interface de computadores com as

bombas.

O Gerenciador Fcm desenvolvido pela Cesna Technology auxilia os testes de instalação e

configuração do Concentrador Fcm, Figura 45.

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Figura 44 Tela do concentrador.

4.3 ABASTECIMENTO OFF-LINE

O abastecimento Off-Line é acionado quando o Concentrador Fcm não está em comunicação com o PC.

Isso acontece quando a Bomba conectada a Fcm Slave solicita autorização para efetuar um abastecimento

ao Concentrador Fcm. Depois que o abastecimento em curso for finalizado, este será armazenado em

memória. Quando a comunicação com o computador voltar a ser estabelecida, todos os abastecimentos

armazenados serão enviados ao Software de automação para registro e emissão de cupom fiscal.

Dependendo da quantidade de abastecimentos efetuados, este processo pode levar algum tempo,

se neste meio tempo um novo abastecimento for efetuado, o mesmo será armazenado na sequência da

memória e virá logo após os abastecimentos armazenados.

Deve ser levado em consideração que se os 1500 abastecimentos forem efetuados e a

comunicação com o computador não for reestabelecida, e o Concentrador Fcm chegar ao seu limite máximo

de memória para armazenamento, serão reiniciados os endereços de memória do controlador e começará a

sobrescrever os abastecimentos na mesma proporção que novos abastecimentos são efetuados. Logo os

abastecimentos do início serão substituídos. Os dados de configuração ou abastecimentos armazenados

não serão perdidos se for desligado da rede elétrica e bateria. Caso o Concentrador Fcm estiver desligado e

as bombas estiverem em modo remoto, não é possível efetuar novos abastecimentos.

4.4 OBSERVAÇÕES GERAIS

Atualmente se encontra em processo de desenvolvimento o relatório LMC. Para o futuro ocorrerá uma

adaptação viável para SPED.

Para melhor definição da fronteira entre o sistema e o ambiente de utilização verificar o diagrama a

seguir.

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5. REFERÊNCIAS CESNA TECHNOLOGY. Disponível em: http://www.cesna.com.br/home.html. Acesso em: 30 de outubro de

2012.

Posto Avançado 213. Disponível em: http://www.coopetrol.com.br/novo/sulpetro/jornal/pa213/2.htm. Acesso

em: 30 de outubro de 2012.

http://www.cesna.com.br/home.html

http://www.coopetrol.com.br/novo/sulpetro/jornal/pa213/2.htm

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6. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS

ANP - Agência Nacional do Petróleo.

DLL - Dynamic-link library (Biblioteca de Vínculo Dinâmico).

DNC - Departamento Nacional de Combustíveis.

ICMS - Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços.

i-SIMP - Sistema de Informações de Movimentação de Produtos.

LMC – Livro de Movimentação de Combustíveis.

SPED – Sistema Público de Escrituração Fiscal.

TEF – Transferência Eletrônica de Fundos.

USB - Universal Serial Bus.

XML - eXtensible Markup Language.

Wi-Fi - Wireless Fidelity, tecnologia IEEE 802.11, que permite a conexão entre dispositivos sem fio.

Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente.

Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança!

Teorema Sistemas

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