HOSPITAL……………………………………………………..

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIÓN DE LOS BIENES PATRIMONIALES EN ALMACENES(BIENES FUNGIBLES,

DE MEDICAMENTOS Y DE ACTIVO FIJO)

I N D I C E :

I. FinalidadII. AlcanceIII. Objetivo generaIIV. Objetivos específicosV. ResponsabilidadesVI. Régimen legalVII. Definición de conceptosVIII. Procesos de las actividades :

A. Actividades en los almacenes de bienes fungibles y de medicamentos.

A.1. Actividades a realizar por el ingreso de bienes fungibles y de medicamentos

A.2. Actividades a realizar por la salida de bienes fungiblesy de medicamentos.

A.3. Actividades a realizar para gestionar y controlar lasexistencias y de determinar los saldos de bienes fungibles y de medicamentos.

A.4. Distribución de los impresos.A.5. Toma de inventario físico y valorizado de los bienes

fungibles y de medicamentos:

A.5.1. Fase de preparación del inventario.A.5.2. Fase del conteo de materiales.A.5.3. Fase final del inventario físico.

IX. Anexos de impresos adjuntos.X. Flujogramas:.

- De procesos en almacén de bienes fungibles.- De procesos en almacén de bienes de medicamentos.

1

HOSPITAL_____________________________________

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIÓN DE LOS BIENES PATRIMONIALES EN ALMACENES(BIENES FUNGIBLES,

DE MEDICAMENTOS Y DE ACTIVO FIJO)

I. FINALIDAD

El presente Manual tiene por finalidad servir de guía y orientación al personal del establecimiento de salud, delimitando claramente sus funciones, uniformizando procedimientos y estableciendo pautas para actuar dentro de la gestión y control de los bienes patrimoniales de la institución.

II. ALCANCE

Las prescripciones contenidas en el presente Manual son aplicables en los niveles relacionados a la gestión de los bienes patrimoniales, debiendo el personal que forma parte de ella, regirse por las normas dictadas y utilizar los métodos y procedimientos establecidos para llevar a cabo sus tareas..

III. OBJETIVO GENERAL

Establecer las normas para efectuar todos los procesos inherentes a la gestión y control de los bienes fungibles, de medicamentos y de activo fijo, que se administran en los almacenes, farmacia y oficinas del establecimiento de salud. IV. OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Actuar de acuerdo a la normas de la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamental (SAFCO), particularmente, con relación al Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

- Actuar según el texto desarrollado de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

- Definir un ordenamiento de los procesos administrativos, relacionados con la emisión y distribución del acerbo documental.

- Definir los controles en los ingresos y egresos de bienes, la entrega y la designación de bienes a los funcionarios, y del mantenimiento y cuidado de los bienes.

- Definir los controles en los ingresos y egresos de los medicamentos que se gestionan en las áreas de farmacia.

2

V. RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de los funcionarios en el presente Manual, está relacionado con su designación y el cumplimiento de las funciones laborales principales y específicas, encomendadas particularmente, en los momentos de la ejecución de los procesos de la gestión y control de los bienes patrimoniales.

VI. RÉGIMEN LEGAL

- Ley N° 1178 de 20-07-1990, Sistemas de Administración y Control Gubernamental del Estado (SAFCO), art. 2, b) Ejecución de Actividades, y art. 10, b).

- Decreto Supremo N° 25964 de 21-10-2000, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

- Resolución Suprema N° 217055 de 20-05-1997, Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, título III (15, b. Manual de Procesos).

- L ey N°1737 de 17-12-1996, del Medicamento, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 25235 de 30-11-1998 (cap. VIII Donación, cap. X Adquisición y suministro).

- Resolución Ministerial N° 0582 de 01-11-2000, Manual de Farmacia, cap.II (2 Recepción, 3 Almacenamiento).

- Ley Financial de la República, para la gestión del ejercicio 2003.

- Disposiciones administrativas emitidas por el Ministerio de Salud y Salud.

- Disposiciones administrativas emitidas por el Ministerio de Hacienda.

- Disposiciones administrativas emitidos por la Contaduría General de la Nación.

- Disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República.

VII. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

1. Almacén: es el espacio físico debidamente acondicionado, donde ingresan bienes, para ser registrados, clasificados, ordenados, cuidados, distribuidos y asignados ante los requerimientos de los usuarios.

En el caso de un almacén de farmacia, muchas veces, por algún (os) medicamento (s) especial, para su conservación, se requiere contar con ambiente especial, frío, de gran espacio, de luminosidad, ó con mucha ventilación.

3

2. Bienes fungibles: son aquellos bienes de uso ó consumo rápido, y mayormente se relacionan con material de papelería, de útiles de limpieza y aseo, y para el mantenimiento de los bienes duraderos (muebles, enseres y otros).

También, comprende aquellos accesorios, repuestos y complementos, que se destinarán a los vehículos del establecimiento sanitario.

3. Bienes ó sustancias: medicamentos: son aquellos bienes que se expenden a los pacientes mediante prescripción médica. Esos medicamentos, requieren un tratamiento especial, en cuanto a observar, vigilar su embalaje, su fecha de caducidad, su composición de elaboración, su lugar de conservación, y otras características particulares, que el profesional farmacológico deberá cumplir, realizar ó alertar.

4. Bienes de activos fijos (depreciables): son bienes, que de acuerdo a la normativa pública, son sujetos de depreciación, y comprenden inmuebles, equipos, maquinaria, vehículos y enseres, que sirviendo para los fines, uso y propiedad del hospital, deben mantenerse en lugares adecuados.

5. Bienes de activos fijos (no depreciables): son aquellos bienes, que de acuerdo a la norma pública no son sujetos de depreciación, pero por su uso, materialidad e importancia, se consideran como activos fijos, y están relacionados por ejemplo, con el instrumental médico, accesorios de oficina: grapadora, anilladora, teléfono, bandejas y otros.

6. “BINCARD” (anexo 4), es un impreso que sirve para registrar cada bien con sus datos mínimos indispensables, como son: nombre, característica (de ser el caso), código, fecha de ingreso y cantidad.

Este impreso, se deberá colocar junto ó sujeto al conjunto de cada bien (es), debiendo estar visible.

7. “KARDEX” (anexo 5), es un impreso que sirve para registrar -además, de los datos señalados en el Bincard-, el precio de compra -por unidad y toda la compra- según factura del proveedor.

El conjunto de Kardex, se custodiará en la oficina de almacén, mediante un archivador ó espacio específico.

VIII. PROCESOS DE LAS ACTIVIDADES :

A. ACTIVIDADES EN LOS ALMACENES DE BIENES FUNGIBLES Y DE MEDICAMENTOS :

A.1. Actividades a realizar para el ingreso de bienesfungibles y de medicamentos :

Una vez aplicados los procedimientos propios de la adquisición de bienes, el producto, debera aplicarse en los procedimientos del manejo de almacen.

4

5

Flujo de Procedimiento para Adquisición de Materiales e Insumos a Almacenes

Almacenes Administración Comentarios

En Almacenes se realiza un Análisisde Rotación de Materiales e Insumospara determinar los Insumos a serSolicitados a traves del SIAF

Administración verifica los saldospresupuestarios a través del SIAFpara realizar la compra de losmateriales e insumos solicitados porAlmacenes

Si la compra es factible se autoriza,de lo contrario se requiere unareformulación de la Solicitud deMateriales e Insumos

Si

Con la autorización de Administración,a unidad de Compras realiza lainvitación directa a Proveedores,Cotizaciones y Cuadros Comparativos

Autorizado

Análisis deRotación

de Materiales eInsumos

Verificar Saldosde Materiales e

InsumosFisicamente

Verificar SaldosPresupuestarios

Solicitud deMateriales e

Insumos

Unidad de Compras

InvitaciónDirecta a

Proveedores

CotizacionesCuadro Comp.

No

Almacenes verifica la existencia de losarticulos a solicitar, y realiza supedido de solicitud en el modulo deCotizaciones-Compras del SIAF.

A.1.1. Recepción de los materiales ó bienes con la “Guía de Remisión del proveedor”.

A.1.2. Inspección de los materiales que ingresan, ya sea en forma visual, cuantitativa, aleatoria, de acuerdo a las características según la guía del proveedor fabricante, con la finalidad de evidenciar la conformidad mediante la integridad y conservación de los bienes.

A.1.3. Registro de los bienes –similar a lo consignado en la Guía de Remisión del proveedor-, transcrito al impreso de “Nota de Ingreso en el Almacén” (anexo 2).

A.1.4. Registro de cada bien en el Bincard, con los datos mínimos, ya señalados en el numeral VII. 6.

A.1.5. A continuación, en el impreso Kardex, se registrará el mismo bien, con los datos señalados en el numeral VII.7.

6

7

Flujo de Procedimiento para Ingreso de materiales e insumos a Almacenes

ProveedorEncargado de

ComprasAlmacenes Comentarios

Correcto?

El proveedor, entrega la factura alencargado de Compras.

El Encargado de Compras,adjunta la factura alRequerimiento de Material, a lastres cotizaciones, y al cuadrocomparativo y entrega estosdocumentos al Encargado deAlmacenes.

La Encargada de Almacenes,recibe los documentos.

Revisa cuidadosamente junto conun funcionario de la unidadsolicitante, si la mercaderiarecibida coincide con loexpresado en la Factura y elRequerimiento de Materiales

Si los documentos o lamercaderia no coinciden con laFactura y el Requerimiento deMateriales , la mercaderia y lafactura son rechazadas.

A

A

No

Si

Si el representante de la unidadsolicitante acepta la mercaderiaentregada por el proveedor,registra el ingreso de lamercaderia en el Módulo deAlmacenes del SIAF.

Imprime una Nota de Ingreso aAlmacen.

Archiva la Nota de Ingreso y unafotocopia de la Factura.

AContabil

Envia a Contabilidad la Facturaoriginal, el Requerimiento deMateriales, las tres Cotizacionesy el Cuadro Comparartivo,haciendo firmar la copia de lafactura en señal de conformidadde recepcion de los anterioresdocumentos.

Req. deMateriales

Cotizaciones

FacturaCuadro Comp.

Req. deMateriales

Cotizaciones

FacturaCuadro Comp.

Req. deMateriales

Cotizaciones

FacturaCuadro Comp.

TIPO DE NOTA: ENTRADACompra con Factura, cuandollega los artiiculos y factura.Compra con Nota de Remision,cuando solo llega articulos.

A.2. Actividades a realizar por la salida de bienesfungibles y de medicamentos:

A.2.1. Acorde al impreso “Nota de Solicitud de Bienes” (anexo 1), debidamente aprobada con las firmas autorizadas, preparar los bienes para entregarse a los usuarios.

A.2.2. Entrega de los materiales ó bienes con el impreso “Nota de Salida del Almacén”, debiendo realizar una inspección de los bienes que salen, ya sea en forma visual, cuantitativa, aleatoria, ó según las características de la guía del fabricante, con la finalidad de obtener la conformidad en la entrega.

A.2.3. En dicha “Nota de Salida del Almacén”, se registrará los bienes que se han entregado, y además, de la firma/sello de recepción, se debe especificar la área ó persona que se destina ó recibe.

A.2.4. Registro de cada bien – que ha salido- en su respectivo “Bincard”, especificando, la fecha de salida y la cantidad.

A.2.5. A continuación, en el respectivo “Kardex”, se registrará por el bien que ha salido, su valor ó precio, por unidad ó de todo el conjunto.

8

9

Unidad Solicitante Administración Almacenes Comentarios

A

Correcto?

Correcto?

Solicitudde Pedido

Correcto?

Procedimiento para salida de materiales o insumos de Almacenes

Si

No

Si

No

Si

No

La unidad Solicitante elabora laSolicitud de pedido interno y pasa aadministración o a los jefes de ServicioAutorizados para su firma en señal deaprobación.

Administración revisa la solicitud, encuanto a cantidades, si no estacorrecta, la misma es devuelta a launidad solicitante para su corrección,si esta correcta, firma la solicitud yesta es devuelta a la unidadsolicitante.

La unidad solicitante entrega elformulario de pedido a Almacenes.

Almacenes revisa si la solicitud llevalas firmas del Jefe de la UnidadSolicitante y Administración, revisa elsaldo del material o insumo enexistencias.

En caso de que todo este correcto,registra el pedido en el módulo deAlmacenes del SIAF.

Imprime la Nota de Salida.

Entrega la Nota de Salida y losInsumos o materiales a la unidadsolicitante.

El encargado de la unidad solicitante,revisa que las cantidades estencorrectas, en caso de existir diferenciaen cantidades o calidad solicitada, seanota en observaciones la cantidadentregada y el saldo pendiente deentrega.

En caso de que todo este correcto,Firma la nota de salida, y devuelve alencargado de Almacenes.

La encargada de Almacenes archiva lanota de Salida de Almacenescorrelativamente.

A

Si el material o insumo no existe, serechaza la Solicitud de Pedido.

TIPO DE NOTA: SALIDASalida por Consumo,Registrar Centro de ConsumoNombre de la persona a la cualse le entregaCentro de Gestion

10

Unidad Solicitante Almacenes Comentarios

A

Correcto?

Procedimiento para distribución de materiales o insumos de Almacenes

No

Si

La premisa es que la solicitúd ya fuérealizada y aprobada..

Entrega de Nota de Salida y losInsumos o materiales a la unidadsolicitante.

El encargado de la unidad solicitante,recepciona y verifica que todo losolictado esté de acuerdo a la nota desalida

En caso de que todo este correcto, elresponsable de la unidad solicitanteFirma la nota de salida, y la devuelveal encargado de Almacenes.

El responsable de Almacenes archivala nota de Salida .

Nota deSalida por

Consumo enmódulo

AlmacenesSIAF

Si el proceso de soliicitúd es realizadomediante el módulo de Compras SIAF,despues de su aprobación,automáticamente se genera una notade salida por Consumo.Si el proceso de solicitúd es manualse debe realizar una Nota de Salidapor Consumo en el móduloAlmacenes - SIAFLa nota de Consumo exige el registrode-Centro de Consumo destino,(Ubicación)-Responsable-Centro de Gestión solicitanteLuego del registro se debe imprimir laNota de Salida

Nota de Salida

Entrega de losolictado de

acuedo a la Notade Salida

Nota de SalidaRecepción yVerificación

Firma de la Nota ydevolución de laNota de Salida

Nota de Salida

Archivo de la notade Salida

B

B

A.3. Actividades a realizar para gestionar y controlarlas existencias, y de determinar los saldos de bienes fungibles y de medicamentos :

A.3.1. Los pedidos de bienes deben hacerse con la debida anticipación para evitar que se interrumpa el proceso de atención a las áreas ó de entrega a los pacientes.

A.3.2. Los bienes deben almacenarse teniendo en cuenta que las existencias antiguas deben salir primero, acorde al sistema FIFO, sin embargo es importante recordar que el sistema SIAF, utiliza con fines de determinación de costo y precio el del PPM (precio promedio ponderado), por lo que solo el procedmiento FIFO (primeros en entrar y primeros en salir se aplica al manejo fisico, con la finalidad de evitar posibles vencimientos.

A.3.3. La “Nota de Solicitud” deben ser firmados por:

- El responsable del área solicitante.- Los responsables de la Administración y del Almacén.

A.3.4. La “Nota de Salida” deben ser firmadas por :

- El responsable de Almacén, previa constatación de los bienes que se entregarán.

- El funcionario que recibe y el jefe de área donde se destinan los bienes.

A.3.5. El responsable de almacén -para evitar retrasos- estará pendiente de los pedidos que se han efectuado, coordinando con la Area de Compras. Debe tener una relación con las empresas proveedoras, con su dirección y teléfono.

A.3.6. Todo material enviado por los proveedores que lleguen con el envase abierto ó roto en malas condiciones, debe separarse, anotando con tinta roja en la Guía de Remisión del proveedor, esa situación irregular

A.3.7. De obtenerse envases vacíos (cartones, botellas ó depósitos), por el vaciado ó tratamiento de las sustancias, ellos deben ser internados en el almacén por las personas que lo han utilizado, bajo responsabilidad.

A.3.8. Los materiales que ingresan al hospital, después de la hora de recepción, deberán ser recibidas en caso de emergencia.

A.3.9. Para mantener el stock, el responsable de almacén, realizará las siguientes acciones:

- Coordinar diariamente con el responsable de presupuesto.- Coordinar con la Dirección de Administración la compra de un

determinado bien, ó cuando se encuentre en un 50% de utilización.

11

A.3.10. Se determinará el mínimo de existencias, en coordinación con las áreas de consumo.

A.3.11. Los repuestos y accesorios usados que deben cambiarse por otros nuevos, serán internados en el almacén para ser dados de baja.

A.3.12. Los repuestos, accesorios y complementos para los vehículos, se adquirirán de acuerdo a las necesidades, no debiendo mantenerse ningún stock.

A.3.13. Para internar equipo, artículos ó materiales al almacén, debe formularse con solicitud escrita, y firmarlo tanto por la persona que entrega como por el responsable de almacén, quien recibe.

A.3.14. Ninguna persona ajena al almacén, debe ingresar sin autorización del Responsable del Almacén y del Administrador.

A.3.15. Cuando el almacenero permanece dentro del almacén, queda -la mitad superior de la hoja de la puerta de entrada- abierta, pero con seguro. Si se ausenta, la puerta debe quedar totalmente cerrada y con llave.

A.3.16. Los materiales deben colocarse, de tal manera que no haga contacto directo con el suelo, para evitar la suciedad, la contaminación y humedad, y posiblemente su deterioro.

A.3.17. Ante la falta de capacidad del almacén, y de no haber otro espacio disponible, el material se colocará en forma ordenada en los pasillos exteriores colaterales. Diariamente, se verificará su existencia para constatar la conformidad.

A.3.18. La área que devuelve material, lo entrega al almacén mediante nota escrita. Nuevamente, el responsable de almacén, ingresa en el “Bincard” y en el “Kardex”.

A.3.19. Por la recepción por parte de los bienes, se formula una guía parcial.

A.3.20. Para la remisión de materiales a reparticiones que están fuera de la ciudad, se procede como sigue:

- Se procede al embalaje de los materiales, cumpliendo con la seguridad y el hermetismo. De ocurrir lo contrario, el responsable asumirá la responsabilidad.

- Se remiten los paquetes por la empresa de transporte que ofrezca mejores garantías, en cuanto a seguridad, precios y prontitud.

- Se recaba de esa empresa, por duplicado, el comprobante de remisión, una debe enviarse a tesorería para se efectúe el pago de la factura, y otra, para el control del almacén.

12

A.3.21. Particularmente, acerca de la administración de los medicamentos en la farmacia, y acorde a lo dispuesto por su normativa específica, se procederá en la siguiente forma:

1. Cuando llegan los nuevos medicamentos a la farmacia, estos deben mantenerse separados de las existencias hasta que se realice la inspección y se dé la conformidad.

2. Al ejecutar la inspección completa de los medicamentos, se verificará:

- Precios unitarios y precios totales, de acuerdo a la factura y nota de remisión.

- Integridad de los envases.- Cantidad solicitada con la despachada.- Concentración.- Rotulación.- Fecha de vencimiento.- N° de lote.- Registrar el ingreso de los medicamentos en el libro correspondiente,

firmado por el profesional farmacéutico que realizó la recepción y la fecha.

3. Habiendo ingresado mediante la “Nota de Ingreso” (anexo 2) los medicamentos para su almacenamiento, se ubican conforme a una organización preestablecida, que puede ser:

- Clase terapéutica/farmacológica.- Indicación clínica.- Orden alfabético.- Nivel de uso.- Línea ó marca farmacéutica.

4. El almacenamiento de los medicamentos debe ser al resguardo de la luz solar, en condiciones de temperatura y humedad adecuada.

5. Separar los solventes inflamables del resto de los medicamentos.

6. Almacenar las existencias, utilizando el sistema “primero que entra/primero que sale” ó sistema FIFO, en donde los lotes nuevos se colocan detrás de los antiguos, para evitar pérdidas por fechas de vencimiento.

De ocurrir el vencimiento de medicamentos, el módulo informático emite el listado mediante el impreso “Vencimiento de Medicamentos” (anexo 8).

7. Los regentes farmacéuticos, dependiendo del caso,están obligados a adoptar los recaudos necesarios de almacenamiento para la adecuada conservación de las especialidades farmacéuticas, preparaciones oficinales, cosméticos, misceláneas y sustancias químicas.

8. Debe someterse al Registro sanitario específico y al

13

control de calidad, los medicamentos naturales y tradicionales elaborados en base a recursos naturales, y cuyo uso se justifica por una tradición que ha dado cuenta de su eficacia y seguridad y que se refuerza con la investigación nacional e internacional.

A.4. Distribución de los impresos :

- El responsable de almacén que confecciona la “Nota de Ingreso en el Almacén”, que consta de dos (2) ejemplares, se distribuye en la siguiente forma:

* Original, al área de contabilidad. Copia, al archivo del almacén general.

- La “Nota de Salida del Almacén”, que se confecciona por triplicado, se distribuye en la siguiente forma:

Original, al área solicitante de los bienes. Copia, al área de contabilidad. Copia, al archivo del almacén general.

A.5. Toma de inventario físico y valorizado de losbienes fungibles y de medicamentos :

El responsable de almacén, al finalizar el inventario deberá preparar una relación en el impreso “Inventario Físico y Valorizado de Bienes Fungibles de Almacén” (anexo….) valorizada por triplicado de los materiales en stock en almacenes, y además, debe identificar los materiales que no hubieran tenido movimiento por dos ó más años.

También durante la gestión ó al término del aludido inventario de bienes fungibles, a través del módulo informático de Almacenes, puede obtener información del consumo por los centros ó áreas, mediante el impreso “Reporte de Consumo por Centros” (Anexo 6).

Igualmente, durante el curso de la gestión y por el inventario de bienes de medicamentos, el módulo informático de Farmacia, puede emitir la siguiente información :

- “Informe de Movimientos de Medicamentos e Insumos” (anexo 9).

- “Formulario de Registro de Existencias” (anexo 10).- “Inventario Físico Valorado” (anexo 11).

Con la finalidad de efectuar el inventario físico semestral y/o anual de materiales, se deberá cumplir con las siguientes instrucciones para cada fase específica.

14

A.5.1. Fase de preparación del inventario :

a. La sección del “kardex” valorizado deberá :

1. Preparar las relaciones de materiales, indicando: N° del código del bien, descripción, y unidad de medida (kilo, litro, metro, etc).

2. Numerar correlativamente las tarjetas “Bincard” de inventario físico y anotar lo siguiente:

- N° del código del bien.- Descripción.- Ubicación.- Unidad de medida.- Cantidad unitaria y total.

Estas tarjetas, deberán ser colocadas en el casillero correspondiente a cada bien.

3. Completar lo pendiente de registrar las entradas y salidas de los bienes, hasta tener un saldo definido.

b. Los almaceneros deberán efectuar el trabajo siguiente:

1. Limpiar el almacén.

2. Ordenar los materiales, almacenándose en el lugar que les corresponda.

3. Separar todos los bienes malogrados e inservibles.

4. Aclarar los datos de las tarjetas de control que estuvieran ilegibles por el uso.

5. Las áreas sanitarias y administrativas, deberán abastecerse suficientemente de materiales, durante el período y término del inventario, con la finalidad de no paralizar el inventario y permitir un recuento efectivo y exacto de los bienes.

A.5.2. Fase del conteo de materiales :

a. El personal responsable y de inventariadores, independiente en cuanto a las funciones de los almaceneros y kardistas, estará integrado por los siguientes cargos:

- Director de Administración, y responsable delInventario. Resolverá cualquier duda sobre el particular.

- Contador General.- Inventariador- Inventariador.- Inventariador.

15

b. En el conteo de materiales deberá ejecutarse los procedimientos siguientes :

1. El conteo deberá ser ejecutado en el mismo orden en que están almacenados los materiales, sin omitir ningún artículo. Se abrirá una tarjeta en el caso que se hubiera omitido por un bien ó ítem.

2. Los inventariadores deberán, pasar revista a todos los casilleros para asegurarse que todos tienen su correspondiente tarjeta de inventario físico.

- También, contarán los materiales teniendo en cuenta, la condición de los artículos, y si hay alguna nota de salida de material antes del inventario.

- Anotar con tinta, el resultado de su conteo en las tarjetas de inventario físico; si hubiera un bien malogrado, solicitar al jefe de inventariadores, una tarjeta adicional de inventario físico para dicho artículo malogrado.

- Firmar las tarjetas “kardex” y el “Bincard”, en señal de haber efectuado el conteo.

- Dejar la tarjeta “Kardex” en el casillero correspondiente.

3. El Responsable de Inventario, deberá:

- Tomar nota de las últimas entradas y salidas de almacén, con la finalidad de efectuar el corte de movimiento de dicho almacén.

- Mantener un control de todas las tarjetas numeradas de inventario físico.

- Pasar revista a los almacenes, casillero por casillero, para asegurar que no habido omisión alguna.

- Al finalizar el conteo, recogerá todas las tarjetas de “kardex”, las que deberá ordenar de acuerdo a la numeración de las tarjetas.

4. Los almacenes no atenderán los días del inventario físico, sin embargo, si hubieran entradas y salidas urgentes que atender, deberá seguir los pasos siguientes:

Todas las recepciones de materiales, efectuadas durante el conteo, serán almacenadas por separado con sus respectivas “Notas de Ingreso al Almacén”, fechadas.

Todas las “Notas de Salidas” de materiales urgentes que tienen que ser atendidas durante el conteo, deberán ser presentadas, previo a su despacho, al jefe de inventariadores, quien procederá a identificarlas con las palabras, según sea el caso :

- “ANTES DE INVENTARIO”.

16

- “DESPUÉS DE INVENTARIO”.

A.5.3 Fase final del inventario físico :

Deberá ser ejecutado por personal ajeno a los almacenes, es decir por los inventariadores, en la forma sigue :

a. Se confrontarán las cantidades según el “Bincard” con las cantidades según “kardex”, tomando nota de:

- En los casos que no hubiera diferencia, se anotará la cantidad contada en las relaciones de materiales en stock.

- En los casos que hubiera diferencia, se procederá a efectuar un nuevo conteo con personal que no participó en el primer conteo. Si la diferencia subsistiera, deberá anotarse en las relaciones de materiales no consignados, con fines de poder efectuar el ajuste contable de los sobrantes y faltantes que hubieran.

- Toda diferencia importante deberá ser investigada.

- La relación de sobrantes y faltantes, deberá ser aprobada por un funcionario, como condición previa para su contabilidad y ajuste del “kardex” valorizado.

b. Las relaciones del inventario físico, deberán ser valorizadas, y enviadas a la oficina contable para su revisión y contabilización.

17

IX. ANEXOS DE FORMATOS ADJUNTOS :

Los formatos que se han señalado en el presente Manual, y que líneas abajo se detallan, son emitidos –según su contenido de información- por los módulos informáticos de Almacenes, Farmacia, dentro del funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

A. Formatos usados en la gestión de almacén de bienes fungibles:ANEXO 1: Nota de Solicitud.ANEXO 2 : Nota de Ingreso.ANEXO 3 : Nota de Salida.ANEXO 4 : Bincard.ANEXO 5 : Kardex de almacén.ANEXO 6 : Reporte de Consumo por Centros.

B. Formatos usados en la gestión de almacén de bienes de medicamentos:

ANEXO 1 : Nota de Solicitud.ANEXO 2 : Nota de Ingreso.ANEXO 3 : Nota de Salida.ANEXO 7 : Salidas por consumo a los centros.ANEXO 8 : Vencimiento de medicamentos.ANEXO 9 : Informe de movimientos de medicamentos e

insumos.ANEXO 10 : Formulario de Registro de Existencias.ANEXO 11 : Inventario Físico Valorado.

18