manuale di valutazione dei comportamenti...

MANUALE DI VALUTAZIONE

DEI COMPORTAMENTI

ORGANIZZATIVI Responsabili di PO e Dipendenti

Versione 1 rev 0 data rilascio 15 giugno 2015

MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI

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-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------pag.

1 Gli scopi della valutazione dei comportamenti organizzativi ...................................................................................................... 2

2 Ambiti di applicazione ............................................................................................................................................................... 2

3 Glossario .................................................................................................................................................................................. 3

4 Responsabili delle attività ......................................................................................................................................................... 4

5 Gli strumenti operativi ............................................................................................................................................................... 4

5.1 Matrice dei fattori di valutazione per titolari di posizione organizzativa ...................................................................................... 4

5.2 Matrice dei fattori di valutazione per i dipendenti ....................................................................................................................... 5

6 Le fasi del processo valutativo .................................................................................................................................................. 6

7 I processi per la gestione della valutazione ............................................................................................................................... 8

7.1 PROCESSO R1: assegnazione dei comportamenti organizzativi attesi ai responsabili ad inizio anno: stesura patto ................ 9

7.2 PROCESSO R2: monitoraggio patto responsabili ................................................................................................................... 10

7.3 PROCESSO R3: valutazione finale del patto dei responsabili ................................................................................................. 11

7.4 PROCESSO R4: assegnazione comportamenti organizzativi attesi per i dipendenti ad inizio anno ........................................ 12

7.5 PROCESSO R5: revisione semestrale dipendenti .................................................................................................................. 13

7.6 PROCESSO R6: valutazione finale collaboratori .................................................................................................................... 14

8 Avvertenze per la corretta gestione della scheda patto ai fini della valutazione ....................................................................... 15

9 Calcolo del punteggio finale .................................................................................................................................................... 16

10 Modulistica ............................................................................................................................................................................. 17


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Il presente manuale è conforme a quanto prescritto dal decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150.

“attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro

pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”, in materia di valutazione dei

comportamenti organizzativi.

Gli scopi del manuale di valutazione dei comportamenti organizzativi sono i seguenti:

la valorizzazione dell’apporto individuale in termini di comportamenti organizzativi, attraverso

al stesura di un “patto” tra valutato e valutatore;

la trasparenza e pubblicità dei criteri ed indicatori di valutazione;

valutazione partecipata con in coinvolgimento del valutato nella fase ex-ante di definizione

dei contenuti del patto, del monitoraggio e nella fase ex-post di assegnazione della

valutazione sommativa dei comportamenti;

la diffusione della cultura della partecipazione, quale presupposto all’orientamento al

risultato, per accrescere il senso di responsabilità e l’iniziativa individuale;

il miglioramento della qualità complessiva dei servizi forniti ai cittadini;

il miglioramento della qualità della collaborazione tra i servizi interi all’amministrazione;

la cura della formazione e dello sviluppo professionale del personale, garantendo pari

opportunità alle lavoratrici e ai lavoratori.

I processi di lavoro descritti all’interno del presente manuale si applicano per la valutazione dei

comportamenti organizzativi di tutti i responsabili di posizione organizzativa e tutti dipendenti.


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ICONA DESCRIZIONE

Matrice R

Matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei responsabili. La metodologia per i responsabili prevede quattro item di valutazione dei comportamenti organizzativi, nel dettaglio: 1. Orientamento al cittadino e al cliente interno 2. Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi 3. Innovazione e cambiamento 4. Gestione del ruolo di responsabile Il documento completo è illustrato nel paragrafo matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei responsabili, in questo manuale.

Matrice D

Matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei dipendenti. La metodologia per i dipendenti prevede quattro item di valutazione dei comportamenti organizzativi, nel dettaglio: 1. Orientamento al cittadino e al cliente interno 2. Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi 3. Innovazione e cambiamento Il documento completo è illustrato nel paragrafo matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei dipendenti, in questo manuale.

Bozza Patto

Bozza patto. Si tratta del documento redatto dal valutatore per avviare il dialogo con il valutato e stabilire un patto sui risultati di comportamento organizzativo attesi per l’annualità di riferimento. Per ogni fattore di valutazione è descritto un contenuto del patto e l’evidenza per identificarne il raggiungimento. Il documento completo è illustrato nel paragrafo patto.

Patto

Patto. E’ lo stesso documento della bozza patto, in questo caso è il risultato della relazione tra valutato e valutatore. Definisce l’accordo raggiunto tra valutato e valutatore, in ordine ai comportamenti organizzativi riferiti all’annualità di riferimento. Il documento completo è illustrato nel paragrafo patto.

Scheda obiettivo

Scheda obiettivo. E’ la scheda degli obiettivi di performance con indicazione, dei risultati attesi, delle attività assegnate alle diverse risorse che concorrono al raggiungimento degli obiettivi. Il documento è esterno al presente sistema.

Esiti valutazioni. Icona che indica le schede di sintesi della valutazione. Si tratta del documento di sintesi delle valutazioni presenti nel patto.

Valutazione


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I responsabili delle attività sono individuati all’interno dei diagrammi di flusso, descritti nel paragrafo

§ “I processi per la gestione della valutazione”.

FATTORI VALUTATIVI

AREE DI DETTAGLIO EVIDENZE OGGETTIVE PUNTI

Orientamento al cittadino e al cliente interno

Avere una visione chiara che lo scopo del proprio lavoro è il servizio al cittadino e alla comunità locale

Mantenere relazioni di qualità con i cittadini

Contribuire a creare e mantenere un clima di lavoro sereno all'interno del servizio e tra i servizi

Capacità di tradurre in progetti il programma di mandato

Dati della customer: sezione dedicata alle relazioni con l’utenza;

Benessere organizzativo Piano di sviluppo

10

Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi

Rispettare impegni e scadenze

Realizzare i processi di lavoro assegnati con cura, attenzione e precisione: lavorare in qualità

Rispettare le procedure di lavoro e gli standard definiti

Monitoraggio regolarità

amministrativa e rispetto dei tempi.

Dati della customer: sezione dedicata alla qualità erogata/percepita del servizio

Dossier del Sindaco su processi di lavoro

10

Innovazione e cambiamento

Prendersi cura del proprio sviluppo professionale, attraverso la partecipazione ad attività di formazione e aggiornamento

Contribuire al miglioramento dei servizi, proponendo nuove soluzioni nel processo di lavoro, nelle soluzioni tecnologiche, nell'offerta dei servizi

Piano formativo. Documentazione

sull’innovazione dei servizi, dei processi realizzate

10

Gestione del ruolo di responsabile

Contribuire a programmare e pianificare il lavoro dei collaboratori

Motivare e sostenere i collaboratori nel raggiungimento dei risultati

Agire uno stile di comportamento adeguato al ruolo di responsabile

Valutare il lavoro dei propri collaboratori, come occasione di miglioramento, capacità dimostrata

Piano di sviluppo indicatori di raggiungimento degli obiettivi

Risultato indagine di clima organizzativo

Grado di differenziazione delle valutazioni

10


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FATTORI VALUTATIVI

AREE DI DETTAGLIO EVIDENZE OGGETTIVE

PUNTI

Orientamento al cittadino e al cliente interno

Avere una visione chiara che lo scopo del proprio lavoro è il servizio al cittadino e alla comunità locale

Mantenere relazioni di qualità con i cittadini

Contribuire a creare e mantenere un clima di lavoro sereno all’interno del servizio

Dimostrare comportamenti collaborativi con i superiori, i colleghi e nei gruppi di lavoro

Dati della customer: sezione dedicata alle relazioni con l’utenza;

Benessere organizzativo

10

Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi

Rispettare impegni e scadenze

Realizzare i processi di lavoro assegnati con cura, attenzione e precisione: lavorare in qualità

Rispettare le procedure di lavoro e gli standard definiti

Monitoraggio regolarità amministrativa e rispetto dei tempi.

Dati della customer: sezione dedicata alla qualità erogata/percepita del servizio

Dossier del responsabile su processi di lavoro

10

Innovazione e cambiamento

Prendersi cura del proprio sviluppo professionale, attraverso la partecipazione ad attività di formazione e aggiornamento

Proporre soluzioni migliorative delle attività assegnate

Piano formativo. Proposte di

miglioramento ricevute. 10


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La gestione del ciclo della valutazione dei comportamenti organizzativi prevede una sequenza di

tre fasi distinte: prima fase previsione dei comportamenti attesi e definizione dell’accordo tra valutato

e valutatore; seconda fase monitoraggio in itinere dell’attuazione; terza fase valutazione al termine

dell’annualità di riferimento. Nel dettaglio i contenuti delle tre fasi:

Nella prima fase si definiscono le previsioni in ordine a comportamenti organizzativi attesi

correlati al raggiungimento dei risultati di prodotto e di servizio che sono assegnati alla

persona (sia titolare di posizione organizzativa sia dipendente) per l’annualità di riferimento.

Questo primo momento che si realizza prima dell’avvio delle attività è un’ottima occasione

per consolidare la relazione tra valutato e valutatore. Indichiamo questa fase come “ex ante”,

di programmazione.

Nella seconda fase di monitoraggio, prevista almeno come revisione semestrale, si procede

ad una verifica intermedia per prendere atto di come si stanno realizzando i progetti e i

processi di produzione, in modo tale da poter assumere le decisioni in ordine ai

comportamenti organizzativi previsti. E’ chiaro che il momento della valutazione “in itinere” è

definito nella metodologia con almeno una scadenza semestrale. Tuttavia il momento di

incontro e confronto tra valutatore e valutato può avvenire anche in più momenti dell’anno e

anche difronte ad impreviste condizioni, che rendono necessaria una revisione della

pianificazione.

Nella terza fase quella “ex post” ovvero dopo la conclusione dell’annualità di riferimento si

procede alla valutazione. In questo caso siamo difronte al momento valutativo finale. Si tratta

di una valutazione sommativa, che considera l’intera annualità di riferimento. La valutazione

finale ha lo scopo di dare un giudizio conclusivo sul grado di raggiungimento delle

performance di comportamento. Utilizzando la scheda dei comportamenti organizzativi, il

valutatore e il valutato aprono un confronto per capire quanto raggiunto e quanto è

necessario ancora migliorare in termini di comportamento organizzativo. Il grado di

raggiungimento è posto in relazione alle evidenze che sono presenti sulla scheda, in modo

tale da compiere valutazioni basate su dati e fatti.

Nella tabella 1, è sintetizzata la sequenza logica temporale della gestione del ciclo della valutazione

dei comportamenti organizzativi. La tabella è divisa in due sezioni: sezione 1 dedicata ai responsabili

di posizione organizzativa e la sezione 2 dedicata ai dipendenti. La tabella presenta la colonna

“quando” all’interno della quale sono individuate le scadenze temporali; la colonna “che cosa

succede” che indica che cosa sia necessario fare; infine la colonna “come si fa”, che indica i processi

di gestione che sono contenuti nel presente manuale. Quindi per ogni singola fase del ciclo di

valutazione è presentato un diagramma di flusso contenente le indicazioni che è necessario seguire.


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Tabella 1. Sequenza temporale e azioni/processi

Sezione 1 RESPONSABILI

Quando

Che cosa succede

Come si fa

Inizio dell’anno Assegnazione dei comportamenti organizzativi

Descrizione del come nel Processo 1R

Durante l’anno Revisione almeno semestrale di monitoraggio sull’andamento


Dopo il termine dell’anno

Valutazione dei comportamenti organizzativi dell’anno di riferimento


Sezione 2 DIPENDENTI

Quando

Che cosa succede

Come si fa

Inizio dell’anno Assegnazione dei comportamenti organizzativi

Descrizione del come nel Processo 1D

Durante l’anno Revisione almeno semestrale di monitoraggio sull’andamento


Dopo il termine dell’anno

Valutazione dei comportamenti organizzativi dell’anno di riferimento



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I diagrammi di flusso presentati di seguito nel manuale, descrivono il processo logico di esecuzione

delle tre fasi della valutazione dei comportamenti organizzativi, riportano per ogni attore

organizzativo coinvolto, una descrizione sintetica dell’attività che deve svolgere. I diagrammi

presentano anche una colonna finale con gli strumenti da utilizzare per la corretta gestione del

processo. Per la corretta lettura delle icone della colonna strumenti si rimanda al § glossario.


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PROCESSO STESURA PATTO RESPONSABILI

SINDACO / ASSESSORE RESPONSABILE PO NUCLEO STRUMENTI

Bozza Patto

Avvio

Utilizza la matrice dei fattori

di valutazione dei

comportamenti organizzativi,

per individuare i

comportamenti organizzativi

attesi, in relazioni agli

obiettivi affidati nell’anno Matrice R

Assiste alla redazione della

scheda del patto

Redazione della scheda del

patto per l’annualità in corso

in formato bozza

Presentazione

dei contenuti del patto

Confronto sui contenuti

del patto proposti

Accordo sui contenuti del patto dei comportamenti

organizzativi

Fine

Sottoscrizione del patto per l’annualità in corso

Patto


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PROCESSO MONITORAGGIO PATTO RESPONSABILI


Avvio

Convocazione incontro di

monitoraggio

Presentazione

situazione in relazione ai

contenuti del patto e agli

obiettivi

Confronto sullo stato di avanzamento

Fine

Patto

Fornisce assistenza tecnica

alla conduzione del

monitoraggio

Schede obiettivo

Gli obiettivi e i relativi

comportamenti sono in linea

con quanto concordato?

SIInserimento di azioni

preventive o correttive per

il riallineamento di risultati

attesi e alla

programmazione. Firma

della revisione del patto

NO

Fornisce assistenza tecnica

alla rimodulazione degli

obiettivi


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PROCESSO VALUTAZIONE PATTO RESPONSABILI


Avvio

Analisi della dcumentazione

prodotta sui contenuti del

pattoStesura delle integrazioni

richiesta dal nucleo di

valutazione

Confronto sui contenuti del patto

Fine

Patto

Schede obiettivo

I risultati

del patto sono

documentati?

Convocazione dell’incontro

per la verifica dei contenuti

del patto

Stesura della proposta di

valutazione

Validazione della proposta

di valutazione

SI

NO

Valutazione


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PROCESSO STESURA PATTO DIPENDENTI

RESPONSABILE PO DIPENDENTE NUCLEO STRUMENTI

Bozza Patto

Avvio

Utilizza la matrice dei fattori

di valutazione dei

comportamenti organizzativi,

per individuare i

comportamenti organizzativi

attesi, in relazioni agli

obiettivi affidati nell’annoMatrice D

Assiste alla redazione della

scheda del pattoRedazione della scheda del

patto per l’annualità in corso

in formato bozza

Presentazione dei contenuti

del patto

Confronto sui contenuti del

patto proposti

Accordo sui contenuti del patto dei comportamenti

organizzativi

Fine

Sottoscrizione del patto per l’annualità in corso

Patto


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PROCESSO DI REVISIONE SEMESTRALE OBIETTIVI E DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI ATTESI DEI DIPENDENTI

RESPONSABILE PO DIPENDENTE STRUMENTI

Avvio

Convocazione incontro di

verifica semestrale

Richiede lo stato di

avanzamento:

Obiettivi

Processi standard

Elementi del patto

Fine

Confronto sullo stato di avanzamento e sulla gestione dei

processi di lavoro

Patto

Scheda obiettivo

Gli obiettivi

i processi e i relativi

comportamenti sono in linea con

quanto concordato?

SI Inserimento di azioni

preventive o correttive per

il riallineamento della

programmazione

NO


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PROCESSO VALUTAZIONE PATTO DIPENDENTI

RESPONSABILE PO DIPENDENTE STRUMENTI

Avvio

Verifica del raggiungimento

degli obiettivi e dei

comportamenti

Colloquio conclusivo e redazione della scheda di

valutazione finale e sottoscrizione della scheda

Fine

Patto

Schede obiettivo

Valutazione

Presentazione degli obiettivi

raggiunti


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Queste avvertenze si applicano per il patto con i responsabili e il patto con i dipendenti

La scheda richiede per ogni singolo item di valutazione l’articolazione in contenuti del patto.

In fase di redazione vano indicati un minimo di due ed un massimo di quattro contenuti del

patto, per singolo item di valutazione.

La somma totale dei punti per ogni singolo item deve essere pari a dieci, dando così

l’opportunità al valutato di ottenere il massimo della valutazione.

Ogni singolo contenuto del patto deve contenere necessariamente il rimando ad un’evidenza

come descritto nella tabella dei fattori di valutazione. Per evidenza si intende un documento

contenente gli elementi verificabili dei contenuti del patto.

In fase di valutazione i dati, le informazioni e in generale i contenuti dell’evidenza devono

essere citati e allegati [in formato digitale in un file PDF] alla scheda di valutazione.

Prima della sottoscrizione tutti i campi relativi al patto devono essere compilati. La scheda

compilata in tutte le sue parti, non dà accesso alla valutazione dei comportamenti. La

completezza della scheda è verificata dal nucleo, entro la settimana successiva alla data di

consegna delle schede del patto.

L’assenza delle evidenze, o la mancanza di coerenza tra evidenze dichiarate nella scheda

ed evidenze presentate in fase di rendicontazione finale, da esito negativo alla valutazione.


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In fase di colloquio finale, valutazione ex post, sulla verifica del avvenuto raggiungimento dei

comportamenti organizzativi, il valutatore, assegna il punteggio ad ogni item, partendo da 1 fino al

massimo del punteggio ottenibile per il singolo contenuto del patto. Nel processo di valutazione il

valutatore assegna il punteggio facendo riferimento alle evidenze. In fase di colloquio il valutatore

deve motivare al valutato il punteggio assegnato.

In casi di evidenze parziali, non adeguate o incoerenti, il nucleo di valutazione può rivedere la

valutazione, mettendo in risalto le criticità riscontrate.

La tabella 3 illustra la scheda di valutazione sommativa redatta dal valutatore per l’assegnazione del

punteggio relativo alla valutazione raggiunta dal valutato dopo la verifica delle evidenze e il colloquio

di valutazione. Nell esempio il sig. Alfa, nella valutazione finale ha ottenuto 8 punti, su 10 punti

ottenibili.

ITEM DI VALUTAZIONE CASO sig Alfa

N° Descrizione contenuto del patto Punteggio massimo ottenibile

Punteggio assegnato nella valutazione

Evidenze

1 Articolazione del patto 1 3 3 report, documenti dati, indagini di customer

2 Articolazione del patto 2 4 2 report, attività formativa svolta

3 Articolazione del patto 3 3 3 report, risultato raggiunto

4

10 8

Allegati

report, documenti dati, indagini di customer

report, attività formativa svolta

report, lavoro di gruppo


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La modulistica per la gestione del ciclo di valutazione dei comportamenti organizzativi dei dipendenti

è contraddistinta dalla sigla CO/D. La modulistica ha la codifica CO/D 0415 r 1.0


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La modulistica per la gestione del ciclo di valutazione dei comportamenti organizzativi dei

responsabili è contraddistinta dalla sigla CO/R. La modulistica ha la codifica CO/R 0415 r 1.0

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