Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacion Universitaria

I.U.P “Santiago Mariño”

Extension – Barinas

Presentacion:

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc.

La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

Por otra parte, los organigramas son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

Indice:

Manuales Administrativos ………………………………………………….

Clasificacion …………………………………………………………………

Ventajas y Desventajas …………………………………………………

Organigramas ………………………………………………………………….

Uso …………………………………………………………………………….

Clasificacion …………………………………………………………………

Manuales Administrativos:

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización

Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración

Clasificacion de los Manuales Administrativos:

1.- Manual de organización:

El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institución, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.

Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:

Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su totalidad. Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización.

2.- Manual de políticas:

El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución. Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para asegurar la uniformidad de acción de una institución.

Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:

Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular.

3.- Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o servicios determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.

En el manual de procedimientos se específica:

Quién debe hacer una actividad; Qué debe hacerse en esa actividad; Cómo debe hacerse la actividad; Dónde debe hacerse; y Cuándo debe hacerse la actividad.

4.- Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado:

Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

6.- Manual de propósitos múltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Ventajas y Desventajas de los Manuales Administrativos:

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. Entre las Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran las siguientes:

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Facilita el estudio de los problemas de organización.

Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del manual de organización son las siguientes:

Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Otros inconvenientes resultantes podrían ser los siguientes:

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

El costo de producción y actualización puede ser alto.

Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados

Organigramas:

Representan la estructura organizativa de una empresa, institución o negocio, muestra la forma en que están dispuestas y relacionadas las dependencias, departamentos, unidades o secciones. Es una representación gráfica de cómo se puede visualizar el manual de organización, además incorpora la descripción de las funciones principales, sus niveles de autoridad y líneas de mando. El organigrama se puede definir como la estructura esquemática, mediante la cual una empresa expresa sus partes o departamentos, se dice que es el esqueleto de una empresa

Uso de los Organigramas:

1. Como Herramientas de comunicación: Informa a los miembros de la compañía la posición relativa que ocupa y la relación que tiene con el resto de la estructura. Prevé un cuadro global de la estructura. Facilita a las personas que se incorporan a la organización, la toma de contacto con el resto de la estructura. Informa a terceros como está conformada la empresa.

2. Como herramienta de análisis: Permite revelar fallas de la estructura, ya sea a través de su observación, como también las dificultades de diseño que se presentan al momento del análisis. Permite determinar fallas en el control interno. Revela la departamentalización inadecuada. Se puede visualizar los errores de unidad de mando relaciones y de jerarquía.

Clasificación de los Organigramas:

1. Por su Objeto o contenido: En organigrama estructural, su propósito es representar las unidades administrativas y las relaciones que lo conforman, En sí constituye el organigrama de la empresa. Organigrama por Funciones: Hace un bosquejo en forma resumida, además representa las unidades, relaciones y funciones asignadas a cada una de ellas, estas representaciones se detallan en el manual de organización de la empresa. Organigrama de Personal o Cargos: Describe aparte de las unidades y sus relaciones, el número de personal que tiene cada unidad administrativa identificando el rango y el número de empleados que posee. Esta estructura se realiza con el propósito de identificar los cargos y personal que tienen las unidades; se usa de modo informativo para determinados departamentos. Para esto existe un manual de cargos que lo maneja el departamento de personal o la gerencia de recursos humanos. Es preciso notificar que estos dos organigramas se hacen difícil elaborarlos como estructuras y por ende se llevan escrito en un manual identificado como de organización o procedimientos.

2. Por su naturaleza pueden ser Esquemáticos: Contienen lo indispensable, las unidades principales de la empresa y sus relaciones, su propósito es informar al público en general y a las personas que no tienen mucho interés en la empresa. Analíticos: Este organigrama proporciona al analista de organización y métodos las relaciones y todas las unidades en forma detallada con que cuenta la organización, y se usa con el fin de cumplir con la estructura organizativa. Este es el organigrama más utilizado para la descripción de la estructura organizativa

3. Por su Forma pueden ser: Verticales: Son aquellos donde sus unidades administrativas están expuestas de arriba hacia abajo. (Es el más usado por las empresas), es como el que se observa en la parte analítica. Horizontales: Son aquellos donde las unidades administrativas están expuesta de izquierda a derecha. Circulares: Son aquellos donde sus unidades administrativas están expuestas de adentro hacia fuera. Escalares: Son aquellos donde sus unidades administrativas están expuestas de arriba hacia abajo pero en dos tipos: Escalar Numérico y Escalar Lineal. Se usa para las organizaciones de gran tamaño, es decir,

consorcios, transnacionales, ministerios, etc., ya que ocupan un espacio considerable por la gran cantidad de departamentos que poseen

Conclusiones:

La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible, acerca de los puntos antes descritos, así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual ( organización y métodos, modernización administrativa, métodos procedimientos, etc.) debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa ( director general, gerente general, consejo de administración, consejo de accionistas, etc.) pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual. Es imprescindible una planeación cuidadosa, si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos; a continuación presentamos la programación del plan de elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboración