megaprint service

Megaprint ServiceУслуги по управлению офисной печатной

инфраструктурой

Офисная печатная инфраструктура

Копиры

МФУ

Локальные устройства

печати

Сетевые устройства

печати

Факс

ы

Сканеры

•Управление парком

оборудования

•Мониторинг оборудован

ия

•Сбор и анализ

статистики

•Поддержка пользователей

•Обслуживание и ремонты

•Расходные материалы

•Бумага

Определяющие факторы:

1. Потребность в печати.

2. Размер выделенного бюджета.

3. Стоимость аппарата.

Затраты заказчика на приобретение монитора

Затраты заказчика на печатающее устройство

$ 150-300 $ 150-300 ???

Подводная часть айсберга затрат

Неучтенные факторы:

Стоимость и ресурс расходных материаловСтоимость и ресурс запчастей

Затраты на обслуживание паркаЗатраты на обслуживающий персонал

Основные расходы!

Традиционное формирование среды по производству документов

Внешний вид традиционной инфраструктуры офиса

Парк перенасыщен персональными устройствами:

•Колоссальная стоимость владения парком

• Большой процент выхода из строя оборудования

• Отсутствие контроля за печатью

• Сложности в обслуживании парка

Офисная печать – понимание проблемы

Выводы:

• Компании не могут видеть реальную картину стоимости офисной печати

• Составляющие (устройства, услуги, расходные материалы) относятся к различным статьям и уровням бюджета и не имеют конкретного ответственного лица

• Финансовый контроль невозможен, так как нет централизованного управления этими значительными затратами (до $1,000 на одного сотрудника в год)

• Необходимо поддерживать все многообразие взаимоотношений со многими поставщиками, разными контрактами, многочисленными счетами

• Нет единого стратегического подхода к управлению офисной печатью

“90% опрошенных организаций не смогли бы ответить, сколько они тратят на документацию”

IT Отдел снабжения

Финансовые отделы

Управление делами

Бизнес-подразделения

РУКОВОДСТВО КОМПАНИИ

НЕТ ОДНОГО ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА

Особенности подхода

Каждый проект начинается с обследования, позволяющего клиенту понять текущее состояние и количественно оценить затраты на производство документов в офисе.

Определяются пути оптимизации и вырабатывается долгосрочная стратегия в области офисной печати, а также план ее реализации, обеспечивающий достижение желаемых результатов.

Уровень снижения затрат гарантируется условиями аутсорсингового соглашения, без первоначальных инвестиций и неудобств для сотрудников.

Управление текущей офисной инфраструктурой клиента производится в рамках единого договора по принципу «все включено» с постраничной оплатой, счета по которому могут быть легко детализированы и распределены по центрам затрат.

Централизованный контроль и управленческая отчетность обеспечивает постоянство мероприятий по снижению расходов и дальнейшему усовершенствованию

Управление офисной печатной инфраструктурой - услуга по оптимизации и управлению офисной инфраструктурой, обеспечивающая гарантированное снижение затрат в размере около 25%

Почему это важно ?

• Контроль за общим количеством устройств в компании

• Конкретное ответственное лицо

• Четкая стратегия развития офисной инфраструктуры

• Повышение производительности труда и удовлетворенности пользователей

• Прозрачная система взаиморасчетов

• Детальная информации по общей стоимости владения офисной инфраструктурой

• Снижение затрат в среднем на 25%

Обследование офисной инфраструктуры и процессовОценка текущей ситуации Формирование стратегии Расчет финансовой модели

Управление парком оборудованияОптимизация Установки, удаления и перемещения Управление материалами

Управление эксплуатацией

Служба поддержки Онлайн мониторинг Техническое обслуживание

Бэк-офис услуг по управлению

Управление контрактами Контроль затрат Отчетность

Состав услуги«Управление офисной печатной инфраструктурой (XOS)»

Обследование офисной инфраструктуры и процессов

Оценка текущей ситуации. Анализ офисной среды Заказчика на основе методологии Xerox ODA®. Анализ проводится в сотрудничестве с представителями клиента с целью определения базового уровня текущих затрат.

Формирование стратегии. Вместе с Заказчиком определяется оптимальный долгосрочный план организации документооборота. Это решение должно соответствовать требованиям бизнеса Заказчика и обеспечивать постоянную экономию.Расчет финансовой модели. Расчет экономического эффекта по этапам внедрения согласованной стратегии. В среднем, уровень затрат по итогам договора снижается на 20-25%.

Управление парком оборудованияОптимизация. Реализация стратегии документооборота в части оптимизации парка оборудования в соответствии с согласованным долгосрочным планом.Установки, удаления и перемещения. Обеспечение перемещения, замен, модернизации или списания оборудования. Предотвращение его несанкционированного перемещения или изменения.Управление материалами.Консолидация закупок расходных материалов и запасных частей и контроль их уровня на местных мини-складах клиента.

Управление эксплуатациейСлужба поддержки. Автономная либо интегрированная в существующий HelpDesk клиента Служба поддержки Ксерокс принимает обращения пользователей, работу с инцидентами и удаленное решение проблем. Онлайн мониторинг. Обеспечение постоянного мониторинга состояния оборудования, статуса работоспособности и проактивного устранения неисправностей.Техническое обслуживание. Выделенная, располагающаяся в офисе клиента, либо удаленная команда специалистов берет на себя вопросы техобслуживания оборудования любых марок и производителей.

Бэк-офис услуг по управлению Управление контрактами. Консолидация всех существующих договоров на обслуживание в рамках единого договора с Ксерокс. Выледение единого менеджера для решения всех вопросов управления офисной инфраструктуры организации. Контроль затрат . Ежемесячный покопийный биллинг с разбивкой суммы счета по центрам затрат по согласованному алгоритму. Отчетность. Ежемесячные отчеты по ряду согласованных метрик, позволяющие оценивать эффективность управления. Регулярное обучение и консультации пользователей, проведение опросов удовлетворенности.

Состав услуги«Управление офисной печатной инфраструктурой»

Состав обследования

Сбор данных

Инвентаризация

Оценка

Анализ

Интервью

Поэтажная инвентаризация: Все устройства (копиры, факсы, сканеры, принтеры) наносятся на электронный план здания.Определение объемов печати: Сбор данных об объемах печати в течение 30 календарных дней и последующий анализ с помощью специализированного ПО.Анализ финансовых данных: Сбор данных о текущих затратах на поддержку офисной печатной инфраструктуры, включая эксплуатационные затраты и затраты на людей, осуществляющих поддержкуОпределение текущих процессов поддержки печати: Сбор информации и по текущим процессам поддержки пользователей, обслуживания оборудования, управления расходными материалами и оборудованием.Формирование показателей текущего состояния:

отношение числа сотрудников к числу устройств коэффициент использования оборудования стоимость отпечатка среднее число печатаемых страниц на одного сотрудника

Формирование картины будущего состояния: Отчет с рекомендациями по оптимизации офисной инфраструктуры с описанием:

оборудования, которое должно остатьсяплана использования высвободившегося оборудованиякакое оборудование следует добавить

Показатели будущего состояния и бизнес-кейс

Длительность проекта: 6 – 8 недель при условии отсутствия задержек в исполнении этапов плана

Снижение затрат при внедрении услуги «Управление офисной печатной инфраструктурой»

текущая ситуация

Soft Costs

IT персонал

Ремонты

Расходныематериалы

Услуги

Оборудование

Текущиезатраты

5-10% экономии

офис

HelpDesk

Принтеры

Копиры

Факсы

через 3 года

Принтеры

Факсы

Принтеры

Факсы

20-25% экономии

Оставшееся оборудование

через 1 годподписаниеДоговора

Услуги

Услуги

Услуги

Запчасти

Копиры

Копиры

Результаты оптимизации

Текущая ситуация Будущее состояние

Расположение устройств на поэтажном плане

Результаты оптимизации

Финансовые данные и показатели инфраструктуры рассчитывались для следующего охвата проекта:• Три офисных центра• Общее количество сотрудников – 2000 чел.• Общее количество устройств – 476*• Среднемесячный объем печати – 1 560 К*• В расчет стоимости отпечатка включены следующие статьи:

– Затраты на оборудование (амортизация, лизинг)– Затраты на расходные материалы, запасные части и ремонт– Затраты на инфраструктуру (help-desk, транспорт, склад и т.д.)– Косвенные затраты (налоги, стоимость капитала)

* - среднестатистические данные для заказчиков с похожей инфраструктурой и данным количеством сотрудников

Мегапринт Сервис

Результаты оптимизации(финансовые данные и показатели инфраструктуры)*

Показатели инфраструктурыТекущее

состояние Будущее

состояниеУлучшение

Отношение кол-ва сотрудников к числу устройств 4,2 9,0 214%Среднемесячный объем отпечатков на сотрудника 780,0 780,0Утилизация оборудования ** 1.08% 3.5% 324%Суммарная стоимость отпечатка $0.037 $0.028 24%Среднемесячный объем печати в офисе 1 560K 1 560KСуммарные ежемесячные прямые затраты $57 720 $43 680 24%

* - среднестатистические данные на базе выполненных проектов** - Утилизация в данной таблице понимается как отношение реального объема печати на устройстве к теоретически возможному, то есть к объему, который рассчитывается как произведение производительности устройства в единицу времени на количество рабочего времени в месяце. Практически утилизация около 3% и более говорит об эффективном использовании устройства. Утилизация более 7% говорит о перегрузке устройства


Преимущества подхода

Непредвзятый анализ текущей ситуации Определение проблемных мест и путей

совершенствования Выработка централизованной стратегии в области

офисного документооборота Контрактно гарантированная экономия в течение

длительного периода времени Обеспечение прозрачности, контроля и

перераспределяемости затрат Проактивное устранение неисправностей Управленческая отчетность в реальном времени Мультивендорность Высвобождение внутренних ресурсов и концентрация

усилий на основном бизнесе


Условия для успешной реализации проекта

• Куратор со стороны топ-менеджмента • Выделенная проектная группа• Доступность внутренней финансовой информации и документов,

которые могут помочь при определении уровня затрат


Дальнейшие шаги

Этап 1: Принятие концепции Подписание регламентирующих документов.

Открытие проекта

Создание проектных групп



Этап 2: Выполнение обследования инфраструктуры Согласование целей и задач

Анализ текущего состояния

Предложение нового состояния и расчет финансовой модели

Разработка и согласование плана оптимизации



Этап 3: Внедрение согласованного проекта Внедрение проекта согласно утверженной стратегии

Этап 4: Управление офисной печатной инфраструктурой Управление инфраструктурой согласно выработанной стратегии


Спасибо за внимание!

ООО «Мегапринт Сервис»04071, Украина, г. Киев, ул. Нижний Вал, 41

Тел./факс +38044 425 88 88www.megaprint.com.ua

megaprint service

Devices & Hardware