mesa de debates auditoria em bolsas/auxílios do plano ... · elementos de instrução processual...

Mesa de debatesAuditoria em bolsas/auxílios do Plano

Nacional de Assistência Estudantil - PNAES

Dia 25/05/2017 (quinta-feira)

PAINT - 2015A B C D E F G H I

NºAvaliação

Sumária

Origem

da

demanda

Objetivos Escopo

CronogramaSetores

envolvi

dos

Avaliação

do Risco

Normativ

os

Específic

os

Período ServidoresHoras

por diaDias

Horas

Trabalh

adas

17

Execução

Contratual

AUGER Analisar os

procedimentos

de execução

contratual, com

análises dos

processos de

pagamento e

acesso às

informações

existentes no

SIAFI.

Análisar os

elementos de

instrução

processual

referentes aos

procedimentos de

pagamento, por

amostragem

mínima, de 10%

da documentação

respectiva.

Agosto /

Dezemb

ro

7 2 110 1540 Pró-

Reitoria

de

Adminis

tração.

Alto Risco

(Elevada

probabilida

de de

ocorrência

de riscos

associado a

impactos

igualmente

eleveados)

Lei

nº8.666/9

3. Lei nº

4.320/64.

Lei

Complem

entar nº

101/2000.

MATRIZ DE PLANEJAMENTO – AÇÃO 17

QUESTÕES DE

AUDITORIA

INFORMAÇÕES

REQUERIDAS

FONTES DE

INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE

AUDITORIA

DETALHAMENTO

DAS TÉCNICASLIMITAÇÕES

O QUE A ANÁLISE

VAI PERMITIR

DIZER

O contrato contém todas as cláusulas

essenciais e necessárias, define com

precisão o objeto conforme licitado e

estabelece o prazo de duração de acordo

com a legislação?

Documentação pertinente e

legislação aplicável.

Processo licitatório; Ato de

autorização da

dispensa/inexigibilidade; Termo

contratual.

Análise documental.

Verificar a conformidade do termo

contratual quanto às especificações do

objeto e quanto à legislação vigente.

Processo não instruído

corretamente; Ausência

de documentos.

Se a contratação foi

realizada em conformidade

com as exigências legais.

O contrato foi executado pela entidade

vencedora da licitação e nos prazos,

etapas, quantidades e requisitos de

qualidade definidos no instrumento?

Documentação

comprobatória;

Informações fornecidas

pelos responsáveis pelo

recebimento do

bem/serviço.

Termo contratual; Documentação

comprobatória do fornecimento

do bem/serviço e da despesa;

Controles de estoque;

Almoxarifado; Local de prestação

do serviço; Gestor e fiscal do

contrato; Servidores das áreas

beneficiárias

pelo contrato.

Análise documental;

Correlação das

informações

obtidas; Inspeção

física.

Verificar a conformidade da aquisição

do bem/serviço e da liquidação da

despesa através do cotejamento das

informações obtidas através de fontes

distintas e independentes.


corretamente;

Dificuldade na

localização do bem

adquirido ou do local de

prestação do serviço.

Se a execução contratual

tramitou regularmente,

observando-se os critérios

estabelecidos no termo

contratual.

Foi especialmente designado

representante para realização da tarefa

de fiscalização e a execução do contrato

foi efetivamente acompanhada e

fiscalizada?

Servidores designados para

fiscalização contratual;

Registros de

acompanhamento da

execução.

Ato de designação formal do

fiscal do contrato; Livro de

registro de ocorrências, falhas e

deficiências na execução do

contrato.


Verificar se a fiscalização e o

acompanhamento dos contratos são

realizados de maneira adequada.

Ausência de

documentos;

Dificuldade na

identificação dos fiscais

do contrato.

Se existe fragilidade nos

controles internos das

contratações.

Nos casos de atraso injustificado ou

inexecução contratual, foram aplicadas

as possíveis sanções à empresa,

conforme os termos do contrato e dos

arts. 86 e 87 da Lei nº. 8.666/93 (multa

de mora, advertência, multa, suspensão

temporária de participação em licitação e

impedimento de contratar com a

Administração, declaração de

inidoneidade para licitar ou contratar com

a Administração)?

Documentação pertinente e

legislação aplicável.

Processo licitatório; Gestor e

fiscal do contrato;

Informações obtidas via

Sistemas.


Correlação das

informações

obtidas; Indagação

oral.

Verificar através de cotejamento das

fontes de informação disponíveis a

aplicação de sanções.


corretamente; Ausência

de documentos;

Dificuldade na

identificação dos fiscais

do contrato.

Se houve aplicação de

sanções, quando cabível; Se

as sanções foram

devidamente aplicadas e

registradas nos sistemas

próprios.

CRONOGRAMA / METODOLOGIA OS Nº 010/2015 (Pregão)

*CRONOGRAMA: - Março/2015 a Maio/2015: Progressão da análise em 40% dos processos escolhidos por amostragem, com expedição de Solicitação de Auditoria;- Junho e Setembro/2015: Progressão da análise em 80% dos processos escolhidos por amostragem, com expedição de Solicitação de Auditoria;- Outubro/2015: Progressão da análise em 100% dos processos escolhidos por amostragem, com expedição de Solicitação de Auditoria.-Novembro e Dezembro/2015: Elaboração de relatório acerca da análise de processos licitatórios e devidos encaminhamentos, manifestações do setor, análise da auditoria, etc.

*METODOLOGIA- Pesquisa do universo (SIAFI);- Seleção da amostra levando em consideração dos critérios de materialidade e criticidade;- Requisição dos processos;- Análise dos processos;- Indagação escrita ou oral, caso necessário;- Análise das manifestações da unidade auditada;- Relatório Preliminar;- Reunião de busca conjunta de soluções;- Análise da manifestação final;- Relatório Final;- Encaminhamento ao Reitor para seguir para a CGU.

OBSERVAÇÕES DO AUDITOR

MATERIALIDADE E CRITICIDADE:

- Elevado Valor Contratual (Modelo de gestão de Restaurante Universitário)- Translado de Valores em Espécie (Forma de pagamento do preço simbólico)- Manuseio Diário de Valores (Locais de aquisição de tickets) - Serviço Prestado à Comunidade Acadêmica (Atendimento a todas as categorias: Docentes, Técnico-Administrativos, Estudantes, Terceirizados, Outros)- Prestação Diária de Gêneros Alimentícios (Altamente perecíveis e sensorialmente avaliados)- Histórico de Achados de Auditoria (CGU), Processos Internos (PADs e TCEs)- Início da Política de Cotas (Previsão de elevação da procura pelos estudantes de baixa renda)- Viés Político (Serviço de alta visibilidade dentre as políticas públicas de apoio ao estudante - PNAES)

PNAES

Art. 1o O Programa Nacional de Assistência Estudantil – PNAES, executado no âmbito do Ministério da Educação, tem como finalidadeampliar as condições de permanência dos jovens na educação superior pública federal.

Art. 2o São objetivos do PNAES:I – democratizar as condições de permanência dos jovens na educação superior pública federal;II - minimizar os efeitos das desigualdades sociais e regionais na permanência e conclusão da educação superior;III - reduzir as taxas de retenção e evasão; eIV - contribuir para a promoção da inclusão social pela educação.

Art. 3o O PNAES deverá ser implementado de forma articulada com as atividades de ensino, pesquisa e extensão, visando o atendimento deestudantes regularmente matriculados em cursos de graduação presencial das instituições federais de ensino superior.

§ 1o As ações de assistência estudantil do PNAES deverão ser desenvolvidas nas seguintes áreas:I - moradia estudantil;II - alimentação;...

§ 2o Caberá à instituição federal de ensino superior definir os critérios e a metodologia de seleção dos alunos de graduação a serem beneficiados.

RESULTADOSRELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 010/2015

1. RESULTADOS DOS EXAMES

1.1. INFORMAÇÕES RELEVANTES Página

1.1.3. Informação 03:Opção de importação de sistema informatizado utilizado para venda de refeições e acesso ao restaurante universitário

desenvolvido pela Universidade Federal de Sergipe (UFS).07

1.1.4 Informação 04: Alteração de cláusula contratual qualitativa que resultou em ganhos nutricionais para os usuário. 08

1.2. ACHADOS DE AUDITORIA Página

1.2.5. Constatação 05:Falta de padronização dos procedimentos de identificação de comensais e da ausência de servidor efetivo na sala dos guichês de

vendas.24

1.2.6. Constatação 06: Falha no enquadramento de comensal no grupo VISITANTE. 26

1.2.7. Constatação 07: Classificação insuficiente quanto aos grupos de comensais do RU. 29

1.2.8. Constatação 08: Ausência de padronização dos procedimentos quanto à gestão do acesso ao RU por participantes de eventos. 31

1.2.9. Constatação 09: Extensão de benefício dos serviços do RU a pessoas não enquadradas no perfil de seus clientes reais. 33

1.2.10. Constatação 10: Controle insipiente no processo de autorização de acesso aos refeitórios do RU para o grupo AUTORIZADOS. 39

1.2.11. Constatação 11:Ausência de segregação de funções que gera sobrecarga de trabalho para servidores com impacto na eficiência operacional e na

eficiência dos procedimentos de controle interno.44

1.2.12. Constatação 12: Depreciação de equipamentos mantidos sem uso na cozinha do RU. 45

1.2.13. Constatação 13: Ausência de conclusão de obra de reforma e de intervenção quanto à segurança elétrica. 46

1.2.14. Constatação 14: Presença de animais (cães e gatos) transitando nas dependências dos refeitórios do Restaurante Universitário do PICI. 47

1.2.15. Constatação 15: Ausência de serviço de vigilância nos RU's. 48

1.1.3. INFORMAÇÃO 03

a) Evidência: Verificação in loco por meio de visita à UFS, junto com a equipe gestora do RU da UFC. Durante visita foi apresentadaas funcionalidades do sistema, as quais estão apresentadas em relatório (Anexo I).

b) Fato: Considera-se boa prática a alternativa de implantação dessa ferramenta na UFC, pois demonstra o potencialestratégico da equipe gestora do RU no sentido de buscar alternativas para solucionar os problemas relacionados àsfragilidades do atual processo manual de vendas de crédito.

A despeito das constatações dispostas neste relatório, referentes aos achados de auditoria constatados durante arealização desta ação de Auditoria no RU, a equipe responsável pela gestão do RU, demonstrou, com sua atuação noprocesso de importação e implantação do supracitado sistema, sua proatividade e disponibilidade para contribuirpara a evolução do atendimento dos usuários do RU da UFC, melhoria da gestão e maior eficiência de controle daprestação de serviços da Unidade.

1.2.5. CONSTATAÇÃO 05b) Fato:Verificou-se, por meio de auditoria in loco realizada no campus do Benficaem 16/09/2015, fragilidade na identificação de comensais durante acompra dos tíquetes para acesso aos refeitórios. Em alguns casos,observou-se que os alunos não estavam regularmente informados sobreo procedimento de identificação, caso que se repetiu durante a visita eque provocou a formação de longas filas.Já na verificação in loco no RU do campus do PICI, em 06/11/15,observou-se a validação da identificação do usuário por meio de listasnominais contidas em planilhas eletrônicas disponíveis nos computadoresdos atendentes. Dessa forma, foi possível confirmar o vínculo doscomensais com a UFC. Foram observadas consultas efetuadas em listasde alunos e de terceirizados.

INFORMAÇÕES DO SETOR AUDITADO:A PRAE, por intermédio do Ofício nº 10/2016/RU-CFC de26/01/2016, informa que o controle de acesso foi padronizadonos refeitórios dos campi de Fortaleza (Pici, Benfica ePorangabuçu) a partir da implantação do módulo Restaurante doSIPAC de propriedade da UFC. Com a nova ferramenta passaassim a existir uma identificação segura do comensal.Ainda, segundo a PRAE, foi realizado um cadastro geral com todaa comunidade interessada no acesso do RU. O sistema tambémpermite a revalidação automática dos cartões a cada novosemestre.

RECOMENDAÇÕES: Recomendação 01: Enviar cópia dos encaminhamentos relacionados às ações implementadas.Recomendação 01: Ampliar as melhorias experimentadas nos procedimentos de controle de acesso para os campi dointerior.Recomendação 02: Realizar estudo dos benefícios do módulo Restaurante no SIPAC, com detalhamento de suasfuncionalidades e vantagem operacional comparativamente com a situação anterior para avaliação dos resultados econsequentemente do atendimento integral da constatação e posterior divulgação das melhorias.

1.2.09. CONSTATAÇÃO 09

b) Fato:O público alvo do RU é os alunos com matrícula ativa na Universidade. Observa-se, no entanto, o acesso aos refeitórios por públicodiverso, quais sejam, professores, servidores técnico administrativo e servidores terceirizados.Dessa forma, a demanda de serviços do RU é relevantemente acrescida pela procura de servidores, sejam efetivos, sejamterceirizados. Ocorre que os recursos orçamentários que custeiam esses serviços são de natureza educacional, destinado somente àgarantia de alimentação aos alunos. Esses outros grupos já recebem recurso da mesma natureza de outras fontes para custearem suaalimentação diária.Em consulta ao Siafi operacional (Anexo VI), verifica-se que os serviços do RU apresentaram um custo em 2014 de R$ 8.419.606,08 commédia mensal de R$ 765.418,73.

Nesse contexto, se faz necessário observar o planejamento orçamentário para classificar as despesas referentes àsquantidades de refeições contempladas no Pregão nº 02/2013 (Processo nº 18906/12-18).

Abaixo segure transcrição do item 13.1 do edital do Pregão nº 02/2013. Este item informa os dados da dotaçãoorçamentária para a contratação do serviço:

13.1. As despesas com aquisição objeto da presente licitação serãofinanciadas com recursos do Exercício de 2013; Programa de Trabalho:12364203282820023. Elemento de despesa: 339019; Fonte de recurso:0100000000 e Projeto 054 – Assistência ao Educando.


Evolução mensal da despesa referente ao RU em 2014

328,95

72,35

734,22 749,96 656,27

1.056,34 1.010,68

27,51

1.880,25

111,28

1.791,79

-

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

1.800

2.000

Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Pagamentos contrato RU - 2014

(mil)

SERVIÇO:

PORTARIA

Quantidade de postos de trabalho 85

valor unitário por refeição 11,50R$

Valor mensal por prestador 241,50R$

Custo mensal 20.527,50R$

Custo anual 246.330,00R$

valor unitário por refeição 5,50R$

Valor mensal por prestador 115,50R$

Custo mensal 9.817,50R$

Custo anual 117.810,00R$

Pelo contrato de terceirização 246.330,00R$

Pelo custo da refeição no RU 117.810,00R$

Custo Total 364.140,00R$

Custo Total de Refeição do Servidor Terceirizado

Custo de Refeição pelo Contrato de Serviços

Prestador: Missao Servicos

Tecnicos Eireli - EPP

Custo de Refeição no RU


Procedeu-se à análise do custeio total do benefício de alimentaçãodespendido pela UFC com os servidores terceirizados.

Convenção Coletiva de Trabalho de 2014/2014, do Sindicato dosEmpregados em Empresas de Asseio e Conservação do Estado do Ceará:

Cláusula Décima Primeira - A alimentação será fornecida pelaempresa aos trabalhadores até 1º dia do mês in natura ou por meiode vale ou cartão refeição/alimentação aos trabalhadores, inclusivepara os trabalhadores que laborem jornada superior a 6 (seis)horas, diurna e noturna. (CONVENÇÃO COLETIVA DE TRABALHO2014/2014)

No parágrafo segundo, temos a indicação do valor a ser pago aotrabalhador:

Parágrafo segundo – quando realizada na modalidade de vale oucartão refeição/alimentação as empresas fornecerão o vale novalor mínimo de R$ 11,50 (onze reais e cinquenta centavos),correspondendo aos dias efetivamente trabalhados. (CONVENÇÃOCOLETIVA DE TRABALHO 2014/2014).

Com base nos valores constantes do contrato entre aUFC e a empresa prestadora de serviço MissãoServiços Tecnicos Eireli – EPP foi elaborada a planilhaabaixo com estimação de custos de refeição para 85servidores terceirizados:

Custo mensal de uma refeição para Estudante e

Servidor Terceirizado

Comensal Valor Unitário Valor Mensal

Aluno R$ 5,50 R$ 115,50

Terceirizado R$ 17,00 R$ 357,00


Conforme os dados da tabela de estimação de custos acima, o benefício de refeição do servidor terceirizado écusteado, em tese, pela UFC, por duas fontes de pagamentos diferentes. Uma fonte está relacionada aocontrato com a empresa prestadora do serviço, pelo que a UFC despende R$ R$ 11,50 por refeição, conformeConvenção Coletiva 2014/2014. A outra fonte está relacionada com o contrato da UFC junto à empresa quefornece o serviço de alimentação no RU, pelo qual a UFC tem um custo de R$ 5,50 por refeição servida.Assim, considerando as duas fontes de pagamentos para o benefício de alimentação dos servidoresterceirizados, a despesa da UFC atingiu em 2014 o volume de R$ 364.140,00, no qual mais de 32% (R$117.810,00) refere-se ao valor pago pelo contrato de prestação de serviços do RU, o qual é custeado por verbaestudantil.


RESULTADOS

A Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis, através do Of. 036/16/PRAE, de 26/01/2016, encaminhou o Of. nº10/2016/RU-UFC, de 26/01/2016, informando que:

“Quanto às recomendações desta Auditoria Geral, informamos que a Administração Superior da UFC estáfinalizando análise sobre a cobrança do valor integral de custo da refeição nos refeitórios do RestauranteUniversitário em todos os campi da Universidade Federal do Ceará. Desta forma, existe uma forte tendênciaque a partir do início do semestre letivo de 2016.1, docentes, técnicos administrativos, funcionáriosterceirizados e visitantes acessem os refeitórios universitários pagando o valor de R$ 7,00 (sete reais) porrefeição.Importa ainda mencionar, que as fontes de recursos do atual contrato de fornecimento de refeições prontasvigente desta Universidade são tanto recursos oriundos do PNAES (Plano Nacional de Assistência Estudantil)bem como do orçamento próprio da UFC.”

REGULARIZAÇÃO DA IRREGULARIDADE ORÇAMENTÁRIA PREVIAMENTE À AÇÃO DETERMINADA PELO TCU.


O princípio da segregação de funções deriva dos princípios da legalidade, da moralidade e da eficiência daAdministração Pública, ínsito no art. 37, caput, da Constituição Federal, tendo a seguinte definição pelorelatório do Acórdão 413/2013 - TCU - Plenário:

“[...] segregação de funções – princípio básico de controle interno essencial para a suaefetividade. Consiste na separação de atribuições ou responsabilidades entre diferentes pessoas,especialmente as funções ou atividades-chave de autorização, execução, atesto/aprovação,registro e revisão ou auditoria[...]”

Conforme as descrições de atividades informadas pela PRAE no Memorando nº 019/2015/RU-UFC,constatou-se que, em Sobral, os tíquetes são vendidos pelo servidor D. R. R., Siape nº 1793253, que tambémé o responsável por depositar o valor arrecadado. O mesmo ocorre para a servidora L. P. S. S., Siape nº213228, também em Sobral. A referida servidora exerce a supervisão das vendas dos tíquetes, como tambémé apontada como responsável pelo depósito dos valores.

Também se verificou acúmulo de funções pelo servidor J. P., Siape nº 029261. Esse servidor, que exerce afunção de Direção da Divisão de Serviços Operacionais do RU, também é responsável pela logística edepósito dos valores arrecadados. Assim, esta AUGER identifica o comprometimento da segregação defunções, que acarreta a sobrecarga de trabalho para o servidor.

Rodrigo do Nascimento [email protected]

+55 85 9 91845247

Auditoria Geral – [email protected]

85 3366-7884

MUITO OBRIGADO!

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

mesa de debates auditoria em bolsas/auxílios do plano ... · elementos de instrução processual...

Documents