METODOLOGIA DETECCIÓN DE

NECESIDADES DE FORMACIÓN

Alumna:

María Vanessa Gómez Jaime

C.I: 20238847

CATEDRA:

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

PROFESORA:

MARIETA JERAK

METODOLOGIA DETECCION DE NECESIDADES

Actividades a realizar para llevar a cabo la detección de necesidades:

PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCION DE NECESIDADES DE FORMACION DEL PERSONAL DE UNA EMPRESA

PASO NRO 1.

Detección de necesidades

INTERCAMBIO DE PERSONAL EN TODAS LAS AREAS DE LA OFICINA.

EXCESO DE REPOSOS MEDICOS.

INCUMPLIMIENTO DEL HORARIO DE TRABAJO.

PASO NRO 2.

Clasificación y jerarquización de las

necesidades de capacitación

ELEGIR MEDIANTE LA CLASIFICACION CUAL ES LA MAS INMEDIATA PARA SU REFORMA.

PASO NRO 3.

Definición de objetivos.

Establecer con precisión los objetivos que desean alcanzarse con la puesta en práctica de este procedimiento de la manera más clara, alcanzable y medible.

¿Qué? (Contenido del procedimiento).

¿Cómo? (Mediante Técnicas y ayudas).

¿Cuándo? (Fechas y horarios).

¿A quién? (trabajadores y trabajadoras).

¿Quién? (Instructor).

¿Cuánto? (Presupuesto).

PASO NRO 4.

Elaboración del programa

PASO NRO 5.

Ejecución

Se debe aplicar el procedimiento elegido a los trabajadores y trabajadoras (mediante cuestionarios, entrevistas, reuniones)

PASO NRO 6.

Evaluación de resultados

Se debe evaluar los resultados de la aplicación del procedimiento para saber si fue exitoso y esto se debe hacer tanto a los trabajadores y trabajadoras, como al instructor, todo esto antes, durante y después de ejecutarlo.

● Primer Paso: Detección de Necesidades

La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto

y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. En otras palabras una investigación que se

orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de

su puesto.

Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?

¿Qué se debe lograr?

¿Qué se debe hacer?

¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?

¿Qué está logrando?

¿Qué está haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.

Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los

objetivos.

Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.

Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.

Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la detección de necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un

grupo o de toda la empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad y de una manera objetiva y

medible.

Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el número de

unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o

servicio (costo), etcétera.

Con todo, algunas veces es difícil establecer las necesidades de una manera medible, por ejemplo cuando se habla de

comunicación o de liderazgo.

Para llevar a cabo la detección de dichas necesidades podemos aplicar diversas técnicas e instrumentos.

● Segundo Paso: Clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación

Una vez detectadas las necesidades de capacitación, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite

determinar cuáles son las más urgentes o más importantes.

La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente:

● Las que tiene una persona.

● Las que tiene un grupo.

● Las que tiene un nivel.

● Las de un puesto.

● Las que requieren atención inmediata.

● Las que requieren solución a futuro.

● Las que exigen instrucción sobre la marcha.

● Las que precisan instrucción fuera del trabajo.

● Las que la empresa puede resolver por sí misma.

● Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Al clasificar las necesidades de capacitación, obtenemos indicadores sobre quién, cuándo y cómo capacitar. Ya clasificadas

las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia.

Al hacer esta clasificación, es importante empezar a determinar quién necesita qué tipo de capacitación.

● Tercer paso: Definición de objetivos

El tercer paso en un proceso de capacitación es establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de

capacitación. Este es el momento de fijar que tipo de comportamientos y características se quieren inculcar en los

participantes después de que el programa haya sido impartido.

Lo que se quiere también es establecer qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan. Es necesario

establecer con precisión la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera más clara, alcanzable

y medible. Esto sirve como norma que permitirá evaluar el rendimiento individual y el programa.

Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación de

una manera específica y medible. Recuerda que los objetivos te sirven como guía para mantenerte en el camino, no se trata

únicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado concreto que esté lo más relacionado posible con el trabajo.

Los objetivos deben especificar quién, qué, para cuándo, bajo qué condiciones, cómo medirlos, y a qué costo en tiempo y/o

dinero.

Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.

1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operación.

2. Objetivos de desempeño: que buscan mejorar el desempeño individual de los participantes.

3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los participantes.

4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensión de los

participantes con respecto a un tema.

5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.

● Cuarto paso: Elaboración del programa

Para elaborar un programa de capacitación se tienen que responder las preguntas:

● ¿Qué? (Contenido).

● ¿Cómo? (Técnicas y ayudas).

● ¿Cuándo? (Fechas y horarios).

● ¿A quién? (Destinatarios).

● ¿Quién? (Instructor).

● ¿Cuánto? (Presupuesto).

Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitación, el contenido del programa y

los objetivos planteados.

● Quinto paso: Ejecución

Luego de diseñar y elaborar el procedimiento para la formación debemos llevar a la práctica la ejecución es decir, ha

llegado el momento en el que el instructor, utilizando cierta metodología y apoyándose en auxiliares didácticos, imparte los

contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo.

En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

● Organizar en una secuencia lógica y didáctica los contenidos.

● Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarán.

● Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etcétera.

● Motivar e involucrar a los participantes.

● Establecer una buena comunicación con los participantes.

● Entender y mantener el control del grupo.

● Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

Existen toda una serie de técnicas para recoger información sobre las necesidades de formación. En este sentido, Steadham

(1980; en Silberman, 1990) desarrolló un listado de ventajas y desventajas de varias técnicas que pueden utilizarse para este

fin y que se presentan a continuación:

● Sexto paso: Evaluación de resultados

Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluación que permitirá medir

los resultados del programa de capacitación. La evaluación debe informar sobre cuatro aspectos básicos:

● La reacción del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.

● El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en qué grado.

● La conducta, es decir, qué comportamientos se modificaron.

● Los resultados específicos posteriores al curso.

● La evaluación puede hacerse en tres etapas:

a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en relación con

los temas que se van a tratar durante el mismo.

b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes necesarios.

c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.

EJEMPLO:

EMPRESA: CORPORACION ELECTRICA NACIONAL (CORPOELEC).

OFICINA COMERCIAL BARINAS II. BARINAS.

PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCION DE NECESIDADES DE FORMACION DEL PERSONAL DE CORPOELEC DE

LA OFICINA COMERCIAL BARINAS II.

En la oficina comercial Barinas II de la Empresa CORPOELEC BARINAS, se observa que los trabajadores y trabajadoras

necesitan con urgencia la aplicación de un procedimiento que le permitan a la organización detectar de manera objetiva las

demás necesidades que tienen los trabajadores de formación para mejorar la calidad de trabajo. En la misma se encuentran

diversas necesidades pero la más importante y urgente de resolver es:

La ineficiencia que existe por parte de los trabajadores y trabajadoras en toda la oficina en especial en el área de Atención

al Usuario, ya que allí se detecta gran desorganización con los archivos, esto se debe a la falta del recurso humano

encargado de este puesto por exceso de reposos médicos lo que genera atraso en las actividades laborales que debe

realizar día a día esta persona.

Luego de tener claro los objetivos que quieren alcanzarse con este procedimiento se debe tomar en cuenta que para la

elaboración del mismo debe saberse y responderse estas preguntas:

¿Qué? El contenido del procedimiento es el plan con el cual se va a contribuir con los trabajadores y trabajadoras al

desarrollo y a la mejora de su desempeño en cuanto sus funciones.

¿Cómo? Se realizara mediante preguntas directas sobre las necesidades de formación que ellos consideran que les hace

falta para mejorar su desempeño en sus funciones, el método puede ser a través de cuestionarios, entrevistas, reuniones etc.

Analizando otros datos de la empresa, se pueden sacar conclusiones acerca de las necesidades de formación del

personal de la misma: informes sobre accidentes de trabajo, o sobre absentismo laboral, cuestionarios de opinión general,

sugerencias de clientes, quejas informes sobre el estudio de la competencia, entre otros.

¿Cuándo? Se establecerán fechas y horarios en acuerdo con el facilitador o instructor y los trabajadores y trabajadoras de

la oficina.

¿A quién? El procedimiento se aplicara a los trabajadores y trabajadoras de la oficina comercial Barinas II.

¿Quién? El procedimiento lo ejecutara el instructor que la empresa seleccione como el más idóneo para impartir el mismo.

¿Cuánto? La empresa establecerá un presupuesto para garantizar los gastos para la aplicación de dicho procedimiento.

Luego de aplicar el procedimiento con las técnicas utilizadas se debe obtener la evaluación de resultados con el cual se

sabrá si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados, es necesario realizar una evaluación que permitirá medir los

resultados del programa de capacitación. La evaluación debe informar sobre cuatro aspectos básicos:

- La reacción de los trabajadores y trabajadoras en cuanto a actitudes.

- El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en qué grado.

- La conducta, es decir, qué comportamientos se modificaron.

- Los resultados específicos posteriores a la aplicación del procedimiento.

La evaluación puede hacerse en tres etapas:

- Al inicio de la aplicación del procedimiento, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los trabajadores y

trabajadoras con los temas que se van a tratar durante el mismo.

- Durante la aplicación del procedimiento, para conocer los progresos de los trabajadores y trabajadoras a lo largo del

procedimiento y hacer los ajustes necesarios.

- Al final de la aplicación del procedimiento, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.