microsoft project 2013 tieng viet by kienking.pdf

7/24/2019 Microsoft Project 2013 Tieng Viet by Kienking.pdf

http://slidepdf.com/reader/full/microsoft-project-2013-tieng-viet-by-kienkingpdf 1/381

[email protected]

mailto:[email protected]




Microsoft Project 2013 by [email protected]

Thuật ngữ






Thuật ngữ

Sau đây là các thuật ngữ mà có thể bạn sẽ gặp khi sử dụng phần mềm MS Project 2013:

24 Hours Calender-Lịch l àm vi ệc 24 giờ trong ngày

Actual cost- Chi phí thực tế

Actual-Thực tế diễn ra

Assigned Resource- Tài nguyên được phân công Auto Scheduled-Ch ế độ tiến độ tự động

Available-có s ẵn, sẵn sàng để l àm vi ệc

Bar chart-Bi ểu đồ thanh bar.

Base Calenlar-Lịch cơ sở

Baseline cost- Chi phí cơ sở

Baseline work-Thời gian l àm vi ệc lưu trong đường cơ sở để so sánh

Baseline-Đường cơ sở để so sánh

Budget-Ngân sách

Constraint date-Ngày bị r àng buộc của nhiệm bụ

Constraint- Ràng buộc

Constraint type-Loại r àng buộc của nhiệm vụ

Cost Resource-Tài nguyên chi phí

Cost Table-Bảng về chi phí

Cost/Use hoặc Cost per use-Chi phí m ỗi lần sử dụng

Cost-Chi phí

Critical Path- Lộ tr ình then ch ốt

Critical Task-Nhi ệm vụ thuộc lộ tr ình then ch ốt

Cumulative cost-Chi phí tích l ũy

Current cost- Chi phí hi ện tại

Current date-Ngày hi ện tại

Current date-Ngày hi ện tại

Data map-Ánh x ạ dữ liệu.

Date Range-Phạm vi các ngày t ừ ngày này… đến ngày này…

Deadline date-Ngày hạn chót

Delay times- Thời gian tr ì hoãn

Drill down-khoan xu ống

Driven Successor Task- Nhi ệm vụ kế nhiệm bị dẫn động

Driving constrain- Ràng buộc phát động

Driving Predecessor Task- Nhi ệm vụ tiền nhiệm phát động

Duration-Thời hạn thực hiện

Effort driven-N ỗ lực định hướng tiến độ.






Thuật ngữ

Entry Table-Bảng nhập dữ liệu đầu v ào

Exception-Ngoại lệ

Expand/collapse-Bung ra/thu l ại.

Extenal task- Nhi ệm vụ bên ngoài (không thuộc cùng k ế hoạch)

Filter-Lọc dữ liệu Finish-Ngày k ết thúc

Fixed Cost Accrual –Cách tính chi phí tích l ũy của chi phí cố định

Fixed Duration-Thời hạn thực hiện được cố định

Fixed Units-Lượng phân công được cố định

Fixed Work-Thời gian l àm vi ệc được cố định

Format-Định dạng

Free slack- Thời gian chùng t ự do

Fulltime-Làm đủ giờ (ví dụ ngày 8 ti ếng)

Gantt Chart view-Khung nhìn Gantt Chart.

Gantt chart views-Các khung nhìn bi ểu đồ Gantt.

Global Template: -M ẫu toàn cục

Group-Phân nhóm

Gird timephased- Lưới pha thời gian

Highlight-Làm n ổi bật

ID-Identity- S ố thứ tự định dạng cá nhân

Inactivate-Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ

Incompleted Task-Nhi ệm vụ chưa hoàn thành

Incomplete-Đang dở dang, chưa hoàn thành

Indicator-Chỉ thị

Interim plan-K ế hoạch tạm thời.

Interval-Khoảng giá trị l à t ất cả các giá trị nằm giữa hai giá trị cụ thể nào đó.

Lag days –S ố ngày tr ễ

Lag time: -Thời gian trễ

Late Task- Nhi ệm vụ bị chậm

Lead time: -Thời gian sớm

Level Resource- Cân đối t ài nguyên

Link-Liên k ết giữa các nhiệm vụ

Manually Scheduled-Ch ế độ tiến độ thủ công

Material Resource-Tài nguyên nguyên v ật liệu

Max Units-Công su ất l àm vi ệc tối đa

Milestonre Task-Nhi ệm vụ cột mốc






Thuật ngữ

N/A: -Not applicable, không áp d ụng

Night Shift Calender-Lịch l àm vi ệc theo ca

NonWorking-Không làm vi ệc

Outline-Trình bày theo d ạng đề cương

Overallocated- Phân b ổ vượt mức Overtime Pay rate-Mức lương làm thêm giờ

Overtime-Thêm gi ờ

Ovt.Rate-Overtime Rate, mức lương làm thêm giờ

Pane-Bảng điều khiển

Panel-bảng điều khiển

Pay rate-Mức lương

Peak Units-Lượng phân công theo h ình chóp

Pie chart-Bi ểu đồ tr òn.

Plan- K ế hoạch để thực hiện dự án hoặc viết tắt l à k ế hoạch dự án, kế hoạch

Plan-K ế hoạch, dự kiến

Predecessor Task-Nhi ệm vụ tiền nhiệm

Progress bar-Thanh bar ti ến triển

Progress –Ti ến triển của nhiệm vụ, thể hiện sự thực hiện ngoài thự c t ế của nhiệm vụ đ ãđến đâu.

Project Calendar-Lịch của dự án

Project Summary task-Nhi ệm vụ tổng quát của dự án

Prorated-Tính chi phí tích l ũy của các chi phí cố định theo tỉ lệ phần trăm hoàn thành củanhi ệm vụ

Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh

Recurring Task-Nhi ệm vụ định kỳ

Relationship Type- Loại quan hệ phụ thuộc

Remaining duration-Thời gian thực hiện còn l ại Remaining work-Thời gian l àm vi ệc còn l ại

Remaining-Còn l ại, chưa hoàn thành

Report-Báo cáo

Resource Calendar-Lịch của t ài nguyên

Resource Leveling: -Cân đối t ài nguyên

Resource pool-Qu ỹ t ài nguyên

Resource Range-Phạm vi thứ tự từ t ài nguyên có s ố ID này… đến số này…

Resource Unit Cost-Chi phí cho một đơn vị t ài nguyên

Resource-Tài nguyên

Roll-down: -Cuộn xuống






Thuật ngữ

Roll-up: -Sát nhập, cuộn l ên

Schedule Table-Bảng về tiến độ

Schedule Calendar-Lịch dự án

Schedule - Ti ến độ hoặc lịch tr ình thực hiện dự án

Share Plan/Project/File-K ế hoạch/dự án/tập tin chia sẻ Share Resource-Tài nguyên chia sẻ

Sharer plan-K ế hoạch chi sẻ

Slack-Thời gian chùng

Slippage- Sự trượt tiến độ

Slipping Task- Nhi ệm vụ bị trượt tiến độ

Soft-Phân loại dữ liệu

Split-Chia tách nhi ệm vụ

Standard Calendar-Lịch ti êu chu ẩn (8 tiếng một ngày, t ừ thứ hai đến thứ 6)

Standard Pay rate-Mức lương trung b ình

Start-Ngày b ắt đầu

Status date-Ngày tr ạng thái

Std.Rate-Standard Rate, mức lương trung b ình

Subproject-Dự án con

SubTask-Nhi ệm vụ con

Successor Task-Nhi ệm vụ kế nhiệm

Summary Table-Bảng về các giá trị tổng

Summary task-Nhi ệm vụ khái quát

Table-Bảng

Task Calendar-Lịch của nhiệm vụ

Task Mode-Ch ế độ tiến độ của nhiệm vụ

Task Path-Lộ tr ình hay đường đi của nhiệm vụ

Task Range-Phạm vi thứ tự từ nhiệm vụ có số ID này… đến số này…

Task Relationship-M ối quan hệ về nhiệm vụ

Task type-Loại của nhiệm vụ

Task-Nhi ệm vụ

Timescale- Thời gian biểu

Total Slack-Thời gian chùng toàn bộ

Type trong khung nhìn v ề tài nguyên-Loại của t ài nguyên: Tài nguyên làm vi ệc (Work); t ài

nguyên chi phí (Cost) và tài nguyên nguyên v ật liệu (Material). Tracking Table-Bảng theo d õi sự thực hiện

Tracking-Theo dõi






Thuật ngữ

Unit-Lượng phân công

Units-Lượng phân công

Usage Table-Bảng thông dụng

Variance Table-Bảng về sự không ăn khớp

Variance-Sự không ăn khớp (sai lệch) View-Khung nhìn

Work Contour-Đường bi ên thời gian l àm vi ệc

Work- Công vi ệc

Work Resource-Tài nguyên làm vi ệc

Work Table-Bảng về thời gian l àm vi ệc

Work- Thời gian l àm vi ệc

Working time-Lịch tr ình thời gian l àm vi ệc trong ngày

Working-Làm vi ệc






Mục lục

MỤC LỤC

STT Nội dung Trang

I. Chương I: Giới thiệu về Microsoft Project 2013 1

1.1 Giao diện làm việc 2

1.2 Khung nhìn Backstage 4

1.3 Tab và Ribbon 7

1.4 Khung nhìn 12

1.5 Báo cáo 16

II. Chương II: Bắt đầu một kế hoạch dự án mới 20

2.1 Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó 21

2.2 Thiết lập ngày không làm việc trong lịch dự án 23

2.3 Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch 26

III. Chương III: Xây d ựng một danh sách các nhiệm vụ 28

3.1 Nhập tên của nhiệm vụ 29

3.2 Nhập thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 31

3.3 Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng 35

3.4 Tạo ra các nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch 36

3.5 Tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ bằng các liên k ết 39

3.6 Chuyển chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ thủ công sang tự động 44

3.7 Kiểm tra thời hạn thực hiện và ngày k ết thúc của kế hoạch 46

3.8 Chú thích cho nhiệm vụ với ghi chú và siêu liên k ết 48

IV. Chương IV: Thiết lập các tài nguyên 51

4.1 Nhập tên của tài nguyên làm việc 52

4.2 Nhập khả năng làm việc tối đa của tài nguyên 54

4.3 Nhập các mức lương của tài nguyên 55

4.4 Điều chỉnh thời gian làm việc trong lịch tài nguyên 58

4.5 Thiết lập tài nguyên chi phí 61

4.6 Chú thích cho tài nguyên bằng ghi chú 62






Mục lục

V. Chương V: Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ 65

5.1 Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ 66

5.2 Kiểm soát thời gian làm việc khi thêm hoặc bớt các sự phân công tài nguyên 72

5.3 Phân công tài nguyên chi phí tới các nhiệm vụ 76

5.4 Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí và thời gian làm việc của kế hoạch 77

VI. Chương VI: Định dạng v à chia sẻ kế hoạch 81

6.1 Tùy biến một khung nhìn biểu đồ Gantt 82

6.2 Tùy biến một khung nhìn Timeline 88

6.3 Tùy biến các báo cáo 90

6.4 Sao chép các khung nhìn và báo cáo 92

6.5 In các khung nhìn và báo cáo 96

VII. Chương VII: Theo d õi sự thực hiện của kế hoạch 101

7.1 Lưu một đường cơ sở cho kế hoạch của bạn 102

7.2 Theo dõi sự thực hiện đúng như kế hoạch tiến độ đến một ngày cụ thể 105

7.3 Nhập giá trị phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ 106

7.4 Nhập các giá trị thực tế cho nhiệm vụ 109

VIII. Chương VIII: Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ 113

8.1 Xem mối quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng Task Path 114

8.2 Điều chỉnh mối quan hệ liên k ết các nhiệm vụ 117

8.3 Thiết lập các r àng buộc của nhiệm vụ 121

8.4 Gián đoạn sự làm việc trong nhiệm vụ 126

8.5 Điều chỉnh thời gian làm việc của các nhiệm vụ riêng lẻ 128

8.6 Kiểm soát việc lên tiến độ của nhiệm vụ bằng loại của nhiệm vụ 130

IX. Chương IX: Tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ 136

9.1 Nhập ngày hạn chót 137

9.2 Nhập chi phí cố định 139

9.3 Thiết lập nhiệm vụ định kỳ 140

9.4 Quan sát lộ tr ình then chốt của dự án 143






Mục lục

9.5 Lên tiến độ cho nhiệm vụ khái quát bằng thủ công 145

X. Chương X: Tinh chỉnh t ài nguyên và các chi tiết về sự phân công 148

10.1 Thiết lập sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên để áp dụng cho các thời điểmkhác nhau

149

10.2 Nhập nhiều mức lương cho một tài nguyên 151

10.3 Thiết lập các mức lương khác nhau của tài nguyên để áp dụng tại các thờiđiểm khác nhau.

152

10.4 Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu 154

10.5 Trì hoãn sự bắt đầu của sự phân công 155

10.6 Áp dụng đường biên cho sự phân công 156

10.7 Áp dụng các mức lương khác nhau tới các sự phân công 160

10.8 Phân công các tài nguyên nguyên vật liệu tới các nhiệm vụ 161

10.9 Xem khả năng làm việc của tài nguyên 163

10.10 Điều chỉnh sự phân công trong khung nhìn Team Planner 165

XI. Chương XI: Tinh chỉnh kế hoạch của dự án 170

11.1 Kiểm tra sự phân bổ của tài nguyên theo thời gian 171

11.2 Giải quyết sự phân bổ vượt mức của tài nguyên bằng thủ công 175

11.3 Cấn đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức 178

11.4 Kiểm tra chi phí và ngày k ết thúc của kế hoạch 184

11.5 Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ 186

XII. Chương XII: Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế hoạch 189

12.1 Sắp xếp các chi tiết của kế hoạch 190

12.2 Phân nhóm các chi tiết của kế hoạch 193

12.3 Lọc các chi tiết của kế hoạch 196

12.4 Tạo ra các bảng mới 200

12.5 Tạo ra các khung nhìn mới 203

XIII. Chương XIII: Theo d õi tiến triển của nhiệm vụ v à sự phân công 207

13.1 Cập nhật đường cơ sở 208






Mục lục

13.2 Theo dõi các giá tr ị thực tế và các giá tr ị còn lại của các nhiệm vụ hoặc cácsự phân công

212

13.3 Theo dõi thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian của các nhiệm vụ hoặcsự phân công.

216

13.4 Lên lại tiến độ cho các công việc dở dang 220

XIV. Chương XIV: Xem và báo cáo t ình trạng của dự án 223

14.1 Xác định các nhiệm vụ bị trượt tiến độ 224

14.2 Kiểm tra các chi phí của nhiệm vụ 229

14.3 Kiểm tra các chi phí của tài nguyên 231

14.4 Báo cáo sự không ăn khớp về chi phí của dự án bằng khung nhìn Stoplight 233

XV. Chương XV: Đưa dự án theo d õi trở lại 237

15.1 Khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ 238

15.2 Khắc phục các vấn đề về chi phí và tài nguyên 244

15.3 Khắc phục các vấn đề về phạm vi của công việc 247

XVI. Chương XVI: Áp dụng định dạng v à in ấn cao cấp 250

16.1 Định dạng khung nhìn biểu đồ Gantt 251

16.2 Định dạng khung nhìn Timeline 256

16.3 Định dạng khung nhìn Network Diagram 258

16.4 Định dạng khung nhìn Calendar 262

16.5 Khung nhìn in ấn và xuất 264

XVII. Chương XVII: Định dạng báo cáo cao cấp 269

17.1 Định dạng các bảng trong báo cáo 270

17.2 Định dạng các biểu đồ trong báo cáo 277

17.3 Tạo ra một báo cáo tùy chỉnh 282

XVIII. Chương XVIII: Tùy chỉnh MS Project 289

18.1 Chia sẻ các thành phần tùy chỉnh giữa các kế hoạch 290

18.2 Ghi lại các Macro 294

18.3 Chỉnh sửa Macro 298

18.4 Tùy chỉnh giao diện ribbon và công cụ Quick Access Toolbar 301






Mục lục

XIX. Chương XIX: Chia sẻ thông tin với các phần mềm, ứng dụng khác 307

19.1 Sao chép dữ liệu Project tới các chương tr ình khác 308

19.2 Mở các định dạng tập tin khác trong Project 312

19.3 Lưu sang một định dạng tập tin khác trong Project 316

19.4 Tạo ra các báo cáo trực quan với Excel và Viso 319

XX. Chương XX: Hợp nhất các dự án v à tài nguyên 323

20.1 Tạo ra một quỹ tài nguyên 324

20.2 Xem các thông tin chi tiết về sự phân công trong quỹ tài nguyên 328

20.3 Cập nhật sự phân công trong k ế hoạch chia sẻ 330

20.4 Cập nhật các thông tin về một tài nguyên trong quỹ tài nguyên 332

20.5 Cập nhật thời gian làm việc của tất cả các kế hoạch trong một quỹ tài nguyên 334

20.6 Liên k ết các kế hoạch mới tới một quỹ tài nguyên 336

20.7 Thay đổi các sự phân công trong kế hoạch chia sẻ và cập nhập tới một quỹ tàinguyên

339

20.8 Hợp nhất các kế hoạch 343

20.9 Tạo ra sự phụ thuộc giữa các kế hoạch 346

XXI. Phụ lục A: Một khóa học ngắn về quản lý dự án 351

A.1 Hiểu định nghĩa một dự án 352

A.2 Tam giác dự án: Xem xét dự án về mặt thời gian, chi phí và phạm vi 353

A.3 Quản lý các r àng buộc của dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi 354

A.4 Quản lý dự án của bạn bằng MS Project 356

XXII. Phụ lục B: Phát triển các kỹ năng quản lý dự án của bạn 358

B.1 Tham dự một cộng đồng tìm hiểu về Project 359

B.2 Tham dự một cộng đồng tìm hiểu về quản lý dự án 360

XXIII. Phụ lục C: Cộng tác giữa Project, SharePoint v à PWA 361

C.1 Giới thiệu về việc chia sẻ dự án của bạn với SharePoint 362

C.2 Giới thiệu về sự cộng tác nhóm với Project Web App 365

C.3 Giới thiệu về giải pháp quản lý dự án của doanh nghiệp EPM 368






Chương I 1

Giới thiệu về Microsoft Project 2013






Chương I 2

1.1. Giao diện làm việc

Bạn có thể bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start ( trong Windows 7 ) hoặcmàn hình Start ( trong Windows 8), hoặc bằng cách mở tr ực tiếp một tập tin có đuôi mở rộng là*.mpp. Trong chương này, chúng ta sẽ bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start và sau

đó tìm hiểu qua các phần chính bên trong giao diện của Microsoft Project 2013.

Bước 1: Kích vào nút Start All Programs Microsoft Office 2013 Project 2013.

Màn hình khởi động của Project xuất hiện. Ở đây bạn có thể nhanh chóng mở các tập tin project nào đó mà gần đây nhất đã được mở ra, hoặc tạo ra một d ự án - project mới hoặc tạo ra một project mới dựa tr ên một mẫu sẵn có.

Lưu ý: Nếu màn hình khởi đông như trên không xuất hiện khi bạn bắt đầu Project thì hãy

làm như sau. Trên tab File kích Options. Trong hộp thoại Project Options nhấn vào General

bên dưới mục Start up options tích chọn hộp kiểm có nhãn Show the Start screen when this

application starts.

Bước 2: Trên màn hình khởi động của Project bấm vào Blank Project. Khi đó cửa sổ làm

việc của phần mềm Project sẽ xuất hiện như hình d ưới đây.

Cửa sổ Project mà bạn nhìn thấy tr ên màn hình máy tính của bạn có thể có chút khác biệtso với hình ảnh minh họa trong cuốn sách này. Điều này có thể phụ thuộc vào độ phân giải màn

hình máy tính của bạn hoặc có thể do có bất kỳ sự tùy chỉnh giao diện phần mềm Project nào đóđã được thực hiện trước đó tr ên máy tính của bạn.

Hãy xem qua các thành phần chính có trên giao diện cửa sổ làm việc của Project:

* Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh: đây là một khu vực tùy chọn củagiao diện Project mà bạn có thể thêm các lệnh mà bạn yêu thích hoặc thường xuyên sử dụng. Sẽnói chi tiết ở phần sau.

* Tab và Ribbon: Dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh

công cụ truyền thống mà bạn đã làm quen với chúng ở các phiên bản trước ( Từ MS Project 2003






Chương I 3

Quick access toolbar Nhóm lệnh Lệnh Tr ợ giúp

Tab

Ribbon

tr ở về trước). Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project. Ribbon (d ải) làkhu vực đựng chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng để thực thi các hành động trong Project.

* Nhóm l ệnh: Là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau. Mỗi Tab sẽ được chia thành nhiềunhóm lệnh.

* Lệnh: Là các tính năng ( hoặc công cụ) cụ thể mà bạn sử dụng để thực thi hành động trongProject. Mỗi tab chứa đựng một số lệnh. Một số lệnh, chẳng hạn như Cut trên tab Task sẽ thực

thi một hành động ngay lập tức. Một số lệnh khác, chẳng hạn như lệnh Change Working Time trên tab Project thì sẽ hiển thị một hộp thoại hoặc gợi ý bạn để có thể thêm hành động theo các

cách khác nhau. Hầu hết các lệnh đều có mô tả về nó và bạn có thể xem mô tả một lệnh nào đó bằng cách di chuyển con tr ỏ chuột tới lệnh cần tìm hiểu.

* View: Là khung nhìn xuất hiện trong cửa sổ làm việc Project. Project có thể hiển thịmột khung nhìn đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sổ làm việc.

* Tên khung nhìn View: Xuất hiện dọc theo cạnh ngoài cùng phía bên trái của khung nhìn

View. Project bao gồm nhiều loại khung nhìn khác nhau, vì vậy đây chính là một lời nhắc nhở

hữu ích cho bạn về loại của khung nhìn mà bạn đang mở .* Phím tắt View: Cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung nhìn thường

xuyên được sử dụng trong Project.

* Thanh trượt Zoom: Dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn.

View và tên Thanh trạng thái Phím tắt View Thanh trượt Zoom






Chương I 4

* Thanh trạng thái : Sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ tiến độcủa nhiệm vụ mới ( là thủ công hay tự động) và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung

nhìn hiện tại.

* Shortcut menu và Mini toolbar: có thể truy cập thông qua việc kích chuột phải bất kỳmột mục d ữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong một khung nhìn.

Lưu ý: M ột k hi bạn bạn băn khoăn không biết những hành động nào mà bạn có thể thực thi

cho một mục d ữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung nhìn của Project , hãy nhấp chuột phảivào mục đó và những lệnh có sẵn trên Shortcut menu chính là nhữn hành động mà bạn có thể yêu

cầu nó thực thi.

1.2. Khung nhìn Backstage-Quản lý các tập tin và các tùy chọn thiết lập

Khung nhìn Backstage là một phần thuộc giao diện làm việc của Project, và bạn sẽ thấyđây là một khung nhìn Backstage tương tự như trong hầu hết các ứng dụng khác của MS Office

2013. Khung nhìn Backstage chứa đựng các lựa chọn về tùy chỉnh và chia sẻ, cũng như các lệnhcần thiết để quản lý tập tin như Open, New và Save.

Bước 1: Kích vào tab File. Project sẽ hiển thị khung nhìn Backstage.

Bước 2: Nếu máy tính của bạn không hiển thị như hình d ưới đây, hãy kích vào mục tab

Open nằm ở phía bên trái của khung nhìn Backstage.

Khi đó khung nhìn Backstage sẽ hiển thị tùy chọn mở các tập tin (Open) cũng như danhsách các tập tin vừa mở.

Mini toolbarsShortcut menu






Chương I 5

Dưới đây là liệt k ê vắn tắt các các tab có trong khung nhìn Backstage. Bạn có thể nhấp vào

các tab để xem thêm các tùy chọn riêng của chúng:

* Info: Cung cấp cho bạn sự truy cập tới Organizer , một tính năng được sử dụng để chia sẻcác yếu tố đã được tùy biến giống như các khung nhìn giữa các k ế hoạch; Organizer sẽ được môtả trong Chương 18. Info cũng cho bạn thấy các thông tin về k ế hoạch đang được mở ra trong

Project, chẳng hạn như ngày bắt đầu và k ết thúc, các số liệu thống k ê và các thuộc tính cấp cao-

Advanced Properties. Bạn sẽ tìm hiểu về Advanced Properties trong Chương 2. Nếu bạn đang sửd ụng phiển bản Project Professional cùng với Project Web App thì bạn cũng có thể truy cập tớicác chi tiết của tài khoản của bạn .

* New: Hiển thị các tùy chọn để tạo ra một k ế hoạch dự án mới từ đầu hoặc dựa tr ên mộtmẫu có sẵn. Bạn sẽ tìm hiểu sử dụng việc sử dụng các lệnh trong chương tiếp theo.

* Open, Save , Save As và Close: là các lệnh quản lý tập tin tiêu chuẩn.

* Print: Bao gồm các tùy chọn để in ra một k ế hoạch d ự án, bạn cũng có thể như xem trướckhi in. Sẽ tìm hiểu các tuy chọn trong tab Print trong chương 6 và chương 16.

* Share: Bao gồm tùy chọn để đồng bộ hóa với SharePoint hoặc đính kèm một k ế hoạchtới một bức thư điện tử-email.

* Export: Bao gồm các tùy chọn để tạo ra một tập tin định dạng Portable Document Format (PDF) hoặc XML Paper Specification (XPS) và các tùy chọn cho việc xuất nội dung chứa đựng

bên trong. Bạn sẽ tìm hiểu về chúng trong chương 19.

* Account: Hiển thị các d ịch vụ k ết nối cũng như các thông tin về phần mềm MS Project

chẳng hạn như thông tin về phiên bản Project mà bạn đang sử dụng. Với một tài khoản Microsoft, bạn có thể sử dụng các dịch vụ như các ứng dụng khác của Office, chẳng hạn như lưu trữ tập tintr ực tuyến đám mây SkyDrive, và thiết lập chuyển vùng cá nhân. Khi bạn đã đăng nhập, thông tinngười dùng là bạn sẽ xuất hiện ở góc tr ên bên phải của cửa sổ làm việc của Project.

* Options: Hiển thị hộ p thoại Project Options. Chính bản thân hộp thoại này cũng chứađựng nhiều tab và thông qua các tab đó bạn có thể điều chỉnh một loạt các hành vi của Project,

chẳng hạn như bạn có muốn hiển thị màn hình khởi động k hi bắt đầu Project như đã nói ở phầnđầu hay không.

Lưu ý: Để thoát khỏi khung nhìn Backstage , nhấn nút Back ở góc phía trên bên trái củakhung nhìn Backstage. Hoặc bạn cũng có thể bấm phím Escape.

Tiếp theo, bạn sẽ mở tập tin thực hành trong thư mục được đính k èm với cuốn sách này.






Chương I 6

Bước 3: Nếu giao diện màn hình Open không thực sự được nhìn thấy trong khung nhìn

Backstage, kích Open.

Bước 4: Kích vào Computer, kích vào Browse, và sau đó d ẫn đến thư mụcPractises/Chapter 1.

Bước 5: Chọn tập tin Guided Tour_Start.mpp trong thư mục và sau đó bấm nút Open.

Tập tin thực hành được mở ra.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ lưu tập tin ví dụ này dưới một cái tên khác.

Bước 6 : Trên tab File, kích Save As.

Bước 7 : Kích vào Computer, kích vào Browse sau đó dẫn d ẫn đến thư mụcPractises/Chapter 1.

Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Filename, gõ Guided Tour và sau đó bấm nút Save.

* Các biểu mẫu-Templates:

Thay vì tạo ra một k ế hoạch d ự án bắt đầu từ đầu, bạn có thể có thể sử dụng một biểu mẫud ự án mà chứa đựng hầu các thông tin ban đầu mà bạn cần, chẳng hạn như tên và các mối quan hệ

ràng buộc của các nhiệm vụ. Nguồn cung cấp biểu mẫu bao gồm:

- Các biểu mẫu được cài đặt cùng với Project. Chúng có thể thay đổi tùy thuộc vào các tùy

chọn cài đặt mà đã được bạn lựa chọn k hi cài đặt Proejct lên máy tính của bạn.

- Các biểu mẫu từ Office Online tại trang web www.office.com. Microsoft tạo ra một sốlượng lớn các mẫu dự án có sẵn để tải miễn phí thông qua web này.

- Các biểu mẫu trong cơ quan tổ chức của bạn. Bạn có thể có đang ở trong một tổ chức mà

có một thư viện biểu mẫu d ự án. Thông thường, các mẫu này chứa các định nghĩa chi tiết về nhiệmvụ, các sự phân công tài nguyên chi tiết và các chi tiết đặc biệt khác trong cho cơ quan tổ chức của

bạn.

Để xem các biểu mẫu có sẵn, kích vào tab File và chọn New. Các biểu mẫu cũng xuất hiệntrên màn hình khởi động của Project.

Ngoài ra, Project có thể tạo ra một tập tin mới dựa tr ên các tập tin hiện có của Project hoặctừ các ứng dụng khác (Tr ên tab File, chọn New, sau đó kích New from existing project hoặc New

from Excel workbook hoặc New from SharePoint tasks list ).


http://www.office.com/

http://www.office.com/





Chương I 7

Bạn cũng có thể tạo ra các biểu mẫu từ các k ế hoạch d ự án của bạn để sử dụng sau này hoặcđể chia sẻ. Một mối lo ngại chung về các k ế hoạch được chia sẻ là chúng có thể chứa thông tinnhạy cảm như các mức lương của tài nguyên. Nhưng bạn có thể lưu một kế hoạch d ự án là một

biểu mẫu và xoá các thông tin như vậy, cũng như các thông tin về tiến độ.

Bước 1: Trên tab File, kích Save As.

Bước 2: Dẫn đến thư mục mà bạn muốn tạo ra một biểu mẫu mới dựa tr ên k ế hoạch dự áncủa bạn.

Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn Project Template.

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn File name, nhập tên cho tập tin biểu mẫu mà bạn muốn và

sau đó bấm nút Save.

Bước 5: Khi hộp thoại Save As Template xuất hiện, chọn loại thông tin, chẳng hạn như cácmức lương của tài nguyên, mà bạn muốn gỡ bỏ nó khỏi biểu mẫu.

K ế hoạch dự án gốc không bị ảnh hưởng.

1.3. Tab và RibbonTương tự như các ứng dụng khác của Office 2013, Project 2013 sử dụng giao diện linh hoạt

mà thường được gọi là ribbon. Các bộ phận nổi bật nhất của giao diện này là các tab và ribbon

được kéo dài ở phía tr ên của cửa sổ Project. Trong phần này, bạn sẽ làm việc với các tab để xemlàm chúng được tổ chức như thế nào.

Các tab này nhóm hợp lý các lệnh có liên quan đến nhau:

* Tab Task và Resoure liên quan đến các dữ liệu mà bạn thường xuyên làm việc với chúng

trong Project.

* Tab Report chứa đựng các lệnh mà bạn có thể sử dụng để xem các báo cáo và so sánh hai

k ế hoạch d ự án.* Tab Project chứa đựng các lệnh mà chúng thường được áp d ụng cho toàn bộ k ế hoạch,

chẳng hạn như thiết lập thời gian làm việc của k ế hoạch.

* Tab View giúp bạn kiểm soát những gì bạn nhìn thấy trong cửa sổ Project và cách thức

thông tin xuất hiện.

* Các Tab ngữ cảnh, chẳng hạn như tab Format (các tab theo ngữ cảnh khác mà bạn cóthể bắt gặp bao gồm tab Design và Layout) sẽ khác nhau, tùy thuộc vào loại thông tin được hiểnthị trong khung nhìn đang được mở ra hoặc tùy thuộc vào kiểu loại của mục d ữ liệu đang đượcchọn tại thời điểm đó. Ví d ụ, khi một khung nhìn về nhiệm vụ như khung nhìn Gantt Chart đượchiển thị, thì những lệnh trên tab ngữ cảnh Format dùng để áp d ụng cho các nhiệm vụ và các yếutố của biểu đồ Gantt Chart chẳng hạn như các thanh bar Gantt . Ngữ cảnh hiện tại của tab Formatxuát hiện bên trên nhãn của tab này, ví d ụ Gantt Chart Tools.

Ví d ụ: Tab Format của khung nhìn Gantt Chart :

Tab Format của khung nhìn Task Usage:






Chương I 8

Lưu ý: Bạn có thể kích đúp vào tên của một tab để thu gọn (ẩn đi) hoặc mở ra ribbon củatab đó. Bạn cũng có thể xem ribbon bị thu gọn của một tab nào đó bằng cách kích chuột vào tên

của tab , khi đó ribbon của tab sẽ xuất hiện tạm thời và bạn có thể chọn lệnh mà bạn muốn.

Tìm hiểu kỹ hơn về các tab:

Cũng giống như tất cả các tab khác, tab Task chứa đựng một lượng lớn các lệnh và các

lệnh này được tổ chức thành các nhóm lệnh. Tab Task bao gồm các nhóm lệnh như View,

Clipboard , Font và những nhóm lệnh khác .

Nếu màn hình máy tính của bạn hỗ trợ cảm ứng thì hãy kích hoạt cảm ứng chạm-Touch (

Trên Quick Access Toolbar ở góc tr ên bên trái của cửa sổ Project, kích vào Touch/Mouse mode)thì các lệnh tr ên ribbon xuất hiện lớn hơn.

Một số lệnh sẽ thực thi một hành động ngay lập tức, trong khi đó có một số lệnh khác sẽd ẫn bạn đến nhiều lựa chọn khác hơn. Tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu về các tab khác và các kiểu lệnh.

Bước 1: kích vào tab Resource.

Ribbon của Tab Resource xuất hiện thay thế cho ribbon của tab Task.

Bước 2: Trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources.

Lệnh này ngay lập tức có hiệu lực và nó sẽ hiển thị hộp thoại Assign Resource.






Chương I 9

Bạn có thể thực hiện các hành động khác trong cửa sổ làm việc của Project mà không cầntắt hộp thoại Assign Resources vẫn hiển thị tr ên màn hình.

Còn bây giờ chúng sẽ tắt nó.

Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close.

Bước 4: Kích vào tab View.

Ribbon của Tab này là một mớ hỗn hợp các loại lệnh. Như bạn có thể thấy, một số lệnh,chẳng hạn như lệnh New Window, chỉ là một cái nhãn và biểu tượng.

Trong hầu hết các trường hợp thì loại lệnh kiểu này sẽ thực thi ngay lập tức một hành động

sau khi kích chuột vào nó. Một số lệnh khác, như Sort thì bao gồm một biểu tượng, một cái nhãn

và một hình tam giác đen nhỏ.

Khi kích vào lệnh kiểu này thì nó sẽ hiển thị ra nhiều lựa chọn khác nhau.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data kích vào lệnh Soft .

Lệnh này sẽ hiển thị một danh sách các lựa chọn về việc sắp xếp.

Một loại lệnh khác được gọi là nút bấm phân tách-Split button, qua nó bạn có thể thực hiện ngay

lập tức một hành động hoặc đưa ra cho bạn nhiều lựa chọn hơn nữa. Bây giờ hãy xem xét một víd ụ là nút bấm Gantt Chart .

- Kích vào phần biểu tượng của lệnh này thì ngay lập tức khung nhìn hiện đang mở chuyểnsang khung nhìn Gantt Chart .

- Kích vào phần nhãn của lệnh này ( hoặc chỉ vào hình tam giác nhỏ màu đen khi nhãn

không hiển thị) thì nó sẽ cho bạn thấy thêm các thiết lập có sẵn cho lệnh đó.

Bước 6 : Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào nhãn của lệnh Gantt Chart .

Biểu tượng

Nhãn






Chương I 10

Bước 7 : Trong danh sách các khung nhìn xuất hiện, kích vào Calendar .

Project ngay lập tức sẽ chuyển sang khung nhìn Calendar.Khung nhìn Calendar giống như một cuốn lịch để bàn truyền thống và trên đó hiển thị các

nhiệm vụ là các d ải mầu kéo qua các ngày sẽ thực hiện các nhiệm vụ đó.

Tiếp theo chúng ta sẽ quay lại khung nhìn Gantt Chart.






Chương I 11

Bước 8 : Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào biểu tượng của nút lệnh Gantt

Chart .

Lưu ý: Xuyên suốt cuốn sách này, khi bạn nhìn thấy một đề nghị kích vào một lệnh l à nút

bấm phân tách-Split button ( có một biểu tượng và một nhãn + hình tam giác nhỏ màu đen để hiểnthị thêm nhiều lựa chọn) thì có nghĩa l à là chúng tôi muốn bạn kích vào biểu tượng (tr ừ khi có ghichú khác).

Tiếp theo, chúng sẽ tìm hiểu về các loại nút bấm khác.

Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Grantt Chart Style, kích vào nút More để hiểnthị thêm nữa các phong cách-style được thiết lập sẵn.

Một bộ sưu tập các lựa chọn phong cách thể hiện thanh bar trong biểu đồ Gantt được địnhd ạng sẵn xuất hiện.

Chúng ta sẽ tìm hiểu các lựa chọn phong cách này ở chương 6.

Bước 10: Nhấn phím Esc hoặc kích vào đâu đó trên cửa sổ làm việc Project để đóng bộsưu tập này.

Để xem chi tiết tùy chọn về định dạng thanh bar trong biểu đồ Gantt, chúng ta sẽ sử dụngmột loại nút bấm khác.

Bước 11: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút bấm Format Bar Styles nút ở góc dưới cùng bên phải của nhóm lệnh.

Hộp thoại Bar Styles sẽ xuất hiện:

Nút More

Nút Format Bar Styles






Chương I 12

Nút bấm Format Bar Styles là một ví dụ về hộp thoại Dialog Box Launcher . Không giốngnhư hộp thoại Assign Resources bạn đã thấy ở tr ên, bạn phải đóng hộp thoại Format Bar Styles

trước khi bạn có thể thực hiện các hành động khác bên ngoài của hộp thoại này.

Bước 12: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Bar Styles.

Có nhiều cách khác nhau để truy cập vào các lệnh trong Project, nhưng những gì bạn đã

được tìm hiểu ở tr ên gần như bao gồm hết các lệnh có tr ên giao diện làm cửa sổ làm việc củaProject.

Lưu ý: Các phím t ắt được cung cấp khắp nơi trong Project. Để xem các phím t ắt có sẵncho các lệnh hãy nhấn phím Alt. M ột số phím tắt d ùng trong một số ngữ cảnh cụ thể và một số

phím t ắt khác có thể d ùng trong suốt quá tr ình làm việc của Project chẳng hạn như Undo (Ctrl+Z).

1.4. Khung nhìn

Khung nhìn-View chính là không gian làm việc trong Project. Project bao gồm r ất nhiềuloại khung nhìn. Các khung nhìn có thể bao gồm: bảng biểu với đồ họa, bảng biểu với thời gian

biểu, chỉ có bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ và hình thái-form. Với một số khung nhìn thì bạn có thể lọc,sắp xếp, hoặc phân nhóm d ữ liệu, cũng như tùy chỉnh những loại dữ liệu nào được hiển thị. Bạncũng có thể sử dụng và tùy chỉnh các khung nhìn được cung cấp bởi Project hoặc do bạn tự tạo.

Project có thể chứa đựng rất nhiều các khung nhìn, nhưng bạn thường chỉ làm việc vớimột ( hoặc đôi khi hai ) khung nhìn tại một thời điểm. Bạn sử dụng khung nhìn để nhập, chỉnh sửa,

phân tích và hiển thị thông tin về k ế hoạch của bạn. Khung nhìn mặc định mà bạn nhìn thấy khi bạn tạo ra một k ế hoạc d ự án mới chính là khung nhìn Gantt Chart cùng với khung nhìn Timeline.

Nhìn chung, các khung nhìn tập trung vào nhiệm vụ, tài nguyên hoặc các chi tiết về sự phân công. Ví d ụ khung nhìn Gantt Chart, liệt k ê các chi tiết của nhiệm vụ trong một bảng đặt ở phía bên trái của khung nhìn và hình ảnh đồ họa đại diện cho mỗi nhiệm vụ là một thanh bar Gantt

trong phần biểu đồ đặt ở phía bên phải của khung nhìn. Khung nhìn Gantt Chart là một cách thức phổ biến dùng để thể hiện tiến độ của d ự án. Loại khung nhìn này cũng rất hữu ích cho việc nhập

và tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ và cho cả việc phân tích d ự án của bạn.

Trong phần này, chúng ta sẽ bắt đầu với khung nhìn Gantt Chart và sau đó sẽ chuyển sangcác khung nhìn khác để tập trung vào các khía cạnh khác của k ế hoạch.

Bước 1: Trên các tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào hình tam giác nhỏ màu đencủa hộp chọn có nhãn Timescale và chọn Days.






Chương I 13

Project sẽ điều chỉnh để thời gian biểu-Timescale hiển thị từng ngày riêng r ẽ. Những ngày

không làm việc- Nonworking, chẳng hạn như ngày cuối tuần được mặc định sẵn là màu xám nhạt.

Bạn có thể điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong khung nhìn Gantt Chart theo nhiềucách. Ở đây, bạn sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale trên tab View. Hoặc bạn cũng có thể sử

d ụng thanh trượt Zoom ở góc dưới cùng phía bên phải của thanh tr ạng thái. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm Timeline.

Project sẽ hiển thị khung nhìn Timeline ở khung vực phía trên khung nhìn Gantt Chart.Khung nhìn Timeline này đã được gắn thêm một chi tiết từ k ế hoạch này. Bạn sẽ tìm hiểu cách tạora một khung nhìn Timeline tùy chỉnh trong Chương 6.

Timescale

Khu vực đồ họa Khu vực bảng biểu






Chương I 14

Bước 3: Kích vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Timeline.

Lưu ý: r ằng cái nhãn phía trên tab Format sẽ thay đổi thành Timeline Tools. Các lệnh hiểnthị trong ribbon của tab Format bây giờ là các lệnh cụ thể dùng để áp d ụng cho khung nhìn

Timeline. Lưu ý r ằng khi bạn đang trong một khung nhìn nào đấy thì cái nhãn phía trên tab

Format và các lệnh trong tab Format sẽ thay đổi cho phù hợp với khung nhìn đó.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ tích chọn khỏi hộp kểm Timeline.

Project sẽ ẩn khung nhìn Timeline. (Thông tin trong khung nhìn không bị mất đi mà lúc

này nó chỉ bị ẩn đi).

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet .

Khung nhìn Resource Sheet sẽ thay thế khung nhìn Gantt Chart.






Chương I 15

Khung nhìn Resource Sheet hiển thị các chi tiết về các tài nguyên trong một cấu trúc d ữliệu gồm có hàng và cột ( được gọi là bảng), và mỗi tài nguyên sẽ được đặt trong một hàng. Khung

nhìn này được gọi là sheet view ( khung nhìn bảng). Một loại khung nhìn bảng khác được gọi làTask Sheet view (khung nhìn bảng của nhiệm vụ) liệt k ê các chi tiết của nhiệm vụ. Ngoài ra, lưu ýr ằng nhãn của tab ngữ cảnh đã thay đổi thành Resource Sheet Tools d ựa trên khung nhìn đangđược mở ra.

Lưu ý r ằng khung nhìn Resource Sheet không nói cho bạn bất cứ điều gì về các nhiệm vụmà các tài nguyên sẽ được phân công tới. Để thấy được loại thông tin này, bạn cần chuyển sang

một khung nhìn khác.

Bước 6 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage.

Khung nhìn Resource Usage sẽ thay thế Resource Views. Khung nhìn Usage này nhóm

các nhiệm vụ thành các nhóm theo từng tài nguyên được phân công đến và cho bạn thấy các các

sự phân công về thời gian làm việc đối với mỗi tài nguyên trong một biểu thời gian, chẳng hạnnhư hàng ngày hoặc hàng tuần.

Trong lưới pha thời gian nằm ở phía bên phải của khung nhìn Resource Usage, bạn có thểthấy một số sự phân công về thời gian làm việc của Carole Poland trong k ế hoạch. Hiện tại, thờigian biểu của khung nhìn Resource Usage này hiển thị thời gian làm việc được phân công theo

từng ngày. Cũng như thời gian biểu -timescale của khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể điều chỉnh biểu thời gian này bằng cách sử dụng lệnh Timescale có trên tab View hoặc điều khiển thanh trượt Zoom ở phía dưới cùng bên phải thanh tr ạng thái ở góc dưới bên phải trong cửa sổ Project.

Một loại khung nhìn Usage khác, đó là khung nhìn Task Usage, hiển thị tất cả các tài

nguyên đã được phân công trong từng nhiệm vụ. Bạn sẽ làm việc nhiều hơn với các khung nhìn

Uasage ở trong Chương 8.

Bước 7 : Trên tab View, trong lệnh Task Views, kích Gantt Chart .

Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện.

Bước 8 : Nếu thấy cần thiết thì di chuyển thanh cuộn đứng-Scroll của khung nhìn Gantt

Chart để nhiệm vụ thứ 12-Set pages lên trên cùng giáp với thanh ribbon. Bước 9: Trong cột có nhãn là Task name kích chuột vào nhiệm vụ thứ 12-Set pages.

Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích vào hộp kiểm có nhãn Details.

Khung nhìn Task Form xuất hiện bên dưới khung nhìn Gantt Chart.






Chương I 16

Trong cái kiểu chia khung nhìn như thế này thì Gantt Chart là khung nhìn cấp cao và Task

Form là khung nhìn thứ cấp. Các chi tiết về nhiệm vụ đang được chọn trong khung nhìn Gantt

Chart sẽ xuất hiện trong khung nhìn Task Form. Bạn cũng có thể chỉnh sửa tr ực tiếp các giá tr ịtrong khung nhìn Form Task. Bạn sẽ làm việc với khung nhìn Task Form trong chương 5 và làmviệc với khung nhìn tương tự là Resource Form trong chương 4.

Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ kích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn

Details.

Khung nhìn Task Form bị ẩn đi.

Có r ất nhiều loại khung nhìn khác nhau trong Project. Bạn có thể nhìn thấy chúng bằngcách kích vào lệnh Other Views r ồi sau đó chọn More Views, trong nhóm lệnh Task Views hoặc

Resource Views trên tab View. Hãy nhớ rằng, trong tất cả các khung nhìn này cũng như tất cả cáckhung nhìn khác trong Project, bạn đang xem xét các khía cạnh khác nhau của tập hợp các chi tiếtgiống nhau về một k ế hoạch. Ngay cả một k ế hoạch d ự án đơn giản cũng có thể chứa đựng quá

nhiều dữ liệu để hiển thị cùng một lúc. Sử dụng các khung nhìn để giúp bạn tập trung vào các chitiết cụ thể mà bạn muốn.

1.5. Báo cáoCác phiên bản trước đó của Project cung cấp các bản báo cáo d ạng bảng biểu được thiết

k ế chủ yếu cho việc in ấn. Trong Project 2013, bản báo cáo đã được tăng cường rất nhiều, cho phép bạn truyền tải dữ liệu của k ế hoạch của bạn trong các định dạng mới hấp dẫn hơn. Các bản

báo cáo bây giờ gồm có các yếu tố như biểu đồ-chart , bảng biểu và các hình ảnh để truyền đạt tình

tr ạng của k ế hoạch của bạn, và chúng được tùy biến cao. Bạn có thể in hoặc xem các bản báo cáo

tr ực tiếp trong cửa sổ Project giống như bất kỳ một khung nhìn nào đó. Bạn cũng có thể sao chépvà dán các bản báo cáo vào các ứng dụng khác, chẳng hạn như Microsoft PowerPoint.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ khám phá một bản báo cáo.

Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh Views Report, kích vào Resource r ồi kích vào Resource Overview.

Báo cáo d ạng Resource Overview xuất hiện.






Chương I 17

Bước 2: Di chuyển thanh cuộn dọc để xem tất cả các nội dung của báo cáo.

Như bạn có thể thấy, báo cáo này bao gồm hai biểu đồ và một bảng biểu.

Bước 3: Kíc vào biểu đồ có nhãn là Resource Starts.

Bạn nhìn thấy hai điều xảy ra k hi bạn làm việc này.

- Đầu tiên, bảng điều khiển Field List xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ. Bạn sử dụng bảng điều khiển này để quyết định những loại d ữ liệu nào sẽ có trong biểu đồ. Bạn sẽ tùy biến các bảng báo cáo trong Chương 6 và Chương 17.

- Điều thứ hai mà đã xảy ra là nhãn Report Tools, Chart Tools và các tab ngữ cảnh liên

quan tới chúng sẽ xuất hiện tr ên giao diện làm việc của Project.

Bước 4: Kích vào bảng có nhãn là Resource Status.






Chương I 18

Một lần nữa, bạn sẽ thấy bảng điều khiển Field List xuất hiện và các tab theo ngữ cảnhđược cập nhật để phản ánh rằng bây giờ bạn đang lựa chọn một bảng biểu trong bản báo cáo thay

vì một biểu đồ nào đó.

Tiếp theo bạn sẽ khám phá các tab ngữ cảnh

Bước 5: Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Report Tools.

Ở đây, bạn có thể nhìn thấy các lệnh có liên quan đến toàn bộ việc thiết kế của báo cáo.

Bước 6 : Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Table Tools.

Bây giờ bạn sẽ thấy các lệnh dùng để áp d ụng cho bảng đang được chọn trong báo cáo này.

Bước 7 : Kích vào tab Layout nằm ở dưới nhãn Table Tools.

Bạn có thể sử dụng các lệnh này để kiểm soát toàn bộ việc bố trí của bảng đang được chọn. Tiếp theo, chúng ta sẽ phân chia cửa sổ để hiển thị cả khung nhìn và báo cáo cùng một lúc.

Bước 8 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích chọn vào hộp kiểm có nhãn là

Timeline.






Chương I 19

Khung nhìn được chia này bao gồm một bản tóm tắt cấp cao trong khung nhìn Timeline

và một cái nhìn khái quát về các tài nguyên của bạn trong báo cáo Resource Overview.

Lưu ý: Để thấy các thông tin thêm về việc sử dụng các bản báo cáo, tr ên tab Report, trong

nhóm lệnh View Reports , kích Getting Started và sau đó kích vào bất kỳ mục nào đó trong danhsách thả xuống.






Chương II 20

Bắt đầu một kế hoạch dự án mới






Chương II 21

Tiến độ của một dự án hoặc kế hoạch về bản chất là một mô hình mà bạn xây dựng một sốkhía cạnh mà bạn đang lường trước của một dự án - Đó là những gì mà bạn nghĩ rằng sẽ xảy ra,hoặc là những gì mà bạn muốn xảy ra. Mô hình này tập trung vào một số khía cạnh, nhưng không

phải tất cả của một dự án-đó là các nhiệm vụ, tài nguyên và các khung thời gian và có thể là cácchi phí liên quan tới chúng.

2.1. Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó Đúng như sự mong đợi của bạn Project tập trung chủ yếu vào thời gian. Trong thực tế, đôi

khi bạn có thể biết ngày bắt đầu hoặc ngày k ết thúc được d ự kiến của một dự án hoặc là cả hai. Tuy nhiên, khi làm việc trong Project, bạn bắt buộc phải chỉ rõ một ngày duy nhất mà không đượcchọn cả hai: Đó là ngày bắt đầu hoặc ngày k ết thúc của d ự án. Tại sao vậy? Bởi vì sau khi bạnnhập ngày bắt đầu hoặc ngày k ết thúc và các chi tiết khác của dự án thì Project sẽ tính toán rangày còn lại cho bạn. Hãy nhớ rằng Project không chỉ đơn thuần là một chỗ chứa cố định củathông tin về tiến độ của bạn hay là một công cụ dùng để vẽ biểu đồ Gantt -mà nó còn là một côngcụ lên k ế hoạch hành động.

Hầu hết các k ế hoạch nên được lập tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu, ngay cả khi bạn biết

r ằng các d ự án đó sẽ kết thúc trong một thời hạn nhất định. Lập tiến độ từ ngày bắt đầu d ẫn đếntất cả các nhiệm vụ bắt đầu càng sớm càng tốt và nó mang lại cho bạn sự linh hoạt tốt nhất về lậptiến độ. Trong chương này và chương sau, bạn sẽ thấy sự linh hoạt này trong các hành động khi

bạn làm việc với một dự án được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu.

Nhiệm vụ: Trong suốt cuốn sách này, bạn sẽ đóng vai tr ò của một người quản lý dự án tạinhà xuất bản Lucerne, nhà xuất bản sách chuyên về sách thiếu nhi. Lucerne sắp xuất bản mộtcuốn sách mới quan trọng, và bạn được yêu cầu phát triển một k ế hoạch cho ra mắt cuốn sách.

Trong chương này, bạn sẽ tạo ra một k ế hoạch mới, thiết lập ngày bắt đầu của nó và lưu nó.

Bước 1: Làm một trong hai việc sau đây:

- Trong Project, nếu bạn thấy tab File, kích vào nó và sau đó kích New. - Nếu bạn thực sự nhìn thấy một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình khởi động

Start khi bắt đầu Project, chuyển tới bước tiếp theo.

Project hiển thị các tùy chọn cho việc tạo ra một k ế hoạch d ự án mới. Các tùy chọnnày bao việc sử dụng các các mẫu được cài đặt cùng với Project hoặc có sẵn tr ên web. Bạnsẽ thấy có cùng một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình Start và trong màn hình New

trên tab File.






Chương II 22

Bước 2: Trong danh sách các mẫu có sẵn, kích vào Blank Project.

Project tạo ra một k ế hoạch d ự án mới. Bạn có thể thấy một thông báo tr ên thanh tr ạngthái ở phía dưới cùng của cửa sổ làm việc Project nhắc nhở bạn r ằng có các nhiệm vụ mới đượctạo ra với chế độ tiến độ là thủ công- Manually Scheduled .

Chú ý tới đường mỏng thẳng đứng màu xanh lá cây trong phần biểu đồ nằm phía bên phảicủa khung nhìn Gantt Chart, nó cho thấy ngày hiện tại Current date trên máy tính của bạn. Khi

bạn tạo ra một k ế hoạch d ự án mới thì Project sẽ thiết lập ngày bắt đầu-start date của k ế hoạch là

ngày hiện tại. Tiếp theo bạn sẽ thay đổi ngày bắt đầu của k ế hoạch.

Bước 3: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information.

Hộp thoại Project Information xuất hiện.

Quan tr ọng: Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Pro chứ không phải là bản MSProject Standard thì các hộp thoại Project Information và một số hộp thoại khác sẽ có chứa thêm

các tùy chọn bổ sung liên quan đến Project Server. Trong suốt cuốn sách này, chúng ta sẽ khôngsử dụng đến Project Server, vì vậy bạn có thể bỏ qua các tùy chọn này. Để biết thêm thông tin vềProject Server, xem phụ lục C.

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Start date gõ 05/1/2015 hoặc kích vào hình đầu mũi tên

màu đen để hiển thị bảng lịch và chọn ngày 05 tháng 01 năm 2015.

Lưu ý: Trong bảng lịch hiện ra , bạn có thể sử dụng các mũi t ên bên trái hoặc bên phải đểdi chuyển đến bất kỳ tháng nào và sau đó nhấp vào ngày bạn muốn hoặc kích vào Today để nhanhchóng chọn ng ày hiện tại trong máy tính của bạn. Việc nhập ng ày tháng như thế nào phụ thuộcvào thiết lập trong hộp thoại Region and language trong Control Panel trên hệ điều hành Window

của bạn.

Lưu ý trong hộp chọn có danh sách thả xuống có nhãn Schedule from đang chọn Project

Start Date. Như đã lưu ý trước đó, bởi vì k ế hoạch này được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu,

nên khi bạn nhập ngày bắt đầu-start date, Project sẽ tính toán ngày k ết thúc dựa tr ên các chi tiết

về tiến độ được chứa đựng trong k ế hoạch.

Bước 5: Kích OK để chấp nhận ngày bắt đầu của dự án và đóng hộp thoại Project

Information.

Liên quan đếnProject

Server

Hiển thị bảngl ch






Chương II 23

Project cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để cho thấy ngày bắt đầu của d ựán. Ngày bắt đầu của dự án được thể hiện là một đường mỏng thẳng đứng nét đứt.

Lưu ý: Bạn có thể thiết lập để Project tự động hiển thị hộp thoại Project Information mỗikhi bạn tạo ra một k ế hoạch d ự án mới. Để thực hiện thay đổi này, trên tab File kích Options.

Trong hộp thoại Project Options kích vào tab Advanced và trong khu vực bên dưới nhãn General

tích chọn hộp kiểm có nhãn Prompt for project info new projects.

Bước 6 : Trên tab File kích Save.

Bời vì k ế hoạch này chưa từng được lưu trước đó nên màn hình Save As xuất hiện.

Bước 7 : Bên dưới khu vực có nhãn Save and Sync kích Computer và sau đí kích vào nút Browse ở khu vực phía bên phải.

Bước 8: Di chuyển tới thư mục Practices/Chapter 2 trong cùng thư mục chứa tập tin vềcuốn sách này trên máy tính của bạn.

Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn File name gõ Simple plan.

Bước 10: Bấm vào nút Save để lưu k ế hoạch và đóng hộp thoại Save As.

Lưu ý: Bạn có thể chỉ thị cho Project tự động lưu k ế hoạch d ự án đang được mở ra trong

một khoảng thời gian được định trước, chẳng hạn như cứ sau 10 phút lưu một lần. Trên tab File,kích Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào Save, tích chọn hộp kiểm có nhãn Auto

save every và sau đó xác định khoảng thời gian ( theo phút) mà bạn muốn lưu tự động trong hộpnhập có nhãn minute.

2.2. Thiết lập ngày không làm việc trong lịch dự án- Project calendar

Lịch là phương tiện chủ yếu mà bạn kiểm soát mỗi khi nhiệm vụ và tài nguyên có thể đượclên tiến độ để làm việc trong trong Project. Trong những chương sau, bạn sẽ làm việc với các loạilịch khác, còn trong chương này bạn chỉ làm việc với lịch d ự án.

“Lịch dự án”-Project calendar xác định những ngày làm việc, ngày không làm việc và thờigian làm việc trong ngày chung cho các nhiệm vụ. Project bao gồm nhiều kiểu lịch, gọi là các lịchcơ sở -base calendar , bất kỳ kiểu lịch nào một trong số đó có thể được dùng để làm lịch d ự án cho

một k ế hoạch. Bạn lựa chọn một kiểu lịch cơ sở để nó sẽ được sử dụng làm lịch dự án trong hộpthoại Project Information. Hãy coi lịch dự án như là lịch làm việc bình thường của tổ chức hay

cơ quan của bạn. Ví d ụ, làm việc có thể là từ thứ Hai đến thứ Sáu, mỗi ngày làm việc từ 8:00 tới17:00 và dành 1 tiếng cho nghỉ trưa. Cơ quan của bạn hoặc các tài nguyên cụ thể có thể có nhữngngoại lệ đối với lịch làm việc bình thường này, chẳng hạn như các ngày lễ hoặc ngày nghỉ. Bạn sẽgiải quyết các ngày nghỉ của tài nguyên trong Chương 4.

Bạn quản lý các lịch này thông qua hộp thoại Change Woring Time (truy cập trên tab

Project). Sử dụng hộp thoại này để thiết lập thời gian làm việc bình thường và các ngoại lệ về thờigian làm việc cho các tài nguyên riêng biệt hoặc cho toàn bộ k ế hoạch mà bạn sẽ thực hiện sau

đây.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần k ê khai một ngày sắp tới mà

trong ngày đó toàn bộ nhân viên của nhà xuất bản sẽ không sẵn sàng để làm việc trong d ự án ramắt cuốn sách.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ xem xét các lịch cơ sở có sẵn và sau đó tạo ra ngoại lệ về thời gianlàm việc trong lịch dự án:



Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn Calendar kích vào đầu mũi tên màu đen.






Chương II 24

Danh sách hiện có ba kiểu lịch cơ sở đi kèm với Project:

* 24 Hours: 24 giờ, làm việc liên tục, không có khoảng thời gian không làm việc.

* Night Shift: Ca đêm, bắt đầu từ đêm thứ hai và k ết thúc vào sáng thứ bảy, một ca làm

việc từ 11 đêm nay tới 8 giờ sáng hôm sau và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ giữa giờ.

* Standard : Tiêu chuẩn, là các ngày làm việc truyền thống từ thứ Hai đến thứ Sáu, mộtngày làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ trưa.

Chỉ có thể chọn một trong số các lịch cơ sở trên để dùng làm lịch dự án. Đối với k ế hoạchd ự án ví d ụ này, chúng ta sẽ sử dụng lịch cơ sở Standard làm lịch dự án, và theo mặc định thì nó

đang được chọn.

Bước 3: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Project Information mà không thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào trong đó.

Bạn đã biết toàn bộ nhân viên nhà xuất bản Lucerne sẽ có mặt tại một sự kiện đặc biệt vào

ngày 22 tháng 1, do đó không có sự làm việc nào được lên tiến độ vào ngày này. Bạn sẽ ghi lạingày này là một ngoại lệ trong lịch d ự án.

Bước 4: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time.

Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện.

Lưu ý: Kiểu lịch cơ sở đã được chọn làm lịch dự án ở trong hộp thoại Project Information

sẽ xuất hiện trong hộp chọn có nhãn For Calendar và nó sẽ đính k èm thêm dòng chữ “Project

calendar ” ở trong dấu ngoặc đơn để hiển thị nó được chọn làm lịch dự án.






Chương II 25

Bước 5: Trong ô nhập dữ liệu thuộc cột có nhãn Name trong tab Exceptions-“ngoại lệ” ở phần bên dưới của hộp thoại, gõ Staff at morale event - và sau đó kích vào ô tương ứng ở bên cộtcó nhãn Start.

Lưu ý: Bạn không cần thiết phải đặt tên cho các ngoại lệ về lịch làm việc, nhưng đây là

một thói quen tốt để cho bạn hay người khác biết được lý do của sự ngoại lệ.

Bước 6 : Trong ô tương ứng thuộc cột có nhãn Start, gõ 22/1/15, và sau đó kích vào ô tươngứng trong cột có nhãn Finish hoặc nhấn phím sang phải tr ên bàn phím.

Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn ngày mà bạn muốn trong bảng lịch nằm ở phía trên của tab

Exceptions hoặc từ bảng lịch thả xuống trong trường dữ liệu Start .

Và ngày này được lên tiến độ là ngày không làm việc đối với d ự án. Trong hộp thoại, d ấuhiệu để nhận biết một ngày là ngày ngoại lệ khi ngày đó có d ấu gạch chân và được phủ mầu.

Bước 7 : Kích OK để đóng hộp thoại Change Working Time.

Để kiểm tra sự thay đổi này tới lịch d ự án, quan sát trong phần biểu đồ của khung nhìn

Gantt Chart, bạn sẽ thấy thứ 5 ngày 22 tháng 1 bây giờ được định dạng bởi màu xám để thể hiệnđó là ngày không làm việc ( giống như những ngày nghỉ cuối tuần là thứ bảy và chủ nhật).

Trong phần này, bạn mới chỉ tạo ra một ngày cụ thể là một ngày không làm việc trong toàn

bộ k ế hoạch. Các ví d ụ thông thường khác của việc điều chỉnh thời gian làm việc bao gồm:

* Các ngày nghỉ lễ định kỳ hoặc các thời gian nghỉ khác theo một chu k ỳ, chẳng hạn nhưhàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Để thiết lập các thời gian không làm việc định kỳ hoặc theochu k ỳ, kích nút Details trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Working Time.

* Thay đổi thời gian làm việc theo từng tuần. Đây là vấn đề xảy ra khi muốn đưa sự thayđổi của các mùa vào trong thời gian làm việc, ví d ụ mùa đông sẽ bắt đầu làm việc muộn hơn mùahè. Để thiết lập các tuần làm việc tùy chỉnh theo ý bạn, trên tab Work Weeks trong hộp thoạiChange Working Time, nhập phạm vi ngày mà bạn muốn trong trường Start và Finish, kích vào

nút Details, r ồi sau đó thiết lập các điều chỉnh về thời gian làm việc mà bạn muốn . * Thời gian làm việc đặc biệt cho một tài nguyên. Bạn sẽ thực hiện các thiết lập như thế

trong Chương 4.






Chương II 26

2.3. Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch

Cũng giống như các ứng dụng khác của Microsoft Office, Project cũng theo dõi một sốthuộc tính của tập tin. Một số thuộc tính này là các số liệu thống k ê, chẳng hạn như tập tin đã đượcsửa đổi bao nhiêu lần. Các thuộc tính khác bao gồm các thông tin mà bạn có thể muốn ghi lại vềmột k ế hoạch d ự án, chẳng hạn như tên dự án, tên người quản lý của d ự án hoặc các từ khóa để hỗtr ợ việc tìm tập tin. Một số thuộc tính được sử dụng trong các khung nhìn, trong các báo cáo và

trong tiêu đề trang và chân trang giấy khi in (header và footer ). Bạn có thể xem và ghi lại các thuộctính này trong hộp thoại Advanced Properties.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn ghi lại các thông tin cấp caovề k ế hoạch cho ra mắt cuốn sách mới. Những chi tiết này sẽ không ảnh hưởng tới tiến độ nhưngliên quan đến thông tin quan trọng được bổ sung mà bạn muốn giữ lại trong k ế hoạch.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ nhập một số thuộc tính về k ế hoạch mà sau này bạn sẽ sử dụng khi

in ấn hoặc cho các mục đích khác:

Bước 1: Kích vào tab File.

Khung nhìn Backstage xuất hiện. Tab Info được mặc định là đang được chọn. Ở bên phảicủa màn hình, d ưới khu vực có nhãn Project Information, lưu ý tới các số liệu thống k ê chính,

chẳng hạn như ngày bắt đầu-start date, nằm ở phía bên phải của khung nhìn Backstage. Chú ý

r ằng, r ất nhiều trường dữ liệu mà bạn nhìn thấy ở đây là giống với các trường dữ liệu mà bạn nhìn

thấy trong hộp thoại Project Information. Bạn có thể chỉnh sửa các trường dữ liệu này ở đây hoặctrong hộp thoại Project Information.

Bước 2: Kích vào nhãn Project Information. Trong menu xuất hiện, kích Advanced

Properties.

Hộp thoại Properties xuất hiện với tab có nhãn Summary đang được mở ra.

Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Subject gõ: New book launch Schedule

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Manager gõ: Carole Poland

Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Company gõ: Lucerne Publishing

Bước 6 : Trong hộp nhập có nhãn Comments gõ: New chilrent’s book for spring release






Chương II 27

Bước 7: kich OK để đóng hộp thoại.

Để kết thúc phần này, bạn sẽ lưu những thay đổi này cho tập tin Simple plan.

Bước 8 : Trên tab File kích Save.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Project là một phần của bức tranh lớn hơn.

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và các thông tin mà bạn có quyền truy cập, các k ế hoạchmà bạn phát triển trong Project có thể không giải quyết những khía cạnh quan trọng khác của cácd ự án của bạn. Ví dụ, r ất nhiều dự án lớn đang được đảm trách bởi các cơ quan tổ chức mà có mộtquy trình quản lý sự thay đổi. Trước khi một sự thay đổi lớn tới phạm vi của một dự án được thông

qua, nó phải được đánh giá và chấp thuận bởi những người quản lý và thi hành d ự án. Mặc dù đâylà một hoạt động quản lý dự án quan trọng nhưng nó không phải là một cái gì đó được thực hiệntr ực tiếp trong Project.






Chương III 28

Xây dựng một danh sách các nhiệm vụ






Chương III 29

Các nhiệm vụ-Task là các thành phần cơ bản nhất của bất kỳ k ế hoạch d ự án nào. Các nhiệmvụ đại diện công việc phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu của k ế hoạch. Các nhiệm vụmiêu tả công việc về mặt phụ thuộc, thời hạn thực hiện và các yêu cầu về tài nguyên. Trong

Microsoft Project 2013 có một số loại của nhiệm vụ. Chúng bao gồm nhiệm vụ khái quát-

Summary task , nhiệm vụ con-Subtask và nhiệm vụ cột mốc- Milestone ( tất cả sẽ thảo luận trongchương này). Nói r ộng hơn, những gì được gọi là nhiệm vụ-Task trong Project đôi khi được gọi

một cách chung chung hơn là các hoạt động hoặc các gói công việc ( activities or work packages).

3.1. Nhập tên của nhiệm vụ

Như đã đề cập trước đó, các nhiệm vụ đại diện cho công việc phải được thực hiện để đạtđược các mục tiêu của các d ự án.

Tên nhiệm vụ nên d ễ được nhận biết và có ý ngh ĩa với những người sẽ thực thi và các bên

liên quan khác bởi vì họ là những người sẽ nhìn thấy tên của nhiệm vụ. Dưới đây là một số hướngd ẫn để tạo nên những cái tên nhiệm vụ thích hợp:

* Sử dụng các cụm động từ ngắn để mô tả về công việc sẽ được thực hiện, chẳng hạn như" Đổ bê tông".

* Nếu các nhiệm vụ sẽ được tổ chức vào trong một cấu trúc d ạng đề cương-Outline, đừnglặp lại các chi tiết trong tên của nhiệm vụ khái quát vào tên của nhiệm vụ con tr ừ khi nó cần rõràng hơn.

* Nếu các nhiệm vụ sẽ có các tài nguyên được phân công tới, đừng đưa tên của tài nguyên

vào trong tên của các nhiệm vụ.

Hãy luôn nhớ rằng, bạn luôn luôn có thể chỉnh sửa tên của các nhiệm vụ vào bất cứ lúc nào

nên không cần lo lắng về việc phải có được các cái tên nhiệm vụ chính xác trong khi bạn đang bước đầu nhập chúng vào trong một k ế hoạch. Đặt mục tiêu sử dụng các cụm từ ngắn gọn, đầytính miêu tả để truyền tải công việc được yêu cầu và những cụm từ có ý nghĩa với bạn và những

người khác, những người sẽ thực thi công việc hoặc xem xét lại d ự án. Khi cần thiết, bạn cũng cóthể thêm các chi tiết trong các ghi chú của nhiệm vụ, sẽ được miêu tả sau trong chương này.

Lưu ý: Khi bạn nhập một cái tên của nhiệm vụ cũng là lúc bạn đang tạo ra một nhiệm vụmới. Mỗi nhiệm vụ trong Project đều nằm một trong hai chế độ tiến độ mà kiểm soát cách thứclên tiến độ của nhiệm vụ đó: chế độ tiến độ thủ công (mặc định ) hoặc chế độ tiến độ tự động. Bạnsẽ làm việc với chế độ tiến độ tự động ở phần 3.6 "Chuyển đổi chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ

thủ công sang tự động " trong chương này.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thu thập được các cái tên của các

nhiệm vụ ban đầu cho việc ra mắt cuốn sách mới.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ nhập tên của các nhiệm vụ.

Bạn cần đến tập tin Simple Tasks_Start trong thư mục Practices/Chapter03 đi kèm với cuốnsách này. Mở tập tin Simple Tasks_Start và lưu nó thành file mới ( save as) là Simple Task .

Bước 1: Kích tr ực tiếp vào ô d ữ liệu ngay bên dưới tiêu đề cột Task Name.

Bước 2: Gõ Assign launch team members và sau đó nhấn phím Enter.

Nhiệm vụ mà bạn vừa nhập được cấp cho một số ID ( Identification-số thứ tự định d ạng cá

nhân). Mỗi nhiệm vụ chỉ có một số ID duy nhất, nhưng nó không nhất thiết phải là sự thể hiện thứtự mà các nhiệm vụ xảy ra. Màn hình của bạn sẽ trông giống như hình dưới đây.

Bởi vì đây là một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công- Manual Scheduled ( mặc định và đã

được biểu thị trong cột có nhãn Task Mode) nên không có thời hạn thực hiện nhiệm vụ ( ô d ữliệu tương ứng thuộc cột có nhãn Duration không có gì) hay thời điểm thực hiện nhiệm vụ ( ô d ữliệu tương ứng thuộc cột có nhãn Start và Finish không có gì), và nhiệm vụ này vẫn chưa có mộtthanh bar Gantt cho nó trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart. Trong phần tiếp theo bạn






Chương III 30

sẽ làm việc với chế độ tiến độ tự thì luôn luôn có thời hạn thực hiện ( Duration) và thời điểm thựchiện (Start và Finish).

Hãy ngh ĩ r ằng một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công là một sự giữ chỗ lúc ban đầu mà bạn có thể tạo ra bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của việc lên tiến độ. Vào

lúc này bạn có thể không biết gì nhiều hơn ngoài cái tên của nhiệm vụ và điều đó không có vấn đềgì cả. Khi bạn nhận ra hoặc quyết định cần phải chi tiết hơn về nhiệm vụ, chẳng hạn như khi nào

thì nó xảy ra, thì bạn có thể thêm những chi tiết đó cho k ế hoạch

Bước 3: Nhập tên cho các nhiệm vụ sau, nhấn phím Enter sau mỗi lần nhập:

Design and order marketing material

Distribute advance copies

Coordinate magazine feature articles

Launch public web portal for book

Màn hình máy tính của bạn có lẽ nhìn cũng tương tự như thế này.

Trong khi xem lại các nhiệm vụ mà bạn đã nhập vào, bạn nhận ra rằng bạn đã bỏ quên mộtnhiệm vụ. Bạn muốn nhập nhiệm vụ này vào giữa hai nhiệm vụ có ID là 2 và 3. Bạn sẽ chèn nhiệmvụ đó ở bước tiếp theo.

Bước 4: Kích vào tên của nhiệm vụ có ID là 3, Distribute advance copies.

Bước5: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích vào Task .

Project sẽ chèn một hàng cho một nhiệm vụ mới và thay đổi lại số ID của các nhiệm vụ tiếptheo phía dưới nó. Project đặt tên cho nhiệm vụ mới là <New Task>.

Hi n thị trong cột này th hiện là ch độ ti n độ củanhiệm vụ là thủ công hay tự động






Chương III 31

Bước 6 : Với tên của nhiệm vụ mới <New Task> đang được lựa chọn, gõ Public Launch

Phase và sau đó nhấn Enter.

Nhiệm vụ mới đã được thêm vào k ế hoạch.

Lưu ý: Để xóa một nhiệm vụ đã được nhập, kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ đó và kích

Delete Task trên Shortcut menu xuất hiện.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Xác định đúng các nhiệm vụ cho việc chuyển giao của dự án

Mỗi dự án có một mục tiêu hoặc một ý định cuối cùng: đó lý do mà d ự án đã bắt đầu. Điềunày được gọi là sự chuyển giao của dự án. Sự chuyển giao này có thể là một sản phẩm hữu hình,

chẳng hạn như một cuốn sách mới, hoặc một dịch vụ hoặc một sự kiện, chẳng hạn như một bữatiệc ra mắt sản phẩm. Xác định đúng các nhiệm vụ để tạo ra sự chuyển giao là một kỹ năng cầnthiết cho một người quản lý của d ự án. Danh sách các nhiệm vụ mà bạn tạo ra trong Project cầnmô tả tất cả các công việc cần thiết, và chỉ là những công việc cần thiết mà thôi để hoàn thành d ựán thành công.

Khi phát triển danh sách các nhiệm vụ, bạn có thể thấy nó r ất hữu ích để phân biệt phạm vi

của sản phẩm từ phạm vi của d ự án. Phạm vi của sản phẩm mô tả chất lượng, tính năng và chứcnăng của sự chuyển giao của dự án. Ví dụ, sự chuyển giao của dự án mà chúng ta đang thực hiệnnhiệm vụ là cuốn sách mới dành cho tr ẻ em và phạm vi sản phẩm đó có thể bao gồm số lượng cáctrang và hình ảnh minh họa. Mặt khác, phạm vi dự án là miêu tả các công việc cần thiết để chuyểngiao một sản phẩm hoặc một d ịch vụ nào đó. Trong nhiệm vụ của chương này, phạm vi của d ự ángồm có các nhiệm vụ chi tiết liên quan đến việc tạo ra sự quảng cáo và các ý kiến ban đầu về cuốnsách.

Phạm vi là một thành phần (cùng với thời gian và chi phí) của công việc quản lý dự án, sẽđược mô tả trong Phụ lục A.

3.2. Nhập thời hạn thực hiện nhiệm vụ Thời hạn thực hiện- Duration của một nhiệm vụ đại diện số lượng thời gian bạn mong đợi

nó sẽ được dùng để hoàn thành nhiệm vụ đó. Project có thể làm việc với các thời hạn thực hiệncủa nhiệm vụ mà phạm vi từ vài phút cho đến vài tháng. Tuỳ thuộc vào phạm vi của kế hoạch d ựán của bạn, bạn có thể sẽ muốn làm việc với các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ tr ên quy mô theo

giờ , ngày và tuần.

Hãy cùng khám phá các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ với một ví dụ. Giả sử r ằng một k ếhoạch d ự án có lịch dự án với thời gian làm việc được định r õ là từ 08:00 giờ sáng đến 5:00 giờ chiều, trong đó đã bao gồm một tiếng dành cho việc nghỉ trưa, từ thứ hai cho đến thứ 6, thời giankhông làm việc là buổi tối ( sau 05:00 giờ chiều ) và những ngày cuối tuần ( thứ 7 và chủ nhật)

(Nếu bạn cần xem lại lịch dự án, xem trong chương 2). Nếu bạn ước tính rằng một nhiệm vụ nàođó sẽ mất 16 tiếng làm việc để hoàn thành thì bạn có thể nhập thời hạn thực hiện của nó là " 2d " đểlên tiến độ nhiệm vụ đó trong hai ngày, mỗi ngày làm việc 8 tiếng. Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ đóvào lúc lúc 8 giờ sáng ngày thứ sáu thì nó sẽ được hoàn thành vào lúc 5 chiều ngày thứ hai của






Chương III 32

tuần kế tiếp, do những ngày cuối tuần không làm việc vì ngày thứ bảy và chủ nhật đã được chỉđịnh là thời gian không làm việc- Nonworking time.

Bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau khi nhập các thời hạn thực hiện nhiệm vụ.

N ếu bạn nhập như thế n ày Nó sẽ hiện thị như sau Và nó có nghĩa l à

30m 30 mins 30 phút

6h 6 hrs 6 giờ

4d 4 days 4 ngày

3w 3 wks 3 tuần

2mo 2 mons 2 tháng

Như đã lưu ý tr ước đó, Project xử lý việc lên tiến độ của các nhiệm vụ trong hai cách. Các

nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động- Automatic Schedule luôn luôn có một thời hạn thực hiện (mặc định là 1 ngày). Tuy nhiên, các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công- Manual Schedule, ban

đầu không có bất kỳ giá tr ị thời hạn thực hiện nào. Thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ là thứ cần thiết để Project lên tiến độ một nhiệm vụ, do đó nó tạo cảm giác rằng một nhiệm vụ có chế

độ tiến độ thủ công, không yêu cầu một giá tr ị thời hạn thực hiện, không được Project lên tiến độ.Tuy nhiên là bạn có thể nhập các giá tr ị thời hạn thực hiện cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủcông và bạn sẽ làm điều đó trong phần này.

Với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, bạn có thể nhập các giá trị thời hạn thực hiệnthông thường có sử dụng các chữ viết tắt trong bảng tr ên, ví d ụ " 3d " cho thời hạn ba ngày. Bạncũng còn có thể nhập các giá tr ị văn bản cho nó, chẳng hạn như " Check with Bob ". Những giá trịvăn bản này được thay thế bởi giá trị thời hạn thực hiện là 1-day (1ngày) mặc định khi bạn chuyểnđổi một nhiệm vụ từ chế độ tiến độ thủ công sang tự động.

Lưu ý: Project sẽ không cho phép bạn nhập một giá trị văn bản cho giá tr ị của thời hạnthực hiện, ngày bắt đầu, ngày k ết thúc của nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Project sử dụng các thời lượng thời gian tiêu chuẩn tính theo giờ và phút cho thời hạn thựchiện: 1 phút bằng 60 giây và 1 giờ bằng 60 phút. Đối các thời hạn thực hiện tính theo thời lượng

ngày, tuần và tháng thì bạn có thể sử dụng các mặc định của Project (ví d ụ, mỗi tháng có 20 ngày),

hoặc thiết lập các giá trị của riêng bạn. Để làm được điều này, vào tab File, chọn Options, và trong

hộp thoại Project Options, kích Schedule, như được minh họa dưới đây.






Chương III 33

- Trong hộp nhập có nhãn Hours per day: Với việc thiết lập 8 giờ làm việc cho mỗi ngày,

thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là hai ngày ( 2d ) cũng giống việc nhập là 16 giờ (16h).

- Trong hộp nhập có nhãn Hours per week: Với việc thiết lập 40 giờ làm việc cho mỗituần, thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là ba tuần ( 3w) cũng giống việc nhập là 120 giờ(120h).

- Trong hộp nhập có nhãn Hours per month: Với việc thiết lập 20 ngày làm việc cho mỗitháng, thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là 1 tháng (1mo) cũng giống việc nhập là 160

giờ ( 8 giờ mỗi ngày x 20 ngày trong tháng).

Các ví d ụ trong chương này sử dụng các giá trị mặc định của Project: Mỗi ngày làm việc

8 giờ, mỗi tuần làm việc 40 giờ và mỗi tháng làm 20 ngày.

Lưu ý: Nếu cần, bạn có thể lên tiến độ để các nhiệm vụ xảy ra trong cả khoảng thời giankhông làm việc ( Nonworking time) cũng như trong thời gian làm việc (Working time). Để làm điềunày, nhập một khoảng thời gian trôi qua (elapsed time) cho thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bạnnhập khoảng thời gian trôi qua bằng cách đặt trước các chữ cái viết tắt đơn vị của thời hạn thựchiện bằng chữ cái " e". Ví d ụ, gõ "1ed " để chỉ ra r ằng thời hạn thực hiện nhiệm vụ đó là 1 ngày

với 24 giờ làm việc, hoặc " 1ew " tương đương với 1 tuần có bảy ngày làm việc và mỗi ngày làm24 giờ, hoặc "1emo" tương đương với 1 tháng có ba mươi ngày làm việc và mỗi ngày làm 24 giờ.

Bạn có thể sử dụng khoảng thời gian trôi qua cho các nhiệm vụ mà diễn ra theo thời gianthực tế ( 1 ngày có 24 tiếng) chứ không chỉ diễn ra theo thời gian làm việc bình thường ( số lượngthời gian làm việc tùy thuộc vào việc thiết lập của bạn). Ví d ụ, một dự án xây dựng có thể có nhiệmvụ " Đổ bê tông móng" và nhiệm vụ " Dỡ bỏ ván khuôn móng ". Nếu như vậy thì bạn cũng có thểmuốn có một nhiệm vụ nữa gọi là "Chờ cho bê tông đông kết " bởi vì bạn chỉ có thể tháo dỡ vánkhuôn khi bê tông đông kết đạt đến một giá trị cường độ nào đó. Nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đôngk ết " cần phải có một khoảng thời gian trôi qua vì bê tông sẽ đông kết trong một phạm vi bao gồmcác ngày liên tục liên tiếp cho dù đó là ngày làm việc hay ngày không làm việc. Nếu bê tông mất48 giờ mới đạt cường độ cho phép tháo ván khuôn thì bạn có thể nhập thời hạn thực hiện cho

nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đông kết " là " 2ed ". Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ đó lúc 9 giờ sáng thứsáu thì Project sẽ lên tiến độ hoàn thành nhiệm vụ đó vào lúc 9 sáng ngày chủ nhật. Tuy nhiên,

trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ làm việc với các thời hạn thực hiện không có khoảng thờigian trôi qua trong Project.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã đưa ra danh sách liệt k ê các nhiệmvụ ban đầu tới những người sẽ thực hiện nhiệm vụ đó và các bên liên quan khác của dự án. Và họđã đưa cho bạn các thông tin phản hồi sơ bộ ( mặc dù chưa đầy đủ ) về một số thời hạn thực hiệncủa nhiệm vụ mà bạn muốn ghi lại trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ nhập các giá tr ị khác nhau của thời hạn thực hiện nhiệm vụ, ngày

bắt đầu và k ết thúc cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công mà bạn đã tạo ở bước tr ên.

Bước 1: Kích vào ô d ữ liệu thuộc cột có nhãn Duration tương ứng với nhiệm vụ có ID là

1, Assign lauch team members.

Trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ có ID là 1 được chọn.

Bước 2: Gõ 1d và sau đó nhấn phím Enter.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào biểu tượng mũi tên lên hoặc xuống để nhập hoặc thay đổigiá tr ị trong trường dữ liệu Duration.

Giá tr ị 1 day sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu Duration. Project vẽ một thanh bar Gantt

cho nhiệm vụ này, nó bắt đầu tại ngày bắt đầu của d ự án mà bạn đã thiết lập trước đó trong Chương

2, đó là ngày 5 tháng 1 năm 2015.






Chương III 34

Trước khi các nhiệm vụ được liên k ết với nhau ( Link ) hoặc ngày bắt đầu hoặc kết thúc cụthể được thiết lập, Project sẽ thiết lập tất cả các nhiệm vụ mới mà có một giá trị thời hạn thực hiện

bắt đầu vào ngày bắt đầu của d ự án ( Start date trong hộp thoại Project Information). Điều này

đúng cả với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công lẫn tự động.

Bước 3: Nhập các thời hạn thực hiện hoặc cụm từ sau đây cho các nhiệm vụ sau đây:

ID Task Name Duration

2 Design and order

marketin material

Check with Marketing team

3 Public Launch Phase Nhấn phím Enter để bỏ quanhiệm vụ này

4 Distribute advance copies 2d

Đối với nhiệm vụ có ID là 5, Coordinate magazine feature articles, bạn sẽ nhập ngày bắtđầu và ngày k ết thúc và Project sẽ tính toán thời hạn thực hiện.

Bước 4: Trong trường d ữ liệu thuộc cột có nhãn Start tương ứng với nhiệm vụ có ID là 5,gõ 19/1/15 r ồi sau đó nhấn phím Tab.

Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn ngày mà bạn muốn trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn

Start. Kích vào đầu mũi tên mầu đen trong trường dữ liệu đang được chọn và bảng lịch xuất hiện,

trong bảng lịch đó di chuyển đến tháng mà bạn muốn. R ồi sau đó kích vào ngày bạn muốn.

Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Finish tương ứng với nhiệm vụ có ID là5, gõ 27/1/15 r ồi sau đó nhấn phím Enter.

Project tính toán thời hạn thực hiện nhiệm vụ là sáu ngày. Lưu ý đây là sáu ngày làm việc:Từ thứ Hai đến thứ Tư, và ngày thứ Sáu của tuần đầu tiên, và sau đó là ngày thứ hai và thứ ba của

tuần k ế tiếp. Project cũng vẽ thanh bar Gantt cho nhiệm vụ, kéo dài trên các ngày làm việc nàycộng với các ngày không làm việc (sự kiện tinh thần Thứ 5 ngày 22 tháng 1 mà bạn thiết lập trongchương hai cộng với ngày nghỉ cuối tuần) nằm giữa chúng, được hiển thị như sau đây.

Bước 6 : Đối với nhiệm vụ ID 6, Launch public web portal for the book , bạn không biếtthời hạn thực hiện lẫn ngày bắt đầu hoặc ngày k ết thúc, nhưng bạn vẫn có thể nắm bắt được những






Chương III 35

gì mà bạn biết.

Bước 7 : Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Start của nhiệm vụ 6, gõ About two weeks

before launch complete và sau đó nhấn Enter.

Cũng như giá trị thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, bạn cũngcó thể nhập một chuỗi văn bản cho ngày bắt đầu hoặc kết thúc hoặc cho cả hai. Khi nhiệm vụ này

được chuyển đổi sang chế độ tiến độ tự động, chuỗi văn bản đó sẽ được thay thế bởi các ngày cụthể.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Làm thế nào mà bạn đến gần được thời hạn thực hiện chínhxác?

Bạn nên xem xét hai quy tắc chung sau khi ước lượng thời hạn thực hiện nhiệm vụ:

- Thời hạn thực hiện của toàn bộ d ự án thường tương đương với thời hạn hiện của nhiệmvụ; các dự án kéo dài thường có xu hướng có các nhiệm vụ có thời hạn thực hiện dài hơn so vớicác nhiệm vụ trong các d ự án ngắn.

- Nếu bạn theo dõi quá trình thực hiện của dự án so với k ế hoạch của bạn (sẽ được mô tả

trong chương 7 và một số chương tiếp theo) bạn cần phải xem xét mức độ chi tiết mà bạn muốnáp d ụng cho các nhiệm vụ trong k ế hoạch của bạn. Ví d ụ, nếu bạn có một d ự án kéo dài nhiều năm,có thể là không thiết thực hoặc thậm chí là không thể khi theo dõi các nhiệm vụ được đo theo phút

hoặc giờ. Nói chung, bạn nên đo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ ở mức độ chi tiết thấp nhất.

Đối với các dự án bạn làm việc trong cuốn sách này thì thời hạn thực hiện được cung cấpcho bạn. Còn đối với các dự án của bạn thì bạn sẽ thường phải ước lượng thời hạn thực hiện củacác nhiệm vụ. Nguồn tư liệu tốt cho việc ước lượng thời hạn thực hiện gồm có:

- Thông tin lịch sử từ các d ự án tương tự trước đó.

- Ước lượng từ những người mà sẽ hoàn thành nhiệm vụ của bạn.

- Sự phán đoán lão luyện của những người đã quản lý các dự án tương tự.- Các mức trung bình của các cơ quan tổ chức chuyên nghiệp hoặc công nghiệp mà đã thực

hiện các d ự án tương tự như d ự án của bạn.

Một quy tắc đã qua kinh nghiệm được gọi là quy tắc 8/80. Quy tắc này đề xuất thời hạnthực hiện nhiệm vụ từ 8 giờ (hoặc một ngày) đến 80 giờ (10 ngày làm việc, hoặc hai tuần) là thờihạn chuẩn. Các nhiệm vụ mà thời hạn thực hiện ngắn hơn một ngày có thể là bị chia quá nhỏ và

nhiệm vụ có thời hạn thực hiện lâu hơn hai tuần có thể là quá dài để quản lý đúng. Có nhiều lý dochính đáng để phá vỡ quy tắc này, nhưng đối với hầu hết các công việc trong các dự án của bạnthì nó có đáng để xem xét.

Đối với sự phức tạp, các dự án có thời hạn thực hiện dài hoặc các d ự án bao gồm một lượnglớn các ẩn số, thì bạn có thể tạo các ước lượng về thời hạn thực hiện chi tiết chỉ của những nhiệmvụ được bắt đầu sớm và được hoàn thành sớm (ví dụ, trong vòng 2-4 tuần). Sau đó bạn chỉ có thểước lượng thời hạn thực hiện r ất chung chung cho các nhiệm vụ mà chúng sẽ bắt đầu sau đó (víd ụ, sau 2-4 tuần). Bạn có thể duy trì một buổi họp định kỳ về việc ước lượng thời hạn thực hiệncủa nhiệm vụ với các nhóm đều đặn theo thời gian.

Đối với các dự án phức tạp, có lẽ bạn sẽ kết hợp những điều này và các chiến lược khác đểước lượng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bởi vì việc ước lượng thời hạn thực hiện của nhiệmvụ không chính xác là một nguồn rủi ro chính trong bất kỳ dự án nào, nên việc tạo ra các ước lượngtốt là k ết quả của những nỗ lực đáng giá đã bỏ ra.

3.3. Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng Ngoài việc nhập các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn cũng có thể muốn kê khai một sự kiện

quan tr ọng cho k ế hoạch của d ự án của bạn, chẳng hạn như ngày k ết thúc một giai đoạn quan trọngcủa d ự án. Để làm được điều này, bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ cột mốc- Milestone Task .






Chương III 36

Các nhiệm vụ cột mốc là các sự kiện quan trọng mà hoặc là đạt được trong k ế hoạch (

chẳng hạn như sự hoàn thành của một giai đoạn của công việc) hoặc là áp đặt lên k ế hoạch ( chẳnghạn như một thời hạn chót để chính thức xin tài tr ợ vốn). Bởi vì bản thân nhiệm vụ cột mốc thườngkhông bao gồm ất kỳ sự làm việc gì nên các nhiệm vụ cột mốc được đại diện bởi các nhiệm vụ cóthời hạn thực hiện bằng không.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn chỉ được biết ngày mà các hoạt độnglên k ế hoạch của việc ra mắt cuốn sách mới cần phải được hoàn tất để việc ra mắt cuốn sách diễnra đúng thời gian. Và bạn muốn ngày này được hiển thị trong k ế hoạch.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ cột mốc .

Bước 1: Kích vào tên của nhiệm vụ có ID là 3, Public Launch Phase.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích Milestone .

Project chèn một hàng cho nhiệm vụ mới và thay đổi lại số thứ tự (ID) của các nhiệm vụtiếp theo ở phía sau nó. Project đặt tên cho nhiệm vụ mới là <New Milestone> và đưa cho nó mộtthời hạn thực hiện 0 ngày. Cũng như các nhiệm vụ mới khác, nhiệm vụ cột mốc này ban đầu được

lên tiến độ vào ngày bắt đầu của dự án là ngày 05 tháng 1. Bước 3: Với việc tên của nhiệm vụ cột mốc <New Milestone> đang được chọn, gõ

Planning complete! r ồi sau đó nhấn phím Enter.

Nhiệm vụ cột mốc này đã được thêm vào k ế hoạch của bạn.

Trong phần biểu đồ phía bên phải của khung nhìn Gantt Chart thì nhiệm vụ cột mốc xuất

hiện với biểu tượng của 1 viên kim cương ( hình thoi).Lưu ý: Bạn có thể đánh dấu một nhiệm vụ có bất cứ thời hạn thực hiện nào là một nhiệm

vụ cột mốc. Kích đúp vào tên của nhiệm vụ để hiển thị hộp thoại Task Information, và sau đókíc vào tab Advanced và tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Mark task as milestone.

3.4. Tạo ra các nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch

Bạn sẽ thấy nó hữu ích sử dụng các nhiệm vụ khái quát-Summary Task để tổ chức xắp xếpcác nhóm của các nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với nhau trong một d ạng đề cương (Outline).

Khi các nhiệm vụ khái quát được sắp xếp theo trình tự thời gian thì các nhiệm vụ khái quát cấp cao nhất được gọi là các giai đoạn.

Khi xem xét một k ế hoạch của d ự án, việc nhìn thấy các nhiệm vụ được tổ chức trong mộtcấu trúc d ạng đề cương sẽ giúp bạn và các bên liên quan suy ngh ĩ về các đầu mục công việc chính.

Ví d ụ, người ta thường phân chia các d ự án xuất bản sách thành thành các giai đoạn là: biên tập,thiết kế và sản xuất. Với một cấu trúc đề cương được áp d ụng, sau đó bạn có thể bung ra hoặc thu






Chương III 37

gọn đề cương để chỉ hiển thị mức độ chi tiết mà bạn muốn. Bạn tạo ra một cấu trúc đề cương bằngcách thụt lề vào ra các nhiệm vụ. Trong Project, các nhiệm vụ thụt vào bên dưới một nhiệm vụkhái quát được gọi là nhiệm vụ con.

Các nhiệm vụ khái quát được mặc định là chế độ tiến độ tự động và không phải là thủ công.

Thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ tự động được tính toán bởiProject, là khoảng thời gian tính từ ngày bắt đầu sớm nhất cho tới ngày k ết thúc muộn nhất củacác nhiệm vụ con của nó. Nếu bạn trực tiếp chỉnh sửa thời hạn thực hiện hoặc ngày bắt đầu hoặcngày k ết thúc của một nhiệm khái quát có chế độ tiến độ tự động thì nó sẽ được chuyển thành

nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công.

Khi một nhiệm vụ khái quát ở chế độ tiến độ thủ công, thời hạn thực hiện của nó sẽ đượctính toán d ựa tr ên các nhiệm vụ con của nó, y như thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ khái quát

có độ tiến độ tự động. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát

có chế độ tiến độ thủ công và Project sẽ theo dõi cả thời hạn thực hiện thủ công mà bạn đã nhậpvào lẫn thời gian hạn thực hiện được tính toán.

Lưu ý: Bạn sẽ làm việc với các nhiệm vụ khái quát với cả hai thời hạn thực hiện thủ côngvà thời hạn thực hiện được tính toán tự động trong chương 9.

Cấp cao nhất trong cấu trúc đề cương của một k ế hoạch được gọi là nhiệm vụ tổng quát

của dự án-Project Summary Task . Theo mặc định Project tự động tạo ra nhiệm vụ tổng quát củad ự án nhưng không hiển thị nó. Bởi vì nhiệm vụ tổng quát của d ự án có cấp cao nhất trong cấutrúc đề cương của k ế hoạch nên nó bao gồm các chi tiết được cuộn lên roll-up từ tất cả các nhiệmvụ con. Nó cũng đại diện cho toàn bộ thời hạn thực hiện của k ế hoạch, do đó nó là một cách tiệnd ụng để nhìn thấy một số các chi tiết thiết yếu, chẳng hạn như thời hạn thực hiện tổng thể của kếhoạch.

* Nghiệp vụ quản lý d ự án: Lập kế hoạch kiểu Top-down và Bottom-up

Hai phương pháp phổ biến để phát triển các nhiệm vụ và các giai đoạn trong d ự án là lập

k ế hoạch từ tr ên xuống (Top-down) và lập kế hoạch từ dưới lên ( Bottom-up):- Lập kế hoạch kiểu Top-down: xác định giai đoạn chính hoặc các thành phần chính trong

d ự án trước khi điền vào tất cả các chi tiết được yêu cầu để hoàn thành các giai đoạn đó, và đạidiện là các nhiệm vụ khái quát. Các d ự án phức tạp có thể có một vài lớp nhiệm vụ khái quát đượclồng nhau. Phương pháp này thực hiện từ tổng quát đến chi tiết cụ thể.

- Lập kế hoạch kiểu Bottom-up: xác định càng nhiều các nhiệm vụ ở mức chi tiết nhất có

thể thì càng tốt trước khi lên đề cương chúng thành các nhóm theo logic được gọi là các giai đoạnhoặc các nhiệm vụ khái quát. Phương pháp này thực hiện từ chi tiết cụ thể đến tổng quát.

Tạo ra nhiệm vụ và các giai đoạn chính xác cho hầu hết các d ự án phức tạp đòi hỏi một sựk ết hợp của cả hai phương pháp lập kế hoạch Top-down và Bottom-up. Thông thường, một ngườiquản lý của d ự án bắt đầu lập các giai đoạn chính (lập k ế hoạch kiểu Top-down) và các tài nguyên

là những người sẽ thực thi trong d ự án cung cấp các nhiệm vụ chi tiết để điền vào từng giai đoạnđó (lập kế hoạch kiểu Bottom-up).

Nhiệm vụ của phần này: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, k ế hoạch ra mắt cuốn sách bây giờ đã được ráp lại với nhau đủ để tổ chức xắp xếp kế hoạch thành hai giai đoạn tuần tự.

Trong ví d ụ này, bạn lên đề cương danh sách các nhiệm vụ của bạn bằng cách tạo ra cácnhiệm vụ khái quát:

Bước 1: Chọn tên của các nhiệm vụ có ID từ 5 đến 7.

Đây là những nhiệm vụ mà bạn muốn chúng là các nhiệm vụ con của giai đoạn - Public

launch phase.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Indent Task .






Chương III 38

Project nâng cấp nhiệm vụ ID 4 thành một nhiệm vụ khái quát và chuyển nó sang chế độtiến độ tự động. Hoặc bạn có thể nghĩ là Project đã hạ cấp các nhiệm vụ có ID từ 5 đến 7 thành

các nhiệm vụ con. Dù suy ngh ĩ theo cách nào thì k ế hoạch này bây giờ bao gồm một nhiệm vụkhái quát và các nhiệm vụ con.

Lưu ý: Nếu bạn muốn hạ cấp một nhiệm vụ khái quát quay tr ở lại thành một nhiệm vụ con,

bạn phải thay đổi cấu trúc đề cương của các nhiệm vụ con bên dưới nhiệm vụ vụ khái này. Chọn

tất cả các nhiệm vụ con và sau đó kích vào lệnh Outdent trong nhóm lệnh Schedule thuộc tabTask.

Chú ý tới ảnh hưởng về việc lên tiến độ của việc tạo ra nhiệm vụ khái ở tr ên. Bởi vì nhiệmvụ 6 đã có ngày bắt đầu và k ết thúc cụ thể nên Project thiết lập ngày bắt đầu của nhiệm vụ khái

quát ( và nhiệm con khác của nó mà có thời hạn thực hiện) cùng với ngày bắt đầu của nhiệm vụ 6,

ngày 19 tháng 1.

Tiếp theo bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ khái quát khác theo một cách thức khác.

Bước 3: Lựa chọn tên của các nhiệm vụ có ID từ 1 tới 3.

Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích Summary .

Project chèn một hàng cho một nhiệm vụ mới, thụt lề các nhiệm vụ được chọn ở bước 3 và đổi lại số ID của tất cả các nhiệm vụ phía sau. Project sẽ đặt tên cho nhiệm vụ mới này là

<Summary New Task>.

Bước 5: Với tên của nhiệm vụ <Summary New Task> đang được lựa chọn, gõ Planning

Phase và nhấn Enter.

Bây giờ k ế hoạch đã được tổ chức thành hai giai đoạn công việc.

Nhiệm vụ khái quát Thanh bar của nhiệm vụ khái

Các nhiệm vụ con






Chương III 39

3.5. Tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ bằng các liên kết

Khi bạn liên k ết các nhiệm vụ, bạn tạo các mối quan hệ về việc lên tiến độ giữa các nhiệmvụ đó. Những mối quan hệ về nhiệm vụ này được gọi là các phụ thuộc- Dependence, kiểu như "sựbắt đầu của nhiệm vụ này bị phụ thuộc vào việc hoàn thành một nhiệm vụ trước nó". Một khi bạntạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ (còn gọi là các liên k ết- Link ), Project có thể tự động điều chỉnhviệc lên tiến độ của các nhiệm vụ được liên k ết khi các thay đổi xảy ra trong kế hoạch của bạn.

Tạo các phụ thuộc bằng việc liên k ết các nhiệm vụ là r ất quan trọng để nhận được toàn bộ lợi íchtừ công cụ lên tiến độ của Project.

Hãy xem xét một kiểu quan hệ phụ thuộc mà bạn có thể tạo ra giữa hai nhiệm vụ. Hầu hếtcác k ế hoạch yêu cầu các nhiệm vụ phải được thực hiện theo một thứ tự cụ thể. Ví d ụ, nhiệm vụ“viết một chương” nào đó của một cuốn sách cần phải được hoàn thành trước nhiệm vụ “chỉnh sửachương” đó có thể xảy ra. Hai nhiệm vụ này có một mối quan hệ phụ thuộc kiểu finish-to-start (

k ết thúc-tới-bắt đầu), và nó có hai khía cạnh:

- Nhiệm vụ thứ hai phải xảy ra sau nhiệm vụ đầu tiên, đây là trình tự xảy ra.- Nhiệm vụ thứ hai chỉ có thể xảy ra chỉ khi nhiệm vụ đầu tiên được hoàn thành, và đây là

sự phụ thuộc.

Trong Project, nhiệm vụ đầu tiên (" Viết một chương” của cuốn sách ) được gọi là nhiệmvụ tiền nhiệm-Predecessor bởi vì nó đi trước các nhiệm vụ phụ thuộc vào nó. Nhiệm vụ thứ hai (" Chỉnh sửa chương” đó của cuốn sách ) được gọi là nhiệm vụ k ế nhiệm-Successor bở i vì nó nốitiếp hoặc đi theo sau các nhiệm vụ mà nó phụ thuộc vào. Bất kỳ nhiệm vụ nào đều có thể là nhiệmvụ tiền nhiệm của một hoặc nhiều nhiệm vụ kế nhiệm. Tương tự như vậy, bất kỳ nhiệm vụ nào

cũng có thể là nhiệm vụ k ế nhiệm của một hoặc nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm.

Mặc dù điều này nghe có vẻ phức tạp, nhưng hai nhiệm vụ chỉ có thể có một trong bốn

kiểu quan hệ về nhiệm vụ.

M ối quan hệ phụ thuộc

Nghĩa l à Thể hiện trong khung nhìn Gantt Chart

Ví d ụ

Finish-to-start

(FS)

Ngày k ết thúc của nhiệmvụ tiền nhiệm quyết địnhngày bắt đầu của nhiệm vụk ế nhiệm. Đây là mối quanhệ về nhiệm vụ mặc định.

Một chương của cuốnsách phải được viếttrước khi nó có thểđược chỉnh sửa.

Start-to-start (SS) Ngày bắt đầu của nhiệmvụ tiền nhiệm quyết địnhngày bắt đầu của nhiệm vụk ế nhiệm.

Đặt in và đặt giấy có liênquan chặt chẽ, và chúngnên bắt đầu cùng mộtlúc.






Chương III 40

Finish-to-finish (FF)

Ngày k ết thúc của nhiệmvụ tiền nhiệm quyết địnhngày k ết thúc của nhiệmvụ kế nhiệm.

Các nhiệm vụ yêu cầucác thiết bị cụ thể phảik ết thúc trước khi thờigian thuê chúng k ết thúc .

Start-to-finish (SF)

Ngày bắt đầu của nhiệmvụ tiền nhiệm quyết định

ngày k ết thúc của nhiệmvụ kế nhiệm.

Thời điểm máy in bắtđầu chạy quyết định

nhiệm vụ lựa chọn máyđóng sách phải k ết thúc.

Lưu ý: Bạn có thể điều chỉnh mối quan hệ về tiến độ giữa các nhiệm vụ tiền nhiệm và

nhiệm vụ k ế nhiệm với thời gian sớm-lead time hoặc thời gian tr ễ ( chậm)- lag time. Ví d ụ, bạn cóthể thiết lập một thời gian trễ 2 ngày giữa thời điểm kết thúc của một nhiệm kế nhiệm và thời điểm

bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm của nó. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 8.

Sự thể hiện các quan hệ về nhiệm vụ và việc giải quyết các thay đổi tới ngày bắt đầu và k ếtthúc đã được lên tiến độ là hai l ĩnh vực mà việc sử dụng một công cụ lên tiến độ giống như Project thực sự đáng giá. Ví d ụ, bạn có thể thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ hoặc thêm hoặc gỡ

bỏ các nhiệm vụ ra khỏi một chuỗi các nhiệm vụ được liên k ết, và Project sẽ tự động lên lại tiếnđộ các nhiệm vụ cho phù hợp.

Các mối quan hệ về nhiệm vụ xuất hiện trong một số cách trong Project, bao gồm như sau:

- Trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt và trong khung nhìn Network Diagram, các

mối quan hệ về nhiệm vụ xuất hiện là các đường thẳng k ết nối các nhiệm vụ.

- Trong các bảng biểu, chẳng hạn như bảng Entry, các số ID của các nhiệm vụ tiền nhiệmsẽ xuất hiện trong trường d ữ liệu Predecessor của các nhiệm vụ kế nhiệm. (Bạn có thể cần phảikéo thanh đứng đang chia đôi khung nhìn thành hai phần sang bên phải để thấy cột có nhãn

Predecessor ).

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. K ế hoạch ra mắt cuốn sách mới đangliên k ết các phần riêng lẻ của nó r ất tốt. Các nhiệm vụ đã được lên đề cương bên dưới các nhiệmvụ khái quát, và bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo ra các mối quan hệ về nhiệm vụ.

Trong ví d ụ này, bạn liên k ết các nhiệm vụ để tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ giữa chúng:

Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ có ID là 2 và 3.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Link the Selected Tasks .

Nhiệm vụ có ID là 2 và 3 được liên k ết bởi sự phụ thuộc mặc định finish-to-start .

Đường liên k ết biểu thị một mối quan hệ về nhiệm vụ giữa chúng






Chương III 41

Chú ý r ằng nhiệm vụ 3 trước đây không có ngày bắt đầu-Start và ngày k ết thúc-Finish,

nhưng bằng cách làm cho nó là một nhiệm vụ k ế nhiệm của nhiệm vụ 2, bạn đã đưa cho Project

đủ thông tin để cấp cho nhiệm vụ 3 một ngày bắt đầu: ngày 06 tháng 1, ngày làm việc tiếp sau khi

k ết thúc nhiệm vụ 2.

Bạn có chú ý việc làm nổi bật bằng màu xanh da tr ời của một số trường dữ liệu Duration,

Start và Finish khi bạn liên k ết các nhiệm vụ? Project làm nổi bật các giá trị bị ảnh hưởng saumỗi lần bạn thay đổi việc lên tiến độ trong k ế hoạch.

Lưu ý: Để hủy bỏ liên k ết giữa các nhiệm vụ, chọn các nhiệm vụ mà bạn muốn hủy bỏ liên

k ết và sau đó kích vào Unlink Tasks trong trong nhóm lệnh Schedule trên tab Task.

Tiếp theo, bạn sẽ liên k ết nhiệm vụ 3 và 4 bằng một cách khác.

Bước 3: Chọn tên của nhiệm vụ 4, Planning complete!

Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information .

Hộp thoại Task Information sẽ xuất hiện.

Bước 5: Kích vào tab Predecessors. Bước 6 : Kích vào ô d ữ liệu tr ống không ngay bên dưới tiêu đề cột Task Name và sau đó

nhấp vào hình mũi tên nhỏ màu đen xuất hiện ở bên phải ô dữ liệu này.

Bước 7 : Trong danh sách liệt k ê tên các nhiệm vụ hiện ra, kích vào Design and order

marketing material.

Bước 8: Nhấn nút OK để đóng hộp thoại Task Information.

Nhiệm vụ 3 và 4 đã được liên k ết bởi mối quan hệ Finish-to-Start .

Lưu ý: Hãy nhớ lại rằng bất cứ nhiệm vụ nào đều có thể có nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm. Một cách mà bạn có thể chỉ r õ các nhiệm vụ tiền nhiệm thêm vào là thêm chúng trong tab

Prodecessor thuộc hộp thoại Task Information. Đối với các mối quan hệ Finish-to-Start ( kiểuliên k ế mặc định ), nhiệm vụ tiền nhiệm có ngày k ết thúc muộn nhất quyết định ngày bắt đầu củanhiệm vụ kế nhiệm. Nhiệm vụ tiền nhiệm này đôi khi được gọi là "nhiệm vụ tiền nhiệm phát

động"- Driving predecessor bởi vì nó quyết định hoặc phát động ngày bắt đầu của nhiệm vụ k ếnhiệm của nó. Project bao gồm một tính năng mà giúp bạn thấy nhiệm vụ tiền nhiệm phát độngvà các mối quan hệ của nhiệm vụ k ế nhiệm một cách d ễ dàng hơn. Tính năng này được gọi là “lộtrình hay đường đi của nhiệm vụ”- Task Path và được mô tả trong Chương 8.

Tiếp theo bạn sẽ liên k ết tất cả các nhiệm vụ con bên dưới nhiệm vụ khái quát Public

Launch Phase trong một thao tác.

Bước 9: Chọn tên của các nhiệm vụ có ID từ 6 đến 8.

Bước 10: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Link the Selected Tasks

.






Chương III 42

Các nhiệm vụ từ 6 tới 8 được liên k ết.

Lưu ý: Nhiệm vụ có ID từ 6 đến 8 là liền kề với nhau. Để chọn các nhiệm vụ mà chúng

không nằm liền kề nhau, chọn nhiệm vụ đầu tiên r ồi giữ phím Ctrl và sau đó chọn các nhiệm vụkhác.

Có một số cách liên k ết các nhiệm vụ, và sau đây bạn sẽ sử dụng thêm một cách nữa để

liên k ết hai giai đoạn của k ế hoạch r a mắt cuốn sách mới. Bước 11: Trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, di chuyển con tr ỏ chuột tới

thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát có ID là 1- Planning Phase, và sau đó kích ( có giữ phím

trái chuột) và kéo xuống vị trí thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát 5- Public Launch Phase.

Lưu ý r ằng trong quá trình bạn kéo con trỏ chuột, biểu tượng con trỏ chuột sẽ thay đổi sang

biểu tượng liên k ết và cửa sổ nhỏ xuất hiện ( pop -up window) cập nhật thông tin khi bạn di chuộtqua thanh các bar Gantt khác.

Khi con tr ỏ chuột nằm trên thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát 5, nhả phím trái chuộtđang giữ.

Hai nhiệm vụ khái quát 1 và 5 đã được liên k ết bởi mối quan hệ kiểu Finish-to-Start .

Cho đến thời điểm này, bạn đã sử dụng ba cách khác nhau để liên k ết các nhiệm vụ. Mộtcách đơn giản khác để tạo ra một mối quan hệ về nhiệm vụ là nhập số ID của nhiệm vụ tiền nhiệm

Po -u window






Chương III 43

trong trường dữ liệu Predecessors của nhiệm vụ kế nhiệm. Khi bạn sử dụng Project nhiều hơnnữa, có thể bạn sẽ tìm thấy trong số các cách đó một cách mà bạn thấy thích hợp cho mình hoặctìm ra các cách khác để liên k ết các nhiệm vụ.

Lưu ý: Khi làm việc với các nhiệm vụ khái quát, bạn có thể hoặc là liên k ết trực tiếp các

nhiệm vụ khái quát (như bạn đã làm ở tr ên ) hoặc liên k ết nhiệm vụ muộn nhất của giai đoạn đầutiên với nhiệm vụ sớm nhất trong giai đoạn thứ hai. K ết quả về việc lên tiến độ là như nhau trongcả hai trường hợp. Tuy nhiên, dù trong bất cứ trường hợp nào bạn cũng không thể liên k ết mộtnhiệm vụ khái quát tới một trong số các nhiệm vụ con của nó. Làm như thế tạo ra một vấn đề vềviệc lên tiến độ vòng tròn và không lôgic, vì thế Project không cho phép điều đó xảy ra.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ nhập một giá tr ị thời hạn thực hiện cụ thể cho nhiệm vụ 3.Đội ngũ marketing của nhà xuất bản Lucerne Publishing đã báo cáo r ằng ước tính của họ đối vớinhiệm vụ 3 là nó nên có một thời hạn thực hiện là là hai tuần .

Bước 13: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 3, gõ 2w và sau đó nhấn Enter.

Chú ý r ằng thời hạn thực hiện mới của nhiệm vụ 3 đã khiến thời hạn thự hiện của nhiệmvụ khái quát Planning Phase tăng lên, nhưng nó lại không ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của nhiệmcột mốc 4. Tại sao lại không? Hãy nhớ rằng nhiệm vụ cột mốc này vẫn đang trong chế độ tiến độthủ công. Bạn có thể bắt buộc Project điều chỉnh ngày ngày bắt đầu và k ết thúc của nhiệm vụ này

trong khi vẫn giữ chế độ tiến độ thủ công của nó.

Bước 14: Chọn tên của nhiệm vụ 4.

Bước 15: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích Respect Links

.

Project sẽ lên lại tiến độ cho nhiệm vụ 4 để bắt đầu sau khi hoàn thành nhiệm vụ tiềnnhiệm của nó, nhiệm vụ 3. Bạn có thể thấy rằng sự bắt đầu của nhiệm vụ khái quát 5- Public

Launch Phase đã không tôn tr ọng mối liên k ết của nó với nhiệm vụ tiền nhiệm của nó, nhiệm vụkhái quát 1- Phase summary task . Việc k ích vào lệnh Respect Link cùng với nhiệm vụ khái quát

5- Public Launch Phase đang được chọn sẽ không khiến nó lên lại tiến độ như khi nó đã làm vớinhiệm vụ 4. Đó là bởi vì ngày bắt đầu và k ết thúc của nhiệm vụ khái quát được d ẫn dắt bởi ngày

bắt đầu sớm nhất và ngày k ết thúc muộn nhất của các nhiệm vụ con của nó, mà trong trường hợp






Chương III 44

này nó vẫn đang trong chế độ tiến độ thủ công. Bạn sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách chuyểnsang chế độ tiến độ tự động ở trong phần tiếp theo.

3.6. Chuyển chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ thủ công sang tự động

Theo mặc định Project thiết lập các nhiệm vụ mới trong chế độ tiến độ thủ công- Manually

Scheduled . Thực tế, cho đến phần này của cuốn sách bạn đã làm việc chỉ với các nhiệm vụ có chế

độ tiến độ thủ công. Trong Project bạn kiểm soát việc lên tiến độ của các nhiệm vụ theo hai cáchthức khác nhau:

- Làm việc với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công- Manually Scheduled sẽ nhanh chóngnắm giữ được một số chi tiết nhưng không có sự lên tiến độ các nhiệm vụ. Hãy ngh ĩ rằng mộtnhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công là một sự giữ chỗ ban đầu mà bạn có thể tạo ra bất cứ lúc nào

mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của k ế hoạch. Bạn có thể ban đầu không biết gì nhiều hơnngoài cái tên của nhiệm vụ và điều đó OK . Khi bạn phát hiện ra hoặc quyết định thêm các chi tiếtvề nhiệm vụ này, chẳng hạn như khi nào nó xảy ra, bạn có thể thêm các chi tiết đó tới kế hoạch.

- Làm việc với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động- Auto Scheduled để sử d ụng đầy đủlợi ích của công cụ lên tiến độ mạnh mẽ trong Project.

Với chế độ tiến độ tự động, Project tự động cập nhật các giá tr ị về tiến độ được tính toánnhư thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu và k ết thúc để đáp ứng tới những thay đổi trong một kế hoạch.Các thay đổi tới các yếu tố như các ràng buộc, các mối quan hệ về nhiệm vụ hoặc lịch có thể khiếnProject tính toán lại các nhiệm vụ bị ảnh hưởng.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới đã đượcxem xét bởi các tài nguyên là những người sẽ thực hiện công việc và bởi những bên liên quan khác

của dự án. Mặc dù bạn mong đợi kế hoạch này thay đổi một chút khi bạn biết nhiều hơn về sự ramắt của cuốn sách, nhưng bây giờ bạn đã đủ tự tin để chuyển đổi chế độ tiến độ của các nhiệm vụtrong toàn bộ kế hoạch từ thủ công sang tự động.

Trong ví d ụ này, bạn chuyển đổi các nhiệm vụ sang chế độ tiến độ tự động và sau đó thaylà thay đổi sự mặc định về chế độ tiến độ để các nhiệm vụ mới tạo có chế độ tiến độ tự động.

Bước 1: Chọn tên của các nhiệm vụ từ 2 tới 4.

Những nhiệm vụ này hiện đang được thiết lập ở chế độ tiến độ thủ công, được biểu thị là

biểu tượng cái đinh ghim trong cột Task Mode.

Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Tasks, kích Auto Schedule .

Project sẽ chuyển các nhiệm vụ này sang chế độ tiến độ tự động.

Project thay đổi các biểu tượng trong cột Task Mode từ hình cái đinh ghim sang biểu tượng

và thay đổi định dạng của các thanh bar Gantt của những nhiệm vụ này để cho biết rằng chúngđang ở chế độ tiến độ tự động. Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng một phương pháp khác để thay đổi chếđộ tiến độ cho một nhiệm vụ .

Bướ c 3: Kích vào trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Task Mode của nhiệm vụ 6 và sau đó






Chương III 45

nhấp vào mũi tên mầu đen xuất hiện ở bên phải ô.

Bước 4: Trong danh sách hiện ra, kích chọn Auto Scheduled .

Lần này, nhiệm vụ 6 đã được lên tiến độ lại để bắt đầu muộn hơn. Tại sao điều này xảy ra?

Hãy nhớ tới sự phụ thuộc giữa hai nhiệm vụ khái quát. Sự phụ thuộc này nói r ằng, nhiệm vụ Public

Launch Phase nên bắt đầu ngay khi nhiệm vụ Planning Phase được hoàn thành. Tuy nhiên, donhiệm vụ 6 và các nhiệm vụ con khác của Public Launch Phase được thiết lập ở chế độ tiến độ thủcông nên Project đã không lên lại tiến độ các nhiệm vụ này để lý giải cho sự phụ thuộc đó.

Tuy nhiên, ngay sau khi bạn thiết lập nhiệm vụ 6 có chế độ tiến độ tự động, Project đã làm

điều đó và cũng điều chỉnh ngày bắt đầu của nhiệm vụ khái quát của nó.

Các nhiệm vụ con còn lại là 7 và 8 vẫn đang ở chế độ tiến độ thủ công, vì vậy Projsect đã

không lên lại tiến độ cho chúng. Bạn sẽ chuyển chế độ tiến độ cho các nhiệm vụ này ở bước tiếptheo.

Bước 5: Chọn tên của nhiệm vụ 7 và 8.

Bước 6 : Trên tab Task, tại nhóm lệnh Tasks, kích Auto Schedule.Project lên lại tiến độ các nhiệm vụ còn lại. Việc này đã rút ngắn thời hạn thực hiện của

nhiệm vụ Public Launch Phase và của toàn bộ dự án.

Vào lúc này, k ế hoạch này đang được thiết lập để bất kỳ nhiệm vụ mới mà bạn có thể nhậpcó chế độ tiến độ là thủ công. Bạn có thể vẫn giữ thiết lập này như hiện tại và sau đó chuyển các

nhiệm vụ cụ thể sang chế độ tiến độ tự động. Tuy nhiên, k ế hoạch này đã phát triển đủ để bây giờchuyển sang chế độ tiến độ tự động và sau đó thiết lập một số nhiệm vụ cụ thể sang chế độ tiến độthủ công khi cần.

Bước 7 : Trên tab Task, trong nhóm lệnh Tasks, kích Schedule Mode ( kích vào biểutượng đầu mũi tên nhỏ màu đen) và sau đó chọn Auto Schedule.

Lưu ý: Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các chế độ tiến độ của k ế hoạch hiện đang đượcmở ra trong Project bằng cách kích đoạn văn bản New Tasks trên thanh tr ạng thái và sau đó chọn






Chương III 46

chế độ tiến độ muốn chuyển đổi.

Bạn cũng có thể thay đổi loại chế độ tiến độ mặc định mà Project áp d ụng cho tất cả cáck ế hoạch mới được tạo ra sau đó. Để làm điều này, vào tab File kích Options và sau đó nhấp vào

tab Schedule. Trong khu vực có nhãn Schedule, kích vào hộp chọn có nhãn Scheduling options

for this project, r ồi kích chọn All New Projects và sau đó trong hộp chọn có nhãn New tasks

created , kích chọn Auto Scheduled .

Tiếp theo bạn sẽ thấy việc lên tiến độ tự động trong hành động khi bạn một nhiệm vụ mớitới kế hoạch.

Bước 8 :Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Task Name bên dưới nhiệm vụ có ID là

8, gõ Launch social media programs for book và sau đó nhấn Enter.

Project thêm nhiệm vụ mới này tới kế hoạch. Theo mặc định, nó không liên k ết với bất kỳnhiệm vụ nào khác, được cung cấp một thời hạn thực hiện là một ngày và được lên tiến độ để bắtđầu vào ngày bắt đầu của nhiệm vụ khái quát của nó. Không giống như các nhiệm vụ có chế độtiến độ thủ công, các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động có được một thời hạn thực hiện và ngày

bắt đầu, ngày k ết thúc khi được thêm tới kế hoạch.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ liên k ết hai nhiệm vụ.

Bước 9: Chọn tên của nhiệm vụ có ID là 8 và 9 .

Bước 10: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích Link the selected tasks.

Project liên k ết hai nhiệm vụ này. Chú ý r ằng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quátPublic Launch Phase được cập nhật tự động từ 9 lên 10 ngày .

3.7. Kiểm tra thời hạn thực hiện và ngày kết thúc của kế hoạch

Tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình lên k ế hoạch hoặc thực hiện của một dự án, bạn và

các bên liên quan khác của dự án rất có thể sẽ muốn biết d ự án được d ự kiến hoàn thành trong baonhiêu lâu. Bạn không nhập tr ực tiếp tổng thời hạn thực hiện hoặc ngày k ết thúc trong một kế hoạch,

và bạn không cần phải làm. Project tính toán những giá trị này trên d ựa tr ên các thời hạn thực

hiện của nhiệm vụ, những phụ thuộc, các cái điều chỉnh về lịch dự án và r ất nhiều yếu tố khác mà bạn đã ghi lại trong một kế hoạch.

Một cách dễ dàng để xem thời hạn thực hiện của kế hoạch và ngày bắt đầu, ngày k ết thúcđược dự kiến là thông qua khung nhìn Timeline, nhiệm vụ tổng quát của d ự án, và hộp thoại






Chương III 47

Project Information.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, k ế hoạch của bạn cho việc ra mắt cuốnsách mới đang giúp giúp đỡ nhóm thực hiện có được sự tổ chức xắp xếp cho công việc sắp tới.Bạn thường xuyên bị yêu cầu cung cấp thời hạn thực hiện, ngày k ết thúc hiện đang được d ự kiếncủa k ế hoạch ra mắt cuốn sách.

Trong ví d ụ này, bạn kiểm tra tổng thời hạn thực hiện của kế hoạch và ngày k ết thúc dự kiếnd ựa tr ên các thời hạn thực hiện của các nhiệm vụ và các mối quan hệ mà bạn đã nhập.

Bước 1: Trong khung nhìn Timeline ở phía trên khung nhìn Gantt Chart, chú ý tới ngày bắtđầu và k ết thúc hiện tại của kế hoạch này.

Lưu ý: Nếu khung nhìn Timeline không hiển thị, trên tab View, trong nhóm lệnh Split View,

tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline.

Khung nhìn Timeline là một cách thức tiện dụng để nhìn thấy bức tranh tổng thể của k ếhoạch. Ở đây, bạn đang chỉ nhìn thấy ngày bắt đầu và k ết thúc, nhưng trong những chương sau, bạn sẽ làm việc với khung nhìn Timeline theo những cách khác nữa.

Tiếp theo bạn sẽ có được một cái nhìn sâu hơn về thời hạn thực hiện của k ế hoạch.


Hộp thoại Project Information sẽ xuất hiện .

Ở đây, lại một lần nữa bạn nhìn thấy ngày k ết thúc: 3/2/15. Bạn không thể tr ực tiếp chỉnhsửa ngày k ết thúc này được bời vì k ế hoạch này đang được thiết lập là lên tiến độ k ể từ ngày bắtđầu. Project tính toán ngày k ết thúc của k ế hoạch d ựa trên khoảng thời gian kéo dài của các ngày

làm việc được yêu cầu để hoàn thành các nhiệm vụ, bắt đầu từ ngày bắt đầu của kế hoạch. Bất kỳsự thay đổi nào tới ngày bắt đầu này đều khiến Project tính toán lại ngày k ết thúc.

Tiếp theo, chúng ta sẽ xem các thông tin về thời hạn thực hiện một cách chi tiết hơn.

Bước 3: Trong hộp thoại Project Information kích Stalistics…

Hộp thoại Project Stalistics xuất hiện.

Bạn không cần phải hiểu hết tất cả những con số này, nhưng thời hạn thực hiện hiện tại ( Dữliệu ô thuộc cột có nhãn Duration, và thuộc hàng có nhãn Current ) là đáng chú ý. Thời gian thực

hiện này là số ngày làm việc ( không kể những ngày có khoảng thời gian trôi qua ) giữa ngày bắtđầu và ngày k ết thúc của k ế hoạch.

Lưu ý: Project xác định tổng thời hạn thực hiện của một k ế hoạch bằng cách tính toán sựkhác biệt giữa ngày bắt đầu sớm nhất và ngày k ết thúc muộn nhất của các nhiệm vụ của kế hoạch.






Chương III 48

Thời hạn thực hiện này của kế hoạch cũng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác , chẳng hạn như cácmối quan hệ về nhiệm vụ (đã được thảo luận ở phần tr ên trong chương này). Bởi vì Project phân

biệt giữa thời gian làm việc và thời gian không làm việc nên thời hạn thực hiện của một nhiệm vụkhông nhất thiết phải tương đương với khoảng thời gian trôi qua.

Bước 4: Kích Close để đóng hộp thoại Project Stalistics.

Tiếp theo bạn sẽ hiển thị nhiệm vụ tổng quát của d ự án trong khung nhìn Gantt Chart. Bước 5: Nhấn vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Gantt Chart.

Do đang hướng sự tập trung trong khung nhìn Gantt Chart , nhãn ngữ cảnh phía trên tab

Format thay đổi thành Gantt Chart Tools.

Bước 6 : Trên tab Format, trong nhóm lệnh Show/Hide, tích chọn vào hộp kiểm Project

Summary Task .

Project hiển thị nhiệm vụ tổng quát của d ự án ở vị trí trên cùng của khung nhình Gantt

Chart với một số ID là “0”. Ở đây bạn sẽ thấy các giá tr ị của thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu và

k ết thúc giống như đã được hiển thị ở trong hộp thoại Project Stalistcs và một thanh bar Gantt

được vẽ bắt đầu từ ngày bắt đầu tới ngày k ế thúc của toàn bộ kế hoạch.

3.8. Chú thích cho nhiệm vụ với ghi chú và siêu liên kết

Bạn có thể ghi các thông tin bổ sung về một nhiệm vụ trong một ghi chú. Ví d ụ, bạn có thểcó các mô tả chi tiết của một nhiệm vụ nhưng lại muốn giữ cho tên của nhiệm vụ đó được ngắngọn, bạn có thể thêm các chi tiết như thông tin đó vào một ghi chú của nhiệm vụ thay vào tên củanhiệm vụ đó. Bằng cách đó, các thông tin này cư trú trong kế hoạch và có thể đễ dàng xem hoặcin chúng.

Có ba loại ghi chú : ghi chú cho nhiệm vụ, ghi chú cho tài nguyên và ghi chú cho sự phân

công. Bạn có thể nhập và xem lại các ghi chú cho nhiệm vụ trên tab Notes trong hộp thoại Task

Information. Các ghi chú Project hỗ trợ một loạt các tùy chọn về định dạng văn bản, thậm chí bạn có liên k ết hoặc lưu trữ các hình ảnh đồ họa và các kiểu loại tập tin khác trong ghi chú.

Lưu ý: Bạn sẽ làm việc với các ghi chú cho tài nguyên trong chương 4.

Đôi khi bạn có thể muốn liên k ết một nhiệm vụ trong một kế hoạch với các thông tin được

lưu trữ trong một tài liệu khác hoặc trên một trang web. Các siêu liên k ết- Hyperlink cho phép bạnk ết nối một nhiệm vụ cụ thể tới các thông tin bổ sung tồn tại bên ngoài k ế hoạch.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có một số chi tiết về một số nhiệm vụtrong k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới mà bạn muốn ghi chúng vào k ế hoạch. Việc giữ những chitiết như vậy trong kế hoạch sẽ giúp bạn sau này và nó cũng sẽ có ích cho bất kỳ ai khác liên quan

Project Summary Task Thanh bar Gantt của Project Summary Task






Chương III 49

đến dự án, những người có thể làm việc với k ế hoạch này trong tương lai

Trong ví d ụ này, bạn nhập các ghi chú cho nhiệm vụ và các siêu liên k ết tới tài liệu chứađựng các thông tin quan tr ọng về một số nhiệm vụ:

Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ 6, Distribute advance copies.

Bước 2:. Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Notes.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào tên nhiệm vụ và chọn Notes trên Shortcut menu xuất hiện .

Project sẽ hiển thị hộp thoại Task Information cùng tab Notes đang được chọn.

Bước 3: Trong phần nhập dữ liệu có nhãn Notes, gõ Get recipient list from publicist .

Bước 4: Kích OK.

Một biểu tượng ghi chú sẽ xuất hiện trong cột có nhãn là Indicators .

Bước 5: Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng ghi chú của nhiệm vụ 6.

Một đoạn ghi chú mà xuất hiện trong một ScreenTip. Đối với các ghi chú mà là quá dài đểhiển thị trong một ScreenTip, bạn có thể kích đúp chuột vào biểu tượng ghi chú để hiển thị đầy đủnội dung của ghi chú đó.

Bạn có thể để ý thấy có một biểu tượng ghi chú dành cho nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của d ự án. Chúng ta sẽ xem xét nó sau đây.

Bước 6 : Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng ghi chú của nhiệm vụ 0.

Bạn có thể nhận ra r ằng đoạn ghi chú mà xuất hiện trong ScreenTip đến từ phần 3-“ Nhậptiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch” trong chương 2. Văn bản này đã được nhập trongtrường dữ liệu Comments của hộp thoại Propeties. Như bạn có thể thấy, văn bản đã được nhậptrong trường dữ liệu Comments xuất hiện như là một ghi chú của nhiệm vụ tổng quát của dự án.

Nếu bạn thêm hoặc thay đổi một ghi chú của nhiệm vụ tổng quát như bạn đã làm tr ước đó vớinhiệm vụ 6 thì sự thay đổi này sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu Comments trong hộp thoạiProperties.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ tạo ra một siêu liên k ết .

Bước 7 : Kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ 8, Launch public Web portal for book , và sau

đó chọn mục Hyperlink trong Shortcut menu xuất hiện.

Hộp thoại Insert Hyperlink sẽ xuất hiện

Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Text to display, gõ Add to spring catalog here.

Bước 9: Trong nhập có nhãn Address, gõ http://www.lucernepublishing.com/

Bước 10: Nhấn OK.


http://www.lucernepublishing.com/

http://www.lucernepublishing.com/





Chương III 50

Một biểu tượng siêu liên k ết xuất hiện trong cột có nhãn Indicators . Di chuyển contr ỏ chuột tới biểu tượng siêu liên k ết để hiển thị đoạn văn bản mô tả mà bạn đã gõ ở tr ên.

Để mở trang web trong trình duyệt của bạn, hoặc là kích vào biểu tượng siêu liên k ết hoặclà kích chuột phải biểu tượng siêu liên k ết và trong shortcut menu xuất hiện, chọn mục Hyperlink

và sau đó là Open Hypelink .

Lưu ý: Bạn có thể nhanh chóng gỡ bỏ các ghi chú, các siêu liên k ết hoặc các định dạng rakhỏi các nhiệm vụ được chọn, Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Clear (trông giốngnhư một cái tẩy), và sau đó chọn lệnh mà bạn muốn.






Chương IV 51

Thiết lập các tài nguyên






Chương IV 52

Microsoft Project 2013 hỗ trợ ba loại tài nguyên. Đó là tài nguyên làm việc, và hai loại tàinguyên có mục đích đặc biệt: chi phí và nguyên vật liệu. Tóm lại, sau đây là cách hiểu về ba loạitài nguyên này:

- Work resource: Tài nguyên làm việc, bao gồm con người và thiết bị cần thiết để hoàn thànhcác nhiệm vụ trong một kế hoạch của d ự án .

- Cost resource: Tài nguyên chi phí, đại diện cho một chi phí tài chính gắn liền với mộtnhiệm vụ mà bạn cần phải tính đến trong k ế hoạch. Ví d ụ, bao gồm các loại chi phí như chi phí đidu lịch, chi phí vui chơi giải trí và những thứ khác.

- Material resource: Tài nguyên nguyên vật liệu là các mặt hàng tiêu dùng ( ví d ụ sắt, thép,xi măng…) mà bạn dùng khi d ự án thực hiện. Ví d ụ, một dự án xây dựng có thể cần phải theo dõilượng sắt thép hoặc bê tông khi nó được sử dụng trong suốt d ự án.

Trong chương này, bạn sẽ thiết lập các tài nguyên làm việc và tài nguyên chi phí. Bạn sẽlàm việc với các tài nguyên nguyên vật liệu trong Chương 10.

Quản lý tài nguyên hiệu quả là một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc sử dụngProject hơn là các công cụ lập k ế hoạch tập trung vào nhiệm vụ. Bạn không cần phải thiết lập tài

nguyên và phân công chúng tới các nhiệm vụ trong Project, tuy nhiên việc không làm các thôngtin này có sẵn trong Project có thể khiến bạn đạt được ít hiệu quả trong việc quản lý dự án của

bạn. Thiết lập thông tin về tài nguyên trong Project có mất một chút nỗ lực, nhưng thời gian bỏ ralà đáng giá nếu dự án của bạn chủ yếu bị d ẫn dắt bởi ràng buộc về thời gian hoặc chi phí (và gầnnhư tất cả các dự án đều bị d ẫn dắt bởi một trong hai hoặc là cả hai yếu tố này).

4.1. Nhập tên của tài nguyên làm việc

Tài nguyên làm việc là con người và thiết bị làm các công việc của d ự án. Project tập trungvào hai khía cạnh của tài nguyên làm việc: sự sẵn sàng để dùng và các chi phí của chúng. Sự sẵnsàng để dùng quyết định khi nào thì các tài nguyên cụ thể có thể làm việc trong các nhiệm vụ và

các tài nguyên đó có thể hoàn thành được bao nhiêu công việc. Chi phí là ám chỉ đến chi phí tàichính phải gánh chịu do các tài nguyên thực hiện công việc trong d ự án.

Một số ví dụ về cách thức mà bạn có thể nhập tên tài nguyên làm việc được liệt k ê trong bảng sau:

Tài nguyên làm việc Ví d ụ nhập

Các cá nhân được xác định bởi tên Jun Cao ; Zac Woodall

Các cá nhân được xác định bởi tên công việc hoặc chức

danh

Người chịu trách nhiệm xuất bản; Chuyên gia hợp đồng

Các nhóm người có chung các kỹ năng ( Khi phân công

những tài nguyên có thể thay thế cho nhau được tới một

nhiệm vụ, có thể bạn sẽ không quan tâm tới việc cá

nhân đó là ai, miễn là họ có k ỹ năng phù hợp)

Các thư k ý tòa soạn; nhóm

thợ xếp chữ

Thiết bị Máy in

* Cân nhắc về t ài nguyên thiết bị.

Trong Project, bạn thiết lập các tài nguyên con người và thiết bị trong cùng một cách thứcgiống nhau, chúng đều là những ví dụ về tài nguyên làm việc. Tuy nhiên, bạn cần phải nhận thứcđược các khác biệt quan trọng trong cách thức mà bạn có thể lên tiến độ cho hai tài nguyên làmviệc này. Hầu hết các tài nguyên con người đều có một ngày làm việc điển hình là 8 giờ và thườngkhông quá 12 giờ, nhưng các tài nguyên thiết bị có thể có các khả năng làm việc đa dạng hơnnhiều, từ làm việc trong khoảng thời gian ngắn ( tuân theo sự duy tu bảo dưỡng ) cho tới suốt ngàyđêm mà không gián đoạn. Hơn nữa, những tài nguyên con người có thể linh hoạt trong các nhiệmvụ mà họ có thể thực thi, nhưng các tài nguyên thiết bị lại có xu hướng chuyên d ụng hơn. Ví d ụ,






Chương IV 53

một người biên tập nội dung cho một dự án sách cũng có thể làm việc như một thư k ý tòa soạn trong lúc gay go thiếu người, nhưng một máy photo không thể thay thế cho một máy in.

Bạn không cần phải theo dõi từng thiết bị sẽ được sử dụng trong k ế hoạch của bạn, nhưng bạn có thể muốn thiết lập các tài nguyên thiết bị khi:

- Nhiều đội hoặc nhóm người có thể cần cùng một thiết bị để hoàn thành các nhiệm vụ khác

nhau cùng một lúc, và thiết bị đó có thể bị đăng ký sử dụng quá nhiều.- Bạn muốn lập kế hoạch và theo dõi các chi phí liên quan với các trang thiết bị. Hãy xem

xét những vấn đề này nếu k ế hoạch của bạn có các tài nguyên thiết bị.

Project có thể giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh hơn về việc quản lý các tài nguyênlàm việc lẫn việc giám sát các chi phí tài chính.

Lưu ý: Nếu bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có Lync 2010 hoặc sau đây sẽ càiđặt, bạn có thể bắt đầu nhắn tin, gọi điện hoặc gọi điện hình ảnh tr ực tiếp từ các danh sách tàinguyên trong Project. Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng hiện diện bên cạnh tên của các tàinguyên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã có một khởi đầu tốt với danh sáchcác nhiệm vụ của việc ra mắt cuốn sách mới. Bạn đang sẵn sàng để thiết lập các tài nguyên cầnthiết để hoàn thành công việc ra mắt cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. Cũngnhư danh sách các nhiệm vụ, bạn đang mong đợi một số thay đổi trong tương lai tới các chi tiếtcủa tài nguyên khi bạn biết hiểu thêm về dự án, nhưng bạn đã có đủ thông tin để bắt đầu ngay bâygiờ .

Trong ví d ụ, bạn nhập tên của một số tài nguyên làm việc.

Bạn cần các tập tin Simple Resources_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 4 đi kèmtheo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Resources_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên làSimple Resources.

Bước 1: Trên các tab View, trong nhóm lệnh Resource Sheet, kích Resource Sheet .

Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Sheet để nhập danh sách ban đầu của các tài nguyênd ự án ra mắt cuốn sách mới.

Bước 2: Nhấp vào trường dữ liệu trên cùng thuộc cột có nhãn là Resource Name.

Bước 3: Gõ Jun Cao và nhấn phím Enter.

Project sẽ tạo ra một tài nguyên mới.

Bước 4: Trong các trường dữ liệu trống tiếp theo trong cột có nhãn Resource Name. nhậptên các tài nguyên sau:

Sharon SalavariaToby Nixon

Toni Poe

Zac Woodall






Chương IV 54

Khi bạn tạo ra một tài nguyên làm việc mới, Project sẽ mặc định gán cho nó 100% Max.Unit .

Những tài nguyên này đều là những cá nhân riêng r ẽ. Bạn cũng có thể có một tài nguyên đạidiện cho nhiều người. Bạn sẽ nhập tài nguyên như thế ở bước kế tiếp.

Bước 5: Trong trường d ữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Name bên dưới tài nguyên cuốicùng, gõ Copyeditors (nhóm thư k ý tòa soạn ) và sau đó nhấn Enter.

Lưu ý: Nếu bạn thấy cần phải thêm một tài nguyên mới vào danh sách của bạn và bạn muốnthêm tài nguyên mới vào vị trí mà không phải là nằm ở cuối danh sách. Đây là cách thực hiện,chọn tên tài nguyên mà bạn muốn nó xuất hiện tr ực tiếp bên dưới tài nguyên mới. Trên tab

Resource, trong nhóm lệnh Insert, kích Add Resource và sau đó chọn loại tài nguyên bạn muốn.

* Cách tốt nhất để nhập t ên tài nguyên là gì ?

Trong Project, tên của các tài nguyên làm việc có thể đề cập đến những người cụ thể ( chẳnghạn như Sharon Salavaria ) hoặc các chức danh công việc cụ thể (chẳng hạn như người chịu tráchnhiệm xuất bản-Publisher hoặc chuyên gia hợp đồng-Contract Specialist ). Sử dụng bất cứ quy ướcđặt tên nào cũng được miễn là hợp lý nhất với bạn và cho những người sẽ thấy k ế hoạch của bạn. Câu hỏi quan trọng là: Ai sẽ nhìn thấy các tên cái tên của tài nguyên và họ sẽ nhận biết các tàinguyên này như thế nào? Các cái tên tài nguyên mà bạn chọn sẽ xuất hiện cả trong Project vàtrong bất kỳ thông tin nào đó về tài nguyên được chia sẻ từ Project. Ở đây có hai ví d ụ:

- Trong khung nhìn mặc định Gantt Chart, tên của mỗi tài nguyên xuất hiện bên cạnh cácthanh bar Gantt của các nhiệm mà tài nguyên đó được phân công tới.

- Trong báo cáo Resource Overview, tên của mỗi tài nguyên xuất hiện tr ên tr ục của biểu đồ Resource Start và Work Status, và cả trong bảng Resource Status.

Một tài nguyên có thể đề cập tới một người nào đó đang là nhân viên hoặc một người nàođó mà chức vụ sẽ được điền vào sau. Trong trường hợp bạn có thể không có tên của những ngườicụ thể cần nhập, hãy sử dụng các mô tả về tên hoặc chức danh công việc để giữ chỗ khi thiết lậpcác tài nguyên trong Project.

4.2. Nhập khả năng làm việc tối đa của tài nguyên

Trường dữ liệu Max.Units đại diện cho khả năng làm việc tối đa của một tài nguyên để làmviệc trong các nhiệm vụ được phân công tài nguyên đó. Định r õ r ằng một tài nguyên có 100% đơnvị tối đa-maximun Units được hiểu là 100 phần trăm thời gian làm việc của tài nguyên đó đang sẵnsàng để làm việc trong các nhiệm vụ trong kế hoạch. Project sẽ cảnh báo bạn với một chỉ thị vàđịnh dạng màu đỏ nếu bạn phân công tài nguyên tới nhiều hơn số lượng các nhiệm vụ mà tàinguyên đó có thể thực hiện tại đơn vị tối đa 100% (hay nói cách khác là tài nguyên đó bị phân bổvượt mức-overallocated ). 100 % là giá tr ị Max.Unit mặc định cho các tài nguyên mới.

Đối với tài nguyên đại diện không phải cho một người cụ thể mà là một nhóm người cóchung k ỹ năng và có thể thay thế nhau được, bạn có thể nhập một giá trị đơn vị tối đa lớn hơn để

biểu thị số lượng người có sẵn. Nhập một giá trị đơn vị tối đa chẳng hạn như 800 % cho một tài

nguyên có ngh ĩa là bạn có thể mong đợi rằng tám cá nhân đều thuộc về tài nguyên đó sẽ có sẵn đểlàm việc toàn thời gian full-time trong từng ngày làm việc bình thường.

Đối với tài nguyên mà có một tiến độ làm việc là ít hơn toàn thời gian-Full time, bạn có thểnhập một giá trị đơn vị tối đa nhỏ hơn. Việc nhập một giá tr ị đơn vị tối đa chẳng hạn như 75 %






Chương IV 55

cho một tài nguyên có ngh ĩa là bạn có thể mong đợi r ằng khả năng làm việc của tài nguyên đó chỉ bằng ba phần tư khả năng làm việc của một tài nguyên làm việc toàn thời gian full-time. Đối vớimột tuần làm việc 40 giờ thì khả năng làm việc của tài nguyên đó là 30 giờ (40h x 75%). Lưu ýr ằng một khả năng làm việc bán thời gian- part time như vậy có thể áp dụng cho một nhân viênlàm việc bán thời gian hoặc một nhân viên làm việc toàn thời gian nhưng được phân bổ tới mộtmột dự án cụ thể chỉ làm việc bán thời gian.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần phải thay đổi giá tr ị đơn vị tối đa100% mặc định cho một số tài nguyên. Bạn được biết r ằng bốn thư k ý tòa soạn (copyeditor ) có k ỹnăng như nhau sẽ được phân bổ cho việc ra mắt cuốn sách mới. Bạn cũng có một tài nguyên trongk ế hoạch, Sharon Salavaria, là người sẽ làm việc bán thời gian tại nhà xuất bản.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ điều chỉnh các giá tr ị Max.Units cho một tài nguyên mà đại diện chomột nhóm người và một tài nguyên khác mà khả năng làm việc trong k ế hoạch này là bán thờigian.

Bước 1: Kích vào trường dữ liệu Max.Units của tài nguyên Copyeditors.

Bước 2: Nhập hoặc chọn 400 % , và sau đó nhấn Enter.

Lưu ý: Khi bạn kích một giá tr ị số học trong một trường dữ liệu giống Max.Units, hai mũitên lên và xuống xuất hiện. Bạn có thể kích vào chúng để hiển thị tr ị số mà bạn muốn, hoặc đơngiản hơn là gõ một trị số vào trong trường dữ liệu này .

Tiếp theo, bạn sẽ cập nhật giá tr ị Max.Units cho Sharon Salavaria để thể hiện r ằng cô ấylàm việc bán thời gian.

Bước 3: Kích vào trường dữ liệu Max.Units của Sharon Salavaria, gõ hoặc chọn 50 % , vàsau đó nhấn phím Enter.

Lưu ý: Nếu bạn thích, bạn có thể nhập vào đơn vị tối đa là số thập phân hoặc số nguyên(chẳng hạn như là 0,5 ; 1 ; 4 ) chứ không phải là tỷ lệ phần trăm ( chẳng hạn như 50 % , 100 % ,400 % ). Để sử dụng định dạng này, vào tab File, chọn Options. Trong hợp thoại Project Options,kích vào tab Schedule. Bên d ưới khu vực có nhãn Schedule, trong hộp chọn có nhãn Show

assignment units as kích chọn Decimal.Với những thay đổi này tới Max.Units, Project sẽ xem như các tài nguyên này bị phân bổ

vượt mức khi công việc được phân công vượt quá khả năng làm việc của họ. Bạn sẽ làm việc vớitài nguyên bị phân bổ vượt mức trong Chương 10.

4.3. Nhập các mức lương của tài nguyên

Hầu như tất cả các dự án có một số khía cạnh về tài chính và chi phí lại giới hạn phạm vicủa nhiều dự án. Theo dõi và quản lý các thông tin về chi phí trong Project cho phép người quảnlý của d ự án trả lời những câu hỏi quan trọng như:

- Tổng chi phí dự kiến của dự án d ựa tr ên các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và các sự phân công tài nguyên là cái gì?

- Có phải tổ chức của bạn đang sử dụng các tài nguyên đắt tiền để làm các nhiệm vụ mà cáctài nguyên ít tốn kém có thể làm không?






Chương IV 56

- Mỗi chi phí tài nguyên hoặc chi phí nhiệm vụ cụ thể sẽ có giá là bao nhiêu trên vòng đờicủa dự án ?

-

Có phải tổ chức của bạn đang tiêu tiền ở một mức mà nó có thể duy tr ì được thời hạn thựchiện được lên k ế hoạch của dự án không ?

Trong Project, bạn có thể nhập mức lương trung bình-Standard Rate và chi phí mỗi lần sử

d ụng cho các tài nguyên làm việc và tài nguyên nguyên vật liệu. Nhớ lại rằng trong Project có baloại tài nguyên: làm việc, nguyên vật liệu và chi phí. Các tài nguyên chi phí không sử dụng mứclương và được miêu tả ở phần sau trong chương này .

Khi một tài nguyên làm việc được nhập một mức lương trung bình và được phân công tớimột nhiệm vụ, Project tính toán chi phí của sự phân công này. Project thực hiện điều đó bằngcách nhân giá tr ị thời gian làm việc của sự phân công đó với mức lương trung bình của tài nguyênđó-cả hai đều dùng chung một đơn vị về thời gian ( chẳng hạn như đơn vị giờ). Sau đó bạn có thểthấy chi phí cho từng tài nguyên, chi phí cho từng sự phân công và chi phí cho từng nhiệm vụ(cũng như các chi phí được cuộn lên các nhiệm vụ khái quát và toàn bộ kế hoạch). Bạn sẽ phâncông các tài nguyên tới các nhiệm vụ trong chương 5.

Project xử lý các chi phí làm thêm giờ theo cách khác. Project sẽ áp dụng mức lương làmthêm giờ -Overtime Rate chỉ khi bạn ghi cụ thể giờ làm thêm cho một sự phân công. Bạn sẽ tìmhiểu thêm các thông tin về việc làm thêm giờ trong Chương 15. Project không tự động tính cácgiờ làm thêm và các chi phí liên quan bởi vì có một sự tình cờ là nó sẽ áp dụng làm thêm giờ khi

bạn không có ý định về nó. Trong nhiệm vụ về việc ra mắt của cuốn sách mới, tiến độ làm việccủa Jun Cao là một ví dụ. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thiết lập một tiến độ làm việc 10 giờ mỗingày, bốn ngày mỗi tuần cho Jun Cao ( một tiến độ làm việc "Four-by-ten" ). Tiến độ làm việc đóvẫn là một tuần làm việc-40 giờ bình thường, mặc dù hai giờ cộng thêm mỗi ngày có thể bị nhầmlẫn cho là thêm giờ với giả định một ngày bình thường làm tám giờ .

Ngoài ra hoặc thay vì các mức chi phí, một tài nguyên có thể bao gồm một khoản phí màProject cộng d ồn tới từng nhiệm vụ mà tài nguyên được phân công đến. Việc này được gọi là chi

phí mỗi lần sử dụng cost per use. Không giống như các mức chi phí, chi phí mỗi lần sử dụng không biến đổi theo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ hoặc thời gian làm việc mà tài nguyên thực thi trongnhiệm vụ. Bạn ghi rõ chi phí mỗi lần sử dụng trong trường dữ liệu Cost/Use trong khung nhìn

Resource Sheet.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn nhận được các mức lương cho các tàinguyên làm việc có liên quan đến việc ra mắt cuốn sách mới từ bộ phận tài chính. Các mức lương này bao gồm cả mức lương theo giờ và theo tuần. Bạn cần phải nhập các mức lương này trong k ếhoạch ra mắt cuốn sách mới.

Trong ví d ụ này, bạn nhập vào các mức lương trung bình và làm thêm giờ cho các tài nguyênlàm việc.

Bước 1: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Std.Rate của Jun Cao.

Bước 2: Gõ 42 và nhấn Enter.

Mức lương trung bình theo giờ của Jun Cao là $42 xuất hiện trong cột có nhãn Std.Rate.Lưu ý r ằng mức lương trung bình mặc định là theo giờ, vì vậy bạn không cần phải chỉ r õ chi phícho mỗi giờ.

Bước 3: Trong trường dữ liệu Std.Rate của Sharon Salavaria, gõ 1100/w và nhấn Enter.

Mức lương trung bình theo tuần của Sharon Salavaria xuất hiện trong cột có nhãn Std.Rate.( Bạn có thể cần phải mở rộng bề rộng của cột để xem đầy đủ các mức lương, như được hiển thị ở

dưới đây).Mức lương này là 1100 đô la cho 1 tuần làm việc.






Chương IV 57

Bước 4: Nhập các mức lương trung bình sau đây cho các tài nguyên tiếp theo:

Tên tài nguyên M ức lương trung bình

Toby Nixon 2700/w

Toni Poe Để là 0 (Toni là tác giả của cuốn sách nên bạn không phải theo dõi các chi phí d ựa tr ên mức lương của cô ấy

trong k ế hoạch này)

Zac Woodall 55

Copyeditors 45

Lưu ý: Bạn có thể cần phải mở rộng bề rộng một số cột để thấy đầy đủ các tiêu đề cột và cácgiá tr ị như được thể hiện trong hình minh họa.

Như bạn có thể thấy, bạn có thể nhập các mức lương trung bình theo giờ (mặc định trong

Project ), theo ngày hoặc theo tuần…. Trong thực tế, bạn có thể nhập các mức lương trong tất cảcác đơn vị về thời gian như khi bạn có thể nhập cho các thời hạn thực hiện-từ phút, giờ, ngày …cho đến năm.

Tiếp theo, bạn sẽ nhập một mức lương làm thêm giờ cho một trong số các tài nguyên đó.

Bước 5: Trong trường dữ liệu dành cho mức lương làm thêm giờ ( có nhãn Ovt.Rate ) của Jun Cao, gõ 63 và sau đó nhấn Enter.

Lưu ý: Nếu bạn làm việc với một số lượng lớn các tài nguyên là những người cùng mứclương trung bình hoặc mức lương làm thêm giờ , bạn có thể thiết lập để Project áp d ụng các mứclương này một cách tự động bất cứ khi nào bạn thêm một tài nguyên mới. Để làm điều này, vào

tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, chọn tab Advanced . Dưới khu vực cónhãn General options for this project, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Automatically add new

resources and task và sau đó nhập vào các mức lương mặc định mà bạn muốn.

* V ấn đề về quản lý dự án: Nhận được các thông tin về chi phí của tài nguyên.

Các tài nguyên làm việc có thể chiếm phần lớn chi phí trong nhiều dự án. Để tận dụng đầyđủ lợi ích của các tính năng về quản lý chi phí ở phạm vi rộng trong Project, người quản lý củad ự án nên biết các chi phí liên quan tới từng tài nguyên làm việc. Đối với các tài nguyên là conngười, r ất khó để có được các thông tin đó. Trong r ất nhiều cơ quan tổ chức, chỉ những chuyên giaquản lý cấp cao và các chuyên gia về nhân lực mới biết các mức lương của tất cả các tài nguyênlàm việc tr ong một dự án, và họ có thể xem xét các thông tin mật này. Tùy thuộc vào chính sách

của cơ quan tổ chức của bạn và sự ưu tiên của dự án, bạn có thể không có khả năng theo dõi cácmức lương của tài nguyên. Nếu bạn không thể theo dõi các thông tin về chi phí của tài nguyên vàd ự án của bạn bị hạn chế bởi chi phí, hiệu quả làm việc của bạn khi là một người quản lý của d ựán có thể bị giảm sút, và các nhà tài tr ợ của dự án nên hiểu sự giới hạn này.






Chương IV 58

Nếu bạn có các chi tiết về chi phí trong kế hoạch của bạn và các chi tiết này được coi là cácthông tin nhạy cảm, đòi hỏi phải xem xét có một mật khẩu để mở các k ế hoạch như vậy. Để thiếtlập một mật khẩu, kích vào tab File và sau đó nhấn Save As. Chọn thư mục mà bạn muốn lưu.Trong hộp thoại Save As, kích vào Tools và sau đó chọn General Options.

Một chiến lược khác để xem xét là sử dụng các suất chịu phí bình quân đối cho các tàinguyên là con người. Một suất chịu phí- Burdened rate là một mức lương cộng với các chi phí bình

quân trên đầu người. Một suất chịu phí bình quân mô tả tất cả mọi người nói chung, nhưng khôngcó ai là đặc biệt.

4.4. Điều chỉnh thời gian làm việc trong lịch tài nguyên

Project sử dụng các loại lịch khác nhau cho các mục đích khác nhau. Trong chương 2, bạnđã sửa đổi lịch d ự án để chỉ r õ các ngày không làm việc trong toàn bộ dự án. Trong phần này, sựtập trung của bạn là lịch tài nguyên- Resource Calendar . Một lịch tài nguyên kiểm soát thời gianlàm việc và không làm việc của một tài nguyên cụ thể. Project sử dụng lịch tài nguyên để quyếtđịnh khi nào thì sự làm việc của một tài nguyên có thể được lên tiến độ. Lịch tài nguyên chỉ ápd ụng cho các tài nguyên làm việc ( con người và thiết bị ), không áp d ụng cho tài nguyên nguyên

vật liệu hoặc tài nguyên chi phí.Ban đầu, k hi bạn tạo ra các tài nguyên làm việc trong một kế hoạch, Project tạo ra cho mỗi

một tài nguyên làm việc một lịch tài nguyên. Các thiết lập ban đầu về thời gian làm việc của cáclịch tài nguyên phù hợp với các thiết lập trong lịch dự án, các thiết lập này được mặc định là lịchcơ sở Standard . Lịch cơ sở Standard được xây dựng bên trong Project và nó cung cấp một tiếnđộ làm việc mặc định từ 8 sáng tới 5 giờ chiều, bao gồm 1 giờ cho nghỉ trưa, từ thứ Hai đến thứSáu. Nếu tất cả các thời gian làm việc của các tài nguyên của bạn phù hợp với thời gian làm việccủa lịch dự án thì bạn không cần phải chỉnh sửa bất kỳ lịch tài nguyên nào. Tuy nhiên, r ất có thểlà một số tài nguyên của bạn sẽ cần một số ngoại lệ tới thời gian làm việc trong lịch d ự án như:

- Một tiến độ làm việc linh hoạt về thời gian.

- Thời gian nghỉ lễ, k ỳ nghỉ.

- Các khoảng thời gian khác khi một tài nguyên đang không sẵn sàng để làm việc trong d ựán, chẳng hạn như khoảng thời gian dùng trong đào tạo hoặc tham dự một cuộc thảo luận.

Lưu ý: Nếu bạn có một tài nguyên là người đang sẵn sàng làm việc bán thời gian trong d ựán của bạn, bạn có thể bị lôi cuốn tới việc thiết lập thời gian làm việc của tài nguyên này trong d ựán để phản ánh một tiến độ làm việc bán thời gian, chẳng hạn như từ 8 sáng đến 12 giờ trưa mỗingày. Tuy nhiên, có một phương pháp tốt hơn, đó là điều chỉnh sự sẵn sàng của tài nguyên đó đãđược ghi lại trong trường dữ liệu Max.Units thành 50% như đã làm ở trong ví d ụ trước đối với tàinguyên tên là Sharon Salavaria. Sự thay đổi giá tr ị tối đa khả năng làm việc của tài nguyên giữ

sự tập trung vào khả năng làm việc của tài nguyên để làm việc trong dự án thay vì tập trung vàocác thời gian cụ thể của ngày, khi công việc đó có thể xảy ra. Bạn có thể thiết lập giá trị tối đa chomột tài nguyên trong khung nhìn Resource Sheet.

Những thay đổi mà bạn thực hiện trong lịch dự án sẽ tự động được phản ánh trong các lịchtài nguyên cùng bắt nguồn từ lịch dự án. Ví d ụ, trong Chương 2, bạn đã chỉ rõ một ngày khônglàm việc cho một sự kiện tinh thần của nhân viên, và Project đã lên lại tiến độ tất cả công việc để

bỏ qua ngày đó. Tuy nhiên, lưu ý r ằng một khi bạn tạo ra một ngoại lệ về lịch tài nguyên thì ngoạilệ đó sẽ không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi sau này tới lịch dự án.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có hai cập nhật về thời gian làm việccần làm trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Toby Nixon đã nói với bạn là anh ấy sẽ tham d ự một

hội nghị, và Jun Cao sẽ làm việc toàn thời gian nhưng với một tiến độ không bình thường là 10giờ mỗi ngày và bốn ngày mỗi tuần. Bạn cần cập nhật các lịch tài nguyên của họ cho phù hợp.

Trong ví d ụ này, bạn chỉ rõ thời gian làm việc và không làm việc cho các tài nguyên làmviệc.






Chương IV 59


Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện .

Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn For calendar, kích chọn Toby Nixon.

Lịch tài nguyên của Toby Nixon xuất hiện trong hộp thoại Change Working Time. Toby đãnói với bạn r ằng anh ấy sẽ không sẵn sàng để làm việc vào thứ sáu, ngày 23 tháng 1, bởi vì anh ấy

có k ế hoạch tham dự hội nghị ngành công nghiệp sách.

Bước 3: Trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Working Time, kích tr ực tiếp vàotrường dữ liệu đầu tiên của cột có nhãn là Name và gõ Toby attending a conference.

Đoạn mô tả này cho ngoại lệ lịch là một lời nhắc nhở hữu ích cho bạn và những người khác là người có thể xem k ế hoạch sau này.

Bước 4: Kích vào Start và gõ hoặc chọn 23/1/15.

Bước 5: Để xem trước sự cập nhật về lịch trong hộp thoại, bấm vào trường dữ liệu thuộc cộtcó nhãn Finish.

Lưu ý: Ngoài ra, trong bảng lịch trong hộp thoại Change Working Time, đầu tiên bạn cóthể chọn một ngày hoặc phạm vi các ngày mà bạn muốn tạo ra một ngoại lệ, và sau đó nhập têncủa ngoại lệ đó. Project sẽ chèn ngày bắt đầu và ngày k ết thúc một cách tự động trên lựa chọn của

bạn; sau khi nó làm như thế, nhấn phím Enter.

Mọi lịch tài nguyên đều dựa tr ên lịch d ự án, và lịch d ự án mặc định là lịch cơ sở Standard .

Project sẽ không lên tiến độ làm việc cho Toby trong ngày 23/01 này. Cũng lưu ý r ằng ngày

22/01 là một ngày không làm việc. Ngày hôm đó là ngoại lệ lịch về sự kiện tinh thần của nhânviên trong lịch dự án mà bạn đã tạo ra ở Chương 2.

Lưu ý: Để thiết lập một ngoại lệ về một phần thời gian làm việc cho một tài nguyên, chẳnghạn như một phần của ngày khi mà tài nguyên không thể làm việc, kích vào nút Details. Tronghộp thoại Details bạn cũng có thể tạo ra các ngoại lệ định kỳ tới sự sẵn sàng của tài nguyên.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ thiết lập một tiến độ làm việc " four by ten " (có ngh ĩa là làm4 ngày mỗi tuần và 10 giờ mỗi ngày) cho một tài nguyên.

Bước 6 : Trong hộp chọn có nhãn For calendar kích vào Jun Cao.






Chương IV 60

Bước 7 : Khi một hộp thoại xuất hiện để nhắc nhở bạn lưu các thay đổi về lịch tài nguyên mà bạn đã thực hiện cho Toby Nixon thì kích Yes.

Bước 8: Nhấp vào tab Work weeks trong hộp thoại Change Working Time.

Bước 9: Kích vào trường dữ liệu có ghi là [Default] ngay bên d ưới tiêu đề cột Name, và sauđó kích vào nút Details.

Tiếp theo, bạn sẽ sửa đổi các mặc định về thời gian làm việc trong ngày và số ngày làm việctrong tuần cho Jun Cao.

Bước 10: Bên dưới khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn các ngày từ Monday tớiThursday (ngh ĩa là chọn từ thứ Hai đến thứ Năm).

Đây là những ngày trong tuần mà Jun Cao có thể làm việc bình thường.

Bước 11: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set day (s) to these specific working times.

Tiếp theo bạn sẽ thay đổi thời gian làm việc hàng ngày thông thường của Jun Cao cho nhữngngày cô ấy làm việc bình thường.

Bướ c 12: Trong trường dữ liệu thuộc hàng có số ID là 2, trong cột có nhãn là To kích vào5:00 PM và gõ thay thế nó bằng 07:00 PM r ồi sau đó nhấn phím Enter.

Lưu ý: Trong hình minh họa dưới đây, do đang thiết lập trong hộp thoại Region and Language trong Control Panel của hệ điều hành là ở Việt Nam nên PM được thay bằng CH (chiều).

Cuối cùng, bạn sẽ đánh dấu ngày thứ Sáu (Friday) là ngày không làm việc đối với Jun Cao.

Bước 13: Trong khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn Friday.

Bước 14: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set days to nonworking time.

Bây giờ Project có thể lên tiến độ làm việc cho Jun Cao từ 8 giờ sáng đến 7 giờ tối trongtất cả các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ năm, nhưng nó sẽ không lên tiến độ làm việc cho cô ấyvào các ngày thứ sáu.

Bước 15: Kích OK để đóng hộp thoại Details.






Chương IV 61

Bạn có thể nhìn thấy trên bảng lịch trong hộp thoại Change Working Time, các ngày thứSáu ( cũng như giống như các ngày thứ Bảy và Chủ Nhật ) được đánh dấu là các ngày không làmviệc dành cho Jun Cao.

Bước 16 : Nhấn phím OK để đóng hộp thoại Change Time Working.

Bởi vì bạn chưa phân công các tài nguyên này tới các nhiệm vụ, nên bạn chưa nhìn thấy k ếtquả của việc lên tiến độ của các thay đổi về thiết lập về thời gian không làm việc của họ. Bạn sẽ

phân công các tài nguyên cho các nhiệm vụ trong Chương 5.

Lưu ý: Nếu bạn nhận thấy rằng cần phải chỉnh sửa một số lịch tài nguyên trong cách tươngtự như trên ( ví d ụ, để xử lí lịch ca đêm), thì có một cách có thể dễ dàng hơn đó là gán một lịch cơsở khác tới một tài nguyên hoặc nhóm các tài nguyên. Việc này hiệu quả hơn việc chỉnh sửa từnglịch tài nguyên của từng cá nhân, và bạn có thể sử dụng lịch cơ sở mới để thực hiện các điều chỉnhtrên toàn d ự án tới nó nếu cần. Ví d ụ, nếu dự án của bạn bao gồm cả ca đêm và ca ngày, bạn cóthể áp dụng lịch cơ sở Night Shift tới các tài nguyên làm việc ca đêm. Bạn thay đổi một lịch cơ sởtrong hộp thoại Change Working Time. Đối với nhóm các tài nguyên, bạn có thể lựa chọn trựctiếp một lịch cơ sở cụ thể trong cột Base Calendar trong bảng Entry trong khung nhìn Resource

Sheet.

4.5. Thiết lập tài nguyên chi phí

Một loại khác của tài nguyên mà bạn có thể sử dụng trong Project đó là các tài nguyên chi phí. Bạn có thể sử dụng một tài nguyên chi phí để đại diện cho một chi phí tài chính có liên quantới một nhiệm vụ trong một kế hoạch. Trong khi các tài nguyên làm việc (con người và thiết bị)

có thể có các chi phí liên quan (các mức lương theo giờ và các chi phí cố định cho mỗi lần phâncông), thì mục đích duy nhất của một tài nguyên chi phí là để liên k ết một loại hình cụ thể của chi

phí với một hoặc nhiều nhiệm vụ. Loại hình phổ biến của các tài nguyên chi phí có thể bao gồmcác loại chi phí mà bạn muốn theo dõi trong một kế hoạch đối với mục đích kế toán hoặc báo cáotài chính, chẳng hạn như chi phí du lịch, vui chơi giải trí, hoặc đào tạo.

Các tài nguyên chi phí không làm việc và không có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của nhiệmvụ. Các trường dữ liệu Max.Units, Std.Rate, Ovt.Rate và Cost/Use không áp d ụng cho các tàinguyên chi phí. Sau khi bạn phân công một tài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ và chỉ r õ số tiềncho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể xem chi phí tích lũy cumulative cost của loại tài nguyên chi phí đó,chẳng hạn như tổng chi phí đi lại-travel cost trong một dự án.

Cách thức mà các tài nguyên chi phí tạo ra các giá tr ị chi phí khác với các tài nguyên làmviệc. Khi bạn phân công một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ, tài nguyên làm việc đó có thểtạo ra một chi phí dựa tr ên mức lương ( chẳng hạn 40 $ mỗi giờ ) hoặc một chi phí cố định chomỗi lần sử dụng ( chẳng hạn như mất $ 100 cho mỗi lần phân công) hoặc cả hai chi phí này. Bạn






Chương IV 62

thiết lập một lần các mức lương và các khoản chi phí mỗi lần sử dụng cho tài nguyên làm việc như bạn đã làm trong phần “ Nhập các mức lương tài nguyên” ở tr ên. Tuy nhiên, bạn nhập giá tr ị chi phí của một tài nguyên chỉ khi bạn phân công nó tới một nhiệm vụ. Bạn làm điều này trong trườngd ữ liệu Cost thuộc hộp thoại Assign Resources hoặc trong trường d ữ liệu Cost trong khung nhìnTask Form với các chi tiết Cost được hiển thị. Bạn sẽ làm như vậy trong trong chương 5.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, Theo báo cáo k ết quả kinh doanh của mỗicuốn sách được xuất bản thì đi lại là một chi phí chủ yếu phải gánh chịu trong việc ra mặt mộtcuốn sách. Bộ phận tài chính yêu cầu bạn theo dõi chi phí đi lại trong k ế hoạch. Bạn sẽ làm nhưvậy thông qua tài nguyên chi phí.

Trong phần này, bạn sẽ thiết lập một tài nguyên chi phí.

Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, click vào trường dữ liệu trống tiếp theo bêndưới trong cột có nhãn Name Resource.

Bước 2: Gõ Travel và nhấn phím Tab .

Bước 3: Trong trường d ữ liệu có nhãn Type , kích chọn Cost trong danh sách hiện ra.

Trong chương 5 bạn sẽ phân công tài nguyên chi phí này tới một nhiệm vụ.

4.6. Chú thích cho tài nguyên bằng ghi chú

Bạn có thể nhớ lại trong chương 3 r ằng bạn có thể ghi lại các thông tin bổ sung về một nhiệm

vụ, tài nguyên hoặc một sự phân công trong một ghi chú. Ví d ụ, nếu một tài nguyên có các k ỹnăng linh hoạt mà có thể tr ợ giúp nhiều trong d ự án, thì việc ghi lại điều đó trong một ghi là mộtý tưởng tốt. Bằng cách đó, ghi chú này sẽ cư trú bên trong k ế hoạch và nó có thể dễ dàng để xemhoặc in.

Trong Chương 3, bạn nhập một ghi chú cho nhiệm vụ bằng cách kích vào nút lệnh Notes trong nhóm lệnh Properties thuộc tab Task. Bạn có thể nhập các ghi chú cho tài nguyên bằng một

cách thức tương tự (bằng cách kích vào nút lệnh Notes nhưng là trong nhóm lệnh Properties thuộc tab Resource), nhưng trong ví d ụ này, bạn sẽ sử dụng một phương thức k hác để tạo ghi chú.Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Form, nó cho phép bạn xem và chỉnh sửa các ghi chú cho

nhiều tài nguyên một cách nhanh chóng hơn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thu thập một số thông tin chi tiết

về tài nguyên mà chúng đáng giá để ghi lại trong kế hoạch. Bạn muốn ghi một số một số thông tinvề lịch sử làm việc có liên quan đến nhà xuất bản cho một tài nguyên và một tài nguyên khác thì

bạn có một lưu ý rõ ràng về mức lương của cô ấy.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ nhập các ghi chú trong khung nhìn Resource Form.

Bước 1: Trong cột có nhãn Resource Name, kích chọn Toby Nixon.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích nút Details.

Lưu ý: Bạn cũng có thể tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Details ( chọn Form Resource tronghộp chọn nằm bên cạnh) thuộc nhóm lệnh Split View trong tab View.

Khung nhìn Resource Form sẽ xuất hiện bên dưới khung nhìn Resource Sheet.






Chương IV 63

Trong kiểu phân chia khung nhìn d ạng này, các chi tiết về mục dữ liệu được chọn ở trongkhung nhìn phía trên (trong trường hợp này là một tài nguyên) sẽ xuất hiện trong khung nhìn bên

đưới. Bạn có thể nhanh chóng thay đổi tên của tài nguyên được chọn trong khung nhìn bên trên bằng cách kích trực tiếp vào một cái tên hoặc sử dụng phím mũi tên lên hoặc xuống trên bàn phímhoặc có thể nhấn nút có nhãn là Previous hoặc Next trong khung nhìn Resource Form.

Khung nhìn Resource Form có thể hiển thị một trong số các loại chi tiết. Ban đầu, nó sẽhiển thị các chi tiết về tiến độ. Bước tiếp theo bạn sẽ thay đổi để nó để hiển thị các chi tiết về việcghi chú.

Bước 3: Kích chuột vào bất cứ chỗ nào trong khung nhìn Resource Form.

Bây giờ, với sự tập trung đang hướng về khung nhìn Resource Form, nhãn ngữ cảnh phíatrên tab Format sẽ thay đổi thành Resource Form Tools.

Bước 4: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Notes .

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải trong khung nhìn Resource Form và chọn Notes

trên Shortcut menu xuất hiện.

Các chi tiết về việc ghi chú xuất hiện trong khung nhìn Resource Form.

Bước 5: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Toby worked on launch campaigns for Toni Poe’s

previous two books.






Chương IV 64

Lưu ý r ằng ngay sau khi bạn bắt đầu gõ nội dung ghi chú thì nút Previous và Next trongkhung nhìn Resource Form sẽ thay đổi thành OK và Cancel .

Bước 6 : Bấm nút OK.

Trong khung nhìn Resource Sheet, một biểu tượng ghi chú xuất hiện trong cột chỉ thị Indicator .

Bước 7 : Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng ghi chú xuất hiện bên cạnh cái tên Toby Nixon trong khung nhìn Resource Sheet.

Ghi chú xuất hiện trong một cửa sổ ScreenTip. Đối với các ghi chú mà nó quá dài để hiểnthị trong ScreenTip, bạn có thể kích đúp vào biểu tượng ghi chú để hiển thị đầy đủ nội dung củaghi chú. Bạn cũng có thể xem nội dung các ghi chú mà quá dài trong khung nhìn Resource Form hoặc trong hộp thoại Resource Information.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ thêm một ghi chú cho một tài nguyên khác.

Bước 8: Trong khung nhìn Resource Form, nhấn nút Previous để chuyển sự tập trungsang Sharon Salavaria và hiển thị các thông tin chi tiết của cô ấy.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào cái tên Sharon Salavaria trong khung nhìn Resource

Sheet bên trên khung nhìn Resource Form.

Bước 9: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Sharon’s standard pay rate is adjusted for her half-

time work schedule. Sau đó bấm nút OK.

Bước cuối cùng, bạn sẽ ẩn khung nhìn Form Resource.

Bước 10: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích vào nút Details. Khung nhìn Resource Form bị ẩn đi, chỉ để lại khung nhìn Resource Sheet.






Chương V 65

Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ






Chương V 66

Trong chương 3 và chương 4, bạn đã tạo ra các nhiệm vụ và các tài nguyên. Bây giờ bạn đãsẵn sàng để phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ. Mỗi một phân công là một sự gán ghépcủa một tài nguyên vào một nhiệm vụ để làm việc. Từ góc nhìn của một nhiệm vụ, bạn có thể gọiquá trình của sự phân công một tài nguyên là một sự phân công nhiệm vụ; dưới góc nhìn của mộttài nguyên, bạn có thể gọi đó là một sự phân công tài nguyên. Trong cả hai trường hợp thì đều cómột điều tương tự nhau là: một nhiệm vụ cộng với một tài nguyên bằng một sự phân công.

Quan tr ọng: Trong toàn bộ chương này , khi chúng ta nói về các tài nguyên t ức l à chúngta đang nói đến tài nguyên làm việc ( gồm người và thiết bị ) tr ừ khi chúng tôi chỉ r õ đó là tài

nguyên nguyên vật liệu hoặc tài nguyên chi phí.

Bạn vẫn có thể làm việc chỉ với các nhiệm vụ mà không cần phải phân công các tài

nguyên tới các nhiệm vụ trong Microsoft Project 2013. Tuy nhiên, có một số lý do chính đángcho việc phân công các tài nguyên trong k ế hoạch của bạn. Khi bạn phân công các tài nguyêntới các nhiệm vụ, bạn có thể trả lời những câu hỏi như:

- Ai nên làm việc trong nhiệm vụ nào và khi nào?

- Bạn có đủ số lượng các tài nguyên để thực hiện phạm vi công việc mà d ự án của bạn yêu

cầu không?- Bạn có mong đợi một tài nguyên làm việc trong một nhiệm vụ tại một thời điểm mà tài

nguyên đó sẽ không sẵn sàng để làm việc ( ví dụ, thời điểm khi một người nào đó đang trong k ỳnghỉ của họ) không ?

- Đã bao giờ bạn phân công một tài nguyên tới rất nhiều nhiệm vụ nên d ẫn đến việc vượtquá công suất làm việc của tài nguyên đó? hay nói cách khác là đã bao giờ bạn phân bổ vượt mứctài nguyên chưa?

Trong chương này, bạn phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ, và bạn sẽ quyếtđịnh khi nào thì sự phân công tài nguyên nên ảnh hưởng đến thời hạn thực hiện nhiệm vụ và khinào thì không nên. Sau đó bạn sẽ phân công một tài nguyên chi phí và xem nó có ảnh hưởng gì tớimột nhiệm vụ.

5.1. Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ

Bằng cách phân công một tài nguyên tới một nhiệm vụ, bạn có thể theo dõi tiến trình làmviệc của tài nguyên trong nhiệm vụ. Nếu bạn nhập vào các mức lương của tài nguyền, Project cũng tính toán các chi phí của tài nguyên và chi phí của nhiệm vụ cho bạn.

Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ cho phép công cụ lên tiến độ của Project tính toán với cả ba biến số của cái gọi là công thức tiến độ-Scheduling formular : thời gian làmviệc, thời hạn thực hiện và sự phân công. Trong thực tế, khi bạn phân công một tài nguyên làmviệc tới một nhiệm vụ có giá tr ị thời hạn thực hiện lớn hơn không, Project sẽ tính toán giá tr ị thờigian làm việc kết quả theo công thức tiến độ. Công thức tiến độ sẽ được mô tả chi tiết hơn ở phầnsau của chương này.

Bạn có thể nhớ lại ở chương 4, r ằng khả năng làm việc của một tài nguyên được đo lường bằng đơn vị ( đo lường về mức độ nỗ lực ) và được ghi lại trong trường dữ liệu Max.Units. Sự phân công cụ thể một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ liên quan đến một giá tr ị lượng phâncông gọi là Units và nó thường được thể hiện là một tỷ lệ phần trăm. Tr ừ khi bạn có chỉ định khác,còn không Project phân công 100 phần trăm lượng phân công của tài nguyên tới nhiệm vụ. Điềuđó nghĩa là, Project giả định rằng tất cả thời gian làm việc của tài nguyên có thể được phân phối hết tới nhiệm vụ. Nếu tài nguyên có ít hơn 100 phần trăm đơn vị tối đa, Project sẽ phân cônglượng phân công là giá tr ị Max.Units của tài nguyên đó.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã sẵn sàng để thực hiện các phâncông tài nguyên ban đầu trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Bởi vì tr ước đó bạn đã kê khai cácmức lương của các tài nguyên làm việc nên bạn cũng muốn xem các tính toán ban đầu về chi phívà thời hạn thực hiện của k ế hoạch để so sánh đối chiếu sau này.






Chương V 67

Trong ví d ụ này, bạn sẽ phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ.

Bạn cần các tập tin Simple Assignments_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 5 đikèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Assignments_Start và lưu nó thành tập tin khác có tênlà Simple Assignments.

Trước khi thực hiện bất kỳ sự phân công tài nguyên nào đó, bạn sẽ kiểm tra các giá trị hiện

tại của thời hạn thực hiện và chi phí của kế hoạch để so sánh đối chiếu sau này . Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, và sau

đó kích vào nút Stalistics.

Lưu ý thời hạn thực hiện hiện tại là 41 ngày và chi phí bằng không. Sau khi phân công tàinguyên làm việc và tài nguyên chi phí, bạn sẽ kiểm tra các giá trị này một lần nữa.

Bước 2: Nhấn Close.

Tiếp theo, bạn sẽ thực hiện sự phân công tài nguyên đầu tiêu của bạn.

Bước 3: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign.

Hộp thoại Assign Resources xuất hiện, trong hộp thoại này bạn nhìn thấy tên các tài nguyênmà bạn đã nhập trong Chương 4 và được bổ sung thêm một số tài nguyên khác.

Ngoại trừ các tài nguyên đã được phân công là luôn luôn xuất hiện ở tr ên cùng của danhsách, các tài nguyên còn lại đều được sắp xếp theo thứ tự abc trong hộp thoại Assign Resources.

Bước 4: Trong cột Task Name trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ

2, Assign launch team members. Bước 5: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Carole

Poland và sau đó bấm vào nút Assign.






Chương V 68

Một giá trị chi phí và một d ấu kiểm xuất hiện bên cạnh tên của Carole Poland trong hộpthoại Assign Resources, biểu thị r ằng bạn đã phân công cô ấy tới nhiệm vụ. Tên của Carole cũngxuất hiện bên cạnh thanh bar Gantt của nhiệm vụ 2. Bởi vì Carole đã có một mức lương trung

bình được ghi lại nên Project tính toán chi phí của sự phân công này (mức lương trung bình theogiờ của Carole nhân với số giờ làm việc được lên tiến độ của cô ấy trong nhiệm vụ này) và hiểnthị giá trị đó là $ 420 trong trường dữ liệu Cost trong hộp thoại Assign Resources.

Bước 6 : Trong cột Task Name trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ

3, Complete author questionnaire. Bước 7 : Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Toni Poe

và sau đó bấm vào nút Assign.

Lưu ý: Để gỡ bỏ hoặc hủy sự phân công của một tài nguyên khỏi một nhiệm vụ được chọn,trong hộp thoại Assign Resources kích vào tên tài nguyên muốn gỡ bỏ và sau đó bấm vào nút

Remove.

Tiếp theo bạn sẽ có một cái nhìn k ỹ hơn về các chi tiết của nhiệm vụ 3. Bạn sẽ sử dụng mộtkhung nhìn tiện dụng gọi là Task Form.

Bước 8 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn hộp kiểm có nhãn Details.

Tài nguyên đã phân công tới nhiệm vụ đượcchọn có một dấu kiểm (check) bên cạnh têncủa nó trong hộp thoại Assign Resources

Tên của tài nguyên được phân công tớixuất hiện bên cạnh thanh bar Gantt.






Chương V 69

Project chia tách cửa sổ thành hai khung nhìn. Khung nhìn bên trên là Gantt Chart và bêndưới là khung nhìn Task Form.

Nếu bạn đã đọc xong chương 4, bạn có thể nhận ra rằng khung nhìn Task Form cũng tươngtự như khung nhìn Resource Form nhưng hiển thị các chi tiết khác. Trong cái kiểu phân chiakhung nhìn d ạng này, các chi tiết về mục dữ liệu được chọn trong khung nhìn ở phía tr ên (trongtrường hợp này là một nhiệm vụ) xuất hiện trong khung nhìn bên đưới. Khung nhìn Task Form hiển thị một trong số các loại chi tiết. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các chi tiết được hiển thị.

Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Task Form và sau đó ở trên tab Format,trong nhóm lệnh Details kích lệnh Work .

Các chi tiết về Work-Thời gian l àm việc xuất hiện trong khung nhìn Task Form.

Bây giờ ở trong khung nhìn Task Form, bạn có thể thấy các giá trị thiết yếu về việc lên tiếnđộ đối với nhiệm vụ này: Thời hạn thực hiện 1 tuần, giờ làm việc là 40 tiếng và 100 % lượng phâncông. Bởi vì khung nhìn Task Form là một cách thức tiện dụng để xem thời hạn thực hiện nhiệmvụ, lượng phân công và thời gian làm việc nên bây giờ cứ để nó hiển thị như vậy.

Bước 10: Sử dụng hộp thoại Assign Resources, phân công các tài nguyên sau đây tới cácnhiệm vụ. Khi bạn thực hiện điều đó, lưu ý tới các giá tr ị trong các cột Duration, Units và Work trong khung nhìn Task Form.

ID Tên nhiệm vụ Phân phối cho t ài nguyên

4 Schedule author interviews Jun Cao 5 Design and order marketing material Toby Nixon






Chương V 70

Khi bạn đã hoàn thành, màn hình của bạn cũng sẽ trông tương tự như hình minh họa sauđây:

Lưu ý: Nếu bạn vô tình phân công sai tài nguyên, bạn có thể nhanh chóng hoàn tác bằngcách kích Undo trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl + Z.

Tiếp theo, bạn sẽ phân công hai tài nguyên tới cùng một nhiệm vụ. Bước 11: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting.

Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn tên của Sharon Salavaria và Toby Nixon,và sau đó bấm vào nút Assign.

Lưu ý: Để chọn nhiều tên tài nguyên không nằm liền k ề nhau, chọn tên đầu tiên, nhấn vàgiữ phím Ctrl, và sau đó chọn thêm các tên khác. K ỹ thuật này cũng được dùng để chọn các nhiệmvụ và các mục d ữ liệu khác trong các danh sách liệt k ê.

Sharon và Toby đã được phân công tới nhiệm vụ. Bạn cũng có thể nhìn thấy tên của họ bêncạnh thanh bar Gantt của nhiệm vụ 8.


Nhớ lại r ằng ở trong chương 4, tài nguyên Sharon Salavaria có giá tr ị Max.Units là 50%để kê khai sự sẵn sàng làm việc bán thời gian của cô ấy. K ết quả là Project đã phân công lượng

phân công cho cô ấy 50%.

Để kết thúc ví d ụ này , bạn sẽ sử dụng một phương pháp phân công tài nguyên khác.

Bước 14: Nếu cột Resource Names đang không được nhìn thấy trong khung nhìn GanttChart, kéo thanh chia đứng ( chia khung nhìn thành hai phần) sang bên phải.






Chương V 71

Bước 15: Kích vào trong vào cột Resource Names của nhiệm vụ 9, Plan author’s travel

itinerary, và sau đó kích vào đầu mũi tên xuất hiện.

Một danh sách liệt k ê tên các tài nguyên xuất hiện.

Bước 16 : Trong danh sách liệt k ê tên các tài nguyên, tích vào hộp kiểm ở trước tên Jane

Dow và Zac Woodall, và sau đó bấm phím Enter.

Jane Dow và Zac Woodall được phân công tới nhiệm vụ 9.

Bước 17 : Kích vào trong cột Resource Names của nhiệm vụ 10, Channel Sales prep, vàsau đó nhấp vào đầu mũi tên xuất hiện. Trong danh sách liệt k ê tên các tài nguyên xuất hiện, chọn

Zac Woodall và sau đó nhấn phím Enter.

Zac Woodall đã được phân công tới công việc 10 .

Bước 18 : Kéo thanh chia đứng về sát bên cạnh bên phải của cột Finish.

Trong ví d ụ này, bạn đã phân công các tài nguyên bằng cách sử dụng hộp thoại AssignResources và cột Resource Names trong khung nhìn Gantt Chart. Ngoài ra, bạn cũng có thể phâncông các tài nguyên trong khung nhìn Form Task và trong tab Resource thuộc hộp thoại TaskInforrmation và một số nơi khác.

* Công thức tiến độ.

Sau khi bạn tạo ra một nhiệm vụ và trước khi bạn phân công một tài nguyên tới nó, nhiệmvụ đó có thời hạn thực hiện nhưng không có thời gian làm việc gắn k ết với nó. Tại sao lại không






Chương V 72

có thời gian làm việc? Thời gian làm việc ( là giá tr ị thuộc cột Work ) đại diện cho những nỗ lựcmà một tài nguyên hoặc nhiều tài nguyên sẽ bỏ ra để hoàn thành một nhiệm vụ. Ví d ụ, nếu bạn cómột người làm việc toàn thời gian ( full time) thì số lượng thời gian đo bằng thời gian làm việc(Work ) là tương tự như số lượng thời gian đo bằng thời hạn thực hiện ( Duration) của nhiệm vụ.

Nhìn chung, số lượng thời gian làm việc sẽ tương xứng với thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, tr ừkhi bạn phân công nhiều hơn một tài nguyên tới một nhiệm vụ hoặc một tài nguyên mà bạn phân

công không làm việc toàn thời gian.Project tính toán thời gian làm việc ( hay còn gọi là công) bằng cách sử dụng một cái gì

đó đôi khi được gọi là công thức tiến độ:

Thời hạn thực hiện ( Duration) × lượng phân công (Units) = Thời gian làm việc.

Hãy xem xét một ví dụ cụ thể và nhìn thấy những giá trị này trong khung nhìn Task Form.Thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 3 là một tuần hoặc là năm ngày làm việc. Đối với các dự án ramắt cuốn sách mới, năm ngày làm việc tương đương với 40 giờ. Khi bạn phân công Toni Poe tớinhiệm vụ 3, Project áp d ụng 100 phần trăm thời gian làm việc của Toni tới nhiệm vụ này. Côngthức tiến độ cho nhiệm vụ 3 sẽ trông như thế này :

Thời hạn thực hiện 40 giờ ( tương đương với một tuần làm việc ) × Lượng phân công 100%= 40 giờ làm việc.

Nói cách khác, với việc Toni được phân công tới nhiệm vụ 3 với lượng phân công là 100%thì nhiệm vụ này yêu cầu cần 40 giờ làm việc.

Dưới đây là một ví dụ phức tạp hơn. Bạn đã phân công hai tài nguyên là Jane Dow và Zac

Woodall tớ i nhiệm vụ 9, mỗi tài nguyên có lượng phân công là 100%. Công thức tiến cho nhiệmvụ 9 trông như thế này :

Thời hạn thực hiện 24 giờ ( tương đương với ba ngày làm việc ) × Lượng phân công 200%= 48 giờ làm việc.

48 giờ làm việc là tổng thời gian làm việc của Jane (24 giờ ) và Zac (24 giờ ). Nói cáchkhác, như tiến độ dự kiến hiện tại thì cả hai tài nguyên sẽ phải cùng nhau làm việc toàn thời giantrong thời gian ba ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

5.2. Kiểm soát thời gian làm việc khi thêm hoặc bớt các sự phân công tài

nguyên

Như bạn đã thấy ở phần trước, bạn định rõ thời gian làm việc mà một nhiệm vụ cần vàolúc ban đầu bạn phân công một tài nguyên hoặc nhiều tài nguyên tới nó. Khi các nhiệm vụ có chếđộ tiến độ là tự động, Project cung cấp cho bạn một tính năng để k iểm soát cách thức nó nên tínhtoán thời gian làm việc trong một nhiệm vụ như thế nào khi bạn phân công thêm các tài nguyên

tới nhiệm vụ đó hoặc gỡ bỏ các tài nguyên đã được phân công khỏi nhiệm vụ. Tính năng này đượcgọi là sự nỗ lực định hướng tiến độ- Effort driven và nó hoạt động như thế này: Thời gian làm việccủa một nhiệm vụ giữ nguyên không đổi khi bạn phân công thêm hoặc gỡ bỏ các tài nguyên khỏinó. Khi có thêm các tài nguyên được phân công tới nhiệm vụ thì thời hạn thực hiện nhiệm vụ sẽgiảm, nhưng tổng số thời gian làm việc vẫn giữ nguyên và được phân chia cho các tài nguyên được

phân công tới. Bạn có thể linh hoạt trong cách thức bạn áp dụng nỗ lực định hướng tiến độ.

Theo mặc định, t ính năng nỗ lực định hướng t iến độ- Effort driven bị vô hiệu hóa đối vớitất cả các nhiệm vụ mà bạn tạo ra trong Project. Bạn có thể bật tính năng nỗ lực định hướng tiếnđộ cho toàn bộ k ế hoạch hoặc chỉ với những nhiệm cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọntrong một danh sách các hành động để kiểm soát cách thức mà Project nên tính toán lại thời gianlàm việc của một nhiệm vụ ngay lập tức sau khi bạn thực hiện một sự phân công tài nguyên. ( Bạnsẽ làm điều này ở phần dưới đây). Tính năng nỗ lực định hướng áp d ụng chỉ khi bạn phân côngthêm các tài nguyên hoặc gỡ bỏ các tài nguyển ra khỏi các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một khoảng thời gian đã trôi qua k ể từkhi bạn thực hiện các phân công ban đầu về tài nguyên trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Bạn






Chương V 73

đã nhận được một số phản hồi từ các tài nguyên đã được phân công r ằng cần có một số điều chỉnhtới các sự phân công đó. Khi bạn thực hiện những điều chỉnh này, bạn sẽ kiểm soát cách thức màcác sự phân công được sửa đổi nên ảnh hưởng như thế nào đến các nhiệm vụ.

Trong ví d ụ này, bạn thêm và gỡ bỏ các sự phân công của tài nguyên trong nhiệm vụ vàchỉ cho Project nên điều chỉnh các nhiệm vụ này như thế nào.

Bước 1: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and ordermarketing material.

Hiện tại, Toby Nixon đang được phân công tới nhiệm vụ này. Một sự k iểm tra nhanh bằngcông thức tiến độ như sau :

Thời hạn thực hiện là 80 giờ ( tương đương 10 ngày hoặc hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối của Toby là 100% = 80 giờ làm việc.

Toby cần một ai đó tr ợ giúp trong nhiệm vụ này, do đó bạn sẽ thêm một tài nguyên.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resource.

Bước3: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac

Woodall và sau đó bấm vào nút Assign.

Zac đã được thêm vào nhiệm vụ này và Project cập nhật các giá tr ị của công thức tiến độ:

Thời hạn thực hiện là 80 giờ ( tương đương 10 ngày hoặc hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối là 200% (là tổng cộng lượng phân phối của Toby và Zac) = 160 giờ làm việc.

Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng một tính năng gọi là danh sách các hoạt động ( Action) để kiểmsoát cách thức mà Project lên tiến độ thời gian làm việc trong nhiệm vụ khi thêm hoặc bớt các tàinguyên. Lưu ý tới biểu tượng tam giác nhỏ màu xanh lá cây nằm ở góc phải phía trên cùng của trường dữ liệu có chứa tên của nhiệm vụ 5. Đây là một chỉ thị bằng hình ảnh rằng một lựa chọnhiện đang có sẵn. Trước khi bạn thực hiện các hoạt động khác, bạn có thể sử dụng danh sách cáchành động để chọn cách thức mà bạn muốn Project xử lý sự phân công thêm tài nguyên.

Bước 5: Kích chọn tên của nhiệm vụ 5, và sau đó k ích vào biểu tượng xuất hiện bêntrái tên của nhiệm vụ.

Nhìn qua các tùy chọn tr ên danh sách liệt k ê hiện ra.






Chương V 74

Bạn có thể sử dụng các tùy chọn này để lựa chọn k ết quả lên tiến độ mà bạn muốn. Bạn cóthể điều chỉnh thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, thời gian làm việc của các tài nguyên hoặc lượng

phân công.

Lưu ý: Bạn sẽ thấy các chỉ thị hoạt động ( Action) khác trong quá trình sử dụng Project.Chúng thường xuất hiện khi bạn có thể đang tự hỏi bản thân mình “ Tại sao Project chỉ làm nhưthế” ( Chẳng hạn như khi thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ thay đổi sau khi bạn phân côngthêm một tài nguyên). Danh sách các hành động đó đưa cho bạn cơ hội để thay đổi cách thức màProject phản ứng lại các hành đồng của bạn.

Đối với nhiệm vụ này, bạn chỉ muốn thêm sự phân công, ngh ĩa là thêm thời gian làm việctrong thời hạn thực hiện ban đầu. Đây là thiết lập mặc định nên bạn sẽ đóng danh sách liệt k ê cáchành động mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Bước 5: Kích vào biểu tượng một lần nữa để đóng danh sách liệt k ê.

Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ một tài nguyên ra khỏi một nhiệm vụ và sau đó hướng dẫn Project cách thức lên tiến độ đối với các sự phân công tài nguyên giữ lại trong nhiệm vụ.

Bước 6 : Kích vào tên của nhiệm vụ 9, Plan author’s travel itinerary.

Hiện nay, cả Jane và Zac đều đang được phân công tới nhiệm vụ này. Jane đã nói với bạnr ằng cô ấy cần hoàn thành công việc này một mình, nhưng với một thời gian làm việc dài hơn. Điều này là chấp nhận được với bạn, vì vậy bạn sẽ gỡ bỏ sự phân công của Zac.

Bước 7 : Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac

Woodall và sau đó bấm nút Remove.

Project gỡ bỏ sự phân công Zac ra khỏi nhiệm vụ.

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh cách thức mà Project nên giải quyết sự thay đổi này trong cácsự phân công.

Bước 8 : Kích vào biểu tượng xuất hiện ở bên trái tên của nhiệm vụ.

Bước 9: Kích chọn Increase duration, but keep the same amount of work .Project tăng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ từ ba lên sáu ngày, và nó cũng tăng thời gian

làm việc của Jane từ 24 lên 48 giờ. 48 giờ này bằng tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ khi cả Jane và Zac cùng được phân công, nhưng bây giờ tất cả thời gian làm việc này đều thuộc về Jane.

Cho đến giờ , bạn đã điều chỉnh được giá tr ị thời hạn thực hiện và thời gian làm việc khi bạn thêm vào hoặc gỡ bỏ các tài nguyên trong các nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thay đổi thiết lập






Chương V 75

mặc định cho một nhiệm vụ như trên khi bạn thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ nhưng thời hạnthực hiện của nó sẽ giảm. Bạn sẽ làm như vậy ở bước tiếp theo.

Bước 10: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên của nhiệm vụ 10, Channel Sales

prep.

Hiện tại, chỉ có Zac được phân công tới nhiệm vụ này, và nó có thời hạn thực hiện là hai

tuần.

Bước 11: Trong khung nhìn Task Form kích chọn vào hộp kiểm có nhãn Effort driven vàsau đó nhấp vào nút OK ở góc trên bên phải của khung nhìn Task Form.

Không có sự thay đổi nào đối tới giá trị của thời hạn thực hiện, lượng phân công hoặc thờ igian làm việc của nhiệm vụ này, nhưng hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi bạn phân công thêm một tàinguyên.

Bước 12: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 10, và sau đó, tronghộp thoại Assign Resource kích chọn Hany Morcos, và sau đó nhấn nút Assign.

Thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 10 đã giảm từ hai tuần xuống còn một tuần. Tổng thờigian làm việc trong nhiệm vụ vẫn giữ nguyên 80 giờ, nhưng bây giờ thì nó được chia đều cho Zac và Hany. Đây là kết quả lên tiến độ mà bạn muốn. Nếu không muốn như vậy, bạn có thể sử dụngdanh sách các hành động để thay đổi cách thức mà Project phản ứng lại sự phân công thêm tàinguyên.

Nhớ lại rằng tính năng nỗ lực định hướng tiến độ được mặc định là bị vô hiệu hóa. Để thayđổi thiết lập mặc định này cho tất cả các nhiệm vụ mới trong một k ế hoạch thì làm như sau: Trêntab File, chọn Options. Trong hộp thoại Options, kích tab Schedule và sau đó bên dưới khu vực có nhãn là Scheduling options for this project , tích chọn vòa hộp kiểm có nhãn New tasks are

effort . Để kiểm soát tính năng nỗ lực định hướng tiến độ cho một nhiệm vụ hoặc hoặc nhiều nhiệmvụ cụ thể, đầu tiên chọn những nhiệm vụ đó, sau đó, trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties,kích Information, và trên tab Advanced của hộp thoại Task Information tích chọn hoặc bỏ tíchchọn khỏi hộp kiểm Effort Driven.






Chương V 76

Thứ tự của các hành động của bạn rất quan trọng khi tính năng nỗ lực định hướng tiến độ Effort Driven được kích hoạt. Nếu ban đầu bạn phân công hai tài nguyên tới một nhiệm vụ có thờihạn thực hiện là ba ngày ( tương đương với 24 giờ ), Project lên tiến độ mỗi tài nguyên làm việc24 giờ và tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ sẽ là 48 giờ . Tuy nhiên, lúc đầu bạn cũng có thể

phân công một tài nguyên cho một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là 24 giờ và sau đó thêm tàinguyên thứ hai. Trong trường hợp thứ hai thì khi tính năng Effort Driven đã được kích hoạt, tính

năng này sẽ buộc Project lên tiến độ cho mỗi tài nguyên là đều làm việc 12 giờ, và giữ nguyêntổng số thời gian làm việc của nhiệm vụ là 24 giờ . Hãy nhớ rằng khi nó được kích hoạt, tính năngnỗ lực định hướng tiến độ điều chỉnh thời hạn thực hiện nhiệm vụ chỉ khi bạn thêm vào hoặc gỡ

bỏ các tài nguyên ra khỏi nhiệm vụ.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Khi nào thì tính năng định hướng tiến độ nên áp d ụng.

Bạn nên xem xét mức độ mà nỗ lực định hướng tiến độ nên áp d ụng cho các nhiệm vụtrong các d ự án của bạn. Ví dụ, nếu một tài nguyên cần mất 10 giờ để hoàn thành một nhiệm vụ,vậy thì 10 tài nguyên có thể hoàn thành nhiệm vụ đó trong 1 giờ? Hoặc 20 tài nguyên hoàn thànhtrong 30 phút? Có lẽ là không, các tài nguyên có khả năng biết khi nào thì cần thêm và yêu cầu sự

phối hợp thêm để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu nhiệm vụ rất phức tạp, nó có thể yêu cầu thời gian

tăng lên đáng kể trước khi một tài nguyên có thể đóng góp đầy đủ sự làm việc. Năng suất tổng thểthậm chí có thể giảm nếu bạn phân công thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ.

Không có quy tắc duy nhất hiện hữu nào về việc khi nào thì bạn nên áp d ụng nỗ lực địnhhướng tiến độ và khi bạn không nên. Là một người quản lý của dự án, bạn nên phân tích bản chấtcủa công việc cần thiết đối với từng nhiệm vụ trong dự án của bạn và sử dụng sự phán đoán tốtnhất của bạn.

5.3. Phân công tài nguyên chi phí tới các nhiệm vụ

Hãy nhớ lại từ Chương 4 r ằng các tài nguyên chi phí được sử dụng để đại diện cho một chi phí tài chính liên quan đến một nhiệm vụ trong một dự án. Các tài nguyên chi phí không gánh chịu

lượng phân công, vì thế chúng không làm việc và không có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ củanhiệm vụ. Các tài nguyên chi phí có thể bao gồm các khoản chi phí bạn muốn d ự thảo ngân sách và theo dõi cho mục đích kế toán hoặc báo cáo tài chính.

Nói chung, các chi phí mà các nhiệm vụ có thể phải gánh chịu có thể bao gồm:

- Các chi phí của tài nguyên làm việc, chẳng hạn như mức lương trung bình của một ngườinhân với số lượng thờ i gian làm việc mà người đó thực hiện trong nhiệm vụ này.

- Các chi phí của tài nguyên chi phí, đó là một số tiền nhất định mà bạn nhập khi phân côngtài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ. Số tiền này không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi trong thờihạn thực hiện hoặc bất kỳ sự thay đổi về việc lên tiến độ nào khác tới nhiệm vụ, mặc dù là bạn có

thể chỉnh sửa số tiền này bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể thấy các chi phí tích lũy là k ết quả củaviệc phân công một tài nguyên chi phí tới nhiều nhiệm vụ.

Các chi phí có nguồn gốc từ sự phân công tài nguyên chi phí được coi là các chi phí d ựkiến. (Thật vậy, bạn nên coi như tất cả các chi phí mà Project đã tính toán đến thời điểm này làchi phí d ự kiến, chẳng hạn như những chi phí là k ết quả của các sự phân công tài nguyên làm việctới các nhiệm vụ). Sau này thì bạn có thể nhập các chi phí thực tế nếu bạn muốn so sánh chúng vớingân sách.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn nhập các chi phí đi lại d ự kiếncho các nhiệm vụ chắc chắn xảy ra việc đó trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới.

Trong ví d ụ này, bạn phân công một tài nguyên làm việc và một tài nguyên chi phí tới một

nhiệm vụ. Bước 1: Kích chọn tên của nhiệm vụ 17, Author reading and signing at book fair .

Nhiệm vụ này yêu cầu sự đi lại bằng đường hàng không dành cho tác giả cuốn sách, và bạn phân bổ 800 $ trong d ự toán của chi phí này.






Chương V 77

Hiện nay, nhiệm vụ 17 không có tài nguyên nào đượ c phân công tới và nó cũng không cóchi phí. Đầu tiên, bạn sẽ phân công tác giả tới với nhiệm vụ này.

Bước 2: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Name thuộc hộp thoại Assign

Resource, kích Toni Poe và sau đó bấm vào nút Assign.

Project phân công Toni Poe, một tài nguyên làm việc, tới nhiệm vụ này. Như bạn có thể

thấy trong trường d ữ liệu Cost trong hộp thoại Assign Resources, sự phân công này không có chi phí. Đó là bở do tài nguyên làm việc này, Toni Poe, không có mức lương trung bình hoặc chi phícho mỗi lần sử dụng. Vì thế, mặc dù sự phân công này có tạo ra thời gian làm việc nhưng lại khôngcó các chi phí liên quan đến nó. Tiếp theo bạn sẽ phân công tài nguyên chi phí.

Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn trường d ữ liệu Cost của tài nguyên chi phí Travel, gõ 800 và sau đó nhấn vào nút Assign.

Project phân công tài nguyên chi phí này tới nhiệm vụ.

Bước 4: Để nhìn thấy cả hai tài nguyên được phân công này, di chuyển thanh cuộn lên trêncùng danh sách các tài nguyên trong hộp thoại Assign Resource.

Bạn có thể thấy các chi phí phải gánh chịu bởi sự phân công này trong cột Cost trong hộpthoại Assign Resource. Giá tr ị của chi phí đi lại này sẽ vẫn giữ nguyên như cũ mà không quantâm tới bất kỳ sự thay đổi nào được thực hiện tới việc lên tiến độ của nhiệm vụ, chẳng hạn như cáctài nguyên làm việc có thể được phân công thêm hoặc bị gỡ bỏ hoặc sự thay đổi thời hạn thực hiệncủa nhiệm vụ.


Lưu ý là nhiệm vụ này vẫn có thời hạn thực hiện y như cũ là 1 ngày và Toni Poe vẫn cócác giá tr ị lượng phân công (units) và thời gian làm việc (work ) y như trước đó. Sự phân công tàinguyên chi phí chỉ ảnh hưởng đến chi phí phải gánh chịu của nhiệm vụ này.

5.4. Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí và thời gian làm việc của kế hoạch

Sau khi bạn tạo ra một danh sách các nhiệm vụ và phân công các tài nguyên tới các nhiệmvụ, k ế hoạch của bạn chứa đựng một lượng lớn các chi tiết. Một số trong các chi tiết này sẽ rấtquan tr ọng đối với sự thành công của k ế hoạch của bạn, nhưng chúng có thể không được hiển thị






Chương V 78

trong khung nhìn mà bạn đang theo dõi. Phần này minh họa một vài cách thức xem các chỉ số quantr ọng của k ế hoạch.

Có r ất nhiều cách để bạn có thể thấy các chỉ số quan trọng của một k ế hoạch trong Project, bạn sẽ khám phá các chỉ số đó ở phần tiếp theo. Các chỉ số này có thể giúp bạn tr ả lời các câu hỏinhư:

- Ai được phân công để làm công việc gì trong k ế hoạch đó?- Sẽ mất bao nhiêu lâu để hoàn thành d ự án?

- Dự án sẽ có chi phí là bao nhiêu ?

Đối với nhiều dự án, các câu tr ả lời cho những câu hỏi này có khả năng sẽ thay đổi theothời gian. Vì lý do này mà việc nhanh chóng có thể hiển thị tình tr ạng hiện tại của dự án là mộtthói quen tốt. Việc này có thể cho bạn, là người quản lý của d ự án, và cũng như các nhà tài trợ củad ự án và các bên liên quan khác, biết về các tài nguyên đang thực hiện các công việc.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn lập một báo cáo thực trạng hàngtuần về những người trực tiếp làm việc trong d ự án ra mắt cuốn sách mới. Ngoài ra, bạn còn được

yêu cầu các cập nhật hàng tháng về một vài chỉ số quan trọng về tình tr ạng của toàn bộ dự án tới ban giám đốc. Bạn đã sẵn sàng để khám phá một số tính năng báo cáo về tình tr ạng của d ự án trongProject và đánh giá chúng trong báo cáo tình tr ạng hàng ngày của bạn.

Trong ví d ụ này, bạn khám phá các tính năng báo cáo khác nhau về thực trạng của d ự án, bao gồm các khung nhìn và các bản báo cáo.

Bước 1: Để bắt đầu, bạn sẽ hiển thị khung nhìn Timeline. Trên tab View, trong nhóm lệnhSplit View, kích chọn hộp kiểm Timeline.

Nếu như bạn có thể nhớ lại từ chương 3 r ằng bạn có thể nhìn thấy ngày bắt đầu và k ết thúccủa kế hoạch tại hai đầu của thời gian biểu-Timeline. Chú ý tới ngày k ết thúc hiện nay là 24/2/15.

Khung nhìn Timeline không cho bạn biết thời hạn thực hiện cụ thể của k ế hoạch, tuy nhiênnó lại được nhìn thấy được trong nhiệm vụ tổng quát của d ự án trong khung nhìn Gantt Chart.Hãy nhớ lại ở chương 3 r ằng nhiệm vụ tổng quát của dự án bị ẩn theo mặc định, nhưng do trướcđó bạn đã hiển thị nó. Nó được chỉ định là nhiệm vụ có ID là 0 và nằm ở trên cùng của bảng Entry trong khung nhìn Gantt Chart.

Bước 2: Nếu cần thiết, hãy di chuyển thanh cuộn đứng của khung nhìn Gantt Chart lên phíatrên cho đến khi nhiệm vụ 0- Simple Plan được nhìn thấy.

Chú ý tới giá tr ị của thời hạn thực hiện của nhiệm tổng quát của dự án là 36 ngày. Bạncũng có thể xem ngày bắt đầu và k ết thúc của k ế hoạch ở đây.






Chương V 79

Tại thời điểm bắt đầu của chương này, thời hạn thực hiện của k ế hoạch này là 41 ngày.Thời hạn thực hiện ngắn hơn mà bây giờ bạn nhìn thấy là k ết quả của các thay đổi về sự phân côngmà bạn đã làm tr ước đó.

Cả khung nhìn Timeline và lẫn nhiệm vụ tổng quát của d ự án trong khung nhìn GanttChart là những lựa chọn tốt đối với việc nhanh chóng nhìn thấy thời hạn thực hiện của toàn bộ dựán và ngày k ết thúc; bạn có thể kết hợp những khung nhìn này trong các yêu cầu báo cáo về tình

tr ạng dự án của bạn. Tiếp theo, bạn sẽ xem xét các chi phí của d ự án.

Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích vào Cost .

Bảng chi phí ( Cost ) xuất hiện, thay thế các bảng nhập d ữ liệu đầu vào ( Entry).

Bảng Cost bao gồm các giá trị chi phí khác nhau của từng nhiệm vụ con. Những giá trị vềchi phí của nhiệm vụ con này được cuộn lên các nhiệm vụ khái quát của nó, và cuối cùng thì tấtcả các giá trị chi phí được cuộn lên nhiệm vụ tổng quát của d ự án .

Chú ý tới tổng giá trị chi phí của nhiệm vụ tổng quát của dự án là: $ 19,740. Giá tr ị chi phínày là tổng cộng của các sự phân công tài nguyên làm việc cùng với một sự phân công tài nguyênchi phí mà bạn đã làm tr ước đó.

Tiếp theo, bạn sẽ xem xét một số các giá trị về việc phân công thông qua một bản báo cáo.

Bước 4: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Resources và sau đó kíchvào Resource Overview.

Báo cáo Resource Overview xuất hiện.






Chương V 80

Trong báo cáo này, bạn có thể thấy hai biểu đồ và một bảng biểu chứa đựng các chi tiết vềsự phân công tài nguyên. Bạn có thể cần phải kéo thanh cuộn đứng nằm ở bên phải khung nhìnxuống dưới để xem tất cả các nội dung của báo cáo.

Trong biểu đồ Resource Starts nằm ở phía tr ên bên trái, chú ý tới các giá tr ị về thời gianlàm việc được phân công cho mỗi tài nguyên. Hiện tại, biểu đồ này chỉ chứa đựng mỗi giá trị vềthời gian làm việc còn lại theo k ế hoạch ( Remaining Work ) bởi vì bạn chưa lưu một đường cơ sởvề thời gian làm việc để so sánh ( Baseline Work ) hoặc chưa ghi lại bất kỳ thời gian làm việc thựctế nào ( Actual Work ). Bạn sẽ làm những điều đó trong chương 7.

Bảng Resource Status nằm ở dưới cùng của bản báo cáo này là một bản tóm tắt tuyệt vờicủa ngày bắt đầu sớm nhất và ngày k ết thúc muộn nhất trong các sự phân công của từng tài nguyên,cũng như thời gian làm việc còn lại theo k ế hoạch.

Sau này khi bạn bắt đầu theo dõi sự tiến triển trong k ế hoạch, báo cáo này sẽ là một phươngtiện tuyệt vời cho việc chia sẻ tài nguyên và tình tr ạng làm việc.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ xem xét lại toàn bộ thời hạn thực hiện và các giá tr ị chí phícủa dự án trong thoại Project Statistics.

Bước 5: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, vàsau đó kích vào nút Statistics.

Ở đây, một lần nữa thì bạn lại nhìn thấy thời hạn thực hiện ngắn hơn và các giá tr ị của thời

gian làm việc ( Work ) và chi phí (Cost ) đã thay đổi so với đầu chương. Bước 6 : Kích Close.






Chương VI 81

Định dạng và chia sẻ kế hoạch






Chương VI 82

Dự án cung cấp một số cách để thay đổi cách thức mà dữ liệu của bạn xuất hiện khi bạn cầnsao chép hoặc in một k ế hoạch.

Trong một số khía cạnh, một dự án tạo bởi Microsoft Project 2013 thực sự là một cơ sở dữliệu về thông tin, không giống như một tập tin cơ sở dữ liệu của Microsoft Access. Bạn thườngkhông thể nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong một k ế hoạch vào cùng một lúc. Thay vào đó, bạn tậptrung vào khía cạnh của k ế hoạch mà bạn hiện đang quan tâm trong khung nhìn. Các khung nhìn

và các bản báo cáo là những cách thức phổ biến nhất để quan sát hoặc in dữ liệu của một k ế hoạch.Trong cả hai trường hợp, về căn bản thì bạn có thể định dạng dữ liệu để đáp ứng các yêu cầu của

bạn.

Trong các chương trước, bạn đã sử dụng các khung nhìn để nắm bắt và hình dung các chitiết về việc lên tiến độ. Một phương tiện khác của sự hình dung về việc lên tiến độ là tính năng

báo cáo - Report . Project 2013 đã tăng cường rất nhiều báo cáo. Bạn có thể tạo ra các báo cáo đồhọa trong Project hơn vì phải xuất các dữ liệu của Project sang chương tr ình khác. Bạn có thể cócác biểu đồ đầy màu sắc và các hình ảnh cũng như các bảng biểu trong các bản báo cáo của bạn. Project bao gồm r ất nhiều báo cáo mà bạn có thể sử dụng hoặc tùy chỉnh chúng, hoặc bạn có thểtạo ra các báo cáo độc đáo của riêng bạn. Bạn có thể in các báo cáo hoặc sao chép chúng tới các

ứng dụng khác.Lưu ý: Chương này giới thiệu đến bạn một số khung nhìn đơn giản và các tính năng định

dạng báo cáo trong Project. Bạn sẽ tìm thấy nhiều tư liệu hơn về định dạng, in ấn và chia sẻ k ếhoạch của bạn trong Chương 12, Chương 16, Chương 17 và Phụ lục C.

6.1. Tùy biến một khung nh ìn biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt đã tr ở thành một cách thức tiêu chuẩn của việc hình dung hóa khi lập tiến độ,trong những năm đầu thế kỷ 20, kỹ sư người Mỹ Henry Gantt phát triển một biểu đồ dạng thanh(bar ) hiển thị việc sử dụng các tài nguyên theo thời gian. Đối với nhiều người, một biểu đồ Gantt là đồng nghĩa với một tiến độ của dự án hoặc một k ế hoạch và nó là một sự tr ình bày phổ biến và

dễ hiểu của thông tin về tiến độ trong khắp giới quản lý dự án. Trong Project, khung nhìn mặcđịnh được chi phối bởi một biểu đồ Gantt. Bạn có khả năng sẽ sử dụng phần lớn thời gian của bạntrong khung nhìn này khi làm việc trong Project.

Lưu ý: Theo mặc định, khi bạn tạo ra một k ế hoạch mới Project hiển thị một khung nhìn phân chia là khung nhìn Gantt Chart và Timeline. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thiết lập này đểhiển thị bất kỳ khung nhìn nào mà bạn muốn là khung nhìn mặc định cho một kế hoạch mới đượctạo ra. Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab General . Trongkhu vực dưới nhãn Project view, bấm vào hộp chọn có nhãn Default view và chọn khung nhìn bạnmuốn. Những lần tiếp theo khi bạn tạo ra một k ế hoạch mới, khung nhìn mà bạn đã chọn sẽ xuấthiện.

Một khung nhìn biểu đồ Gantt bao gồm hai phần: một bảng biểu nằm ở bên trái và một biểuđồ các thanh bar ở bên phải. Biểu đồ các thanh bar bao gồm một dải thời gian biểu-Timescale ở trên đầu dùng để biểu thị thời gian. Các thanh bar trong biểu đồ đại diện các nhiệm vụ trong phần

bảng biểu ( bên trái) theo ngày bắt đầu và ngày k ết thúc, thời hạn thực hiện và tr ạng thái ( ví dụ,sự làm việc trong nhiệm vụ đã bắt đầu hoặc chưa). Trong biểu đồ Gantt, các nhiệm vụ, các nhiệmvụ khái quát và các nhiệm vụ cột mốc đều xuất hiện là những thanh bar Gantt hoặc các biểu tượng,và mỗi loại của thanh bar đều có định dạng riêng của chúng. Bất cứ khi nào bạn làm việc với cácthanh bar Gantt thì hãy luôn nhớ trong đầu rằng chúng đại diện cho các nhiệm vụ trong một k ếhoạch. Các yếu tố khác trong biểu đồ, chẳng hạn như các đường liên k ết, đại diện cho các mốiquan hệ giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể thay đổi định dạng của hầu hết các yếu tố có trong một

biểu đồ Gantt.

Các định dạng mặc định đang được áp dụng cho một khung nhìn biểu đồ Gantt r ất thích hợpcho việc quan sát trên màn hình, chia sẻ với các chương tr ình khác và in ấn. Tuy nhiên, bạn có thểthay đổi định dạng của hầu hết các yếu tố có trong một biểu đồ Gantt. Có ba cách khác nhau đểđịnh dạng các thanh bar Gantt.






Chương VI 83

- Nhanh chóng áp dụng các tổ hợp màu sắc được xác định trước ở trong nhóm lệnh Gantt

Chart Style mà bạn có thể nhìn thấy tr ên tab Format khi một biểu đồ Gantt được hiển thị.

- Áp dụng định dạng được tùy biến cấp cao tới các thanh bar Gantt trong hộp thoại Bar

Styles, bạn có thể mở hộp hoại này bằng cách nhấn vào tab Format khi một biểu đồ Gantt đượchiển thị, và sau đó trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Format r ồi chọn Bar Styles. Trong trườnghợp này, các thay đổi về định dạng mà bạn thực hiện tới một loại cụ thể của thanh bar Gantt ( ví

dụ, thanh bar của nhiệm vụ khái quát) sẽ áp dụng cho tất cả các thanh bar Gantt thuộc loại đó trong biểu đồ Gantt.

- Định dạng tr ực tiếp một thanh bar Gantt nào đó. Những thay đổi trực tiếp về định dạng mà bạn thực hiện sẽ không gây ảnh hướng đến các thanh bar khác cùng kiểu loại đó trong biểu đồGantt. Bạn có thể nhấp đúp vào một thanh Gantt để xem các tùy chọn về định dạng của nó, hoặckích chọn nó và trên tab Format trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Format và chọn Bar . Để biếtthêm thông tin, xem trong chương 16.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã hoàn thành hầu hết việc lên k ếhoạch dự án ra mắt cuốn sách mới và các nhóm thực hiện dự án gần như bắt đầu triển khai côngviệc. K ế hoạch mà bạn đã phát triển sẽ được phổ biến r ộng r ãi bên trong nhà xuất bản, và bạnmuốn định dạng kế hoạch này để làm nổi bật một nhiệm vụ cột mốc quan trọng. Bạn cũng muốnlàm nổi bật một vài chi tiết khác trong kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng của các yếu tố khác nhau trong một khung nhìn biểu đồ Gantt.

Bạn cần đến tập tin Simple Formatting_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter

6 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Formatting_Start và lưu nó thành tập tin khác cótên là Simple Formatting.

Để bắt đầu, bạn sẽ quan sát thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Sau đó, bạn sẽ điều chỉnh màu sắc của các thanh bar Gantt và các nhiệm vụ cột mốc trong phần

biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, và xem thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độthủ công được định dạng như thế nào.

Bước 1: Trong cột Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement .

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to task .

Lưu ý: Bạn cũng có thể thực hiện điều tương tự bằng cách kích chuột phải vào tên nhiệm vụvà, trong Shortcut menu xuất hiện, chọn Scroll to task .

Project sẽ cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để hiển thị thanh bar Gantt củamột nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công mà trước đó đã được thêm tới kế hoạch ra mắt cuốn sách (do chúng tôi thêm vào). Như bạn có thể thấy, thanh bar Gantt của nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ

công này trông không giống như các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Hãy để mắt tới thanh bar Gantt này khi bạn áp dụng một phong cách thể hiện biểu đồ Gantt khác cho k ế hoạch.

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút More để hiểnthị các phong cách mầu sắc có sẵn cho biểu đồ Gantt.






Chương VI 84

Các phong cách mầu sắc thể hiện biểu đồ Gantt được chia thành hai nhóm:

- Scheduling Styles có sự phân biệt giữa các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và tựđộng.

- Presentation Styles không phân biệt.

Bước 4: Trong khu vực dưới nhãn Presentation Styles, kích vào biểu tượng có màu da cam.

Project áp dụng phong cách thể hiện này tới các thanh bar Gantt trong k ế hoạch.

Thanh bar Gantt của nhiệm vụ 9, nhiệm vụ có chế độ tiến độ là thủ công, nhìn bề ngoàikhông còn khác biệt với các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Áp dụng một phong cách thuộc nhóm Presentation Styles tới khung nhìn Gantt Chart làmột lựa chọn bạn có thể sử dụng khi bạn không muốn phân biệt giữa các nhiệm vụ có chế độ tiếnđộ là thủ công và tự động. Ví dụ như khi đưa biểu đồ Gantt cho các đối tượng mà bạn không muốnthể hiện sự khác biệt này xem.

Các bước tiếp theo trong ví dụ này là định dạng lại tên của một nhiệm vụ để nó có vẻ bềngoài nổi bật.

Bước 5: Trong cột Task Name, kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ 6, Planning Complete!.

Đây là một nhiệm vụ cột mốc quan tr ọng mô tả sự kết thúc của giai đoạn đầu tiên của việcra măt cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. Bạn muốn làm nổi bật tên của nhiệmvụ này.

Nút More






Chương VI 85

Ngoài cái shortcut menu thông thường ra, chú ý tới thanh công cụ Mini Toolbar.

Bước 6 : Trên thanh công cụ Mini Toolbar, kích vào biểu tượng đầu mũi tên nhỏ nằm bêncạnh nút Background Color, và bên dưới khu vực có nhãn Standard Colors trong bảng mầu xuấthiện thì kích vào màu vàng-Yellow.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào kích vào Background Color trên tab Task, và trong nhómlệnh Font.

Project áp dụng màu nền là màu vàng cho ô dữ liệu có chứa tên của nhiệm vụ này.

Bước 7 : Trên thanh công cụ Mini Toolbar, kích nút Italic.

Bây giờ thì tên của nhiệm vụ cột mốc đã r ất nổi bật .

Nút Background color

Nút Italic






Chương VI 86

Lưu ý: Bạn có thể nhanh chóng gỡ bỏ tất cả các sự định dạng về văn bản mà đã được ápdụng tới một giá trị trong một ô dữ liệu. Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, nhấn vào nútClear ( trông giống như hình một cục tẩy ) và sau đó chọn Clear Formatting.

Bạn cũng có thể định dạng biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc trong phần biểu đồ.Bạn sẽ làm điều này ở bước tiếp theo.

Bước 8

: Với tên của nhiệm vụ 6 vẫn đang được chọn, trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Format và sau đó chọn Bar .

Bước 9: Trong tab Bar Shape của hộp thoại Format Bar, kích vào hộp chọn có nhãn làShape thuộc khu vực có nhãn Start .

Project sẽ hiển thị các biểu tượng mà bạn có thể sử dụng là một điểm bắt đầu của thanh barGantt hoặc là biểu tượng đại diện của nhiệm vụ cột mốc như trong trường hợp này.

Bước 10: Nhấp vào biểu tượng hình ngôi sao, và sau đó nhấn OK.

Project sử dụng biểu tượng hình ngôi sao là biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc này.

Lưu ý: Trong ví dụ này, bạn đã sử dụng lệnh Bar để định dạng cho một thanh bar Gantt duynhất trong khung nhìn Gantt Chart. Bạn cũng có thể tùy chỉnh toàn bộ các nhóm thanh bar Gantt,chẳng hạn như tùy chỉnh cho tất cả các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ cột mốc, thông qua lệnhStyles Bar. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 16.

Như bạn có thể đã thấy, Project sẽ tự động vẽ 2 đường nằm ngang trong phần biểu đồ củakhung nhìn Gantt Chart cho nhiệm vụ đang được chọn. Những đường nằm ngang này giúp bạntheo dõi một cách tr ực quan tên của nhiệm vụ và các thông tin khác nằm ở phía bên trái của khungnhìn của thanh bar Gantt hoặc biểu tượng nằm bên phải khung nhìn và ngược lại. Để kết thúc vídụ này, bạn sẽ thêm các đường lưới ngang cho tất cả các nhiệm vụ trong khung nhìn Gantt Chart.






Chương VI 87

Bước 11: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích vào Gridlines và sau đó chọnGridlines.

Hộp thoại Gridlines xuất hiện.

Bước 12: Trong hộp thoại Gridlines, chọn mục Gantt Rows trong hộp chọn có nhãn Line to

change, và trong hộp chọn có nhãn Type thuộc khu vực có nhãn Normal chọn đường nét đứt ( là

lựa chọn thứ ba từ tr ên xuống) và sau đó nhấn nút OK.Project vẽ các đường đứt nét đứt nằm ngang trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt

Chart.

Với những đường nét đứt này được hiển thị, hai đường thẳng nét liền nằm ngang mà Project vẽ cho nhiệm vụ đang được chọn vẫn được nhìn thấy rõ ràng.

* V ẽ trong một biểu đồ Gantt.

Project bao gồm một công cụ vẽ- Drawing để bạn có thể vẽ tr ực tiếp các đối tượng lên phần biểu đồ của một khung nhìn biểu đồ Gantt. Ví dụ, nếu bạn muốn chú thích một sự kiện đặc biệt hoặc gọi ra một mục cụ thể bằng đồ họa, bạn có thể vẽ tr ực tiếp các đối tượng chẳng hạn như hộpnhập văn bản, hình mũi tên và các thứ khác lên trên một biểu đồ Gantt.

Bạn cũng có thể liên k ết một đối tượng đã được vẽ ra tới đầu này hoặc đầu kia của một thanh bar Gantt hoặc tới một ngày cụ thể trong thời gian biểu-Timescale. Dưới đây là các cách thức liênk ết mà bạn có thể chọn khi cần:

- Liên k ết các đối tượng tới một thanh bar Gantt khi đối tượng được chỉ định rõ tới nhiệmvụ mà thanh bar Gantt đó đại diện. Đối tượng sẽ di chuyển theo thanh bar Gantt khi nhiệm vụ lênlại tiến độ.

- Liên k ết các đối tượng tới một ngày cụ thể khi thông tin mà đối tượng đề cập đến là ngàychính xác. Đối tượng sẽ giữ nguyên vị trí tương đối của nó đối với thời gian biểu mà không quantâm phần nào của thời gian biểu đang được hiển thị.

Nếu bạn muốn vẽ trên biểu đồ Gantt, hãy làm theo hướng dẫn sau: Trên tab Format, trongnhóm lệnh Drawings, kích vào Drawing. Lựa chọn hình dạng vẽ mà bạn muốn vẽ, và sau đó vẽnó lên bất cứ nơi nào mà bạn thích trong phần biểu đồ của khung nhìn biểu đồ Gantt.

Để thiết lập kiểu liên k ết mà bạn muốn áp dụng cho đối tượng đã được vẽ ra, làm như sau:Chọn đối tượng, sau đó trên tab Format, trong nhóm lệnh Drawings, kích Drawing r ồi chọn






Chương VI 88

Properties. Hoặc kích chuột phải lên đối tượng rồi chọn Properties. Trong hộp thoại Format

drawing, kích vào tab Size & Position, và sau đó chọn kiểu liên k ết mà bạn muốn.

6.2. Tùy biến một khung nhìn Timeline

Khung nhìn Timeline là thích hợp nhất để hiển thị các nhiệm vụ quan trọng trong k ế hoạchcủa bạn trong một định dạng đơn giản và nhỏ gọn. Khung nhìn này còn đặc biệt phù hợp cho việc

truyền đạt một cách nhanh chóng các tóm tắt sơ lược của k ế hoạch. Khung nhìn Timeline là mộtcách thức tiện dụng để chia sẻ thông tin về dự án.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn biết được từ kinh nghiệm quá khứr ằng một số bên liên quan của dự án ra mắt cuốn sách mới sẽ nhận thấy khung nhìn biểu đồ Gantt của bạn có thêm được nhiều chi tiết hơn nữa không. Để giúp các bên liên quan như vậy thấy đượccác chi tiết quan trọng mà bạn muốn truyền đạt, bạn quyết định xây dựng một khung nhìn Timeline.Ở phần sau trong chương này, bạn sẽ sao chép khung nhìn Timeline này tới các ứng dụng khác như là một hình ảnh nhanh của “một cái nhìn thoáng qua về dự án”.

Trong ví dụ này, bạn đưa các nhiệm vụ cụ thể tới một khung nhìn Timeline và điều chỉnhmột số chi tiết về việc hiển thị.

Bước 1: Kích vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Timeline.

Project di chuyển sự tập trung tới khung nhìn Timeline và hiển thị nhãn ngữ cảnh Timeline

Tools bên trên tab ngữ cảnh Format.

Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Insert, kích vào Existing Tasks.

Hộp thoại Add Task To Timeline xuất hiện .

Hộp thoại này chứa đựng một cấu trúc dạng đề cương của các nhiệm vụ khái quát và nhiệmvụ con trong k ế hoạch.

Bước 3: Kích chọn vào hộp kiểm trước các nhiệm vụ sau đây:

- Planning Phase

- Planning complete!

- Internal Launch Phase

- Public Launch Phase

- Author travel and appearances.

Những nhiệm vụ này là các nhiệm vụ khái quát và một nhiệm vụ cột mốc mà bạn sẽ thêmtới khung nhìn Timeline.







Chương VI 89

Project thêm các nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ cột mốc đã chọn tới khung nhìn Timeline. Nếu cần thiết, điều chỉnh thanh ngang phân chia giữa khung nhìn Timeline và Gantt Chart để bạncó thể xem hết những thứ có trong khung nhìn Timeline.

Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh định dạng của nhiệm vụ khái quát Author travel and

appearances trong khung nhìn Timeline.

Bước 5: Trong khung nhìn Timeline, kích vào thanh bar của nhiệm vụ tóm tắt Author travel

and appearances.

Chỉ một phần tên của nhiệm vụ khái quát này được nhìn thấy. Di chuyển con tr ỏ chuột lênthanh bar của nhiệm vụ này và Project sẽ hiển thị một ScreenTip thể hiện tên đầy đủ của nhiệmvụ và các chi tiết khác.

Bước 6 : Trên tab Format, trong nhóm lệnh Current Selection, kích vào Display as Callout .

Project sẽ hiển thị nhiệm vụ khái quát này như một chú thích, đối với nhiệm vụ này nó cómột lợi ích là làm cho toàn bộ tên của nhiệm vụ được nhìn thấy.

Tiếp theo bạn sẽ thêm nhiệm vụ cột mốc nằm ở vị trí cuối cùng trong danh sách các nhiệmvụ tới khung nhìn Timeline, nhưng bạn sẽ sử dụng một k ỹ thuật khác.

Bước 7 : Trong cột Name Task trong khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên của nhiệm vụ 24, Launch complete!.

Bước 8 : Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Add to Timeline.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ và chọn Add To Timeline trongShortcut Menu xuất hiện.

Project thêm nhiệm vụ cột mốc này tới khung nhìn Timeline.






Chương VI 90

Như bạn có thể nhìn thấy trong khung nhìn Timeline, Project hiển thị các nhiệm vụ cột mốcnhư các chú thích-Callout và sử dụng các biểu tượng có hình dạng kim cương như là là một quyước về hình ảnh cho các nhiệm vụ cột mốc.

* Pan và zoom khung nhìn Gantt Chart từ khung nh ìn Timeline

Bạn có chú ý tới hai đường thẳng đứng và một đường ngang nét dầy mầu xanh lá trongkhung nhìn Timeline không? Đây chính là điều khiển Pan và Zoom, bạn có thể sử dụng chúng để

cuộn phần biểu đồ của khung nhìn khung nhìn Gantt Chart sang trái hoặc sang phải hoặc thay đổi dải thời gian biểu-Timescale của nó.

Điều khiển pan và zoom xuất hiện trong khung nhìn Timeline khi tầm nhìn mà bạn đangnhìn thấy trong phần biểu đồ của khung nhìn, không thể hiện được hết toàn bộ thời hạn thực hiệncủa kế hoạch.

Để cuộn một phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart sang trái hoăc sang phải, kích r ồigiữ phím chuột lên trên thanh ngang trên cùng (thanh có mầu xanh lá cây đậm) của điều khiển pan và zoom, và sau đó di chuyển con trỏ chuột sang trái hoặc sang phải. Đây là một cách hữu ích đểhiển thị một phạm vi các ngày cụ thể trong phần biểu đồ.

Để thay đổi thời gian biểu-Timescale trong phần biểu đồ Gantt, di chuyển chuột đến đườngthẳng đứng bên trái hoặc bên phải của điều khiển pan và zoom, và sau đó kích chuột rồi kéo sangtrái hoặc phải. Khi bạn làm như vậy, Project sẽ điều chỉnh thời gian biểu trong phần biểu đồ củakhung nhìn Gantt Chart để khoảng thời gian nằm giữa hai đường thẳng đứng trong khung nhìnTimeline cũng sẽ được nhìn thấy trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart.

6.3. Tùy biến các báo cáo

Nếu bạn đã từng sử dụng Project phiên bản 2010 hoặc trước nữa, bạn có thể quen thuộc vớicác tính năng báo cáo dạng bảng đã được tối ưu hóa cho việc in ấn. Tuy nhiên, các báo cáo trongProject 2013 được đưa vào một loạt các tính năng và khả năng hoàn toàn mới.

Bạn có thể sử dụng các bản báo cáo của Project để xem các chi tiết của kế hoạch của bạntrong nhiều cách khác nhau. Một bản báo cáo độc lập có thể là một sự kết hợp năng động giữa các

bảng biểu, các biểu đồ và các văn bản. Không giống như hầu hết các khung nhìn trong Project,một bản báo cáo trông giống như một cái khung tr ống r ỗng mà trên đó bạn có thể đặt bất cứ yếutố nào đó ( chẳng hạn như các bảng biểu hoặc các biểu đồ) miễn là chúng tập trung tới các thông

Thanh trên cùng để di chuyển (Pan) phần biểu đồ sang trái hoặc phải

Kích và kéo để thay đổi Timescale Kích và kéo để thay đổi Timescale






Chương VI 91

tin mà bạn quan tâm nhất. Project bao gồm một số bản báo cáo có sẵn (được xây dựng trước), và bạn có thể tùy chỉnh chúng hoặc tạo ra của riêng bạn cho các yêu cầu thông tin đặc biệt của các bên liên quan của dự án.

Các bản báo cáo được thiết kế để xem các chi tiết của Project. Bạn không thể tr ực tiếp chỉnhsửa k ế hoạch của bạn trong bản báo cáo như khi bạn có thể làm được trong các khung nhìn. Tuynhiên, bạn có thể tùy biến để những dữ liệu nào sẽ xuất hiện trong báo cáo và chúng được định

dạng như thế nào. Các bản báo cáo đặc biệt phù hợp với việc chia sẻ thông tin cho những ngườikhác thông qua việc in ấn hoặc sao chép.

Lưu ý: Phần này sẽ giới thiệu về việc định dạng bản báo cáo. Để biết thêm các chi tiết vềcác báo cáo, xem trong chương 14 và Chương 17.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn chia sẻ báo cáo Work Overview với các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, bạn muốn thay đổi định dạng của một yếu tố trong báocáo này.

Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng của một bản báo cáo có sẵn trong Project.

Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đó

chọn Work Overview.Bản báo cáo Work Overview xuất hiện:

Bản báo cáo này bao gồm một số biểu đồ mô tả thời gian làm việc theo thời gian và cho

từng tài nguyên. Tùy thuộc vào độ phân giải màn hình của bạn, bạn có thể cần phải di chuyểnthanh cuộn dọc của bản báo cáo để xem tất cả các biểu đồ có trong đó.

Ở cạnh bên trái của bản báo cáo là biểu đồ cột Work Stats. Bạn sẽ thay đổi định dạng của biểu đồ này.

Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào trong biểu đồ Work Stats.

Ngay sau khi bạn kích vào biểu đồ này, bảng điều khiển Field List sẽ xuất hiện ở cạnh bên phải của màn hình. Trong Chương 17, bạn sẽ sử dụng Field List để tùy chỉnh các dữ liệu có trong bản báo cáo. Còn bây giờ , bạn sẽ tập trung vào việc thay đổi định dạng của bản báo cáo này.

Bước 3: Kích vào tab Design bên dưới nhãn ngữ cảnh Chart Tools. Trong nhóm lệnh Chart

Styles, kích vào phong cách biểu đồ có nền màu đen. (Nếu bạn di chuyển con trỏ chuột lên trên phong cách biểu đồ này thì nhãn của biểu đồ này là Style 6 sẽ xuất hiện trong một ToolTip) .

Project áp dụng phong cách biểu đồ này tới biểu đồ Work Stats.






Chương VI 92

Lưu ý: Bạn có lưu ý tới các nhãn Report Tools và Chart Tools nằm ở tr ên các nhãn của cáctab? Đây là các nhãn ngữ cảnh thay đổi tùy thuộc vào loại đối tượng mà bạn đã chọn. Hãy khám

phá các tùy chọn thiết kế và định dạng có sẵn cho loại biểu đồ này và sau đó chọn một trong các biểu đồ khác có trong bản báo cáo này để khám phá tiếp. Bản báo cáo này bao gồm ba loại biểuđồ là: cột-Column, thanh- Bar , và đường- Line. Mỗi loại biểu đồ đều có các phong cách biểu đồkhác nhau.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views kích Gantt Chart .

Khung nhìn Gantt Chart sẽ thay thế báo cáo Work Overview.

6.4. Sao chép các khung nhìn và báo cáo

Bạn có thể thường xuyên cần phải chia sẻ các chi tiết của các k ế hoạch của bạn với các đồngnghiệp, là những người không có phần mềm Project hoặc những người có thể thích một bản chụp( snapshot-chụp ảnh màn hình) đơn giản về tiến độ hơn. Bạn có thể nhanh chóng sao chép hầu hếtcác khung nhìn và báo cáo từ Project. Sau đó, các khung nhìn và báo cáo được sao chép có thểđược dán vào thư điện tử E-Mail, các bản thuyết tr ình hoặc các loại tài liệu khác. Các khung nhìnmà không thể sao chép trực tiếp được từ Project bao gồm khung nhìn Team Planner, các khungnhìn dạng Form ( chẳng hạn như Task Form) và Relationship Diagram.

Lưu ý: Nếu bạn thấy bạn cần một bản chụp ( snapshop) hình ảnh của một khung nhìn hoặcmột bản báo cáo mà không thể sao chép trực tiếp được từ Project thì hãy sử dụng một tiện íchchụp ảnh màn hình như Windows Snipping Tool.

Cả hai khung nhìn biểu đồ Gantt và Timeline đều r ất thích hợp cho việc chia sẻ các chi tiếtvề tiến độ. Timeline là một khung nhìn-cái nhìn thoáng qua về dự án và khung nhìn biểu đồ Gantt là một định dạng được sử dụng rộng r ãi trong việc thể hiện tiến độ.

Các bản báo cáo cũng r ất thích hợp để chia sẻ với các bên liên quan khác của dự án. Các báo cáo được chia sẻ có thể đặc biệt hiệu quả trong việc truyền tải thông tin của Project, mặt khác bạn có thể cần sao chép chúng vào một ứng dụng bảng tính như Microsoft Excel để định dạng

nhiều hơn nữa về dữ liệu dạng bảng và các biểu đồ. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có một chiến lược truyền thông theo

hai hướng để chia sẻ kế hoạch ra mắt cuốn sách mới tới các bên liên quan. Chiến lược đầu tiên liênquan đến việc tạo ra các bức ảnh chụp nhanh về khung nhìn và các báo cáo quan tr ọng trong k ếhoạch và chia sẻ chúng thông qua e -mail và tập tin tài liệu Microsoft Word. Đây chính là tr ọng






Chương VI 93

tâm của ví dụ sau đây. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tập trung vào chiến lược truyền thông thứ hai là: in k ế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn sao chép khung nhìn biểu đồ Gantt, Timeline và một báo cáo sang mộtứng dụng khác.

Bước 1: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 7, Internal Launch Phase.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .Các thanh bar Gantt đại diện cho nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase và các nhiệm

vụ con của nó được hiển thị. Sự hiển thị lúc này gần giống với hình ảnh mà bạn muốn sao chép.

Trong khung nhìn Gantt Chart, chọn tên của các nhiệm vụ từ 7 đến 14.

Đây là nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase và các nhiệm vụ con của nó.

Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard , nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên bêncạnh lệnh Copy và sau đó chọn Copy Picture.

Hộp thoại Copy Picture xuất hiện .

Trong hộp thoại này, bạn có thể kiểm soát cách thức mà Project sao chép các chi tiết từ kếhoạch vào trong Clipboard hoặc lưu nó vào một tập tin. Hai tùy chọn đầu tiên dưới nhãn Render

Image kiểm soát kích thước và độ phân giải của hình ảnh biểu đồ Gantt mà bạn sao chép; Tùychọn thứ ba cho phép bạn lưu các hình ảnh sao chép thành một tập tin hình ảnh Graphics

Interchange Format (*.GIF). Các tùy chọn bên dưới nhãn Copy và Timeline cho phép bạn tinhchỉnh những gì bạn muốn sao chép .






Chương VI 94

Đối với ví dụ này, bạn muốn sao chép những dòng được chọn ( chọn tùy chọn Selected rows)với chất lượng độ phân giải của màn hình hiển thị ( chọn tùy chọn For screen) và để nguyênkhoảng tùy chọn dưới nhãn Timescale là As shown on screen.

Bước 5: Kích OK.

Project sao chép một hình ảnh đồ họa của biểu đồ Gantt chỉ của những hàng đã chọn vào

trong Clipboard của HĐH Window. Bước 6 : Mở phần mềm Microsoft Word trên máy bạn tính của bạn.

Bước 7 : Trong Microsoft Word, kích vào lệnh Paste hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V .

Hình ảnh đồ họa của khung nhìn Gantt Chart sẽ được dán vào.

Khung nhìn Gantt Chart là một định dạng tiêu chuẩn cho việc trình bày tiến độ và nó có thểhiển thị khá chi tiết về tiến độ.

Bước 8 : Quay tr ở lại phần mềm Project.

Bạn sao chép hầu hết các khung nhin khác trong Project theo một cách tương tự như bạnđã làm với khung nhìn Gantt Chart. Tuy nhiên, khung nhìn Timeline, có các tùy chọn khác biệtđối với việc sao chép, và bạn sẽ khám phá chúng ở bước tiếp theo.

Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Timeline.

Hiện nay, với việc tập trung vào khung nhìn Timeline, nhãn ngữ cảnh bên trên tab Format thay đổi thành Timeline Tools.

Bước10: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Copy, kích Copy Timeline.

Các tùy chọn về Copy Timeline xuất hiện.






Chương VI 95

Lưu ý: Hãy thử nghiệm với từng tùy chọn của Copy Timeline và dán k ết quả vào bất cứứng dụng nào mà bạn muốn. Đối với ví dụ này, bạn sẽ dán kết quả vào Microsof Word, một tr ìnhsoạn thảo văn bản của Microsoft.

Bước 11: Kích Full Size.

Project sẽ sao chép một hình ảnh đồ họa của khung nhìn Timeline vào Clipboard .

Bước 12: Quay tr ở lại phần mềm Microsoft Word và sau đó dán nó vào bên dưới hình ảnhvề khung nhìn Gantt Chart.

Bước 13: Quay tr ở lại phần mềm Project.

Cho đến lúc này thì bạn vẫn đang làm việc với khung nhìn Timeline trong định dạng nhiềuchi tiết của nó. Để mang lại cho bạn nhiều không gian làm việc trên màn hình hơn, bạn sẽ thay đổilại sự hiển thị của khung nhìn Timeline để nó hiển thị trong định dạng ít chi tiết hơn.

Bước 14: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Timeline, và sau đó vào tab Format,

trong nhóm lệnh Show/Hide, kích Detailed Timeline.

Project sẽ co lại khung nhìn Timeline và hiển thị định dạng ít chi tiết hơn của nó. Tiếp theo bạn sẽ sao chép và dán một bản báo cáo.






Chương VI 96

Bước 15: Trong tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sauđó chọn Work Overview.

Báo cáo Work Overview mà bạn đã tùy chỉnh trước đó xuất hiện.

Bước 16 : Kích vào bất cứ nơi đâu trong bản báo cáo Work Overview , và sau đó kích vàotab Design dưới nhãn Report Tools. Trong nhóm lệnh Report, chọn Copy Report .

Project sao chép một hình ảnh đồ họa của báo cáo này vào Clipboard .Lưu ý: Để chỉ sao chép một biểu đồ nào đó trong báo cáo, kích chuột phải vào các cạnh

ngoài của biểu đồ mà bạn muốn sao chép và trong Shortcut Menu xuất hiện, chọn Copy.

Bước 17 : Quay tr ở lại phần mềm Microsoft Word và sau đó dán nó vào bên dưới hình ảnhvề khung nhìn Timeline.

Và bây giờ bạn có trong tập tin tài liệu mới của bạn trong phần mềm Microsoft Word cóchứa các hình ảnh đồ họa của khung nhìn Gantt Chart , khung nhìn Timeline và cả báo cáo Work

Overview.

Bước 18: Đóng phần mềm Microsoft Word và quay tr ở lại Project.

Bước 19: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views , kích Gantt Chart .

Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện thay thế bản báo cáo Work Overview.

6.5. In các khung nhìn và báo cáo

Bằng cách in các khung nhìn và các báo cáo, bạn có thể đưa lên trên mặt giấy chỉ có nhữnggì mà bạn nhìn thấy tr ên màn hình của bạn. Đối với một k ế hoạch có nhiều nhiệm vụ, những gì mà

bạn có thể nhìn thấy tr ên màn hình của bạn tại một thời điểm nào đó có thể là một phần tương đốinhỏ của toàn bộ k ế hoạch. Khi sử dụng những khổ giấy có kích thước tiêu chuẩn ( ví dụ A4, Letter )thì bạn có thể cần nhiều tờ để in toàn bộ k ế hoạch. Ví dụ, một khung nhìn Gantt Chart của một dựán có tiến độ sáu tháng với khoảng 100 nhiệm vụ có thể yêu cầu 12 tờ giấy khổ Letter hoặc nhiều






Chương VI 97

hơn để in toàn bộ nó. Việc in ra k ế hoạch trong Project có thể sử dụng khá nhiều giấy, do đó việcxem trước các khung nhìn và các báo cáo mà bạn định in là một ý tưởng hay.

Bạn có nhiều lựa chọn khi in trong Project, chẳng hạn như in theo một phạm vi các ngày cụthể trong khung nhìn Gantt Chart ( bạn sẽ làm điều đó sau đây). Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểmsoát được những gì sẽ được in ra trong khung nhìn xem trước khi in bằng cách lọc hoặc thu gọncác nhiệm vụ lại, hoặc chỉ hiển thị các nhiệm vụ khái quát. ( Bạn sẽ khám phá các tùy chọn như

vậy trong Chương 12).So với các khung nhìn, các báo cáo có thể là một dạng trình bày ngắn gọn hơn để in thông

tin về kế hoạch của bạn. Các báo cáo sử dụng các định dạng thông thường dễ hiểu, chẳng hạn nhưlà các bảng biểu và biểu đồ, để tổ chức và trình bày thông tin.

Lưu ý: Một số khung nhìn, chẳng hạn như các khung nhìn dạng Forrm ( ví dụ Task Form)và Relationship Diagram, không thể in được từ Project. Tuy nhiên , bạn có thể sử dụng một tiệních chụp ảnh màn hình như Windows Snipping Tool để có được một bản chụp của một khung nhìnthuộc loại đó và sau đó in nó.

Để được hướng dẫn chi tiết về việc in ấn cao cấp, xem trong Chương 16.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã chia sẻ trực tuyến các bản chụpcủa các khung nhìn và các báo cáo của kế hoạch ra mắt cuốn sách mới tới các đối tượng liên quan.Tiếp theo bạn sẽ in các khung nhìn và các báo cáo từ kế hoạch để treo lên tường, chỗ mà nhóm đãđể dành cho các tài liệu lên k ế hoạch quan trọng của dự án này. Một khi các chi tiết về tiến độ nàyđược in và treo trên tường, bạn sẽ khuyến khích các thành viên trong nhóm đánh dấu bằng tay cácthông phản hồi hoặc chú thích về kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn sẽ nhìn thấy khung nhìn xem trước khi in-Print preview của khungnhìn Gantt Char, cũng như của một bản báo cáo

Bước 1: Trên tab File, kích chọn Print.

Khung nhìn xem tr ước khi in-Print preview của khung nhìn Gantt Chart sẽ xuất hiện tronggiao diện Backstage.

Khung nhìn Print Preview có một số tùy chọn để khám phá. Bạn sẽ bắt đầu với các nút điềuhướng trang ở góc dưới cùng bên phải của màn hình. Để quan sát rộng hơn về những thứ sẽ đượcin ra, bạn sẽ chuyển sang một khung nhìn gồm nhiều trang.






Chương VI 98

Bước 2: Kích vào nút Multiple Pages.

Toàn bộ biểu đồ Gantt xuất hiện trong Preview Print. Giả sử rằng kích thước khổ giấy của bạn là Letter , bạn có thể nhìn thấy biểu đồ Gantt sẽ được tr ải ra trên 4 tờ giấy. Những gì bạn nhìnthấy trong Preview Print có thể khác nhau do nó phụ thuộc vào việc thiết lập khổ giấy cụ thể chomáy in của bạn. Và những gì bạn đang nhìn thấy này có nhiều lượng thông tin hơn mức bạn cầntruyền tải vào lúc này, vì vậy bạn sẽ điều chỉnh Print preview để nó chỉ bao gồm một phần thángmột của biểu đồ Gantt.

Lưu ý: Nếu bạn có một máy in mà bạn thiết lập khổ giấy khác với khổ Letter thì những gì bạn nhìn thấy trong khung nhìn Preview Print trên máy tính của bạn có thể khác với với những gìđã được thể hiện trong ví dụ này. Các bước tiếp theo sẽ giả định rằng bạn nhìn thấy khung nhìnGantt Chart được phân chia trong 4 tờ giấy.

Bước 3: Bên dưới khu vực có nhãn Settings nằm ở phía bên trái, kích Print Entire Project

để hiển thị thêm các tùy chọn in.

Các tùy chọn này phép bạn tùy chỉnh các chi tiết sẽ được in.

Bước 4: Kích Print Specific Dates.

Chú ý tới hai trường dữ liệu ngày nằm tr ực tiếp ngay bên dưới thiết lập Print Specific Dates.Trong trường dữ liệu đầu tiên ( có nhãn Dates), 05/01/2015 có thể đang được hiển thị. Đây là ngày

bắt đầu của dự án. Bước 5: Trong trường dữ liệu thứ hai ( có nhãn là To) gõ hoặc chọn ngày 31/1/2015.

Project sẽ điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt

Chart để phù hợp với khung thời gian này.

Nút Multiple Pages






Chương VI 99

Bước 6 : Kích vào nút Back để đóng giao diện Bacckstage.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ làm việc với một bản báo cáo.

Bước 7 : Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đóchọn Work Overview.

Báo cáo Work Overview xuất hiện. Tiếp theo bạn sẽ xem xét một số các tùy chọn thiết lậptrang-Page Setup cho các báo cáo.

Bước 8 : Kích tab Design bên dưới nhãn ngữ cảnh Report Tools. Trong nhóm lệnh Page

Setup, chọn Page Breaks.

Các đường đứt nét mà bạn nhìn thấy trong báo cáo này cho bạn biết đó chính là rìa của cácmép in trên các trang giấy theo các thiết lập trang hiện thời. Các tùy chọn mà bạn nhìn thấy trongnhóm lệnh Page Setup, chẳng hạn như canh lề- Margins và kích thước khổ giấy- Size, có thể sẽhữu ích khi bạn thiết kế báo cáo của bạn.

Bước 9: Trên tab File kích chọn Print.

Rìa mép in






Chương VI 100

Khung nhìn xem tr ước khi in- Print Preview của bản báo cáo xuất hiện trong giao diện Backstage.

Bước 10: Kích vào nút Multiple Pages.

Toàn bộ bản báo cáo Work Overview xuất hiện trong khung nhin Print Preview.

Bước 11: Kích vào nút Back để đóng giao diện Backstage.






Chương VII 101

Theo dõi sự thực hiện của kế hoạch






Chương VII 102

Cho đến lúc này, bạn mới chỉ tập trung vào phát triển việc lập k ế hoạch của dự án và truyềntải các chi tiết của một k ế hoạch trước khi công việc ngoài thực tế bắt đầu thực hiện. Do đó, k hi

công việc bắt đầu thực hiện, chúng ta bước vào giai đoạn tiếp theo của công việc quản lý dự án:Theo dõi sự thực hiện. Theo dõi được hiểu là ghi chép các chi tiết như những ai đã làm những việcgì, công việc đã được thực hiện khi nào, và với chi phí là bao nhiêu. Những chi tiết này thườngđược gọi là các sự việc thực tế đã diễn ra-actual.

Theo dõi các sự việc thực tế đã diễn ra là điều cần thiết để thực sự quản lý một d ự án, cũngnhư để so sánh với k ế hoạch đã lập của nó. Người quản lý của d ự án cũng phải biết các nhóm thựchiện như thế nào và khi nào thì có các hành động chấn chỉnh. Bằng cách theo dõi đúng cách sựthực hiện của d ự ánh và so sánh nó với kế hoạch ban đầu (được lưu trong một đường cơ sở -

baseline ), bạn có thể trả lời các câu hỏi như sau :

- Các nhiệm vụ có bắt đầu và k ết thúc theo k ế hoạch hay không? Nếu không, cái gì sẽ ảnhhưởng đến ngày k ết thúc của dự án ?

- Các tài nguyên sử dụng thời gian nhiều hơn hay ít hơn hơn so với kế hoạch để hoàn thành

nhiệm vụ?

- Các chi phí của nhiệm vụ cao hơn dự kiến có làm tăng chi phí tổng thể của dự án? Lưu ý: Khi bạn nhập các sự việc thực tế đã diễn ra, chẳng hạn như các giá tr ị về thời hạn

thực hiện, ngày bắt đầu, hoặc kết thúc thực tế, bạn có thể quan sát các giá tr ị về thời hạn thực hiện,ngày bắt đầu hoặc kết thúc được lên tiến độ trong k ế hoạch của bạn thay đổi. Những thay đổi nhưvậy là k ết quả của việc Project chủ động tính toán lại kế hoạch, chúng ta sẽ nói đến điều này khinó xảy ra trong các ví dụ sau đây.

Project cung cấp nhiều nhiều cách để theo dõi sự thực hiện. Việc bạn lựa chọn cách thứctheo dõi nào nên tùy thuộc vào mức độ của chi tiết hoặc việc kiểm soát theo yêu cầu của bạn, các

nhà tài tr ợ d ự án và các bên liên quan khác. Theo dõi chính xác các chi tiết của một dự án đòi hỏi phải thêm sự làm việc từ bạn và có thể là từ các tài nguyên đang làm việc trong d ự án. Vì vậy,

trước khi bạn bắt đầu theo dõi sự thực hiện, bạn nên xác định mức độ chi tiết bạn cần. Các mức độ khác nhau của việc theo dõi các chi tiết:

- Ghi chép sự làm việc của dự án đúng như tiến độ đã lập. Mức độ này hoạt động tốt nhấtkhi tất cả mọi thứ trong dự án xảy ra đúng như kế hoạch.

- Ghi chép tỷ lệ phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ, đó là các giá tr ị chính xác hoặc ởcác mức như 25%, 50%, 75% hoặc 100%.

- Ghi chép ngày bắt đầu, ngày k ết thúc, thời gian làm việc thực tế và thời hạn thực hiện thựctế và còn lại đối với từng nhiệm vụ hoặc sự phân công.

- Theo dõi sự làm việc ở mức độ phân công theo khoảng thời gian. Đây là mức độ chi tiếtnhất của việc theo dõi. Ở đây, bạn ghi lại thời gian làm việc thực tế từng ngày, từng tuần hoặc theocác khoảng thời gian khác.

Bởi vì các phần khác nhau của một dự án có thể có các nhu cầu theo dõi khác nhau nên bạncó thể cần phải áp dụng một cách thức là sự kết hợp giữa các phương thức theo dõi theo các nhu

cầu đó trong một d ự án. Ví d ụ, bạn có thể muốn theo dõi các nhiệm vụ có tính r ủi ro cao ở mức tỉmỉ hơn những nhiệm vụ có tính r ủi ro thấp. Trong chương này, bạn sẽ thực hiện việc theo dõi theo

ba mức độ chi tiết đầu tiên đã được liệt k ê ở tr ên, còn mức độ chi tiết thứ 4 ( theo dõi sự làm việcở mức độ phân công theo khoảng thời gian) sẽ được đề cập trong Chương 13.

7.1. Lưu một đường cơ sở cho kế hoạch của bạn.

Sau khi phát triển một kế hoạch, một trong những hoạt động quan trọng nhất của bạn khi

làm người quản lý của d ự án là ghi chép lại các sự việc thực tế diễn ra và đánh giá sự thực hiệncủa dự án. Khi bạn ghi chép các sự việc thức tế diễn ra hoặc cập nhật k ế hoạch của bạn, k ế hoạch






Chương VII 103

gốc ban đầu sẽ có khả năng sẽ thay đổi. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi k ế hoạch ởtr ạng thái gốc ban đầu của nó.

Để đánh giá sự thực hiện của dự án một cách đúng đắn, bạn sẽ so sánh sự thực hiện thực tếcủa dự án với k ế hoạch gốc ban đầu của bạn. Kế hoạch gốc ban đầu này được gọi là k ế hoạchđường cơ sở - Baseline plan hoặc chỉ đơn giản gọi là đường cơ sở - Baseline. Một đường cơ sở làmột tập hợp của những giá trị quan trọng về tiến độ, chi phí và thời gian làm việc, bao gồm mộtsố giá trị phân bổ theo thời gian (gọi là các giá tr ị theo pha thời gian-timephased ).

Lưu ý: Trong chương 13 bạn sẽ làm việc với timephased .

Khi bạn lưu một đường cơ sở , Project tạo một bản chụp nhanh về các giá trị hiện tại và lưunó vào trong k ế hoạch của bạn để so sánh trong tương lai. Bạn nên lưu đường cơ sở khi:

- Bạn đã phát triển kế hoạch ở mức độ đầy đủ nhất có thể. (Tuy nhiên, điều này không có

ngh ĩa là bạn không thể bổ sung các nhiệm vụ, các tài nguyên hoặc các sự phân công tới kế hoạchsau khi công việc đã bắt đầu- điều này thường không thể tránh khỏi).

- Bạn vẫn chưa bắt đầu nhập các giá trị thực tế, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm hoàn thành

của một nhiệm vụ.

Các giá tr ị cụ thể được lưu trong một đường cơ sở bao gồm một số trường d ữ liệu về nhiệmvụ, tài nguyên và các sự phân công và cũng như các trường d ữ liệu theo pha thời gian.

Các trường dữ liệu về nhiệmvụ

Các trường dữ liệu về tài

nguyên

Các trường dữ liệu về sự phân

công

Ngày bắt đầu-Start Thời gian làm việc-Work và thờigian làm việc theo pha thời gian -timephased work

Ngày bắt đầu-Start

Ngày k ết thúc-Finish Chi phí-Cost và chi phí theo phathời gian -Timephased cost

Ngày k ết thúc-Finish

Thời hạn thực hiện- Duration Thời gian làm việc-Work và thờigian làm việc theo pha thời gian-timephased work

Thời gian làm việc-Work vàthời gian làm việc theo pha thờigian -Timephased work

Chi phí-Cost và chi phí theo phathời gian -Timephased cost

Project cung cấp không chỉ một mà còn lên đến 11 đường cơ sở trong một k ế hoạch.

Đường cơ sở đầu tiên được gọi là Baseline và các đường còn lại là từ Baseline 1 đến Baseline 10.

Lưu nhiều đường cơ sở có thể hữu ích cho các d ự án có giai đoạn lên k ế hoạch đặc biệt là dài, mà

trong đó bạn có thể muốn so sánh các thiết lập về các giá tr ị giữa các đường cơ sở . Ví d ụ, bạn cóthể muốn lưu và so sánh các đường cơ sở của kế hoạch theo từng tháng khi các chi tiết của k ếhoạch thay đổi. Hoặc bạn có thể muốn lưu một đường cơ sở mới tại các thời điểm khác nhau trongquá trình thực hiện dự án. Ví d ụ, Bạn có thể lưu Baseline là đường cơ sở trước khi công việc bắtđầu, Baseline 1 sẽ là đường cơ sở của tháng đầu tiên sau khi công việc bắt đầu, Baseline 2 là củatháng thứ hai tiếp theo và cứ tiếp tục như vậy với các đường cơ sở tiếp theo. Sau đó, bạn có thểxem các đường cơ sở khác nhau này và so sánh chúng với thực tế đã diễn ra-actual trong suốt quá

trình thực hiện của dự án.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới bây giờđã phát triển đầy đủ. Sự làm việc trong thực tế của dự án sẽ sớm bắt đầu. Để có được sự so sánh

sau này giữa sự làm việc thực tế và tiến độ hiện tại với kế hoạch gốc ban đầu, đầu tiên bạn sẽ lưumột đường cơ sở .

Trong ví d ụ này, bạn lưu trạng thái hiện tại của một k ế hoạch tiến độ làm đường cơ sở và

sau đó xem các giá trị về nhiệm vụ trong đường cơ sở .






Chương VII 104

Bạn cần đến tập tin Simple Tracking_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 7

đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Tracking _Start và lưu nó thành tập tin khác có tên

là Simple Tracking.

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, kích Set Baseline và chọn Set

Baseline.

Hộp thoại Set Baseline xuất hiện.

Bạn sẽ thiết lập đường cơ sở này cho toàn bộ d ự án bằng cách sử dụng các thiết lập mặcđịnh của hộp thoại.


Project sẽ lưu đường cơ sở mặc dù không có d ấu hiệu nào trong khung nhìn Gantt Chart

cho thấy có bất cứ điều gì đã thay đổi. Bây giờ bạn sẽ thấy một số thay đổi do việc lưu đường cơsở.

Lưu ý: Khi làm việc với một k ế hoạch mà bao gồm một đường cơ sở đã được lưu, bạn cóthể nhìn thấy thời điểm mà nó đã được lưu trong hộp thoại Set Baseline. Ngày mà đường cơ sởđược lưu xuất hiện sau tên của đường cơ sở đó trong hộp chọn có nhãn Set Baseline.

Bước 3: Trên tab Task, tại nhóm lệnh View kích vào biểu tường đầu mũi tên bên dưới Gantt

Chart và sau đó kích vào Task Sheet .

Khung nhìn Task Sheet xuất hiện. Bởi vì đây là một khung nhìn d ạng bảng nên nó không

bao gồm biểu đồ Gantt, do đó bạn có thể nhìn thấy nhiều trường dữ liệu có sẵn hơn trong bảng Entry này.

Bây giờ bạn sẽ chuyển sang bảng Variance trong khung nhìn Task Sheet. Bảng Variance là

một trong số các bảng có sẵn chứa đựng các giá tr ị của đường cơ sở.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables.

Trong danh sác các bảng được liệt kê, lưu ý tới d ấu kiểm bên cạnh mục Entry. Điều này cóngh ĩa là r ằng bảng Entry (nhập d ữ liệu) đang được hiển thị trong khung nhìn Task Sheet. Bướctiếp theo, bạn sẽ chuyển sang loại bảng khác.

Bước 5: Kích Variance.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All nằm ở góc tr ên cùng bên trái ( ởngay trên cùng cột ID) để chuyển sang một bảng khác.

Bảng Variance xuất hiện. Bảng này bao gồm cả cột ngày bắt đầu, ngày k ết thúc của cả k ếhoạch tiến độ hiện tại lẫn đường cơ sở được lưu, và chúng được đặt ở bên cạnh để dễ dàng so sánh.






Chương VII 105

Bởi vì chưa có sự làm việc thực tế nào đã diễn ra và không có sự thay đổi nào tới sự làm

việc được lên tiến độ nên các giá tr ị trong các trường dữ liệu thuộc cột Start và Baseline Start giống hệt nhau, các cột Finish và Baseline Finish cũng như vậy. Sau khi sự làm việc thực tế được

ghi chép lại hoặc các điều chỉnh về tiến độ được thực hiện, các giá tr ị của ngày bắt đầu (Start ) vàk ết thúc (Finish ) theo tiến độ hiện tại có thể khác với các giá trị của đường cơ sở . sau đó, bạn có

thể nhìn thấy các sự khác biệt được hiển thị trong các cột Variance ( Start Var. Và Finish Var.)

Bước 6 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart .


Lưu ý: Project có nhiều khung nhìn dùng để so sánh tiến độ hiện tại với đường cơ sở, nhưngđây là một cách nhanh nhất để xem các giá trị của đường cơ sở trong khung nhìn Gantt Chart:trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline và sau đó kích vào đường cơ sở (

Baseline hoặc Baseline1, … Baseline10 ) mà bạn muốn hiển thị. Project sẽ vẽ các thanh bar Gantt

cơ sở cho đường cơ sở mà bạn chọn.

Bây giờ, bạn đã nhìn thấy một số trường dữ liệu của đường cơ sở và đây là lúc để nhập mộtsố sự việc thực tế đã diễn ra.

7.2. Theo dõi sự thực hiện đúng như kế hoạch tiến độ đến một ngày cụ thể

Phương pháp đơn giản nhất để theo dõi sự thực hiện của dự án là báo cáo r ằng các công

việc ngoài thực tế đang được diễn ra đúng như kế hoạch đã lập. Ví d ụ, nếu tuần đầu tiên của mộtd ự án có thời hạn thực hiện là năm tuần đã trôi qua và tất cả các nhiệm vụ của nó đã bắt đầu và k ếtthúc đúng như tiến độ, thì bạn có thể nhanh chóng ghi lại điều này trong hộp thoại Update Project.

Khi bạn ghi lại sự thực hiện của dự án đến một ngày cụ thể, Project tính toán thời hạn thực

hiện thực tế, thời hạn thực hiện còn lại, các chi phí thực tế và các giá tr ị khác tới ngày cụ thể mà bạn đã nhập vào. Phương pháp này có thể là tốt ngay cả khi các giá tr ị của thời gian làm việc và

chi phí thực tế được tạo ra bởi Project không đúng chính xác với những gì đã xảy ra trong thực

tế, nhưng đó cũng gần đủ cho mục đích theo dõi tiến độ của bạn.

Lưu ý: Một cách khác dùng để chỉ ra rằng chỉ những nhiệm vụ nhất định nào đó (không

phải toàn bộ k ế hoạch) đã được hoàn thành đúng như tiến độ k ế hoạch là sử dụng lệnh Mark On

Track (trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule). Lệnh này chỉ áp dụng cho các nhiệm vụ đượclựa chọn, và nó thiết lập r ằng kể từ ngày d ự án bắt đầu thực hiện cho đến ngày tr ạng thái-Status

date (nếu bạn thiết lập ngày tr ạng thái bằng lệnh Status Date trên tab Project, trong nhóm lệnh

Status) các nhiệm vụ này đã hoàn thành đúng như kế hoạch. Hoặc nếu bạn chưa thiết lập một ngày

tr ạng thái, thì lệnh đó được áp dụng cho đến ngày hiện tại (ngày hiện tại trên máy tính)-Currentdate.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một khoảng thời gian đã trôi qua k ể từkhi lưu đường cơ sở trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Các nhiệm vụ trong tuần đầu tiên và

Nút Select All






Chương VII 106

nữa tuần kế tiếp đã được hoàn thành đúng như kế hoạch đã lập. Bạn cần kê khai các nhiệm vụ đã

hoàn thành này trong k ế hoạch.

Trong ví d ụ này, bạn theo dõi sự thực hiện của dự án mà k ể từ ngày bắt đầu cho đến mộtngày cụ thể nào đó các nhiệm vụ đã thực hiện đúng như tiến độ k ế hoạch đã lập, d ẫn đến Project ghi lại các sự việc thực tế đã diễn ra của dự án.

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Status, kích Update Project .

Hộp thoại Update Project xuất hiện.

Bước 2: Đảm bảo là tùy chọn Update work as complete through được chọn. Trong hộpnhập ngày k ế bên, nhập hoặc chọn 14/1/15.


Project ghi tỷ lệ phần trăm hoàn thành cho các nhiệm vụ mà được lên tiến độ bắt đầu trướcngày 14 tháng 1. Nó hiển thị sự thực thi này bằng cách vẽ các thanh bar tiến triển-Progress bar

trong phần biểu đồ Gantt cho những nhiệm vụ này.

Trong phần biểu đồ Gantt của khung nhìn Gantt Chart, thanh bar Progress cho thấy mứcđộ hoàn thành của các nhiệm vụ. Bởi vì nhiệm vụ 2, 3 và 4 đã được hoàn thành nên d ấu tích chọnxuất hiện trong cột chỉ số của các nhiệm vụ này, ngoài ra các thanh bar Progress kéo dài trên toàn

bộ chiều dài thanh bar Gantt của các nhiệm vụ đó. Còn nhiệm vụ 5 thì mới chỉ hoàn thành một phần.

7.3. Nhập giá trị phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ.

Sau khi sự làm việc bắt đầu trong một nhiệm vụ, bạn có thể nhanh chóng ghi lại tiến triển

của nó theo một tỷ lệ phần trăm. Khi bạn nhập một tỷ lệ phần trăm hoàn thành lớn hơn 0, Project

sẽ thiết lập ngày bắt đầu thực tế (actual start date) của nhiệm vụ đó để phù hợp với ngày bắt đầutheo tiến độ k ế hoạch của nó. Sau đó Project tính toán thời hạn thực hiện thực tế, thời hạn thựchiện còn lại, các chi phí thực tế và các giá tr ị khác dựa tr ên tỷ lệ phần trăm bạn nhập vào. Ví d ụ,nếu bạn chỉ r õ r ằng một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là bốn ngày hoàn thành 25 phần trăm thì

Dấu tích xuất hiện trong cột chỉ số của các

nhiệm vụ đã hoàn thành

Progress bar chỉ ra phần đã hoàn thành củanhiệm vụ






Chương VII 107

Project tính toán r ằng nhiệm vụ đó có thời hạn thực hiện thực tế là một ngày và thời hạn thực hiệncòn lại là ba ngày.

Dưới đây là một số cách thức nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành:

- Sử dụng nút 0%, 25%, 50%, 75% và 100% Complete trong nhóm lệnh Schedule của tabTask.

- Thêm cột phần trăm hoàn thành (Có nhãn là % Complete ) trong một bảng trong một khungnhìn về nhiệm vụ, và sau đó nhập giá trị bạn muốn.

- Nhập bất kỳ giá trị phần trăm nào mà bạn muốn trong hộp thoại Update Tasks. (Để truycập vào hộp thoại này, trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở

bên phải của lệnh Mark On Track , và sau đó chọn Update Tasks).

- Sử dụng chuột để thiết lập sự hoàn thành trên thanh bar Gantt.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, sự làm việc vẫn tiếp tục trong d ự án ra

mắt cuốn sách mới. Bạn có thêm các tiến triển về công việc để ghi lại trong kế hoạch theo các giátr ị phần trăm hoàn thành.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ ghi lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành của một số nhiệm vụ. Bước 1: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and order marketing

material.

Tiến triển của nhiệm vụ này đã được ghi chép lại trong ví d ụ trước, nhưng nó vẫn chưa đượcthiết lập là đã hoàn thành.

Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete.

Project ghi lại r ằng sự làm việc thực tế của nhiệm vụ này là đúng như tiến độ k ế hoạch và

kéo dài thanh bar Progress cho đến hết chiều dài của thanh bar Gantt .

Tiếp theo bạn sẽ ghi lại rằng nhiệm vụ cột mốc trong nhiệm vụ khái quát Planning Phase

và nhiệm vụ con đầu tiên của nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase đã hoàn thành. Bước 3: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 6, Planning complete!, và trong khi

đang giữ phím Ctrl, chọn tên của nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting.

Bước 4: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete.






Chương VII 108

Bởi vì nhiệm vụ 6 là một nhiệm vụ cột mốc không có thời hạn thực hiện nên không có bấtk ỳ sự thay đổi nào xuất hiện trong biểu tượng của nó trong các phần biểu đồ Gantt của k hung nhìn

Gantt Chart như đã xảy ra đối với nhiệm vụ 8. Tuy nhiên, bạn có thể nhìn d ấu tích thể hiện sựhoàn thành đối với cả hai nhiệm vụ này trong cột chỉ số ID.

Tiếp theo, bạn sẽ có được một cái nhìn rõ ràng hơn về cái cách mà sự tiến triển được hiểnthị trong thanh bar Gantt của một nhiệm vụ. Bạn sẽ nhập vào một giá trị phần trăm hoàn thành

cho một nhiệm vụ khác.

Bước 5: Kích vào tên của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement .

Bước 6 : trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích 50% Complete.

Project sẽ ghi lại r ằng sự làm việc thực tế của nhiệm vụ này đúng như tiến độ k ế hoạch và

sau đó vẽ ra một thanh bar Progress đến một vị trí nào đó trên thanh bar Gantt của nó.

Lưu ý r ằng mặc dù 50% công việc của nhiệm vụ 9 đã hoàn thành, nhưng thanh bar Progress

không kéo dài tới vị trí 50% chiều dài của thanh bar Gantt. Điều này là do Project đo lường thờihạn thực hiện theo khoảng thời gian làm việc Working time, nhưng lại vẽ thanh bar Gantt kéo dài

trên cả khoảng thời gian không làm việc- Nonworking Time, và trong trường hợp này thì nó bao

gồm cả thứ ba ngày 22 tháng 1 là một ngày không làm việc ( một ngày ngoại lệ mà bạn đã thiếtlập trong các ví dụ trước đó).

Bước 7 : Trong phần biểu đồ ( phía bên phải) của khung nhìn Gantt Chart, di chuyển con trỏchuột bên trên thanh bar Progress bên trong thanh bar Gantt của nhiệm vụ 9 và di chuyển dọc theo

nó cho đến khi biểu tượng con tr ỏ chuột thay đổi thành ký hiệu phần trăm+ mũi tên hướng sang phải, một ScreenTip của thanh bar Progress đó sẽ xuất hiện.

ScreenTip của thanh Progress thông báo cho bạn về tỷ lệ phần trăm hoàn thành của nhiệmvụ và các giá tr ị theo dõi khác.

Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm cho cách nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thànhnhiệm vụ:

- Bạn cũng có thể thiết lập phần trăm hoàn thành bằng cách di chuyển con tr ỏ chuột đếnđiểm đầu của một thanh bar Gantt ( đối với các nhiệm vụ chưa được ghi lại sự tiến triển) hoặc






Chương VII 109

thanh bar Progress ( Đối với nhiệm đã ghi lại sự tiến triển). Khi con tr ỏ chuột thay đổi thành ký

hiệu phần trăm và mũi tên hướng sang bên phải, thì nhấn và giữa phím trái chuột r ồi kéo con tr ỏchuột từ trái sang phải. Khi bạn làm như vậy, hãy chú ý tới ngày ở bên cạnh nhãn “Complete

through" xuất hiện trong một ScreenTip như hình minh họa dưới đây.

- Nếu bạn có thể thu thập được ngày bắt đầu thực tế của một nhiệm vụ thì hãy ghi lại ngày

thực tế bắt đầu (được mô tả trong phần k ế tiếp) và sau đó ghi lại một tỷ lệ phần trăm hoàn thành.

- Theo mặc định, Project thể hiện thanh bar Gantt kéo dài trên cả những ngày không làm

việc- Nonworking time (chẳng hạn như ngày cuối tuần) như bạn thấy trong phần này. Tuy nhiên,

Project cũng có thể không thể hiện sự kéo dài này lên cả những ngày không làm việc, nhìn bềngoài thì sự thể hiện này nói lên không có sự làm việc nào trong nhiệm vụ diễn ra trong thời giankhông làm việc. Nếu bạn thích kiểu trình bày này, kích chuột phải vào bất k ỳ vị trí nào trong phần

biểu đồ trong khung nhìn Gantt Chart ( chỉ trừ trên các thanh bar, liên k ết, nhãn và biểu tượng) và

chọn Nonworking Time trong Shortcut Menu xuất hiện. Trong hộp thoại Timescale, kích vào tab

Non-Working Time. Bên cạnh nhãn Draw chọn tùy chọn In front of task bars.- Và đây là một kỹ thuật đơn giản để theo dõi các d ự án có nhiều nhiệm vụ có thời hạn thực

hiện ngắn mà không yêu cầu theo dõi chi tiết. Chỉ sử dụng các giá tr ị hoàn thành là 0%, 50%, và

100%. 0% có ngh ĩa là sự làm việc trên nhiệm vụ chưa bắt đầu, 50% nghĩa là sự làm việc đã bắtđầu, và 100% có ngh ĩa là nhiệm vụ đã hoàn thành. Nếu bạn chỉ cần biết những nhiệm vụ nào đangtiến triển và những nhiệm vụ nào đã hoàn thành thì đây là d ạng theo dõi đơn giản nhất mà bạn cóthể áp d ụng.

7.4. Nhập các giá trị thực tế cho nhiệm vụ.

Một cách chi tiết hơn để giữ cho tiến độ của bạn được cập nhật là ghi lại những thực tế gì đã

diễn ra đối với từng nhiệm vụ trong dự án của bạn. Bạn có thể ghi lại ngày bắt đầu, kết thúc, thờigian làm việc và thời hạn thực hiện thực tế cho từng nhiệm vụ. Ví d ụ, khi bạn nhập thời hạn thựchiện thực tế là 3 ngày cho một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện dự kiến là 5 ngày ( tức là có 40 giờlàm việc), Project sẽ tính toàn thời gian làm việc thực tế là 24 giờ, phần trăm hoàn thành là 60%và thời hạn thực hiện còn lại là 2 ngày.

Khi bạn nhập các giá trị thực tế khác với k ế hoạch tiến độ, Project sử dụng các quy tắc sauđây để cập nhật kế hoạch tiến độ:

- Khi bạn nhập ngày bắt đầu thực tế của một nhiệm vụ, Project sẽ di chuyển ngày bắt đầucủa k ế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày bắt đầu thực tế.

- Khi bạn nhập ngày k ết thúc thực tế của một nhiệm vụ, Project sẽ di chuyển ngày k ết thúccủa kế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày k ết thúc thực tế và thiết lập là nhiệm vụ hoàn thành

100% .

- Khi bạn nhập một thời gian làm việc thực tế của nhiệm vụ, Project tính toán lại thời gianlàm việc còn lại, nếu có.

- Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó ít hơn thời hạn thựchiện d ự kiến theo k ế hoạch tiến độ thì Project sẽ lấy thời hạn thực hiện theo kế hoạch tr ừ đi thờihạn thực hiện thực tế để tính ra thời hạn thực hiện còn lại.

- Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó bằng thời hạn thựchiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100%.

- Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó dài hơn thời hạnthực hiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ điều chỉnh thời hạn thực hiện theo k ế hoạchcho phù hợp với thời hạn thực hiện thực tế và thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100%.






Chương VII 110

Bởi vì k ế hoạch tiến độ của bạn được cập nhật với các giá tr ị thực tế nên nó sẽ có khả năngthay đổi. Tuy nhiên là k ế hoạch tiến độ gốc ban đầu đã được lưu trong một đường cơ sở vẫn không

bị thay đổi.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một vài ngày đã trôi qua và sự làm việntrong d ự án ra mắt cuốn sách mới vẫn tiến triển. Các tài nguyên thực hiện các công việc có phảnhồi cho bạn rằng sự t iến triển ngoài thực tế khác đôi chút so với k ế hoạch tiến độ, và bạn muốnghi lại những thực tế này và quan sát ảnh hưởng của nó tới toàn bộ k ế hoạch.

Trong ví d ụ này, bạn ghi lại các thời gian làm việc thực tế cho một số nhiệm vụ, cũng như

ngày bắt đầu, k ết thúc thực tế đối với các nhiệm vụ khác.

Bước 1: trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Tables và sau đó chọn Work .

Bảng Work xuất hiện.

Lưu ý: Bạn có thể hiển thị bất cứ bảng nào mà có liên quan nhất tới các chi tiết mà bạn đanghướng đến khi theo dõi sự tiến triển trong một kế hoạch. Các bảng hữu ích bao gồm bảng Work,

tập trung vào thời gian làm việc và bảng Cost, tập trung vào các giá tr ị chi phí. Bảng Tracking là

một bảng toàn diện nhất khi ghi lại hoặc xem sự tiến triển.

Bước 2: Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng khung nhìn sang bên phải để lộ cột cuối cùngtrong bảng Work có nhãn là W%. Comp (% Work Complete).

Bảng này bao gồm cả cột tổng thời gian làm việc theo k ế hoạch tiến độ ( cột nhãn Work ),

cột tổng thời gian làm việc thực tế ( Actual) và cột tổng thời gian làm việc còn lại ( Remaining).

Bạn sẽ đề cập tới các giá trị trong các cột này khi bạn cập nhật cho các nhiệm vụ.

Trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 9 đã hoàn

thành một phần. Trong bảng Work , chú ý tới giá tr ị thời gian làm việc thực tế ( cột Actual) là 8

giờ. 8 giờ này là k ết quả của việc thiết lập nhiệm vụ đã hoàn thành 50% ở trong ví d ụ trước. Nhiệmvụ có tổng số giờ làm việc là 16 giờ, do hoàn thành 50% nên d ẫn đến thời gian làm việc thực tế là

8 giờ và thời gian làm việc còn lại cũng là 8 giờ . Bây giờ bạn muốn ghi lại rằng nhiệm vụ này bâygiờ đã hoàn thành nhưng với thời gian làm việc thực tế nhiều hơn so với dự kiến trong k ế hoạchtiến độ.

Bước 3: Trong trường dữ liệu thuộc cột Actual của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement ,

gõ hoặc chọn 24 và sau đó nhấn phím Enter.

Project ghi lại r ằng tổng thời gian làm việc của nhiệm vụ số 9 là 24 giờ và nhiệm vụ đã hoàn

thành. Bởi vì 24 giờ lớn hơn so với 16 giờ d ự kiến ban đầu 16 (có thể nhìn thấy trong trường dữliệu thuộc cột có nhãn Baseline), Project đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành và kéo dài thanh bar

Gantt của nhiệm vụ này để chỉ ra giằng thời hạn thực hiện đã dài hơn.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ nhập ngày bắt đầu thực tế và thời hạn thực hiện thực tế của các

nhiệm vụ khác trong nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase.

Bước 4: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ 10, Plan author’s travel.

Thực tế thì nhiệm vụ này đã bắt đầu ngày làm việc trước ngày d ự kiến trong kế hoạch tiếnđộ 1 ngày ( ngày d ự kiến là thứ tư ngày 21/1) và mất tổng cộng bảy ngày để hoàn thành. Bạn sẽghi lại các thông tin này trong hộp thoại Update Tasks.






Chương VII 111

Bước 5: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bên

cạnh nút Mark on Track và sau đó kích vào Update Tasks.

Hộp thoại Update Tasks xuất hiện. Hộp thoại này cho thấy các giá tr ị của ngày bắt đầu, kếtthúc và thời hạn thực hiện của nhiệm vụ trong thực tế lẫn kế hoạch tiến độ, ngoài ra có cả thời gianthực hiện còn lại. Trong hộp thoại này, bạn có thể cập nhật các giá trị thực tế và còn lại.

Bước 6

: Trong trường dữ liệu nhập có nhãn Start thuộc khu vực Actual ở phía bên trái hộpthoại, gõ hoặc chọn 20/01/15.

Bước 7 : Trong trường dữ liệu nhập có nhãn Actual dur , gõ hoặc chọn 7d.


Project ghi lại ngày bắt đầu và thời hạn thực hiện thực tế, thời gian làm việc thực tế và thờigian làm việc theo kế hoạch của nhiệm vụ này. Những giá trị này cũng cuộn lên nhiệm vụ kháiquát Internal Launch Phase (nhiệm vụ 7) và nhiệm nhiệm tổng quát (nhiệm vụ 0), bạn lưu ý tớicác trường dữ liệu được làm nổi bật do bị thay đổi.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ ghi lại rằng nhiệm vụ 11 đã bắt đầu như kế hoạch nhưng mấtnhiều thời gian hơn so d ự kiến để hoàn thành.

Bước 9: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ, Channel Sales prep.

Bước 10: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bêncạnh nút Mark on Track và sau đó kích vào Update Tasks.

Hộp thoại Update Tasks xuất hiện.

Bước 11: Trong trường dữ liệu Actual dur , gõ hoạch chọn 7d , và sau đó nhấn OK.

Project ghi lại thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ này. Hãy nhớ rằng giá trị thời hạnthực hiện thực tế "7d " ở đây ngh ĩa là bảy ngày làm việc chứ không không phải bảy ngày theo lịch.






Chương VII 112

Bởi vì bạn đã không chỉ rõ ngày bắt đầu thực tế, Project giả định rằng nhiệm vụ đã bắt đầunhư dự kiến trong k ế hoạch tiến độ. Tuy nhiên, thời hạn thực hiện thực tế mà bạn nhập vào đã

khiến Project tính toán ra một ngày k ết thúc thực tế muộn hơn so với ngày k ết thúc dự kiến gốc ban đầu. Tương tự như vậy, thời gian làm việc thực tế (112 giờ) là lớn hơn so với thời gian làm

việc d ự kiến ban đầu (80 giờ).

Lưu ý: Bạn cũng có thể áp dụng tất cả các phương pháp theo dõi đã được nói đến trongchương này cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Bạn cũng có thể ghi lại ngày bắt đầu,

ngày k ết thúc, thời hạn thực hiện thực tế hoặc thời hạn thực hiện còn lại cho các nhiệm vụ có chế

độ tiến độ thủ công.

* Nghiệp vụ quả n lý d ự án: Dự án đang trong theo dõi ?

Đánh giá đúng hiện trạng của dự án có thể r ất khó khăn. Hãy xem xét các vấn đề sau:

- Đối với r ất nhiều nhiệm vụ, có thể r ất khó để đánh giá tỷ lệ phần trăm hoàn thành củachúng. Khi nào thì thiết kế của một kỹ sư về một động cơ lắp ráp mới hoàn thành 50 phần trăm

công việc? Hoặc khi nào thị bộ mã của một lập tr ình viên viết cho một module phần mềm hoàn

thành 50 công việc? Việc báo cáo tiến triển của công việc, trong nhiều trường hợp, là một sự nỗlực về phỏng đoán và có tính r ủi ro.

- Phần thời gian trôi đi của thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ không phải lúc nào cũng

tương ứng với số lượng công việc hoàn thành. Ví d ụ, ban đầu một nhiệm vụ có thể yêu cầu tươngđối ít sự nỗ lực, nhưng sau đó nó có thể yêu cầu sự làm việc nhiều hơn nữa khi thời gian trôi đi. (

Nhiệm vụ này còn được gọi là nhẹ trước nặng sau Back-loaded task ). Khi thời hạn thực hiện đã

trôi qua 50 phần trăm nhưng có không đến 50% thời gian làm việc của nó sẽ được hoàn thành.

Trong thực tế, Project theo dõi cả hai giá trị: % Complete theo dõi tỉ lệ phần trăm thời hạn thựchiện của nhiệm vụ đã được hoàn thành, trong khi đó % Work Complete theo dõi tỷ lệ phần trămthời gian làm việc của nhiệm vụ đã được hoàn thành.

- Các tài nguyên được phân công tới một nhiệm vụ có thể có tiêu chí về cái gì được tạo thành

khi nhiệm vụ hoàn thành khác với tiêu chí được quyết định bởi người quản lý của d ự án hoặc cáctài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ kế nhiệm. Nói cách khác, các nhóm thiếu một sự định

ngh ĩa chung về việc đã làm.Lập kế hoạch và truyền đạt d ự án tốt có thể giúp bạn tránh hoặc giảm thiểu những điều này

và các vấn đề khác nảy sinh trong khi thực hiện dự án. Ví dụ, phát triển các thời hạn thực hiện củanhiệm vụ và các giai đoạn báo cáo tình tr ạng thích hợp sẽ giúp bạn xác định các nhiệm vụ mà đã

thay đổi đáng kể so với lúc ban đầu trước khi thực hiện điều chỉnh. Có tiêu chí về sự hoàn thành

của nhiệm vụ được soạn thảo và truyền đạt tốt sẽ giúp ngăn chặn những bất ngờ về sản phẩm tạothành. Tuy vậy, các d ự án lớn và phức tạp hầu như sẽ luôn luôn thay đổi so với lúc ban đầu.






Chương VIII 113

Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ






Chương VIII 114

8.1. Xem mối quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng Task Path.

Khi tinh chỉnh các mối quan hệ về nhiệm vụ, bạn cần phải theo dõi các nhiệm vụ tiền nhiệmmà có ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của các nhiệm vụ kế nhiệm của chúng. Trong các k ế hoạch

phức tạp, việc xác định bằng mắt các mối quan hệ giữa nhiệm vụ tiền nhiệm và k ế nhiệm không

phải lúc nào cũng dễ dàng. Điều này đặc biệt đúng khi một nhiệm vụ có nhiều nhiệm vụ tiền nhiệmhoặc kế nhiệm.

MS Project 2013 giới thiệu một tính năng được gọi là lộ tr ình hay đường đi của nhiệm vụ

Task Path mà áp d ụng định dạng màu sắc tới các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ tiền nhiệm và

nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ được chọn. Task Path cũng có thể phân biệt được nhiệm vụ tiềnnhiệm phát động- Driving Predecessor của một nhiệm vụ ( là nhiệm vụ tiền nhiệm tr ực tiếp quyếtđịnh hoặc phát động ngày bắt đầu của nhiệm vụ đó) trong những nhiệm vụ tiền nhiệm của nó. (

Các nhiệm vụ tiền nhiệm mà có thể bỏ qua không lên lại tiến độ các nhiệm vụ kế nhiệm của chúng

được cho là có sự chùng-slack , được miêu tả chi tiết trong chương 9). Tính năng Task Path cũngcó thể làm điều tương tự cho các nhiệm vụ k ế nhiệm bị d ẫn động- Driven Successor .

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, tại cuộc họp nhóm sắp tới bạn muốn biểuthị một số mối quan hệ nhiệm vụ phức tạp hơn trong k ế hoạch cuốn sách dành cho tr ẻ em mới cho

cuộc họp nhóm sắp tới.

Trong ví d ụ này, bạn sử dụng tính năng Task Path để xem các nhiệm tiền nhiệm và k ế nhiệm.

Bạn cần đến tập tin Advanced Tasks_Start trong thư mục Practices/Chapter08 đi kèm vớicuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tasks_Start và lưu nó thành file mới ( save as) là Advanced

Task .

Bước 1: Di chuyển thanh cuộn đứng để nhiệm vụ 16, Proofread and index, lên trên đầu củakhung nhìn.

Bây giờ bạn sẽ dễ dàng hơn khi xem k ết quả của các hành động tiếp theo của bạn.

Bước 2: Kích vào tên của nhiệm vụ 29, Send to color house.

Bạn muốn nhận biết các nhiệm vụ tiền nhiệm và k ế nhiệm vụ của nhiệm vụ này.

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path và sau đó kích vào

Prodecessor .






Chương VIII 115

Project áp d ụng một định d ạng mầu vàng nhạt cho các thanh bar Gantt của các nhiệm vụtiền nhiệm của nhiệm vụ 29.

Như bạn có thể thấy trong khung nhìn, nhiệm vụ 29 có một chuỗi các nhiệm vụ tiền nhiệm.Tiếp theo bạn sẽ có một cái nhìn sâu hơn về các nhiệm vụ tiền nhiệm mà ảnh hưởng tr ực tiếp đếntiến độ của nhiệm vụ 29.

Bước 4: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích vào Task Path và sau đó kích

chọn vào Driving Predecessor .

Project áp d ụng một định dạng mầu cam sẫm cho các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ tiềnnhiệm phát động của nhiệm vụ 29.

Một số nhiệm vụ tiền nhiệm trực tiếp d ẫn dắt việc lên tiến độ của nhiệm vụ 29, và được gọilà nhiệm vụ tiền nhiệm phát động Driving Predecessor ( ví d ụ như nhiệm vụ 24). Những nhiệmvụ tiền nhiệm khác có sự nới lỏng về tiến độ ( sự chùng-slack ) giữa chúng với nhiệm vụ 29 (nhiệmvụ 27 là một ví d ụ).






Chương VIII 116

Ngoài việc làm nổi bật các nhiệm vụ tiền nhiệm, bạn cũng có thể sử dụng Task Path để làm

nổi bật các nhiệm vụ kế nhiệm của các nhiệm vụ được chọn.

Bước 5: Với việc nhiệm vụ 29 vẫn đang được chọn, vào tab Format, trong nhóm lệnh BarStyles, kích vào Task Path và sau đó chọn Successor .

Project áp d ụng một định dạng màu tím nhạt cho các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ kế

nhiệm của nhiệm vụ này. Chúng là nhiệm vụ 30 và 31.

Bây giờ việc làm nổi bật của các nhiệm vụ tiền nhiệm, nhiệm vụ tiền nhiệm phát động và

nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ được chọn đã được bật. Tiếp theo, bạn sẽ thấy những nổi bật nàycho các nhiệm vụ khác.

Bước 6 : Chọn tên của nhiệm vụ 22, Proof and review.

Project sẽ áp d ụng định dạng nổi bật trên đến các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ tiềnnhiệm, nhiệm vụ tiền nhiệm phát động và nhiệm vụ k ế nhiệm của nhiệm vụ này.






Chương VIII 117

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ phải tắt các định dạng nổi bật và thay đổi mức độ zoom.

Bước 7 : Trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích vào Task Path và sau đó chọn Remove Highlighting.

Bước 8 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn Timescale, chọn Days.

Khi bạn đang làm việc trong một dự án phức tạp, bạn có thể bật các định dạng nổi bật của

Task Path để giúp bạn nhanh chóng nhận biết bằng mắt các nhiệm vụ tiền nhiệm và k ế nhiệm. Cácđịnh dạng màu sắc nổi bật khác nhau cho các nhiệm vụ tiền nhiệm phát động và nhiệm vụ k ếnhiệm là đặc biệt hữu ích khi bạn đang tập trung vào việc quản lý toàn bộ thời hạn thực hiện củamột chuỗi các nhiệm vụ được liên k ết với nhau.

8.2. Điều chỉnh mối quan hệ liên kết các nhiệm vụ

Bạn có thể nhớ lại ở chương 3 rằng có bốn loại mối quan hệ giữa các nhiệm vụ có liên k ếtvới nhau:

- Finish-to-start (FS): Ngày k ết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày bắt đầu củanhiệm vụ kế nhiệm. Đây là mối quan hệ mặc định.

- Start-to-start (SS): Ngày bắt đầu của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày bắt đầu củanhiệm vụ kế nhiệm.

- Finish-to-finish (FF): Ngày k ết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày k ết thúc củanhiệm vụ kế nhiệm.

- Start-to-finish (SF): Ngày bắt đầu của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày k ết thúc củanhiệm vụ kế nhiệm.

Khi bạn liên k ết các nhiệm vụ trong Project, theo mặc định chúng sẽ được cung cấp mộtmối quan hệ kiểu Finish-to-start. Điều này là thích hợp cho nhiều nhiệm vụ, nhưng đôi khi r ất cóthể bạn sẽ thay đổi một số mối quan hệ giữa các nhiệm vụ khi bạn tinh chỉnh k ế hoạch. Sau đâylà một số ví dụ về một số nhiệm vụ mà đòi hỏi có các mối quan hệ khác với kiểu Finish-to-start:

- Bạn có thể bắt đầu thiết lập các trang sách ( Set pages) ngay sau khi bắt đầu công việcminh họa ( Illustration ) trong một dự án sách (một mối quan hệ kiểu Start-to-start). Điều này sẽgiảm toàn bộ số thời gian cần thiết để hoàn thành hai nhiệm vụ, bởi vì chúng được hoàn thành

song song.

- Lên k ế hoạch để công việc biên tập ( Edit manuscript ) cho một cuốn sách có thể bắt đầu

trước khi công việc viết bản thảo (Write manuscript ) được hoàn thành, nhưng nó phải được hoànthành trước khi việc viết bản thảo được hoàn tất. Bạn muốn hai nhiệm vụ hoàn thành cùng mộtlúc (một mối quan hệ kiểu Finish-to-finish).

Các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ nên phản ánh tr ình tự mà các công việc nên được thựchiện. Sau khi bạn đã thiết lập các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ chính xác, bạn có thể tinh chỉnhtiến độ của bạn bằng cách nhập khoảng thời gian chồng lên (gọi là thời gian sớm-lead time) hoặckhoảng thời gian bị trì hoãn (gọi là thời gian trễ-lag time) giữa ngày k ết thúc hoặc ngày bắt đầu

của các nhiệm vụ tiền nhiệm và k ế nhiệm. Khi hai nhiệm vụ có một mối quan hệ kiểu Finish-to-start.

- Thời gian sớm- Lead time khiến cho nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu trước khi nhiệm vụ tiềnnhiệm của nó k ết thúc.






Chương VIII 118

- Thời gian tr ễ- Lag time khiến cho nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu ở một thời điểm nào đó saukhi nhiệm vụ tiền nhiệm của nó k ết thúc.

Sau đây là một minh họa về cái cách mà thời gian sớm và tr ễ ảnh hưởng đến các mối quanhệ giữa các nhiệm vụ. Giả sử rằng ban đầu bạn lên k ế hoạch cho ba nhiệm vụ sau đây có mối quanhệ kiểu Finish-to-start.

Nhiệm vụ 1 là Copyedit -biên tập, nhiệm vụ 2 là Author review of copyedit -Tác giả xem lạiviệc chỉnh sửa bản thảo.

Trước khi nhiệm vụ 2 có thể bắt đầu, bạn cần phải cho phép thêm một ngày nữa để bản thảođã được biên tập có thể chuyển đến cho tác giả. Bạn không muốn thêm một ngày nữa cho thời hạnthực hiện- Duration của nhiệm vụ 1 bởi vì thực sự không có công việc nào sẽ xảy ra vào ngày hôm

đó. Thay vào đó, bạn nhập thời gian tr ễ 1 ngày giữa nhiệm vụ 1 và 2.

Tuy nhiên, nhiệm vụ 3 có thể bắt đầu ngay khi nhiệm vụ 2 hoàn thành được một nữa. Đểthực hiện điều này, nhập thời gian sớm là 50% giữa nhiệm vụ 2 và 3.

Bạn có thể nhập thời gian sớm hoặc trễ theo các đơn vị về thời gian, chẳng hạn như hai ngày-2d , hoặc theo một tỷ lệ phần trăm của thời hạn thực hiện của nhiệm vụ tiền nhiệm, chẳng hạn như50%. Thời gian trễ được nhập vào với giá trị dương và thời gian sớm được nhập vào với giá trị âm(ví d ụ, -2d hoặc -50%). Bạn có thể áp dụng thời gian sớ m hoặc tr ễ cho bất kỳ loại nào của mốiquan hệ về nhiệm vụ: Finish-to-start , Start-to-start hoặc bất kỳ loại nào khác.

Nơi mà bạn có thể nhập thời gian sớm hoặc tr ễ bao gồm cả hộp thoại Task Information

(tab Task), cột có nhãn Predecessor trong bảng nhập dữ liệu- Entry, khung nhìn Task Forrm ( tab

View, nhóm lệnh Split View, lệnh Details) và cả hộp thoại Task Dependency (có thể nhìn thấyđược bằng cách kích đúp vào đường liên k ết giữa các thanh bar Gantt ).

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, công việc chỉnh sửa và thiết kế cho cuốnsách thiếu nhi mới đã được bắt đầu. Ở giai đoạn này, bạn có một kế hoạch ban đầu với tên, thờihạn thực hiện của nhiệm vụ, các mối quan hệ về nhiệm vụ và các sự phân công tài nguyên. Bây

giờ, bạn muốn tỉnh chỉnh các mối quan hệ về nhiệm vụ này.

Trong ví d ụ này, bạn nhập thời gian sớm và tr ễ và thay đổi các mối quan hệ về nhiệm vụgiữa các nhiệm vụ tiền nhiệm và k ế nhiệm.

Bước 1: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Tasks, chọn Inspect .

Bảng điều khiển Task Inspector xuất hiện. Bảng điều khiển ngắn gọn này cho thấy các yếutố tiến độ ảnh hưởng đến nhiệm vụ đang được chọn, chẳng hạn như mối quan hệ về nhiệm vụ vớinhiệm vụ tiền nhiệm, lịch tài nguyên, lịch nhiệm vụ hoặc là một sự kết hợp của các yếu tố. Bạn có

thể kích vào bất kỳ mục nào đang được hiển thị với mầu xanh da trời trong Task Inspector để biếtthêm chi tiết về nó. Ví d ụ, bạn có thể kích vào tên của tài nguyên được phân công tới thuộc khuvực có nhãn Calendar để xem lịch tài nguyên của chúng. Bạn không cần hiển thị bảng điều khiểnTask Inspector để thay đổi các chi tiết của nhiệm vụ, nhưng nó có thể là một công cụ hữu íchtrong một số trường hợp.






Chương VIII 119

Bước 2: Chọn tên của nhiệm vụ 31, Print and ship.

Trong bảng điều khiển Task Inspector , bạn có thể xem các yếu tố tiến độ có ảnh hưởng đếnnhiệm vụ này.

Đối với nhiệm vụ 31, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ tiền nhiệm của nó là nhiệm vụ 30,Generate proofs. Bạn có thể nhìn thấy trong bảng điều khiển này r ằng hai nhiệm vụ này có mộtmối quan hệ kiểu Finish-to-start với thời gian tr ễ là không.

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh giá trị thời gian tr ễ trong mối quan hệ về nhiệm vụ để giải thíchcho khoảng thời gian vận chuyển bản in thử tới nhà in. Bởi vì bạn không thể chỉnh sửa tr ực tiếpgiá tr ị này trong Task Inspector, nên bạn sẽ hiển thị hộp thoại Task Information. Tuy nhiên, đầutiên là bạn sẽ hiển thị thanh bar Gantt của nhiệm vụ này để bạn có thể dễ dàng quan sát các ảnhhưởng của việc điều chỉnh thời gian trễ.

Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh giá trị thời gian tr ễ giữa nhiệm vụ này với nhiệm vụ tiền nhiệm

của nó. Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information.

Hộp thoại Task Information sẽ xuất hiện. Nó chứa đựng các chi tiết hiện về nhiệm vụ hiệnđang được chọn, nhiệm vụ 31.

Bước 5: Nhấp vào tab Predecessor.

Bước 6 : Trong trường d ữ liệu Lag của nhiệm vụ tiền nhiệm của nó là nhiệm vụ 30, gõ hoặcchọn 3d , và sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Task Information.

Nhiệm vụ 31 bây giờ được lên tiến độ để sau khi nhiệm vụ 30 k ết thúc được 3 ngày ( tính

theo ngày làm việc) sẽ bắt đầu.






Chương VIII 120

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh giá tr ị thời gian tr ễ giữa hai nhiệm vụ khác.

Bước 7 : Nhấp vào tên của nhiệm vụ 10, Copyedit incorp.

Bạn muốn đẩy thời gian bắt đầu của nhiệm vụ này lên so với nhiệm vụ tiền nhiệm của nó,

tức là nhiệm vụ Copyedit incorp có thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ author review of the copyediting

được hoàn thành.

Bước 8 : Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .

Bước 9: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information và sau đó nhấpvào Tab Predecessor trong hộp thoại Task Information.

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng Shortcut Menu của nhiệm vụ được chọn cho cả hai lệnh: Scroll

to Task và Information. Kích chuột phải lên tên của nhiệm vụ, trong Shortcut Menu xuất hiên, lựachọn lệnh mà bạn muốn.

Bước 10: Trong l ĩnh d ữ liệu Lag của nhiệm vụ tiền nhiệm của nó là nhiệm vụ 9, gõ -25%,

và sau đó nhấp OK .

Nhập thời gian trễ là một giá trị âm dẫn đến có được khoảng thời gian sớm-lead time.

Nhiệm vụ 10 bây giờ được lên tiến độ để bắt đầu tại thời điểm mà thời hạn thực hiện còn lạicủa nhiệm vụ 9 là 25% ( tức là đã thực hiện 75%). Nếu thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 9 thayđổi, Project sẽ lên lại tiến độ ngày bắt đầu của nhiệm vụ 10 để nó duy tr ì một khoảng thời gian

sớm là 25% so thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 9.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ thay đổi kiểu mối quan hệ về nhiệm vụ giữa hai nhiệm vụ.

Bước 11: Kích đúp vào tên của nhiệm vụ 14, Interior illustration design.

Lưu ý: Kích đúp chuột vào tên của một nhiệm vụ là một cách gọi tắt để hiển thị hộp thoạiTask Information.

Tab Predecessor đang được mở ra. Cũng nên lưu ý tới bảng điều khiển Task Inspector đã

cập nhật để hiển thị các chi tiết về tiến độ đối với nhiệm vụ 14, nhiệm vụ hiện đang được chọn.






Chương VIII 121

Bước 12: Trên tab Predecessor, kích vào trường dữ liệu thuộc cột Type của nhiệm vụ tiềnnhiệm của nó là nhiệm vụ 13 ( đang thể hiện là Finish-to-Start ). Lựa chọn Start-to-Start (SS), và

nhấn nút OK .

Project thay đổi mối quan hệ về nhiệm vụ giữa nhiệm vụ 13 và 14 thành Start-to-start .

Điều chỉnh kiểu loại của mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và nhập thời gian sớm hoặc tr ễmột cách thích hợp là các k ỹ thuật tuyệt vời để tinh chỉnh các mối quan hệ về nhiệm vụ để bạn cóđược kết quả như mong muốn. Tuy nhiên, Project không thể tự động thực hiện các điều chỉnh vềtiến độ như vậy cho bạn. Là một người quản lý của d ự án, bạn phải phân tích các tr ình tự và các

mối quan hệ của các nhiệm vụ của bạn và sử dụng sức phán đoán tốt nhất của bạn khi thực hiệncác điều chỉnh như thế.

8.3. Thiết lập các ràng buộc của nhiệm vụ

Mỗi nhiệm vụ mà bạn nhập vào trong Project đều có một số kiểu ràng buộc áp d ụng tới nó.

Một sự ràng buộc quyết định mức độ mà nhiệm vụ có thể lên tiến độ lại. Có ba nhóm ràng buộc:

- Ràng buộc linh hoạt: Project có thể thay đổi ngày bắt đầu và k ết thúc của một nhiệm vụ.Loại ràng buộc mặc định trong Project là nhiệm vụ bắt đầu càng sớm càng tốt. Loại ràng buộcnày được gọi là As Soon As Possible hoặc là ASAP cho ngắn. Trong ràng buộc linh hoạt k hông cóngày bị ràng buộc. Project không hiển thị bất kỳ chỉ thị đặc biệt nào trong cột chỉ số ID cho các

nhiệm vụ có ràng buộc linh hoạt.

- Ràng buộc không linh hoạt: Một nhiệm vụ phải bắt đầu hoặc kết thúc vào một ngày nhấtđịnh. Ví dụ, bạn có thể chỉ định một nhiệm vụ phải k ết thúc vào ngày 13/11/2015. Ràng buộckhông linh hoạt đôi khi được gọi là ràng buộc cứng. Khi một r àng buộc không linh hoạt được ápd ụng cho một nhiệm vụ, Project sẽ hiển thị một chỉ thị đặc biệt trong cột chỉ số ID. Bạn có thể di

chuyển con tr ỏ chuột đến chỉ thị đó và các chi tiết của r àng buộc không linh hoạt sẽ xuất hiện trongmột ScreenTip.

- Ràng buộc bán linh hoạt: Một nhiệm vụ có một giới hạn về ngày bắt đầu hay kết thúc. Tuynhiên, trong phạm vi giới hạn đó, Project có sự linh hoạt về tiến độ để thay đổi ngày bắt đầu hoặck ết thúc của một nhiệm vụ. Ví dụ, chúng ta có một nhiệm vụ phải hoàn thành chậm nhất là ngày

19/6/2015. Tuy nhiên là nhiệm vụ này có thể hoàn thành trước ngày này. Ràng buộc bán linh hoạtđôi khi được gọi là ràng buộc mềm hoặc ràng buộc vừa phải. Khi một ràng buộc bán linh hoạtđược áp dụng cho một nhiệm vụ, Project sẽ hiển thị một chỉ thị đặc biệt trong các cột chỉ thị ID.

Tổng cộng có 8 loại ràng buộc cho nhiệm vụ:

Nhóm ràng buộc Loại r àng buộc Ý nghĩa

Linh hoạt As Soon As

Possible (ASAP)

Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó xảy ra càng sớ mcàng tốt. Đây là loại ràng buộc mặc định được áp d ụng cho tấtcả các nhiệm vụ mới khi d ự án của bạn được thiết lập từ ngày

bắt đầu ( xem chương II). Không có ngày bị r àng buộc cho loạiràng buộc ASAP.






Chương VIII 122

As Late As

Possible (ALAP)

Project sẽ lên tiến độ cho một nhiệm vụ để xảy ra càng muộncàng tốt. Đây là loại ràng buộc mặc định áp dụng cho tất cả cácnhiệm vụ mới khi d ự án của bạn được thiết lập từ ngày k ết thúc.Không có ngày bị r àng buộc cho loại r àng buộc ALAP.

Bán linh hoạt Start No Earlier

Than (SNET) Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó bắt đầu vào sauhoặc vào đúng cái ngày bị r àng buộc mà bạn chỉ định. Sử

d ụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ khôngđược lên tiến độ để bắt đầu trước một ngày cụ thể.

Start No Later

Than (SNLT) Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó bắt đầu vào trước hoặc vào đúng cái ngày bị r àng buộc mà bạn chỉ định. Sửd ụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ khôngđược lên tiến độ để bắt đầu sau một ngày cụ thể.

Finish No Earlier

Than (FNET) Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó k ết thúc vào sauhoặc vào đúng cái ngày bị r àng buộc mà bạn chỉ định. Sửd ụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ khôngđược lên tiến độ để k ết thúc trước một ngày cụ thể.

Finish No Later

Than (FNLT) Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó k ết thúc vào trướchoặc vào đúng cái ngày bị r àng buộc mà bạn chỉ định. Sửd ụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ khôngđược lên tiến độ để k ết thúc sau một ngày cụ thể.

Không linh hoạt Must Start On

(MSO) Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để bắt đầu vào đúng cái ngày bị r àng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc nàyđể đảm bảo rằng một nhiệm vụ sẽ bắt đầu vào một ngày chínhxác.

Must Finish On

(MFO) Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để k ết thúc vào đúng cáingày bị r àng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc nàyđể đảm bảo rằng một nhiệm vụ sẽ k ết thúc vào một ngày chính

xác.

Ba nhóm ràng buộc trên có các ảnh hưởng r ất khác nhau tới việc lên tiến độ của các nhiệmvụ:

- Ràng buộc linh hoạt: Chẳng hạn như As Soon As Possible (ASAP), cho phép các nhiệmvụ được lên tiến độ mà không chịu bất cứ r àng buộc nào khác ngoài mối quan hệ giữa nhiệm vụtiền nhiệm và k ế nhiệm của chúng, và cái ngày bắt đầu của dự án (đối với ràng buộc nhiệm vụ loại

ASAP) hoặc ngày k ết thúc của dự án (đối với ràng buộc nhiệm vụ loại As Late As Possible hay

ALAP ). Không có ngày bắt đầu hoặc kết thúc cố định được áp đặt cho nhóm ràng buộc này. Sửd ụng các loại ràng buộc thuộc nhóm này bất cứ khi nào có thể.

Trong ví d ụ này, nhiệm vụ A và B được liên k ết với nhau và nhiệm vụ B được áp dụng loạiràng buộc ASAP. Khi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ A co lại hoặc dãn ra thì ngày bắt đầu nhiệmvụ của B được điều chỉnh tự động cho phù hợp.

- Ràng buộc bán linh hoạt: Chẳng hạn như Start No Earlier Than (hoặc SNET ) hoặc Start

No Later Than ( hoặc SNLT ) giới hạn việc lên lại tiến độ của một nhiệm vụ trong một phạm vi giớihạn về ngày mà bạn chỉ định.

ASAP






Chương VIII 123

Ở đây, nhiệm vụ A và B được liên k ết với nhau và nhiệm vụ B được áp dụng một r àng buộcSNET với ngày giới hạn được thiết lập là Day4. Nếu thời hạn thực hiện của nhiệm vụ A giảm,ngày bắt đầu của nhiệm vụ B không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu thời thực hiện của nhiệm vụ A

kéo dài thêm thì Project tự động điều chỉnh ngày bắt đầu của nhiệm vụ B.

- Ràng buộc không linh hoạt: Chẳng hạn như Must Start On ( MSO), ngăn chặn việc lên lạitiến độ của một nhiệm vụ. Chỉ sử dụng các loại ràng buộc thuộc nhóm này khi thật sự cần thiết.

Trong ví d ụ này, nhiệm vụ A và B được liên k ết với nhau và nhiệm vụ B được áp dụng một

ràng buộc MSO với ngày được thiết lập là Day4. Nếu thời hạn thực hiện của nhiệm vụ A giảmhoặc tăng lên thì ngày bắt đầu của nhiệm vụ B vẫn không bị ảnh hưởng.

Lưu ý: Khi làm việc với một nhiệm vụ có chế độ tiến độ là thủ công, bạn không thể thay đổiloại ràng buộc hoặc thiết lập một ngày bị r àng buộc cho nó. Nguyên nhân là do Project không lên

tiến độ cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, do đó các ràng buộc không có hiệu lực. Để biết thêm thông tin về các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và các nhiệm vụ có chế độ tiến độtự động, xem trong chương 3.

Loại r àng buộc mà bạn áp d ụng cho các nhiệm vụ trong các d ự án của bạn phụ thuộc vào

điều bạn cần trong Project. Bạn nên sử dụng r àng buộc không linh hoạt chỉ khi ngày bắt đầu hoặck ết thúc của một nhiệm vụ bị cố định bởi các yếu tố ngoài tầm kiểm soát của đội ngũ quản lý d ự

án. Ví d ụ về các nhiệm vụ như vậy bao gồm: Bàn giao tới các khách hàng và k ết thúc một giaiđoạn tài tr ợ. Đối với các nhiệm vụ mà không có các giới hạn như vậy thì bạn nên sử dụng ràng

buộc linh hoạt. Ràng buộc linh hoạt cung cấp sự tự do quyết định nhất trong việc điều chỉnh ngày

bắt đầu và k ết thúc, và chúng cho phép Project điều chỉnh các ngày này nếu k ế hoạch của bạnthay đổi. Ví dụ, nếu bạn sử dụng ràng buộc ASAP, và khi thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ tiềnnhiệm thay đổi từ bốn ngày xuống còn hai ngày, Project sẽ điều chỉnh ngày bắt đầu và k ết thúccủa tất cả các nhiệm vụ kế nhiệm của nó lên trước 2 ngày. Tuy nhiên, nếu một nhiệm vụ kế nhiệmđược áp dụng một r àng buộc không linh hoạt thì Project có thể không điều chỉnh ngày bắt bắt đầuhoặc kết thúc của nhiệm vụ đó.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một nhiệm vụ trong kế hoạch ra mắt cuốnsách thiếu nhi mới không thể bắt đầu sớm như bạn đã d ự kiến. Tad Orman, tác giả cuốn sách cho

tr ẻ em, cần đọc và chỉnh sửa cuốn sách của mình ở một công đoạn nào đó trong quá tr ình thiết kế.Công việc này đã được giải thích trong nhiệm vụ 16, Proofread and index. Tuy nhiên, Tad đã

thông báo với bạn rằng do lịch tr ình đi lại của anh ấy nên anh ta sẽ không thể bắt đầu công việc đótrước ngày 17/7- ngày này muộn hơn so với ngày đã được lên tiến độ.

SNET

Ngày giới hạn

MSO






Chương VIII 124

Trong ví d ụ này, bạn áp dụng một loại ràng buộc và một ngày bị r àng buộc tới một nhiệmvụ.

Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ 16, Proofread and index.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to task .

Lưu ý: Để chọn một nhiệm vụ một cách nhanh chóng, thậm chí là bạn không thể thấy nhiệmvụ đó trong khung nhìn hiện tại, nhấn Ctrl + G, và trong trường dữ liệu ID của hộp thoại Go To,

nhập số ID của nhiệm vụ cần tìm và sau đó nhấn OK.

Lưu ý tới ngày bắt đầu hiện đang được lên tiến độ của nhiệm vụ này là 15/07/15. Ngày này

cần được điều chỉnh.

Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information.

Bước 4: Trong hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced .

Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Constraint Type, chọn Start No Earlier Than. Bước 6 : Trong hộp nhập có nhãn Constraint Date, gõ hoặc chọn 17/07/15.

Bước 7 : Nhấn OK.

Project sẽ áp d ụng loại r àng buộc Start No Earlier Than tới nhiệm vụ này, và một biểutượng ràng buộc xuất hiện trong cột chỉ thị ID. Bạn có thể di chuyển con tr ỏ chuột đến biểu tượngđể xem chi tiết về ràng buộc trong một ScreenTip.






Chương VIII 125

Do sự r àng buộc này ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của nhiệm vụ nên bảng điều khiển Task Inspector bây giờ bao gồm cả các chi tiết về ràng buộc.

Nhiệm vụ 16 được lên lại tiến độ để bắt đầu vào ngày 17/07/15 thay vì 15/07/15. Tất cả cácnhiệm phụ mà phụ thuộc vào nhiệm vụ 16 cũng sẽ được lên lại tiến độ. Một cách để thấy sự lên

lại tiến độ này là có sự làm nổi bật sự thay đổi bằng màu xanh da tr ời nhạt được Project áp d ụngcho các trường dữ liệu thuộc cột Start và Finish của các nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ 16. Bởivì thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát 1st Pages review và Design and Production cũng đã

thay đổi do việc áp d ụng ràng buộc SNET tới nhiệm vụ 16 nên các trường dữ liệu Start và Finish

của các nhiệm vụ khái quát này cũng được làm nổi bật. Việc làm nổi bật các trường dữ liệu bị thay

đổi bằng màu xanh da tr ời vẫn được nhìn thấy cho đến khi bạn thực hiện một hành động chỉnh sửakhác hoặc lưu tập tin d ự án, và nó là một cách thức hiệu quả về thị giác để nhìn thấy các ảnh hưởngsâu r ộng của các hành động cụ thể của bạn trong k ế hoạch của bạn.

Bước 8: Nhấp vào nút Close (nút "X" ở góc tr ên cùng bên phải) tr ên bảng điều khiển Task Inspector để đóng nó.

Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi áp d ụng các ràng buộc tới các nhiệm vụ: - Nhập một ngày k ết thúc ( ví d ụ, trong cột có nhãn Finish) cho một nhiệm vụ để áp d ụng

ràng buộc Finish No Earlier Than cho nhiệm vụ đó.

- Nhập một ngày bắt đầu (ví d ụ, trong cột có nhãn Start ) cho một nhiệm vụ hoặc tr ực tiếpkéo một thanh bar Gantt trên biểu đồ Gantt để á p d ụng ràng buộc Start No Earlier Than cho nhiệmvụ đó.

- Trong nhiều trường hợp, nhập một ngày hạn chót- deadline là một lựa chọn thích hợp hơnviệc nhập một ràng buộc bán linh hoạt hoặc ràng buộc không linh hoạt. Bạn sẽ làm việc vớideadline trong Chương 9.

- Tr ừ khi bạn chỉ định một thời gian làm việc khác, còn không Project sẽ sử dụng giá trị Default Start Time hoặc Default Finish Time trong tab Schedule của hộp thoại Project Optionsđể lên tiến độ thời gian bắt đầu hoặc kết thúc làm việc trong ngày của ngày ràng buộc (Để mở hộpthoại này, vào tab File chọn Options). Trong d ự án này ( của file ví dụ mà bạn đang mở) thời gian

bắt đầu làm việc mặc định là 8 A.M . Nếu bạn muốn có một nhiệm vụ bị r àng buộc được lên tiếnđộ để bắt đầu vào một thời điểm khác thì hãy nhập thời gian đó vào cùng với ngày bắt đầu. Ví dụ,nếu bạn muốn lên tiến độ một nhiệm vụ để nó bắt đầu vào lúc 10 A.M ngày 16/07/2015 thì nhập16/7/15 10AM vào trong trường dữ liệu Start .

- Để gỡ bỏ một ràng buộc, đầu tiên là chọn một nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ, tr ên tab

Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Trong hộp thoại Task Information, bấm

vào tab Advanced . Trong hộp chọn có nhãn Constraint Type, chọn As Soon As Possible hoặc As Late As Possible (nếu d ự án lên tiến độ từ ngày k ết thúc).

- Nếu bạn phải áp dụng ràng buộc bán linh hoạt hoặc không linh hoạt bên cạnh các mối quanhệ về nhiệm vụ thì bạn có thể tạo ra một cái gì đó được gọi là sự nới lỏng ( hay chùng) tiêu cực-






Chương VIII 126

Negative slack . Ví d ụ, giả sử bạn có một nhiệm vụ kế nhiệm có một mối quan hệ kiểu Finish-to-

Start với nhiệm vụ tiền nhiệm của nó. Nếu bạn nhập một ràng buộc loại Must Start On cho nhiệmvụ k ế nhiệm với ngày bị r àng buộc sớm hơn ngày kết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm, việc này cho

ra k ết quả là sự nới lỏng tiêu cực và một sự xung đột về việc lên tiến độ. Theo mặc định, ngày bịràng buộc áp d ụng cho nhiệm vụ kế nhiệm sẽ không đếm xỉa đến mối quan hệ về nhiệm vụ. Tuy

nhiên, nếu thích thì bạn có thể thiết lập để Project đề cao mối quan hệ phụ thuộc hơn sự r àng buộc.

Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, nhấp vào tab Schedule. Bỏ tíchchọn tr ên hộp kiểm có nhãn Tasks Will Always Honor Their Constraint Dates.

- Nếu bạn phải lên tiến độ một dự án bắt đầu từ ngày k ết thúc thay vì từ ngày bắt đầu thì mộtsố hành vi của r àng buộc thay đổi. Ví dụ, loại r àng buộc As Late As Possible chứ không phải loại

As Soon As Possible tr ở thành ràng buộc mặc định cho các nhiệm vụ mới tạo ra. Bạn nên luôn theo

dõi các ràng buộc khi lên tiến độ của dự án từ ngày k ết thúc để đảm bảo rằng chúng tạo ra các k ếtquả mà bạn dự định.

8.4. Gián đoạn sự làm việc trong nhiệm vụ

Ban đầu, khi lên k ế hoạch các nhiệm vụ cho d ự án, bạn có thể biết rằng sự làm việc trong

một số nhiệm vụ nhất định sẽ bị gián đoạn. Thay vì liệt k ê nhiệm vụ đó thành hai lần để giải thíchcho sự gián đoạn đã được biết đến khi thực hiện, thì bạn có thể chia tách-split nhiệm vụ thành haihoặc nhiều phân đoạn. Sau đây là một số lý do tại sao mà bạn có thể muốn chia tách một nhiệmvụ:

- Bạn lường trước có một sự gián đoạn trong nhiệm vụ. Ví dụ, nhà máy là nơi mà một nhiệmvụ phải được thực hiện sẽ không d ừng ở nữa chừng cho đến khi nhiệm vụ được hoàn thành.

- Một nhiệm vụ bất ngờ bị gián đoạn. Sau khi một nhiệm vụ được thực hiện, một tài nguyên

có thể phải ngừng làm việc tr ong nhiệm vụ đó bởi vì có nhiệm vụ khác được ưu tiên hơn. Sau khi

nhiệm vụ thứ hai được hoàn thành, tài nguyên có thể tiếp tục làm việc lại trong nhiệm vụ đầu tiên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã biết được rằng sự làm việc trongmột nhiệm vụ trong kế hoạch d ự án cuốn sách thiếu nhi mới sẽ bị gián đoạn. Bạn muốn giải thíchđiều này trong k ế hoạch bằng cách ghi lại sự gián đoạn, là nơi mà sự không làm việc nên được lên

tiến độ nhưng vẫn giữ thời gian làm việc được phân công đến nhiệm vụ không bị thay đổi.

Trong ví d ụ này, bạn chia tách một nhiệm vụ để giải thích cho một sự gián đoạn về sự làmviệc trong nhiệm vụ đó.

Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ 3, Content edit .


Bạn đã được biết r ằng sự làm việc trong nhiệm vụ này sẽ bị gián đoạn trong ba ngày, bắtđầu từ Thứ 2 ngày 13 tháng 4.

Bước 3: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích Split Task (nó trông giống như mộtthanh bar Gantt bị đứt gẫy).

Một ScreenTip xuất hiện, và biểu tượng của con tr ỏ chuột thay đổi.

Bước 4: Di chuyển con trỏ chuột lên thanh bar Gantt của nhiệm vụ 3.

ScreenTip này là r ất cần thiết để chia tách một cách chính xác một nhiệm vụ bởi vì nó chứađựng ngày mà bạn sẽ bắt đầu phân đoạn thứ hai của nhiệm vụ nếu bạn kích và kéo con tr ỏ chuộttừ vị trí hiện tại của nó tr ên thanh bar Gantt . Khi bạn di chuyển con trỏ chuột dọc theo thanh bar

Gantt , bạn sẽ thấy ngày bắt đầu đó thay đổi trong ScreenTip.

Bước 5: Di chuyển (nhưng không kích ) con tr ỏ chuột d ọc tr ên thanh bar Gantt của nhiệmvụ 3 cho đến khi ngày bắt đầu dự kiến ( có nhãn là Scheduled Start ) làThứ 2 ngày 13 tháng 4 xuấthiện trong ScreenTip.






Chương VIII 127

Bước 6 : Kích và kéo con tr ỏ chuột sang phải cho đến khi nhãn Task Start xuất hiện trongScreenTip là Thứ 5 ngày 16 tháng 4, và sau đó nhả chuột.

Project chèn một đoạn chia tách nhiệm vụ (Task Split ), thể hiện trong phần biểu đồ Gantt là một đường nét chấm nằm giữa hai phân đoạn của nhiệm vụ 3.

Lưu ý: Chia tách các nhiệm vụ bằng chuột có thể mất một chút luyện tập để thành thục.Trong bước 6, sau khi chia tách xong nhiệm vụ 3 với phân đoạn thực hiện thứ hai bắt đầu từ ngày

16 tháng 4 như trên, nếu bạn không muốn ngày bắt đầu của phân đoạn 2 như vậy thì bạn chỉ cầndi chuyển con trỏ chuột tới phân đoạn thứ hai một lần nữa. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mộthình có bốn đầu mũi tên thì kích và kéo phân đoạn này để có được ngày bắt đầu khác.

Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi chia tách nhiệm vụ:

- Bạn có thể chia tách một nhiệm vụ thành nhiều phân đoạn.

- Bạn có thể kéo một phân đoạn của một nhiệm vụ được chia tách sang trái hoặc phải đểlên lại tiến độ sự chia tách.

- Để nối lại hai phân đoạn của một nhiệm vụ được chia tách, kéo một trong hai phân đoạncủa nhiệm vụ đó cho đến khi nó chạm vào phân đoạn còn lại.

- Thời hạn thực hiện của đoạn chia tách nhiệm vụ (Task Split ), đại diện bởi đường nét

chấm, không được tính vào thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Không có sự làm việc nào xảy ra

trong đoạn chia tách này.

- Nếu thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ được chia tách thay đổi thì phân đoạn cuối cùng

của nhiệm vụ này sẽ tăng hoặc giảm chiều dài.

- Nếu một nhiệm vụ được chia tách được lên lại tiến độ (ví d ụ, nếu ngày bắt đầu của nó

thay đôi), thì toàn bộ nhiệm vụ bị lên lại tiến độ. Nhiệm vụ vẫn giữ nguyên giá tr ị thời hạn thựchiện của các phân đoạn và đoạn chia tách.

- Cân đối tài nguyên hoặc áp d ụng bằng tay đường biên thời gian làm việc cho sự phâncông tài nguyên có thể khiến các nhiệm vụ bị chia tách. Bạn sẽ tìm hiểu về áp d ụng đường biên

thời gian làm việc ở chương 10, và cân đối tài nguyên trong chương 11.

- Nếu bạn không muốn hiển thị các đoạn chia tách nhiệm vụ là đường nét chấm, bạn có thểẩn các đường nét chấm này. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Layout . Trong hộpthoại Layout, gỡ bỏ dấu chọn trong hộp kiểm Show bar splits.






Chương VIII 128

8.5. Điều chỉnh thời gian làm việc của các nhiệm vụ riêng lẻ

Có thể vào lúc nào đó bạn muốn một nhiệm vụ cụ thể xảy ra vào khoảng thời gian mà khác

với thời gian làm việc của lịch dự án-Project Calendar . Hoặc có lẽ bạn muốn một nhiệm vụ xảyra tại một thời điểm bên ngoài thời gian làm việc của tài nguyên, được quyết định bởi lịch tài

nguyên- Resource Calendar . Để thực hiện được điều này, bạn áp dụng một lịch nhiệm vụ-Task

Calendar tới các nhiệm vụ như vậy. Cũng như đối với lịch d ự án, bạn chỉ định một trong các lịchcơ sở để sử dụng làm một lịch nhiệm vụ. Sau đây là một số ví dụ khi bạn có thể cần một lịch nhiệmvụ:

- Bạn đang sử dụng lịch cơ sở Standard với thời gian làm việc bình thường trong ngày là từ08:00 sáng tới 5:00 chiều làm lịch dự án của bạn, và bạn có một nhiệm vụ mà phải thực hiện qua

đêm.

- Bạn có một nhiệm vụ mà nó phải xảy ra vào một ngày cụ thể trong tuần.

- Bạn có một nhiệm vụ mà nó phải xảy ra trong một ngày nghỉ cuối tuần.

Không giống như các tài nguyên, Project không tạo ra các lịch nhiệm vụ khi bạn tạo ranhiệm vụ. (Nếu bạn cần xem lại lịch tài nguyên trong chương 4). Khi bạn cần một lịch nhiệm vụ,

bạn phân công một lịch cơ sở tới nhiệm vụ. Lịch cơ sở này có thể là một trong số các lịch cơ sởđược Project cung cấp hoặc là một lịch cơ sở lịch mới mà bạn tạo ra cho nhiệm vụ. Ví d ụ, nếu

bạn gán lịch cơ sở 24 Hours tới một nhiệm vụ, Project sẽ lên tiến độ để nhiệm vụ làm việc 24giờ/ngày thay vì thời gian làm việc đã được chỉ rõ trong lịch d ự án.

Đối với nhiệm vụ mà có cả lịch nhiệm vụ lẫn sự phân công tài nguyên, Project sẽ lên tiếnlàm việc trong suốt khoảng thời gian làm việc chung ( hoặc trùng lặp) giữa lịch nhiệm vụ và lịchtài nguyên. Nếu không có khoảng thời gian làm việc chung, Project sẽ thông báo khi bạn áp dụnglịch nhiệm vụ hoặc phân công một tài nguyên đến nhiệm vụ.

Khi bạn áp dụng một lịch nhiệm vụ cho một nhiệm vụ, bạn có thể chọn cách bỏ qua các lịchtài nguyên cho tất cả các tài nguyên đã phân công tới nhiệm vụ. Làm như vậy khiến Project lên

tiến độ cho các tài nguyên làm việc trong nhiệm vụ theo lịch nhiệm vụ mà không theo lịch tài

nguyên riêng của chúng (ví d ụ, để làm việc 24 giờ mỗi ngày).

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần phải ghi lại rằng một nhiệm vụtrong d ự án cuốn sách thiếu nhi mới có khoảng thời gian làm việc hạn chế hơn so với các nhiệmvụ còn lại. K ế hoạch d ự án này bao gồm một nhiệm vụ là bàn giao bản in cuối cùng tới một công

ty d ịch vụ thiết lập mầu, nơi chuẩn bị việc in thương mại cuốn sách. Tuy nhiên, công ty này chỉ bắt đầu việc trong các hợp đồng mới từ ngày thứ Hai đến thứ Tư.

Trong ví d ụ này, bạn tạo một lịch cơ sở mới và áp d ụng nó tới một nhiệm vụ với tư cách làmột lịch nhiệm vụ.


Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện.

Bước 2: Trong hộp thoại Change Time Working, nhấn vào nút Create New Calendar.

Hộp thoại Create New Base Calendar xuất hiện.

Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Monday-Wednesday.

Bước 4: Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Make a copy of được chọn và Standard được chọntrong danh sách thả xuống của hộp chọn bên cạnh.






Chương VIII 129


Lưu ý: K ế hoạch ( file ví d ụ) này sử dụng lịch cơ sở Standard làm lịch dự án. Một lợi íchcủa việc tạo ra một lịch mới bằng cách sao chép lại lịch cơ sở Standard là tất cả các trường hợpngoại lệ về ngày làm việc trong lịch Standard , chẳng hạn như ngày lễ quốc gia mà bạn đã nhậptrước đó, cũng sẽ xuất hiện trong lịch mới. Tuy nhiên là bất kỳ sự thay đổi nào đó sau này đượcthực hiện cho một trong số chúng đều không ảnh hưởng đến lịch còn lại.

Lưu ý r ằng bây giờ Monday-Wednesday sẽ xuất hiện trong hộp chọn có nhãn For calendar .

Bước 6 : Trong hộp thoại Change Working Time, nhấp vào tab Work Weeks.

Bước tiếp theo, bạn sẽ nhập các chi tiết về thời gian làm việc cho lịch mới này.

Bước 7 : Hãy chắc chắn rằng giá trị [Default] trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Name và hàng thứ nhất được chọn, và sau đó nhấp vào nút Details.

Bước 8 : Trong hộp chọn có nhãn Select day(s) lựa chọn thứ Năm (Thurday) và thứ Sáu

(Friday), nhớ nhấn phím Ctrl khi lựa chọn để chọn được nhiều ngày.

Đây là những ngày mà bạn muốn thay đổi thành ngày không làm việc trong lịch này.

Bước 9: Chọn tùy chọn Set day to nonworking time.

Bước 10: Nhấn OK để đóng hộp thoại Details, và sau đó nhấn nút OK một lần nữa để đónghộp thoại Change Working Time.

Bây giờ bạn đã tạo ra lịch Monday-Wednesday, và bạn đã sẵn sàng để áp dụng nó cho mộtnhiệm vụ.

Bước 11: Chọn tên của nhiệm vụ 29, Send to color house.

Hiện nay, nhiệm vụ này đang được dự kiến tiến độ sẽ bắt đầu vào ngày Thứ 5 ngày 3 tháng9.



Bước 13: Nhấp vào tab Advanced .

Bạn có thể nhìn thấy là trong hộp chọn có nhãn Calendar , Project mặc định cho tất cả cácnhiệm vụ là None.

Bước 14: Trong hộp chọn Calendar , chọn Monday-Wednesday trong danh sách các lịch cơsở có sẵn.






Chương VIII 130

Bước 15: Nhấn OK để đóng hộp thoại.

Project sẽ áp d ụng lịch Monday-Wednesday tới nhiệm vụ 29. Lịch nhiệm vụ này khiến cho Project lên lại tiến độ của nhiệm vụ sang ngày sẵn sàng làm việc, cụ thể là ngày thứ hai của tuầntiếp theo. Một biểu tượng lịch xuất hiện trong cột chỉ thị ID để nhắc nhở bạn rằng nhiệm vụ này

có một lịch nhiệm vụ đã được áp d ụng tới nó.

Bước 16 : Di chuyển con trỏ chuột đến biểu tượng lịch.

Một ScreenTip xuất hiện, hiển thị các chi tiết về lịch này. Bởi vì lịch mà bạn áp dụng cho

nhiệm vụ này đã được tùy chỉnh nên nó sẽ không lên tiến độ làm việc trong nhiệm vụ vào ngày

thứ năm hoặc thứ sáu hoặc vào các ngày cuối tuần.

8.6. Kiểm soát việc lên tiến độ của nhiệm vụ bằng loại của nhiệm vụ

Bạn có thể nhớ lại ở chương 5 r ằng Project sử dụng công thức sau đây, được gọi là công

thức tiến độ-Scheduling formular để tính toán thời gian làm việc của một nhiệm vụ: Thời hạn thực hiện- Duration × Lượng phân công- Assignment Units = Thời gian làm việc-

Work

Ở đây, lượng phân công Unit thường được thể hiện là một tỷ lệ phần trăm. Cũng nên nhớr ằng một nhiệm vụ có được thời gian làm việc-Work khi có ít nhất có một tài nguyên làm việc(người hoặc thiết bị) được phân công tới nó. Mỗi tr ị số trong công thức tiến độ tương ứng với mộtloại của nhiệm vụ. Một loại của nhiệm vụ xác định tr ị số nào trong ba tr ị số của công thức tiến độvẫn cố định còn hai tr ị số kia thay đổi.

Loại mặc định của nhiệm vụ là lượng phân công được cố định- fixed units: Nếu bạn thay đổithời hạn thực hiện của nhiệm vụ, Project sẽ tính toán lại thời gian làm việc. Tương tự như vậy,nếu bạn thay đổi thời gian làm việc của một nhiệm vụ, Project sẽ tính toán lại thời hạn thực hiện.Trong cả hai trường hợp, giá trị của lượng phân công không bị ảnh hưởng.

Hai loại khác của nhiệm vụ là thời hạn thực hiện được cố định – fixed duration và thời gianlàm việc được cố định- fixed work . Đối với các loại nhiệm vụ này, Project sử dụng một trường dữ






Chương VIII 131

liệu theo pha thời gian gọi là lượng phân công theo hình chóp- peak units khi đáp ứng lại các thay

đổi về tiến độ.

Đối với nhiệm vụ thuộc loại fixed work :

- Bạn có thể thay đổi giá trị của lượng phân công, Project sẽ tính toán lại thời hạn thực hiện.

- Bạn có thể thay đổi giá trị của thời hạn thực hiện và Project sẽ tính toán lại lượng phân

công theo hình chóp cho từng giai đoạn thời gian. Giá tr ị của lượng phân công không bị ảnh hưởng. Lưu ý: Bạn không thể tắt nỗ lực định hướng tiến độ- Effort driven của một nhiệm vụ thuộc

loại fixed work . Nếu bạn cần xem lại nỗ lực định hướng tiến độ tr ong chương 5.

Đối với nhiệm vụ thuộc loại fixed duration:

- Bạn có thể thay đổi giá trị của lượng phân công và Project sẽ tính toán lại thời gian làm

việc.

- Bạn có thể thay đổi giá trị của thời gian làm việc và Project sẽ tính toán lại lượng phâncông theo hình chóp cho từng giai đoạn thời gian. Giá trị của lượng phân công không bị ảnh hưởng.

Project cũng theo dõi các giá tr ị cao nhất của lượng phân công theo hình chóp đối với từngsự phân công. Giá tr ị này được lưu trữ trong trường dữ liệu Peak , được giải thích sau trong chươngnày.

Lưu ý: Bạn không thể thay đổi loại của nhiệm vụ của nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công,

và ảnh hưởng của loại của nhiệm vụ trong việc lên tiến độ của một nhiệm vụ như đã mô tả ở trên

chỉ duy nhất áp d ụng cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Nếu bạn cần xem lại các nhiệm vụcó chế độ tiến độ thủ công thì xem trong chương 3.

Để xem loại của nhiệm vụ của nhiệm vụ được chọn, tr ên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Sau đó, trong hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced .Bạn cũng có thể xem loại nhiệm vụ của nhiệm vụ trong khung nhìn Task Form ( Khi đang trong

khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể hiển thị khung nhìn Task Form bằng cách nhấn vào Details trên tab View, trong nhóm lệnh Split View). Bạn có thể thay đổi loại của một nhiệm vụ bất cứ lúcnào. Lưu ý r ằng sự biểu thị cho một loại nhiệm vụ là fixed -cố định không có nghĩa là các giá tr ịcủa nó là thời hạn thực hiện hoặc lượng phân công hoặc thời gian làm việc của nó là không thể bịthay đổi. Bạn có thể thay đổi bất kỳ giá trị nào cho bất kỳ loại nào của nhiệm vụ.

Đâu là loại nhiệm vụ đúng để áp dụng cho mỗi nhiệm vụ của bạn? Điều đó phụ thuộc vào

cách thức mà bạn muốn Project lên tiến độ cho nhiệm vụ đó. Bảng sau đây tóm tắt các ảnh hưởngcủa việc thay đổi bất kỳ giá trị nào đối với bất kỳ loại nào của nhiệm vụ. Bạn đọc nó như một bảngliên hợp.

* Lượng phân công- Assignment Units , l ượng phân công theo hình chóp- Peak Units ,lượng phân công cao nhất - Peak , và công thức tiến độ

Trong các phiên bản trước đó của MS Project, giá tr ị ban đầu của lượng phân công của mộttài nguyên sẽ thay đổi là điều có thể, và điều này d ẫn đến các k ết quả không mong đợi đối vớicông thức tiến độ. Hành vi này bắt đầu thay đổi từ MS Project 2010. Project bây giờ đang theo

Duration Work

Fixed durat ion Work Work Peak

Fixed uni ts Work Duration Duratio

Fixed w ork Peak Duration Duratio

Nếu loại của nhiệmvụ là..

… sau đóProject sẽtính toán

lại

Bạn có thể thay đổi






Chương VIII 132

dõi cả giá trị của lượng phân công và một giá tr ị được tính toán gọi là lượng phân công cao nhất Peak (hoặc, khi xem trong lưới pha thời gian là lượng phân công theo hình chóp peak units).

Project sử dụng giá trị của lượng phân công khi lúc ban đầu lên tiến độ hoặc sau đó lên lạitiến độ một nhiệm vụ, nhưng nó sử dụng lượng phân công theo hình chóp -Peak Units khi báo cáo

giá tr ị lượng phân công theo hình chóp cao nhất của một tài nguyên. Đây là một ví dụ. Nếu banđầu bạn phân công một tài nguyên với lượng phân công là 100% cho một nhiệm vụ có thời hạnthực hiện là 1 ngày và loại của nhiệm vụ là fixed units, Project sử dụng giá trị đó để tính toán lúc

ban đầu thời gian làm việc là 8 giờ. Tuy nhiên, nếu sau đó bạn ghi lại r ằng thời gian làm việc thựctế là 10 giờ cho nhiệm vụ đó, đối với các phiên bản trước phiên bản MS Project 2010 sẽ tính toánlại lượng phân công là 125% để giữ cho công thức tiến độ được chính xác. Nếu sau đó bạn thêmvào thời gian làm việc nhiều hơn nữa hoặc thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ thì Project

sẽ lên tiến độ nhiệm vụ bằng cách sử dụng giá tr ị lượng phân công là 125% và đó có lẽ không phảilà k ết quả mà bạn muốn. Tuy nhiên, MS Project 2010 và các phiên bản sau này, sẽ ghi lại giá tr ị

peak là 125%, và r ồi sau đó nếu bạn thêm thời gian làm việc hoặc thay đổi thời hạn thực hiện củanhiệm vụ, Project sẽ sử dụng giá tr ị lượng phân công gốc ban đầu là 100% chứ không phải là giá

tr ị Peak là 125% để lên lại tiến độ cho nhiệm vụ.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cố gắng điều chỉnh thời gian làm việcvà các chi tiết của sự phân công của một số nhiệm vụ trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mớinhưng không nhận được kết quả như mong muốn. Sau khi được biết cách thức điều chỉnh loại của

nhiệm vụ, bạn quyết định thử lại một lần nữa.

Trong ví d ụ này, bạn thay đổi loại của một nhiệm vụ và một số giá trị trong công thức tiếnđộ, và bạn nhìn thấy k ết quả ảnh hưởng lên các nhiệm vụ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào Task Usage.

Bước 2: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 8, Copyedit .


Project sẽ hiển thị các chi tiết về tiến độ và sự phân công đối với nhiệm vụ 8, Copyedit .

Khung nhìn Task Usage nhóm các tài nguyên được phân công tới bên dưới mỗi nhiệm vụvà cho bạn nhìn thấy, ở giữa những thứ khác, là thời hạn thực hiện và thời gian làm việc của từngnhiệm vụ-đây là hai trong ba trị số của công thức tiến độ.

Bước 4: Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng khung nhìn sang bên phải để nhìn thấy được cộtFinish.

Tiếp theo, bạn sẽ thêm hai cột vào bảng Usage để bạn có thể nhìn lượng phân công ( tr ị sốcòn lại trong công thức tiến độ) và các giá tr ị peak . Bạn không cần phải sửa đổi khung nhìn này

mỗi khi bạn muốn sử dụng nó, nhưng đối với mục đích của chúng ta bây giờ thì đây là một cáchtốt nhất để minh họa sự ảnh hưởng của việc thay đổi loại của nhiệm vụ và các giá tr ị của công thức

tiến độ.

Bước5: Kích vào tiêu đề cột Start , và sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Column,kích Insert Column.

Một danh sách các trường dữ liệu xuất hiện.

Bước 6 : Kích Assignment Units.






Chương VIII 133

Bước 7 : Kích vào tiêu đề cột Start , và sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Column,

kích Insert Column.

Bước 8 : Kích Peak .

Project chèn cột Assignment Units và Peak vào phía bên trái của cột Start . Peak là giá tr ịlượng phân công theo hình chóp cao nhất của tài nguyên tại bất kỳ thời điểm nào trong suốt thời

hạn thực hiện của sự phân công.

Bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 8 có tổng số thời gian làm việc là 240 giờ, giá trị của lượng

phân công tài nguyên là 200%, và thời hạn thực hiện là 15 ngày. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi thờihạn thực hiện của nhiệm vụ này để quan sát các ảnh hưởng lên trên các giá tr ị khác.

Sau một cuộc thảo luận giữa hai biên tập về việc ai sẽ thực hiện công việc chỉnh sửa bảnthảo, bạn đồng ý rằng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ nên tăng lên và thời gian làm việc hàng

ngày của tài nguyên này trong nhiệm vụ sẽ giảm một cách tương ứng.

Bước 9: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 8, gõ hoặc chọn 20d , và nhấn phímEnter.

Project sẽ thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này thành 20 ngày và làm tăng thời gianlàm việc lên đến 320 giờ. Lưu ý tới việc làm nổi bật sự thay đổi bằng màu xanh da tr ời nhạt đãđược áp d ụng cho các giá trị thuộc cột Work và Duration. Bạn đã tăng thời gian hạn thực hiện và

cũng muốn tổng số thời gian làm việc vẫn giữ nguyên như cũ, vì vậy bạn sẽ sử dụng nút hànhđộng-Action để điều chỉnh kết quả của thời hạn thực hiện mới của nhiệm vụ.

Bước 10: Kích vào nút Action trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 8.

Xem xét các tùy chọn tr ên danh sách hiện ra.

Bởi vì loại của nhiệm vụ 8 là fixed units (loại mặc định của nhiệm vụ) nên sự lựa chọn mặcđịnh của Action là tăng thời gian làm việc khi thời hạn thực hiện tăng. Tuy nhiên, bạn muốn giữ

tổng số thời gian làm việc như lúc ban đầu và giảm thời gian làm việc hàng ngày của tài nguyên

được phân công tới trong nhiệm vụ.

Bước 11: Trên danh sách Actions, kích Decrease the hours resources work per day (units)

but keep the same amount of work .

Giá tr ị thuộc cột Assignment units và Peak giảm còn 150%, và tổng số thời gian làm việcvẫn giữ nguyên không bị thay đổi là 240 giờ. Ở bên phải của khung nhìn Task Usage, bạn có thểthấy rằng thời gian làm việc được lên tiến độ cho từng ngày đã giảm từ 16 giờ xuống 12 giờ .






Chương VIII 134

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi loại của một nhiệm vụ và sau đó điều chỉnh thời gian làm việctrong một nhiệm vụ khác.

Bước 12: Chọn tên của nhiệm vụ 24, Final review.


Project hiển thị các giá trị thời gian làm việc cho nhiệm vụ 24.

Bước 14: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information.


Bước 15: Kích vào tab Advanced .

Nhiệm vụ được chọn miêu tả việc xem xét cuối cùng các chỉnh sửa bản thảo trước khi in củacuốn sách mới. Như bạn có thể nhìn thấy trong hộp chọn có nhãn Task Type, nhiệm vụ này có loạimặc định là fixed units. Nhiệm vụ được lên tiến độ trong bốn ngày. Bởi vì chính sách của Lucerne

Publishing là cho phép có bốn ngày làm việc đối với các nhiệm vụ xem xét như này nên bạn sẽthay đổi để nhiệm vụ này là một nhiệm vụ thuộc loại fixed durarion.

Bước 16 : Trong hộp chọn có nhãn Task Type, chọn Fixed Duration.

Bước 17 : Kích OK để đóng hộp thoại Task Information.

Việc thay đổi loại của nhiệm vụ không tạo ra bất kỳ sự thay đổi ngay lập tức nào đó tới tiếnđộ của nhiệm vụ. Tiếp theo, bạn sẽ thêm thời gian làm việc cho nhiệm vụ và quan sát sự ảnhhưởng.

Bước 18 : Trong trường dữ liệu thuộc cột Work của nhiệm vụ 24, final review, gõ hoạch chọn 120h, và sau đó nhấn phím Enter.

Bởi vì đây là một nhiệm vụ thuộc loại fixed duration và bạn đã thêm thời gian làm việc nên

Project điều chỉnh giá trị Peak lên tới 125%; điều này thể hiện một sự phân bổ vượ t mức cố ý. Ở bên phải của khung nhìn Task Usage, bạn có thể thấy rằng các tài nguyên được phân công tớinhiệm vụ 24 bây giờ được lên tiến độ làm việc 10 giờ mỗi ngày cho phần lớn các ngày được phân

công trong nhiệm vụ này. Tuy nhiên, giá tr ị của lượng phân công gốc ban đầu 100% của từngngười vẫn giữ nguyên không bị ảnh hưởng.

Khi bạn tinh chỉnh kế hoạch của bạn trong Project, có thể một số lúc bạn thấy việc điềuchỉnh nhanh sự phản ứng của Project với việc thay đổi tiến độ thông qua nút Action là đủ. Vào

các lúc khác, bạn có thể sự thay đổi một cách cố ý loại của một nhiệm vụ để kiểm soát cách thứcmà Project sẽ xử lý việc lên tiến độ của nó một cách phù hợp hơn.






Chương VIII 135

* Loại của nhiệm vụ v à nỗ lực định hướng tiến độ 200

Nhiều người hiểu sai về loại của nhiệm vụ và nỗ lực định hướng tiến độ (effort-driven) và

k ết luận rằng hai vấn đề này có mối liên quan mật thiết hơn những gì chúng thể hiện. Cả hai thiếtlập này đều có thể ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của bạn. Trong khi ảnh hưởng của loại củanhiệm vụ áp d ụng bất cứ khi nào bạn chỉnh sửa thời gian làm việc, thời hạn thực hiện hoặc lượng

phân công, thì nỗ lực định hướng tiến độ ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của bạn chỉ khi bạn đang phân công hoặc gỡ bỏ các tài nguyên ra khỏi các nhiệm vụ. Để biết thêm thông tin về nỗ lực địnhhướng tiến độ, xem lại Chương 5.






Chương IX 136

Tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ






Chương IX 137

Trong chương này, bạn tiếp tục đi sâu vào các tính năng quản lý nhiệm vụ mà bạn bắt đầutừ trong chương trước. Chương này tập trung vào các tính năng cụ thể mà bạn có thể áp dụng chocác nhiệm vụ riêng lẻ, bao gồm các ngày hạn chót và các chi phí cố định. Ngoài ra, bạn sẽ thiếtlập một nhiệm vụ định kỳ và quan sát lộ tr ình then chốt của một d ự án.

9.1. Nhập ngày hạn chót.

Nhập vào một ngày hạn chót- deadline cho một nhiệm vụ khiến cho Project hiển thị mộtchỉ thị hạn chót trong phần biểu đồ của khung nhìn biểu đồ Gantt. Nếu ngày k ết thúc của nhiệmvụ di chuyển vượt quá ngày hạn chót của nó, Project sẽ hiển thị một chỉ thị ngày hạn chót đã bịvượt qua trong trường dữ liệu chỉ thị ID của nhiệm vụ đó.

Tính năng ngày hạn chót có thể giúp bạn tránh được một sai lầm thường gặp của nhữngngười mới sử dụng Project: đặt kiểu r àng buộc bán linh hoạt hoặc không linh hoạt tới quá nhiềunhiệm vụ trong kế hoạch d ự án của bạn. Những kiểu ràng buộc như vậy giới hạn rất nhiều đến khảnăng linh hoạt của việc lên tiến độ của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn biết rằng một nhiệm vụ cụ thể phải được hoàn thành ở một ngày nhấtđịnh nào đó, vậy tại sao không nhập loại r àng buộc Must Finish On cho nó? Và đây là lý do: Giảsử bạn có một nhiệm vụ với thời hạn thực hiện d ự kiến là năm ngày và bạn muốn hoàn thành vàongày 17 Tháng Tư, và hôm nay là ngày 06 Tháng Tư. Nếu bạn thiết lập ràng buộc Must Finish On cho nhiệm vụ và nhập ngày bị ràng buộc là ngày 17 tháng 4, Proejct sẽ di chuyển nhiệm vụ để nóthực sự sẽ kết thúc vào ngày 17 tháng 4.

Thậm chí nếu nhiệm vụ có thể hoàn thành sớm hơn thời điểm đó, Project vẫn sẽ không lênlại tiến độ để nó bắt đầu sớm hơn. Trong thực tế, với cách áp d ụng ràng buộc như trên có thể bạnđã tăng sự rủi ro cho nhiệm vụ này. Nếu nhiệm vụ này bị trì hoãn cho dù chỉ một ngày bởi một lýdo nào đó (chẳng hạn một tài nguyên được yêu cầu bị ốm) thì nhiệm vụ sẽ bị bỏ lỡ ngày hoànthành đã được d ự kiến của nó.

Một phương pháp tốt hơn để lên tiến độ cho nhiệm vụ này là sử dụng ràng buộc mặc định As Soon As Possible và sau đó nhập vào một ngày hạn chót là ngày 17 tháng 4. Một thời hạn chótlà một giá trị ngày tháng mà bạn nhập vào cho một nhiệm vụ để chỉ thị rằng đó là ngày cuối cùngmà bạn muốn nhiệm vụ được hoàn thành, nhưng ngày hạn chót lại không trói buộc việc lên tiếnđộ của nhiệm vụ.

Bây giờ nhiệm vụ đã có sự linh hoạt nhất về việc lên tiến độ. Nó cũng có thể được hoànthành trước thời hạn chót của nó, điều đó tùy thuộc vào sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên, cácnhiệm vụ tiền nhiệm, và bất cứ vấn đề khác về việc lên tiến độ được áp d ụng.

Di chuyển chuột tới chỉ thị r àng buộc đểhiển thị các chi tiết về sự ràng buộc.

Nhiệm vụ này có ràng buộc Must Finish On, vì thế Project lên tiến độ nóhoàn thành vào một một ngày cụ thể nhưng không sớm hơn

Chỉ thị ngày hạn chót xuất hiện trong phần biểu đồ Gantt.

Với r àng buộc As Soon As Possible được áp dụng, nhiệm vụ bắt đầu sớm hơ n. Và có một khoảng thời gian tr ống nằm giữa

n à hoàn thành và n à h n chót của nó






Chương IX 138

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, nhà xuất bản đã bày tỏ lo ngại rằng cácnhiệm vụ thuộc giai đoạn Acquisition trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới không nêntrượt qua một ngày nhất định nào đó. Bạn muốn đánh dấu- flag ngày này mà không hạn chế tínhlinh hoạt của việc lên tiến độ của bạn trong k ế hoạch.

Trong ví d ụ này, bạn nhập vào ngày hạn chót cho một nhiệm vụ.

Bạn cần đến tập tin Fine Tuning Tasks_Start trong thư mục Practices/Chapter09 đi kèm vớicuốn sách này. Mở tập tin Fine Tuning Taks_Start và lưu nó thành file mới (save as) là Fine Tuning

Tasks.

Bước 1: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 5, Handoff to Editorial.

Nhiệm vụ này là một nhiệm vụ cột mốc quan trọng đánh dấu sự kết thúc giai đoạn

Acquisition của d ự án cuốn sách mới. Bạn muốn chắc chắn rằng giai đoạn Acquisition k ết thúc vàocuối tháng 5, do đó bạn sẽ nhập vào một ngày hạn chót cho nhiệm vụ cột mốc này.



Bước 3: Nhấp vào tab Advanced .

Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Deadline, gõ hoặc chọn 29/5/15, và sau đó nhấn OK.

Project sẽ hiển thị một chỉ thị ngày hạn chót trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt

Chart.

Bây giờ bạn có thể có một cái nhìn lướt qua về cách k ết thúc ở cuối giai đoạn Acquisition,khi ngày k ết thúc theo tiến độ hiện tại của nó sẽ chạm tới hoặc vượt qua ngày hạn chọn của nó.

Nếu ngày hoàn thành theo tiến độ của giai đoạn Acquisition vượt qua ngày 29 tháng 5 thì Project sẽ hiển thị một chỉ thị vượt qua ngày hạn chót trong cột chỉ thị ID.

Nhập một ngày hạn chót không gây ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của nhiệm vụ khái quát

hoặc nhiệm vụ con. Tuy nhiên, một ngày hạn chót sẽ khiến Project cảnh báo cho bạn nếu ngàyhoàn thành theo tiến độ của một nhiệm vụ vượt quá ngày hạn chót của nó-Khi đó Project sẽ hiểnthị một biểu tượng dấu chấm than màu đỏ trong cột chỉ thị ID.

Dưới đây là một số điều khác có liên quan đến ngày hạn chót:

- Bạn có thể chèn tr ực tiếp trường dữ liệu Deadline vào bảng nhập d ữ liệu trong khung nhìn biểu đồ Gantt. Kích vào bất kỳ tiêu đề của một cột nào đó, và sau đó trên tab Format, trong nhómlệnh Column, kích Insert Column. Và sau đó chọn Deadline.

- Bạn có thể thay đổi một ngày hạn chót hiện có bằng cách kích và kéo chỉ thị thời hạn chóttrong phần biểu đồ của khung nhìn biểu đồ Gantt.

- Để gỡ bỏ một ngày hạn chót khỏi một nhiệm vụ, xóa nội dung trong trường d ữ liệu thuộchộp chọn có nhãn Deadline trong tab Advanced của hộp thoại Task Information.

Chỉ thị ngày hạn chót






Chương IX 139

9.2. Nhập chi phí cố định.

Đối với các dự án mà trong đó bạn phải theo dõi ngân sách hoặc các chi phí tài chính, bạncó thể cần phải làm việc với nhiều nguồn chi phí khác nhau. Chúng bao gồm các chi phí có liênquan đến các tài nguyên, cũng như các chi phí có liên quan tr ực tiếp đến một nhiệm vụ cụ thể.

Đối với nhiều dự án, các chi phí tài chính có nguồn gốc chủ yếu từ chi phí có liên quan tới

các tài nguyên công việc, chẳng hạn như con người và thiết bị, hoặc tới tài nguyên nguyên vật liệu.Để quản lý các chi phí của các loại chi phí tương tự nhau mà bạn muốn theo dõi các kính phí tổnghợp (ví d ụ chi phí du lịch trong nhiều dự án) thì Project cung cấp các tài nguyên chi phí. Nếu bạncần xem lại tài nguyên chi phí, xem lại Chương 4.

Tuy nhiên, bạn có thể đôi khi muốn gắn k ết một chi phí nào đó tới một nhiệm vụ mà chi phíđó không liên quan đến các tài nguyên hoặc sự làm việc và nó cũng là một thứ gì đó mà bạn muốntổng hợp lại trong toàn d ự án. Projecr gọi chi phí này chi phí cố định- fixed cost , và nó được ápd ụng cho từng nhiệm vụ. Một chi phí cố định là một lượng tiền cụ thể được dự thảo cho một nhiệmvụ. Nó vẫn giữ nguyên như cũ cho dù bất cứ tài nguyên nào đó được phân công tới nhiệm vụ. Sauđây là những ví dụ về các chi phí cố định trong các dự án:

-

Thêm chi phí lắp đặt, chi phí trông nom vào chi phí thuê mỗi ngày của một thiết bị máymóc.

- xin giấy phép xây dựng

Nếu bạn phân công các tài nguyên làm việc với các mức lương trung bình, phân công các tàinguyên chi phí, hoặc thêm các chi phí cố định cho một nhiệm vụ, Project gộp tất cả chúng vàocùng với nhau để xác định tổng chi phí của nhiệm vụ. Nếu bạn không nhập thông tin về chi phícủa tài nguyên vào trong k ế hoạch (có lẽ do bạn không biết các tài nguyên công việc được tr ảlương bao nhiêu?) thì bạn có thể vẫn có được một số sự kiểm soát về tổng chi phí của dự án bằngcách nhập các chi phí cố định cho từng nhiệm vụ.

Bạn có thể định rõ khi nào thì chi phí cố định nên được tính vào chi phí tích luỹ của dự ánnhư sau:

- Start -Bắt đầu: Toàn bộ chi phí cố định được lên tiến độ từ lúc bắt đầu của nhiệm vụ. Khi bạn theo dõi sự tiến triển, toàn bộ chi phí cố định của nhiệm vụ sẽ do d ự án gánh chịu ngay khinhiệm vụ bắt đầu.

- Finish-K ết thúc: Toàn bộ chi phí cố định được lên tiến độ vào lúc cuối cùng của nhiệm vụ.Khi bạn theo dõi sự tiến triển, toàn bộ chi phí cố định của nhiệm vụ sẽ do d ự án gánh chịu chỉ saukhi nhiệm vụ được hoàn thành.

- Prorated -tính theo tỷ lệ: (Phương pháp tính chi phí tích lũy mặc định) Chi phí cố định được phân bổ đều theo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Khi bạn theo dõi sự tiến triển, d ự án phải gánh

chịu chi phí này của nhiệm vụ theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ. Ví d ụ, nếu một nhiệmvụ có chi phí cố định là 100 đô la, và nhiệm vụ hoàn thành được 75% thì d ự án sẽ phải gánh chịuchi phí cố định là 75 đô la (100$ x 75%=75 $) đối với nhiệm vụ đó.

Khi bạn lên k ế hoạch một d ự án, phương pháp tính chi phí tích lủy mà bạn chọn cho chi phícố định quyết định các chi phí này được lên tiến độ theo thời gian như thế nào. Điều này có thể làquan tr ọng trong các yêu cầu về ngân sách d ự toán và dòng tiền. Theo mặc định, Project sử dụng

phương pháp tính chi phí tích lủy theo tỉ lệ Prorated cho các chi phí cố định, nhưng bạn có thểthay đổi điều đó để phù hợp với thông lệ nghiệp vụ k ế toán của cơ quan bạn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã được biết r ằng việc tạo ra khuôncho bản in ở công ty d ịch vụ in màu có giá 500$. Và nhà xuất bản Lucerne có một khoản nợ tín

d ụng ở công ty này, nhưng để báo cáo tài chính (Lỗ và lãi) của dự án ra mắt cuốn sách mới đượcchính xác, bạn muốn tính tích luỹ chi phí này khi các công ty d ịch vụ in màu hoàn thành nhiệmvụ.






Chương IX 140

Trong ví d ụ này, bạn phân công một chi phí cố định tới một nhiệm vụ và chỉ rõ phương pháp tính chi phí tích lủy cho nó.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó kích vào

Task Sheet .

Khung nhìn Task Sheet xuất hiện.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables, và sau đó nhấp vào Cost .

Bảng nhập chi phí Cost xuất hiện, thay thế cho bảng nhập dữ liệu Entry.

Bước 3: Trong trường d ữ liệu Fixed Cost cho nhiệm vụ 30, Generate proofts, gõ 500, và sauđó bấm phím Tab.

Bước 4: Trong trường dữ liệu Fixed Cost Accrual, lựa chọn End , và nhấn phím Tab.

Bây giờ Project sẽ tính tích luỹ chi phí $ 500 cho nhiệm vụ Generate proofts vào ngày k ếtthúc của nhiệm vụ này. Chi phí cố định này là độc lập với thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và với

bất kỳ chi phí nào đó của các tài nguyên mà bạn có thể phân công tới nhiệm vụ đó.

9.3. Thiết lập nhiệm vụ định kỳ.

R ất nhiều dự án yêu cầu một số nhiệm vụ mà lặp đi lặp lại nhiều lần, chẳng hạn như việctham d ự các cuộc họp về tình hình của d ự án, hoặc tạo và in ấn các báo cáo về tình hình của d ựán, hoặc vận hành các kiểm soát về chất lượng. Mặc dù việc lên tiến độ của các sự kiện như vậyr ất hay bị lờ đi, nhưng bạn nên xem xét việc kê khai chúng trong k ế hoạch của bạn. Ngoài ra, cáccuộc họp về tình hình d ự án và các sự kiện tương tự như vậy gián tiếp khiến d ự án đòi hỏi thêmthời gian từ các tài nguyên, và thậm chí các sự kiện như vậy làm mất đi thời gian làm việc trongcác sự phân công khác của tài nguyên.

Để tr ợ giúp việc k ê khai các sự kiện lập đi lặp lại như trên vào trong k ế hoạch của bạn, bạn

tạo ra nhiệm vụ định kỳ- Recurring Task . Ngay cái tên của nó đã cho thấy nhiệm vụ định kỳ làmột nhiệm vụ được lặp đi lặp lại ở một tần suất nhất định như là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,hoặc hàng năm. Khi bạn tạo một nhiệm vụ định kỳ, Project sẽ tạo ra một chuỗi các nhiệm vụ cóloại r àng buộc là Start No Earlier , và tính năng nỗ lực định hướng tiến độ-effort-driven bị tắt đi vàcác nhiệm vụ không có các mỗi quan hệ giữa chúng.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, d ự án cuốn sách thiếu nhi mới đòi hỏi mộtcuộc họp hàng tuần về tình hình của dự án, thành phần chi bao gồm một số các tài nguyên làmviệc trong đó. Bạn muốn cuộc họp tình hình định kỳ này hiển thị trong kế hoạch của bạn.

Trong ví d ụ này, bạn tạo một nhiệm vụ định kỳ xảy ra hàng tuần.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart .


Bước 2: Chọn tên của nhiệm vụ 1, Acquisition.






Chương IX 141

Bạn sẽ chèn nhiệm vụ định kỳ lên phía trên đầu của giai đoạn đầu tiên của kế hoạch này, bởivì nó sẽ xảy ra trong tất cả các giai đoạn của k ế hoạch.

Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dướinút Task và sau đó kích vào Recurring Task .

Hộp thoại Recurring Task Information xuất hiện.

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Task Name, gõ Editorial staff meeting.

Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Duration, gõ 1h.

Bước 6 : Bên dưới khu vực có nhãn Recurrence pattern, đảm bảo r ằng tùy chọn Weekly đượcchọn, và sau đó tích chọn vào hộp kiểm trước nhãn Monday.

Tiếp theo, bạn sẽ chỉ định ngày xảy ra đầu tiên của nó. Theo mặc định, đó là ngày bắt đầucủa d ự án. Tuy nhiên, bạn muốn các cuộc họp hàng tuần về t ình hình d ự án sẽ bắt đầu vào tuầnsau đó.

Bước 7 : Trong hộp nhập có nhãn Start thuộc khu vực Range of reccurrence, gõ hoặc chọn13/4/15.

Tiếp theo, bạn sẽ chỉ định ngày k ết thúc. Bạn sẽ lên k ế hoạch để cho cuộc họp của nhân viênnày tiếp diễn cho đến khi dự án đạt đến giai đoạn Design And Production. Trong khung nhìn Gantt

Chart, bạn có thể thấy rằng theo tiến độ hiện tại thì ngày bắt đầu của giai đoạn đó là ngày 06 thángBảy, vì vậy bạn sẽ sử dụng ngày đó bây giờ . Bạn luôn luôn có thể cập nhật các thiết lập này chocác nhiệm vụ định kỳ khi thấy cần thiết.

Bước 8 : Trong hộp nhập có nhãn End by thuộc khu vực Range of reccurrence, gõ hoặc chọn06/7/15.

Bước 9: Nhấn OK để tạo ra nhiệm vụ định kỳ.

Project chèn nhiệm vụ định kỳ này. Ban đầu, nhiệm vụ định kỳ này được bung ra. Một biểutượng về nhiệm vụ định kỳ xuất hiện trong cột chỉ thị ID. Mỗi lần xảy ra của nhiệm vụ định kỳđều được đánh theo các số liên tục (Nếu bạn muốn xác minh điều này, mở rộng cột Task Name,hoặc di chuyển chuột tới tên của nhiệm vụ và lưu ý tới nội dung trong ScreenTip).

Bước 10: Để xem lần xảy ra đầu tiên của thanh bar Gantt của cuộc họp định kỳ, tr ên tab

Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll To Task .






Chương IX 142

Tiếp theo, bạn sẽ phân công các tài nguyên tới nhiệm vụ định kỳ này.

Bước 11: Chắc chắn rằng nhiệm vụ 1, Editorial staff meeting đang được chọn, và sau đó,trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign.

Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resources, kích Carole Poland . Sau đó trong khi giữ phím Ctrl kích vào Hany Morcos và Jun Cao.

Bước 13: Nhấn nút Assign, và sau đó nhấn nút Close.

Hộp thoại Assign Resources đóng lại và Project phân công các tài nguyên đã được chọncho mỗi lần xảy ra của nhiệm vụ định kỳ.

Tiếp theo bạn sẽ thu (collapse) nhiệm vụ định kỳ này lại để ẩn các lần xảy ra của nó.

Bước 14: Kích vào đầu mũi tên expand/collapse (bung ra/thu lại) ở bên cạnh tên của nhiệmvụ định kỳ Editorial staff meeting.

Dưới đây là một vài điều cần lưu ý khi tạo ra các nhiệm vụ định kỳ:

- Theo mặc định, Project lên tiến độ để nhiệm vụ định kỳ bắt đầu theo thời gian bắt đầu làm

việc trong ngày mặc định của d ự án. (Click vào File, chọn Options, và sau đó kích vào Schedule).Trong tập tin d ự án này thì thời gian bắt đầu làm việc trong ngày là vào lúc 8 A.M. Nếu bạn muốnlên tiến độ để một nhiệm vụ định kỳ bắt đầu làm việc vào một thời gian khác thì hãy nhập thờigian đó cùng với ngày bắt đầu xảy ra của nhiệm vụ định kỳ trong hộp nhập có nhãn Start thuộckhu vực Range of reccurrence của hộp thoại Recurring Task Information. Ví d ụ, nếu bạn muốn

Mỗi thanh bar Gantt đại diện cho một lầnxảy ra cụ thể của nhiệm vụ định kỳ

Đây là chỉ thị của nhiệm vụ định kỳ






Chương IX 143

cuộc họp định kỳ của các nhân viên sẽ bắt đầu vào lúc 10 A.M , bạn hãy nhập 13/4/15 10 AM tronghộp nhập có nhãn Start .

- Như đối với nhiệm vụ khái quát, thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ định kỳ kéo dài từngày bắt đầu xảy ra sớm nhất cho đến ngày k ết thúc muộn nhất trong các lần xẩy ra của nhiệm vụđịnh kỳ.

- Bạn có thể thiết lập để một nhiệm vụ định kỳ sẽ k ết thúc hoặc là sau số lần xẩy ra cụ thểnào đó hoặc vào một ngày nào đó mà bạn chỉ định. Nếu bạn lên tiến độ để một nhiệm vụ định kỳđể nó k ết thúc vào một ngày cụ thể thì Project sẽ đề nghị đến ngày k ết thúc hiện tại của d ự án.

Nếu bạn sử dụng trong ngày này, và để chắc chắn thì hãy thay đổi nó bằng tay nếu sau này d ự ánthay đổi ngày k ết thúc.

- Nếu bạn muốn phân công các tài nguyên giống nhau tới tất cả các lần xảy ra của một nhiệmvụ định kỳ thì hãy phân công các tài nguyên đó tới các nhiệm vụ định kỳ bằng hộp thoại AssignResources. Nếu nhập tên của các tài nguyên trong trường dữ liệu Resource Name thuộc bảng nhậpd ữ liệu Entry của khung nhìn Gantt Chart cho nhiệm định kỳ khái quát thì các tài nguyên này chỉđược phân công tới nhiệm vụ định kỳ khái quát mà không phân công tới từng lần xảy ra của nhiệmvụ định kỳ.

9.4. Quan sát lộ tr ình then chốt của dự án.

Một lộ tr ình then chốt-Critical path là một chuỗi các nhiệm vụ mà nếu bất kỳ nhiệm vụ nàothuộc chúng bị chậm trễ thì sẽ dẫn đến ngày k ết thúc của dự án bị kéo dài ra. Từ then chốt-Critical trong ngữ cảnh này không nói lên mức độ quan trọng về công việc của các nhiệm vụ này đối vớitoàn bộ dự án. Nó chỉ đề cập đến việc lên tiến độ của các nhiệm vụ này sẽ ảnh hưởng như thế nàođến ngày k ết thúc của dự án và tuy nhiên thì ngày k ết thúc của d ự án là r ất quan trọng trong hầuhết các dự án. Nếu bạn muốn rút ngắn thời hạn thực hiện của một dự án để có được ngày k ết thúcsớm hơn thì bạn phải bắt đầu bằng việc cách rút ngắn lộ tr ình then chốt.

Trong vòng đời của một dự án, lộ tr ình then chốt của dự án có khả năng thay đổi bất cứ lúcnào khi các nhiệm vụ được hoàn thành trước hoặc sau so với tiến độ dự kiến. Tiến độ thay đổi,chẳng hạn sự thay đổi các mối quan hệ về nhiệm vụ hoặc thời hạn thực hiện, cũng có thể biến đổilộ tr ình then chốt. Sau khi một nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt được hoàn thành, nó không cònlà quan tr ọng nữa bởi vì nó không thể ảnh hưởng đến ngày k ết thúc của d ự án. Trong Chương 15

bạn sẽ làm việc với một loạt các kỹ thuật dùng để rút ngắn thời hạn thực hiện tổng thể của dự án.

Chìa khóa để hiểu lộ tr ình then chốt là phải hiểu về thời gian chùng -slack , hay còn được gọilà thời gian trôi nổi- float . Có hai loại thời gian chùng: tự do và toàn bộ. Thời gian chùng tự do làsố lượng thời gian một nhiệm vụ có thể bị tr ì hoãn tr ước khi nó làm chậm nhiệm vụ khác. Thờigian chùng toàn bộ là số lượng thời gian một nhiệm vụ có thể bị tr ì hoãn tr ước khi nó làm chậmviệc hoàn thành của d ự án.

Một nhiệm vụ sẽ thuộc lộ tình then chốt nếu thời gian chùng toàn bộ của nó là ít hơn mộtlượng thời gian được mặc định nào đó hoặc nó có thời hạn thực hiện là 0 ngày. Ngược lại, nhữngnhiệm vụ không thuộc lộ tr ình then chốt có đều một thời gian chùng tự do, có ngh ĩa là chúng cóthể bắt đầu hoặc k ết thúc là sớm hoặc là muộn hơn trong thời gian khoảng thời gian chùng củachúng mà không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành d ự án.

Lưu ý: Tính năng Task Path đã nói đến trong chương 8 dùng để phân biệt các mối quan hệvề nhiệm vụ tiền nhiệm và k ế nhiệm của nhiệm vụ được chọn. Ngược lại, lộ tr ình then chốt ápd ụng cho chuỗi các nhiệm vụ được liên k ết với nhau bất kỳ nào đó trong một kế hoạch mà nó d ẫnd ắt ngày k ết thúc của d ự án.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường xuyên nhận được câu hỏi “khinào thì d ự án cuốn sách thiếu nhi mới sẽ được hoàn thành ?”. Bạn có thể nhanh chóng nhìn thấytổng thời gian thực hiện và ngày k ết thúc của dự án này trong Projcet, nhưng đôi khi bạn cần thểhiện cho các bên liên quan thấy lộ tr ình then chốt của dự án bởi vì chuỗi các nhiệm vụ đó d ẫn dắt






Chương IX 144

thời hạn thực hiện của dự án. Một cách để nhìn thấy lộ tr ình then chốt là chuyển sang sang khungnhìn Detail Gantt.

Trong ví d ụ này, bạn quan sát lộ tr ình then chốt của dự án.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bêndưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó kích vào More Views.

Bước 2: Trong hộp thoại More Views, chọn Detail Gantt, và sau đó nhấn nút Apply.

K ế hoạch d ự án này sẽ được thể hiện trong khung nhìn Detail Gantt.

Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project .

Do tính chất tuần tự cao trong các mối quan hệ về nhiệm vụ trong k ế hoạch này, hầu như làcác nhiệm vụ đều thuộc lộ tr ình then chốt, và trong khung nhìn Detail Gantt, các thanh bar Gantt của chúng đều được định dạng bằng màu đỏ.

Chú ý thanh bar Gantt của nhiệm vụ 41, Review with author . Thanh bar Gantt màu xanh da

tr ời đại diện cho thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này. Đường gạch chân mỏng và số ngày ở bêncạnh nó đại diện cho thời gian chùng tự do của nhiệm vụ này. Như bạn có thể thấy, nhiệm vụ cụthể này có thời gian chùng tự do và do đó nó là một nhiệm vụ không thuộc lộ tr ình then chốt.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bêndưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó kích vào Gantt Chart .

Làm việc với lộ tr ình then chốt là cách quan tr ọng nhất để quản lý thời hạn thực hiện tổngthể của dự án. Trong những chương sau, bạn sẽ thực hiện những điều chỉnh mà có thể kéo dài thờihạn thực hiện của dự án. Kiểm tra lộ tr ình then chốt của dự án, và khi cần thiết thì rút ngắn thờigian thực hiện tổng thể của d ự án là những kỹ năng quản lý dự án quan trọng.

Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi làm việc với lộ tr ình then chốt:

- Theo mặc định, Project xác định một nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt nếu nó không cóthời gian chùng toàn bộ. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lượng thời gian chùng toàn bộ cần thiết

cho một nhiệm vụ để nó được coi là thuộc lộ tr ình then chốt. Ví d ụ, bạn muốn thêm các nhiệm vụcó ảnh hưởng đến ngày hoàn thành của dự án một hoặc hai ngày vào lộ tr ình then chốt. Trên tabFile, chọn Options, trong hộp thoại Project Options chọn Advanced . Trong hộp nhập có nhãnTasks Are Critical If Slack Is Less Than Or Equal To bên dưới khu vực Calculation options of this






Chương IX 145

project nhập số ngày bạn muốn. Cũng trong phần này, bạn có thể chọn để hiển thị nhiều lộ tr ìnhthen chốt đối với từng mạng lưới liên k ết độc lập của các nhiệm vụ.

- Project tự động tính toán lại lộ tr ình then chốt của kế hoạch để đáp ứng lại các thay đổi vềtiến độ ngay cả khi bạn không hiển thị nó.

- Bạn nhìn thấy thời gian chùng tự do được thể hiện trong phần biểu đồ của khung nhìn

Detail Gantt và bạn cũng có thể thấy các giá tr ị của thời gian chùng tự do (cột Free Slack ) và thờigian chùng toàn bộ ( cột Total Slack ) trong bảng Schedule. Bạn có thể áp dụng bảng Schedule cho bất cứ khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt hoặc Task Sheet ( Trên tab View, trong nhóm lệnh Data,kích Tables và sau đó kích vào Schedule).

- Bạn có thể áp d ụng tr ực tiếp định dạng của nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt và thời gianchùng trong bất cứ khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles,tích chọn vào hộp kiểm trước nhãn Critical Tasks and Slack .

- Và đây là một cách khác để bạn có thể xác định các nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt. Trêntab View, trong nhóm lệnh Data, chọn Critical trong hộp chọn Highlight hoặc hộp Filter .

Lưu ý: Để tìm hiểu thêm về lộ tr ình then chốt, hãy nhấp vào nút Help ( nó có biểu tượnghình d ấu hỏi) ở góc tr ên bên phải của cửa sổ Project, và trong hộp nhập Search, gõ Critical path.

9.5. Lên tiến độ cho nhiệm vụ khái quát bằng thủ công

Trong chương 3 bạn đã làm việc với các nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ con. Nhớ lại rằnghành vi mặc định của Project là tự động tính toán thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ khái quátlà khoảng thời gian giữa ngày bắt đầu sớm nhất và ngày k ết thúc muộn nhất trong các nhiệm vụcon của nó. Vì lý do này, Project thiết lập các nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ tự động, thờihạn thực hiện của nó được tự động định đoạt bởi các nhiệm vụ con của nó, không đếm xỉa tới việccác nhiệm vụ con của nó có chế độ tiến độ là thủ công hay tự động (hoặc là sự k ết hợp của cả hai).

Tuy nhiên, có thể có một số lần nào đó bạn lại muốn nhập trực tiếp một giá trị thời hạn thựchiện cho một nhiệm vụ khái quát mà giá tr ị này không phụ thuộc vào thời hạn thực hiện được tínhtoán nó được định đoạt bởi các nhiệm vụ con có trong nó. Ví d ụ, bạn có thể chỉ định 60 ngày làmviệc tới một nhiệm vụ khái quát đại diện cho một giai đoạn công việc và so sánh thời hạn thựchiện đó với thời hạn thực hiện tính toán được định đoạt bởi các nhiệm vụ con của nó (thời hạnthực hiện của chúng, các mối quan hệ về nhiệm vụ và các yếu tố khác). Điều này đặc biệt đúngtrong thời điểm lập k ế hoạch ban đầu của một d ự án, khi bạn có thể cần phải tính đến khoảng thờigian chênh lệch giữa thời hạn thực hiện của một giai đoạn làm việc có thể có và thời hạn thực hiệnđược định đoạt bởi các nhiệm vụ con của nó.

May mắn thay, bạn có thể nhập bất cứ thời hạn thực hiện nào mà bạn muốn cho một nhiệmvụ khái quát. Khi bạn làm như vậy, Project chuyển nhiệm vụ khái quát từ chế độ tiến độ tự động

sang chế độ thủ công, và phản ánh cả thời hạn thực hiện được tự động tính toán và thời hạn thựchiện được nhập vào bằng tay là các phần riêng biệt của thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát.

Nếu nhiệm vụ khái quát là một nhiệm vụ tiền nhiệm của nhiệm vụ khác, Project sẽ lên lại tiến độcủa nhiệm vụ kế nhiệm d ựa tr ên thời hạn thực hiện được nhập vào bằng tay, không phải thời hạnthực hiện được tự động tính toán.

Thiết lập một thời hạn thực hiện bằng thủ công cho một nhiệm vụ khái quát là một cách tốtđể áp dụng một sự tập trung kiểu từ tr ên xuống dưới tới (top-down) cho một kế hoạch. Ví d ụ, Bạncó thể đưa thời gian tr ùng-slack hoặc thời gian đệm-buffer vào một giai đoạn làm việc bằng cáchnhập bằng tay một thời hạn thực hiện cho nhiệm vụ khái quát (đại diện cho giai đoạn làm việc đó)và thời hạn thực hiện này phải dài hơn so với thời hạn thực hiện được tính toán của nó. Ngược lại,

bạn cũng có thể nhập bằng tay một thời hạn thực hiện mong muốn và thời hạn đó ngắn hơn so vớithời hạn thực hiện d ự kiến của một nhiệm vụ khái quát.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, nhà xuất bản đã thách thức đội ngũ thựchiện d ự án đạt mục tiêu chỉ cần 30 ngày làm việc cho giai đoạn Editorial của dự án cuốn sách thiếunhi mới. Ở giai đoạn này, nhà xuất bản không đề cập tới một ngày hoàn thành cụ thể vì vậy việc






Chương IX 146

áp d ụng một ngày hạn chót không phải là lựa chọn tốt nhất của bạn. Thay vào đó, bạn sẽ nhập bằng tay một thời hạn thực hiện cho nhiệm vụ khái quát Editorial và sau đó so sánh với thời hạnthực hiện đó với thời hạn được tự động tính toán bởi Project.

Trong ví d ụ này, bạn nhập bằng tay các thời hạn thực hiện cho một số nhiệm vụ khái quát.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline, và sau đó kích vào Level 1.

Project sẽ ẩn tất cả các nhiệm vụ con và nhiệm vụ khái quát cấp thấp lồng bên trong, cho phép bạn dễ dàng tập trung hơn vào các nhiệm vụ cấp cao nhất ( cấp 1) trong k ế hoạch.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project .

Lưu ý r ằng các biểu tượng hình tam giác “Bung ra/thu lại” bên cạnh tên của các nhiệm vụkhái quát sẽ thay đổi hướng và màu sắc để chỉ ra rằng các nhiệm vụ con đã được ẩn. Trong khungnhìn này, bạn có thể dễ dàng xem và so sánh các thời hạn thực hiện của các nhiệm vụ khái quátriêng r ẽ.

Tiếp theo, bạn sẽ nhập bằng tay một số thời hạn thực hiện. Bạn sẽ bắt đầu với giai đoạn Editorial, giai đoạn mà bạn muốn hoàn tất trong vòng 30 ngày làm việc.

Bước 3: Kích vào biểu tượng hình tam giac “bung ra/thu lại” bên cạnh tên của nhiệm vụ 20,nhiệm vụ khái quát Editorial.

Bây giờ, với các nhiệm vụ con trong nhiệm vụ khái quát này đang được hiển thị, bạn sẽ dễdàng quan sát sự ảnh hưởng của việc nhập bằng tay một thời hạn thực hiện cho nhiệm vụ khái quátđó.

Bước 4: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ khái quát 20, Editorial, gõ 30d và nhấn phím Enter.

Project ghi lại thời hạn thực hiện mà bạn nhập bằng tay của bạn và thực hiện một số điềuchỉnh tới tiến độ như sau:

- Nhiệm vụ khái quát được chuyển từ chế độ tiến độ tự động (chế độ mặc định cho nhiệm vụkhái quát) sang chế độ tiến độ thủ công. Lưu ý tới biểu tượng cái đinh ghim (Pin) trong cột Task

Mode, nó phản ánh trạng thái về chế độ tiến độ của nhiệm vụ.

Nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ bằng thủ công sẽ hiển thị hai thanh barđể k ê khai cả hai thời hạn thực hiện tự động tính toán và nhập thủ công






Chương IX 147

- Project đã vẽ hai thanh bar cho nhiệm vụ khái quát. Thanh bar ở trên đại diện cho thời hạnthực hiện nhập bằng tay, và thanh bar ở dưới đại diện cho thời hạng thực hiện được tự động tínhtoán.

- Project vẽ một đường lượn sóng màu đỏ bên dưới ngày k ết thúc mới (cột Finish) để ra d ấuhiệu rằng đây là một sự xung đột mạnh về việc lên tiến độ.

- Project lên lại tiến độ cho tất cả các nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ 20 d ựa tr ên thời hạnthực hiện được nhập vào bằng tay của nó.

Lưu ý r ằng một số nhiệm vụ con bây giờ đã vượt quá ngày k ết thúc theo tiến độ hiện tại củanhiệm vụ khái quát của chúng. Thời gian thêm này đại diện cho số lượng thời gian mà k ế hoạchhiện tại vượt quá thời hạn thực hiện mong muốn 30 ngày cho giai đoạn Editorial.

Nhìn vào bảng tiến độ đã được cậ p nhật, bạn quyết định tiếp theo bạn sẽ cho phép thêm mộtchút thời gian cho giai đoạn Color prep and printing. Để làm như vậy, bạn sẽ nhập vào bằng taymột thời hạn thực hiện cho một nhiệm vụ khái quát và thời hạn thực hiện này lớn hơn so với thờihạn thực hiện được tự động tính toán của nó.

Bước 5: Kích vào biểu tượng hình tam giac “bung ra/thu lại” bên cạnh tên của nhiệm vụ 42,nhiệm vụ khái quát Color prep and printing.

Bước 6 : Trong trường d ữ liệu Duration của nhiệm vụ 42, gõ 50d và nhấn Enter.

Project ghi lại thời hạn thực hiện được nhập bằng tay của bạn, chuyển chế độ của nhiệm vụkhái quát sang chế độ thủ công và vẽ lại thanh bar Gantt của nó.

Ở đây, bạn có thể thấy rằng ngày k ết thúc của nhiệm vụ khái quát 42 bây giờ đã vượt quángày k ết thúc của nhiệm vụ con của nó một số ngày. Những ngày thêm này đại diện cho sự khác

biệt giữa thời hạn thực hiện đã được lên tiến độ của nhiệm vụ khái quát 42 so với thời hạn thựchiện mà bạn đã nhập vào bằng tay. Khoảng thời gian này thực sự là thời gian đệm-buffer ( hay thờigian trùng – slack ) mà bạn đã thêm cho nhiệm vụ khái quát này.

Lưu ý: Khi bạn nhập vào bằng tay một thời hạn thực hiện cho một nhiệm vụ khái quát, bạncó thể thấy nó hữu ích khi so sánh thời hạn thực hiện nhập bằng tay này và ngày k ết thúc mới vớithời hạn thực hiện và ngày k ết thúc tự động tính toán được định đoạt bởi các nhiệm vụ con củanhiệm vụ khái quát. Để xem các giá trị tiến độ được tự động tính toán, bạn có thể thêm các trường d ữ liệu Scheduled Duration, Schedule Start và Schedule Finish trong bảng Entry. Bạn cũng có thểdi chuyển con tr ỏ chuột tới thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát trong phần biểu đồ của khungnhìn kiểu biểu đồ Gantt. Một ScreenTip sẽ xuất hiện bao gồm những giá tr ị này và khác nữa.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ điều chỉnh các thiết lập hiển thị để xem tất cả các nhiệm vụcon.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Outline, và sau đó kích All Subtasks.

Project sẽ bung danh sách nhiệm vụ ra để hiển thị tất cả các nhiệm vụ con.






Chương X 148

Tinh chỉnh tài nguyên và các chi tiết

về sự phân công






Chương X 149

Bởi vì các tài nguyên làm việc (con người và thiết bị) thường là phần đắt tiền nhất của mộtdự án nên sự hiểu biết về cách thức làm thế nào để tận dụng tốt nhất thời gian của các tài nguyên"là một kỹ năng quan tr ọng trong việc lên k ế hoạch cho dự án”. Trong chương này, bạn sử dụngmột loạt các tính năng tiến tiến của Microsoft Project 2013 liên quan đến các tài nguyên, đó là sựsẵn sàng để dùng, các sự phân công tới nhiệm vụ và các chi phí k ết quả. Người sử dụng Project

bản Professional cũng sử dụng khung nhìn Team Planner để quản lý các sự phân công về tài

nguyên.

10.1. Thiết lập sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên để áp dụng cho các thờiđiểm khác nhau.

Một trong các giá trị mà Project lưu trữ cho mỗi tài nguyên làm việc là giá tr ị lượng phâncông tối đa. Đó là khả năng tối đa của một tài nguyên để hoàn thành các nhiệm vụ. Các thiết lậpvề thời gian làm việc của một tài nguyên ( được ghi lại trong trong lịch tài nguyên cá nhân ) quyếtđịnh khi nào thì công việc đã được phân công tới một tài nguyên có thể được lên tiến độ. Tuynhiên, khả năng làm việc của tài nguyên ( giá tr ị lượng phân công tối đa của tài nguyên đó) quyếtđịnh phạm vi mà tài nguyên có thể làm việc trong những thời gian đó mà không tr ở nên bị phân

công vượt mức. Giá trị lượng phân công tối đa của một tài nguyên không ngăn chặn một t ài nguyênkhỏi bị phân công vượt mức, nhưng Project sẽ cho biết khi nào thì các sự phân công của tài nguyênđó vượt quá khả năng làm việc tối đa của tài nguyên. Bạn có thể chỉ định r õ các giá tr ị về lượng

phân công tối đa khác nhau để áp dụng tại các giai đoạn khác nhau cho một tài nguyên.

Lưu ý: Nếu bạn cần tìm hiểu lại về khả năng làm việc của tài nguyên và lịch tài nguyên,quay tr ở lại chương 4.

Thiết lập sự sẵn sàng để dùng của một tài nguyên theo thời gian cho phép bạn kiểm soátchính xác giá tr ị lượng phân công tối đa của một tài nguyên tại bất cứ thời điểm nào. Ví dụ, bạncó thể có hai thư k ý tòa soạn (copyeditor ) sẵn sàng làm việc cho tám tuần đầu tiên của dự án, có

ba thư k ý tòa soạn cho sáu tuần tiếp theo và sau đó chỉ còn hai cho những tuần còn lại của dự án.

Hoặc bạn có thể có một người thợ sắp chữ (compositor ), người thường sẵn sàng ở mức 100 phầntrăm công suất làm việc giảm xuống chỉ còn 50 phần trăm công suất đối với sáu tuần, và sau đótr ở lại công suất làm việc đầy đủ.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn được đảm bảo thêm khả năng làmviệc về chỉnh sửa bản thảo cho một phần thời hạn thực hiện của kế hoạch cuốn sách mới. Bạn cầnghi lại điều này trong k ế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn tùy chỉnh sự sẵn sàng làm việc của một tài nguyên theo thời gian.

Bạn cần các tập tin Advanced Resources_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 10 đikèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Resources_Start và lưu nó thành tập tin khác có tênlà Advanced Resources.


Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện.






Chương X 150

Như bạn có thể nhớ lại từ chương 4, đây là một trong những khung nhìn mà bạn có thể xemvà chỉnh sửa các giá trị về lượng phân công tối đa của tài nguyên. Các giá tr ị về lượng phân côngtối đa được hiển thị ở đây thường áp dụng cho toàn bộ thời hạn thực hiện của dự án. Tiếp theo,

bạn sẽ tùy chỉnh giá tr ị lượng phân công suất tối đa của một tài nguyên để nó thay đổi tại nhữngthời điểm khác nhau trong dự án này.

Bước 2: Trong cột Resource Name, kích vào tên của tài nguyên 3, Copyeditors.

Tài nguyên Copyeditors –nhóm thư k ý tòa soạn không phải là một người cụ thể; nó mô tảmột ngành nghề mà nhiều người có thể đảm nhiệm tại những thời điểm khác nhau trong toàn bộthời hạn thực hiện của dự án. Không giống như các tài nguyên được đặt tên riêng như Hany Morcos hoặc Color Setting Services, các thư k ý tòa soạn-Copyeditor có thể hoán đổi cho nhau. Là mộtngười quản lý của dự án, bạn đang quan tâm nhiều đến k ỹ năng cụ thể của họ trong vai trò côngviệc hơn việc những người cụ thể này là ai.

Bước 3: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information.

Lưu ý: Một cách khác để hiển thị hộp thoại Resource Information là kích chuột phải vàotên tài nguyên và trong Shortcut Menu xuất hiện, kích vào Information.

Hộp thoại Resource Information sẽ xuất hiện. Nếu tab General không hiển thị, kích vàonó.

Bạn mong muốn có hai thư k ý tòa soạn-copyeditor sẵn sàng để làm việc trong dự án này từthời điểm bắt đầu của dự án cho đến hết tháng Tư, có ba thư k ý tòa soạn cho tháng năm, và sau đóquay tr ở lại còn hai cho phần thời gian còn lại của dự án.

Bước 4: Bên dưới khu vực Resouce Availability, trong trường dữ liệu thuộc hàng đầu tiêncủa cột Available From, giữ nguyên giá tr ị NA ( NA ngh ĩa là Not Applicicable-không áp dụng).

Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc hàng đầu tiên của cột Available To, gõ hoặc chọn30/4/15.

Bước 6 : Trong trường dữ liệu thuộc hàng đầu tiên của cột Units, giữ nguyên giá tr ị 200%.

Bước 7 : Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Available From, gõ hoặc chọn01/5/15.

Bước 8 : Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Available To, gõ hoặc chọn 31/5/15.

Bước 9: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Units, gõ hoặc chọn 300%. Bước 10: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ ba của cột Available From, gõ hoặc chọn

01/6/15.






Chương X 151

Bước 11: Bỏ trống trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ ba của cột Available To (Project sẽchèn NA cho bạn sau khi bạn hoàn thành các bước tiếp theo).

Bước 12: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ ba của cột Units, gõ hoặc chọn 200%, và sauđó nhấn phím Enter.

Đối với các tháng 5, bạn có thể lên tiến độ đến ba thư k ý tòa soạn mà không phân công quátải họ. Trước và sau khoảng thời gian này, bạn chỉ có hai thư k ý tòa soạn được lên tiến độ.

Bước 13: Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information.

Trong khung nhìn Resource Sheet, trường dữ liệu Max.Units của tài nguyên Copyeditors sẽhiển thị 300% chỉ khi ngày hiện tại (current date) là thuộc khoảng thời gian từ 01 tháng 5 đến 31tháng 5 năm 2015. Ngày hiện tại được dựa trên đồng hồ của hệ thống máy tính của bạn hoặc thiết

lập trong hộp thoại Project Information (Để xem hộp thoại này, trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information). Vào những thời điểm khác, nó sẽ hiển thị là 200%.

10.2. Nhập nhiều mức lương cho một tài nguyên.

Một số tài nguyên làm việc có thể thực hiện các nhiệm vụ khác nhau với các mức lươngkhác nhau. Ví dụ, trong dự án cuốn sách thiếu nhi mới, người biên tập dự án (Project Editor ) cũngcó thể làm việc như là một biên tập nội dung (Content Editor ). Bởi vì mức lương cho biên tập dựán và biên tập nội dung khác nhau nên bạn có thể thiết lập hai mức lương cho tài nguyên này. Sauđó, sau khi bạn phân công tài nguyên tới các nhiệm vụ, bạn chỉ rõ r ằng mức lương nào nên ápdụng. Mỗi tài nguyên có thể có tối đa năm mức lương khác nhau, mỗi mức lương sẽ được ghi trongmột bảng mức chi phí-Cost rate table.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn dự định phân công công việc mà cómột mức khác tới một trong số các tài nguyên. Bạn cần ghi lại mức lương thứ hai này cho tàinguyên đó.

Trong ví dụ, bạn tạo một bảng mức chi phí thêm cho một tài nguyên.

Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, kích vào tên của tài nguyên 5, Hany Morcos.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích Information.

Hộp thoại Resource Information sẽ xuất hiện.

Bước 3: Kích vào tab Cost.

Bạn nhìn thấy mức lương mặc định của Hany là 1.550 $ cho mỗi tuần tr ong bảng mức chi phí A. Mỗi tab (đánh nhãn là A, B,C , D và E) là một bảng mức chi phí (Cost rate table) và tươngứng với một trong năm mức lương mà một tài nguyên có thể có.






Chương X 152

Bước 4: Bên dưới khu vực Cost rate tables, kích vào tab B.

Bước 5: Kích vào trường nhập dữ liệu đang được mặc định là $0,00/h ngay bên dưới nhãnStandard Rate, và sau đó gõ 45/h.

Bước 6 : Trong trường dữ liệu cùng hàng thuộc cột Overtime Rate, gõ 60/h, và sau đó nhấn phím Enter.

Bước 7 : Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information.

Chú ý r ằng tr ong khung nhìn Resource Sheet, mức lương trung bình của Hany vẫn là 1.550$ mỗi tuần (nó được ghi ở cột có nhãn Std. Rate). Điều này phù hợp với giá tr ị trong bảng thuộctab A là bảng mức chi phí mặc định. Mức lương này sẽ được sử dụng cho tất cả các sự phân côngvề nhiệm vụ của Hany tr ừ khi bạn chỉ định một mức khác. Bạn sẽ làm như vậy ở phần tiếp theotrong chương này.

10.3. Thiết lập các mức lương khác nhau của tài nguyên để áp dụng tại cácthời điểm khác nhau.

Các tài nguyên có thể có cả hai mức lương là mức lương trung bình và mức lương làm thêm

giờ. Theo mặc định, Project sử dụng các mức lương này trong suốt thời gian thực hiện của dự án.Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các mức lương của một tài nguyên để nó phù hợp với những thờiđiểm mà bạn chọn. Ví dụ, ban đầu có thể bạn thiết lập một tài nguyên làm việc từ ngày 1 tháng 1với mức lương trung bình là 40$ cho mỗi giờ làm việc, lên k ế hoạch để tăng mức lương trung bìnhcho tài nguyên đó lên đến 55$ cho mỗi giờ k ể từ ngày 1 tháng 7.






Chương X 153

Project sử dụng các mức lương khi tính toán các chi phí của tài nguyên dựa tr ên thời điểmlàm việc của tài nguyên trong tiến độ. Bạn có thể phân công tới 25 mức lương khác nhau để ápdụng tại các thời điểm khác nhác nhau cho mỗi bảng mức chi phí (Cost rate table) của một tàinguyên. Project r ất linh hoạt với các định dạng của mức lương bổ sung thêm mà bạn nhập vào.Bạn có thể nhập một mức lương là một giá tr ị đồng tiền cụ thể hoặc là một tỷ lệ phần trăm tănghoặc giảm so với mức lương trước đó.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn dự đoán một trong các tài làm việctrong k ế hoạch cuốn sách trẻ em mới nhận được sự tăng lương. Sự tăng lương này sẽ có hiệu lựctrong thời gian thực hiện của k ế hoạch cuốn sách mới. Để giữ cho các sự tính toán về chi phí củak ế hoạch được chính xác nhất có thể, bạn cần phải ghi lại khi nào thì sự tăng lương này sẽ có hiệulực và sẽ được tăng lên bao nhiêu phần trăm.

Trong ví dụ này, bạn nhập một mức lương khác cho một tài nguyên để được áp dụng vàomột ngày sau này.

Bước 1: Trong cột Resource Name, chọn tên của tài nguyên 6, Jane Dow.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích Information.

Hộp thoại Resource Information sẽ xuất hiện. Bước 3: Nhấp vào tab Cost nếu nó chưa được chọn.

Bạn sẽ nhập một tỷ lệ tăng lương trong bảng mức chi phí A.

Bước 4: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Effective Date, gõ hoặc chọn 01/6/15.

Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Standard Rate, gõ 15% và nhấn phím Enter.

Chú ý r ằng Project tính toán sự tăng lên 15% để tạo ra mức lương 63,25$ cho mỗi giờ. Mứclương trước đó là 55$ (cho mỗi giờ ) cộng thêm 15% tăng lên bằng 63,25$ (cho mỗi giờ ). Bạn cóthể nhập một giá trị cụ thể hoặc một tỉ lệ phần trăm tăng hoặc giảm so với mức lương trước đó.

Lưu ý: Ngoài các mức lương này ra, một tài nguyên có thể bao gồm một khoản phí màProject sẽ cộng dồn vào từng nhiệm vụ mà tài nguyên được phân công tới. Chi phí này được gọilà chi phí mỗi lần sử dụng-cost per use. Không giống như các mức lương, chi phí mỗi lần sử dụngkhông thay đổi theo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ hay theo thời gian làm việc mà tài nguyên

thực hiện trong nhiệm vụ. Bạn chỉ r õ chi phí mỗi lần sử dụng trong trường dữ liệu Cost/Use trongkhung nhìn Resource Sheet hoặc trong trường dữ liệu thuộc cột Per Use Cost trong hộp thoại

Resource Information.

Bước 6 : Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information.






Chương X 154

Trong khung nhìn Resource Sheet, lưu ý r ằng mức lương ban đầu của Jane Dow, 55$ chomỗi giờ, xuất hiện trong trường dữ liệu thuộc cột Std.Rate. Trường dữ liệu này sẽ hiển thị 55$ chomỗi giờ cho đến khi ngày hiện tại (current date) thay đổi tớ i 1/6/15 hoặc là những ngày sau đó.

Nó sẽ hiển thị mức lương trung bình mới của cô ấy là 63,25$ cho mỗi giờ .

10.4. Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu.

Các tài nguyên nguyên vật liệu là các mặt hàng tiêu dùng mà bạn sử dụng khi dự án tiếntriển. Trong một dự án xây dựng, các tài nguyên nguyên vật liệu có thể bao gồm đinh, gỗ và bêtông. Bạn làm việc với tài nguyên nguyên vật liệu trong Project để theo dõi số lượng hoặc mứcđộ tiêu thụ của tài nguyên nguyên vật liệu và các chi phí liên quan. Không giống như tài nguyênlàm việc, bạn không thể nhập một giá tr ị lượng phân công tối đa cho một tài nguyên chi phí hoặctài nguyên nguyên vật liệu. Bởi vì chúng không phải là loại tài nguyên thực thi công việc nên giátr ị lượng phân công tối đa không được áp dụng. Mặc dù Project không phải là một hệ thống hoànchỉnh cho việc kiểm k ê theo dõi hàng hóa, nhưng nó có thể giúp bạn nhanh chóng có được thôngtin về lượng tài nguyên nguyên vật liệu đã tiêu thụ và với chi phí là bao nhiêu.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bản in thử của cuốn sách thiếu nhi mới là

tài nguyên tiêu thụ mà bạn quan tâm nhất. Đây là bản ma két có độ trung thực cao của cuốn sáchmới được tạo ra trước khi cuốn sách được in thương mại. Bởi vì những bản in thử là tương đối đắttiền để tạo ra nó và bạn muốn kê khai các chi phí này trong k ế hoạch dự án. Để làm như vậy, bạncần phải tạo ra một tài nguyên nguyên vật liệu.

Trong ví dụ này, bạn nhập các thông tin về một tài nguyên nguyên vật liệu.

Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, kích vào trường dữ liệu tr ống trong hàng k ế tiếpthuộc cột Resource Name.

Bước 2: Gõ Bound galley proofs.

Bước 3: Trong trường dữ liệu thuộc cột Type cùng hàng, kích vào biểu tượng đầu mũi tên

và chọn Material, sau đó bấm phím Tab. Bước 4: Trong trường dữ liệu thuộc cột Material Label, gõ coppies.

Copies-số bản sao là đơn vị đo lường ( hay gọi là đơn vị tính) mà bạn sẽ sử dụng cho tàinguyên nguyên vật liệu này. Bạn sẽ nhìn thấy nhãn này một lần nữa trong phần “ Phân công các

tài nguyên nguyên vật liệu tới các nhiệm vụ” trong phần sau của chương này.

Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc cột Std.Rate, gõ 15 và sau đó nhấn phím Enter.

Đây là chi phí cho một đơn vị tài nguyên nguyên nguyên vật liệu này, hay nói một cách khác là mỗi bản sao của tài nguyên Bound galley proofs có chi phí là 15$. Ở phần sau của chương này,

bạn sẽ chỉ rõ số lượng tài nguyên nguyên vật liệu khi bạn phân công tới các nhiệm vụ. Sau đó

Project sẽ tính toán chi phí của sự phân công tài nguyên nguyên vật liệu theo chi phí cho một đơnvị tài nguyên mà bạn đã nhập ở tr ên nhân với số lượng tài nguyên được phân công.

Cho đến bây giờ trong chương này, bạn đã tập trung vào các chi tiết của tài nguyên. Đối với phần còn lại của chương, sự tập trung của bạn sẽ chuyển sang phần tinh chỉnh các chi tiết của sự phân công.






Chương X 155

10.5. Trì hoãn sự bắt đầu của sự phân công.

Nếu có nhiều hơn một tài nguyên được phân công tới một nhiệm vụ, bạn có thể không muốntất cả các tài nguyên bắt đầu làm việc trong nhiệm vụ tại cùng một thời điểm. Bạn có thể tr ì hoãnsự bắt đầu làm việc của một hoặc nhiều tài nguyên được phân công tới một nhiệm vụ.

Ví dụ, giả sử rằng có bốn tài nguyên đã được phân công tới một nhiệm vụ. Lúc ban đầu thì

ba trong số bốn tài nguyên sẽ làm việc trong nhiệm vụ, và sau đó thì tài nguyên thứ tư sẽ kiểm trachất lượng của sự làm việc đó. Tài nguyên thực hiện việc kiển tra nên bắt đầu công việc muộn hơnso với các tài nguyên khác.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới baogồm một nhiệm vụ mà cả tác giả cuốn sách, Tad Orman, và một thư k ý tòa soạn đều được phâncông tới. Mục đích của nhiệm vụ này là các tác giả sẽ xem xét lại những chỉnh sửa được thực hiệntới bản thảo cuốn sách của anh ấy, và không lâu sau đó, thư k ý tòa soạn sẽ bắt đầu hợp nhập cácthông tin phản hồi của tác giả. Ngay bây giờ thì cả hai tài nguyên đều được phân công để làm việctrong suốt thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, nhưng bạn lại muốn tr ì hoãn sự bắt đầu công việc củathư k ý tòa soạn, thư k ý tòa soạn sẽ bắt đầu sau hai ngày làm việc k ể từ lúc nhiệm vụ bắt đầu thựchiện.

Trong ví dụ này, bạn tr ì hoãn sự bắt đầu của một sự phân công tài nguyên tới một nhiệm vụ.

Bạn cần các tập tin Advanced Assignments_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 10 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Assignments _Start và lưu nó thành tập tin kháccó tên là Advanced Assignments.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Task Usage.

Bạn có thể nhớ lại từ chương 8, khung nhìn Task Usage nhóm các tài nguyên được phâncông bên dưới mỗi nhiệm vụ.

Bước 2: Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 18, Author review of content edit , kích

vào tài nguyên được phân công Copyeditors. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .

Như bạn có thể thấy, hiện nay nhiệm vụ này đang có hai tài nguyên được phân công tới nó: một thư k ý tòa soạn-Copyeditors và tác giả cuốn sách mới, Tad Orman.

Tiếp theo bạn sẽ tr ì hoãn sự phân công của tài nguyên Copyeditors trong khung nhìn Task

Usage.

Bước 4: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Assignment, kích vào Information.

Hộp thoại Assignment Information xuất hiện.

Bước 5: Kích vào tab General nếu nó chưa được chọn, và sau đó trong hộp nhập có nhãnStart , gõ hoặc chọn 04/5/15.






Chương X 156

Bước 6 : Nhấn OK để đóng hộp thoại Assignment Information.

Project điều chỉnh sự phân công của tài nguyên Copyeditors trong nhiệm vụ này để anh ấylàm việc không giờ (0h) trong ngày thứ năm và thứ sáu.

Bây giờ, trong phần bảng pha thời gian – timephased của khung nhìn, bạn có thể thấy rằngthời gian làm việc 0h đang được lên tiến độ cho tài nguyên Copyeditors vào ngày thứ năm 30/4 vàthứ sáu 01/5. Các tài nguyên khác được phân công tới nhiệm vụ không bị ảnh hưởng gì. Lưu ýr ằng tổng số thời gian làm việc của nhiệm vụ này không thay đổi, nhưng thời hạn thực hiện củanó thì thay đổi, ngày k ết thúc lùi lại hai ngày làm việc.

Lưu ý: Nếu bạn muốn một sự phân công bắt đầu tại một thời gian cụ thể cũng như vào mộtngày cụ thể thì bạn có thể chỉ r õ thời gian trong hộp nhập có nhãn Start . Ví dụ, nếu bạn muốn sự

phân công của tài nguyên Copyeditors bắt đầu lúc 1 P.M ngày ngày 30 tháng tư thì hãy gõ là30/4/15 1:00 PM . Còn nếu không, Project sẽ sử dụng thời gian bắt đầu mặc định. Để thay đổi thờigian bắt đầu mặc định, vào tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tabSchedule, và trong trường dữ liệu Default Start Time, nhập giá trị mà bạn muốn.

10.6. Áp dụng đường biên cho sự phân công.

Trong khung nhìn Resource Usage và Task Usage, bạn có thể thấy một cách đầy đủ về việc thời gian làm việc được phân công của tài nguyên được phân phối theo thời gian như thế nào.

Ngoài việc xem các chi tiết của sự phân công, bạn có thể thay đổi số lượng thời gian mà một tàinguyên làm việc trong một nhiệm vụ tại bất kỳ khoảng thời gian cụ thể nào đó. Có r ất nhiều cách

để làm điều này:- Áp dụng một đường biên thời gian làm việc được định trước tới một sự phân công. Các

đường biên được định trước thường mô tả thời gian làm việc được phân phối theo thời gian dướidạng biểu đồ đồ thị như thế nào. Ví dụ, các đường biên được định trước Bell phân phối thời gian






Chương X 157

làm việc ít hơn vào lúc bắt đầu và k ết thúc của sự phân công và phân phối nhiều thời gian làm việchơn ở đoạn giữa. Nếu bạn đang minh họa bằng biểu đồ đồ thị thời gian làm việc theo thời gian thìhình dạng của biểu đồ sẽ trông giống như một cái chuông.

- Chỉnh sửa tr ực tiếp các chi tiết của sự phân công. Ví dụ, trong khung nhìn Resource Usage hoặc Task Usage, bạn có thể tr ực tiếp thay đổi các giá trị của sự phân công trong lưới pha thờigian.

Bạn áp dụng một đường biên hay chỉnh sửa một sự phân công như thế nào, phụ thuộc thứ bạn cần hoàn thành. Các đường biên định trước làm việc tốt nhất đối với các sự phân công màtrong đó bạn có thể dự đoán đúng hình dáng của kết quả đạt được, ví dụ, một nhiệm vụ đòi hỏithời gian tăng dần dần có thể lợi dụng đường biên định trước Back Loaded để phản ánh khả năngmà tài nguyên sẽ làm việc nhiều nhất vào thời điểm cuối của sự phân công.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã xem xét lại các sự phân công trongk ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới cùng với các tài nguyên được phân công. Một trong những tàinguyên này nói với bạn rằng với kinh nghiệm trước kia của mình thì biểu đồ thời gian làm việctheo tiến độ hiện nay của một trong số các nhiệm vụ mà cô ấy đảm nhận không phù hợp với biểuđồ thời gian làm việc hàng ngày mà cô ấy mong muốn. Bạn muốn cập nhật kế hoạch để mô hìnhhóa đường biên thời gian làm việc mong đợi được chính xác hơn trong sự phân công này. Bạncũng có một sự phân công khác đòi hỏi phải có sự điều chỉnh.

Trong ví dụ này, bạn áp dụng một đường biên thời gian làm việc định trước tới một sự phâncông và chỉnh sửa bằng tay một sự phân công khác.

Bước 1: Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 38, Final review, kích chọn tài nguyênCarole Poland .

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll To Task .

Như bạn có thể thấy trong lưới pha thời gian ở bên phải, hai tài nguyên đang được lên tiếnđộ để làm việc trong nhiệm vụ này bốn giờ mỗi ngày (có ngh ĩa là, 50 phần trăm thời gian làm việc

sẵn có của họ) và tài nguyên thứ ba được lên tiến độ để làm việc toàn thời gian trong nhiệm vụnày. Tất cả các sự phân công này đều đang được áp dụng một đường biên định trước là Flat -đó là,thời gian làm việc được phân bố đều theo thời gian. Đây là đường biên thời gian làm việc địnhtrước mặc định mà Project sử dụng khi lên tiến độ thời gian làm việc.

Bạn muốn thay đổi sự phân công của Carole Poland trong nhiệm vụ này để cô ấy bắt đầusự phân công với thời gian làm việc ít và sau đó tăng thời gian làm việc của cô ấy khi nhiệm vụtiến triển. Để đạt được điều này, bạn sẽ áp dụng đường biên định trước Back Loaded cho sự phâncông đó. Lưu ý r ằng nhiệm vụ 38, Final review là loại nhiệm vụ có thời hạn thực hiện được cốđịnh, không phải loại nhiệm vụ có lượng phân công được cố định mặc định. Nhiệm vụ thuộc loạinày giữ thời hạn thực hiện không đổi khi bạn điều chỉnh các sự phân công của nó.

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Assignment, kích vào Information.Hộp thoại Assignment Information xuất hiện. Kích vào tab General nếu nó chưa được

chọn.






Chương X 158

Bước 4: Nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên để hiển thị các tùy chọn trong hộp chọn có nhãnWork Contour .

Đây là tất cả những đường biên thời gian làm việc được định trước, và một số cái tên củachúng đã nói lên được hình dạng biểu đồ của thời gian làm việc của một tài nguyên theo thời giankhi đường biên đó được áp dụng.

Bước 5: Chọn Back Loaded , và sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại AssignmentInformation.

Project áp dụng đường biên tới sự phân công của tài nguyên này và lên lại tiến độ thời gianlàm việc của cô ấy trong nhiệm vụ.

Bạn thấy rằng trong từng ngày k ế tiếp của thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, Carole Poland được phân công thêm một chút thời gian làm việc. Bạn cũng có thể xem chỉ thị đường biên trongcột chỉ thị ID hiển thị loại đường viền được áp dụng cho sự phân công.

Bước 6 : Trong cột chỉ thị ID, di chuyển chuột đến chỉ số đường biên.

Project sẽ hiển thị một ScreenTip mô tả các loại đường biên áp dụng cho sự phân công này.

Lưu ý: Áp dụng một đường biên cho một nhiệm vụ thuộc loại có thời hạn thực hiện cố địnhsẽ khiến Project tính toán lại thời gian làm việc của tài nguyên để tài nguyên làm việc ít đi trongcùng thời hạn thực hiện đó. Ví dụ, tổng số thời gian làm việc của Carole trong nhiệm vụ 38 đã bị

Chỉ thị đường biên tương ứng với loại đường biênđược áp dụng- Back Loaded là trường hợp này






Chương X 159

giảm từ 20 giờ xuống còn 12 giờ khi bạn áp dụng đường biên. Tùy thuộc vào loại của nhiệm vụ,việc áp dụng một đường biên cho sự phân công này có thể khiến cho toàn bộ thời hạn thực hiệncủa nhiệm vụ bị kéo dài. Nhiệm vụ 38 là một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện được cố định, vì thếviệc áp dụng đường biên không thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này. Tuy nhiên, đối vớinhiệm vụ thuộc loại có thời gian làm việc được cố định hoặc có lượng phân công được cố định thìđiều đó có thể xảy ra. Nếu bạn không muốn việc áp dụng một đường biên dẫn đến kéo dài thời hạn

thực hiện của nhiệm vụ, thay đổi loại của nhiệm vụ (chọn trong hộp chọn có nhãn Task Type trêntab Advanced của hộp thoại Task Information) thành Fixed Duration trước khi áp dụng đường biên.

Tiếp theo, bạn sẽ tr ực tiếp chỉnh sửa thời gian làm việc được phân công trong một nhiêm vụ khác.

Bước 6 : Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 38, Final review, kích chọn tài nguyênđược phân công Hany Morcos.

Lưu ý r ằng Hany hiện đang được phân công làm việc bốn giờ mỗi ngày trong suốt thời hạnthực hiện của sự phân công này. Tại sao lại bốn giờ ? Bình thường Hany làm việc tám giờ mỗingày trong những ngày làm việc của cô ấy (được định đoạt bởi lịch tài nguyên của cô). Tuy nhiên,cô ấy đã được phân công tới nhiệm vụ này với lượng phân công là 50 phần trăm, vì vậy mà thờigian làm việc được lên tiến độ chỉ là bốn giờ mỗi ngày.

Bạn muốn tăng thời gian làm việc của Hany trong hai ngày cuối cùng của nhiệm vụ này đểcô ấy sẽ làm việc toàn thời gian ( full time) trong hai ngày này. Để thực hiện điều này, bạn sẽ chỉnhsửa bằng tay thời gian làm việc được phân công của cô ấy.

Trong lưới pha thời gian trong phần bên phải của khung nhìn Task Usage, chọn thời gianlàm việc được phân công là 4h của Hany Morcos trong thứ 4 ngày 2 tháng 9.

Lưu ý: Di chuyển con trỏ chuột tới từng nhãn ngày trong tiêu đề trên biểu thời gian ( M , T ,W , vv) và giá tr ị ngày tháng của ngày hôm đó sẽ xuất hiện trong một ScreenTip.

Bước 9: Gõ 8h, và sau đó nhấn phím Tab.

Bước 10: Trong sự phân công của Hany ở thứ 5 ngày 3 tháng 9, gõ 8h, và sau đó nhấn phím Enter.

Hany bây giờ đang phân công làm việc tám giờ mỗi ngày trong ngày thứ Tư (2/9) và thứ Năm (3/9). Project sẽ hiển thị một chỉ thị đường biên trong cột chỉ thị ID cho thấy một đường biên được chỉnh sửa bằng thủ công đã được áp dụng tới sự phân công này.

Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm các thông tin chi tiết về việc áp dụng đường biên cho một sự phân công hoặc bất cứ điều gì liên quan đến một sự phân công, bạn có thể ghi lại các chi tiết đótrong một lưu ý về sự phân công. Trong khung nhìn Task Usage hoặc Resource Usage, chọn sự

phân công và sau đó kích vào nút Notes trong nhóm lệnh Assignment trên tab Format. Ghi chúvề sự phân công cũng tương tự ghi chú cho nhiệm vụ và tài nguyên.

Dưới đây là một vài khả năng khác mà bạn có thể áp dụng trong khung nhìn dạng Usage:






Chương X 160

- Ngoài việc chỉnh sửa giá tr ị thời gian làm việc bằng tay ở cấp độ tài nguyên như bạn đãlàm ở tr ên, bạn có thể chỉnh sửa thời gian làm việc ở cấp độ nhiệm vụ. Khi bạn thay đổi một giátr ị thời gian làm việc ở cấp độ nhiệm vụ, Project điều chỉnh giá tr ị thời gian làm việc của từng tàinguyên cho phù hợp với lượng phân công của mỗi tài nguyên trong sự phân công đó. Ví dụ, giảsử rằng trong một ngày cụ thể, hai tài nguyên đang được phân công mỗi tài nguyên làm việc bốngiờ tới một nhiệm vụ có tổng số thời gian làm việc là tám giờ. Nếu sau đó bạn thay đổi tổng số

thời gian làm việc trong nhiệm vụ cho ngày hôm đó thành 12 giờ , Project sẽ tăng thời gian làmviệc của mỗi tài nguyên từ bốn lên đến sáu giờ.

- Bạn có thể chia tách một nhiệm vụ trong khung nhìn Gantt chart để k ê khai một sự giánđoạn trong nhiệm vụ đó như bạn đã làm trong chương 8. Bạn cũng có thể chia tách một nhiệm vụtrong khung nhìn Task Usage bằng cách nhập giá tr ị thời gian làm việc bằng "0" trong các ô nằmcùng hàng với nhiệm vụ trong lưới pha thời gian cho những ngày bạn mà muốn gián đoạn. Để bảotồn tổng số thời gian làm việc trong nhiệm vụ, bạn nên thêm số lượng thời gian làm việc tươngứng với lượng thời gian bị gián đoạn vào thời điểm cuối của nhiệm vụ. Ví dụ, giả sử rằng một nhiệm vụ bắt đầu vào thứ hai và thời hạn thực hiện là 4 ngày, mỗi ngày làm việc 8 giờ . Biểu đồthời gian làm việc của nó (theo giờ từng ngày) là 8, 8, 8 và 8. Bạn gián đoạn sự làm việc trongnhiệm vụ vào ngày thứ ba và sau đó thêm tám giờ vào ngày k ết thúc của nhiệm vụ (trong trườnghợp này là thứ sáu). Biểu đồ thời gian làm việc mới sẽ là 8, 0, 8, 8 và 8.

- Khi chỉnh sửa các giá trị trong lưới pha thời gian, bạn có thể làm việc với các ô dữ liệu có phần giống với như lúc làm việc với các ô dữ liệu trong phần mềm Microsoft Excel, bạn có thểkéo và thả các giá trị và sử dụng tiện ích AutoFill để sao chép các giá trị sang các ô bên phải hoặc

bên dưới.

10.7. Áp dụng các mức lương khác nhau tới các sự phân công.

Nhớ lại trong phần 2 “ Nhập nhiều mức lương cho một t ài nguyên” ở đầu chương, bạn cóthể thiết lập tới năm mức lương cho mỗi tài nguyên, điều đó cho phép bạn áp dụng các mức lương

khác nhau tới các sự phân công khác nhau của một tài nguyên; ví dụ, một mức lương khác có thể phụ thuộc vào các k ỹ năng được yêu cầu bởi các sự phân công khác. Đối với mỗi sự phân công, ban đầu Project mặc định sử dụng bảng mức chi phí A, nhưng bạn có thể chỉ định một bảng mứcchi phí khác nên được sử dụng.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, Hany hiện đang được phân công tới nhiệmvụ 36, Proof and review, công việc giống với việc biên tập nội dung hơn vai tr ò mặc định của côấy là biên tập dự án, nhưng trong sự phân công này của cô ấy vẫn đang sử dụng mức lương mặcđịnh của cô ấy là biên tập dự án. Bạn sẽ áp dụng một mức lương khác để kê khai cho vai trò biêntập nội dung của cô ấy trong nhiệm vụ này. Nhớ lại rằng bạn đã thiết lập mức lương thứ hai nàycho Hany ở phần 2.

Trong ví dụ này, bạn thay đổi bảng mức chi phí đã được áp dụng tới một sự phân công. Bước 1: Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 36, Proof and review, kích vào tài

nguyên được phân công Hany Morcos.

Tiếp theo, bạn sẽ xem chi phí của sự phân công của Hany.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó nhấp vào Cost .

Project sẽ hiển thị bảng chi phí Cost. Lưu ý chi phí hiện nay của sự phân công của Hany tớinhiệm vụ này là: 1.550,00 $.






Chương X 161

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Assignment, kích vào Information.

Hộp thoại Assignment Information xuất hiện.

Bước 4: Kích vào tab General nếu nó chưa được chọn.

Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Cost Rate Table, gõ hoặc chọn B, và sau đó nhấn OK để

đóng hộp thoại Assignment Information.Proejct áp dụng bảng mức chi phí B của Hany tới sự phân công này.

Mức chi phí mới của sự phân công này, 1.800,00 $, xuất hiện trong cột có nhãn Total Cost .Giá tr ị chi phí mới này cũng được dùng để tính toán chi phí trong nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụtổng quát của dự án.

Lưu ý: Nếu bạn thường xuyên thay đổi bảng mức chi phí cho các sự phân công, bạn sẽ thấyđây là một cách nhanh chóng khi hiển thị tr ực tiếp trường dữ liệu Cost Rate Table trong khungnhìn Resource Usage hoặc Task Usage. Hiển thị cạnh phải của phần bảng của khung nhìn dạngUsage, kích Add New Column, và sau đó chọn Cost Rate Table.

10.8. Phân công các tài nguyên nguyên vật liệu tới các nhiệm vụ

Trong phần 4 “ Thiết lập t ài nguyên nguyên vật liệu” của chương này, bạn đã tạo ra tàinguyên nguyên vật liệu có tên là Bound galley proofs. Nhớ lại rằng các tài nguyên nguyên vật liệuđược sử dụng hoặc tiêu thụ khi dự án tiến triển. Ví dụ phổ biến trong một dự án xây dựng là tàinguyên gỗ hoặc bê tông.

Khi phân công một tài nguyên nguyên liệu, bạn có thể xử lý sự tiêu hao và các chi phí theomột trong hai cách:

- Phân công tài nguyên nguyên vật liệu với một số lượng nhất định tới nhiệm vụ. Project sẽ

nhân chi phí cho một đơn vị tài nguyên này với số lượng tài nguyên đã được phân công để xácđịnh tổng chi phí (Bạn sẽ sử dụng phương pháp này trong ví dụ sau đây).

- Phân tài nguyên nguyên vật liệu với một tỉ lệ biến đổi về số lượng tới tới nhiệm vụ. Project sẽ điều chỉnh số lượng và chi phí của tài nguyên này khi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ thay đổi.Phương pháp này được mô tả chi tiết ở cuối phần này.






Chương X 162

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đang quan tâm theo dõi việc sử dụngvà chi phí của tài nguyên Bound galley proofs trong dự án cuốn sách thiếu nhi mới.

Trong ví dụ này, bạn phân công một tài nguyên nguyên vật liệu tới một nhiệm vụ và nhậpsố lượng đã tiêu thụ của tài nguyên đó.

Bước 1: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích Gantt Chart .

Bước 2: Trong cột Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 38, Final review.Bạn dự đoán bạn sẽ cần đến 20 bản Bound galley proofs cho nhiệm vụ này.


Bước 4: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources.

Hộp thoại Assign Resources xuất hiện.

Bước 5: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn trường dữ liệu thuộc cột Units của tàinguyên Bound galley proofs.

Bước 6 : Gõ hoặc chọn 20, và sau đó nhấn vào nút Assign.

Project phân công tài nguyên nguyên vật liệu này tới nhiệm vụ và tính toán ra chi phí củasự phân công là 300 $ (15 $ cho mỗi bản x với 20 bản).

Bởi vì Bound galley proofs là một tài nguyên nguyên vật liệu nên nó không thể làm việc. Vì

vậy, việc phân công một tài nguyên nguyên vật liệu không ảnh hưởng đến thời hạn thực hiện củanhiệm vụ.

Bước 7 : Bấm nút Close để đóng hộp thoại Assign Resources.

* M ức tiêu thụ biến đổi của t ài nguyên

Bạn mới chỉ phân công một tài nguyên nguyên vật liệu với một số lượng nhất định hoặchoặc một mức tiêu thụ cố định tới một nhiệm vụ. Một cách khác để sử dụng các tài nguyên nguyênvật liệu là phân công chúng với một mức tiêu thụ biến đổi. Sự khác biệt giữa hai mức tiêu thụ nàynhư sau:

- Một mức tiêu thụ cố định có ngh ĩa là, không quan tâm tới thời hạn thực hiện của nhiệm vụ

mà tài nguyên nguyên vật liệu được phân công tới, một số lượng tuyệt đối của tài nguyên nguyênvật liệu sẽ được sử dụng. Ví dụ, đổ bê tông cho nền móng của một ngôi nhà đòi hỏi một số lượng bê tông nhất định mà không quan tâm đến vấn đề phải mất bao lâu để đổ nó.

Khi bạn phân công một tài nguyên nguyên vật liệu tới mộtnhiệm vụ, đơn vị tính của nó sẽ xuất hiện trong cột Units






Chương X 163

- Một mức tiêu thụ biến đổi có ngh ĩa là, số lượng của tài nguyên nguyên vật liệu được tiêuthụ phụ thuộc vào thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Ví dụ, k hi vận hành máy phát điện, thì lượngnhiên liệu tiêu thụ trong 4 giờ sẽ nhiều hơn so với trong 2 giờ , và bạn có thể chỉ định một mức tiêuthụ nhiên liệu theo giờ. Bạn nhập một mức tiêu thụ biến đổi là số lượng tài nguyên được tiêu thụtheo thời gian; Ví dụ, bạn nhập "2/h" để ghi lại mức tiêu thụ hai lít nhiên liệu cho mỗi giờ. Sau khi

bạn nhập một mức tiêu thụ biến đổi cho một sự phân công của tài nguyên nguyên vật liệu, Project

tính toán tổng số lượng tài nguyên nguyên vật liệu được tiêu thụ dựa tr ên thời hạn thực hiện củanhiệm vụ.

Lợi ích của việc sử dụng mức tiêu thụ biến đổi là nó gắn chặt với thời hạn thực hiện củanhiệm vụ. Nếu thời hạn thực hiện thay đổi, số lượng và chi phí được tính toán của tài nguyênnguyên vật liệu sẽ thay đổi theo. Khi bạn cần theo dõi tài nguyên nguyên vật liệu ở cấp độ chi phíthì hãy sử dụng mức tiêu thụ biến đổi.

10.9. Xem khả năng làm việc của tài nguyên

Nhớ lại rằng số lượng thời gian mà một tài nguyên có thể làm việc trong các nhiệm vụ trongmột dự án được gọi là khả năng làm việc của tài nguyên đó, và trong Project, thì khả năng làmviệc này được đo bằng đơn vị tính. Theo mặc định, đơn vị tính này được thể hiện bởi một giá tr ị

phần trăm, với 0% ngh ĩa là khả năng làm việc bằng không và 100% có ngh ĩa là toàn bộ khả nănglàm việc hoặc tối đa khả năng làm việc của một tài nguyên đơn lẻ theo một tiến độ làm việc bìnhthường 40 giờ mỗi tuần. Trong Project, khả năng làm việc tối đa của một tài nguyên được theodõi bởi giá tr ị trong trường dữ liệu có nhãn là Max.Units.

Ngay cả các nhà quản lý của dự án có kinh nghiệm cũng đã từng ước tính quá cao khả nănglàm việc của tài nguyên đối với những người được phân bổ để làm việc tr ong một dự án cụ thể. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề trong quá tr ình thực thi của một dự án và các tài nguyên khônghài lòng, đặc biệt là khi người quản lý của dự án cũng đã ước tính dưới mức số lượng thời gianlàm việc cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án. Có nhiều lý do chính đáng để mongđợi một số sự thay đổi với các ước tính về thời gian làm việc của nhiệm vụ- đặc biệt là trong giai

đoạn lập kế hoạch ban đầu của một dự án. Tuy nhiên, khả năng làm việc của tài nguyên nên tr ởlên dễ dàng hơn để ước tính thêm chính xác. Phần này giới thiệu một số công cụ hữu ích trongProject có thể giúp bạn xem và hiểu rõ hơn về khả năng làm việc của tài nguyên.

Việc nhìn thấy khả năng làm việc của mỗi tài nguyên mang đến cho bạn một sự nắm bắt tốthơn về toàn bộ khả năng làm việc trong dự án của bạn. Việc này có thể tr ợ giúp thông tin cho bạnvà các bên liên quan của dự án về bất kỳ sự điều chỉnh có thể nào đó tới phạm vi của dự án để phùhợp hơn với khả năng làm việc của các nguyên (hoặc ngược lại). Thông thường, bạn có thể mongđợi một trong các tình huống sau đây xảy ra đối với khả năng làm việc của tài nguyên:

- Thời gian làm việc dự kiến là ít hơn so với khả năng làm việc của các tài nguyên. Bạn cóthể có thể sử dụng một phần thời gian của các tài nguyên của bạn cho các dự án khác hoặc làm

nhiều công việc hơn trong dự án này.

- Thời gian làm việc dự kiến vượt quá khả năng làm việc của các tài nguyên. Bạn có thể cần phải giảm bớt phạm vi công việc hoặc tăng thêm tài nguyên.

- Thời gian làm việc dự kiến là xấp xỉ bằng với khả năng làm việc của các tài nguyên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, vào thời điểm này trong việc lập k ế hoạchcuốn sách thiếu nhi mới, bạn đã thiết lập một danh sách nhiệm vụ ban đầu và các chi tiết ban đầuvề tài nguyên. Bây giờ bạn sẽ kiểm tra khả năng làm việc của tài nguyên một cách chi tiết.

Trong ví dụ này, bạn sẽ xem xét khả năng làm việc của tài nguyên riêng r ẽ theo từng ngàyvà từng tháng trong khoảng thời gian mà dự án hiện đang lên tiến độ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích vào Resource Usage.

Project sẽ hiển thị khung nhìn Resource Usage.






Chương X 164

Nhớ lại rằng trong khung nhìn này, phần khu vực bên trái tổ chức xắp xếp các nhiệm vụ nằm bên dưới các tài nguyên được phân công tới chúng. Phần khu vực bên phải cho thấy sự phân côngvà các giá tr ị khác được tổ chức theo trình tự thời gian. Ở phần này, chúng ta cần tập trung vào

việc nhìn thấy sự sẵn sàng để làm việc của các tài nguyên. Để bắt đầu, bạn sẽ chuyển đổi trong phần lưới pha thời gian để nhìn thấy sự sẵn sàng để làm việc của tài nguyên.

Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, hãy tích chọn hộp kiểm có nhãn Remaining Availability.

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãnWork .

Project sẽ ẩn các chi tiết về thời gian làm việc và chỉ để lại chi tiết về Remaining Availability.

Bước 4: Kích vào tiêu đề cột Resouce Name.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Outline và sau đó kích vào Hide

Subtasks.

Bây giờ bạn có thể nhìn thấy ở phía bên phải của khung nhìn các giá tr ị sẵn sàng để làm việccòn lại theo từng ngày của tất cả các tài nguyên làm việc. Các tài nguyên làm việc toàn thời gian,như Carole Poland , đang sẵn sàng mong chờ làm việc 8h mỗi ngày cho những ngày mà họ khôngcó sự phân công. Dan Jump, tài nguyên làm một nửa thời gian với 50% max.Units, chỉ sẵn sànglàm việc 4 giờ mỗi ngày. Jun Cao, người đã có một tiến độ làm việc kiểu " four-by-ten" thì sẵnsàng làm việc 10 giờ mỗi ngày và bốn ngày mỗi tuần.

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh mức độ zoom của phần lưới pha thời gian để xem sự sẵn sàngđể làm việc theo từng tháng.

Bước 6 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Months trong hộp chọn Timescale.






Chương X 165

Project cho thấy giờ gian sẵn sàng để làm việc cho mỗi tài nguyên theo từng tháng. Lưu ýr ằng có một số giá trị phân công và tên tài nguyên được định dạng trong màu đỏ và có một chỉ thịcảnh báo bên cạnh tên của họ. Những tài nguyên này đang bị phân bổ vượt mức, họ đang bị phâncông nhiều thời gian làm việc hơn so với khả năng làm việc cho phép của họ. Bạn sẽ giải quyếtcác tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong chương 11.

Lưu ý: Trong phần này, bạn kiểm tra khả năng làm việc của tài nguyên trong khung nhìn Resource Usage. Các khung nhìn khác của Project cũng giúp bạn xem và quản lý khả năng làmviệc của tài nguyên bao gồm khung nhìn Resource Graph (vào tab View, trong nhóm lệnh

Resource Views, kích Other Views và sau đó kích vào Resource Graph) và hai báo cáo tập trung vào tài nguyên (trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Resources và sau đó nhấpvào một trong các báo cáo thuộc danh sách liệt k ê).

10.10. Điều chỉnh sự phân công trong khung nh ìn Team Planner

Quan tr ọng: Khung nhìn Team Planner là chỉ có sẵn trong bản Project Professional, khôngcó trong bản Project Standard. Nếu bạn có bản Project Standard thì có thể bỏ qua phần này.

Khung nhìn Task Usage và Resource Usage là các khung nhìn có các tính năng mạnh mẽmà bạn có thể hoàn thành các mục tiêu phức tạp, kiểu như việc điều chỉnh bằng tay đường biên ápdụng cho các sự phân công. Nếu những khung nhìn này đưa ra quá nhiều chi tiết hơn so với mongmuốn của bạn thì Project Professional cũng cung cấp một khung nhìn khác đơn giản hơn nhưngcũng có tính năng mạnh được gọi là Team Planner.

Trong khung nhìn Team Planner, bạn thấy các nhiệm vụ được tổ chức xắp xếp theo các tàinguyên được phân công đến (giống như khung nhìn Resource Usage) và các nhiệm vụ chưa có

bất kỳ sự phân công nào. Cả nhiệm vụ có được và không được phân công tài nguyên đến có thể là

một trong hai loại sau trong khung nhìn Team Planner, :- Nhiệm vụ đã được lên tiến độ: Được lên tiến độ trong một khoảng thời gian cụ thể và được

hiển thị trong khung nhìn Team Planner tại một thời điểm cụ thể

- Nhiệm vụ không được lên tiến độ-Unscheduled : Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công,và có hoặc không có tài nguyên được phân công tới.

Cái mà khung nhìn Team Planner cho phép, còn khung nhìn dạng Usage không cho phépchính là phương pháp đơn giản kéo và thả để lên lại tiến độ hoặc phân công lại tài nguyên chonhiệm vụ.

Nhiệm vụ: Tại xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy rằng khung nhìn Team Planner

đặc biệt là hữu ích khi xem xét lại các sự phân công của các tài nguyên làm việc trong k ế hoạchcuốn sách thiếu nhi mới. Bạn đã nhận ra một số vấn đề về phân công tài nguyên mà bạn cần phảigiải quyết và bạn sẽ làm điều đó trong khung nhìn Team Planner.






Chương X 166

Trong ví dụ này, bạn kiểm tra các sự phân công tài nguyên và giải quyết một số vấn đề vềviệc phân bổ vượt mức, cũng như một số vấn đề về các nhiệm vụ chưa được phân công và chưađược lên tiến độ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Team Planner .

Khung nhìn Team Planner xuất hiện.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào shortcut của khung nhìn Team Planner trên thanh tr ạngthái, ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Project.

Bước 2: Trong cột Resource Name, chọn Carole Poland .


Các sự phân công ban đầu của tài nguyên Carole Poland hiển thị trong khung nhìn.

Đầu tiên, bạn sẽ lên tiến độ cho các nhiệm vụ đã được phân công nhưng chưa được lên tiếnđộ (tức là có chế độ tiến độ là thủ công). Carole Poland có một nhiệm vụ chưa được lên tiến độvà một số nhiệm vụ đã được lên tiến độ. Trong thực tế, các nhiệm vụ đã được lên tiến độ của côđã khiến cô ấy bị phân bổ vượt mức, các hình chữ nhật màu đỏ mà Project vẽ bao quanh một sốsự phân công của Corole trong tháng tư nói cho bạn biết đây là những lúc cô ấy bị phân bổ vượtmức.

Bạn muốn nhiệm vụ không được lên tiến độ của Carole, Launch planning, bắt đầu vào đầu Tháng Tám, do đó bạn sẽ di chuyển nó tới đó.

Bước 4: Di chuyển thanh cuộn ngang của khung nhìn cho đến khi tuần chứa nhãn là ngày 9tháng 8 (09 Aug’ 15) được nhìn thấy trong thời gian biểu-Timescale.

Lưu ý: Bạn cũng có thể bấm tổ hợp phím CTRL + G và trong trường dữ liệu Date của hộpthoại Go To, gõ hoặc chọn 9/8/15 và sau đó nhấn OK.

Bước 5: Kích, giữ và kéo nhiệm vụ không được lên tiến độ, Launch planning, dọc theo hàngcủa Carole để ngày nhiệm vụ bắt đầu là Thứ hai ngày 10 tháng 8.

Như tr ong phần biểu đồ Gantt của khung nhìn Gantt Chart, chiều dài của thanh bar của mộtnhiệm vụ được lên tiến độ tương ứng với thời hạn thực hiện của nó. Tùy thuộc vào mức độ zoom

Khu vực mà nhiệm vụ được phân côngtài nguyên nhưng không được l ên tiến độ

Khu vực mà nhiệm vụ được phâncông tài nguyên và được l ên tiến độ

Khu vực mà nhiệm vụ không được phâncông tài nguyên và không được l ên tiến độ

Khu vực mà nhiệm vụ không được phâncông tài nguyên nhưng được l ên tiến độ






Chương X 167

trong khung nhìn mà bạn có thể không nhìn thấy đầy đủ tên của nhiệm vụ ở trên một số thanh barđại diện cho nhiệm vụ.

Bước 6 : Di chuyển con tr ỏ chuột tới nhiệm vụ mà bạn vừa lên tiến độ.

Một ScreenTip xuất hiện và chứa đựng các các chi tiết cốt yếu của nhiệm vụ.

Lưu ý r ằng mặc dù nhiệm vụ này hiện đang được lên tiến độ với thời gian ngày tháng cụ thểnhưng nó vẫn là một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và nó sẽ vẫn như vậy cho đến khi nóđược chuyển sang chế độ tiến độ tự động.

Tiếp theo, bạn sẽ lên tiến độ cho nhiệm vụ chưa được lên tiến độ của Hanny Morcos và bạn phân công lại nó cho Carole. Bạn cũng muốn nhiệm vụ này sẽ hoàn thành vào đầu tháng tám.

Bước 7 : Kích, giữ và kéo nhiệm vụ chưa được lên tiến độ của Hanny Morcos, Assign launchteam members, tới hàng của Carole và để ngày bắt đầu của nhiệm vụ là thứ ba ngày 11 tháng 8.

Project sẽ lên tiến độ và phân công lại nhiệm vụ này.

Tiếp theo, bạn sẽ phân công hai nhiệm vụ chưa được phân công và chưa được lên tiến độ.Cả hai nhiệm vụ này cần được phân công cho Hany Morcos.

Bước 8 : Kích, giữ và kéo nhiệm vụ chưa được phân công đầu tiên, Complete authorquestionnaire, tới hàng của Morcos và để ngày bắt đầu của nhiệm vụ là Thứ 2 ngày 17 tháng 8.

Bước 9: Kích, giữ và kéo nhiệm vụ chưa được phân công còn lại, Schedule author interviews,

tới hàng của Morcos và để ngày bắt đầu của nhiệm vụ là Thứ 3 ngày 18 tháng 8.






Chương X 168

Bây giờ cả hai nhiệm vụ đều được phân công và được lên tiến độ mặc dù chúng vẫn là nhiệmvụ có chế độ tiến độ thủ công.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ giải quyết một số vấn đề về phân bổ vượt mức của tài nguyênmà bạn có thể nhìn thấy trong khung nhìn Team Planner.

Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh

hộp chọn Timescale và kích vào tuần Weeks.Thời gian biểu điều chỉnh để hiển thị k ế hoạch nhiều hơn.

Bước 11: Di chuyển thanh cuộn ngang cho đến khi tuần chứa ngày 28 tháng 6 ( June 28/06 )có thể nhìn thấy trong thời gian biểu.

Hầu hết các tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong kế hoạch này là do các cuộc họp hàngtuần về tình tr ạng biên tập (đại diện của nó trong khung nhìn này là những đoạn thẳng đứng) chồngchéo với các nhiệm vụ khác. Bởi vì mỗi lần xảy ra của cuộc họp về tình tr ạng biên tập chỉ kéo dàimột tiếng đồng hồ nên bạn không bận tâm đến việc giải quyết sự phân bổ vượt mức ở mức độ này.Tuy nhiên bạn có thể thấy một sự phân bổ vượt mức nghiêm tr ọng của Hany Morcos trong tuầncó chứa ngày 28 tháng 6.

Bởi vì bạn cần toàn bộ sự quan tâm của Hany dành cho nhiệm vụ Interior illustration design nên bạn sẽ phân công lại nhiệm vụ Copyedit incorp cho một người khác nào đó.

Bước 12: Kích chuột phải vào nhiệm vụ Copyedit incorp của Hany, và trong Shortcut menu xuất hiện, kích vào Reassign To, và sau đó chọn Carole Poland .






Chương X 169

Project phân công lại nhiệm vụ này nhưng không thay đổi ngày bắt đầu, ngày k ết thúc haythời hạn thực hiện của nhiệm vụ.

Lưu ý: Bạn cũng có thể phân công lại các nhiệm vụ bằng cách kéo chúng ra từ một tài nguyênnày tới một tài nguyên khác. Để kiểm soát tốt hơn việc lên tiến độ của các nhiệm vụ khi bạn phân

công lại chúng theo cách này, thiết lập thời gian biểu theo ngày (để làm điều này, vào tab View,trong nhóm lệnh Zoom, kích Days trong hộp chọn có nhãn Timescale).

Vẫn còn có những vấn đề phân bổ vượt mức trong k ế hoạch này, nhưng chúng là những vấnđề nhỏ mà bạn không cần quan tâm thêm tới chúng.






Chương XI 170

Tinh chỉnh kế hoạch của dự án






Chương XI 171

Trong ba chương trước, bạn đã tập trung vào các chi tiết về nhiệm vụ, tài nguyên và sự phâncông. Bây giờ, bạn sẽ kiểm tra k ết quả của những việc làm trước đó của bạn trong tiến độ và đàosâu hơn nữa về sự phân công của tài nguyên. Trong một số trường hợp, bạn sẽ xem lại các tínhnăng của Project đã được giới thiệu trong các chương trước, nhưng trong chương này sự tập trungcủa bạn là về việc quản lý xuyên xuốt toàn bộ kế hoạch, và bao gồm thời hạn thực hiện tổng thểvà chi phí tổng thể.

11.1. Kiểm tra sự phân bổ của tài nguyên theo thời gian.

Trong phần này, bạn sẽ tập trung về việc phân bổ tài nguyên-Đó là các sự phân công nhiệmvụ mà bạn đã làm ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc của các tài nguyên làm việc

(người và thiết bị) của một kế hoạch. Khả năng làm việc của một tài nguyên trong một giai đoạnthời gian nhất định được định đoạt bởi khả năng làm việc tối đa và lịch tài nguyên của nó. Mốiquan hệ giữa khả năng làm việc của một tài nguyên và các sự phân công nhiệm vụ của nó đượcgọi là sự phân bổ-allocation. Mỗi tài nguyên làm việc chỉ có thể là một trong ba tr ạng thái sau củasự phân bổ:

- Phân bổ dưới mức-Underallocated : Các sự phân công của tài nguyên không đáp ứng đủ

khả năng làm việc tối đa của tài nguyên đó. Ví d ụ, một tài nguyên làm việc toàn thời gian-40 giờmỗi tuần chỉ được phân công làm việc 25 giờ mỗi tuần được gọi là bị phân bổ dưới mức.

- Phân bổ đúng mức Fully allocated : Các sự phân công của tài nguyên đáp ứng được khảnăng làm việc tối đa của tài nguyên. Ví d ụ, một tài nguyên làm việc toàn thời gian-40 giờ mỗi tuầnđược phân công làm việc 40 giờ mỗi tuần được gọi là được phân bổ đúng mức.

- Phân bổ vượt mức Overallocated : Các sự phân công của tài nguyên vượt quá khả năng làm

việc tối đa của tài nguyên tại bất kỳ thời điểm nào. Ví d ụ, một tài nguyên làm việc toàn thời gian-

40 giờ mỗi tuần được phân công làm việc 65 giờ mỗi tuần được gọi là bị phân bổ vượt mức.

* Đánh giá về việc phân bổ tài nguyên.

Người ta thường nói rằng phân bổ đúng mức tất cả các tài nguyên tại tất cả các thời điểm làmục tiêu của mọi nhà quản lý dự án, nhưng đây có lẽ là một trường hợp quá đơn giản. Tùy thuộcvào bản chất của dự án và các tài nguyên làm việc trong đó, một số sự phân bổ dưới mức cũng cóthể là tốt. Phân công vượt mức thường có thể là có vấn đề hoặc là không có vấn đề, điều đó tùy

thuộc vào lượng phân công bị vượt mức. Nếu một tài nguyên bị phân bổ vượt mức chỉ nửa tiếng làm việc, Project sẽ đánh dấu sự phân bổ vượt mức đó, nhưng một phân bổ vượt mức nhỏ nhưvậy có thể không phải là một vấn đề mà bạn cần phải giải quyết, điều đó tùy thuộc vào tài nguyên

liên quan và bản chất của sự phân công. Tuy nhiên, việc phân bổ vượt mức nghiêm tr ọng-ví d ụ,một tài nguyên được phân công gấp đôi thời gian làm việc mà nó có thể có thể thực hiện đượctrong một tuần (ví d ụ bắt làm 80 tiếng một tuần) thì luôn luôn là một vấn đề, và bạn nên biết làm

thế nào để nhận biết được nó và xác nhận các k ế hoạch để giải quyết nó. Chương này sẽ giúp bạnnhận biết và khắc phục sự phân bổ vượt mức của tài nguyên.

Các tr ạng thái trên của sự phân bổ áp dụng tới các tài nguyên làm việc. Tài nguyên chi phí

và nguyên vật liệu là các tài nguyên không làm việc, do đó các sự phân công của chúng không phải là đối tượng của vấn đề phân bổ tài nguyên.

Trong Project, khả năng làm việc của một tài nguyên được đo bằng đơn vị tính; khả nănglàm việc tối đa của một tài nguyên cụ thể được gọi là maximum units

(có nhãn Max.Units trong

Project). Đơn vị tính được đo bằng các con số (chẳng hạn như 3 đơn vị) hoặc là một tỷ lệ phầntrăm (như 300% ).

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới được

phát triển đến mức mà bạn đã sẵn sàng để kiểm tra k ỹ lưỡng các sự phân công tài nguyên và cácvấn đề phân bổ vượt mức. Bạn sẽ bắt đầu với Carole Poland .

Trong ví d ụ này, bạn xem các sự phân bổ về tài nguyên và tập trung vào một tài nguyênđang bị phân bổ vượt mức.






Chương XI 172

Bạn cần các tập tin Advanced Plan_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 11 đi kèmtheo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Plan_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là

Advanced Plan.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage.

Khung nhìn Resource Views xuất hiện.

Ở phía bên trái của khung nhìn là một bảng ( theo mặc định là bảng Usage) thể hiện các sự phân công được nhóm lại theo từng tài nguyên, tổng số thời gian làm việc được phân công củatừng tài nguyên, và thời gian làm việc của từng sự phân công. Thông tin này được tổ chức thành

một d ạng đề cương-outline mà bạn có thể bung ra hoặc thu lại.

Phía bên phải của khung nhìn chứa đựng các chi tiết về sự phân công (theo mặc định là thờigian làm việc) được bố trí tr ên một thời gian biểu. Bạn có thể di chuyển thanh cuộn ngang củathời gian biểu để xem các giai đoạn thời gian khác. Bạn cũng có thể thay đổi sự hiển thị trên thờigian biểu để hiển thị dữ liệu theo đơn vị: tuần, ngày, giờ và vv.

Chú ý tới cái tên ở hàng đầu tiên, Unassigned . Mục này liệt k ê các nhiệm vụ mà không có

bất cứ tài nguyên nào được phân công đến.

Tiếp theo, bạn sẽ thu đề cương trong bảng này lại để xem tổng số thời gian làm việc của mỗitài nguyên theo thời gian.

Bước 2: Nhấp vào tiêu đề cột Resource Name.

Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Outline và sau đó kích vào Hide

Subtasks.

Lưu ý: Bạn cũng có thể thu đề cương lại bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + - (d ấutr ừ).

Project thu gọn đề cương (ẩn các sự phân công trong từng tài nguyên) trong khung nhìn Resource Usage.

Bước 4: Trong cột Resource Name, kích vào tên Carole Poland .






Chương XI 173

Các sự phân công tài nguyên hiện đang bị ẩn đi, và các giá tr ị tổng thời gian làm việc trong

ngày của các tài nguyên theo thời gian xuất hiện trong lưới pha thời gian ở bên phải.

Bước 5: Di chuyển con trỏ chuột tới tiêu đề của cột có nhãn M ( Monday-thứ hai) trong tuầncó chứa ngày 05 Apr’15 ở tr ên cùng của lưới pha thời gian.

Một ScreenTip xuất hiện hiển thị ngày tương ứng với vị trí con trỏ chuột: 6/4/15.

Các ScreenTips như này rất là tiện dụng trong các khung nhìn có thời gian biểu, chẳng hạn

như khung nhìn Resource Usage và Gantt Chart.

Hiện tại, thời gian biểu đang được thiết lập để hiển thị theo tuần và ngày. Bây giờ bạn sẽthay đổi thời gian biểu để xem các dữ liệu về thời gian làm việc được tổng cộng một cách khái

quát hơn. Bước 6 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, kích

Months.

Project thay đổi lưới pha thời gian để hiển thị các giá tr ị của thời gian làm việc được lên

tiến độ theo từng tháng.

Chú ý r ằng tên và một số giá trị phân công của Carole Poland và một số tài nguyên khác

xuất hiện trong định dạng màu đỏ. Định dạng màu đỏ này có ngh ĩa là các tài nguyên này đang bị phân bổ vượt mức: tại một hoặc nhiều thời điểm trong k ế hoạch này, các nhiệm vụ được phân côngtới đã vượt quá khả năng làm việc của họ.

Quan tr ọng: Nếu bạn không nhìn thấy bất kỳ tài nguyên nào bị phân bổ vượt mức, xem lạitrong hộp thoại Resource Leveling để chắc chắn rằng lựa chọn Day By Day và Manual đang đượcchọn (tr ên tab Resource, trong nhóm lệnh Level , kích vào Leveling Options). Nếu bạn vẫn khôngnhìn thấy các tài nguyên bị phân bổ vượt mức, kích vào nút Clear Leveling trong nhóm lệnh Level .

Nếu vẫn thất bại, mở lại tập tin Advanced Plan_Start .

Như bạn có thể nhìn thấy trong lưới pha thời gian, Carole Poland bị phân bổ vượt mức vào

tháng tư. Và cô ấy cũng bị phân bổ dưới mức trong các tháng khác mà cô ấy được phân công. Lưuý r ằng thời gian làm việc trong tháng 6 của Carole là 45 giờ cũng được định dạng bằng màu đỏ.Mặc dù thời gian làm việc 45 giờ trong một tháng không phải là một sự phân bổ vượt mức đối vớimột tài nguyên làm việc toàn thời gian (8 tiếng một ngày), nhưng tại một số thời điểm trong thángsáu Carole đã được lên tiến độ để làm việc với lượng thời gian lớn hơn lượng thời gian mà cô ấycó thể xắp xếp.

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các thiết lập của thời gian biểu để có một cái nhìn k ỹ hơn về cácsự phân bổ của Carole.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Days.






Chương XI 174

Project điều chỉnh thời gian biểu tr ở lại thiết lập trước đó ( theo ngày).

Bước 8 : Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của Carole trong

cột Name Resource.

Project sẽ bung khung nhìn Resource Usage ra để hiển thị từng sự phân công của Carole.

Bước 9: Nếu cần thiết, di chuyển thanh cuộn ngang trong khung nhìn bên phải sang phía bên

phải để nhìn thấy các sự phân công của Carole trong tuần có chứa ngày 19 Apr’15.

Tổng thời gian làm việc của Carole trong ngày thứ hai ngày 20 tháng 4 là 9 tiếng. Và nó

được định dạng màu đỏ cho thấy đây là một sự phân bổ vượt mức.

Carole có hai sự phân công vào ngày 20 tháng tư: 8 tiếng cho nhiệm vụ Content edit và mộttiếng cho nhiệm vụ Editorial staff meeting 2 (một lần xảy ra của nhiệm vụ định kỳ).

Hai nhiệm vụ này được lên tiến độ chồng chéo lên nhau tại cùng một thời điểm là từ 8 giờđến 9 giờ sáng (Nếu bạn muốn quan sát điều này, điều chỉnh để thời gian biểu hiển thị theo giờ .Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Hours). Đây làmột sự phân bổ vượt mức thực sự: Carole có lẽ không thể hoàn thành cả hai nhiệm vụ cùng mộtlúc. Tuy nhiên, nó là một sự phân bổ vượt mức tương đối nhỏ tới phạm vi của kế hoạch, và bạnkhông cần phải quá bận tâm về việc giải quyết sự phân bổ vượt mức ở mức độ này. Tuy nhiên,

cũng có những sự phân bổ vượt mức khác nghiêm tr ọng hơn trong k ế hoạch này mà bạn sẽ phảigiải quyết ở phần sau trong chương này.

Bước 10: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của Carole trong

cột Name Resource để ẩn đi các sự phân công của cô ấy.

Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi xem xét sự phân bổ tài nguyên:

- Một cách nhanh chóng để tìm các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên trong khung nhìn

Resource Usage là sử dụng nút lệnh Next Overallocation trong nhóm lệnh Level thuộc tabResource.

- Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị bảng Usage ở phần bên trái. Tuy

nhiên, bạn cũng có thể hiển thị các bảng khác. Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vàoTable và sau đó là chọn loại bảng mà bạn muốn hiển thị.

- Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị các giá tr ị thời gian làm việc tronglưới pha thời gian ở bên trái. Tuy nhiên, bạn có thể hiển thị thêm các giá tr ị khác của sự phân công,

chẳng hạn như chi phí-Cost và thời gian sẵn sàng để làm việc còn lại- Remaining Availability. Đểlàm điều này, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, tích chọn các giá tr ị mà bạn muốn hiểnthị thêm.

- Thay vì sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale trong nhóm lệnh Zoom thuộc tab View đểthay đổi thời gian biểu, bạn có thể bấm vào nút Zoom In hoăc Zoom Out trên thanh tr ạng thái ởgóc dưới cùng bên dưới cửa sổ làm việc. Tuy nhiên, phương pháp này có thể không tạo ra được

cấp độ chính xác của chi tiết mà bạn muốn. - Để thấy các sự phân bổ cho từng loại tài nguyên dưới dạng biểu đồ đồ thị trong thời gian

biểu, bạn có thể hiển thị khung nhìn Resource Graph: vào tab View, trong nhóm lệnh Resource






Chương XI 175

View, kích Other Views và sau đó kích Resource Graph. Sử dụng các phím mũi tên hoặc thanhcuộn ngang để chuyển đổi sự hiển thị giữa các tài nguyên trong khung nhìn này.

- Người sử dụng phiên bản MS Project Professional có thể sử dụng khung nhìn Team

Planner để xem các sự phân công của từng tài nguyên trong một định dạng đơn giản hơn. Để thêm

các thông tin về khung nhìn Team Planner, xem lại trong chương 10.

11.2. Giải quyết sự phân bổ vượt mức của tài nguyên bằng thủ công.

Trong phần này và phần tiếp theo, bạn sẽ tiếp tục tập trung vào sự phân bổ của tài nguyên-đó là các sự phân công nhiệm vụ mà bạn đã thực hiện trước đó ảnh hưởng như thế nào đến khốilượng công việc phải hoàn thành của các tài nguyên làm việc trong k ế hoạch. Trong phần này, bạnsẽ chỉnh sửa bằng tay một sự phân công để giải quyết một sự phân bổ vượt mức của tài nguyên.

Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tự động giải quyết các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên.

Chỉnh sửa một sự phân công bằng tay chỉ là một cách để giải quyết một sự phân bổ quá tảicủa tài nguyên. Bao gồm các giải pháp sau đây:

- Thay thế tài nguyên bị phân bổ vượt mức bằng một tài nguyên khác bằng cách sử dụng nút

Replace trong hộp thoại Assign Resources.- Giảm giá trị trong trường dữ liệu Units trong hộp thoại Assignment Information hoặc

Assign Resources.

- Phân công thêm một tài nguyên khác tới nhiệm vụ để chia sẻ bớt công việc.

- Thêm thủ công một sự trì hoãn của cân đối tài nguyên tới một sự phân công.

Nếu sự phân bổ vượt mức là không quá nghiêm tr ọng (như sự phân công 9 tiếng làm việctrong một ngày làm việc bình thường 8 tiếng), bạn có thể giữ sự phân bổ vượt mức đó trong k ếhoạch.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn nhìn thấy thêm các sự phân bổ vượtmức về tài nguyên khác trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách trẻ em mới. Không giống như sự vượtmức r ất nhỏ của Carole Polans mà bạn đã thấy ở phần trước, bạn có thể thấy thêm các sự phân bổvượt mức nghiêm tr ọng hơn đối với Hany Morcos mà yêu cầu cần phải có hành động khắc phục.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resoure Usage để kiểm tra các sự phân côngcủa một tài nguyên bị phân bổ vượt mức và chỉnh sửa sự phân công để chấm dứt sự phân bổ vượtmức này.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọnWeeks.

Ở thiết lập hàng tuần, bạn có thể dễ dàng phát hiện các sự phân bổ vượt mức mà chúng có

thể cần phải được giải quyết. Phân công thời gian làm việc hơn 40 giờ một tuần cho một tài nguyênlàm việc toàn thời gian có thể là một vấn đề nghiêm tr ọng.

Chú ý tới một số cái tên xuất hiện trong định dạng màu đỏ. Đây là các tài nguyên bị phân bổ vượt mức.






Chương XI 176

Bước 2: Di chuyển thanh cuộn ngang của phần lưới pha thời gian sang bên phải để kiểm trathêm các sự phân bổ vượt mức nghiêm tr ọng trong tuần khác.

Bạn sẽ thấy một vài trường hợp về sự phân bổ vượt mức nhỏ, chẳng hạn như 41 giờ làm

việc mỗi tuần, và một số trường hợp về sự phân bổ vượt mức mà tổng số thời gian làm việc trong

tuần ít hơn 40 giờ. Lưu ý tới các sự phân bổ vượt mức nghiêm tr ọng hơn có ảnh hưởng đến Hany

Morcos trong tháng Tám.

Những sự phân bổ vượt mức này là đủ nghiêm tr ọng đến mức chúng đáng được nghiên cứu

k ỹ hơn. Bạn sẽ bắt đầu với các sự phân công vượt mức của Hany trong tháng Tám

Bước 3: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của Hany trong

cột Name Resource.

Tiếp theo, bạn sẽ có được một cái nhìn k ỹ hơn về các nhiệm vụ gây ra sự phân bổ vượt mứccủa Hany trong tuần này.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, kích

vào Days.

Bước 5: Di chuyển thanh cuộn ngang trong phần ô lưới biểu thời gian sang bên phải để hiểnthị Thứ 6 ngày 21 Tháng 8.

Lưu ý: Bạn cũng có thể bấm tổ hợp phím CTRL + G và trong trường dữ liệu Date của hộpthoại Go To, gõ hoặc chọn 21/8/15 và sau đó nhấn OK.

Ở d ạng thiết lập theo ngày, bạn có thể thấy rằng Hany bị phân bổ vượt mức vào các ngày:

thứ 6 ngày 21, thứ hai ngày 24 và thứ ba ngày 25 tháng 8.

Bạn quyết định để giảm bớt thời gian làm việc của Hany trong cả hai nhiệm vụ Proof and

review và Create mockup.






Chương XI 177

Bước 6 : Trong phần lưới pha thời gian của khung nhìn Resource Usage, chọn vào ô chứa

8h phân công cho Hany ở thứ Sáu ngày 21 tháng 8 trong nhiệm vụ Proof and review.

Bước 7 : Gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab nhiều lần để chuyển sự tập trung tới thứ hai ngày

24 tháng 8.

Bước 8: Với 8h phân công cho Hany ở thứ hai ngày 24 tháng 8 trong nhiệm vụ Proof and

review đang được chọn, gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab. Bước 9: Với 8h phân công cho Hany ở thứ ba ngày 25 tháng 8 trong nhiệm vụ Proof and

review đang được chọn, gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab.

Bước 10: Lựa chọn 8h phân công cho Hany ở thứ Sáu ngày 21 tháng 8 trong nhiệm vụCreate mockup.

Bước 11: Gõ 4h và sau đó gõ 4h cho các sự phân công theo ngày của Hany trong nhiệm vụCreate mockup ở thứ hai ngày 24 và thứ ba ngày 25 tháng 8.

Bước 12: Nếu cần thiết, di chuyển thanh cuộn đứng của khung nhìn cho đến khi tên của Hany và các tổng thời gian làm việc trong ngày của cô ấy có thể nhìn thấy được.






Chương XI 178

Bạn đã giải quyết sự phân bổ quá mức của cô ấy trong tuần này bằng cách giảm thời gianlàm việc của cô trong hai nhiệm vụ. Lưu ý r ằng bởi hành động này, bạn đã giảm không chỉ thờigian làm việc của Hany trong các nhiệm vụ này mà còn giảm tổng số thời gian làm việc trong toàn

bộ d ự án. Là một người quản lý của d ự án, bạn phải sử dụng sự phán đoán của bạn để quyết địnhchọn một cách giải quyết tốt nhất trong các trường hợp có thể xảy ra như sau: giảm thời gian làm

việc, thay đổi các sự phân công tài nguyên, hoặc kéo dài sự làm việc lên thêm các ngày khác.

Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các sự phân bổ vượt mức tài nguyên khác trong k ế hoạch cuốnsách thiếu nhi mới mà bạn có thể giải quyết một cách tự động bằng việc cân đối tài nguyên.

10.3. Cân đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức.

Trong phần trước, bạn đã tìm hiểu về sự phân bổ của tài nguyên, khám phá ra điều gì gây ra

sự phân bổ vượt mức và giải quyết một sự phân bổ vượt mức bằng thủ công. Cân đối tài nguyên –

Resource leveling là quá trình làm trì hoãn hoặc chia tách sự làm việc của tài nguyên trong mộtnhiệm vụ để giải quyết một sự phân bổ vượt mức. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn trong hộp thoại

Level Resource để thiết lập các thông số liên quan đến cách thức mà bạn muốn Project giải quyếtcác sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Project sẽ cố gắng giải quyết những sự phân bổ vượt

mức như vậy khi cân đối các tài nguyên. Tùy thuộc vào các tùy chọn bạn chọn, nó có thể tr ì hoãnngày bắt đầu của một sự phân công hoặc của một nhiệm vụ hoặc chia tách sự làm việc trong nhiệmvụ.

Lưu ý: Mặc dù các ảnh hưởng của việc cân đối tài nguyên trong một kế hoạch tiến độ có thểlà đáng kể, nhưng việc cân đối tài nguyên không thay đổi người đã được phân công đến nhiệm vụvà cũng không thay đổi tổng số thời gian làm việc hoặc các giá tr ị lượng phân công của những sự

phân công này.

Ví d ụ, hãy xem xét các nhiệm vụ sau đây. Một tài nguyên làm việc toàn thời gian được phâncông đến tất cả các nhiệm vụ này.

Trong kiểu phân chia khung nhìn này, khung nhìn Resource Graph xuất hiện bên dướikhung nhìn Gantt Chart. Vào ngày thứ nhất ( Day 1) tài nguyên bị phân bổ vượt mức 200%. Vào

ngày thứ 2, tài nguyên được phân bổ đúng mức 100%. Vào ngày thứ 3, một lần nữa tài nguyên bị phân bổ vượt mức 200%. Và từ ngày thứ 4 trở đi thì tài nguyên được phân bổ đúng mức 100%.

Khi bạn thực thi việc cân đối tài nguyên, Project sẽ trì hoãn ngày bắt đầu của nhiệm vụthứ hai và thứ ba để tài nguyên này không bị phân bổ vượt mức.






Chương XI 179

Lưu ý r ằng ngày k ết thúc muộn nhất trong các nhiệm vụ đã chuyển từ ngày thứ 6 ( Day 6 )sang ngày thứ 8 ( Day 8 ). Đây là trường hợp cân đối tài nguyên phổ biến và thường đẩy lùi ngày

k ết thúc của k ế hoạch. Có tổng số tám ngày làm việc trước khi cân đối, và hai trong số những ngày

đó bị chồng chéo d ẫn đến tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong hai ngày này. Sau khi cân đối,tổng số tám ngày làm việc vẫn giữ nguyên nhưng tài nguyên không còn bị phân bổ vượt mức.

Cân đối tài nguyên là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó chỉ đạt được một vài điều cơ bản,

đó là: Nó trì hoãn các nhiệm vụ, chia tách các nhiệm vụ và trì hoãn các sự phân công tài nguyên. Nó làm điều đó theo một sự thiết lập khá phức tạp của các quy tắc và tùy chọn mà bạn chỉ rõ trong

hộp thoại Resource Leveling. (Các tùy chọn này được giải thích trong ví d ụ sau đây). Cân đối tài

nguyên là một công cụ tinh chỉnh tuyệt vời, nhưng nó vẫn không thể thay thế được sự phán đoántuyệt vời của bạn về sự sẵn dàng để làm việc của tài nguyên, các thời hạn thực hiện, các mối quanhệ và các ràng buộc của nhiệm vụ. Cân đối tài nguyên sẽ làm việc với tất cả các thông tin này khi

nó được nhập vào k ế hoạch của bạn, nhưng nó có thể không hoàn toàn giải quyết tất cả các sự phân bổ vượt mức về tài nguyên trong khung thời gian mong muốn, trừ khi bạn thay đổi một sốgiá tr ị của các nhiệm vụ và tài nguyên thiết yếu trong k ế hoạch. Các biện pháp thêm khác có thểlà giảm toàn bộ phạm vi của công việc hoặc bổ sung thêm các tài nguyên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã kiểm tra và giải quyết bằng thủcông một số trường hợp phân bổ vượt mức của tài nguyên trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách thiếunhi mới. Bây giờ bạn cũng đã hiểu cơ bản về cân đối tài nguyên và bạn đã sẵn sàng để sử dụngtính năng cân đối tài nguyên của Project.

Trong ví d ụ này, bạn cân đối các tài nguyên và xem các ảnh hưởng tới các sự phân công. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet .







Chương XI 180

Lưu ý r ằng một vài cái tên tài nguyên xuất hiện trong định dạng màu đỏ và hiển thị chỉ thị phân bổ vượt mức ở trong cột chỉ số ID.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Level , kích vào Leveling Options.

Hộp thoại Resource Leveling xuất hiện. Trong một số các bước tiếp theo, bạn sẽ lần lượttìm hiểu các tùy chọn trong hộp thoại này.

Bước 3: Bên dưới nhãn Leveling calculations, đảm bảo rằng Manual đang được chọn. Các thiết lập ở khu vực này quyết định Project sẽ tự động cân đối các tài nguyên (Tùy

chọn Automatic) hoặc chỉ cân đối khi bạn yêu cầu ( Manual). Khi cân đối là tự động thì nó sẽ tựđộng xảy ra ngay khi có một tài nguyên nào đó tr ở nên bị phân bố vượt mức.

Lưu ý: Tất cả các thiết lập trong hộp thoại Resource Leveling áp d ụng cho tất cả các tậptin Project khi chúng được mở trong phần mềm Projcet chứ không chỉ riêng đối với tập tin đangđược mở ra lúc này. Sử dụng cân đối tự động nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng nó sẽ thường xuyên gây

ra các điều chỉnh tới k ế hoạch cho dù bạn muốn hay không. Vì lý do này, chúng tôi khuyên bạnnên giữ thiết lập này là Manual (thủ công).

Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Look for overallocations on a… basic, hãy chắc chắnr ằng Day by Day đang được chọn.

Thiết lập này xác định khung thời gian mà Project sẽ tìm kiếm các sự phân bổ vượt mức. Nếu một tài nguyên bị phân bổ vượt mức, tên của nó sẽ được định dạng bằng màu đỏ. Nếu nó bị phân bổ vượt mức ở mức độ mà bạn chọn ở đây, Project cũng sẽ hiển thị chỉ thị bị phân bổ vượtmức ở bên cạnh tên của nó

Ví d ụ, nếu bạn có một tài nguyên, Steve, phân công làm việc tr ên hai nhiệm vụ trong cùng

một ngày, và tổng số thời gian làm việc cho ngày hôm đó trong hai nhiệm vụ này là bảy giờ. Vẫncó thể có một sự phân bổ vượt mức vào ngày này, điều đó sẽ xảy ra nếu hai nhiệm vụ này chồngchéo lên nhau dù chỉ một phút, hoặc do phân công Steve làm nhiều hơn so với giá trị Max Units

của anh ấy. Bạn có thể không muốn Project dành nhiều thời gian để xử lý một trong những sự phân bổ vượt mức bé nhỏ này. Có lẽ đối với dự án này, miễn là Steve không bị phân công làm việcnhiều hơn tám giờ trong một ngày thì việc phân bổ chồng chéo một vài phút không quan tr ọng với

bạn. Trong trườ ng hợp đó, bạn sẽ cân đối theo cơ sở Day By Day để nói cho Projcet bỏ qua bấtk ỳ sự phân bổ vượt mức mà mức độ chồng chéo là giờ hoặc phút.

Tuy nhiên, nếu Steve đã được phân công làm việc chín giờ trong một ngày, sau đó cân đốivới thiết lập Day By Day sẽ cố gắng để giải quyết sự phân bổ vượt mức này. Làm như vậy Project

sẽ giải quyết sự phân bổ vượt mức mà do Steve làm việc nhiều hơn tám giờ trong một ngày, nhưngcó thể để lại một số phân bổ vượt mức nhỏ hơn.

Có thể bạn có một dự án được lên k ế hoạch tiến độ chặt chẽ theo kiểu từng giờ từng phút.

Trong thể loại d ự án này, bạn có thể muốn cân đối với thiết lập Minute By Minute hoặc Hour By Hour .

Tóm lại, với thiết lập Day by Day thì Project sẽ cân đối với các trường hợp phân bổ vượtmức thời gian làm việc trong ngày ( ví d ụ phân bổ làm việc 9 tiếng/ngày lớn hơn thời gian làm

việc mặc định 8 tiếng một ngày); thiết lập Week by week cân đối với trường hợp phân bổ vượt mứcthời gian làm việc trong tuần ( 48 tiếng mỗi tuần)…, Và cân đối với thiết lập Minute By Minute sẽkhông bỏ qua bất cứ sự phân bổ vượt mức nào, và không quan tâm đến sự phân bổ vượt mức đólà lớn hay bé.

Lưu ý: Trong hầu hết các dự án, cân đối với mức độ chi tiết hơn mức Day by Day có thểd ẫn đến có các điều chỉnh không thực tế tới các sự phân công. Nếu bạn không muốn thấy các chỉ

thị về việc phân bổ vượt mức cho mức độ Day by Day, chọn Week by Week trong hộp chọn cónhãn Look for overallocations on a… basic và sau đó nhấn nút OK . Làm như vậy sẽ không cânđối tài nguyên, nhưng nó sẽ quyết định khi nào thì Project hiển thị các chỉ thị bị phân bổ vượtmức bên cạnh tên của tài nguyên.






Chương XI 181

Bước 5: Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Clear leveling values before leveling đang đượcchọn.

Đôi khi bạn sẽ cần phải cân đối đi, cân đối lại các tài nguyên để có được những kết quả mà

bạn muốn. Ví dụ, có thể lúc đầu bạn cố gắng cân đối ở mức độ Week by Week , r ồi sau đó chuyểnsang Day by Day. Nếu tùy chọn Clear leveling values before leveling đang được chọn, Project sẽgỡ bỏ bất cứ các tr ì hoãn hiện có do việc cân đối tài nguyên ra khỏi các nhiệm vụ và các sự phân

công trước khi cân đối tiếp. Ví dụ, nếu trước đó bạn đã cân đối kế hoạch và sau đó thêm các sự phân công khác tới kế hoạch này thì bạn có thể gỡ bỏ tích chọn Clear leveling values before

leveling trước khi cân đối tài nguyên lần tiếp theo để bạn không mất đi các k ết quả của việc cân

đối trước đó.

Bước 6 : Bên dưới khu vực Leveling range for Advanced Plan, chắc chắn rằng tùy chọn Level entire project được chọn.

Đây là nơi bạn chọn để Project cân đối trong toàn bộ kế hoạch hoặc chỉ những sự phâncông nằm trong phạm vi ngày tháng nào đó do bạn chỉ định. Cân đối theo phạm vi ngày tháng đặc

biệt hữu ích sau khi bạn đã bắt đầu theo dõi công việc thực tế diễn ra và bạn chỉ muốn cân đối cácsự phân công còn lại trong kế hoạch.

Bước 7 : Bên trong hộp chọn có nhãn Leveling order bên dưới khu vực có nhãn Resolving

averollocations, chắc chắn rằng Standard được chọn.

Đây là nơi bạn điều khiển quyền ưu tiên mà Project sử dụng để quyết định những nhiệmvụ nào nên trì hoãn để giải quyết sự xung đột của một tài nguyên. Tùy chọn ID Only trì hoãn cácnhiệm vụ chỉ theo số ID của chúng: Nhiệm vụ có số ID cao hơn (ví dụ, 10) sẽ bị tr ì hoãn tr ước các

nhiệm vụ có số ID thấp hơn (ví dụ, 5). Bạn có thể muốn sử dụng tùy chọn này khi k ế hoạch của bạn không có các mối quan hệ về nhiệm vụ hoặc các r àng buộc của nhiệm vụ. Tùy chọn Standard

trì hoãn các nhiệm vụ theo các mối quan hệ với nhiệm vụ tiền nhiệm, các ngày bắt đầu, các ràng

buộc của nhiệm vụ, thời gian chùng, sự ưu tiên và ID. Tùy chọn Priority Standard quan tâm đếngiá tr ị ưu tiên của nhiệm vụ trước các tiêu chí khác của tùy chọn Standard . (Giá tr ị ưu tiên củanhiệm vụ là một số hạng nằm giữa 0 và 1000 thể hiện sự thích đáng của nhiệm vụ đối với việc cân

đối tài nguyên. Các nhiệm vụ có số ưu tiên thấp nhất bị trì hoãn hoặc chia tách đầu tiên).

Bước 8: Đảm bảo rằng tùy chọn Level only within available slack không được tích chọn.

Việc k hông tích chọn hộp kiểm này cho phép Project kéo dài ngày k ết thúc của kế hoạchkhi cần thiết để giải quyết các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên.

Việc tích chọn hộp kiểm này sẽ ngăn chặn Project kéo dài ngày k ết thúc của kế hoạch để

giải quyết việc các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Thay vào đó, Project sẽ chỉ sử dụng thờigian chùng tự do ( free slack ) hiện có trong k ế hoạch. Tùy thuộc vào từng kế hoạch, việc này có

thể không đủ để giải quyết hoàn toàn các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên.

Bước 9: Đảm bảo rằng tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a task đượctích chọn.

Điều này cho phép Project thêm một sự tr ì hoãn của việc cân đối ( hoặc một sự chia táchsự làm việc trong các sự phân công nến tùy chọn Leveling Can Create Splits In Remaining Work

cũng được chọn) một cách độc lập với bất kỳ các tài nguyên khác được phân công tới cùng nhiệmvụ. Điều này có thể khiến các tài nguyên bắt đầu và k ết thúc sự làm việc trong một nhiệm vụ tạicác thời điểm khác nhau.

Tùy chọn này mang lại cho Project khả năng di chuyển sự bắt đầu của sự phân công củatài nguyên bị phân bổ quá tải trong một nhiệm vụ mà không trì hoãn sự phân công của các tài

nguyên khác cùng làm việc trong nhiệm vụ đó. Tùy chọn này cho phép Project di chuyển chỉ mỗitài nguyên bị phân bổ vượt mức thay vì phải tr ì hoãn toàn bộ nhiệm vụ. Hình sau thể hiện hainhiệm vụ. Nhiệm vụ Task Two được phân công cho cả Steve và Frank , nhưng Steve chỉ làm việc

bốn ngày đầu tiên ( từ thứ hai đến thứ sáu). Steve cũng được giao cho nhiệm vụ Task One nhưngcó sự chồng lấn tám giờ làm việc mà ông được phân công ở Task Two.






Chương XI 182

Nếu tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a task không được tích chọn, Nhiệm vụ Task Two sẽ được di chuyển để bắt đầu vào ngày thứ Ba, mặc dù Frank vẫn có thể làm

việc vào thứ hai. Nhưng nếu bạn tích chọn tùy chọn này, Project sẽ tr ì hoãn sự phân công củaSteve trong nhiệm vụ Task Two sau một ngày để ông vẫn có thể làm nhiệm vụ Task One trong

ngày thứ hai, và sau đó bắt đầu thực hiện nhiệm vụ Task Two vào thứ Ba. Trong khi đó Frank vẫn bắt đầu làm việc từ ngày thứ hai.

Bước 10: Hãy chắc chắn rằng Leveling can create splits in remaining work được tích chọn.

Điều này cho phép Project chia tách sự làm việc trong một nhiệm vụ ( hoặc trong một sự

phân công nếu tùy chọn Leveling Can Adjust Individual Assignments On A Task cũng được chọn) để giải quyết sự phân bổ vượt mức. Ví dụ tài nguyên Steve được phân công làm việc 4 tiếng ởnhiệm vụ A trong ngày thứ hai. Tài nguyên Steve và Frank được phân công làm việc 8 tiếng ởtrong nhiệm vụ B ( nhiệm vụ B có số ID lớn hơn nhiệm vụ A) và cũng trong ngày thứ hai. Như vậySteve bị chồng chéo 4 tiếng giữa hai nhiệm vụ, khi tùy chọn này được chọn thì thời gian làm việc8 tiếng của tài nguyên Steve trong nhiệm vụ B sẽ bị chia tách thành hai phần, mỗi phần 4 tiếng. 4tiếng làm việc trong nhiệm vụ B cho ngày thứ hai và 4 tiếng làm việc vào ngày thứ 3.

Bước 11: Hãy chắc chắn rằng Level resource with the proposed booking type không đượctích chọn. (Tùy chọn này chỉ có với bản MS Project Professional ).

Điều này khiến Project không đưa các tài nguyên đề xuất (Proposed resource) vào xem

xét khi cân đối tài nguyên. Trong khung nhìn Resource Sheet còn có một trường dữ liệu gọi là Booking type gồm hai loại là Proposed (đề xuất) và Committed ( ủy thác).

Bước 12: Hãy chắc chắn rằng Level manually scheduled tasks được tích chọn.

Điều này cho phép Project cân đối cả các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công thay vì chỉmỗi nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công dễ bị phân bổvượt mức hơn nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Bây giờ , bạn đã xem qua tất cả các tùy chọn về cân đối tài nguyên và bạn đang sẵn sàng

để cân đối trong kế hoạch này.






Chương XI 183

Bước 13: Nhấn nút Level All .

Lưu ý: Sau khi bạn thiết lập các tùy chọn về cân đối tài nguyên theo ý muốn của bạn tronghộp thoại Resource Leveling, bạn có thể cân đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong kếhoạch dự án bằng cách nhấn vào nút Level All trong nhóm lệnh Level thuộc tab Resource. Bạnkhông cần phải quay trở lại hộp thoại Resource Leveling, tr ừ khi bạn muốn thay đổi các tùy chọnvề việc cân đối.

Project sẽ cân đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức.

Lưu ý r ằng các chỉ thị về việc bị phân bổ vượt mức đã không còn.

Tiếp theo, bạn sẽ xem xét kế hoạch dự án trước và sau khi cân đối bằng cách sử dụng khungnhìn Leveling Gantt.

Bước 14: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên

dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó kích vào More Views.

Bước 15: Trong hộp thoại More Views, kích vào Leveling Gantt , và sau đó nhấn Apply.

Project chuyển sang khung nhìn Leveling Gantt.

Bước 16 : Trên Tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project .

Khung nhìn này mang lại cho bạn một sự quan sát tốt hơn về một số nhiệm vụ bị ảnh hưởng bởi việc cân đối.

Bước 17 : Di chuyển thanh cuộn đứng trong khung nhìn Leveling Gantt xuống phía dướiđể nhìn thấy nhiệm vụ 46, nhiệm vụ khái quát Book launch prep.

Đây là một trong số các nhiệm vụ bị ảnh hưởng đáng kể bởi việc cân đối tài nguyên. Chú

ý r ằng mỗi nhiệm vụ đều có hai thanh bar. Thanh bar ở trên đại diện cho nhiệm vụ trước khi cân

đối (Preleved Task ). Bạn có thể thấy ngày bắt đầu, kết thúc và thời hạn thực hiện của một nhiệmvụ trước khi bị cân đối bằng cách di chuyển con trỏ chuột tới thanh bar màu xám đại diện cho nó.Thanh bar ở dưới đại diện cho nhiệm vụ sau khi được cân đối.

Project đã giải quyết hết các sự phân bổ vượt mức tài nguyên. Đối với kế hoạch cụ thể này

thì việc cân đối tài nguyên đã không kéo dài ngày k ết thúc của dự án. Nhiệm vụ được lên tiến độ






Chương XI 184

k ết thúc muộn nhất trong d ự án (nhiệm vụ 45, Print and ship) vẫn còn có một số thời gian trùng

vì thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát của nó được nhập bằng thủ công.

11.4. Kiểm tra chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch.

Không phải tất cả các kế hoạch dự án đều bao gồm các thông tin về chi phí, nhưng đối vớinhững người đã từng thực hiện dự án thì theo dõi các chi phí của dự án có thể quan trọng như,hoặc quan trọng hơn cả việc theo dõi ngày k ết thúc của dự án. Trong phần này, bạn kiểm tra cả chi

phí và ngày k ết thúc của k ế hoạch.

Hai yếu tố cần xem xét khi kiểm tra các chi phí của dự án đó là loại chi phí cụ thể mà bạnmuốn xem và cách thức tốt nhất mà bạn có thể thấy chúng.

Các loại chi phí mà bạn có thể gặp phải trong vòng đời của một dự án bao gồm những cáisau đây:

- Chi phí cơ sở ( Baseline Cost ): Là các chi phí của các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phâncông ban đầu được lưu trong một đường cơ sở (xem Baseline-Chương VII).

- Chi phí hiện tại (Current Cost ): Là các chi phí tính toán của các nhiệm vụ, tài nguyên

hoặc sự phân công tại thời điểm hiện tại của kế hoạch. Khi bạn thực hiện các điều chỉnh trong mộtk ế hoạch, chẳng hạn như phân công thêm hoặc gỡ bỏ bớt các tài nguyên, Project tính toán lại các

chi phí hiện tại chỉ khi nó tính toán lại ngày bắt đầu và k ết thúc của nhiệm vụ. Sau khi bạn bắt đầu buộc phải gánh chịu các chi phí thực tế (thường bằng cách theo dõi sự việc diễn ra ngoài thực tế),chi phí hiện tại bằng cách cộng chi phí thực tế với chi phí còn lại của từng nhiệm vụ, tài nguyên

hoặc từng sự phân công. Các chi phí hiện tài là các giá tr ị mà bạn nhìn thấy trong các trường d ữliệu có nhãn Cost hoặc Total Cost .

- Chi phí thực tế ( Actual Cost ): là các chi phí mà các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phâncông phải gách chịu thực tế.

- Chi phí còn lại ( Remaining Cost ): Là sự chênh lệch giữa chi phí hiện tại và chi phí thựctế của nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công.

Bạn có thể cần phải so sánh các loại chi phí này (ví d ụ, giữa cơ sở với thực tế) hoặc kiểmtra các loại chi phí này của từng nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công. Hoặc bạn có thể cần

phải kiểm tra các giá tr ị chi phí của các nhiệm vụ khái quát hoặc của toàn bộ k ế hoạch. Một sốcách thức thông thường dùng để xem các loại chi phí tr ên là:

- Bạn có thể thấy các giá tr ị chi phí của k ế hoạch trong hộp thoại Project Statistics (Bạnsẽ thực hiện điều đó sau đây).

- Bạn cũng có thể xem hoặc in báo cáo về dòng tiền-Cash flow, ngân sách, chi phí phát

sinh-Cost Overrun cho cả nhiệm vụ lẫn tài nguyên, và giá tr ị lãi- Earned Value. (Để làm được điều

này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Costs).- Bạn có thể nhìn thấy các thông tin về chi phí của sự cân đối nhiệm vụ, tài nguyên hoặc

sự phân công trong khung nhìn kiểu Usage bằng cách hiển thị bảng Cost . (Để làm điều này, vào

tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost ).

- Để xem các chi tiết của chi phí được phân bổ theo thời gian trong một khung nhìn kiểuUsage: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Add Details và sau đó chọn các giá trị củachi phí mà bạn muốn.

Ngoài chi phí ra thì ngày k ết thúc cũng là một thước đo quan trọng (thường là quan tr ọngnhất) của một k ế hoạch. Ngày k ết thúc của một kế hoạch là một hàm số phụ thuộc thời hạn thựchiện và ngày bắt đầu của nó. Hầu hết các dự án đều có một ngày k ết thúc mong muốn hoặc mềmd ẻo ( dễ thay đổi) và r ất nhiều dự án có một ngày k ết thúc phải là một ngày nào đó ( ngày k ết thúccứng nhắc). Khi quản lý những dự án như vậy, điều quan trọng là bạn phải biết ngày k ết thúc hiệntại của dự án.






Chương XI 185

Lưu ý: Trong ngôn ngữ quản lý dự án, ngày k ết thúc của một dự án được quyết định bởi lộtrình then chốt (Criterial path) của nó. Lộ tr ình then chốt là một chuỗi các nhiệm vụ mà ngày k ếtthúc của bất kỳ nhiệm vụ nào thuộc chúng bị trì hoãn sẽ đẩy lùi ngày k ết thúc của dự án. Vì lí do

này, khi đánh giá thời hạn thực hiện của một dự án, bạn nên tập trung chủ yếu vào các nhiệm vụthuộc lộ tr ình then chốt, được gọi là các nhiệm vụ then chốt. Nhớ lại rằng từ then chốt-Critical

trong ngữ cảnh này không nói lên mức độ quan trọng về công việc của các nhiệm vụ này đối với

toàn bộ dự án. Nó chỉ đề cập đến việc lên tiến độ của các nhiệm vụ này sẽ ảnh hưởng như thế nàođến ngày k ết thúc của dự án. Nếu cần thiết bạn có thể xem lại lộ tr ình then chốt trong chương IX.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã tinh chỉnh các phần quan trọngcủa kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới gồm: các sự phân công tài nguyên, các chi phí và các thờihạn thực hiện của nhiệm vụ. Để xem các giá tr ị của chi phí và ngày k ết thúc hiện tại của k ế hoạch,

bạn sẽ chuyển sang một khung nhìn khác và sau đó xem giá trị tổng cộng trong hộp thoại ProjectInformation.

Trong ví d ụ này, bạn xem ngày k ết thúc dự án, các chi phí tổng hợp và các chi phí của từngnhiệm vụ riêng r ẽ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views, và sau đó kíchvào Task Sheet .

Project sẽ chuyển sang khung nhìn Task Sheet. Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sang bảng Cost .

Lưu ý: Băn khoăn về nơi mà Project có được tên của nhiệm vụ tổng quát của dự án này

để hiển thị cho nhiệm vụ có ID 0? Project sử dụng nội dung được nhập trong hộp nhập có nhãn

Title trong hộp thoại Advanced Properties (trên tab File, kích Info, và kích Project Information)

làm tên của nhiệm vụ tổng quát của dự án. Hoặc, nếu bạn để trống trong hộp nhập có nhãn Title

thì Project sẽ sử dụng tên tập tin làm tên của nhiệm vụ khái quát. Nếu bạn thay đổi tên của nhiệmvụ khái quát sau khi bạn đã hiển thị nó thì nội dung của hộp nhập có nhãn Title sẽ cập nhật để thayđổi theo và ngược lại.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích Cost .Bảng Cost xuất hiện.

Ở đây, bạn có thể thấy các loại giá tr ị chi phí của toàn bộ dự án ( các chi phí tổng hợp củanhiệm vụ tổng quát có ID là 0), của từng giai đoạn của dự án (các chi phí tổng hợp của các nhiệmvụ khái quát ) và của từng nhiệm vụ riêng r ẽ.

Tại thời điểm này trong vòng đời của dự án, k ế hoạch này vẫn chưa lưu một đường cơ sở( Baseline). Vì vậy, cột có nhãn Baseline chỉ chứa mỗi giá trị 0. Tương tự như vậy, k ế hoạch này

vẫn chưa chứa đựng bất kỳ sự tiến triển nào nên cột có nhãn Actual chỉ chứa mỗi giá tr ị 0.






Chương XI 186

Tiếp theo, bạn sẽ kiểm tra lại ngày k ết thúc của k ế hoạch.



Trong hộp thoại Project Information, bạn có thể thấy ngày k ết thúc theo tiến độ hiện tạicủa kế hoạch. Lưu ý r ằng bạn có thể chỉnh sửa ngày bắt đầu của dự án ở đây, nhưng không thayđổi được ngày k ết thúc của nó. Project đã tính ngày k ết thúc này d ựa vào ngày bắt đầu và thời hạnthực hiện tổng thể của kế hoạch.

Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các giá tr ị về thời hạn thực hiện của kế hoạch này.

Bước 4: Trong hộp thoại Project Information bấm Statistics...

Hộp thoại thoại Project Statistics xuất hiện. Ở đây một lần nữa bạn cũng có thể nhìn thấy

ngày bắt đầu và k ết thúc hiện tại của k ế hoạch.

K ế hoạch này hiện chưa có đường cơ sở ( Baseline) và công việc thực tế ( Actual) chưa đượcghi chép lại nên bạn sẽ thấy gí tr ị NA trong các trường dữ liệu thuộc cột Start và Finish đối vớihàng Baseline và Actual, và giá tr ị 0 trong cột có nhãn Duration và Work đối với hàng Baseline và Actual.

Cũng lưu ý r ằng giá trị chi phí thuộc hàng có nhãn Current cũng giống với những gì bạnthấy trong khung nhìn Task Sheet.

Bước 5: Kích Close để đóng hộp thoại Project Statistics.

11.5. Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ.

Quan tr ọng: Khả năng dừng hoạt động của nhiệm vụ chỉ có sẵn trong bản MS Project

Professional. Nếu bạn đang sử dụng bản MS Project Standard, có thể bỏ qua phần này.






Chương XI 187

Bạn có thể có các nhiệm vụ trong một kế hoạch mà sau này bạn có thể quyết định không

muốn hoàn thành nó, nhưng bạn cũng không muốn mất các thông tin chi tiết về những nhiệm vụnày bằng cách xóa chúng đi.

Trong phiên bản MS Project Professional, bạn có thể d ừng hoạt động một nhiệm vụ hoặcnhiều nhiệm vụ. Việc dừng hoạt động của các nhiệm vụ có thể thích hợp hơn việc xóa bỏ chúng

đi, vì nó vẫn giữ các thông tin về nhiệm vụ trong k ế hoạch d ự án, nhưng lại gỡ bỏ các ảnh hưởngtới việc lên tiến độ của các nhiệm vụ này. Ví d ụ, một nhiệm vụ mà nó d ẫn dắt ngày bắt đầu củamột nhiệm vụ kế nhiệm, khi bị dừng hoạt động nó vẫn được nhìn thấy nhưng lại bị áp định dạnggạch ngang lên tên của nó trong khung nhìn Gantt Chart và các khung nhìn khác, và mối quan hệliên k ết của nó là bị phá vỡ d ẫn đến nhiệm vụ k ế nhiệm của nó được lên tiến độ lại.

Nếu sau này bạn muốn kích hoạt lại sự hoạt động các nhiệm vụ bị dừng hoạt động thì bạncó thể d ễ dàng để làm điều đó, và Proejct sẽ khôi phục lại sự hoạt động của chúng cũng như các

ảnh hưởng tới việc lên tiến độ mà trước đó chúng đã có.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể dừng hoạt động những nhiệm vụ mà chưa được ghi c hép lại sự tiếntriển của chúng. Bạn cũng không thể dừng hoạt động các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc các nhiệmvụ mà có bất kỳ sự tiến triển nào đó đã được ghi chép lại.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã chia sẻ chi phí hiện tại và các thông

tin chi tiết về tiến độ của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới với quản lý của nhà xuất bản. Cô ấy đã

yêu cầu bạn chỉ r õ một số hoạt động có thể bị cắt đi để giảm chi phí mà không gây ảnh hưởngnghiêm tr ọng đến k ế hoạch. Bạn đã xác định được các hoạt động mà có thể cắt giảm, và để xemk ết quả của việc cắt chúng trong khi vẫn giữ lại cơ hội để d ễ dàng khôi phục lại chúng, bạn sẽd ừng hoạt động các nhiệm vụ đó.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ dừng hoạt động một nhiệm vụ khái quát và các nhiệm vụ con củanó.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào đầu mũi tên bên dưới nút

lệnh Gantt Chart và kích Gantt Chart .Lưu ý: Bạn đang băn khoăn là tại sao bạn lại không kích trực tiếp vào nút lệnh Gantt Chart?

Nhớ lại rằng Project chứa đựng rất nhiều khung nhìn d ạng Gantt. Nút lệnh Gantt Chart sẽ hiểnthị bất k ì khung nhìn d ạng Gantt mà lần cuối cùng bạn đã hiển thị, trong trường hợp này là khung

nhìn Leveling Gantt. Để hiển thị khung nhìn Gantt Chart tại thời điểm này, bạn cần phải chọn nótừ trong danh sách các khung nhìn.

Bước 2: Chọn tên của nhiệm vụ 39, Design book’s companion website ..


Nhiệm vụ khái quát này và các nhiệm vụ con của nó phản ánh một d ự kiến ban đầu về công

việc thiết k ế một trang wed để đẩy mạnh việc bán cuốn sách khi nó được xuất bản. Bạn vẫn nghĩr ằng bạn có thể vẫn muốn công việc này trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách mới, nhưng bây giờ, bạnmuốn dừng hoạt động các nhiệm vụ này.

Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Inactivate.

Project sẽ dừng sự hoạt động của nhiệm vụ khái quát này và các nhiệm vụ con của nó.






Chương XI 188

Các thông tin ban đầu về nhiệm vụ vẫn được nhìn thấy, nhưng bây giờ nó không còn ảnhhưởng đến tổng thể k ế hoạch. Sau này, nếu bạn quyết định muốn chúng hoạt động trở lại thì bạncó thể kích hoạt lại bằng cách kích vào nút Inactivate một lần nữa.






Chương XII 189

Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế

hoạch






Chương XII 190

Sau khi bạn xây dựng một kế hoạch trong Project, r ất có thể bạn sẽ cần phải kiểm tra cáckhía cạnh cụ thể của kế hoạch cho mục đích phân tích của riêng bạn hoặc chia sẻ với các bên liênquan khác. Mặc dù các khung nhìn, các bảng và các báo cáo có sẵn trong Microsoft Project 2013 cung cấp r ất nhiều cách thức để kiểm tra một k ế hoạch, nhưng bạn vẫn có thể cần phải tổ chức xắpxếp các thông tin cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể của riêng bạn.

Trong chương này, bạn sử dụng một số công cụ trong Project để kiểm soát những dữ liệu

gì sẽ xuất hiện và nó được tổ chức sắp xếp như thế nào.

12.1. Sắp xếp các chi tiết của kế hoạch.

Sắp xếp -Softing là cách đơn giản nhất để tổ chức lại dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyêntrong Project. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên theo tiêu chí được xác địnhtừ trước, hoặc bạn có thể tạo ra trình tự sắp xếp của riêng bạn với tối đa ba cấp độ lồng trong nhau.Ví dụ, đầu tiên bạn có thể sắp xếp các tài nguyên theo nhóm tài nguyên (đó là giá trị trong trườngdữ liệu có nhãn Group-cụ thể là Design, Editorial… trong ví dụ sau đây) và sau đó sắp xếp theochi phí trong từng nhóm tài nguyên đó.

Khi bạn sắp xếp dữ liệu, thứ tự sắp xếp áp dụng cho khung nhìn đang được mở ra mà không

quan tâm đến loại bảng cụ thể đang được hiển thị trong khung nhìn đó. Ví dụ, nếu bạn sắp xếpkhung nhìn Gantt Chart theo ngày bắt đầu-Start trong khi đang hiển thị bảng nhập dữ liệu Entry

và sau đó chuyển sang bảng chi phí-Cost , bạn sẽ thấy các nhiệm vụ vẫn được sắp xếp theo ngày bắt đầu trong bảng chi phí. Bạn cũng có thể sắp xếp trong hầu hết các khung nhìn mà nó khôngchứa đựng bất kỳ bảng nào, chẳng hạn như khung nhìn Graph Resource.

Cũng giống như việc phân nhóm và lọc, mà bạn sẽ làm việc với chúng ở phần sau củachương này, sắp xếp không thay đổi các dữ liệu cơ bản của kế hoạch tiến độ mà nó chỉ đơn giảnlà xếp đặt lại các dữ liệu bạn có trong khung nhìn đang được mở ra theo tr ật tự mới. Chỉ có một ngoại lệ duy nhất là tùy chọn mà Project đưa ra để đánh lại số ID của nhiệm vụ hoặc tài nguyênsau khi sắp xếp.

Thật là tốt khi thường xuyên đánh lại số ID của các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên nếu đó lànhững gì bạn định làm. Ví dụ, khi xây dựng một danh sách tài nguyên, bạn có thể nhập tên tàinguyên theo trình tự mà các tài nguyên đó tham gia vào dự án của bạn. Sau đó, khi danh sách đượchoàn tất, bạn có thể muốn sắp xếp tên của chúng theo thứ tự abc và đánh lại số ID của chúng.

Trong k ế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới ở nhà xuất bản Lucerne Publishing trongtập tin ví dụ, mỗi tài nguyên được phân công tới kế hoạch đều thuộc một tr ong các nhóm tàinguyên. Những nhóm này có những cái tên như Design-thiết kế, Editorial-biên tập, và những cáikhác có liên quan đến một nhà xuất bản sách. Đối với các k ế hoạch của bạn, bạn có thể sử dụngcác nhóm tài nguyên để đại diện cho các nhóm chức năng, các phòng ban, hoặc bất cứ thứ gì màmô tả hợp lý nhất các nhóm của các tài nguyên làm việc tương tự nhau.

Sắp xếp tất cả các tài nguyên theo nhóm tài nguyên cho phép bạn xem các chi phí liên quanđến mỗi nhóm tài nguyên một cách dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp bạn lên k ế hoạch ngân sáchcho dự án của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp các tài nguyên trong từng nhóm theo chi phí từ tốnkém nhất đến ít tốn kém nhất.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn kiểm tra các chi phí tài nguyêntrong k ế hoạch ra mắt cuốn sách cho tr ẻ em mới một cách chi tiết. Ngoài việc nhìn thấy các giá tr ịchi phí của từng tài nguyên dựa tr ên mức lương và thời gian làm việc được phân công của họ, bạncũng muốn xem các giá tr ị chi phí đó được sắp xếp theo các nhóm tài nguyên đại diện cho các

phòng ban tại nhà xuất bản Lucerne. Chúng bao gồm các nhóm như Editorial và Production.

Bạn cần các tập tin Advanced Organizing_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 12 đi

kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Organizing _Start và lưu nó thành tập tin khác cótên là Advanced Organizing.







Chương XII 191

Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện. Theo mặc định, bảng nhập dữ liệu Entry xuất hiệntrong khung nhìn Resource Sheet; Tuy nhiên, trong bảng Entry có các mức lương nhưng nó khônghiển thị trường dữ liệu tổng chi phí cho từng tài nguyên. Thay vào đó, bạn sẽ chuyển sang bảngSummary.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích Summary.

Lưu ý: Bạn có thể xác định được tên của bảng đang được mở ra bằng cách di chuyển contr ỏ chuột tới nút Select All ở góc tr ên bên trái của bảng, một Tooltip xuất hiện cùng với tên của bảng đó. Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All để chuyển sang một bảng khác.

Bảng Summary xuất hiện.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để xắp xếp khung nhìn Resource Sheet.

Bước 3

: Nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề của cột Cost , và trongmenu xuất hiện, nhấp vào Sort Largest to Smallest .

Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong các tiêu đề củacột thì hãy thử làm điều này: trên tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp chọn có Filter cạnh nút lệnh Outline, kích Display AutoFilter .

Khung nhìn Resource Sheet đã được sắp xếp theo cột Cost với thứ tự giảm dần.

Sự sắp xếp này là phù hợp đối với việc xem chi phí của tài nguyên trong toàn bộ kế hoạch,nhưng có lẽ bạn lại muốn thấy các dữ liệu này được tổ chức theo nhóm tài nguyên. Để thấy điềunày, bạn sẽ áp dụng một thứ tự sắp xếp hai cấp độ.

Bước 4

: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Sort và sau đó kích vào Sort By.Hộp thoại Sort xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể áp dụng lên đến ba cấp độ tiêu

chí sắp xếp được lồng vào nhau.






Chương XII 192

Bước 5: Bên dưới khu vực có nhãn Soft By, kích chọn Group trong hộp chọn có danh sáchthả xuống và kích chọn tùy chọn Ascending ở bên cạnh.

Lưu ý: Khi lựa chọn các các mục từ một danh sách giống như ở đây, bạn thường có thể bắtđầy bằng việc gõ tên của mục mà bạn muốn, và khi tên đầy đủ của mục đó xuất hiện, chọn nó.

Group ở đây liên quan đến trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Group, và ở trong cột

này của tập tin k ế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới, chứa đựng các giá trị như Design, Editorial… đó là những nhóm mà phần lớn các tài nguyên trong k ế hoạch này có liên quan tới.

Bước 6 : Bên dưới khu vực có nhãn Then By ( nằm ở giữa hộp thoại), kích chọn Cost tronghộp chọn có danh sách thả xuống và kích chọn tùy chọn Descending ở bên cạnh.

Lưu ý: Bạn có thể sắp xếp theo bất kỳ trường dữ liệu nào, chứ không chỉ với các trường dữliệu có thể nhìn thấy trong khung nhìn đang được mở ra. Tuy nhiên, bạn sẽ dễ dàng quan sát đượcsự xắp xếp theo các trường dữ liệu đang được nhìn thấy và trong trường hợp này là trường dữ liệuCost .

Bước 7 : Chắc chắn rằng hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources không đượctích chọn.

Lưu ý: Hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources ( hoặc ở trong khung nhìn dạng Task –ví dụ khung nhìn Task Usage thì là Permanently renumber tasks ) trong hộp thoại Sort làmột thiết lập ở cấp độ chung trong Project; nếu nó được lựa chọn, Project sẽ thường xuyên đánhlại số ID của các tài nguyên hoặc các nhiệm vụ trong bất k ỳ kế hoạch nào đó được mở ra trong

phần mềm Project khi bạn sắp xếp nó. Bởi vì bạn có thể không muốn đánh lại số ID của các tàinguyên hoặc các nhiệm vụ một cách thường xuyên cho mỗi lần bạn sắp xếp nên hộp kiểm nàykhông tích chọn.

Bước 8: Bấm nút Soft.

Project sắp xếp khung nhìn Resource Sheet để hiển thị các tài nguyên theo nhóm ( Design,

Editorial…) và trong từng nhóm chúng được sắp xếp theo chi phí.

Kiểu sắp xếp này khiến bạn dễ dàng xác định được các tài nguyên đắt tốn kém nhất trongtừng nhóm tài nguyên làm việc trong dự án ra mắt cuốn sách mới.






Chương XII 193

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ sắp xếp lại để các tài nguyên tr ở lại thứ tự ban đầu ( theo sốID) trước khi nó được sắp xếp.

Bước 9: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Soft và sau đó kích by ID.

Project sắp xếp lại danh sách các tài nguyên theo số ID của chúng.

Vị trí của các số ID không đúng thứ tự mang lại cho bạn một dấu hiệu thị giác r ằng một

khung nhìn dạng Task hoặc Resource đã được sắp xếp. Nếu bạn thấy rằng một sự sắp xếp đã đượcáp dụng nhưng bạn không biết đó là kiểu sắp xếp nào thì bạn có thể tìm thấy trong hộp thoại Sort.Bạn không thể lưu lại những thiết lập sắp xếp đã được tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện. Tuy nhiên,thứ tự sắp xếp mà bạn thiết lập gần đây nhất sẽ có hiệu lực cho đến khi bạn sắp xếp lại khung nhìn.

12.2. Phân nhóm các chi tiết của kế hoạch.

Khi bạn phát triển một kế hoạch, bạn có thể sử dụng các khung nhìn có sẵn trong Project để xem và phân tích dữ liệu của bạn theo nhiều cách. Một cách khác để xem các dữ liệu trongkhung nhìn dạng Task và Resource là phân nhóm. Phân nhóm cho phép bạn tổ chức các dữ liệucủa nhiệm vụ hay tài nguyên (hoặc trong các khung nhìn dạng Uasage thì đó là dữ liệu về sự phâncông) theo các tiêu chí mà bạn chọn. Ví dụ, thay vì xem danh sách các tài nguyên được sắp theosố ID trong khung nhìn Resource Sheet, bạn có thể xem các tài nguyên đó được sắp xếp theo chi

phí. Tuy nhiên phân nhóm tiên tiến hơ n sắp xếp. Phân nhóm thêm các giá tr ị tổng, hoặc các giá tr ịcuộn lên, trong các phạm vi mà bạn có thể tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể phân nhóm các tài nguyêntheo chi phí của chúng, với khoảng cách chi phí giữa các nhóm là 1000 $.

Phân nhóm thay đổi cách thức mà bạn xem dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyên của bạn,cho phép phân tích và trình bày dữ liệu ở một mức độ tinh tế hơn. Phân nhóm không thay đổi cấutrúc cơ bản của kế hoạch của bạn; nó chỉ đơn giản là tổ chức lại và khái quát các dữ liệu. Giốngnhư sắp xếp, khi bạn phân nhóm dữ liệu trong một khung nhìn thì việc phân nhóm này áp dụngcho tất cả các bảng mà bạn có thể hiển thị trong khung nhìn đó. Bạn cũng có thể phân nhóm trongkhung nhìn Network Diagram-một loại khung nhìn không có bảng.

Project cũng có một số thiết lập phân nhóm có sẵn cho các nhiệm vụ và tài nguyên, chẳnghạn như phân nhóm các nhiệm vụ theo thời hạn thực hiện hoặc phân nhóm các nhiệm vụ theo mứclương trung bình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh bất kỳ sự phân nhóm có sẵn nào đó hoặc tạo ra củariêng bạn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn tiếp tục sự kiểm tra các chi phí tàinguyên. Bạn đã thấy r ằng việc sắp xếp tài nguyên theo nhóm tài nguyên r ất hữu ích bởi vì các giátr ị chi phí của các nhóm tài nguyên này vạch ra cho các phòng ban trong nhà xuất bản Lucerne.Bây giờ bạn muốn tuỳ chỉnh thêm nữa khung nhìn chứa đựng các thông tin về chi phí tài nguyên

bằng cách tập hợp chúng thành các nhóm. Sự phân nhóm mới này là một trong những thứ bạnlường trước sẽ sử dụng trong tương lai, vì vậy bạn cũng muốn lưu nó để sử dụng sau này.

Trong ví dụ này, bạn phân nhóm các tài nguyên và tạo ra một thiết lập phân nhóm tùy chỉnh.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Group, kích vào hộp chọn có nhãn Group by ( banđầu nó có chứa đựng [No Group]) và sau đó chọn Resource Group.






Chương XII 194

Lưu ý: Bởi vì cột Group đang được nhìn thấy trong khung nhìn Resource Sheet nên bạncũng có thể kích vào nút AutoFilter trong tiêu đề của cột Group và trong menu ngữ cảnh xuấthiện, kích chọn Group on this field .

Project tổ chức lại các dữ liệu tài nguyên vào trong các nhóm tài nguyên, thêm các giá tr ịtổng cộng cho mỗi nhóm, và trình bày các dữ liệu đó dưới dạng đề cương bị bung ra.

Sự phân nhóm này cũng tương tự như việc sắp xếp theo nhóm mà bạn đã làm ở phần trước,nhưng lần này bạn sẽ thấy các giá tr ị chi phí tổng cộng của từng nhóm tài nguyên.

Project áp dụng định dạng màu sáng tới các hàng chứa dữ liệu tổng cộng. Bởi vì các dữ liệutổng cộng này nhận được từ dữ liệu cấp dưới của chúng nên bạn không thể tr ực tiếp chỉnh sửachúng. Việc hiển thị các giá trị tổng cộng này không ảnh hưởng tới các tính toán về chi phí hoặctiến độ của kế hoạch.

Để mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nữa về cách thức mà Project tổ chức vàtrình bày dữ liệu, bây giờ bạn sẽ tạo ra một thiết lập phân nhóm mới.

Tuy nhiên, trước khi bạn tạo một thiết lập phân nhóm mới và các tùy chỉnh bổ sung trongsuốt chương này, bạn sẽ thực hiện một sự thay đổi tới thiết lập chung của Project. Bạn sẽ thựchiện sự điều chỉnh này để ngăn chặn thiết lập phân nhóm mới không trở nên sẵn có trong các k ếhoạch khác mà bạn có thể làm việc với chúng mà không liên quan đến thiết lập phân nhóm mớinày. (Bạn sẽ thay đổi lại điều chỉnh này để quay tr ở lại thiết lập gốc ban đầu của Project vào cuốichương này).

Bước 2: Kích vào tab File và chọn Options.

Bước 3: Kích vào tab Advanced và bên dưới khu vực có nhãn Display, gỡ bỏ tích chọn khỏihộp kiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global.

Bước 4: Kích OK để đóng hộp thoại Project Options.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group by và chọn More Groups.

Hộp thoại More Group xuất hiện.






Chương XII 195

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các thiết lập phân nhóm có sẵn trong Project dành cho các nhiệm vụ ( đối với khung nhìn dạng Task) và tài nguyên (đối với khung nhìn dạng

Resource). Thiết lập phân nhóm mới của bạn gần như là tương tự với thiết lập phân nhóm có tênlà Resource Group, do đó bạn sẽ bắt đầu bằng cách sao chép nó.

Bước 6 : Chắc chắn rằng Resource Group đang được chọn, và sau đó kích nút Copy.

Hộp thoại Group Definition xuất hiện. Bước 7 : Trong hộp nhập có nhãn Name gõ Resource Groups by Cost .

Bước 8: Trong cột có nhãn Field Name, kích vào ô dữ liệu trống ngay bên dưới ô dữ liệuGroup.

Bước 9: Gõ hoặc chọn Cost .

Bước 10: Trong ô dữ liệu thuộc cột Order cùng hàng với ô dữ liệu Cost , lựa chọn Descending.

Các tài nguyên sẽ được phân nhóm dựa tr ên các giá tr ị trong trường dữ liệu Group và sau

đó là theo trường dữ liệu Cost từ cao xuống thấp.

Tiếp theo, bạn sẽ tinh chỉnh khoảng chi phí ( là những giá trị nằm trong hai giá trị chi phí cụthể) mà Project sẽ sử dụng để phân nhóm các tài nguyên.

Bước 11: Với việc hàng chứa ô dữ liệu Cost vẫn đang được chọn, kích Define Group

Intervals.

Hộp thoại Define Group Interval sẽ xuất hiện.

Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Group on, chọn Interval.

Bước 13: Trong hộp nhập có nhãn Group interval, gõ 1000.

Ngh ĩa là các tài nguyên sẽ được phân theo các nhóm có giá tr ị chi phí từ (0 tới < 1.000), (từ1.000 tới < 2.000), (từ 2.000 tới < 3.000)…

Bước 14: Bấm vào nút OK .






Chương XII 196

Bước 15: Bấm vào nút Save để lưu và đóng hộp thoại Group Definition.

Bây giờ, tên của thiết lập phân nhóm mới, Resource Groups by Cost , sẽ xuất hiện trong hộpthoại More Groups.

Bước 16 : Bấm vào nút Apply.

Project áp dụng thiết lập phân nhóm mới này cho khung nhìn Resource Sheet.

Các tài nguyên được phân nhóm theo các giá trị chi phí.

Các tài nguyên đã được phân nhóm theo nhóm tài nguyên của chúng (các dải màu hồng nối

Design, Editorial… lại với nhau) và, trong mỗi nhóm đó chúng lại được phân nhóm theo các giátr ị chi phí với khoảng cách nhóm là 1000 $ (các dải màu xanh nhạt).

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ gỡ bỏ sự phân nhóm.

Bước 17 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group By vàkích chọn Clear Group.

Project gỡ bỏ các giá tr ị tổng cộng và cấu trúc dạng đề cương, chỉ giữ lại các dữ liệu banđầu. Một lần nữa bạn sẽ thấy rằng việc hiển thị hoặc gỡ bỏ một sự phân nhóm không gây ảnhhưởng đến dữ liệu trong kế hoạch.

Lưu ý: Tất cả các thiết lập phân nhóm có sẵn và bất kỳ thiết lập phân nhóm nào do bạn tạo

ra đều được liệt k ê trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Group By trong nhóm lệnh Data thuộc tab View. Tên của thiết lập phân nhóm đang được áp dụng sẽ xuất hiện trong hộp chọn này. Kích vào hộp chọn để xem tên của các thiết lập phân nhóm khác. Nếu không có thiết lập phânnhóm nào được áp dụng tới bảng hiện tại trong khung nhìn đang được mở ra thì cụm từ No Group sẽ xuất hiện trong hộp chọn Group By.

12.3. Lọc các chi tiết của kế hoạch

Một cách khác r ất hữu ích để thay đổi cách thức bạn xem các thông tin của nhiệm vụ và tàinguyên trong Project là lọc-Filter . Giống như cái tên của nó, lọc ẩn dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tàinguyên không đáp ứng được các tiêu chí mà bạn chỉ định, chỉ hiển thị các dữ liệu mà bạn quantâm. Giống như phân nhóm, lọc không thay đổi dữ liệu trong kế hoạch của bạn, nó chỉ đơn thuần

thay đổi những dữ liệu nào sẽ xuất hiện.

Có hai cách để sử dụng lọc. Bạn có thể có thể áp dụng một bộ lọc AutoFilter hoặc một bộlọc có sẵn tới một khung nhìn:






Chương XII 197

- Sử dụng bộ lọc AutoFilter cho việc lọc tạm thời trong bất kỳ bảng nào trong Project. Các biểu tượng mũi tên AutoFilter nhỏ xuất hiện bên cạnh các tên của các tiêu đề cột. Kích vào biểutượng đầu mũi tên để hiển thị một danh sách chứa các tiêu chí mà bạn có thể sử dụng để lọc dữliệu (nằm ở phía dưới cùng, bên dưới mục Filters). Những tiêu chí mà bạn thấy phụ thuộc vào loạidữ liệu chứa đựng trong các cột, ví dụ tiêu chí AutoFilter trong một cột ngày tháng sẽ là các lựachọn như Today-hôm nay hoặc This Month-tháng này, cũng như bộ lọc tùy chỉnh, bạn có thể chỉ

rõ các tiêu chí của riêng bạn. Bạn sử dụng AutoFilter trong Project giống như cái cách mà bạn sửdụng nó trong Microsoft Excel.

- Áp dụng một bộ lọc có sẵn hoặc tùy chỉnh chỉ để xem các thông tin của nhiệm vụ hoặc tàinguyên mà đáp ứng các tiêu chí của bộ lọc. Ví dụ, bộ lọc Critical chỉ hiển thị các nhiệm vụ thuộclộ tr ình then chốt. Một số bộ lọc có sẵn, chẳng hạn như bộ lọc Task Range, nhắc bạn nhập các tiêuchí cụ thể- ví dụ, đó là phạm vi chứa các số ID của nhiệm vụ. Nếu một khung nhìn đang được ápdụng một bộ lọc, dòng chữ "Filter Applied " sẽ xuất hiện tr ên thanh tr ạng thái ở dưới cùng của cửasổ Project-Status. Cả hai kiểu lọc này ( Autofilter và có sẵn) đều ẩn các hàng trong khung nhìnTask Sheet hoặc Resource Sheet không đáp ứng các tiêu chí mà bạn chỉ định. Bạn có thể thấy sựngắt quãng trong các số ID của nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Các dữ liệu biến mất này chỉ ẩn đi màkhông bị xóa bỏ. Giống như sắp xếp và phân nhóm, khi bạn lọc dữ liệu trong một khung nhìn, sựlọc này áp dụng cho tất cả các bảng mà bạn có thể hiển thị chúng trong khung nhìn. Các khungnhìn mà không có bảng, chẳng hạn khung nhìn Calendar và Network Diagram, cũng hỗ trợ lọc(thông qua hộp chọn Filter trong nhóm lệnh Data trên tab View), nhưng không có các bộ lọc

AutoFilter .

Một tính năng cũng r ất giống, đó là làm nổi bật- Highlight . Trong khi việc áp dụng một bộlọc ẩn các thông tin không đáp ứng tiêu chí của bạn, thì việc áp dụng một sự làm nổi bật áp dụngmột định dạng màu vàng tới các thông tin đáp ứng các tiêu chí của bạn. Mặt khác, hai tính năngnày gần như giống hệt ở chỗ-bạn có thể áp dụng các thiết lập làm nổt bật có sẵn hoặc tạo ra cácthiết lập làm nổi bật tùy chỉnh đúng như với bộ lọc. Khi một thiết lập làm nổi bật được áp dụng,dòng chữ " Highlight Filter Applied " xuất hiện tr ên thanh tr ạng thái ở dưới cùng của cửa sổ Project-

Status. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường xuyên cần phải tìm kiếm các

nhiệm vụ liên quan đến việc chỉnh sửa bởi vì công việc biên tập là một l ĩ nh vực tập trung chủ yếutại nhà xuất bản. Bạn có thể nhanh chóng hiển thị các nhiệm vụ được chỉnh sửa với AutoFilter , và

bạn cũng muốn tạo một bộ lọc tùy chỉnh để sử dụng sau này.

Trong ví dụ này, bạn áp dụng một bộ lọc có sẵn và sau đó tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh màđáp ứng các tiêu chí bạn chỉ định.


Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Trước khi bạn tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh, bạn sẽ nhanh

chóng nhìn thấy các nhiệm vụ mà bạn quan tâm bằng cách áp dụng bộ lọc AutoFilter . Bước 2: Kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh tiêu đề của cột Task Name, kích mục

Filters trong danh sách thả xuống và sau đó chọn Custom.

Hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện. Bạn chỉ muốn nhìn thấy những nhiệm vụ mà têncủa nó có chứa từ “edit ” – chỉnh sửa.

Bước 3: Trong hộp chọn đầu tiên bên dưới nhãn Name, chọn Contains.

Bước 4: Trong hộp nhập thứ hai ở kế bên, gõ edit .






Chương XII 198

Bước 5: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Custom AutoFilter.

Project lọc danh sách các nhiệm vụ để hiển thị chỉ những nhiệm vụ mà tên của chúng cóchứa từ edit và nhiệm vụ khái quát của chúng.

Chú ý tới biểu tượng hình cái phễu xuất hiện bên cạnh tiêu đề của cột Task Name và dòngchữ " AutoFilter Applied " xuất hiện tr ên thanh tr ạng thái. Đây là những dấu hiệu thị giác khi một

AutoFilter tùy chỉnh được áp dụng tới cột này.

Lưu ý: Khi một bộ lọc AutoFilter được áp dụng, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới biểutượng hình cái phễu, khi đó một bản mô tả tóm tắt về bộ lọc đang áp dụng sẽ xuất hiện trong mộtToolTip. Di chuyển tới dòng chữ “ AutoFilter Applied ” trên thanh tr ạng thái để xuất hiện ToolTip

cho bạn biết trường dữ liệu nào đã được lọc.

Tiếp theo, bạn sẽ tắt bộ lọc AutoFilter và tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh.

Bước 6 : Kích chuột vào biểu tượng hình cái phễu bên cạnh tiêu đề của cột Task Name, vàsau đó kích vào Clear All Filters trong danh sách xuất hiện.

Project tắt bộ lọc AutoFilter , hiển thị lại tấy cả các nhiệm vụ trong kế hoạch. Bây giờ bạnđã sẵn sàng để tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn bên cạnh lệnh Outline vàchọn More Filters trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại More Filters xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất các bộ lọccó sẵn trong Project dành cho các nhiệm vụ (trong khung nhìn dạng Task) hoặc tài nguyên ( trongkhung nhìn dạng Resource).

Bước 8: Bấm nút New.

Hộp thoại Filter Definnition xuất hiện.

Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Incomplete Editing Tasks.






Chương XII 199

Bước 10: Trong hàng đầu tiên của cột Field Name, gõ hoặc chọn Name.

Bước 11: Trong hàng đầu tiên của cột Test , chọn contains.

Bước 12: Trong hàng đầu tiên của cột Values, gõ edit .

Đây mới là tiêu chí thứ nhất, tức là lọc các nhiệm vụ có từ edit ở trong tên của chúng. Sauđây sẽ tạo tiêu chí thứ hai cho bộ lọc.

Bước 13: Trong hàng thứ hai của cột And/Or , chọn And .

Bước 14: Trong hàng thứ hai của cột Field Name, gõ hoặc chọn Actual Finish.

Bước 15: Trong hàng đầu tiên của cột Test , chọn equals.

Bước 16 : Trong hàng đầu tiên của cột Values, gõ NA.

NA có ngh ĩa là Not Application-"không áp dụng" và là cách mà Project đánh dấu một sốtrường dữ liệu vẫn chưa có giá trị. Nói cách khác, bất cứ công việc biên tập nào mà chưa có ngàyk ết thúc thực tế đều coi là đang dở dang.

Bước 17 : Bấm vào nút Save để đóng hộp thoại Filter Definition.

Bộ lọc mới tạo sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Filters.

Bước 18: Trong danh sách các bộ lọc, chọn Incomplete Editing Tasks, và sau đó bấm vàonút Apply.

Project áp dụng bộ lọc mới này tới khung nhìn Gantt Chart.






Chương XII 200

Hiện tại, danh sách các nhiệm vụ đã được lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ biên tập đang dởdang. Bởi vì bạn đã không bắt đầu theo dõi các nhiệm vụ ngoài này thực tế nữa nên tất cả cácnhiệm vụ biên tập đều là dở dang tại thời điểm này.

Lưu ý: Khi một bộ lọc đã được áp dụng, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới dòng chữ“Filter Applied ” trên thanh tr ạng thái để thấy tên của bộ lọc được áp dụng.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ tắt bộ lọc này đi.

Bước 19: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn cạnh lệnh Outline và sauđó chọn Clear Filter trong danh sách thả xuống.

Project gỡ bỏ việc lọc. Như mọi lần thì việc áp dụng hoặc gỡ bỏ lọc không ảnh hưởng đếncác dữ liệu gốc ban đầu của kế hoạch.

12.4. Tạo ra các bảng mới.

Bảng là một bảng tính, nơi mà sự tr ình bày của các dữ liệu của k ế hoạch được tổ chức trongcác cột dọc và hàng ngang. Mỗi cột thể hiện một trong các trường dữ liệu có trong Project, và mỗi hàng chỉ thể hiện duy nhất một nhiệm vụ hoặc một tài nguyên (hoặc trong khung nhìn Usage thìđó là một sự phân công). Giao giữa một cột và một hàng có thể được gọi là một ô -Cell (nếu bạnngh ĩ tới bảng tính) hoặc trường dữ liệu-Field (nếu bạn nghĩ tới thuật ngữ cơ sở dữ liệu).

Project bao gồm rất nhiều bảng mà có thể được áp dụng trong các khung nhìn. Thực ra, bạn

đã sử dụng một số loại của bảng trong chương này, chẳng hạn như các bảng Entry và Summary.R ất có thể là trong hầu hết những lần đã sử dụng, các bảng có sẵn của Project chứa đựng cáctrường dữ liệu mà bạn muốn. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi bất kỳ bảng có sẵn nào đó hoặc bạncó thể tạo ra một bảng mới chỉ chứa những dữ liệu mà bạn muốn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn tiếp tục tập trung vào các nhiệm vụ biên tập trong k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Cuối cùng, bạn quyết định để tạo ra một bảngtùy chỉnh, và trong bảng đó trình bày một số mô tả của công việc biên tập mà đã được thêm tớimột trường dữ liệu Text -văn bản trong k ế hoạch này.

Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một bảng tùy chỉnh.

Bước 1

: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó chọn TaskSheet .

Project hiển thị khung nhìn Task Sheet.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn More Tables.






Chương XII 201

Hộp thoại More Tables xuất hiện. Bảng Entry có lẽ đang được chọn.

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các bảng có sẵn trong Project cho các nhiệmvụ ( trong khung nhìn dạng Task) hoặc cho các tài nguyên ( trong khung nhìn dạng Resource).

Bước 3: Chắc chắn rằng bảng Entry đang được lựa chọn, bấm vào nút Copy.

Hộp thoại Table Definition xuất hiện.

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Editorial Table.

Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ một số trường dữ liệu và sau đó thêm một số trường dữ liệu khác.

Bước 5: Trong cột có nhãn Field Name, lần lượt kích vào các tên trường dữ liệu sau đây rồikích vào nút Delete Row sau mỗi lần kích vào tên chúng.

Indicators

Task Mode

Predecessors

Tiếp theo, bạn sẽ thêm một trường dữ liệu vào trong bảng tùy chỉnh này.

Bước 6 : Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn Duration và sau đó bấm vào nút Insert

Row.

Project sẽ thêm một hàng tr ống lên trên dưới hàng Duration.

Bước 7 : Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn hàng mới vừa được chèn vào. Bấm vào biểu tượng đầu mũi tên và chọn Editorial Focus (Text 9) từ danh sách thả xuống.

Trường dữ liệu văn bản tùy chỉnh Editorial Focus (Text 9) chứa đựng một số lưu ý về mứcđộ yêu cầu biên tập cho từng nhiệm vụ và được thêm vào từ trước.






Chương XII 202

Bước 8: Trong cột có nhãn Width, gõ hoặc chọn 20.

Bước 9: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Table Difinition.

Bảng mới tạo sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Tables.

Bước 10: Chắc chắn rằng bảng Editorial Table đang được chọn và sau đó bấm nút Apply.

Project sẽ áp dụng bảng mới này tới khung nhìn Task Sheet.

Lưu ý: Bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏ các cột một cách nhanh chóng trong bảng hiện tại. Đểthêm một cột, đầu tiên chọn cột nằm bên phải của nơi mà bạn muốn thêm một cột mới. Sau đó,trên tab Format, trong nhóm lệnh Comlumn, kích Insert Column. Project sẽ hiển thị tất cả cáctrường dữ liệu có sẵn cho các loại bảng bạn đang hiển thị ( về nhiệm vụ hay tài nguyên), sau đóchọn trường dữ liệu mà bạn muốn thêm vào. Để gỡ bỏ một cột, kích chuột phải vào tiêu đề của cộtđó và chọn Hide Column trong danh sách xuất hiện.

Trong phần tiếp theo, bạn sẽ k ết hợp bộ lọc tùy chỉnh ở tr ên với bảng tùy chỉnh này để tạora một khung nhìn về “Tiến độ biên tập”- Editorial Schedule cho dự án cuốn sách thiếu nhi mới.






Chương XII 203

* T ạo ra các trường t ùy chỉnh một cách nhanh chóng.

Trong phần này, bạn đã thấy một trường dữ liệu tùy chỉnh, Text9, đã được tùy chỉnh để cótiêu đề là Editorial Focus và chứa đựng các thông tin chi tiết về hoạt động chỉnh sửa trong k ếhoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Project cung cấp một loạt các trường dữ liệu tùy chỉnh, và bạn cóthể dễ dàng thêm chúng tới bất kỳ bảng nào đó. Cột ngoài cùng bên phải trong mọi bảng trong cáckhung nhìn được dán nhãn Add New Column là nơi mà bạn có thể kích vào tiêu đề cột và chọn bất

k ỳ trường dữ liệu nào mà bạn muốn thêm vào trong danh sách thả xuống hoặc bạn cũng có thể bắtđầu bằng việc gõ trong một ô bất kỳ thuộc cột Add New Column. Khi bạn gõ trong một cột mới,Project dò tìm loại của dữ liệu mà bạn đang gõ để thêm trường dữ liệu tùy chỉnh phù hợp với nó.Ví dụ, nếu bạn gõ một giá trị là ngày tháng, Project sẽ sử dụng một trong các trường dữ liệu tùychỉnh về ngày tháng, chẳng hạn như Date1. Nếu bạn muốn, sau đó có thể chỉnh sửa lại tiêu đề cộttheo ý muốn của bạn bằng cách kích đúp vào tiêu đề cột mà bạn muốn chỉnh sửa.

Các trường dữ liệu tùy chỉnh cung cấ p bởi Project bao gồm:

- Cost -chi phí: Lên đến 10 trường dữ liệu chi phí.

- Date- Ngày tháng: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày tháng.

- Duration-Thời hạn thực hiện: Lên đến 10 trường dữ liệu thời hạn thực hiện.- Finish-Ngày k ết thúc: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày k ết thúc.

- Flag-Cắm cờ: Lên đến 10 trường dữ liệu Yes hoặc No.

- Number -Số: Lên đến 20 trường dữ liệu về số học.

- OutlineCode-: Lên đến 10 trường dữ liệu .

- Start -Ngày bắt đầu: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày bắt đầu.

- Text -Văn bản: Lên đến 30 trường dữ liệu về văn bản.

Lưu ý: Trường dữ liệu tùy chỉnh ngày bắt đầu (Start ) và k ết thúc (Finish) đang sẵn sàng để bạn sử dụng, nếu bạn lưu một k ế hoạch tạm thời- Interim plan (sẽ được giới thiệu trong chương13), k ế hoạch tạm thời đó cũng sẽ sử dụng các trường dữ liệu này và có thể ghi đè lên các giá tr ịcủa ngày bắt đầu và k ết thúc tùy chỉnh của bạn.

Thực tế, Project cung cấp các trường tùy chỉnh cho trước cho các nhiệm vụ và các tài nguyênlà các nhóm các trường dữ liệu khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tùy chỉnh trường dữ liệu tùy chỉnhText1 trong một khung nhìn về nhiệm vụ-Task và cũng có thể tùy chỉnh trường dữ liệu Text1 ( 1trường dữ liệu tùy chỉnh khác) trong một khung nhìn về tài nguyên- Resource.

Những trường dữ liệu tùy chỉnh là một cách tuyệt vời để lưu trữ các thông tin thêm về cácnhiệm vụ hoặc các tài nguyên trong các k ế hoạch của bạn. Thông thường, không ai trong số các

trường dữ liệu tùy chỉnh này gây ảnh hưởng tới việc tiến độ của các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên.12.5. Tạo ra các khung nhìn mới.

Gần như là tất cả các công việc mà bạn thực hiện trong Project đều diễn ra trong khungnhìn-View. Một k hung nhìn có thể chứa đựng nhiều thành phần như các bảng-Table, các thiết lập

phân nhóm và các bộ lọc. Bạn có thể kết hợp chúng với các yếu tố khác (chẳng hạn như một lưới pha thời gian trong một khung nhìn dạng Usage) hoặc với các yếu tố đồ họa (như các thanh barđại diện cho các nhiệm vụ trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart).

Project bao gồm hàng chục khung nhìn được dùng để tổ chức sắp xếp thông tin cho cácmục đích cụ thể. Có thể bạn thấy rằng bạn cần xem các thông tin của k ế hoạch của mình theo mộtsố cách nào đó mà không có sẵn trong các khung nhìn sẵn có của Project. Nếu các khung nhìn sẵn

có của Project không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể chỉnh sửa các khung nhìn hiện cóhoặc tạo ra các khung nhìn của riêng mình.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã sử dụng rất tốt bộ lọc và bảng tùychỉnh mà bạn đã tạo trước đó để giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ biên tập trong k ế hoạch cuốn






Chương XII 204

sách thiếu nhi mới. Bây giờ bạn muốn kết hợp các tùy chỉnh này vào một khung nhìn tùy chỉnh để bạn có thể dễ dàng chuyển đổi sang bất cứ lúc nào bạn muốn.

Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một khung nhìn mới k ết hợp bộ lọc tùy chỉnh và bảng tùychỉnh mà bạn đã tạo ra trong các phần trước.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views và sau đó chọn

More Views.Hộp thoại More Views xuất hiện.

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các khung nhìn có sẵn trong Project.

Bước 2: Bấm nút New.

Hộp thoại Define New View xuất hiện. Hầu hết các khung nhìn đều chứa đựng một khungnhìn duy nhất-Single View, nhưng một khung nhìn cũng có thể bao gồm hai khung nhìn riêng biệt-Combination View. Trong thực tế, khung nhìn mặc định trong Project là một khung nhìnđôi:Khung nhìn Gantt Chart và khung nhìn Timeline.

Bước 3: Chắc chắn rằng tùy chọn Single View đang được chọn và sau đó bấm nút OK.Hộp thoại View Defination xuất hiện.

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Editorial Schedule View.

Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Screen, chọn Task Sheet trong danh sách thả xuống.

Trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Screen, bạn có thể nhìn thấy tất cả cácloại khung nhìn được cung cấp bởi Project. R ất nhiều trong số các khung nhìn này bao gồm một

bảng ( chẳng hạn như khung nhìn Resource Sheet) hoặc bảng cộng với một biểu đồ ( khung nhìnGantt Chart) hoặc một Form ( khung nhìn Task Form). Các khung nhìn khác chỉ là sơ đồ, chẳnghạn như khung nhìn Network Diagram và Timeline.

Bước 6 : Trong hộp chọn có nhãn Table, lựa chọn Editorial Table từ danh sách thả xuống. Editorial Table là bảng tùy chỉnh mà bạn tạo ra ở phần trước.

Bước 7 : Trong hộp chọn có nhãn Group, chọn No-Group từ danh sách thả xuống.






Chương XII 205

Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Filter , lựa chọn Imcomplete Editing Tasks từ danh sáchthả xuống.

Imcomplete Editing Tasks là bộ lọc tùy chỉnh mà bạn tạo ra từ phần trước.

Lưu ý: Tất cả các khung nhìn đều là các khung nhìn với trọng tâm là nhiệm vụ hoặc tàinguyên. Các bảng, các thiết lập phân nhóm và các bộ lọc cụ thể được liệt k ê trong danh sách thả

xuống trong hộp thoại View Definition phụ thuộc vào loại khung nhìn mà bạn đã chọn trong hộpchọn có nhãn Screen ở Bước 5. Ví dụ, với Task Sheet được chọn trong hộp chọn Screen, chỉ những bộ lọc áp dụng cho các nhiệm vụ, chẳng hạn như là bộ lọc Critical Filter , là có sẵn trong danhsách thả xuống của hộp chọn Filter . Ngoài ra, các hộp chọn các thành phần của khung nhìn biếnđổi theo loại của khung nhìn. Ví dụ, hộp chọn Table và Group không hoạt động nếu bạn chọn loạikhung nhìn Calendar trong hộp chọn Screen.

Bước 9: Đảm bảo hộp kiểm Show in menu được tích chọn.

Bước 10: Bấm nút OK để đóng hộp thoại View Definition.

Tên của khung nhìn mới sẽ xuất hiện và trong tr ạng thái được chọn trong hộp thoại More

Views.

Bước 11: Đảm bảo rằng khung nhìn Editorial Schedule View đang được chọn, bấm nútApply.

Project sẽ áp dụng khung nhìn mới.

Bây giờ, chỉ có những nhiệm vụ biên tập đang dở dang được hiển thị, và các trường dữ liệuđang thể hiện theo cái cách mà bạn muốn. Ngoài ra, Project thêm khung nhìn Editorial Schedule

View vào danh sách thả xuống của nút lệnh Other Views trong nhóm lệnh Task Views trên tabView. Tên khung nhìn mới xuất hiện bên dưới nhãn Custom, vì thế sẽ dễ dàng để truy cập tới nó trong tập tin k ế hoạch này.






Chương XII 206

Do có một sự điều chỉnh tới thiết lập chung của Project mà bạn đã thực hiện trước đó ở phần 12.2 trong chương này nên khung nhìn tùy chỉnh này không có sẵn trong các kế hoạch khác.

Tuy nhiên, khi bạn tạo ra các khung nhìn tùy chỉnh của riêng bạn, có thể bạn muốn chúng có sẵntrong bất kỳ kế hoạch nào đó mà bạn làm việc tới. Để làm điều đó thì chúng ta sẽ thay đổi để quaytr ở lại thiết lập mặc định ban đầu. Khi đó, bất cứ khung nhìn nào đó mà bạn tạo ra sau này sẽ tr ởnên có sẵn trong bất kỳ tập tin k ế hoạch nào đó mà bạn làm việc với.

Bước 12: Kích vào tab File, sau đó chọn Option.

Hộp thoại Project Option xuất hiện.

Bước 13: Kích vào tab Advanced và bên dưới khu vực có nhãn Display, tích chọn vào hộpkiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global.

Bước 14: Kích OK để đóng hộp thoại Project Options.






Chương XIII 207

Theo dõi tiến triển của nhiệm vụ và sự

phân công






Chương XIII 208

Xây d ựng, thẩm tra và truyền tải một kế hoạch hoàn chỉnh có thể mất nhiều hoặc thậm chímất hầu hết thời gian của bạn khi là một người quản lý của d ự án. Tuy nhiên, lên k ế hoạch mớichỉ là giai đoạn đầu tiên của công việc quản lý dự án của bạn. Sau khi giai đoạn lên k ế hoạch đượchoàn thành, sự thực hiện đầy đủ của d ự án mới bắt đầu, đó là sự thực thi k ế hoạch đã được pháttriển từ trước. Lý tưởng nhất là các d ự án được thực hiện đúng y như kế hoạch, nhưng đây làtrường hợp hiếm gặp. Nói chung, với những kế hoạch phức tạp hơn, thời hạn thực hiện dài hơn sẽ

có thêm nhiều cơ hội để xuất hiện sự không ăn khớp. Sự không ăn khớp-Variance là sự khác biệtgiữa những gì bạn dự định sẽ xảy ra ( được ghi lại trong k ế hoạch) và những gì thực sự đã xảy ra(được ghi chép lại bởi các nỗ lực theo dõi sự tiến triển của bạn).

Theo dõi chính xác công việc thực tế xảy ra và so sánh nó với kế hoạch gốc ban đầu cho phép bạn xác định sớm sự không ăn khớp và điều chỉnh các phần chưa hoàn thành của k ế hoạchđó khi cần thiết. Trong chương 7, bạn đã được giới thiệu về những phương pháp đơn giản của việctheo dõi các sự việc thực tế diễn ra trong một k ế hoạch. Chúng bao gồm việc ghi chép lại tỷ lệ

phần trăm hoàn thành của một nhiệm vụ cũng như ghi chép lại ngày bắt đầu và k ết thúc thực tế

của nó. Những phương pháp theo dõi tiến triển này là phù hợp với rất nhiều dự án, nhưngMicrosoft Project 2013 cũng cung cấp các cách thức theo dõi chi tiết hơn.

Trong chương này, bạn theo dõi tổng số thời gian làm việc ở cấp độ nhiệm vụ và cấp độ sự phân công, và thời gian làm việc theo từng chu k ỳ về thời gian, chẳng hạn như thời gian làm việc

đã hoàn thành trong mỗi tuần hoặc mỗi ngày. Thông tin được phân phối theo thời gian thườngđược gọi là timephased -pha thời gian, cho nên việc theo dõi thời gian làm việc theo các chu k ỳthời gian đôi khi được đề cập là sự theo dõi các sự việc thực tế đã diễn ra theo pha thời gian. Đâylà mức độ chi tiết nhất có sẵn của việc theo dõi sự tiến triển trong Project.

Cũng như các phương pháp theo dõi đơn giản, theo dõi sự việc thực tế đã diễn ra theo pha

thời gian là một cách để giải quyết các câu hỏi cơ bản nhất của việc quản lý một d ự án:

- Các nhiệm vụ đang bắt đầu và k ết thúc theo đúng k ế hoạch? Nếu không, cái gì sẽ là ảnhhưởng đến ngày hoàn thành của dự án?

- Các tài nguyên đang tiêu tốn nhiều thời gian hơn hay ít hơn so với kế hoạch để hoàn thành

các nhiệm vụ?

- Nó đang tiêu tốn nhiều tiền hơn hay ít tiền hơn so với kế hoạch để hoàn thành các nhiệmvụ?

Là một người quản lý của d ự án, bạn phải xác định được cấp độ của việc theo dõi để đápứng tốt nhất yêu cầu của kế hoạch và các bên liên quan khác của bạn. Cấp độ theo dõi càng chi tiếthơn thì càng yêu cầu sự nỗ lực từ bạn và các tài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ hơn .

Chương này cho bạn thấy những phương pháp theo dõi chi tiết nhất có sẵn trong Project.

Trong chương này, bạn làm việc với các công cụ khác nhau của việc theo dõi công việc và

của việc giải quyết công việc chưa hoàn thành. Tuy nhiên, bạn sẽ bắt đầu bằng việc cập nhật đườngcơ sở -baseline của d ự án.

13.1. Cập nhật đường cơ sở .

Trong chương 7, bạn đã lưu lại một đường cơ sở cho một kế hoạch. Nhớ lại rằng, một đườngcơ sở là một sự tập hợp của các giá tr ị quan trọng trong một k ế hoạch, chẳng hạn như ngày bắtđầu, ngày k ết thúc và các chi phí của các nhiệm vụ, các tài nguyên và các sự phân công đã đượclên k ế hoạch. Khi bạn lưu (hoặc thiết lập) một đường cơ sở, Project tạo một "bản chụp" của các

giá tr ị hiện có và lưu nó trong k ế hoạch để so sánh trong tương lai.

Hãy nhớ rằng mục đích của đường cơ sở là để ghi chép lại những gì mà mong đợi kế hoạch

sẽ trông giống như thế tại một thời điểm. Tuy nhiên, khi thời gian trôi đi, có thể bạn cần phải thayđổi các mong đợi của mình. Sau khi lưu một k ế hoạch đường cơ sở gốc ban đầu, bạn có thể cần

phải tinh chỉnh kế hoạch bằng cách thêm hoặc gỡ bỏ bớt các nhiệm vụ hoặc các sự phân công hoặcthực hiện các điều chỉnh khác. Để duy trì một đường cơ sở chính xác cho việc đối chiếu sau này,

bạn có một số lựa chọn như sau đây:






Chương XIII 209

- Cập nhật đường cơ sở cho toàn bộ k ế hoạch. Việc này chỉ đơn giản là thay thế tất cả các

giá tr ị trong đường cơ sở gốc ban đầu bằng các giá tr ị hiện tại.

- Cập nhật đường cơ sở cho những nhiệm vụ được lựa chọn. Việc này không ảnh hưởng đếncác giá tr ị trong đường cơ sở của các nhiệm vụ khác hoặc các giá trị trong đường cơ sở của tài

nguyên trong k ế hoạch.

- Lưu một đường cơ sở thứ hai hoặc một đường cơ sở k ế tiếp. Bạn có thể lưu đến 11 đườngcơ sở trong một k ế hoạch. Đường cơ sở đầu tiên được gọi là Baseline, các đường còn lại là Baseline

1 tới Baseline 10.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, việc lập kế hoạch cho dự án cuốn sáchthiếu nhi mới đã tr ải qua một số lần tinh chỉnh bổ sung. Bao gồm một số sự điều chỉnh về các thờihạn thực hiện của nhiệm vụ và thêm một nhiệm vụ mới trong giai đoạn Acquisition. Do nhữngthay đổi này nên bạn cần phải chụp lại một đường cơ sở mới trước khi sự làm việc bắt đầu.

Trong ví d ụ này, bạn so sánh kế hoạch theo tiến độ hiện tại với k ế hoạch lưu trong đườngcơ sở và cập nhật đường sơ sở cho k ế hoạch này.

Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking A_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter

12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking A_Start và lưu nó thành tập tin kháccó tên là Advanced Tracking A.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên

dưới nút Gantt Chart và chọn Tracking Gantt từ danh sách thả xuống.

Khung nhìn Tracking Gantt xuất hiện.

Trong phần biểu đồ của khung nhìn này, các thanh bar theo tiến độ hiện tại xuất hiện là các

thanh bar màu xanh da tr ời (nếu chúng không phải là các nhiệm vụ then chốt) hoặc màu hồng (nếuchúng là các nhiệm vụ then chốt). Bên d ưới chúng, các thanh bar theo các giá tr ị trong đường cơsở của từng nhiệm vụ xuất hiện là các thanh bar màu xám.

Lưu ý: Trong các khung nhìn biểu đồ Gantt, các mầu sắc, các hoa văn và các hình dáng củacác thanh bar đại diện cho những thứ cụ thể. Để biết một mục bất kỳ nào đó trong biểu đồ Gantt

đại diện cho cái gì, chỉ việc di chuyển con trỏ chuột của bạn tới đó và một đoạn mô tả sẽ xuất hiệntrong một ScreenTip. Để xem đầy đủ chú thích của các mục của biểu đồ Gantt và định dạng củachúng, trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Style, kích Format và chọn Bar Styles.

Bước 2: Trong cột có nhãn Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 18, Original art review.


Lưu ý: Hãy nhớ rằng để chọn một nhiệm vụ một cách nhanh chóng, thậm chí đó là nhiệmvụ mà bạn không thể nhìn thấy trong tầm nhìn hiện tại của khung nhìn, nhấn tổ hợp phím Ctrl +

G. Sau đó, trong hộp nhập có nhãn ID của hộp thoại Go To, nhập số ID của nhiệm vụ và sau đónhấn nút OK.

Khung nhìn Tracking Gantt sẽ cuộn để hiển thị thanh bar Gantt của nhiệm vụ 18, Original

art review. Nhiệm vụ này đã được thêm vào k ế hoạch sau khi đường cơ sở ban đầu được lưu. Như bạn có thể thấy trong khung nhìn Tracking Gantt, nhiệm vụ này không có thanh bar đại diện cho






Chương XIII 210

đường cơ sở , điều này chỉ ra rằng nó không có các giá tr ị trong đường cơ sở . Ngoài ra, thời hạnthực hiện của nhiệm vụ được thêm vào đã làm d ịch chuyển thanh bar của nhiệm vụ kế nhiệm củanó ra khỏi thanh bar theo đường cơ sở của nó.

Để có một cái nhìn r ộng lớn hơn về đường cơ sở của kế hoạch này, bạn sẽ điều chỉnh mức

độ zoom.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale chọnWeek .

Bạn có thể thấy rằng, hiện nay không có nhiệm vụ nào sau nhiệm vụ 18 có thanh bar theo

tiến độ hiện tại phù hợp với thanh bar theo đường cơ sở của chúng.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ lưu lại đường cơ sở cho k ế hoạch. Làm như vậy bạn sẽ cậpnhật tất cả các thông tin hiện tại của các nhiệm vụ, các tài nguyên và các sự phân công cho đườngcơ sở trước khi theo dõi sự tiến triển.

Lưu ý: K ế hoạch này có một đường cơ sở được lưu trước đó và bây giờ bạn sẽ ghi đè lên

nó. Điều đó là thích hợp đối với giai đoạn này của dự án cuốn sách thiếu nhi mới, là giai đoạn mà

việc lập kế hoạch đã hoàn tất và bạn muốn có những cập nhật mới nhất cho đường cơ sở trước khi

ghi chép bất cứ sự việc thực tế nào đã diễn ra. Tuy nhiên, sau khi sự làm việc thực tế đã được ghilại, bạn nên cẩn thận về việc ghi đè lên bất kỳ giá trị nào đó của đường cơ sở đã được lưu trướcđó. Một khi bạn ghi đè lên một đường cơ sở, các giá trị gốc ban đầu sẽ được thay thế và không thểlấy lại được. Lưu thêm các đường cơ sở khác thường là một chiến lược tốt sau khi các công việctrong d ự án được triển khai.

Bước 5: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, kích Set Baseline và sau đó chọn Set

Baseline trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Set Baseline xuất hiện.

Bước 6 : Chắc chắn rằng lựa chọn Set Baseline đang được chọn. Trong khu vực có nhãn For ,

chắc chắn rằng tùy chọn Entire project đang được chọn. Lưu ý r ằng ngày lưu lại cuối cùng-“last

saved on” trong hộp chọn dưới tùy chọn Set Baseline có thể khác với hình minh họa.






Chương XIII 211

Để chỉ cập nhật cho các giá tr ị trong đường cở sơ của các nhiệm vụ được lựa chọn, bạn cóthể chọn tùy chọn Selected tasks thuộc khu vực có nhãn For . Khi bạn làm điều này, các tùy chọn

bên dưới nhãn Roll up baselines tr ở nên có thể sử dụng được. Đây là nơi mà bạn có thể kiểm soátviệc cập nhật các giá tr ị trong đường cơ sở của các nhiệm vụ được chọn nên ảnh hưởng như thếnào đến các giá tr ị trong đường cơ sở của các nhiệm vụ khái quát. Ví d ụ, bạn có thể lưu lại giá tr ịhiện tại cho đường cơ sở của một nhiệm vụ con và cập nhật các giá tr ị trong đường cơ sở của

nhiệm vụ khái quát liên quan đến nó nếu muốn. Để gỡ bỏ một đường cơ sở, tr ên tab Project, trongnhóm lệnh Schedule, bấm vào nút lệnh Set Baseline và sau đó chọn Clear Baseline từ danh sáchthả xuống.

Bước 7 : Bấm nút OK để cập nhật cho đường cơ sở.

Project cảnh báo rằng bạn đang ghi đè lên các giá tr ị của đường cơ sở được lưu trước đó.

Bước 8. Bấm Yes.

Project sẽ cập nhập các giá trị trong đường cơ sở cho k ế hoạch này.

Bây giờ nhiệm vụ 18 đã có một thanh bar theo đường cơ sở, và tất cả các thanh bar theo

đường cơ sở của các nhiệm vụ khác đều phù hợp với thanh bar theo tiến độ của chúng. Tại thời

điểm này, bạn đã kê khai cho tất cả các nhiệm vụ mà sẽ có trong kế hoạch này. Và bạn đang sẵnsàng để chuyển sang giai đoạn tiếp theo của việc quản lý dự án là theo dõi sự việc thực tế diễn ra.

* Lưu các kế hoạch tạm thời:

Sau khi bạn bắt đầu theo dõi các các sự việc thực tế diễn ra hoặc bất cứ khi nào bạn điềuchỉnh kế hoạch của bạn, có thể bạn muốn tạo một bản chụp nhanh khác về các ngày bắt đầu và k ếtthúc hiện thời. Bạn có thể làm điều đó với một kế hoạch tạm thời- Interim plan. Giống như mộtđường cơ sở, một kế hoạch tạm thời cũng là một tập hợp của các giá tr ị hiện thời trong k ế hoạch

mà Project lưu vào tập tin. Tuy nhiên, không giống như đường cơ sở, một kế hoạch tạm thời chỉlưu các ngày bắt đầu và k ết thúc của các nhiệm vụ, không bao gồm các giá trị về tài nguyên hoặcsự phân công. Bạn có thể lưu tới 10 thiết lập khác nhau của các ngày bắt đầu và k ết thúc tạm thời

trong một k ế hoạch. ( Nếu bạn thấy rằng bạn cần nhiều bản chụp của các giá tr ị tiến độ ngoài giátr ị ngày bắt đầu và k ết thúc, bạn có thể lưu thêm các đường cơ sở thay vì là k ế hoạch tạm thời).

Tùy thuộc vào phạm vi và thời hạn thực hiện của các d ự án của bạn, bạn có thể muốn lưumột kế hoạch tạm thời tại một trong các thời điểm như sau đây:

- Vào lúc k ết thúc một giai đoạn làm việc quan tr ọng.

- Vào các khoảng thời gian định trước, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng.

- Chỉ trước khi hoặc sau khi nhập một số lượng lớn các giá trị thực tế đã diễn ra.

Để lưu một kế hoạch tạm thời, tr ên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, bấm nút lệnhSet Baseline và sau đó chọn Set Baseline từ danh sách thả xuống. Trong hộp thoại Set Baseline

chọn tùy chọn Set Interim Plan.






Chương XIII 212

13.2. Theo dõi các giá trị thực tế và các giá trị còn lại của các nhiệm vụhoặc các sự phân công

Trong chương 8, bạn đã nhập các giá trị thực tế của ngày bắt đầu, kết thúc và thời hạn thựchiện cho các nhiệm vụ riêng biệt. Đối với các nhiệm vụ mà có các tài nguyên được phân công tới chúng, bạn có thể nhập các giá tr ị về thời gian làm việc thực tế và còn lại cho cho toàn bộ nhiệm

vụ hoặc cho các sự phân công cụ thể tới nhiệm vụ đó. Để giúp bạn hiểu được cách thức mà Project xử lý các giá trị thực tế do bạn nhập, hãy xem

xét những điều sau đây:

- Nếu một nhiệm vụ chỉ có duy nhất một tài nguyên được phân công tới nó, giá tr ị về thờigian làm việc thực tế mà bạn nhập cho nhiệm vụ này hoặc sự phân công dùng như nhau cho cảnhiệm vụ và tài nguyên. Ví d ụ, nếu bạn ghi lại rằng sự phân công có năm giờ làm việc thực tế thì

giá tr ị này dùng cho cả nhiệm vụ lẫn tài nguyên được phân công.

- Nếu một nhiệm vụ có nhiều tài nguyên được phân công tới nó, thời gian làm việc thực tếmà bạn nhập cho nhiệm vụ được phân bổ hoặc cuộn xuống ( Roll-down) tới các sự phân công tùy

theo lượng phân công-Unit của chúng. Cấp độ chi tiết này là thích hợp nếu bạn không quan tâm

đến các chi tiết ở cấp độ phân công cá nhân.

- Nếu một nhiệm vụ có nhiều tài nguyên được phân công tới nó, thời gian làm việc thực tếmà bạn nhập cho một sự phân công sẽ được cuộn lên cho nhiệm vụ. Tuy nhiên, giá tr ị thời gianlàm việc thực tế mới này không ảnh hưởng đến các giá tr ị thời gian làm việc của các sự phân côngkhác trong nhiệmvụ. Cấp độ chi tiết này là thích hợp nếu bạn quan tâm đến các chi tiết ở mức độ

phân công cá nhân.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một số các nhiệm vụ trong kế hoạch cuốnsách thiếu nhi mới có số lượng tài nguyên được phân công tới nhiều hơn một. Để có được một cáinhìn tốt hơn về việc ghi lại thời gian làm việc thực tế của bạn cho các nhiệm vụ như vậy ảnh hưởngnhư thế nào đến thời gian làm việc được phân công, bạn sẽ chuyển sang khung nhìn Task Usage

và sau đó ghi lại các sự việc thực tế đã diễn ra.

Trong ví d ụ này, bạn ghi lại các giá trị thực tế ở cấp độ nhiệm vụ và cấp độ tài nguyên và

xem các thông tin này được cuộn lên hoặc cuộn xuống giữa các nhiệm vụ và sự phân công như thếnào.

Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking B_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter

12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking B_Start và lưu nó thành tập tin kháccó tên là Advanced Tracking B.

Phiên bản này của k ế hoạch chứa đựng các giá tr ị cập nhật của đường cơ sở mà bạn đã lưutrước đó, cũng như các giá trị thực tế đầu tiên được ghi lại cho các nhiệm vụ đầu tiên của giai đoạn

Acquisition. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Task Usage.

Khung nhìn Task Usage xuất hiện. Bạn hãy nhớ lại ở trong chương 8, hai phần của khung

nhìn Usage được phân chia bởi một thanh chia đứng. Khung nhìn Task Usage liệt k ê các tài nguyên

bên dưới những nhiệm vụ mà chúng đang được phân công tới trong cái bảng nằm ở phần bên trái

của khung nhìn. Ở phần bên phải, bạn sẽ thấy các hàng được tổ chức bên dưới một thời gian biểu-

Timescale. Các hàng ở đây cho bạn thấy các giá tr ị thời gian được lên tiến độ của từng nhiệm vụ

hoặc từng tài nguyên được phân công. Khung nhìn Task Usage đánh mầu các hàng ở phần bên

phải: Các hàng của nhiệm vụ có màu nền bóng mờ , các các hàng của sự phân công có màu nềntr ắng.

Bước 2: Trong cột có nhãn Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 18, Original art review.

Bước 3: Trên Tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .






Chương XIII 213

Lưới pha thời gian nằm ở phần bên phải của khung nhìn cuộn để hiển thị thời gian làm việc

được lên tiến độ của nhiệm vụ này.

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi bảng và các chi tiết được hiển thị trong khung nhìn này.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và chọn Work từ danh sách thảxuống.

Bảng Work xuất hiện.

Bảng này chứa đựng các cột Actual Work và Remaining Work ( Thời gian làm việc thực tếvà thời gian làm việc còn lại), tiêu đề của chúng không hiển thị hết mà chỉ hiển thị ngắn gon là

Actual và Remaining. Các giá tr ị trong cột Work là các tổng số thời gian làm việc được lên tiến độcủa nhiệm vụ hoặc sự phân công. Lưu ý r ằng giá tr ị thời gian làm việc của mỗi nhiệm vụ là tổng cộng các giá tr ị thời gian làm việc của các sự phân công trong nó. Ví d ụ, tổng thời gian làm việccủa nhiệm vụ 18 là 164 giờ , là tổng cộng thời gian làm việc 82 giờ của Hany Morcos và 82 giờcủa Jane Dow trong nhiệm vụ này.

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các chi tiết được hiển thị tr ong lưới pha thời gian ở phần bên phảicủa khung nhìn.

Bước 5: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm Actual Work .

Bây giờ Project sẽ hiển thị các hàng về Work ( thời gian làm việc theo tiến độ) và Actual

Work ( thời gian làm việc thực tế) cho từng nhiệm vụ và sự phân công trong lưới pha thời giannằm ở phần bên phải của khung nhìn.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các chi tiết (đó là các hàng) được hiển thị trong lưới pha thờigian trong một khung nhìn Usage. Bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏ các hàng và thay đổi định dạnghiển thị của các hàng đó. Ví d ụ, bạn có thể thêm hàng Baseline Cost để nó hiển thị trong khung

nhìn Usage và định dạng một mầu nền khác cho nó. Để thấy các hàng sẵn có và các tùy chọn địnhd ạng trong Project, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Add Details.






Chương XIII 214

Trong lưới pha thời gian, bạn thấy các giá tr ị thời gian làm việc được lên tiến độ cho từngngày. Nếu bạn cộng các giá trị thời gian làm việc hàng ngày của một nhiệm vụ hay một sự phâncông cụ thể bạn sẽ cho ra một kết quả đúng bằng giá trị thời gian làm việc tương ứng trong cộtWork nằm ở phần bên trái của nhiệm vụ hay sự phân công đó. Trong một khung nhìn Usage, bạnnhìn thấy giá trị thời gian làm việc ở hai cấp độ chi tiết khác nhau, đó là: giá tr ị tổng cộng củanhiệm vụ hoặc sự phân công (trong cột Work thuộc phần bên trái khung nhìn) và cấp độ chi tiết

hơn theo pha thời gian ( thuộc phần bên phải khung nhìn). Hai thiết lập về giá trị này có liên quantr ực tiếp tới nhau.

Tiếp theo, bạn sẽ nhập các giá tr ị thời gian làm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ và cấp độ phân công và xem chúng ảnh hưởng như thế nào tới các chi tiết trong lưới pha thời gian.

Bước 6 : Sử dụng chuột để kéo thanh chia đứng khung nhìn sang bên phải cho đến khi nhìn

thấy hết các cột có trong bảng Work .

Lưu ý: Sau khi di chuyển thanh chia đứng khung nhìn tới vị trí bạn muốn, di chuyển con trỏchuột lên trên thanh chia đứng, khi đó biểu tượng con tr ỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng mũitên hai đầu sang trái và phải. Kích đúp chuột vào thanh chia đứng thì thanh chia đứng sẽ có vị trílà trùng với cạnh đứng của cột gần nó nhất.

Bước 7 : Trong cột Actual của nhiệm vụ 18, Original art review, gõ hoặc kích 92h và sau đónhấn phím Enter.

Một số việc quan tr ọng đã xảy ra khi bạn nhấn phím Enter:

- Project áp d ụng sự làm nổi bật tới các giá tr ị được cập nhật trong phần bảng ở bên trái.

- Thời gian làm việc còn lại ( cột có nhãn Remaining) bị giảm tr ừ đúng bằng số lượng thờigian làm việc thực tế mà bạn đã nhập vào.






Chương XIII 215

- Thời gian làm việc thực tế đã được phân bổ cho hai sự phân công trong nhiệm vụ này, k ếtquả mỗi tài nguyên được ghi lại có 46 giờ làm việc thực tế. Tương tự như vậy, giá tr ị cập nhật củathời gian làm việc còn lại của từng sự phân công được tính toán lại.

- Các giá tr ị được cập nhật của thời gian làm việc thực tế và thời gian làm việc thực tế còn

lại được cuộn lên nhiệm vụ khái quát Acquisition và nhiệm vụ tổng quát của d ự án.

- Các giá tr ị thời gian làm việc thực tế cũng được phân bổ cho các giá tr ị trong lưới pha thờigian của nhiệm vụ và sự phân công.

Trong lưới pha thời gian nằm ở bên phải khung nhìn, bạn có thể thấy các giá tr ị thời gianlàm việc hàng ngày thực tế của hai tài nguyên kéo dài tới thứ năm ngày 30 tháng tư. Bởi vì bạnnhập một giá trị thời gian làm việc thực tế cho toàn bộ nhiệm vụ nên Proejct giả định rằng sự làmviệc được thực hiện đúng như tiến độ ( làm việc thực tế bắt đầu từ ngày 23/4/2015 như tiến độ đã

lên và đến ngày 30/4/2015 là đủ 46 giờ làm việc) và ghi lại các giá trị này trong pha thời gian cho

các sự phân công tài nguyên.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ nhập các giá tr ị thời gian làm việc thực tế ở cấp độ sự phâncông và xem sự ảnh hưởng của chúng tới nhiệm vụ.

Bước 8: Trong cột Actual của sự phân công của tài nguyên Hany Morcos tới nhiệm vụ 18 (hiện đang có giá trị là 46h), gõ hoặc chọn 62h và sau đó nhấn phím Enter.

Các giá tr ị về thời gian làm việc và thời gian làm việc còn lại thực tế của Hany được cậpnhật, và những giá tr ị được cập nhật này cũng được cuộn lên nhiệm vụ 18 và nhiệm vụ khái quát

của nó. (Project làm nổi nổi bật các giá trị thay đổi). Tuy nhiên, thời gian làm việc và thời gianlàm việc còn lại thực tế của Jane Dow, một tài nguyên khác được phân công tới nhiệm vụ, không

bị ảnh hưởng.

Bước 9: Di chuyển thanh cuộn ngang của phần lưới pha thời gian trong khung nhìn sang bêntrái để nhìn thấy các giá trị được cập nhật cho nhiệm vụ 18.






Chương XIII 216

Một lần nữa, Proejct giả định rằng giá tr ị thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập vào cho

Hany hoàn toàn đúng theo tiến độ, sự làm việc và giá tr ị thời gian làm việc thực tế của cô ấy trong pha thời gian kéo dài tới ngày 04/5/2015.

Lưu ý: Bạn đã nhập các giá tr ị về thời gian làm việc thực tế trong ví d ụ này, và bạn cũng cóthể nhập các giá tr ị về thời gian làm việc thực tế còn lại hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc.Tất cả các giá trị này đều có liên quan đến nhau, một sự thay đổi tới một trong số chúng sẽ ảnh

hưởng đến các giá tr ị còn lại. Bạn có thể cập nhật các giá trị này trong bảng Work hoặc trong tabTracking của hộp thoại Assignment Information (khi một sự phân công được chọn).

Theo dõi giá tr ị thời gian làm việc thực tế của một nhiệm vụ là chi tiết hơn việc chỉ đơn giảnnhập vào một giá trị phần trăm hoàn thành cho nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, một phương pháp chi tiếthơn nữa là nhập giá tr ị thời gian làm việc thực tế trong lưới pha thời gian cho các nhiệm vụ hoặccác sự phân công (như bạn sẽ thấy trong phần tiếp theo). Không có g ì sai khi theo dõi thời gianlàm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ hoặc cấp độ phân công (hoặc chỉ đơn giản là nhập một tỉ lệ

phần trăm hoàn thành) nếu cấp độ chi tiết này đáp ứng các yêu cầu của bạn. Trong thực tế, cho dù bạn thấy hay không thấy các chi tiết của lưới pha thời gian, Project luôn luôn phân bổ tỷ lệ phầntrăm hoàn thành, hoặc giá trị thời gian làm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ hoặc sự phân công mà

bạn nhập vào các giá tr ị tương ứng trong lưới pha thời gian như bạn đã thấy trước đó. Đây là mộtlý do mà những người mới dùng Project đôi khi ngạc nhiên khi gặp phải những giá trị cực kỳchính xác, chẳng hạn như thời gian làm việc 7,67 giờ , được lên tiến độ cho một ngày cụ thể nào

đó. Tuy nhiên, nếu bạn hoàn toàn hiểu được thuật toán mà Project tuân theo, bạn có thể luận racon số đó đến từ đâu.

* Nhập thủ công các chi phí thực tế:

Bất cứ khi nào mà bạn nhập các giá tr ị về thời gian làm việc thực tế trong chương này,

Project sẽ tính toán các giá tr ị chi phí thực tế cho các nhiệm vụ bị ảnh hưởng, nhiệm vụ khái quátcủa nó, các tài nguyên được phân công tới nhiệm vụ đó và toàn bộ dự án. Theo mặc định, Project

tính toán các chi phí thực tế và không cho phép bạn nhập chúng trực tiếp. Trong hầu hết các trường

hợp thì đó là điều chúng tôi đề nghị và thực hiện với các tập tin thực hành được sử dụng trongcuốn sách này. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhập tr ực tiếp các giá tr ị chi phí thực tế trong các k ếhoạch của riêng bạn thì hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Trên tab File, chọn Options.

Hộp thoại Project Options xuất hiện.

Bước 2: Kích tab Schedule.

Bước 3: Bên dưới khu vực có nhãn Calculation options for this Project , gỡ bỏ tích chọn tạihộp kiểm có nhãn Actual cost are always calculated by Project .

Bước 4: Bấm nút OK.

Sau khi tắt tính năng tự động tính toán chi phí, bạn có thể nhập các giá tr ị chi phí thực tế ởcấp độ nhiệm vụ hoặc sự phân công trong trường dữ liệu Actual. Trường dữ liệu này có sẵn trongmột số chỗ, chẳng hạn như bảng Cost . Bạn cũng có thể nhập các giá trị chi phí thực tế theo từng

ngày hoặc bất cứ khoảng thời gian nào đó ( hàng tuần hoặc tháng…) trong bất kỳ khung nhìn nào

đó có thời gian biểu, chẳng hạn như khung nhìn Task Usage hoặc Resource Usage. Với mộtkhung nhìn d ạng Usage được hiển thị, tr ên tab Format, trong nhóm Details, chọn Actual cost (

nếu không thấy thì bấm vào nút Add Details).

13.3. Theo dõi thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian của các nhiệmvụ hoặc sự phân công.

Công việc nhập các giá tr ị thực tế diễn ra trong lưới pha thời gian đòi hỏi thêm sự làm việccủa người quản lý d ự án và có thể đòi hỏi thêm sự làm việc từ các tài nguyên để thông tin tới ngườiquản lý dự án của họ các giá tr ị thực tế diễn ra hàng ngày, hàng tuần. Tuy nhiên, việc sử dụng các

giá tr ị thực tế diễn ra theo pha thời gian cung cấp cho bạn thêm nhiều chi tiết về tình tr ạng của






Chương XIII 217

nhiệm vụ và tài nguyên trong d ự án hơn so với việc chỉ nhập các giá trị thực tế, chẳng hạn nhưnhập tr ong cột Actual, Remaining hoặc %W ở phần trước. Việc nhập các giá trị trong lưới pha thờigian có thể là phương pháp tốt nhất để thực hiện việc theo dõi nếu bạn có một nhóm các nhiệm vụhoặc một d ự án gồm toàn những nhiệm vụ như sau đây:

- Các nhiệm vụ có tính r ủi ro cao.

- Các nhiệm vụ có thời hạn thực hiên tương đối ngắn và trong chúng nếu không khớp k ếhoạch dù chỉ một ngày cũng có thể đặt toàn bộ d ự án vào tình tr ạng nguy hiểm.

- Các nhiệm vụ mà bạn muốn phát triển hoặc phê chuẩn số liệu thống kế lượng vật liệu đưavào, hoặc các tỷ lệ là một lượng được giao nhất định có thể được hoàn thành trong một khoảngthời gian nhất định, chẳng hạn như chỉnh sửa bản thảo 3000 từ mỗi ngày.

- Các nhiệm vụ mà các nhà tài tr ợ hoặc các bên liên quan khác có sự quan tâm đặc biệt tớichúng.

- Các nhiệm vụ có yêu cầu thanh toán theo giờ cho người lao động.

Khi bạn cần phải theo dõi thời gian làm việc thực tế diễn ra ở mức độ chi tiết nhất có thể, sử

d ụng lưới pha thời gian trong khung nhìn Task Usage hoặc Resource Usage. Trong cả hai khungnhìn, bạn có thể nhập các giá trị về thờ i gian làm việc thực tế diễn ra cho các sự phân công riêng biệt theo hàng ngày, hàng tuần hoặc ở bất k ỳ k hoảng thời gian nào mà bạn muốn (bằng cách điềuchỉnh thời gian biểu-Timescale). Ví d ụ, nếu một nhiệm vụ có ba tài nguyên được phân công tới nóvà bạn biết rằng hai tài nguyên làm việc 8 tiếng một ngày và tài nguyên còn lại làm việc 6 tiếngmột ngày trong nhiệm đó, bạn có thể nhập các giá trị này là ba giá tr ị riêng r ẽ trong lưới pha thờigian.

Lưu ý: Nếu cơ quan, tổ chức của bạn sử dụng một hệ thống báo cáo theo biểu đồ thời gian (ví d ụ bảng chấm công) cho việc theo dõi thời gian làm việc thực tế, bạn có thể sử dụng dữ liệu của

biểu đồ thời gian này làm các giá tr ị thực tế theo pha thời gian trong Project. Bạn có thể không

cần phải theo dõi ở cấp độ này, nhưng nếu các tài nguyên hoàn thành các biểu đồ thời gian chocác mục đích khác ( ví dụ, thanh toán với các phòng khác trong cơ quan, tổ chức), bạn có thể sửd ụng các d ữ liệu của họ và lưu cho mình một số chi tiết trong đó.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, giai đoạn làm việc Acquisition trong k ếhoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã được hoàn thành, và giai đoạn Editorial mới chỉ bắt đầu. Bởi vì

có một số lượng lớn các tài nguyên tham gia vào và tính chất hay thay đổi của công việc biên tập

nên các nhiệm vụ này là những nhiệm vụ r ủi ro nhất trong dự án. Để quản lý các sự việc thực tếdiễn ra của các nhiệm vụ này một cách chi tiết nhất có thể, bạn sẽ ghi lại các giá tr ị thực tế tronglưới pha thời gian.

Trong ví d ụ này, bạn nhập một số giá trị thực tế cho các nhiệm vụ, các sự phân công trong

lưới pha thời gian.

Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking C_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter

12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking C_Start và lưu nó thành tập tin kháccó tên là Advanced Tracking C .

Bước 1: Kích vào biểu tượng mũi tên expand/collapse bên cạnh tên nhiệm vụ 15,

Acquisition, để thu lại giai đoạn làm việc này của k ế hoạch.

Giai đoạn làm việc này đã được hoàn thành.

Bước 2: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 22, Organize manuscript for

copyedit , và sau đó, trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .

Project sẽ cuộn lưới pha thời gian để hiển thị các giá trị thời gian làm việc được lên tiến độ ban đầu của giai đoạn Editorial.






Chương XIII 218

Các giá tr ị thời gian làm việc thực tế đầu tiên theo pha thời gian mà bạn sẽ nhập là ở cấp độnhiệm vụ.

Bước 3: Trong lưới pha thời gian, kích vào ô là giao cắt bởi cột thứ 4 ngày 27 tháng nămvới hàng Act.Work của nhiệm vụ 22. Hàng Act.Work nằm tr ực tiếp bên dưới hàng Work , hàng đangchứa giá tr ị 12h.

Lưu ý: Nếu bạn di chuyển con tr ỏ chuột đến tên của một ngày trên thời gian biểu, Project

sẽ hiển thị ngày tháng đầy đủ của ngày đó trong một ScreenTip. Bạn có thể thay đổi định dạng củathời gian biểu để kiểm soát khoảng thời gian mà bạn nhập các giá tr ị thực tế trong lưới pha thờigian. Ví d ụ, bạn có thể định dạng thời gian biểu để nó hiển thị theo tuần chứ không phải là ngày,và khi bạn nhập một giá tr ị thực tế ở mức độ tuần, thì giá tr ị đó được phân bố cho các ngày làm

việc trong tuần.

Bước 4: Gõ 9h và sau đó nhấn phím Tab.

Có thể có một hộp thoại cảnh báo xuất hiện do có sự xung đột về tiến độ do hành động này

của bạn. Nếu có thì hãy chọn tùy chọn có từ Continue.

Ngay sau khi bạn nhập vào giá tr ị thực tế đầu tiên cho nhiệm vụ này, giá tr ị thời gian làm

việc được lên tiến độ đã thay đổi để phù hợp với nó. Cả hai giá tr ị thời gian làm việc thực tế và

theo tiến độ đều được cuộn lên nhiệm vụ khái quát của nó và được phân bố cho các sự phân côngcụ thể trong nhiệm vụ. Bạn có thể thấy điều này xảy ra trong lưới pha thời gian ở bên phải và trong

bảng ở bên trái khung nhìn.

Bước 5: Trong ô giao giữa cột là thứ 5 ngày 28 tháng 5 với hàng Act.Work , gõ 15h và sau

đó nhấn phím Tab.

Khi nhập thời gian làm việc thực tế, bạn không cần phải bao gồm cả chữ "h" ( viết tắt Hour

để biểu thị giờ). Bạn có thể chỉ cần nhập số và Project sẽ ghi lại nó là giờ. Hour là giá tr ị thời gian

làm việc mặc định cho việc nhập dữ liệu. Nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi điều này. Kích vàotab File và sau đó nhấp vào Option. Trên tab Schedule của hộp thoại Project Options, trong hộpchọn có nhãn Work is entered in, chọn loại thời gian mặc định mà bạn muốn.






Chương XIII 219

Bước 6 : Tiếp tục nhập các giá tr ị thời gian làm việc thực tế cho nhiệm vụ 22 theo liệt k êdưới đây:

Ngày Thời gian thực tế

Thứ sáu, ngày 29 tháng 5 12

Thứ hai, ngày 01 tháng 6 12

Thứ ba, ngày 02 tháng 6 15

Bước này đã k ết thúc việc ghi lại thời gian làm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ. Tiếp theo, bạn sẽ nhập các giá tr ị thời gian làm việc thực tế trong một nhiệm vụ ở cấp độ phân công.

Đối với nhiệm vụ 23, Copyedit , bạn có các giá tr ị thời gian làm việc thực tế hàng tuần củacác tài nguyên được phân công tới. Copyeditors đã hoàn thành nhiệm vụ. Đối với nhiệm vụ này,

bạn sẽ điều chỉnh thời gian biểu để ghi lại giá trị thực tế theo tuần. Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn

Week .

Bước 8 : Nhập các giá trị thời gian làm việc thực tế sau đây vào trong lưới pha thời gian cho

sự phân công của tài nguyên Copyeditors trong nhiệm vụ 23, Copyedit :

Tuần có chứa ng ày Thời gian thực tế

Ngày 31 tháng 5 60

Ngày 7 tháng 6 80

Ngày 14 tháng 6 48






Chương XIII 220

Các giá tr ị thời gian làm việc thực tế của tài nguyên này đã được cuộn lên các giá tr ị thờigian làm việc thực tế của nhiệm vụ. Các giá tr ị thời gian làm việc gốc ban đầu đã được lưu trongđường cơ sở để dùng trong trường hợp bạn cần tham khảo sau này.

Trong ví d ụ này, bạn đã thấy các giá tr ị của nhiệm vụ và sự phân công quan hệ tr ực tiếp vớinhau như thế nào; một sự cập nhật tới một giá tr ị này sẽ ảnh hưởng tr ực tiếp đến giá trị còn lại.Tuy nhiên, bạn có thể phá vỡ mối quan hệ này nếu bạn muốn. Làm như thế sẽ cho phép bạn vừaghi lại tiến triển cho các sự phân công của tài nguyên và nhập thủ công các giá trị thực tế cho cácnhiệm vụ mà các tài nguyên đó được phân công tới. Bình thường bạn không nên phá vỡ mối quanhệ này, tr ừ khi bạn có nhu cầu báo cáo đặc biệt trong công ty của bạn. Ví d ụ, bạn phải tuân theomột phương thức báo cáo tình tr ạng dự án d ựa vào cái gì đó khác hơn so với giá trị thực tế đượcghi lại cho các sự phân công trong k ế hoạch. Để phá vỡ mối quan hệ này, làm như sau. Trên tabFile, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule và bên dưới nhãn

Calculation options for this project , gỡ bỏ tích chọn trong hộp kiểm có nhãn Update Task status

Update resource status. Thiết lập này áp d ụng cho toàn bộ các nhiệm vụ trong k ế hoạch mà bạnđang mở ra vào thời điểm đó, bạn không thể áp dụng nó chỉ cho một số nhiệm vụ trong một kếhoạch.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Thu thập các giá trị thực tế diễn ra từ các t ài nguyênKhung nhìn mà bạn sử dụng trong ví dụ trước đó tương tự như một cuốn sổ ghi giờ làm

việc-time card ( bảng chấm công). Thực tế, để nhập các giá trị về thời gian làm việc thực tế ở cấpđộ sự phân công, bạn có thể cần đến một biểu mẫu về sổ ghi giờ làm việc. Giả sử rằng bạn cần

phải theo dõi thời gian làm việc thực tế và thời gian làm việc thực tế còn lại ở cấp độ chi tiết này ,

một số phương pháp được sử dụng để thu thập những dữ liệu như vậy từ các tài nguyên như sau:

- Thu thập các giá trị thực tế bởi chính bạn: Phương pháp này là khả thi nếu bạn giao tiếpchỉ với một nhóm nhỏ các tài nguyên một cách thường xuyên, chẳng hạn như một cuộc họp tìnhtr ạng hàng tuần. Đó cũng là một cơ hội tốt để nói chuyện trực tiếp với các tài nguyên về bất cứvấn đề nào đó đang bị ách tắc hoặc những bất ngờ mà họ có thể đã gặp phải (có thể là tích cực

hoặc tiêu cực) trong khi thực hiện công việc. - Thu thập các giá trị thực tế thông qua một hệ thống báo cáo chính thức về tình tr ạng của

d ự án: Phương pháp này có thể làm việc thông qua hệ thông phân cấp đang tồn tại của cơ quan, tổchức của bạn và phục vụ các mục đích thêm bên cạnh việc báo cáo tình tr ạng của dự án.

13.4. Lên lại tiến độ cho các công việc dở dang.

Trong suốt quá tr ình diễn biến của một dự án, sự làm việc có thể thỉnh thoảng bị gián đoạntrong một nhiệm vụ cụ thể hoặc toàn bộ dự án. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể bắt Project lên lạitiến độ cho công việc còn lại để nó bắt đầu lại sau một ngày nào đó do bạn chỉ định.

Khi bạn lên lại tiến độ cho công việc d ở dang, bạn chỉ rõ cái ngày mà sau đó công việc lạicó thể tiếp tục-hay còn gọi là ngày được lên lại tiến độ. Dưới đây là cách thức mà Project xử lýcác nhiệm vụ liên quan đến ngày được lên lại tiến độ:

- Nếu nhiệm vụ chưa có bất kỳ thời gian làm việc thực tế nào được ghi lại cho nó trước cái

ngày được lên lại tiến độ và không có bất kỳ một sự ràng buộc nào được áp d ụng tới nó thì toàn

bộ nhiệm vụ được lên lại tiến độ để bắt đầu sau ngày được lên lại tiến độ.

- Nếu nhiệm vụ có một số thời gian làm việc thực tế được ghi lại cho nó trước cái ngày đượclên lại tiến độ và sau ngày đó thì không, nhiệm vụ đó được phân chia để tất cả các thời gian làm

việc còn lại bắt đầu sau ngày lên lại tiến độ. Thời gian làm việc thực tế không bị ảnh hưởng.

- Nếu nhiệm vụ có một số thời gian làm việc thực tế được ghi lại cho nó cả trước và sau cái

ngày được lên lại tiến độ, nhiệm vụ không bị ảnh hưởng. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, công việc trong giai đoạn Editorial của

k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã được hoàn thành. Đội ngũ thực hiện dự án đã bắt đầu công






Chương XIII 221

việc trong giai đoạn tiếp theo, Design and Production. Tuy nhiên, bạn cần phải khắc phục một sựchậm trễ trong công việc được gây ra bởi một vấn đề không lường trước được.

Trong ví d ụ này, bạn lên lại tiến độ các công việc dở dang.

Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking D_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking D_Start và lưu

nó thành tập tin khác có tên là Advanced Tracking D.Tập tin kế hoạch hiện đang mở trong khung nhìn Task Usage. Tiếp theo bạn sẽ chuyển sang

khung nhìn Gantt Chart.


dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó chọn Gantt Chart từ danh sách thả xuống.

Bước 2: Cuộn thanh cuộn đứng để khung nhìn Gantt Chart hiển thị nhiệm vụ 30, 1st Pages

review xuất hiện gần với cạnh tr ên cùng của khung nhìn.

Bước 3: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 31, Proofread and index.

Nhiệm vụ 31, Proofread and index hiện đang có hai ngày làm việc thực tế đã hoàn thành và

một số ngày làm việc còn lại theo k ế hoạch tiến độ.

Bạn đã được biết r ằng vào ngày nghỉ cuối tuần, ngày 1 tháng tám, một đường ống nước

trong phòng đọc bản thảo-Proofread bị vỡ . Không có thiết bị hay vật tư dành cho d ự án bị hư hại,nhưng việc dọn dẹp sẽ trì hoãn sự làm việc trong phòng này đến tận thứ Tư ngày 5 tháng 8. Viêc

này thực sự đã d ừng sự làm việc trong nhiêm vụ đọc bản thảo- Proofread and index một vài ngày.Tiếp theo, bạn sẽ lên lại tiến độ công việc đang dở dang để có thể bắt đầu lại vào thứ tư.

Bước 4: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Status, kích Update Project .

Hộp thoại Update Project xuất hiện. Bước 5: Tích chọn tùy chọn Reschedule uncompleted work to start after và trong hộp nhập

ở bên cạnh, gõ hoặc chọn 4/8/15.

Bước 6 : Bấm nút OK để đóng hộp thoại Update Project.






Chương XIII 222

Project chia tách nhiệm vụ 31 để phần dở dang của nhiệm vụ này được tr ì hoãn cho đến thứ

Như bạn có thể thấy, mặc dù thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 31 vẫn giữ nguyên là 10 ngàylàm việc nhưng ngày k ết thúc của nó và các ngày bắt đầu theo sau của các nhiệm vụ kế nhiệm đã

bị đẩy về sau. Mặc dù bạn đã giải quyết một vấn đề cụ thể, nhưng khi làm như vậy, bạn lại tạo ra

các vấn đề khác cho phần còn lại của dự án. Bạn sẽ giải quyết việc này và các vấn đề khác trongk ế hoạch ở các chương sau.

Đây là một vài điều khác cần ghi nhớ khi theo dõi sự tiến triển:

- Bạn có thể tắt khả năng lên lại tiến độ công việc đang dở dang của Project trong các nhiệmvụ mà có bất kỳ thời gian làm việc thực tế nào đó đã được ghi lại.Trên tab File, kích Options.

Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule, và sau đó, bên trong khu vực có nhãn

Scheduling options for this project , bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Split in-progress tasks.

- Nếu bạn sử dụng các ngày tr ạng thái-Status date để báo cáo các sự việc thực tế diễn ra,

Project cung cấp một số tùy chọn để kiểm soát cách hoàn thành và không hoàn thành các giai

đoạn của một nhiệm vụ được lên tiến độ xung quanh ngày tr ạng thái. Bạn có thể thấy các tùy chọnnày bằng cách làm như sau: Trên tab File, kích Options. Trong hộp thoại Project Options, kích

vào tab Advanced , và sau đó, bên trong khu vực có nhãn Calculation options for this project , tíchchọn Move end of completed parts after status date back to status date và điều chỉnh các thiết lập

bên dưới nó.






Chương XIV 223

Xem và báo cáo tình trạng của dự án






Chương XIV 224

Sau khi một đường cơ sở của dự án đã được thiết lập (lưu) và sự làm việc đã bắt đầu, sự tậptrung chủ yếu của người quản lý dự án chuyển từ bước lập kế hoạch sang thu thập, cập nhật, phântích các chi tiết của sự thực hiện của dự án ngoài thực tế. Đối với hầu hết các dự án, những chi tiếtcủa sự thực hiện này được tóm gọn trong ba câu hỏi chính sau đây:

- Bao nhiêu thời gian làm việc đã được yêu cầu để hoàn thành một nhiệm vụ ?

- Nhiệm vụ đã bắt đầu và k ết thúc đúng thời gian? - Đâu là chi phí để hoàn thành nhiệm vụ ?

So sánh các câu tr ả lời cho những câu hỏi này với đường cơ sở cung cấp cho người quản lýdự án và các bên liên quan khác với một cách tốt nhất để đo lường sự tiến triển của dự án và xácđịnh khi nào thì cần thiết phải có hành động khắc phục.

Khi mà k ế hoạch tiến độ hiện tại hoặc sự thực hiện thực tế của dự án khác với k ế hoạch cơsở (được lưu bởi đường cơ sở), bạn có sự không ăn khớp. Không ăn khớp-Variance thường đượcđo bằng thời gian, chẳng hạn như các ngày kéo dài, hoặc chi phí, chẳng hạn như số tiền vượt quángân sách. Sau khi việc lập k ế hoạch ban đầu của dự án được hoàn tất, nhiều nhà quản lý dự án đãdành phần lớn thời gian của họ xác định, điều tra và, trong r ất nhiều trường hợp là tr ả lời về sự

không ăn khớp. Tuy nhiên, trước khi bạn có thể trả lời về sự không ăn khớp, trước tiên bạn phảixác định nó. Và đó là chủ đề của chương này.

Việc truyền tải thông tin về tình tr ạng của dự án tới các bên liên quan chính, chẳng hạn nhưkhách hàng và các nhà tài tr ợ, được cho là chức năng quan trọng nhất của một người quản lý dựán và đó cũng là một trong những việc có thể chiếm nhiều thời gian nhất của bạn. Mặc dù việctruyền tải thông tin tốt không chắc chắn đảm bảo sự thành công của một dự án nhưng một dự ánvới sự truyền tải thông tin ngheo nàn thì gần như được bảo đảm là thất bại.

Chìa khóa để truyền tải đúng tình tr ạng của dự án là phải biết những điều sau đây:

- Ai cần biết tình tr ạng của dự án và cho mục đích gì?

- Những người đó cần chi tiết ở cấp độ nào hoặc định dạng nào?Thời điểm để trả lời những câu hỏi này được nằm trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của

dự án. Sau khi sự làm việc tr ong dự án được tiến hành, nhiệm vụ truyền tải thông tin chính của bạn sẽ là báo cáo tình tr ạng của dự án. Nó có thể là các dạng sau:

- Các báo cáo tình tr ạng: mô tả dự án về mặt chi phí, phạm vi và tiến độ ( là ba cạnh của tamgiác dự án, sẽ được mô tả trong Phụ lục A).

- Các báo cáo về sự tiến triển: chú giải các công việc cụ thể đã hoàn thành của đội ngũ thựchiện dự án.

- Các dự báo: dự đoán sự thực hiện của dự án trong tương lai

Trong chương này, bạn sẽ xem xét tình tr ạng dự án về mặt không ăn khớp về tiến độ và chi phí.

14.1. Xác định các nhiệm vụ bị trượt tiến độ.

Khi các nhiệm vụ bắt đầu hoặc kết thúc sớm hơn hoặc muộn hơn so với k ế hoạch sẽ dẫn đếnsự không ăn khớp về tiến độ. Một nguyên nhân của sự không khớp tiến độ là các trì hoãn về sự bắtđầu và k ết thúc của các nhiệm vụ. Bạn chắc chắn muốn biết về những nhiệm vụ mà chúng đã bắtđầu muộn hoặc các nhiệm vụ trong tương lai có thể không bắt đầu như tiến độ dự kiến. Cũng r ấthữu ích khi xác định các nhiệm vụ đã hoàn thành mà không bắt đầu vào đúng thời điểm yêu cầu để cố gắng xác định tại sao điều đó xảy ra.

Có nhiều cách khác nhau để thấy sự không ăn khớp trong các nhiệm vụ, tùy thuộc vào loạithông tin bạn muốn:






Chương XIV 225

- Áp dụng khung nhìn Tracking Gantt để so sánh bằng biểu đồ số ngày theo đường cơ sởcủa các nhiệm vụ với số ngày thực tế hoặc theo tiến độ hiện tại của chúng. (Để làm điều này, vàotab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào đầu mũi tên bên dưới nút Gantt Chart và sau đóchọn Tracking Gantt trong danh sách thả xuống).

- Áp dụng khung nhìn Detail Gantt để thể hiện bằng biểu đồ số ngày bị trượt ra khỏi đườngcơ sở của từng nhiệm vụ. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm Task View, nhấn Other

Views, kích chọn More Views và sau đó chọn Detail Gantt ).- Áp dụng bảng Variance vào trong một khung nhìn dạng Task để xem số ngày sai lệch của

ngày bắt đầu và k ế thúc của từng nhiệm vụ. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Variance).

- Lọc các nhiệm vụ nhiệm vụ bị trì hoãn hoặc trượt bởi bộ lọc Slipped/Late Progress,Slipping Tasks, hoặc Late Tasks. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, tronghộp chọn có nhãn Filter , chọn bộ lọc mà bạn muốn áp dụng).

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Sự không ăn khớp có phải l à một điều tốt?

Trong việc quản lý dự án, chúng ta thường t ìm kiếm sự không ăn khớp mà có thể có ảnh

hưởng xấu trong một dự án, chẳng hạn như sự không ăn khớp mà đẩy lùi ngày k ết thúc hoặc tăngchi phí của một dự án. Tuy nhiên, thuật ngữ “không ăn khớp”-Variance là đề cập đến bất cứ sự saikhác giữa các sự kiện được lên tiến độ và thực tế xảy ra, thậm chí các sai khác đó có thể có tácdụng hữu ích, chẳng hạn như một ngày k ết thúc sớm hơn hoặc một chi phí thấp hơn dự kiến. Nếu

bạn may mắn được quản lý một dự án mà có sự không ăn khớp hữu ích như vậy, các k ỹ thuật đượcmô tả ở đây sẽ giúp bạn xác định sự không ăn khớp có lợi cũng như sự không khớp bất lợi.

Sự tập trung của bạn khi là một người quản lý dự án về sự không ăn khớp là cơ bản giốngnhau mà không quan tâm đến bản chất của nó, đó là canh chừng nó, và khi nó xảy ra, truyền tải nóvà các ảnh hưởng của nó tới các nhà tài tr ợ và các bên liên quan khác của dự án và giảm thiểu nótheo tính chất của dự án (nếu nó là sự không ăn khớp bất lợi).

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, công việc tr ong k ế hoạch cuốn sách trẻem đang được tiến hành r ất tốt. Bạn đã gặp phải một số sự không ăn khớp so với kế hoạch, nóicách khác, sự làm việc thực tế luôn luôn không phù hợp với kế hoạch đã được lưu trong đường cơsở. Bạn muốn có được một cái nhìn tốt hơn về sự không ăn khớp này trong k ế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn sử dụng các khung nhìn và các bộ lọc để xác định sự không ăn khớptrong các nhiệm vụ và trong toàn k ế hoạch. Để bắt đầu các phân tích của bạn về các nhiệm vụ đã

bị trượt, bạn sẽ bắt đầu tại cấp độ cao nhất, đó là thông tin chung về dự án.

Bạn cần đến tập tin Reporting Status_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 13 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tậ p tin Reporting Status_Start và lưu nó thành tập tin khác có tênlà Reporting Status_Start .

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information.

Hộp thoại Project Information sẽ xuất hiện.

Bước 2: Bấm vào nút Statistics.

Hộp thoại Statistics xuất hiện.






Chương XIV 226

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy rằng kế hoạch cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing hiện tại có sự không ăn khớp đáng kể về tiến độ ngày k ết thúc. Ngày k ế thúccủa dự án đã bị trượt hơn 20 ngày.

Bước 3: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Project Statistics.

Đối với phần còn lại của ví dụ này, bạn sẽ sử dụng các kỹ thuật khác nhau để kiểm tra sựkhông ăn khớp của các nhiệm vụ cụ thể.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bêndưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó chọn Tracking Gantt .

Project sẽ hiển thị khung nhìn Tracking Gantt.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào hộp chọn có nhãn Timescale vàsau đó chọn Weeks.

Thời gian biểu điều chỉnh để hiển thị nhiều hơn nữa về kế hoạch.

Bước6 : Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 33, Send proofed pages toProduction và cuộn khung nhìn Tracking Gantt để nhiệm vụ 33 này nằm ở vị trí gần cạnh tr ên

cùng của khung nhìn.

Bước 7 : Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .

Trong phần biểu đồ của khung nhìn này, các thanh bar đại diện các nhiệm vụ theo tiến độhiện tại sẽ có màu xanh da tr ời (nếu chúng không thuộc lộ tr ình then chốt hoặc màu đỏ (nếu chúngthuộc lộ trình then chốt). Bên dưới là các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ theo đường cơ sởxuất hiện với màu xám.

Bằng cách so sánh các thanh bar Gantt theo tiến độ hiện tại với các thanh bar Gantt theođường cở sở , bạn có thể thấy những nhiệm vụ nào bắt đầu muộn hơn dự định hoặc mất nhiều thờigian để hoàn thành hơn.






Chương XIV 227

Lưu ý: Để xem các thông tin chi tiết về bất kỳ thanh bar nào đó hoặc thứ khác nào đó trongkhung nhìn Gantt Chart, di chuyển con tr ỏ chuột lên nó. Sau một lúc, một ScreenTip xuất hiệnvới các thông tin chi tiết.

Để chỉ tập trung vào các nhiệm vụ bị trượt tiến độ, bạn sẽ áp dụng một bộ lọc.

Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter (lúc ban

đầu nó chứa [No Filter]) và sau đó chọn More Filters.Hộp thoại More Filters xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các bộ

lọc có sẵn để áp dụng cho các nhiệm vụ ( trong khung nhìn dạng Task) hoặc tài nguyên ( khungnhìn dạng Resource) trong Project.

Bước 9: Chọn Slipping Tasks và sau đó bấm nút Apply.

Project lọc ra một danh sách chỉ bao gồm các nhiệm vụ chưa hoàn thành mà tiến độ hiệnnay của chúng đã bị trượt khỏi đường cơ sở .

Lưu ý tới sự ngắt quãng về các số ID của nhiệm vụ. Ví dụ, Nhiệm vụ từ số 2 đến 26 khôngxuất hiện trong danh sách sau khi áp dụng bộ lọc vì chúng đã hoàn thành.

Tại thời điểm này trong k ế hoạch tiến độ, ngày bắt đầu dự kiến các nhiệm vụ chưa hoànthành đã bị trượt về sau. Hầu hết các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ theo tiến độ hiện tại đềuđược định dạng màu đỏ để chỉ ra rằng chúng r ất quan trọng, có nghĩa là bất kỳ sự chậm trễ nàotrong việc hoàn thành các nhiệm vụ này sẽ tr ì hoãn ngày k ết thúc của dự án.

Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter ( hiện naynó đang chứa [Slipping Tasks]) và sau đó chọn Clear Filter .

Project gỡ bỏ bộ lọc này. Như mọi khi, việc áp dụng hay gỡ bỏ bộ lọc không ảnh hưởng tớidữ liệu ban đầu trong kế hoạch.

Khung nhìn Tracking Gantt minh họa bằng biểu đồ sự khác nhau giữa kế hoạch tiến độ hiện

tại, sự thực hiện ngoài thực tế và đường cơ sở. Để xem các thông tin này trong một định dạng bảng, bạn sẽ hiển thị bảng Variance trong khung nhìn Task Sheet.

Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích Other Views và sau đó chọn Task

Sheet .

Project sẽ hiển thị khung nhìn Task Sheet. Tiếp theo, bạn sẽ chuyển đổi sang bảng Variance.

Bước 12: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Variance.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All nằm ở góc trên cùng bên trái của bảng đang được mở ra để chuyển sang một bảng khác.

Bảng Variance hiển thị trong khung nhìn Task Sheet.

Trong bản này, bạn có thể thấy các giá trị theo tiến độ hiện tại, đường cơ sở và sự không ănkhớp của từng nhiệm vụ.






Chương XIV 228

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Đưa ra các thông tin về dự án .

Nếu bạn làm việc trong một cơ quan tổ chức mà r ất tập trung vào các dự án và quản lý dựán, có thể là có các phương pháp và các định dạng tiêu chuẩn đang tồn tại trong cơ quan tổ chứccủa bạn để báo cáo tình tr ạng của dự án. Nếu không, bạn có thể đưa ra các định dạng về tình tr ạngcủa dự án mà được dựa tr ên sự truyền tải r õ ràng và các nguyên tác quản lý dự án hiệu quả.

Các k ỹ thuật mà bạn có thể sử dụng trong Project để giúp bạn báo cáo tình tr ạng của dự án bao gồm như sau:

- In báo cáo Project Overview. ( để làm điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View

Reports, kích Dashboards và sau đó chọn Project Overview). Để biết thêm thông tin, xem trongchương 6 và chương 17.

- Nếu bạn có Microsoft Excel hoặc Microshop Visio, in một báo cáo trực quan tập trungvào tình tr ạng. ( Để làm điều đó, tr ên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports).Để biết thêm thông tin, xem trong chương 19.

- Sao chép dữ liệu của Project sang các ứng dụng khác, ví dụ, để sao chép khung nhìn GanttChart, sử dụng lệnh Copy Picture. ( Để làm điều đó, tr ên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard ,

kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh nút lệnh Copy). Để biết thêm thông tin, xem trongchương 19.

- Xuất-export dữ liệu của Project sang các định dạng khác. ( Để làm điều đó, tr ên tab File,kích Export và sau đó kích Create PDF/XPS Document , hoặc kích Save Project as File và sau đóchọn định dạng mà bạn muốn). Để biết thêm thông tin, xem trong chương 19.

- Chia sẻ các thông tin về Project với những người khác thông qua SharePoint và Project

Web Access (PWA). Để biết thêm thông tin, xem trong phụ lục C.

Dưới đây là một số lời khuyên và đề nghị thêm cho việc xem các nhiệm vụ bị trượt tiến độ:

- Bạn có thể thấy tiêu chí mà hầu hết các bộ lọc sử dụng để xác định những nhiệm vụ hoặc

tài nguyên nào sẽ được hiển thị hoặc bị ẩn. Tr ên tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp chọncó nhãn Filter chọn More Filters. Trong hộp thoại More Filters, chọn một bộ lọc và sau đó bấmvào nút Edit. Trong hộp thoại Filter Definition, bạn có thể thấy equals được áp dụng cho cáctrường dữ liệu khác nhau cho bộ lọc đó.

- Bạn có thể nhanh chóng hiển thị các nhiệm vụ bị chậm-là các nhiệm vụ bị trễ trong mốiquan hệ với bất cứ ngày tr ạng thái nào do bạn thiết lập. Để thiết lập một ngày tr ạng thái, trên tabProject, trong nhóm lệnh Status, kích Status Date. Sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnhStyles Bar, tích chọn hộp kiểm có nhãn Tasks Late. Các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ màđược lên tiến độ để hoàn thành trước ngày tr ạng thái nhưng chưa được hoàn thành được định dạng

bởi màu xám đen.

- Báo cáo Slipping Task mô tả các nhiệm vụ bị trượt ngày k ết thúc. Để xem một báo cáoSlipping Task, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Report, kích In Progress và sau đó chọnSlipping Tasks.

- Nếu bạn đã lưu một đường cơ sở trong k ế hoạch của bạn, bạn có thể hiển thị các thanh barđại diện cho đường cơ sở và phần bị trượt so với đường cơ sở đó trong phần biểu đồ của khungnhìn Gantt Chart. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline và Slippage, vàsau đó chọn đường cơ sở mà bạn muốn hiển thị.

- Trong ví dụ này, bạn đã xem sự không ăn khớp của nhiệm vụ. Để xem sự không ăn khớpcủa các sự phân công tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìn Task Usage và sau đó áp dụng bảngVariance (để xem sự không ăn khớp về tiến độ ) hoặc các bảng Work (để xem sự không ăn khớpvề thời gian làm việc).






Chương XIV 229

14.2. Kiểm tra các chi phí của nhiệm vụ.

Mặc dù quan tr ọng trong hầu như tất cả các dự án nhưng tình tr ạng của tiến độ mới chỉ làmột chỉ số để đánh giá sự khỏe mạnh dự án. Đối với các dự án mà bao gồm các thông tin về chi

phí, có một chỉ số quan trong khác để đánh giá là sự không ăn khớp về chi phí (sai lệch về chi phí).Các nhiệm vụ đã sử dụng vượt quá hoặc dưới mức ngân sách? Các chi phí của nhiệm vụ trongProejct gồm có: các chi phí cố định được áp dụng trực tiếp đến các nhiệm vụ; hoặc các chi phícủa tài nguyên có nguồn gốc từ các sự phân công; hoặc là cả hai. Khi các nhiệm vụ đòi hỏi nhiềutiền hơn hoặc ít hơn so với k ế hoạch để hoàn thành chúng thì sẽ dẫn đến sự không ăn khớp về chi

phí. Việc đánh giá sự không ăn khớp về chi phí cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh về ngânsách cho các nhiệm vụ riêng biệt để tránh việc bị vượ t quá ngân sách tổng thể của dự án.

Mặc dù các nhiệm vụ và các tài nguyên ( và các chi phí của chúng) có quan hệ trực tiếp vớinhau, nên việc đánh giá riêng r ẽ từng cái một là để cung cấp thêm nhiều kiến thức.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy phạm vi tổng thể của sự khôngăn khớp về chi phí trong k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Tiếp theo bạn sẽ tập trung vào cácnhiệm vụ cụ thể mà có sự không ăn khớp cao về chi phí.

Trong ví dụ này, bạn sẽ xem sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ. Bạn sẽ bắt đầu bằngviệc hiển thị bảng Cost .

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost .

Trong bảng này, bạn có thể thấy chi phí theo đường cơ sở , chi phí theo tiến độ hiện tại (trong cột Total Cost ), chi phí thực tế, và sự không ăn khớp chi phí của từng nhiệm vụ. Không ănkhớp về chi phí là sự khác nhau giữa chi phí theo đường cơ sở và chi phí theo tiến độ hiện tại. Tấtnhiên, các chi phí không được lên tiến độ theo cùng ngh ĩa như khi công việc được lên tiến độ;nhưng các chi phí có nguồn gốc từ các tài nguyên làm việc (ngoại tr ừ các chi phí cố định và các

chi phí liên quan tới tài nguyên vật liệu và tài nguyên chi phí) được tr ực tiếp tính toán từ thời gianlàm việc được lên tiến độ.

Nhiệm vụ 0 là nhiệm vụ tổng quát của dự án; các giá tr ị chi phí của nó chính là giá tr ị chi phí của dự án và chúng phù hợp với các giá tr ị mà bạn sẽ nhìn thấy trong hộp thoại Project

Statistics. Những giá tr ị này bao gồm những thứ sau đây

- Tổng giá trị chi phí hiện tại (Curent ) là tổng cộng của giá tr ị chi phí thực tế- Actual (đãhoàn thành) và giá tr ị chi phí còn lại- Remaining (chưa hoàn thành).

- Giá tr ị chi phí theo đường cơ sở ( Baseline) là chi phí được lên k ế hoạch của dự án khiđường cơ sở của nó được thiết lập ( khi đường cơ sở được lưu).

- Chi phí thực tế ( Actual) là chi phí đã được gánh chịu cho đến nay. - Chi phí còn lại ( Remainder ) là sự khác nhau giữa chi phí hiện tại và chi phí thực tế.

Tiếp theo, bạn sẽ tập trung vào các chi phí cấp bậc cao.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline và sau đó chọn Level 1.






Chương XIV 230

Project sẽ ẩn tất cả các nhiệm vụ con và các nhiệm vụ khái quát lồng bên trong, chỉ giữ lạisự hiển thị của các nhiệm vụ cấp cao.

Nhìn vào cột Variance, bạn có thể thấy rằng giai đoạn Design and Production (Nhiệm vụ27) chiếm gần như tất cả giá tr ị không ăn khớp về chi phí của dự án.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ sử dụng bộ lọc để giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ có sự

không ăn khớp về chi phí. Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline và sau đó chọn All Subtasks.

Project mở rộng danh sách các nhiệm vụ để hiển thị tất cả các nhiệm vụ con.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích hộ p chọn Filter và sau đó chọn More

Filters.

Bước 5: Trong hộp thoại More Filters, chọn Cost Overbudget và sau đó bấm nút Apply.

Project lọc trong danh sách các nhiệm vụ để chỉ hiển thị các nhiệm vụ mà chi phí thực tếvà chi phí theo tiến độ hiện tại lớn hơn chi phí theo đường cơ sở của chúng. Quét qua danh sáchcác nhiệm vụ này, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 31 và 32 đang gánh chịu sự không ăn khớp đáng

k ể.

Bước 6 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích hộp chọn Filter và sau đó chọn Clear

Filter .

Project gỡ bỏ việc lọc.

Điều gì đã gây ra sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ trong dự án cuốn sách mới?Bởi vì các chi phí của dự án này gần như toàn bộ có nguồn gốc từ thời gian làm việc được thựchiện bởi các tài nguyên, bạn có thể kết luận rằng đó là do thời gian làm việc cho đến nay nhiều

hơn thời gian làm việc dự kiến ban đầu được yêu cầu để hoàn thành các nhiệm vụ đã gây ra sựkhông ăn khớp này.

Như chúng tôi đã lưu ý tr ước đó, các chi phí của nhiệm vụ và tài nguyên có liên quan chặtchẽ với nhau; trong hầu hết các trường hợp, các chi phí của nhiệm vụ chủ yếu hoặc hoàn toàn xuất

phát từ các chi phí của tài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ. Kiểm tra các chi phí của tàinguyên là chủ đề của phần tiếp theo.

Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm khi làm việc với dữ liệu về chi phí:

- Để thấy các nhiệm vụ đang vượt quá ngân sách, bạn có thể sử dụng báo cáo Task Cost

Overview. Để thấy báo cáo này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Report, kích Costs và sauđó chọn Task Cost Overview.

- Nếu bạn có phần mềm Excel, bạn có thể sử dụng báo cáo Budge Cost. Để tạo ra báo cáo Budge Cost, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports. Trong tab Assignment

Usage của hộp thoại Visual Reports, chọn Budge Cost Report và sau đó bấm nút View.






Chương XIV 231

- Áp dụng bộ lọc Late/Overbudget Tasks Assigned To filter cho một tài nguyên cụ thể. Đểlàm điều đó, tr ên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn Filter và sau đó chọn More

Filters.

- Hiển thị sự không ăn khớp về thời gian làm việc trong bảng Work trong một khung nhìndạng Task. Để làm điều đó, tr ên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọnWork . Nhớ rằng đối với một k ế hoạch mà phần lớn các chi phí có nguồn gốc từ các tài nguyên làm

việc thì việc kiểm tra sự không ăn khớp về thời gian làm việc cũng là một cách để kiểm tra sựkhông ăn khớp về chi phí.

- Bạn có thể so sánh thời gian làm việc trong lưới pha thời gian theo đường cơ sở và theotiến độ hiện tại trong một khung nhìn dạng Usage. Ví dụ, trong khung nhìn Task Usage, trên tabFormat, trong nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm có nhãn Baseline Work .

- Trong ví dụ này, bạn đã xem sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ. Để xem sự khôngăn khớp về chi phí theo thời gian của các sự phân công tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìnTask Usage và sau đó áp dụng bảng Cost . Trong khi đang ở trong một khung nhìn dạng Usage,

bạn cũng có thể thấy các chi tiết của chi phí (Cost ), chi phí theo đường cơ sở ( Baseline Cost ) vàchi phí thực tế ( Actual Cost ) thông qua hộp thoại Add Details. Trên tab Format, trong nhóm lệnh

Details, chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

14.3. Kiểm tra các chi phí của tài nguyên.

Các nhà quản lý dự án đôi khi tập trung vào các chi phí của tài nguyên như một phươngtiện để đo lường sự tiến triển và sự không ăn khớp trong một dự án. Tuy nhiên, các thông tin vềchi phí tài nguyên cũng phục vụ những người khác và các nhu cầu khác. Đối với nhiều tổ chức cơquan, các chi phí của tài nguyên là các chi phí chủ yếu hay thậm chí là chi phí duy nhất phải gánhchịu trong khi hoàn thành các dự án, do đó việc theo dõi chặt chẽ các chi phí của tài nguyên có thểliên quan tr ực tiếp đến sức khỏe tài chính của một tổ chức. Không phải người quản lý của dự án,mà thay vào đó là một người thực hiện, tức là nhân viên k ế toán hoặc người quản lý tài nguyên là

người quan tâm nhất về chi phí của tài nguyên trong các dự án khi chúng có liên quan đến các chi phí của tổ chức.

Một lý do phổ biến khác để theo dõi các chi phí của tài nguyên là để cho việc thanh toánnội bộ bên trong một cơ quan tổ chức ( ví dụ, thanh toán các dịch vụ do bộ phận khác cung cấpcho bộ phận của bạn) hay với bên ngoài. Trong cả hai trường hợp, các thông tin về chi phí tàinguyên được lưu trữ trong các kế hoạch có thể phục vụ như là cơ sở cho việc thanh toán cho cácđối đã cung cấp các dịch vụ cho bộ phận của bạn hoặc của cơ quan bạn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, các phí tổn (chi tiêu) trong k ế hoạch cuốnsách thiếu nhi mới có nguồn gốc, đối với phần lớn các giai đoạn, từ các chi phí của các sự phâncông tài nguyên. Bạn đã thấy các chi phí của nhiệm vụ, vì vậy tiếp theo bạn sẽ tập trung vào sự

không ăn khớp về chi phí của tài nguyên.Trong ví dụ này, bạn sử dụng các bảng và các tùy chọn sắp xếp khác nhau để nhìn thấy sự

không ăn khớp về chi phí của tài nguyên.




Bảng Cost xuất hiện.






Chương XIV 232

Trong bảng Cost , bạn có thể thấy các giá tr ị chi phí theo tiến độ hiện tại, theo đường cơ sở

và các chi phí liên quan khác của từng tài nguyên. Trong hầu hết các trường hợp ở đây, các giá trịchi phí của các tài nguyên làm việc có nguồn gốc từ mức lương của từng tài nguyên nhân với thờigian làm việc trong các sự phân công của họ tới các nhiệm vụ trong kế hoạch.

Hiện nay, khung nhìn Resource Sheet đang sắp xếp các tài nguyên theo số ID của chúng.Tiếp theo, bạn sẽ sắp xếp chúng theo chi phí của tài nguyên.

Bước 3: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Cost , và trong danh sáchthả xuống chọn Sort Largest to Smallest .

Project sắp xếp các tài nguyên theo chi phí của chúng từ cao xuống thấp. Lưu ý r ằng cáctài nguyên được sắp xếp theo các giá trị trong cột Cost , đó là tổng cộng của chi phí thực tế ( Actual)với chi phí còn lại ( Remaining) của họ.

Kiểu sắp xếp này nhanh chóng cho bạn ai là tài nguyên tốn kém ít nhất và ai là tốn kémnhất (như sự hiển thị trong cột Cost ), nhưng nó không giúp cho bạn thấy được điều tương tự nhưthế trong sự không ăn khớp (cột Variance). Bạn sẽ điều đó ở bước tiếp theo.

Bước 4: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Variance, và trong danhsách thả xuống chọn Sort Largest to Smallest .

Project sẽ sắp xếp tại các tài nguyên theo sự không ăn khớp về chi phí từ cao xuống thấp.






Chương XIV 233

Với danh sách các tài nguyên được sắp xếp theo sự không ăn khớp về chi phí, bạn có thểnhanh chóng tập tập trung vào các tài nguyên mà có sự không ăn khớp lớn nhất, trong trường hợpnày thì đó là Copyediters.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lênh Data, kích Soft và sau đó chọn by ID.

Project sắp xếp lại các tìa nguyên theo số ID của chúng.

Lưu ý r ằng lượng tiền trong cột không ăn khớp (Variance) mặc dù quan tr ọng nhưng lạikhông cho bạn được biết toàn bộ câu chuyện về nó. Làm gì để biết được những nhiệm vụ có tỷ lệ

phần trăm không ăn khớp cao nhất. Một nhiệm vụ có chi phí theo đường cơ sở là 1.000 $ và 1.200$ là chi phí thực tế của nó, có tỷ lệ phần trăm không ăn khớp thấp hơn so với nhiệm vụ có chi phítheo đường cơ sở là 100 $ và 200 $ là chi phí thực tế. Trong các dự án phức tạp, việc nắm bắt đượcnhững nhiệm vụ có xu hướng có tỉ lệ phần trăm không ăn khớp lớn có thể giúp bạn tránh đượcnhững vấn đề tương tự trong tương lai. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thấy một cách để bắt đầu phântích sự không ăn khớp theo hướng này.

Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm khi làm việc với các chi phí của tài nguyên:

- Bạn có thể sử dụng báo cáo Cost Overview để xem các tài nguyên vượt quá ngân sách.Để làm điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, nhấn Dashboards và sau đóchọn Cost Overview.

- Bạn cũng có thể xem các giá trị chi phí trong lưới pha thời gian trong một khung nhìndạng Usage. Ví dụ, đang trong khung nhìn Resource Usage, trên tab Format, trong nhóm lệnh

Details, kích vào Add Details. Trong hộp thoại Details Styles chọn để hiển thị các hàng (Show) Baseline Cost và Cost . Cũng có thể làm điều tương tự trong khung nhìn Task Usage.

- Nếu bạn có phần mềm MS Excel, bạn có thể sử dụng báo cáo Resource Cost Summary.Để làm điều đó, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports. Trong tab

Resource Usage của hộp thoại Visual Reports, chọn Resource Cost Summary Report và sau đó

bấm nút View.

14.4. Báo cáo sự không ăn khớp về chi phí của dự án bằng khung nhìn

Stoplight

Có r ất nhiều các cách khác nhau để báo cáo tình tr ạng của một dự án về mặt không ăn khớpvề nhiệm vụ hoặc không ăn khớp về ngân sách hoặc các sự đo lường khác. Không thiếu các tínhnăng có trong Project mà hỗ trợ việc báo cáo tình tr ạng dự án, nhưng điểm chính cần lưu ý ở đâylà phương pháp mà bạn sử dụng để báo cáo tình tr ạng dự án ít vấn đề kỹ thuật hơn vấn đề truyềntải. Ví dụ, Đâu là định dạng và cấp độ của chi tiết mà các bên liên quan của bạn cần xem ? Cácnhà tài tr ợ của dự án có nên thấy các khía cạnh của sự thực hiện của một dự án mà khác hơn so

với những gì mà các tài nguyên của nó thấy hay không? Những câu hỏi này là tr ọng tâm của côngviệc của người quản lý dự án. May mắn thay, như đã nói tr ước đó, Proejct là một công cụ truyềnthông phong phú mà bạn có thể sử dụng để xây dựng các loại thông tin về tình tr ạng dự án nhằmđáp ứng tốt nhất các yêu cầu của các bên liên quan.






Chương XIV 234

Tiếp theo, bạn tập trung vào việc tạo ra một cái gì đó mà thường được gọi là bản báo cáođèn dừng lại (Stoplight ). Báo cáo tình tr ạng này thể hiện các chỉ số quan trọng của các nhiệm vụ,chẳng hạn như tình tr ạng về tiến độ hoặc ngân sách, là các đèn có màu giản đơn: đỏ, vàng và xanhlá. Những báo cáo tình tr ạng như vậy r ất dễ hiểu cho bất cứ ai và chúng cũng nhanh chóng cungcấp một cái cảm giác chung về tình tr ạng sức khỏe của một dự án. Nói đúng ra, những gì bạn sẽtạo ra ở đây không phải là một bản báo cáo trong Project, vì thế chúng ta sẽ gọi nó là khung nhìn

đèn dừng lại (Spotlight ) thay vì gọi là báo cáo.Lưu ý: Ví dụ sau đây sử dụng các trường dữ liệu và các công thức tùy chỉnh. Đây là những

tính năng mạnh mẽ trong Project và bạn sẽ thấy r ằng chúng có thể áp dụng cho r ất nhiều nhu cầukhác ngoài khung nhìn Spotlight.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuát bản Lucerne Publishing, bạn kết luận rằng cách tốt nhất để giúpđội ngũ làm việc trong k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới hiểu r õ hơn về sự không ăn khớp về chi

phí là sử dụng một khung nhìn Spotlight.

Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh một khung nhìn bằng cách sử dụng các công thức và trườngdữ liệu tùy chỉnh để tập trung hiển thị sự không ăn khớp về chi phí của các nhiệm vụ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó chọnTask Sheet .

Project sẽ hiển thị khung nhìn Task Sheet. Nó hiện đang chứa đựng bản Cost .

Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã tùy chỉnh một trường dữ liệu trong tập tin Project nàyđể nó chứa đựng một công thức dùng để đánh giá sự không ăn k hớp về chi phí của từng nhiệm vụ.Tiếp theo, bạn sẽ xem công thức này để hiểu nó làm những gì và sau đó xem các chỉ thị đồ họađược gán tới trường dữ liệu.

Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Columns, kích Custom Fields.

Hộp thoại Custom Fields xuất hiện.

Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Type ở góc trên cùng phía bên phải của khu vực có nhãnField , chọn Number từ danh sách thả xuống.

Bước 4: Trong danh sách của hộp chọn có nhãn Field , chọn Overbudget (Number3).

Đây chính là trường dữ liệu tùy chỉnh mà chúng tôi đã thiết lập trước cho bạn.

Bước 5: Bên dưới khu vực có nhãn Custom attributes, bấm vào nút Formula.






Chương XIV 235

Hộp thoại Formula xuất hiện.

Công thức này đánh giá sự không ăn khớp về chi phí của từng nhiệm vụ. Nếu chi phí hiệntại của nhiệm vụ bằng từ 0 đến 10 phần trăm chi phí theo đường cơ sở, công thức gán số 10 vớinhiệm vụ. Nếu chi phí hiện tại nằm trong khoảng từ 10 đến 20 phần trăm chi phí theo đường cơsở, nó sẽ gán giá tr ị là 20. Nếu chi phí hiện tại lớn hơn 20 phần trăm so với chi phí theo đường cơsở, nó gán giá tr ị là 30. Và những giá trị 10, 20 hoặc 30 sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu tùy chỉnhOverbudget (Number3).

Bước 6 : Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Formula.

Bước 7 : Trong hộp thoại Custom Fields, bên dưới khu vực có nhãn Values to display, bấmnút Graphical Indicators.

Hộp thoại Graphical Indicators xuất hiện. Ở đây, bạn xác định các chỉ thị đồ họa đặc biệtđể hiển thị, sự hiển thị phụ thuộc vào giá tr ị của trường dữ liệu Overbudget của từng nhiệm vụ.Một lần nữa, để tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã chọn các chỉ thị đồ họa trước cho bạn.

Bước 8: Kích vào ô dữ liệu đầu tin thuộc cột Image ( hiện đang chứa một gương mặt cười

màu xanh lá cây) và sau đó kích vào biểu tượng đầu mũi tên xuất hiện bên cạnh nó.

Sau đó bạn có thể thấy vô số các chỉ thị đồ họa mà bạn có thể gắn với các giá trị của cáctrường dữ liệu.

Bước 9: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Graphical Indicators, và sau đó bấm nútCancel một lần nữa để đóng hộp thoại Custom Fields.

Bước 10: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào biểu tượng tam giác expand/collapse bêncạnh tên của nhiệm vụ 1, nhiệm vụ khái quát định kỳ Editorial staff meeting.

Danh sách các nhiệm vụ định kỳ thu lại để chỉ hiển thị nhiệm vụ khái quát định kỳ.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ hiển thị cột Overbudget (Number3) trong bảng Cost . Bước 11: Kích vào tiêu đề cột có nhãn Add New Column ở phía ngoài cùng bên phải của

bảng.

Một danh sách các trường dữ liệu có sẵn xuất hiện.






Chương XIV 236

Bước 12: Trong danh sách các trường thả xuống, chọn Overbudget (Number3).

Bạn cũng sẽ nhìn thấy trường dữ liệu tùy chỉnh tương tự tên là Number3 (Overbudget) trong danh sách các trường dữ liệu này.

Lưu ý: Khi bạn lựa chọn các mục trong một danh sách như vậy, bạn có thể bắt đầu bằngviệc gõ tên của mục mà bạn muốn và, khi tên đầy đủ của nó xuất hiện, chọn nó.

Project sẽ hiển thị cột Overbudget trong bảng Cost .

Lưu ý: Để nhìn thấy giá trị số học của chỉ thị đồ họa trong một ScreenTip, chỉ việc di chuyển

con tr ỏ chuột tới chỉ thị đồ họa mà bạn muốn. Mỗi khi sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ thay đổi, dẫn đến các chỉ thị đồ họa

thay đổi theo phạm vi đã được chỉ định trong công thức. Đây là một định dạng thuận tiện cho việcxác định các nhiệm vụ có sự không ăn khớp về chi phí cao hơn bạn muốn, như đã đượ c chỉ thị bởicác chỉ thị màu vàng hoặc đỏ. Bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 31 và 32 có cả lượng tiền không ănkhớp lớn lẫn tỉ lệ phần trăm không ăn khớp cao so với đường cơ sở nên được chỉ thị bởi các khuônmặt buồn màu đỏ.

Cho đến nay, bạn đã xác định được sự không ăn khớp về tiến độ và ngân sách trong mộtlần khung nhìn dạng Task và sự không ăn khớp về ngân sách trong một khung nhìn dạng Resource,mỗi chúng là một thước đo quan trọng về tình tr ạng của dự án. Đây là lúc thích hợp để nhắc nhở

bản thân mình r ằng báo cáo cuối cùng được chọn về tình tr ạng của dự án là không đúng với địnhdạng của dữ liệu trong Project nhưng đúng với các yêu cầu của các bên liên quan tới dự án của bạn. Việc xác định những yêu cầu này là gì đòi hỏi các kỹ năng phán đoán và truyền tải tốt của bạn.






Chương XV 237

Đưa dự án theo dõi trở lại






Chương XV 238

Sau khi sự làm việc đã được bắt đầu trong một d ự án, giải quyết sự không ăn khớp không phải là một sự việc xảy ra một lần, mà thay vào đó là sự nỗ lực không ngừng của người quản lýd ự án. Nói một cách cụ thể, bạn phải luôn đối phó với sự không ăn khớp và điều đó phụ thuộc vàoloại của sự không ăn khớp và và bản chất của dự án. Trong chương này, chúng ta sẽ tập trung vàomột số vấn đề về sự không ăn khớp có thể nảy sinh trong một d ự án khi công việc tiến triển. Chúngta sẽ trình bày những vấn đề này quanh tam giác d ự án, được mô tả chi tiết trong Phụ lục A.

Nói ngắn gọn thì mô hình tam giác d ự án tr ình bày một d ự án về mặt thời gian (hoặc thờihạn thực hiện), chi phí (hoặc ngân sách), và phạm vi (công việc được yêu cầu của dự án để tạo ramột sư chuyển giao thỏa đáng). Trong mô hình này thì thời gian, chi phí và phạm vi được nối liềnvới nhau; d o đó, việc thay đổi bất kỳ một yếu tố nào đó có thể ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại.Đối với mục đích của việc xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề trong quản lý d ự án, bạnsẽ thấy thật hữu ích khi đặt các vấn đề vào trong một trong ba yếu tố này.

Trong hầu như bất kỳ dự án nào, một trong số những yếu tố này sẽ quan trọng hơn so vớihai yếu tố còn lại. Yếu tố quan trọng nhất này đôi khi được gọi là ràng buộc phát động- Drivingconstrain vì nó d ẫn dắt các hành động của bạn khi là một người quản lý của d ự án. Ví dụ, đối vớimột dự án phải được k ết thúc vào một ngày cụ thể, bạn có thể cần tạo ra các thỏa hiệp về chi phívà phạm vi để đáp ứng được ngày hạn chót đó. Làm việc với tam giác d ự án cung cấp cho bạn một

phương pháp thích hợp để phân tích các thỏa hiệp mà gần như phải luôn luôn tạo ra. Điều quantr ọng là nó đưa cho bạn một cách giải thích rõ ràng những ưu và khuyết điểm của các thỏa hiệptới các tài nguyên, nhà tài tr ợ và các bên liên quan khác của dự án.

Những vấn đề cụ thể mà chúng ta sẽ tập trung trong chương này không nhất thiết phải là cácvấn đề phổ biến nhất mà bạn sẽ phải đối mặt trong các các d ự án của riêng bạn. Bởi vì mỗi dự án chỉ có một, không có cách nào để dự đoán chính xác những gì sẽ xảy ra. Tuy nhiên, chúng tôi đãcố gắng để làm nổi bật các vấn đề cấp bách nhất ở thời điểm giữa chừng của dự án cuốn sách thiếunhi mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing mà chúng ta đã thảo luận trong suốt cuốn sách nàyvà áp d ụng các giải pháp tới các vấn đề phổ biến. Trước đó, bạn đã làm việc với hầu hết các tínhnăng sẽ được sử dụng trong chương này, nhưng ở đây ý định của bạn là khác với những lần trước

- đó là đưa d ự án theo dõi tr ở lại. Trong chương này, bạn sẽ áp dụng một loạt các chiến thuật đểgiải quyết các vấn đề về thời gian, chi phí và phạm vi đã xảy ra trong một dự án.

15.1. Khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ.

Sự không ăn khớp về tiến độ sẽ gần như chắc chắn sẽ xuất hiện trong các d ự án kéo dài. Duytrì sự kiểm soát theo tiến độ đòi hỏi người quản lý dự án phải biết khi nào thì sự không ăn khớp xảy ra và đến mức độ nào, và sau đó có hành động khắc phục kịp thời để tiếp tục theo dõi. Để giúp

bạn xác định khi nào thì sự không ăn k hớp xảy ra, kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã có nhữngthứ sau đây:

- Một ngày hạn chót đã áp d ụng cho một nhiệm vụ d ễ bị ảnh hưởng bởi thời gian.

- Một đường cơ sở của d ự án để d ựa vào đó bạn có thể so sánh sự thực hiện thực tế.

Ngày hạn chót và đường cơ sở của dự án sẽ giúp bạn khắc phục các vấn đề về thời gian vàtiến độ trong Project.

Thời gian Chi phí

Phạm vi






Chương XV 239

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã bắtgặp đủ loại không ăn khớp về tiến độ mà yêu cầu phải có các hành động khắc phục.

Trong ví d ụ này, bạn giải quyết một ngày hạn chót bị bỏ qua và rút ngắn thời hạn thực hiệncủa một số nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt.

Bạn cần đến tập tin Back on track_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 15 đi

kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Back on track_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Back on track .

Trước khi bắt đầu khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ, bạn sẽ có một cái nhìn tổngquát hơn về mức độ không ăn khớp tiến độ trong k ế hoạch này cho đến nay.



Bước 2: Bấm nút Statistics.

Như bạn có thể thấy, d ự án cuốn sách thiếu nhi mới có cả sự không ăn khớp về tiến độ lẫnchi phí. Sự không ăn khớp về tiến độ đã được liệt k ê tại ô là giao giữa cột Finish và hàng Variance.

Cũng nên lưu ý r ằng, về mặt thời hạn thực hiện tổng thể, kế hoạch này đã hoàn thành được khoảng49%.

Bước 3: Nhấn nút Close để đóng hộp thoại Project Statistics.

Hộp thoại Statistics cũng bao gồm cả ngày k ết thúc của dự án. Tuy nhiên, để giám sát ngàyk ết thúc này khi bạn làm việc về tiến độ, bạn có thể chú ý đến ngày k ết thúc-Finish của nhiệm vụ0, nhiệm vụ tổng quát của dự án.

Chú ý tới ngày k ết thúc hiện tại của d ự án trong trường dữ liệu Finish của nhiệm vụ 0. Bạn biết rằng ngày này phải được rút ngắn để phù hợp với ngày bạn in cuốn sách. Trước khi bạn giảiquyết thời hạn thực hiện tổng thể của dự án, bạn sẽ kiểm tra ngày hạn chót bị bỏ qua của nhiệm vụ 45, Generate proofs.

Bước 4: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 45, Generate proofs.


Bước 6 : Di chuyển con trỏ chuột tới chỉ thị thời hạn chót bị bỏ qua trong cột Indicators củanhiệm vụ 45, Generate proofs.






Chương XV 240

Các sự thay đổi về tiến độ đã xảy ra đủ khiến ngày hoàn thành d ự kiến của nhiệm vụ nàyvượt qua ngày hạn chót của nó là ngày 12 tháng 10. Tiếp theo, bạn sẽ định dạng khung nhìn nàyđể nhìn rõ hơn các nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt-đó là các nhiệm vụ dẫn dắt ngày k ết thúc củak ế hoạch này.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọnWeeks.

Bước 8: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Critical Tasks.

Đối với các nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt, Project định dạng các thanh bar nhiệm vụ

của chúng có màu đỏ.

Với việc khung nhìn hiển thị theo kiểu này, bạn có thể nhìn thấy nhiệm vụ 45 và r ất nhiềunhiệm vụ tiền nhiệm của nó thuộc lộ tr ình then chốt.

Để tiếp tục giải quyết thời hạn chót bị bị bỏ lỡ của nhiệm vụ 45, bạn sẽ tập trung v ào cácnhiệm vụ kế nhiệm bị d ẫn động và nhiệm vụ tiền nhiệm phát động của nó bằng cách sử dụng tínhnăng Task Path.

Bước 9: Với nhiệm vụ 45 vẫn đang được chọn, tr ên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles,kích Task Path và sau đó chọn Driving Predecessors.

Project áp d ụng một định dạng màu cam sẫm tới các thanh bar của các nhiệm vụ hiện đangd ẫn dắt tiến độ của nhiệm vụ 45. Bạn sẽ tập trung lên các nhiệm vụ này để rút ngắn ngày k ết thúcd ự kiến của nhiệm vụ 45.

Bước 10: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path và sau đó chọn Driven Successors.

Project sẽ áp dụng một định dạng màu tím tới các thanh bar của các nhiệm vụ có tiến độ bịd ẫn dắt bởi nhiệm vụ 45.

Bước 11: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 31, Proofread and index.


Thanh bar Grantt của nhiệm vụ 32 sẽ hiển thị trong khung nhìn.






Chương XV 241

Đây là nhiệm vụ đầu tiên trong chuỗi các nhiệm vụ tiền nhiệm phát động của nhiệm vụ 45.Các nhiệm vụ trước nó đã được hoàn thành và không còn ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của cácnhiệm vụ chưa hoàn thành còn lại.

Tác giả của cuốn sách thiếu nhi mới, Tab Orman và một biên tập thảo- Copyeditor đang

được phân công tới nhiệm vụ này. Sau khi tham khảo ý kiến của các t ài nguyên được phân côngtới, bạn đồng ý rằng nhiệm vụ 31 có thể được hoàn thành trong một thời hạn thực hiện ngắn hơnmột chút: đó là 12 ngày.

Bước 13: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 31, gõ 12 và sau đó nhấn phím Enter.

Project giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này và lên lại tiến độ các nhiệm vụ kế nhiệm bị ảnh hưởng, bao gồm cả nhiệm vụ 45 và ngày k ết thúc của dự án.

Tuy nhiên, sự điều chỉnh này không đủ để sửa ngày hạn chót bị nhỡ của nhiệm vụ 45.

Nhiệm vụ 32 giờ đang được chọn. Đối với nhiệm vụ này, bạn và các tài nguyên được phâncông đến đồng ý rằng nên bổ sung thêm một tài nguyên để giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này.

Bước 14: Chắc chắn rằng nhiệm vụ 32 đang được chọn, tr ên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignements, kích Assign Resource.

Hộp thoại Assign Resource xuất hiện, với tên của các tài nguyên hiện đang được phân côngtới nhiệm vụ 32 ở tr ên cùng của cột Resource Name.






Chương XV 242

Bước 15: Trong hộp thoại Assign Resource, trong cột Resource Name, chọn Jane Dow vàsau đó bấm nút Assign.

Sau khi phân công thêm tài nguyên, bạn cần nói với Project cách thức nó nên điều chỉnhviệc lên tiến độ của nhiệm vụ này.

Bước 16 : Kích vào chỉ thị Action trong trường Task Name của nhiệm vụ 32 ( biểu tượng

hình tam giác nhỏ ở góc tr ên cùng bên trái của trường dữ liệu) và sau đó kích vào nút Action xuấthiện ở bên cạnh.

Danh sách các hành động- Action xuất hiện.

Bước 17 : Kích vào tùy chọn Reduce duration but keep the same amount of work .

Project giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 32 từ 10 xuống còn 6 ngày. Bởi vì tùy chọn Action mà bạn đã chọn, Project giữ số lượng thời gian làm việc của nhiệm vụ như cũ, nhưng thờigian làm việc này hiện đang được phân phối cho 3 tài nguyên được phân công tới chứ không phảilà hai tài nguyên như lúc đầu.

Bước 18: Bấm vào nút Close để đóng hộp thoại Assign Resource.

Kiểm tra chỉ thị ngày hạn chót và thanh bar Gantt của nhiệm vụ 45, bạn sẽ thấy rằng cáchành động ở trên đã di chuyển ngày hoàn thành của nhiệm vụ 45 gần tới ngày hạn chót của nóhơn, nhưng nó vẫn chưa chùng với ngày đó.






Chương XV 243

Nhìn qua các nhiệm vụ tiền nhiệm còn lại của nhiệm vụ 45, bạn thấy rằng nhiệm vụ 34 và35 có một mối quan hệ loại finish-to-start và có các tài nguyên khác nhau được phân công tới. Sauhỏi ý kiến các tài nguyên được phân công tới, bạn quyết định r ằng những nhiệm vụ này có thểđược hoàn thành song song. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi loại quan hệ giữa chúng.

Bước 19: Di chuyển thanh chia đứng của khung nhìn sang bên phải để nhìn thấy cộtPredecessors thuộc phần bảng của khung nhìn Gantt Chart.

Bước 20: Trong trường dữ liệu Predecessors của nhiệm vụ 35, gõ 34SS và sau đó nhấn phímEnter.

Project sẽ thay đổi loại quan hệ nhiệm vụ sang Start-to-Start .

Bây giờ, hai nhiệm vụ này đã có mối quan hệ loại Start-to-Start , ngày bắt đầu của nhiệm vụk ế nhiệm đã di chuyển lên trước 5 ngày. Kiểm tra chỉ thị ngày hạn chót của nhiệm vụ 45, bạn thấyr ằng chỉ thị ngày hạn chót bị bỏ qua đã biến mất do số ngày mà bạn rút đi đủ để nhiệm vụ 45 k ếthúc vào ngày hạn chót (đây là số ngày ít nhất). Ngày k ết thúc của dự án đã được điều chỉnh mộtcách tương ứng bởi những thay đổi về tiến độ này tới các nhiệm vụ trong lộ trình then chốt.

Đây là một thời hạn chót quan trọng trong nhiệm vụ 45, do đó bạn lên k ế hoạch để giám sátchặt chẽ sự tiến triển trong các nhiệm vụ tiền nhiệm của nó khi công việc tiến triển trong dự án.

Bước 21: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path và sau đó chọn Remove Highlighting.

* Giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ bằng cách phân công t ài nguyên làm việc thêm

giờ Một cách để giảm thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ đó là thêm thời gian làm thêm giờ

cho tài nguyên được phân công tới. Đặc biệt là nếu tài nguyên có một mức lương làm thêm giờ thìsự thỏa hiệp này có thể là thêm các chi phí. Để thêm thời gian làm thêm giờ , hãy thực hiện các

bước sau:

Bước 1: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, bấm Details.

Khung nhìn Task Details xuất hiện bên dưới khung nhìn Gantt Chart.

Bước 2: Kích chuột vào bất cứ nơi nào đó thuộc khung nhìn Task Details và sau đó trên tabFormat, trong nhóm lênh Details, kích Work .

Bước 3: Đối với các nhiệm vụ mà bạn muốn thêm giờ làm thêm, trong khung nhìn Task

Details nhập số giờ làm thêm bạn muốn trong cột có nhãn Ovt.Work và sau đó nhấn nút OK.

Khi bạn thêm thời gian làm thêm giờ, tổng số thời gian làm việc của tài nguyên trong nhiệmvụ vẫn giữ nguyên. Tuy nhiên, sau khi nhập một giá trị thời gian làm thêm giờ thì giá tr ị này sẽ






Chương XV 244

được lên tiến độ là giờ làm thêm. Cũng với số lượng thời gian làm việc sẽ được thực hiện nhưnhau nhưng thời hạn thực hiện ( số ngày) sẽ ngắn hơn. Project cũng sẽ áp dụng các mức lươnglàm thêm giờ, nếu chúng đã được thiết lập, cho các phần thời gian làm thêm giờ trong sự phâncông. Nếu bạn dự kiến phân công giờ làm thêm mà một mức lương làm thêm giờ nên được ápd ụng, chắc chắn rằng bạn có một mức lương làm thêm giờ hợp lệ thiết lập cho tài nguyên được

phân công.

15.2. Khắc phục các vấn đề về chi phí và tài nguyên.

Trong các d ự án mà bạn đã nhập các thông tin chi phí cho các tài nguyên, bạn có thể thấyr ằng bạn phải tinh chỉnh các chi tiết của tài nguyên và sự phân công để giải quyết các vấn đề vềchhi phí hoặc ngân sách. Mặc dù đây không phải là ý định của bạn nhưng sự thay đổi các chi tiếtcủa sự phân công tài nguyên không chỉ ảnh hưởng đến các chi phí mà còn có thể ảnh hưởng đếnthời hạn thực hiện của nhiệm vụ.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, ngoài sự không ăn khớp về tiến độ, k ếhoạch cuốn sách thiếu nhi mới còn có một số sự không ăn khớp về chi phí. Với tiến độ như hiệntại, k ế hoạch này sẽ kết thúc với chi phí vượt khoảng 11.000 $ so với d ự kiến (trong đường cơ sở),

tăng khoảng 11% so với ngân sách. Nhớ lại từ Chương 14 r ằng sự không ăn khớp về chi phí củak ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới là k ết quả của việc một số thời hạn thực hiện của nhiệm vụ kéodài hơn dự kiến, và thời gian làm việc thêm đã làm tăng chi phí của các tài nguyên được phân côngtới. Để giải quyết sự không ăn khớp về chi phí trong d ự án này, bạn sẽ tập trung vào các chi phícủa tài nguyên. Trong khi kiểm tra các vấn đề về chi phí của tài nguyên, bạn cũng sẽ tìm kiếm cáccơ hội để giải quyết bất cứ vấn đề phẩn bổ vượt mức tài nguyên nào đó xuất hiện trong k ế hoạch.

Trong ví d ụ này, bạn kiểm tra các giá trị chi phí của tài nguyên và thay thế một tài nguyênđã được phân công tới một nhiệm vụ bằng một tài nguyên khác.


Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Sheet để xác định các tài nguyên tốn kém nhất trongcác nhiệm vụ còn lại-tốn kém không phải trong mức lương mà là tổng chi phí tiêu tốn trong k ếhoạch này lại d ựa tr ên các sự phân công của chúng.


Bảng Cost xuất hiện trong khung nhìn Resource Sheet.

Tại thời điểm này, khoảng một nữa thời hạn thực hiện của dự án đã trôi qua, vì vậy các tàinguyên tốn kém nhất trong toàn bộ k ế hoạch có thể không phải là các tài nguyên kém nhất trongcác nhiệm vụ mà đến nay vẫn chưa hoàn thành. Để xác định các tài nguyên tốn kém nhất trong cácnhiệm vụ còn lại, bạn sẽ sắp xếp lại bảng.






Chương XV 245

Bước 3: Kích biểu tượng mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Remaining, và trong danh sáchthả xuống, chọn Soft Largest to Smallest .

Bạn có thể thấy r ằng Hany Morcos và Jane Dow có giá tr ị chi phí còn lại cao nhất ở thờiđiểm này trong thời hạn thực hiện của k ế hoạch. Việc quản lý các chi phí của hai tài nguyên nàylà một cách có thể giúp bạn hạn chế sự không ăn khớp thêm về chi phí. Cũng lưu ý r ằng tên Hany đang được định dạng bởi màu đỏ, điều đó chỉ ra rằng cô ấy đang bị phân bổ vượt mức.


Project hiển thị khung nhìn Gantt Chart. Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các nhiệm vụ mà Hany và Jane được phân công tới.

Bước 5: Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng của khung nhìn sang bên phải để hiển thị cột

Resource Names, và sau đó k ích vào nút AutoFilter bên cạnh tiêu đề cột Resource Names. Bước 6 : Trong danh sách thả xuống, kích (Select All) ở ngay bên dưới mục Filters để xóa

bỏ tích chọn trước tên các tài nguyên, và sau đó tích chọn Hany Morcos và Jane Dow.

Bước 7 : Bấm nút OK .

Project sẽ lọc danh sách các nhiệm vụ để hiển thị các nhiệm vụ mà Hany và Jane được phân công tới.

Bước 8: Cuộn thanh cuộn đứng của khung nhìn để nhìn thấy các nhiệm vụ ở phía bên dưới.






Chương XV 246

Nhìn vào những nhiệm vụ chưa hoàn thành, bạn có thể phát hiện ra sự phân bổ vượt mứccủa Hany Morcos: cô ấy đã được phân công tới nhiệm vụ 37 và 41, chúng chồng chéo lên nhau.Đó là lý do tại sao mà chỉ thị phân bổ vượt mức tài nguyên màu đỏ xuất hiện trong cột chỉ thị củanhững nhiệm vụ này.

Bạn có thể sửa chữa sự phân bổ vượt mức của Hany bằng cách cân đối tài nguyên, nhưngđiều đó có thể kéo dài ngày k ết thúc của dự án và sẽ không giúp gì cho việc giảm chi phí tổng thểcủa dự án. Thay vào đó, bạn sẽ thay thế Hany bởi một tài nguyên ít tốn kém hơn vào một trongnhững sự phân công của cô ấy.

Bước 9: Kích vào nút AutoFilter ( hình dáng hiện nay giống như cái phễu bởi vì bộ lọcđang được áp dụng) bên cạnh tiêu đề cột Resource Name, và trong danh sách thả xuống, chọnClear Filter from Resource Names.

Project sẽ bỏ lọc khỏi danh sách nhiệm vụ để hiển thị tất các nhiệm vụ.

Bước 10: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 37, Proof and review.

Đây là một nhiệm vụ mà một nhân viên biên tập ít kinh nghiệm hơn (hoặc r ẻ hơn) có thể xửlý, do đó bạn sẽ thay thế Hany.

Bước 11: Trong tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources.

Hộp thoại Assign Resources xuất hiện. Lưu ý tới chi phí của sự phân công Hany tới nhiệmvụ 37: 1.550 $.

Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resourcse, trong cột có nhãn Resource Name, kích chọn Hany Morcos và sau đó bấm nút Replace.

Hộp thoại Replace Resource xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tổng chi phí củatừng tài nguyên d ựa tr ên mức lương và sự phân công của họ tới các nhiệm vụ trong k ế hoạch.

Bước 13: Trong cột có nhãn Resource Name trong hộp thoại Replace Resource, kích chọn Jun Cao và sau đó bấm nút OK .






Chương XV 247

Project sẽ thay thế Hany bằng Jun trong sự phân công tới nhiệm vụ này.

Chi phí thấp hơn của Jun trong sự phân công này, 880 $, xuất hiện trong hộp thoại Assign

Resources. Cũng lưu ý r ằng chỉ thị phân bổ vượt mức tài nguyên màu đỏ không còn xuất hiệntrong cột chỉ số, như vậy là bạn đã giải quyết sự phân bổ vượt mức của Hany. Cuối cùng, cũng lưuý r ằng ngày k ết thúc của nhiệm vụ 37 đã di chuyển lên trước 1 ngày. Điều này là do lịch làm việc“ four by ten” (một tuần làm việc 4 ngày, mỗi ngày làm 10 tiếng) mà bạn đã thiết lập ở trong chương4.

Bước 14: Trong hộp thoại Assign Resources, bấm nút Close.

15.3. Khắc phục các vấn đề về phạm vi của công việc.

Phạm vi của một d ự án nên bao gồm tất cả các công việc cần thiết- và chỉ là công việc cầnthiết- để giao sản phẩm của dự án thành công tới khách hàng d ự định của nó. Sau khi sự làm việctrong d ự án đã bắt đầu, việc quản lý phạm vi của nó thường đòi hỏi tạo ra các sự thỏa hiệp: thỏahiệp về thời gian đối với tiền bạc, hoặc thỏa hiệp về chất lượng đối với thời gian…

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn mới chỉ bàn bạc với ban quản tr ị (làcác nhà tài tr ợ dự án). Bạn được yêu cầu phải cắt giảm khoảng 5.000 $ trong chi phí của các nhiệmvụ còn lại của k ế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Ngày k ết thúc của k ế hoạch này như dự định là

phù hợp, nhưng chi phí thực tế đã có vượt ngân sách một chút. Bạn cần phải giảm bớt công việcđể giảm phần chi phí còn lại ( phần công việc chưa hoàn thành).

Trong ví d ụ này, bạn sẽ xem các chi phí còn lại của các nhiệm vụ và gỡ bỏ một số nhiệm vụra khỏi k ế hoạch.


Sự tập trung của bạn ở đây là về các nhiệm vụ chưa hoàn thành, vì thế bạn sẽ lọc danh sáchcác nhiệm vụ.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter ( ban đầunó đang chứa đựng [No Filter]) và sau đó chọn Incompleted Tasks.

Project lọc danh sách các nhiệm vụ để chỉ hiển thị các nhiệm vụ hiện vẫn chưa hoàn thànhvà các nhiệm vụ khái quát của chúng.






Chương XV 248

Một nhóm các nhiệm vụ trong k ế hoạch có thể được cắt giảm đi mà không ảnh hưởng đếnk ết quả của k ế hoạch cuốn sách mới là nhiệm vụ 40 và các nhiệm vụ con của nó, Design book’scompanion website. Chi phí còn lại của công việc này là hơn 5.000 $ phù hợp với yêu cầu phải cắtđi khỏi kế hoạch. Sau khi bàn bạc với các nhà tài tr ợ của dự án, bạn đồng ý rằng việc gỡ bỏ nhómnhiệm vụ này là hợp lý.

Bước 3: Lựa chọn tên của nhiệm vụ 40, nhiệm vụ khái quát Design book’s companionwebsite.

Bước 4: Làm một trong các bước sau:

- Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Professional, tiếp tục với bước 5.

- Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Standard, bỏ qua bước 5 để tiến tới bước6.

Bước 5: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Inactivate.

Project sẽ dừng hoạt động nhiệm khái quát này và các nhiệm vụ con của nó.

Những nhiệm vụ bị dừng hoạt động này vẫn được giữ trong kế hoạch này, nhưng hiện giờchúng không được lên tiến độ hoặc tác động tới chi phí. Chú ý r ằng, giá tr ị chi phí còn lại






Chương XV 249

( Remaining) của nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của dự án, và nhiệm vụ 27, nhiệm vụ khái quát Design and Production đều giảm tương ứng.

Lưu ý: Người sử dụng phiên bản MS Project Professional d ừng ở bước này.

Bước 6 : Với tên của nhiệm vụ 40 đang được chọn, kích chuột phải và trong shortcut menuxuất hiện, chọn Selecte Task .

Hộp thoại Planing Wizard có thể sẽ xuất hiện, hỏi bạn để kiểm tra rằng bạn thật sự có muốnxóa nhiệm vụ khái quát này và các nhiệm vụ con của nó hay không. Nếu nó xuất hiện, chắc chắnr ằng lựa chọn Continue là được chọn và sau đó bấm nút OK.

Project sẽ xóa nhiệm vụ khái quát này cùng với các nhiệm vụ con của nó và đánh lại số IDcủa các nhiệm vụ còn lại.

Lưu ý r ằng giá tr ị chi phí còn lại ( Remaining) của nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của dựán, và nhiệm vụ 27, nhiệm vụ khái quát Design and Production đều giảm tương ứng.

Bạn tham khảo ý kiến của các nhà tài tr ợ của dự án, họ đã hài lòng khi bạn hoàn tất dự áncuốn sách mới với một mức chi phí thấp hơn. Mặc dù việc hoàn thành công việc còn lại trong thờigian nhất định và các ràng buộc về chi phí sẽ là một thách thức nhưng bạn đang lạc quan về sựthực hiện trong tương lai của dự án, việc mang lại cho bạn những kỹ năng về quản lý dự án và kiếnthức về Project.






Chương XVI 250

Áp dụng định dạng và in ấn cao cấp






Chương XVI 251

Chương này giới thiệu đến bạn một số các tính năng định dạng cao cấp hơn trongMicrosoft Project 2013. Một kế hoạch được định dạng tốt có thể có giá trị khi truyền tải các thông

tin chi tiết tới các tài nguyên, các khách hàng và các bên liên quan khác. Một số khả năng địnhd ạng trong Project tương tự như những định dạng trong một tr ình soạn thảo văn bản d ựa tr ên

phong cách-Style, chẳng hạn như Microsoft Word, trong trình soạn thảo này bạn chỉ định một phong cách và nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các nội dung có trong văn bản mà phong cách đó đã

được áp dụng. Trong Project, bạn có thể sử dụng các phong cách để thay đổi sự xuất hiện củamột loại thanh bar Gantt cụ thể, chẳng hạn như thanh bar của nhiệm vụ khái quát, trong toàn bộmột kế hoạch. Những tùy chọn định dạng khác được giới thiệu trong chương này tập trung tr ựctiếp vào định dạng của nhiệm vụ và định dạng của một số khung nhìn được sử dụng thường xuyên.

Trong chương này, bạn sẽ áp dụng một số tính năng định dạng cao cấp hơn của Project tới khungnhìn.

16.1. Định dạng khung nh ìn biểu đồ Gantt

Bạn có thể định dạng các mục-thành phần cụ thể (ví d ụ, biểu tượng cột mốc- Milestone) trong

một khung nhìn biểu đồ Gantt để thay đổi sự xuất hiện của mục đó. Trong chương 6, bạn đã làm

việc với các phong cách của biểu đồ Gantt -Gantt Chart Style và làm việc tr ực tiếp với định dạng

của thanh bar Gantt. Trong phần này, bạn sẽ làm việc với các phong cách của thanh bar - Bar Styles

để thay đổi diện mạo hiển thị của các loại cụ thể của thanh bar Gantt (chẳng hạn như nhiệm vụkhái quát) và các thành phần khác (chẳng hạn như chỉ thị đường hạn chót) theo những cách mà

các phong cách của biểu đồ Gantt không thể có. Các thay đổi về định dạng mà bạn thực hiện chỉáp d ụng đối với khung nhìn hiện đang mở ra.

Lưu ý: Hãy nhớ rằng có r ất nhiều khung nhìn là khung nhìn biểu đồ Gantt, mặc dù chỉ có

một khung nhìn được đặc biệt gọi là khung nhìn Gantt Chart. Các khung nhìn biểu đồ Gantt khác

bao gồm: Detail Gantt, Leveling Gantt, Multiple Baselines Gantt và Tracking Gantt. Thuật ngữkhung nhìn biểu đồ Gantt thường dùng để đề cấp đến một kiểu thể hiện mà trong đó có hiển thịcác thanh bar Gantt được tổ chức theo một thời gian biểu.

Ngoài việc thay đổi định dạng của các thành phần có thể xuất hiện trong một khung nhìn

biểu đồ Gantt ( chẳng hạn như thanh bar Gantt của một nhiệm vụ), bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏcác thành phần. Ví d ụ, bạn có thể thêm hoặc bớt các thành phần để cỏ thể so sánh k ế hoạch theo

đường cơ sở, k ế hoạch tạm thời và k ế hoạch hiện tại trong một khung nhìn duy nhất. Khi làm nhưvậy sẽ giúp bạn đánh giá các điều chỉnh về tiến độ mà bạn đã làm.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đang quản lý một dự án cuốn sách mà

hiện giờ nó đang được thực hiện. Đối với dự án này, bạn đang theo dõi sự tiến triển một cách chặtchẽ và đã thấy giá tr ị trong việc hiển thị cho đội ngũ thực hiện một khung nhìn mà so sánh tiếntriển hiện tại với một k ế hoạch đường cơ sở . Bây giờ bạn muốn thêm một kế hoạch tạm thời tớikhung nhìn này bởi kế hoạch tạm thời đó được xảy ra đúng hơn so với đường cơ sở gốc ban đầu.

Trong ví d ụ này, bạn tùy chỉnh một khung nhìn biểu đồ Gantt với một phong cách thanh bar

tùy chỉnh.

Bạn cần đến tập tin Advanced Formatting_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 16 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Formatting_Start và lưunó thành tập tin khác có tên là Advanced Formatting.

Để bắt đầu, bạn sẽ hiển thị khung nhìn Tracking Gantt.


dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó chọn Tracking Gantt từ danh sách thả xuống.

Project hiển thị khung nhìn Tracking Gantt.






Chương XVI 252

Tiếp theo, bạn sẽ tùy chỉnh khung nhìn này. Bạn sẽ thêm các thanh bar của kế hoạch tạmthời tới khung nhìn.

Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Format và sau đó chọn Bar

Styles từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Bar Styles xuất hiện. Trong hộp thoại này, các thay đổi về định dạng mà bạn thựchiện cho một loại thanh bar hoặc thành phần cụ thể nào đó áp d ụng tới tất cả các thanh bar hoặcthành phần như vậy trong biểu đồ Gantt. Tất cả các loại thanh bar và thành phần đều được liệt k êtrong cột Name trong hộp thoại Bar Styles.

Lưu ý: Bạn cũng có thể hiển thị hộp thoại này bằng cách kích đúp vào nền (background )

của phần biểu đồ trong khung nhìn biểu đồ Gantt hoặc kích chuột phải tr ên nền của phần biểu đồvà chọn Bar Styles từ menu ngữ cảnh xuất hiện.

Bước 3: Trong cột Name, chọn Summary Progress.

Bước 4: Bấm nút Insert Row.

Project sẽ chèn một dòng tr ống cho một loại thanh bar mới vào trong bảng này. Project sẽvẽ các thanh bar Gantt theo thứ tự mà chúng đã được liệt k ê trong hộp thoại Bar Styles.

Bước 5: Trong ô d ữ liệu thuộc hàng mới trong cột Name, gõ Interim (tạm thời).

Interim là tên của loại thanh bar mới mà sẽ xuất hiện trong phần biểu đồ của khung nhìn

này.






Chương XVI 253

Lưu ý: Tên của các thanh bar đại diện cho nhiệm vụ sẽ xuất hiện trong phần chú giải( Legend ) của các khung nhìn biểu đồ Gantt khi được in ra. Nếu bạn không muốn tên của thanh bar

đại diện cho nhiệm vụ xuất hiện trong phần chú giải này, gõ một dấu sao (*) ở phía trước tên củathanh bar đó. Ví d ụ, nếu bạn muốn ngăn không cho tên của thanh bar mới này là Interim xuất hiệntrong phần chú giải, bạn sẽ nhập cho tên của nó đây là *Interim. Trong hộp thoại Bar Styles, bạncó thể thấy rằng tên của thanh bar đại diện cho nhiệm vụ Manual Milestone (và một số tên khác

nữa) được bắt đầu với d ấu sao, vì vậy nó sẽ không xuất hiện trong phần chú giải của khung nhìn biểu đồ Gantt khi được in.

Bước 7 : Vẫn trong hàng mới này, kích vào ô d ữ liệu thuộc cột Show For…Tasks và sau đóchọn Normal ở tr ên đầu danh sách thả xuống.

Giá tr ị trong cột Show For… Tasks chỉ thị loại của nhiệm vụ mà thanh bar sẽ đại diện ( chẳnghạn như Normal Task- Nhiệm vụ bình thường, Summary Task- Nhiệm vụ khái quát hoặc Milestone-

Cột mốc) hoặc tình tr ạng của nhiệm vụ ( chẳng hạn Critical-then chốt hoặc Progress-đang tiếntriển).

Bước 7 : Vẫn trong hàng mới này, kích vào ô d ữ liệu thuộc cột Row và sau đó chọn 2 ở trongdanh sách thả xuống.

Mỗi một nhiệm vụ có thể có tới 4 hàng thanh bar. Lựa chọn ở đây cho phép Project hiển thịthanh bar đó nằm ở hàng thứ mấy.

Lưu ý: Project vẽ các thanh bar và các thành phần khác trên một hàng thanh bar theo thứctự mà chúng đã được liệt k ê trong hộp thoại Bar Styles. Điều này cho bạn biết một số thanh barcó thể bị che khuất bởi một thanh bar khác (hoặc thành phần khác). Nếu bạn không nhận được kếtquả như mong muốn, hãy kiểm tra thứ tự của chúng trong hộp thoại Bar Styles.

Bước 8: Trong ô thuộc cột From cùng hàng, chọn Start1 từ danh sách thả xuống.

Bước 9: Trong ô thuộc cột To cùng hàng, chọn Finish1 từ danh sách thả xuống.

Giá tr ị trong cột From và To thể hiện điểm bắt đầu và k ết thúc của thanh bar. Các mục

Start1 và Finish1 là các trường d ữ liệu mà trong đó các giá tr ị của kế hoạch tạm thời đầu tiên đãđược chúng tôi thiết lập sẵn cho bạn trong kế hoạch này. Ngày bắt đầu và k ết thúc hiện thời của

từng nhiệm vụ trong k ế hoạch đã được lưu trong các trường dữ liệu này khi k ế hoạch tạm thờiđược thiết lập. Xem lại trong chương 13, bạn đã được giới thiệu về kế hoạch tạm thời.

Hiện giờ bạn đã chỉ dẫn để Project sử dụng ngày bắt đầu và k ết thúc của k ế hoạch tạm thờiđầu tiên cho các thanh bar Interim. Tiếp theo, tập trung sự chú ý của bạn vào nửa bên dưới củahộp thoại Bar Styles. Ở đây bạn sẽ thay đổi phong cách hiển thị diện mạo của thanh bar mới.






Chương XVI 254

Bước 10: Chắc chắn rằng thanh Bar Interim mà bạn mới vừa tạo vẫn đang được chọn. Bên

dưới nhãn Middle, chắc chắn rằng lựa chọn thứ hai trong hộp chọn có nhãn Shape đang được chọn

(là lựa chọn thứ hai từ tr ên xuống trong danh sách các lựa chọn xuất hiện khi bấm vào hộp chọnnày).

Bước 11: Kích vào hộp chọn có nhãn Pattern, sau đó chọn lựa chọn thứ hai từ tr ên xuốngtrong danh sách các lựa chọn xuất hiện.

Bước 12: Kích vào hộp chọn có nhãn Color , sau đó kích chọn màu xanh lá cây Green bên

dưới nhãn Standard Colors.

Lưu ý: Di chuyển con trỏ chuột tới một mầu sắc để nhìn thấy tên của nó trong một ScreenTip.

Bởi vì khung nhìn tùy chỉnh này tập trung vào k ế hoạch tạm thời, nên tiếp theo bạn sẽ địnhd ạng các thanh bar Interim để hiển thị ngày bắt đầu và k ết thúc của chúng.

Bước 13: Trong khu vực bên dưới của hộp thoại Bar Styles, kích tab Text.

Bước 14: Trong hộp chọn có nhãn Left , kích và sau đó chọn Start1 trong danh sách thảxuống.

Lưu ý: Khi lựa chọn các mục từ một danh sách giống như vậy, bạn thường có thể bắt đầu bằng việc gõ tên của mục mà bạn muốn, và khi tên đầy đủ của nó xuất hiện, chọn nó. Ví dụ, nếu

bạn gõ s, Project hiển thị các giá trị mà bắt đầu với chữ cái s. Nếu sau đó bạn gõ t, Project hiểnthị các giá trị mà bắt đầu với các chữ cái st.

Bước 15: Trong hộp chọn có nhãn Right , kích và sau đó chọn Finish1 trong danh sách thảxuống.

Việc lựa chọn những giá trị này sẽ hiển thị ngày trong trường dữ liệu Start1 và Finish1 trên

hai cạnh của các thanh bar Interim.






Chương XVI 255

Bước 16 : Bấm nút OK để đóng lại hộp thoại Bar Styles.

Project hiển thị các thanh bar Interim màu xanh lá cây trong khung nhìn Tracking Gantt.

Hiện giờ, với nhiều hàng thanh bar được hiển thị trong mỗi nhiệm vụ, điều đó có thể gâykhó khăn khi k ết nối thị giác tên của các nhiệm vụ với các thanh bar của chúng. Để khắc phục điềunày, bạn sẽ thêm đường lưới nằm ngang tới phần biểu đồ của khung nhìn này để bạn có thể dễ

dàng liên k ết thị giác các thanh bar Gantt với các nhiệm vụ của chúng. Bước 17 : Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Gridlines và sau đó chọn

Gridlines.

Bước 18: Tron danh sách liệt k ê bên dưới nhãn Lines to change, chắc chắn rằng mục Gantt

Rows đang được chọn và trong hộp chọn có nhãn Type bên dưới nhãn Normal, lựa chọn đường nétđứt mảnh ( lựa chọn thứ tư từ tr ên xuống) trong danh sách thả xuống và sau đó bấm nút OK .

Project sẽ vẽ các đường nét đứt mảnh cắt ngang phần biểu đồ của khung nhìn Gantt

Tracking.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ thu nhỏ để có một cái nhìn tốt hơn về tổng thể của kế hoạch.

Bước 19: Trên tab View, trên nhóm lệnh Zoom, kích vào hộp chọn Timescale và sau đóchọn Week .

Bước 20: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 3, Content edit .

Ở đây bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 3 đã hoàn thành (hiển thị là thanh bar màu da tr ời nằm ở trên cùng trong hàng của nhiệm vụ) chi sẻ rằng ngày bắt đầu của nó giống như thanh bar

của k ế hoạch tạm thời (thanh bar màu xanh lá cây ở dưới cùng trong hàng của nhiệm vụ) và cả haiđều được lên tiến độ bắt đầu muộn hơn so với đường cơ sở ( thanh bar màu xám giữa hàng củanhiệm vụ). Điều này đã xảy ra bởi vì, sau khi đường cơ sở được thiết lập, các thay đổi tới tiến độđã được thực hiện đã đẩy ngày bắt đầu được lên tiến độ của nhiệm vụ lùi về sau. Sau đó, kế hoạchtạm thời được lưu lại.

Lưu ý: Để thấy các thông tin chi tiết về bất kỳ thanh bar nào đó trong một biểu đồ Gantt,

chỉ việc di chuyển con trỏ chuột tới thanh bar đó. Các thông tin chi tiết của nó sẽ xuất hiện trong

một ScreenTip.

* Còn những t ùy chọn định dạng khác:

Project còn cung cấp thêm nhiều các tính năng định dạng biểu đồ Gantt khác với nhữngthứ mà bạn đã làm việc trong phần này. Nếu bạn muốn khám phá các tùy chọn định dạng khác, hãy chú ý tới những lệnh sau trong tab Format:

- Text Styles trong nhóm lệnh Format: Dùng để định d ạng các văn bản-Text liên quan đếnmột loại nhiệm vụ cụ thể hoặc toàn bộ.

- Layout trong nhóm lệnh Format: Dùng để định d ạng các đường liên k ết giữa các nhiệmvụ và sự hiển thị của thanh bar Gantt.






Chương XVI 256

- Baseline và Slippage trong nhóm lệnh Bar Styles: Để nhanh chóng bật sự hiển thị của các

thanh bar của 11 đường cơ sở và 11 đường trượt tiến độ (Ví d ụ, Baseline, Baseline1 tới Baseline10)

trong phần biểu đồ của một khung nhìn biểu đồ Gantt.

Tất cả các tùy chọn mà bạn chọn trong nhóm lệnh Bar Styles của tab Format ( những thứkhác ngoài lệnh Format ) đều được thể hiện trong hộp thoại Bar Styles. Bạn có thể thay đổi diệnmạo hiển thị của các nhiệm vụ then chốt, sự chùng và các thành phần khác thông qua hộp thoại

Bar Styles. Ngoài ra, nếu bạn đã lưu nhiều đường cơ sở, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi sangđường cơ sơ mà bạn muốn hiển thị (ví d ụ đang trong khung nhìn Tracking Gantt Chart) bởi lệnh

Baseline trong nhóm lệnh Bar Styles. Khi bạn làm như thế, Project tự động chuyển đổi các giá tr ịFrom và To của các thanh bar theo đường cơ sở và các yếu tố khác để sử dụng các giá trị củađường cơ sở mà bạn đang hiển thị.

16.2. Định dạng khung nh ìn Timeline

Như đã nói trong chương 1 và chương 6, khung nhìn Timeline là một cách tiện dụng đểnhìn thấy "bức tranh tổng thể" của kế hoạch. Trong chương 6, bạn đã tùy chỉnh một khung nhìn

Timeline và đã điều chỉnh sự hiển thị tr ực quan của một số nhiệm vụ, chẳng hạn như chuyển đổi

sự hiển thị của một nhiệm vụ từ dạng thanh bar sang dạng như một mẩu chú thích-Callout . Bạn cóthể thấy rằng các định dạng mặc định về văn bản của khung nhìn Timeline đáp ứng các nhu cầucủa bạn, nhưng bạn cũng có thể tùy chỉnh hình dáng của chúng. Cũng như với các khung nhìn biểuđồ Gantt, bạn có thể định dạng cho tất cả nhóm mục (ví d ụ, tất cả các ngày cột mốc) với các phong

cách văn bản hoặc áp dụng tr ực tiếp định dạng tới một mục cụ thể mà bạn chọn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy rằng đội ngũ làm việc trongd ự án cuốn sách nấu ăn đặc sẳn của trẻ em r ất thích khung nhìn Timeline. Và một số trong nhữngngười này đã nói r ằng các giá tr ị của ngày cột một là quá nhỏ ( không nổi bật), vì vậy bạn sẽ làmcho chúng nổi bật hơn. Ngoài ra bạn cũng sẽ áp dụng các thay đổi về định dạng khác trong khung

nhìn Timeline.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ định dạng văn bản và các yếu tố của thanh bar nhiệm vụ trongkhung nhìn Timeline.

Bước 1: Trong tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn

Timeline.

Project sẽ hiển thị khung nhìn Timeline. Khung nhìn Timleline này đã được đưa vào mộtsố nhiệm vụ trong k ế hoạch bằng cách sử dụng hộp thoại Add Tasks to Timline.

Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào thuộc khung nhìn Timeline và sau đó kích vào tab Format.






Chương XVI 257

Việc đặt sự tập trung vào khung nhìn Timeline khiến các lệnh trong tab Format thay đổi. Nhớ rằng tab Format là tab ngữ cảnh, các điều chỉnh (lệnh) của nó dựa tr ên cái gì đang được lựachọn.

Đầu tiên, bạn sẽ điều chỉnh sự định dạng của toàn bộ các nhóm giá tr ị văn bản-Text xuấthiện trong khung nhìn Timeline.

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Text, kích Text Styles.

Hộp thoại Text Styles xuất hiện. Với hộp thoại này, bạn có thể thay đổi định dạng của tấtcả các loại thông tin cụ thể có trong khung nhìn.

Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Item to Change, chọn Milestone Date.

Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Font style, chọn Bold .

Bước 6 : Bấm nút OK .

Project áp d ụng sự thay đổi về phong cách văn bản này tới tất cả các ngày cột mốc có trong

khung nhìn Timeline.

Tiếp theo, bạn muốn phân biệt một cách tr ực quan nhiệm vụ Design and Production trong

khung nhìn Timeline. Bạn sẽ làm điều đó thông qua việc định dạng trực tiếp thay vì là một thay

đổi định dạng dựa trên phong cách như bạn đã làm ở các bước trước.

Bước 7 : Trong khung nhìn Timeline, kích chọn nhiệm vụ Design and Production.

Một đường bao lựa chọn xuất hiện quanh thanh bar của nhiệm vụ này, chỉ thị rằng nó đangđược chọn.

Bước 8: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Font, chọn Italic.

Project sẽ nghiêng nhãn của nhiệm vụ (tên của nhiệm vụ) và các ngày thuộc nó.






Chương XVI 258

Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Font, kích vào biểu tượng mũi tên cạnh nútlệnh Background Color ( nó trong giống như một cái thùng sơn đang đổ) và sau đó ở bên dướinhãn Standard Colors, kích màu vàng-Yellow.

Project sẽ thay đổi màu sắc thanh bar của nhiệm vụ này sang màu vàng.

Bây giờ bạn đã áp d ụng được định dạng mà bạn mong muốn, tiếp theo bạn sẽ tạm thời ẩnkhung nhìn Timeline đi.

Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm cónhãn Timeline.

Project sẽ ẩn khung nhìn Timeline ( Các thông tin trong khung nhìn này không mất đi mà

lúc này chúng chỉ ẩn đi).

Bởi vì khung nhìn Timeline là khung nhìn đơn giản nhất so với hầu hết các khung nhìnkhác trong Project nên nó các tùy chọn về định dạng ít nhất.

16.3. Định dạng khung nh ìn Network Diagram

Trong quản lý dự án truyền thống, một Network Diagram- biểu đồ mạng lưới là một cáchthức tiêu chuẩn của sự tr ình bày các hoạt động của dự án và các mối quan hệ của chúng. Các nhiệmvụ được thể hiện là các hộp, hoặc là các nút, và các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ được vẽ là các

đường thẳng k ết nối các nút. Không giống như biểu đồ Gantt, khung nhìn thời gian biểu, Network

Diagram cho phép bạn xem các hoạt động của d ự án trong một cách chặt chẽ hơn, tương đồng vớiđịnh dạng sơ đồ khối- flowchart . Điều này r ất hữu ích nếu bạn muốn đặt sự tập trung hơn nữa vào

các mối quan hệ giữa các hoạt động thay vì quan tâm đến thời hạn thực hiện và trình tự của chúng.

Giống như các khung nhìn biểu đồ Gantt, Project cung cấp các tùy chọn định dạng phong phú cho khung nhìn Network Diagram. Ví d ụ, bạn có thể thay đổi bố trí tổng thể của khung nhìn

Network Diagram để nhóm các nút theo giai đoạn thời gian. Trong phần này, bạn sẽ tùy biến cácthông tin xuất hiện trong các nút và hình d ạng của nút. Nếu bạn là một người sử dụng biểu đồmạng lưới nhiều, bạn sẽ muốn khám phá các tùy chọn về định dạng một cách chi tiết hơn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy khung nhìn Network

Diagram giúp đội ngũ thực hiện d ự án tập trung vào các mối quan hệ về nhiệm vụ hơn là trình tựcủa các nhiệm vụ. Bạn quyết định điều chỉnh sự định dạng của khung nhìn Network Diagram.

Trong ví d ụ này, bạn thay đổi loại thông tin sẽ xuất hiện trong các hộp đại diện cho nhiệm

vụ và hình d ạng của chúng trong khung nhìn Network Diagram.

Bước 1: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 7, Copyedit .

Khi bạn chuyển sang khung nhìn Network Diagram, bạn sẽ thấy nhiệm vụ 7 hiển thị ở bên

phải màn hình của bạn.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Network Diagram.

Khung nhìn Network Diagram xuất hiện. Trong khung nhìn này, mỗi nhiệm vụ được đạidiện bởi một cái hộp hoặc nút, và mỗi nút chứa đựng một số thông tin ( hoặc trường dữ liệu) vềnhiệm vụ.






Chương XVI 259

Các nút có chứa dấu gạch chéo ( X) trong nó thể hiện các nhiệm vụ đã hoàn thành. Các nút

có hình dáng là hình bình hành đại diện cho các nhiệm vụ khái quát.

Trong ví d ụ này, bạn muốn thay thế các giá trị ID của nhiệm vụ ID bằng mã Work

Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc-WBS). Không giống như số ID của nhiệm vụ,mã WBS chỉ ra vị trí của mỗi nhiệm vụ trong hệ thống phân cấp của kế hoạch.

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Box Styles.

Nhớ rằng các lệnh trong tab Format thay đổi dựa tr ên loại của khung nhìn hiện đang đượcmở ra ( kích hoạt); tab Format là một tab ngữ cảnh.

Hộp thoại Box Styles xuất hiện.

Trong danh sách chọn trong hộp chọn bên dưới nhãn Style Setting, bạn có thể nhìn thấy tấtcả các phong cách thể hiện các hộp (hoặc nút) đại diện cho các loại nhiệm vụ sẵn có có trong

Project.

Hiện tại, khung nhìn Network Diagram đang áp d ụng mẫu tiêu chuẩn-Standard tới một số phong cách thể hiện các hộp (hoặc nút), chẳng hạn như Crtitical (nhiệm vụ then chốt). Trong bốicảnh này, mẫu Standard quyết định những trường dữ liệu nào sẽ xuất hiện trong các hộp (nút)






Chương XVI 260

cũng như cách bố trí của chúng (không nên nhầm lẫn với các tập tin mẫu). Tiếp theo, bạn sẽ tạo ramột bản sao của mẫu này để tùy chỉnh để k hông gây ảnh hưởng tới mẫu Standard của Project.

Bước 4: Bấm nút More Templates.

Hộp thoại Date Templates xuất hiện.

Bước 5: Trong danh sách bên dưới nhãn Templates in “Network Diagram”, chắc chắn rằng

Standard đang được chọn, và sau đó bấm nút Copy.

Hộp thoại Data Teplate Definition xuất hiện. Trong bản sao của mẫu Standard này, bạnsẽ thay thế giá trị ID trong góc trên cùng bên phải của nút bằng giá tr ị theo mã Work Breakdown

Structure (Cấu trúc phân chia công việc-WBS).

Bước 6 : Trong hộp nhập có nhãn Template name, gõ Standard with WBS .

Bước 7 : Bên dưới nhãn Choose cell(s), kích chọn ID. Đây là trường dữ liệu mà bạn sẽ thaythế.

Bước 8: Kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh ID và trong danh sách xuất hiện, chọnWBS .

Bước 9: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Data Template Definition, và sau đó bấm nútClose để đóng hộp thoại Data Templates.

Tiếp theo, bạn sẽ cập nhật phong cách thể hiện này của hộp ( hoặc nút) cho một vài loại

nhiệm vụ cùng một lúc. Bước 10: Trong hộp thoại Box Styles, trong dách sách bên dưới nhãn Style Settings for ,

chọn Critical, và trong khi đang nhấn và giữ phím Shift, kích Noncritial Milestore.

Bốn loại nhiệm vụ trong danh sách đã được chọn.

Bước 11: Trong hộp chọn có nhãn Data template, chọn Standard with WBS từ danh sáchthả xuống.

Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Shape, chọn hình d ưới cùng trong danh sách thả xuống.






Chương XVI 261

Bước 13: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Bar Styles.

Project áp d ụng phong cách thể hiện hộp (hoặc nút) đã được sửa đổi tới hộp ( hoặc nút)đại diện cho các nhiệm vụ trong khung nhìn Network Diagram.

Bây giờ, đối các hộp (hoặc nút) được áp dụng phong cách sửa đổi này, giá tr ị WBS xuấthiện ở góc tr ên bên phải thay vì là các giá tr ị ID của nhiệm vụ và thay đổi hình dáng của các hộp( hoặc nút) đại diện cho các nhiệm vụ mà bạn đã chọn ở các bước trước.

Dưới đây là một số lệnh thêm về định dạng trong các nhóm lệnh của tab Format mà bạncó thể áp d ụng cho khung nhìn Network Diagram:

- Trong khung nhìn Network Diagram, bạn có thể định dạng tất cả các hộp (hoặc nút) bởi lệnh Box Styles, hoặc bạn có thể định dạng chỉ với hộp (hoặc nút) đang được chọn bởi lệnh Box

trong nhóm lệnh Format. Điều này cũng tương tự như các lệnh Bar Styles và Bar có sẵn tr ên tabFormat khi bạn đang mở một khung nhìn biểu đồ Gantt.






Chương XVI 262

- Sử dụng lệnh Layout trong nhóm lệnh Format để kiểm soát các mục, chẳng hạn như toàn

bộ sự bố trí sắp xếp của các hộp (hoặc nút) theo giai đoạn thời gian, chẳng hạn như theo tuần hoặctheo tháng.

- Hiển thị hoặc ẩn tên của loại quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng cách tích chọn hoặc bỏ tíchchọn khỏi hộp kiểm có nhãn Link Labels trong nhóm lệnh Show/hide.

- Sử dụng lệnh Collapse Boxes trong nhóm lệnh Display để nhanh chóng thu nhỏ khungnhìn Network Diagram để nhìn thấy mạng lưới nhiều hơn.

16.4. Định dạng khung nh ìn Calendar

Giống như khung nhìn Timeline, khung nhìn Calendar cũng là một trong những khung

nhìn giản đơn nhất có sẵn trong Project mặc dù nó cung cấp khá nhiều tùy chọn định dạng. Khung

nhìn này đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ thông tin về tiến độ tới các tài nguyên hoặc các bên liên

quan, là những người thích một khung nhìn d ạng lịch để bàn truyền thống hơn một khung nhìn

kiểu chi tiết ( chẳng hạn như khung nhìn Gantt Chart). Như các khung nhìn khác, Project cungcấp cả sự định dạng dựa tr ên phong cách lẫn trực tiếp cho khung nhìn Calendar.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một số thành viên trong đội ngũ thựchiện dự án đã nói với bạn rằng họ thích sự giản đơn của khung nhìn Calendar. Tuy nhiên, khung

nhìn Calendar mặc định không chứa đựng tất cả những thứ mà bạn muốn, và bạn muốn phân biệttr ực quan (làm nổi bật) các nhiệm vụ thuộc lộ tr ình then chốt với các nhiệm vụ không thuộc.

Trong ví d ụ này, bạn hiển thị các nhiệm vụ khái quát và định dạng lại các nhiệm vụ thenchốt trong khung nhìn Calendar.

Bước 1: Trong tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Calendar .

Khung nhìn Calendar xuất hiện.

Khung nhìn này hiển thị một vài tuần cùng một lúc, và nó vẽ các thanh bar đại diện chonhiệm vụ lên những ngày mà các nhiệm vụ được lên tiến độ. Những tuần đang được hiển thị đượcchỉ thị bởi các hình chữ nhật màu da cam đặt trước chúng trong các tháng nằm ở bên trái của khung

nhìn này.Khung nhìn Calendar hiện nay bao gồm các thanh bar của nhiệm vụ tổng quát của dự án

và các nhiệm vụ con, nhưng không có các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ khái quát. Tiếptheo, bạn sẽ hiển thị chúng.






Chương XVI 263

Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Bar Styles.

Hộp thoại Bar Styles xuất hiện.

Bước 3: Trong danh sách thuộc hộp chọn có nhãn Task type, chọn Summary.

Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Bar type, chọn Line từ danh sách thả xuống.

Bạn sẽ thấy các nhiệm vụ khái quát được hiển thị là các đường thẳng ở trong khung nhìn

Calendar, nhưng hiện giờ bạn đang ở trong hộp thoại Bar Styles nên tiếp theo bạn sẽ thay đổi sựđịnh dạng của các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ then chốt. Hiện nay, khung nhìn Calendar

định dạng các thanh bar của nhiệm vụ then chốt và không then chốt là giống nhau nên bạn sẽ thayđổi điều này.

Bước 5: Trong danh sách thuộc hộp chọn có nhãn Task type, chọn Critical.

Bước 6 : Trong hộp chọn có nhãn Color , bên dưới nhãn Standard Colors, chọn Red .

Bước 7 : Bấm nút OK để đóng hộp thoại Bar Styles.

Project áp d ụng các tùy chọn về định dạng mà bạn vừa chỉnh sửa tới khung nhìn Calendar.

Các đoạn thẳng đại diện cho các nhiệm vụ khái quát xuất hiện bên dưới các thanh bar của cácnhiệm vụ con. Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh sự bố trí của các đoạn thẳng đại diện cho các nhiệm vụkhái quát để nó xuất hiện bên trên các thanh bar của nhiệm vụ con.

Bước 8: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Layout, kích Layout Now.

Project cập nhật khung nhìn Calendar để các thanh bar của các nhiệm vụ con xuất hiện bên dưới các đoạn thẳng đại diện cho các nhiệm vụ khái quát của chúng.

Lưu ý tới các biểu tượng đầu mũi tên chúi xuống xuất hiện bên cạnh r ất nhiều ngày

Chúng chỉ ra rằng một số thanh bar nhiệm vụ không thể vừa với với chiều cao hiện tại của cáchàng đại diện cho các tuần. Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh việc này.

Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Layout, kích Adjust Week Height .

Project sẽ điều chỉnh chiều cao của các hàng đại diện cho các tuần để hiển thị tất cả cácthanh bar có trong hàng.






Chương XVI 264

Cũng như các khung nhìn khác mà bạn đã tùy chỉnh trong chương này, khung nhìn

Calendar cũng có thêm các tùy chọn về định dạng có sẵn trên tab Format.

16.5. Khung nhìn in ấn và xuất-exporting

Project cung cấp các tuỳ chọn tuỳ chỉnh cho các khung nhìn in ấn ngoài những gì mà bạnđã biết trong chương 6. Bởi vì các khung nhìn, chẳng hạn như khung nhìn Gantt Chart, thườngđược chia sẻ tới các tài nguyên và các bên liên quan khác của dự án, nên bạn có thể thấy rằng bạncần phải bổ sung thêm các thông tin chi tiết tới các khung nhìn khi bạn in

Khi in các khung nhìn, bạn có thể chọn một loạt các tùy chọn. Ví dụ, bạn có thể tùy chỉnhtiêu đề và chân trang in, chỉ r õ cái gì sẽ được in trong phần chú giải, và cũng bao gồm các tùy chọncụ thể như các ghi chú của nhiệm vụ hoặc tài nguyên.

Các tùy chọn về việc in và bố trí trang mà bạn có thể điều chỉnh r ất khác nhau, tùy thuộcvào loại khung nhìn hiện đang được hiển thị. Các khung nhìn đơn giản, giống như khung nhìn

Resource Sheet, có ít tùy chọn về in ấn và bố trí trang hơn các khung nhìn phức tạp hơn, giốngnhư khung nhìn Gantt Chart.

Đôi khi, bạn có thể cần phải tạo ta một bản chụp chất lượng cao của một khung nhìn đểxem tr ực tuyến.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường phải in khung nhìn GanttChart để gửi cho các thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án. Ngoài ra, một số thành viên trong

đội đã yêu cầu các bản chụp về khung nhìn Timeline là các tập tin mà họ có thể xem tr ên máy tính

của họ.

Trong ví d ụ này, bạn điều chỉnh các thiết lập tr ang và chú giải của khung nhìn Gantt Chart,

và bạn chỉ rõ những cột nào thuộc bảng được đưa khung nhìn được in. Sau đó, bạn tạo ra một tậptin PDF hoặc XPS cho khung nhìn Timeline.


dưới nút bấm Gantt Chart và sau đó chọn Gantt Chart .

Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích chọn Weeks trong hộp chọn có nhãn

Timescale.

Project sẽ điều chỉnh thiết lập zoom.






Chương XVI 265

Trong chương 6, bạn đã nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart trong khung nhìn tr ước khi inPrint Preview trong của sổ Backstage. Ở đó, bạn đã điều chỉnh một số tùy chọn về in, đó là in

trong một phạm vi ngày cụ thể. Còn ở đây, bạn sẽ khám phá thêm một số tùy chọn in ấn khác.

Bước 3: Trên tab File, kích Print.

Giao diện Print xuất hiện trong cửa sổ Backstage với khung nhìn Gantt Chart đang trong

khung nhìn xem trước. Với thiết lập hiện tại, khung nhìn Gantt Chart này sẽ cần đến hai tranggiấy để in nó ra, chú ý tới nhãn 1 of 2 ở phía cùng nằm bên trái khung nhìn xem tr ước khi in.

Lưu ý: Tùy thuộc vào loại máy in được mặc định trong hệ điều hành của bạn hoặc bạn chọn

khổ giấy in khác ( có thể là A4 hoặc A3 hoặc Letter …) thì những gì bạn bạn thấy trong khung nhìn

xem trước khi in có thể khác với những hình ảnh minh họa được tr ình bày trong phần này.

Bước 4: Bên dưới khu vực có nhãn Settings, kích Page Setup.

Hộp thoại Page Setup xuất hiện. Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh các thiết lập để toàn bộ khungnhìn Gantt Chart sẽ được in trong một trang giấy.

Bước 5: Chắc chắn rằng tab Page đang hiển thị ( đang được chọn), và bên dưới nhãn

Scaling, kích Fit to và gõ hoặc chọn 1 trong hộp chọn đằng trước nhãn Page wide by và hộp chọntrước nhãn tall. Giá tr ị trong hộp chọn có nhãn Page wide by xác định khung nhìn đang hiển thị sẽđược in trải rộng theo phương ngang bao nhiêu trang, còn giá tr ị trong hộp chọn có nhãn tall xác

định khung nhìn đó sẽ được in tải dài theo phương dọc bao nhiêu trang.

Tiếp theo, bạn sẽ tùy chỉnh để những cái gì sẽ xuất hiện trong chú thích của khung nhìn

biểu đồ Gantt.

Bước 6 : Trong hộp thoại Page Setup, kích tab Legend .






Chương XVI 266

Bước 7 : Trong tab Legend, kích vào tab Left nằm bên dưới khu vực có nhãn Preview.

Ở đây, bạn có thể nhìn thấy mã của các văn bản và các trường dữ liệu xuất hiện trong phầnchú thích.

Project sẽ in tiêu đề của d ự án và ngày tháng hiện tại ( là ngày tháng hiện tại trên máy tínhcủa bạn tại thời điểm bạn thực hiện những thao tác này) ở phía bên trái của phần chú thích. Ngoài

những thứ này này ra, bạn cũng muốn in thêm giá tr ị chi phí ước tính của d ự án này trong phầnchú thích.

Bước 8: Trong tab Left, kích chuột vào vị trí cuối cùng của dòng văn bản thứ hai và sau đónhấn phím Enter.

Bước 9: Gõ Type Cost: và nhấn phím Space.

Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Project fields, chọn mục Cost từ danh sách thả xuốngvà sau đó bấm phím Add ở kế bên hộp chọn.

Project sẽ thêm mã của trường d ữ liệu chi phí Cost tới phần bên trái của chú thích và giá

giá tr ị chi phí sẽ xuất hiện trong khung nhìn xem tr ước có nhãn Preview ở bên trên.

Để kết thúc việc tùy chỉnh trong Page Setup, bạn sẽ chỉ r õ những cột nào thuộc bảng trong

khung nhìn Gantt Chart sẽ được in. Bước 11: Kích tab View.

Tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Print all sheet columns và sau đó bấm nút OK để đónghộp thoại Page Setup.






Chương XVI 267

Project áp d ụng các thay đổi mà bạn đã chỉ định trong hôp thoại Page Setup. Để có cáinhìn rõ hơn, bạn hãy phóng to phần chú thích lên.

Bước 13: Trong khung nhìn xem tr ước khi in, kích vào góc dưới bên trái của khung nhìn.

Project phóng to vị trí này lên.

Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sự tập trung từ các tùy chọn định dạng đầu ra sang các loại tậptin đầu ra. Hai định dạng tập tin phổ biến của đầu ra việc in là Portable Document Format (*.pdf )và XML Paper Specification (*.XPS ). PDF được sáng tạo ra bởi Adobe Acrobat. XPS là một địnhd ạng được hỗ trợ bởi Microsoft. Cả hai định dạng đều cung cấp một sự tr ình bày những cái gì sẽxuất hiện trong một trang in ở tr ên máy tính ở độ phân giải cao. Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ tạora một tập tin xuất ra PDF hoặc XPS của khung nhìn Timeline.

Bước 14: Kích vào nút Back để thoát khỏi cửa sổ Backstage.

Bước 15: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn

Timeline.

Project hiển thị lại khung nhìn Timeline mà bạn đã tùy chỉnh trước đó trong chương này.

Bước 16 : Kích vào bất cứ nơi nào thuộc khung nhìn Timeline để chuyển sự tập trung vào

đó.






Chương XVI 268

Bước 17 : Trên tab File, kích Export.

Giao diện Export trong của sổ Backstage chứa đựng các tùy chọn để chia sẻ k ế hoạch d ựán. Lưu ý tới những lời giải thích về tài liệu d ạng tập tin PDF và XPS xuất hiện ở bên phải củagiao diện.

Bước 18: Trong phần bên phải của giao diện, bấm vào nút Create PDF/XPS .

Hộp thoại Browse xuất hiện. Sử dụng hộp thoại này để đặt tên cho tập tin và xác định thưmục chứa đựng tập tin được tạo ra.

Bước 19: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn PDF files hoặc XPS files ( tùy thuộc

vào định dạng mà bạn cần xem) và sau đó nhấn nút OK .

Hộp thoại Document Export Options xuất hiện.

Bước 20: Bấm vào nút OK để sử dụng các thiết lập mặc định.

Proejct tạo ra tập tin PDF hoặc XPS .






Chương XVII 269

Định dạng báo cáo cao cấp






Chương XVII 270

Chương này tiếp tục tập trung vào các tính năng định dạng và tùy biến cao cấp đã đượcgiới thiệu trong chương trước. Và chương này tập trung vào các báo cáo.

Trong chương 6 bạn đã được biết Microsoft Project 2013 đã thay thế tính năng báo cáo

d ạng bảng cũ bằng một cách thức hoàn toàn mới của việc hình dung d ữ liệu Proejct của bạn. Tính

năng báo cáo mới là một sự k ết hợp năng động của các bảng biểu, biểu đồ và các nội dung văn bản, và chúng có tính tùy biến cao.

Lưu ý: Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về các các báo cáo trực quan-visual report , xem

trong chương 19.

Để bắt đầu, chúng ta hãy so sánh báo cáo và khung nhìn. Bất cứ một báo cáo hoặc khung

nhìn nào đó đều cũng chỉ tập trung tới một phần d ữ liệu của k ế hoạch. Tất cả các bản báo cáo vàkhung nhìn chứa đựng trong Project đều được thiết kế để giúp bạn hình dung về một số khía cạnhcủa kế hoạch một cách tốt hơn. Trong quá trình thực hiện dự án, bạn thường cần phải làm việc vớir ất nhiều báo cáo và khung nhìn để quản lý các khía cạnh của kế hoạch mà có ý ngh ĩa quan tr ọng

nhất với bạn.

Ví d ụ, nếu dự án của bạn chủ yếu bị d ẫn dắt bởi thời hạn chót, bạn sẽ có được sự hiểu rõ

nhất về k ế hoạch của bạn bằng cách làm việc với các khung nhìn có thời gian biểu như các khungnhìn biểu đồ Gantt, Timeline và khung nhìn d ạng Usage và các báo cáo như Upcoming Tasks

(các nhiệm vụ sắp tới), Critical Tasks (các nhiệm vụ quan trọng), và Late Task (các nhiệm vụ trễ).

Tuy nhiên, vẫn có các sự khác biệt quan trọng giữa báo cáo và khung nhìn. Trong suốtcuốn sách này, bạn đã làm việc trong các khung nhìn để nhập và chỉnh sửa dữ liệu về tiến độ(chẳng hạn như tên các nhiệm vụ và các sự phân công tài nguyên) và để xem các chi tiết về tiếnđộ (chẳng hạn như, những tài nguyên nào được phân công tới những nhiệm vụ nào). Tuy nhiên,

với các báo cáo thì bạn không thể tr ực tiếp thay đổi dữ liệu của k ế hoạch của bạn. Ví d ụ, bạn khôngthể thêm hoặc xoá các nhiệm vụ hoặc thay đổi các sự phân công về tài nguyên. Các báo cáo nổitr ội ở chỗ đem lại cho bạn nhiều tùy chọn hơn cho việc khám phá và chia sẻ các khía cạnh quan

tr ọng của k ế hoạch của bạn trong các định dạng hấp dẫn về thị giác. Hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnhcác báo cáo để chúng chỉ bao gồm các thông tin mà bạn muốn, và được trình bày theo cách bạnmuốn.

Lưu ý: Project bao gồm một nhóm các công cụ chỉ d ẫn được thiết k ế như các báo cáo.

Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Getting Stated và sau đó chọn báo cáomà bạn muốn. Bạn cũng có thể tìm thấy thêm các thông tin về các báo cáo trong sự trợ giúp trựctuyến của Prorject. Kích vào nút Help ( Nút trông giống như một cái dấu hỏi) ở góc bên phải tr ên

cùng của cửa sổ Project, và trong hộp nhập Help Search, gõ Create a Prjoect report .

Các báo cáo có thể chứa đựng hai thành phần chính là: các bảng biểu và các biểu đồ. Ngoài

ra, các báo cáo có thể bao gồm các thành phần khác như các hộp văn bản, các hình ảnh và các hình

d ạng. Trong chương này, bạn sẽ định dạng và tùy chỉnh cả hai thành phần là bảng và biểu đồ, và

tạo một báo cáo tùy chỉnh là một sự pha tr ộn của nhiều thành phần.

17.1. Định dạng các bảng trong báo cáo

Giống như với các khung nhìn, các bảng trong các báo cáo sử dụng các nhãn của trườngd ữ liệu trong Project là tiêu đề của các cột và hiển thị các giá tr ị của trường d ữ liệu trong các hàng.

Các nhãn của trường dữ liệu (chẳng hạn như Duration) và giá tr ị (như 20 days) cũng chính là các

nhãn và các giá tr ị mà bạn nhìn thấy trong các khung nhìn và các hộp thoại có trong Project. Trong

thực tế, r ất nhiều các bảng chứa đựng trong các báo cáo tương tự như các bảng được nhìn thấytrong các khung nhìn, chẳng hạn như bảng Entry.

Khi bạn chọn bất kỳ một bảng nào đó trong một báo cáo, bảng điều khiển (panel) List Field xuất hiện. Trong bảng điều khiển này, bạn kiểm soát những trường dữ liệu nào sẽ có trong trong

bảng đang được chọn. Trong bảng điều khiển Field List , bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc, sự phânnhóm và sự sắp xếp cho các hàng và cho các trường dữ liệu của nhiệm vụ, thay đổi các cấp độ đềcương của những nhiệm vụ được hiển thị. Các trường dữ liệu trong Project được tổ chức thành






Chương XVII 271

các trường dữ liệu của nhiệm vụ và các trường dữ liệu của tài nguyên. Bạn sẽ làm việc với bảngđiều khiển Field List trong ví d ụ sau đây.

Khi bạn chọn một bảng nào đó trong một báo cáo, ngoài bảng điều khiển Field List xuấthiện, còn có hai tab ngữ cảnh thuộc nhãn Table Tools là: Design và Layout cũng xuất hiện tr ên

d ải ribbon.

- Tab Design: Chứa đựng các lệnh để thêm hoặc gỡ bỏ hàng tiêu đề, thay đổi định dạngcủa bảng, áp dụng các phong cách bảng (sự phối mầu), và áp d ụng phong cách WordArt tới các

văn bản được chọn trong bảng.

- Tab Layout: Chứa các lệnh mà bạn sử dụng để điều chỉnh chiều cao của hàng và bề r ộngcủa cột thuộc bảng, điều chỉnh sự căn lề của các nội dung có trong các ô của bảng, và thực hiệncác điều chỉnh khác về kích thước của bảng.

Ngoài ra, bất cứ khi nào mà bạn xem một báo cáo thì tab ngữ cảnh Design thuộc nhãn

Report Tools cũng sẽ xuất hiện. Bạn sẽ làm việc với tab này ở phần sau của chương này sau khi

bạn tạo ra một báo cáo tùy chỉnh.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, đỗi ngũ làm việc trong d ự án “sách d ạynấu đặc sản của trẻ em” cũng như các nhà tài trợ của dự án r ất thích kiểu báo cáo Project Overview (Tổng quan về d ự án) do họ có thể nhanh chóng xem được tình tr ạng ngắn gọn của dự án. Bởi vì

k ế hoạch cuốn sách d ạy nấu ăn bao gồm một đương cơ sở nên bạn muốn đưa các giá tr ị theo đườngcơ sở về ngày hoàn thành của các nhiệm cột mốc sắp tới vào báo cáo này. Bạn cũng thích cái cách

hiển thị phần trăm hoàn thành của thời hạn thực hiện ( Duration) và thời gian làm việc (Work) bêncạnh nhau trong hộp thoại Project Statistics, nên bạn cũng muốn thêm điều này vào báo cáo.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ thay đổi nội dung và định dạng của bảng trong một báo cáo.

Bạn cần đến tập tin Advanced Reporting_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 17 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Reporting _Start và lưu nóthành tập tin khác có tên là Advanced Reporting.

Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Dashboards và sau đó chọn

Project Overview.

Project hiển thị báo cáo Project Overview.






Chương XVII 272

Đây là một bản báo cáo tiện dụng để truyền tải các thống k ê quan tr ọng của một kế hoạch.Để bắt đầu các tùy chỉnh của bạn tới báo cáo này, bạn sẽ thêm trường dữ liệu Baseline Finish tới

bảng Milestones Due.

Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào đó thuộc bảng Milestones Due nằm ở góc trái bên dưới bản báo cáo này.

Project hiển thị bảng điều khiển Field List .

Lưu ý: Nếu bảng điều khiển Field List không xuất hiện khi bạn kích vào bảng Milestores

Due, hãy thử như sau. Trên tab Design thuộc nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Show/Hide, kích

Table Data. Lệnh này bật tắt sự hiển thị của bảng điều khiển Field List .

Trong bảng điều khiển Field List , dành chút ít thời gian để di chuyển qua ( dùng thanh

cuộn đứng) danh sách các mục có trong hộp có nhãn Select Fields. Như bạn có thể thấy, các trườngd ữ liệu đang được chọn (có d ấu tích trong ô vuông trước nó) là Name và Finish tương ứng với cáctrường d ữ liệu đang có trong bảng Milestones Due (Tên của các trường d ữ liệu đang được tíchchọn cũng được liệt k ê ngay bên dưới hộp chọn Select Fields). Ngoài ra, bảng này còn được ápd ụng bộ lọc Upcoming Milestones (tên của bộ lọc này có thể được rút gọn lại là Upcoming…)

trong hộp chọn có nhãn Filter nằm ở khu vực bên dưới của bảng điều khiển Field List . Nếu bộ lọcnày không được áp dụng, bảng này sẽ chứa tên và ngày k ết thúc của tất cả các nhiệm vụ có trong

k ế hoạch. Tuy nhiên, với bộ lọc này được áp dụng thì chỉ có những nhiệm vụ cột mốc chưa hoànthành là được hiển thị. Lưu ý r ằng các tùy chọn về bộ lọc, sự phân nhóm, cấp độ hiển thị dạng đề

cương và sự sắp xếp có sẵn cho một bảng trong báo cáo cũng tương tự như những cái mà bạn cóáp d ụng cho một khung nhìn. Bởi vì bạn d ự kiến thêm một trường d ữ liệu (hoặc là cột) vào bảngnên sau này bạn sẽ cần phải thay đổi kích thước của bảng đó để nó vừa vặn với báo cáo này. Tiếptheo, bạn sẽ chú ý tới chiều rộng hiện tại của bảng.

Bước 3: Trên tab Layout dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Size, chú ý tới bềr ộng hiện tại của bảng trong hộp chọn có nhãn Width.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm trường dữ liệu Baseline Finish tới bảng. Bảng điều khiểnField List tổ chức các trường dữ liệu của Project theo một hệ thống phân cấp, vì vậy bạn sẽ làm

việc thông qua các cấu trúc phân cấp này để có được trường dữ liệu mà bạn muốn. Bởi vì tr ườngd ữ liệu Baseline Finish là một trường dữ liệu thuộc đường cơ sở có chứa giá trị ngày tháng nên

bạn sẽ tìm kiếm trong mục Baseline.

Bước 4: Trong hộp chọn Select Fields, bên dưới mục Date, kích bào biểu tượng mũi tên

expand/collapse bên cạnh nhãn Baseline để bung ra danh sách các trường d ữ liệu có trong Baseline.

Bước 5: Trong danh sách các trường dữ liệu của Baseline, tích chọn Baseline Finish.






Chương XVII 273

Project sẽ thêm trường dữ liệu Baseline Finish tới bảng.

Bởi vì bộ lọc Upcoming Milestone đang được áp dụng tới bảng này nên chỉ có các giá trị Baseline Finish của các nhiệm vụ cột mốc sắp tới được hiển thị trong bảng.

Với việc cột Baseline Finish được thêm tới bảng khiến nó bây giờ quá rộng, lan tràn sang

cả khu vực khác. Bạn sẽ giải quyết điều này ở bước tiếp theo.

Bước 6 : Trên tab Layout dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Size, bên tronghộp chọn có nhãn Width gõ hoặc chọn 11,13 và sau đó nhấn phím Enter. (Lưu ý số này phải tươngđương với giá trị mà bạn đã nhìn thấy ở bước 3).

Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy sự thay đổi về định dạng của bạn được áp dụng ngay lậptức trong báo cáo, hãy thử điều này: Kích chuột vào nền (background ) của báo cáo này để hủychọn một bảng hoặc một biểu đồ đang được chọn.

Project điều chỉnh kích thước của của bảng cho gần giống với chiều rộng gốc ban đầu củanó.






Chương XVII 274

Lưu ý: Có những cách khác để bạn có thể thay đổi bề r ộng của bảng, đó là kích đúp vào

các thanh đứng ngăn chia cột để chúng điều chỉnh bề rộng cột cho phù hợp với nội dung trong cột, hoặc kích và kéo các thanh đứng nằm ở bên phải cột sang bên trái.

Bây giờ, bảng này đã chứa đựng các trường dữ liệu mà bạn muốn, tiếp theo bạn sẽ áp dụngmột phong cách bảng để mang tới cho nó một vẻ ngoài khác.

Bước 7 : Trên tab Design dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Styles, kích vàonút More để hiển thị bộ sưu tập các phong cách của bảng.

Bước 8: Trong khu vực bên dưới nhãn Medium, chọn phong cách màu cam ( là phong cách

thứ 3 từ trái sang, thuộc hàng đầu tiên và khi bạn di chuyển con trỏ chuột tới thì một Tooltip xuấthiện là Medium Style 1-Accent 2).

Project áp d ụng phong cách này cho bảng.

Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sự chú ý của bạn vào hình chữ nhật lớn màu da cam có nhãn

%Complete ở góc phía trên bên trái của báo cáo. Thành phần này cũng là một bảng, nhưng nó chỉchứa đựng mỗi một cột, trường dữ liệu phần trăm hoàn thành thời hạn thực hiện của d ự án-

%Complete. Nhớ lại r ằng các trường dữ liệu của Project chỉ được chứa đựng trong các bảng, nênviệc sử dụng một bảng có duy nhất một cột (đó là ô d ữ liệu mà chứa đựng giá tr ị của trường dữliệu cộng với tên trường d ữ liệu làm nhãn) là một cách thức thông minh để mang lại sự tập trungvề thị giác đến một giá trị đơn lẻ kiểu như % Complete.

More






Chương XVII 275

Đối với báo cáo này, bạn muốn hiển thị % Complete ( phần trăm hoàn thành thời hạn thựchiện của d ự án) và % Work Complete ( phần trăm hoàn thành thời gian làm việc của dự án) bên

cạnh nhau. Sự khác biệt giữa hai giá trị này không d ễ phát hiện nhưng r ất quan tr ọng:

- % Complete: Toàn bộ phần thời hạn thực hiện được lên tiến độ của kế hoạch đã trôi qua

cho đến nay.

- % Work Complete: Tổng số thời gian làm việc được lên tiến độ của k ế hoạch đã đượchoàn thành cho đến nay.

Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu thuộc bảng % Complete.

Lưu ý r ằng các trường dữ liệu, bộ lọc và cấp độ hiển thị dạng đề cương đang được chọntrong bảng điều khiển Field List là r ất khác so với bảng Milestones Due trước đó.

Bởi vì đây là bảng chỉ có mỗi một cột, chỉ mỗi trường d ữ liệu % Complete của nhiệm vụtổng quát của dự án được hiển thị. Lưu ý tới giá tr ị trong hộp chọn có nhãn Outline Level trong

bảng điều khiển Field List : Project Summary (nó có thể được rút gọn lại là Project Sum ...).

Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Select Fields, bên dưới mục Number , tích chọn % Work

Complete.

Proejct thêm trường dữ liệu % Work Complete tới bảng này, mặc dù bạn không thể nhìn

thấy nó ngay bây giờ bởi vì các văn bản-text trong bảng này được định dạng là màu tr ắng (giốngnhư màu nền-background của báo cáo).

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi sự định dạng về màu sắc của bảng này.






Chương XVII 276

Bước 11: Trên tab Design dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Styles, kích

Shading và sau đó trong hàng trên cùng bên dưới nhãn Theme Colors chọn màu cam ( khi bạn dichuyển con trỏ chuột tới thì Tooltip hiển thị là Orange-Accent 2).

Project áp d ụng sự phủ đầy bằng màu cam tới bảng này.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ điều chỉnh lại kích thước của bảng.

Bước 12: Kích và kéo thanh chia cột bên phải của bảng sang bên trái cho đến khi chiềur ộng của bảng này tương đối bằng với chiều rộng của bảng Milestores Due bên dưới.

Project điều chỉnh lại kích thước của bảng.






Chương XVII 277

Phần này đã giới thiệu tới bạn việc định dạng bảng trong một báo cáo. Trong phần tiếptheo, bạn sẽ tập trung tới việc định dạng biểu đồ.

17.2. Định dạng các biểu đồ trong báo cáo

Các báo cáo của Project cung cấp cho bạn khả năng so sánh bằng biểu đồ giống như trong

phần mềm MS Excel. Bây giờ, trong Project bạn có thể tạo ra một loạt các loại biểu đồ: đó là biểu đồ cột (Column chart ), biểu đồ đường thẳng ( Line chart ), biểu đồ tr òn (Pie chart ) và biểu đồthanh bar ( Bar chart ). Project cũng có khung nhìn Resource Graph (một d ạng biểu đồ thanh bar

hiển thị sự phân công thời gian làm việc của từng tài nguyên) cho một số phiên bản. Tuy nhiên,

với việc bổ sung thêm các biểu đồ trong báo cáo thì bạn có quá nhiều thứ để làm việc.

Khi bạn chọn một biểu đồ trong một báo cáo, ngoài bảng điều khiển Field List xuất hiện,hai tab ngữ cảnh dưới nhãn Chart Tools là Design và Format cũng xuất hiện tr ên d ải ribbon. Lưuý r ằng chúng khác với các tab ngữ cảnh xuất hiện khi một bảng được chọn trong một báo cáo.

- Tab Design: Chứa đựng các lệnh dùng để thay đổi bố cục và phong cách của biểu đồ, vàcác yếu tố như nhãn của dữ liệu.

- Tab Format: Chứa đựng các lệnh dùng để định dạng các yếu tố của biểu đồ chẳng hạnnhư nhóm d ữ liệu, thêm và thiết kế các hình d ạng đồ họa chẳng hạn như các hộp văn bản tới biểuđồ, và áp d ụng hiệu ứng WordArt tới văn bản được chọn.

Ngoài ra, bất cứ khi nào bạn chọn một biểu đồ, ba lệnh nổi ngữ cảnh xuất hiện.

- Chart Elements: Giúp bạn nhanh chóng thêm hoặc bớt các yếu tố chẳng hạn như nhãn

của d ữ liệu.

- Chart Styles: Giúp bạn chuyển đổi biểu đồ đang được chọn sang một phong cách biểu đồkhác ( sự kết hợp mầu sắc và sự phủ màu cơ bản) và thay đổi sự xắp xếp về màu sắc của biểu đồ.

- Chart Filters: Bạn có thể thêm hoặc bớt các nhóm (Series) d ữ liệu cụ thể (tương ứng với các trường dữ liệu của Project) và các mục (Categories) d ữ liệu (tương ứng với các nhiệm vụhoặc tài nguyên cụ thể).

Ba lệnh nổi này mang lại cho bạn sự truy cập nhanh tới một số tính năng tr ên tab Design.

Bạn sử dụng các tùy chọn của Filters Chart để thêm hoặc loại bỏ các mục d ữ liệu (là các nhiệmvụ hoặc tài nguyên cụ thể) ra khỏi biểu đồ. Tính năng này đặc biệt tiện dụng, và là một trong nhữngthứ mà bạn sẽ sử dụng trong ví d ụ sau đây.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, đội ngũ thực hiện d ự án và ban giám đốcthích kiểu báo cáo Resource Overview (Tổng thể về tài nguyên) do sự báo cáo ngắn gọn của nó vềthời gian làm việc thực tế và còn lại của từng tài nguyên. Bạn muốn thay đổi một số nội dung chứađựng trong báo cáo này và thay đổi cách thức thể hiện của chúng.

Trong ví d ụ này, bạn thay đổi nội dung và định dạng của các biểu đồ trong một bản báocáo.

Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Resources và sau đó chọn Resource Overview.

Project hiển thị bản báo cáo Resource Overview.

Chart Fileters

Chart Elements

Chart Styles






Chương XVII 278

Bản báo cáo này bao gồm hai biểu đồ và một bảng. Chú ý rằng cả hai biểu đồ này chứađựng cả các tài nguyên không làm việc ( không có giá tr ị thời gian làm việc hoặc bằng 0). Bạn sẽgỡ bỏ các tài nguyển này ra khỏi biểu đồ đầu tiên.

Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào đó trong biểu đồ Resource Stats.

Project hiển thị ba lệnh nổi ngữ cảnh cho biểu đồ này cùng với bảng điều khiển Fields

List . Ngoài ra, các tab theo ngữ cảnh trong d ải ribbon cũng được cập nhật.

Bạn sẽ sử dụng lệnh nổi ngữ cảnh Chart Filters để loại bỏ hai tài nguyên ra khỏi biểu đồnày.

Bước 3: Kích vào lệnh nổi ngữ cảnh Chart Filters ngay bên phải của biểu đồ Resource

Starts.

Project hiển thị một danh sách có nhãn là Values của biểu đồ này, nó bao gồm các giá trịSeries ( là giá tr ị thước đo) và Categories ( trong trường hợp này là các tài nguyên mà có giá tr ịSeries được sử dụng để vẽ trong biểu đồ).

Bước 4: Bên dưới nhãn Categories, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Color Setting

Services và Printing Service và sau đó kích nút Apply.






Chương XVII 279

Project gỡ bỏ các tài nguyên này ra khỏi biểu đồ.

Bước 5: Kích vào lệnh nổi ngữ cảnh Chart Fiters một lần nữa để đóng danh sách Values.

Thêm một động tác nữa tới biểu đồ này để thêm một bảng dữ liệu mà phơi bày các giá tr ịvề thời gian làm việc của các tài nguyên một cách r õ ràng hơn.

Bước 6 : Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích Add

Chart Element , kích Data Table và sau đó chọn With Legend Keys.

Project thêm bảng dữ liệu này ngay dưới biểu đồ. Tiếp theo, bạn sẽ ẩn chú giải ( không

cần thiết) nằm bên dưới bảng dữ liệu.

Bước 7 : Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích AddChart Element , kích Legend và sau đó chọn None.

Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng các tính năng trong bảng điều khiển Field List để thay đổi thứ tự

mà tên của các tài nguyên xuất hiện của trong biểu đồ Work Status. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽkhám phá một số thiết lập khác trong cửa sổ Field List .

Bước 8 : Kích vào bất cứ nơi nào trong biểu đồ Work Status.

Bước 9: Trong bảng điều khiển Field List , kích vào hộp chọn có nhãn Select Category.






Chương XVII 280

Trong ngữ cảnh này thì Category của một biểu đồ được hiểu là loại của giá tr ị sẽ được hiểnthị trong biểu đồ. Đối với biểu đồ này, loại của giá tr ị được chọn ở đây là tên ( Name) của các tài

nguyên, xuất hiện tr ên các tr ục X của biểu đồ.

Lưu ý: Mặc dù loại của giá tr ị là thời gian (Time) không được áp d ụng cho biểu đồ này,

nhưng nó r ất đặc biệt nên cần có một số lời giải thích về nó. Bạn có thể sử dụng loại của giá tr ị là

Time để hiển thị các giá trị ( chẳng hạn như thời gian làm việc) theo thời gian. Khi bạn sử dụngloại của giá tr ị là Time cho một biểu đồ, một lệnh Edit xuất hiện bên cạnh hộp chọn Select

Category. Sử dụng lệnh Edit này để điều chỉnh thời gian biểu trong biểu đồ của bạn. Nếu bạnmuốn thực hành với các thiết lập về loại của giá tr ị là Time thì báo cáo Milestone Report là ví d ụthích hợp.

Bước 10: Kích vào chọn Select Category một lần nữa để đóng nó.

Bạn có thể thấy trong danh sách của hộp chọn có nhãn Select Fields r ằng % Work Complete

là trường dữ liệu của tài nguyên mà Project sẽ hiển thị các giá trị cho từng Category (trong trườnghợp này, là tên của tài nguyên). Những giá trị này được vạch ra trên tr ục Y của biểu đồ, và các giá

tr ị cụ thể của từng tài nguyên xuất hiện trên mỗi cột.

Bước 11: Kích vào hộp chọn có nhãn Filter .






Chương XVII 281

Bộ lọc này không bao gồm các giá tr ị khác ngoài các tài nguyên làm việc. Tiếp theo, bạnsẽ điều chỉnh thứ tự sắp xếp của các tài nguyên làm việc này.

Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Soft By, chọn % Work Complete.

Project sắp xếp tên của các tài nguyên làm việc theo thứ tự các giá tr ị % Work Complete tăng dần từ thấp đến cao. Tiếp theo bạn sẽ thay đổi sang thứ tự ngược lại.

Bước 13: Ngay bên phải của hộp chọn Sort By, bấm nút sắp xếp thứ tựAscending/Descending.

Project sắp xếp lại tên của các tài nguyên làm việc theo thứ tự giảm dần của các giá trị %

Work Complete.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ hiển thị các nhãn d ữ liệu bên trên các thanh bar trong biểuđồ.

Bước 14: Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích

Add Chart Element , kích Data Labels và sau đó chọn Outside End .

Project thêm các giá tr ị % Work Complete cho từng thanh bar (đó là các tài nguyên làm

việc) trong biểu đồ.






Chương XVII 282

17.3. Tạo ra một bản báo cáo tùy chỉnh

Với việc hoàn thành các ví d ụ ở các phần trước, bạn đã làm việc với cả hai thành phần là

bảng và biểu đồ sử dụng các trường dữ liệu của nhiệm vụ và tài nguyên trong các báo cáo.

Ngoài việc tùy biến các báo cáo được xây dựng sẵn trong Project như bạn đã làm ở trong

hai ví d ụ trên trong chương này, bạn có thể tạo ra các báo cáo tùy chỉnh. Các báo cáo tùy chỉnh có

thể là sự pha tr ộn bất kỳ nào đó của các thành phần của báo cáo (biểu đồ và bảng), các hộp văn bản và các đồ họa mà bạn thích. Trong thực tế, bạn có thể kết hợp các thông tin về nhiệm vụ vàtài nguyên với nhau trong một bản báo cáo duy nhất để truyền đạt những hiểu biết mà không nơinào khác có thể có trong Project.

Trong phần này, bạn sẽ tạo ra một báo cáo tùy chỉnh cho dự án cuốn sách nấu ăn đặc sảncủa tr ẻ em. Khi tạo ra các báo cáo tùy chỉnh của riêng bạn, bạn có thể tìn hiểu sâu về các lệnh cótrong tab Design dưới nhãn Chart Tools. Bạn sử dụng những lệnh này để chọn các thành phần của

bảng báo cáo mà bạn muốn, áp dụng các chủ đề và kiểm soát các tùy chọn về thiết lập trang.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đôi khi được yêu cầu cung cấp các

thông tin chi tiết về chi phí của cả các nhiệm vụ khái quát (hay giai đoạn) lẫn các tài nguyên. Bạn

sẽ tạo ra một báo cáo tùy chỉnh chứa đựng sự pha trộn các thông tin chi phí mà bạn muốn. Trong ví d ụ này, bạn tạo một báo cáo tùy chỉnh mà chứa đựng một biểu đồ và một bảng.

Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích New Report .

Các tùy chọn này cho phép bạn bắt đầu hoặc là với một bản báo cáo tr ống trơn ( Blank )

hoặc ban đầu có một bảng (Table) hoặc một biểu đồ (Chart ). Tùy chọn Comparision ( so sánh) tạora một bản báo cáo mới chứa đựng hai biểu đồ giống hệt nhau, với mong đợi r ằng bạn sẽ tùy biếnmột trong hai hoặc cả hai.

Bước 2: Chọn Blank .

Hộp thoại Report Name xuất hiện. Tên mà bạn nhập ở đây sẽ là tiêu đề nằm ở tr ên cùng

của báo cáo và sẽ xuất hiện tr ên danh sách thả xuống của lệnh Custom (trong nhóm lệnh View

Reports, trên tab Report) để sau này bạn có thể nhanh chóng chuyển sang báo cáo này.

Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Gourmet Cookbook Cost Summary và đó nhấnnút OK.

Project tạo ra một bản báo cáo mới trống trơn.






Chương XVII 283

Thành phần đầu tiên mà bạn sẽ thêm tới báo cáo này là một biểu đồ. Một cách thú vị củaviệc thể hiện chi phí của kế hoạch này là một biểu đồ tr òn (Pie Chart ), mỗi giai đoạn của kế hoạch( Acquisition, Editorial …) được đại diện là một lát cắt ( một miếng) của biểu đồ tròn. Để thêm sựrõ ràng về giá tr ị chi phí của mỗi giai đoạn, bạn sẽ dán nhãn với tên, chi phí và tỉ lệ phần trăm mà

giai đoạn đó chiếm trong tổng chi phí lên từng lát cắt đại diện trong biểu đồ tr òn. Việc này mang

lại cho bạn một cái nhìn tất cả trong một độc đáo về chi phí của d ự án.

Bước 4: Trên tab Design dưới nhãn Report Tools, trong nhóm lệnh Insert, kích Chart .Hộp thoại Insert Chart xuất hiện.

Hãy dành chút ít thời gian để lướt qua các loại biểu đồ được hổ trợ.

Bước 5: Kích Pie và sau đó nhấn nút OK .

Project thêm một biểu đồ tr òn mới tới báo cáo này và hiển thị bảng điều khiển Field List .






Chương XVII 284

Biểu đồ tr òn mặc định mới này không chứa đựng các giá trị mà bạn muốn, vì thế bạn sẽthay đổi chúng.

Bước 6 : Trong bảng điều khiển Field List , trong hộp chọn Select Fields, kích vào biểutượng mũi tên Expand/Collapse bên cạnh mục Cost để bung danh sách các trường dữ liệu thuộcmục Cost ra, và sau đó tích chọn vào hộp kiểm trước trường dữ liệu Cost .

Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ các trường d ữ liệu mà bạn không muốn nó có trong biểu đồ này.

Bước 7 : Trong hộp chọn Select Fields, bên trong danh sách các trường dữ liệu của mụcWork , gỡ bỏ dấu tích chọn trong hộp kiểm trước trường dữ liệu Work .

Bây giờ biểu đồ tr òn này đã được áp dụng các trường dữ liệu đúng với yêu cầu ( đó là chi phí-Cost ), nhưng không phải cho các nhiệm vụ khái quát cấp cao nhất đại diện cho các giai đoạncủa kế hoạch. Bạn sẽ thay đổi điều đó ở bước tiếp theo.

Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Filter , chọn All Tasks.






Chương XVII 285

Bước 9: Trong hộp chọn có nhãn Group By, chọn No Group.

Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Outline Level, chọn Level 1.

Bây giờ trong biểu đồ tròn, mỗi lát cắt đại diện cho một giai đoạn (cấp độ hiển thị dạng đềcương là Level 1), và mỗi lát cắt này có kích thước tương ứng với tỷ lệ phần trăm mà chi phí củagiai đoạn đó chiếm trong tổng chi phí của kế hoạch.

Tiếp theo, bạn sẽ thêm các nhãn của d ữ liệu tới các lát cắt.


Add Chart Element , kích Data Labels và sau đó chọn More Data Labels Options.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào lệnh nổi ngữ cảnh Chart Elements, kích vào Data Labels

và sau đó chọn More Options.

Hộp thoại Format Data Labels xuất hiện.

Bước 12: Trong hộp chọn Label Options, bên dưới nhãn Label Contains tích chọn vào hộpkiểm trước Category Name và Percentage.

Bước 13: Bên dưới nhãn Label Position, chọn Outside End .






Chương XVII 286

Tiếp theo, bạn sẽ ẩn các chú thích nằm ở bên dưới biểu đồ bởi vì các lát cắt đã có nhãn tên

của chúng ( giá tr ị Category Name).

Bước 14: Đóng bảng điều khiển Format Data Labels.


Add Chart Element , kích Legend và sau đó chọn None.

Màn hình hiển thị của bạn sẽ trông tương tự như hình ảnh minh họa dưới đây.

Tiếp theo, bạn sẽ thêm một bảng để truyền tải các giá trị về chi phí của từng tài nguyên. Bước 16 : Kích vào bất cứ nơi đâu bên ngoài biểu đồ để gỡ bỏ việc tích chọn nó.

Bước 17 : Trên tab Design dưới nhãn Report Tools, trong nhóm lệnh Insert, kích Table.

Project thêm một bảng tới báo cáo này.

Bước 18: Sử dụng chuột để kéo cái bảng xuống nằm bên phía dưới biểu đồ tr òn.






Chương XVII 287

Bây giờ, bạn sẽ thay đổi các trường dữ liệu bên trong bảng này.

Bước 19: Trong bảng điều khiển Field List kích chọn tab Resources.

Bảng này sẽ chứa đựng các trường dữ liệu về tài nguyên.

Bảng mặc định về tài nguyên chứa đựng mỗi tên của các tài nguyên trong cột đầu tiên ở bên trái bảng, không có các giá tr ị về chi phí mà bạn muốn. Bạn sẽ thêm các giá tr ị đó ở bước tiếp

theo.

Bước 20: Bên phía dưới hộp chọn Select Fields, kích chuột phải vào Finish và trong menu

ngữ cảnh hiện ra, chọn Remove Field .

Bước 21: Kích chuột phải vào Start và trong menu ngữ cảnh hiện ra, chọn Remove Field .

Lưu ý r ằng khi bạn thêm hoặc bớt các trường dữ liệu trong bảng điều khiển Field List , bảng

sẽ được cập nhật để phản ánh các trường d ữ liệu được chọn.

Bước 22: Trong hộp chọn có nhãn Select Fields, kích vào nút Expand/Collapse trước mụcCost để bung danh sách các trường dữ liệu thuộc Cost ra, và sau đó lần lượt tích chọn vào các hộpkiểm trước các trường dữ liệu sau đây theo thứ tự:

- Actual Cost

- Remaining Cost

- Cost

Lý do mà bạn cần phải tích chọn các trường dữ liệu theo thứ tự này là để chúng được thêm

vào là các cột từ trái sang phải theo đúng thứ tự như thế. Bởi v ì chi phí là tổng cộng của chi phíthực tế ( Actual Cost ) và chi phí còn lại ( Remaining Cost ) nên thứ tự sắp xếp như trên là hợp logicnhất khi để nó xuất hiện là cột ngoài cùng bên phải.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sắp xếp lại các trường d ữ liệu trong bảng bằng cách kích và kéo

tên của các trường dữ liệu xuất hiện bên dưới hộp chọn Select Fields theo thứ tự mà bạn muốn.

Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ áp dụng một phong cách bảng.

Bước 23: Trên tab Design dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Styles, trong hộpchọn các phong cách bảng, chọn phong cách màu da cam ( nằm ở vị trí thứ ba từ bên trái sang, khi

bạn di chuyển con trỏ chuột tới nó thì một ToolTip xuất hiện là Medium Style 2-Accent 2).

Project áp d ụng phong cách được chọn tới bảng này.






Chương XVII 288

Như với tất cả các báo cáo có sẵn trong Project, các giá tr ị của trường dữ liệu bên trong

bảng báo cáo tùy chỉnh sẽ tự động được cập nhật khi các dữ liệu cơ sở của chi phí và tiến độ trong

k ế hoạch thay đổi.

Lưu ý: Bao cáo tùy chỉnh chỉ cư trú trong kế hoạch mà trong đó chúng được tạo ra và khôngcó sẵn trong các kế hoạch khác. Để tạo ra một bản báo cáo tùy chỉnh sẵn có trong bất kỳ kế hoạchnào đó mà bạn việc với chúng trong Project, hãy sử dụng lệnh Organizer để sao chép nó vào

Global Template. Để biết thêm thông tin về lệnh Organizer , xem trong chương 18.






Chương XVIII 289

Tùy chỉnh MS Project






Chương XVIII 290

Chương này mô tả một số cách thức mà bạn có thể tùy chỉnh Microsoft Project 2013 để phù hợp với sở thích của riêng bạn. Giống như hầu hết các ứng dụng khác của Microsoft Office,

Project sử dụng giao diện ribbon, chứa rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Proejct có các tính năng tùy

chỉnh khác biệt chỉ riêng nó, chẳng hạn như Organizer và mẫu toàn cục. Ngoài ra, Project cũngcó tính năng tùy biến tương tự với các ứng dụng Microsoft Office khác, chẳng hạn như ghi lại các

macro VBA-(Visual Basic for Applications).

18.1. Chia sẻ các thành phần tùy chỉnh giữa các kế hoạch

Proejct sử dụng một mẫu toàn cục (Global Template), tên là Global.mpt , để cung cấp cáckhung nhìn, bảng biểu, báo cáo và các thành phần mặc định khác mà bạn nhìn thấy trong Project.

Ngay tại thời điểm đầu tiên khi bạn hiển thị một khung nhìn, một bảng hoặc một yêu tố tương tựnào khác trong một k ế hoạch, thì đó cũng là lúc chúng được tự động sao chép từ mẫu toàn cục tớik ế hoạch đó. R ồi sau đó, chúng cư trú trong k ế hoạch. Bất kỳ sự tuỳ chỉnh nào đó sau này lên

khung nhìn, hoặc báo cáo đó trong k ế hoạch (ví d ụ, sự thay đổi các trường d ữ liệu được hiển thịtrong một bảng) chỉ áp dụng cho k ế hoạch này mà không ảnh hưởng gì đến đến mẫu toàn cục. Các

mẫu toàn cục được cài đặt là một phần của Project, và thường thì bạn không làm việc tr ực tiếpvới nó.

Ban đầu, các định nghĩa cụ thể của tất cả các khung nhìn, bảng biểu, và các yếu tố khácđược liệt k ê và chứa đựng trong mẫu toàn cục. Ví d ụ, thực tế là bảng mặc định của khung nhìn

d ạng Usage chứa đựng một nhóm các trường dữ liệu được chỉ định bởi mẫu toàn cục mà các bảngkhác không có. Sau đây là danh sách các thành phần được cung cấp bởi mẫu toàn cục:

- Các khung nhìn-View.

- Các báo cáo- Report.

- Các bảng biểu-Table.

- Các bộ lọc- Filter.

- Các bộ lịch-Calendar.

- Các phân nhóm-Group.

Ngoài ta, bạn có thể sao chép các mo đun ( các macro VBA), nhập hoặc xuất các ánh xạ -

map và các trường dữ liệu tùy chỉnh tới mẫu toàn cục hoặc giữa các k ế hoạch.

Khi bạn tùy chỉnh một thành phần giống như một khung nhìn, thành phần bị tùy chỉnh đóvẫn nằm nguyên trong k ế hoạch mà trong đó nó đã được tùy chỉnh. Với các khung nhìn và các

bảng biểu, bạn có tùy chọn để cập nhật phiên bản của thành phần đó trong mẫu toàn cục bằngkhung nhìn hoặc bảng biểu đã tùy chỉnh của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn tạo một thành phần mới,chẳng hạn như một khung nhìn mới, thành phần đó sẽ được sao chép vào trong mẫu toàn cục và

sau đó nó sẽ tr ở nên có sẵn trong tất cả các k ế hoạch khác mà bạn có thể làm việc với chúng trongProject.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ là lịch. Khi bạn tạo ra một bộ lịch tùy chỉnh, nó vẫn chỉ nằmnguyên trong cái k ế hoạch mà trong đó nó đã được tạo ra. Một bộ lịch tiêu chuẩn được tùy chỉnh

mà đáp ứng các nhu cầu của bạn trong một k ế hoạch có thể định nghĩa lại các thời gian làm việctrong các k ế hoạch khác theo những cách mà bạn không hề có ý định. Vì lý do này, Project có

một tính năng mà bạn có thể sử dụng để chia sẻ các bộ lịch tùy chỉnh (và các thành phần khác)

giữa các k ế hoạch một cách có kiểm soát. Tính năng đó được là Organizer .

Danh sách đầy đủ của các thành phần mà bạn có thể sao chép giữa các k ế hoạch bằng tính

năng Organizer đã được liệt k ê ở phía tr ên và được chỉ thị bởi các cái tên của các tab trong hộp

thoại Organizer mà bạn sẽ nhanh chóng thấy chúng sau đây.

Bạn có thể sử dụng Project một cách thoải mái và không bao giờ cần phải chạm vào mẫutoàn cục. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện các công việc với mẫu toàn cục, bạn thường phải thực hiện






Chương XVIII 291

thông qua Organizer . Sau đây là một số hành động liên quan đến mẫu toàn cục mà mà bạn có thểthực hiện:

- Tạo một thành phần tùy chỉnh, chẳng hạn như một bộ lịch tùy chỉnh, và làm cho nó có

sẵn trong tất cả các k ế hoạch mà bạn làm việc với bằng cách sao chép bộ lịch tùy chỉnh đó vào

mẫu toàn cục.

- Thay thế một thành phần đã bị tùy chỉnh, chẳng hạn như một khung nhìn hoặc một bảng biểu, trong một k ế hoạch bằng cách sao chép thành phần nguyên gốc ban đầu chưa bị sửa đổi trong

mẫu toàn cục tới k ế hoạch mà bạn đã tùy chỉnh yếu tố đó.

- Sao chép một yếu tố đã được tùy chỉnh, chẳng hạn như một báo cáo, từ một k ế hoạch này

đến một kế hoạch khác.

Các thiết lập trong các mẫu toàn cục áp d ụng cho tất cả các k ế hoạch mà bạn làm việc vớichúng trong Project. Bởi vì chúng tôi không muốn biến đổi mẫu toàn cục mà bạn đang sử dụng,nên trong ví d ụ này, chúng ta sẽ tập trung vào việc sao chép các thành phần bị tùy chỉnh giữa haik ế hoạch. Hãy nhớ rằng, qui trình chung của việc sử dụng Organizer được thể hiện ở đây là nhưnhau cho dù bạn đang làm việc với mẫu toàn cục và một kế hoạch hoặc hai kế hoạch.

Quan tr ọng: Trong hộp thoại Organizer, khi bạn cố gắng sao chép một khung nhìn hoặcmột bảng biểu hoặc một thành phần nào khác đã được tùy chỉnh từ một k ế hoạch vào trong mẫutoàn cục, Project thông báo cho bạn về việc bạn sẽ ghi đè lên thành phần trùng tên với nó trong

mẫu toàn cục. Nếu bạn chọn để ghi đè lên nó, thành phần đã được tùy chỉnh đó (chẳng hạn nhưmột khung nhìn đã bị tùy chỉnh) sẽ là sẵn có trong tất cả k ế hoạch mới tạo và bất kỳ k ế hoạch nàokhác mà không chứa đựng thành phần đó. Nếu bạn chọn để đổi tên của thành phần đã bị tùy chỉnh

đó, nó tr ở nên sẵn có trong tất cả các k ế hoạch nhưng không ảnh hưởng đến các thành phần hiệncó đang được lưu trữ trong mẫu toàn cục. Đây thường là một lựa chọn tốt để mang lại cho các

thành phần đã bị tùy chỉnh của bạn các cái tên đặc biệt, chẳng hạn như Custom Gantt Chart , mà

bạn vẫn có thể giữ được sự nguyên vẹn của các thành phần gốc.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, trước đó bạn đã tạo ra một bộ lịch để ápd ụng cho một nhiệm vụ trong một k ế hoạch để nhiệm vụ đó chỉ có thể làm việc trong một số ngày

nhất định trong tuần. Một k ế hoạch khác cũng có các nhiệm vụ tương tự với các yêu cầu về lịchcũng tương tự. Bạn muốn sử dụng lịch nhiệm vụ trong k ế hoạch này cho k ế hoạch khác đó.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ sử dụng Organizer để sao chép một bộ lịch tùy chỉnh từ một k ếhoạch này sang một k ế hoạch khác.

Bạn cần đến các tập tin có trong thư mục tập tin Practises/Chapter 18 đi kèm theo cuốnsách này.

Bước 1: Mở tập tin Customizing B_Satrt và lưu nó lại thành tập tin khác có tên Customizing

B.

Bước 2: Tiếp theo, mở tập tin Customizing A_Satrt và lưu nó lại thành tập tin khác có tên

Customizing A.

K ế hoạch Customizing A chứa đựng một bộ lịch bị tùy chỉnh có tên là Monday-Wednesday

mà bạn đã tạo ra trong chương 8.

Bước 3: Cuộn thanh cuộn đứng của khung nhìn Gantt Chart cho đến khi nhiệm vụ 44,Send to color house, hiển thị gần mép tr ên của khung nhìn và sau đó di chuyển con trỏ chuột tới

biểu tượng lịch nhiệm vụ trong cột Indicators.






Chương XVIII 292

Nhiệm vụ này sử dụng lịch tùy chỉnh, vì thế nó chỉ xảy ra vào ngày thứ hai, thứ ba và thứtư. Bạn muốn sử dụng bộ lịch này trong k ế hoạch Customizing B.

Bước 4: Trên tab File ( và nếu khung nhìn Backstage của tab Info không hiển thị), kích

Info. Sau đó kích Organizer .

Hộp thoại Organizer xuất hiện.

Bước 5: Kích vào một số tab có trong hộp thoại để có một cái nhìn lướt qua về các loại thành phần mà bạn có thể quản lý với hộp thoại Organizer và sau đó kích vào tab Calendars.

Như bạn có thể nhìn thấy, hầu hết các tab trong hộp thoại Organizer đều có một cấu trúctương tự nhau: các thành phần có trong mẫu toàn cục xuất hiện ở hộp chọn bên trái của hộp thoại,và các thành phần đã được sử dụng tại bất k ỳ thời điểm nào trong k ế hoạch đang được mở ra ( ví

d ụ, các khung nhìn đã được hiển thị trong k ế hoạch) xuất hiện trong hộp chọn ở bên phải.

Việc lựa chọn một thành phần trong hộp chọn nằm ở phía bên trái của hộp thoại và sau đónhấn vào nút Copy sẽ sao chép thành phần đó vào k ế hoạch được liệt k ê nằm ở phía bên phải.

Ngược lại, việc chọn một thành phần trong hộp chọn nằm ở bên phải của hộp thoại và sau đó nhấnvào nút Copy sẽ sao chép thành phần đó vào tập tin được liệt k ê ở bên trái ( theo mặc định là mẫutoàn cục).

Bước 6 : Trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Calender available in nằm ở bên trái của hộp thoại Organizer, chọn Customizing B.

K ế hoạch này xuất hiện trong danh sách của hộp chọn bởi vì nó cũng đang được mở ra

trong Project.

Như bạn có thể nhìn thấy, k ế hoạch Customizing B ( nằm ở bên trái) không có lịch tùy

chỉnh Monday-Wednesday và k ế hoạch Customizing A ( nằm ở bên phải) có. Bước 7 : Trong danh sách các bộ lịch nằm ở bên phải của hộp thoại, chọn Monday-

Wednesday. Chú ý tới biểu tượng hai đầu mũi tên >> ở trong nút bấm Copy đổi hướng << khi bạnchọn một thành phần nằm ở phần bên phải của hộp chọn.






Chương XVIII 293

Bước 8: Bấm vào nút Copy.

Project sao chép bộ lịch tùy chỉnh từ k ế hoạch Customizing A tới k ế hoạch Customizing

B.

Bước 9: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Organizer.

Lưu ý: Trong ví d ụ này bạn sử dụng hộp thoại Organizer để sao chép một bộ lịch tùy chỉnhtừ một k ế hoạch này tới k ế hoạch khác. Nếu bạn muốn làm cho một bộ lich tùy chỉnh tr ở nên cósẵn trong tất các k ế hoạch, sử dụng hộp thoại Organizer để sao chép nó tới mẫu toàn cụcGLOBAL.MPT thay vì là Customizing B ( chọn ở bước 6).

Để kết thúc ví dụ này, bạn áp dụng bộ lịch tùy chỉnh này tới một nhiệm vụ k ế hoạchCustomizing B.

Bước 10: Bấm vào nút Back để thoát khỏi khung nhìn Backstage.

Bước 11: Trong tab View, trong nhóm lệnh Window, kích Switch Windows và sau đó chọn2. Customizing B từ danh sách thả xuống.

Project sẽ chuyển sang k ế hoạch Customizing B, đó là kế hoạch mà bạn vừa mới sao chép bộ lịch tùy chỉnh tới.

Bước 12: Chọn tên của nhiệm vụ 19, Send to color house.

Lưu ý r ằng nhiệm vụ một ngày này hiện đang được lên tiến độ để xảy ra vào một ngày thứ5.

Bước 13: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information.

Hộp thoại Task Information xuất hiện.

Bước 14: Kích vào tab Advanced .

Như bạn có thể thấy trong hộp chọn có nhãn Calender , mặc định cho tất cả các nhiệm vụ

là “ None”. Bước 15: Trong hộp chọn có nhãn Calender , chọn Monday-Wednesday từ danh sách các

bộ lịch cơ sở sẵn có và bấm vào nút OK để đóng hộp thoại.






Chương XVIII 294

Project áp d ụng bộ lịch Monday-Wednesday tới nhiệm vụ 19 và lên lại tiến độ để nhiệmvụ này bắt đầu vào thứ hai, ngày làm việc tiếp theo mà nhiệm vụ có thể xảy ra. Một biểu tượnglịch nhiện vụ xuất hiện trong cột Indicator .

Bước 16 : Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng lịch nhiệm vụ.

ScreenTip của chỉ thị lịch nhiệm vụ nhắc nhở bạn rằng nhiệm vụ này đang có một lịchnhiệm vụ áp dụng tới nó. Lưu ý r ằng lịch Monday-Wednesday không có sẵn trong k ế hoạch này

cho đến khi bạn sao chép nó thông qua hộp thoại Organizer.

Khi bạn tùy chỉnh các khung nhìn, bảng biểu và các thành phần khác, bạn có thể thấyOrganizer là một tính năng hữu ích đối với việc quản lý các thành phần đã bị tùy chỉnh của bạnvà các thành phần được tích hợp sẵn trong Project.

Đóng tập tin Customizing B.

18.2. Ghi lại các Macro

R ất nhiều các hoạt động mà bạn thực thi trong Project có thể được lặp đi lặp lại nhiều lần.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể ghi lại một macro để ghi lại các phím được bấm và các hoạtđộng của chuột để r ồi sau đó phát lại. Macro được ghi chép lại trong Microsoft Visual Basic for

Applications (VBA), ngôn ngữ lập tr ình macro đi kèm của Microsoft Office. Bạn có thể làm nhữngđiều phức tạp với VBA, nhưng bạn có thể ghi và phát lại các Macro giản đơn mà không cần thấyhay làm việc tr ực tiếp với bộ mã của VBA.

Theo mặc định, các Macro do bạn tạo ra được lưu trữ trong mẫu toàn cục, vì thế chúng

luôn có sẵn cho bạn bất cứ khi nào Project hoạt động. K ế hoạch gốc ban đầu mà bạn đã tạo ra

Macro không cần phải mở ra để chạy Macro đó trong các k ế hoạch khác. Bạn cũng có thể sử dụngOrganizer để sao chép các macro giữa các k ế hoạch. Ví d ụ, bạn có thể sử dụng Organizer để saochép module VBA (trong đó có chứa Macro) từ mẫu toàn cục tới tập tin dự án khác để cung cấpnó cho bạn bè.

Những loại hoạt động lặp đi lặp lại nào mà bạn có thể muốn ghi lại trong một Macro? Đâylà một ví dụ. Tạo một bản chụp nhanh hình ảnh đồ họa của một khung nhìn là một cách tuyệt vờiđể chia sẻ các thông tin chi tiết của dự án với những người khác. Tuy nhiên, có khả năng rằng cácchi tiết bạn chụp lúc ban đầu sẽ trở nên nhanh chóng lỗi thời khi k ế hoạch đó được cập nhật. Việccó được các bản chụp được cập nhật có thể là một hành động lặp đi lặp lại nhiều lần và đó là ý

tưởng cho việc tự động hóa thông qua một Macro. Khi hành động này được tự động, bạn có thểnhanh chóng tạo ra một bức chụp hình ảnh nhanh mới ( d ạng ảnh GIF) của một k ế hoạch và lưuhình ảnh GIF này vào một tập tin. Từ đó, bạn có thể đính k èm tập tin hình ảnh GIF này vào mộtemail, hoặc đưa nó vào một trang web, hoặc chèn nó vào một tài liệu hoặc chia sẻ nó bằng nhữngcách khác.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường xuyên phải tạo ra một bản

chụp nhanh hình ảnh GIF của một k ế hoạch để chia sẻ nó cho đội ngũ thực hiện dự án. Nên bạnmuốn tự động hóa công việc này.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ ghi và chạy một Macro.






Chương XVIII 295

Bước 1: Trên tab View của k ế hoạch Customizing A, trong nhóm lệnh Macros, kích vào

Macros và sau đó chọn Record Macro từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Record Macrto xuất hiện.

Bước 2: Trong hộp nhập có nhãn Macro Name, gõ Capture_GIF_Image.

Lưu ý: Tên của Macro phải bắt đầu bằng một chữ cái và không được chứa các khoảng trống

(nếu gõ phím Space). Để cải thiện khả năng đọc được của các cái tên Macro của bạn, bạn có thểsử dụng dấu gạch dưới ( _ ) ở vị trí muốn phân tách. Ví d ụ, thay vì đặt tên Macro là

CaptureGIFImage, bạn có thể đặt tên nó là Capture_GIF_Image.

Đối với Macro này, chúng ta sẽ không sử dụng phím tắt. Khi ghi các Macro khác mà có sửd ụng các phím tắt, lưu ý r ằng bạn không thể sử dụng một tổ hợp gồm phím Ctrl + một phím nào

đó mà đã được dành riêng cho Project, do đó các tổ hợp phím như Ctrl + F (phím tắt cho lệnh tìmkiếm Find ) và Ctrl + G (Go To) là không được phép. Nếu không, khi bạn đóng hộp thoại này,

Project cảnh báo cho bạn biết r ằng bạn cần phải chọn một tổ hợp phím khác.

Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Store Macro in, chọn This Project để lưu trữ Macro này

trong k ế hoạch đang được mở ra.

Khi một Macro được lưu trữ trong một k ế hoạch, Macro đó có thể được sử dụng cho bấtk ỳ k ế hoạch nào khác khi k ế hoạch mà chứa Macro đó đang mở ra. Tùy chọn mặc định trong hộpchọn này,Global File, ám chỉ đến mẫu toàn cục. Khi một Macro đã được lưu trữ trong mẫu toàn

cục, thì Macro đó có thể được sử dụng cho bất kỳ k ế hoạch nào tại bất cứ lúc nào bởi vì mẫu toàn

cục được mở ra bất cứ khi nào mà Project hoạt động. Trong ví d ụ này, bởi vì chúng tôi không

muốn tùy chỉnh mẫu toàn cục của bạn, nên bạn sẽ lưu trữ Macro trong k ế hoạch đang được mở ra.

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Discription, quét chọn đoạn văn bản đang chứa trong đóvà thay thế nó bằng đoạn văn bản sau Saves a GIF image of Gantt Chart View.

Đoạn mô tả này r ất hữu ích để giúp chỉ r õ các hành động mà Macro đó sẽ thực hiện.

Bước 5: Bấm nút OK .

Dự án bắt đầu ghi Macro mới. Project không ghi và phát lại đúng mọi chuyển động chuộtvà thời gian trôi đi; nó chỉ ghi các k ết quả của việc bấm phím và các hành động (kích) của chuộtmà bạn thực hiện. Bạn k hông cần phải vội vàng để hoàn thành việc ghi lại Macro.

Bước 6 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng mũi tên trên nút

Gantt Chart và sau đó chọn Gantt Chart .

Mặc dù k ế hoạch này đang thể hiện khung nhìn Gantt Chart, nhưng bạn vẫn thực hiện

bước này để nếu như ở lúc ban đầu k ế hoạch đang trong một khung nhìn khác thì Marco sẽ chuyển nó sang khung nhìn Gantt Chart.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale chọnThirds of Months.






Chương XVIII 296

Project điều chỉnh thời gian biểu để hiển thị d ự án bao quát hơn.

Bước 8: Kích vào tiêu đề cột Task Name.

Điều này sẽ chọn tất cả các nhiệm vụ được sao chép.

Bước 9: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard , nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnhCopy và sau đó chọn Copy Picture.

Hộp thoại Copy Picture xuất hiện.

Bước 10: Bên dưới nhãn Render image, kích chọn To GIF image file và sau đó bấm nút Browse.

Bước 11: Trong hộp thoại Browse, d ẫn tới thư mục Chapter18 và sau đó bấm nút OK .

Bước 12: Quay tr ở lại hộp thoại Browse, bên dưới nhãn Copy, chọn tùy chọn Selected

Rows

Bước 13: Bên dưới nhãn Timescale, trong hộp chọn có nhãn From, gõ hoặc chọn 06/4/15

và trong hộp chọn có nhãn To, gõ hoặc chọn 04/12/15.

Phạm vi ngày này phù hợp với ngày bắt đầu và k ết thúc hiện tại của k ế hoạch. Bạn có thểthấy những ngày này trên nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của d ự án.

Bước 14: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Copy Picture.

Project lưu lại hình ảnh GIF.

Bước 15: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào Zoom và sau đó chọn Zoom.

Bước 16 : Trong hộp thoại Zoom, bấm nút Reset và sau đó bấm nút OK .

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để d ừng việc ghi lại.






Chương XVIII 297

Bước 17 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Macros, kích vào biểu tượng mũi tên trong lệnh Macros và sau đó chọn Stop Recording.

Tiếp theo, bạn sẽ chạy Macro để xem nó phát lại.

Bước 18: Trên tab View, trong nhóm lệnh Macros, kích Macro.

Hộp thoại Macros xuất hiện.

Bước 19: Trong hộp chọn bên dưới nhãn Macro name, chọn Customizing

A.mpp!Capture_GIF_Image, và sau đó bấm vào nút Run.

Macro bắt đầu chạy, nhưng nó dừng lại ngay khi Project tạo ra một thông báo xác nhận vềviệc thay thế ( hay ghi đè lên-Overwrite) tập tin hình ảnh GIF hiện có (tập tin mà bạn tạo ra trong

khi ghi Macro).

Quan tr ọng: Thiết lập cấp độ an toàn Security-Level của bạn trong Project ảnh hưởng đếnkhả năng chạy các Macro mà bạn ghi lại hoặc nhận được từ những người khác. Bạn có thể khôngtr ực tiếp thiết lập cấp độ an toàn nhưng nó có thể đã được thiết lập khi bạn cài đặt phần mềmProject.

Bước 20: Bấm nút Overwrite để ghi đè lên tập tin hình ảnh GIF được tạo ra trước đó.

Macro sẽ lưu lại hình ảnh GIF. Tiếp theo, bạn sẽ xem k ết quả của các hành động của Macro

này.

Bước 21: Trong máy tính của bạn, mở tập tin hình ảnh Customizing A.GIF trong thư mục

Chapter 18 ra bằng ứng dụng xem ảnh của bạn.

Hình ảnh GIF xuất hiện trong ứng dụng xem ảnh của bạn có lẽ cũng gần giống thế này.






Chương XVIII 298

Bước 22: Đóng ứng dụng xem ảnh của bạn và sau đó quay tr ở lại k ế hoạch Customizing A

đang được mở ra trong phần mềm Project.

Một Macro giống như vậy có thể rất hữu ích nếu bạn cần phải lấy lại hình ảnh chụp nhanhcủa một kế hoạch một cách thường xuyên.

18.3. Chỉnh sửa Macro

Một khi bạn đã ghi lại được một Macro, nó có thể làm việc hoàn hảo như khi bạn ghi nóhoặc nó có thể hưởng lợi từ một số điều chỉnh tới mã của nó. Bằng cách chỉnh sửa mã của Macro,

bạn có thể cung cấp cho Macro các chức năng mà bạn không thể tóm được khi ghi Macro, chẳnghạn như việc vứt bỏ một thông điệp cảnh báo. Mã của một Macro nằm trong một module VBA

nên bạn phải làm việc với mã đó trong môi trường VBA, thường được gọi là VBA Editor ( Trình

soạn thảo VBA).

Lưu ý: Ngôn ngữ VBA và VBA Editor được tiêu chuẩn hóa trong nhiều ứng dụng củaMicrosoft Office, bao gồm cả Proejct. Mặc dù các chi tiết cụ thể của từng ứng dụng khác nhau,nhưng cách thức chung về việc sử dụng VBA trong từng ứng dụng là giống nhau. Tự động hóa

VBA là một công cụ mạnh mẽ mà bạn có thể làm chủ được nó, và kiến thức mà bạn có được có

thể được sử dụng trong nhiều ứng dụng khác của Microsoft.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã ghi lại một Macro để tóm lấy mộtcông việc được lặp đi lặp lại nhiều lần. Macro Capture_GIF_Image được sử dụng và nó có thểđược cải tiến thêm. Hãy nhớ rằng khi bạn chạy nó trong ví d ụ trước, bạn đã phải xác nhận đểProject ghi đè lên tập tin hình ảnh GIF hiện có. Bởi vì mục đích của Macro này là để nắm bắtđược thông tin cập nhật mới nhất nên bạn luôn luôn muốn ghi đè lên thông tin cũ hơn. Bạn có thểtr ực tiếp thay đổi mã của Macro để thực hiện điều này.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ làm việc trong VBA Editor để tinh chỉnh và nâng cao Macro mà bạn đã ghi lại trong ví d ụ trước và sau đó chạy nó.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Macros, kích Macros.

Hộp thoại Macros xuất hiện.


A.mpp!Capture_GIF_Image, và sau đó bấm vào nút Edit.

Project tải module chứa đựng Macro này trong VBA Editor.

Một sự giải thích đầy đủ về ngôn ngữ VBA là vượt ra ngoài phạm vi của cuốn sách này,

nhưng chúng tôi có thể hướng dẫn bạn thông qua một số bước để thay đổi hành vi của Macro đã

được ghi lại trước đó. Bạn cũng có thể nhận ra một số hành động mà bạn đã ghi lại trước đó bằngcác cái tên được sử dụng trong đoạn mã VBA.

Bước 3: Kích chuột vào điểm bắt đầu của dòng lệnh ViewApplyEx Name: = "& Gantt

Chart", ApplyTo: = 0 và bấm phím Enter.

Bước 4: Kích vào dòng mới mà bạn vừa tạo ra, nhấn phím Tab và gõ như sau đây:

Appl i c at i on. Al er t s Fal s e






Chương XVIII 299

Dòng mã này sẽ ngăn chặn sự nhắc nhở mà bạn nhận được khi chạy Macro và chấp nhậntùy chọn mặc định là thay thế tập tin hình ảnh GIF hiện có bằng tập tin mới trùng tên.

Lưu ý r ằng khi bạn đang gõ, các hộp chọn và các ScreenTips có thể cũng xuất hiện. VBA

Editor sử dụng các công cụ và thông tin phản hồi như vậy để giúp bạn nhập văn bản trong moduleđược chính xác hơn.

Bước 5: Trong dòng lệnh mà bắt đầu với cụm từ Edi t CopyPi c t ur e, chọn đoạn văn bản" 06/ 04/ 15 8: 00 SA" ( bao gồm cả dấu ngoặc kép) ở đằng sau cụm từ Fr omDat e: = và gõ nhưsau:

Ac t i v ePr oj ec t . Pr oj ec t St ar t

Đoạn mã VBA này miêu tả ngày bắt đầu của dự án đang được mở ra.

Điều này khiến Macro lấy được ngày bắt đầu hiện tại của kế hoạch đang được mở ra chohình ảnh GIF mà Macro tạo ra.

Bước 6 : Cũng trong dòng đó, chọn đoạn văn bản " 04/ 12/ 15 5: 00 PM" ( bao gồm cả dấungoặc kép) ở đằng sau cụm từ ToDat e: = và gõ như sau:

Ac t i v ePr oj ec t . Pr oj ec t Fi ni s h

Điều này khiến Macro lấy được ngày k ết thúc hiện tại của kế hoạch đang được mở ra cho

hình ảnh GIF mà Macro tạo ra. Bây giờ, nếu ngày bắt đầu hoặc kết thúc của kế hoạch thay đổi, phạm vi ngày được sử dụng khi sao chép hình ảnh GIF cũng sẽ thay đổi theo.

Tiếp theo, bạn sẽ mêm các khả năng mới khác cho Macro trong VBA Editor.

Bước 7 : Kích vào điểm bắt đầu của dòng lệnh Sel ect TaskCol umn, và sau đó nhấn phím Enter.


Fi l t er Appl y Name: =” I ncompl et e Tasks”

Dòng mã này sẽ áp dụng bộ lọc Incomplete Tasks ( các nhiệm vụ chưa hoàn thành) tớikhung nhìn hiện đang mở ra.






Chương XVIII 300

Bước 9: Kích vào điểm bắt đầu của dòng lệnh ZoomTi mescal e Reset : =Tr ue, và sau đónhấn phím Enter.


Fi l t er Cl ear

Dòng mã này sẽ gỡ bỏ bộ lọc Incomplete Task ra khỏi khung nhìn hiện đang mở ra.

Bước 11: Kích vào trình đơn File trên menu chính của cửa sổ VBA Editor, kích Close and

Return to Microsoft Project .

Cửa sổ VBA Editor đóng lại và bạn quay trở lại kế hoạch.

Bây giờ, bạn có thể chạy Macro đã được cập nhật, nhưng việc đầu tiên là bạn sẽ ghi lại mộtsố tiến triển trên các nhiệm vụ. Bằng cách đó, bạn sẽ thấy Macro sẽ lọc các nhiệm vụ có tiến triểnmới như thế nào và điều chỉnh những cái gì sẽ được thể hiện trong hình ảnh GIF.

Bước 12: Kích chọn vào tên của nhiệm vụ 31, Proofread and index.

Bước 13: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích vào biểu tượng đầu mũi tên trong

lệnh Mark on Track và sau đó chọn Update Tasks.

Hộp thoại Mark on Track xuất hiện.

Bước 14: Trong hộp nhập có nhãn Actual dur , gõ hoặc chọn 16d và sau đó bấm nút OK .

Tiếp theo, bạn sẽ ghi lại sự tiến triển tr ên một nhiệm vụ khác.

Bước 15: Kích chọn vào tên của nhiệm vụ 32, Incorporate 1st Pages review.

Bước 16 : Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích vào biểu tượng đầu mũi tên trong

lệnh Mark on Track và sau đó chọn Update Tasks.

Bước 17 : Trong hộp nhập có nhãn Actual dur , gõ hoặc chọn 5d và sau đó bấm nút OK .

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để quay tr ở lại với Macro.

Bước 18: Trên tab View, trong nhóm lệnh Macros, kích Macros.


A.mpp!Capture_GIF_Image, và sau đó bấm vào nút Run.






Chương XVIII 301

Macro chạy và tại thời điểm này bạn đã không bị nhắc nhở để ghi đè lên các tập tin đã đượclưu trước đó như khi bạn đã ở trong ví d ụ trước. Để kiểm tra r ằng Macro chạy chính xác, bạn sẽxem hình ảnh GIF được cập nhật bằng ứng dụng xem hình ảnh của bạn.

Bước 20: Trong máy tính của bạn, mở tập tin hình ảnh Customizing A.GIF trong thư mụcChapter 19 ra.

Hình ảnh GIF xuất hiện trong ứng dụng xem ảnh của bạn có lẽ cũng gần giống thế này.

Hình ảnh chụp nhanh cập nhật bao gồm cả ngày k ết thúc được cập nhật của dự án và chỉhiển thị những nhiệm vụ chưa hoàn thành vì Macro đã áp d ụng bộ lọc Incomplete Tasks. (Lưu ý

r ằng nhiệm vụ 31, bây giờ đã hoàn thành nên không xuất hiện.) Bây giờ bạn có thể chạy Macro

một cách thường xuyên nhất khi cần để nắm bắt các thông tin cập nhật mới nhất.

Bước 21: Đóng ứng dụng xem hình ảnh của bạn và sau đó quay trở lại kế hoạchCustomizing A trong Project.

Sau đây là những lưu ý thêm khi làm việc với các Macro VBA trong Project.

- VBA là một ngôn ngữ lập tr ình phong phú và tuyệt vời. Nếu bạn muốn có một cái nhìn

sâu hơn về VBA trong Project, hãy làm như sau: Trên tab View, trong nhóm lệnh Macros, kích

vào biểu tượng mũi tên bên trong nút Macros, và sau đó chọn Visual Basic. Trong cửa sổ Microsoft

Visual Basic for Applications (VBA Editor), trong trình đơn Help trên menu chính, chọn Microsoft Visual Basic for Applications Help.

- Trong khi làm việc với một module, bạn có thể nhận được sự giúp đỡ về các mục cụ thểnhư các đối tượng, các thuộc tính và các phương thức. Kích vào một từ, và sau đó nhấn phím F1.

- Để đóng VBA Editor và quay tr ở lại Project, trên menu File, chọn Close and Return

Microsoft Project .

18.4. Tùy chỉnh giao diện ribbon và công cụ Quick Access Toolbar

Như với các ứng dụng MS Office khác, bạn có nhiều lựa chọn liên quan đến cách thức làm

việc với Project. Một số thiết lập về tùy biến như sau đây:

- Thêm các lệnh sử dụng thường xuyên lên Quick Access Toolbar ( Thanh công cụ truy cậpnhanh).

- Tùy chỉnh một tab hiện có tr ên giao diện ribbon hoặc tạo ra một tab mới chứa đựng bấtcứ lệnh nào mà bạn muốn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn Macro mà được tùy chỉnh ởví d ụ trước có thể được truy cập thông qua một tab tùy chỉnh.






Chương XVIII 302

Trong ví d ụ này, bạn thêm một lệnh tới Quick Access Toolbar và tạo ra một tab tùy chỉnh.

Bước 1: Trên tab File, kích Options.


Bước 2: Trong hộp thoại Project Options, chọn tab Quick Access Toolbar.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào biểu tượng mũi tên hướng xuống nằm ở cạnh bên phảicủa Quick Access Toolbar và sau đó chọn More Commands.

Bước 3: Trên phần bên trái của hộp thoại, trong hộp chọn có nhãn Choose commands from,chọn Commands Not in the Ribbon.

Project hiển thị danh sách các lệnh mà hiện nay không thể truy cập được từ giao diệnribbon. Mất một chút thời gian để tìm kiếm các lệnh mà bạn có thể muốn truy cập nhanh đến trong

danh sách này.

Bước 4: Trong danh sách các lệnh ( nằm trong hộp chọn lớn hơn ở phía bên trái của hộp

thoại) chọn Go To và sau đó bấm nút Add .

Project sẽ thêm lệnh Go To tới hộp chọn lớn nằm ở phía bên phải của hộp thoại.

Lệnh Go To là một cách tiện dụng để tìm đến vị trí của một số ID nhiệm vụ cụ thể và cuộnkhung nhìn Gantt Chart tới nhiệm vụ đó, gộp cả hai thao tác trong một lệnh.

Bước 5: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Project Options.

Project thêm lệnh GoTo tới Quick Access Toolbar .

Bây giờ hãy thử lệnh GoTo bằng cách thực hiện các bước sau đây:

Bước 6 : Trên Quick Access Toolbar , nhấn Go To.

Bước 7 : Trong hộp thoại Go To, gõ 43 trong hộp nhập có nhãn ID và sau đó bấm nút OK .






Chương XVIII 303

Lưu ý: Trong hộp thoại Go To, bạn cũng có thể nhập một giá trị ngày trong hộp nhập cónhãn Date để cuộn khung nhìn Gantt Chart tới một ngày cụ thể.

Project nhảy tới nhiệm vụ 43 và cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để hiểnthị thanh bar Gantt của nó.

Nếu bạn muốn gỡ bỏ lệnh đó khỏi Quick Access Toolbar , hoàn thành những bước sau đây.

Bước 8: Trên Quick Access Toolbar kích chuột phải vào nút Go To và trên menu ngữ cảnhxuất hiện chọn Remove from Quick Access Toolbar .

Lưu ý: Bạn có thể nhanh chóng thêm bất kỳ lệnh nào đó trong giao diện Ribbon tới Quick

Access Toolbar . Kích chuột phải lên lệnh đó và trong menu ngữ cảnh hiện ra, chọn Add to Quick

Access Toolbar .

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một tab tùy chỉnh và thêm tới tab đó một lệnh dùng đểchạy Macro Capture_GIF_Image.

Bước 9: Trên tab File, kích Options.

Bước 10: Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Customize Ribbon.

Project hiển thị các tùy chọn cho việc tùy chinh giao diện Ribbon.

Ở đây, bạn có thể nhận được quyền truy cập tới các lệnh và các tính năng được cung cấp

bởi Project.

Bước 11: Trong hộp chọn lớn nằm ở bên phải của hộp thoại, chọn mục View (nhưng không bỏ dấu tích khỏi hộp kiểm của nó) và sau đó bấm vào nút New Tab.






Chương XVIII 304

Project tạo ra một tab mới cùng với nhóm lệnh mới thuộc nó ở bên dưới (trên giao diện

ribbon tab mới này sẽ nằm ở bên phải) tab View.

Bước 12: Trong hộp chọn lớn nằm ở bên phải của hộp thoại, chọn mục New Tab (Custom),

lưu ý là không bỏ dấu tích khỏi hộp kiểm của nó và sau đó bấm vào nút Rename.

Hộp thoại Rename xuất hiện.

Bước 13: Trong hộp nhập có nhãn Display name, gõ My Tab và sau đó bấm nút OK .

Bước 14: Kích chọn mục New Group (Custom) và sau đó nhấn nút Rename.

Bước 15: Trong hộp nhập có nhãn Display name, gõ My Command và sau đó bấm nút OK .

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để thêm Macro đã được tùy chỉnh tới tab mới này.

Bước 16 : Trên phần bên trái của hộp thoại, trong hộp chọn có nhãn Choose commands

from, chọn Macro.

Tên của Macro tùy chỉnh xuất hiện.

Bước 17 : Chọn tên của Macro Customizing A.mpp!Capture_GIF_Image và sau đó nhấnnút Add .

Project thêm mục Macro này tới nhóm lệnh tùy chỉnh thuộc tab mới của bạn.






Chương XVIII 305

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi tên của lệnh gọi Macro và gán cho nó một biểu tượng- Icon.

Bước 18: Trong hộp chọn lớn nằm ở bên phải của hộp thoại, chọn mục Macro Customizing

A.mpp!Capture_GIF_Image và sau đó bấm vào nút Rename.

Bước 19: Trong hộp nhập có nhãn Display name, gõ Copy GIF và trong hộp chọn có nhãn

Symbol lựa chọn biểu tượng bức ảnh ( là biểu tượng thứ 6 tính từ trái sang của hàng thứ hai).

Bước 20: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Rename và sau đó nhấn tiếp nút OK để đónglại hộp thoại Project Options.

Project thêm tab mới đã được tùy chỉnh tới giao diện ribbon.

Bước 21: Kích tab My Tab.

Bước 22: Trên tab My Tab, trong nhóm lệnh My Command , kích Copy GIF .

Project chạy Macro. Nếu bạn muốn, tìm đến thư mục Chapter 19 để xem hình ảnh GIF.

Để kết thúc bạn sẽ gỡ bỏ tab mới này ra khỏi giao diện Ribbon.






Chương XVIII 306

Bước 23: Kích chuột phải lên tab My Tab và trong menu ngữ cảnh xuất hiện, chọnCustomize the Ribbon.

Bước 24: Trong hộp chọn lớn nằm ở bên phải của hộp thoại, kích chuột phải lên mục My

Tab (Custom) và trong menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Remove.

Lưu ý: Bạn cũng có thể bấm vào nút Reset để xóa bỏ toàn bộ các tùy chỉnh tới giao diện

Ribbon và Quick Access Toolbar mà bạn đã thực hiện. Bước 25: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Project Options.

Projec đã gỡ bỏ tab mới thêm vào.






Chương XIX 307

Chi sẻ thông tin với các phần mềm,

ứng dụng khác






Chương XIX 308

Trong chương này, bạn tập trung vào các cách khác nhau để có được dữ liệu vào và ra khỏi Microsoft Project 2013. Ngoài tính năng sao chép (copy) và dán ( paste) của Windows mà bạn cóthể đã quen thuộc, Project hỗ trợ một loạt các lựa chọn cho việc nhập và xuất dữ liệu.

Trong suốt chương này, bạn sẽ thấy những d ạng sau đây:

- Chương tr ình nguồn (Source program) là chương tr ình hoặc ứng dụng mà bạn sao chép

các thông tin từ nó. - Chương tr ình đich ( Destination program) là chương tr ình hoặc ứng dụng mà bạn dán

thông tin vào nó.

19.1. Sao chép dữ liệu Project tới các chương tr ình khác

Proejct hỗ trợ việc sao chép thông tin ra bên ngoài và dán thông tin bên ngoài vào trong

Project. Tuy nhiên, do thông tin của Project được cấu trúc cao nên có một số điều cần phải lưuý.

Khi sao chép d ữ liệu từ Project vào các ứng dụng khác, bạn có một số tùy chọn cho cáck ết quả mà bạn nhận được:

- Bạn có thể sao chép các thông tin (chẳng hạn như những cái tên và các ngày tháng củanhiệm vụ) từ một bảng trong Project và dán nó là d ữ liệu được cấu trúc theo d ạng bảng trong các

ứng dụng bảng tính giống như Microsoft Excel, hoặc như là một bảng trong các ứng dụng xử lývăn bản có hỗ trợ bảng biểu như Microsoft Word. Trong hầu hết các trường hợp, các tiêu đề cộtcủa bảng dữ liệu mà bạn sao chép cũng sẽ được dán và hệ thống phân cấp nhiệm vụ khái quát/nhiệmvụ con (Summary/subtask ) sẽ được biểu thị bằng cách các nhiệm con bị thụt vào

- Bạn có thể sao chép văn bản (Text ) từ một bảng trong Project và dán nó như là văn bản bị phân cách bởi khoảng cách tab (Tab-delimited ) -trong các ứng dụng soạn thảo văn bản khônghỗ trợ bảng, giống như WordPad hoặc Notepad.

- Khi dán các thông tin từ Project vào một ứng dụng gửi thư điện tử-email như MicrosoftOutlook, có thể bạn sẽ nhận được kết quả d ạng bảng nếu ứng dụng email của bạn hỗ trợ định d ạng

Hypertext Markup Language (HTML).

- Bạn có thể tạo ra một bản chụp nhanh hình ảnh đồ họa của khung nhìn hiện đang đượcmở ra và dán hình ảnh này vào trong bất kỳ ứng dụng nào hỗ trợ hình ảnh đồ họa. Bạn đã làm việcvới tính năng Copy Picture ( thuộc tab Task) trong Chương 6.

Lưu ý: R ất nhiều chương tr ình, ứng dụng chẳng hạn như Word, Excel, PowerPoint và

AutoCad … có tính năng Paste Special. Tính năng này cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn hơn đểdán d ữ liệu từ Project vào chương tr ình đích. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính năng Paste Special

trong Word để dán văn bản được định dạng hoặc không được định dạng, hoặc một hình ảnh hoặc

một Microsoft Project Document Object (đối tượng OLE). Bạn cũng có thể chọn chỉ để dán mỗid ữ liệu hoặc dán nó với một liên k ết ( đường link) tới d ữ liệu nguồn trong Project. Khi dán vớimột liên k ết, dữ liệu đích đó có thể được cập nhật bất cứ khi nào mà d ữ liệu nguồn trong Project

bị thay đổi.

Ngoài ra, bạn cũng có nhiều lựa chọn khi dán dữ liệu từ các chương tr ình khác vào trong

Project.

- Bạn có thể dán văn bản (chẳng hạn như một danh sách tên các nhiệm vụ hoặc tài nguyên)

vào một bảng trong Project. Ví d ụ, bạn có thể dán một loạt các ô d ữ liệu từ Excel hoặc một nhómcác đoạn văn bản từ Word vào Project. Cụ thể, bạn có thể dán một loạt tên của các nhiệm vụ mà

được tổ chức trong một cột trong Excel hoặc Word vào cột Task Name trong Proejct.

- Bạn có thể dán một hình ảnh đồ họa hoặc một đối tượng OLE từ một chương tr ình khác

vào phần biểu đồ của một khung nhìn Gantt Chart. Bạn cũng có thể dán một hình ảnh đồ họa hoặcmột đối tượng OLE vào ghi chú của nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công và vào một khung

nhìn d ạng Form như khung nhìn Task Form hoặc Resource Form.






Chương XIX 309

Lưu ý: Việc dán văn bản có nhiều cột vào Project đòi hỏi phải có một số k ế hoạch. Trướctiên, hãy chắc chắn rằng thứ tự của các thông tin trong các chương tr ình nguồn phù hợp với thứ tựcủa các cột của bảng trong Project. Bạn có thể sắp xếp lại các dữ liệu trong chương tr ình nguồnđể phù hợp với thứ tự các cột của bảng trong Project hoặc ngược lại. Thứ hai, hãy chắc chắn rằngcác cột trong chương tr ình nguồn hỗ trợ cùng loại dữ liệu (văn bản, số, ngày tháng, vv) với các cột tương ứng với chúng trong Project.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã sử dụng tính năng Copy Picture trong Project để tạo ra các bức chụp nhanh của các chi tiết tiến độ mà sau đó bạn có thế chi sẻ vớinhững người khác. Tuy nhiên, hình ảnh đồ họa kết quả này không cho phép chỉnh sửa nội dungnguyên bản của nó. Bạn muốn chia sẻ nội dung nguyên bản, chẳng hạn như danh sách các nhiệmvụ hoặc tài nguyên, từ Project tới các ứng dụng Office khác.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ sao chép dữ liệu dạng bảng từ Project và dán nó vào Excel và

Word.

Bạn cần đến tập tin Sharing_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 19 đi kèmtheo cuốn sách này. Mở tập tin Sharing_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Sharing.

Để bắt đầu, bạn sẽ sao chép tên, thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu và k ết thúc của một sốnhiệm vụ từ Project tới Word.

Bước 1: Trong bảng Entry nằm ở phần bên trái của khung nhìn Gantt Chart, lựa chọn từtên của nhiệm vụ 5, Editorial, kéo đến ngày k ết thúc của nhiệm vụ 13, Wed 23/9/15.

Lưu ý: Một cách để nhanh chóng và d ễ dàng chọn lựa phạm vi này đó là kích vào tên củanhiệm vụ 5, nhấn và giữ phím Shift và sau đó kích vào ngày kết thúc của nhiệm vụ 13.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard , kích Copy.

Project sao chép phạm vi được chọn tới Clipboard .

Bước 3: Mở phần mềm Word ( hoặc một ứng dụng sử lý văn bản ), tạo ra một tài liệu mới( New Document ) và sau đó dán nội dung trong Clipboard vào tài liệu mới này.






Chương XIX 310

Nếu bạn có Word 2013, màn hình cửa sổ Word của bạn lúc này nhìn cũng tương tự nhưhình ảnh ví dụ sau đây.

Việc dán vào Word đã tạo ra một bảng được định dạng. Các tiêu đề cột từ Project đượcsao chép vào trong bảng, cấu trúc dạng đề cương của nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ con trong

Project cũng được biểu thị.

Tiếp theo, bạn sẽ dán dữ liệu dạng bảng từ Project vào trong một ứng dụng bảng tính.

Bước 4: Mở phần mềm Excel ( hoặc một ứng dụng bảng tính khác ), tạo ra một bảng tínhmới ( New Workbook ).

Bây giờ bạn sẽ sao chép các chi tiết về chi phí của tài nguyên từ Project sang Excel.

Bước 5: Quay tr ở lại Project.

Bước 6 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet .

Khung nhìn Resource Sheet thay thế khung nhìn Gantt Chart.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost .

Đây là các thông tin về chi phí của các tài nguyên mà bạn muốn dán vào trong Excel.






Chương XIX 311

Bước 8: Kích vào nút Select All nằm ở góc tr ên cùng bên trái của bảng Cost .

Project chọn toàn bộ bảng, mặc dù chỉ những ô dữ liệu chứa đựng giá trị sẽ được sao chép.

Bước 9: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard , kích Copy.

Project sao chép phạm vi được chọn vào Clipboard .

Bước 10: Quay tr ở lại Excel và sau đó dán nội dung trong Clipboard vào trong bảng tínhmới.

Trong Excel, nếu thấy cần thiết, mở rộng bất kỳ cột nào không hiển thị các giá trị dữ liệumà thay vào đó hiển thị ký hiệu tiền tệ (##). Nếu bạn có Excel 2013, màn hình của sổ Excel của

bạn trông sẽ giống như hình minh họa sau đây.






Chương XIX 312

Cũng giống như khi dán vào trong Work, chú ý r ằng việc dán vào trong Excel tạo ra cáctiêu đề cột chính xác. Các giá tr ị từ Project cũng được đưa định dạng chính xác ( chẳng hạn nhưtiền tệ) vào trong Excel.

Bước 11: Đóng Word và Excel mà không lưu file, và sau đó quay tr ở lại Project. Việcdán d ữ liệu bảng từ Project sang các ứng dụng khác ngoài Word và Excel sẽ khác. Ví d ụ, nếu bạndán d ữ liệu tương tự như trên vào trong Notepad, k ết quả là d ữ liệu sẽ bị phân cách kiểu tab-

delimited và không có các tiêu đề cột.

19.2. Mở các định dạng tập tin khác trong Project

Các thông tin mà bạn cần để sát nhập vào một kế hoạch trong Project có thể đến từ nhiềunguồn khác nhau. Một danh sách các nhiệm vụ đến từ một bảng tính hoặc các chi phí tài nguyên

đến từ một cơ sở dữ liệu là hai ví d ụ. Bạn có thể muốn sử dụng các tính năng độc đáo của Project để phân tích dữ liệu từ các chương tr ình khác. Ví d ụ, nhiều người giữ danh sách các việc cần làm

và danh sách các nhiệm vụ cơ bản trong Excel, nhưng việc giải quyết các vấn đề tiến độ cơ bản,chẳng hạn như việc phân biệt giữa thời gian làm việc và thời gian không làm việc, là không thựctế trong Excel.

Khi lưu hoặc mở dữ liệu từ các định dạng khác, Project sử dụng các ánh xạ (map) (còn

được gọi là Import/Export map-ánh xạ xuất/nhập hoặc Data map-ánh xạ dữ liệu) xác định chínhxác d ữ liệu được nhập vào hoặc xuất ra và cách thức cấu trúc nó. Bạn sử dụng Import/Export map

để xác định cách thức mà bạn muốn các trường dữ liệu cá nhân trong tập tin của chương tr ình

nguồn tương ứng với các trường dữ liệu cá nhân trong tập tin của chương tr ình đích. Sau khi bạnthiết lập một Import/Export map, bạn có thể sử dụng nó nhiều và nhiều hơn nữa.

Lưu ý: Nếu bạn đã cài đặt Excel trên máy tính của bạn, mở tập tin excel có tên là Sample

Task List trong thư mục Practices/ Chapter19. Đây là một tập tin mà bạn sẽ nhập- Import vào trong

Project. Những điều quan trọng cần lưu ý về tập tin này là tên và thứ tự của các cột, sự hiện diệncủa một hàng tiêu đề cột (các nhãn ở phía trên cùng các cột) và d ữ liệu này nằm trong mộtWorksheet có tên là "Tasks". Sau khi bạn xem qua xong, đóng nó lại mà không lưu các thay đổi nếu có.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một đồng nghiệp đã gửi cho bạn một tậptin Excel có chứa các nhiệm vụ và thời hạn thực hiện của các hoạt động được cố ấy đề nghị chocho một số công việc mà nhà xuất bản Lucerne có thể làm trong tương lai. Bạn muốn nhập dữ liệunày vào Project.






Chương XIX 313

Trong ví d ụ này, bạn mở một tập tin Excel trong Project và thiết lập một Import/Export

map để điều khiển các thức mà d ữ liệu của Excel được nhập vào trong Project.

Quan tr ọng: Project 2013 có một thiết lập an ninh có thể ngăn cản bạn mở các tập tin đượclưu bởi các phiên bản trước đó của MS Project hoặc các tập tin trong các định dạng không mặc

định khác. Bạn sẽ thay đổi thiết lập này để hoàn thành các hoạt động trong ví dụ sau đây và sau đókhôi phục lại thiết lập ban đầu của nó.

Bước 1: Trong Project, trên tab File, kích Options.


Bước 2: Kích vào tab Trust Center.

Bước 3: Bấm vào nút Trust Center Settings.

Hộp thoại Trust Center xuất hiện.

Bước 4: Kích vào Legacy Formats.

Bước 5: Bên dưới nhãn Legacy Formats, chọn Prompt when loading files with legacy or

non default file format .

Bước 6 : Bấm nút OK để đóng hộp thoại Trust Center và sau đó bấm nút OK một lần nữađể đóng hộp thoại Project Options.

Với sự thay đổi này tới thiết lập Trust Center của Project, bạn đã sẵn sàng để nhập mộttập tin Excel vào Project.

Bước 7 : Kích vào tab File và sau đó chọn Open. Chọn Computer r ồi bấm vào nút Browse.

Hộp thoại Open xuất hiện.

Bước 8: Dẫn đến thư mục Practices/Chapter 19.

Bước 9: Trong hộp chọn ( hiện đang có chứa Projects ở trong đó) nằm ở bên cạnh hộpchọn có nhãn File name, chọn Excel Workbook trong danh sách thả xuống.

Lưu ý : Trong khi di chuyển qua các mục chọn trong hộp chọn này, bạn có thể thấy các địnhd ạng tập tin mà Project có thể nhập ( Import ). Nếu bạn làm việc với các chương tr ình mà chúngcó thể lưu dữ liệu thành một trong các định dạng tập tin này thì bạn có thể nhập dữ liệu của chúngvào trong Project.

Bước 10: Chọn tập tin Sample Task List trong thư mục Practices/Chapter 19 và sau đó bấm nút Open.

Hộp thoại Import Wizard xuất hiện. Hộp thoại này giúp bạn nhập các d ữ liệu đượ c cấutrúc từ một định d ạng khác vào trong Project.

Bước 11: Bấm nút Next.

Trang thứ hai ( trang Map) của hộp thoại Import Wizard xuất hiện.






Chương XIX 314

Hộp thoại Import Wizard sử dụng các map (ánh xạ) để tổ chức cách thức mà d ữ liệu đượccấu trúc từ kiểu định dạng tập tin khác được nhập vào trong Project. Đối với ví dụ này, bạn sẽ tạora một map mới.

Bước 12: Chắc chắn rằng New map dang được chọn và sau đó bấm nút Next.

Trang Import Mode của hộp thoại Import Wizard xuất hiện.

Bước 13: Chắc chắn rằng As a new project đang được chọn, và sau đó bấm nút Next.

Trang Map Options của hộp thoại Import Wizard xuất hiện.

Bước 14: Tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Task và chắc chắn rằng Import includes headers

cũng đang được chọn.

Headers ở đây là đề cập đến các tiêu đề của cột.


Trang Task Mapping của hộp thoại Import Wizard xuất hiện. Ở đây, bạn chỉ định

Worksheet ( hay còn gọi là Sheet ) nguồn trong tập tin Excel và chỉ định cách thức mà bạn muốnánh xạ (map) dữ liệu từ Worksheet nguồn tới các trường d ữ liệu của Project.

Bước 16 : Trong hộp chọn có nhãn Source worksheet name, chọn Tasks.






Chương XIX 315

Tasks là tên của Sheet có chứa dữ liệu cần nhập trong tập tin Excel. Project phân tích các

cái tên trong hàng tiêu đề trong sheet Tasks và đề nghị ra các cái tên của các trường dữ liệu có thể phù hợp trong Project. Nếu Project không thể phù hợp với các cái tên của các cột trong sheet

Tasks hoặc muốn xác định chính xác thì bạn có thể thay đổi sự ánh xạ tới các trường dữ liệu khácở đây.

Bước 17 : Bấm nút Next.

Trang cuối cùng của hộp thoại Import Wizard xuất hiện. Ở đây, bạn có tùy chọn lưu các

thiết lập cho Import Map mới này. Tại thời điểm này thì bạn sẽ bỏ qua bước này.

Bước 18 : Bấm nút Finish.

Project nhập dữ liệu từ tập tin Excel vào một kế hoạch dự án mới. (Các ngày mà bạn nhìn

thấy tr ên bảng biểu thời gian sẽ khác với hình ảnh trong máy tính của bạn do Project sử dụng ngày

tháng hiện tại trên máy tính là ngày bắt đầu của d ự án trong các tập tin mới).

Tr ừ khi bạn đã thay đổi thiết lập lên chế độ tiến độ mặc định cho các nhiệm vụ mới, còn

không thì các nhiệm hiện đang có chế độ tiến độ thủ công ( Manually Scheduled ).

Đây là một danh sách các nhiệm vụ đơn giản chỉ có tên và thời hạn thực hiện của nhiệmvụ. Tuy nhiên, qui trình nhập dữ liệu có cấu trúc phức tạp hơn vẫn tương tự như vậy.

Bước 19: Đóng tập tin dự án Sample Task List mới này lại mà không cần lưu.

Tập tin dự án Sharing vẫn còn mở trong Project.






Chương XIX 316

19.3. Lưu sang các định dạng tập tin khác trong Project

Dán d ữ liệu Project vào các chương tr ình khác như bạn đã làm ở các ví dụ trước đó có thểlà tốt đối với một thời điểm nào đó hoặc cho các nhu cầu không thường xuyên, nhưng kỹ thuật nàycó thể làm không được tốt lắm nếu như bạn phải xuất một lượng lớn d ữ liệu từ Project. Thay vào

đó, bạn có thể lưu dữ liệu Proejct vào trong các tập tin định dạng khác như sau đây:

- Bạn có thể lưu toàn bộ dự án sang định dạng Extensible Markup Language ( XML) để traođổi d ữ liệu được cấu trúc với các ứng dụng khác có hỗ trợ XML.

- Bạn có thể chỉ lưu dữ liệu mà bạn chỉ định trong một định dạng khác. Các định dạng đượchỗ trợ bao gồm Workbook ( bảng tính) của Excel và văn bản bị phân cách bởi khoảng cách tab

(Tab-delimited ) hoặc văn bản bị phân cách bởi dấu phẩy (Comma-delimited ). Khi lưu các địnhd ạng này, bạn chọn định dạng mà bạn muốn lưu, chọn một Export map có sẵn ( hoặc được tạo ra

bởi bạn), và xuất dữ liệu.

Lưu ý: Bạn cũng có thể lưu khung nhìn hiện được đang mở ra thành một định dạng lưu trữtài liệu như XPS hoặc PDF, giữ được bố cục và định dạng nhưng thường là không thể chỉnh sửađược. Để biết thêm thông tin, xem lại Chương 16 .

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, người lập kế hoạch tài chính đã yêu cầumột số dữ liệu về chi phí của d ự án xuất bản sách. Bạn muốn cung cấp d ữ liệu này cho người lậpk ế hoạch tài chính, nhưng người này lại sử dụng một chương tr ình về ngân sách mà nó không thểlàm việc trực tiếp với các tập tin của Project. Bạn quyết định cung cấp cho cô ấy dữ liệu chi phí

ở dạng văn bản Tab-Delimited mà sẽ cho phép cô ấy linh hoạt nhất khi nhập dữ liệu vào chươngtrình ngân sách của mình.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ lưu dữ liệu Project thành một tập tin văn bản bằng cách sử dụngmột Export map có sẵn.

Bước 1: Trên tab File, bấm Export.

Bước 2: Kích Save Project as File.

Bên dưới nhãn Save Project as File, bạn có thể nhìn thấy một số loại tập tin được hỗ trợ.

Bên trong khu vực dưới nhãn Other File Types, kích chọn mục Save as Another File Type

và sau đó bấm nút Save As.


Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn File name, gõ Sharing Costs.

Bước 6 : Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn Text (Tab delimited) từ danh sách thảxuống và sau đó bấm nút Save.

Một hộp thoại xác nhận xuất hiện bởi vì Project hiện đang cố gắng để lưu thành một địnhd ạng tập tin không thuộc loại mặc định.






Chương XIX 317

Bước 7 : Bấm nút Yes.

Hộp thoại Export Wizard xuất hiện.

Lưu ý: Khi bạn sử dụng các Import/Export map, chúng không phụ thuộc vào khung nhìn

nào hiện đang được mở ra trong Project. Khung nhìn hiện đang được mở ra không ảnh hưởng tớinhững loại d ữ liệu nào có thể hoặc không có thể xuất.


Trang thứ hai của hộp thoại Export Wizard xuất hiện.

Bước 9: Chọn tùy chọn Use existing map và sau đó bấm nút Next.

Bước 10: Trong danh sách của hộp chọn có nhãn Choose a map for your date, chọn Cost

data by task .


Trong trang tiếp theo của hộp thoại Export Wizard, bạn có thể thấy các tùy chọn về loạicủa dữ liệu được xuất, loại phân cách giữa các giá trị dữ liệu ( tab, space hoặc comma) và các tùychọn khác. Thời điểm này thì bạn sẽ sử dụng các tùy chọn mặc định.







Chương XIX 318

Ở đây, bạn có thể nhìn thấy các trường dữ liệu chi tiết được áp d ụng tới sự xuất này. Tiếptheo, bạn sẽ tùy chỉnh để những dữ liệu nào sẽ được xuất. Bạn sẽ gỡ bỏ hai trong số các trường d ữliệu được xuất.

Bước 13: Trong cột có nhãn From, chọn Active.

Bước 14: Bấm nút Delete Row.

Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ trường dữ liệu thứ hai. Bước 15: Trong cột có nhãn From, chọn Task Mode.

Bước 16 : Bấm nút Delete Row.

Proejct gỡ bỏ trường Task Mode ra khỏi danh sách các trường dữ liệu được xuất và cậpnhật trong khung nhìn Preview (xem trước) ở bên dưới.

Bước 17 : Bấm nút Finish.

Proejct lưu tập tin văn bản. Để xem nó, bạn sẽ mở tập tin này bằng Notepad.

Bước 18: Làm một trong hai việc sau đây.

- Nếu bạn đang sử dụng hệ điều hành Window 7 hoặc trước nó thì: trên manu Start , chọn All Programs Accessories Notepad .

- Nếu bạn đang sử dụng hệ điều hành Window 8 thì: Trên màn hình Start screen, gõ

notepad và trong danh sách Apps results chọn hoặc chạm Notepad .

Phần mềm Notepad mở ra.

Lưu ý: Bạn cũng có thể tới thư mục Practices/Chapter 19 và kích đúp vào tập tin văn bảnSharing Costs.

Bước 19: Trong Notepad, chắc chắn rằng Word Wrap đang được tắt. ( Tr ên trình đơn Format, Work Wrap không có d ấy tích chọn ở đường trước nó).

Bước 20: Trên trình đơn File, chọn Open.

Bước 21: Mở tập tin văn bản Sharing Costs trong thư mục Practices/Chapter 19.

Trong tập tin này, các trường dữ liệu được phân cách bởi các khoảng cách tab. Nó có thểkhông d ể dàng để đọc nhưng định dạng này d ễ dàng được nhập vào trong bất cứ chương tr ình phân

tích d ữ liệu (data crunching).

Bước 22: Trong Notepad, trên trình đơn File chọn Exit .Notepad đóng lại và bạn quay trở lại Project.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ phục hồi lại thiết lập Trust Center .

Bước 23: Trong Project, trên tab File, kích Options.






Chương XIX 319

Bước 24: Kích vào tab Trust Center và sau đó bấm vào nút Trust Center Settings.

Bước 25: Kích vào Legacy Formats.

Bước 26 : Bên dưới nhãn Legacy Formats, chọn Do not open/save file legacy or non default

file format in Project .

Bước 27 : Bấm nút OK để đóng hộp thoại Trust Center và sau đó bấm nút OK lần nữa đểđóng hộp thoại Project Options.

* Làm việc với các tập tin được lưu bởi các phi ên bản trước đây của Project

Project 2000, 2002 và 2003 cùng chia sẻ một định dạng tập tin chung mà có thể được mở bằng bất kỳ phiên bản nào của Project từ 2000-2003. Nói cách khác, nếu bạn đang sử dụng Proejct

2000, 2002 hoặc 2003 thì bạn không cần phải quan tâm đến các định dạng tập tin project giữa ba

phiên bản này.

Để thích ứng với chức năng mới được giới thiệu trong một lần phát hành sản phẩm mới,Project 2007 đã giới thiệu định dạng tập tin của riêng nó và Project 2010 cũng như vậy. Project

2010 và 2013 chia sẻ định dạng tập tin giống nhau.

Với Project 2013, khi bạn thấy r ằng bạn cần phải chia sẻ kế hoạch với những người đangsử dụng các phiên bản trước đây của Project thì nên lưu chúng trong định dạng của McrosoftProject 2000-2003 hoặc định dạng Microsoft Project 2007. (Đây là hai định dạng tập tin đượcliệt k ê trong hộp chọn chó nhãn Save As Type của hộp thoại Save As). Tuy nhiên, một số dữ liệucó liên quan đến các tính năng mới trong Project 2013 sẽ bị thay đổi hoặc hủy bỏ khi lưu trongmột định dạng cũ hơn. Ví d ụ, các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công sẽ được chuyển đổi thành

các nhiệm vụ có cế độ tiến độ tự động.

Để biết thêm về các định dạng tập tin và các phiên bản của Project, kích vào nút Help ( nónhìn trông giống như dấu hỏi) ở góc tr ên cùng ở phía bên phải của cửa sổ Project và trong hộpnhập Help Search, gõ Supported file formats.

19.4. Tạo ra các báo cáo trực quan với Excel và Visio

Proejct có thể tạo ra các báo cáo tr ực quan tập trung vào việc chia sẻ các chi tiết của tiếnđộ với các ứng dụng khác. Cụ thể, bạn có thể sử dụng tính năng Visual Reports để xuất dữ liệu từProject tới Excel hoặc Microsoft Visio.

Lưu ý: Một số báo cáo trực quan (đặc biệt là cái được tạo ra trong Excel) tương tự như cácmẫu báo cáo hiện đang có sẵn trong Project 2013. Bạn có thể thấy các báo cáo trực quan có ích

khi bạn muốn các phân tích d ữ liệu phức tạp hơn trong Excel.

Một báo cáo trực quan có thể bao gồm nhiệm vụ, tài nguyên hoặc các chi tiết của sự phâncông. Khi bạn chọn một báo cáo trực quan trong Project, nó tạo ra một dữ liệu có cấu trúc cao gọilà Online Analytical Processing (PLAP) cube –Khối xử lý phân tích tập tin tr ực tuyến, từ tập tin






Chương XIX 320

d ự án của bạn. Project sau đó bắt đầu với Excel hoặc Visio (tùy thuộc vào báo cáo tr ực quan mà

bạn chọn), để nạp và tổ chức dữ liệu được sử dụng bởi ứng dụng đó, và tạo ra một đại diện đồ họacủa dữ liệu đó (một biểu đồ Excel hoặc một sơ đồ Visio). Các k ết quả cụ thể mà bạn có được phụthuộc vào các loại báo cáo trực quan mà bạn lựa chọn:

- Các báo cáo tr ực quan Excel sử dụng tính tăng PivotTable và PivotChart trong Excel.

Bạn có thể định dạng biểu đồ và sửa đổi các chi tiết trong PivotTable là nơi chứa dữ liệu để tạo ra biểu đồ. Báo cáo PivotTable r ất thích hợp để phân tích và tổng hợp khối lượng lớn dữ liệu mà tậptin án có thể chứa đựng. Bạn có thể tạo ra các báo cáo tr ực quan Excel bằng Excel 2003 hoặc các

phiên bản cao hơn.

- Báo cáo tr ực quan Visio sử dụng tính năng PivotDiagrams trong Visio. PivotDiagrams

r ất phù hợp để tr ình bày d ữ liệu có tính phân cấp và có thể bổ sung cho Project r ất tốt. Bạn không

chỉ có thể tùy chỉnh các báo cáo trực quan là một sơ đồ Visio mà bạn còn có thể lọc và sắp xếp lạicác d ữ liệu mà từ chúng sơ đồ được tạo ra. Báo cáo tr ực quan Visio cần phiên bản Visio 2007 hoặccao hơn.

Project bao gồm một số các mẫu báo cáo trực quan Excel và Viso. Bạn cũng có thể tạo racác báo cáo tr ực quan của riêng bạn bắt đầu từ đầu hoặc sửa đổi một trong các mẫu được cung cấp.Các báo cáo tr ực quan có thể có lợi cho bất kỳ người nào sử dụng Project. Nếu bạn đã quen thuộcvới báo cáo PivotTable của Excel hoặc bạn là một người sử dụng Visio, và bạn có nhu cầu phântích và trình bày d ữ liệu của Project, bạn sẽ các báo cáo tr ực quan đặc biệt thú vị.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một đồng nghiệp biết sử dụng cả Excel

và Visio. Vì thế cô ấy yêu cầu bạn cung cấp một dữ liệu trong Project để cô ấy có thể làm việctrong cả hai ứng dụng này.

Trong ví d ụ này, bạn tạo ra báo cáo trực quan Excel và Visio.

Quan tr ọng: Nếu mấy tính mà bạn đang sử dụng không cài đặt Excel 2003 hoặc các phiên bản cao hơn, bạn sẽ không thể hoàn thành ví d ụ này. Và bạn nên bỏ qua và chuyển đến đoạn nói

cụ thể về Visio trong phần này. Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh Export kích Visual Reports.

Hộp thoại Visual Reports xuất hiện. Nếu máy tính của bạn không cài đặt Excel hoặc Visio

những gì bạn nhìn thấy có thể khác với hình ảnh ví dụ sau đây.

Hộp thoại này phân chia các báo cáo tr ực quan tr ực quan theo một số nhóm sau đây: tất cả( All) các báo cáo; chỉ mỗi báo cáo Excel hoặc Visio; các chi tiết của nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự

phân công (chia thành báo cáo tổng quát-Summary và báo cáo thông thường -Usage). Hộp thoạicòn bao gồm một khung nhìn xem trước đơn giản hóa các kiểu đồ họa (biểu đồ hoặc sơ đồ) gắn






Chương XIX 321

liền với từng kiểu báo cáo tr ực quan. Nếu bạn muốn, bạn có thể bấm vào các tab khác nhau trong

hộp thoại để các báo cáo tr ực quan được tổ chức sắp xếp như thế nào.

Báo cáo tr ực quan đầu tiên bạn sẽ tạo dựa tr ên Excel.

Bước 2: Kích vào tab Resource Summary.

Bước 3: Kích chọn Resource Remaining Work Report và sau đó bấm nút View.

Bước 4: Nếu bảng điều khiển PivotChart Fields trong cửa sổ làm việc của phần mềm Excel không tự động xuất hiện, kích vào bất cứ vị trí nào thuộc biểu đồ và trên tab Analyze dưới nhãn

PivotChart Tools, trong nhóm lệnh Show/hide kích Field List .

Bạn sẽ cần phải điều chỉnh cấp độ Zoom để nhìn thấy hết biết đổ.

PivotTable mà biểu đồ dựa vào nó để dựng nằm trong sheet Summary Resource. Nếu bạnđã quen thuộc với các PivotTable, bạn có thể xem sheet đó và sửa đổi các thiết lập của PivotTable nếu bạn muốn.

Lưu ý: PivotTable là một tính năng mạnh mẽ trong Excel. Để hiểu thêm về nó, tìm kiếmcụm từ “PivotTable” trong hộp thoại Help của Excel.

Bước 5: Sau khi làm việc xong với biểu đồ Excel, đóng Excel mà không lưu các thay đổi. Để kết thúc ví d ụ này, bạn sẽ tạo ra một báo cáo trực quan dựa tr ên Visio.

Quan tr ọng: Nếu mấy tính mà bạn đang sử dụng không cài đặt Visio 2007 hoặc các phiên

bản cao hơn, bạn sẽ không thể hoàn thành ví d ụ này. Và bạn nên bỏ qua và k ết thúc chương nàytại đây.

Trong Project, hộp thoại Visual Reports vẫn đang được hiển thị.

Bước 6 : Kích vào tab Assignment Usage.

Bước 7 : Kích chọn Baseline Report (US) và sau đó bấm nút View.

Project tạo các dữ liệu theo yêu cầu của báo cáo này, mở phần mềm Visio và tạo ra sơ đồ Baseline Report . Khung nhìn của bạn sẽ trông giống như hình minh họa sau đây:






Chương XIX 322

Tiếp theo, bạn sẽ tạo ra một cái nhìn rõ hơn về các mục trong sơ đồ này.

Bước 8: Làm một trong hai điều sau đây:

- Trong Visio 2007, trên tab View, di chuyển đến Zoom và sau đó kích 100%.

- Trong Visio 2010 hoặc 2013 , trên thanh trượt Zoom, thiết lập mức độ Zoom là 100%.

Bước 9: Nếu cần thiết, điều chỉnh thanh cuộn đứng và ngang cho đến khi bạn có thể nh ìn

thấy các chi tiết của sơ đồ.

Tại thời điểm này, bạn có thể điều chỉnh các thiết lập trong bảng điều khiển PivotDiagram

trong Visio để thay đổi các chi tiết trong sơ đồ. Bước 10: Sau khi làm việc xong với sơ đồ Visio, đóng Visio mà không lưu các thay đổi.

Bước 11: Trong Project, bấm nút Close để đóng hộp thoại Visual Reports.






Chương XX 323

Hợp nhất các dự án và tài nguyên






Chương XX 324

Chương này giới thiệu các tính năng mạnh mẽ trong Project mà có thể giúp bạn tối ưu hóacác tài nguyên của bạn, hợp nhất nhiều kế hoạch d ự án thành một kế hoạch thống nhất duy nhất,và tạo ra sự phụ thuộc giữa các kế hoạch.

20.1. Tạo ra một quỹ tài nguyên

Khi quản lý nhiều dự án, bạn có thể thấy rằng thường là các tài nguyên làm việc (con ngườivà thiết bị) được phân công tới nhiều dự án cùng tại một thời điểm. Điều đó có thể gây khó khăncho việc điều phối thời gian làm việc của các tài nguyên làm việc giữa các d ự án, đặc biệt là nếunhững dự án này được quản lý bởi những người khác nhau. Ví dụ, một biên tập viên tại một côngty xuất bản cuốn sách có thể có các sự phân công nhiệm vụ trong các d ự án về một cuốn sách mới,một trang web quảng cáo và một thông cáo báo chí, và cả ba d ự án này đều được tiến hành đồngthời. Trong mỗi k ế hoạch d ự án, biên tập viên có thể được phân bổ đúng mức hoặc thậm chí là

phân bổ dưới mức. Tuy nhiên, nếu bạn ghép tất cả các nhiệm vụ của cô ấy ( hoặc anh ấy) trong

những kế hoạch này lại với nhau, bạn có thể khám phá ra rằng cô đã bị phân bổ vượt mức hoặc bị phân công làm việc với số lượng nhiệm vụ nhiều hơn mức cô ấy có thể xử lý tại một thời điểm.

Khi làm việc với các tài nguyên chi phí trong nhiều k ế hoạch, bạn có thể muốn xem không chỉ mỗichi phí trong từng kế hoạch liên quan đến một tài nguyên chi phí mà bạn cũng muốn xem các chi

phí lũy tích trong toàn bộ các k ế hoạch đó. Tương tự như vậy, khi làm việc với các tài nguyên

nguyên vật liệu trong nhiều kế hoạch d ự án, bạn muốn thấy tổng số tài nguyên nguyên vật liệu tiêu

thụ trong toàn bộ các k ế hoạch có sử dụng chúng.

Một quỹ tài nguyên ( Resource pool) có thể giúp bạn thấy tài nguyên được sử dụng nhưthế nào trong nhiều kế hoạch. Quỹ tài nguyên là một k ế hoạch mà các các k ế hoạch khác vẽ các

thông tin về tài nguyên của chúng lên. Nó chứa đựng các thông tin về các sự phân công nhiệm vụcủa các tất cả các tài nguyên trong tất cả các kế hoạch d ự án có liên k ết đến quỹ tài nguyên. Bạncó thể thay đổi các thông tin của tài nguyên-chẳng hạn như công suất làm việc tối đa, các mứclương và thời gian không làm việc- trong quỹ tài nguyên, và tất cả các kế hoạch có liên quan tớiquỹ tài nguyên đó sẽ sử dụng các thông tin đã được cập nhật.

Các k ế hoạch mà được liên k ết đến quỹ tài nguyên được gọi là các k ế hoạch chia sẻ. Sau

đây là một cách để hình dung về một quỹ tài nguyên và các k ế hoạch chia sẻ.

Trước khi một quỹ tài nguyên được tạo ra, mỗi kế hoạch chứa đựng các thông tin về t ài

nguyên của riêng nó. Điều này có thể dẫn đến sự phân bổ vượt mức hoặc sự lặp lại của cácthông tin tài nguyên đối với các t ài nguyên được phân công trong cả hai k ế hoạch.

K ế hoạch 1 K ế hoạch 2

Thông tin về tài nguyên Thông tin về tài nguyên

Thông tin về tài nguyên

K ế hoạch 1 K ế hoạch mới

K ế hoạch 2

Quỹ tài

nguyên

Sau khi một quỹ tài nguyên được tạo ra và các k ếhoạch được liên k ết tới nó, các thông tin t ài nguyên

được hợp nhất trong quỹ t ài nguyên và cập nhật tớicác k ế hoạch chia sẻ. Bạn cũng có thể liên k ết tới cáck ế hoạch mới tới quỹ t ài nguyên này.

Các thông tin về sự phân công t ài nguyên trong các k ếhoạch chia sẻ được cập nhật t ới quỹ t ài nguyên. Các

thông tin về tài nguyên như thời gian l àm việc và mứclương trung bình được cập nhật t ới các kế hoạch chia sẻ.






Chương XX 325

Nếu bạn quản lý chỉ mỗi một dự án với các tài nguyên mà không được sử dụng trong các

k ế hoạch khác thì quỹ tài nguyên không mang lại cho bạn lợi ích ích gì. Tuy nhiên, nếu cơ quantổ chức của bạn có kế hoạch quản lý nhiều kế hoạch thì việc thiết lập một quỹ tài nguyên cho phép

bạn làm những điều sau:

- Nhập các thông tin về tài nguyên, chẳng hạn như thời gian không làm việc, trong bất kỳk ế hoạch chia sẻ nào đó hoặc trong quỹ tài nguyên để nó sẵn có trong các k ế hoạch chia sẻ khác.

- Xem các thông tin chi tiết về sự phân công của các tài nguyên trong toàn bộ các kế hoạchtại một vị trí duy nhất ( Trong hệ thống mạng lưới nội bộ-LAN).

- Xem các chi phí về sự phân công cho từng tài nguyên trong toàn bộ các k ế hoạch.

- Xem tổng chi phí tích lũy của tài nguyên làm việc và tài nguyên chi phí trong toàn bộ cáck ế hoạch.

- Xem tổng số lượng tiêu thụ tích lũy của tài nguyên nguyên vật liệu tr ong toàn bộ các kếhoạch.

- Tìm kiếm các tài nguyên đang bị phân bổ vượt mức trong trong toàn bộ các k ế hoạch,

thậm chí là những tài nguyên này đang được phân bổ dưới mức trong các kế hoạch riêng biệt.Quỹ tài nguyên đặc biệt có lợi khi làm việc với những người sử dụng Project khác trong

một hệ thống mạng nội bộ (LAN). Trong trường hợp này, quỹ tài nguyên được lưu trữ trong mộtvị trí trung tâm, chẳng hạn đó là máy chủ của hệ thông mạng nội bộ, và các chủ sở hữu cá nhân

của các k ế hoạch chia sẻ ( các k ế hoạch chia sẻ có thể được lưu trữ cục bộ trên máy tính cá nhân

hoặc tr ên một máy chủ) chia sẽ quỹ tài nguyên chung.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường xuyên phân công các tài

nguyên làm việc ( con người) tới các nhiệm vụ khác nhau các k ế hoạch khác nhau. Mặc dù bạnquản lý những kế hoạch này trong Project, nhưng đôi khi bạn vô tình phân bổ vượt mức một sốtài nguyên khi toàn bộ toàn bộ công việc của họ trong tất cả các k ế hoạch được thống k ê. Để giúp

tránh được vấn đề này trong tương lai, và để có được những ích lợi của việc chỉ từ một vị trí màtại đó bạn có thể cập nhật các thông tin chi tiết của tài nguyên như các ngày nghỉ, bạn quyết địnhtạo ra một quỹ tài nguyên và k ết nối nó với một số kế hoạch hiện nay của bạn.

Trong ví d ụ này, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch mà nó sẽ trở thành một quỹ tài nguyên và liên

k ết hai k ế hoạch chia sẻ tới nó.

Bước 1: Mở tập tin Consolidating A-Srart trong thư mục Practices/Chapter 20 và lưu nólại thành Consolidation A-Srart .

Bước 2: Tiếp theo, mở tập tin Consolidating B-Srart trong thư mục Practices/Chapter 20 và lưu nó lại thành Consolidation B-Srart .

Cả hai kế hoạch dự án này đã được tạo ra trước đó, và cả hai chứa đựng các thông tin vềtài nguyên của riêng mình. Khi chúng được lưu lại ở lần gần đây nhất thì Resource Sheet là khung

nhìn hiện đang được mở ra ở trong cả hai k ế hoạch.

Tiếp theo, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch dự án mới mà sẽ trở thành một quỹ tài nguyên.

Bước 3: Trên tab File, kích New và sau đó chọn Blank project .

Project tạo ra một kế hoạch dự án mới với khung nhìn Gantt và Timeline đang được hiểnthị.

Bước 4: Trên tab File, kích Save As. Kích Computer và sau đó bấm nút Browse, hộp thoạiSave xuất hiện.


Bước 6 : Trong hộp nhập có nhãn File Name, gõ Lucerne Resource Pool và sau đó bấm nútSave.






Chương XX 326

Lưu ý: Bạn có thể đặt cho quỹ tài nguyên bất k ỳ cái tên nào đó mà bạn muốn, nhưng mộtý tưởng tốt là nên biểu thị rằng đó là một quỹ tài nguyên ( Resource Pool) trong tên của tập tin.


Khung nhìn Resource Sheet hiển thị thay thế cho khung nhìn Gantt Chart.

Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Window, kích Arrange All.

Project sắp xếp các cửa sổ của ba k ế hoạch trong cửa sổ làm việc của Project.

Lưu ý: bạn không bắt buộc cần phải sắp xếp các cửa sổ của các k ế hoạch như trên khi tạora một quỹ tài nguyên, nhưng điều đó rất hữu ích để nhìn thấy kết quả khi chúng xảy ra trong phầnnày.

Nhìn vào tên của các tài nguyên trong hai k ế hoạch ( Consolidating A và Consolidating

B), bạn có thể thấy rằng một số tài nguyên giống nhau xuất hiện trong cả hai k ế hoạch. Dó là

Carole Poland , Copyeditors, John Evans và một số tài nguyên khác. Không ai trong số các tài

nguyên này bị phân bổ vượt mức trong từng k ế hoạch riêng biệt.

Bước 9: Kích vào thanh tiêu đề của cửa sổ Consolidating B.

Bước 10: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resource Pool và sau đóchọn Share Resources.

Hộp thoại Share Resources xuất hiện.

Bước 11: Bên dưới nhãn Resources for “Consolidating B’, chọn tùy chọn Use resources.

Trong danh sách của hộp chọn có nhãn From chứa đựng các k ế hoạch đang được mở ramà có thể sử dụng để làm một quỹ tài nguyên.

Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn From, chọn Lucerne Resource Pool.






Chương XX 327

Bước 13: Bấm nút OK để đóng lại hộp thoại Share Resources.

Bạn thấy các thông tin về tài nguyên trong k ế hoạch Consolidating B xuất hiện trong k ếhoạch Lucerne Resource Pool. Tiếp theo, bạn sẽ thiết lập k ế hoạch Consolidating A là k ế hoạchchia sẻ với cùng quỹ tài nguyên đó.

Bước 14: Kích vào thanh tiêu đề của cửa sổ Consolidating A.

Bước 15: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resource Pool và sau đó

chọn Share Resources. Bước 16 : Bên dưới nhãn Resources for “Consolidating A’, chọn tùy chọn Use resources.

Bước 17 : Trong hộp chọn có nhãn From, chắc chắn rằng Lucerne Resource Pool đang đượcchọn.

Lucerne Resource Pool đang được chọn bởi mặc định. K ế hoạch Consolidating A đã là

một k ế hoạch chia sẻ, và Project sẽ không cho phép một kế hoạch chia se thành một quỹ tài nguyên

cho các k ế hoạch khác.

Bước 18: Bên dưới nhãn On conflict with calendar or resource information, chắc chắn rằngtùy chọn Pool takes precedence đang được chọn.

Việc lựa chọn tùy chọn này khiến Project sử dụng các thông tin về tài nguyên ( chẳng hạnnhư các mức lương) trong quỹ tài nguyên thay vì trong k ế hoạch chia sẻ nếu nó tìm thấy bất kỳ sựkhác biệt nào giữa hai k ế hoạch chia sẻ.

Bước 19: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Share Resource.

Bạn thấy các thông tin về tài nguyên trong k ế hoạch Consolidating A xuất hiện trong quỹtài nguyên.






Chương XX 328

Quỹ tài nguyên này chứa các thông tin về tài nguyên từ cả hai k ế hoạch chia sẻ. Project sẽhợp nhất các thông tin về tài nguyên từ các d ự án chia sẻ d ựa vào tên của tài nguyên. Ví d ụ, John

Evans, được liệt k ê một lần duy nhất trong quỹ tài nguyên mà không quan tâm tới bao nhiêu k ếhoạch đã liệt k ê ông là một tài nguyên.

Quan tr ọng: Proejct không thể phân biệt các biến thể khác nhau của tên của một tài nguyên,

ví d ụ, Jonh Evans trong một k ế hoạch chia sẻ và J.Evans ( viết tắt của Jonh Evans ) trong một k ếhoạch chia sẻ khác. Vì lý do này, bạn nên phát triển một quy ước đặt tên cho các tài nguyên trongcơ quan tổ chức của bạn và sau đó gắn bó với chúng.

Lưu ý: Nếu bạn quyết định rằng bạn không muốn sử dụng một quỹ tài nguyên cho một k ếhoạch nào đó, bạn có thể phá vỡ liên k ết. Để làm điều này, trong k ế hoạch chia sẻ, trên tab

Resource, kích Resource Pool và sau đó chọn Share Resource. Trong đóng hộp thoại Share

Resource, bên dưới nhãn Resource for <tên của tập tin dự án hiện đang chọn>, chọn tùy chọn Use

Own Resource.

Bây giờ, bạn có thể nhìn thấy các tài nguyên được phân công trong toàn bộ các k ế hoạchnhư thế nào. Bằng cách liên k ết các k ế hoạch mới tới quỹ tài nguyên này, các thông tin về tài

nguyên sẽ ngay lập tức có sẵn trong kế hoạch mới đó. (Bạn sẽ làm điều này trong phần tiếp theo).

Một lần nữa, lưu ý r ằng bạn không bắt buộc cần phải sắp xếp các cửa sổ của các kế hoạchnhư bạn đã làm trong ví d ụ này khi liên k ết các dự án chia sẻ tới một quỹ tài nguyên. Tuy nhiên,

trong phần này, nó đã r ất hữu ích để nhìn thấy kết quả đã xảy ra.

* T ạo một qu ỹ t ài nguyên chuyên biệt

Bất kỳ kế hoạch nào đó mà có hoặc không có các nhiệm vụ, có thể dùng như là một quỹtài nguyên. Tuy nhiên, có một ý tưởng hay đó là chọn một dự án mà không có chứa các nhiệm vụlàm quỹ tài nguyên. Đó là do bất cứ d ự án nào mà có các nhiệm vụ gần như chắc chắn sẽ kết thúctại một số thời điểm, và bạn có thể không muốn các sự phân công trong các nhiệm vụ này (cùngvới các chi phí và các thông tin chi tiết khác liên quan tới nó) sẽ tồn tại một cách mập mờ -không

rõ ràng trong quỹ tài nguyên.Hơn nữa, một quỹ nguyên chuyên biệt không có các nhiệm vụ có thể cho phép mọi người,

chẳng hạn như các nhà quản lý ngang hàng hoặc người quản lý tài nguyên, duy trì một số thôngtin về các tài nguyên của họ, chẳng hạn như thời gian không làm việc, trong quỹ tài nguyên. Nhữngngười này có thể không có vai tr ò gì trong việc quản lý dự án, và họ sẽ không cần phải đối mặt vớichi tiết cụ thể về nhiệm vụ trong quỹ tài nguyên.

20.2. Xem các thông tin chi tiết về sự phân công trong quỹ tài nguyên

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng một quỹ tài nguyên là nó cho

phép bạn xem các tài nguyên được phân bổ như thế nào trong toàn bộ các k ế hoạch. Ví dụ, bạn có

thể xác định các tài nguyên mà đã bị phân bổ vượt mức trong phạm vi toàn bộ các k ế hoạch mà họđược phân công mặc dù trong các k ế hoạch riêng biệt không bị.

Hãy xem xét một ví dụ cụ thể. Như bạn có thể thấy trong phần trước, t ài nguyên Carole

Poland , người không bị phân bổ vượt mức trong từng kế hoạch riêng biệt, nhưng lại xuất hiện d ấuhiệu bị phân bổ vượt mức sau khi Proejct thống kê tất cả các sự phân công của cô ấy trong cả haik ế hoạch. Khi những sự phân công của Carole trong hai k ế hoạch chia sẻ được hợp nhất, chúng

đã vượt quá khả năng làm việc của cô ấy trong ít nhất một ngày. Mặc dù Carole r ất có thể đã nhậnthức được vấn đề này, nhưng người quản lý dự án có thể không biết về nó khi không thiết lập mộtquỹ tài nguyên (hoặc không nghe tr ực tiếp vấn đề đó từ Carole).

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn sử dụng quỹ tài tài nguyên

mới được tạo của bạn để tìm kiếm bất kỳ sự phân bổ vượt mức nào đó của tài nguyên trong cả haik ế hoạch chia sẻ.






Chương XX 329

Trong ví d ụ này, bạn xem các sự phân công ở trong tất cả các k ế hoạch trong quỹ tài

nguyên.

Bước 1: Kích đúp vào thanh tiêu đề của cửa sổ Lucerne Resource Pool.

Cửa sổ quỹ tài nguyên được phóng to để phủ kín cửa sổ Project. Trong quỹ tài nguyênnày, bạn có thể thấy tất cả các tài nguyên có trong cả hai k ế hoạch chia sẻ. Để có được một cái

nhìn tốt hơn về việc sử dụng tài nguyên, bạn sẽ thay đổi khung nhìn. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage.

Khung nhìn Resource Usage xuất hiện.

Bước 3: Trong cột Resource Name, nếu nó không được chọn, chọn tên của tài nguyên 1,

Carole Poland .


Các thông tin chi tiết trong lưới pha thời gian nằm ở phía bên phải của khung nhìn đượccuộn theo chiều ngang để hiển thị các sự phân công nhiệm vụ đầu tiên của Carole Poland . Các

con số màu đỏ (ví dụ, 16h thuộc cột ngày 20 tháng Bảy) chỉ thị rằng đây là một ngày mà Carole

bị phân bổ vượt mức. Tiếp theo, bạn sẽ hiển thị khung nhìn Resource Form để biết thêm các thôngtin chi tiết về các sự phân công của Carole.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn

Details.

Khung nhìn Resource Form xuất hiện bên dưới khung nhìn Resource Usage.

Bước 6 : Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng nằm giữa hai cột Project và ID trong khung

nhìn Resource Form sang phải cho đến khi bạn có thể nhìn thấy đầy đủ nội dung bên trong cộtProject .

Trong khung nhìn k ết hợp này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các tài nguyên trong quỹ tài

nguyên và các sự phân công của họ ( trong khu vực bên trên-khung nhìn Resource Usage), cũngnhư các thông tin chi tiết về tài nguyên đang được chọn (trong khu vực bên dưới-khung nhìn

Resource Form) trong tất cả các kế hoạch chia sẻ. Ví d ụ, bạn có thể thấy r ằng nhiệm vụ Assignlaunch team members là nhiệm vụ mà Carole được phân công trong k ế hoạch Consolidating A và

nhiệm vụ Content edit là nhiệm vụ trong k ế hoạch Consolidating B. Carole không bị phân bổ vượtmức trong từng kế hoạch riêng biệt nhưng cô ấy đã bị phân bổ vượt mức k hi bạn nhìn thấy nhữngsự phân công của cô ấy trong cả hai k ế hoạch theo cách này.






Chương XX 330

Nếu bạn muốn, chọn các cái tên tài nguyên khác trong khung nhìn Resource Usage để xemcác thông tin chi tiết về sự phân công của họ trong khung nhìn Resource Form.

Bước 7 : Trên tab View, trong khung nhìn Split View, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm Details.

Lưu ý: Trong một quỹ tài nguyên, khung nhìn Resource Form chỉ là một cách để thấy các

thông tin chi tiết của các sự phân công cụ thể trong các k ế hoạch chia sẻ. Bạn cũng có thể thêmcột Project hoặc Task Summary Name tới phần bảng của khung nhìn Resource Usage. Làm nhưvậy sẽ hiển thị cho bạn thấy tên của những kế hoạch mà có chứa những sự phân công về nhiệm vụvà tên của nhiệm vụ khái quát của sự phân công đó.

Trong ví d ụ này, bạn đã thấy các sự phân công tài nguyên trong toàn bộ các k ế hoạch trongquỹ tài nguyên. Khi bạn thêm hoặc thay đổi các sự phân công, bạn sẽ luôn thấy những thông tinvề sự phân công mới nhất trong quỹ tài nguyên và trong toàn bộ các nhiệm vụ chia sẻ.

20.3. Cập nhật sự phân công trong kế hoạch chia sẻ

Bởi vì các thông tin chi tiết về sự phân công của một tài nguyên có nguồn gốc từ các k ế

hoạch chia sẻ nên Project sẽ cập nhật quỹ tài nguyên với các thông tin chi tiết về sự phân côngkhi mà bạn tạo r a chúng trong k ế hoạch chia sẻ.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần phải phân công một tài nguyên

tới một nhiệm vụ. Hiện nay, bạn đã thiết lập một quỹ tài nguyên, sau khi tạo ra sự phân công tài

nguyên đó bạn sẽ kiểm tra sự phân công đó trong quỹ tài nguyên.

Trong ví d ụ này, bạn thay đổi các sự phân công tài nguyên trong một kế hoạch chia sẻ và

bạn xem các thay đổi đó được đưa lên quỹ tài nguyên.

K ế hoạch Lucerne Resource Pool vẫn đang hoạt động với khung nhìn Resource Usage

đang được áp d ụng.

Bước 1: Trong cột Resource Name, chọn tài nguyên 13, Luis Sousa.Bạn có thể thấy rằng Luis không có sự phân công nhiệm vụ trong cả hai k ế hoạch chia sẻ

( Luis không có các sự phân công nhiệm vụ được liệt k ê ngay bên dưới tên của anh ấy). Tiếp theo, bạn sẽ phân công Luis tới một nhiệm vụ thuộc một trong hai k ế hoạch chia sẻ và bạn sẽ xem k ếtquả trong quỹ tài nguyên cũng như trong k ế hoạch chia sẻ.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Window, kích Switch Windows và sau đó chọnConsolidating A.

Project hiển thị dự án Consolidating A. Và khung nhìn Resource Sheet đang được hiểnthị.

Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart .Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện.

Bước 4: Trên tab Resource, trong nhóm lênh Assignments, kích Assign Resource.

Hộp thoại Assign Resource xuất hiện.

Bước 5: Trong cột Task Name trong khung nhìn Gantt Chart, chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and order marketing material.

Bước 6 : Trong cột Resource Name của hộp thoại Assign Resource, chon Luis Souna và

sau đó bấm nút Assign.

Project phân công Luis tới nhiệm vụ.






Chương XX 331

Bước 7 : Bấm nút Close để đóng hộp thoại Assign Resource.

Bước 8: Tên tab View, trong nhóm lệnh Window, kích Switch Windows và sau đó chọn Lucerne Resource Pool.

Bước 9: Chắc chắn rằng tài nguyên thứ 13, Luis Souna, đang được chọn, và sau đó trên tabTask, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task .

Như mong đợi, sự phân công mới về nhiệm vụ của Luis Sousa xuất hiện trong quỹ tài

nguyên.

Khi quỹ tài nguyên được mở trong Project, bất kỳ sự thay đổi nào mà bạn thực hiện tới

các sự phân công về tài nguyên hoặc các thông tin khác về tài nguyên trong bất kỳ kế hoạch chiasẻ nào đó sẽ ngay lập tức hiển thị trong tất cả các k ế hoạch chia sẻ khác đang được mở ra và quỹtài nguyên. Bạn không cần phải chuyển đổi giữa các k ế hoạch chia sẻ và quỹ tài nguyên như bạnđã làm trong phần này để kiểm tra các sự phân công tài nguyên được cập nhật.






Chương XX 332

20.4. Cập nhật các thông tin về một tài nguyên trong quỹ tài nguyên

Một lợi ích quan trọng khác của việc sử dụng một quỹ tài nguyên là nó cung cấp cho bạnmột vị trí trung tâm mà tại đó bạn nhập các thông tin chi tiết về tài nguyên, chẳng hạn như cácmức lương và thời gian làm việc. Khi thông tin của một tài nguyên được cập nhật trong quỹ tài

nguyên, thông tin mới này sẽ có sẵn trong tất cả các k ế hoạch chia sẻ. Điều này có thể đặc biệt hữuích trong các cơ quan tổ chức có số lượng lớn các tài nguyên làm việc trong nhiều dự án. Trong

các cơ quan tổ chức lớn, những người như các nhà quản lý ngang hàng, nhà quản lý tài nguyên

hoặc nhân viên trong một văn phòng d ự án thườ ng chịu trách nhiệm giữ cho thông tin chung vềtài nguyên được cập nhật mới nhất.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, Willian Flash đã nói với bạn rằng anhấy sẽ không sẵn sàng để làm việc vào ngày 3 và 4 tháng 9 bởi vì anh ấy có kế hoạch tham dự một cuộc hội thảo. Và bạn muốn ghi chép lại ngoại lệ về lịch này chỉ một lần trong quỹ tài nguyên.

Trong ví d ụ này, bạn cập nhật thời gian làm việc của một tài nguyên trong quỹ tài nguyên

và xem các thay đổi trong các k ế hoạch chia sẻ.

Bước 1: Trong k ế hoạch Lucerne Resource Pool , chọn tên của tài nguyên 8, William Flash.

Bước 2: Cuộn thanh cuộn ngang trong phần lưới pha thời gian của khung nhìn sang bên

phải cho đến khi các sự phân công của William cho tuần 30 tháng 8 ( 30 Aug’15) xuất hiện.


Hộp thoại Change Working Time xuất hiện.

Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn For calendar , chắc chắn rằng William Flash đang đượcchọn.

Lịch tài nguyên của William xuất hiện trong hộp thoại Change Working Time. William

đã nói với bạn rằng anh ấy không sẵn sàng để làm việc vào ngày thứ 5 ngày 3 tháng 9 và thứ 6ngày 4 tháng 9.

Bước 5: Trên tab Exception trong hộp thoại Change Working Time, kích vào dòng đầutiên bên dưới Name và gõ William at Workshop.

Miêu tả cho ngoại lệ về lịch này là một lời nhắc nhỏ hữu ích cho bạn các những ngườikhác, những người có thể xem k ế hoạch sau đó.

Bước 6 : Kích vào trường dữ liệu Start cùng hàng và gõ hoặc chọn 3/9/15.

Bước 7 : Kích vào trường dữ liệu Finish cùng hàng và gõ hoặc chọn 4/9/15 và sau đó nhấn phím Enter.






Chương XX 333

Bước 8: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Change Working Time.

Bây giờ, William không được lên tiến độ làm việc vào những ngày này ( trước đó thì anh

ấy được lên tiến độ).

Để kiểm tra rằng thiết lập về thời gian không làm việc của William đã được cập nhập trongcác k ế hoạch chia sẻ, bạn sẽ nhìn vào thời gian làm việc của anh ấy trong một trong k ế hoạch chia

sẻ.


Bước 10: Trên tab Project, trong nhóm lênh Properties, kích Chang Working Time.


Bước 11: Trong hộp chọn có nhãn For calendar , chọn William Flash.

Trong tab Exception, bạn có thể nhìn thấy r ằng ngày 3 và 4 tháng 9 được đánh d ấu làkhông làm việc đối với William, sự thay đổi tới thời gian làm việc của tài nguyên này trong quỹtài nguyên đã được cập nhật trong các k ế hoạch chia sẻ.






Chương XX 334

Lưu ý: Để nhanh chóng cuộn lịch tới trang chứa tháng 9 năm 2015 trong hộp thoại Change

Working Time, chỉ cần chọn tên (Dữ liệu trong trường dữ liệu thuộc cột Name) hoặc ngày bắtđầu (Start ) hoặc kết thúc (Finish) của ngoại lệ về lịch của William.

Bước 12: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Change Working Time.

20.5. Cập nhật thời gian làm việc của tất cả các kế hoạch trong một quỹtài nguyên

Trong ví d ụ ở phần trước, bạn đã thay đổi thời gian làm việc cá nhân của một tài nguyêntrong quỹ tài nguyên và bạn đã thấy sự thay đổi đó được gửi tới một k ế hoạch chia sẻ. Một khảnăng mạnh mẽ khác của quỹ tài nguyên đó là cho phép bạn thay đổi thời gian làm việc cho mộtlịch cơ sở và xem các thay đổi đó được cập nhật tới tất cả các kế hoạch chia sẻ mà sử dụng bộ lịch

này. Ví d ụ, nếu bạn chỉ r õ r ằng những ngày nhất định nào đó ( chẳng hạn như những ngày nghỉ lễ)là những ngày không làm việc trong quỹ tài nguyên thì những thay đổi đó sẽ được gửi đến tất cảcác k ế hoạch chia sẻ.

Quan tr ọng: Theo mặc định, tất cả các kế hoạch chia sẻ đều chia sẻ cùng loại lịch cơ sở, và

bất kỳ sự thay đổi nào đó mà bạn thực hiện tới một lịch cơ sở trong một kế hoạch chia sẻ nào đósẽ được phản ánh trong tất cả các kế hoạch chia sẻ khác thông qua quỹ tài nguyên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, toàn bộ công ty sẽ được tham d ự mộthội chợ sách địa phương vào ngày 17 tháng 8. Bạn muốn đây sẽ là một ngày không làm việc đốivới tất cả các k ế hoạch chia sẻ.

Trong ví d ụ này, bạn thiết lập một thời gian không làm việc trong một lịch cơ sở trong quỹtài nguyên và bạn nhìn thấy sự thay đổi này trong tất cả các k ế hoạch chia sẻ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Window, kích Switch Windows và sau đó chọn Lucerne Resource Pool.



Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn For Calendar , chọn Standard (Project Calendar) từ danhsách thả xuống.






Chương XX 335

Lưu ý: Các lịch cơ sở như 24Hours ( 24 tiếng), Night Shift ( Ca đêm) và Standard ( tiêu

chuẩn) xuất hiện ở phía tr ên cùng của danh sách trong hộp chọn For Calnedar . Các cái tên củalịch tài nguyên xuất hiện ở phía dưới các lịch cơ sở.

Các thay đổi về thời gian làm việc trong lịch cơ sở Standard trong quỹ tài nguyên ảnhhưởng tới tất cả các k ế hoạch mà là k ế hoạch chia sẻ của quỹ tài nguyên.

Bước 4: Trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Time Working, kích vào hàng đầutiên bên dưới nhãn Name và gõ Local book fair .

Bước 5: Kích trường dữ liệu dưới nhãn Start cùng hàng và gõ hoặc chọn 17/8/15, và sau

đó kích vào trường d ữ liệu Finish cùng hàng.

Project điền giá trị tương tự trong trường dữ liệu Finish.

Bước 6 : Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Change Working Time.

Để kiểm tra rằng sự thay đổi này tới lịch cơ sở Standard trong quỹ tài nguyên đã được cậpnhập trong các k ế hoạch chia sẻ, bạn sẽ nhìn vào thời gian làm việc trong một trong số các k ếhoạch chia sẻ.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Window, kích Switch Windows và sau đó chọn

Consolidating A. Bước 8: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time.


Bước 9: Trong hộp chọn For Calendar , chắc chắn rằng Standard (Project Calendar) đangđược chọn trong danh sách thả xuống.

Chú ý tới ngoại lệ lịch Local book fair ( trong tab Exceptions) vào ngày 17 tháng 8. Tất cảcác k ế hoạch mà là k ế hoạch chia sẻ của cùng một quỹ tài nguyên đều sẽ nhìn thấy sự thay đổi này

trong lịch cơ sở này.






Chương XX 336

Bước 10: Bấm vào nút Cancel để đóng hộp thoại Change Working Time.

Nếu bạn muốn, bạn có thể chuyển sang k ế hoạch Consolidating B và kiểm tra r ằng ngày

17 tháng 8 cũng là một ngày không làm việc đối với k ế hoạch này.

Bước 11: Đóng và lưu các thay đổi tới tất cả các k ế hoạch đang được mở ra, bao gồm cảquỹ tài nguyên.

Quan tr ọng: Khi làm việc với các k ế hoạch chia sẻ và một quỹ tài nguyên, bạn cần phải

hiểu rằng khi bạn mở một k ế hoạch chia sẻ, bạn cũng cần phải mở quỹ tài nguyên nếu bạn muốnk ế hoạch chia sẻ đó được cập nhật những thay đổi gần đây nhất tới quỹ tài nguyên. Ví d ụ, giả sửr ằng bạn thay đổi thời gian làm việc của lịch d ự án trong quỹ tài nguyên, sau đó lưu lại và đóngnó. Nếu sau đó bạn mở một k ế hoạch chia sẻ nhưng lại không mở quỹ tài nguyên thì k ế hoạch chia

sẻ đó sẽ không phản ánh được thời gian làm việc đã được cập nhật của lịch d ự án.

20.6. Liên kết các kế hoạch mới tới một quỹ tài nguyên

Bạn có thể biến một k ế hoạch thành một k ế hoạch chia sẻ cho một quỹ tài nguyên bất cứlúc nào: Vào lúc ban đầu khi nhập các nhiệm vụ của kế hoạch; sau khi bạn phân công các tàinguyên tới các nhiệm vụ; hoặc thậm chí sau khi sự làm việc bắt đầu. Sau khi bạn thiết lập một quỹtài nguyên, bạn có thể thấy rằng nó rất hữu ích khi biến các k ế hoạch mới thành các k ế hoạch chia

sẻ của nó cùng với các k ế hoạch chia sẻ đã tạo ra nó. Bằng cách này, bạn đã quen d ần với việc sửd ụng các thông tin tài nguyên từ quỹ tài nguyên.

Một lợi thế tiết kiệm thời gian rõ ràng nhất của việc tạo ra các k ế hoạch mới là các k ế hoạchchia sẻ của một quỹ tài nguyên là các thông tin về tài nguyên thông tin của bạn là sẵn có ngay lậptức. Bạn không cần phải nhập lại các d ữ liệu về tài nguyên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn sắp sửa bắt đầu lên một k ế hoạchcho một dự án mới. Bạn muốn kế hoạch mới này là một k ế hoạch chia sẻ của quỹ tài nguyên của

bạn để nó nhận được các thông tin tài nguyên đã có trong quỹ tài nguyên.

Trong ví d ụ này, bạn tạo ra một k ế hoạch và biến nó thành một k ế hoạch chia sẻ của quỹ

tài nguyên.

Bước 1: Trong khung nhìn Backstage, kích Open.

Giao diện Open xuất hiện.






Chương XX 337

Bước 2: Dẫn đường dẫn đến thư mục Practices/Chapter 20 và mở tập tin Lucerne Resource

Pool.

Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể chọn tên của tập tin từ danh sách Recent Project trong giao

diện Open.

Khi bạn mở tập tin quỹ tài nguyên, Project nhắc bạn lựa chọn cách thức mà bạn muốn mở

nó.Quan tr ọng: Tùy chọn mặc định là mở tập tin quỹ tài nguyên d ạng chỉ đọc (read-only). Bạn

có thể muốn chọn tùy chọn này nếu bạn và những người sử dụng Project khác đang chia sẻ cùng

một quỹ tài nguyên trong một mạng nội bộ. Bằng cách đó, bạn sẽ không ngăn chặn những ngườidùng khác cập nhật quỹ tài nguyên. Tuy nhiên, nếu bạn lưu tr ữ quỹ tài nguyên mang tính chất cục

bộ ( trên máy tính của bạn chẳng hạn) thì bạn nên mở nó là đọc và ghi (read-write).

Bước 3: Kích chọn vào tùy chọn thứ hai để mở quỹ tài nguyên d ạng đọc và ghi.


Quỹ tài nguyên được mở với khung nhìn Resource Usage được hiển thị. Khi làm việc với một quỹ tài nguyên, bạn có thể muốn xem danh sách các k ế hoạch chia

sẻ của nó. ( Đặc biệt là nếu những người dùng Project khác truy cập cùng tập tin quỹ tài nguyên).

Bạn sẽ làm điều đó ở bước tiếp theo.

Bước 5: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resource Pool và sau đókích Share Resources.


Các giá tr ị về đường dẫn trong hộp chọn có nhãn Sharing Links mà bạn nhìn thấy có thểkhác với hình minh họa ở đây.

Bởi vì quỹ tài nguyên là k ế hoạch đang được mở ra nên hộp thoại Share Resources chứađựng các đường dẫn và tên các tập tin của các k ế hoạch chia sẻ của nó. Nếu bạn muốn phá vỡ mộtmối liên k ết tới một k ế hoạch chia sẻ thì bạn có thể làm điều đó ở đây.






Chương XX 338

Bước 6 : Bấm vào nút Cancel để đóng hộp thoại Share Resources.

Tiếp theo, bạn sẽ nhìn vào danh sách các tài nguyên trong quỹ tài nguyên. Bạn mong muốncác tài nguyên tương tự như vậy tr ở nên sẵn có trong bất k ỳ kế hoạch mới nào đó khi mà bạn biếnnó thành một k ế hoạch chia sẻ của quỹ tài nguyên này.


Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện. Đây là thông tin sẽ trở nên sẵn có trong bất kỳ k ếhoạch mới nào đó mà bạn biến nó thành một k ế hoạch chia sẻ của quỹ tài nguyên này.

Bước 8: Trên tab File, kích New và sau đó chọn Blank Project .

Project tạo một dự án mới.

Bước 9: Trên tab File, kích Save As.

Bước 10: Hộp thoại Save As xuất hiện.

Dẫn đường dẫn tới thư mục Practices/Chapter 20.

Bước 11: Trong hộp nhập có nhãn Filename, gõ Consolidating C và sau đó bấm vào nút

Save.

Bước 12: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resource.

Hộp thoại Assign Resources ban đầu tr ống r ỗng bở i vì bạn chưa nhập bất k ỳ thông tin tài

nguyên nào vào trong k ế hoạch này.

Bước 13: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignment, kích Resource Pool và sau đókích Share Resources.


Bước 14: Bên trong khu vực dưới nhãn Resource for ‘Consolidating C’, kích chọn tùy chọnUse resources.

Bước 15: Chắc chắn rằng Lucerne Resource Pool đang được chọn trong hộp chọn có nhãn

From và sau đó bấm nút OK để đóng hộp thoại Share Resources.

Trong hộp thoại Assign Resources, bạn nhìn thấy rằng tên của tất cả các tài nguyên mà

bạn đã nhìn thấy trong quỹ tài nguyên xuất hiện trong hộp thoại này.






Chương XX 339

Bây giờ các tài nguyên này đã sẵn sàng để được phân công tới các nhiệm vụ mới trong k ếhoạch này.

Bước 16 : Bấm nút Close để đóng hộp thoại Assign Resources.

Bước 17 : Trên tab File, kích Close. Khi một hộp thoại nhắc nhở xuất hiện, chọn Yes để lưulại những thay đổi của bạn.

K ế hoạch Consolidating C đóng lại và k ế hoạch Lucerne Resource Pool vẫn đang đượcmở ra.

Bước 18: Trên tab File, kích Close. Khi một hộp thoại nhắc nhở xuất hiện, chọn Yes để lưulại những thay đổi của bạn tới quỹ tài nguyên.

Quan tr ọng: Bạn lưu lại các thay đổi tới quỹ tài nguyên bởi vì nó ghi lại tên và vị trí củacác k ế hoạch chia sẻ của nó.

Lưu ý: Thông tin về sự phân công của một k ế hoạch chia sẻ được sao chép chính xác trong

quỹ tài nguyên của nó. Nếu một k ế hoạch chia sẻ bị xóa, các thông tin về sự phân công của nó vẫncòn trong quỹ tài nguyên. Để xóa các thông tin về sự phân công này khỏi quỹ tài nguyên, bạn phải

phá vỡ liên k ết tới kế hoạch chia sẻ đó. Để làm điều này, mở tập tin quỹ tài nguyên ở dạng Read-Write (đọc và ghi). Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resource Pool, và sauđó chọn Share Resources. Trong hộp thoại Share Resources, kích chọn vào tên của k ế hoạch chia

sẻ hiện giờ đã bị xóa r ồi bấm vào nút Break Link. Lưu ý r ằng những gì mà bạn nhìn thấy tronghộp thoại Share Resources đối với một quỹ tài nguyên sẽ không giống với những gì mà bạn nhìn

thấy trong các k ế hoạch chia sẻ.

20.7. Thay đổi các sự phân công trong kế hoạch chia sẻ và cập nhập tớimột quỹ tài nguyên

Nếu bạn đang chia sẻ một quỹ tài nguyên với những người sử dụng Project khác trên một mạng nội bộ, thì bất cứ ai mà mở quỹ tài nguyên ở dạng read-write sẽ ngăn cản những người kháccập nhật thông tin của tài nguyên, chẳng hạn như các mức lương trung bình, hoặc tạo ra các k ếhoạch chia sẻ mới khác cho quỹ tài nguyên đó. Vì lý do này, bạn nên mở quỹ tài nguyên ở dạngread-only (chỉ đọc), và sử dụng lệnh Update Resource Pool chỉ khi bạn thấy cần phải cập nhật các

thông tin về sự phân công cho quỹ tài nguyên. Lệnh này sẽ cập nhật cho quỹ tài nguyên các thông

tin mới về sự phân công; một khi điều đó đã được thực hiện thì bất kỳ ai khác mở quỹ tài nguyên

sẽ thấy những thông tin mới nhất về sự phân công.

Trong chương này, bạn chỉ đang làm việc với một quỹ tài nguyên và các k ế hoạch chia sẻ

một cách cục bộ. Nếu bạn đang chuẩn bị để chia sẻ một quỹ tài nguyên với những người sử dụngProject khác trên một mạng nội bộ thì bạn cần phải hiểu quá tr ình cập nhật. Ví d ụ này sẽ giới thiệutới bạn quá tr ình đó.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn thử các lệnh của Project đểgửi các cập nhật về sự phân công từ một k ế hoạch chia sẻ tới quỹ tài nguyên. Nếu sau đó bạn quyếtđịnh cung cấp quyền truy cập tới quỹ tài nguyên này cho các người dùng Project, bạn sẽ biết làm

thế nào để cập nhật nó theo yêu cầu.

Trong ví d ụ này, bạn thay đổi một vài sự phân công trong một kế hoạch chia sẻ và sau đógửi các thông tin về sự phân công đã được cập nhật tới quỹ tài nguyên.

Bước 1: Trong giao diện Backstage, kích Open.

Bước 2: Dẫn đến thư mục Practices/Chapter 20 và mở tập tin Consolidating A.

Bởi vì k ế hoạch này là một k ế hoạch chia sẻ được liên k ết tới một quỹ tài nguyên nênProject đưa cho bạn các lựa chọn được hiển thị như hình minh họa dưới đây.






Chương XX 340

Bước 3: Chọn Open resource pool to see assignments across all sharer files và sau đó bấmnút OK .

Lưu ý: Tùy chọn thứ hai, Do not open other files, cho phép bạn nhìn thấy các sự phân côngchỉ trong k ế hoạch chia sẻ này.

Quỹ tài nguyên cũng ngầm được mở ra ở dạng read-only. (Nếu bạn muốn xác minh điềunày, hãy nhìn vào các mục có trong lệnh Switch Windows trên tab View). Tiếp theo, bạn sẽ thayđổi một số sự phân công trong k ế hoạch chia sẻ này.

Bước 4: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign.

Hộp thoại Assign Resources xuất hiện. Đầu tiên, bạn sẽ phân công một tài nguyên tới mộtnhiệm vụ.

Bước 5: Trong cột có nhãn Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 3, Complete author

questionnaire.

Bước 6 : Trong cột có nhãn Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, chọn Hany

Morcos và sau đó bấm nút Assign.

Project phân công Hany tới nhiệm vụ.

Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ một tài nguyên ra khỏi một nhiệm vụ.

Bước 7 : Trong cột có nhãn Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and order

marketing material.

Bước 8: Trong cột có nhãn Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, chọn Toby

Nixon ( Đang nằm ở khu vực phía tr ên của cột Resource Name) và sau đó bấm nút Remove.

Project gỡ bỏ Toby ra khỏi nhiệm vụ này.






Chương XX 341

Bạn đã tạo ra hai sự thay đổi về phân công trong k ế hoạch chia sẻ. Bởi vì quỹ tài nguyên

đang được mở ở dạng read-only, nên những thay đổi này chưa được lưu cố định trong quỹ tài

nguyên. Tiếp theo, bạn sẽ cập nhật tới quỹ tài nguyên.

Bước 9: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resource Pool, và sau đóchọn Update Resource Pool.

Ngầm bên trong, Project cập nhật các thông tin về sự phân công trong quỹ tài nguyên với những thông tin chia tiết mới trong k ế hoạch chia sẻ này và sau đó lưu quỹ tài nguyên. Bây giờ,

bất cứ ai khác mở hoặc làm mới (refresh) quỹ tài nguyên sẽ thấy các thông tin về sự phân công đã

được cập nhật.

Quan tr ọng: Chỉ mỗi thông tin về sự phân công từ các k ế hoạch chia sẻ được lưu vào quỹtài nguyên. Bất kỳ sự thay đổi nào đó mà bạn thực hiện tới các thông tin chi tiết của tài nguyên,

chẳng hạn như công suất làm việc tối đa, trong k ế hoạch chia sẻ sẽ không được lưu vào quỹ tài

nguyên khi bạn cập nhật. Khi bạn muốn thay đổi các thông tin chi tiết của tài nguyên, hãy mở quỹtài nguyên d ạng read-write. Sau khi nó được mở ở dạng read-write, bạn có thể thay đổi các chitiết của tài nguyên trong quỹ tài nguyên hoặc k ế hoạch chia sẻ, và các k ế hoạch chia sẻ khác sẽđược cập nhật.

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi một sự phân công khác trong k ế hoạch chia sẻ, đóng k ế hoạchchia sẻ đó và sau đó cập nhật quỹ tài nguyên.

Bước 10: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting.

Bước 11: Trong cột Resource Name của hộp thoại Assign Resources, chọn Carole Poland

và sau đó bấm nút Assign.

Project phân công Carole tới nhiệm vụ này.






Chương XX 342

Bước 12: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Assign Resources.

Bước 13: Trên tab File, kích Close.

Bước 14: Khi một hộp thoại nhắc nhở lưu các thay đổi tới k ế hoạch Consolidating A, chọnYes.

Project xác định rằng, do quỹ tài nguyên của nó đang được mở ra ở dạng read-only nênnhững thay đổi về sự phân công mới nhất trong k ế hoạch chia sẻ này đã không được cập nhật trong

quỹ tài nguyên. Bạn được Project đưa ra các lựa chọn được hiển thị như trong hộp thông báo sau.


Việc bấm nút OK khiến Project lưu các thông tin về sự phân công được cập nhật ở trongk ế hoạch chia sẻ tới quỹ tài nguyên, cũng giống như bạn đã làm tr ước đó ở trong phần này ( sửd ụng lệnh Update Resource Pool ). Quỹ tài nguyên vẫn đang được mở ra ở dạng read-only.

Bước 16 : Trên tab File, kích Close để đóng lại quỹ tài nguyên.

Bởi vì quỹ tài nguyên đang được mở ra ở dạng read-only nên Project đóng nó mà khôngnhắc nhở bạn lưu các thay đổi.

Lưu ý: Ngoài việc bạn gửi các cập nhật tới quỹ tài nguyên của bạn, những người sử dụngProject khác là những người cùng chia sẻ quỹ tài nguyên chung với bạn cũng có thể nhận đượcnhững thông tin mới nhất cho mình bất cứ khi nào họ muốn. Để làm điều đó, họ chọn Refresh

Resource Pool trong nhóm lệnh Resource Pool trên tab Resource.

Khi chia sẻ một quỹ tài nguyên với những người sử dụng Project khác, hãy chắc chắn cậpnhật quỹ tài nguyên với các thông tin về sự phân công mới nhất. Các sự phân công được cập nhậtcó thể ảnh hưởng đến sự phân bổ tài nguyên trong tất cả các k ế hoạch khác.






Chương XX 343

20.8. Hợp nhất các kế hoạch

R ất có thể bạn sẽ thấy mình quản lý nhiều k ế hoạch mà có dính dáng đến cùng một số tài

nguyên và có thể liên quan đến cùng một mục tiêu tổng thể hoặc cùng sự chuyển giao của cơ quan tổ chức của bạn. Mặc dù một quỹ tài nguyên có thể giúp bạn quản lý các thông tin chi tiết của tài

nguyên giữa các k ế hoạch khác nhau, nhưng nó có thể không cung cấp cho bạn mức độ k iểm soátmà bạn muốn lên các nhiệm vụ và các mối quan hệ giữa các k ế hoạch. Hoặc bạn có thể đang phảiđiều phối một số người làm việc tr ong các nhiệm vụ tại những thời điểm khác nhau, đôi khi ởnhững địa điểm khác nhau và thường cho những người giám sát khác nhau. Trong tất cả các trườnghợp này, bạn có thể cần phải đưa ra một khung nhìn “tất cả trong một” riêng biệt nhưng có liênquan đến các k ế hoạch.

Một cách thích hợp để hòa hợp toàn bộ các thông tin của các d ự án lại với nhau là sử dụngmột k ế hoạch hợp nhất. Đây là một k ế hoạch mà chứa đựng k ế hoạch khác, được gọi là các k ếhoạch chèn- Inserted project . Các k ế hoạch chèn không cư trú trong k ế hoạch hợp nhất; đúng hơn

là chúng được liên k ết với k ế hoạch hợp nhất trong một cách thức mà chúng có thể được xem và

chỉnh sửa từ đó. Nếu một k ế hoạch được chỉnh sửa bên ngoài k ế hoạch hợp nhất, các thông tin

được cập nhật sẽ xuất hiện trong k ế hoạch hợp nhất ở lần mở ra tiếp theo của nó ( nghĩa là đóng

nó lại và mở nó ra lần nữa). Lưu ý: Các k ế hoạch hợp nhất còn được gọi là các d ự án hợp nhất hoặc các d ự án tổng thể-

Master project và các k ế hoạch chèn gọi là các d ự án con-Subproject .

Sử dụng các k ế hoạch hợp nhất cho phép bạn làm những điều sau đây:

- Nhìn thấy tất các nhiệm vụ có trong tất cả các k ế hoạch của cơ quan bạn trong một khungnhìn duy nhất.

- Cuộn các thông tin lên các cấp độ quản lý cao hơn. Ví d ụ, bạn có thể chèn một k ế hoạchcủa nhóm của bạn (cấp độ nhóm) vào k ế hoạch hợp nhất ở cấp độ phòng ( ví d ụ phòng quản lý dựán) và sau đó chèn k ế hoạch đó vào k ế hoạch hợp nhất ở cấp độ cơ quan tổ chức ( cấp công ty).

- Chia d ữ liệu dự án của bạn thành các k ế hoạch k hác nhau để phù hợp với bản chất của dựán của bạn, chẳng hạn như chia theo giai đoạn, thành phần, hoặc địa điểm. Sau đó, bạn có thể hòa

hợp các thông tin lại với nhau thành một k ế hoạch hợp nhất để có một cái nhìn toàn diện về toàn

bộ d ự án.

- Xem tất cả các thông tin của các k ế hoạch của bạn ở một vị trí mà bạn có thể lọc, sắp xếpvà phân nhóm d ữ liệu.

Các k ế hoạch hợp nhất sử dụng tính năng trình bày theo d ạng đề cương-Outline củaProject. Một k ế hoạch chèn xuất hiện như một nhiệm vụ khái quát trong k ế hoạch hợp nhất, ngoạitr ừ việc thanh bar Grantt của nhiệm vụ khái quát của nó có màu xám và một biểu tượng dự án

chèn xuất hiện trong cột chỉ thị- Indicators. Khi bạn lưu một k ế hoạch hợp nhất, bạn cũng sẽ đượcnhắc nhở để lưu lại bất k ỳ thay đổi nào đó mà bạn cũng đã thực hiện tới các k ế hoạch chèn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, đôi khi bạn cần phải nhìn vào các thôngtin được trải rộng tr ên các d ự án riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau. Để có được mộtkhung nhìn “tất cả trong một” cho toàn bộ các k ế hoạch, bạn quyết định thêm chúng tới một k ếhoạch hợp nhất.

Trong ví d ụ này, bạn tạo ra một k ế hoạch hợp nhất mới bằng cách chèn các k ế hoạch khác.

Bước 1: Trên giao diện Backstage của tab New trên tab File, chọn Blank Projet .

Project tạo ra một k ế hoạch mới. K ế hoạch này sẽ trở thành k ế hoạch hợp nhất mà bạnchèn các k ế hoạch khác vào.

Bước 2: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Group, kích Subproject .

Hộp thoại Insert Projet xuất hiện.






Chương XX 344

Bước 3: Dẫn đến thư mục Practices/Chapter 20 và trong khi đang nhấn và giữ phím Ctrl ,

chọn Consolidating A và Consolidating B.

Bước 4: Bấm nút Insert.

Project chèn hai k ế hoạch này vào trong k ế hoạch hợp nhất là các nhiệm vụ khái quát ởd ạng đề cương thu lại (collapse).


Project hiển thị các thanh bar Gantt của các k ế hoạch chèn.

Tiếp theo, bạn sẽ lưu k ế hoạch hợp nhất mới này.

Bước 6 : Trên tab File, kích Save As.

Bước 7 : Dẫn đến thư mục Practices/Chapter 20 .

Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn File Name, gõ Lucerne Consolidated Project và sau đó

bấm nút Save.

Tiếp theo, bạn sẽ hiển thị các thông tin chi tiết của hai kế hoạch chèn.

Bước 9: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline và sau đó chọn All Subtasks.

Hộp thoại Open Resource Pool Informtion xuất hiện. Project hỏi bạn có muốn mở quỹtài nguyên hay không. Project thực sự vẫn chưa tải nội dung của các k ế hoạch chèn và hiển thịcác nhiệm vụ con trong k ế hoạch hợp nhất na ná như là đang mở chúng.

Bước 10: Chắc chắn rằng tùy chọn Open resource pool to see assignement across all sharer

files đang đượ c chọn, và sau đó bấm nút OK .

Project bung hai k ế hoạch chèn ra. Lưu ý r ằng các số ID của các nhiệm vụ trong cả k ếhoạch chèn đều bắt đầu từ số 1, và các nhiệm vụ khái quát đại diện cho các k ế hoạch chèn cũng cósố ID là 1 và 2.

Tiếp theo, bạn sẽ nhìn vào các thông tin chi tiết cả các k ế hoạch chèn.

Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lênh Zoom, kích Entire Project .

Project điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong phần biểu đồ Gantt để toàn bộ thời hạnthực hiện của hai k ế hoạch chèn có thể được nhìn thấy trong khung nhìn.






Chương XX 345

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ hiển thị nhiệm vụ tổng quát của d ự án của k ế hoạch hợp nhất.

Bước 12: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Show/Hide, kích Project Summary Task .

Project hiển nhiệm nhiệm vụ tổng quát của dự án của kế hoạch hợp nhất.

Các giá tr ị của nhiệm vụ tổng quát của dự án này, chẳng hạn như thời hạn thực hiện và thờigian làm việc, đại diện cho giá trị được cuộn lên của cả hai k ế hoạch chèn.

Bước 13: Đóng và lưu các thay đổi tới tất cả các tập tin được mở ra.

Lưu ý: Để tạo ra một k ế hoạch hợp nhất và chèn vào đó các k ế hoạch đang được mở trongProject một cách nhanh chóng, vào tab View, trong nhóm lệnh Windows, kích New Window.Trong hộp chọn bên dưới nhãn Project trong hộp thoại New Window, chọn các k ế hoạch đangđược mở ra mà bạn muốn chèn và sau đó bấm vào nút OK .






Chương XX 346

Khi bạn phát triển nhiều kế hoạch, việc chèn chúng vào trong một k ế hoạch hợp nhất theo

cách này mang lại cho bạn một vị trí duy nhất mà ở đó có thể xem tất cả các hoạt động của cơ quantổ chức của bạn.

20.9. Tạo ra sự phụ thuộc giữa các kế hoạch

Hầu hết các dự án không thể tồn tại một cách trống không. Các nhiệm vụ hoặc các giai

đoạn trong một dự án có thể phụ thuộc vào các nhiệm vụ trong các dự án khác. Bạn có thể hiển thịcác sự phụ thuộc như thế bằng cách liên k ết các nhiệm vụ giữa các k ế hoạch.

Những lý do mà bạn cần phải tạo ra sự phụ thuộc giữa các k ế hoạch bao gồm những điềusau đây:

- Việc hoàn thành của một nhiệm vụ trong một k ế hoạch có thể cho phép bắt đầu một nhiệmvụ trong một k ế hoạch khác.

Ví d ụ, một người quản lý khác của d ự án có thể cần phải hoàn thành một báo cáo tác độngmôi trường trước khi bạn có thể bắt đầu xây dựng một tòa nhà. Thậm chí nếu hai nhiệm vụ này

được quản lý trong những k ế hoạch r iêng biệt (có lẽ vì có các bộ phận riêng biệt của công ty được

tạo ra để hoàn thành chúng), thì một trong k ế hoạch đó có thể có một sự phụ thuộc logic vào k ếhoạch còn lại.

- Một người hoặc một thiết bị có thể được phân công tới một nhiệm vụ trong một k ế hoạch, và bạn cần phải tr ì hoãn sự bắt đầu của một nhiệm vụ trong k ế hoạch khác cho đến khi tài nguyên

đó hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên của nó. Hai nhiệm vụ này có thể không có điểm gì chung ngoài

việc là cần tài nguyên đó. Mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các k ế hoạch trông tương tự như mối liên

k ết giữa các nhiệm vụ trong cùng một k ế hoạch, ngoại tr ừ các nhiệm vụ tiền nhiệm và nhiệm vụk ế nhiệm bên ngoài có tên nhiệm vụ và thanh bar Gantt là màu xám ( thỉnh thoảng còn gọi là các

nhiệm vụ ma). Các nhiệm vụ bên ngoài như vậy không liên k ết đến các nhiệm vụ trong k ế hoạch khác mà chỉ liên k ết với các nhiệm vụ bên trong k ế hoạch chứa chúng.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã xác định r ằng sự hoàn thành củamột nhiệm vụ trong một k ế hoạch là cần thiết trước một nhiệm vụ trong một k ế hoạch khác có thể bắt đầu Bạn quyết định tạo ra một liên k ết d ự án chéo giữa hai k ế hoạch này.

Trong ví d ụ này, bạn liên k ết các nhiệm vụ giữa hai k ế hoạch và xem k ết quả trong các k ếhoạch cũng như trong một k ế hoạch hợp nhất.


Giao diện Open xuất hiện.

Bước 2: Dẫn đến thư mục Practices/Chapter 20, và mở tập tin Consolidating B.

Hộp thoại Open Resource Pool xuất hiện.

Bước 3: Chọn tùy chọn Open resource pool to see assignement across all sharer files và

sau đó bấm nút OK .

Bước 4: Trên tab File, kích Open.

Bước 5: Dẫn đến thư mục Practices/Chapter 20, và mở tập tin Consolidating A.

Lần này bạn không bị nhắc nhở để mở quỹ tài nguyên bởi vì nó đã được mở cùng với tậptin Consolidating B.

Bước 6 : Trong cột Task Name của k ế hoạch Consolidating A, chọn tên của nhiệm vụ 12,Prepare book sales kit .

Bạn cần nhiệm vụ này hoàn thành trước khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ trong k ế hoạchConsolidating B, vì thế bạn sẽ tạo ra một sự phụ thuộc về nhiệm vụ giữa hai k ế hoạch này.

Bước 7 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Window, kích Switch Windows và sau đó chọnConsolidating B.






Chương XX 347



Bước 9: Chọn tên của nhiệm vụ 13, Interior illustration design.


Project cuộn khung nhìn Gantt Chart để hiển thị nhiệm vụ 13.

Bước 11: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Propeties, kích Information.

Hộp thoại Task Information xuất hiện.

Bước 12: Kích vào tab Predecessors, tr ực tiếp ngay bên dưới giá trị 12 trong trường dữliệu ID, gõ Consolidating A\12 và sau đó nhấn phím Tab.

Lưu ý: Khi bạn tạo ra một liên k ết với nhiệm vụ tiền nhiệm bên ngoài, Project yêu cầuđịnh dạng như sau: File Name\Task ID ( Tên tập tin\số ID của nhiệm vụ).

Project cung cấp giá trị External Task cho tên của nhiệm vụ tiền nhiệm mới ( giá tr ị trongcột Name) và các giá tr ị khác ( Cột Type, Lag…).

Bước 13: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Task Information.

Project chèn một nhiệm vụ tiền nhiệm bên ngoài tên là Prepare book sales kit vào trong

k ế hoạch. Nhiệm vụ bên ngoài này đại diện cho nhiệm vụ 12 trong k ế hoạch Consolidating A.






Chương XX 348

Lưu ý: Nếu bạn di chuyển con trỏ chuột tới thanh bar Gantt của nhiệm vụ bên ngoài này,

Project hiển thị một ScreenTip chứa đựng các thông tin chi tiết về nhiệm vụ bên ngoài, bao gồmđường dẫn đầy đủ tới kế hoạch bên ngoài là nơi mà nhiệm vụ tiền nhiệm bên ngoài cư trú.

Tiếp theo, bạn sẽ nhìn nhiệm vụ bên ngoài trong k ế hoạch Consolidating A.


Bước 15: Trong cột Task Name, chọn nhiệm vụ 12, Prepare book sales kit và nhiệm vụ 13, Interior illustrattion design.

Bước 16 : Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Selected Tasks.

Project điều chỉnh phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để hiển thị các nhiệm vụđang được chọn.

Ở đây, bạn có thể thấy r ằng nhiệm vụ 12, Prepare book sales kit , là một nhiệm vụ tiềnnhiệm của nhiệm vụ bên ngoài 13, Interior illustrattion design. Bở i vì nhiệm vụ 13 là một nhiệmvụ kế nhiệm và không có các liên k ết nào khác với k ế hoạch này nên nó không ảnh hưởng đếnnhiệm vụ khác ở đây.

Mối liên k ết giữa hai k ế hoạch này sẽ vẫn còn cho đến khi bạn phá vỡ nó. Xóa một nhiệmvụ trong k ế hoạch nguồn hoặc một nhiệm vụ bên ngoài trong d ự án đích sẽ xóa nhiệm vụ tươngứng hoặc nhiệm vụ bên ngoài trong k ế hoạch còn lại.

Bước 17 : Đóng là lưu các thay đổi tới tất cả các tập tin đang được mở ra.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ hiển thị mối liên k ết giữa k ế hoạch này trong k ế hoạch hợpnhất.







Chương XX 349

Bước 19: Dẫn đến thư mục Practices/Chapter 20, và mở tập tin Lucerne Consolidating

Projects.

Hộp thoại Open Resource Pool xuất hiện.

Bước 20: Chọn tùy chọn Open resource pool to see assignement across all sharer files vàsau đó bấm nút OK .

Bước 21: Trong bảng tiến độ của k ế hoạch Chilren’s Exercise Book Launch ( k ế hoạchchèn thứ hai), kích vào biểu tượng mũi tên Expand/Collapse bên cạnh tên của nhiệm vụ 1, Planning

Phase để nó thu lại.

Project thu giai đoạn này lại. Bằng cách làm này, bạn có thể nhìn thấy cả nhiệm vụ tiềnnhiệm lẫn nhiệm vụ kế nhiệm trong hai k ế hoạch chèn.

Bước 22: Nếu cần thiết, cuộn thanh cuộn đứng cho đến khi nhiệm vụ 14 trong k ế hoạchchèn thứ nhất được nhìn thấy.

Bạn có thể nhìn thấy đường liên k ết giữa nhiệm vụ Prepare book sales kit trong k ế hoạchchèn thứ nhất và nhiệm vụ Interior illustrattion design trong k ế hoạch chèn thứ hai.

Bởi vì bạn đang nhìn trong một kế hoạch hợp nhất mà thể hiện tất cả các nhiệm vụ có trong

cả hai k ế hoạch chèn nên mối liên k ết d ự án chéo không thể hiện như một nhiệm vụ bên ngoài.Sau đây là một vài lời khuyên và gợi ý bổ sung để làm việc với các mối liên k ết d ự án chéo:

- Bạn có thể tắt sự hiển thị của các nhiệm vụ bên ngoài nếu bạn muốn. Để làm điều này,

vào tab File, kích Options. Trong hộp thoại Project Options, trên tab Advanced , bên dưới khuvực có nhãn Cross project linking option for this project , gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn

Show exterior predecessors.

- Khi xem một k ế hoạch hợp nhất, bạn có thể nhanh chóng tạo ra các mối liên k ết dự ánchéo bằng cách chọn hai nhiệm vụ rồi kích vào nút Link Tasks trong nhóm lệnh Schedule trên tab

Task. Hoặc di chyển con trỏ chuột lên thanh bar của một nhiệm vụ, kích-giữ và kéo lên thanh bar

muốn liên k ết rồi thả ra.

- Mỗi khi bạn mở một k ế hoạch mà có các liên k ết dự án chéo, Project nhắc nhở bạn cậpnhật các liên k ết dự án chéo. Bạn có thể chặn sự nhắc nhở này nếu bạn không muốn bị nhắc nhở,hoặc bạn có thể bảo Project chấp nhận d ữ liệu được cập nhật từ các k ế hoạch được liên k ết một






Chương XX 350

cách tự động. Để làm điều này, trong hộp thoại Project Options, trên tab Advanced , bên dưới khuvực có nhãn Cross project linking option for this project , chọn tùy chọn mà bạn muốn.

- Để xóa một mối liên k ết dự án chéo, làm như sau: Tới nhiệm vụ kế nhiệm đầu tiên. Trên

tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Trong hộp thoại Task Information, kích

vào tab Predecessors. Trong tab Predecessors, chọn số ID của mối liên k ết với nhiệm vụ bên ngoài

và nhấn phím Delete.

- Để xem và quản lý tất cả các liên k ết ( các nhiệm vụ tiền nhiệm và k ế nhiệm bên ngoài)

bên trong và ngoài của một k ế hoạch, trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Links

Between Projects.






Phụ lục A 351

Một khóa học ngắn về quản lý dự án






Phụ lục A 352

Phụ lục này tập trung vào các vấn đề cơ bản của việc quản lý dự án, không quan tâm đến bất kỳ công cụ phần mềm nào mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn quản lý các dự án. Mặc dù quảnlý d ự án là một chủ đề rộng lớn và phức tạp nhưng trong phụ lục này, chúng tôi chỉ tập trung vào

mô hình tam giác d ự án. Trong mô hình này, bạn xem xét các d ự án về các mặt: thời gian-time,chi phí-cost và phạm vi-scope .

A.1. Hiểu định nghĩa về một dự án Để là một người quản lý dự án thành công đòi hỏi bạn phải hoàn thành d ự án đúng thời

hạn, kết thúc trong ngân sách, và chắc chắn rằng khách hàng của bạn đang hạnh phúc với nhữnggì bạn chuyển giao. Điều đó nghe có vẻ đơn giản, nhưng có bao nhiêu dự án mà bạn đã có nghe

nói đến (hoặc đã làm việc trong đó) đã được hoàn thành chậm, chi phí vượt quá nhiều, hoặc khôngđáp ứng được nhu cầu của khách hàng ?

Cuốn sách “ A Guide to the Project Management Body of Knowledge” (được xuất bản bởiviện quản lý dự án-PMI-Mỹ)- được nhắc đến là PMBOK và phát âm là " pimbok " – định nghĩamột dự án là "một nỗ lực tạm thời được đảm trách để tạo ra một sản phẩm hay một d ịch vụ độc

nhất- a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service ". Thông qua định

ngh ĩa này chúng ta sẽ làm rõ một dự án là gì và những gì không phải là nó.

Lưu ý: Để biết thêm các thông tin về viện quản lý dự án (PMI) và PMBOK, xem phụ lụcB.

Đầu tiên, d ự án là tạm thời-temporary. Thời hạn thực hiện của một dự án có thể là chỉ trongmột tuần, hoặc nó có thể kéo dài trong nhiều năm, nhưng mỗi dự án đều có một ngày k ết thúc. Bạncó thể không biết ngày k ết thúc của dự án khi nó bắt đầu thực hiện, nhưng nó sẽ ở đâu đó trongtương lai. Dự án không giống như các hoạt động đang diễn ra, mặc dù cả hai đều có rất nhiều điểmchung. Hoạt động đang diễn ra, giống như tên của nó, diễn ra không biết đến bao giờ thì k ết thúc;

bạn không thiết lập được một ngày k ết thúc. Ví d ụ, hầu hết các hoạt động của bộ phận kế toán và

bộ phận nhân sự là những hoạt động đang diễn ra. Những người điều hành các hoạt động đang

diễn ra cũng có thể quản lý các dự án; Ví dụ, một người quản lý của bộ phận nhân sự cho một cơquan tổ chức lớn có thể lên k ế hoạch cho ngày hội tuyển sinh đại học. Tuy nhiên, d ự án được phân

biệt với các hoạt động đang diễn ra bởi một ngày k ết thúc mong đợi, chẳng hạn như ngày kết thúccủa ngày hội tuyển sinh.

Tiếp theo, dự án là một sự nỗ lực-endeavor . Các tài nguyên, chẳng hạn như con người và

thiết bị, cần phải làm việc. Sự nỗ lực được đảm trách-undertaken bởi một nhóm người hoặc mộtcơ quan tổ chức (công ty), và do đó các d ự án còn có một ý ngh ĩa là các sự kiện có chủ ý được lên

k ế hoạch. Các d ự án thành công không xảy ra một cách tự nhiên, một số sự chuẩn bị và lên k ếhoạch đã xảy ra đầu tiên.

Cuối cùng, tất cả các dự án đều tạo ra một sản phẩm hay một d ịch vụ độc nhất- create a

unique product or service. Đây là sự chuyển giao của d ự án và là lý do mà d ự án đã được thựchiện. Một nhà máy lọc hóa d ầu không sản xuất một sản phẩm độc nhất. Toàn bộ ý tưởng, trongtrường hợp này, là sản xuất một loại hàng hóa được tiêu chuẩn hóa; bạn thường không muốn muaxăng từ một cây xăng dầu nào đó mà nó khác với loại xăng các cây khác. Mặt khác, máy baythương mại là những sản phẩm độc nhất. Mặc dù tất cả các máy bay Boeing 787 Dreamliner có

thể trông chúng giống hầu hết với nhau, nhưng trên thực tế thì mỗi chúng được tùy biến cao theo

các yêu cầu của người mua nó.

Bây giờ , bạn có thể nhận ra rằng hầu như các công việc đang diễn ra tr ên thế giới là d ự án-công việc được định hướng. Thực ra, một phần đáng kể trong công việc của bạn có thể được coi

là quản lý dự án, ngay cả khi đó không phải là chức danh nghề nghiệp của bạn.

Quản lý dự án đã được công nhận là một nghề trong nhiều thập kỷ, nhưng công tác quảnlý d ự án trong một số hình thái đã được diễn ra khi mọi người làm các công việc phức tạp. Khi cáckim tự tháp lớn nhất tại Giza ở Ai Cập được xây dựng, ai đó ở đâu đó đã theo dõi tài nguyên, tiếnđộ và các thông số kỹ thuật theo một số cách thức nào đó.






Phụ lục A 353

A.2. Tam giác dự án: Xem xét dự án về mặt thời gian, chi phí và phạm vi

Bạn có thể hình dung công việc của dự án trong rất nhiều cách, nhưng phương pháp ưa

thích của chúng tôi là một cái gì đó mà đôi khi được gọi là tam giác d ự án- project triangle hoặctam giác của bộ ba r àng buộc-triangle of triple constrains.

Chủ đề này có r ất nhiều biến thể, nhưng quan niệm nền tảng là mỗi dự án đều có một sốyếu tố r àng buộc về thời gian, có một số loại hình ngân sách, và đòi hỏi một số số lượng công việccần phải hoàn thành (nói cách khác, nó có một phạm vi được xác định). Thuật ngữ “ràng buộc”-constraint có một ý nghĩa cụ thể trong Project, nhưng ở đây chúng tôi đang sử dụng ý nghĩa tổngquát hơn là "yếu tố giới hạn".

Hãy xem xét những r ằng buộc này cùng một lúc.

* Thời gian

Đã bao giờ bạn làm việc tr ong một dự án mà nó có một thời hạn chót? Thời gian bị giớihạn là một trong những ràng buộc của bất kỳ dự án nào và đó là yếu tố mà có lẽ chúng ta quenthuộc nhất. Nếu ngay bây giờ, bạn đang làm việc tr ong một d ự án, hãy hỏi các thành viên trong

nhóm của bạn về ngày hạn chót của d ự án. Họ có thể không biết về ngân sách của d ự án hoặc phạm

vi công việc một cách chi tiết nhất, nhưng rất có thể là tất cả họ đều biết các thời hạn chót có liênquan đến mình và có lẽ cũng biết thời hạn chót của toàn d ự án.

Sau đây là các ví dụ về các r àng buộc thời về thời gian.

- Bạn đang xây dựng một ngôi nhà và phải hoàn thành phần mái trước khi mùa mưa đến.

- Bạn đang lắp ráp một gian hàng trưng bày lớn cho một hội chợ thương mại sẽ bắt đầutrong hai tháng.

- Bạn có đang phát triển một hệ thống theo dõi-kiểm k ê mới mà nó phải được kiểm tra và

chạy tại thời điểm bắt đầu của năm tài chính tiếp theo.

Từ khi chúng ta là những đứa trẻ, chúng ta đã được huấn luyện để hiểu về thời gian. Chúngta mang theo đồng hồ đeo tay, hồ sơ tài liệu hoặc máy tính, và các công cụ khác giúp chúng taquản lý thời gian. Đối với nhiều dự án tạo ra một sản phẩm hoặc một sự kiện thì thời gian là ràng

buộc quan tr ọng nhất để quản lý.

* Chi phí

Bạn có thể đơn giản ngh ĩ chi phí là tiền bạc, nhưng trong ngữ cảnh của dự án, chi phí cómột ý nghĩa rộng lớn hơn: Các chi phí tính đến tất cả các tài nguyên cần thiết để thực hiện dự án.Các chi phí tính đến con người và thiết bị để làm các công việc, các vật liệu được sử dụng, và tấtcả các sự kiện và các vấn đề khác mà cần đến tiền.

Sau đây là những ví dụ về các ràng buộc về chi phí:

- Bạn đã ký một hợp đồng với giá cố định để phát triển một trang web thương mại điện tửcho khách hàng. Nếu chi phí của bạn vượt quá thỏa thuận giá cả trong hợp đồng, khách hàng của

bạn có thể thông cảm, nhưng anh ấy hoặc cô ấy chắc chắn sẽ không muốn đàm phán lại hợp đồng.

- Chủ tịch công ty của bạn đã chỉ đạo bạn thực hiện một dự án nghiên cứu khách hàng mà


Phạm vi






Phụ lục A 354

chỉ sử d ụng nhân viên và thiết bị trong bộ phận của bạn.

- Bạn đã nhận được một khoản tài tr ợ 5.000 USD để tạo ra một mô hình nghệ thuật côngcộng. Ngoài ta bạn không có nguồn quỹ nào khác.

Đối với hầu như tất cả các dự án, rút cục thì chi phí là một r àng buộc bị giới hạn.

* Phạm vi

Bạn nên xem xét hai khía cạnh của phạm vi: Phạm vi của sản phẩm và phạm vi của d ự án.Mỗi dự án thành công đều tạo ra một sản phẩm duy nhất: một mặt hàng hoặc một d ịch vụ cụ thể.Các k hách hàng thường có một số mong đợi về các tính năng và chức năng của sản phẩm mà họxem xét để mua. Phạm vi của sản phẩm mô tả chất lượng, các tính năng và chức năng d ự định củasản phẩm một cách chi tiết. Tài liệu phác thảo các thông tin này đôi khi được gọi là các thông sốk ỹ thuật của sản phẩm. Một dịch vụ hoặc sự kiện cũng thường có một số tính năng được mongđợi. Chúng ta đều có những mong đợi về những gì chúng ta sẽ làm hoặc sẽ nhìn thấy tại một bữatiệc, buổi hòa nhạc, hoặc sự kiện thể thao.

Mặt khác, Phạm vi của d ự án mô tả các công việc cần thiết để cung cấp một sản phẩm hoặcd ịch vụ với phạm vi sản phẩm đã được d ự định. Phạm vi của d ự án thường được đo bằng các giai

đoạn và các nhiệm vụ.

Sau đây là những ví dụ về ràng buộc về phạm vi:

- Công ty của bạn giành được một hợp đồng phát triển một sản phẩm ô tô có các yêu cầuvề độ chính xác, ví d ụ, độ chính xác về kích thước là 0,01 mm. Đây là một r àng buộc về phạm vicủa sản phẩm mà sẽ ảnh hưởng tới các k ế hoạch về phạm vi của d ự án.

- Bạn đang xây dựng một tòa nhà trên một lô đất bị hạn chế chiều cao tòa nhà là 50 m.

- Bạn chỉ có thể sử dụng các dịch vụ nội bộ để phát triển một phần của sản phẩm của bạn,và các d ịch vụ này lại đi theo một phương pháp phát triển sản phẩm khác với những gì bạn đã lên

k ế hoạch.

Phạm vi của sản phẩm và phạm vi của d ự án liên quan chặt chẽ với nhau. Người quản lýd ự án là người quản lý phạm vi của d ự án cũng nên hiểu phạm vi của sản phẩm hoặc nên biết làmthế nào để truyền tải phạm vi của sản phẩm tới những người làm ra nó.

A.3. Quản lý các ràng buộc của dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi

Việc quản lý dự án trở nên thú vị nhất là khi bạn phải cân bằng được các r àng buộc về:Thời gian, chi phí và phạm vi của các d ự án của bạn. Tam giác d ự án minh họa quá tr ình cân bằngcác ràng buộc bởi vì ba cạnh của tam giác được liên k ết với nhau và sự thay đổi một cạnh của tamgiác sẽ ảnh hưởng đến ít nhất một cạnh bên khác.

Sau đây là những ví dụ của sự cân các ràng buộc:- Nếu thời hạn thực hiện ( ràng buộc về thời gian) trong tiến độ dự án của bạn giảm, bạn

có thể cần phải tăng ngân sách (ràng buộc về chi phí) bởi vì bạn phải thuê thêm các tài nguyên đểlàm cùng các công việc đó trong thời gian ngắn hơn. Nếu bạn không thể tăng ngân sách, bạn cóthể cần phải giảm phạm vi ( giảm số lượng các công việc) bởi vì các tài nguyên mà bạn có đã

không thể hoàn thành tất cả các công việc đã được lên k ế hoạch trong thời gian ngắn hơn.

Nếu bạn phải giảm thời hạn thực hiện của một d ự án, chắc chắn rằng toàn bộ chất lượngcủa d ự án không vô tình bị giảm xuống. Ví dụ, việc thử nghiệm và kiểm soát chất lượng thườngxảy ra ở giai đoạn cuối cùng trong một dự án phát triển phần mềm, nếu thời hạn thực hiện của d ựán bị chậm so với kế hoạch, những công việc này có thể là những công việc phải chịu bị cắt giảm.

Bạn phải cân nhắc giữa lợi ích của việc giảm thời hạn thực hiện của d ự án với hậu quả tiềm tàngcủa việc chuyển giao sản phẩm chất lượng kém.






Phụ lục A 355

- Nếu ngân sách (ràng buộc về chi phí) của dự án của bạn giảm, bạn có thể cần nhiều thời

gian hơn vì bạn không thể chi tr ả cho các các tài nguyên có năng suất làm việc như theo k ế hoạch. Nếu bạn không thể tăng thời gian, bạn có thể cần phải giảm phạm vi của d ự án vì ít tài nguyên hơnkhông thể hoàn thành tất cả các công việc đã được lên k ế hoạch khi mà vẫn giữ nguyên thời gian.

Nếu bạn phải giảm ngân sách của một d ự án, bạn có thể nhìn vào các cấp bậc của tài nguyên

nguyên vật liệu mà bạn đã lập d ự thảo ngân sách. Một vật liệu có bậc thấp hơn không nhất thiết phải là loại vật liệu có chất lượng thấp hơn. Vì vậy, miễn là cấp bậc vật liệu có phù hợp với ý định

sử dụng của nó thì nó vẫn có thể có chất lượng cao. Dưới đây là một ví dụ mà tất cả chúng ta cóthể có liên quan tới: đồ ăn nhanh và đồ ăn cho người sành ăn là hai cấp bậc về thức ăn của nhà

hàng ăn uống, nhưng bạn có thể tìm thấy các ví d ụ về chất lượng cao và chất lượng thấp trong từngcấp bậc này.

Bạn cũng nên xem xét các chi phí của tài nguyên con người và thiết bị mà bạn đã lên k ếhoạch để sử dụng. Bạn có thể thuê những người ít kinh nghiệm được trả ít tiền hơn để thực hiệncác nhiệm vụ đơn giản? Tuy nhiên, giảm chi phí d ự án có thể dẫn đến việc chuyển giao sản phẩmhoặc dịch vụ có chất lượng kém hơn. Là một người quản lý dự án, bạn phải xem xét ( hoặc nhiềukhả năng là phải truyền tải tới những người có quyền quyết định) các lợi ích có được so với nhữngr ủi ro của việc giảm các chi phí.

- Nếu phạm vi của d ự án của bạn tăng lên, bạn có thể cần thêm thời gian và tài nguyên (liên

quan đến chi phí) để hoàn thành các công việc bổ sung thêm. Khi phạm vi của d ự án tăng sau khid ự án đã bắt đầu thì nó được gọi là phình phạm vi- scope creep. Việc thay đổi phạm vi của một d ựán giữa lúc đang thực hiện không nhất thiết phải là một điều xấu; ví dụ, điều kiện hoàn cảnh mà

trong đó sự chuyển giao của d ự án của bạn sẽ thực hiện có thể thay đổi hoặc bạn đã hiểu được

Ban đầu dự án của bạncó những r àng buộc này


Phạm vi

Bạn nên điều chỉnh dự án của

bạn nếu thời hạn thực hiện đã

giảm

1. Giảm thời hạnthực hiện của dự án

2… và

bạn cũngcó thể

phải tăngchi phí

3… hoặc giảm phạm vi của dự án

Ban đầu dự án của bạncó những r àng buộc này


Phạm vi

Bạn nên điều chỉnh dự án củanếu chi phí đã giảm

2... và bạn cũngcó thể phải tăngthời hạn thực hiệncủa dự án

1. Giảmchi phí củad ự án

3… hoặc giảm phạm vi của dự án






Phụ lục A 356

nhiều hơn về bản chất của công việc kể từ khi bắt đầu dự án. Việc thay đổi phạm của vi d ự án làmột điều xấu chỉ khi người quản lý của d ự án không nhận ra và lên k ế hoạch cho các yêu cầu mới,đó là, khi mà các ràng buộc khác (chi phí, thời gian) không được kiểm tra một cách tương ứng, và

nếu cần thiết thì cần phải được điều chỉnh một cách tương ứng.

Thời gian, chi phí, và phạm vi là ba yếu tố thiết yếu của bất kỳ dự án nào. Để là một ngườiquản lý dự án thành công, bạn nên biết cách áp d ụng cả ba ràng buộc này tới các d ự án của bạn và

có thể truyền đạt điều này tới các bên liên quan của bạn.

Dưới đây là lời nói cuối cùng của chúng tôi về mô hình tam giác d ự án. Giống như tất cảcác mô hình đơn giản của các chủ đề phức tạp, mô hình này là một công cụ học tập hữu ích nhưngkhông phải luôn luôn là một sự phản ánh của thế giới thực. Nếu các d ự án thực tế luôn luôn thựchiện như mô hình tam giác d ự án đã được đề xuất, bạn có thể thấy các dự án chuyển giao muộnnhưng với chi phí dự kiến hoặc với phạm vi mong đợi; hoặc dự án có thể được hoàn thành đúng

thời hạn với phạm vi mong đợi, nhưng với chi phí cao hơn. Nói cách khác, bạn mong muốn nhìnthấy ít nhất một yếu tố của tam giác dự án đi đúng như kế hoạch. Nhưng sự thật đáng buồn là nhiềud ự án, thậm chí với sự giám sát nghiêm ngặt về quản lý dự án, đã bị chuyển giao muộn, quá ngân

sách và với chức năng ít hơn so với phạm vi mong đợi. Quản lý dự án là một lĩnh vực đòi hỏi nhiềucố gắng. Thành công trong việc quản lý d ự án đòi hỏi một sự kết hợp hiếm có của các kỹ năng và

kiến thức về tiến độ được rèn luyện và trang bị, cũng như các k ỹ năng trong các l ĩnh vực hoặcngành nghề mà d ự án được thực thi.

A.4. Quản lý dự án của bạn bằng MS Project

Các công cụ quản lý dự án tốt nhất tr ên thế giới không bao giờ có thể thay thế được sự

phán đoán tuyệt vời của bạn. Tuy nhiên, công cụ thích hợp có thể và nên giúp bạn thực hiện nhữngđiều sau đây:

- Theo dõi tất cả các thông tin mà bạn thu thập được về các yêu cầu về thời gian làm việc,

thời hạn thực hiện và tài nguyên cho d ự án của bạn.

- Hình dung hóa k ế hoạch dự án của bạn trong các định dạng tiêu chuẩn, rõ ràng.

- Lên tiến độ các nhiệm vụ và các tài nguyên một cách nhất quán và hiệu quả.

- Trao đổi các thông tin của d ự án với các bên liên quan trong nhiều cách khác nhau.

- Truyền đạt tới các tài nguyên và các bên liên quan khác trong khi để lại sự kiểm soát sau

cùng trong tay của người quản lý dự án.

Trong các chương của cuốn sách này, bạn đã được giới thiệu đến các chức năng phong phúcủa Project trong một ngữ cảnh thực tế: quản lý một dự án từ lúc thai nghén đến khi hoàn thành.

Không phải mọi thứ trong cuốn sách này có thể áp dụng cho các nhu cầu của bạn, và bạn có thểcó những nhu cầu mà cuốn sách này không giải quyết. Chúng tôi hy vọng rằng sau khi hoàn thành

Ban đầu dự án của bạn

có những r àng buộc này


Phạm vi

Bạn nên điều chỉnh dự án của

nếu chi phí đã giảm 2... và bạn cũngcó thể phải tăngthời hạn thựchiện của dự án

3… hoặctăng chi

phí của dựán

1. Tăng phạm vi của dự án






Phụ lục A 357

hướng dẫn này, bạn có một sự khởi đầu tuyệt vời với MS Project!






Phụ lục B 358

Phát triển các kỹ năng quản lý dự án

của bạn






Phụ lục B 359

Nếu bạn hoàn thành phần lớn hoặc tất cả các chương trong cuốn sách này thì bạn đang tr ên

con đường làm chủ Microsoft Project 2013. Tuy nhiên, cuốn sách này chỉ có thể giúp được bạnđến đây. Để giúp thêm kiến thức của bạn về dự án và quản lý dự án, hãy bắt đầu với các nguồn tài

liệu được liệt k ê trong phụ lục này.

B.1. Tham dự một cộng đồng t ìm hiểu về Project

Nếu có một điều mà chúng tôi có thể nói về những người sử dụng Project, thì đó là họthích nói về ứng dụng này và công việc của họ với nó và chia sẻ các ý tưởng với những ngườikhác. Cho dù bạn làm việc trong một tổ chức lớn hoặc làm độc lập, bạn có thể tìm thấy một cộngđồng của những người sử dụng Project ở gần mình.

Nếu bạn ở trong một cơ quan tổ chức lớn, đặc biệt là một tổ chức tập trung mạnh mẽ vào

việc quản lý dự án, bạn có thể tìm thấy một nhóm người sử đụng Project hoặc nhóm hỗ trợ nội bộ

ở đó. Các nhóm như vậy thường gặp gỡ để cung cấp các kế hoạch huấn luyện, hỗ trợ và nhận xétđồng đẳng và chia sẻ các thực tiễn tốt nhất. Nếu một nhóm như vậy không tồn tại trong cơ quan tổchức của bạn, có lẽ bạn có thể bắt đầu một nhóm.

Trong l ĩnh vực công cộng, có rất nhiều nhóm người sử dụng Project trên toàn thế giới. Những nhóm này thường gặp mặt một cách thường xuyên để chia sẻ những lời khuyên và thủ thuậtvề Project. Tham gia vào một nhóm người sử dụng là một cách tuyệt vời để mở rộng sự hiểu biết của của bạn về việc sử dụng Project; đó cũng có thể là một nơi tuyệt vời để nhận sự hỗ trợ tậntình về sản phẩm, sự đào tạo và cơ hội nghề nghiệp.

Sau đây là một vài nơi mà bạn có thể khám phá về các nhóm người sử dụng Project và tài

nguyên có liên quan:

- Microsoft Project User Group ( MPUG) là một nhóm người dùng Project chính thứccủa Microsoft Project. MPUG cung cấp các một loạt các thông tin về Project và các nguồn lựcquản lý dự án, cũng như một nơi tra cứu của các nhóm người sử dụng Project trên toàn thế giới.Tìm nó trên trang web tại địa chỉ www.mpug.com.

- Khu vực về Project trên trang web tr ực tuyến của Microsoft Office bao gồm một loạtcác công cụ và các thông tin từ Microsoft và người sử dụng Project khác để giúp bạn quản lý cácd ự án của bạn. Tìm thấy nó tr ên web tại địa chỉ office.microsoft.com và sau đó di chuyển đến trangProject.

- Khu vực Project Support của các trang web của Microsoft Office Support bao gồmcác câu hỏi và câu tr ả lời của cộng đồng người sử dụng, các ứng dụng để tải về và liên hệ tới cácchuyên gia hỗ trợ kỹ thuật. Tìm thấy nó trên trang web tại địa chỉ office.microsoft.com/en-

us/support và đó chuyển tới trang Project hoặc trực tiếp tới trang hỗ trợ Project Support tại địachỉ support.microsoft.com/ph/931/en-us .

- Project Community ( cộng đồng Project) chính thức cung cấp trợ sự trợ giúp và cácthảo luận với những người sử dụng Project khác, bao gồm cả Microsoft Most Valuable

Professional (MVP). Để bắt đầu, hãy xem tại answers.microsoft.com/en-us/office .

- Các Microsoft Project MVPs là những chuyên gia Project độc lập (không phải nhân viên

của Microsoft) chính thức nhận được cấp bậc MVP của Microsoft bởi sự công nhận của cácchuyên gia về sản phẩm của Microsoft và họ đã giúp đỡ những cộng đồng người dùng lớn sử dụngProject thành công.

MVP thường xuyên đáp ứng các câu hỏi trong diễn đàn Project Community. Tìm thông

về Project MVP tại địa chỉ https://mvp.microsoft.com.

- Một trong những tác giả của cuốn sách này, Carl Chatfield , gửi đến một blog tập trungvào Project, quản lý dự án. Tìm blog trên web tại địa chỉ www.projhugger.com.

Bạn có thể được chứng nhận một cách chính thức là người sử dụng Projec thành thạo bởiMicrosoft. Để tìm hiểu về các cơ hội đào tạo và các yêu cầu đối với chứng chỉ Proejct, xem tạitrang web www.microsoft.com/learning.


http://www.mpug.com/

https://mvp.microsoft.com./

http://www.projhugger.com/

http://www.microsoft.com/learning

http://www.microsoft.com/learning

http://www.projhugger.com/

https://mvp.microsoft.com./

http://www.mpug.com/





Phụ lục B 360

B.2. Tham gia một cộng đồng tìm hiểu về quản lý dự án

Có lẽ là nhiều hơn so với các chương tr ình khác trên máy tính, Project yêu cầu bạn phảitham gia vào một hoạt động chính thức cụ thể: quản lý dự án. Quản lý dự án có thể là một sự phatr ộn thú vị của những thách thức về k ỹ thuật, tổ chức và xã hội. Viện Quản lý dự án (PMI) là tổchức hàng đầu về quản lý dự án chuyên nghiệp. PMI tập trung vào thiết lập các tiêu chuẩn quảnlý d ự án, phát triển và cung cấp các chương tr ình giáo d ục, và chứng chỉ quản lý dự án. Chứng chỉPMI được công nhận rộng r ãi nhất là chứng chỉ “Quản lý dự án chuyên nghiệp”- Proejct

Management Professional ( PMP).

Cuốn sách “ A Guide to the Project Management Body of Knowledge” được xuất bản bởiviện quản lý dự án PMIđ và được nhắc đến là PMBOK và phát âm là " pimbok " – mô tả các thựchành quản lý dự án, các l ĩnh vực kiến thức và thuật ngữ nói chung được công nhận. Ngoài ra, PMI

xuất bản các tạp chí tạp chí Project Management Journal và PM Network . Bạn có thể tìm hiểuthêm về PMI trên web tại www.pmi.org. Nếu bạn đang đầu tư nghiên cứu việc thực hành quản lýd ự án, bạn nên tìm hiểu PMI.


http://www.pmi.org/

http://www.pmi.org/





Phụ lục C 361

Cộng tác giữa Project, SharePoint và

PWA






Phụ lục C 362

Phụ lục này giới thiệu đến bạn một số tính năng cộng tác nhóm có sẵn khi bạn kết hợpMicrosoft Project 2013 Professional với Microsoft SharePoint 2013 hoặc Project Web App

( PWA). Mặc dù thông tin đưa ra đầy đủ về khả năng tương tác giữa Project với SharePoint và

PWA là vượt ra ngoài phạm vi của cuốn sách này, nhưng chúng tôi vẫn muốn giúp bạn đạt đượcmột sự hiểu biết cơ bản về ích lợi mà những sản phẩm mang lại ngoài khả năng làm việc củaProject được cài trên máy tính.Chúng tôi sẽ k ết thúc phụ lục bằng một sự thảo luận về việc quản

d ự án của doanh nghiệp ( Enterprise Project Management- EMP) d ựa tr ên máy chủ Project vànhững tính năng nào của EPM có thể thêm vào cơ quan tổ chức của bạn.

Bởi vì bạn có thể không có quyền truy cập vào SharePoint hoặc PWA nên phụ lục này chỉmô tả và minh họa các dịch vụ mà không bao gồm các thao tác tay với các tập tin thực hành. Mỗi

phần kết thúc với một danh sách “các nguồn thông tin thêm” tr ực tuyến mà bạn có thể kiểm tra.

C.1. Giới thiệu về việc chia sẻ dự án của bạn với SharePoint

Các nhà quản lý của d ự án và các nhóm được lợi khi họ chia sẻ thông tin. Với MicrosoftProject Professional 2013 bạn có thể đồng bộ hóa các nhiệm vụ giữa Proejct và SharePoint

2013. Bạn có thể tạo danh sách công việc ban đầu trong Project và sau đó đồng bộ hóa nó với một

danh sách trong SharePoint hoặc tạo danh sách công việc ban đầu trong SharePoint và sau đótạo ra một k ế hoạch Project mới d ựa tr ên danh sách công việc từ SharePoint. Các thành viêntrong nhóm có thể xem, chỉnh sửa, và báo cáo tình tr ạng của nhiệm vụ của họ trong danh sách

nhiệm vụ của SharePoint.

Những hình minh họa dưới đây cho bạn một số phần quan tr ọng của việc làm việc với mộtdanh sách các nhiệm vụ trong SharePoint.

Trang Project Summary bao gồm một khung nhìn Timeline, các nhiệm vụ sắp tới và các

nhiệm vụ trễ, và các thông tin chi tiết quan trọng khác của k ế hoạch.

Từ trang Project Summary, bạn có thể chia sẻ dự án, tùy chỉnh trang và khai thác danh

sách các nhiệm vụ. Dưới đây là những thứ nhìn giống như một khung nhìn Timeline và danh sách

các nhiệm vụ trong SharePoint:






Phụ lục C 363

Trong SharePoint, bạn có thể theo dõi sự tiến triển trong một nhiệm vụ hoặc thêm các

nhiệm vụ mới, nhưng không lên được tiến độ. Bạn thậm chí có thể xem danh sách các nhiệm vụcủa mình trong các khung nhìn khác, bao gồm cả khung nhìn lịch, và như sự thể hiện ở trong hình

minh họa dưới đây, một khung nhìn Gantt Chart.

Sau khi danh sách các nhiệm vụ của SharePoint được đồng bộ hóa với Project, bạn có thểsử d ụng đầy đủ các tính năng và công cụ lên tiến độ của Project. Ở đây bạn có thể thấy danh sách

các nhiệm vụ trong SharePoint từ hình minh họa ở tr ên bây giờ được thể hiện trong Project:






Phụ lục C 364

Người dùng Project Professtional có thể nghĩ r ằng sự đồng bộ hóa nhiệm vụ vớiSharePoint để phục vụ hai mục đích rất hữu ích:

- Bạn có thể tạo một danh sách các nhiệm vụ ban đầu trong SharePoint và mời các thành

viên trong nhóm và các bên liên quan khác bổ sung các nhiệm vụ, thời hạn thực hiện và các thôngtin chi tiết khác trong SharePoint. Sau đó bạn có thể mở danh sách này trong Project và thực hiệncông việc lên tiến độ trong Project. Sau đó đồng bộ hóa trở lại SharePoint để các thành viên trong

nhóm hoặc các bên liên quan khác có thể xem kết quả. - Bạn có thể tạo một danh sách các nhiệm vụ ban đầu trong Project và sau đó đồng bộ hóa

nó với SharePoint. Sau đó bạn có thể mời các thành viên và các bên liên quan khác để điều chỉnhcác thông tin chi tiết về nhiệm vụ khi cần thiết. Sau đó sẽ điều chỉnh lại danh sách đó trong Project.

Trong cả hai trường hợp, bạn đều sử dụng các công cụ lập tiếp độ trong Project và khả năngcộng tác nhiều người dùng của SharePoint- đây là sự kết hợp tốt nhất những thế mạnh của cả hai

phần mềm.

Bạn cũng có thể chuyển đổi một danh sách các nhiệm vụ trong SharePoint vào một dự án PWA (mô tả trong phần tiếp theo). Ví d ụ, bạn có thể chọn cách làm như vậy khi bạn thấy bạn cần phải theo dõi tình tr ạng hoặc quản lý tiến tr ình của các nhiệm vụ một cách chi tiết hơn.

Phần này đã giới thiệu bạn đến sự k ết hợp giữa Project và SharePoint thông qua việc đồng bộ hóa danh sách các nhiệm vụ. Tùy thuộc vào thực tiễn và các công cụ cộng tác của cơ quan tổchức của bạn, bạn có thể thấy rằng Project và SharePoint cùng nhau tạo ra một sự kết hợp mạnhmẽ.

* Các nguồn thông tin thêm

Sau đây là một số thông tin về sự kết hợp giữa Project Professtional với SharePoint:

- Trong Project, bạn có thể chia sẻ một kế hoạch d ự án với SharePoint trong giao diện Save

As của khung nhìn Backstage. Để tìm hiểu thêm, trong Project kích vào nút Help (trông giốngnhư một dấu hỏi) ở góc phía trên bên phải của cửa sổ Project, và trong hộp nhập có nhãn Help

Search, gõ Sync with SharePoint .

- Trong SharePoint, bạn có thể mở một danh sách các nhiệm vụ với Project bởi lệnh Open

With Project trong nhóm lệnh Connect&Export trên tab List trong khi đang ở trong một khung

nhìn danh sách các nhiệm vụ. Đến tìm hiểu thêm, trong SharePoint nhấp vào nút Help (trông






Phụ lục C 365

giống như một dấu hỏi) ở góc phía trên bên phải của cửa sổ SharePoint, và trong hộp nhập cónhãn Help Search, gõ Project site.

- Truy cập vào cổng thông tin sản phẩm SharePoint tại sharepoint.microsoft.com , và sau đitới danh sách các nhiệm vụ hoặc các tính năng khác của SharePoint mà bạn quan tâm.

- Các thành viên của nhóm Project Engineering đã viết một số bài viết chi tiết trên Blog

Office về danh sách các nhiệm vụ của Proejct và SharePoint. Ghé thăm blogs.office.com, và sauđó tìm kiếm SharePoint task list .

C.2. Giới thiệu về sự cộng tác nhóm với Project Web App

Project Web App ( PWA) là giao diện dựa tr ên trình duyệt để k ết nối tới Project Server. Các

nhà quản lý của d ự án có thể sử dụng PWA chung với ứng dụng Project Professional để xây d ựngvà quản lý các d ự án. Những người có thể sử dụng PWA bao gồm:

- Các thành viên trong nhóm thực hiện dự án, là những người có sự phân công nhiệm vụ.

- Các nhà quản lý danh mục đầu tư, là người thu thập và phân tích d ữ liệu tất cả các d ự án.

- Quản trị trang web, người thiết lập và quản lý sự truy cập tới PWA.Các d ự án mà có thể được quản lý trong PWA có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao

gồm:

- Từ các tập tin của Project Professional (các tập tin * mpp)

- Các danh sách nhiệm vụ của SharePoint.

- Tạo ra tr ực tiếp trong PWA.

Một dự án PWA được lưu trữ trong Project Server, và nó có thể được chỉnh sửa bởi các bên liên quan có thẩm quyền trong PWA và bởi người quản lý của d ự án trong Project.

Ngay từ cái nhìn đầu tiên, một danh sách các nhiệm vụ trong PWA có thể trông giống nhưmột danh sách các nhiệm vụ trong SharePoint. Tuy nhiên, các danh sách các nhiệm vụ của PWA

cung cấp các khả năng lập tiến độ lớn hơn nhiều và hỗ trợ các tính năng lập tiến độ trong PWA và

hỗ trợ đầy đủ các tính năng của Project Professional.

Các minh họa sau đây cho bạn thấy một số các khả năng trong PWA đối với các nhà quảnlý của d ự án và các thành viên trong nhóm:

Trung tâm của PWA là giao diện màn hình Home.






Phụ lục C 366

Từ đây, bạn có thể quản lý trang web PWA của bạn và khai phá sâu về các nhiệm vụ và các

d ự án của bạn. Dưới đây là một cái gì đó trông giống như một sự tập hợp các dự án, hoặc một danhmục đầu tư trong Project Center.

Các lệnh tr ên tab Project ( hình tiếp theo) chỉ ra một số hành động mà bạn có thể thực thi.

Đó là thêm các d ự án mới tới danh mục đầu tư, kiểm soát sự truy cập tới các d ự án, và thay đổicách thức xuất hiện của danh sách các dự án…

Khi quan quan sát một dự án, bạn có được một khung nhìn tương tự như khung nhìn Gantt

Chart và Timeline mà bạn thấy trong Project. Trong thực tế, bạn có thể thấy tr ên tab Task ( trong

hình minh họa tiếp theo) r ất nhiều tính năng quản lý nhiệm vụ giống như những gì bạn thấy trongProject, bao gồm cả việc theo dõi tiến triển và việc áp d ụng phân nhóm hoặc bộ lọc.






Phụ lục C 367

Tiếp theo, chúng ta sẽ xem PWA từ vị trí của một thành viên trong nhóm những người cósự phân công nhiệm vụ trong một dự án của PWA.

Một điều quan trọng là các thành viên trong nhóm có thể sử dụng PWA để ghi lại tình tr ạngvề thời gian làm việc trong định dạng bảng, hoặc pha thời gian hoặc biểu đồ Gantt. Ở đây, mộtthành viên trong nhóm đã ghi lại các sự việc thực tế diễn ra theo pha thời gian (đó là thời gian làm

việc thực tế được phân bố theo thời gian) trong một số nhiệm vụ mà cô ấy được phân công.

Sau khi thành viên trong nhóm đã ghi lại tình tr ạng thời gian làm việc của cô ấy, cô ấy cóthể đệ tr ình tình tr ạng của cô ấy được phê duyệt bởi người quản lý của dự án.

Sau đây, tình tr ạng được cập nhập trông như thế nào ở vị trí của người quản lý của dự án.

Các thành viên trong nhóm có thể thêm các ý kiến tới tình tr ạng của mình cho mỗi nhiệmvụ, và điều đó trông như thế nào ở vị trí của người quản lý của dự án.






Phụ lục C 368

Một khi người quản của lý d ự án chấp nhận các cập nhật về tình tr ạng, công cụ lập tiến độcủa Project sẽ phản hồi tới tiến triển đã được báo cáo bởi các thành viên và bất kỳ sự thay đổinào khác được thực hiện tới k ế hoạch trong PWA.

Lần tới, kế hoạch đó được công bố, tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quankhác sẽ thấy những thay đổi đó. Quá trình cộng tác này tiếp tục trong suốt vòng đời của dự án.

* Các thông tin thêm

Sau đây là một số thông tin về sự kết hợp giữa Project Professtional với PWA:

- Nếu bạn có quyền truy cập vào PWA, bạn có thể có được một cái nhìn tổng quát về cáchoạt động được hỗ tr ợ trong Help của PWA. Nhấp vào nút Help (trông giống như một dấu hỏi) ởgóc phía trên bên phải của cửa sổ PWA và khám phá những nội dung của Help.

- Hãy truy cập vào cổng thông tin sản phẩm Project Server tạioffice.microsoft.com/products .

- Xem nội dung CNTT về Project Server 2013 tại technet.microsoft.com/en-

US/projectserver .

- Các thành viên của nhóm Project Engineering đã viết một số bài viết chi tiết tr ên Blog Office về danh sách các nhiệm vụ của Proejct và SharePoint. Ghé thăm blogs.office.com, và sau

đó tìm kiếm PWA.

C.3. Giới thiệu về giải pháp quản lý dự án của doanh nghiệp EPM

Những phần trước giới thiệu cho bạn một số tính năng cộng tác nhóm với SharePoint và

Project Web App (PWA). Đằng sau PWA là Project Server. Project Server là nền tảng của giải pháp quản lý dự án của doanh nghiệp Enterprise Project Management (EPM). (Chúng tôi sẽ đềcập đến điều này là EPM d ựa tr ên Project Server). Chức năng quản lý dư án của EPM d ựa tr ên

Project Server vượt xa khỏi các chức năng của phần mềm Project cài trên máy tính để bàn mà bạn đã thực hành trong cuốn sách này.

Phần này giới thiệu một số sự khác biệt quan trọng giữa sự quản lý d ự án trong Project cài

đặt trên máy tính để bàn và quản lý dự án của doanh nghiệp EPM d ựa tr ên Project Server. EPM

là một trong những hoạt động phức tạp hơn nhưng có các khả năng tiềm tàng mà một cơ quan tổchức lớn có thể áp dụng.

Một số lợi ích về mặt tổ chức của EPM d ựa tr ên Project Server:

- Nắm bắt những thực tiễn tốt nhất của cơ quan tổ chức của bạn về các vấn đề có liên quan

đến mô hình theo dõi tiến tr ình công việc và các k ỹ năng của tài nguyên trong khuôn khổ của

doanh nghiệp.- Đạt được sự hiểu biết sâu sắc về khối lượng công việc đảm nhận và sự sẵn sàng của các tài

nguyên có trong tất cả các dự án và các hoạt động khác trong cơ quan tổ chức của bạn.






- Phát triển các cách thức phù hợp để miêu tả và theo dõi các hoạt động của d ự án trong toàn

bộ cơ quan tổ chức của bạn.

- Thu thập một loạt các dữ liệu có liên quan đến dự án và báo cáo các d ữ liệu này theo nhữngcách thức k ịp thời và nhiều thông tin.

Mặc dù bạn có thể là người sử dụng Project đơn độc trong cơ quan tổ chức của bạn nhưng

"người sử dụng" thực sự của EPM lại là toàn thể cơ quan tổ chức của bạn; do đó, các công cụ của phần mềm này sẽ tương ứng phức tạp hơn Project đang chạy tr ên một máy tính duy nhất. Vì lý

do này, việc giải quyết đầy đủ các thông tin chi tiết của EPM là vượt xa phạm vi của cuốn sáchnày. Tuy nhiên, chúng tôi muốn giới thiệu EPM d ựa tr ên Project Server ở đây để bạn có thể bắtđầu để quyết định xem nó có thể đóng một vai trò hữu ích trong tổ chức của bạn không. Đối vớihầu hết các cơ quan tổ chức, chúng tôi nghĩ rằng câu trả lời ở đây sẽ là "Có", nhưng bắt đầu từ mộtsự quan tâm ban đầu về EPM d ựa tr ên Project Server cho đến khi có thể thực hiện nó một cáchđầy đủ là một loạt các bước phức tạp. Chúng tôi hy vọng rằng phần giới thiệu ngắn gọn này có thểgiúp bạn trình bày rõ ràng chính xác một số ý tưởng về cái cách mà EPM d ựa tr ên Project Server có thể cải thiện hiệu suất làm việc của cơ quan tổ chức của bạn.

Nếu bạn đã hoàn thành các chương trước đó trong cuốn sách này, bạn có một sự giới thiệutốt về việc quản lý dự án tr ên quy mô chỉ cần một người quản lý duy nhất cho các d ự án mà có

hàng tá các tài nguyên làm việc tr ong hàng trăm các nhiệm vụ. Bây giờ, bạn có thể thực hành việcquản lý dự án ở quy mô này. Thật vậy, với một quỹ tài nguyên và các tính năng liên hợp nhiều d ựán, chẳng hạn như các dự án hợp nhất, thì một người quản lý dự án duy nhất có thể để mắt tớinhiều d ự án khác nhau trong các giai đoạn hoàn thành khác nhau thông qua phần mềm Project

đang chạy tr ên một máy tính duy nhất.

Bây giờ, hãy tưởng tượng hàng tá các nhà quản lý của dự án lên k ế hoạch và theo dõi hàng

trăm dự án, mỗi d ự án có hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn tài nguyên và nhiệm vụ, và tất cả lạinằm trong một cơ quan tổ chức duy nhất. Quản lý dự án ở quy mô này đòi hỏi một cấp độ cao vềviệc lập kế hoạch, điều phối và tiêu chuẩn hóa. Đây chính là l ĩnh vực của EPM : một tổ chức lớn

lên k ế hoạch, điều phối và thực hiện một lượng lớn các dự án cùng một lúc. Hãy suy ngh ĩ về các kinh nghiệm trong quá khứ hay hiện tại mà bạn có được khi làm việc

trong các d ự án trong một cơ quan tổ chức lớn và cố gắng trả lời những câu hỏi sau:

- Các d ự án tiềm năng có được đánh giá bởi các mục tiêu và các đối tượng của cơ quan tổchức như vậy, các d ự án được chọn để thực hiện có phù hợp với các mục tiêu chiến lược của cơquan tổ chức hay không ?

- Các d ự án có được định r õ và lên phạm vi theo một cách thống nhất mà cho phép so sánh

chúng với nhau hay không ?

- Các sự phân công tài nguyên có được thực hiện với đầy đủ sự hiểu biết về kỹ năng, vị trí

và sự sẵn sàng làm việc của mỗi tài nguyên hay không ?

- Các giám đốc điều hành của cơ quan tổ chức đã có một bức tranh r õ ràng về tình tr ạng củatừng dự án hay không ?

Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này là "Không" thì cơ quan tổ chức đó có lẽ thực hành

EPM không hiệu quả. Không còn nghi ngờ khi mà nhiều cơ quan tổ chức lớn có thể đạt được

những lợi ích to lớn từ việc áp dụng EPM ; Tuy nhiên, đây là nhiệm vụ không dễ dàng, hoặc họ sẽphải thực sự thực hiện EPM Thành công ới EPM đòi hỏi sự sẵn sàng mạnh mẽ từ bộ phận lãnh



microsoft project 2013 tieng viet by kienking.pdf

Documents