12.3.2010

1

DobrodošliDobrodošli

MODERIRANJE

06. februar 2010

Mag. Darja Zorko Mencin in Tone Lesnik

2

“ZLATA” PRAVILA- Več glav več ve (vse čas sodelujemo). Vsi smo raziskovalci – nihče ni vseved.- V skupini ni nobene hierarhije, vzdržujemo odprt dialog.- Prizadevamo so za jasno izražanje svojih idej in nadgradnjo idej drugih.- Do drugih oseb smo spoštljivo pozorni.- Aktivno poslušamo.- Osredotočeni smo na ideje in jih znamo ločiti od njihovih zagovornikov.- Vsaka ideja je namenjena vsem.- Manjšinska mnenja so dobrodošla in upoštevana.- Ohranjamo sproščeno ozračje.- Kar je izrečeno v skupini, ostane med člani skupine.- Ni nobene kritike. - Do drugačnih mnenj smo radovedno naravnani: »Kar je drugačno, je

zanimivo, in lahko mi razširi obzorje!«- Nesporazume poravnavamo z vprašanji: »Ali mi lahko pomagaš, da te bom

razumel(a)?« in »Kako ti lahko pomagam, da boš razumel(a)?«- Dovoljena so tudi drzna mnenja in poskusno uvajanje novosti.- Delovnih uspehov se odkrito veselimo.

12.3.2010

2

Ogrevanje

• Dogodek: Organizacija sestankov

• Dogovorite se za sestanke

• Določite temo sestanka

Kaj ste opazili?

Kako ste se počutili?

Kaj bi storili drugače?

Kdo smo?

• Ime, priimek

• NVO

• Hobi

• Ključni izziv glede moderiranja?

12.3.2010

3

Cilji delavnice

• Vzpostavljanje varnega območja komuniciranja

• Predstavitev moderiranja (definiranje)

• Vloga, veščine in kompetence moderatorja

• Stik z motečimi udeleženci

• H metoda

• Skupinska dinamika

• Tehnika »Ribja kost«

• Doseganje soglasja

• Moderator je kot …

Urnik današnjega dne

• 09.00 – 09.15 prihod in registracija

• 09.15 – 10.10 uvodni del delavnice

• 10.10 – 11.00 delavnica 1. del

• 11.00 – 11.15 odmor

• 11.15 – 13.00 delavnica 2. del

• 13.00 – 14.00 kosilo

• 14.00 – 15.20 delavnica 3. del

• 15.20 – 15.30 odmor

• 15.30 – 16.00 zaključni del delavnice

VAŠI PREDLOGI

12.3.2010

4

Varni prostor in polje sproščene komunikacije

Spomnite se priložnosti, ko ste sodelovali v skupini z veseljem, ko ste odkrito in iskreno povedatli svoje mnenje.Kakšni pogoji so obstajali, da ste to lahko storili?

Kaj potrebujete, da bi ustvarjalno sodelovali v skupini ter da bi odkrito in iskreno prispevali svoje ideje, izkušnje, znanje, uvide?

Delo po skupinahVaše izkušnje z varnim prostorom

Črta izkušenj z moderiranjem

Malo Veliko

Kaj že vemo o moderiranju?

12.3.2010

5

Opredelitev moderiranjaModeracija (ang. facilitation) izhaja iz besede faci'lit ăte, kar pomeni napraviti nekaj lažje, pomagati pri napredovanju. Sinonima besede »facilitacija« sta tudi jasnost in dobra komunikacija.

Moderator je oseba

• ki s pomočjo različnih moderatorskih metod in tehnik skupinam, organizacijami in skupnostim v njihovem delovnem okolju pomaga pri ustvarjanju novih idej in produktov, spodbujanju inovativnosti, strateškem in drugih oblikah načrtovanja, vzpostavljanju sodelovanja in oblikovanju mrež, sprejemanju odločitev, reševanju problemov in konfliktov, spreminjanju organizacijske kulture...

• in drugih izzivih današnjega časa.

Kitajski izrek

Raziskuj ljudi:

• Rad jih imej.

• Uči se od njih.

• Planiraj z njimi.

• Podpiraj jih.

• Začni s tem, kaj imajo,

• Gradi na tem, kaj znajo,

• Spodbujaj, da je naloga izvedena, upoštevaj pripombe.

• Na koncu: to smo storili vsi skupaj.

DIRIGENT

12.3.2010

6

Vloga moderatorja

• ne podaja svojih stališč o vsebinskih vprašanjih,

• je zagovornik poštenih, vsevključujočih in odprtih procesov,

• uravnoveša sodelovanje v skupini,

• veča produktivnost procesa,

• ustvarja varno ozračje, kjer so vsi člani skupine enakopravni,

• spodbuja smotrno porabo časa in produktivno skupinsko dinamiko,

• sledi jasno začrtani strukturi in ostaja odprt za spremembe...

• dogodek• proces• skupina in posamezniki• samega sebe • lastno učenje

Svetilnik - ne glede na viharje

Vloge v skupiniModerator skupini pomaga in spodbuja: - da ostane osredotočena na temo pogovora- da aktivno sodelujejo vsi člani - da člani poslušajo in spoštujejo mnenja drugih- da vlada prijetno, ustvarjalno in razgibano delovno vzdušje Če si v skupini delo razdelimo, smo bolj učinkoviti:Zapisovalec (zapisuje ključne besede, čim bolj tako kot so bile izgovorjene; zapisuje čitljivo in veliko, plakat opremi z naslovom dela skupine in številko lista, kar olajša kasnejše prepisovanje)Časomerec (skupino opozarja na čas, ki je še na voljo)Poročevalec (ob zaključku delavnice bo predstavitev rezultatov dela skupin, na kateri poročevalec jasno in jedrnato predstavi rezultate dela skupine 1-3 minute, s poudarkom na predlaganih ukrepih oz. aktivnostih; ne podaja svojih lastnih stališč do predstavljenih vsebin.

uporaba različnih tehnik vključevanja

12.3.2010

7

- Uvod (namen, cilji, časovni okvir, predstavitev procesnih korakov) - Spoznavanje udeležencev - Ogrevanje - Dogovor o pravilih in odmorih- Zbiranje idej, podatkov, mnenj - Skupinska interakcija - Urejanje podatkov, grupiranje - Določanje prioritet (krogci, fižolčki, križci, gibanje, glasovanje)- Odločanje, dogovor - Oblikovanje nalog, delitev dela - Zaključki, ugotovitve, povzetki - Evalvacija, “follow up “

Kakšne so običajne sestavine moderiranega procesa

KAKO?

Procesni načrt je kot dober zemljevid; vsebuje tiste podatke, ki nam omogočajo da v skladu z željami naročnika, zmožnostmi in potrebami skupine, različnimi okoliščinami in moderatorjevimi sposobnostmi v predvidenem času varno dosežemo cilj.

Vsebina Kaj se moramo vprašati? Kaj je rezultat(vmesni rezultati/ugotovitve/spoznanja)?

Časovnica kdaj se bo kaj zgodilo, koliko časa bomo za to porabili (trajanje posameznih aktivosti), nepričakovani trenutki, »dramaturgija«

Cilj, namen, vsebina Kakšen je namen, kaj bomo dosegli, postavljanje vprašanj, možni odgovori

Izbor ustrezne metode izvedbe

kako bomo to dosegli, kako bomo dosegli podporno okolje, kako bomo spodbujali sodelovanje

Nosilci izvedbe kdo bo izvajalec, katere so aktivnosti moderatorja, katere so aktivnosti udeležencev

Oprema, pripomočki material

Kaj bomo pri tem potrebovali (nalepke, templates, oblački, flipchart, flomastri, zvonček...)

Osnovni okvir Dobra priprava “priročnik”

Poznavanje skupine –pripravljenost, pričakovanja, odnosi, hierarhija v skupini, homogenost/heterogenost skupine, multikulturnost

12.3.2010

8

Ključne kompetence po IAF

I. Ustvarjanje sodelovalnih odnosov z naročnikom

• KLJUČNA ZVEZA: ODNOS DO NAROČNIKA

• Razvijanje sodelovalnih partnerstev

• Priprava in prilagoditev procesa po meri naročnika

• Učinkovito vodenje procesov

II. Načrtovanje ustreznih skupinskih procesov

• KLJUČNA ZVEZA: ODNOS DO PROCESA

• Izbira metod in procesov

• Načrtovanje časa in priprava okolja za podporo procesa

III. Ustvarjanje in vzdrževanje sodelovalnega okolja

• KLJUČNA ZVEZA: ODNOS DO UDELEŽENCEV

• Uporaba učinkovitih veščin sodelovanja in medosebnega komuniciranja

• Prepoznavanje in spoštovanje raznolikosti, zagotavljanje vključenosti

• Ravnanje s konflikti v skupini

• Spodbujanje skupinske ustvarjalnosti

Ključne kompetence po IAF

IV. Vodenje skupine k ustreznim in uporabnim rezultatom

• KLJUČNA ZVEZA: ODNOS DO REZULTATA

• Vodenje skupine z jasnimi metodami in procesi

• Zavedanje skupine o njenih nalogah

• Vodenje skupine k soglasnemu mnenju in želenim rezultatom

V. Oblikovanje in obnavljanje strokovnega znanja

• KLJUČNA ZVEZA: ODNOS DO LASTNEGA ZNANJA, NAPREDOVANJA

• Obnavljanje teoretičnega znanja

• Poznavanje številnih moderatorskih tehnik

• Skrb za profesionalen/strokoven odnos in ugled

VI. Vzor pozitivnega in profesionalnega odnosa

• KLJUČNA ZVEZA: ETIČNI ODNOS

• Izvajanje samoocenjevanja in samozavedanja

• Etično delovanje

• Zaupanje potencialu skupine in vzor nepristranskosti

12.3.2010

9

• ustvarjanje varnega prostora komunikacije • oblikovanje elementov skupne vizije (v strateškem načrtovanju: vizija, vrednote, poslanstvo) • porajanje idej (ustvarjalno reševanje problemov, inovacijah, SWOT analiza itd.) • vrednotenje vnaprej izdelanih predlogov (javnih obravnavah, internih vrednotenjih idej ali projektov itd.) • začetno raziskovanje problema ali teme (s pomočjo skupinskih miselnih vzorcev, tehnik Open Space Technology, 6 Hats Thinking, vrtiljak itd.) • reševanje problemov (tehnika “ribja kost”)• vizualizacijo procesov, sistemov in idej (predvsem v strateškem načrtovanju s pomočjo grafičnega moderiranja) • namenski sestanki,• razreševanje konfliktov• iskanje inovativnih rešitev (brainstorming)

Uporabnost moderiranja

Stik z motečimi udeleženci

Kdo so moteči udeleženci?Ključne misli...

Kako reagiramo?

Vaše izkušnje?

12.3.2010

10

H tehnika

Povratna informacija:

• kaj smo dosegli?• kako smo to dosegli?• kaj me je spodbujalo/zaviralo?• kaj bi sedaj naredili drugače?

Skupinska dinamika

• Vaja

• Kako dobro sodeluje tim?

• Upoštevanje pravil pri izvedbi naloge!!!

12.3.2010

11

+Pozitivne plati problema

-Negativne plati problema

~Zanimive plati problema

Plus – minus – zanimivo

Faza ZnačilnostiOblikovanje (forming):

»Zakaj sem tu?«

Izgradnja temeljev za timsko delo:

definiranje namena, poslanstva, vrednot,

ciljev, vlog in odgovornosti

Visoka odvisnost od vodje; malo strinjanja o ciljih (razen jasno delegiranih); nejasne individualne vloge in odgovornostiMedsebojno spoznavanje in »ovohavanje«Želja po sprejetosti s strani drugihPrevidnost; izogibanje konfliktom in skrivanje čustev; slaba sposobnost poslušanja; površinska komunikacijaNavidezni konsenz glede ciljev & poti

Viharjenje (storming)

»Poslušajte, kaj vam pravim!!!«

Iz faze »medenih tednov« na »trda tla«: pojavijo se tekmovalnost in konflikti, igre moči, negativnost, občutki ogroženosti, želja pobegniti stran...Napredek proti ciljem je navidezno minimalen(osredotočenost na odnose!)

Urejanje in podrejanje (norming & conforming)

»Vsi smo v istem čolnu«

Člani tima začno resnično poslušati drug drugega in prevzemati soodgovornost za skupno uspešnost; zavzamejo individualne vloge in odgovornosti; svoje individualne interese začno podrejati interesom skupine

Izvedba (performing)

»Tako se dela!«

Komunikacija je odprta, soočanje s konflikti konstruktivno, predanost konkretnim nalogam(osredotočenost na naloge!)

Razpustitev (mourning)

»Kaj pa zdaj?«

Zadovoljstvo z narejenim, praznovanje uspeha, pa tudi »praznina«, negotovost pred prihodnostjo, nelagodnost ob razpustitvi ekipe

Vsaka skupina ima svojo zgodbo

12.3.2010

12

Bruce Wayne Tuckman model

»Priti skupaj je začetek, ostati skupaj je napredek, delati skupaj je uspeh.« Henry Ford

OBLIKOVANJE•Spoznavajo med seboj.•Iščejo se usmeritve.•Nizka stopnja tveganja.•Preizkuša se vzdušje.•Lahko se določi vodja tima.•Lahko se pojavijo prvi konflikti.

VIHARJENJE•Člani tima se sprašujejo o sebi in drugih.•Izmenjujejo se pozicije moči in kontrole, odnosi med tveganjem/varnostjo.•Preizkušajo se timske norme in delovno okolje.

UREJANJE•Člani tima so pripravljeni tvegati.•Pojavi se kohezija.•Visoka stopnja zaupanja med člani.•Člani imajo občutek pripadnosti in prevzamejolastništvo nad timskimi procesi in rezultati.

IZVEDBA•Odločitve so postavljene.•Ocenjevanje in merjenje rezultatov.•Odnosi v funkciji nalog.•Priprava za naslednji projekt ali nalogo.•Pojavi se občutek žalosti zaradi »ločitve« med člani.

Prevladujoč način komunikacije

TestiranjePisna komunikacija

Osebna izmenjava izkušenj

Ustvarjalna komunikacija, novi načini

Skupinska diskusijaDirektno soočanje z izzivi

Prevladujoče naloge

Teoretične, ki zahtevajo poglobljeno razmišljanje

Osebne Privlačne in očarljive, vedno spreminjajoče naloge

Praktične Organizirane

Usmerjenost tima Učinkovitost,dejstva

Prijateljstvo in usmerjenost k storitvam

Inovativna usmerjenostUsmerjenost k rasti

Učinkovitost in usmerjenost k rezultatom

Timska filozofija Predvidljivost in nenaklonjenost tveganju

Tradicionalna vključenost vseh

Podjetnost in zanos

IzvrševanjeDobro upravljanje

Bistveni elementi prizadevanj tima

MerljivostRacionalnostKontrola postopkov

LojalnostHarmonijaOsebna podpora

Inovativna vizijaRazvojRast

Plan aktivnostiPriložnostiOdgovornost

Značilnosti tima

12.3.2010

13

Tehnika »ribja kost« oz. problemsko drevo oz. diagram vzroka in

poslediceNastanek:

Začetnik Kaoru Ishikava na Japonskem

Znan strukturiran pristop (standardi kvalitete...)

Ljudje vidijo probleme na različne načine (potencialni in dejanski).

Problem = razlika med željenim in dejanskim stanjem

Uporaba:

• Dosežemo seznanitev s problemom in razčlenitev problema v sproščenem ozračju

• Pomaga k boljšemu razumevanju problemov in iskanju rešitev

• Združuje tako elemente celote kot podrobnosti

• Vizalna predstavitev povezanosti

• Omogoča oceniti različne vplive na cilje

Tehnika »ribja kost«

Izhodišča:

• Izhodiščni problem se zapiše k glavi

• vsaka kost predstavlja faktorje oz. vzroke, ki prispevajo k nastanku problema

• rep predstavlja razloge, vrednote, potrebe, ki so za faktorji in ki predstavljajo stimulus, pogonsko energijo za problem

Npr. Peka kruha

12.3.2010

14

Tehnika »ribja kost«

• Povratne informacije

REFLEKSIJA:Kako ste se počutili?Kaj ste opazili?Kaj vam je bilo zanimivo?Kaj bi lahko sedja naredili drugače?

Doseganje soglasja

12.3.2010

15

• Moderator je kot....

• Izmenjava idej in metafor

30

Vrednotenje

• KAJ SEM SE NAUČIL/A?

• KAJ BOM LAHKO UPORABIL/A PRI SVOJEM DELU?