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European CommissionEnterprise and Industry

Modulo 4 - GESTIONE DELLA RENDICONTAZIONE NEI PROGETTI EUROPEIEurosportello - Unioncamere del Veneto

17 novembre 2014European CommissionEnterprise and Industry


Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione


1. LA RENDICONTAZIONEFINANZIARIA DI UN PROGETTO


Una definizione

• La rendicontazione è un’attività riassuntiva dei vari aspetti di un progetto

• Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociatadelle attività svolte e spese sostenute per il raggiungimento degli obiettivi del progetto

• Evidenzia lo “stile” di gestione e gli scostamentirispetto all’idea progettuale/risultati attesi dal progetto

1. La rendicontazione finanziaria


IMPLEMENTAZIONE ATTIVITÀ

RENDICONTAZIONEFINANZIARIA

COSTRUZIONE DEL BUDGET

Financial Manager

ProgettistaProject Manager



PM e FM dovrebbero sempre lavorare in stretta sinergia.

Fattori di successo


L’attività di rendicontazione richiede una stretta collaborazione tra Project Manager e Financial Manager (la rendicontazione include sia la narrazione delle attivitàsvolte, che il dettaglio delle relative spese sostenute).

Il dialogo tra queste due figure professionali dovrebbe essere costante, non solo all’approssimarsi delle scadenze di rendicontazione, ma anche nella fasi di:• monitoraggio delle attività; • assunzione degli impegni di spesa


La rendicontazione deve essere coerente con le attività e le risorse previste nella scheda progettuale e nel budget (voci di spesa) per il raggiungimento dei risultati attesi

Coerenza tra attività e risorse impiegate

OBIETTIVO GENERALE

OBIETTIVI SPECIFICI

ATTIVITÀRISORSE BUDGET

LogicalFramework


Financial Manager

Project Manager


Rispetto delle regole ammissibilitàe delle corrette procedure

• Non solo coerenza della spesa rispetto alle attività e a quanto previsto a budget

• Rispetto delle regole di ammissibilità della spesa

• Rispetto di principi di trasparenza e libera concorrenza nelle procedure di gara / affidamento incarichi



Attenzione alle diverse regole di rendicontazione

Diversi programmi di cooperazione

Specifiche regole per costruire il budget e manuali di rendicontazione finanziaria



2. IL BUDGET DI PROGETTO


Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria

2. Il budget di progetto

Premessa: Nella stesura del progetto, particolare importanza riveste l’esigenza di assicurare coerenza tra le singole azioni previste e l’impegno di risorse economiche. La fattibilitàdell’iniziativa e l’efficacia della sua attuazione dipendono infatti dalla capacità di sviluppare un budget previsionale realistico ed adeguato.

Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori,alcune regole:

1. Rispettare i riferimenti del bando

2. Mostrare le risorse in modo dettagliato

3. Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese

4. Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)


Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria

• Qual è l’ammontare del budget approvato per il progetto?

• Quali sono le tipologie di spesa previste dal progetto? cfr. Budget Line – WP / Components

• Quali attività devono essere portate avanti? cfr. GANNT – Work Plan



%

Preparation activities

CP1

0,00

Sub-projects

0,00

0,00

0,00

Equipment (see 4.4)

0,000,00 0,00

0,00

0,00 0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00 0,00

0,00

TOTAL per CP

0,00 0,00

0,00 %

0,00 100 %

0,00 %

0,00 0,000,00

0,000,00

0,000,00

0,00

0,00

Travel and accommodation

CP3

0,00

Staff

0,00 0,00 0,00 %

CP2Field depends on Type of intervention (cover sheet), please select

Management and coordination

Communication and disseminat ion

CP5

0,00 %

0,00

0,00

0,00

Administration

0,000,00

External expertise and services (see 4.3)

EUR

0,00

CP4

0,00

0,00

TOTAL per budget line

EUR0,00

0,00

0,00 %% 0,00 % 0,00 %

0,00 %

0,00 %

0,00 %0,00

100 %0,00 %

0,00

0,00 %0,00

Esempio di Budget – Interreg IVC



PROJECT GANTT CHART


Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi dicooperazione internazionale, ma i principi siapplicano a (quasi) tutti i programmi � ovviamente, attenzione al bando specifico!

� Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attivitàe che dovrete eseguirle se il progetto è approvato

� Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate sommeforfettarie)

� Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore produttive in un anno, etc.

� Piano di lavoro chiaro � budget chiaro



INFATTI:Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in mododa legarle subito al budget:

WP 2.5: 2.5 Printing of project publications (brochures, posters, etc.) and dissemination of promotional material

Description (what): When:How long:Where:Partner responsible:Experts involved: Target group:Deliverables/Milestones (events and products): Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)



Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di costo:

�Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro imputato al progetto che non viene rimborsato dalla Commissione.

Per esempio: • Total eligible costs: 100.000 €• Finanziamento UE: 85% = 85.000 €• Co-finanziamento partner: 15% = 15.000 €• Il partner imputa ALMENO 15.000 € in Staff Costs in modo da coprire la

quota di co-finanziamento.

� Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità,attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti �con fondi propri �Co-finanziamento con altri fondi pubblici, fondi comunitari.

Il cofinanziamento delle risorse


E’ nel vostro interesse calcolare i costidettagliatamente e dare quindi un sufficiente livellodi dettaglio anche se non richiesto dalle guidelineedel programma, ma non troppo per non complicarela gestione: EQUILIBRIO!

Esempio di budget HORIZON 2020



RIASSUMENDO:

� Il budget dev’essere chiaro

� Deve riflettere il piano di lavoro

� Esprimete le risorse per partner e per categoria di costo e di attività

� La Commissione rimborsa costi sostenuti: rendicontazione al dettaglio!!!


3. AMMISSIBILIT À DELLE SPESE


• norme fondamentali che derivano direttamente dalle disposizioni e dai principi del Trattato CE:

3. Ammissibilità delle spese


Le principali fonti delle regole di ammissibilità (I)

• Regolamenti CE• Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56

• Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7

• Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006 artt. dal 48 al 53

• Regole nazionali• Regole di programma



Le principali fonti delle regole di ammissibilità (II)

• Unico Set di regole per HORIZON 2020� A copertura di tutti i programmi di ricerca/iniziative di

finanziamento (CIP, EIT, Artemis, Eurostars, ecc.)� In linea con il nuovo Regolamento Finanziario dell’UE

(Regulation n.966/2012)

� Coerente con le regole degli altri programmi di finanziamento UE applicabile anche ad EURATOM



Corretta gestione finanziaria : criteri dibase

Ogni spesa deve:• avere attinenza con gli obiettivi del progetto• essere temporalmente funzionale con gli obiettivi

del progetto• essere temporalmente effettuata nell’arco di tempo

di vita del progetto• essere congruente con gli obiettivi del progetto • essere comprovata da documenti probanti



NON sono ammissibili

� L’IVA se recuperabile*� Gli interessi � Ammende, penali, spese per controversie legali


Principi generali a livello europeo


*ATTENZIONE! per i Progetti di Ricerca fare riferimento all’art. 72 D.P.R. 633/1972L’art. 72 della legge i.v.a. consente a chi partecipa ad un progetto di ricerca con le istituzioni comunitarie di acquistare beni e servizi o importare beni, in regime di “non imponibilità”.La non imponibilità comporta che la Struttura dell’Università, che partecipa al programma di finanziamento, potrà acquistare o importare, senza pagare (in parte o in tutto) l’i.v.a.



Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008

• Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito, per le stesse spese, di una misura di sostegno finanziario nazionale o comunitario.”

principio di non ammissibilità del doppio finanziamento ! Nel caso che venga provata l’intenzionalità del DF, oltre che alla revoca del contributo saranno applicate le vigenti normative in materia di frodi.



Regole di ammissibilità – principi specifici a livello di Programma

• Specifici manuali di implementazione, manuali per la rendicontazione delle spese, linee guida per il controllo e l’audit finanziario

NOTA BENE:Normalmente le spese sono ammissibili se

sostenute entro l’area di programma.



Costi ammissibili – principi generali

• Tenere a mente i criteri di base generali• Verificare di volta in volta nei manuali

finanziari di ogni singolo programma !



� Costi Diretti:

1. Personale

2. Viaggi e sussistenza

3. Materiali e Attrezzature

4. Altri costi (organizzazione eventi, pubblicazioni)

5. Subappalto

� Costi Indiretti:

6. OVERHEADS (differenti percentuali, flat-rate o real costs)

Costi ammissibili


� Costi Indiretti:

� 7PQ: standard flat-rate (20%), special flat-rate (60%), simplified method o actual indirect costs;

� HORIZON 2020: unico tasso forfettario del 25% dei costi diretti;

� Programmi di cooperazione territoriale: in generale overhead (7%)

Costi eleggibili


4. VOCI DI SPESA (BL)


Costi di Personale (1/4)

• Si riferiscono a costi del personale che si dedica al progetto full time o part time (dedicando una certa percentuale dell’orario complessivo di lavoro)

• Solo costi di personale direttamente assunto/impiegato dall’organismo partnerufficialmente incluso nell’AF del progetto


Costi di Personale (2/4)• I costi del personale includono il costo aziendale

(lordo + oneri sociali a carico azienda, se obbligatori per legge)

• Il personale può essere assunto ad hoc (contratto lavoro a progetto ) oppure può trattarsi di personale pre-esistente (lettera di incarico ).

• I contratti di lavoro o lettere di incarico devono specificare l’incarico da svolgere e la stima dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto.

• NB. In caso di personale assunto con contratti a progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo del progetto nella scheda allegata.



Se non indicato diversamente (da specifiche regole di programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orarioin genere si calcola nel seguente modo:



Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmenteindicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / leore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti ilProgetto.

Il timesheet deve essere firmato dal personale econtrofirmato dal responsabile del progetto.


Costi di viaggio

Spese di viaggio:•I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute.

•Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche:

•distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno

•distanze superiori a 400 km - viaggi aerei

•per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di persone che viaggiano in automobile);

•per le automobili noleggiate – costi effettivi

Spese di vitto e alloggio:

•Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto

� In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate annualmente dalla Commissione (DSA daily standard allowance);


Materiali e attrezzature

� Durevoli� Uso nel progetto (%)

� Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento)

• E.g. 2000 EUR su un periodo di deprezzamentodi 4 anni, usato al 50% su un progetto di due anni

• � 2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR

� Consumabili� Totalmente consumati nel corso del progetto


Altri costi

•Pubblicazioni e disseminazioneIl tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve essere indicato nei limiti del possibile.Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale.

•Conferenze e seminaricosti relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica. Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo perl'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.


Consulenze esterne e servizi (1/2)• Include incarichi a professionisti/consulenti esterni

per il progetto (lavoratori occasionali, servizi consulenza, sia persone fisiche che giuridiche )

• Le spese di consulenza devono essere chiaramente menzionate nell’AF

• Queste spese sono soggette al rispetto delle regole di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e appalti a terzi.

NB. I partner di progetto non possono essere assunti inqualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi apagamento


Consulenze esterne e servizi (2/2)

Regole in materia di evidenza pubblicaDecreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 inattuazione delle Direttive 2004/17/CE e2004/18/CE

La scelta deve essere motivata da criteri tecnicied economici


Costi indiretti / OVERHEADS

� Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne ilsubcontracting, di solito il 7%

� Non vanno rendicontati al dettaglio ☺ ! (con pocheeccezioni, vedi Programma IPA Adriatic)


Sub-appalto

Non è mai incoraggiato

• Non deve riguardare parti essenziali del lavoro, cosiddette “core-business” (e.g. R&D)

• Su porzioni limitate di budget (di solito 30%)

• Pagato al 100% dal consorzio ma non finanziato al 100%

In molti programmi dovrete dimostrare discegliere il miglior value for money sualmeno tre offerte


5. GIUSTIFICATIVI DI SPESA E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO


Giustificativi di spesa e documentazione di supporto

Tutti i giustificativi di spesa e tutta ladocumentazione di supporto deve essere conservata dall’ente in originale .

Di norma, bisogna conservare la documentazione per almeno 5 anni dalla fine del progetto, in quanto sono possibili audit di secondo livello con controlli in loco


Costi di Personale

Giustificativi di spesa includono:

• Elenco del personale• Procedure di selezione per personale assunto ad hoc• Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.)• Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro.• Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal responsabile)• Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo

usato) • Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto

(timbro)• F24 con indicazione degli oneri sociali• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati• Timesheet mensili e/o report attività


Esempio di elenco del personale impiegato nel proge tto


Esempio di timesheet 7PQ


Costi di amministrazione

Giustificativi in caso di spese generali / diamministrazione basate su costi diretti:

• Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al beneficiario partner di progetto)

• Documentazione a supporto del metodo di calcolo pro rata, per i costi amministrativi indiretti

• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati


Consulenze esterne e servizi

Giustificativi di spesa includono:

• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)

• Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico• Contratto di consulenza / collaborazione occasionale

/ fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di

pagamento quietanzati• Relazione attività svolte • Output di progetto realizzati


Viaggi e alloggio

Giustificativi di spesa includono:• Copia della autorizzazione alla missione• Nota spese della persona che ha effettuato la

missione• Copia dei giustificativi di spesa (es. biglietti autobus,

treno, carte imbarco aerei, ricevute fiscali bar -ristorante – fattura albergo)

• Copia cedolino paga (se rimborso avvenuto in busta paga)

• Fattura o ricevuta fiscale o estratto conto carta credito per prenotazione aerea / alberghiera

• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati

• Rapporto di missione


Incontri - eventiGiustificativi di spesa includono:

• Copia dell’invito • Copia dell’agenda/programma dell’incontro• Verbale della riunione• Lista dei partecipanti con elenco firme • Richiesta di preventivi e/o copia documenti relativi alle

procedure di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)• Conferma preventivo / contratto di fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati


Costi di promozioneGiustificativi di spesa includono:

• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)

• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati• Copia del materiale prodotto


AttrezzatureGiustificativi di spesa includono:• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto

norme evidenza pubblica) • Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Bolla di consegna o fattura di installazione• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati• Copia del registro dei beni capitalizzati

NB. È buona norma apporre etichette sui beni acquistati con i fondi delprogetto per una loro immediata identificazione; le etichette dovrebberoriportare: logo UE, indicazione FERS, codice progetto, n. di registrazione nelregistro degli inventari.


6. FLUSSI FINANZIARI


““ dal momento in cui dal momento in cui il mio progetto europeo viene il mio progetto europeo viene approvato, come e quando approvato, come e quando otterrò il relativo finanziamentootterrò il relativo finanziamento

europeo europeo

??

6. Flussi finanziari


Diverse tipologie di Programmi europei

Gestione centralizzataProgrammi le cui risorse sono erogate e gestite direttamente e centralmente dalla Commissione europea.“Direttamente ”, in quanto il trasferimento dei fondi viene effettuato senza ulteriori passaggi dalla CE (o dall’organismo che la rappresenta) ai beneficiari;“Centralmente ”, in quanto le procedure di selezione, assegnazione, controllo e audit sono gestite dalla CE (o dall’organismo che la rappresenta).Fonti di finanziamento dirette sono i Programmi comunitari

Gestione decentralizzataProgrammi le cui risorse comunitarie sono gestite dagli Stati membri o Regioni in base ad una programmazione approvata dalla CE. Queste risorse sono rappresentate principalmente dai Fondi strutturali e dal Fondo di coesione . I Fondi strutturali non sono assegnati direttamente a progetti scelti dalla CE, la loro gestione è infatti di competenza degli Stati e delle Regioni.



Diverse percentuali di finanziamento

Finanziamento parziale(gestione diretta)

Nei Programmi gestiti e monitorati direttamente dalla CE (DG/Agenzia UE di riferimento) il finanziamento ètendenzialmente parziale (varia in base al programma specifico tra 50-80%)

Alcune eccezioni sono state introdotte da H2020: specifiche azioni (Research and Innovation Action e Coordination and Support Action) sono finanziate al 100%

Finanziamento al 100%(gestione indiretta)

Nei fondi strutturali (cfr. ad es. i Programmi per la Cooperazione Territoriale Europea - cosiddetti INTERREG) dove la CE delega una Autorità di Gestione del Programma a livello sovranazionale il finanziamento è pari al 100% per Stati membri UE:• Quota di finanziamento FESR

(Fondo Europeo di Sviluppo Regionale)• Quota di finanziamento nazionale



Diverse modalità di erogazione dei finanziamenti Anticipo

alcuni Programmi (per lo piùa gestione diretta) prevedono l’erogazione di un anticipodi norma alla sottoscrizione del Grant Agreement;

In seguito all’anticipo, possono essere previste piùtranches di pagamento con precise percentuali.

A consuntivo

altri Programmi (per lo più a gestione indiretta come i Programmi di Cooperazione Territoriale Europea) prevedono finanziamento a consuntivo in base agli importi rendicontati e certificati dal Controllo di Primo Livello



Quando riceverò il finanziamento? Una sintesi


GestioneGestionecentralizzatacentralizzata

GestioneGestionedecentralizzatadecentralizzata

Programmi UEa finanziam. diretto

Fondi strutturali

FESR

FSE

Fondo coesione

100%

50-80%(raramente 100%)

Commissione Europea (DG / Agenzia Esecutive

Agenzie nazionali)

Stati membriAutorità di Gestione sovranazionali

ANTICIPO

CONSUNTIVO


Anticipo e successive tranche di pagamento

• Anticipo ricevuto dal LP (alla sottoscrizione del Grant Agreement); trasferimento quota di anticipo ai singoli PP da parte del LP

• Interim Report (seconda tranche)

• Final Report (saldo)



Pagamento a consuntivo

• Cadenze periodiche per presentare i rendiconti (6 mesi in genere)

• Attenzione! necessario anticipo di risorse finanziarie (capacità finanziaria)



7. CONVALIDACERTIFICAZIONE DELLE SPESE

E AUDIT


7. Certificazioni di spesa e audit

Prima di erogare i fondi UE

La CE e le Strutture che gestiscono gli specifici Programmi effettuano dei controlli sulla congruità e correttezza delle spese che il beneficiario ha dichiarato di aver sostenuto...



a. APPROVAZIONE (gestione diretta)

b. CERTIFICAZIONE (fondi strutturali)

c. AUDIT (gestione diretta / fondi strutturali)


Distinzione di ruoli nel partenariatoLead Partner (LP)

Coordina i PP e ha la responsabilitàper il buon andamento del progetto e il conseguimento dei risultati;

Firma il Grant Agreement con l’Autorità di Gestione del Programma o con la DG/Agenzia UE di riferimento.

Ottiene i fondi UE e li ridistribuisce ai PP (tranne per quote nazionali nei Programmi INTERREG)

Project Partner (PP)

Contribuisce al conseguimento dei risultati, può avere funzioni di coordinamento di una parte delle attività e la responsabilità per specifici risultati ;

Firma il Partnership Agreement con il LP

Ottiene i fondi dal LP (tranne per quote nazionali nei Programmi INTERREG)




1. Il LP (una volta assemblati i contributi dei vari partner) predispone la relazione da inviare all’Agenzia Esecutiva/Struttura di riferimento (è possibile che non venga richiesta copia dei giustificativi di spesa)

2. Una volta espletata la verifica (possono essere richieste integrazioni) viene approvato (in via totale o parziale) la relazione e l’Agenzia eroga il relativo pagamento al LP

3. Il LP ripartisce i fondi UE ricevuti ai Partner (in base alla spesa approvata per singolo PP)

Progetti a gestione direttaA seguito anticipo: interim e/o final report


DG DG –– EU EU AgencyAgency

Sintesi del sistema di controllo e rendicontazione in caso di finanziamenti diretti

444

Audit a campione




1. Cadenze periodiche rendiconti (stabiliti da LP o Programma) (6 mesi);

2. Struttura di Controllo di Primo Livello (soggetto esterno) convalida la relazione attività e certifica le spese del singolo PP (3 mesi);

3. Relazione del LP: assembla tutte le attività e le spese certificate in un’unica relazione dettagliata da inviare all’AdG - Autorità di Gestione del Programma (tempistiche predefinite);

4. L’AdG approva o rettifica gli importi della relazione del LP, in seguito dà il via libera all’Autorità di Certificazione per l’erogazione al LP dei relativi fondi FESR (2 mesi);

5. Il PP invia la richiesta di pagamento per la propria parte FESR al LP

6. LP/PP invia la richiesta di pagamento per la propria parte FESR al MISE

Progetti a gestione indiretta saldati a consuntivo: report periodici


Sintesi del sistema di controllo e rendicontazione in caso di finanziamenti FESR

First Level Control



In sintesiIl sistema di controllo e di rendicontazione finanziarianel caso di finanziamenti al 100% è più complesso e rigoroso.

Al Controllo di Primo Livello, possono inoltre seguire Controlli di Secondo Livello molto approfonditi (includono verifiche in loco e consultazione libri contabili).

I progetti a gestione diretta sono più “semplici” e meno impegnativi nella gestione finanziaria. Può esserci tuttavia un Audit più approfondito, di norma “inviato” dalla CE.



8. COME GESTIRE L’ATTIVITÀ DIRENDICONTAZIONE:

ALCUNE INDICAZIONI PRATICHE


8. L’attività di rendicontazione

a. Partecipazione a bando UE: predisposizione Scheda progettuale e Piano Finanziario

b. Firma del Grant Agreement (impegni vincolanti per il LP e PP) + Partnership Agreement (condivisione di ruoli e responsabilità)

c. Implementazione e monitoraggio delle attivitàd. Rendicontazionee. Certificazione/Approvazione delle spesef. Ottenimento dei fondi europeig. (eventuale Audit o Controllo di secondo livello)

Il ciclo di vita di un progetto


1. Tracciabilità del finanziamento• CUP (Codice Unico di Progetto) – Sistema di

Monitoraggio degli Investimenti Pubblici - CIPE• Contabilità separata e analitica• Conto corrente dedicato

2. Divieto del doppio del finanziamento (annullamento spesa spesso viene richiesto per questo motivo)

3. Rispetto delle procedure di evidenza pubblica (trasparenza) e dei principi di ammissibilità della spesa

Aspetti a cui prestare attenzione (1/2)



Previsioni di spesa e disimpegno dei fondi

Preparation costs to be added in first reporting period

4.2 Payment forecast

Jul-Dec 2011

0,00 % 0,00 %0,00 %0,00 %

0,00 %

0,00 % 0,00 %

EUR%

0,000,00

Jul-Dec 2010

0,000,00 0,00

0,00

%

Total

0,00

Jan-Jun 2011Jan-Jun 2008

Jan-Jun 2013

EUR 0,00

Jan-Jun 2009Jul-Dec 2008

0,00

Jul-Dec 2009 Jan-Jun 2010

Jul-Dec 2013Jul-Dec 2012

0,000,00

0,00 %

0,00 %

Jan-Jun 2014Jan-Jun 2012 Jul-Dec 2014

Please provide in the table below the expected amounts to be paid and reported by semester.

0,000,00

0,00 %

0,00

0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 %

0,00

In alcuni Programmi (Cfr. Cooperazione Territoriale Europea) c’èil rischio di disimpegno dei fondi se non si rispettano gli impegni previsti nel progetto e riportati nel Grant Agreement.

Aspetti a cui prestare attenzione (1/2)



1. Avere a disposizione lo specifico manuale di rendicontazione del Programma (spesso sono organizzati incontri di formazione ad hoc)

2. Contatti con LP / Autorità di Gestione Programma / Project officer per chiarire eventuali dubbi, soprattutto prima di prendere degli impegni di spesa

3. Avere chiaro il contenuto del proprio budget (negoziare prima con il LP eventuali variazioni che si rendono necessarie, nel rispetto del limite fissato dallo specifico Programma)

Alcuni suggerimenti (1/3)



Alcuni suggerimenti (2/3)4. Accertarsi di aver rispettato le corrette procedure di

trasparenza ed evidenza pubblica prima di assumere impegni di spesa

5. Programmare con anticipo attività e relativi impegni di spesa (cronogramma delle attività

6. Registrare ogni impegno di spesa e aggiornare periodicamente un file con l’avanzamento di spesa raggiunto

7. Rispettare le indicazione date dal LP (scadenze periodiche per presentare il rendiconto)

8. Come gestire la rendicontazione


Alcuni suggerimenti (3/3)8. Curare il costante dialogo tra PM e FM, nonché tra FM e

ufficio amministrazione-contabilità (corretta registrazione contabile e annullamento spese per evitare doppio finanziamento)

9. Avere cura nell’assicurare la tracciabilità dei flussi finanziari (utilizzo del CUP nella documentazione del progetto – non solo nelle “pezze giustificative” di spesa)

10. Curare l’archiviazione della documentazione – sia in formato elettronico, che cartaceo (attenzione: taluni Programmi richiedono anche la tracciabilità della documentazione – cfr. piste di controllo, etc.)

8. Come gestire la rendicontazione


GRAZIE DELL ’ATTENZIONE!

Michela Bergamin, Daniela Nardello

EUROSPORTELLO - UNIONCAMERE DEL VENETO [email protected]

tel. 041 0999411

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