فهرستمدرسه -1 حسابداری افزار نرم 4.............معرفی

قابليتهاي- 1-1 و ويژگيها ی سيستم : خالصه 4.......اين

نرم- 2 نصب4........................افزار.............................................................

افزاری- 2-1 سخت نیاز 5.....................................پیشپشتیبانی- 2-1 مورد عامل 5.............................سیستم

نرم -3 به ورود5............................افزار.........................................................

افزار- 3-1 نرم 5................................................اجرایاینترنتی- 3-2 پایگاه از پایه جداول و مجوز 7....دریافتبودن- 3-3 مجتمع یا عادی نظر از مدرسه نوع 9تعیین

تنظیمات- 411............................................................اولیه

به- 4-1 مدرسه حساب شماره و شعبه بانک، معرفی11..............................................................................سیستم

چک- 4-2 دسته 11..............................................تعریفمالی- 4-3 اسناد کنندگان امضاء 13..................معرفی

عملیات- 5 شروع14...........................حسابداری..............................................

سند- 5-1 14..........................................................ایجادخودکار- 5-2 روش به اسناد ایجاد ی 15.................نحوه

15.....................................- ایجاد سند افتتاحیه5-2-117...........- ایجاد سند از نوع پرداختی )هزینه (5-2-2

1

- ایجاد سند جهت پرداخت مالیات )ایجاد سند5-2-323.....................................................................از نوع سایر(25- ایجاد سند جهت ثبت بدهی دانش آموزان 5-2-427...........................- روش معمولی ایجاد سند5-2-5

اسناد -5-2 نمودن 30..........................................مرتباسناد -5-3 اشکاالت رفع و 31..........................بررسی

31.................- متداول ترین اشکاالت سیستم5-3-131....................- منشاء بروز اشکاالت سیستم5-3-232...........................................- روش حل خطا5-3-3

چک -5-4 صدور 36...........................................عملیات36..................................................- صدور چک5-4-139....................................................- چاپ چک5-4-2.- حذف ویا ویرایش چک های صادره شده5-4-3 . .4041....................................- ارتباط چک با اسناد5-4-443......................................- ابطال سریال چک5-4-5

بانكي -5-5 مغايرت 43......................................صورت44....................- گرفتن صورت مغایرت بانکی5-5-1

44............................:گرفتن مغایرت به روش خودکار48..................گرفتن مغایرت گیری به روش دستی :

جداول -6 و اطالعات دریافت و 48.............ارسال

به -6-1 اطالعات ارسال48........................................پایگاه.........................................

48....................روش اول: ارسال از طریق اینترنت48........................روش دوم: ارسال بصورت دستی

48.........................- ارسال از طریق اینترنت6-1-150..............................- ارسال به روش دستی6-1-2

پایگاه -6-2 عبور کلمه 53......................................تغییرپایگاه -6-3 به مجوز درخواست دریافت و 54.....ارسالپایگاه- 6-4 از حسابداری اسناد 55..................دریافت

2

مدیریت -757....................اموال.............................................................

مدرسه- 7-1 مصرفی غیر اموال دفتر 57..............ثبتمنقول- :7-2 غیر اموال 59...................................ثبتبه- 7-3 اموال اطالعات ارسال

60 .................................پایگاه

3

معرفی نرم افزار حسابداری مدرسه-1 نرم افزار حسابداری مدرسه یکی از سیستم های اصffلی و پایffه ای از مجموعffه سیستم های اتوماسیون مدرسه می باشد. این سیستم به لحاظ داشتن ويژگیهای خاص ، منحصربفرد بوده و با آخرین قوانین،دستورالعمل ها و آئین نامه های مffالی مدارس منطبق بوده و با توجه به سیر تولید این سیسffتم و نظffارت کارشناسffان فنی و مالی بر مراحل تحلیل و طراحی آن، هم اکنffون بffه عنffوان تنهffا نffرم افffزار

قابل قبول وزارت آموزش و پرورش به مدارس کشور معرفی شده است.

اين سيستم : هاي ها و قابليتی ويژگي-خالصه1-1 امکان ايجاد اسناد بطور خودکار بدون نياز به دانش حسابداري )قابل.1

استفاده برای کلیه مدیران مدارس(ایجاد سامانه ی اینترنتی مدیریت مالی مدارس.2 ایجاد سیستم کدینگ هماهنگ کشوری در تمامی بخش های سیستم.3

)مانند کد حساب ها( امکان تولید اسناد و دفاتر قانونی بطور خودکار .4جلوگیری از اشتباهات مالی کاربر .5 امکان ثبت و کنترل صورتجلسات شوراي مالي مدرسه و تطبيق با.6

آخرين چک هاي صادر شدهامکان کنترل و توازن بين محل اعتبار و هزينه ها.7 ) مدارسي که75امکانات الزم جهت عمليات مدارس مشمول تبصره .8

توليد و فروش محصول و خدمات دارند(امکانات الزم جهت عمليات مالي دانش آموزان .9امکان دريافت و ثبت اسناد مرتبط با پرداخت سرانه ها.10و ....11

- نصب نرم افزار2 ی زیر ظاهرپس از قرار دادن سی دی در درایو ، منتظر بمانید تا پنجره

(.Autorun)ستگردد. توجه فرمائید که سی دی بصورت خود اجرا

با کلیک روی منوی »نصب نرم افزار« نصب نرم افزار حسابداری شروع روی سیستم شما نصب نباشد ، در حین نصب آنهمnet 2.0خواهد شد و اگر.

)این مرحله بسته به سرعت کامپیوتر شماروی سیستم شما نصب خواهند شد. دقیقه تا پنج دقیقه طول خواهد کشید(1و نصب دات نت از

4

- پیش نیاز سخت افزاری2-1RAM Minimum 256 MB

HDD 1 GB

سیستم عامل مورد پشتیبانی- 2-1Windows XP SP2, SP3 یا Winwdows 7 32bit

- ورود به نرم افزار3- اجرای نرم افزار3-1

اگر در مرحله قبل نرم افزار بطور کامل نصب شود، آیکن زیر روی دسک( قرار داده می شود. Desktopتاپ )

)آیکن ورد به نرمز افزار(

(کلیک کنید.SchoolAccountingروی این آیکن) -1 اگر برای اولین بار است که به سیستم وارد می شوید پنجره ی اعالم-2

کد کاربری و کلمه عبور به شما نشان داده می شود ، روی دکمه »نام کاربر و کلمه عبور را مشاهده نمودم« کلیک کنید.

5

)اعالم نام و رمز پیش فرض(

اعالم کد کاربر و کلمه عبور پیش فرض-3

سیستم( )پنجره ورود به

نام کاربر و کلمه عبور را وارد کرده و روی دکمه »»ورود«« کلیک-4کنید.

هر دلیلی کلمه عبور و یا نام کاربر خود را فراموش کردید یهبهاگر -5ترتیب زیر عمل کنید

شوید. نام کاربر و کلمه عبورwww.hesab.medu.ir سامانهوارد -1سایت را بصورت زیر وارد کنید:

نام کاربر : کد مدرسه

کلمه عبور: کد پرسنلی مدیر

c:\programتوضیح : در پوشه محل نصب سیسffتم )مثالً files\vasta\school Accounting کلffه شffل بffک فایffاربر یffر کffه ازائ هffب ) user_yyy.info

این فایffل1 به معنی نام کاربر است مثالً برای کاربر yyyایجاد می شود ) می باشد( user_1.infoبصورت

منوی »مشاهده کلمه عبور سیستم حسابداری« را انتخاب و فایلی را که در بنffد-2(را دریافت نمائید.user_1.infoقبل توضیح داده شد )مثالً

با دریافت این فایل کلمه عبور به شما اعالم خواهد شد.

6

- دریافت مجوز و جداول پایه از پایگاه اینترنتی3-2 پس از ورود به سیستم اولین کاری که الزم است انجام شود ، گرفتن مجوز فعالیت و دریافت تنظیمات از پایگاه مالی مدارس است. برای اینکار مراحل

زیر را انجام دهید:

وصل شوید.اینترنتبه -1 به سیستم پنجره ای به شکل زیر باز خواهد شد.ورودپس -2 در فیلد کد مدرسه و کد پرسنلی مدیر ، به ترتیب کد آموزشگاه و کد-3

پرسنلی مدیر را وارد نمائیدسپس گزینه »دریافت مجوز و تنظیمات از اینترنت« را انتخاب کنید. -4 مدرسه را به عنوان »رمز ورود به پایگاه اینترنت« رامدیرکد پرسنلی -5

وارد کنید.روی دکمه »جستجوی مجوز« کلیک کنید .-6

اگر کد آموزشگاه و کد پرسنلی مدیر و کلمه عبور کffه همffان کffد پرسffنلی مffدیر است به درستی وارد شده باشند و همچنین ارتباط با اینترنت برقرار باشد. پس از چند لحظه ی نام آموزشگاه ظاهر و یک تیک سبز رنگ مانند شکل زیffر در کنffار آن قرار خواهد گرفت. )مرحله ی جستجوی مجوز ممکن است از چند ثانیه تا حداکثر

یک دقیقه طول بکشد(

7

پس از مشاهده نام مدرسه،روی دکمه »تائید« کلیک کنید تا تنظیمات و-7جداول پایه نیز از پایگاه دریافت گردد.

اگر پیام »مجوز آموزشگاه و تنظیمات با موفقیت ثبت گردید« را نشان-8داده شد روی دکمه »تائید« کلیک کنید تا پنجره بعدی باز شود.

8

- تعیین نوع مدرسه از نظر عادی یا مجتمع بودن3-3

)اگر مدرسه ای مجتمع نباشد عادی انتخاب کنید(

: منظور از مجتمع، مدارسی هستند کffه مffدیریت اداری ، مffالی وتعریف آموزشی چندین مدرسه روستائی )بجز شبانه روزی هffا(در آن انجffام می گffیرد. لffذا اگffر مدرسffه مجتمffع باشffد بایسffتی تمffامی مffدارس تحت پوشffش آن ثبت

گردد)مانند شکل زیر(

9

: اگر روی دکمه »تائید« کلیک کردید، هر نوع تغییر در این پنجره1توضیح )حذف و اضافه نمودن مدارس( بعداً هم از طریق منوی »جداول پایه« امکان

پذیر است.

: به ازائ اضافه شدن هر مدرسه به این پنجffره ، بffرای آن مدرسffه2توضیح یک حساب معین در زیر تمامی حساب های کل )بجز بانک و چنffد حسffاب دیگffر( ایجffاد خواهffد شffد و عملیffات مffالی مffدارس تحت پوشffش، اعم از دریffافتی و

ی تحت پوشffش بطffور جداگانffه ثبتپرداختی و تنخواه گردان ، برای هر مدرسهخواهد شد.

)ایجاد حساب معین در زیر حساب کل به ازاء هر مدرسه(

مادامیکه هیچ سندی با نام یک مدرسه ی تحت پوشش ثبت:1توضیح نشده ، می توان مدرسه را حذف نمود ، در غیر اینصورت امکان حذف مدرسه

وجود ندارد مگر اینکه اسناد ثبت شده با نام آن مدرسه حذف شوند

: در سیستم حسابداری مدرسه ، می توان بیش از یک مدرسه2توضیح عادی و یا مجتمع تعریف نمود، جهت آشنائی با چگونگی تعریف آموزشگاه جدید

مراجعه نمائید.افزودن آموزشگاه جدیدبه بخش

10

- تنظیمات اولیه4 - معرفی بانک، شعبه و شماره حساب مدرسه به4-1

سیستم اگر دسته چک بانکی آموزشگاه تعریف نکرده باشید و روی منوی ثبت اسناد

جدید یا منوهای دیگر کلیک کنید ، سیستم پیام زیر را به شما اعالم و از شما میخواهد تا آن را معرفی نمائید.

اگر روی دکمه »تائید« کلیک کنید، پنجره معرفی دسته چک باز می شود.

- تعریف دسته چک4-2 این پنجره از طریق منوی »مشاهده و صدور چک ها« / »تعریف دسته چک«

نیز قابل دسترس می باشد.

روی دکمه »دسته چک جدید« کلیک کنید.-1 اگر نام بانک ، شعبه و شماره حساب مدرسه را هنوز تعریف نکرده اید،-2

پیام زیر به شما اعالم و پنجره معرفی آنها به شما نشان داده می شود.

11

در این پنجره اگر جلوی شماره حساب عبارت )نامشخص( نوشته شده ،-3 روی دکمه »تنظیم نام شعبه و شماره حساب« کلیک کنید تا این

تنظیمات انجام گیرد.

12

)پنجره ورود نام بانک، شعبه و شماره حساب (

- معرفی امضاء کنندگان اسناد مالی4-3از منوی »اطالعات پایه« زیر منوی »امضاء کنندگان « را انتخاب نمائید.-1روی دکمه »ثبت امضاء کنندگان جدید« کلیک کنید.-2تاریخ شروع دوره امضاء کنندگان را تعیین کنید.-3در نهایت روی دکمه »تائید« کلیک کنید.-4

: چنانچه هر کدام از امضاء کنندگان تغییر پیدا کرد، باید یک ردیفتوضیح جدید با تاریخ جدید ایجاد و مشخصات امضائ کنندگان جدید را وارد نمائید و از

اصالح و یا تغییر رکوردهای قبلی خودداری نمائید.

13

- شروع عملیات حسابداری5 - ایجاد سند5-1

تعریف : سند حسابداری برگه ای است که اطالعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی در آن نوشته می شود و سپس بر اساس اطالعات مندرج در این

سند دفاتر حسابداری تنظیم می گردد.

منظور از اسناد خودکار چیست ؟

تشخیص اینکه برای ثبت یک رویداد مالی از چه حسابی باید استفاده کffرد و یffا اینکه این حساب بایستی بدهکارشود و یffا بسffتانکار ، نیffاز بffه تجزیffه و تحلیffل حساب و نیز دانش حسابداری دارد ولی در این سیستم کافیست بدانیffد کffه نffوع سند شما چیست؟ آیا رویداد مالی شما از نffوع دریffافتی اسffت )پffولی دریffافت کرده اید( و یا از نوع پرداختی است ) پولی پffرداخت کffرده ایffد( . همین قاعffده بسیار ساده کافیست تا شما هر نوع سندی با هر ويژگی که دارد ثبت و بصffورت

کامالً حرفه ای تمامی عملیات مالی خود را انجام دهید.

بطور کلی تمامی رویدادهای مالی مدارس دولتی به سه دسته ی زیر تقسیممی گردند:

- اسناد دریافتی )سرانه ها و ...(1

به ازاء هر وجهی که به حساب مدرسه واریز می شود اعم از سرانه ها ، کمک های مردمی ، شوراهای آموزش و پرورش و ... از این نوع سند استفاده

می شود.

- اسناد پرداختی )هزینه ها و ...(2

هر وجهی تحت هر عنوانی از حساب مدرسه پرداخت شود از ایجاد سندپرداختی استفاده می شود.

- سایر اسناد 3

رویدادهائی هستند که یا هزینه و دریافتی محسوب نمی شوند و یا اینکه ایجادسند برای آنها وابسته به رویدادهای خاصی است ، مانند موارد زیر:

سند افتتاحیه-1برداشت از بانک بابت تنخواه گردان -2برگشت مانده تنخواه گردان به بانک-3دریافتی شهریه از دانش آموزان -4

14

بدهکار نمودن دانش آموزان )محاسبه شهریه ها و وجوهی که تحت هر-5عنوانی از دانش آموزان بایستی اخذ شود(

پرداخت مالیات-6برگشت هزینه-7برگشت شهریه های دانش آموزی-8

نحوه ی ایجاد اسناد به روش خودکار- 5-2

- ایجاد سند افتتاحیه5-2-1 از منوی »عملیات حسابداری« زیر منوی »ایجاد سند جدید« را انتخاب-1

نمائید تا پنجره ایجاد سند جدید باز شود.گزینه »سایر اسناد« را انتخاب کنید.-2با فعال شدن منوی باز شونده، »سند افتتاحیه« را انتخاب کنید.-3 می1تاریخ سند بطور پیش فرض ابتدای سال تحصیلی و شماره سند -4

باشد. شرح سند نیز می توان تغییر داد و یا شرح مورد نظر پیش فرض را-5

پذیرفت.

راCrt+N روی دکمه »مرحله بعد« کلیک کنید و یا کلیدهای ترکیبی-6 باهم

فشار

دهید. تا پنجره زیر باز شود.

15

زیر عنوان حساب های بدهکار )مثالً بانک( مبلغ مانده از سال قبل را-7 وارد کنید و زیر عنوان حساب های بستانکار )مثالً مانده سال قبل(

همان مبلغ را وارد کنید.در نهایت روی دکمه »پایان« کلیک کنید تا سند افتتاحیه ثبت گردد.-8

: تنخffواه گffردان عبارتسffت از مبلffغ ثffابت و از پیشتعریف تنخواه گWWردان تعیین شده ای که به صورت نقد یffا موجffود در بانffک )حسffاب شخصffی مسffؤول تنخواه(، متناسب با حجم پرداختهای نقدی سffازمان بffرای انجffام خریffد یffا هزینffه های مشخصی دراختیار متصدی مربوطه گذاشته میشود که پس از مدت معین یا صرف میزان معینی از وجوه فوق و یا ترکیبی از هر دو معادل جمffع هزینffه هffای انجام شده براساس صورت خالصffة تنظیمی پس از رسffیدگی بfه وی پfرداخت و

وجوه تنخواه گردان مجدداً تأمین شود.

اين مبلغ از حساب بانكي مدرسه و با تشخيص و تصويب و تاييد شوراي مffالي و معمffوال بffر حسffب ضffرورت در ابتffداي دوره مffالي از حسffاب بffانكي مربffوط برداشت و منتهي به پايان سال مالي بايffد بffه حسffاب بffانكي واريffز و يffا تسffويه حساب گردد .در حال حاضر حداكثر مffيزان تنخfواه گfردانی كfه در اختيfار مfدير

بیشتر باشد مدیران مدارسffی3.000.000آموزشگاه قرارمیگیرد نباید از مبلغ که نیاز به مبلغی بیشتر به عنوان تنخواه گردان دارنffد الزامffا بایffد بffا ذکffر دالیffل

مجوز الزم را از اداره یا مدیریت آموزش و پرورش متبوع خود اخذ نمایند.

- ایجاد سند از نوع پرداختی )هزینه (5-2-2 از منوی »عملیات حسابداری« زیر منوی »ایجاد سند جدید« را انتخاب-1

نمائید تا پنجره ایجاد سند جدید باز شود.ها« را انتخاب کنید.گزینه »پرداخت هزینه-2 تاریخ سند بطور پیش فرض بر اساس تاریخ آخرین سند ثبت شده-3

پیشنهاد می گردد و شماره سند نیز به آخرین شماره سند یکی اضافهمی گردد ولی می توانید هر تاریخ و یا هر شماره ای را انتخاب کنید.

شرح سند نیز می توان تغییر داد و یا شرح مورد نظر پیش فرض را-4پذیرفت.

16

ر-5وی

را باهم فشار Crt+Nدکمه »مرحله بعد« کلیک کنید و یا کلیدهای ترکیبی دهید. تا پنجره زیر باز شود.

روی دکمه »افزودن هزینه جدید به لیست« کلیک کنید تا پنجره ی تنظیم-6مبلغ و جزئیات پرداخت باز شود.

17

در این پنجره می توانید نوع اصلی هزینه )حساب کل( و اگر این حساب،-7 زیر حساب)معین( دارد مانند مجتمع ها ، آن را نیز انتخاب و سپس مبلغ

هزینه شده را وارد کنید. اگر در فیلد »شرح جزئیات« چیزی نوشته شود مانند شماره فاکتور ، یا-8

شماه فیش و ... این شرح به عنوان مبلغ جزء در سند نشان داده خواهد شد.اگر نمی خواهید مبلغ جزء در سند نشان داده شود ، این فیلد را

خالی کنید. در پائین فرم نحوه پرداخت را تعیین کنید، بدین صورت که اگر مبلغ-9

هزینه شده با چک پرداخت نموده اید، تیک جلوی عبارت »پرداخت با چک انجام شده است« را بزنید. و اگر این هزینه از محل تنخواه پرداخت

شده این تیک را بردارید.سپس روی دکمه »تائید« کلیک کنید تا این عنوان به لیست اضافه شود. -10

اگر اقالم مورد نظر خود را وارد نمودید ، روی دکمه »مرحله بعد« کلیک-11کنید تا پنجره نحوه پرداخت هزینه باز شود.

18

اگر در این مرحله از حسابی استفاده کرده اید که مشمول مالیات باشد-12 پیام زیر به شما نشان داده می شود و از شما می خواهد تا نحوه

پرداخت مالیات را تعیین فرمائید.

اگر نیاز به تغییر در پارامترهای این فرم باشد ، آن را تغییر و سپس-13روی دکمه ی »تائید« کلیک کنید. تا پنجره ی بعدی باز شود.

19

وجه کاال یا خدمات خریداری شده را پرداختتوانبه سه روش می -14نمود:

پرداخت از محل تنخواهروش اول:

پرداخت از طریق صدور چکروش دوم:

قسمتی از وجه قابل پرداخت از محل تنخواه و قسمتی دیگر ازروش سوم:طریق صدور چک

پرداخت از محل تنخواه -15

برای پرداخت سند از محل تنخواه ، تیک »پرداخت با چک انجام شده است « را در پنجره قبل بردارید و سپس در پنجره ی پایانی مربع کنار فیلد »»از محل

تنخواه«« را تیک بزنید.

فیلد مربوطه فعال و کل مبلغی که بایستی از محل تنخواه پرداخت شود در این فیلد نشان داده خواهد شد. در ضمن مانده موجودی تنخواه نیز در جلوی آن

به شما اعالم می گردد.

: اگر مانده تنخواه از مبلغ سند کمتر باشد سیستم اجازه ثبت نخواهدتوضیحداد.

پرداخت از محل حساب بانک ) صدور چک(-16

20

ید می توانید چک یاااگر چک مربوط به این سند را قبالً صادر کرده های مربوطه را انتخاب کنید.چک

برای اینکار ، مربع »پرداخت با چک انجام شده است « را در پنجره ی قبل تیک بزنید و سپس در پنجره پایانی روی دکمه »صدور چک«

کلیک کنید تا مراحل صدور چک انجام گیرد.

: اگر در این مرحله قصد دارید چند چک جداگانه صادر کنید، هر بارتوضیح که روی دکمه »صدور چک« کلیک می کنید ، فقط مبلغ مورد نظر را وارد کنید

)نه کل مبلغ را( و سپس در نهایت روی کل چک های مرتبط با این سند ازلیست چک ها صادر شده تیک بزنید )مانند مثال زیر(.

پس از انتخاب و یا صدور چک روی »»مرحله بعد«« کلیک کنید تا سند-17ثبت گردد.

پنجره تعیین محل

پرداخت

21

توضیح مهم:

برداشت هر وجهی از حساب بانکی مدرسه بدون صدور چک امکان پذیرنیست مگر در دو حالت زیر

هنگام ثبت این هزینه حتماً ، فیلد » فیشالف – هزینه کارمزد بانکی :داخلی بانک« را تیک بزنید

گاهی اوقات وجوهی بطور اشتباهب- برداشت با فیش توسط خود اداره : از طرف اداره آموزش و پرورش به حساب مدرسه واریز شده و بالفاصله نیز توسط خود اداره و بطور مستقیم برداشت می شود . در این حالت به استناد

فیش واریز شده باید این مبلغ در سیستم ثبت و سپس سند دیگری ثبت و در آن همان مبلغ را با یک فیش داخلی برداشت نمائید. در این حالت هم فیلد »فیش

داخلی بانک« را تیک بزنید.

ای کffههمچنانکه توضیح داده شد ، با ایجاد هر سند که در آن ازحساب هزینه مشffمول مالیffات اسffت ، اسffتفاده شffده باشffد )ماننffد حffق التffدریس و حffق

الزحمه( ، حساب مالیات بستانکار )طلبکار(خواهد شد.

مffاه2 : بستانکاری حساب مالیffات نبایffد از تffاریخ ایجffاد بیش از توجه مهم 000/000/1طول بکشد و یا اینکه مبلغ بسffتانکاری مالیffات هffر گfاه بffه بیش از

ریال رسید بایستی بالفاصله مبلغ آن را در وجه اداره دارائی واریffز نمffود. پس ازصدور چک و واریز مبلغ مالیات از منوی زیر برای ثبت آن اقدام نمائید.

22

- ایجاد سند جهت پرداخت مالیات )ایجاد سند از نوع5-2-3سایر(

و گزینه »سایر اسناد« وکنیدروی منوی »ایجاد سند جدید« کلیک -1سپس »پرداخت مالیات« را انتخاب کنید

23

تاریخ،شماره و شرح مورد نظر را وارد و یا پیش فرض ها را بپذیرید و-2روی دکمه »مرحله بعد« کلیک کنید.

اگر حساب »مالیات« بستانکار شده باشد، مبلغ بستانکاری آن به شما-3 اعالم و می توانید ، همه یا مقدار مورد خاصی را از طریق چک و یا از

محل تنخواه پرداخت نمائید.

4-4-4-4-4-4-4-4-4-4-4-4-4-

پس از تعیین مبلغ و نحوه پرداخت ، روی دکمه »مرحله بعد« کلیک کنید. و

مراحل بعد مانند روش های گفته شده جهت صدور چک و یا تعیین ازمحل تنخواه انجام دهید.

- ایجاد سند جهت ثبت بدهی دانش آموزان )ایجاد5-2-4سند از نوع سایر(

در اطالعات پایه نرخ شهریه و یا هزینه های مورد نظر را برای مقطع-1مورد نظر وارد کنید.

-سپس مشخصات دانش آموزان را در سیستم ثبت کنید برای اینکار می-2توانید به دو روش عمل کنید:

24

-دریافت مشخصات دانش آموزان از سیستم های دانش آموزی و از طریق1منوی »دریافت اطالعات از سیستم دانش آموزی«

-وارد نمودن مشخصات دانش آموزان بصورت دستی و از طریق منوی2»لیست دانش آموزان«

پس از وارد نمودن مشخصات دانش آموزان ، مراحل زیر را جهت ثبت-3میزان بدهی دانش آموزان را انجام دهید.

و گزینه »سایر اسناد« وکنیدروی منوی »ایجاد سند جدید« کلیک -4سپس » ثبت میزان بدهی دانش آموزان « را انتخاب کنید.

25

تاریخ،شماره و شرح مورد نظر را وارد و یا پیش فرض ها را بپذیرید و-5روی دکمه »مرحله بعد« کلیک کنید.

در پنجره بعدی با استفاده از آیکن های تعریف شده در زیر می توانید-6 یک یا گروهی از دانش آموزان را انتخاب و سپس مبلغ های مورد نظر را

)دستی و یا خودکار( تعیین و سپس روی دکمه »مرحله بعد« کلیک کنیدتا مقادیر تعریف شده به حساب بدهی دانش آموزان گذاشته شود.

توضيح آيکن ها:

 اضافه کردن دانش آموزان به ليست

حذف دانش آموزان

اضافه کردن يک مبلغ ثابت به همه دانش آموزان انتخاب شده در ليست

 از همه دانش آموزان انتخاب  کردن يک مبلغ ثابت کم شده در ليست

 محاسبه خودکار شهريه هاي دانش آموزان انتخاب شده در ليست

26

: که اگر حسابی قبالً بدهکار نشده باشد )سند هزینه ی آن قبالً ثبت نشدهتوجه باشد( امکان برگشت آن وجود ندارد. و اگر اینکار انجام شود سیستم از این سند

اشکال می گیرد. این نکته را برای ایجاد اسناد از نوع سایر و برای برگشت شهریهدانش آموزی و یا برگشت هزینه ، حتماً رعایت نمائید.

- روش معمولی ایجاد سند5-2-5 با توجه به اینکه ایجاد هر نffوع سffندی در بخش اسffناد خودکffار امکانپffذیر اسffت و تقریباً نیازی به ایجاد اسناد با روش معمffولی وجffود نffدارد ، بffا این وصffف بعضffی از حسابداران عالقمند هستند که اسناد را با روش معمffولی ثبت نماینffد در این صffورت می توانید مطابق شکل زیر پنجره اسناد معمولی را باز و سندهای مورد نظر خود را

ثبت نمائید.

توجه کنید که در ایجاد اسناد به روش معمولی بعضی از کنترل های الزم بایستی توسط خود کاربر مدیریت شود و از این رو احتمال اینکه با اشکاالتی نظیر موارد

زیر مواجه شوید وجود دارد:

این حساب ماهیت بدهکار دارد اما در این سند مانده آن بستانکار شده" است..."

" ... در این سند یا چک مربوطه صادر نشده و یا مرتبط نشده"

جهت جلوگیری از بروز چنین اشکاالتی هنگام ثبت هر سند به مانده و یا-1موجودی تنخواه و بانک توجه کنید.

27

همچنین بالفاصله بعد از ثبت اسنادی که در آن بانک بستانکار شده ، چک-2 مربوطه صادر و به این سند مرتبط نمائید)جهت اطالع از چگونگی

مراجعه فرمائید(ارتبط چک و اسناد ارتباط بین چک و اسناد به بخش

توجه: برای انتخاب حساب )سرفصل( مورد نظر ، مکان نما را در فیلد کد حسابقراردهید و به یکی از روش های زیر آن را انتخاب کنید.

اگر کد حساب مورد نظر را می دانید آن را وارد کنید-1در داخل فیلد کد حساب دوربار کلیک کنید تا لیست حساب ها باز شود-2 صفحه کلید را فشار دهید تا لیست حساب ها باشدinsertدکمه -3

لیست حساب ها

برای وارد نمودن حساب جزء کافیست در زیر عنوان حساب یکبار کلیک-3 کنید و پس از فعال شدن مکان نما در آن شروع به تایپ مطلب مورد

نظر خود کنید مانند شکل زیر :

28

برای دیدن ،ویرایش ، حذف ، چاپ ، ایجاد ارتباط بین چک و سند، و ...-4اسناد می توان از این منو استفاده کرد :

لیست اسناد

o ویرایش

oچاپ

oارتباط با چک

29

o حذف رکورد

o)تکرار سند ) کپی سند

oریز هزینه های ثبت شده در سند ) برای اسنادی که از حساب اند(تنخواه هزینه کرده

- مرتب نمودن اسناد5-2 بطور معمول باید اسناد را به تfرتیب تfاریخ وقfوع و یfا مfدارک آن در این سیسffتم ثبت کرد و سیستم به ترتیب ثبت هر سند یک شماره بfه آن اختصfاص خواهfد داد. امffا اگر به هر دلیلی هنگام ثبت اسffناد ، تffرتیب تffاریخ آنهffا رعffایت نگffردد و در واقffع ثبت اسناد به ترتیب تاریخ انجام نگیرد طبعتاً اختصاص شماره سند بffه تffرتیب تffاریخ انجffام نخواهد شد، لffذا از این منffوی می تfوان جهت مfرتب کfردن اسffناد بfر اسffاس تffاریخ

استفاده نمود.

- بررسی و رفع اشکاالت اسناد5-3 از منوی »»عملیات حسابداری«« روی زیر منوی »»رفع اشکاالت-1

اسناد«« کلیک کنید. اگر در اسناد هر نوع اشکالی وجود داشته باشد، پنجره زیر باز و-2

اشکاالت مورد نظر اعالم می شود.

30

اشکاالت متداول حسابداری

- متداول ترین اشکاالت سیستم5-3-1عدم ارتباط اسنادی که از نوع پرداختی هستند با چک های صادر شده -1 شان بدهکار شدهحساب هائی که ماهیت بستانکار دارند اما مانده-2

است. هائی که ماهیت بدهکار دارند اما مانده شان بستانکار شده است.حساب-3

.

سیستم- منشاء بروز اشکاالت 5-3-2

تعریف ماهیت حساب ) بدهکار، بستانکار(:

اش بffدهکار شffود اصffطالحاً گفتffه می شffود مffاهیتحسابی که همیشه باید مانده بدهکار دارد یعنی این حساب به هیچ عنوان نباید مانده بسfتانکار داشffته باشffد ماننffد حساب بانک و یا حساب تنخواه ، در اصطالح عامیانه بایffد گفت کffه هیچگffاه حسffاب بانک طلبکار ) بستانکار( کسی نمی شود و این حساب همشیه باید بffدهکار باشffد. و در حقیقت فقط زمانی می توان از حساب بانک استفاده کرد که پffولی در آن وجffود

داشته باشد.

هffائی هم هسffتند کffه ماهیتشffان بسffتانکار اسffت یعffنی همیشffهو در مقابل حسffاب ها در هیچ حالتی نباید بffدهکار شffوند، ماننffد حسffابطلبکار هستند و مانده این حساب

هائی همیشfه بffه مfاهای دریافتی، و بطور ساده باید گفت که این چنین حسابسرانه پول می دهند. بنابراین طلبکار ) بستانکار( ما است و لfذا نبایfد این حسffاب بffدهکار

ما شود.

اکنون به مثال زیر توجه فرمائید:

-فرض کنید که ما هنوز پولی بابت تنخواه گردان از حساب بانک برداشت نکرده ایم، حال اگر سندی صادر شود و و محل پرداخت حساب تنخواه گردان، قید گردد،

سند با اشکال مواجه خواهد شد.

31

: این نوع اشکال بیشتر در روش ایجاد اسناد معمولی اتفاق می افتد وتوضیح گرنه در روش خودکار در صورتیکه مانده تنخواه صفر و یا کمتر از مبلغ سند باشد،

سیستم اجازه ثبت نخواهد داد.

خطای مانده بستانکاری تنخواه4همچنانکه مالحظه می کنید در سند شماره گردان وجود دارد.

- روش حل خطا5-3-3 روش رفع اشکال بستانکار شدن حساب هائی که مانده بدهکار دارند ) مانند

تنخواه یا بانک (

صادر شده01/07/88 در تاریخ 4همچنانکه مالحظه می فرمائید سند شماره از حساب تنخواه برداشت شده ، با توجه به5و در همان تاریخ طی سند شماره

زمانی صادر شده که هنوز مانده تنخواه صفر است ، لذا سیستم این4اینکه سند خطا را اعالم کرده است.

برای رفع این خطا دو روش وجود دارد.

) یعنی5 و 4 استفاده از روش مرتب سازی و جابجا کردن سند روش اول : ( ) رجوع شود به مرتب کردن اسناد(4 را ببریم قبل از سند 5سند

5 و 4جابجائی سند

این روش زمانی استفاده می شود که امکان جابجائی سند وجود روش دوم :نداشته باشد.

32

در این روش می توان تاریخ سند هزینه را اصالح کرد ) توجه کنید که چون تffاریخ برداشت از بانک به تاریخ چک برمی گردد لذا مجاز به تغییر تffاریخ برداشffت از بانffک بابت تنخواه نمی باشید زیرا بعffداً دچfار مغffایرت بffانکی می شfوید( امffا تfاریخ سffند

هزینه را می توان به بعد از تاریخ برداشت از بانک بابت تنخواه تغییر داد.

تغییر دهید.16/07/88 به 02/07/88 از 5برای اینکار تاریخ سند شماره

قبل از برداشت تنخواه است5تاریخ سند هزینه

(16/07/88 به بعد از برداشت تنخواه )5تغییر تاریخ سند هزینه

روش رفع اشکال بدهکار شدن حساب هائی که مانده بستانکار دارند ) مانندسرانه (

در این روش نیز دقیقاً مانند توضیحات داده شده فوق عمل کنید.

رفع خطای عدم ارتباط سند با چک

33

خطای عدم ارتباط با چک وجود1همچنانکه مالحظه می کنید در سند شماره دارد.

برای رفع این خطا روی همین ردیف با موس راست کلیک کنید تا منوی-1زیر ظاهر شود

روی منوی رفع خطا کلیک کنید تا پنجره ارتباط اسناد با چک ها باز شود.-2

پنجره ارتباط سند با چک

در ستون سمت راست تمام اسنادی که هنوز به هیچ چکی مرتبط نشده-3-اند، لیست شده اند و در ستون سمت چپ تمامی چک های صادر شده

ای که تا حاال به هیچ سندی مرتبط نشده اند، لیست شده اند. در صورتیکه چک یا چک های مورد نظر در ستون سمت چپ وجود-4

داشت ، آنها را انتخاب کنید.) تیک بزنید( در صورتیکه چک مربوطه هنوز صادر نشده روی دکمه »»صدور چک««-5

(نحوه صدور چککلیک و چک مربوطه را صادر کنید ) رجوع کنید به پس از مرتبط نمودن چک و اسناد در صورتیکه مبلغ چک و سند برابر-6

باشند روی دکمه »»بستن«« کلیک و از این پنجره خارج شوید. : برای یک سند می توان بیش از یک چک مرتبط ساخت ولیتوضیح

بالعکس آن صادق نیست یعنی نمی توان یک چک را برای چند سندصادر نمود.

34

- عملیات صدور چک5-4

- صدور چک5-4-1 چنانچه محل پرداخت یک سند خرید و یا هزینه، حساب بانک تعیین شود ، الزم

است تا چک مربوطه صادر و به این سند مرتبط شود وگرنه سیستم از آن سنداشکال می گیرد .

عملیات صدور چک از چندین قسمت برنامه قابل انجام است:

هنگام ثبت اسناد پرداختی به روش خودکار در صورتیکه محل پرداخت بانک تعیین شود

در زمان ثبت اسناد به روش معمولی ) هرجا که حساب بانک بستانکار شود(

در زمان ثبت صورتجلسات شورای مالیاز طریق منوی اصلی سیستم

: قبل صدور چک الزم است تا دسته چک حساب مورد نظر تعریفتوجه مهم(تعریف دسته چکشده باشد. ) رجوع شود به

برای صدور چک مراحل زیر انجام می گیرد:

ها«« زیر منوی »»صدور چک«« رااز منوی »»مشاهده و صدور چک-1انتخاب کنید.

35

همچنانکه توضیح داده شد، هر چکی که صادر شود حتماً باید به-2 صورتجلسه شورای مالی استناد شود. لذا جلسه مورد نظر را انتخاب

ی اینو روی دکمه »»تائید«« کلیک کنید. تا پنجره چک های صادر شدهصورتجلسه باز شود.

پنجره لیست چک های صادر شده برای این جلسه

روی دکمه »»صدور چک«« کلیک کنید. تا پنجره صدور چک باز شود.-3 سپس مبلغ ، گیرنده وجه ، شماره سریال چک و نام گیرنده چک-4

) معموالً مدیر مدرسه( را تعیین کنید.

: معموالً سریال چک از دسته چک تعریف شده گرفته می شود. و ماندهتوضیححساب بانکی هم جهت اطالع نشان داده می شود.

اگر مانده حساب بانک از مبلغ چک بیشتر باشد ، سیستم خطا گرفته-5و با یک پیام آن را به کاربر اعالم خواهد کرد.

روی دکمه »»تائید«« کلیک کنید تا چک صادر شده ثبت گردد-6

36

پنجره صدور چک

پیام ثبت چک

با اعالم پیام موفقیت ثبت چک، روی دکمه »»چاپ«« کلیک کنید تا-7پنجره امضاء کنندگان اسناد باز شود.

در این پنجره می توانید امضاء کنندگان چک را انتخاب کنید . و سپس-8روی دکمه »»تائید«« کلیک کنید.

37

- چاپ چک5-4-2 در صورتیکه حساب شما از نوع سیبا باشد، می توانید اطالعات چک را روی برگ چک چاپ کنید . برای اینکار پس از باز شدن پنجره پیش نمایش، خروجی سیبا را

انتخاب کنید.

پس از دیدن پیش چاپ و یا چاپ چک به قسمت قبل برگردید و روی دکمه»»بستن«« کلیک کنید تا پنجره صدور چک بسته شود.

: تنظیمات محل درج اطالعات روی چک را بصورت زیر انجام دهید:توضیح

از نوار ابزار، آیکن »تنظیمات«و سپس منوی »تنظیمات چاپ چک« را-1انتخاب کنید.

در پنجره تنظیمات چک ، محل دقیق قرار گرفتن اطالعات چک را-2 مطابق نوع چک مورد نظر، تنظیم کنید. )می توانید عبارت مورد نظر را

با موس بگیرید و در محل مناسب قرار دهید(

38

- حذف ویا ویرایش چک های صادره شده5-4-3

برای ویرایش و یا حذف یک چک به روش زیر عمل کنید

مورد نظر را پیداچکاز منوی جستجوی چک ها شماره صورتجلسه -1کنید.

39

ی مورد نظر را انتخاب کنیدصورتجلسهسپس از منوی صدور چک ، -2

صادر شده به استناد این صورتجلسههایدر پنجره باز شده لیست چک -3نشان داده می شود

در این پنجره می توانید چک مورد نظر را انتخاب اصالح، چاپ، حذف و-4یا اینکه صورتجلسه آن را تغییر دهید.

- ارتباط چک با اسناد5-4-4 هایی کهدر این قسمت شما میتوانید اسنادی را که برایشان چک صادر نشده یا چک

اسنادی به آنها اختصاص نیافته را اصالح کنید .

با انتخاب ارتباط چک ها و اسناد پنجره زیر باز میشود .-5

40

ارتباط چک ها و اسناد

کffه چffک هffای آنهffا نامشffخصاسffنادیاگffر شffما گزینffه ی » فقffط -6 است،نمایش داده شود« را انتخاب کنید لیست اسنادی که چک های آنهffا نامشffخص و چffک هffای کffه بffه هیچ سffندی ارتبffاط ندارنffد نمffایش داده میشوند و با انتخاب یک سند از لیست اسناد و انتخاب یک یا چند چffک در قسمت چfک هffای مربوطfه می تfوان چfک هffا و سffند را بffه هم مرتبffط

ساخت .

: یک سند را می توان با بیش از یک چک مرتبط ساخت ولی نمی توان یکنکته چک را برای چند سند صادر نمود.

: اگر سندی چک نداشت و چک ی هم برای ارتباط وجود نداشت میتوان ازتوضیح(صدور چکقسمت صدور چک در همین پنجره اقدام نمود )رجوع شود به

- ابطال سریال چک5-4-5 اگر به هر دلیلی نیاز به باطل کردن یک برگه چک باشید، بffه تffرتیب زیffر-1

عمل کنید:

41

از منوی »مشاهده و صدور چک ها« زیر منوی »ابطffال شffماره سffریال-2چک« را انتخاب کنید.

در پنجره ی باز شده روی دکمه »ابطال چک جدید« کلیک کنید.-3 در فیلدهای "شماره سریال" و "علت ابطال" به ترتیب شماره سریال-4

برگه چکی که قصد ابطال آن را دارید و نیز دلیل ابطال را وارد کنید. روی دکمه »تائید« کلیک کنید تا شماره سریال وارد شده به عنوان برگffه-5

باطله به لیست اضافه شود.

جهت ویرایش و یا حذف یک شماره سریال باطل شده از لیست به ترتیب زیرعمل کنید:

در پنجffره ابطffال چffک )ماننffد شffکل قبffل( و از لیسffت سffمت راسffت ،-1 شماره سریال مورد نظر را پیدا کنیffد و سffپس روی آن کلیffک نمائیffد تffا

انتخاب شود.سپس از دکمه »حذف از لیست« شماره مورد نظر را حذف کنید.-2

- صورت مغايرت بانكي5-5عمليات حسابداري بانك و تهيه صورت مغايرت بانكي:

با توجه به حجم عمليات مالي و اهميت بسيار زياد حساب بانكي، كنffترل دائمي آن ضرورت دارد . بنابراين هر ماهه میبایست صورتحساب بانکی از بانffك دریffافت و با دفتر كل ) سرفصل حساب بانك ( كنترل و مطffابقت نمffوداغلب مشffاهده ميشffود كه مانده مندرج در صورتحساب دریافتی از بانك با مانده حسfاب بانffك در دفfتر كfل

مدرسه مطابقت ندارد. علت را ميتوان در موارد زير جستجو نمود.

- وجوهي كه اشخاص يا ادارات به حساب جاری آموزشگاه در بانffك واريffز كffرده1اند.

42

چنانچه اشخاص ، اداره یffا ... مبffالغي بffه حسffاب بانffك واريffز كننffد و اعالميffه )فيش واريزي (به عللي بffه آموزشffگاه ارسffال نشffود ،بين صورتحسffاب ارسffالي از

بانك و حساب بانك در دفتر کل آموزشگاه اختالف بوجود ميآيد .

- برداشت هاي بانك از حساب جاري آموزشگاه.2

بانكها معموال مبالغي از جمله هزينه كارمزد،حوالجات و بهاي دسته چffك و … را از حساب آموزشffگاه برداشffت ميكننffد، چنانچffه اين گونffه برداشffت هffا را بffه اطالع آموزشffگاه نرسffانند و اعالميffه اي ارسffال نكننffد منجffر بffه اختالف در صورتحسffاب

ارسالي از بانك و حساب بانكي دفتر آموزشگاه ميگردد.

- چكهاي معوق3

يعني چك هffايي کffه در وجffه افffراد يffا ... صffادر ميشffود و در دفffاتر حسffابداري آموزشگاه ثبت ولي آن شخص تffا زمfان دریfافت صورتحسffاب از بانffك بffه مدرسffه جهت وصول آن به بانک مراجعه ننموده باشد اين عمل بffاعث اختالف و مغffايرت در

حسابهاي بانكي ميگردد.

-اشتباهات4

ممكن است اشخاص يا سازمانها اشتباها مبلغي بffه حسffاب آموزشffگاه واريffز نمايند و يا توسط كارمند بانك اشتباهاتي در زمينه ثبت انجام پذيرد. از طرفي ممكن است توسط حسابدار يا مدير واحد آموزشي اشتباهاتي در حساب بانك دردفتر كffل مدرسه انجام پذيرد . به هر حffال هffر دو منجffر بffه اختالف در حسffاب و مغffايرت در

مانده واقعي حسابها ميگردد.

- گرفتن صورت مغایرت بانکی5-5-1:گرفتن مغایرت به روش خودکار

مراجعه نمائید.www.bmi.irبه سایت -3 از بخش »خدمات الکترونیکی « منوی »خدمات اینترنتی)صورتحساب(«-4

را انتخاب کنید.

43

شناسه کاربری و رمز عبffور را وارد کنیffد )اگffر شناسffه کffاربری و کلمffه-5 عبffور حسffاب مدرسffه نداریffد آن را از شffعبه بffانکی خffود درخواسffت

نمائید(.

روی دکمfffه صورتحسfffاب کلیfffک کنیfffد تfffا پنجfffره انتخfffاب محfffدوده-6 صورتحساب نمایش داده شود. )معموالً این تاریخ از ابتدای ماه تا انتهای

ماه تعیین می شود(

44

پنجره تعیین محدوده زمانی صورتحساب

پس از نمffایش ریffز صورتحسffاب ، در بffاالی همین صورتحسffاب گزینffه-7 « را انتخاب نمائید text»دانلود به فرمت

سپس محل ذخیره این فایل روی هffارد دیسffک تعffیین نمائیffد تffا در آنجffا-8_0105479908008ذخfffیره شfffود. )معمfffوالً نfffام این فایfffل ماننfffد

891101_891130.txt)می باشد

اکنون در سیسffتم حسffابداری از منffوی »گزارشffات مffالی« زیffر منffوی-9»لیست مغایرت بانکی« را انتخاب کنید.

روی دکمffه »انتخffاب فایffل صورتحسffاب« کلیffک کنیffد و سffپس فایffل-10صورتحساب را که از سایت بانک ملی دریافت کرده اید ، انتخاب کنید.

با انتخاب این فایل لیست آن به ستون سمت چپ این پنجره اضffافه می-11شود. )مانند شکل زیر(

سپس به ترتیب هر ردیف از سمت راست با ردیف مشffابه آن در سffمت-12چپ انتخاب کنید و سپس روی دکمه وسط »تیک سبز« کلیک کنید.

45

پس از انتخffاب ردیffف هffا از دو طffرف ، اگffر در لیسffت )سffمت چپ یffا-13 راست ردیف مانده باشد( روی دکمffه »ثبت اطالعffات« و سffپس دکمffه

»چاپ« کلیک کنید تا بطور خودکار صورت مغایرت نمایش داده شود.

اگر قصد داشته باشید که بجای گرفتن فایل صورتحساب از سffایت بانffک-14 ملی ، صورتحساب بانکی را بصورت پرینت شده از بانک بگیریfد مراحfل

زیر را انجام دهید. ردیف های صورتحسfاب بffانکی را بfا ردیfف هffای سfتون سffمت راسffت-15

)حساب بانکی ثبت شده در سیستم(را تطبیق و هر کدام کffه در هffر دو لیسffت وجffود داشffت تیffک بزنیffد )هم روی کاغffذ و هم در سیسffتم تیffک

بزنید( سپس در نهایت ، اگر ردیفی روی کاغذ مانده باشد که تیffک زده نشffده ،-16

آن را به ترتیب زیر در سیستم ثبت نمائید تا صورت مغffایرت شffما چffاپگردد.

گرفتن مغایرت گیری به روش دستی :روی دکمه »کنترل مغایت بصورت دستی« کلیک کنید.-1در سمت چپ ردیفی خالی ایجاد می شود-2

46

اگر ردیفی که روی کاغذ مانده )تیک زده نشffده( در این این سffتون وارد-3کنید

جمع پائین صورتحساب را در کادر مربوطه وارد کنید-4 روی دکمه » ثبت اطالعات« و سپس روی دکمه »چاپ« کلیک کنید-5

- ارسال و دریافت اطالعات و جداول6ارسال اطالعات به پایگاه-6-1

برای ارسال اسناد ثبت شده به پایگاه مالی مffدارس بffه دو روش می تffوان عمffلکرد:

 

ارسال از طریق اینترنتروش اول:

ارسال بصورت دستیروش دوم:  

ارسال از طریق اینترنت- 6-1-1 ابتدا به اینترنت وصل شوید-1 در سیستم حسابداری از منوی »ارسال و دریافت اطالعات « زیر منوی-2

» ارسال اطالعات به پایگاه را انتخاب نمائید. تا پنجره ی زیر باز شود.

47

اگر در این پنجره رکوردهائی نشان داده شد که هنوز ارسال نشffده انffد،-3گزینه »ارسال از طریق اینترنت« را انتخاب کنید

ورود به پایگffاه را وارد نمائیffد ) اگffر رمffز ورود بffه پایگffاه را تغیffیر رمز-4نداده باشید ، این رمز کد پرسنلی مدیر مدرسه می باشد(.

روی دکمه »تائید« کلیک کنید تا اسناد به پایگاه منتقل شود.-5 :اگر ارتباط با اینترنت برقرار نباشد پیام خطای ظاهر خواهد شد.توجه

ظاهر خواهد شد. اگر رمز ورود به پایگاه اشتباه باشد پیام خطای زیر

همچنانکه مالحظه می کنید ، لیست اسناد ارسال نشده در این پنجره : 1توجه که قبال ارسال به شما اعالم می گردد و هیچ ضرورتی به ارسال مجدد اسنادی

قبلی دهید این کرده اید وجود ندارد ، و اگر هر نوع تغییری در اسناد ارسال شده ی اسناد ارسال نشده منظور خواهد شد و مجدداً در این  بطور خودکار جزو سند

لیست خواهد آمد تا ارسال شوند.

: اگر به اینترنت وصل باشید و تعداد اسناد ثبت شده و ارسال نشده ی2توجه   سند برسد ، سیستم بطور خودکار آن را به پایگاه ارسال خواهد کرد.10شما به

سعی نمائید حداقل هفته ای یکبار در حالی که به اینترنت وصل هستید: 3توجه وارد برنامه حسابداری شوید تا اگر نگارش جدیدی از سیستم و یا تنظیمات در

پایگاه وجود دارد دریافت نمائید.

ارسال به روش دستی- 6-1-2  اگر امکان ارتباط با اینترنت برای شما مقدور نباشد و قصد داشته باشید از گزینه 

ی »ارسال بصورت دستی « استفاده کنید مراحل زیر را انجام دهید:

48

در همین پنجره گزینه »ارسال بصورت دستی « را انتخاب نمائید.-1 مسیر مورد نظر جهت ذخfیره فایffل قابffل ارسffال را انتخffاب کنیffد ) این-2

هارد دیسک باشد( مسیر می تواند ، دیسکت، فالش مموری، و

3-ً نامی شبیه به نام زیر است: فایل تولید شده که معموال

124036.zip   SchAccDocs-1-13900111-

مراحل زیfر را انجfام به مکانی که امکان ارتباط با اینترنت دارند برده و -4دهید.

شوید www.hesab.medu.irوارد سایت -5 و کffد  و رمز ورود خود را وارد نمائید ) کد مدرسه نffام کffاربر نام کاربر-6

پرسنلی مدیر رمز ورود می باشد(

 

پس از وارد شدن به پایگاه و بffاز شffدن پنجffره زیffر ، از منffوی »ارسffال-7اسffناد حسffابداری بffه پایگffاه« فایffل تولیffد شffده در مرحلffه ی قبffل )

SchAccDocs-1-13900111-124036.zip.را دریافت نمائید )

49

اطالعات بایستی پیامی مشابه پیام زیر به  ارسال موفقیت آمیز پس از-8شما اعالم و نام مدرسه و منطقه را اعالم نماید .

اکنون رسید این فایffل بایffد دریffافت گffردد ، لffذا منffوی »دریffافت رسffید-9اسناد حسابداری ارسال شده« را انتخاب کنید

روی دکمه »دریافت رسید اسناد ارسال شده« کلیک کنید.-10-SchAccDelivery-1مسیر فایل دریافت شده که معموالً بffا نffامی ماننffد -11

3.zip ، اردffد.)مثالً روی هfیره نمائیfی ذخfیر مشخصfد روی مسfمی باش دیسکت یا فالش(

50

بffه شffکل زیffر در سیسffتم فایffل ذخffیره شffده در مرحلffه ی قبffل را-12 حسابداری دریافت نمائید.

از منوی »ارسال و دریافت اطالعات« زیر منوی »دریffافت رسffید اسffناد-13حسابداری از پایگاه « را انتخاب نمائید. تا پنجره ی زیر باز شود.

گزینه ی »دریافت رسید اسناد بصورت فایل « را انتخاب کنید.-14 روی دکمه »جستجوی رسید« کلیک کنید و سپس نام فایل دریافت شffده-15

-SchAccDeliveryاز پایگاه را انتخاب کنید )نام این فایل معموالً مشffابه 1-3.zip)می باشد

در صورتیکه فایل درست باشffد لیسffت اسffنادی کffه رسffید آنهffا دریffافت-16 شده است نشان داده خواهد شد ) در شکل زیر داخل کffادر قرمffز رنffگ

نشان داده شده است(در نهایت روی دکمه »تائید« کلیک کنید .-17

51

 

تغییر کلمه عبور پایگاه-6-2برای تغییر کلمه عبور پایگاه اینترنتی می توانید به دو روش عمل کنید :

از طریق وارد شدن به پایگاه مالی مدارس و انتخاب گزینه »تغییر کلمه عبور«-1

از طریق نرم افزار حسابداری و انتخاب منوی »ارسال و دریافت اطالعات« و-2 سپس زیر منوی »تغییر کلمه عبور اینترنت« )توجه کنید که باید به اینترنت وصل

باشید(

52

ارسال و دریافت درخواست مجوز به پایگاه-6-3 با توجه به آئین نامه مالی مدارس هر سال سقف چک هائی که نیاز به مجوز اداره دارد تعیین می گfردد ، این مبلfغ در تنظیمfات حسffابداری مدرسffه قffرار می گffیرد و سیستم برای هر چکی که مبلغ آن مساوی و یا بزرگتر از این مبلغ باشffد درخواسffت

مجوز می نماید.

لذا جهت صدور چنین چک هائی مراحل زیر انجام دهید:

از منوی »مشاهده و صدور چک ها« زیر منوی »درخواسffت هffای مجffوز-1چک« را انتخاب نمائید

روی دکمه »درخواست جدید« کلیک کنید.-2 در پنجره باز شده ی »مشخصات درخواست مجfوز چfک« ، صورتجلسfه-3

مورد نظر، مبلffغ چfک و توضffیح مختصffری در خصffوص علت درخواسffتچک را وارد کنید.

53

روی دکمه »تائید« کلیک کنید.-4 اگر به اینffترنت وصffل هسffتید روی دکمffه »ارسffال درخواسffت هffا بffه-5

پایگاه « کلیک کنید.رمز عبور پایگاه را وارد کنید )این رمز کد پرسنلی مدیر مدرسه است (-6 پس از ارسال درخواست ها به پایگاه ، مسffئولین و مffدیران مffالی اداره-7

آمffوزش و پffرورش منطقffه متبffوع شffما آن را بررسffی و در صffورت موافقت و تائیffد ، می توانیffد از همین پنجffره و انتخffاب دکمffه »دریffافت

دریافت نمائید.مجوز ها از پایگاه « آنها هنگام صدور چک ،صورتجلسه ی را انتخاب کنید که به استناد آناکنون-8

صورتجلسه درخواست مجوز داده ایffد و اگfر مجffوز شfما دریffافت شffدهباشد ، صدور چک با موفقیت انجام خواهد شد.

- دریافت اسناد حسابداری از پایگاه6-4 اگر بنا به هر دلیلی اطالعات شما در سیستم حسابداری حffذف شffوند و یffا دچffار مشکل شوند ، بهترین انتخاب ، بازگرداندن آخfرین نسffخه پشffتیبان از اطالعfات می باشد و سعی نمائید همیشه از اطالعات خود پشتیبان تهیه نمائید و در جائی خffارج از

سیستم )مثالً روی سی دی ( نگهداری کنید.

اما اگر بنا به هر دلیلی نسخه پشتیبان نیز ندارید، در صورتیکه اطالعات خود را بffهپایگاه ارسال کرده باشید می توانید آنها را مجدداً در سیستم خود دریافت نمائید.

برای اینکار موارد زیر را انجام دهید:

ابتدا به اینترنت وصل شوید-1وارد سیستم حسابداری شوید-2 از منffوی »ارسffال و دریffافت اطالعffات« زیffر منffوی »دریffافت اسffناد-3

حسابداری از پایگاه« را انتخاب کنید.

54

گزینه »دریافت اسناد از اینترنت« را انتخاب کنید و سپس رمffز ورود بffه-4 پایگاه اینترنffتی را نffیز وارد کنیffد )معمffوالً رمffز ورود کffد پرسffنلی مffدیر

مدرسه است( و سپس روی دکمه »جستجوی اسناد« کلیک کنید. همچنانکه در تصویر می بینید، اطالعات این مدرسه در هشffت نffوبت بffه-5

پایگاه ارسال شده است و به ازاء هر نوبت فایل آن موجffود می باشffد، شما می توانید روی دکمه مشاهده اسناد کلیک کنید تا پنجره زیffر بffاز و در آن اسffنادی را کffه در هffر نffوبت ارسffال کffرده ایffد را ببینیffد و در صffورتیکه اسffناد مffورد تائیffد شffما باشffد روی دکمffه »ثبت اسffناد در

سیستم« کلیک کنید تا اسناد دریافت شوند.

55

- مدیریت اموال7 بخش اموال در نظر گرفته شده در این سیستم جهت جffایگزین شffدن با دفتر اموال مدارس پیش بینی شده است و در آن مدارس می تواننffد اموال غیر مصرفی موجود در مدارس مطابق دفاتر امffوال خffود در این

سیستم ثبت و به پایگاه اموال اداره متبوع خود ارسال نمایند.

- ثبت دفتر اموال غیر مصرفی مدرسه7-1از منوی »مدیریت اموال« زیر منوی »ثبت لیست اموال« را کلیک کنید.-1 در پنجره باز شده)شکل زیر( ، روی دکمه ی »ثبت امffوال جدیffد« کلیffک-2

کنید.

در پنجره اموال جدید از طریق فیلد »نوع کاال« ، نام مfال مffورد نظfر را-3پیدا کنید.

: روش جستجو بدین صورت است که اگر چهffار حffرف از نffام1 توضیح کاالی مورد نظر شما وارد شود ، نام تمام کاالهffائی کffه این کلمffه در آن وجود داشته باشد به شما نشffان داده خواهffد شffد و شffما می توانیffد بffا وارد نمودن حروف بیشتر جستجو را محدودتر نمائید تا به کاالی مد نظffر

خود برسید. : برای هر عنوان کاال حداقل یک نام عمffومی از آن کffاال وجffود2 توضیح

دارد در صورتیکه نام کاالی شما بطffور دقیffق در سیسffتم وجffود نداشffتهباشد، می توانید از این نام عمومی استفاده کنید.

56

: اگر کاالی شما "میز معلم" اسffت، می توانیffد کلمffهبه عنوان مثال میز را جستجو کنید، اگر دقیقاً مffیز معلم وجffود نداشffت می توانیffد مffیز خالی را انتخاب و سپس در قسمت سایر مشخصات عنوان میز معلم را

ذکر نمائید به شکل های زیر توجه فرمائید.

پس از انتخاب نام کاال فیلدهای زیر را وارد نمائید-4 شماره برچسب : فیلد عددی اسffت و اگffر وجffود نداشffت الزم نیسffت

وارد کنید. تاریخ تحصیل : اگر در دفتراموال این تاریخ قیffد نشffده ، تffاریخ تقریffبی

دریافت این کاال ار وارد کنید. قیمت خرید: اگر قیمت خرید یا هدیه کاال در دفتر اموال ثبت نشffده ، قیمت ارزش فعلی کffاال را وارد نمائیffد) قیمت ارزیffابی و قیمت خریffد

می تواند متفاوت باشد( مقدار /تعداد: تعداد کاال را وارد کنید )اگر برچسب وارد کرده اید تعداد

وارد کنید(1را حتماً اگر مشخصffات بیشffتری از کffاال را بخواهیffد وارد کنیffد روی دکمffه »ثبت-5

مشخصات بیشتر« کلیک کنید. تا پنجره زیر باز شود.

پس از ثبت مشخصات کاال روی دکمه »تائید« کلیک کنید. -6 پس از برگشت به پنجره ثبت مشخصات در نهffایت روی دکمffه »تائیffد«-7

کلیک کنید تا مال مورد نظر شما ثبت گردد.

- ثبت اموال غیر منقول :7-2 برای ثبت اموا غیر منقول )امتیاز های آب و برق و ... ( مطابق

روش زیر عمل کنید:57

از منوی »مدیریت اموال« زیر منوی » اموال غیر منقول« را کلیک کنید.-8 در پنجffره بffاز شffده)شffکل زیffر( ، روی دکمffه ی »افffزودن امffوال غffیر-9

منقول« کلیک کنید.

در پنجره ی باز شده که مطابق امتیاز انتخاب شده می باشد مشخصات-10مال مورد نظر را وارد کنید. و سپس روی دکمه »تائید« کلیک کنید.

- ارسال اطالعات اموال منقول و غیر منقول ثبت شده7-3 به پایگاه

-برای ارسال اموال ثبت شده )یا اصالح شده( به پایگاه اموال ،1 روی منوی »مدیریت اموال« زیر منوی » ارسال لیست اموال به

پایگاه« کلیک کنید. -نام کاربری و کلمه عبور پایگاه را وارد کرده و سپس روی دکمه2

»تائید« کلیک کنید.

باتشکر از مدیران محترم

58

کانال طرح تدبیر https://telegram.me/tarhtadbir

وبالگ طرح تدبیرtadbirtarh.mihanblog.com

59