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衛生福利部旗山醫院總務室

106年度檔案管理教育訓練

日期：106 年 6 月 28 日（三）pm 14:30~15:30

地點：8樓大禮堂

課程大綱

何謂檔案管理？

多數公務檔案的前身─文書

承辦人應配合事項（一）─歸檔作業

承辦人應配合事項（二）─檔案銷毀作業

承辦人應配合事項（三）─機關檔案之借調與應用

承辦人應配合事項（四）─職務移交或離職之檢視

結語

錯誤態樣

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何謂檔案管理?

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將辦畢歸檔的案件清點受領，再

依照性質分門別類予以妥善整理

與保管，依規定提供參閱，並為

後續必要之清理。



檔案管理作業簡介－檔案管理單位

點收

立案

編目

保管

檢調

清理：清查、銷毀、移轉、移交

庫房安全維護：溫濕度控制、燈光、防盜、

防蟲害、防火、防水、防塵

其他檔案管理作業及相關設施事項

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檔案之定義與重要性

定義：

檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。

內容：包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影 (音) 、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。

重要性：

行政稽憑、法律信證、歷史考證、學術研究等。

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文書與檔案之關聯性法規依據

文書公文程式條例文書處理手冊文書流程管理作業規範機關公文傳真作業辦法機關公文電子交換作業辦法

檔案檔案法檔案法規命令及行政規則20餘種國家檔案管理作業手冊機關檔案管理作業手冊

相關法規國家機密保護法暨其施行細則

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多數公務檔案的前身 ─文書

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文書的定義係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。

機關與機關、或機關與人民往來之公文書

機關內部通行之文書

公文以外之文書，而與公務有關者

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文書處理流程

收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞等

文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定

文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行

發文處理：繕打、用印、校對、簽署、編號、登錄、封發、送達

歸檔處理：依檔案法及相關規定辦理

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承辦人應配合事項（一）

─歸檔作業

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不可歸檔之物品

現金、有價證券及其他貴重物品，如黃金、錢

司法訴訟有關物證

流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品，如汽油、藥物

易變質而不適長期保存之物品

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歸檔前之準備事項一.查檢待歸檔案件是否辦畢、填列分類號及保存年限（對

照機關檔案分類及保存年限區分表中之「內容描述」及「案名清單」填列）。

1. 辦畢案件：依文書處理手冊或業務相關規定，完成發文、存查或創簽等辦結程序之案件。

2. 歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，應敘明具體事由簽陳權責長官核准。

3. 有附件者，每１種以１份為限，附件需抽存續辦者，應於本文敘明，並於附件註記文號，俟其辦畢後，依規定辦理附件歸檔。

4. 附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品（如海報），得不辦理歸檔。

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歸檔前之準備事項（續）二、案件需蓋職名章或騎縫章及編寫頁碼。

1. 文稿有二頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處加蓋「職名章」或「騎縫章」。

2. 辦畢案件承辦人員應逐件逐頁編碼。

3. 文件按產生時間先後順序，晚者在上，早者在下，簽稿併陳案件，依序以簽、稿及來文次第編寫。

4. 頁碼之編寫，應以鉛筆於每頁適當位置編寫，文件為雙面書寫或列印者，亦同。

5. 附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。

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承辦單位或文書單位應將辦畢案件於５日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位辦理歸檔。

歸檔清單得採書面或電子方式為之，並應記載下列事項：文(編)號。主旨或事由。承辦單位及人員。媒體類型及數量。附件媒體類型及數量。附件名稱及辦畢日期：附件經簽准抽存續辦者，應記載附

件名稱及其應辦畢日期。

辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由承辦人員填寫展延單簽請機關權責長官核准，並知會檔案管理單位。

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歸檔前之準備事項（續）



歸檔案件之補正(機關檔案點收作業要點)

歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦人員或發文人員補正：

案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。

案件污損、內容錯誤、不清楚或無法讀取者。

案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。

案件未編列文(編)號或文(編)號有誤者。

案件未填註分類號或保存年限者。

案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。

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歸檔案件之補正(機關檔案點收作業要點)

案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。

樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。

案件未能以原件歸檔，或未隨文歸檔，而未經簽奉機關權責長官核准者。

歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時，沒有在媒體外包裝上載明名稱、文（編）號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。

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機密文書國家機密文書

指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關保有或持有之資訊，經依國家機密保護法核定機密等級者

分為絕對機密、極機密、機密

不同等級之機密文書合併處理時，以最高機密等級為機密等級

一般公務機密文書（密）指機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者

注意事項：不同等級之機密文書合併使用或處理時，以

其中之最高等級為機密等級。 17



機密文書之歸檔

機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名(得以代碼或代名表示)、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，封口簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔。

檔管人員點收：

依據封套上所記載的事項進行檢視，不得拆開封套

封套上記載不全者，退回承辦人員補正。

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年度分類號保存年限(請與分類號所屬年限一

致) 收發來文字號(請填本機關收發文

號) 單位名稱(請填承辦單位名稱) 承辦人案由(請摘錄簡單案由) 案卷內文件起迄日期頁碼件數(公文件數) 附件數機密等級(請勾選) 保密期限或解密條件(請確實依本

文核定機密等級及解密條件填寫) 封口處蓋承辦人職名章

機密檔案專用封套填寫說明



機密文書之解降密機密等級變更或解密

業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦理

檔案管理單位定期清查，並得會請業務承辦單位依法辦理

保密期限已屆或解密條件成就，由檔案管理單位會商業務承辦單位依規定辦理

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何謂永久檔案？涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。具有國家或機關重要行政稽憑價值者。具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。具有重要科技價值者。具有重要歷史或社會文化保存價值者。屬重大輿情之特殊個案者。法令規定應永久保存者。其他有關重要事項而具有永久保存價值者。例：本機關中長程施政計畫、年度施政計畫、身分登記、本機關組織法規、員額配置、編制表等

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承辦人應配合事項（二）

─檔案銷毀作業

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檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準、業務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。

機密檔案是否已解密；會計憑證、報告、帳簿與重要備查簿等，是否已依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀。

檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。

檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應於檔案銷毀目錄註記延長年限及理由。

配合審酌檔案銷毀目錄

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配合審酌檔案銷毀目錄(續)

Q：會辦之檔案銷毀目錄內有需續存之檔案應如何辦理？

A：於檔案銷毀目錄上就需續存之檔案，畫線刪除後於畫

線處加蓋職名章，並於備註欄加註延長之保存年限及

理由

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承辦人應配合事項（三）

─機關檔案之借調與應用

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機關檔案之借調－公務機關篇機關內的借調：

填寫調案單（＊書表系統下載）

1.借調之案件為承辦主管業務時，其調案單頇經單位主管核准。

2.借調之案件為非主管業務時，先經單位主管核章後，送會業務承辦單位主管同意，或經機關首長核准。

延長使用時間（借調期限1次為15天），頇提出展期申請，展期次數以3次為限。仍頇使用者，應先

還卷，再重新申請借調。借調人應善盡保管責任，不可遺失、轉借、轉抄、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更檔案內容。

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機關間的借調：

借調機關應備函向業務主管機關提出調案申請

由業務承辦單位依來函簽請機關首長核准後，填妥調案單。

其餘作業方式與機關內借調同

機關檔案之借調－公務機關篇(續)

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機關檔案應用申請之准駁－民眾篇

各機關得拒絕申請之情形：

檔案內容涉及國家機密

檔案內容涉及犯罪資料

檔案內容涉及工商秘密

檔案內容涉及學識技能檢定及資格審查

檔案內容涉及人事及薪資資料

依法令或契約有保密之義務

有侵害公共利益或第三人正當權益之虞

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※檔案應用申請書及其相關規範與收費標準請參閱本院檔案管理專區網頁



機關檔案應用申請之准駁－民眾篇(續)

申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒絕

機關對於申請案件之准駁，應自受理申請書之日起三十日內為准駁，並以書面通知申請人

若不合規定或資料不全，應通知申請人於7日內補正。申請人於7日內未補正，得駁回申請

經檔案主管機關之業務單位核准後，可以閱覽、抄錄或複製檔案，並以案件或案卷為單位

檔案以提供複製品為原則。若有使用原件必要時，應於申請時記載理由

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機關檔案應用申請之准駁－民眾篇(續) ►►檔案應用申請流程介紹

民眾持檔案應用申請書

向檔管單位提出應用申請

申請書(影本)含審核表

送至業務單位審核15日內確認准駁

申請書程序是否完備

是

否

通知申請人7日內補正

退回申請人不同意

同

意

30日內通知申請人應用時間和地點



機關檔案應用申請之准駁－民眾篇(續) 檔案應用申請書檔案應用申請審核表



承辦人應配合事項（四） ─承辦人職務移交或離職之檢視

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職務移交或離職前應辦事項

機密檔案管理人員：應將機密檔案列冊逐項點交機關首長指定之人員或檔

案管理單位主管

調、離職承辦人員：承辦人員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之

檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。

人事單位知會檔案管理單位（如設定檔案管理單位為辦理離職手續流程之一）

收發管理單位應檢查其所辦理公文之歸檔情形：對於辦畢未歸案件應催促歸檔未辦畢案件，應請其單位主管辦理移文作業（指定接辦人員）

檔案管理單位應檢查其調閱檔案之歸檔情形：尚未歸還之檔案應全數歸還屬依法調用或機關借調且歸還期限未到，依相關規定列為職務

移交事項

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結語檔案管理業務順利推展的要素：

首長及各主管的高度支持及

1、檔案管理單位

2、業務承辦單位

3、資訊單位

共同配合 34



錯誤態樣(1) ►►► 平行單位用「送會」或「順會」會辦，如敬會總務室主任

或主計室主任流程請設「送會」或「順會」；只有秘書、副院長、院長用「陳核」。

錯誤態樣(1-1) 設平行單位(如總務主任簽核完送主計主任)

會出現以下錯誤訊息

當總務主任簽核完畢改順會主計主任

方可送件成功

錯誤態樣(1-2) ►►► 平行單位(人事室)設陳核即出現無法送件訊息

錯誤態樣(1-3) ►►► 平行單位(主計室)設陳核即出現無法送件訊息

錯誤態樣(2) ►►► 保存年限15年以上公文限紙本簽核保存年限15年以下公文請盡量以線上簽核辦理



應紙本

簽核

錯誤態樣(3) ►►► 各承辦人員處理公文時請務必確認公文時效勿延宕



錯誤態樣(4) ►►► 簽呈、函稿格式請統一，正確格式如下頁



X O

簽-正確格式

「簽」重點所在

分「主旨」、「說明」、「辦法」

三段

應載明日期及單位



錯誤態樣(5) ►►► 106/1/4首長已判行，106/4/19才送收發單位掛收發文號



錯誤態樣(6) ►►► 紙本簽核案次號為01，線上簽核案次號為02

本案為線上簽核欲歸檔案次號應為02



錯誤態樣(7)



►►► 會辦程序未完備即送歸檔

漏會

錯誤態樣(8) ►►► 公文流程只設會辦單位其後決行單位未設

錯誤態樣(8) ►►► 公文遺失

一、依文書處理作業規範公文承辦人應善盡保管人責任避免公文遺失情況發生。二、外來紙本公文若不慎遺失，應如何處理？承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，請承辦人逕向原發文機關要求補發公文，並將補發紙本公文帶到總收文人員處補辦收文手續，惟補發之公文仍應沿用原收文日期及原收文號。

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~~繁冗的文書程序，需靠您我細心耐心始能完備~~

獻給最用心的旗醫人

- THE END -



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