智慧校园服务指导手册

服务名称 办公自动化系统（OA）使用指南—知识

服务（产品）

名 称 办公自动化系统（OA）使用指南—知识

用 户 群 教师职工学生家长社会人员

故障报修电话 81050915（8915）

服务联系人 王芳芳

联 系 电 话 81050706（8706）

联系人地点 行知楼 235

上 线 时 间 2017 年 10 月 30 日

监 督 电 话 81050779（8779）

信息化建设管理办公室编制

服务（产品）使用手册编制版本信息

序号 文件名称 版本号 编撰人 核稿人 审批人

1 办公自动化

系统（OA）使

用指南—知

识

Version1.0

签名：王芳芳 签名：石丰源 签名：黄伟

日期：

2017.10.25

日期：

2017.10.27

日期：

2017.10.28

签名： 签名： 签名：

日期： 日期： 日期：

签名： 签名： 签名：

日期： 日期： 日期：

目录

1 新建文档 .................................................................................................................................................... 1

1.1 概述 ................................................................................................................................................ 1

1.2 文档存放目录................................................................................................................................. 1

1.3 个人知识树管理............................................................................................................................. 2

1.4 新建文档页面说明 ......................................................................................................................... 4

1.4.1 概述 .................................................................................................................................... 4

1.4.2 关于文档类型 ..................................................................................................................... 4

1.4.3 文档共享............................................................................................................................. 7

2 我的文档 .................................................................................................................................................... 8

2.1 概述 ................................................................................................................................................ 8

2.2 我的文档页面................................................................................................................................. 9

3 文档目录 ...................................................................................................................................................11

3.1 概述 ...............................................................................................................................................11

3.2 文档目录显示页面 ........................................................................................................................11

4 虚拟目录 .................................................................................................................................................. 14

4.1 概述 .............................................................................................................................................. 14

4.2 虚拟目录操作............................................................................................................................... 14

5 最新文档 .................................................................................................................................................. 15

5.1 概述 .............................................................................................................................................. 15

5.2 页面说明 ...................................................................................................................................... 16

5.3 阅读文档 ...................................................................................................................................... 17

6 知识排名 .................................................................................................................................................. 17

6.1 概述 .............................................................................................................................................. 17

6.2 知识排名页面............................................................................................................................... 17

7 批量共享 .................................................................................................................................................. 18

7.1 概述 .............................................................................................................................................. 18

7.2 批量共享操作............................................................................................................................... 18

8 查询文档 .................................................................................................................................................. 20

8.1 概述 .............................................................................................................................................. 20

8.2 查询页面 ...................................................................................................................................... 20

9 移动复制 .................................................................................................................................................. 21

9.1 概述 .............................................................................................................................................. 21

9.2 移动复制操作............................................................................................................................... 21

10 文档订阅 ................................................................................................................................................ 22

10.1 概述 ............................................................................................................................................ 22

10.2 文档订阅操作............................................................................................................................. 22

11 文档监控 ................................................................................................................................................ 23

11.1 概述 ............................................................................................................................................ 23

11.2 文档监控页面............................................................................................................................. 23

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1 新建文档

1.1 概述

在系统中创建文档通常有 3种方式，在后端通过批量上传菜单上传文档，在工作

流等其它模块中用附件上传字段上传文档，当然最常用、样式最多样的还是在【新建

文档】中创建文档。

1.2 文档存放目录

1、点击【新建文档】按钮后，显示如图 1所示：

图 1 新建文档目录选择界面

• 展示的是文档目录，右侧以文件夹的形式展示文档目录；

• 双击目录可以进入下级目录页面

• 如果用户对目录有新建文档的权限，那么目录上会出现 收藏按钮，点击后可

以将目录添加到收藏列表中，如果已经收藏的目录是没有 按钮的；

• 如果用户对目录有新建文档的权限，如图 2所示，在目录前面会出现新建文档

的按钮，点击后可以创建文档。

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图 2 新建文档界面的新建文档按钮

1.3 个人知识树管理

1、左侧的目录树默认展示的是所有目录结构，点击上方的【全部目录】下拉菜

单，如图 3所示，可以根据【我的收藏】和【常用目录】来查找需要创建文档的目

录。

图 3 新建文档界面左侧的目录树

2、在目录的右侧有 按钮，点击后可以将目录收藏起来，如图 4所示，收藏后

的目录我们就可以到【我的收藏】维度中进行查看了，在收藏过程中需要注意两点

• 已经收藏过的目录是没有 按钮的，所以不能重复收藏；

• 收藏了下级目录后，上级目录同时被收藏了，

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图 4 收藏目录按钮

3、将目录维度切换到【我的收藏】后显示如图 5所示，

图 5 我的收藏界面

• 展示的是我们收藏的目录及其上级目录，可以编辑目录以黑色字体显示，可点

击，不可创建文档的目录以灰色字体显示，无法点击；

• 右侧默认显示的是收藏的目录，将鼠标移动到目录上会显示出 按钮，点击后

可以取消这个目录的收藏；

• 点击目录后的 删除按钮，可以将选中的目录移除【我的收藏】列表中;

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• 如果移除目录是同层级最后一个目录且上级目录没有单独收藏的话，上级目录

会同时移除。

4、将目录维度切换到【常用目录】后显示如图 6所示，这里根据点击目录的频率

列出常用的目录，在列出高频率目录的同时会将此目录的上级目录一起列出。

图 6 常用目录界面

1.4 新建文档页面说明

1.4.1 概述

点击目录后我们进入新建文档页面，可以了解到我们可以创建哪些文档类型、书

写文档内容，创建好的文档设置共享、上传附件等操作。

1.4.2 关于文档类型

1、我们在 E-cology 系统中可以直接创建的文档样式有 4种，

• Html文档：最常用的文档格式，以 Html 编辑器为编辑工具，直接编辑文字；

• Word文档：创建的文档就是 Word格式的，大家最为熟悉，而且可以直接将本地

的文档内容引入进来，快速方便不会走样；

• Excel文档：创建的文档就是 Excel格式的，也是大家较为熟悉的一种文档格

式；

• WPS文档：创建的文档就是 WPS格式的，必需在电脑上安装 WPS 才可以使用。

创建文档的默认格式是 Html格式文档，在新建文档页面的菜单中可以选择切换

到其它三种格式，如图 7所示，如果切换了的话那么在 Html文本框中编辑的内容就没

有了，这点需要注意。

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图 7 切换创建文档的格式

2、如果我们要创建的文档内容不是以上四种格式的怎么办呢？在创建 Html文档

的时候我们还提供了一个附件上传的功能，如图 8所示，我们可以在这里上传任意一

种格式的文件，如图片文件，压缩文件，pdf 文件等等，当然也可以上传 Word文档、

Excel文档等。

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图 8 创建 Html 文档的附件上传功能展示

3、对于图片来说，我们除了在附件中上传之外，我们还可以将它直接上传到 Html

文档中去，这样用户打开文档就能在文档中查看图片，而不用从附件列表打开查看，

如图 9所示，点击图片上传按钮，选择需要上传的图片后点击确认之后图片就上传到

Html文档中了。

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图 9 在 Html 文档中上传图片

1.4.3 文档共享

1、概述

文档上传到服务器上除了保存这个用途之外，更重要的是要让其他用户看的，是

用来分享的，这也是 E-cology的核心价值之一。

2、默认共享与非默认共享

在添加文档共享之前先了解一个概念，默认共享和非默认共享，默认共享是指你

存放到服务器上的某个目录之后，文档一定会共享的对象，这个对象是在后台设置

的，不由当前操作者所控制，所以我们所添加的都是非默认共享。

3、共享操作

通常在文档提交的时候会弹出文档共享设置页面，如果没有我们也可以点击文档

右键中的共享按钮进行共享

图 10是文档共享的操作页面

• 首先我们看到已经有很多共享了，那些就是默认共享，可以设置是否能删除；

• 共享类型中的选择决定了你的文档要给谁看，可以共享给人，按组织结构共

享，甚至可以共享给客户；

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• 权限项决定了你的文档别人有什么权限，权限可以分为查看、编辑、完全控

制，通常是查看权限，如果需要别人协助你一起编辑的话，你就要选择编辑权限，最

高的是完全控制权限，那就可以删除你的文档了，慎用。

• 在查看权限中会多一个“可下载”按钮，选中了之后，被共享的对象才能下载

文档关联的附件。

图 10 文档共享的操作页面

2 我的文档

2.1 概述

创建了很多文档，当需要查看所有我的文档，那么就可以在我的文档中进行查

看，这里需要说明一个概念，文档创建后有两个属性，一个叫创建者，一个叫所有

者，虽然大多数情况下两者是同一个人，但是也存在不是同一个人的情况，如图 11所

示，我们在创建文档的时候可以换一个人作为此文档的所有者。

而我的文档中准确的说应该展示的是所有者是当前登录用户的文档。

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图 11 更改文档的所有者

2.2 我的文档页面

我的文档页面如图 12所示，可以对编辑、删除、共享等操作。

图 12 我的文档界面

• 点击【编辑】按钮可以修改这篇文档；

• 点击【删除】按钮可以删除这篇文档，这里的删除是物理删除，文档中所属的

附件都会从服务器硬盘中彻底删除，慎用；如果文档属于【归档】状态，在这里是看

不到【删除】按钮的；

• 点击【共享】是将文档共享给其他用户，所以用户在创建文档的时候没有设置

共享也不用担心，在这里是可以找到文档后添加共享，点击后显示如图 13所示；

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图 13 文件共享界面

• 点击【日志】可以查看当前文档的阅读及编辑记录，如图 14。

图 14 文档日志界面

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3 文档目录

3.1 概述

平常我们要查看别人的文档，通过文档目录查看是比较常用的方式，因为文档目

录在建立的时候就已经考虑了一定的规则，文档内容相似或用途相似的文档会存放到

一个目录中，所以我们找查找文档的时候很多都是通过功能点或用途来找，这个时候

文档目录就起到了明细的作用。

3.2 文档目录显示页面

点击文档目录菜单后显示如图 15所示，左侧是目录结构树，右侧是文档列表。

图 15 文档目录显示界面

1、两种维度的结构树

查看文档的时候我们除了按知识目录结构树查看之外，还可以按组织结构的方式

来查看文档，如图 16所示，点击上方的结构按钮可以进行切换。

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图 16 切换文档目录的查看方式

2、知识目录结构树上的数字

在图 15中显示的目录树上有很多的数字，黑色的数字表示该目录下有多少文档是

你可以查看的，红色的数字表示该目录下有多少篇文档是你没有看过的，那么用户在

看到这个知识树的就会有意识的去关注一些没有看过的文档。

3、文档列表

我可以查看的文档在右侧的文档列表中，点击文档名称就可以查看文档的详细内

容。

4、图标

每个文档前面都有一个图标，如 、 ，这代表了你所查看的文档是以什么格式

创建的，注意这里是指文档本身的格式，文档附件的格式不会在这里显示。

5、搜索功能

如果一个目录下的文档很多，那么我们还可以使用文档列表上方的搜索功能进一

步通过关键字来搜索文档，搜索功能从简单到复杂分为了 3级：

• 最简单的就是快速搜索，如图 17所示，直接在输入框中输入关键字，就会根据

此关键字搜索文档标题，将符合条件的文档列出来

• 其次是高级搜索，点击搜索框右侧的【高级搜索】按钮之后显示如图 18所示，

增加了几个常用的搜索条件，如文档的创建人、创建日期等；

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• 如果以上搜索条件还是无法满足，可以点击【其他条件】展开其他的搜索条

件，提供了更多的搜索文档条件，如图 19所示

图 17 文档的快速搜索功能

图 18 文档的高级搜索功能

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图 19 文档的其他条件搜索功能

4 虚拟目录

4.1 概述

除了正常的文档目录之外，系统中还有一个虚拟目录的功能，此功能是提供给客

户对文档进行另外一种维度来查看文档，比如与客户有关的文档有很多，存放在不同

的目录下，那么我就可以在虚拟目录中设置一个以客户名称为目录的虚拟目录，这样

我要查找与这个客户有关的文档的时候，只要到这个虚拟目录中查找就可以了。

4.2 虚拟目录操作

1、虚拟目录并非任何人都可以创建的，有【虚拟目录维护权限】的用户才可进行

创建，如图 20所示，

• 我们在虚拟目录这里只能查看文档，不能直接在虚拟目录中添加文档。

• 拥有虚拟目录管理权限的用户会出现【复制】、【移动】按钮，可以将当前虚

拟目录的文档复制或移动到另一个虚拟目录中，当然前提是你有多个虚拟目录的管理

权限才能操作，否则这两个按钮也是无用的。

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图 20 虚拟目录界面

2、对于虚拟目录管理员，在文档目录方式查看文档或者搜索文档结果页面，都会

多出导入虚拟目录的菜单，如图 21所示，我们可以将所选择的文档导入到虚拟目录

中，在导入的过程中，你只能导入到你有权限管理的虚拟目录中，没有权限管理的虚

拟目录是不能导入的，另外导入的时候可以将一篇文档同时导入到多个虚拟目录中。

图 21 虚拟目录中导入文档功能展示

5 最新文档

5.1 概述

系统中每天都会有新的文档存放进去，如果在组织结构中查看还是觉得不方便，

那么我们就可以在最新文档这个菜单中查看所有未阅的文档了。

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5.2 页面说明

1、点击【最新文档】菜单后显示如图 22所示，以列的方式展示未读文档，需要

注意上面的时间轴，默认为今天，所以看到是空的不要奇怪为啥知识目录中有红色数

字，这里却看不到文档， 这是因为在时间轴的限定下默认展示了今天新建的未读文

档，点击全部之后就可以看到你所有未读的文档了，除了以上两种之外我们还有本

周、本月、本季、本年四种时间条件供选择。

图 22 最新文档界面

2.如果未读的文档有很多，那么我们如何有选择得来查看未读文档呢？点击图 22

中所示的折叠按钮后显示如图 23所示，展开的目录结构树，这里不是完整的树，只是

将你有未读文档的目录列出，未读文档的数量也标出了。

图 23 最新文档的目录结构树

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5.3 阅读文档

点击文档标题后会打开文档，这个时候系统会认为你已经读过此文档了，就不会

再在最新文档中显示，但是有些文档你仅仅看了标题，就知道是否是你关注的文档，

对于不关注的文档，你可以选中文档后点击图 22中所示的【标记为已读】，那么选中

的文档也就不会在最新文档中显示了，也作为已读文档处理。

6 知识排名

6.1 概述

知识排名是从回复数量、被阅数量、下载数量、评分总数四个方面来对系统中的

文档进行一个统计，通过这里可以大概了解一下系统中用户人气最高的文档有哪些，

哪些文档是最受欢迎的。

6.2 知识排名页面

点击【知识排名】菜单后显示如图 24所示，需要说明的是，这个排名每个人看到

的不一样，这是因为这里只显示你能看到的文档排名，你不能查看的文档不在此统

计。

图 24 知识排名界面

• 回复排名：根据文档又多少回复数进行排名，回复最多的文档排在前面；

• 阅读排名：根据文档的被阅读次数进行排名，被阅读次数最多的文档排在前

面；

• 下载排名：根据文档附件的下载次数进行排名，如果一篇文档有 4个附件，全

部下载后此文档的下载次数就记录为 4次，所以下载排名是根据文档来进行统计的，

而不是具体的附件；

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• 评分排名：根据文档的打分情况进行排名，平均分数越高的文档排在最前面。

7 批量共享

7.1 概述

每篇文档都可以单独设置共享，当有新的员工入职、人事或组织机构发生了变

动，需要查看一批原来无法查的文档，就需要用到这里的批量共享功能了。

7.2 批量共享操作

1、点击【批量共享】按钮之后，显示如图 25所示，展示的不是文档列表，而是

搜索条件，也就是说必须先将你需要共享的文档通过搜索条件找出来，然后再添加共

享。

图 25 文档批量共享界面

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2、在搜索结果中找到需要共享的文档并选中，再点击【下一步】按钮，如图 26

所示:

图 26 文档批量共享的文档选择界面

3、在知识共享页面，添加共享对象和共享级别就好了，需要注意的是，选好共享

对象和共享级别后必须点击 这个添加按钮，显示在下方的列表中再保存，否则等于

没有添加共享，如图 27所示。

图 27 文档批量共享的对象和级别选择界面

4、最后一定要点击右上角的【共享】按钮，才算完成批量共享的操作。

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8 查询文档

8.1 概述

这是为了让用户更精确查找系统中文档提供的功能，而且最重要的是，文档目录

如果开放了订阅功能的话，你可以通过查询条件找到你没有权限查看的文档，当然只

是在查询结果中展示文档标题，不能查看详细内容，然后通过订阅功能申请查看这些

文档。

8.2 查询页面

1、点击【查询文档】后显示如图 28所示，在搜索条件中输入关键字就可以查找

文档了；

图 28 查询文档界面

2、需要说明的是主题这个查询条件字段，主题就是文档标题，除了支持模糊查询

外还支持组合查询，遵循以下规则

• 查询条件为“上海泛微”，那么搜索的文档标题中必需包含上海泛微的文档才

会被列出；

• 查询条件为“上海 泛微”，两个词组中间有空格，那么搜索文档标题中只要包

含“上海”或者“泛微”的文档都会被列出；

• 查询条件为“上海+泛微”，两个词组中间通过加号连接，那么搜索文档标题中

必需同时包含“上海”、“泛微”的文档才会列出，当然这两个词组不一定要连接在

一起；

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• 为了避免歧义再说明一下所列出的文档都是查询者可以查看的文档及允许订阅

的文档，不能查看且无法订阅的文档即使符合查询条件也不会列出。

9 移动复制

9.1 概述

从功能上来说就是将文档从一个目录移动或复制到另一个目录中去，这个功能不

是任何用户可以操作的，必须是拥有目录移动（复制）权限或文档管理员才可以操

作。

9.2 移动复制操作

1、点击复制移动操作按钮后显示如图 29所示，首先要看清楚是复制操作还是移

动操作，两个是不同的页面，虽然操作是完全一样的，只是操作后的结果不同

图 29 文档的移动复制界面

2、选择源目录和目标目录后，如果目录有自定义字段的话，必须做好关联工作，

否则在复制移动的过程中可能会丢失一些自定义字段值的信息；

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3、点击下一步之后显示如图 30所示，选择好要复制/移动的文档，点击菜单中的【复

制】或【移动】，此操作就完成了。

图 30 移动复制的文档选择界面

4、需要说明的是复制移动到新目录中的文档默认不会改变共享范围，如果点击图

30菜单中的【复制并重置默认共享】或【移动并重置默认共享】后，会按新的目录给

文档设置默认共享，删除原有的默认共享，但是对非默认共享范围不受影响。

10 文档订阅

10.1 概述

系统中的文档是需要共享之后才能看的，那么必定有一部分文档是没有查看权限

的，这个时候我怎么才能知道系统中是否有我需要的文档呢，尤其是经验类的，我们

就需要在目录中开启一个订阅功能了。

开启订阅功能之后，用户在搜索文档标题的时候，即使没有查看权限的文档也可以被

搜索到，搜索到之后查询的用户觉得对自己有用，可以通过订阅功能向文档的所有者

申请查看，所有者审批之后订阅人就可以查看文档了，审批的人随时可以取消这个订

阅权限，取消后，申请人又不能查看了。整个步骤有些类似图书馆借书。

10.2 文档订阅操作

文档订阅有两个角色存在，一个是订阅的人，一个是文档所有者，在 E-cology中

每个人都是作者，同时每个人都是读者，所以在订阅管理中两种角色都可能存在，如

图 31所示。

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图 31 文档订阅界面

1、订阅历史是你做为读者向别人申请订阅的记录，可订阅的文档只能从查询文档

中展现，所以申请订阅的操作在那里执行，这里只展示订阅的历史记录

2、订阅批准和订阅收回是你做为作者审批别人订阅申请的记录，订阅批准是审批

别人的订阅申请，只有你在这里批准了别人才能看，订阅收回是你将已经批准的订阅

收回，收回后订阅人就不能查看这篇文档了。如果要长期向他分享文档，还是通过共

享的方式比较好。

11 文档监控

11.1 概述

系统中存放的文档，随着时间的推移，很多文档已经失效或无用了，那么需要清

理这些文档，就需要拥有文档维护权限的文档管理员在文档监控中进行清理。

文档在系统中有不同的状态，通过文档监控也可以调整文档的状态。

11.2 文档监控页面

1、点击文档监控菜单后显示如图 32所示，直接列出了 8个可以在监控页面操作

的动作，根据不同的动作列出可操作对象。

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图 32 文档监控界面

• 发布：监控类型为发布的时候，你只能搜索到“待发布”状态的文档，搜索出

来的文档可以选择【发布】操作；

• 归档：监控类型为归档的时候，你只能搜索到“生效/正常”状态的文档，搜索

出来的文档可以选择【归档】操作；

• 失效：监控类型为失效的时候，你只能搜索到“生效/正常”状态的文档，搜索

出来的文档可以选择【失效】操作；

• 作废：监控类型为作废的时候，你可以搜索到“生效/正常”、“归档”、“失

效”三种状态的文档，搜索出来的文档可以选择【作废】操作；

• 重新打开归档：监控类型为重新打开归档的时候，你只能搜索到“归档”状态

的文档，搜索出来的文档可以选择【打开归档】操作，操作后文档变为“生效/正常”

状态；

• 重新打开作废：监控类型为重新打开作废的时候，你只能搜索到“作废”状态

的文档，搜索出来的文档可以选择【重新打开作废】操作，操作后文档变为“生效/正

常”状态；；

• 删除：监控类型为删除的时候，你可以搜索到所有状态的文档，搜索出来的文

档可以选择【删除】操作；

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• 强制签入：监控类型为强制签入的时候，你可以搜索到“签出”状态的文档，

搜索出来的文档可以选择【签入】操作，签入后的文档其他拥有文档编辑权限的用户

才能对文档进行编辑，否则只有文档的签出人才能进行编辑。

2、选中文档后显示如图 33所示，在监控类型上增加了【执行】和【取消】的按

钮，点击执行就会将选中文档执行所选监控类型，比如选择的是删除类型，点击【执

行】后就会删除选中的文档，选择的是发布类型，点击【执行】后就会发布所选中的

文档，点击【取消】按钮就是不操作，已选中的文档也会清空。

图 33 文档的监控类型选择

3、点击右上角的高级按钮，可以如图 34所示，展开搜索条件，可以根据搜索条

件搜索文档，但是需要注意这里的搜索结果也是结合下面的所选监控类型来的，只显

示当前类型可操作的文档。

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图 34 文档监控的高级搜索界面