เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ (Office Automation Technology)

Chapter 3 แนวคิด อุปกรณสํานักงาน ก็คืออุปกรณทุกชนิดที่ใชภายในสํานักงาน ต้ังแต ดินสอ ปากกา ไปจนถึง เครื่องคอมพิวเตอร

ดังน้ันกอนที่จะเลือกซื้อเครื่องใชสํานักงานควรที่จะเลือกเครื่องใชสํานักงานที่มีความเหมาะสม และจําเปนตอการใชงาน

วัตถปุระสงค 1 เพื่อใหเขาใจถึงหลักเกณฑในการ

เลือกซื้อเครื่องใชสํานักงาน 2 เพื่อใหรูจักถึงชนิดของอุปกรณ

สํานักงาน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

56

1 หลักเกณฑในการเลือกใชอุปกรณสํานักงาน

อุปกรณสํานักงาน คืออุปกรณทุกชนิดที่ถูกใชภายในสํานักงานเชน ดินสอ ปากกา โทรศัพท เครื่องถายเอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร เปนตน ดังน้ันกอนที่จะใชงานเครื่องใชสํานักงานควรที่จะเลือกเครือ่งใชสํานักงานที่มีความเหมาะสม และจําเปนตอการใชงาน ดังหลักเกณฑตอไปน้ี

1.1 กําหนดวัตถปุระสงคในการใชอุปกรณสํานักงาน

การกําหนดวัตถุประสงค เปรียบเสมือนจุดเริ่มตนในการเลอืกเครื่องใชสาํนักงาน เน่ืองจากในการตัดสินใจซื้ออุปกรณ จําเปนตองรูถึงวตัถุประสงคในการใชเครื่องใชสํานักงานใหดีเสียกอน เชนตองการใชอุปกรณสํานักงานในการติดตอสื่อสารภายในองคกร หรือติดตอสื่อสารระหวางองคกร ตองการใชในการพิมพเอกสารรายงาน เปนตน และควรมองไปถงึความจําเปนตอการใชเครือ่งใชสํานักงานอีกดวย

รูปภาพ วัตถปุระสงคของการใชอุปกรณสํานักงาน

คือการติดตอสื่อสารระหวางองคกร

บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 57

1.2 พิจารณาอุปกรณสํานักงานที่เหมาะสม หลังจากที่กําหนดวัตถุประสงคในการใชเครื่องใชสํานักงาน เชน ตองการใชในการ

ติดตอสื่อสารภายนอกองคกร เปนตน จากนั้นก็เลือกอุปกรณที่เหมาะสม เชน เลือกที่จะใชโทรศัพท จากนั้นจึงพิจารณาถึงความแตกตางของโทรศัพทในแตละรุน เชน ราคา ฟงกชันการใชงาน ประสิทธิภาพการทํางาน และพิจารณาวาตรงตามวัตถุประสงคในการนําไปใชงาน หรือไม

รูปภาพ พิจารณาถึงความแตกตางของโทรศัพทในแตละรุน

1.3 พิจารณาถึงผลตอบแทนที่จะไดรับจากการใชอุปกรณสํานักงาน

เม่ือเลือกอุปกรณสํานักงานที่เหมาะสมไดแลว ขึ้นตอนตอไปก็คือการเปรียบเทยีบถึงคาใชจาย และตนทุน ตอประโยชนที่จะไดรับตลอดการใชงานของอุปกรณสํานักงานนั้น

รูปภาพ วัสดุ และอุปกรณสาํนักงาน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

58

2 ชนิดของอุปกรณสํานักงาน

ชนิดของอุปกรณสํานักงานมีอยูมากมายหลายประเภท ดังน้ันจึงยกตัวอยางของอุปกรณสํานักงานที่มีความสําคัญ ดังตอไปน้ี 2.1 เครื่องคอมพวิเตอร (Computer)

ในยุคปจจุบันแทบจะไมมีคนที่ไมรูจักเครือ่งคอมพิวเตอร เน่ืองจากเครื่องคอมพิวเตอรกลายมาเปนสวนหนึ่งในชวีติ แทบจะเรยีกไดวาเปนปจจัยที่ 5 ก็วาได เครื่องคอมพิวเตอรสามารถทํางานไดในหลายรปูแบบ เชน ใชในการพมิพงาน ใชในการติดตอสือ่สาร ใชในการนําเสนอผลงาน เปนตน

รูปภาพ เครื่องคอมพิวเตอร แบบตั้งโตะ

สวนประกอบของคอมพิวเตอรประกอบดวยสวนตาง ๆ มากมายเชน หนาจอ เมาส

คียบอรด ลําโพง ซีพียู เมนบอรด ซ่ึงทุกสวนเปนองคประกอบที่สําคัญทีท่ําใหคอมพิวเตอรสามารถทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ

รูปภาพ จอภาพแบบตั้งโตะ

บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 59

รูปภาพ จอภาพแบบ LCD

จอภาพ หรือที่เรียกทบัศัพทวา มอนิเตอร (Monitor) เปนสวนทีใ่ชในการแสดงผลขอมูล

ที่ผานการประมวลผลจากหนวยประมวลผลกลาง ทําใหสามารถนําขอมูลน้ันไปใชประโยชนได

รูปภาพ หนวยประมวลผลกลาง

ซีพียู (Central Processing Unit: CPU) หรือหนวยประมวลผลกลาง เปนตวัทีบ่งบอก

ถึงความเรว็ของเครื่องคอมพิวเตอร ซ่ึงที่นิยมใชกันอยางแพรหลายในปจจุบันมีอยูสองชนิด คือของคาย Intel และ AMD ซ่ึงสามารถเลือกรุน และความเร็ว ไดตามลักษณะในการใชงาน

ลําโพงเปนอุปกรณแสดงผล ซ่ึงแสดงในรูปของแบบของเสียง

สํานักงานอัตโนมัต ิ

60

รูปภาพ Speaker หรือลําโพง

2.2 เครื่องพิมพ (Printer)

เครื่องพิมพเปนสวนที่ใชในการแสดงผล ซ่ึงแบงออกเปน 4 ประเภทหลัก คือ 1. เครื่องพิมพแบบหัวเข็ม (Dot Matrix) 2. เครื่องพิมพแบบพนหมึก (Inkjet) 3. เครื่องพิมพเลเซอร (Laser) 4. เครื่องพิมพพล็อตเตอร (Plotter)

รูปภาพ เครื่องพิมพแบบ dot matrix หรือแบบหัวเข็ม

บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 61

รูปภาพ เครื่องพิมพแบบ Inkjet หรือแบบพนหมึก

รูปภาพ เครื่องพิมพแบบเลเซอร

รูปภาพ เครื่องพิมพพล็อตเตอร

สํานักงานอัตโนมัต ิ

62

2.3 เครื่องสแกนเนอร (Scanner) เครื่องสแกนเนอรเปนอุปกรณจับภาพ และเปลีย่นภาพจากรูปแบบอนาลอก ใหเปน

ดิจิตอล เครื่องสแกนเนอรในปจจุบันไดแทรกระบบ OCR (Optical Character Recognition) เขาไปดวย ทําใหมีความสะดวกในการแปลงเอกสารใหอยูในรูปแบบพรอมใชในโปรแกรมประเภทประมวลผลคาํ

รูปภาพ เครื่องสแกนเนอร

2.4 เครื่องสํารองไฟฟา (Uninterrupted Power Supply: UPS)

เครื่องสํารองไฟฟาเปนอุปกรณที่ใชเพ่ือปองกันเครื่องคอมพิวเตอร หรืออุปกรณไฟฟาชนิดอ่ืน ๆ จากกระแสไฟฟาตก กระแสไฟกระชาก และยังชวยสํารองไฟฟาในกรณีที่ไฟฟาดับ ซ่ึงระยะเวลาในการใชงานขึน้อยูกับแบตเตอรร่ีที่อยูภายในเครื่อง UPS น่ันเอง

รูปภาพ เครื่องสํารองไฟฟา

บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 63

2.5 เครื่องโทรศพัท (Telephone) โทรศัพทเปนเคร่ืองมือทางโทรคมนาคม ที่ใชในการติดตอสื่อสารระหวางบุคลากรทั้ง

ภายใน และภายนอกองคกร โดยในปจจุบันน้ีมีทั้งระบบที่มีสาย และไรสาย และยังสามารถโทรผานระบบเครอืขายคอมพิวเตอรที่เรียกวา Voice over IP (VoIP) ทําใหชวยประหยัดคาใชจายได

รูปภาพ เครื่องโทรศัพท

2.6 เครื่องโทรสาร (Facsimile หรือ Fax)

เครื่องโทรสาร หรือที่เรียกกันวา แฟกซ เปนเครื่องมือที่ใชในการสื่อสารที่ชวยใหสามารถรับและสงเอกสาร ที่อยูในรูปแบบขอความ รูปภาพ ผานทางสายโทรศัพท

รูปภาพ เครื่องโทรสาร

2.7 เครื่องพิมพดีดอิเล็กทรอนิกส (Electronic Typewriter)

เครื่องพิมพดีดอิเล็กทรอนิกส หรือเครื่องพิมพดีดไฟฟา เปนเครื่องที่ไดปรับปรงุมาจากเครื่องพิมพดีดธรรมดา โดยเครื่องพิมพดีดไฟฟาหนึ่งเครื่องสามารถพิมพไดทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ทําใหสะดวกตอการใชงานมากยิ่งขึ้น

สํานักงานอัตโนมัต ิ

64

รูปภาพ เครื่องพิมพดีดอิเล็กทรอนิกส

2.8 เครื่องถายเอกสาร (Copy Printer)

เครื่องถายเอกสาร ก็คือเครื่องที่ทําหนาที่คัดลอกเอกสาร ซ่ึงบางรุนสามารถคัดลอกเอกสารไดทั้งภาพสี และขาวดํา โดยที่มีทั้งแบบดิจิตอล และแบบอนาล็อก

รูปภาพ เครื่องถายเอกสาร

2.9 เครื่องฉายภาพขามศีรษะ (Projector)

เครื่องฉายภาพขามศีรษะ หรือที่เรียกกันวา โปรเจคเตอร เปนอุปกรณที่ใชตอพวงกับคอมพิวเตอร เหมาะสําหรับการประชมุเน่ืองจากเปนอุปกรณที่ขยายภาพจากคอมพิวเตอรใหใหญขึ้น ทําใหมองเห็นภาพไดจากมุมไกล และมองไดชัดเจนขึ้น

บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 65

รูปภาพ เครื่องฉายภาพขามศีรษะ

2.10 กระดานถายเอกสาร (Electronic Copyboard)

กระดานถายเอกสารเปนเทคโนโลยีใหมทีช่วยอํานวยความสะดวกในกรณีที่ตองเขยีนขอมูล ตาง ๆ ลงบนกระดาน ซ่ึงกระดานถายเอกสารนี้จะทําหนาที่เหมือนเครื่องสแกนเนอรที่ทาํหนาที่คัดลอกขอมูลตาง ๆ ทั้งตัวอักษร และรูปภาพทีเ่ขียนอยูบนกระดาน โดยสามารถสั่งพิมพไดในทันที โดยที่บางรุนสามารถบันทึกขอมูลลงสื่อ เชนแฮนดี้ไดรฟ (Handy Drive) เปนตน

รูปภาพ กระดานถายเอกสาร

สํานักงานอัตโนมัต ิ

66

รูปภาพ กระดานถายเอกสาร แบบที่สามารถบันทึกขอมูลได

2.11 เครื่องบันทึกเวลา (Time Stamp)

เครื่องบันทึกเวลา หรือเรียกวา เครื่องตอกบัตร เปนสิ่งที่อํานวยความสะดวกในการบันทึกเวลาในการเขาออกจากการทํางาน ในปจจุบันน้ีมีเทคโนโลยหีลาย ๆ อยางเขามาชวย เชน การใชสมารตการด (Smart Card), การใชลายนิว้มือ เปนตน

รูปภาพ เครื่องบันทึกเวลาในรูปแบบตาง ๆ

บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 67

1 อุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ หมายถึงอะไร 2 หลักเกณฑในการพิจารณาเลือกใชอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ ควรพิจารณาจากเหตุผล

ใดบาง 3 อุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ ที่ผูอานรูจักไดแกอะไรบาง และอุปกรณแตละชนิดมีประโยชน

อยางไร 4 เครื่องพิมพ (Printer) มีกี่ประเภท แตละประเภทเหมาะแกงานใชงานในลักษณะใด 5 เครื่องสแกนเนอร (Scanner) สามารถใชประโยชนในดานใดไดบาง

แบบฝกหัดทายบทที่ 3