Kennismaken en aan de slag met Microsoft Office 365 Voor u, van Mixit (een samenwerking van de Tam Tam Groep en Agile Software)

Microsoft Office 365

Hoe pas je de online versies van Exchange, SharePoint en Lync succesvol toe in je organisatie. Hoe integreer ik het Office 365 platform in mijn bestaande IT-infrastructuur? Binnen enkele dagen geeft Mixit u het antwoord en kunt u het zelf ervaren.

En dankzij de Planning Services in uw Enterprise Agreement, zijn de kosten voor onze rekening.

De voordelen voor u op een rij:

ü  U haalt meer uit uw investering in Software Assurance (SA).

ü  U ontvangt hoogwaardige dienstverlening van Mixit, afgestemd op uw situatie

en betaald door Microsoft (afhankelijk van het aantal voucher dat u heeft).

ü  U ervaart hoe de online versie van SharePoint, Lync, Exchange of Office Web

Apps het beste uw werkprocessen kan ondersteunen.

ü  U kiest zelf een scenario dat aansluit bij uw wensen.

ü  U ontvangt een op maat gemaakt rapport voor de inzet van SharePoint, Lync of

Exchange in uw organisatie!

“Onze klanten kunnen met de hulp van Mixit uitstekend bepalen of en hoe ze Office 365 willen inzetten en een roadmap ontwikkelen voor een gedegen en gecontroleerde inzet van Office 365 in hun organisatie." Maarten van Montfoort, Managing Partner, Agile Software

Office 365 gratis proberen met Planning Services vouchers!

Microsoft Office 365 biedt organisaties de kracht van de nieuwste generatie

Microsoft oplossingen voor communicatie en samenwerking, te weten: Exchange

Online, SharePoint Online en Lync Online samen met de vertrouwde Office Suite

(desktop én online). Office 365 biedt de diensten aan in de ‘cloud’ en we spreken

dan van ‘Software as a Service’, maar wat betekent dit nu eigenlijk precies?

Software as a Service is het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van

software en data, ongeveer zoals je stroom uit het elektriciteitsnet ontvangt. Uw

organisatie hoeft op deze manier geen hard- en software meer aan te schaffen, is

niet verantwoordelijk voor het onderhoud ervan en beschikt feitelijk over een in

omvang en mogelijkheden schaalbare, virtuele infrastructuur.

Wat kan Mixit betekenen voor u?

Bij uw Microsoft overeenkomst heeft u onder de noemer Planning Services een

aantal vouchers beschikbaar die u kosteloos kunt inwisselen.

De waarde per voucher is ca. € 1.000. Dit voordeel laat u op dit moment onbenut

en Agile Software en Mixit willen u graag helpen om het te gelde te maken!

We bieden u, afhankelijk van het aantal beschikbare vouchers, een plan van

aanpak of zelfs een pilot voor een succesvolle inzet van Office 365 in uw

organisatie. Hiermee kunt u zelf vaststellen welke toegevoegde waarde Office 365

biedt en kunt u gefundeerd een beslissing nemen over de vervolgstappen. En

Microsoft sponsort dat, waardoor het u niets kost! U hoeft er uitsluitend wat tijd

voor vrij te maken.

De functionele Mogelijkheden

Wat kunnen we voor u doen? De kennismaking met de functionaliteit van Office 365 kan in één, drie of zes dagen.

Checkt u het even met uw planning?

Strategische Sessie (1 dag)

Ontwerpsessie (2 dagen)

Na de strategische sessie kiezen we samen

één specifiek vraagstuk (zie ter inspiratie de

voorbeelden op de volgende pagina’s) en

specificeren de wensen en eisen hiervoor

verder. Vervolgens werkt Mixit dit uit tot een

Programma van Eisen met zowel een

conceptueel als architecturaal overzicht van de

oplossing met SharePoint, Exchange, Lync en/

of Office Web Apps. Op basis hiervan kan een

begroting worden afgegeven van de benodigde

investering voor realisatie.

Wat krijgt u voor 3 dagen? ü  Rapport met analyse huidige situatie en

oplossingsrichtingen op hoofdlijnen.

ü  Handout van alle gebruikte materialen

over Office 365 en praktijkvoorbeelden.

ü  Programma van Eisen voor één specifiek

vraagstuk

ü  Conceptuele weergave oplossing

(onderdeel van PvE)

ü  Architectuurplaate oplossing (onderdeel

van PvE)

Strategische Sessie (1 dag)

Tijdens de ochtend doen we een werksessie.

Deze is gericht op informatieverzameling

rondom informatiebronnen, systemen en

processen die er in de organisatie zijn en

identificatie van de belangrijkste pijn- en

verbeterpunten daarin. Na verwerking van de

ontvangen informatie brengen wij in één

middagsessie advies uit over de mogelijke

oplossingsrichtingen met Office 365. Dit vullen

we natuurlijk aan met praktijkvoorbeelden. De

oplossing is gericht op de grootste meerwaarde

die specifiek voor uw organisatie te bereiken is.

Wat krijgt u voor 1 dag? ü  Rapport met analyse huidige situatie en

oplossingsrichtingen op hoofdlijnen.

ü  Handout van alle gebruikte materialen

over Office 365 en praktijkvoorbeelden

Strategie, 1 dag

Strategische Sessie (1 dag)

Ontwerpsessie (2 dagen)

Wat krijgt u voor 6 dagen? ü  Rapport met analyse huidige situatie en

oplossingsrichtingen op hoofdlijnen.

ü  Handout van alle gebruikte materialen

over Office 365 en praktijkvoorbeelden.

ü  Programma van Eisen voor één specifiek

vraagstuk

ü  Conceptuele weergave oplossing

(onderdeel van PvE)

ü  Architectuurplaatje oplossing (onderdeel

van PvE)

ü  Werkende omgeving voor het gekozen

scenario

ü  Handout met instructies voor gebruik van

de pilotomgeving

Pilot (3 dagen)

Op basis van de concept oplossing uit de

ontwerpsessie, richten we in 2

dagen een pilotomgeving van Office 365 in om

de toegevoegde waarde te demonstreren.

Vervolgens besteden we 1 dag aan de

begeleiding van een geselecteerde groep

eindgebruikers voor succesvol gebruik van de

oplossing. De pilotomgeving is in totaal 1

maand beschikbaar voor u!

Strategie & ontwerp, 3 dagen

Strategie, ontwerp & functionele pilot, 6 dagen

De technische Mogelijkheden

Wat kunnen we voor u doen? De integratie van Office 365 met uw bestaande IT-infrastructuur aantonen in een technische pilot van acht dagen.

Checkt u het even met uw IT-afdeling?

Strategie- en ontwerpsessie (2 dagen)

In 2 dagen brengen we uw IT-infrastructuur in kaart en maken we een technische

architectuurplaat van de voorgenomen oplossing.

Wat krijgt u voor deze 8 dagen? ü  Rapport met analyse huidige infrastructuur en oplossingsrichting op hoofdlijnen.

ü  Programma van Eisen voor de architectuur

ü  Conceptuele weergave oplossing

ü  Architectuurplaat oplossing

ü  Werkende omgeving voor de gekozen architectuur met koppeling naar uw

bestaande infrastructuur.

ü  Handout met instructies voor gebruik van de pilotomgeving

Pilot (6 dagen)

In de pilot van 6 dagen realiseren en testen we de koppeling met uw bestaande

infrastructuur. Op basis van de concept oplossing uit de ontwerpsessie, richten we in 5

dagen de pilotomgeving in met de koppeling naar uw Active Directory om de

toegevoegde waarde ervan te demonstreren. Vervolgens besteden we 1 dag aan de

begeleiding van een geselecteerde groep beheerders voor succesvol gebruik van de

oplossing. De pilotomgeving is in totaal 1 maand beschikbaar voor u!

Strategie, ontwerp & technische pilot, 8 dagen

SharePoint Online

Kennis delen, online samenwerken, documenten archiveren of uw medewerkers met elkaar verbinden?

Ook voor u heeft SharePoint Online toegevoegde waarde.

Meer weten over SharePoint Online

Microsoft SharePoint Online (SharePoint) is een platform met functionaliteit voor

het beheer van uw intranet-, extranet- en internettoepassingen in combinatie met

een volledige integratie met andere Microsoft producten (o.a. Microsoft Lync,

Microsoft Office en Active Directory).

Dat klinkt mooi, maar het blijft lastig om te doorgronden hoe SharePoint je

organisatie precies kan helpen in de dagelijkse praktijk. Het platform biedt zoveel

mogelijkheden! Ter illustratie onderstaand een aantal vraagstukken waarvoor onze

klanten SharePoint hebben ingezet als oplossing:

ü  Om kennis te delen binnen de organisatie, denk bijvoorbeeld aan

gestructureerde kennisdeling in de vorm van documenten die worden

gepubliceerd op een intranetomgeving, maar ook kennis die door

eindgebruikers wordt gegenereerd in de vorm van wiki’s die ze zelf aanmaken

en beheren.

ü  Via één centrale ingang (een dashboard) gebruikers effectief toegang geven tot

gepersonaliseerde informatie die ligt opgeslagen in andere systemen in de

organisatie. Door slim gebruik te maken van autorisatie, hoeft een gebruiker

slechts eenmalig in te loggen en wordt rekening gehouden met de rechten die

hij/zij heeft.

ü  Met een intuïtieve zoekbalk (zoals Google) snel de juiste informatie vinden

ongeacht waar deze is opgeslagen. En deze op een gebruiksvriendelijke

manier presenteren aan eindgebruikers.

ü  Als samenwerkomgeving waarin documenten, agenda’s en communicatie

rondom projecten, klanten etc. centraal worden vastgelegd en gedeeld. En die

daarmee ook weer vindbaar zijn voor de organisatie.

ü  Het beschikbaar maken van digitale formulieren voor eindgebruikers en deze

met een workflow automatisch de juiste route in de organisatie laten afleggen.

ü  Om de fysieke documentenstroom te digitaliseren (via scanning) en te beheren

en ontsluiten in SharePoint.

De Tam Tam Groep, waar Mixit onderdeel van is, is sinds haar bestaan

Microsoft Gold Partner en heeft vanaf de eerste versie (2001) kennisgemaakt

met Microsoft SharePoint technologie als oplossing voor diverse

vraagstukken. Op dit moment werken er bij de Tam Tam Groep ruim 120

professionals die u helpen om de juiste keuzes te maken. Dit doen we

pragmatisch en concreet: dus geen wollige rapporten die in de

kast verdwijnen!

Lync Online

Zien of iemand beschikbaar is. Online met elkaar vergaderen, ongeacht tijdzone en plaats?

Ook voor u heeft Lync Online toegevoegde waarde.

Meer weten over Lync Online

Wij denken dat interne én externe communicatie naar een nog hoger niveau kan

worden gebracht met inzet van Microsoft Lync Online. Het is een sterk

communicatieplatform dat naadloos integreert met de Microsoft Office Suite en

SharePoint Online.

Instant messaging and presence

Eén van de meest gebruikte functies is instant messaging and presence binnen

een organisatie. Dit betekent rijke informatie rondom aanwezigheid van

medewerkers, bestandsuitwisseling en instant messaging.

Audio/Video/Web Conferencing

De Audio, Video, and Web Conferencing functionaliteit in Micorsoft Lync Online

stelt gebruikers in staat om in real time met elkaar te overleggen in zowel woord

als beeld.

Functies:

ü  Communiceer met anderen via chatberichten, videogesprekken en

onlinevergaderingen.

ü  Klik slechts enkele malen met de muis om een chatsessie te veranderen in een

ad-hoc onlinevergadering met audio, video en gedeelde schermen.

ü  Geef onlinepresentaties aan klanten en collega's en maak hierbij gebruik van

audio, video, gedeelde schermen en een virtueel whiteboard.

ü  Nodig externe contactpersonen uit om via een desktop- of webgebaseerde

client eenvoudig deel te nemen aan onlinevergaderingen.

ü  Bekijk de aanwezigheidsgegevens van collega's en klik om te communiceren

vanuit Microsoft Outlook, SharePoint en andere Office-toepassingen.

ü  Communiceer met externe organisaties die werken met Lync door middel van

chatberichten, audio en video via Lync-federatie.

ü  Communiceer rechtstreeks vanuit Lync met Windows Live Messenger-

contactpersonen door middel van chatberichten, audio en video.

ü  Beantwoord een e-mail met een chatbericht of een telefoongesprek

om vragen nog sneller en beter te beantwoorden.

Exchange Online

E-mail is een commodity, waarom nog langer investeren in een eigen infrastructuur en beheer van uw mailomgeving?

Ook voor u heeft Exchange Online toegevoegde waarde.

Meer weten over Exchange Online

Microsoft Exchange Online is ontworpen voor organisaties die gebruik willen

maken van de voordelen van cloud-gebaseerde e-mail, zonder opoffering van de

uitgebreide mogelijkheden waarvan de lokale Exchange Server onze klanten al

decennia voorziet. Gebouwd op dezelfde technologie als Exchange Server 2010,

biedt Exchange Online organisaties de nieuwste mogelijkheden, waaronder

ingebouwde archivering, optionele Conversatie View (waardoor je eenvoudig de

conversatie kunt volgen) en MailTips (die je helpen veel voorkomende, maar vaak

kostbaar of gênante vergissingen te voorkomen), samen met krachtige

webgebaseerde tools voor het beheren van de online Exchange omgeving. Met

Exchange Online, regelt Microsoft voortdurend het onderhoud, de patches en

upgrades van de Exchange-infrastructuur, terwijl IT-beheerders de controle,

flexibiliteit en schaalbaarheid ontvangen die zij nodig hebben.

Functies:

ü  Toonaangevend, altijd up-to-date antivirus-en anti-spam oplossingen.

ü  Disaster recovery door continu eplicatie, geo-redundante datacenters die van

derden zijn gecertificeerd volgens internationale standaarden

ü  Robuuste management tools die IT-beheerders in staat stellen de

gebruikersrechten, distributielijsten en het beveiligingsbeleid te beheren

vergelijkbaar met een geavanceerde, lokale omgeving.

ü  Een bekende gebruikerservaring met dezelfde Microsoft Outlook en Office-

programma's die uw eindgebruikers al kennen, zorgen voor een minimale

leercurve.

ü  Interoperabel met de meeste apparaten die gebruikers vandaag de dag

gebruiken, waaronder pc's, Mac’s, BlackBerry, Android, Windows Phone,

iPhone en Nokia, alsmede alle belangrijke internet browsers

ü  25 GB grote mailboxen en de mogelijkheid om attachments te sturen tot 25

MB.

ü  24/7 ondersteuning via de telefoon, het web of e-mail.

ü  Gegarandeerde 99,9% uptime Service Level Agreement.

Office Pro Plus en Office Web Apps

Waarom niet beschikken over de meeste recente versie van Office als een flexibele service met betaling naar verbruik? Of met Office Web Apps altijd toegang hebben tot je documenten, e-mail en agenda vanaf vrijwel elk apparaat?

Ook voor u heeft Office Pro Plus en Office Web Apps toegevoegde waarde.

Meer weten over Office Pro Plus en Office Web Apps

Office Professional Plus

Office Professional Plus is nu beschikbaar in bepaalde Microsoft Office 365-

serviceabonnementen. Het biedt daarmee de productiviteit van Office als een

flexibele service met betaling naar verbruik. Je hebt een volledige, geavanceerde

Office-omgeving waarbij je altijd over de meest recente versies van alle Office-

desktoptoepassingen beschikt.

Office Web Apps

Met Office Web Apps hebt u toegang tot uw documenten, e-mail en agenda's

online. Met vrijwel elk apparaat dat is verbonden met internet* kunt u uw

documenten uit MS Word, Excel, PowerPoint en OneNote online bekijken en

daarbij eenvoudige bewerkingen doorvoeren. Deel uw documenten met anderen

en voer real-time tegelijkertijd bewerkingen uit in Excel- en OneNote-bestanden

met een grote betrouwbaarheid en een consistente opmaak. Zelfs als teamleden

werken op een pc waarop een andere versie van Office is geïnstalleerd of op een

Mac of tablet-pc. En aangezien Office Web Apps werken met de Office-

toepassingen die u al kent, zien uw documenten er altijd uit zoals u wilt, van uw pc

naar het web en weer terug.

* Toegang vanaf mobiele apparaten vereist Wi-Fi-voorzieningen of de beschikbaarheid van

een geschikt netwerk

Functies OWA:

ü  Bekijk, bewerk en deel inhoud die is gemaakt in de desktopversies van Word,

Excel, PowerPoint en OneNote online vanaf vrijwel elk apparaat met een

internetverbinding.

ü  Zorg voor een vertrouwde omgeving met veel van dezelfde bewerkings- en

opmaakfuncties die gebruikers al kennen van Microsoft Office.

ü  Hebt u een functie nodig die niet beschikbaar is in de Web Apps? Open

documenten met één klik vanuit de Office Web Apps in de desbetreffende

Office-desktoptoepassing, waarna u toegang hebt tot uitgebreide

bewerkingsfuncties (vereist Office Professional Plus 2007 Service Pack 2 of

hoger, Office voor Mac 2008 met Entourage 2008 Web Services Edition of

Office voor Mac 2011 en Outlook voor Mac 2011).

ü  Open en bekijk Office-documenten vanuit ondersteunde mobiele browsers

ü  Bewerk gedeelde Excel-spreadsheets en OneNote-notitieblokken tegelijkertijd

met anderen dankzij ondersteuning voor samenwerking in Office

Web Apps. Kijk real-time welke delen collega's bewerken.

Samenwerken doen we steeds meer in een 100% internetomgeving, altijd, overal en op elk apparaat. Deze overgang is geen 'big-bang' maar gaat wel

snel. Mixit helpt organisaties deze (eerste) stappen te zetten. Mixit staat voor een mix van samenwerken, cloud technologie en

organisatieverandering. We maken bedrijfsbrede oplossingen in de vorm van portals, samenwerk- en kennisdeelomgevingen en sociale intranetten.

En we leveren oplossingen die een mix zijn van applicaties op eigen servers (on premises) gecombineerd met applicaties die via het internet (cloud)

worden benaderd. Daarvoor hebben we alles in huis. Maar we helpen ook bij een eerste stap zoals een mailmigratie, documenten toegankelijk maken

via een iPad of een sociaal aspect in jullie bestaande intranet. We zetten een mix van technologieën in om oplossingen te realiseren. Daarin vormen

de Microsoft producten en het Google Apps platform belangrijke pijlers. En om de oplossing echt werkend te krijgen, zorgen we ook voor de licenties

en de benodigde verandering in de organisatie.

Mixit ontzorgt organisaties en mensen door hun werk leuker, goedkoper en net iets makkelijker te maken.

Wie we zijn en wat we doen

Concrete cases

Case NOC*NSF E-mail naar de cloud bij sportkoepel

NOC*NSF is de belangenbehartiger van de sport in Nederland met 74

sportbonden als leden. Daarnaast is de sportkoepel verantwoordelijk

voor het uitzenden van het Olympisch team naar de Olympische

Spelen.

De organisatie NOC*NSF maakte gebruik van Novell GroupWise als

e-mail platform. De standaard tooling die Microsoft levert is gebaseerd

op het migreren van Microsoft platformen naar Microsoft Online

omgeving. Voor het migreren van GroupWise naar Microsoft Online is

externe tooling aangeschaft om de migratie mogelijk te maken. Om de

gebruikers accounts over te plaatsen naar Microsoft Online is er

gekozen voor de inrichting van een Active Directory synchronisatie

server. Deze oplossing bestaat uit een software component wat door

Microsoft wordt aangeboden en op de “on premise” omgeving wordt

geïnstalleerd.

Hierdoor worden alle e-mail Active Directory objecten naar de Microsoft Online

omgeving geplaatst. De e-mail migratie bestond uit twee stappen. In de eerste

stap werd de grootste hoeveelheid e-mail gemigreerd. Dit door alle e-mail voor

een bepaalde datum te migreren. Bij de tweede stap is eerst de routering

aangepast, zodat alle e-mailberichten bij de Microsoft Online omgeving

worden afgeleverd. Hierna zijn alle contactpersonen, kalender items en het

laatste

e-mail deel gemigreerd naar de Microsoft Online omgeving.

Resultaten:

ü  Goede email voorziening die overal ter wereld beschikbaar is.

ü  Schaalbare oplossing. Simpel gebruikers toevoegen of verwijderen

ü  Je betaalt wat je verbruikt: per gebruiker, per maand.

Case Mojo Concerts Een samenwerkomgeving op Office 365 platform Mojo Concerts organiseert jaarlijks zo’n tweehonderd concerten en

festivals, die goed zijn voor ruim één miljoen bezoekers. Wie muziek

zegt, zegt Mojo. Mojo Concerts, opgericht in 1969 in Delft, is al 40 jaar

de bekendste en grootste concertpromotor in Nederland. Mojo

Concerts is onderdeel van het Amerikaanse Live Nation, ’s werelds

grootste producent van live entertainment.

Lowlands is een driedaags muziekfestival in augustus dat vanaf 1993

jaarlijks in Nederland te Biddinghuizen (Flevoland) gehouden wordt.

Het festival heeft grote variatie in het aanbod van amusement: er is

niet alleen muziek, maar ook literatuur, film, cabaret, ballet, theater en

strip.

.

Mojo Concerts verzocht Mixit om een extranet te realiseren, specifiek voor het

Lowlands festival. Op dit extranet delen de twee organiserende partijen, Mojo

Concerts en LOC7000, informatie en communiceren met elkaar. Ruim 50

medewerkers van beide organisaties hebben daarmee toegang tot de meest

recente versies van plattegronden, programmawijzigingen, agenda en

informatie over EHBO, rookbeleid en Arboregels. Ook is altijd direct helder

welke medewerker op welk moment beschikbaar is, welke medewerkers

bedrijfshulpverlener zijn en hoe ze te bereiken zijn. Op de startpagina is een

dashboard ingericht waarop in één oogopslag de laatste wijzigingen en de

actuele weerberichten te zien zijn

Wij hebben er zin in! Jullie ook? Mixit

Zonder schriftelijke toestemming of betaling van gemaakte kosten

kan de opdrachtgever geen gebruik maken van de genoemde

plannen, strategieën, concepten of acties in dit document. Dit

document is bedoeld als voorstel voor de opdrachtgever en mag niet

gebruikt worden voor instructies aan derde partijen. Mixit is een samenwerking van en