OFISI YA RAISMENEJIMENTI YA UTUMISHI WA UMMAIDARA YA KUMBUKUMBU NA NYARAKA

ZA TAIFA

KITUO CHA TAIFA CHA KUMBUKUMBU - DODOMA

TARATIBU ZA MATUMIZI YA KITUO CHA TAIFA CHA KUMBUKUMBU

DODOMA(NRC) KWA TAASISI ZA UMMA.

UTANGULIZI:

Kituo cha Taifa cha KumbukumbuDodoma, kipo chini ya Ofisi ya Rais,Menejimenti ya Utumishi wa Umma,Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka zaTaifa. Kituo hiki kimejengwa ili kutekelezaSera ya Taifa ya Kumbukumbu na Nyarakaya Mwaka 2011 na Sheria yaKumbukumbu na Nyaraka za Taifa yaMwaka 2002.

Aidha, Mpango wa Mabadiliko yautendaji kazi katika Utumishi wa Umma(PSRP) uliozinduliwa mwaka 2000 pamojana mambo mengine ulilenga pia kufanyamabadiliko katika mifumo ya uundaji,utumiaji, utunzaji na uhifadhi wataarifa/kumbukumbu ili kuwa na Serikaliyenye kuwajibika, uwazi na utawala bora.

Ni wazi kwamba kumbukumbu ni uti wamgongo wa shughuli zote za Serikali nakwamba mipango, maamuzi na serambalimbali za nchi zinatungwa kwakutegemea utunzaji mzuri wakumbukumbu katika Taasisi zake.

Bila ya kuwa na kumbukumbu sahihi,Serikali itashindwa kupanga mipangoyake, kusimamia haki na stahili ya raiawake na kushindwa kuwajibika kwawananchi katika kutoa taarifa namnarasilimali za Taifa zilivyotunzwa nakugawanywa kwa raia wake.

Kituo cha Taifa cha Kumbukumbu Tuli

Kituo cha kutunzia kumbukumbu Tuli (RecordsCentre) ni jengo/mahali panapotumika kutunziakwa muda kumbukumbu zilizofungwa, kwausalama na gharama nafuu, wakati zikisubirikufanyiwa tathmini ya kujua umuhimu wake nahivyo kuamua kuendelea kutunzwa, katika kituo,kuhamishiwa sehemu ya Nyaraka au kuharibiwakwa kumbukumbu zile zitakazooonekana hazinaumuhimu wa kudumu.

Kumbukumbu zote zinapokuwa katikakituo hiki zinabaki kuwa chini yamamlaka ya Taasisi/Idara/Mtualiyezalisha kumbukumbu hizo. Kwamaana hiyo mtu mwingine hawezikuzisoma kumbukumbu hizo mpakaapate kibali kutoka kwa mwenyekumbukumbu.

Sababu za kuanzishwa kwa Kituo cha Taifa cha

Kumbukumbu

Mara baada ya Nchi yetu kupata Uhuru hatua zakuimarisha huduma kwa jamii zilianza hivyoTaasisi mbalimbali zilianzishwa ili kutoa hudumakwa wananchi. Taasisi hizi ni Wizara, Idara,Wakala, Mashirika na Asasi nyingine za Kiraia.Katika uanzishwaji wa Taasisi hizi kumbukumbunyingi zilizalishwa na kutumiwa katika kufanyamaamuzi, kupanga mipango na kutoa haki kwajamii.

Uzalishaji huu umekuwa mkubwakiasi kwamba Taasisi nyingizimekosa nafasi ya kutunza hivyokusababisha mrundikano mkubwakatika masijala na baadhi ya ofisiza watendaji.

Aidha, tathimini ya hali ya msongamano wamajalada iliyofanyika mwaka 1990 katikamaeneo 20 ya Wizara, Idara na Wakala waSerikali ilionyesha wazi kwamba kulikuwa naupungufu mkubwa wa nafasi ya kuhifadhimajalada yaliyofungwa na ambayo hayatumikimara kwa mara. Mlundikano huo na uhaba wanafasi ya kuhifadhia kumbukumbuumesababisha Serikali kutambua umuhimu wakujenga Kituo cha Taifa cha kutunziakumbukumbu.

13

14

15

16

17

19 February 2013 18

19 February 2013 19

20

22

Uwezo wa Kituo katika kuhifadhi kumbukumbu

• Eneo ni kubwa

• Lina Sehemu tatu Utawala, Records Centre naNyaraka

• Lina ukumbi wa Mikutano na Semina

• Lina uwezo wa kuhifadhi Mabox 700,000

• Limeongeza uwezo wa idara wa kuhifadhinyaraka kwa asilimia 250%

• Lina vifaa vya kisasa vya kielektronia kwa ajili yadigital preservation.

19 February 2013 24

19 February 2013 26

19 February 2013 2719 February 2013 41

19 February 2013 28

19 February 2013 29

Lengo la kujenga Kituo cha Taifa cha Kumbukumbu

Lengo kuu la kujenga kituo cha Taifa chaKutunzia Kumbukumbu Tuli ni kuwa nampango wa kitaalamu na endelevu wakupokea, kufanya tathmini, kuhifadhikumbukumbu zenye umuhimu wa mudamrefu na kuziharibu zile zisizokuwa naumuhimu.

Malengo mengine ni kama ifuatavyo:-

i. Serikali kulinda haki za raia wake kwakutunza taarifa mbalimbali zinazohusumaslahi ya Taifa kwa ujumla kama vilekumbukumbu zinazohusu masuala yahaki za kiutumishi, haki ya ardhi, haki zamahakama, taarifa za afya, fedha,mgawanyo wa raslimali za Taifa n.k.

ii. Kuongezeka kwa matumizi yaTEHAMA katika Ofisi za Ummakumelazimu Serikali kuwa na kituocha kisasa kitakachoweza kutunza nakuhifadhi taarifa zinazozalishwa kwanjia ya TEHAMA. Aidha, kituo hikikitaunganishwa na Serikali Mtandao(e-Government).

iii. Kuziondolea taasisi za serikali tatizo lamlundikano wa kumbukumbu tuli na hivyokupunguza gharama za kulipia nafasi zakutunzia kumbukumbu zisizotumika.

iv. Kuwa kituo cha uchambuzi wa taarifamuhimu kwa ajili ya kuzihifadhi nakuteketeza taarifa za serikali zisizo naumuhimu wa kudumu,

v. Kurahisisha upatikanaji wa kumbukumbuzilizotumika kwa maamuzi mbalimbaliyaliyofanyika na Serikali kwa maslahi yaTaifa.

vi. Kuwezesha watalaam wa ndani na nje yanchi kufanya tafiti mbalimbali kwamaendeleo ya taifa letu.

vii. Kuwa kituo kikuu cha taarifa muhimu zaSerikali zilizotumika katika kufanyamaamuzi mbalimbali hususan yaliyo na tijakwa Taifa.

viii. Kuwa kituo cha hifadhi mbadala chataarifa zilizo katika mfumo waHCIMS (Disaster Recovery Centrefor Human Capital InformationSystem)

Faida ya kuwa na kituo cha cha Taifa cha Kumbukumbu

i. Kimeongeza uwezo wa Idara katikakuhifadhi kumbukumbu na nyaraka zataifa kwa asilimia 250 yaani kutokakuhifadhi mafaili 200,000 hadi 700,000(maboksi 55,280) hivyo kuokoa nafasi yamita za mraba 77,700 zilizokuwazikitumika na Taasisi za Serikalikuhifadhia kumbukumbu tuli.

ii. Kimeipunguzia idara gharama za kukodimajengo ya kuhifadhia kumbukumbu tulikwa kiasi cha milioni 81.5 kwa mwaka.

iii. Kuleta ufanisi katika utendaji kazi kwa Taasisiza Umma kutokana na kuhamisha nakuteketeza mara kwa mara kwakumbukumbu zisizohitajika.

iv.Kupunguza msongamano/mlundikano wakumbukumbu katika ofisi mbalimbali zaumma,

iv. Kumbukumbu zitakazokuwa zimehifadhiwavizuri kituoni zitaweza kutumika kikamilifukadri zitakavyohitajika

v. Kuokoa kumbukumbu zenye umuhimu wakudumu kuharibiwa kiholela

vi. Kutunza kumbukumbu na nyaraka katikamfumo wa digitali hivyo kuwa rahisi kutoafursa kwa Umma kuweza kuzisoma kwaurahisi.

vii. Kuwa kituo maridhawa cha kutoa taarifaza Serikali (Trusted National Reposiroty)

Aina ya Kumbukumbu za kuhamishwa kwenda katika Kituo

• Kumbukumbu za kiutendaji (subject records)

• Nyaraka kutoka katika vituo vya kanda

• Baadhi ya kumbukumbu za watumishi zenyeumuhimu wa kihistoria (personal records)

• Kumbukumbu za Tume mbalimbali

• Kumbukumbu zenye umuhimu kitaifa ambazozinataarifa muhimu za kiuchumi, na kihistoria.

Taratibu kwa Taasisi za Umma Kuhamisha

Kumbukumbu kwenda NRC Dodoma

Hatua 1. Taasisi kuomba kuhamisha kumbukumbu zake

Katika hatua hii ya awali Taasisi inapaswaionyeshe haja ya kuhamishwakumbukumbu zake kwenda NRC au Kituocha Kanda cha Kutunzia KumbukumbuTuli (ZRC), kwa utaratibu ufuatao:-

i. Taasisi itatakiwa kuandika barua ya maombipamoja na kujaza fomu maalumu ya kusudiola kuhamisha kumbukumbu (records centrenotification form) ikiambatishwa na nakala yaorodha ya kumbukumbu zinazokusudiwakuhamishwa (records centre transfer list) kwaKatibu Mkuu Menejimenti ya Utumishi waUmma (OR-MUU).

ii. Kumbukumbu zinazokusudiwakuhamishwa ni lazima ziwezimekaa miaka isiyopunguamitano baada ya kufungwa auziwe zimekaa miaka mitanomasijala bila kutumika.

`

iii. Kumbukumbu hizo ni lazima ziwe katikampangilio mzuri, makasha na majaladayanayotumika kuhifadhia yawe katika hali yakuridhisha. ( Archives Boxes)

Aidha, Idara inaweza kuamua kuhamishakumbukumbu za taasisi iwapo itabaini nimuhimu kufanya hivyo ikiwa kwenye ukaguziwake wa kawaida.

Hatua 2

Baada ya (OR-MUU) kupokea ombi la Taasisihusika, Idara itafanya utaratibu wa kukaguakumbukumbu hizo, kwa madhumuni ya:

i. Kuona kama maelekezo yaliyotolewa hapojuu yamezingatiwa.

ii. Kubainisha ukubwa wa kazi na kuandaagharama za kuhakiki na kufanya tathimini.

Endapo sharti hilo litakuwa limetimizwaOR-MUU itaridhia ombi la Taasisi nakushirikiana kufanya taratibu zausafirishaji.

Usafirishaji wa kumbukumbu kwenda NRC/ZRC

Taratibu za usafirishaji wa kumbukumbu kwendaNRC/ZRC zitafanywa kwa kuzingatia yafuatayo:-

i. Ni lazima zisimamiwe na Afisa kutoka Idara yaKumbukumbu na Nyaraka kwa kushirikiana na Afisakutoka Taasisi husika.

ii. Kumbukumbu zitakazosafirishwa ni lazima ziwe nakibali maalum kutoka kwa Mkurugenzi waKumbukumbu na Nyaraka za Taifa.

NB: (NRC/ZRC hawatapokea kumbukumbu ambazohazina kibali cha Mkurugenzi wa Nyaraka za Taifa)

iii. Afisa kutoka Taasisi husika atafanyamakabidhiano rasmi kwa kujaza fomu yamapokezi na kukabidhi orodha yakumbukumbu iliyohakikiwa. Baada yamakabidhiano, Afisa wa Taasisi husikaatapewa nakala ya fomu na orodhailiyothibitishwa kupokelewa NRC/ZRC.

vi. Kumbukumbu za Siri zitasafirishwa nakupokelewa na Afisa Nyaraka mwenyedhamana ya utunzaji kumbukumbu hizo.Afisa yoyote asiyehusika na kumbukumbuhizi asiruhusiwe kuzipokea walakuzisafirisha.

v. Iwapo maboksi yaliyopokelewa yatakuwayamezeeka na kuchanika Afisa wa Taasisi kwakushirikiana na Mkurugenzi Msaidizi/AfisaMfawadhi watayabadilisha. Gharama ya kazi hiiitakuwa kwa Taasisi husika. Mkurugenzi Msaidizianayesimamia Kituo cha Taifa ana mamlaka yakukataa kupokea kumbukumbu ambazo zipokatika hali hatarishi.

vi. Uteketezaji wa kumbukumbu zilizobainikakutokuwa na thamani utafanyika kwausimamizi wa Idara ikishuhudiwa na Afisawa Taasisi husika. Orodha ya kumbukumbuzilizoteketezwa itabaki NRC na nakalaitachukuliwa na Afisa wa Taasisi husika.

Mambo muhimu ya Kuzingatia katika matumizi ya Kituo

Kituo hiki kimejengwa maalum kwa ajili ya matumizi yataasisi za Umma hivyo kila taasisi ina haki ya kukitumia.Pamoja na stahili hii mambo yafuatayo ni vyemayazingatiwe:

• Kituo hiki si mahali pa kuhifadhi kumbukumbu zisizo na umuhimu kwa taasisi na Serikali kwa ujumla,

• Taasisi za Umma lazima zihakikishe kuwa kumbukumbu zinazoletwa katika kituo zina umuhimu kwa taasisi (Vital Records),

• Kumbukumbu zitakazo hamishiwa kituonizitatumika na taasisi husika tuu nahazitarudishwa,

• Gharama za usafirishaji wa kumbukumbu hizi niza taasisi husika, idara itasaidia kusimamiataratibu na upangaji wa nyaraka hizi,

• Taasisi itaombwa kushiriki na kugharimia zoezi lakubainisha kumbukumbu zenye umuhimu wakudumu na zile zitakazoteketezwa.

55

UTUNZAJI WA

KUMBUKUMBU

NI WAJIBU WAKO

INAWEZEKANA!

Asanteni kwa kunisikiliza