Omakanta ja Potilastiedon arkisto- tietoa terveydenhuollon henkilöstölle

THL/OPER

Potilastiedon arkisto ja Omakannan toimintaperiaatteet Omakannalla ei ole omaa tietovarastoa. Se näyttää Potilastiedon arkistoon

tallennettuja tietoja. Tietojen näyttäminen Omakannassa perustuu palvelutapahtumaan

Terveydenhuollossa muodostetaan palvelutapahtuma(-asiakirja), johon hoitoasiakirjat liitetään

Potilastietojärjestelmä arkistoi palvelutapahtuma(-asiakirja)n jo ennen kuin se sisältää hoitotietoja, jolloin Omakannassa näkyy ’tyhjä palvelutapahtuma’

Omakanta näyttää vain kansallisesta koodistosta löytyviä näkymiä ja otsikoita Jos terveydenhuollossa käytetään omia paikallisia näkymiä ja otsikoita, ne

tulee linkittää kansalliseen näkymään/otsikkoon. Omakanta ei näytä paikallisia näkymiä/otsikoita ja niiden alle kirjattuja tietoja.

2

MITÄ POTILAS NÄKEE OMAKANNASTA?

3

Terveystiedot -sivulla näytetään

Potilaan uusimmat käynnit ja hoitojaksot (eli palvelutapahtumat) aikajärjestyksessä allekkain.

Tulevaisuuteen sijoittuvat palvelutapahtumat näytetään erillisen linkin takana

Kun käynnin tai hoitojakson tiedot avaa, näytetään terveydenhuollon kirjaamat tekstit aikajärjestyksessä.

Merkinnät näytetään näyttömuodossa eli sellaisena kuin potilastietojärjestelmä on ne Kantaan arkistoinut.

Käyntien ja hoitojaksojen terveystietoja näytetään eri tavoin Avohoitokäynneiltä Omakanta näyttää pääsääntöisesti kaiken

arkistoidun potilaskertomustyyppisen tiedon. Hoitojaksoilta Omakanta näyttää vain yhteenvetotasoiset tiedot

eli YHT-lisänäkymälle viedyt tiedot. Potilastietojärjestelmä vie automaattisesti YHT-lisänäkymälle

väliarvio- ja loppuarvio-otsikoiden alle kirjatut tiedot

Terveystiedot-sivulla EI näytetä

Potilaan riskitiedot näytetään Riskitiedot -osiossa Potilaan lab- ja rtg-tutkimukset näytetään Tutkimukset-osiossa.

Käynnin/hoitojakson tiedoissa on linkki käynnin/hoitojakson tutkimuksiin

Terveystiedot –sivulla EI näytetä LÄÄ-näkymälle (lääkitys) kirjattuja tietoja ERAS-näkymälle (erillinen asiakirja) kirjattuja tietoja HOKE-näkymälle (hoitokertomus-päivittäiskirjaukset) kirjattuja

tietoja Viivästettyjen asiakirjojen tietoja VLÄÄ-näkymä (voimassa oleva lääkitys) tallennetaan arkistoon

ja näytetään Omakannassa käynnin/hoitojakson tiedoissa, kun voimassa oleva lääkitys on tarkastettu /(hyväksytty/arkistoitu)

5

6

Yksittäisen käynnin tai hoitojakson tiedot näkyvät kansalaiselle sen mukaan, miten ammattilainen on kirjannut tiedot hoitotilanteessa.

Jatkossa näytölle tulee myös linkit käynnin/hoitojakson aikana kirjoitettuihin todistuksiin ja lähetteisiin

NäkymäKirjaaja

Kirjaustoimipiste

Ajankohta

Hoitotyön vaiheet, otsikot, luokitukset, kirjauksen sisällöt

Tutkimusten näyttäminen, laboratorio ja kuvantaminen

Tutkimukset sidotaan palvelutapahtumaan terveydenhuollossa ja ne arkistoituvat palvelutapahtumakohtaisesti

Omakanta näyttää tutkimukset omassa Tutkimukset osiossaan palvelutapahtumakohtaisesti Tutkimus voi näkyä Omakannassa eri päivämäärällä kuin itse

tutkimus on tehty eli käynnin tai hoitojakson (palvelutapahtuma) päivämäärällä johon tutkimus liittyy

Jos kyseessä on laboratorion kestolähete, kaikki vastaukset löytyvät saman palvelutapahtuman (käynti/hoitojakso) alta, jolloin lähete on alkujaan tehty

7

8

Myös tutkimukset näytetään palvelutapahtumaan sidottuna. Tutkimusten etusivulta valitaan sen käynti/hoitojakso, johon liitettyjä tutkimuksia halutaan tarkastella

Diagnoosit -sivu Diagnoosit sivu koostaa kaikki potilaan rakenteisesti kirjatut

diagnoosit listaksi Valitsemalla diagnoosin, potilas näkee siihen liittyvät käynnit ja

hoitojaksot

9

Kriittiset riskitiedot -sivu Omakanta näyttää vain potilaalle kirjatut Kriittiset riskitiedot –

Hoidossa huomioitavia riskitietoja ei näytetä Kriittiset riskitiedot näytetään allekkain palvelutapahtuman

ajankohdan mukaan

10

Omakannassa ei toistaiseksi vielä näytetä Asiakirjoja, jotka kuuluvat tietosisällöltään Potilastiedon arkiston

myöhempiin vaiheisiin, kuten Todistuksia ja lausuntoja

poikkeus A-lääkärintodistus, jos se on kirjoitettu (A-lääkärintodistuspilottiin osallistuneet terveydenhuollon organisaatiot)

Suun terveydenhuollon tietoja Kliinisen fysiologian ja neurofysiologian tutkimuksia Rokotuskoostetta Toimenpidekoostetta Lähetteitä ja hoitopalautteita Terveys- ja hoitosuunnitelmaa Terveydenhuollossa kirjattuja tahdonilmaisuja

11

Omakantaan tulossa olevia jatkokehityskohteita

Lainsäädännön tuomat uudet toiminnallisuudet sähköisen reseptin informointi ja suostumus reseptiarkiston tietojen näyttäminen yhteenvetotulosteen tulostaminen vain valittujen reseptien osalta alaikäisten pääsy palveluun itse alaikäisten vanhempien ja heidän laillisten edustajien

pääsy palveluun Yleisen terveystiedon näyttäminen

esim. tarkempaa tietoa mitä diagnoosi tai lääkitys tarkoittaa

12

Tyhjät palvelutapahtumat Omakannassa näkyvät tyhjät palvelutapahtumat ovat aiheuttaneet

kyselyitä sekä Kelaan että terveydenhuoltoon. Omakanta näyttää kaikki Kantaan tallennetut palvelutapahtumat, myös

tyhjät. Palvelutapahtumat voivat olla tyhjiä, jos Palvelutapahtumaan liittyvät potilasasiakirjat on viivästetty tai asiakirjoja ei ole

vielä ehditty arkistoida Palvelutapahtuman on muodostunut esim. tulevasta ajanvarauksesta,

jonoajanvarauksesta, hoidonvarauksesta tai peruutetusta ajasta Palvelutapahtuma on muodostunut ns. potilaskutsusta eli potilashallinnollisista

merkinnöistä, joiden perusteella potilaalle lähetetään varsinainen aika

Omakannalla ei ole mahdollisuutta selvittää, miksi palvelutapahtuma on tyhjä ja tehdä päätöstä palvelutapahtuman näyttämisestä sen perusteella.

Kaikkia tyhjiä palvelutapahtumia ei voida automaattisesti jättää näyttämättä Omakannassa, koska potilaalla on oikeus kieltää kaikki palvelutapahtumaan liittyvät potilasmerkinnät, vaikka tietoja ei Omakannassa näytettäisikään viivästyksen vuoksi

Ainoa tapa estää ajanvarausten/tyhjien palvelutapahtumien näkyminen Omakannassa, on estää niiden syntyminen potilastietojärjestelmän päässä.

13

Organisaation arkistoimat tiedot ja Omakanta Käytössä voi olla myös omia sääntöjä, jotka vaikuttavat tietojen

näkymiseen Omakannassa esim. Asiakirjat arkistoituvat eräajona yöaikaan Asiakirjojen arkistoinnissa on käytössä automaattihyväksyntä, joka

säätelee arkistoinnin ajankohtaa. (asetuksen mukaan max. 5 vrk) Organisaatiossa on käytössä automaattisia viivästyssääntöjä esim.

laboratoriotutkimusten kohdalla Potilastiedon arkiston käyttöönotto on voitu toteuttaa terveydenhuollossa

vaiheittain, esim. laboratorion ja kuvantamisen tietojen arkistointi voidaan aloittaa myöhemmin kuin muiden potilastietojen arkistointi

Potilasta on hyvä informoida, jos jotain tietoja ei ole vielä mahdollista katsoa Omakannasta em. syistä

Henkilökunnan on tiedettävä myös tilanne, jotta he osaavat ohjata potilasta

14

Omakannan virhetilanteiden selvittely (1/2) Potilaan tulee olla ensisijaisesti yhteydessä terveydenhuoltoon, jos

hänen tietojaan ei näy oikein Omakannassa. Organisaatiossa tulee olla sovittuna toimintamalli, miten potilaan

yhteydenoton perusteella toimitaan Henkilökunnan tulee tietä, keneen ottaa organisaation sisällä

yhteyttä, jos epäillään virhettä tietojen arkistoinnissa tai tietojen näkymisessä Omakannassa

Huolehdi, että myös esim. puhelinkeskus osaa ohjata potilasta ottamaan oikeaan tahoon yhteyttä

Kuvaa toimintamalliin selvitystyöhön osallistuvien roolit Kuka organisaatiossa ottaa potilaan Omakantaan liittyvät

kysymykset selvittelyyn? Esim. pääkäyttäjä tai arkistonhoitaja Onko potilas suoraan itse yhteydessä tähän henkilöön vai

hoitavan yksikön kautta? Missä tilanteissa otetaan yhteyttä potilastietojärjestelmä-

toimittajaan?

15

Virhetilanteiden selvittely 2/2 Jos tiedon pitäisi näkyä, terveydenhuolto selvittää tilannetta ensin

yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa (kts. tarkempi tarkastuslista Omakannan palvelukuvauksesta)

Selvitetään ovatko asiakirjat arkistoituneet oikein esim. arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla

Tarkistetaan, että käytössä on kansalliset näkymät/otsikot tai että mäppäys kansallisiin näkymiin on tehty oikein.

Jos kyse on tutkimuksesta, tarkistetaan milloin lähete on tehty onko se sidottu oikeaan palvelutapahtumaan onko tulos viivästetty

Jos selvityksen jälkeen epäillään Omakannan virhettä, terveydenhuollosta otetaan yhteys Kelan tekniseen tukeen tekninentuki@kela.fi

16

Materiaalia Omakannan käyttöön ja opastukseen Terveydenhuollolle on julkaistu Omakannasta palvelukuvaus, joka löytyy osoitteesta

http://www.kanta.fi/documents/10180/0/Omakanta_Palvelun+kuvaus_13072015/85cbb25d-19f3-46f4-bc2d-a2568051c26c. 

Kanta-palvelut tarjoavat myös kansalaisille suunnattua Omakanta-koulutusmateriaalia Kanta.fi –sivuilta http://www.kanta.fi/omakanta, jota voi hyödyntää jos terveydenhuollossa halutaan järjestää opastusta kansalaisille Omakannan käytöstä.

Omakannan verkkokoulu: http://www.kanta.fi/Omakanta-verkkokoulu/story.html  Verkkokoulu päivitetään lähiaikoina vastaamaan sen nykyisiä ja syksyllä voimaan tulevia ominaisuuksia.

Omakannan käyttöohje: http://www.kanta.fi/documents/10180/0/Omakanta_Palvelun+kuvauksen+k%C3%A4ytt%C3%B6ohje_13072015/db59e1ff-8966-4115-970f-0c67bd552b84

Ohje Omakannassa näkyvistä Potilastiedon arkiston tiedoista http://www.kanta.fi/documents/10180/0/Omakannan+n%C3%A4ytt%C3%A4m%C3%A4t+tiedot+potilaskertomustiedot/20e5c774-5385-4e19-bdc5-313beade15a0

Pikaohje Omakantaan kirjautumisesta sekä tietojen hakemisesta: http://www.kanta.fi/documents/12105/0/Omakanta_k%C3%A4ytt%C3%B6ohje/87d884a6-d859-4a29-8377-4e0067f75b94

17