1

Osnove Project Management-a

Što je projekt? Projekt obuhvaća niz aktivnosti koje vode definiranim ciljevima i rezultatima ostvarenim u specifičnom vremenskom okviru. Projekt uvijek ima početak i kraj. Aktivnosti (zadaci) moraju biti ostvarene posebnim redoslijedom koristeći određene resurse (ljudi, strojevi, materijali, troškovi) kako bi se uklopili vremenski okvir, troškovi i ishodi. Generalno, projekt treba imati sljedeće karakteristike:

Karakteristika Značenje

Vremensko ograničenje Početak i kraj projekta moraju biti defnirani. Često se specificira samo početno vrijeme projekta, a konačno vrijeme definira plan projekta

Jasan cilj Ciljevi koji se žele postići projektom moraju biti jasno definirani. Npr. „Lansiranje proizvoda“ je jasno definiran cilj, dok „Prodaja proizvoda“ (a da nije kvantificiran) nije jasno definiran cilj

Struktura procesa Projekt mora biti razdvojen u jasno definirane zadatke. Ne bi smio predstavljati jedinstven proces od početka do kraja, već razrađen na posebne razine

Organizacijska struktura Projekti često zahtijevaju uspostavljenu organizacijsku strukturu s jedinstvenom skupinom vještina da bi bili učinkoviti, što ovisi i o obujmu projekta.

Što je Project Management? Project Management obuhvaća planiranje i kontrolu projekta. Omogućava korisniku da rješava konflikte u okruženju koje se stalno mijenja i gdje je potrebno kontinuirano težiti prema ostvarivanju osnovnih ciljeva projekta. Budući da bi upravljanje projektom trebalo rezultirati ispunjenjem svih postavljenih ciljeva, značajan dio posla project managera odlazi na rješavanje sukoba koji proizlaze iz nepredviđenih resursa i varijacija zadataka. Primjeri sukoba u projektu

� zbog izostanka planiranih zaposlenika, projekt ne može biti dovršen u roku. Povećanje radnih kapaciteta kroz prekovremene sate uzrokovat će dodatne troškove ili će moguće smanjenje opsega promijeniti projektne zadatke.

Većina konflikata zahtjeva od project managera da odluči koje ciljeve može promijeniti, a koje ne može. OpenProj može pomoći kod takvih odluka ilustrirajući 'kritične točke' unutar projekta i omogućava korisniku jednostavnije identificiranje kakav će utjecaj na projekt imati neke promjene.

2

Osnove Project Managementa

Terminologija Project Managementa Određena terminologija je korištena u OpenProj software-u.

Zadaci (Tasks) Parcijalne aktivnosti od kojih je cjelokupni projekt sastavljen zovu se zadaci. Oni su najmanje jedinice projekta.

Trajanje (Duration) Razdoblje između početka i kraja izvođenja zadatka.

Prethodnici (Predecessors) Zadatak koji se mora izvoditi prije nego zadatak koji ovisi o njemu može započeti

Sljedbenici (Successors) Zadatak koji može započeti samo ako se prethodni zadatak koji ovisi o njemu počeo izvoditi

Postignuća (Miljokaz) (Milestones)

Postignuća su važni srednji ciljevi. Ona često definiraju prijelazne faze, kritične razine projekta ili srednje rezultate. Obično su označena kao zadaci koji nemaju trajanje.

Zbirni zadaci (Summary Tasks) Na čelu svakog dijela projekta s višestrukim zadacima treba biti glavni zadatak koji se naziva „Zbirni zadatak“. Zbirni zadatak obično prestaje s postignućem i ima fiksni rezultat (ishod). Zbirni zadaci imaju trajanje koje im je dodjeljeno automatski na temelju trajanja svojih pod-zadataka i ovisnosti.

Vremenski razmak (Slack) „Slobodni vremenski razmak“ podrazumijeva koliko se zadatak može odgoditi bez utjecaja na ostale zadatake. „Potpuni vremenski razmak“ podrazumijeva koliko se zadatak može odgoditi bez utjecaja na vrijeme završetka projekta.

Kritični put (Critical Path) Najkraći put od početka do završetka projekta. Samo zadaci bez vremenskog razmaka nalaze se na tom putu (kritičnom putu) i zovu se kritični zadaci. Vrijeme kraja projekta se automatski produžuje ukoliko zadatak na kritičnom putu otpadne ili ima produženo trajanje.

Resursi (Resources) Resursi se odnose na ljude, vrijeme, proizvodnju i materijal potreban za dovršetak projekta. Mapiranje potrebnih resursa može se izvršiti za svaki zadatak. Pouzdano planiranje troškova moguće je jedino kada se stvarni resursi i troškovi mapiraju na zadatake.

Unaprijed planirano (Forward Scheduled)

Kada je početno vrijeme projekta postavljeno, a završno vrijeme se automatski računa na temelju trajanja operacija i zavisnosti zadataka

Unatrag planirano (Backward Scheduled)

Kada je definiran krajnji rok za dovršetak projekta, a najkasniji mogući datum početka projekta se računa automatski na temelju trajanja operacija i zavisnosti zadataka.

Fiksno trajanje zadataka (Fixed Duration Tasks)

Trajanje zadataka je postavljeno, bez obzira na to koliko im je resursa dodijeljeno

Zadaci ovisni o količini resursa (Effort Driven Tasks)

Trajanje zadataka ovisi o tome koliko im je dodjeljeno resursa iste vrste. Npr., proizvod se proizvodi brže sa 3 zaposlenika nego s jednim.

3

Korištenje OpenProj-a prvi put OpenProj je najpopularniji besplatni software za upravljanje projektima. Zamišljen je kao potpuna zamjena MS Projectu, što ostvaruje sljedećim značajkama:

• kompatibilnost s MS Project datotekama

• podrška za Gantt grafove

• mrežni dijagrami (PERT grafovi)

• izvještaji o korištenju zadataka i sl. U usporedbi s MS Projectom, OpenProj ima slično korisničko sučelje i sličan pristup izgradnji projektnog plana:

1. kreiranje liste zadataka 2. postavljanje trajanja svakog pojedinog zadatka 3. kreiranje veza među zadacima 4. dodjeljivanje resursa zadacima

Isto tako, stupci i polja su jednaka u oba programa, kao i vrste troškova. Prije početka rada u OpenProj-u potrebno je postaviti software na način da prikazuje kunu kao valutu, a ne dolare što je unaprijed postavljeno. Postupak je sljedeći:

1. na lokalnom disku potrebno je pronaći mapu u kojoj je usnimljen OpenProj (npr. D:\Program Files (x86)\Serena Software Inc\OpenProj)

2. u navedenoj mapi treba pronaći datoteku „OpenProj1.4.0.ini“ (prikaz na slici desno)

3. datoteka se otvara pomoću Notepada 4. ispod reda „Main Class=com.projity.main.Main“ potrebno

je upisati dodatni red „Virtual Machine Parameters=-

Duser.language=hr -Duser.region=HR“ (prikaz na slici dolje)

5. nakon izmjena dokument se sprema i pokreće se OpenProj

4

Pokretanje i zatvaranje OpenProj-a Pokrenite OpenProj klikom na ikonicu programa. Na početnom prozoru odaberite Create Project. Na sljedećem prozoru potrebno je definirati ime projekta (Project Name), voditelja projekta (Manager) te početak projekta (Start Date). Stavite oznaku na Forward scheduled (inače će se projekt tretirati kao Backward scheduled).

5

Glavni prozor aplikacije

Indikator U ovom stupcu simbolima je predstavljen status odgovarajućih zadataka

Broj zadatka Brojevi zadataka se dodjeljuju automatski prilikom unosa podataka. Korisnik ne može unositi informacije u ovo polje.

Vremenska linija Vremenska linija može se mijenjati koristeći ikone za povećanje (+) ili

smanjenje (-) u gornjoj alatnoj traci

Vrste pogleda

Na lijevoj strani prozora nalaze se gumbi kojima je moguće dobiti različite poglede (gantogram, mreža, resursi, WBS, RBS, izvješća, iskorištenost zadataka i iskorištenost resursa. Gumbi na dnu otvaraju podijeljeni prozor gdje su grafički prikazane tablice mapiranja i korištenja resursa.

6

Kreiranje prvog projekta Za preciznije praćenje projekta najprije je potrebno postaviti OpenProj kalendar kako bi se definiralo radno vrijeme u poduzeću.

Postavljanje kalendara OpenProj nudi 3 različita kalendara:

� Standardni kalendar (Pon-Pet, 08:00 do 17:00 sa 1h pauze u podne) � Noćna smjena (Pon-Sub, 23:00 do 08:00 sa 1h pauze između 03:00 i 04:00) � 24-satni kalendar (24/7)

Bilo koji od ovih kalendara može se definirati kao projektni kalendar. Međutim, nijedan od njih ne sadrži blagdane i neradne dane pa je često potrebno kreirati prilagođeni kalendar kako bi se prikazalo stvarno stanje. Kreiranje prilagođenog kalendara

Otvorite kalendar putem izbornika Tools/Change Working Calendar ili klikom na ikonu .

� Odaberite New za kreiranje novog kalendara

� Unesite ime za kalendar i pritisnite OK � Označite dane za koje želite

promijeniti radno vrijeme (npr. za svaki petak možete kliknuti na stupac „F“ ili držati ctrl i kliknuti na određene dane). Za označavanje kompletnog kalendara potrebno je držati ctrl i mišem prevući od slova M pa sve do S.

� Kliknite na „non-default working time“ s lijeve strane i unesite 'nestandardno radno vrijeme' ukoliko postoji takvo za određeni dan

� Za označavanje neradnih dana potrebno je označiti dane te kliknuti na „Non-working time“.

� Izmijenjena polja u kalendaru bit će ispisana crveno.

� VAŽNO: Kliknite na „Options“ na dnu kako bi se unijeli dnevni i tjedni radni sati te broj radnih dana u mjesecu. Ukoliko se ovi podaci ne unesu, OpenProj neće ispravno prikazati zadatke.

� Potvrdite promjene klikom na OK. Sada je potrebno dodijeliti prilagođeni kalendar projektu. Ovo se radi na način da se klikne na Project/Project Information na gornjem izborniku te se pod Base Calendar odabere novokreirani kalendar. U ovom prozoru se također unosi i početno vrijeme projekta. Nakon odabira kalendara potrebno je kliknuti na Close.

7

OpenProj može također pridružiti kalendare pojedincima i specifičnim zadacima. U ovom slučaju mogu se odrediti godišnji odmori za svakog zaposlenika posebno ili se zadacima odrediti da slijede raspored koji je različit od onoga u baznom kalendaru. Prema tome, mogu se koristiti 3 različite vrste kalendara u projektu:

1. Projektni kalendar (bazni kalendar za projekt) 2. Kalendar za resurse (za individualno radno vrijeme i godišnje odmore) 3. Kalendar za zadatke (za zadatake koji ne slijede redovno radno vrijeme, npr. zadatak ne može

započeti u petak jer će bit prekinut zbog vikenda ili zadaci koji se izvršavaju neprekidno 24 sata na dan).

Kalendari za resurse i zadatke će biti objašnjeni kasnije u uputama. Kalendar je vezan za određeni projekt pa ga je, ukoliko se pokreće novi projekt, potrebno ponovno definirati u novom projektu.

8

Unos zadataka Unos naziva zadataka Kod kreiranja novog projekta, OpenProj po defaultu otvara pogled gantograma s desne strane prozora te tablicu za unos zadataka s lijeve strane. Zadaci predstavljaju manje dijelove projekta. Oni se uvijek mogu kasnije izmijeniti, pomicati, umetati ili obrisati. Najprije je potrebno razmisliti o svim jasnim razinama projekta i pokušati ih „razbiti“ na odgovarajuće dijelove. Bitno je postaviti pitanje „Koji se posao treba napraviti, tko i što je potrebno za to i koliko je potrebno da se posao napravi?“. Što je pitanje detaljnije, to bolje. Mora se identificirati konačan ishod projekta te potom shvatiti koje akcije je potrebno poduzeti kako bi se došlo do tog ishoda. Za unos zadataka potrebno je:

� Kliknuti u prvo polje u stupcu Name

� Unijeti ime zadatka

� Potvrditi unos klikom miša ili

pritiskom tipke Tab

� Ukoliko nije poznato trajanje razine

(zadatka), ono se ne mora unijeti. OpenProj će unijeti vrijednost „1 day?“. Ova vrijednost se

može kasnije izmijeniti.

� Ako znate procijenjeno vrijeme trajanja, unesite ga. OpenProj automatski konvertira trajanje

u dane. Npr. ukoliko se unese 1 w (1 week / 1 tjedan), OpenProj će upisati 5 dana. Unos od 1

mjeseca rezultirat će upisom 20 dana, dok će 1 sat bit ispisan kao 0,125 dana (1/8 dana).

� Potvrdite unos Enterom ili klikom u sljedeći red

� Važno je da se u ovoj razini projekta unesu samo imena i trajanje zadataka. Druge

informacije se ne unose. Naročito ne početno vrijeme.

� Bilo bi poželjno da se već na ovoj razini unose glavne faze (npr. Dizajn), a zatim detaljniji

zadaci ispod njih (dizajn unutrašnjosti, dizajn vanjštine...). Za glavne faze se nikad ne unosi

trajanje.

Unos napomena Za svaki zadatak moguće je unijeti određenu napomenu vezanu za taj zadatak, kao npr. normativi za izvođenje određenih zadataka, popis korisnih linkova vezanih za zadatak, podsjetnik u vezi načina izvođenja zadatka i sl. Napomena se postavlja na način:

� odabere se željeni zadatak

� u alatnoj traci klikne se na ikonu � unese se željena napomena

Nakon unosa, u statusnom stupcu prikazuje se žuta ikona, pri čemu se napomena prikazuje postavljanjem miša na nju.

9

Rad, podjela, struktura

Uspostavljanje pregleda Nakon unosa zadataka (i procijenjenih trajanja) potrebno ih je organizirati u logične grupe povezanih zadataka. Te grupe zadataka bit će predstavljene zbirnim zadacima (glavne faze koje su objašnjene u prijašnjem odlomku). Zbirni zadaci automatski dobivaju informacije o vremenu od svih zadataka u njihovoj grupi.

Umetanje, pomicanje, kopiranje i brisanje zadataka Za pomicanje ili kopiranje zadataka, mora biti označen cijeli red zadatka. Izmjena se obavlja samo na odabranoj ćeliji i sadržaju ćelije. Za odabir cijelog reda zadatka, potrebno je kliknuti na broj reda. Umetanj novog zadatka

� Odaberite red gdje želite umetnuti zadatak. Zadatak će biti umetnut iznad označenog reda. � U izborniku kliknite na Insert / New Task/Resource ili desnim klikom miša odaberite New ili

pritisnite Ctrl + K Pomicanje zadataka

� Odaberite željeni red � Izrežite zadatak tipkom Ctrl + X ili putem izbornika Edit/Cut ili desnim klikom miša odaberite

Cut � Zalijepite zadatak na željenoj poziciji klikom Ctrl + V ili Edit/Paste ili desnim klikom miša na

Paste Kopiranje zadataka

� Odaberite željeni red � Kopirajte zadatak tipkom Ctrl + C ili putem izbornika Edit/Copy ili desnim klikom miša

odaberite Copy � Zalijepite zadatak na željenoj poziciji klikom Ctrl + V ili Edit/Paste ili desnim klikom miša na

Paste Brisanje zadataka

� Odaberite željeni red � Obrišite zadatak tipkom Delete na tipkovnici ili putem izbornika Edit/Delete ili desnim klikom

miša na Delete

Kreiranje zbirnog zadatka Prilikom grupiranja zadataka pod matičnim zadatkom (roditeljem), hijerarhijska struktura može sadržavati više razina detalja. U tablici zadataka, zbirni zadaci automatski će biti podebljani dok su pod-zadaci prikazani uvučeno. Zbirni zadaci imaju simbole + i – kao prefikse, ovisno jesu li pojedinačni zadaci rašireni ili skupljeni.

10

Zbirni zadaci su isto tako na gantogramu prikazani crnom linijom sa početnom i završnom točkom, koje su izračunate na temelju trajanja i ovisnosti pod-zadataka u toj fazi. Iz tog razloga se za zbirne zadatke ne unose vremena trajanja. Kako bi se kreirao zbirni zadatak, potrebno je znati koji će se zadaci dodijeliti pod zbirni zadatak tako što će se označiti svi redovi zadataka te ih uvući klikom na ikonu „ > “. Na slici ispod vidljivo je kako su zadaci od 2-6 uvučeni i nalaze se u sklopu zbirnog zadatka Dizajn.

Uvlačenje i izvlačenje zadataka

� Pojedinačni zadaci ili grupe zadataka se mogu uvući još i više pa će se tako kreirati zbirni zadaci unutar glavnih zbirnih zadataka. Organizacijom zadataka na ovaj način projekt dobiva strukturu što olakšava upravljanje projektom.

11

Dodjeljivanje kalendara za zadatke U projektu je napravljen bazni kalendar. Na sličan način može se kreirati i kalendar za zadatke. U ovom primjeru kalendar za zadatke kreirat će se za zadatak koji se može izvršavati samo ponedjeljkom, utorkom i srijedom. Otvorite kalendar putem Tools/Change Working Calendar, odaberite New, nazovite ga proizvoljnim nazivom (npr. PoUtSr). Označite stupce za četvrtak i petak (T i F) te im postavite Non-working Time (neradno vrijeme). Zatim, dodijelite kalendar zadatku:

� Otvorite informacije o zadatku dvostrukim klikom na ime zadatka � Označite tab Advanced � Pod Task Calendar odaberite PoUtSr. Sa Close potvrdite promjene.

Sada će se ovaj zadatak izvršavati samo u ova 3 radna dana, a OpenProj će u skladu s tim preračunati zadatke, bez obzira na početno vrijeme.

Primjer: sjednice projektnog tima i menadžmenta održavaju se srijedom od 12-13 sati

12

Postavljanje zavisnosti

Tipovi zavisnosti Zavisnosti služe za prikaz veza među zadacima i postavljanje pravila kada zadaci mogu započeti ili završiti. OpenProj koristi 4 vrste zavisnosti:

Zavisne veze između prethodnika i sljedbenika

FS (Finish-to-Start) Ovo je uobičajena veza u OpenProj-u. Definira da jedan zadatak mora završiti prije nego idući može započeti. Npr. „printanje dokumenta“ ne može započeti sve dok „uređivanje dokumenta“ nije završeno.

SS (Start-to-Start) Početak zadatka je zavisan od početka svog prethodnika. Odnosno, zadatak može započeti tek kada je započeo i prethodni zadatak (ili kasnije). Npr. pisanje popratne dokumentacije i revizija se odvijaju istovremeno.

FF (Finish-to-Finish) Završetak zadatka ovisi o završetku svog prethodnika, tj. zadatak može završiti u isto vrijeme ili nakon što završi i prethodni zadatak. Aktivnosti koje zahtijevaju određenu opremu moraju završiti prije isteka najma te opreme.

SF (Start-to-Finish) Kraj sljedećeg zadatka ovisi o početku prethodnog. Drugim riječima, prvi zadatak počinje nakon što drugi zadatak završi. Ova zavisnost se veoma rijetko koristi.

Kreirane zavisnosti utječu stoga i na početno i završno vrijeme zadataka. OpenProj automatski mijenja početno i završno vrijeme zadataka kako bi se pridržavali novih ograničenja. Bilo kakva promjena na zavisnostima zadataka izmijenit će njihove datume, ali i gantogram.

Odabir zadataka s FS vezama (uobičajene i najčešće korištene) Zadaci se mogu povezati na bilo koji od 3 načina navedenih u nastavku:

1. Ručnim unosom � Označite željeni zadatak i u stupcu Predecessors unesite redni broj zadatka prethodnika koji

se mora završiti prije nego željeni zadatak može započeti. Potvrdite unos tipkom Enter. Moguće je unijeti više prethodnika te ih odvojiti znakom „ ; “.

Definirano je da za zbirni zadatak „Dizajn“ nije moguće obaviti „Analizu“ sve dok nije dovršen zadatak „Prikupljanje informacija“. Isto tako, nije moguće izvršiti zadatak „Prezentiranje alternativnog dizajna“ dok nije dovršen zadatak „Analiza“ itd.

13

Svi navedeni zadaci su ovisni o svojim prethodnicima. Postoji brži način povezivanja zavisnosti metodom odabira:

2. Odabirom � Odaberite redove zadataka koji se trebaju povezati sa zavisnostima. U primjeru iznad vidljivo

je kako su svi zadaci ovisni jedni o drugima, pa je stoga potrebno označiti mišem redove

2,3,4,5 i 6 i kliknuti u izborniku na Edit/Link ili na ikonu . � Vidljivo je da su nakon toga samo jednim klikom svi zadaci postali ovisni jedni o drugima

3. Povlačenjem miša Napomena: zadaci moraju imati definirano trajanje kako bi povlačenje s mišem bilo učinkovito

� Dva zadatka moguće je povezati na način da se u gantogramu mišem pozicionira na zadatak

prethodnik. Pokazivač miša se mijenja u znak +. � Lijevim klikom miša potrebno je prevući zadatak prethodnik na zadatak sljedbenik. U tom

trenutku pokazivač miša mijenja se u znak . VAŽNO! Bitno je da se trake zadataka u gantogramu ne proširuju u lijevu ili desnu stranu jer će se time promijeniti početno i završno vrijeme zadataka. Isto tako, moguće je povezati i pojedinačne Zbirne zadatke bilo kojom od 3 metode, ali nije moguće povezati zbirni zadatak sa svojim pod-zadacima. Uklanjanje poveznica ovisnosti zadataka Poveznice je moguće obrisati:

1. klikom na broj u stupcu „Predecessors“ i pritiskom tipke Delete 2. označavanjem zadataka i odabirom Edit/Unlink

3. klikom na ikonu 4. označavanjem veze između dva zadatka u gantogramu te klikom na Remove

14

Definiranje ostalih zavisnosti (SS, FF, SF) i kreiranje Time-lagova ili zadataka koji se preklapaju Unesene ovisnosti mogu se razlikovati još i više, omogućavajući određivanje vremenskog razmaka između dva zadatka ili preklapanje zadataka. Npr.

� nije moguće obojati zidove 3 dana nakon postavljanja parketa, budući da se lak na parketu mora osušiti

� jedan dan prije završetka renoviranja može se započeti sa aktivnostima čišćenja Kreiranje vremenskog razmaka ili preklapanja Razmake ili preklapanja najbolje je primijeniti klikom na poveznicu između dva zadatka u gantogramu:

� kliknuti na vezu između dva zadatka u gantogramu

� otvara se prozor u kojem je moguće promijeniti i vrstu zavisnosti

� unosi se željeno vrijeme odgode u polje Lag

� unos se potvrđuje klikom na OK Uobičajena vrijednost vremenskog razmaka postavljena je na 0 dana. Unosom pozitivne vrijednosti kreira se vremenski razmak, a unosom negativne vrijednosti kreira se preklapanje zadatka prethodnika i sljedbenika. Alternativno, moguće je primijeniti sljedeću proceduru:

� dvostrukim klikom na zadatak za koji se želi promijeniti veza zavisnosti ili klikom na ikonu (Task Information) otvara se prozor o informacijama o zadatku

� otvorite tab Predecessors � odaberite vrstu zavisnosti i trajanje vremenskog razmaka (pozitivno ili negativno)

Složenije vrste zavisnosti moguće je i upisati u stupac Predecessors na sljedeći način:

15

Stupac Predecessor Funkcija

2 Zadatak može početi samo nakon završetka zadatka 2

2;3 Zadatak može početi samo nakon završetka zadataka 2 i 3

2SS Zadatak može započeti samo ako je započeo i zadatak 2

2;3SS Zadatak može započeti samo ako je završio zadatak 2, a započeo zadatak 3

5FF Zadatak ne može završiti prije nego završi zadatak 5

3SS+3t Zadatak može započeti 3 dana nakon početka zadatka 3

4SS+40%;3FS+3t Nakon što je prošlo 40% (trajanja) zadatka 4, može započeti zadatak. Uz to, zadatak 3 mora biti završen barem 3 dana

2FS-1t Zadatak može započeti dan prije završetka zadatka 2

Na ovaj način, moguće je definirati puno složenije zavisnosti.

16

Kritični zadaci i raspoređivanje konflikata Identifikacija konflikata Ukoliko se završno vrijeme zadatka koje je izračunao OpenProj ne podudara sa ciljanim, stvarnim datumom plana, potrebno je procijeniti i riješiti neslaganja pregledom kritičnih zadataka.

� Kritični zadaci su takvi zadaci koji nemaju vremenskog razmaka. Kašnjenje u bilo kojem kritičnom zadatku vode pomicanju datuma završetka cijelog projekta

� Kritični zadaci su u OpenProj-u prikazani crvenom bojom � „Slack time“ (vremenski zastoj) traka može se prikazati desnim klikom u gantogramu te

odabirom Bar styles – Total slack. Vremenski razmaci prikazani su kosim isprekidanim linijama.

� Kritični putevi prikazuju kritične zadatke u projektu � Budući da kritični zadaci imaju direktan utjecaj na završno vrijeme, važno je da projektni

manager dobro obrati pažnju na njih kako bi se izbjeglo pomicanje završetka projekta. Moguće rješenje za raspoređivanje konflikata kroz mijenjanje kritičnih zadataka

� Dodjela dodatnih resursa zadacima (ljudi, kapacitet strojeva i sl.) � Ponovno razmišljanje o trajanju zadataka (postoji li skriveni vremenski zastoj zbog

pesimističnih procjena?) � Dodijelite dodatno vrijeme kritičnim zadacima � Ponovno pregledajte zavisnosti zadataka (ne mora se uvijek koristiti normalni FS pristup) � Razmotrite mogućnosti za istovremeno izvođenje zadataka

Filtriranje kritičnih zadataka OpenProj ima mogućnost prikazati samo kritične zadatake koristeći filter:

17

Postignuća i rokovi Uspostavljanje postignuća Postignuća su važne točke dovršetka ili odluka u projektu (često ih se veže uz ishode). Postignuće treba uvijek stajati na početku i završetku faze u projektu. Postignuća predstavljaju status neke faze. Nadalje, imaju i datumske vrijednosti, ali samo kao pravila, ne kao trajanje. Temelje se na:

• vremenu (tjedno, mjesečno)

• troškovima (npr. nakon potrošenih 50.000 kn)

• dovršenju (na kraju svake faze) Unesite novi zadatak u raspored (npr. Dizajn dovršen) i dodijelite mu trajanje 0. Zadatak se pojavio u gantogramu kao crni dijamantni oblik. Postavite postignuće na toj fazi tako da bude iste razine uvučenosti kao i zbirni zadatak (ne kao razina zadatka) tako što ćete označiti zadatak Dizajn dovršen i stisnuti tipku Outdent „<“ i spojite postignuće direktno sa zbirnim zadatkom. Zavisnosti mogu biti postavljene samo između elemenata iste razine uvučenosti.

U idućem koraku kreirat ćemo početna i završna postignuća za svaku fazu. Potrebno je povezati završno postignuće prethodne faze sa početnim postignućem slijedeće faze.

18

Sada je vremenska crta projekta predstavljena nizom faza. Konačno postignuće označava rezultat svake faze, ishod. Zadaci unutar faze opisuju aktivnosti koje su potrebne da bi se došlo do rezultata faze ili ishoda. OBAVIJEST: Dosad u projektu nisu definirani ostali datumi, osim onih startnih. Preliminarni završni datum definira se datumom početka projekta te ovisi o trajanju svake aktivnosti i zavisnosti među zadacima. Ovo je jedini put da planiranje projekta bude uspješno! Postavljanje rokova Rokovi se koriste za praćenje napretka pojedinih zadataka. Rok koji je zadan za određeni datum će aktivirati obavijest čim se taj datum prekorači te će se pojaviti sličica u stupcu Indicator.

Postavljanje roka:

� Odaberite u stupcu Name zadatak za koji želite primijeniti rok

� Otvorite informacije o zadatku, dvostrukim klikom na ime zadatka ili na ikonu � Otvorite tab Advanced i unesite željeno vrijeme u polje Deadline � Potvrdite unos klikom na Close

19

Izmjena informacija o zadatku Sve informacije vezane za zadatke uređuju se kroz prozor Task Information i to za sve zadatke za koje imate mogućnost mijenjanja informacija i postavki. Informacije je bolje mijenjati kroz ovaj prozor, nego u stupcima u tablici sa zadacima.

20

Tab Sadržaj

General Općenite informacije o zadataku te postotak dovršenosti.

Predecessors Popis svih zadataka prethodnika i postavke vrste zavisnosti

Successors Informacije o zadacima sljedbenicima i postavke vrste zavisnosti

Resources Prikaz dodjeljenih resursa i alokacija za zadatak

Advanced Tip zadatka i informacije o vremenskim ograničenjima

Notes Bilješke o zadatku

21

Ograničenja zadatka Rad s ograničenjima zadatka

Uobičajeno ograničenje zadatka je: As Soon As Possible (što je prije moguće) Ova postavka znači da se početno vrijeme zadatka računa na temelju početnog datuma projekta, trajanja zadataka prethodnika i zavisnosti među zadacima. Plan projekta je još uvijek potpuno dinamičan. Izmjena početnog datuma projekta (Project/Project Information) rezultirat će preračunavanje svih datuma zadataka.

22

Oklopljena projektna struktura Vrijeme je da se projektnom planu zada čvršća struktura - metaforički rečeno, kostur, na način da se obavi enkapsulacija (oklopljivanje) faza i dodavanje planiranih vremenskih zastoja (Slacks) ili vremenskih tampon zona (Buffers). Vremenske tampon zone bi trebale biti vidljive i automatski će se smanjiti za vrijeme trajanja projekta ukoliko se pojave odstupanja. One bi trebale biti na mjestu na kojem vremensko odstupanje na početku projekta ne bi utjecalo na sve faze, nego samo na one zadatke u relevantnoj fazi. Na ovaj način, project manager ima mogućnost poduzeti protumjere kako se ne bi ugrozio cijeli projekt što je bit dobre kontrole projekta. Kako bi se ovo postiglo, vremenska tampon zona se ubacuje između posljednjeg postignuća prethodne faze i početnog postignuća u sljedećoj fazi postavljajući ograničenje zadatka na „must start on“ na početnom postignuću. Vremenska razlika između izračunatog završnog datuma posljednjeg postignuća i fiksnog početnog postignuća sljedeće faze naziva se „planirani vremenski zastoj ili tampon zona“. Vremensko trajanje tampon zone ovisi o nekoliko faktora kao što su složenost, upoznatost (puno preciznije se mogu procijeniti poznate aktivnosti od onih što se nikada prije nisu radile) i ukupno trajanje faze. Npr., razdoblje tampon zone od 5 dana na kraju faze koja traje samo 2 tjedna je vjerojatno malo pretjerano. Isti vremenski zastoj u fazi koja traje pola godine je, s druge strane, previše optimističan.

� U stupcu Name odaberite početno postignuće (sljedeće) faze � Otvorite prozor Task Information (Informacije o zadatku) � Odaberite postavku Constraint Type: Must Start On i postavite datum koji se slaže sa

željenim trajanjem tampon zone. � Potvrdite izmjene na Close

Između zadatka 6 (Dizajn dovršen) i zadatka 7 (Početak razvoja) uneseno je 15 dana vremenskog zastoja (od 03.10.13. do 18.10.13.). Ikona u prvom stupcu pokazuje da zadatak 7 ima datumsko ograničenje, tako da sve aktivnosti unutar ove faze imaju vremensku tampon zonu (isprekidane linije). Ukoliko je trajanje zadatka 3 (Analiza) produljeno na 20 dana, koristi se vremenski zastoj i svi će zadaci u fazi biti prikazani kao kritični zadaci u planu.

23

Generalno, kritični zadaci (crvene trake) razlog su zabrinutosti project managera jer mora pokušati održati planirani datum dovršetka projekta primjenom drugih odgovarajućih protumjera te se više ne može osloniti na vremensku tampon zonu. Sljedeća faza projekta je alokacija resursa!

24

Planiranje resursa

Osnove za planiranje resursa Važan korak u planiranju projekta je alokacija resursa individualnih zadataka. Resurs je bilo koji tip entiteta (ljudi, materijal, oprema i troškovi) koji je potreban za ostvarivanje projektnih zadataka. Npr., dostupni članovi projektnog tima, vanjski suradnici, alati i računala, unajmljeni poslovni prostor, proizvodni materijali su resursi. Nakon što se povežu resursi i zadaci, moći će se odgovoriti na pitanja:

• tko će i kada raditi na određenoj aktivnosti?

• raspolažemo li s količnom resursa koja odgovara opsegu projekta?

• očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost za vrijeme kada nije na raspolaganju za rad na projektu?

• jesmo li resursu pridružili više aktivnosti nego što radni kapacitet tog resursa dopušta? OpenProj razlikuje 2 vrste resursa:

Radni

Radni resursi su u osnovi vrijeme ili rad:

• osobe imenom i prezimenom (npr. Pero Perić)

• osobe određene zanimanjem/funkcijom (npr. nadzor)

• osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. programeri)

• oprema (npr. računalni laboratorij, prostor, server i sl.) (zaposlenici, konzultanti, freelancer-i (honorarni radnici) i vanjski suradnici)

Materijalni Materijalni resursi obuhvaćaju predmete ili robu utrošenu radi dovršetka projektnih zadataka (tone betona, metri žice, jedinice računala...)

Kreiranje liste resursa Prije alokacije resursa zadacima, potrebno je definirati listu/tablicu resursa. U toj tablici ispisuju se dostupni resursi i dodatne informacije o resursima.

� Odaberite u izborniku View/Resources ili kliknite na ikonu na lijevoj strani ekrana. � Unesite ime resursa u stupcu Name � Odaberite vrstu resursa u stupcu Type

Također, pod ime resursa mogu se unositi i generička imena (npr. Software programer). Polje Max. Units označava dostupan broj resursa, odnosno kada i koliko određeni resurs može sudjelovati u određenim aktivnostima. Inicijalno se postavlja vrijednost od 100% što znači da je resurs

25

na raspolaganju cijelo radno vrijeme. Isto tako, 700% znači da postoji 7 software programera u projektnom timu.

Stupac Opis

Name Ime resursa (ime i prezime, titula, naziv stroja, ime materijala, vrsta troška).

Type Vrsta resursa (materijalni ili radni)

Material Label Ovaj stupac sadrži jedinicu mjere materijala, npr. litre, palete, kubni metri. Ovakav unos dozvoljen je samo za materijalne resurse.

Initials OpenProj automatski dodjeljuje prvi znak imena resursa kao inicijal. Ovi inicijali mogu se promijeniti ukoliko je potrebno.

Group Definiranje grupnog imena za resurse (npr. odjel, mjesto troška i sl.). Moguće je i filtrirati resurse na temelju ove informacije.

Max. Units % Definiranje broja ljudi, strojeva ili sl. u postotku za ukupan broj dostupnih jedinica. Zadana vrijednost je 100% (1). Ovo polje može se koristiti samo za radne resurse.

Standard-Rate Unos utroška po jedinici. Npr. trošak rada po satu. Za strojeve unosi se cijena ili naknada po jedinici vremena.

Overtime Trošak za rad izvan redovnog radnog vremena.

Cost Per Use Fiksna naplata za korištenje resursa. Npr. putni troškovi vanjskih suradnika, fiksna cijena po uređaju.

Base Calendar Odabir projektnog kalendara kreiranog na početku. Kalendar resursa je moguće dodijeliti svakom resursu gdje god se mogu definirati pojedinačni radni sati i odmori.

Alokacija (raspodjela) resursa

Dodjeljivanje resursa zadacima Nakon što se popunila tablica resursa, postoji nekoliko načina za njihovo dodjeljivanje zadacima:

1. Dodjeljivanje resursa koristeći prozor Assign Resources (dodjeljivanje resursa)

� Odaberite željeni zadatak u tablici zadataka za koji želite dodati resurs

� U izborniku kliknite na Tools/Assign Resources ili

na ikonu � U prozoru Assign

Resources ispisana je lista svih dostupnih resursa

� Kliknite na resurs koji želite dodati te na gumb Assign (dodijeli)

� U stupcu Units određuje se raspoloživost pojedinog resursa (npr. 50% znači pola radnog vremena, ostalih 50% resurs je

26

slobodan za neku drugu aktivnost) � Zatvorite prozor

Nakon dodjele resursa, oni će biti ispisani pokraj zadatka u gantogramu, kao i u stupcu Resource Names.

2. Kroz prozor Task Information (informacije o zadatku) � Dvostruki klik na zadatku otvara prozor Informacije o zadatku. Odaberite Resources.

� Kliknite na ikonu . � Otvara se prozor Assign Resources � Odaberite željene resurse i kliknite na Assign kao u prethodnom načinu za dodjelu

resursa.

U prozoru Assign Resources isto tako možete zamijeniti, ukloniti, dodati ili izmijeniti % alokacije zadacima.

27

Informacije o resursima Kao što postoji Task Information prozor, isto tako, unutar aplikacije, nalazi se i centralna administracija za resurse koja se naziva Resource Information.

Ova mogućnost otvara se dvostrukim klikom na ime resursa u tablici resursa ili klikom na ikonu ili putem izbornika Project / Tasks/Resource Information.

5 tabova u prozoru omogućava slijedeće:

General Sadrži općenite informacije o resursu.

Costs Ovdje se mogu urediti troškovi po satu, kao i 5 različitih stopa troškova (npr. za vanjske suradnike)

Resource Availability Dodjeljivanje vremena dostupnosti resursa kao i dostupan kapacitet (npr. 50%)

Tasks Popis svih zadataka kojima je ovaj resurs dodjeljen. Možete odrediti alokaciju i izvesti ravnanje resursa.

Notes Dodatne bilješke o resursu.

28

Kalendari resursa Kao što su se definirali prilagođeni kalendari za određene zadatke, isto se može napraviti i za resurse. Kako bi se kreirao kalendar resursa, potrebno je otići na pregled resursa klikom na View/Resources. Dobiva se lista svih dostupnih resursa u projektu. Recimo da se želi promijeniti kalendar resursu Marku Markoviću.

� Dvostruki klik na ime resursa

� Pod Base Calendar odaberite kalendar

� Kliknite na ikonicu kalendara s desne strane

� Otvara se kalendar za resurs Marka Markovića

� Označite godišnje odmore i neradne dane za resurs ili promijenite individualne radne sate.

29

Rad i „planiranje prema tipu zadatka“

Uloženi rad (dalje u tekstu: Rad) Mogućnost dodavanja jednog ili više resursa zadatku otvorila je cijelu novu varijablu u projektu - varijablu „rad“ - Effort.

rad = trajanje zadataka x alokacija (raspoloživost) resursa

Bitno je razumijeti ovu jednadžbu kako bi se shvatili koncepti planiranja projekta. Npr. ukoliko uzmemo zadatak s trajanjem od jednog dana (8 sati) i dodijelimo mu 2 resursa na 100%, ukupan rad je jednak 16 sati (i troškovi su izračunati u skladu s time). Zadatak s trajanjem od 2 dana, s jednim resursom na 100% i drugim resursom na 50% bit će jednak 24 sata rada. (16 sati + 8 sati). Rad se može pratiti na način da se umetne stupac Posao (Work) (ovako OpenProj obilježava rad) prije stupca Trajanje (Duration). Umetanje stupca se vrši desnim klikom na zaglavlje stupca Start i zatim se odabere Insert Column – Work. Postoji nekoliko zadataka koji se mogu dovršiti s kraćim trajanjem ukoliko je više resursa raspoređeno na njima. Npr. 4 sloja cigle sazidat će zidove jednostavne obiteljske kuće u pola vremena nego 2 sloja cigle. S druge strane, hoće li sastanak završiti brže ukoliko je više ljudi prisutno na njemu? Vjerojatno ne. Specifična svojstva zadataka kontroliraju se kroz tip zadatka u OpenProj-u.

� Izbornik Project / Tasks/Resource Information

(ili ikona ) � Tab Advanced, polje Type � Checkbox „Effort Driven“

Uobičajeni tip zadatka u OpenProj-u je Fixed Units – Effort Driven. To znači da alokacija resursa određuje trajanje i rad zadatka. Ako određenom zadatku, uz već pridruženi resurs, odlučimo dodati još resursa, količina radnih sati ostaje ista, dok se trajanje zadataka smanjuje.

30

OpenProj radi s proporcionalnim izmjenama. Udvostručavanjem jedinica upola se smanjuje trajanje zadatka. Ipak, u stvarnosti, ovo nije uvijek sasvim točno. Četiri programera ne moraju nužno razviti aplikaciju u upola kraćem vremenu nego što bi to napravila 2 programera. U tom primjeru, dodatni trošak i rad ne moraju biti učinkoviti. Posao (Rad) definiran je početnom alokacijom resursa! Tijekom početne dodjele resursa zadacima on postaje definiran. Izmjena alokacije resursa (u postotku ili kroz dodavanje ili smanjivanje resursa) promijenit će i trajanje ukoliko su zadaci postavljeni na Fixed Units. Ovo ponekad vodi do iznenađujuće, ali ne nužno, krivih rezultata. Trajanje zadatka određeno je upravljanjem resursom. Za izračun završnog datuma zadatka u „effort-driven“ planiranju, onaj resurs koji je najduže dodijeljen zadatku, odredit će i završetak zadatka (logično!). To također može biti zbog honorarnih resursa koji imaju samo nekoliko sati dnevno da izvrše zadatak. Moguće je zadatku deaktivirati atribut „effort-driven“ micanjem oznake u checkboxu „Effort Driven“. Postavka Fixed Duration ponekad se preferira kod onih korisnika koji ne vjeruju posve automatskom kalkuliranju od strane OpenProj-a. Trajanje ostaje fiksno kako ga je isplanirao Project manager, bez obzira koliko puno resursa se dodalo ili uklonilo. Project manager izračunava trajanje ručno. Kako je ranije opisano, postoje uvjerljivi razlozi za odabir ovog tipa zadatka: hoće li izgradnja zgrade završiti brže ukoliko je prisutno više nadzornika? Traje li vožnja od Osijeka do Splita upola kraće ukoliko je u autu 4 osobe umjesto dvije? Hoće li poslovni sastanak biti kraći ako je na njemu prisutno 20 sudionika, a ne 10? OpenProj je program za kalkuliranje, koji izračunava samo osnovne matematičke radnje, on nema znanja o zadacima ili ljudima u projektnom timu.

31

Alokacija pojedinačnog resursa Dva resursa s imenima Marko Marković i Josip Perković rade na zadatku s trajanjem od 7,5 dana. Zbog naravi zadatka, potrebno je da Marko Marković krene prvi te da radi tijekom cijele aktivnosti. Rezultat Markovog rada je temelj za Josipov posao. Josip je dodjeljen zadatku na nepuno radno vrijeme. Ovakav tip alokacije (raspodjele) naziva se „opcionalni (nepredviđeni) redoslijed“ ili „nepredviđena alokacija raspoređenih resursa“. Najprije, treba normalno dodijeliti resurse Marka i Josipa, obojicu na alokaciju od 100%. Zatim, potrebno je izmijeniti alokaciju u pregledu Task Usage. Task Usage (iskorištenost zadataka) panel dostupan je kroz izbornik View/Task Usage, ili klikom na

ikonu s lijeve strane .

Opcionalna (nepredviđena) alokacija raspoređenih resursa Novi izračun trajanja zadatka za Marka iznosi 60 sati, a Josip je rapodijeljen na 38 sati. Ukupan rad sada iznosi 98 sati umjesto 120 sati. Bez obzira na postavljenu vrstu zadatka, ne mijenja se trajanje zadatka. Mijenja se jedino ukupan rad. Konačan rezultat vidljiv je i u gantogramu.

Desnim klikom na gantogramu potrebno je kliknuti na Show Assignments.

32

Niveliranje (usklađivanje) resursa

Svrha niveliranja resursa Svi planirani zadaci su uneseni u projektu, definirane su zavisnosti između zadataka te su im dodjeljeni resursi i njihove alokacije. Moguće je da je jedan resurs dodjeljen na dva ili više zadataka u isto vrijeme (paralelni zadaci) i tada se suočavamo sa previše alociranim resursom. Ukoliko se ovo dogodi, suočavamo se konfliktom resursa koji se mora riješiti. Takav proces naziva se „niveliranje resursa“ i ključni je dio planiranja projekta.

Strategije niveliranja resursa Kako bi se uklonila pre-alokacija resursa, moguće je primijeniti jednu od slijedećih mjera:

� izmijeniti svojstva određenih zadataka (odgoditi ih, prekinuti ih) � promijeniti alokaciju resursa � promijeniti radno vrijeme resursa

Pregled prealociranosti resursa Nažalost OpenProj neće prikazati prealociranost resursa u tablici resursa. Da bi se pregledala i provjerila iskorištenost resursa, potrebno je označiti zadatak i otvoriti dijagram resursa u donjem

dijelu ekrana koristeći izbornik View/Histogram ili klikom na ikonu .

U ovom pregledu može se vidjeti resurs Vanjski konzultant koji počinje s radom 27.12.13. i već ima prealociranost (> 100%).

33

Sada označite red 11 u tablici zadataka i promijenite pogled donje polovice u Iskorištenost resursa

klikom na View/Resource Usage ili na ikonu . U gornjoj polovici ekrana umetnite novi stupac nakon stupca Trajanje (Duration) pod nazivom Free slack.

Odaberite zadatak koji ima prealociranost resursa (Razvoj konačnog proizvoda). U donjem dijelu prikazani su dodjeljeni resursi i zadaci kao i raspodjeljeni radni sati. Moguće rješenje za prealociranosti resursa je micanje zadatka „Razvoj konačnog proizvoda“ na kasniji datum. Polje Leveling Delay u donjem dijelu ekrana služi radi odgode zadatka za svrhu niveliranja resursa. U to polje unijet ćemo vrijednost od 5 dana.

Povratkom na View/Histogram pokazuje da resurs više nije prealociran.

34

Naravno, ovdje su se mogli koristiti i drugi pristupi. Npr. postavljanjem da zadatak počinje 5 dana nakon svog prethodnika (sa vrstom veze koja kreira pozitivan razmak od 5 dana) ili ručno distribuirati rad za prealocirane resurse.

35

Kalkulacija troškova projekta

Osnove kalkulacije troškova projekta Često uspjeh projekta nije vezan samo za pravovremeni završetak, nego i za upravljanje i kontrolu troškova. Uz pomoć OpenProj-a moguće je odrediti i pratiti troškove.

Tablica troškova Nakon što su resursi dodjeljeni pojedinim zadacima (radni i materijalni tipovi resursa), OpenProj kalkulira troškove po zadatku, po fazi i za cjelokupni projekt. Ovi podaci se mogu pregledati u tablici troškova:

� Desnim klikom miša potrebno je kliknuti na kvadrat gdje se spajaju stupci i retci u tablici

� Odaberite Cost Odaberite Default da biste se vratili na standardnu tablicu. Također, moguće je preimenovati naziv bilo kojeg pregleda.

36

Postavljanje izvornog plana Sada biste već trebali imati projektni plan koji nema konflikata i prealociranosti resursa. Uvijek pokušajte pokrenuti projekt sa „čistim“ planom. Problemi s fluktuacijama u planiranju i pre-alociranim resursima pojavit će se prije ili kasnije i tada ćete imati puno posla da ih se zadrži pod kontrolom. Trebali biste stvoriti čisti model planiranja sa vremenskim tampon zonama i vremenskim zastojima stavljenim u svaku fazu. Nakon što je plan prezentiran i odobren, vrijeme je za postavljanje izvornog plana koji predstavlja „nit vodilju“. Razlika između izvornog plana i trenutnog stanja pokazuje nam tijek izvedbe. Izvorni plan uspostavlja se putem izbornika Tools/Tracking/Save Baseline

� Ukoliko izvorni plan već postoji, moguće je dodati dodatne zadatke kasnije putem checkboxa „Selected Tasks“

� Najnovija verzija izvornog plana će uvijek obrisati prijašnju verziju.

Nakon prihvata i spremanja klikom na OK, mogu se primijetiti sive trake koje su se pojavile na gantogramu. One predstavljaju vrijednosti izvornog plana.

37

Praćenje projekta Nakon što je projekt gotov i pokrenut, važno je da OpenProj zna kako napreduju zadaci u stvarnom svijetu. To se naziva praćenje projekta. Praćenje podrazumijeva usporedbu plana sa stvarnim stanjem te poduzimanje odgovarajućih mjera gdje se događaju negativna odstupanja. Npr., ukoliko imate trajanje zadatka 4 (Prezentiranje alternativnog dizajna) i treba se produžiti na 10 dana, bit će vidljivo odstupanje između izvornog plana i stvarnog plana.

Stvaranje novog Baseline

38

Izvješća

Standardna izvješća OpenProj nudi nekoliko standardnih izvješća, koja se mogu otvoriti putem lijevog izbornika klikom na

ikonu Moguće je odabrati:

� Detalje projekta � Informacije o resursima � Informacije o zadacima � Tko radi što

Prilagođena izvješća Postoji mogućnost kreiranja vlastitih izvješća, prilikom čega se dodaju tablice koje sadrže stupce i redove koji su vam najvažniji. Tada je moguće primijeniti filtere, sortiranje i grupiranja te ih ispisati ili spremiti u .pdf formatu.