overtoom e-invoicing
DESCRIPTION
Deze presentatie door Rien van Gemert (content manager Overtoom) biedt een praktijkcase over het keuze- en implementatieproces van de overstap die Overtoom gaat maken naar elektronisch factureren.TRANSCRIPT
Overtoom e-Invoicing
Rien van GemertContent manager
2
Onderwerpen
1 dia over OvertoomReden projectStappen in fasesSelectie partnersDe uitrolProcesROI en aandachtspuntenAfronding
3
Overtoom organisatie
Meer dan 60 jaar de leverancier in kantoor, magazijn en werkplaatsinrichting. De grootste B2B directmail organisatie in de Benelux.Sinds 1996 eigendom van het Franse bedrijf Manutan.23 vestigingen in 21 landen in Europa1300 medewerkers in Europa
4
Reden project
5
De eerste stapjes…..
2004 eerste stappen
2008 lokaal project
6
Waarom?
KlantbehoefteNiet voor kostenreductieGroeiend aantal klanten met externe systemen1 kanaal voor alle factuurstromen
7
Projectfases
8
Project: fase nul 1/4
Alle handelingen werden dagelijkseintern verzorgd:
PrintenCouverteren (vullen van de enveloppen)Aanbieden voor distributie
9
Fase nul 2/4
Maatwerk ERPUitwisseling dagelijks bestandDigitalisering facturen volgensbelastingwetgevingPrinten en verzenden facturen door externe printpartner
10
Fase nul 3/4
Maatwerk – goede voorbereidingAlle partijen betrekkenE-Facturatie partner, ERP programmeur en printpartnerEn “natuurlijk” de interne afdelingen
11
Fase nul 4/4
Procesverbetering internVerbeteringen van layoutPrintproces: geeft mogelijkheden tot optimalisatie en toevoegingen in het proces
12
Fase 1 - integratie
externe portals zoals OB10, Ariba, Hubwoo,Bex, Basware, Hubwoo…….e-Procurement klanten en aangemelde klantenBestaande klanten van partner(s)
13
Fase 2
Selectie van klantenAantal facturen per jaar
Voorbereiding op de big bang
14
Fase 3
Massa mediaalService koppelen aan webshopVoor iedere klant beschikbaar
15
Selectie partners
16
Selectie partner
Bewezen ervaringPast bij de Overtoom cultuurWijze van communicatieKennis van zakenPartner voor alle berichtenFlexibelProject managementOne stop shopPrijs/kwaliteitUitrol in Europa mogelijkISO certificaatITIL methodeService Level Agreement
17
Selectie partner
8 geselecteerd5 uitgenodigd2 detail uitwerking
18
Partner
Onze keuze is gevallen op ….
19
De uitrol
20
De uitrol
Contract ondertekend april 2008Fase 0 afgerond en fase 1 in bewerkingFase 2 gepland voor einde van dit jaarFase 3 live met lancering nieuwe catalogus, eind januari
21
Proces
22
Proces
PartnerOvertoom
Papier
IntegratieKlant
Anderepartners
Webshops
23
Proces
24
ROI en aandachtspunten
25
ROI
KlantbehoefteProcesverbetering1 kanaal voor distributie van facturenPositief resultaat binnen 1 jaar
26
Samenvatting / Aandachtspunten
Is het moment juistHuidig proces versus toekomstigMaatwerkAanpassen algemene voorwaardenOverzicht en grip op het gehele proces
27
Het einde of het begin?
Bedankt voor uw aandacht!
Voor vragen mag u ook bellen of (e)mailen
+31 30 22 96 192