PANJAR WANG RUNCIT PN.

ZARINAH BT. SALEM PN. NORAIDA BT. NARAWI

1. PENGENALAN Panjar

Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan Pengurus Sekolah iaitu Pengetua atau Guru besar membuat pembayaran kecil dengan segera. PWR juga boleh digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan untuk membayar perbelanjaan aktiviti sekolah. Semua pembayaran bil tidak melebihi RM100.00 PWR boleh dibelanjakan untuk semua jenis kumpulan wang yang diselenggarakan oleh sekolah.

2. DEFINISI PANJAR WANG RUNCIT

Horngren (2002) menyatakan PWR sebagai wang tunai yang mengandungi amaun tunai yang kecil dan digunakan untuk pembayaran yang melibatkan perbelanjaanperbelanjaan kecil. PWR adalah sejumlah wang yang diberi kepada Pegawai Perakaunan untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada satu vot atau mana-mana jenis kumpulan wang telah diselenggarakan. Suatu jumlah wang pendahuluan yang boleh dikeluarkan daripada mana-mana kumpulan wang sama ada Akaun Wang Kerajaan, Akaun Wang SUWA atau Akaun Wang Asrama.

3. AKTA-AKTA YANG BERKAITAN DENGAN PWR

a. Surcaj

Menurut Seksyen 18 Akta Acara Kewangan (AAK) 1957, bahawa sesiapa yang sedang bekerja atau pernah bekerja dengan Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan sesebuah negeri; dalam tempoh masa yang ditetapkan gagal untuk mengutip, pembayaran yang tidak teratur, pembayaran yang tidak dijamin dengan sempurna, kekurangan atau pemusnahan atau gagal menyimpan akaun atau rekod dengan teratur, atau gagal membuat pembayaran, atau kelewatan dalam membayar, maka pihak Suruhanjaya boleh mengenakan surcaj ke atas seseorang itu.

b. Kaunterfoil

AP 63(b) menyatakan apabila resit, lesen atau borang-borang akaun terima yang lain dikeluarkan dan dicetak oleh komputer, maka peraturan tidaklah dikehendaki sebagai kawalan. Akan tetapi, sistem pengeluaran resit berkomputer yang digunakan hendaklah memenuhi ciri-ciri kawalan tertentu yang telah ditetapkan. Maklumat seperti kod operator, kod mesin, waktu mula dan akhir, tarikh, jumlah kutipan, nombor resit mula/akhir dan bilangan resit dibatalkan bagi urus niaga berkenaan hendaklah diwujudkan.

c. Meyimpan Selamat Buku Resit Berdasarkan AP 69, jika dalam sesuatu pejabat ada seseorang pemungut, maka tidak ada seseorang pegawai boleh menerima wang kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh pemungut untuk berbuat demikian. Pemungut pula hendaklah menyelenggara suatu rekod mengenai kebenaran yang diberi.

d. Pembayaran Kepada Orang Yang Tiada Akaun Bank AP 97(b) menjelaskan jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun bank, tetapi terdapat satu Perbendaharaan atau bank yang berhampiran, maka pegawai yang memperakui baucar itu hendaklah menguruskan supaya suatu cek perintah yang tidak berpalang atas nama penerima dihantar kepadanya untuk diserahkan kepada penerima. Sebelum menyerahkan cek itu, ia hendaklah mencatatkan di atasnya nombor kad pengenalan penerima bersama tandatangan dan nama jawatannya sendiri.

e. Perakuan Oleh Pegawai Yang Menuntut Ganti Bayaran AP 99(c) menjelaskan jika pegawai mengemukakan tuntutan bagi ganti bayaran untuk bayaran-bayaran yang dibuat olehnya, baucar kecil yang disokong dengan resit hendaklah disertakan. Jika ini tidak boleh didapatkan, maka butiran yang dirujukkan hendaklah ditanda *, dan pegawai itu hendaklah membuat perakuan di ruang tepi seperti berikut : Saya memperakui bahawa perbelanjaan yang ditanda begini * sebanyak RM.telah sebenarnya dilakukan dan dibayar oleh saya.

f. Pengendalian Panjar AP

113(b)(i) menjelaskan pemegang panjar hendaklah mendapatkan baucar yang disokong dengan resit untuk semua bayaran daripada panjar. Jika ini tidak boleh didapati satu perakuan hendaklah diminta daripada pegawai yang menuntut bayaran.

g. Penyimpanan Selamat Wang Tunai, Cek dan sebagainya

Semua wang tunai, cek, setem, buku kaunterfoil hasil, dokumen dan barang-barang lain yang berharga yang diterima oleh pejabat awam hendaklah disimpan dalam peti besi atau bilik kebal dengan seberapa segera yang boleh. Wang tunai dan cek yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam bank. Peti wang tunai itu pula hendaklah disimpan ke dalam peti besi atau bilik kebal jika ada. Bagi pejabat yang tidak ada peti besi atau bilik kebal, sekiranya wang tunai termasuk cek melebihi RM1,000 diterima terlalu lewat untuk dimasukkan ke dalam bank atau untuk diserahkan seperti biasa kepada perbendaharaan, maka wang tunai termasuk cek itu hendaklah dimasukkan ke dalam karung berkunci untuk disimpan di Perbendaharaan.

Resit

penyimpanan tersebut hendaklah diperolehi. Jika Perbendaharaan sudah ditutup, maka karung berkunci itu hendaklah disimpan di Balai Polis dan resit daripada pegawai polis yang menjaganya hendaklah diperolehi.

h. Peti Besi Hendaklah Dikejat AP

127 menjelaskan bahawa Ketua Pejabat yang ada peti besi dalam jagaannya hendaklah menentukan, bahawa peti besi itu dicantumkan dengan kukuhnya pada rangka bangunan. (jika praktik)

4. PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PWR

Kebenaran untuk mewujudkan PWR di sekolah hendaklah diperolehi daripada Ketua PTJ masingmasing. Selepas kelulusan diperolehi, sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran (Kew.304) untuk mengeluarkan wang daripada kumpulan wang yang berkaitan. Dapatkan nombor baucar daripada Buku Daftar Baucar dan catatkan nombor di atas Baucar Bayaran (Kew.304). Catatkan juga butir-butir Baucar Bayaran ke dalam Buku Daftar Baucar. Had PWR boleh ditambah apabila perlu dengan kelulusan JPN. Had maksimum adalah RM500.00 untuk Sekolah Menengah dan RM300.00 bagi Sekolah Rendah (SPK Bil 2/03).

5. TATACARA PENYELENGGARAAN PWR

a. Buku Tunai PWR Segala urusniaga runcit secara tunai hendaklah direkodkan ke dalam Buku Tunai PWR. Sebagai satu kawalan dalaman, Pengetua hendaklah mengeluarkan satu surat penurunan kuasa secara rasmi (AP 69) bagi pegawai yang mengendalikan PWR.

b. Penerimaan PWR Cek PWR yang ditunaikan hendaklah direkodkan di bahagian penerimaan Buku Tunai PWR seperti berikut : Tarikh cek pendahuluan / rekupmen Nama penerima panjar pendahuluan / rekupmen Nombor baucar pendahuluan / rekupmen Nombor cek pendahuluan / rekupmen Amaun pendahuluan / rekupmen

c. Pembayaran PWR

Sebelum perbelanjaan daripada PWR dibuat, pastikan butiran peruntukan di Buku Tunai kumpulan wang sekolah adalah mencukupi supaya rekupmen dapat dibuat. Setiap bayaran daripada PWR hendaklah disokong dengan baucar kecil yang nombor sirinya berturutan dan hendaklah disah dan diluluskan oleh Pengetua. Bil tunai boleh diterima sebagai menggantikan baucar kecil tetapi bil-bil ini perlu disahkan dan diluluskan oleh Pengetua / Pegawai yang diberi kuasa. Baucar rekupmen berserta baucar kecil dan dokumen sokongan hendaklah disimpan/difailkan. Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku Tunai PWR seperti berikut :

i. ii.

Tarikh pembelian dibuat. Perihal pembelian iaitu nama guru yang tuntut atau syarikat pembekal serta jenis pembelian. iii. Nombor baucar kecil/bil tunai. iv. Amaun bayaran mengikut jenis peruntukan. v. Jumlah besar yang perlu direkup. vi. Amaun didapatkan semula daripada Kumpulan Wang Kerajaan/SUWA/Asrama.

d. Rekupmen

Rekupmen ialah proses mendapatkan semula wang yang telah dibelanjakan melalui PWR. Tujuannya adalah untuk mencukupkan semula paras PWR. Apabila baki wang tersebut hampir habis, Buku Tunai PWR perlulah diimbangkan dan jumlah yang telah dibelanjakan hendaklah direkup. Rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sesuatu bulan. Perbelanjaan yang direkup itu hendaklah dikenakan kepada butiran peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan.

Jika

perbelanjaan melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang, maka rekupmen perlulah dibuat dengan menyediakan baucar bayaran bagi setiap kumpulan wang tersebut. Setelah cek ditunaikan, catatan perlu dibuat di bahagian terimaan Buku Tunai PWR itu.

6. KAWALAN TERHADAP PWRPihak sekolah perlu melakukan beberapa kawalan terhadap PWR iaitu :

Memastikan PWR hanya digunakan untuk tujuan pembelian runcit dan tidak melebihi RM100.00 serta disahkan oleh Pengetua. Memastikan pemeriksaan terhadap kedudukan PWR dilaksanakan oleh Pengetua sama ada sebulan sekali atau semasa proses rekupmen. Memastikan tandatangan Pengetua terdapat dalam Buku Tunai PWR sebagai bukti semakan ini telah dijalankan. Apabila PWR dikendalikan sendiri oleh Pengetua, pemeriksaan ini hendaklah dijalankan oleh pegawai yang dilantik di sekolah berkenaan.

7. PENUTUPAN BUKU TUNAI PWR PADA AKHIR TAHUN

Semua akaun sekolah akan ditutup pada 31 Disember setiap tahun. Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup sebelum atau pada 31 Disember dan dihantar kepadaPengetua untuk pemeriksaan dan pengesahan. Semua dokumen sokongan dan baucar bayaran perlu disertakan untuk menyokong pembayaran tersebut. Baki tunai di tangan akan ditunjukkan sebagai aset atau harta di Lembaran Imbangan bagi penyata kewangan kumpulan wang berkenaan. Satu penyata kedudukan PWR disediakan pada akhir tahun mengikut format yang telah ditetapkan untuk tujuan pengauditan.

Pembantu

Tadbir akan menyediakan penyata tersebut dan dihantar kepada Pengetua untuk pemeriksaan dan pengesahan. Pembantu Tadbir juga perlu membuat pengiraan akhir untuk memastikan tunai di tangan adalah seperti yang dicatatkan dalam penyata (iaitu jumlah PWR yang diluluskan oleh Pusat Tanggungjawab).

8. PENYATA KEDUDUKAN PWR PADA AKHIR TAHUN

Menurut AP 113 (f), pada hujung tahun semua pemegang panjar hendaklah mengemukakan satu sijil perakuan panjar bersama-sama rekupmen terakhir bagi tahun tersebut kepada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri atau Bendahari Negeri dengan satu salinan kepada Ketua Audit Negara atau Pegawai Kewangan Negeri. Pembantu Tadbir Sekolah juga hendaklah menyediakan satu sijil perakuan panjar. Sijil tersebut disertakan dengan rekupmen akhir dan PWR dihantar kepada Bendahari Negeri selepas disahkan dan ditandatangani oleh Pengetua.

amaun yang belum direkup adalah merupakan perbelanjaan wang SUWA . Tindakan yang perlu dilakukan :

a) Baki tunai di tangan hendaklah ditunjukkan sebagai aset di dalam Lembaran Imbangan Kumpulan Wang SUWA b) Amaun yang belum direkup daripada Kumpulan wang Kerajaan/Asrama hendaklah diambilkira dalam Penyata Pendapatan dan perbelanjaan Kumpulan Wang Kerajaan/Asrama sebagai perbelanjaan tahun semasa.

a. Baki tunai di tangan hendaklah ditunjukkan sebagai asset/harta di Lembaran Imbangan di Kumpulan wang SUWA b. Amaun yang belum direkup daripada Kumpulan wang Kerajaan/Asrama hendaklah diambilkira dalam Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan di Kumpulan wang Kerajaan/Asrama c. Jumlah perbelanjaan seperti di butiran atas hendaklah ditunjukkan sebagai Akaun Belum Terima dalam Lembaran Imbangan Kumpulan wang SUWA. d. Jumlah ini perlu ditunjukkan sebagai Akaun Belum Bayar di Lembaran Imbangan Kumpulanwang Kerajaan/Asrama.

pejabat tidak ada peti besi atau bilik kebal, semua wang tunai termasuk pendahuluan wang runcit hendaklah dijaga dengan selamat disimpan dalam laci almari yang terletak dalam bilik pengetua. Hanya pembantu tadbir yang layak untuk membuka laci dan mengeluarkan wang tunai tersebut.

Pembantu Tadbir mempunyai tanggungjawab bagi memastikan semua dokumen ini disimpan dengan teratur dan kemas (Ibrahim Tamby Chek, 2006).

a.

b.c.

d.e.

memastikan dokumen ini disahkan dan ditandatangani oleh pihak yang berkenaan melabelkan semua fail dengan tajuk yang jelas dan senang untuk dibaca menyimpan fail-fail dengan teratur di dalam almari di bilik pejabat. menomborkan fail mengikut nombor siri berturutan dan dimasukkan dalam kumpulan yang berkenaan. memastikan semua dokumen yang difail dan disimpan mengikut susunan yang betul

a. memastikan panjar wang runcit digunakan untuk belian runcit sahaja b. memeriksa kedudukan kewangan panjar wang runcit sekurang-kurangnya sebulan sekali. c. menyemak dan menandatangani panjar wang runcit bagi setiap rekupmen. d. Jika panjar wang runcit dipegang atau dibuat oleh pengetua (bagi sekolah luar bandar dan jumlah pelajarnya sedikit) , semakan dibuat oleh orang lain bagi pihak sekolah e. memastikan panjar wang runcit disimpan ditempat yang selamat

dokumen PWR ini perlulah diatur dan disusun secara sistematik Pengendalian PWR yang kompeten dan sistematik dapat mengelak berlaku penyelewengan kuasa, pembaziran dan kehilangan wang tunai Kegagalan ini akan memberi impak yang besar kepada penyediaan Penyata Kewangan Tahunan menjejaskan akauntabiliti Pegawai Pengawal dan Pegawai Yang Telah Diberi Kuasa mengendalikan PWR.

SEKIAN, TERIMA KASIH