paper time proyek
TRANSCRIPT
-
7/24/2019 Paper time proyek
1/23
Daftar ISI
Bab I Pendahuluan 1
Rumusan Masalah 2
Tujuan Paper 2
Bab II Pembahasan 1
A. Project Integration Management 2
2.1.1 Proses Project Integration Management 3
B. Project Scope Management2
2.2 Pengertian Project Scope Management 3
2.2.1 Proses Project Scope Management 3 2.2.2 Input 3
2.2.3 Tools and Techniques 3 2.2. !utput32.2." #BS $#or% Brea%do&n Su'ject( 3
Bab III Penutup 1
1 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
2/23
BAB I
Pendahuluan
Dewasa ini, kondisi perekonomian menjadi salah satu kegiatan yang mendominasi
kehidupan manusia. Tidak sampai disitu saja, perekonomian juga telah menjadi pusat
perhatian setiap manusia karena nilai ekonomi menjadi indikator tingkat kehidupan manusia
itu sendiri. Dengan demikian, manusia dituntut untuk memainkan peran dalam industri
perekonomian dari tingkat rendah hingga atas. Manusia belajar mengenai cara memanage
perekonomian dimulai dari cara merencanakan,mengorganisir, melaksanakan hingga
mengendalikan melalui berbagai usaha/proyek yang sedang dijalankan. Untuk itu, lahirlah
sebuah ideologi mengenai manajemen proyek yang diharapkan menjadi salah satu pegangan
dalam menjalankan suatu usaha/proyek. Dimana pengertian manajemen proyek itu sendiriadalah suatu keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan serta
pengendalian untuk mencapai tujuan usaha/proyek yang bersifat sementara atau temporer
dalam rentang waktu usaha itu dijalankan.
Setiap usaha/proyek yang berjalan membutuhkan suatu proses karenanya memiliki
rentang waktu dari usaha tersebut dimulai! sampai diakhiri!, hal tersebut biasa disebut siklus
kehidupan proyek (project life cycle),dimana hal ini adalah metode yang digunakan dalam
menggambarkan keadaan dan waktu proyek tersebut direncanakan, dikontrol serta diawasi
dimulai dari kesepakatan untuk dilaksanakan hingga tujuan proyek tercapai.
"al yang penting dalam manajemen proyek adalah mengintegrasikan seluruh
knowledge area selamaproject life cycleberlangsung sehingga terciptanya manajemen
integrasi proyek yang baik. #dapun Manajemen $ntegrasi %royek menjelaskan mengenai
kepastian proses&proses yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek yang sesuai dengan
siklus kehidupan proyek (project life cycle), serta cara koordinasi berbagai elemen yang
dibutuhkan selama proses proyek. Manajemen integrasi proyek juga terdiri dari pembuatan
rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan proyek.
Rumusan Masalah
'. #pa yang dimaksud dengan manajemen proyek(). Mengapa suatu proyek disebut sebagai life cylce project(
*. #pa saja yang diperlukan dalam menjalankan suatu proyek dari fase inisiasi,
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian sampai pada fase penutupan(
+. #pa yang dimaksud dengan project integration management(
. #pa yang dimaksud dengan project scope management(
-. agaimana menjalankan suatu proyek dimulai dari input, tools and techniue dan
output pada aspek project integration management dan project scope management(
2 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
3/23
Tujuan Paper
'. Mengetahui pentingnya suatu proyek dalam kehidupan manusia
). Mengetahui proses&proses serta orang&orang yang terllibat dalam menjalankan suatu
proyek.
*. Mengetahui batasan project integration management dan project scope managementdalam menjalankan suatu proyek.
3 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
4/23
BAB II
PEMBAHASAN
A. Project Integration Management
Seperti yang diketahui sebelumnya bahwa manajemen integrasi proyek adalah salah
satu interface yang paling dibutuhkan dalam menjalankan menajemen proyek, sehingga
Manajemen $ntegrasi %royek melibatkan koordinasiseluruh knowledge area dalam siklus
kehidupan proyek. #dapun knowledge area tersebut dapat dilihat di bawah ini 0
2.. Proses Manajemen Integrasi Pro!e"
Dalam manajemen integrasi proyek, tentunya ada proses yang menjadikan proyek yang
dihasilkan sesuai tujuan, namun setiap proses memiliki input, tools and technique (dimana
diperhatikan hal&hal yang dibutuhkan serta teknik pencapaian1, serta output2hasil dari proses
yang telah dijalankan1. #dapun itu seperti berikut0
'. Perlun!a mem#uatproject charter
Project Charter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor yang secara formaldiserahkan kepada project manajer yang dibuat dengan kesepakatan bersama dalam
bentuk teamwork bersama stakeholderyang didalamnya terdapat kewenangan untuk
menggunakan sumber daya pada akti3itas&akti3itas proyek. Project chartermencakup
elemen persiapan dari skup project seperti mengontrol setiap hal yang termasuk
ataupun tidak dibutuhkan selama proses proyek berlangsung. Sehingga melalui project
charterdapat diketahui gambaran pelaksanaan proyek selama siklus kehidupan proyek
(project life cycle)sehingga diperoleh kesepakatan di antara parastakeholdermengenai
aspek di dalam proyek seperti tujuan, skup, deliverables, dan sumber daya yang ada.
) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
5/23
Input Project $harter
%roject Statement of 4ork 2S541
Project Statement of orkadalah sebuah gambaran tentang suatu produk,
layanan, atau hasil pada suatu proyek yang akan dikerjakan. Dasar dari penentuan
S54 yaitu kebutuhan proyek, deskripsi ruang lingkup suatu proyek, dan rencana
strategis dari suatu proyek.
Business $ase
!ussiness Caseberisi informasi yang diperlukan apakah proyek tersebut
layak untuk mendapat in3estasi atau tidak. Dasarnya adalah kebutuhan bisnis dan
analisis cost"benefit.
Agreements
Dibutuhkannya #greementsyang digunakan untuk mendefinisikan tujuan
awal dari sebuah proyek.
Enterprise En%ironmental &actors
%erlu diperhatikannya lingkungan proyek yang sesuai dengan standar
pemerintah, standar perindustrian, regulasi, struktur dan kultur ornganisasi dan
kondisi pasar.
'rgani(ational Process Assets
Dalam pembuatan Project Charter juga dipengaruhi oleh proses asset
organisasi, sejarah dari dibentuk dan dilaksanakannya suatu proyek.
Tools and Techni)ues
E*pert +udgment
konsultan,stakeholder,professional, grup perindustrian, SM6, dan %M5.
&acilitation Techni)ues
bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan manajemen.
'utput
Project $harterProject charter berisi dokumen 2kebutuhan bisnis, asumsi, kendala,
pemahaman keinginan klien dan persyaratan tingkat tinggi1 yang diharapkan
mampu tujuan dengan baik.
2. ,e%elop Project Management Plan
$evelop Project %anagement Plan adalah proses untuk mendefinisikan,
mempersiapkan, dan mengkoordinasikan seluruh rencana yang diintegrasikan secara
komprehensif.
" ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
6/23
Input
Project charter
'utputs -rom Planning Processes
Enterprise En%ironmental &actors termasu"/
%erlu diperhatikannya faktor lingkungan seperti standar tertentu dalam suatu
proyek, seperti0
o Standar %emerintah atau perusahaan
o Sistem $nformai manajemen proyek
o Struktur organisasi dan kulturnya
o $nfrastruktur, dan %ersonil administrasi
'rgani(ational Process Assets termasu"/
o %etunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria e3aluasi proposal dan pekerjaan
o Template dari perencanaan manajemen proyek yang akan diperbaharuisesuai dengan keadaan dari perrencanaan awal.
o %rosedur apabila ada perubahan
o 7ile proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll
Tools and Techni)ues
E*pert +udgement
Merinci aspek teknis dan manajemen, menentukan SDM dan tingkatan
keahlian yang dibutuhkan, dan membuat skala prioritas pekerjaan agar proyek
dapat berjalan sesuai alokasi waktu.
&acilitation Techni)ues
Tujuannya untuk bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan
manajemen.
'utput
Project Management Plan
%royek akan dieksekusi, dikontrol, dan dikendalikan yang terintegrasi dan
terkonsolidasi dengan seluruh rencana yang telah disiapkan sebelumnya.
0. ,irect and Manage Project 1or"
$irect and %anage Project ork adalah proses untuk memimpin project
management plan dan menerapkan perubahan yang telah disetujui untuk mencapai
tujuan dari suatu proyek dengan baik.
Input
Project Management Plan
Mencakup scope, requirements, schedule, cost, dan stakeholder
management&
Appro%ed $hange Re)uest
* ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
7/23
"asil dari prosesperform integrated change control& Dapat berisi tindakan
perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan yang telah disetujui.
Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada kebijakan, prosedur, rencana,
pendanaan, ataupun jadwal.
Enterprise En%ironmental &actors
#rahan dan pengelolaan suatu project work terpengaruh oleh lingkungan
perusahaan, yaitu organisasi perusahaan, infrastruktur, administrasi karyawan,
toleransi resikostakeholder, sertaproject management information system&
'rgani(ational Process Assets
'rganiational Process #ssets meliputi panduan kerja, persyaratan
komunikasi, perbaikan prosedur manajemen, proses pengukuran database, berkas
dari proyek terdahulu.
Tools and Techni)ues
E*pert +udgment
%ada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk menilai input yang
dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat mengatur eksekusi dari project
management plan& 8eahlian ini berasal dari project manager, tim proyek,
konsultan,stakeholder,professional dengan menggunakan keahlian khususnya.
Project Management In-ormation S!stem
Sangat berguna bagi penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen konfigurasi,
pengumpulan informasi, dan elemen lain agar dapat terkumpul dan dapat
dijadikan indicator utama kinerja yang telah dilakukan.
MeetingsDalam hal ini diadakannya pertemuan antaraproject manager, tim proyek,
danstakeholder untuk membahas sesuatu yang berkaitan dengan proyek. Dimana
hal ini sangat membantu dalam hal pertukaran informasi, bertukar pikiran, serta
pengambilan keputusan.
'utput
,eli%era#les
$eliverables adalah rekaman nyata dari sebuah hasil yang telah
dilaksanakan untuk melengkapi sebuah proses.1or" Per-ormance ,ata
ork Performance $ata adalah suatu obser3asi dan pengukuran selama
berjalannya akti3itas selama pelaksanaan proyek. Data&data dikumpulkan selama
eksekusi kerja dan telah melewati proses kontrol untuk kemudian dijadikan
analisis lebih lanjut. 9ontohnya seperti langkah&langkah kinerja secara teknis,
jumlah permintaan perubahan, jumlah perbaikan, actual cost, dll
$hange Re)uest
Change equest adalah sebuah proposal formal untuk memodifikasi
dokumen, penyampaian, ataupun dasar. "al ini sangat berpengaruh padaperubahan bagian&bagian dalamproject management plan&9hange reuest sendiri
+ ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
8/23
berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, dan
penambahan hal&hal proyek.
Project Management Plan pdates
Project management plan antara lain scope, requirement, schedule, cost,
quality, process improvement, human recources, communication, risk,
procurement, stakeholder, and project baseline&
Project ,ocuments pdates
Dokumen yang berisi persyaratan dokumentasi, catatan proyek, daftar
resiko, daftarstakeholder, dll
3. Monitor and $ontrol Project 1or"
%onitor and Control Project ork adalah proses melacak, meninjau dan
melaporkan perkembangan yang disesuaikan secara objektif dalam project management
plan. Tujuan utama proses ini untuk melaporkan pada para stakeholder mengenai
kondisi proyek, e3aluasi, dan perencanaan proyek kedepannya. %roses kontrol dan
monitor memperhatikan beberapa hal berikut ini0
Membandingkan performa proyek dengan perencanaan
Menilai apakah diperlukan adanya tindakan pre3entif atau korektif
Mengidentifikasi resiko yang telah terjadi dan yang mungkin akan terjadi
Membandingkan keakuratan waktu dengan perencanaan
Memberikan informasi untuk status laporan
Memberikan perkiraan jika ada kebutuhan biaya diluar perencanaan
Memonitor perubahan diluar perencanaan yang telah terjadi
Memberikan laporan sesuai perkembangan proyek
Inputs o- Monitor and $ontrol Project 1or"
Schedule forecast
Schedule forecast digunakan untuk membandingkan progress pekerjaan
dengan perencanaan.
9ost forecast
Cost forecastdidapatkan dari perbandingan jumlah cost yang keluar dengan
cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam batasan toleransi
biaya proyek.
:alidated changes
:alidasi yang digunakan untuk memastikan kerja dan perubahan sudah
dilaksanakan dengan baik.
4ork performance information
Data performa kerja digunakan untuk proses pengambilan keputusan
selama proyek berlangsung.
6nterprise en3iromental factors
Memperhatikan standar pemerintahan, sistem otoritas organisasi, toleransi
risiko dari stakeholder, serta sistem informasi manajemen proyek. 5rgani;ational process en3iroment
, ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
9/23
Dokumen ini berisi persyaratan komunikasi organisasi, prosedur kontrol
finansial, prosedur manajemen masalah dan cacat, prosedur kontrol perubahan,
prosedur kontrol risiko, dll
Tools and Techni)ues o- Monitor and $ontrol Project 1or"
%enilaian para ahli 2e
-
7/24/2019 Paper time proyek
10/23
2. 4ork %erformance =eport
0. 9hange =euests
3. 6nterprise 6n3iromental 7actors
4. 5rgani;ational %rocess #ssets yang dapat mempengaruhi proses perubahan
terintegrasi adalah0 prosedur kontrol perubahan, prosedur untuk
menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen proyek
Tools and Techni)ues o- Integrated $hange $ontrol
. %enilaian #hli 26udgement1, stakeholder diminta masukannya dalam
perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa0
konsultan, sponsor, grup industri dll
2. Meetings 2=apat1 biasanya disebut rapat kontrol perubahan
0. #lat kontrol perubahan 29hange 9ontrol Tools1
'utputs o- Integrated $hange $ontrol
'. %ermintaan perubahan yang disetujui
). Daftar perubahan
*. %embaharuan rencana manajemen proyek
+. %embaharuan dokumen proyek
5. $lose Project Phase
Close Project Phaseadalah proses finalisasi seluruh aktifitas proses manajemen
proyek sehingga siap diadakannya penutupan proyek secara formal serta dibuatnya
lesson learned untuk dapat dipelajari selanjutnya apabila diadakannya proyek yangserupa dimana lessoon learned ini biasanya berisi kesimpulan dari solusi hambatan
yang telah diselesaikan.
Inputs o- $lose Project Phase
'. %roject Management %lan sesuai dengan persetujuan apa yang menandakan
selesainya proyek
). #ccepted Deli3erables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk
pengantaran dll
*. 5rgani;ational %rocess #ssets termasuk informasi historis dari proyek dan
lesson learned
Tools and Techni)ues o- $lose Project Phase
. 6udgement yang memastikan penutupan proyek sesuai standar,
termasuk Manajer proyek, %M5 dan asosiasi teknis dan profesional.
2. #nalytical techniues termasuk regression analysis dan trend analysis
0. Meetings bisa secara langsung, 3irtual, formal atau informal.
'utputs o- $lose Project Phase
1 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
11/23
. 7inal product, ser3ice, or result transition adalah transisi produk akhir dari
proyek
2. 5rgani;ational process assets update adalah output dari penutupan proyek
yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi
historis.
B. Project Scope Management
2.2Pengertian Project Scope Management
Project Scope Managementadalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus
dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses&proses yang
dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. %roject Scope Management atau
atasan %royek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan
dikerjakan dalam sebuah proyek.
Project $harter adalah Sebuah dokumen yang nantinya akan digunakan untuk
mendefinisikan, 3alidasi dan mengontrol cakupan pada proyek. 8euntungan utama dari
proses ini yaitu untuk memudahkan dalam mengatur cakupan selama proyek
dilaksanakan.
2.2. Proses Project Scope Management
%roject Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk
mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu
proyek. "al tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki
perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa
saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima
proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu 0
1. Scope Planning
Scope %lanning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan
diawasi serta bagaimana 4ork reakdown Structure 24S1 akan dibuat. Scope
%lanning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran
proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor ? faktor lain akan mempengaruhi
seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning. "asil utama dari scope
planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen
yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement,
11 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
12/23
membuat 4S, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan
mengontrol perubahan pada scope proyek.
2. Scope Definition
@angkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan
untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek
karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang
digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan
mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam
tanggung jawab kerja. "asil utama dari scope definition adalah project scope
statement.
3. Create WBS
Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah
selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown
structure 24S1. 4S adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek
yang menentukan total scope dari proyek. 8arena banyak proyek melibatkan banyak
orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan
pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat
ditingkatkan.
4S merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena
menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya,
sumber, dan perubahan.4S sering digambarkan sebagai suatu task&oriental family
tree dari akti3itas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering
menyusun 4S untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project
management process group. anyak orang suka membuat 4S dalam bagan untuk
membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.
4. Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh
stakeholders. %ersetujuan ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada
pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus
membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk
mene3aluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan
12 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
13/23
kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan
yang dapat memastikan project scope.
5. Scope Control
Scope 9ontrol melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. %engguna
sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa
yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. %engembang tidak yakin
bagaimana mengartikan user reuirement, dan mereka juga memilki keterkaitan
dengan teknologi yang terus berubah.Tujuan dari scope control adalah
mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan
yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari
mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini
terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, menge3aluasi, dan
mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.
).).) Input
'. %roject Management %lan
%roject Management %lan merupakan dokumen yang menjelaskan bagaimana
proyek akan dilaksanakan, dipantau dan dikendalikan. %roject management plan
yang telah disetujui biasanya digunakan untuk membuat Scope Management %lan
dan dijadikan acuan dalam merencanakan dan mengatur cakupan proyek.
). 6nterprise 6n3ironmental 7actors
6nterprise 6n3ironmental 7actors merupakan beberapa faktor yang berasal
dari luar proyek yang dapat mempengaruhi dan terpengaruh oleh proyek.
*. 5rgani;ational %rocess #ssets
5rgani;ational %rocess #ssets merupakan faktor yang berasal dari dalam
proyek atau organisasi yang dapat mempengaruhi jalannya proyek, seperti
kebijakan, proses, pengetahuan, informasi sebelumnya dan lain lain.
2.2.0 Tools and Techni)ues
'. 6udgements
13 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
14/23
Mengacu pada beberapa masukan dari pihak&pihak yang lebih tahu dan lebih
berpengalaman. %emberi masukan merupakan orang yang memiliki pengetahuan,
kemampuan atau pengalaman khusus.
). Meetings
%ertemuan ini dibutuhkan untuk mengembangkan scope management plan.
Dalam pertemuan ini, project manager bertemu langsung dengan project sponsor,
anggota tim, dan stakeholder lainnya untuk membahas scope management.
2.2.3 'utput
'. Scope Management %lan
Dokumen yang akan digunakan untuk mendefinisikan, 3alidasi dan
mengontrol cakupan pada proyek. Dokumen ini merupakan salah satu input untuk
proses berikutnya, yaitu 9ollect =euirement.
). =euirements Management %lan
Salah satu komponen dari project management plan yang menjelaskan
bagaimana permintaan akan dianalisis, didokumentasi dan diatur.
2.2.4 1BS 61'R7 BREA7,'1N STR$TRE8
Menyusun 4S 24ork reakdown Structure1 merupakan suatu proses
membagi penyampaian dan pekerjaan dalam proyek agar lebih mudah dalam
mengaturnya. 8euntungan utama dari proses ini adalah memberikan tujuan yang
harus dicapai lebih terstruktur.
$nput
' Scope Management %lan
Dokumen ini akan membantu dalam menyusun 4S dari beberapa scope
secara rinci pada proses sebelumnya. Serta membantu pengawasan dan
persetujuan 4S.
) %roject Scope Statement
1 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
15/23
Dokumen ini menjelaskan pekerjaan yang akan akan dilakukan. Selain itu,
dokumen ini juga memberikan batasan serta aturan dalam yang mungkin dapat
mempengaruhi proyek.
* =euirements Documentation
Dokumen ini digunakan untuk memudahkan dalam memahami kebutuhan
yang harus dihasilkan sebagai hasil dari pelaksanaan proyek.
+ 6nterprise 6n3ironmental 7actors
Menyajikan beberapa sumber referensi dari luar proyek untuk menyusun
4S, seperti $S5/$69 ')AA pada Systems 6ngineering.
Tools and techiniues
' Decompositions
Decompositions merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk membagi
cakupan dan tujuan proyek ke dalam bentuk yang lebih kecil agar lebih mudah
mengaturnya. 4ork %ackages merupakan bagian terbawah dari 4S yang
mendefinisikan setiap pekerjaan dengan lebih rinci dan lebih mudah diatur dari
segi biaya dan waktu. Setiap tingkatan dari teknik ini diatur berdasarkankebutuhan dalam mengontrol pekerjaan dalam proyek. Mengidentifikasi dan
menganalisis tujuan dan pekerjaan yang terkaitB
) Milestone
%ilestone adalah suatu kejadian uang menandakan penyelesaian suatu
pekerjaan/aktifitas proyek
5utputs
' Scope aseline
Scope aseline adalah kumpulan dari scope statement, 4S dan 4S
dictionary yang telah disetujui. %erubahan hanya dapat terjadi apabila terdapat
perubahan prosedur yang terkontrol. $ni merupakan komponen dari project
management plan. #dapun komponen dari scope baseline antara lain0
) %roject Scope Statement
1" ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
16/23
Didalamnya terdapat deskripsi dari cakupan proyek, tujuan utama, asumsi&
asumsi dan kendala.
* 4S
4S adalah penguraian yang bersifat hierarki dari seluruh scope dalam
proyek dan tujuan yang ingin dicapai. Semakin bawah, semakin banyak informasi
rinci dari sebuah pekerjaan. %ada tahap akhir penyusunan 4S biasanya
disisipkan kode unik pada setiap work packages untuk memudahkan
pengontrolannya.
+ 4S Dictionary
Dokumen yang memberikan informasi penyampaian, akti3itas dan jadwal
yang lebih rinci dari setiap komponen pada 4S. Merupakan salah satu dokumen
yang mendukung 4S.
%roject Documents Updates
Didalam project document updates, terdapat beberapa hal yang diperbarui
tetapi tidak terbatas pada reuirement documents yang harus diperbarui termasuk
kesepakatan adanya perubahan. >ika terdapat permintaan perubahan dan telah
disetujui, maka reuirement document juga harus diperbarui.
$reate 1BS dengan ,iagram
1* ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
17/23
$. Project Time Management
%engertian %roject Time Management
%royek Manajemen 4aktu mencakup proses&proses yang diperlukan untuk
memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek. Cambar dibawah memberikan gambaran
proses utama berikut dalam mengembangkan jadwal waktu proyek0
'. 8egiatan&Definisi mengidentifikasi kegiatan khusus yang harus dilakukan untuk
menghasilkan deli3erable proyek berbagai.
). 8egiatan&Seuencing mengidentifikasi dan mendokumentasikan dependensi
interakti3itas.*. Durasi 8egiatan Memperkirakan&memperkirakan jumlah periode kerja yang akan
diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan indi3idu.
+. >adwal urutan kegiatan %engembangan&analisis, jangka waktu kegiatan, dan
kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.
. >adwal %engendalian&pengendalian perubahan pada jadwal proyek.
%roses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain
juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih indi3idu atau kelompok
indi3idu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali
dalam setiap tahapan proyek.
Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan antarmuka welldefined,dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara yang tidak
rinci di sini.
%ada beberapa proyek, terutama yang kecil, urutan akti3itas, durasi kegiatan memperkirakan,
dan pengembangan jadwal yang begitu erat terkait bahwa mereka dipandang sebagai suatu
proses tunggal 2misalnya, mereka mungkin dilakukan oleh satu indi3idu selama periode yang
relatif singkat1. Mereka disajikan di sini sebagai proses yang berbeda karena alat dan teknik
untuk masing&masing berbeda.
1+ ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
18/23
Cambar *. %roject Time Management 53er3iew
. ,e-inisi 7egiatan
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan akti3itas atau
pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar akti3itas ini dapat mengacu
pada 4S 24ork reakdown Structure1 yang telah disusun sebelumnya pada manajemen
scope. Sebagaimana penyusunan 4S, tim proyek dalam mendefinisikan akti3itas ini perlu
juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa akti3itas&akti3itas telahterdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi akti3itas ini
pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.
Cambar *.' Define #cti3ities0 $nputs, Tools E Techniues, and 5utputs
2. 7egiatan Se)uencing
Setelah mendefinisikan akti3itas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan
akti3itas yang merupakan detil dari 4S, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan&batasan
untuk menentukan hubungan antar akti3itas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang
ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. 8etergantungan dan hubungan akan
menentukan urut&urutan akt3itas. Misalnya apakah mulainya satu akti3itas harus menunggu
akti3itas lain selesai ( #pakah beberapa akti3itas dapat berjalan bersamaan ( apakah beberapa
akti3itas saling o3erlap ( 8etergantungan atau hubungan antar akti3itas merupakan bahan
dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat * 2tiga1 aturan dasar dalam menyusun
urutan akti3itas.
1, ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
19/23
8etergantungan Mandatori 2Mandatory Dependencies1 B ketergantungan yang tidak
dapat dipisahkan antar akti3itas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat
dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
8etergantungan @epas 2Discretionary Dependencies1 B ketergantungan yang
ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desaiyang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama
pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain
sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem
diselesaikan semuanya.
8etergantungan 6ksternal 26
-
7/24/2019 Paper time proyek
20/23
Cambar *.* 6stimate #cti3ity Durations0 $nputs, Tools E Techniues, and 5utputs
3. +ad9al Pem#angunan
>adwal pembangunan berarti menentukan mulai dan selesai tanggal untuk proyek&
acti3
ities. >ika tanggal awal dan akhir yang tidak realistis, maka proyek tidak mungkin
selesai sesuai jadwal. %roses pengembangan jadwal seringkali harus diciptakan 2bersama
dengan proses yang memberikan masukan, terutama durasi memperkirakandan biaya estimasi1 sebelum penentuan jadwal proyek.
,iagram +aringan Pro!e"
#dalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan akti3itas&akti3itas proyek
menggunakan metode #5# 2activity"on"arrow1 atau #DM 2arrow diagramming mehod1.
Suatu akti3itas disimbolkan dengan ana" panah 6arro98 sekaligus menunjukkan aliran kerja
dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut nodeuntuk menggambarkan urutan akti3itas.
Fode ini sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu akti3itas. Setiap node
di beri nomor secara urut, nomor node pertama 2no. '1 menunjukkan awal proyek dan nomor
node terakhir menunjukkan akhir proyek.
@angkah&langkah membuat Diagram >aringan %royek 0
Tentukan semua akti3itas awal proyek dan tempatkan awal semua akti3itas ini pada
node '. uat node&node baru sebagai akhir akti3itas dari node ' dan hubungkan
dengan anak panah masing&masing ke node '. eri nama atau simbol akti3itas pada
anak panah. 6stimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya # G *
artinya akti3itas # dengan alokasi waktu * hari 2jika satuan waktunya hari1.
@anjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke kanan.
%erhatikan apakah ada akti3itas yang mengumpul 2merger1 atau menyebar 2burst1.Suatu node disebut #urst jika dari node ini menghasilkan satu atau lebih akti3itas
2sekaligus node1 baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa akti3itas
yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir akti3itas.
@anjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh akti3itas
tergambarkan pada diagram.
Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan mengalir ke
depan atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling menyilang antar node.
>ika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang,
susun ulang gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan
pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.
2 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
21/23
9ontoh 0
Diketahui pekerjaan&pekerjaan proyek sebagai berikut 0
Fama
#kti3itas
8ode
#kti3itas
#kti3itas
Hang
Mendahului
Durasi 2hari1
#nalisis 8ebutuhan Software # & '
%emodelan Sistem & )
#nalisis 8ebutuhan "ardware 9 & *
%engadaan E $nstalasi S5 E DMS D # +
Desain $nput, 5utput, Database 6
%ersiapan E %elatihan User 7 +
%engadaan "ardware C 9 -
%rogramming " D, 6 -
$nstalasi "ardware $ C )
$mplementasi > 7, ", $ *
Diagram jaringan proyek menggunakan metode #5# atau #DM dari tabel pekerjaan tersebut
adalah sebagai berikut 0
%ada contoh tersebut, proyek memiliki ' akti3itas yaitu #, , 9, D, 6, 7, C, ", $, >. Fode '
sebagai awal mulainya proyek dan node A sebagai akhir selesainya proyek. #kti3itas #, , 9
adalah akti3itas yang mulainya secara bersamaan sebagai akti3itas awal proyek. Masing&
masing berdurasi ', ), dan * hari. #kti3itas D berdurasi + hari baru dapat dikerjakan setelah
akti3itas # selesai. #kti3itas 7 berdurasi hari dan akti3itas 7 berdurasi + hari baru dapat
dikerjakan setelah akti3itas selesai. #kti3itas C yang berdurasi - hari baru dapat dikerjakansetelah akti3itas 9 selesai. #kti3itas " berdurasi - hari baru dapat dikerjakan setelah akti3itas
D dan 6 selesai semua. #kti3itas $ berdurasi ) hari baru dapat dikerjakan setelah akti3itas C
selesai. #kti3tas > yang berdurasi * hari merupakan akti3itas akhir proyek dan baru dapat
dikerjakan setelah akti3itas ", 7 dan $ selesai. Dalam #DM juga dikenal istilah akti3itas
,umm!, yaitu suatu akti3itas prasyarat dari akti3itas lain dengan durasi . %ada contoh
gambar di atas tidak terdapat akti3itas Dummy.
4. +ad9al 7ontrol
8ontrol %erubahan Terhadap >adwal %royek
>adwal proyek yang sudah disusun, kadangkala tidak selalu mulus dalam pelaksanaannya.%erubahan&perubahan ataupun penyimpangan pelaksanaan jadwal proyek sering terjadi di
21 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
22/23
lapangan. %erubahan&perubahan yang terkait dengan pelaksanaan jadawal proyek dapat
terjadi karena 0
8urangnya kemampuan dalam mendefinisikan akti3itas&akti3itas proyek termasuk
urutan pelaksanaannya. "al ini mengakibatkan terjadinya penambahan atau
pengurangan akti3itas yang pada akhirnya akan mengakibatkan perubahan waktupelaksanaan proyek.
8urang akurasinya dalam menentukan durasi/waktu akti3itas, sehingga setelah proyek
dikerjakan maka akan terjadi keterlambatan penyelesaian proyek. #tau sebaliknya,
suatu proyek dapat diselesaikan lebih cepat dari yang dijadwalkan. "al ini akan
berdampak pada pengelolaan sumber daya yang lain 2biaya, tenaga kerja, dan
sebagainya1.
@emahnya kinerja SDM pelaksana proyek. Seringkali dijumpai banyak proyek&proyek
yang tidak selesai tepat waktu bukan karena kurang akurasinya penjadwalan proyek
tetapi dikarenakan lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek. =endahnya kinerja SDM
pelaksana proyek ini bisa dikarenakan oleh karena rendahnya insentif/upah,
rendahnya disiplin pekerja, kurangnya komunikasi antar elemen tim proyek,
rendahnya skill pekerja dan sebagainya.
Manajer proyek harus memiliki kepekaan dan kemampuan dalam merespon
perubahan&perubahan yang mungkin terjadi pada penjadwalan akti3itas&akti3itas pada
proyek. #tas perubahan&perubahan tersebut, mungkin manajer proyek harus melakukan
penjadwalan ulang atau mere3isi jadwal proyek yang telah direncanakan. 8emampuan dalam
manajemen, kepemimpinan, komunikasi, negosiasi, kematangan, pengalaman maupun
kemampuan dalam menerapkan tool dan teknik manajemen proyek merupakan kemampuan&kemampuan mendasar yang harus disiapkan oleh para manajer proyek.
Cambar *. 9ontrol Schedule0 $nputs, Tools E Techniues, and 5utputs
# $$$
%6FUTU%
*.' 8esimpulan
22 ) P a g e
-
7/24/2019 Paper time proyek
23/23
Setiap usaha/proyek yang berjalan membutuhkan suatu proses karenanya memiliki
rentang waktu dari usaha tersebut dimulai! sampai diakhiri!, hal tersebut biasa disebut siklus
kehidupan proyek (project life cycle)
%roject $ntegration Management adalah suatu proses yang mengintegrasikan seluruh
kegiatan proyek yang dimulai dari proses inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,
sampai pada proses penutupan.
%roject $ntegration Management mempengaruhi seluruh fase proyek sehingga biasanya
digunakan dalam hal mengoorginisir seluruh kegiatan proyek. %roses dalam project
integration sendiri yaitu membuat project charter 2fase inisiasi1, membuat project
management plan 2fase perencanaan1, direct manage project e