pedro facon
DESCRIPTION
De CAF-zelfevaluatie als instrument voor het evalueren en oriënteren van de interne strategie Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV). Pedro Facon. Trigger – Doel. 2002/2003: invoering Bestuursovereenkomst en Strategisch Plan - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
De CAF-zelfevaluatie als instrument voor het De CAF-zelfevaluatie als instrument voor het
evalueren en oriënteren van de interne strategieevalueren en oriënteren van de interne strategie
Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV)Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV)
Pedro Facon
2
Trigger – Doel
• 2002/2003: invoering Bestuursovereenkomst en Strategisch Plan
• Ontwikkeling van het beleids- en beheersinstrumentarium • Nood aan evaluatie van de organisatiebeheersing
– Bestuursovereenkomst 2006-2008 (artikel 40): uitvoeren van een CAF-zelfevaluatie en opmaken van een verbeterplan
3
Methodologie – Aanpak (1)
• Fase 1: Voorbereiding (11/2005 – 06/2007)
• Analyse van goede praktijken (o.m. RVA, RSZ, RKW)• Interne discussies
– Op niveau Directiecomité en Directieraad
– Met de syndicale organisaties
– Met de P&O-actoren
– Met de Communicatiecel
4
Methodologie – Aanpak (2)
• Methodologische keuzes– RIZIV-brede oefening
– Twee zelfevaluatiegroepen • Niveau A – 25-tal deelnemers• Representatief voor de 5 diensten• Selectie op basis van profielschets
– Samenspraak met leidend ambtenaren
– Instemming van de geselecteerde deelnemer
• Betrokkenheid van de 3 syndicale organisaties
– Ondersteuning door het CAF Resource Center (EIPA)
5
Methodologie – Aanpak (3)
• Fase 2: Uitvoering (09/2007 – 01/2008)
• 7 zelfevaluatiesessies van halve dag– Deelnemers
• Voorbereiding (deels via e-tool)
– Moderniseringscel• Verwerking voorbereiding• Voorzitterschap sessies: faciliteren, documenteren, synthetiseren,
consensusvorming • Rapportering
– CAF Resource Center• Methodologische begeleiding en kwaliteitsbewaking
6
Methodologie – Aanpak (4)
• Gemeenschappelijke sessie van beide zelfevaluatiegroepen– Validatie ontwerp eindrapport
– Gezamenlijke scorebepaling• Eerst categorie: bv. P-D-C-A voor wat factoren betreft• Daarna verfijning met numerieke score
– Evaluatie van de CAF-oefening
7
Methodologie – Aanpak (5)
33 31 2933
23
9
2118
38
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100Leiderschap
Strategie en planning
Medew erkers
Partnerschappen en middelen
Processen
Resultaten bij de burger/klant
Resultaten bij de medew erkers
Resultaten in de samenleving
Resultaten op vlak van desleutelactiviteiten
8
Methodologie – Aanpak (6)
• Fase 3: Communicatie en quick-wins (2008)
• Bespreking resultaten– Directieraad + P&O-actoren
– Per dienst
• Uitgebreide communicatie– Personeel
– Deelnemers
• 10 quick-wins voor 2008
9
Methodologie – Aanpak (7)
• Fase 4: Integratie (2009)
• Basis voor nieuw Strategisch en Operationeel Plan (interne strategie)
• Basis voor geïntegreerde visie op en communicatie over moderniseringsinitiatieven
10
Resultaat 1: Basis voor nieuw Strategisch en Operationeel Plan (1)
• Rijke bron aan informatie over de interne werking– Analyse: sterke punten en verbeterdomeinen
– Voorstellen tot verbeteracties: 124 in totaal
• Clustering tot een 12-tal verbeterdomeinen
11
Resultaat 1: Basis voor nieuw Strategisch en Operationeel Plan (2)
12
Resultaat 1: Basis voor nieuw Strategisch en Operationeel Plan (3)
• Verdieping van de analyse– 4 domeinen
• HR• Beleid en beheer• Communicatie• ICT
– Vertaling van CAF-resultaten naar risicoanalyses• Risicodomeinen en risico’s• Voorstellen van acties
• Basis voor workshops SP/OP met de betrokken directies
13
Resultaat 2: Basis voor geïntegreerde visie op én communicatie over moderniseringsinitiatieven
14
Lessen: sterke punten (1)
• Methodologie– Verankering in de strategische en operationele planningscyclus
(interne strategie)
– RIZIV-brede ‘interdiensten’ aanpak• Integratie tussen diensten• Uitwisseling van ervaringen en wederzijds leren.
– Ondersteuning CAF Resource Center
15
Lessen: sterke punten (2)
• Gedragenheid– Ruim overleg met interne ‘partners’ bij de voorbereiding van de
oefening
– Actieve en enthousiaste inzet van de deelnemers aan de zelfevaluatieoefening
• Tevredenheidsenquête: positieve evaluatie van de CAF-oefening, zowel wat model, toepassing, discussieniveau, als resultaat betreft.
– Sterke betrokkenheid van de top bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging
16
Lessen: sterke punten (3)
• Resultaat– Referentiedocument bij discussies over de interne werking– Verduidelijking van de geïntegreerde visie op beleid en beheer– Sterke doorwerking in nieuw Strategisch en Operationeel Plan– Verantwoordt de belangrijke investering
• Toekomst– Opvolging van de geselecteerde verbeteracties in het kader van de
reguliere opvolgingscyclus van het Strategisch en Operationeel Plan
– Verankering in strategische en operationele planningscyclus: CAF-oefening om de 6 jaar
17
Lessen: valkuilen en verbeterpunten (1)
• Methodologie– Eerder lange ‘overbruggingsperiode’ tussen zelfevaluatieoefening,
opname in nieuw Strategisch en Operationeel Plan, en daadwerkelijke uitvoering
– Quick-wins: veronderstellen ‘quick’ te zijn.
– Geïnformatiseerde ondersteuning van de oefening
– Interdienstenbenadering nivelleert enigszins de scores gezien de verschillende klemtonen en ritmes inzake modernisering.
– Nut van ‘kwantitatief’ scoren van criteria?
18
Lessen: valkuilen en verbeterpunten (2)
• Gedragenheid– Hoe de oefening nog sterker laten leven bij het voltallige
personeel: breedte en diepte?
19
Conclusie: veranker CAF in de organisatie
• CAF als instrument voor de voorbereiding van de interne strategische en operationele planningscyclus
• CAF als hefboom bij het ontwikkelen van een geïntegreerde visie op en communicatie over moderniseringsinitiatieven inzake beleid en beheer
20
Contactpersoon
Pedro FACON
Projectleider CAF
Moderniseringscel – Algemene Directie – RIZIV
Tervurenlaan 211 1150 Brussel
02-739.70.43