penerapan sistem absensi o tomatis pada · pdf filenim ata kuliah ir.arif im n sist nstan...

PEN

Tugas M

Dr.

NERAPAPADA I

Nama NIM

Mata Kuliah

.Ir.ARIF IM

AN SISTINSTAN

Oleh:

h Sistem In

Dosen:MAM SUR

EM ABSNSI PEM

: Arlinda: P056131

nformasi M

ROSO, MSc

SENSI OMERINT

972.46E

Manajemen

c(CS)

OTOMATAHAN

ATIS

1

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2

DAFTAR TABEL ............................................................................................................................ 3

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... 3

1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 4

Latar Belakang ........................................................................................................................ 4

Rumusan Masalah .................................................................................................................. 4

Tujuan ..................................................................................................................................... 4

Manfaat .................................................................................................................................. 5

2 TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................................. 5

Manajemen SDM dan Organisasi ........................................................................................... 5

Sistem Infomasi Manajemen .................................................................................................. 5

Mesin Absensi ......................................................................................................................... 7

3 METODOLOGI .......................................................................................................................... 8

4 ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN ....................................................................................... 8

Alasan penggunaan mesin absensi pada organisasi ............................................................... 8

Komponen sistem informasi dalam sistem absensi ............................................................. 12

Faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi ................................................... 14

5 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................................................... 16

Kesimpulan ........................................................................................................................... 16

Saran ..................................................................................................................................... 16

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 17

3

DAFTAR TABEL

Perbandingan mesin absensi ........................................................................................ 12 Matriks komponen sistem absensi fingerprint ............................................................. 14

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ................................................... 6 Gambar 2 Komponen Sistem Informasi ......................................................................... 7

4

1 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Salah satu tolak ukur penentuan kinerja karyawan dalam suatu perusahaan atau instansi adalah kehadirannya diwaktu kerja yang biasa disebut dengan absensi. Absensi digunakan sebagai salah satu data pendukung bagi manajemen untuk melihat jumlah kehadiran dan berapa lamanya jam kerja karyawan bersangkutan. Data ini akan digunakan sebagai salah satu data penunjang dalam penentuan renumerasi dan promosi karyawan bersangkutan.

Beberapa cara yang dilakukan untuk pencatatan absensi yaitu cara manual (tanda tangan di kertas absensi), menggunakan mesin analog, digital maupun elektronik.

Seiring dengan kebutuhan penyediaan informasi absensi yang akurat dan cepat, beberapa perusahaan dan instansi mengimplementasikan teknologi informasi berbasis komputer dan internet untuk memudahkan pencatatan absensi karyawannya. Untuk mengelola data tersebut diperlukan sistem informasi manajemen yang tepat untuk menghasilkan jenis informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen agar dapat menghasilkan keputusan yang tepat terkait SDM (Sumber Daya Manusia).

Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang dipaparkan di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Mengapa Instansi pemerintah mengimplementasikan sistem infomasi untuk absensi?

2. Apa saja sistem informasi manajemen yang ada dalam implementasi sistem absensi berbasis komputer dan internet?

3. Apa saja faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi berbasis komputer dan internet?

Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan alasan diimplementasikannya sistem informasi dalam sistem

absensi karyawan. 2. Mencoba mengidentifikasi komponn sistem informasi yang ada dalam sistem

absensi karyawan 3. Mencoba mengidentifikasi faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem

informasi pada sistem absensi karyawan.

5

Manfaat

Manfaat dari penulisan makalah ini adalah, dengan diketahuinya beberapa faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem informasi manajemen pada aplikasi absensi berbasis komputer dan internet maka organisasi diharapkan dapat merumuskan upaya-upaya pencegahan maupun solusi untuk memecahkan persoalan yang ada.

2 TINJAUAN PUSTAKA

Manajemen SDM dan Organisasi

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi (Davis, 1962). Sedangkan James D. Mooney (2006) mengemukakan secara sederhana dalam bukunya bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

Sumber daya manusia sebuah organisasi terdiri dari seluruh orang yang melakukan aktivitasnya masing-masing (Bernardin, 2013). Manajemen sumber daya manusia meliputi kebijakan karyawan, manajemen dan sistem yang berpengaruh pada beban kerja.

Produk umum dan tradisional HRM (Human Resource Management) adalah layanan administrasi, contohnya adalah staffing dan renumerasi.

Sistem Infomasi Manajemen

Sistem informasi merupakan suatu sistem terpadu kombinasi antara manusia, hardware, software, communication network dan sumber data yang mengumpulkan, mengolah dan mendistribusikan informasi pada suatu organisasi (O’brien, 2003).

Beberapa sistem informasi dapat menggunakan cara manual sederhana seperti kertas dan pensil ataupun menggunakan perangkat keras dan lunak komputer, internet dan jaringan telekomunikasi lainnya, teknik sumber data berbasis komputer dan teknologi informasi lainnya untuk memproses data dan menghasilkan berbagai macam produk informasi yang dibutuhkan manajemen (O’brien, 2003).

Sistem informasi berbeda dari teknologi informasi seperti ditunjukkan pada gambar 1, dimana didalam sistem informasi terdapat komponen teknologi informasi yang berinteraksi manusia dan komponen proses lainnya. TI menggunakan perangkat keras dan lunak komputer untuk mengkonversi, menyimpan, melindungi, memproses, mengirimkan dan mengambil informasi dengan aman.

Kommponen sis1. Sumbe

perangk2. Sumbe

informa3. Proses

penyim

Gambar

stem informr sistem infkat lunak, dr data akan asi bagi endpengolahan

mpanan dan

1 Sistem In

masi seperti formasi dasadata dan jari

diubah oled user. n informasi aktivitas ko

nformasi dan

gambar 2 (Oar terdiri daingan. eh aktivitas

terdiri dari ontrol.

n Teknologi

O’brien, 20ari manusia,

proses infor

input, peng

i Informasi

03) terdiri d perangkat

rmasi menj

golahan, outp

dari : keras,

adi produk

tput,

6

dapkemkaryperlainber

dapmesini

Absenspat dilakukamudian akaryawan berrtimbangan nnya yang drsangkutan.

Sesuai pat melihat sin absensi adalah bebe1. Mesin

masingcara matau pu

G

si adalah suan secara man diprosesrsangkutan. promosi, p

dibutuhkan

kebutuhan beberapa pbaik analo

erapa mesinabsensi ana

g-masing yamemasukkan

unch-in dan

Gambar 2 Ko

M

uatu kegiatamanual mengs oleh bag

Data abspelatihan, p

oleh mana

informasi erusahaan d

og, digital mn absensi yaalog, dimanang berfung

n dan menekn punch-ou

omponen Si

Mesin Abse

an pencatataggunakan k

gian adminiensi ini ju

perhitungan ajemen peru

absensi yandan instansimaupun menang digunakna setiap kagsi untuk mkan ID cardut segera s

istem Inform

ensi

an kehadirakertas berisiistrasi untuuga dapat

jam kerja,usahaan ata

ng akurat di mulai mennggunakan

kan oleh peraryawan memengotentikd tersebut ksetelah tiba

masi

an karyawani formulir duk perhitun

digunakan , beban kerau instansi t

dan cepat mnggunakan absensi ele

rusahaan danempunyai kkasi kehadike dalam sl

a di kantor

n. Pencatatadaftar hadir ngan renum

sebagai brja maupunterkait kary

maka saat inberbagai m

ektronik. Ben instansi : kartu identiirannnya delot mesin a

r sebelum m

7

an ini yang

merasi bahan n data yawan

ni kita macam

erikut

fikasi engan abensi mulai

8

bekerja dan saat hendak pulang. Kemudian, mesin absensi tersebut akan mencetak tanggal dan bukti kehadiran karyawan tersebut yang kemudian akan didata dan dipantau oleh bagian HR secara manual (Mesin-Absensi.net, 2012).

2. Mesin absensi digital yaitu dengan cara menggesekkan kartu absensi atau memasukkan password agar terotentifikasi (Mesin-Absensi.net, 2012).

3. Mesin absensi menggunakan sistem biometrik atau dengan mendeteksi karakteristik tertentu, seperti: sidik jari (fingerprint), suara, atau wajah(Mesin-Absensi.net, 2012).

3 METODOLOGI

Metode penyusunan makalah ini dilakukan dengan studi literatur dengan menggunakan data skunder dari berbagai sumber seperti karya tulis baik berupa artikel, jurnal, portal berita,maupun karya tulis ilmiah.

4 ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN

Alasan penggunaan mesin absensi pada organisasi

Beberapa contoh kasus penerapan absensi ini adalah : 1. Penggunaan sistem mesin absensi PNS elektronik di seluruh Satuan Kerja

Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab Banjarnegara. Penerapan sistem ini diharapkan dapat meningkatan pelayanan masyarakat dan meningkatkan disiplin pegawai (http://banjarnegarakab.go.id)

2. Implementasi pusat sistem informasi e-TKD yang dikembangkan oleh BKD provinsi DKI Jakarta dan penggunaan mesin fingerprint yang tersebar di 3.350 lokasi gedung-gedung Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Wiwoho, 2010). Aplikasi ini digunakan untuk mengetahui jumlah karyawan yang tidak hadir ataupun terlambat. pelanggaran itu akan diakumulasikan untuk selanjutnya diberikan sanksi pada pegawai yang bersangkutan.

3. Penggunaan mesin rekam sidik jari bagi anggota DPR (Virgiandini, 2012) 4. Penerapan absensi sidik jari yang oleh Pemerintah Kabupaten Maros

(Limonu, 2013) Beberapa alasan dari penerapan sistem absensi ini adalah :

1. Penggunaan absensi manual dengan cara tandatangan kertas absensi tidak dapat menyajikan data absensi secara akurat karena tanda tangan pegawai bersangkutan dapat dititipkan dilakukan oleh temannya.

2. Meningkatkan disiplin pegawai, dengan diterapkannya sistem absensi online dan otomatis ini diharapkan akan mengurangi jumlah pegawai yang membolos sehingga kinerja pelayanan masyarakat dapat lebih ditingkatkan dan maksimal.

diguperupad

untukeb

Je

3. Data abjam keterkait

4. Penggubiasanymelakumasuk

5. Mengudurasi w

Penerapadibutuhkan1. Adanya2. Softwar3. Interna4. Biaya d5. Custom6. Instalas7. Project

Berikut unakan saa

rusahaan peda tabel 1.

Data-dattuk menentubutuhan org

enis Mesin Ab

Manual/Cek

bsensi ini dierja pegawapelanggaran

unaan sistemya disebabkukan punchikerja (Zima

urangi waktuwaktu pengan sistem n seperti (Ha tambahanre support

al IT suppordevelopmen

mization si dan pelatt managemeini adalah

at ini dimenyedia me

ta tersebut bukan mesinanisasi.

bsensi Ti

klok

Rendicumudbisadenapabbolowakdiremes

RenPIN/ataulainndibekaryolehyang

iharapkan dai, dimana dn jam kerjam absensi fikan oleh pring untuk tan, Steven Ju lembur st

gisian form (absensi in

annah, Gwen biaya Oper

rt nt

ihan ent

perbandinmana fitur-fesin dan ap

biasanya dign atau aplik

ngkat Akuras

dah. Dapat urangi dengandah. Karyawan menitip absegan temannyabila telat atauos. Pengaturanktu dapat set melalui sin itu sendiri.

dah. /Password/NIu identitas nya bisa saja eritahukan payawan lainnyah karyawan g telat/bolos.

dapat menyadata ini dap.

fingerprint droblem budtime card teJ, 2002) taf HRD, m(Hannah, Gni juga haendolyn, 20rasional

ngan dari bfitur yang plikasi abse

gunakan olekasi absens

i Fit

n en a u n

● Tinta dwarna

● Sched

● Kalendotomati

● Bateracadanga

P

da a

● So wakompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)

● Photo

● Sched

ajikan data apat digunak

dapat mengddy punchinemannya ya

mengurangi Gwendolyn, arus memp

005) :

beberapa mtersedia a

ensi(mesin-a

eh manajemsi mana ya

tur

dua

TeKapem20

uled Bell

der s

ai an

are er tungan a & gaji, uran shift

atan akses

TiKapemraribprpepedeka

ID

uled Bell

akurat terkakan untuk p

urangi timeng dimana ang terlamb

printing fo2005)

perkirakan

mesin absenakan terganabsensi.net,

men perusahang akan d

Kapasitas Pengguna

erbatas. apasitas engguna

maksimal 100‐00 orang.

dak terbatas. apasitas engguna bisa

mencapai atusan atau buan namun roses endataan engguna engan apasitas banya

ait kehadirapenentuan s

ecard fraud karyawan

bat ataupun

orm, mengu

anggaran

nsi yang untung pada, 2012) se

haan dan insdigunakan s

KisaranHarga

Mulai daIDR

1.000.00

ak

Mulai daIDR 1.500.00

9

an dan sanksi

yang dapat tidak

urangi

yang

umum a tiap eperti

stansi sesuai

n

ari

00

ari

00

D

Ka

Digital PIN En

artu magneti

ntry

ik

Rendapkartmen

Tingsetiaberbtidadicumeddigusidikmas

dah. Karyawaat menitipkantunya untuk ngabsen.

ggi. Sidik jari ap manusia beda sehinggak dapat urangi karena dia yang unakan adalahk jari pegawaising‐masing.

● Kabel untuk disambuke kompdan sebacharger

● Konekkabel UTflashdisk

● SMS M

● Bateracadanga

● Speakmicroph

an n

● So wakompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)

● Photo

● Sched

● Kabel untuk disambuke kompdan sebacharger

● Konekkabel UTflashdisk

● SMS M

● Bateracadanga

● Speakmicroph

a

h

● So wkompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)

● Sched

● LCD fu

● Photo

USB

ungkan puter agai

cemkammpamka

k vitas TP dan k

Message

ai an

er dan hone

are er tungan a & gaji, uran shift

atan akses Te

umkayadimdiIDkapekadaba

ID

uled Bell

USB

ungkan puter agai

k vitas TP dan k

Message

ai an

er dan hone

ware er tungan a & gaji, uran shift

atan akses

TiKapembaribordamdulim

uled Bell

ull color

ID

enderung memakan waktarena harus menginput danmengatur assword

masing‐masing aryawan.

erbatas. Pada mumnya, apasitas kartuang dapat verifikasi pad

mesin absensi gital magnetiD card terbataarena emroduksian artu yang lamaan butuh biayanyak


mencapai ribuaahkan puluhabuan. Satu rang karyawanapat

menggunakan ua, tiga, atau ma jarinya.

tu

n

a

c s

a a

Mulai daIDR

1.500.00

an n

n

Mulai daIDR 1.000.00s.d 10.000.0

10

ari

00

ari

00

000

Sid

dik Jari/Finge

Biometrik

erprint

k

TingKaramanwajaberbtidadicumeddigukarapegamas

ggi. akteristik setianusia seperti ah dan suara beda sehinggak dapat urangi karena dia yang unakan adalahakteristik awai masing‐sing.

● Kabel untuk disambuke kompdan sebagaic

● Konekkabel UTflashdiskdan LAN

● Keceprespon s1 detik

● SMS M

● Bateracadanga

● Speakmicroph

ap

a

h

● So wkompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)

● Infrare(untuk jewajah)

● Sched

● LCD fu

● Kabel untuk disambuke kompdan sebagaic

● Konekkabel UTflashdiskdan LAN

● Keceprespon s1 detik

● SMS M

● Bateracadanga

● Speakmicroph

USB

ungkan puter

charger

k vitas TP, k, Wi‐Fi, N

atan sensor ±

Message

ai an

er dan hone

ware er tungan a & gaji, uran shift

atan akses

Tekampewpemrarib

ed enis

uled Bell

ull color

USB

ungkan puter

charger

k vitas TP, k, Wi‐Fi, N

atan sensor ±

Message

ai an

er dan hone

erbatas namuapasitas memori enyimpanan ajah/suara engguna bisa

mencapai atusan dan buan.

n

Mulai daIDR 2.500.00s.d 10.000.0

11

ari

00

000

sist

K

PemDa

Berbasis W

Berikut item absensi

egiatan SI

masukan ta

Web

Sedaharumendan mermasonlijenisdicucaramanmensertkaryID/pmer

T

Kompon

ini adalah mmenggunak

Hardware (Mesin& Media)

Mesin fingerprint

ang. Karyawaus diverifikasi nggunakan ID password reka masing‐sing secara ne. Namun, s ini masih bisurangi dengana log in dari na saja atau nyuruh temana terkadang yawan lupa password reka.

Tabel 1 Perb

nen sistem

matriks komkan mesin r

Netwo(MesinMedia

Kabel USBuntuk disambunke kompudan sebagcharger

Konektivitkabel UTPflashdisk, Fi, dan LA

n

sa

n

● Penghjam kerj

● Penghpayroll/g

● Pengashift ker

● Pembureport o

● Didukuberbaga

● Pelaca(Pimpinamengetadarimankaryawamengaksin)

● Webca(untuk msiapa yamengaksin)

rbandingan m

informasi d

mponen sisterekam sidik

ork n & a)

Sof(ProProc

B

gkan ter gai

Procerekamjari us

tas P, Wi‐N

hitungan a

TiKapembarib

hitungan gaji

turan rja

uatan otomatis

ung i bahasa

akan GPS an dapat ahui na an ses/log

am melihat ng ses/log

mesin absen

dalam siste

em informajari sepert

ftware ogram & cedure)

edure m sidik ser

Sepeyajasudise


mencapai ribuaahkan puluhabuan.

nsi

em absensi

asi yang diidi pada tabel

SDM

eluruh egawai ang sidik rinya udah daftarkan ebelumnya

an n

dentifikasi dl 2 berikut i

Data

Sidik jari pegawai

12

dalam ini :

Produk Informasi

Catatan check in dancheck out atau log transaksi

i

n

13

Pemrosesan

Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem

Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger

Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol

Staff HRD

log transaksi dari mesin rekam sidik jari

gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol Server (bila

dibutuhkan penyimpanan data yang besar)

Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐Fi, dan LAN

Penyimpanan

Mesin fingerprint


tergantung bentuk file data yang tersimpan, contohnya MS Access atau extension file yang lainnya tergantung spesifikasi mesin fingerprint dan software bawaannya masing‐masing

seluruh pegawai pada saat memasukkan data sidik jari

Data sidik jari

log transaksi mesin fingerprint, jumlah jam kerja,gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol



Staff HRD

data pegawai (nama, departmen dan data lainnya)

Server (bila dibutuhkan penyimpanan data yang besar)

Keluaran



Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol

Manajemen

gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol

Kinerja pegawai bersangkutan dan bahan dasar untuk pertimbangan keputusan apakah pegawai terkait akan dikenakan sanksi atau reward


Kendali Mesin fingerprint


Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, pengaturan shift kerja,

seluruh pegawai pada saat memasukkan data sidik jari

Data sidik jari

Bila scanner gagal mengidentifikasi sidik jari (pengecekan dapat dilakukan pada mesin

14



pembuatan laporan, akses kontrol

Staff HRD

data pegawai (nama, departmen dan data lainnya)

rekam sidik jari maupun hardware,software dan jaringan yang digunakan, tergantung error yang terjadi)

Server (bila dibutuhkan penyimpanan data yang besar)

Manajemen

log transaksi dari mesin rekam sidik jari

Tabel 2 Matriks komponen sistem absensi fingerprint

Faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi

Berikut ini adalah beberapa contoh kasus implementasi sistem absensi

menggunakan mesin fingerprint ini:

1. Sistem absensi pegawai negeri sipil (PNS) di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta masih belum dapat memperlihatkan jumlah PNS yang terlambat atau tidak hadir secara real time (Wiwoho, 2010). Hal ini memperlihatkan bahwa informasi yang diberikan oleh sistem ini masih dirasa belum cukup oleh level manajemen. Manajemen sebagai end user memberikan feedback terhadap informasi yang diberikan dengan harapan sistem dapat lebih diingkatkan lagi proses pengolahan informasinya.

2. Manajemen mengharapkan penerapan sistem absensi ini dapat memotivasi pegawai dalam bekerja. Dengan adanya sistem absensi elektronik ini, maka kehadiran atau ketidakhadiran pegawai akan tercatat secara akurat sehingga akan lebih obyektif dalam memberikan penghargaan dan hukuman yang sepadan. Sistem ini sulit dimanipulasi karena untuk menginput data kehadiran, seorang pegawai harus memiliki ID Number individu dan juga harus melakukan pemindaian sidik jarinya terlebih dahulu (http://banjarnegarakab.go.id)

3. Penggunaan mesin absensi dengan rekam sidik jari dinilai tidak akan efektif mengatasi banyaknya anggota DPR yang bolos mengikuti sidang. Hal ini dikarenakan tidak ada efek jera yang ditimbulkan dari penggunaan mesin absensi tersebut kepada anggota DPR yang datang terlambat dan bolos (Virgiandini, 2012). Dari hal ini dapat terlihat bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk menentukan kebijakan terkait kinerja anggota DPR.

4. Sistem absensi yang diimplementasikan oleh Pemkab Maros sering salah dalam mengidentifikasi sidik jari pegawai contohnya adalah nama pegawai, yang masih salah, kesalahan pencatatan transaksi dimana datang tepat waktu tetapi hasil printnya terlambat (Limonu, 2013). Informasi ini menunjukkan adanya kesalahan dalam proses pengolahan data sehingga output yang dihasilkan juga salah. Ini adalah salah satu sistem kontrol yang diberikan

15

oleh salah satu user agar error dapat diminimalisasi sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat.

Dari keempat kasus diatas dapat terlihat beberapa faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi ini, diantaranya adalah :

1. Faktor Sukses : Kejelasan kebijakan manajemen terkait informasi absensi ini, dimana

seluruh pegawai mengetahui bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem ini akan berpengaruh pada pengukuran kinerja dan renumerasi mereka.

Manajemen dan pegawai ikut serta secara aktif berperan sebagai sebagai user dan memberikan feedback terhadap sistem ini.

Jenis informasi yang ingin dihasilkan sudah cukup jelas dan sesuai dengan keinginan end user dalam hal ini manajemen. Kejelasan ini bisa dihasilkan selama proses pengembangan aplikasi yang meliputi investigasi, analisa, perencanaan, implementasi dan pemeliharaan sistem.

Adanya kejelasanfitur sistem yang ingin diimplementasikan sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi, hal ini bias didapatkan dari penjelasan vendor maupun dari keinginan user.

2. Faktor gagal : Perangkat hardware yang sering rusak menghambat penyediaan informasi

yang diinginkan Kurangnya kejelasan kebijakan manajemen terkait tindak lanjut informasi

yang disediakan oleh sistem. Manajemen tidak membuat kebijakan terkait punishment maupun reward sehingga pegawai bersangkutan tidak aktif menggunakan sistem ini.

Adanya kesalahan dalam proses pengolahan data sehingga data yang dihasilkan tidak akurat. Hal ini dapat dikarenakan kesalahan software maupun kurangnya kompetensi SDM yang mengelola sistem ini.

Informasi yang dihasilkan masih dirasa kurang memuaskan manajemen. Hal ini dapat dikarenakan kurang dilibatkannya usermaupun adanya perubahan spesifkasi yang dinginkan setelah aplikasi go live.Maka dibutuhkan SOW (Scope of Work) implementasi yang jelas dari awal proses pengembangan sistem.

Kurangnya peran aktif user dalam memberikan informasi dan feedback terhadap sistem sehingga kesalahan dan kekurangan sistem tidak dapat diketahui secara dini.

16

5 KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Dari hasil dan pembahasan dalam makalah ini, dapat disimpulkan bahwa: 1. Alasan diperlakukannya sistem absensi fingerprint dikalangan PNS adalah untuk

meningkatkan kedisiplinan pegawai sehingga diharapkan pelayanan masyarakat lebih optimal.

2. Produk informasi yang dihasilkan oleh sistem absensi ini adalah pengukuran jam kerja yang berpengaruh pada perhitungan gaji, lembur, beban kerja pegawai dan laporan manajemen terkait kinerja pegawai. Dimana hasil laporan ini dapat digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan pengembangan pegawai

3. Beberapa faktor sukses implementasi sistem absensi fingerprint diantaranya adalah: Adanya kejelasan kebijakan manajemen terkait hasil informasi informasi yang

dihasilkan, salah satunya adalah sistem punishment dan reward bagi pegawai Adanya peran aktif pegawai dan manajemen sebagai user sehingga sistem

kontrol (feedback) terhadap sistem dapat berjalan cepat dan smooth. Adanya kejelasan fitur sistem yang ingin diimplementasikan sehingga sesuai

dengan kebutuhan organisasi Produk informasi yang diinginkan sudah sesuai dan cukup bagi manajemen

untuk menentukan kebijakan 4. Beberapa factor gagalnya implementasi sistem absensi fingerprint diantaranya

adalah : Ketidakjelasan kebijakan manajemen terhadap informasi yang dihasilkan oleh

sistem Kurang aktifnya pegawai dan manajemen dalam penggunaan sistem ini. Adanya kesalahandalam proses data sehingga produk informasi yang

disediakan tidak akurat Adanya kekurangan fitur yang dirasakan oleh end user Perangkat hardware yang sering rusak

Saran

Dengan mempelajari dari berbagai sumber literatur yang berkaitan dengan implementasi sistem absensi fingerprint, maka hal-hal yang dapat disarankan adalah sebagai berikut: 1. Perlunya dukungan manajemen dalam implentasi sistem ini dimana kebijakan

yang jelas dapat membantu pegawai untuk berperan aktif dalam penggunaaan sistem ini.

2. Perlunya peningkatan kompetensi untuk user maupun admin sistem agar sistem dapat berjalan lebih optimal dan menghasilkan informasi secara tepat yang dibutuhkan oleh organisasi.

17

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous, 2011, Tahun 2012, Pemkab akan terapkan absensi PNS elektronik [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://banjarnegarakab.go.id Hannah, Gwendolyn, Is It Time to Change Your Company's Time & Attendance System? IOMA's Payroll Manager's Report; Jan 2005; 05, 1; ABI/INFORM Complete pg. 5. Limonu, Najmi, 2013, Belum akurat, PNS keluhkan absensi sidik jari [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia pada http://daerah.sindonews.com/read/2013/03/18/25/728545/belum-akurat-pns-keluhkan-absensi-sidik-jari MesinAbsensi,2012, Apakah karyawan Anda suka ‘nakal’? Gunakan mesin absensi untuk melacaknya! [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://mesin-absensi.net/ Virgiandini, Annisa, 2012, Penggunaan mesin absen sidik jari tidak efektif,[internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia pada http://nasional.sindonews.com/read/2012/10/02/12/676241/penggunaan-mesin-absen-sidik-jari-tidak-efektif Wiwoho, Laksono Hari, 2010, Waduh, Sistem Absensi PNS Belum Sempurna [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://nasional.kompas.com/read/2010/09/14/15361247/Waduh.Sistem.Absensi.PNS.Belum.Sempurna Ziman, Steven J, UVIX Corporation Introduces Biometric Time Attendance System; Fingerprint Identification Technology Eliminates Timecard Fraud. PR Newswire pp. 1. 2002. Tersedia dari http://search.proquest.com/docview/443692730/142264C91A3545BFF9E/2?accountid=32819

penerapan sistem absensi o tomatis pada · pdf filenim ata kuliah ir.arif im n sist nstan...

Documents