peraturan kewangan universiti

PERATURAN KEWANGAN | UMK

1

PERATURAN KEWANGAN

UNIVERSITI


I

SENARAI KANDUNGAN

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI

BAB PERKARA MUKASURAT

1 HAD KUASA KEWANGAN 1

2 KUMPULAN WANG 23

3 BELANJAWAN 25

4 TATACARA PEROLEHAN 36

5 TATACARA PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN UNIVERSITI 128

6 TATACARA PENGURUSAN ASET 183

7 TATACARA PENGURUSAN STOR 242

8 TATACARA PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA 289

9 TATACARA TERIMAAN WANG 305

10 TATACARA PEMBAYARAN 325

11 TATACARA PANJAR WANG RUNCIT 341

12 TATACARA PENDAHULUAN PERJALANAN RASMI DAN PELBAGAI 350

13 EMOLUMEN 356

14 ELAUN LEBIH MASA 361

15 TATACARA SKIM PEMBIAYAAN KENDERAAN (PRINSIP AL BAI’ BITHAMAN ‘AJIL)

368

16 TATACARA SKIM PEMBIAYAAN KOMPUTER DAN TELEFON PINTAR (SMARTPHONE)

414

17 TATACARA PEMBERIAN KEMUDAHAN KAD KREDIT KORPORAT UNIVERSITI

439

18 PELABURAN SIMPANAN TETAP 454

19 TATACARA PENGURUSAN TABUNG AMANAH 457

20 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN 466

21 PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN LAPORAN TAHUNAN 475

22 PENGURUSAN RISIKO KEWANGAN UNIVERSITI 486


1

BAB 1

HAD KUASA KEWANGAN

1.1 PENGENALAN

1.1.1 Had kuasa kewangan ini akan meliputi struktur pengurusan kewangan Universiti

bermula dari penubuhan jawatankuasa di bawah Lembaga Pengarah yang

berperanan untuk mengawalselia dan mengatur kewangan Universiti hingga

kepada proses kerja kewangan di Pejabat Bendahari.

1.1.2 Ianya adalah penting untuk dijadikan sebagai satu sumber rujukan berkesan oleh

semua pegawai di Universiti ini dan merupakan sebahagian dari Peraturan

Kewangan Universiti.

1.2 PELAKSANAAN

1.2.1 Punca kuasa pengurusan kewangan ini adalah merujuk kepada kuasa-kuasa yang

dinyatakan seperti berikut:

1.2.1.1 Peruntukan Kewangan, Perenggan 41-51, Bahagian V, Perlembagaan

Universiti Malaysia Kelantan [P.U.(A) 462].

1.2.1.2 Kuasa untuk mewakilkan, Perenggan 60(1)-(4), Bahagian VI

(Peruntukan Am), Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan [P.U.(A)

462].

1.2.1.3 Statut : Jawatankuasa Tetap Kewangan, Naib Canselor dan Bendahari.

1.2.1.4 Peraturan dan prosedur yang berkuatkuasa.

1.2.2 Kuasa-kuasa juga diperolehi melalui pemberian kuasa secara khusus dari pihak

Lembaga Pengarah Universiti atau Kementerian kepada pegawai-pegawai

Universiti yang ditentukan berdasarkan skop dan deskripsi tugas.


2

1.3 STRUKTUR PERWAKILAN KUASA BAGI PENGURUSAN KEWANGAN

1.3.1 Berikut adalah struktur perwakilan kuasa bagi pengurusan kewangan Universiti:

AKTIVITI KEWANGAN PUNCA KUASA DIWAKILKAN KEPADA

Meluluskan dan Menandatangani Kontrak Lembaga Pengarah Naib Canselor dan Bendahari

Meluluskan perbelanjaan berdasarkan anggaran perbelanjaan tahunan yang diluluskan

Lembaga Pengarah Jawatankuasa pengurusan kewangan yang ditubuhkan

Operasi pengurusan kewangan Lembaga Pengarah,

Statut dan Kaedah-kaedah

Naib Canselor dan Bendahari

1.4 JAWATANKUASA-JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN

1.4.1 Bagi menjalankan kuasa dan tanggungjawab pengurusan kewangan, Universiti

menubuhkan Jawatankuasa-jawatankuasa Pengurusan Kewangan seperti berikut:

1.4.1.1 Jawatankuasa Tetap Kewangan

1.4.1.2 Lembaga Perolehan Universiti

1.4.1.3 Jawatankuasa Sebut Harga Universiti

1.4.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

1.4.1.5 Jawatankuasa Belanjawan

1.4.1.6 Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti


3

1.4.2 Struktur Jawatankuasa Pengurusan Kewangan adalah seperti di Carta A di bawah:

Carta A: Struktur Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Universiti

1.5 PERWAKILAN KUASA MENANDATANGANI KONTRAK

1.5.1 Melalui Perenggan 50, Bahagian V (Peruntukan Kewangan), Perlembagaan

Universiti Malaysia Kelantan [P.U.(A) 462], pihak Lembaga boleh memberi kuasa

sewajarnya kepada mana-mana pekerja Universiti untuk menandatangani apa-apa

kontrak yang melibatkan perbelanjaan Universiti sama ada secara khusus dalam

apa-apa hal tertentu atau secara am bagi semua kontrak di bawah suatu nilai

tertentu atau selainnya.

1.5.2 Kuasa menandatangani kontrak mengikut jenis kontrak dan had nilai bagi

Universiti adalah seperti di Jadual A berikut:

LEMBAGA PENGARAH

UNIVERSITI

JAWATANKUASA TETAP

KEWANGAN

JAWATANKUASA

BELANJAWAN

JAWATANKUASA

PENGURUSAN

ASET UNIVERSITI

JAWATANKUASA

PENGURUSAN

KEWANGAN DAN

AKAUN

LEMBAGA

PEROLEHAN

UNIVERSITI

JAWATANKUASA

SEBUT HARGA

UNIVERSITI


4

Jadual A: Kuasa Menandatangani Kontrak dan Dokumen-Dokumen Perolehan

BIL. NAMA JAWATAN JENIS KONTRAK HAD NILAI

1 Naib Canselor

Surat Setuju Terima dan Dokumen-dokumen Yang Berkaitan

Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Melebihi

RM500,000 Kontrak Berkaitan Pelantikan, Cuti Belajar, Zamalah, Sabatikal,

Sangkutan Industri, Latihan dan Perkhidmatan Staf

2 Bendahari

Surat Setuju Terima dan Dokumen-dokumen Yang Berkaitan Perolehan Bekalan dan

Perkhidmatan

Sehingga RM500,000

3 Pengarah

Pembangunan

Surat Setuju Terima dan Dokumen-dokumen Yang Berkaitan

Perolehan Kerja Sehingga RM500,000

4 Pendaftar

Kontrak Berkaitan Pelantikan, Cuti Belajar, Zamalah, Sabatikal,

Sangkutan Industri, Latihan dan Perkhidmatan Staf

Sehingga RM500,000

1.6 JAWATANKUASA TETAP KEWANGAN

1.6.1 Penubuhan Jawatankuasa Tetap Kewangan adalah berdasarkan Bahagian V,

Seksyen 41, Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan [P.U (A) 462].

1.6.2 Keahlian Jawatankuasa Tetap Kewangan:

1.6.2.1 Pengerusi - Seorang ahli Lembaga Pengarah Universiti (LPU) yang

dilantik oleh Pengerusi LPU

1.6.2.2 Naib Canselor

1.6.2.3 2 orang ahli Lembaga Pengarah yang dilantik oleh Lembaga Pengarah

Universiti

1.6.2.4 Setiausaha - Bendahari

1.6.2.5 Sekretariat - Unit Pelaporan, Pejabat Bendahari


5

1.6.3 Terma Rujukan dan Skop Kuasa

1.6.3.1 Memperakukan permohonan bajet mengurus yang disediakan oleh

Pengurusan Universiti sebelum dikemukakan kepada Kementerian

Kewangan Malaysia. Perakuan ini akan dimaklumkan dalam

mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti.

1.6.3.2 Memperakukan permohonan bajet pembangunan yang disediakan

oleh Pengurusan Universiti sebelum dikemukakan kepada

Kementerian Pendidikan Malaysia setiap 5 tahun sekali selaras dengan

permohonan projek di bawah Rancangan Malaysia. Perakuan ini akan

dimaklumkan dalam mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti.

1.6.3.3 Memperakukan Penyata Kewangan dan Laporan Kewangan yang

disediakan oleh Pengurusan Universiti sebelum dikemukakan kepada

Jabatan Audit Negara. Perkara ini akan dimaklumkan dalam

mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti.

1.6.3.4 Memperakukan kepada Lembaga Pengarah Universiti untuk menerima

pakai Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling-Pekeliling

Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) atau Pekeliling-Pekeliling lain yang

mana pelaksanaannya akan menimbulkan implikasi kewangan atau

implikasi-implikasi lain yang berkaitan.

1.6.3.5 Memperakukan prosedur atau peraturan pengurusan kewangan,

perolehan dan yang berkaitan bagi tujuan mengawasi semua urusan

kewangan dan akaun Universiti.

1.6.3.6 Mengatur serta mengawal apa-apa sistem kewangan dan akaun

Universiti yang diarahkan oleh Lembaga Pengarah Universiti dari masa

ke semasa.

1.6.4 Kuorum dan Kekerapan Mesyuarat

1.6.4.1 Mesyuarat diadakan 4 kali setahun dan kuorum adalah 1/2 keahlian.


6

1.7 LEMBAGA PEROLEHAN UNIVERSITI

1.7.1 Penubuhan Lembaga Perolehan Universiti adalah berdasarkan kepada kelulusan

Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Bil. 4/2019 (Kali Ke-51), surat daripada

Kementerian Kewangan Malaysia MOF.SBM (S) 600-41/1/5 (SK2)(12) bertarikh 16

Ogos 2019 dan surat daripada Kementerian Pengajian Tinggi KPM.BPL.S 400-

10/3/259 (94) bertarikh 17 September 2019.

1.7.2 Keahlian Lembaga Perolehan Universiti

NAMA JAWATAN KEAHLIAN

Pengerusi Naib Canselor

Pengerusi Ganti Mana-mana Timbalan Naib Canselor

Ahli

Wakil Kementerian Kewangan Malaysia (MOF)

Wakil Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)

Seorang Wakil Senat

Pendaftar

Pengarah, Pejabat Pembangunan & Pengurusan Infrastruktur

Seorang Pegawai Awam (Kumpulan Pengurusan & Profesional) dari Agensi lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan (jika perlu)

Setiausaha Bendahari

Sekretariat Unit Perolehan, Pejabat Bendahari


1.7.3.1 Memeriksa Tertakluk kepada had kuasa yang ditetapkan, Lembaga

Perolehan adalah bertanggungjawab mempertimbang dan menyetuju

terima tender berasaskan kepada prinsip, dasar dan peraturan


7

Kerajaan. Antara tanggungjawab dan tugas-tugas Lembaga Perolehan

adalah seperti berikut:

a. Memeriksa dan meneliti salinan pendaftaran dengan

Kementerian Kewangan atau Lembaga Pembangunan Industri

Pembinaan Malaysia (CIDB) iaitu Perakuan Pendaftaran

Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) serta

Sijil Taraf Bumiputera (STB) (jika berkaitan), iklan tender,

spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender

yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender laporan

penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan (harga) dan

lain-lain;

b. Memastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara

pengurusan tender yang berkuat kuasa. Bagi tender bekalan,

pelawaan hendaklah di kalangan pembuat tempatan sahaja

dan jika tiada pembuat tempatan, tender hendaklah dipelawa

di kalangan pembekal. Tender tidak boleh dipelawa bersekali

di kalangan pembuat tempatan dan pembekal;

c. Menyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender;

d. Mempertimbang dan memutuskan tender yang paling

menguntungkan dengan mengambil kira unsur-unsur harga,

perkhidmatan atau kegunaan barangan, kuantiti, kualiti,

tempoh penyerahan atau penyiapan dan faktor-faktor lain yang

berkaitan;

e. Memutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan

kaedah perolehan yang lain, jika Lembaga Perolehan

mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang

ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku;

f. Mempertimbang dan menyetuju terima tender dengan syarat

keputusan hendaklah sebulat suara dan selaras dengan had

nilai yang ditetapkan;


8

g. Mempertimbang dan menyetuju terima mana-mana sebut

harga yang diperakukan oleh Jawatankuasa Sebut Harga yang

melebihi had nilai sebut harga;

h. Sekiranya ahli Lembaga Perolehan masih memerlukan

maklumat lanjut daripada petender mengenai sesuatu perkara

semasa mesyuarat bersidang, Lembaga Perolehan boleh

meminta Urus Setia Tender mendapatkan maklumat

berkenaan;

i. Mana-mana ahli Lembaga Perolehan yang mempunyai apa-apa

kepentingan mengenai sesuatu tender itu, ahli tersebut

hendaklah mengisytiharkan kepentingannya menarik diri

daripada perbincangan dan keputusan tender berkenaaan dan

perkara ini hendaklah diminitkan;

j. Ahli Lembaga Perolehan hendaklah bersikap neutral dan

profesional dalam mempertimbangkan sesuatu tender serta

bebas dari pengaruh luar; dan

k. Memastikan ahli Lembaga Perolehan berserta Urus Setia

mesyuarat sahaja berada dalam bilik mesyuarat semasa

keputusan tender hendak dibuat. Mana-mana pihak yang

bukan ahli Lembaga Perolehan tidak dibenarkan berada dalam

bilik mesyuarat semasa keputusan dibuat dan Pengerusi

Lembaga Perolehan hendaklah memastikan peraturan ini

dipatuh.

l. Lain-lain tanggungjawab sebagaimana yang dinyatakan dalam

Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 – Kaedah Perolehan

Kerajaan dan Surat Pekeliling Bendahari mengenai Tatacara

Perolehan Universiti.


9

1.7.4 Kuasa Melulus dan Had Nilai

1.7.4.1 Had Nilai Kuasa melulus yang ditetapkan bagi Lembaga Perolehan

Universiti adalah seperti berikut:

KATEGORI PEROLEHAN HAD NILAI MELULUS SEHINGGA

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Melebihi RM500,000 hingga

RM100juta


1.7.5.1 Kuorum minima untuk Lembaga Perolehan bersidang adalah tiga (3)

orang termasuk pengerusi.

1.7.5.2 Mesyuarat diadakan mengikut keperluan.

1.8 JAWATANKUASA SEBUT HARGA UNIVERSITI

1.8.1 Penubuhan Jawatankuasa Sebut Harga Universiti adalah berdasarkan kepada

kelulusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Bil. 4/2019 (Kali Ke-51), surat

daripada Kementerian Kewangan Malaysia MOF.SBM (S) 600-41/1/5 (SK2)(12)

bertarikh 16 Ogos 2019 dan surat daripada Kementerian Pengajian Tinggi

KPM.BPL.S 400-10/3/259 (94) bertarikh 17 September 2019.

1.8.2 Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga Universiti


Pengerusi Bendahari

Pengerusi Ganti Mana-mana ahli yang dilantik oleh Pengerusi

Ahli

Pendaftar

Pengarah, Pejabat Pembangunan & Pengurusan Infrastruktur

Pengarah, Pusat Komputeran & Informatik


10


Wakil Dekan

Wakil Timbalan Dekan Wakil Pengarah Pusat/Institut/Bahagian

Wakil Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional

Sekretariat Unit Perolehan, Pejabat Bendahari


1.8.3.1 Sebagaimana yang dinyatakan dalam Pekeliling Perbendaharaan PK

2.1 – Kaedah Perolehan Kerajaan dan Surat Pekeliling Bendahari

mengenai Tatacara Perolehan Universiti.

1.8.4 Kuasa Melulus dan Had Nilai

1.8.4.1 Had Nilai Kuasa melulus yang ditetapkan bagi Jawatankuasa Sebut

Harga Universiti adalah seperti berikut:

KATEGORI PEROLEHAN HAD NILAI MELULUS SEHINGGA

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Melebihi RM20ribu hingga

RM500ribu


1.8.5.1 Kuorum minima untuk Jawatankuasa Sebut Harga Universiti bersidang

adalah tiga (3) orang termasuk pengerusi.

1.8.5.2 Mesyuarat diadakan mengikut keperluan.


11

1.9 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

1.9.1 Jawatankuasa ini berperanan membantu pengurusan Universiti menyelia dari

aspek kawalan dan pemantauan umum Kewangan, Belanjawan, Perakaunan, Aset

dan Auditan di peringkat pengurusan Universiti.

1.9.2 Keahlian:

1.9.2.1 Pengerusi - Naib Canselor

1.9.2.2 Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

1.9.2.3 Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

1.9.2.4 Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

1.9.2.5 Pendaftar

1.9.2.6 Ketua-ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

1.9.2.7 Ketua Bahagian Pejabat Bendahari

1.9.2.8 Setiausaha - Bendahari

1.9.2.9 Sekretariat - Unit Governans & Pelaporan, Pejabat Bendahari

1.9.3 Skop dan Bidang Kuasa

1.9.3.1 Bidang tugas JPKA sebagaimana yang dinyatakan dalam Pekeliling

Perbendaharaan P.S 5.1 - Garis Panduan Pelaksanaan Jawatankuasa

Pengurusan Dan Akaun.

1.9.4 Kuorom dan Kekerapan Mesyuarat

1.9.4.1 Mesyuarat diadakan mengikut keperluan dan kuorum adalah 2/3

keahlian.


12

1.10 JAWATANKUASA BELANJAWAN UNIVERSITI

1.10.1 Sebagai salah satu amalan tadbir urus yang baik dalam aspek kewangan

terutamanya dari aspek perancangan, kawalan dan pemantauan kewangan.

1.10.2 Keahlian:

1.10.2.1 Pengerusi - Naib Canselor

1.10.2.2 Timbalan-Timbalan Naib Canselor

1.10.2.3 Pendaftar

1.10.2.4 Bendahari

1.10.2.5 Setiausaha - Penolong Bendahari, Unit Bajet

1.10.3 Skop dan Bidang Tugas

1.10.3.1 Menyemak dan memperakukan Anggaran Belanjawan Mengurus

(ABM) Universiti untuk kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan

Universiti sebelum ianya dikemukakan kepada Kementerian Kewangan

Malaysia.

1.10.3.2 Menyemak dan memperakukan agihan belanjawan mengurus tahunan

Unviersiti kepada PTj untuk kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan

Unviersiti.

1.10.3.3 Menyemak dan memperakukan perkara-perkara berkaitan belanjawan

Universiti termasuk agihan selepas semakan belanjawan mengurus

pertengahan tahun.

1.10.3.4 Menyemak dan memperakukan Laporan Belanjawan Tahunan

Unviersiti sebelum dihantar kepada Kementerian Pengajian Tinggi dan

Kementerian Kewangan Malaysia.

1.10.3.5 Meluluskan Laporan Perbelanjaan Mengurus setiap suku tahun

sebelum dimaklumkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan

Universiti.


13

1.10.3.6 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan

Universiti dan Lembaga Pengarah Universiti.


1.10.4.1 Mesyuarat diadakan 4 kali setahun dan kuorum adalah 4 orang ahli

termasuk Pengerusi.

1.11 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

1.11.1 Bertujuan menyelaraskan pengurusan aset secara sistematik, menyeluruh dan

bersepadu selaras dengan dasar penambahbaikan berterusan terhadap sistem

penyampaian perkhidmatan Universiti.

1.11.2 Keahlian:

1.11.2.1 Pengerusi - Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

1.11.2.2 Pengerusi Gantian - Mana-mana ahli JKPAU yang diberi kuasa oleh

Pengerusi

1.11.2.3 Semua Pegawai Aset PTj/Ahli Ganti

1.11.2.4 Ketua/Pegawai Unit Audit Dalam atau Wakil

1.11.2.5 Pegawai-pegawai lain yang sesuai

1.11.2.6 Setiausaha - Pegawai Aset Universiti

1.11.3 Skop dan Bidang Kuasa

1.11.3.1 Bidang tugas JKPAU sebagaimana yang dinyatakan dalam Portal

Pekeliling Perbendaharaan (PPP) Am 2 - Tatacara Pengurusan Aset

Alih Kerajaan.


14


1.11.4.1 Mesyuarat diadakan 4 kali setahun dan kuorum 2/3 ahli termasuk

Pengerusi.

1.12 TATACARA MENJALANKAN OPERASI PENGURUSAN KEWANGAN

1.12.1 Merangkumi had kuasa dan skop tugas seperti berikut:

1.12.1.1 Pengurusan Terimaan/Hasil (Jadual 1)

1.12.1.2 Pengurusan Bayaran (Jadual 2)

1.12.1.3 Pengurusan Perolehan (Jadual 3)

1.12.1.4 Pengurusan Skim Pinjaman Kenderaan/Komputer/Telefon Pintar

(Jadual 4)

1.12.1.5 Pengurusan Pembayaran Gaji (Jadual 5)

1.12.1.6 Pengurusan Pelaburan Simpanan Tetap (Jadual 6)

1.12.1.7 Pengurusan Bajet (Jadual 7)

1.12.1.8 Pengurusan Aset dan Inventori (Jadual 8)


14

JADUAL 1 : HAD KUASA BERKAITAN TERIMAAN/HASIL

PEGAWAI YANG DIBERI KUASA/ PROSES KERJA PERUNTUKAN/ PERATURAN/

PEKELILING/ DLL W19

W22/ W26

W29 W32/ W36

W41/ W44

W48/ W52

W54

Kuasa Meminda/Membatal Resit Rasmi AP62 / / / / /

Kuasa Menerima Wang AP69 / / / / / / /

Kuasa Menulis Resit AP70 / / / / / / /

Kuasa Menandatangani Resit AP70 / / / / / / /

Kuasa Menerima Terimaan Melalui Mei AP71 / / / / / /

Kuasa Merekod Terimaan AP73 / / / / / / /

Kuasa Menyemak Catatan Terimaan AP80(b) / / / / /

Kebenaran Membawa Wang Ke Bank AP79 / / / / / / /

Menyediakan jurnal pelarasan (Manual) AP11 / / / / / / /

Menyemak jurnal pelarasan (Manual) AP11 / / / / /

Meluluskan jurnal pelarasan (Manual) AP11 / / /

Nota: 1. Seseorang pegawai tidak boleh melaksanakan dua atau lebih tugas dalam satu transaksi yang sama.


15

JADUAL 2 : HAD KUASA BERKAITAN PEMBAYARAN

PEGAWAI YANG DIBERI KUASA/ PROSES KERJA

PERUNTUKAN/ PERATURAN/

PEKELILING/ DLL W19 W22/ W26 W29 W32/ W36 W41/ W44 W48/ W52 W54

Menyediakan baucer bayaran AP11 / / / / / / /

Menyemak baucer bayaran AP11 / / / / /

Melulus baucer bayaran AP101 / / /

Kuasa Mengakui Terimaan Barangan/ Perkhidmatan/Bekalan; Kuasa Meluluskan Pesanan Pembelian

AP102(a) / / /

Kuasa meluluskan pendahuluan diri/pelbagai AP11 Tidak

melebihi RM5,000

Tidak melebihi RM5,000

Melebihi RM5,000

Menandatangani cek

RM10,000.00 dan ke bawah. AP11 / / / / /

Melebihi RM10,000.00 AP11 / / / / /

Membatalkan baucer bayaran dan cek AP11 / / /

Memuat naik maklumat - Electronic Fund Transfer AP11 / /

Menyemak maklumat - Electronic Fund Transfer AP11 / / / / /

Meluluskan Electronic Fund Transfer

RM10,000.00 dan ke bawah. AP11 / / / / /

Melebihi RM10,000.00 AP11 / / / / /

Membatalkan transaksi Electronic Fund Transfer AP11 / / /

Menyediakan jurnal pelarasan AP11 / / / / /

Menyemak jurnal pelarasan AP11 / / / / /

Meluluskan jurnal pelarasan AP11 / /

Nota: 1. Bagi bayaran RM10,000.00 dan ke bawah, 2 orang penandatangan yang diberi kuasa diperlukan sama ada 1 orang dari Kumpulan A dan 1 orang dari Kumpulan B, atau kedua-duanya dari Kumpulan A. 2. Bagi bayaran melebihi RM10,000.00, 3 orang penandatangan yang diberi kuasa diperlukan sama ada 2 orang dari Kumpulan A dan 1 orang dari Kumpulan B, atau ketiga-tiganya dari Kumpulan A. 3. Mana-mana pegawai yang telah meluluskan baucer bayaran adalah tidak dibenarkan untuk menandatangani cek atau meluluskan Electronic Fund Transfer. 4. Seseorang pegawai tidak boleh melaksanakan dua atau lebih tugas dalam satu transaksi yang sama.


16

JADUAL 3 : HAD KUASA BERKAITAN PEROLEHAN



Menyediakan Pesanan Kerajaan/Tempatan AP11 / / / /

Menyemak Pesanan Kerajaan/Tempatan AP11 / / / / /

Melulus Pesanan Kerajaan/Tempatan (RM20,000.00 dan Ke Bawah)

AP11 / /

Melulus Pesanan Kerajaan/Tempatan (RM20,000.00 Ke Atas)

AP11 / /

Membatalkan Pesanan Kerajaan/Tempatan AP11 / /

Melulus Pelanjutan Tempoh Pesanan Kerajaan/Tempatan

AP11 / /

Pemegang Kunci Peti Sebutharga PP PK 2.1/SPB

Melalui lantikan Naib Canselor/Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

Jawatankuasa Pembuka Sebutharga/Tender PP PK 2.1/SPB

Jawatankuasa Penilaian Sebutharga/Tender PP PK 2.1/SPB

Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebutharga PP PK 2.1/SPB

Jawatankuasa Penilaian Harga/Kewangan Sebutharga

PP PK 2.1/SPB

Jawatankuasa Penilaian Teknikal Tender PP PK 2.1/SPB

Jawatankuasa Penilaian Harga/Kewangan Tender PP PK 2.1/SPB

Jawatankuasa Spesifikasi Sebutharga/Tender PP PK 2.1/SPB

Jawatankuasa Sebut Harga Universiti PP PK 2.1/SPB Melalui lantikan Lembaga Pengarah Universiti

Lembaga Perolehan Universiti PP PK 2.1/SPB

Nota : 1. Pesanan Kerajaan adalah satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Universiti kepada syarikat/pembekal untuk memesan bekalan, perkhidmatan atau kerja.

2. Proses kerja yang dinyatakan di atas merupakan proses di dalam sistem kewangan SAGA.

3. Had kuasa dan kewajipan di atas adalah tertakluk kepada kuasa melulus perolehan.

4. Seseorang pegawai tidak boleh melaksanakan dua atau lebih tugas dalam satu transaksi yang sama.

5. AP – Arahan Perbendaharaan, PP – Pekeliling Perbendaharaan Dan SPB – Surat Pekeliling Bendahari.


17

JADUAL 4 : HAD KUASA BERKAITAN SKIM PINJAMAN KENDERAAN/KOMPUTER/TELEFON PINTAR


PEKELILING/ DLL W19 W22/ W26 W29 W32/ W36 W41/ W44

W48/ W52

W54

Menyediakan maklumat tuntutan “DITUNTUT OLEH UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN” dalam sistem FIS

/ /

Meluluskan maklumat tuntutan “DITUNTUT OLEH UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN” dalam sistem FIS

/ / /

Menyediakan baucer pinjaman AP11 / /

Menyemak baucer pinjaman AP11 / / /

Melulus baucer pinjaman AP11 / / /

Membatalkan baucer pinjaman AP11 / / / /

Menyediakan jurnal pelarasan AP11 / /

Menyemak jurnal pelarasan AP11 / / /

Meluluskan jurnal pelarasan AP11 / / /

Nota : 1. Proses kerja yang dinyatakan di atas merupakan proses di dalam sistem kewangan SAGA. 2. Had kuasa dan kewajipan di atas adalah tertakluk kepada kuasa melulus skim pinjaman kenderaan/komputer/telefon pintar.

3. Seseorang pegawai tidak boleh melaksanakan dua atau lebih tugas dalam satu transaksi yang sama.


18

JADUAL 5 : HAD KUASA BERKAITAN PEMBAYARAN GAJI


PERUNTUKAN/ PERATURAN/


Menyediakan baucer bayaran AP11 / / / /

Menyemak baucer bayaran AP11 / / /

Melulus baucer bayaran AP101 / / /

Menandatangani cek

RM10,000.00 dan ke bawah AP11 / / / / /

Melebihi RM10,000.00 AP11 / / / / /

Membatalkan baucer bayaran dan cek AP11 / / /

Memuat naik maklumat - Electronic Fund Transfer AP11 / /

Menyemak maklumat - Electronic Fund Transfer AP11 / / / / /

Meluluskan Electronic Fund Transfer

RM10,000.00 dan ke bawah AP11 / / / / /

Melebihi RM10,000.00 AP11 / / / / /

Membatalkan transaksi Electronic Fund Transfer AP11 / / /

Menyediakan jurnal pelarasan AP11 / / / / /

Menyemak jurnal pelarasan AP11 / / / / /

Meluluskan jurnal pelarasan AP11 / /

Nota: 1. Bagi bayaran RM10,000.00 dan ke bawah, 2 orang penandatangan yang diberi kuasa diperlukan sama ada 1 orang dari Kumpulan A dan 1 orang dari Kumpulan B, atau kedua-

duanya dari Kumpulan A. 2. Bagi bayaran melebihi RM10,000.00, 3 orang penandatangan yang diberi kuasa diperlukan sama ada 2 orang dari Kumpulan A dan 1 orang dari Kumpulan B, atau ketiga-

tiganya dari Kumpulan A. 3. Mana-mana pegawai yang telah meluluskan baucer bayaran adalah tidak dibenarkan untuk menandatangani cek atau meluluskan Electronic Fund Transfer. 4. Seseorang pegawai tidak boleh melaksanakan dua atau lebih tugas dalam satu transaksi yang sama.


19

JADUAL 6 : HAD KUASA BERKAITAN KELULUSAN PELABURAN SIMPANAN TETAP


PEKELILING/ DLL W19

W22/ W26

W29 W32/ W36

W41/ W44

W48/ W52

W54

Mendapatkan kadar keuntungan bagi setiap jenis pelaburan

AP11 / / / /

Placement simpanan tetap AP11 / / /

Renew simpanan tetap AP11 / / /

Uplift simpanan tetap AP11 / / /

Menyediakan rekod transaksi di Modul Investment SAGA

AP11 / /

Menyemak rekod transaksi di Modul Investment SAGA

AP11 / / / /

Meluluskan rekod transaksi di Modul Investment SAGA

AP11 / / /

Membatalkan rekod transaksi di Modul Investment SAGA

AP11 / / /

Menyediakan jurnal pelarasan AP11 / /

Menyemak jurnal pelarasan AP11 / / / /

Meluluskan jurnal pelarasan AP11 / / / / / / /

Nota: 1. Hanya pegawai yang diberi kuasa sahaja boleh melaksanakan proses berkaitan pelaburan. 2. Seseorang pegawai tidak boleh melaksanakan dua atau lebih tugas dalam satu transaksi yang sama.


20

JADUAL 7 : HAD KUASA BERKAITAN BAJET


PEKELILING/ DLL W19

W22/ W26

W29 W32/ W36

W41/ W44

W48/ W52

W54

Menyediakan rekod transaksi di Modul Budgetary Control SAGA

AP11 / /

Menyemak rekod transaksi di Modul Budgetary Control SAGA

AP11 / / / /

Meluluskan rekod transaksi di Modul Budgetary Control SAGA

AP11 / / / / / / /

Membatalkan rekod transaksi di Modul Budgetary Control SAGA

AP11 / / /

Menyediakan jurnal pelarasan (SAGA) AP11 / /

Menyemak jurnal pelarasan (SAGA) AP11 / / / /

Meluluskan jurnal pelarasan (SAGA) AP11 / / / / / / /

Nota: 1. Hanya pegawai yang diberi kuasa sahaja boleh melaksanakan proses berkaitan. 2. Seseorang pegawai tidak boleh melaksanakan dua atau lebih tugas dalam satu transaksi yang sama.


21

JADUAL 8 : HAD KUASA BERKAITAN ASET


PERUNTUKAN/ PERATURAN/ PEKELILING/

DLL

W19 W22/ W26 W29 W32/ W36 W41/ W44 W48/ W52 W54

Pegawai Stor

Tatacara Pengurusan Kewangan & Perakaunan

Universiti dan Pekeliling

Bendahari Bil. 8/2016

Melalui lantikan Naib Canselor

Pegawai Aset Pusat Tanggungjawab (PTj) Melalui lantikan Naib Canselor

Pegawai Aset Universiti Melalui lantikan Naib Canselor

Pegawai Penerima Aset Melalui lantikan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

Pegawai Pemverifikasi Aset/Inventori Melalui lantikan Naib Canselor

Pegawai Pemverifikasi Stor Melalui lantikan Naib Canselor

Pegawai Penyaksian Pelupusan Melalui lantikan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj) atau Pegawai Aset PTj

Pegawai Pemeriksa (Teknikal) Pelupusan Universiti

Melalui lantikan Pengerusi Jawatakuasa Pemeriksa (Teknikal) Pelupusan (Bendahari)

Jawatankuasa Pemeriksa (Teknikal) Pelupusan Universiti


Jawatankuasa Pelupusan Universiti Melalui lantikan Naib Canselor

Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti (JKPAU)


Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Melalui lantikan Naib Canselor

1.13 PERATURAN BERKAITAN PERWAKILAN KUASA


22

1.13.1 Kecuali telah ditetapkan secara khusus sesuatu kuasa tidak boleh diwakilkan,

maka pihak Lembaga tidak boleh mewakilkan mana-mana kuasanya kepada mana-

mana pekerja Universiti.

1.13.2 Perwakilan kuasa yang dilaksanakan perlu dipastikan perkara-perkara berikut:

1.13.2.1 Perjalanan kuasa kepada mana-mana pekerja Universiti adalah dalam

skop yang diberikan sahaja.

1.13.2.2 Perjalanan kuasa yang diberikan hendaklah pada mana-mana keadaan

selaras dengan peraturan dan prosedur yang ditetapkan oleh pihak

Universiti dan melalui proses yang sewajarnya.

1.13.2.3 Kuasa yang diperwakilkan adalah tertakluk kepada peruntukan

kewangan yang telah diluluskan sahaja oleh pihak Lembaga Pengarah

dalam mana-mana tahun tertentu. Oleh yang demikian, sekiranya

melibatkan lain-lain punca kewangan selain dari pengetahuan dan

kelulusan pihak Lembaga Pengarah maka kuasa yang diperwakilkan

adalah terbatal.

1.13.2.4 Tiada konflik kepentingan di kalangan mana-mana pekerja yang telah

menerima perwakilan kuasa dalam menjalankan kuasa yang diberikan

dan sekiranya berlaku, pekerja perlu mengisytiharkan dan menarik diri

dari menjalankan kuasa yang diterimanya.

1.13.2.5 Had masa dan kewangan adalah merujuk kepada jumlah amaun dan

tempoh sesuatu kontrak. Satu kontrak tidak dibenarkan sama sekali

dipecahkan kepada lebih satu kontrak bagi mengelakkan had kuasa

dan nilai yang ditetapkan.

1.13.3 Sekiranya mana-mana pekerja yang diberi perwakilan kuasa oleh Lembaga

Pengarah tiada di pejabat untuk menjalankan tugas:

1.13.3.1 Boleh melantik mana-mana pekerja-pekerja lain secara bertulis untuk

melaksanakan kuasa yang telah diwakilkan kepada jawatan yang mana


23

pekerja tersebut perlu menjalankan tugasnya dalam tempoh

ketiadaanya.

1.13.3.2 Sekiranya tiada pelantikan dibuat, pihak Lembaga perlu melantik

mana-mana pekerja lain untuk menjalankan kuasa tersebut bagi

tempoh ketiadaan pegawai di jawatan yang berkenaan.


24

BAB 2

KUMPULAN WANG

2.1 DEFINISI

2.1.1 Kumpulan wang adalah kumpulan akaun yang menyokong operasi dan aktiviti

kewangan Universiti. Kumpulan Wang berkenaan mengakaunkan pendapatan,

perbelanjaan, aset dan wang amanah serta pelbagai dana Universiti.

2.2 KUMPULAN WANG UNIVERSITI

Untuk membezakan sumber dana, tujuan dan jenis pembayaran serta penerimaan, Universiti

telah mewujudkan Kumpulan Wang berikut:

2.2.1 Kumpulan Wang Mengurus

Kumpulan wang ini mengakaunkan geran peruntukan mengurus yang diterima

daripada Kerajaan/Kementerian, pendapatan dan perbelanjaan operasi Universiti.

2.2.2 Kumpulan Wang Pembangunan

Kumpulan wang ini mengakaunkan geran peruntukan pembangunan yang diterima

daripada Kerajaan/Kementerian bagi membiayai projek-projek pembangunan

Universiti yang telah diluluskan.

2.2.3 Kumpulan Wang Penyelidikan

Kumpulan wang ini mengakaunkan geran peruntukan penyelidikan yang diterima

samada daripada Kerajaan/Kementerian dan perbelanjaan berkaitan dengan

penyelidikan berkenaan.


25

2.2.4 Kumpulan Wang Pinjaman Kakitangan

Kumpulan wang ini mengakaunkan jumlah pinjaman yang dikeluarkan dan juga

bayaran balik pinjaman (amaun pokok sahaja) yang terdiri daripada pembiayaan

kenderaan, komputer dan telefon pintar (smartphone).

2.2.5 Kumpulan Wang Amanah

Kumpulan wang ini mengakaunkan semua wang dan harta yang diterima daripada

pihak-pihak tertentu tertakluk kepada maksud amanah dan digunakan mengikut

terma-terma amanah. Perbelanjaan kumpulan wang ini adalah berasaskan sumber

dan peruntukan yang diterima. Tabung amanah yang ditubuhkan di peringkat

Universiti akan digabungkan bersama bagi mengakaunkan Kumpulan Wang

Amanah Universiti.

2.2.6 Kumpulan Wang Pendapatan

Kumpulan wang ini mengakaunkan keseluruhan hasil dan pendapatan Universiti

serta perbelanjaan khusus yang tidak diperuntukkan dalam perbelanjaan

mengurus Universiti.


26

BAB 3

BELANJAWAN

3.1 PENGENALAN

3.1.1 Universiti perlu menyediakan belanjawan secara tahunan bagi merancang

keperluan serta mengurus agihan peruntukan dengan cekap dan berkesan.

3.2 PUNCA KUASA

3.2.1 Anggaran hasil dan perbelanjaan setiap tahun kewangan hendaklah dikemukakan

oleh Ketua PTj untuk perakuan Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK).

3.2.2 Perbelanjaan wang Universiti boleh dilakukan dengan syarat:

3.2.2.1 Belanjawan diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti; atau

3.2.2.2 Perbelanjaan itu termasuk dalam anggaran perbelanjaan yang

diluluskan.

3.3 DEFINISI

3.3.1 ‘Belanjawan’ bermaksud satu pernyataan formal (hasil dan perbelanjaan) bagi

masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan untuk

dikomunikasikan kepada ahli organisasi.

3.3.2 ‘Dasar Sedia Ada’ bermaksud semua Program/Aktiviti yang dijalankan pada tahun

semasa (kecuali One-Off) yang telah mendapat kelulusan perbendaharaan atau

pihak-pihak berkuasa lain seperti Jemaah Menteri.


27

3.3.3 ‘Dasar Baru’ bermaksud semua aktiviti baru yang diluluskan oleh Perbendaharaan

pada tahun semasa termasuk aktiviti yang merupakan sambungan, tambahan dan

perluasan kepada Dasar Sedia Ada. Aktiviti dan perbelanjaan ini akan bertukar

kepada Perbelanjaan Dasar Sedia Ada pada tahun berikutnya.

3.3.4 ‘One Off’ bermaksud sesuatu perbelanjaan atau aktiviti bukan berulang dan telah

mendapat kelulusan Perbendaharaan untuk dijalankan pada tahun semasa.

3.3.5 ‘Penjimatan’ bermaksud Dasar Sedia Ada yang dicadangkan untuk dimansuhkan,

dikecilkan atau diganti disebabkan melebihi nilai tempoh, telah mencapai objektif

atau tidak lagi sesuai dengan keadaan semasa dan dasar Kerajaan.

3.3.6 ‘Petunjuk Prestasi’ bermaksud maklumat output yang dikenal pasti dan digunakan

bagi mengawasi pencapaian sesuatu Aktiviti. Pada amnya, maklumat ini boleh

disediakan dalam bentuk kuantitatif, kualitatif, ketetapan masa dan kos unit.

3.3.7 ‘Tahap Varian yang diiktiraf’ bermaksud satu tahap yang dipersetujui untuk

sesuatu petunjuk prestasi yang mana sesebuah Agensi tidak perlu mengemukakan

laporan pengecualian. Tahap ini boleh dinyatakan dalam bentuk peratusan atau

nilai mutlak sebenar.

3.4 KOMPONEN BELANJAWAN

3.4.1 Universiti menyediakan dua komponen belanjawan seperti berikut:

3.4.1.1 Belanjawan Mengurus

3.4.1.2 Belanjawan Pembangunan


28

3.5 KUASA MELULUSKAN

3.5.1 Jawatankuasa Belanjawan Universiti (JKBU)

Fungsi Jawatankuasa Belanjawan Universiti adalah untuk memeriksa anggaran

perbelanjaan yang dikemukakan oleh Pusat Tanggungjawab (PTj).

3.5.2 Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK)

JTK hendaklah mempertimbangkan anggaran pendapatan dan perbelanjaan

Universiti, sebagaimana yang dipersetujui oleh Naib Canselor dan mengemukakan

draf anggaran kepada semua anggota Lembaga Pengarah Universiti untuk

kelulusan.

3.5.3 Lembaga Pengarah Universiti (LPU)

Lembaga Pengarah Universiti hendaklah meluluskan anggaran pendapatan dan

perbelanjaan yang lengkap bagi sesuatu tahun kewangan.

3.6 TAHAP VARIAN

3.6.1 Tahap varian yang diiktiraf bagi perbelanjaan belanjawan Universiti adalah

sebanyak 3% daripada belanjawan sebenar tahun semasa.

3.6.2 Sebagai contoh, sesuatu petunjuk prestasi telah ditetapkan pencapaian 100% dan

tahap varian yang dipersetujui adalah +3%, maka pencapaian di antara 97% hingga

103% dianggap dalam tahap varian yang dibenarkan dan laporan pengecualian

tidak perlu disediakan.


29

3.7 PENGURUSAN BELANJAWAN MENGURUS

3.7.1 Perbelanjaan mengurus boleh ditakrifkan sebagai perbelanjaan bagi aktiviti-aktiviti

seharian yang berulang dan berterusan atau boleh juga disebut sebagai

perbelanjaan penggunaan.

3.7.2 Kod Hasil dan Perbelanjaan merupakan satu senarai kod lima angka yang

menggariskan pelbagai jenis Objek Lanjut supaya ia dapat memberi maklumat

yang lebih terperinci. Kod tersebut dibahagikan kepada empat peringkat kod iaitu:

3.7.2.1 Objek Am

Suatu kumpulan Objek Sebagai perbelanjaan atau hasil.

3.7.2.2 Objek Sebagai

Sesuatu jenis perbelanjaan atau hasil yang dijeniskan di bawah suatu

Objek Am.

3.7.2.3 Objek Kumpulan Lanjut

Suatu kumpulan Objek-objek Lanjut.

3.7.2.4 Objek Lanjut

Suatu jenis perbelanjaan atau hasil yang dijeniskan di bawah suatu

Objek Kumpulan Lanjut.

3.7.3 Tatacara Belanjawan Mengurus

3.7.3.1 Tatacara Belanjawan meliputi peringkat penyediaan sehingga kepada

pengagihan peruntukan berdasarkan jumlah yang telah diluluskan oleh

Kementerian Kewangan Malaysia (MOF). Penyediaan Anggaran

Belanjawan Mengurus dibuat setahun sekali dan akan dibuat semakan

setiap suku tahun melalui JKBU.

a. Universiti hendaklah merancang dan merangka belanjawan

yang strategik dan berkesan untuk memastikan sumber

kewangan digunakan dengan cara yang paling optimum bagi

mencapai objektif yang telah ditetapkan.


30

b. Anggaran Belanjawan Mengurus perlu dikemukakan kepada

JKBU untuk semakan dan seterusnya dikemukakan kepada

JTK untuk diperakukan. Setelah diperakukan oleh JTK,

permohonan berkenaan akan dikemukakan kepada MOF

melalui Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

c. Agihan belanjawan tahunan kepada pihak PTj perlu mendapat

perakuan daripada JTK dan kelulusan Lembaga Pengarah

Universiti (LPU).

3.7.4 Format dan Cara Penyediaan Belanjawan

3.7.4.1 Format dan cara penyediaan belanjawan tahunan adalah berdasarkan

Pekeliling Belanjawan yang sedang berkuatkuasa.

3.7.4.2 Belanjawan yang disediakan meliputi tiga (3) perkara iaitu Dasar Sedia

Ada, Dasar Baru dan One-Off.

3.7.5 Proses Penyediaan Belanjawan & Tarikh Penyerahan

3.7.5.1 Surat pemakluman permohonan belanjawan dan tarikh penghantaran

akan dikeluarkan kepada PTj. Pihak PTj dikehendaki menyediakan dan

mengemukakan permohonan yang meliputi perkara-perkara berikut :

a. Anggaran perbelanjaan program sedia ada

b. Anggaran perbelanjaan Dasar Baru

c. Anggaran perbelanjaan One-off

d. Perbelanjaan Tertanggung (Committed) - PTj berkaitan

3.7.5.2 Pejabat Bendahari akan menyediakan perkara-perkara berikut

berdasarkan maklumat yang diperolehi daripada PTj:

a. Anggaran semua hasil pendapatan Universiti untuk dijadikan

sebagai sumber dalaman Belanjawan Universiti.


31

b. Anggaran perbelanjaan tertanggung Universiti.

c. Anggaran Belanjawan bagi Program Sedia Ada, Dasar Baru dan

One-Off Universiti

d. Anggaran Belanjawan keseluruhan Universiti

3.7.5.3 Tarikh penyerahan cadangan anggaran belanjawan tahunan kepada

Kementerian adalah tertakluk kepada pemakluman dan garis panduan

penyediaan belanjawan tahunan Kementerian.

3.7.6 Prosedur Agihan Peruntukan

3.7.6.1 Agihan peruntukan perbelanjaan mengurus adalah mengikut keperluan

sesuatu PTj berdasarkan jumlah peruntukan yang diluluskan oleh pihak

Universiti melalui Mesyuarat JKBU.

3.7.6.2 Semasa membuat pengagihan, Universiti akan mengutamakan

perbelanjaan berikut terlebih dahulu sebelum dibuat agihan kepada

PTj:

a. Emolumen

b. Perbelanjaan Tertanggung

c. Perbelanjaan utiliti dan sewaan Universiti

d. Program Khas Universiti tahun semasa

3.7.6.3 Berdasarkan Batas Perbelanjaan yang diluluskan LPU, Ketua PTj

diminta membuat perancangan dan agihan mengikut Objek Sebagai

(contoh : Vot B21000). Ketua PTj diberikan kuasa untuk membuat

pengagihan peruntukan di peringkat PTj mengikut keutamaan seperti

aktiviti pengajaran dan pembelajaran atau program berdasarkan

petunjuk prestasi (KPI) yang telah ditetapkan oleh Universiti.


32

3.7.7 Pindah Peruntukan (Viremen) dan Peruntukan Tambahan

3.7.7.1 PTj adalah diberi kuasa untuk memindahkan peruntukan seperti

berikut:

a. Di antara Objek-objek am perbelanjaan kecuali objek am 10000

(Emolumen). Objek Am 10000 (Emolumen) tidak boleh

dipindah peruntukan ke objek am yang lain.

b. Di antara PTj dalam program yang sama

3.7.7.2 Pindah Peruntukan (Viremen) adalah dibenarkan untuk mengatasi

ketidakcukupan peruntukan di PTj.

3.7.7.3 Kategori dan kuasa melulus pindah peruntukan adalah sebagaimana di

jadual berikut:

KATEGORI PIHAK BERKUASA MELULUS

Objek Am yang sama Ketua PTj

Objek Am yang berbeza Bendahari

Pindah Peruntukan daripada vot belanja komited

Bendahari

Antara PTj Naib Canselor

3.7.7.4 Jika dalam sesuatu keadaan yang tidak dapat dielakkan dan di luar

jangkaan, perbelanjaan didapati melebihi peruntukan yang telah

diluluskan, Ketua Jabatan boleh mengemukakan permohonan

peruntukan tambahan untuk pertimbangan dan kelulusan mesyuarat

JKBU.

3.7.8 Lebihan Peruntukan Tahun Semasa

Bagi PTj yang masih mempunyai baki peruntukan pada setiap akhir tahun, lebihan

peruntukan ini tidak boleh digunakan lagi pada tahun berikutnya melainkan dengan

perakuan JTK dan kelulusan LPU.


33

3.7.9 Pemantauan Belanjawan

Pejabat Bendahari hendaklah mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan

Universiti kepada pihak Pengurusan Universiti, Kementerian dan Perbendaharaan

mengikut tarikh yang ditetapkan dari semasa ke semasa untuk tujuan pemakluman

dan pemantauan yang berterusan.

3.7.10 Buku Vot

3.7.10.1 Bagi memastikan peruntukan setiap vot tidak terlebih belanja, buku vot

hendaklah diselenggara dalam bentuk yang jelas dan tepat yang

merangkumi pindah peruntukan, perbelanjaan, tanggungan serta

perubahan kepada peruntukan.

3.7.10.2 Buku vot hendaklah disimpan bagi tujuan berikut:

a. Mengawal dan memastikan bahawa perbelanjaan dan

tanggungan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

b. Sebagai maklumat untuk menyediakan Laporan berkenaan

dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.

3.7.10.3 Penyesuaian buku vot perlu dilaksanakan bagi:

a. Mengenalpasti sebarang pembayaran yang tidak dibenarkan

b. Mengenalpasti sekiranya ada perbezaan atau kesilapan akaun

seperti kesilapan kod akaun ataupun kod jabatan.

c. Laporan pemantauan peruntukan, perbelanjaan dan

tanggungan dapat disediakan.

d. Perbandingan dengan Penyata Akaun Universiti dapat

dilaksanakan.


34

3.7.11 Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan dan Mengikut PTj

Pejabat Bendahari hendaklah mengeluarkan Laporan Prestasi Perbelanjaaan

Bulanan dan Mengikut PTj bagi mengetahui status prestasi perbelanjaan dan juga

baki peruntukan yang masih ada. Ketua Jabatan hendaklah menyemak dan

memastikan laporan yang dibuat adalah betul.

3.8 PENGURUSAN BELANJAWAN PEMBANGUNAN

3.8.1 Perbelanjaan Pembangunan

Perbelanjaan Pembangunan ialah perbelanjaan modal yang biasanya tidak

berulang dan merupakan perbelanjaan yang mempunyai keluaran yang berfaedah

dalam jangka panjang. Perbelanjaan ini diasingkan daripada perbelanjaan

mengurus kerana ia mempunyai ciri-ciri tertentu yang memerlukan satu proses

perancangan dan keputusan yang agak rumit dan teliti. Biasanya perbelanjaan

pembangunan melibatkan ciri-ciri berikut:

3.8.1.1 Melibatkan jumlah modal (peruntukan) yang besar

3.8.1.2 Aliran wang (keluar dan masuk) berjangka panjang

3.8.1.3 Dibiayai dengan dana/peruntukan yang besar jumlahnya.

3.8.1.4 Memerlukan penyeliaan dan penyenggaraan di masa akan datang

seperti pengubahsuaian, penggantian, pembaikan dan sebagainya.

3.8.1.5 Mempunyai implikasi aliran faedah dan kos kepada rakyat dan negara

yang harus dipertimbangkan dengan teliti.

3.8.2 Berbeza dari perbelanjaan mengurus, butir-butir lanjut bagi perbelanjaan

pembangunan tidak diterangkan mengikut objek sebagai, objek kumpulan lanjut

atau objek lanjut, tetapi ia dibutirkan dalam bentuk projek-projek dan setiap projek

diberi satu nombor pengenalan.


35

3.8.3 Peruntukan-peruntukan bagi perbelanjaan pembangunan adalah diberi mengikut

projek, tetapi ditunjukkan secara lanjut mengikut jenis perbelanjaan seperti berikut:

3.8.3.1 Pembinaan dan pengambilan mili

3.8.3.2 Peralatan

3.8.3.3 Pelaburan

3.8.3.4 Pembayaran Pindahan

3.8.3.5 Perbelanjaan pembangunan yang lain

3.8.4 Kelulusan Perbelanjaan Kumpulan Wang Pembangunan

Anggaran Perbelanjaan bagi projek-projek di bawah Rancangan Malaysia

hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Kementerian,

Perbendaharaan dan Unit Perancang Ekonomi (EPU). Anggaran Perbelanjaan

pembangunan adalah meliputi perbelanjaan seperti berikut:

3.8.4.1 Bayaran pampasan pembelian tanah

3.8.4.2 Kos tanah bangunan dan harta benda tidak alih yang lain

3.8.4.3 Kos membina/ menaiktaraf/ menyelenggara kemudahan-kemudahan

dan infrastruktur.

3.8.4.4 Kos membina/ menaiktaraf/ menyelenggara bangunan

3.8.4.5 Kos perunding

3.8.4.6 Perbelanjaan-perbelanjaan lain yang dibenarkan untuk dicaj ke akaun

pembangunan.

3.8.5 Tatacara Belanjawan Pembangunan

3.8.5.1 Universiti hendaklah membuat perancangan projek yang selari dengan

dasar pembangunan Universiti dan Kerajaan.

3.8.5.2 Projek yang dicadangkan perlu diselaraskan dengan keperluan

kewangan dan belanjawan mengurus.


36

3.8.5.3 Keperluan Aliran Tunai untuk perbelanjaan pembangunan perlu

disediakan mengikut tempoh projek yang telah diluluskan.

3.8.5.4 Belanjawan yang disediakan untuk pembangunan fizikal bagi projek

yang sedang dan akan dibangunkan hendaklah mengambil kira

perbelanjaan berikut:

a. Kos perunding.

b. Kos untuk membina bangunan atau membuat ubahsuai

kepada bangunan.

c. Kos untuk membangunkan kemudahan infrastruktur.

d. Perbelanjaan-perbelanjaan lain yang patut dikenakan kepada

akaun pembangunan.

3.8.6 Proses Penyediaan Belanjawan

3.8.6.1 Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Infrastruktur akan

menyediakan Anggaran dan Permohonan Projek Pembangunan

mengikut Rancangan Malaysia.

3.8.6.2 Anggaran dan Permohonan Belanjawan Pembangunan akan

diselaraskan oleh Pejabat Pembangunan Universiti dan dikemukakan

untuk perakuan pihak Pengurusan Universiti serta kelulusan Agensi

Pusat

3.8.7 Perbelanjaan dan Pindah Peruntukan

Perbelanjaan Pembangunan hendaklah tertakluk kepada kos projek dan

peruntukan yang diluluskan oleh Agensi Pusat. Sebarang pindah peruntukan tidak

dibenarkan kecuali dengan kelulusan Agensi Pusat.


37

BAB 4

TATACARA PEROLEHAN

4.1 PENGENALAN

4.1.1 Pekeliling Perbendaharaan WP 7.5 mengenai Peraturan Perolehan Badan

Berkanun Persekutuan menetapkan bahawa Agensi Kerajaan yang menerima

peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui geran

peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya atau

sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan, tidak kira agensi mana yang

melaksanakan projek atau melakukan perbelanjaan, dikehendaki mematuhi semua

peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan (MOF) selaras

dengan ketetapan oleh Pekeliling Perbendaharaan (PP).

4.1.2 Kebanyakan Badan Berkanun Persekutuan termasuk Pihak Berkuasa Koridor

(selepas ini dikenali sebagai Badan Berkanun Persekutuan – “BBP”) masih

bergantung kepada peruntukan Kerajaan Persekutuan bagi menjalankan

pengoperasian, pembangunan projek dan perolehan masing-masing, BBP yang

menerima peruntukan tersebut hendaklah mematuhi syarat yang dikenakan oleh

Kerajaan Persekutuan dari semasa ke semasa.

4.1.3 Oleh yang demikian, sebagai salah sebuah BBP, Universiti Malaysia Kelantan

(UMK) (selepas ini dikenali sebagai Badan Berkanun Persekutuan – “Universiti”)

adalah tertakluk kepada pemakaian peraturan perolehan BBP yang menggunakan

sama ada sumber Kerajaan Persekutuan atau sumber dalaman BBP.


38

4.2 DEFINISI SUMBER PERUNTUKAN

4.2.1 Dana Kerajaan Persekutuan

4.2.1.1 Sumber Kerajaan Persekutuan secara geran, pinjaman atau sebarang

peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan Persekutuan sama ada

secara sepenuhnya atau sebahagiannya bagi membiayai perbelanjaan

operasi mengurus dan pembangunan projek/perolehan BBP;

4.2.1.2 Baki daripada geran, pinjaman atau sebarang peruntukan yang

disalurkan oleh Kerajaan Persekutuan; dan

4.2.1.3 Hasil atau faedah/hibah daripada pelaburan yang menggunakan

sumber Kerajaan Persekutuan.

4.2.2 Dana Dalaman Universiti

4.2.2.1 Terimaan atau hasil selain daripada dana Kerajaan Persekutuan

seperti di perenggan 4.2.1.

4.3 PRINSIP-PRINSIP DAN DASAR PEROLEHAN UNIVERSITI

4.3.1 Prinsip-Prinsip Perolehan Universiti

Dalam membangunkan dasar-dasar perolehan Universiti pihak pengurusan akan

memastikan semua urusan berkaitan perolehan Universiti berdasarkan amalan

tadbir urus terbaik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip

perolehan Universiti seperti berikut:

4.3.1.1 Akauntabiliti Awam

Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara

bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang

ditetapkan.


39

4.3.1.2 Diuruskan Secara Telus

Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan

hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum serta mengikut dasar

dan peraturan yang ditetapkan.

4.3.1.3 Nilai Faedah Yang Terbaik

Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi

setiap ringgit yang dibelanjakan.

4.3.1.4 Saingan Terbuka

Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua

pihak yang layak bersaing.

4.3.1.5 Adil dan Saksama

Sesuatu perolehan itu hendaklah dipelawa, diproses dan

dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan

peraturan yang ditetapkan.

4.3.2 Dasar Semasa Perolehan Kerajaan

PTj hendaklah mematuhi dasar semasa Kerajaan dalam membuat perancangan

dan pelaksanaan perolehan seperti berikut:

4.3.2.1 Dasar Penggunaan Bahan/Barangan Dan Perkhidmatan Tempatan

4.3.2.2 Dasar Perolehan Barangan Import

4.3.2.3 Dasar Penggunaan Mata Wang

4.3.2.4 Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera

4.3.2.5 Dasar Dan Garis Panduan Program Kolaborasi Industri (Industrial

Collaboration Programme - ICP) Dalam Perolehan KerajaaN

4.3.2.6 Polisi Laluan Hijau Untuk Perusahaan Kecil Dan Sederhana

4.3.2.7 Peraturan Perolehan Perkhidmatan Percetakan Dokumen Kerajaan

4.3.2.8 Pelaksanaan Industrialised Building System (IBS) Dalam Projek

Kerajaan


40

4.3.2.9 Pengumpulan Maklumat Perolehan Kerajaan Melalui Aplikasi

Government Procurement Information System (GPIS) Dan Portal

MyPROCUREMENT

4.3.2.10 Garis Panduan Mengenai Penyelarasan Penggunaan Dan Perolehan

Kemudahan Peralatan Teknologi Baru Di Agensi Kerajaan

4.3.2.11 Pelaksanaan Perolehan Hijau Kerajaan (Government Green

Procurement – GGP)

4.3.2.12 Dasar Pengilangan Semula (Remanufacturing)

4.3.2.13 Dasar-Dasar Lain Yang Dikeluarkan oleh Kerajaan Dari Masa ke

Semasa

4.3.3 Dasar Penggunaan Bahan/Barangan Dan Perkhidmatan Tempatan

4.3.3.1 Keutamaan hendaklah diberi kepada bahan/barangan dan

perkhidmatan tempatan walaupun perbezaan kos keseluruhan ke atas

bahan/barangan dan perkhidmatan tempatan berbanding dengan

import yang serupa adalah lebih tinggi dengan syarat kualiti

bahan/barangan dan perkhidmatan tempatan itu memuaskan.

4.3.3.2 PTj hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa

Universiti atau Naib Canselor sebelum melaksanakan perolehan

bahan/barangan dan perkhidmatan import. Ini bagi memastikan dasar

semasa Universiti untuk mengutamakan bahan/barangan dan

perkhidmatan tempatan dalam setiap perolehan Universiti dapat

dilaksanakan.

4.3.4 Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera

4.3.4.1 Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi

RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan

syarikat Bumiputera sahaja yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan.


41

4.3.4.2 Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM100,000

keutamaan harga kepada syarikat bumiputera hendaklah diberi

mengikut peratusan seperti berikut:

NILAI PEROLEHAN PERATUS KEUTAMAAN

Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 10%

Melebihi RM500,000 hingga RM1.5juta 7%

Melebihi RM1.5juta hingga RM5juta 5%

Melebihi RM5juta hingga RM10juta 3%

Melebihi RM10juta hingga RM15juta 2.5%

Melebihi RM15juta Tiada

4.4 KESALAHAN RASUAH DAN PELAKSANAAN INTEGRITY PACT

4.4.1 Peringatan Mengenai Kesalahan Rasuah

Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Universiti sama ada

syarikat/kontraktor/firma perunding/penjawat awam atau mana-mana pihak yang

berkaitan diingatkan mengenai kesalahan rasuah bahawa:

4.4.1.1 Sebarang perbuatan atau percubaan rasuah untuk menawar atau

memberi, meminta atau menerima apa-apa suapan secara rasuah

kepada dan daripada mana-mana orang berkaitan perolehan ini

merupakan suatu kesalahan di bawah Akta Pencegahan Rasuah 1997.

4.4.1.2 Sekiranya mana-mana pihak ada menawar atau memberi apa-apa

suapan kepada mana-mana anggota pentadbiran awam, maka pihak

yang ditawar atau diberi suapan dikehendaki membuat aduan dengan

segera ke pejabat Badan Pencegah Rasuah atau balai polis yang

berhampiran. Kegagalan berbuat demikian adalah merupakan satu

kesalahan di bawah Akta Pencegahan Rasuah 1997.

4.4.1.3 Tanpa prejudis kepada tindakan-tindakan lain, tindakan tatatertib

terhadap anggota perkhidmatan awam dan menyenaraihitamkan


42

kontraktor atau pembekal boleh diambil sekiranya pihak-pihak terlibat

dengan kesalahan rasuah dibawah Akta Pencegahan Rasuah 1997.

4.4.1.4 Mana-mana pembekal atau kontraktor yang membuat tuntutan

bayaran berkaitan perolehan ini walaupun tiada kerja dibuat atau tiada

barangan dibekal mengikut spesifikasi ditetapkan atau tiada

perkhidmatan diberi dan mana-mana anggota perkhidmatan awam

yang mengesahkan tuntutan berkenaan adalah melakukan kesalahan

di bawah Akta Pencegahan Rasuah 1997.

4.4.2 Pelaksanaan Integrity Pact

4.4.2.1 Bagi meningkatkan integriti dan ketelusan dalam perolehan Kerajaan,

semua pihak yang terlibat dalam perolehan Kerajaan adalah

dikehendaki menandatangani Integrity Pact. Pihak yang telah dikenal

pasti adalah seperti berikut:

a. Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan;

b. Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan;

c. Ahli Lembaga/Jawatankuasa Perolehan;

d. Pembida; dan

e. Perunding.

4.4.2.2 Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Universiti

adalah sebagaimana Surat Pekeliling Bendahari yang berkuat kuasa.

Garis Panduan ini akan dapat membantu PTj dalam memastikan

semua perolehan Universiti dilaksanakan dengan lebih telus dan

seterusnya mengelak berlakunya pembaziran serta penyalahgunaan

kuasa.


43

4.5 LARANGAN PECAH KECIL

4.5.1 PTj dilarang memecahkecilkan perolehan tahunan yang menggunakan peruntukan

yang sama dalam tahun kewangan yang sama untuk mengelakkan daripada

pelawaan secara sebut harga dan tender.

4.5.2 Dalam keadaan tertentu, projek-projek kerja yang telah dipersetujui untuk ditender

boleh dipecah kecil kepada beberapa pakej dan hendaklah dipelawa secara tender

sekiranya memenuhi kriteria seperti berikut:

4.5.2.1 Projek yang terdiri daripada beberapa pakej kerja yang memerlukan

kepakaran khusus selaras dengan bidang-bidang pengkhususan CIDB;

4.5.2.2 Kerja-kerja khusus yang perlu mematuhi standard atau keperluan

kejuruteraan yang ditetapkan;

4.5.2.3 Keperluan untuk menyiapkan projek dengan segera yang melibatkan

penyampaian perkhidmatan yang kritikal kepada orang awam;

4.5.2.4 Tidak menyebabkan pertambahan siling peruntukan yang disediakan

bagi projek berkenaan;dan

4.5.2.5 PTj berkeupayaan untuk menyelaras dan menyelia projek dengan

berkesan.

4.5.2.6 Perancangan pakej tender secara berasingan hendaklah terlebih

dahulu dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti (LP) untuk

kelulusan. Sebarang pindaan kepada perancangan pakej tender asal

yang diluluskan hendaklah dirujuk semula kepada LP untuk kelulusan.

4.5.2.7 PTj hendaklah memastikan peranan dan tanggungjawab semua pihak

yang terlibat dalam setiap pakej projek terhadap kesempurnaan

seluruh projek dijelaskan sepenuhnya dalam kontrak masing-masing.


44

4.6 PERANCANGAN PEROLEHAN TAHUNAN BAGI PEROLEHAN

4.6.1 Setiap PTj adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Perancangan Perolehan

Tahunan (PPT) masing-masing selaras dengan prinsip amalan tadbir urus yang

baik. PTj wajib merancang perolehan tahunan (annual procurement plan) bagi

perolehan yang akan dilaksanakan bagi tahun berikutnya dan mengemukakan

maklumat perancangan perolehan secara tender melalui Pejabat Bendahari untuk

diselaraskan sebelum dikemukakan kepada Kementerian Kewangan. PPT yang

wajib disediakan membantu PTj melaksanakan perolehan dengan terancang dan

teratur serta mengelakkan amalan berbelanja di penghujung tahun atau di saat-

saat akhir.

4.6.2 Objektif Penyediaan PPT adalah seperti berikut:

4.6.2.1 Meningkatkan ketelusan dalam perolehan PTj;

4.6.2.2 Memastikan perolehan PTj dirancang dengan teliti dan sistematik;

4.6.2.3 Sebagai mekanisme untuk memantau perolehan yang dilaksanakan

bagi mengelakkan berlakunya sebarang kelewatan, penyelewengan,

salah guna kuasa dan perolehan di luar aturan;

4.6.2.4 Memastikan perolehan yang dibuat adalah mengikut perancangan dan

teratur selaras dengan prinsip-prinsip perolehan Universiti serta

peraturan perolehan semasa;

4.6.2.5 Memastikan perbelanjaan berhemah dapat dicapai dan mengelakkan

amalan berbelanja pada saat-saat akhir;

4.6.2.6 Mengoptimumkan prestasi perbelanjaan tahunan PTj dan

mengelakkan shortfall terhadap peruntukan yang diluluskan; dan

4.6.2.7 Makluman awal mengenai tender-tender yang akan dipelawa supaya

pembekal dan kontraktor bersedia untuk menyertainya.


45

4.6.3 Proses penyediaan PPT adalah seperti berikut:

4.6.3.1 Maklumat perancangan yang perlu disediakan adalah bagi perolehan

secara tender dan sebut harga sahaja. PTj juga adalah digalakkan

untuk merancang perolehan secara pembelian terus dan lain-lain

kaedah perolehan.

4.6.3.2 Maklumat perancangan ini perlu dikemukakan kepada Pejabat

Bendahari sebelum atau pada 10 Januari setiap tahun. Pejabat

Bendahari perlu mengemukakan perancangan perolehan secara tender

kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan dalam

bentuk soft copy (format Excel) melalui e-mel ke

[email protected] sebelum atau pada 15 Januari setiap tahun.

4.6.3.3 PTj boleh membuat pindaan ke atas perancangan perolehan tahunan

dan sebarang pindaan perlu dikemukakan kepada Pejabat Bendahari

untuk dikemukakan semula kepada alamat e-mel seperti di atas.

4.6.3.4 Ketua PTj adalah bertanggungjawab terhadap PPT yang dikemukakan

kepada Kementerian Kewangan melalui Pejabat Bendahari dan perlu

memastikan penguatkuasaan penyediaan perancangan perolehan di

peringkat PTj masing-masing.

4.6.3.5 PPT menjadi salah satu Petunjuk Prestasi Utama (KPI) bagi Ketua PTj

dalam memastikan PTj merancang perolehan tahunan masing-masing

dan seterusnya memastikan semua aktiviti perolehan yang dirancang

dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

4.7 TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ DAN UNIT AUDIT DALAM

4.7.1 Bagi memastikan perolehan dilaksanakan dengan penuh akauntabiliti, peranan

Ketua PTj adalah penting dalam memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi

sepenuhnya:


46

4.7.1.1 Merancang perolehan tahunan PTj dan memastikan pembelian terus

tidak dipecah kecil untuk mengelak sebut harga atau tender;

4.7.1.2 Memastikan perolehan jenis item yang sama dalam setahun yang

melebihi had nilai pembelian terus dibuat mengikut peraturan

perolehan semasa yang ditetapkan;

4.7.1.3 Mengambil tindakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 59

sekiranya pegawai-pegawai yang menguruskan perolehan gagal

mematuhi peraturan semasa yang ditetapkan; dan

4.7.1.4 Unit Audit Dalam bertanggungjawab memantau pelaksanaan

perolehan secara pembelian terus dan perolehan selanjutnya bagi jenis

item yang sama agar PTj mematuhi peraturan ini dan tidak memecah

kecil perolehan.

4.8 KATEGORI PEROLEHAN UNIVERSITI

4.8.1 Perolehan Universiti dibahagikan kepada tiga (3) kategori seperti berikut:

4.8.1.1 Kerja

Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti bangunan,

lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan, empangan air

dan kerja perparitan serta juga merangkumi kerja-kerja sivil, mekanikal

dan elektrikal.

4.8.1.2 Bekalan

Perolehan bekalan merangkumi barangan/peralatan yang dibekalkan

bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek Universiti

seperti makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

4.8.1.3 Perkhidmatan

Perolehan perkhidmatan ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia

atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek.

Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua iaitu perkhidmatan

perunding dan bukan perunding. Perkhidmatan perunding meliputi


47

bidang-bidang seperti perunding pembangunan fizikal dan bukan

fizikal. Perkhidmatan bukan perunding adalah meliputi perkhidmatan

seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan

pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan

bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.

4.9 SYARAT-SYARAT PEROLEHAN UNIVERSITI

4.9.1 PTj hendaklah memastikan syarat-syarat seperti berikut dipatuhi sebelum

perolehan dilaksanakan:

4.9.1.1 Perancangan perolehan telah dibuat bagi mengawal kos dan

menangani masalah dalam melaksanakan sesuatu perolehan. Amalan

untuk menghabiskan peruntukan di penghujung tahun adalah tidak

dibenarkan;

4.9.1.2 Memastikan terlebih dahulu bahawa Anggaran Peruntukan Belanja

Mengurus atau Pembangunan bagi perolehan yang berkenaan telah

diluluskan dan disediakan serta mencukupi;

4.9.1.3 Harga tawaran yang paling menguntungkan Universiti hendaklah

dipilih;

4.9.1.4 PTj hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan atau

perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan

menguntungkan Universiti. Perolehan hendaklah tidak tertumpu

kepada satu syarikat pembekal sahaja dan syarikat-syarikat lain yang

berkelayakan hendaklah diberi peluang untuk menyertai perolehan

tersebut;

4.9.1.5 Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang sukar ditentukan harga

pasaran, PTj boleh menggunakan harga pembelian lampau sebagai

perbandingan; dan

4.9.1.6 Bagi bidang khusus yang memerlukan lesen/permit yang sah atau

keperluan lain yang disyaratkan mengikut peruntukan undang-undang


48

yang ditetapkan, PTj hendaklah memastikan bahawa pembekal yang

dipilih mematuhi syarat-syarat tersebut. Antaranya memiliki lesen

daripada Kementerian Dalam Negeri untuk perkhidmatan kawalan

keselamatan, lesen farmasi daripada Kementerian Kesihatan bagi

bekalan ubat dan sebagainya.

4.10 KAEDAH PEROLEHAN UNIVERSITI

4.10.1 Had Nilai, Kaedah Dan Syarat Bagi Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan

Bil. Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus i Sehingga RM500 a. Dilaksanakan menggunakan panjar

wang runcit.

Ketua PTj

ii Melebihi RM500 sehingga RM1,000

a. Dilaksanakan secara pembelian terus

tanpa menggunakan Pesanan

Tempatan (LO) daripada mana- mana

pembekal sama ada berdaftar atau

tidak berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dan sama ada bertaraf

Bumiputera atau bukan Bumiputera

b. Hanya menggunakan Borang Pesanan

Belian sahaja.

Ketua PTj

iii Melebihi RM1,000 sehingga RM20ribu setahun atau sesuatu kontrak

a. Dilaksanakan secara pembelian terus daripada mana-mana pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

b. Kajian pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan sekurang- kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan.

c. Borang Permohonan Pembelian (RO) hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh program atau aktiviti untuk proses pengeluaran LO. Pejabat Bendahari berhak menolak permohonan PTj sekiranya tempoh penghantaran RO tidak dipatuhi.

Ketua PTj


49

Bil. Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

iv Melebihi RM20ribu hingga RM50ribu setahun atau sesuatu kontrak

a. Dilaksanakan secara sebut harga mengikut tatacara sedia ada dengan kelonggaran seperti berikut:

b. Pelawaan sekurang-kurangnya di kalangan tiga (3) pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera;

c. Tempoh notis dipendekkan kepada tiga (3) hari;

d. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga tidak diperlukan. Penyebut harga boleh mengemukakan dokumen sebut harga terus kepada urusetia PTj melalui surat, faks atau emel seperti ditetapkan oleh PTj; dan

e. Penilaian sebut harga oleh satu (1) Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga (Teknikal dan Harga) dianggotai sekurang-kurangnya tiga (3) orang ahli termasuk pengerusi yang dilantik oleh Ketua PTj. Ahli yang dilantik adalah terdiri daripada ahli PTj berkenaan atau ahli PTj lain boleh dilantik sekiranya ahli PTj berkenaan tidak mencukupi.

f. Penilaian sebut harga menggunakan format yang digunapakai oleh Jawatankuasa Penilaian Sebutharga Bekalan dan Perkhidmatan Bagi Perolehan melebihi RM50ribu hingga RM500ribu.

Jawatankuasa Sebut Harga Universiti (JKSU)

v Melebihi RM50ribu hingga RM500ribu setahun atau sesuatu kontrak

a. Perolehan melebihi RM50ribu hingga RM100ribu hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/ pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan.

b. Perolehan melebihi RM100ribu hingga RM500ribu hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/ pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang

Jawatankuasa Sebut Harga Universiti (JKSU)


50


berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka kepada pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan bukan Bumiputera. Syarikat pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga.

c. Maksud pembuat/pembekal tempatan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan adalah pembuat/pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan beralamat di negeri berkaitan. Sekiranya bilangan pembuat/ pembekal di negeri berkenaan tidak mencukupi, pembuat/ pembekal di negeri berhampiran/sempadan boleh dipelawa.

vi Melebihi RM500ribu hingga RM100juta setahun atau sesuatu kontrak

a. Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melibatkan perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak melebihi RM500ribu hendaklah dipelawa secara tender terbuka.

b. Tender tempatan bagi barangan buatan tempatan hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga bersih sahaja. Tender tempatan bagi barangan yang perlu diimport hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga tawaran Free On Board (FOB) sahaja.

c. Tender antarabangsa hanya dipelawa sekiranya tidak boleh disediakan atau dikeluarkan oleh sumber dalam negara.

Lembaga Perolehan Universiti

vii Melebihi RM100juta Tertakluk kepada Kementerian Kewangan. i. MOF (melalui perakuan Lembaga Pengarah Universiti dan Kementerian Pendidikan Malaysia) bagi Sumber Kerajaan Persekutuan Sepenuhnya atau Sebahagiannya.

ii. Lembaga Pengarah Universiti (melalui


51


perakuan Lembaga Perolehan Universiti) bagi Sumber Dalaman Sepenuhnya.

4.10.2 Had Nilai, Kaedah Dan Syarat Bagi Perolehan Kerja


i Sehingga RM20ribu a. Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan kerja. Kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi RM20ribu boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB).

Ketua PTj

ii Sehingga RM50ribu

(Kerja Requisition)

a. Kerja Requisition ditafsirkan sebagai kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dengan menggunakan Jadual Kadar Harga.

b. Had nilai kerja-kerja requisition menggunakan Jadual Kadar Harga adalah sehingga RM50ribu sahaja dan hendaklah dilaksanakan secara undian atau pusingan dengan menggunakan Jadual Kadar Harga.

c. Kerja bangunan/awam yang dilaksanakan secara undian atau pusingan dengan menggunakan Jadual Kadar Harga Bangunan/Awam hendaklah dilaksanakan di kalangan kontraktor bangunan/awam Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) serta Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) atau mempunyai PPK dan sijil Pusat Pendaftaran Kontraktor-Kontraktor Kerja, Bekalan dan Perkhidmatan Negeri Sabah (PUKONSA) (di Sabah) atau mempunyai PPK dan sijil Unit Pendaftaran Kerja dan Juruperunding

Ketua PTj


52


(UPKJ) (di Sarawak) dalam kategori dan pengkhususan yang berkaitan.

d. Kerja elektrik yang dilaksanakan secara undian atau pusingan dengan menggunakan Jadual Kadar Harga Elektrik hendaklah dilaksanakan di kalangan kontraktor elektrik yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai PPK serta SPKK atau PPK dan sijil PUKONSA (di Sabah) atau sijil PPK dan sijil UPKJ (di Sarawak) dalam gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan.

e. Bagi kerja undian PTj hendaklah mensyaratkan bahawa hanya penama di dalam PPK, SPKK, PUKONSA atau UPKJ sahaja boleh memohon atau berdaftar dan menghadiri proses undian dan tidak boleh mewakilkan pegawai selain daripada penama yang dinamakan dalam sijil.

f. Bagi kerja-kerja requisition yang melebihi RM50ribu sebut harga hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor bangunan/ awam/ elektrik yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai PPK serta SPKK atau mempunyai PPK serta sijil PUKONSA atau PPK serta UPKJ dalam gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan.

iii Melebihi RM20ribu

hingga RM500ribu

setahun atau sesuatu

kontrak

a. Perolehan kerja-kerja kecil atau

pembaikan yang tidak mengubah

struktur asal dan yang tidak

mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan

Awam yang bernilai melebihi RM20ribu

hingga RM500ribu hendaklah dipelawa

secara sebut harga seperti berikut:

i. Perolehan yang bernilai melebihi

RM20ribu hingga RM200ribu

hendaklah dipelawa di kalangan

sekurang-kurangnya lima (5)

Jawatankuasa Sebut

Harga Universiti (JKSU)


53


kontraktor tempatan/daerah

Gred G1 yang berdaftar dengan

CIDB dan mempunyai Sijil

Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK)

mengikut kategori dan

pengkhususan yang berkenaan;

dan

ii. Perolehan yang bernilai melebihi

RM200ribu hingga RM500ribu

hendaklah dipelawa di kalangan

sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor tempatan Gred G2

yang berdaftar dengan CIDB dan

mempunyai Sijil Perolehan Kerja

Kerajaan (SPKK) mengikut

kategori dan pengkhususan yang

berkenaan.

b. Kerja-kerja kecil seperti menebuk

lubang, mengubahsuai tandas, kerja-

kerja pendawaian dan kerja-kerja lain

yang melibatkan struktur bangunan

hendaklah dirujuk dan mendapat

persetujuan Jabatan Kerja Raya

terlebih dahulu.

c. Semua perolehan kerja elektrik yang

bernilai melebihi RM50ribu hingga

RM500ribu hendaklah dipelawa di

kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor elektrik tempatan yang

berdaftar dengan CIDB dan

mempunyai Sijil Perolehan Kerja

Kerajaan (SPKK) mengikut Gred,

Kategori dan Pengkhususan yang

berkenaan.

d. Maksud kontraktor tempatan Gred G1

adalah kontraktor yang berdaftar

dengan CIDB di daerah berkenaan.

Sekiranya bilangan kontraktor di


54


daerah berkenaan tidak mencukupi,

kontraktor di daerah

berhampiran/sempadan boleh

dipelawa.

e. Maksud kontraktor tempatan Gred G2

adalah kontraktor yang berdaftar

dengan CIDB di negeri berkenaan.

Sekiranya bilangan kontraktor di negeri

berkenaan tidak mencukupi kontraktor

di negeri berhampiran/sempadan

boleh dipelawa.

f. Bagi kerja-kerja kecil yang hendak

dijalankan oleh Universiti di bangunan

guna sama (Bangunan yang digunakan

oleh pelbagai Kementerian/Jabatan/

Badan Berkanun) kelulusan hendaklah

diperolehi terlebih dahulu daripada

Bahagian Pengurusan Hartanah,

Jabatan Perdana Menteri; dan

g. Untuk kerja-kerja tambahan atau

pengubahsuaian yang melibat-kan

bangunan yang disewa, kebenaran

tuan punya bangunan hendaklah

diperolehi terlebih dahulu. PTj bolehlah

mengguna-kan perkhidmatan

perunding yang bertanggungjawab ke

atas bangunan tersebut dan jika

perunding berkenaan enggan,

Universiti boleh melantik perunding

sendiri dengan mengikut peraturan

semasa.

h. Bagi perolehan kerja mekanikal, sebut

harga/tender hendaklah dipelawa

daripada gred asal (berdasarkan

anggaran nilai kerja mekanikal oleh

Jabatan) sehingga gred G7.

i. Tawaran hendaklah dibuat

berdasarkan had nilai kerja mekanikal


55


sedia ada (seperti di Pekeliling

Perbendaharaan) bagi kerja mekanikal

selain daripada yang disenaraikan

dalam Jadual tersebut.

Bil. Sistem Mekanikal Kategori ME

1. Lift/ Dumbwaiter/ Escalators System

M03

2. Medical Gases Pipeline Systems

M06

3. Sterilizers and Associated Equipment

M06

4. Boilers/ Calorifiers/Hot Water Reticulation System

M18

5.

Building Management System/Building Automation System/Building Supervisory System

M04

Bil. Sistem Mekanikal Kategori ME

6. Kitchen Equipment & LPG System

M07 & B20

7. Laboratory Equipment M06

8. Pneumatic Tube System M15

9. Dental Chair System M06/MOF05

0102

j. Peraturan di atas adalah turut terpakai

untuk pelawaan secara tender bagi

kerja mekanikal seperti yang

dinyatakan dalam Jadual di atas.

vi Melebihi RM500ribu

hingga RM100juta

setahun atau sesuatu

kontrak

a. Perolehan kerja yang melibatkan

perbelanjaan tahunan atau sesuatu

kontrak melebihi RM500ribu hendaklah

dipelawa secara tender terbuka.

b. Semua tender kerja hendaklah

dipanggil secara tempatan kecuali jika

kontraktor tempatan tidak mempunyai

kepakaran atau keupayaan berkenaan

dengannya dan sukar dilaksanakan

secara usaha sama.

c. Bagi tender kerja yang disertai oleh

beberapa syarikat tempatan secara

usaha sama, kesemuanya hendaklah

berdaftar dengan CIDB dan

mempunyai Sijil Pendaftaran

Lembaga Perolehan

Universiti


56


Kontraktor Kerja (SPKK) dalam gred,

kategori dan pengkhususan yang

ditetapkan mengikut nilai tender.

d. Bagi maksud menggalakkan

pemindahan teknologi dan penyertaan

kontraktor tempatan dalam kerja yang

mana kontraktor tempatan tidak

mempunyai kepakaran atau

keupayaan, tender kerja tersebut

hendaklah dipelawa secara usaha

sama antara syarikat tempatan dan

syarikat antarabangsa.

e. Pelawaan tender kerja hendaklah

dibuat kepada syarikat-syarikat

berdasarkan had kewangan seperti

berikut:

i. Tender Kerja yang dianggarkan

bernilai tidak melebihi RM30juta

hendak-lah dipelawa kepada

syarikat tempatan yang 100%

milik warganegara tempatan.

ii. Tender Kerja yang dianggarkan

bernilai antara RM30juta hingga

RM50juta hendaklah dipelawa

kepada:

- Syarikat tempatan yang

mempunyai pegangan ekuiti

sekurang-kurang-nya 70%

milik warga-negara

tempatan; atau


disenaraikan di Bursa

Malaysia, iaitu syarikat-

syarikat yang ditubuhkan dan

diperbadankan di Malaysia

oleh warga-negara dengan

syarat pegangan ekuiti asing

tidak melebihi 30% dan


57


Lembaga Pengarah,

pengurusan dan pekerja

dianggotai 100% warga-

negara tempatan.

iii. Tender Kerja yang dianggar-kan

bernilai melebihi RM50juta

hendaklah dipelawa kepada:


mempunyai pegangan ekuiti

sekurang-kurangya 70% milik

warganegara tempatan;



Malaysia; atau

- Syarikat usahasama yang

diperbadankan di Malay-sia

(tidak kira sama ada


Malaysia ataupun tidak)

dengan syarat pegangan

ekuiti asing tidak melebihi

49% dan majoriti ahli

Lembaga Pengarah,

pengurusan dan pekerja

adalah warganegara

tempatan.

f. Syarat Kepada Kontraktor Gred G7

untuk mengemukakan Laporan

Kewangan Syarikat yang telah diaudit

bagi dua (2) tahun berturut-turut bagi

perolehan yang dipelawa oleh

Universiti

i. Bagi memastikan projek

Universiti dilaksanakan oleh

kontraktor yang berkeupa-yaan,

pelawaan tender kerja di

kalangan kontraktor Gred G7

hendaklah mewajibkan salinan


58


Laporan Kewangan Syarikat

yang telah disahkan dan diaudit

oleh Juruaudit bertauliah bagi

dua (2) tahun berturut-turut

sebagai salah satu dokumen

wajib yang perlu dikemukakan.

ii. semua kontraktor yang akan

menyertai perolehan kerja perlu

mengemukakan per-kara-

perkara berikut:

- senarai kontrak kerja

semasa (kerja dalam

tangan);

- laporan penyeliaan projek

atas prestas kerja semasa;

dan

- laporan jurutera projek atas

prestasi kerja.

vii Melebihi RM100juta Tertakluk kepada Kementerian Kewangan

Malaysia

i. MOF (melalui perakuan Lembaga Pengarah Universiti dan Kementerian Pengawal) bagi Sumber Kerajaan Persekutuan sepenuhnya atau sebahagiannya.

ii. Lembaga Pengarah Universiti (melalui perakuan Lembaga Perolehan Universiti) bagi sumber dalaman sepenuhnya.

4.10.3 KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK PANEL BERPUSAT

4.10.3.1 Kontrak Pusat diwujudkan oleh Perbendaharaan bagi item barangan

siap/perkhidmatan gunasama. Kerajaan boleh menambah dan

mengurangkan bilangan item Kontrak Pusat dari semasa ke semasa.


59

Harga bagi item Kontrak Pusat adalah mengikut harga kontrak yang

ditetapkan mengikut keperluan.

4.10.3.2 PTj hendaklah melaksanakan perolehan bagi item Kontrak Panel

Berpusat daripada panel pembekal atau kontraktor yang telah dilantik

oleh Perbendaharaan. Harga adalah berdasarkan harga tawaran di

kalangan panel. Kerajaan boleh menambah bilangan item Kontrak

Panel Berpusat dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

4.10.3.3 Bekalan dan perkhidmatan gunasama yang terdapat dalam kontrak

pusat/kontrak panel berpusat yang dikendalikan oleh Perbendaharaan

hendaklah diguna pakai oleh PTj. Pembelian di luar kontrak pusat/

kontrak panel berpusat adalah dilarang.

4.10.3.4 Perolehan hendaklah dilaksanakan dengan pembekal atau kontraktor

yang disenaraikan dalam Pekeliling Perbendaharaan (PP). Walau

bagaimanapun, perolehan boleh dibuat mengikut tatacara perolehan

yang berkuat kuasa sekiranya kontrak pusat/kontrak panel berpusat

bagi item yang hendak diperolehi tersebut telah tamat tempoh sah

lakunya.

4.10.3.5 Senarai terkini bagi kontrak pusat dan kontrak panel berpusat boleh

dirujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan (PP).

4.10.3.6 Kuasa Melulus bagi perolehan kontrak pusat adalah Ketua PTj

manakala bagi kontrak panel berpusat adalah mengikut kuasa melulus

bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan biasa yang berkuat kuasa.

4.10.3.7 Walau bagaimanapun, pembelian di luar kontrak pusat/kontrak panel

berpusat adalah dibenarkan sekiranya melibatkan perolehan daripada

peruntukan dana dalaman Universiti.

4.10.4 PENGECUALIAN DARIPADA TATACARA PEROLEHAN UNIVERSITI

4.10.4.1 Perolehan bagi item-item berikut sebagaimana yang disenaraikan

dalam PK 7 Pekeliling Perbendaharaan (PP) adalah dikecualikan


60

daripada Tatacara Perolehan Universiti dan Pihak Berkuasa Melulus

adalah sebagaimana berikut:

a. Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan Dan

Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan

BIL. HAD NILAI SUMBER KERAJAAN PERSEKUTUAN

DAN SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM20ribu Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

ii Melebihi RM20ribu sehingga

RM500ribu Jawatankuasa Sebut Harga Universiti

iii Melebihi RM500ribu Lembaga Perolehan Universiti

(mengikut had nilai yang ditetapkan)

b. Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej


DAN SUMBER DALAMAN






c. Penyertaan Latihan Yang Dianjurkan Oleh Agensi Kerajaan

Atau Syarikat Swasta


DAN SUMBER DALAMAN


ii Melebihi RM50ribu Naib Canselor


61

d. Perolehan Penginapan, Makanan Dan Minuman Bagi Anggota

Pentadbiran Dan Pegawai Awam Yang Melaksanakan Tugas

Rasmi


DAN SUMBER DALAMAN


ii Melebihi RM500ribu Naib Canselor

e. Perolehan Perkhidmatan Makanan Dan Minuman Untuk

Mesyuarat Dalaman


DAN SUMBER DALAMAN

i Tiada Had Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

f. Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian Internet

i. Perisian Khusus


DAN SUMBER DALAMAN







62

ii. Perisian Umum

BIL. HAD NILAI

SUMBER KERAJAAN PERSEKUTUAN

SEPENUHNYA ATAU SEBAHAGIANNYA

SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM20ribu Ketua Pusat

Tanggungjawab (PTj)

Ketua Pusat Tanggungjawab

(PTj)


RM500ribu Jawatankuasa Sebut Harga

Universiti

Jawatankuasa Sebut Harga

Universiti

iii Melebihi RM500ribu sehingga RM1juta

Lembaga Perolehan Universiti (mengikut had

nilai yang ditetapkan)


(mengikut had nilai yang

ditetapkan) iv Melebihi RM1juta Kementerian Kewangan

iii. Perolehan Pangkalan Data, Jurnal Dan Maklumat

Secara Atas Talian:


DAN SUMBER DALAMAN






iv. Pelanjutan Kontrak Penyelenggaraan Dan Menaik

Taraf Bagi Perkhidmatan Rangkaian ICT Dan

Perkhidmatan Internet Di Universiti


DAN SUMBER DALAMAN







63

g. Perolehan Kenderaan

BIL. HAD NILAI SUMBER KERAJAAN

PERSEKUTUAN DAN SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM20ribu setahun bagi setiap jenis kenderaan atau dalam

satu pembelian

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)


RM500ribu setahun bagi setiap jenis kenderaan atau dalam satu kontrak

Jawatankuasa Sebut Harga Universiti

iii Melebihi RM500ribu sehingga

RM1juta setahun bagi setiap jenis kenderaan atau dalam satu kontrak

Lembaga Perolehan Universiti (mengikut had nilai yang

ditetapkan)

h. Perolehan Perkhidmatan Penyelenggaraan Dan Pembaikan

Kenderaan

i. Penyelenggaraan Berjadual

BIL. HAD NILAI SUMBER KERAJAAN PERSEKUTUAN DAN SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM50ribu dalam satu

pesanan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)


RM500 ribu Jawatankuasa Sebut Harga Universiti



ii. Pembaikan Secara Kecemasan


DAN SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM20ribu dalam satu

pesanan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)






64

i. Perolehan Bahan Bakar Di Semenanjung Malaysia


DAN SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM20ribu setahun

atau sesuatu kontrak Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)


RM1juta atau sesuatu kontrak Jawatankuasa Sebut Harga Universiti

iii Melebihi RM1juta atau sesuatu

kontrak Lembaga Perolehan Universiti


j. Perolehan Percetakan Warta Kerajaan


DAN SUMBER DALAMAN

i Tiada Had Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

k. Perolehan Bekalan/Penghantaran Buku Cetakan/Terbitan

Dalam Dan Luar Negara

i. Buku Cetakan/Terbitan Dalam Negara

BIL. HAD NILAI

SUMBER KERAJAAN PERSEKUTUAN SUMBER

KERAJAAN PERSEKUTUAN SEPENUHNYA ATAU

SEBAHAGIANNYA

SUMBER DALAMAN


Tanggungjawab (PTj)


(PTj)

ii Melebihi RM200ribu sehingga RM500ribu



Universiti

iii Melebihi RM500ribu

sehingga 50juta





ditetapkan) iv Melebihi 50juta Kementerian Kewangan


65

ii. Buku Cetakan/Terbitan Luar Negara

BIL. HAD NILAI

SUMBER KERAJAAN PERSEKUTUAN SUMBER

KERAJAAN PERSEKUTUAN SEPENUHNYA ATAU

SEBAHAGIANNYA

SUMBER DALAMAN


Tanggungjawab (PTj)


(PTj)




Universiti

iii Melebihi RM500ribu Kementerian Kewangan



ditetapkan)

l. Perolehan Bekalan Surat Khabar Dan Majalah Tempatan


DAN SUMBER DALAMAN







66

m. Perolehan Perkhidmatan Penyelenggaraan/Pembaikan

Penyaman Udara Yang Tidak Melibatkan Kerja Elektrik Yang

Kompleks


DAN SUMBER DALAMAN






n. Perolehan Perkhidmatan Pengiklanan

i. Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan

Melalui Media Cetak Dan Elektronik


DAN SUMBER DALAMAN






ii. Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan

Melalui Saluran Media Sosial Berbayar


DAN SUMBER DALAMAN







67

iii. Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan

Melalui Saluran Media Berbayar Oleh Setiausaha

Akhbar Kepada Anggota Pentadbiran


DAN SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM20 ribu bagi setiap

lantikan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

ii Melebihi RM20 ribu sehingga

RM500 ribu Jawatankuasa Sebut Harga Universiti

iii Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan Universiti


o. Perolehan Secara Rundingan Terus

BIL. HAD NILAI

SUMBER KERAJAAN PERSEKUTUAN

SEPENUHNYA ATAU SEBAHAGIANNYA

SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM20ribu

Kementerian Kewangan

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj)

ii Melebihi RM20ribu

sehingga RM500ribu Jawatankuasa Sebut Harga

Universiti

iii Melebihi RM500ribu sehingga RM100juta



iv Melebihi RM100juta Lembaga Pengarah

Universiti


68

p. Garis Panduan Rundingan Harga Bagi Rundingan Terus

i. Kemudahan Perbelanjaan Perubatan Untuk Pegawai

Dan Pesara Perkhidmatan Awam Persekutuan di

bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun

2009

BIL. HAD NILAI SUMBER KERAJAAN

PERSEKUTUAN SEPENUHNYA ATAU SEBAHAGIANNYA

SUMBER DALAMAN

i Sehingga RM250ribu Ketua Jabatan (seperti mana

tafsiran dalam PP Bil.21/2009) Pendaftar




iii Melebihi RM500 ribu sehingga RM100juta

Lembaga Perolehan Universiti (mengikut had nilai yang

ditetapkan)

Lembaga Perolehan Universiti (mengikut

had nilai yang ditetapkan)

iv Melebihi RM100juta Lembaga Pengarah Universiti Lembaga Pengarah

Universiti

4.10.5 JAWATANKUASA PEROLEHAN

4.10.5.1 Jawatankuasa-jawatankuasa Perolehan yang perlu ditubuhkan di

Universiti adalah seperti berikut:

JAWATANKUASA-JAWATANKUASA

PEROLEHAN KEANGGOTAAN

Urus setia Perolehan

a. Urus setia yang dilantik mestilah BERKECUALI dan tidak

terbabit dalam mana-mana Jawatankuasa Sebut

harga/tender yang berkaitan dengan perolehan tersebut.

Urus setia perolehan merujuk kepada pegawai yang

menguruskan perolehan perolehan di Unit Perolehan,

Pejabat Bendahari dan PTj.

Jawatankuasa

Spesifikasi

a. Satu Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah dilantik oleh

Ketua PTj bagi menyediakan spesifikasi umum/khusus/

teknikal bagi tiap-tiap perolehan yang hendak dibuat.

b. Ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada

sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir


69



dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh

juga terdiri daripada wakil-wakil PTj lain yang berkaitan.

Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga/Tender

a. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga/Tender yang dilantik oleh Naib Canselor

secara bertulis.

b. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender hendaklah

terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang

mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada

pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

Jawatankuasa Penilaian

Teknikal Sebut

Harga/Tender (Bekalan,

perkhidmatan dan kerja

berasaskan Turnkey atau

Design and Build)

a. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang

pengerusi dan dua (2) orang ahli.

b. Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan

berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.

Sekiranya PTj tidak mempunyai kemahiran dalaman,

kepakaran dari PTj boleh digunakan.

c. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat

penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam

dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat

berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan,

pernyataan pematuhan (statement of compliance)

dan/atau penilaian fizikal. Walau bagaimanapun,

maklumat dan teknologi semasa mengenai

barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira.

d. Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah

tidak dibenarkan.


Harga Sebut

Harga/Tender (Bekalan,

perkhidmatan dan kerja

berasaskan Turnkey atau

Design and Build)

a. Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada

dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli.

b. Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah

mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran,

kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran

terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya.

Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan

tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat


70



berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal

footing).

c. Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan,

jentera berat, sistem maklumat dan lain- lain hendaklah

berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh

(total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga

barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan,

jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.

d. Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak

dibenarkan.


Sebut Harga/


Teknikal/Harga Sebut

Harga

a. Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak

kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot,

ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis,

peralatan pejabat dan sebagainya, memadai menubuhkan

satu Jawatankuasa Penilaian sahaja yang dikenali sebagai

Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga.

b. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga/

Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga Sebut Harga

hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu

seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli.

c. Penilaian sebut harga hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian sebut harga secara edaran

adalah tidak dibenarkan.


Sebut Harga/Tender

(Kerja)

a. Penilaian sebut harga/tender kerja hendaklah dibuat oleh

satu (1) Jawatankuasa Penilaian sahaja.

b. Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu

Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada

tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa

hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja

tersebut.

c. Penilaian sebut harga/tender (kerja) hendaklah

dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian sebut

harga/tender (kerja) secara edaran adalah tidak

dibenarkan.

d. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua

ahli Jawatankuasa.


71



Jawatankuasa Sebut

Harga Universiti (JKSU)

Keanggotaan JKSU dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti

dengan mengambil kira syarat berikut:

a. Pengerusi dan Pengerusi Ganti JKSU hendaklah

merupakan pegawai Universiti;

b. Pengerusi dan Pengerusi Ganti JKSU bukan merupakan

Pengerusi Lembaga Perolehan (LP) atau Pengerusi

Lembaga Pengarah Universiti;

c. Ahli JKSU dilantik dalam kalangan pegawai Universiti;

d. Wakil daripada Jabatan Teknik dalaman Universiti/JKR

Malaysia/JPS Malaysia boleh dilantik sebagai ahli JKSU

sekiranya kepakaran teknikal diperlukan; dan

e. Kuorum mesyuarat adalah tiga (3) orang iaitu Pengerusi

dan dua (2) ahli JKSU yang telah dilantik.

f. Keputusan JKSU hendaklah sebulat suara dan adalah

muktamad.

g. Keanggotaan JKSU adalah sebagaimana berikut:

NAMA

JAWATAN KEANGGOTAAN

Pengerusi Bendahari

Pengerusi

Ganti

Mana-mana ahli yang dilantik oleh

Pengerusi

Ahli

Pendaftar Pengarah, Pejabat Pembangunan &

Pengurusan Infrastruktur Pengarah, Pusat Komputeran &

Informatik Wakil Dekan

Wakil Timbalan Dekan

Wakil Pengarah Pusat/Institut/ Bahagian

Wakil Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional

h. Surat Lantikan secara bertulis anggota JKSU hendaklah

dikeluarkan oleh Naib Canselor.


72



Lembaga Perolehan

Universiti

Syarat-syarat Lembaga Perolehan Universiti adalah seperti

berikut:

a. Pengerusi dan Pengerusi Ganti Lembaga Perolehan (LP)

Universiti hendaklah merupakan seorang pegawai awam

atau pegawai Universiti dalam kalangan Ahli Lembaga

Pengarah Universiti;

b. Pengerusi dan Pengerusi Ganti LP Universiti bukan

merupakan lantikan politik;

c. Pengerusi dan Pengerusi Ganti LP Universiti bukan

merupakan Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti;

d. Wakil MOF dalam Lembaga Pengarah Universiti boleh

menganggotai LP BBP tersebut;

e. Wakil daripada Jabatan Teknik dalaman Universiti/

Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR Malaysia)/Jabatan

Pengairan dan Saliran Malaysia (JPS Malaysia) boleh

dilantik sebagai ahli LP Universiti sekiranya kepakaran

teknikal diperlukan;

f. Selain itu, Lembaga Pengarah Universiti juga boleh

melantik manamana pegawai awam/Universiti sebagai

ahli LP Universiti yang boleh memberi sumbangan dalam

bidang tertentu sekiranya diperlukan; dan

g. Kuorum mesyuarat adalah tiga (3) orang iaitu Pengerusi

dan dua (2) ahli LP yang telah dilantik.

h. Keanggotaan LP Universiti adalah sebagaimana berikut:

NAMA JAWATAN

KEANGGOTAAN

Pengerusi Naib Canselor

Pengerusi Ganti

Mana-mana Timbalan Naib Canselor

Ahli

Wakil Kementerian Kewangan Malaysia (MOF)

Wakil Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)

Seorang Wakil Senat

Pendaftar Pengarah, Pejabat Pembangunan &

Pengurusan Infrastruktur Seorang Pegawai Awam (Kumpulan

Pengurusan & Profesional) dari


73



Agensi lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan (jika perlu)

Setiausaha Bendahari

i. Surat Lantikan secara bertulis anggota LP hendaklah

dikeluarkan oleh Naib Canselor.

4.10.5.2 Tugas-tugas Jawatankuasa-Jawatankuasa Perolehan

a. Urus setia Perolehan PTj

i. Menguruskan perancangan awal dan jadual

pelaksanaan sebut harga/tender;

ii. Menguruskan dan menyediakan dokumen sebut

harga/tender;

iii. Menguruskan iklan atau pelawaan tender;

iv. Menguruskan pelantikan Urus setia Perolehan PTj,

Jawatankuasa Spesifikasi, Jawatankuasa Penilaian

Sebut Harga, Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga

Sebut Harga dan Jawatankuasa Penilaian Tender;

v. Mengatur lawatan tapak/premis (jika berkenaan);

vi. Mengatur penilaian sebut harga/tender;

vii. Mengatur Mesyuarat Jawatankuasa Spesifikasi,

Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Jawatankuasa

Penilaian Teknikal/Harga Sebut Harga dan

Jawatankuasa Penilaian Tender;

viii. Urus Setia Perolehan PTj hendaklah menyediakan

Laporan Penilaian Sebut Harga, Laporan Penilaian

Teknikal/Harga Sebut Harga dan Kertas Taklimat

Sebut Harga;


74

ix. Urus Setia Perolehan PTj hendaklah menyediakan

Laporan Penilaian Teknikal Tender;

x. Urus Setia Perolehan PTj hendaklah menyediakan minit

mesyuarat bagi Mesyuarat Jawatankuasa Spesifikasi,



Jawatankuasa Penilaian Tender (jika berkenaan); dan

xi. Memberi nasihat mengenai peraturan perolehan yang

berkuat kuasa kepada Jawatankuasa Spesifikasi,



Jawatankuasa Penilaian Tender.

b. Urus setia Perolehan (Unit Perolehan, Pejabat Bendahari)

i. Menguruskan perancangan awal dan jadual

pelaksanaan sebut harga/tender;

ii. Menguruskan dan menyediakan dokumen sebut

harga/tender;

iii. Menguruskan iklan atau pelawaan tender;

iv. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga/Tender;

v. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penilaian

Harga Tender;

vi. Menyemak pendaftaran pembekal;

vii. Menyediakan rekod penjualan dokumen tawaran;

viii. Menutup peti sebut harga/tender pada tarikh dan masa

tutup yang ditetapkan;

ix. Menjaga keselamatan peti sebut harga/tender dan

dokumen sebut harga/tender;

x. Mengatur pembukaan sebut harga/tender;

xi. Mengatur penilaian harga tender;

xii. Mengatur mesyuarat JKSU/Lembaga Perolehan;


75

xiii. Menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk

pertimbangan Lembaga Perolehan; dan

xiv. Memberi nasihat mengenai peraturan perolehan yang

berkuat kuasa kepada JKSU/Lembaga Perolehan.

c. Jawatankuasa Spesifikasi

i. Menyediakan spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi

tiap-tiap perolehan yang hendak dibuat.

ii. Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah diberi masa

secukupnya dan bersesuaian dengan perolehan yang

hendak dibuat untuk merangka dan mewujudkan

spesifikasi yang sempurna dan jelas.

iii. Syarat-syarat penyediaan butiran spesifikasi adalah

seperti berikut:

- Dalam menggariskan spesifikasi, perkara-perkara

seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan,

nisbah kandungan dan butir-butir lain yang

berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas

supaya tidak menimbulkan keraguan kepada

kontraktor/pembekal tentang apa yang

dikehendaki oleh PTj.

- Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi

perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas

dan terperinci.

- Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan

kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya

tidak dapat dielakkan, ungkapan ‘atau

setara/persamaan’ hendaklah digunakan.

- Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi

penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi

piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa

yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan


76

tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian, PTj

hendaklah memastikan barangan yang ditentukan

adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh

pembuatnya atau petender.

- Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda

araskan (benchmark) dengan barangan buatan

tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf.

- Bagi perolehan peralatan yang melibatkan

teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah

diluluskan oleh Malaysian Administrative

Modernisation and Management Planning Unit

(MAMPU), Jabatan Perdana Menteri. Arahan dan

garis panduan yang dikeluarkan oleh MAMPU

mengenai perkara ini hendaklah dirujuk. Pembelian

peralatan komputer secara stand alone tidak perlu

mendapatkan persetujuan MAMPU.

d. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender

i. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan;

ii. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran

sebut harga/tender. Nombor kod hendaklah diberi

untuk setiap dokumen dan senarai harga, dokumen

spesifikasi teknikal dan katalog/brosur petender serta

ditandatangani ringkas;

iii. Setiap tawaran sebut harga/tender yang diterima,

dibuka dan disemak nombor siri dengan rekod

penjualan dokumen;

iv. Menandatangani ringkas pada lembaran yang

menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan

atau taipan bertindih dalam tawaran sebut

harga/tender;


77

v. Merekod pada borang jadual sebut harga/tender

dengan mencatatkan nama penyebut harga/petender,

kod penyebut harga/petender, harga yang ditawarkan,

tempoh siap/tempoh penyerahan. Nama dan jawatan

semua ahli Pembuka Tender hendaklah dicatatkan

dalam borang jadual sebut harga/tender dan

ditandatangani oleh setiap ahli;

vi. Nama petender dipastikan tidak tercatat di dalam

dokumen spesifikasi teknikal petender dan sekiranya

terdapat nama/tanda syarikat dalam dokumen

tersebut, maka ianya hendaklah dicatatkan dalam

borang jadual tender;

vii. Menyediakan Jadual Harga Sebut Harga/Tender untuk

dipamerkan di papan kenyataan Universiti atau dalam

laman web Universiti seberapa segera yang boleh,

dengan tidak menzahirkan nama penyebut

harga/petender yang mengambil bahagian. Bagi sebut

harga/tender yang melibatkan keselamatan negara,

jadual harga tersebut tidak wajib dipamerkan;

viii. Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran

teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat

yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan

perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai

tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat

berlakri sahaja;

ix. Mengesahkan penyebut harga/petender telah

mengemukakan semua dokumen yang diperlukan

seperti dalam Senarai Semakan; dan

x. Mencatatkan apa-apa syarat yang tidak dipatuhi jika

berkaitan seperti tawaran alternatif dan lain-lain.


78

e. Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga/Sebut Harga/Tender

i. Semua sebut harga/tender yang diterima hendaklah

dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada JKSU

atau Lembaga Perolehan Universiti.

ii. Sebut harga/tender yang paling menguntungkan

Kerajaan hendaklah disyorkan.

iii. Dalam penilaian sebut harga/tender, perkara-perkara

seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan

perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos

penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan

sebagainya perlu diambil kira.

iv. Bagi sebut harga/tender tertentu, jika perlu, nasihat

daripada Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau

Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh.

v. Penilaian sebut harga/tender hendaklah disiapkan

dalam tempoh empat belas (14)/ tiga puluh (30) hari

dari tarikh dokumen diterima daripada Urus Setia

Perolehan.

vi. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh

semua ahli Jawatankuasa.

f. Jawatankuasa Sebut Harga Universiti

i. Jawatankuasa Sebut Harga Universiti (JKSU)

hendaklah menimbang sebut harga dan memilih sebut

harga yang paling menguntungkan Kerajaan.

ii. JKSU hendaklah berpuas hati semua penyebut harga

telah diberi peluang yang saksama.

iii. JKSU hendaklah bersidang/ bermesyuarat untuk

memutuskan sebut harga. Pertimbangan sebut harga

secara edaran tidak dibenarkan.

iv. Perbincangan dan keputusan JKSU hendaklah

dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh


79

pengerusi dan ahli JKSU. Asas-asas pemilihan sebut

harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.

v. Keputusan JKSU hendaklah sebulat suara. Keputusan

yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi had nilai

hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan

Universiti untuk keputusan.

vi. Dalam keadaan di mana Surat Setuju Terima (SST)

telah dikeluarkan kepada yang berjaya dipilih dan

penyebut harga berkenaan menolak tawaran atau tidak

mengembalikan SST dalam tempoh yang ditetapkan,

maka perkara ini hendaklah dimaklumkan kepada

JKSU untuk memilih penyebut harga lain dalam

tempoh sah laku sebut harga.

g. Lembaga Perolehan Universiti

i. Tertakluk kepada had kuasa yang ditetapkan, Lembaga

Perolehan adalah bertanggungjawab mempertimbang

dan menyetuju terima tender berasaskan kepada

prinsip, dasar dan peraturan perolehan Universiti.

Antara tanggungjawab dan tugas-tugas Lembaga

Perolehan adalah seperti berikut:

- Memeriksa dan meneliti pendaftaran dengan

Kementerian Kewangan atau Lembaga

Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia

(CIDB) iaitu Perakuan Pendaftaran Kontraktor

(PPK), Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) serta

Sijil Taraf Bumiputera (STB) (jika berkaitan), iklan

tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika

perlu), jadual tender yang disediakan oleh

Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian

teknikal dan laporan penilaian kewangan dan lain-

lain;


80

- Memastikan semua pelawaan tender mematuhi

tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa.

Bagi tender bekalan, pelawaan hendaklah di

kalangan pembuat tempatan sahaja dan jika tiada

pembuat tempatan, tender hendaklah dipelawa di

kalangan pembekal. Tender tidak boleh dipelawa

bersekali di kalangan pembuat tempatan dan

pembekal;

- Menyemak keupayaan teknikal dan kewangan

petender;

- Mempertimbang dan memutuskan tender yang

paling menguntungkan dengan mengambil kira

harga, perkhidmatan atau kegunaan barangan,

kuantiti, kualiti, tempoh penyerahan atau

penyiapan, kos penyenggaraan dan faktor-faktor

lain yang berkaitan;

- Memutuskan untuk menender semula atau

mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika

Lembaga Perolehan mendapati tatacara perolehan

tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau

mengesyaki perkara luar aturan berlaku;

- Mempertimbang dan menyetuju terima tender

dengan syarat keputusan hendaklah sebulat suara

dan selaras dengan had nilai yang ditetapkan;

- Mempertimbang dan menyetuju terima mana-

mana sebut harga yang diperakukan oleh

Jawatankuasa Sebut Harga yang melebihi had nilai

sebut harga;

- Sekiranya ahli Lembaga Perolehan masih

memerlukan maklumat lanjut daripada petender

mengenai sesuatu perkara semasa mesyuarat


81

bersidang, Lembaga Perolehan boleh meminta

Urus Setia Tender mendapatkan maklumat

berkenaan;

- Mana-mana ahli Lembaga Perolehan yang

mempunyai apa-apa kepentingan mengenai

sesuatu tender itu, ahli tersebut hendaklah

mengisytiharkan kepentingannya serta menarik diri

daripada perbincangan dan keputusan tender

berkenaan dan perkara ini hendaklah diminitkan;

- Ahli Lembaga Perolehan hendaklah bersikap

neutral dan profesional dalam mempertimbangkan

sesuatu tender serta bebas dari pengaruh luar; dan

- Memastikan ahli Lembaga Perolehan berserta Urus

Setia mesyuarat sahaja berada dalam bilik

mesyuarat semasa keputusan tender hendak

dibuat. Mana-mana pihak yang bukan ahli

Lembaga Perolehan tidak dibenarkan berada

dalam bilik mesyuarat semasa keputusan dibuat

dan Pengerusi Lembaga Perolehan hendaklah

memastikan peraturan ini dipatuh.

ii. Pengerusi Lembaga Perolehan adalah

bertanggungjawab memastikan Agenda Mesyuarat

turut merangkumi pengesahan minit mesyuarat,

perancangan tender, laporan kemajuan

tender/perunding sebelum membincangkan kertas

pertimbangan tender. Bagi tujuan penyelenggaraan

rekod, kesemua perkara tersebut hendaklah diminitkan

dengan jelas bagi memudahkan rujukan. Bagi kertas

pertimbangan tender, perkara-perkara yang

dibincangkan termasuk alasan penolakan dan


82

pemilihan syarikat yang berjaya hendaklah dimasukkan

dalam minit mesyuarat.

iii. Pengerusi Lembaga Perolehan diberi kuasa untuk

melanjutkan tempoh sah laku tender. Pelanjutan

tempoh tersebut dibuat sebelum tarikh tempoh sah

laku asal tamat.

iv. Sekiranya ahli Lembaga Perolehan masih memerlukan

maklumat lanjut daripada petender mengenai sesuatu

perkara setelah menerima kertas taklimat tender dan

dokumen berkaitan sebelum mesyuarat bersidang,

kelulusan bertulis darlpada Pengerusi Lembaga

Perolehan berkenaan hendaklah diperolehi terlebih

dahulu.

v. Keputusan tender hendaklah dibuat dalam tempoh sah

laku tender. Keputusan Lembaga Perolehan hendaklah

ditandatangani oleh ahli-ahli Lembaga Perolehan

sebaik sahaja keputusan dibuat semasa mesyuarat

bersidang.

vi. Lembaga Perolehan hendaklah kerap bersidang bagi

memastikan keputusan perolehan dapat dibuat dengan

cepat.

vii. PTj boleh melaksanakan perolehan secara pembelian

terus/sebut harga sementara menunggu proses sebut

harga/tender selesai untuk tempoh interim sahaja

hanya setelah mendapat kebenaran daripada Pejabat

Bendahari. Pejabat Bendahari perlu mengambil kira

faktor Kesegeraan Atas Kepentingan Awam dalam

membuat keputusan.

viii. Lembaga Perolehan Universiti hanya boleh

mempertimbang dan menyetuju terima tender dengan

syarat keputusan yang dibuat adalah sebulat suara dan


83

tidak melebihi had nilai dan kuasa yang ditetapkan.

Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi

had nilai dan kuasa Lembaga Perolehan Universiti

hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan

untuk keputusan muktamad (Lembaga Pengarah

Universiti bagi Dana Dalaman Universiti).

ix. Keputusan Lembaga Pengarah Universiti yang tidak

selaras dengan keputusan Lembaga Perolehan

Universiti hendaklah dirujuk kepada Kementerian

Kewangan untuk keputusan muktamad.

x. Dalam keadaan di mana Surat Setuju Terima (SST)

telah dikeluarkan kepada petender yang berjaya dipilih

dan petender berkenaan menolak tawaran atau tidak

mengembalikan SST dalam tempoh yang ditetapkan,

maka perkara ini hendaklah dimaklumkan kepada

Lembaga Perolehan Universiti untuk memilih petender

lain dalam tempoh sah laku tender.

4.10.6 PROSES SEBUT HARGA

4.10.6.1 Peraturan Sebut Harga

a. PTj hendaklah mengambil kira nilai perolehan tahunan atau

nilai kontrak bagi menentukan kaedah perolehan secara sebut

harga. PTj dilarang memecah kecilkan perolehan bekalan,

perkhidmatan atau kerja bagi mengelakkan pelawaan sebut

harga/tender.

b. PTj dibenarkan untuk melaksanakan perolehan secara pakej

merangkumi kerja induk dan kerja melibatkan Wang Kos Prima

bagi perolehan kerja. Walau bagaimanapun, PTj hendaklah

mensyaratkan kontraktor induk melantik subkontraktor yang

berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja


84

Kerajaan (SPKK) dalam Gred, Kategori dan Pengkhususan

yang berkenaan.

4.10.6.2 Perolehan Di Kalangan Syarikat Bertaraf Pembuat/Pembekal

a. Perolehan hendaklah dipelawa di kalangan syarikat bertaraf

pembuat tempatan di negeri berkenaan bagi sebut harga

bekalan. Sekiranya bilangan syarikat pembuat di negeri

berkenaan tidak mencukupi, pembuat di negeri berhampiran

boleh dipelawa. Jika bilangan pembuat adalah kurang daripada

bilangan minimum yang perlu dipelawa, maka sebut harga

hendaklah dipelawa di kalangan pembuat yang berkenaan

sahaja.

b. Sekiranya tidak terdapat pembuat, maka perolehan boleh

dibuat di kalangan pembekal tempatan di negeri berkenaan.

Jika bilangan pembekal di negeri berkenaan tidak mencukupi,

pembekal di negeri berhampiran boleh dipelawa.

c. Pelawaan kepada pembekal dan pembuat secara bersekali

untuk menyertai sesuatu sebut harga adalah dilarang.

4.10.6.3 Dokumen Sebut Harga

a. Bagi pelawaan sebut harga bekalan dan perkhidmatan

dokumen sebut harga hendaklah digunapakai. Dokumen sebut

harga merupakan sebahagian daripada kontrak dan hendaklah

mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Arahan kepada penyebut harga;

ii. Syarat-syarat am/syarat-syarat khas yang jelas;

iii. Format kontrak jika berkaitan;

iv. Spesifikasi; dan

v. Pengalaman/Senarai Pesanan bekalan/perkhidmatan

yang sedang dan telah dibuat (jika perlu).

b. Bagi perolehan kerja, borang/format Jabatan Kerja Raya

(JKR)/Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) digunakan dan


85

diubah suai mengikut keperluan PTj. Dokumen sebut harga

hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Arahan kepada penyebut harga

ii. Syarat-syarat sebut harga

iii. Borang sebut harga termasuk Ringkasan Sebut

Harga/Senarai Kuantiti (tetap atau sementara)

iv. Spesifikasi;

v. Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal (jika ada);

vi. Jadual Kadar Harga (jika perlu);

vii. Pengalaman dan Senarai Kerja Dalam Tangan; dan

viii. Sekiranya sebut harga melibatkan taklimat/lawatan

tapak/premis tujuh hari hendaklah dikira mulai tarikh

taklimat/lawatan tapak/premis. Hanya penama di

dalam Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil

Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK), PUKONSA, UPKJ

atau bagi pembekal yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan hanya penama di Sijil Akuan

Pendaftaran Syarikat sahaja yang boleh menghadiri

lawatan tapak atau taklimat sebut harga dan tidak

boleh mewakilkan pegawai selain daripada penama

yang dibenarkan dalam sijil.

c. Senarai semakan hendaklah disediakan dan disertakan

bersama dokumen sebut harga bagi memastikan

pembuat/pembekal/ kontraktor mengemukakan tawaran

sebut harga yang lengkap berserta semua dokumen yang

diperlukan.

4.10.6.4 Penjualan Dokumen Sebut Harga

a. Kadar harga semuka dokumen adalah mengikut kadar yang

ditetapkan bagi dokumen tender yang berkuat kuasa tertakluk

kepada bayaran maksimum RM50.00 bagi satu (1) set

dokumen sebut harga.


86

4.10.6.5 Tatacara Menguruskan Sebut Harga

a. Pelawaan dibuat dengan mengemukakan dokumen sebut

harga kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan atau CIDB, yang mana

berkenaan.

b. Pemberitahuan/notis sebut harga hendaklah dipamerkan di

papan kenyataan awam Universiti atau laman web Universiti,

selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut

harga yang telah dikenal pasti.

c. Tempoh pelawaan sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya

tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan/notis sebut

harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan atau

laman web sepanjang tempoh tersebut. Sekiranya sebut harga

melibatkan taklimat/lawatan tapak/premis tujuh hari

hendaklah dikira mulai tarikh taklimat/lawatan tapak/premis.

PTj mensyaratkan bahawa hanya penama di dalam Perakuan

Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan Kerja Kerajaan

(SPKK), PUKONSA, UPKJ atau bagi pembekal yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan hanya penama di Sijil Akuan

Pendaftaran Syarikat sahaja yang boleh menghadiri lawatan

tapak atau taklimat sebut harga dan tidak boleh mewakilkan

pegawai selain daripada penama dalam PPK, SPKK, PUKONSA,

UPKJ atau Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat, Kementerian

Kewangan;

d. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama

ada melalui pos berdaftar, pos laju, serahan tangan atau e-mel.

e. Satu (1) daftar diselenggarakan untuk mencatatkan senarai

edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor.

f. Semua borang sebut harga diberi nombor siri untuk

pengawalan.


87

g. Satu (1) penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan

satu (1) tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah

tidak dibenarkan.

h. Penyebut harga hendaklah mengemukakan tawaran harga dan

tawaran teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan

dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga

kerja memadai tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul

surat berlakri sahaja.

i. Pemberitahuan/Notis Sebut Harga di papan kenyataan

awam/Laman Web Universiti hendaklah menyatakan:

i. Nama Universiti;

ii. Tajuk sebut harga;

iii. Syarat kelayakan penyebut harga;

iv. Bidang/gred/kategori/pengkhususan; dan

v. Tempat sebut harga perlu dihantar, tarikh dan waktu

tutup.

j. Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan

sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender.

4.10.6.6 Tempoh Sah Laku Sebut Harga

a. Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak

melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung

kepada kompleksiti sebut harga yang dilaksanakan. Tempoh

sah laku tawaran sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika

tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak

dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah

dipelawa semula.

4.10.6.7 Penerimaan Sebut Harga

a. Peti Tawaran

i. Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan

tajuk, rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran

ditutup.


88

ii. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua (2) kunci

yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang

secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan

Universiti.

iii. PTj hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan

bagi setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam

peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.

iv. Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu

yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah

ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari

bekerja. Langkah-langkah perlu diambil supaya

tawaran yang diterima melalui pos dimasukkan ke

dalam peti tawaran sebaik sahaja tawaran diterima dan

hendaklah dimasukkan sebelum tarikh dan waktu

tutup. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari

waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh

dipertimbangkan.

b. Pembukaan Peti Tawaran

i. Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin

selepas sebut harga ditutup.

ii. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa

Pembuka Sebut Harga.

4.10.6.8 Asas Penilaian Sebut Harga

Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara berikut:

a. Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan

dalam dokumen sebut harga.

b. Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman

kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang

sedang dilaksanakan/dalam tangan.

c. Lokasi bekalan/pekhidmatan/kerja yang hendak dilaksanakan.


89

d. Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/

penghantaran.

e. Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut harga

bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dari segi

modal minimum sekurang-kurangnya 1.5% daripada anggaran

harga Jabatan. Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset

mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan

dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir

termasuk deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai

kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi oleh

penyebut harga daripada bank atau institusi kewangan.

4.10.6.9 Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga

Setelah laporan penilaian sebut harga diterima, Urus Setia Perolehan

PTj hendaklah menyediakan Kertas Taklimat Sebut Harga dengan

maklumat-maklumat seperti berikut:

a. Salinan borang notis sebut harga;

b. Salinan spesifikasi sebut harga;

c. Jadual sebut harga;

d. Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang

menjawab/tidak menjawab;

e. Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian Kewangan/ClDB;

f. Laporan Penilaian Sebut Harga;

g. Kertas perakuan Sebut Harga; dan

h. Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang

disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.

4.10.6.10 Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

a. LO/inden kerja/Surat Setuju Terima (SST) hendaklah

dikeluarkan dengan segera kepada pembuat/

pembekal/kontraktor yang berjaya setelah menerima

keputusan JKSU.


90

b. LO/inden kerja/SST adalah memadai dikeluarkan bagi bekalan/

perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal tidak sesuai.

Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah

disertakan bersama LO/inden kerja supaya kontraktor jelas

mengenai obligasinya.

c. PTj hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi

perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan

kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras

dengan AP 176.1(c).

d. Keputusan muktamad JKSU hendaklah dipamerkan di papan

kenyataan Universiti/Laman Web Universiti dengan

menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan

tempoh siap/penghantaran secepat mungkin selepas

LO/inden kerja/SST dikeluarkan.

4.10.7 PROSES TENDER

4.10.7.1 Dokumen Tender

a. Penyediaan Dokumen Tender

i. Setiap set dokumen tender hendaklah sempurna serta

mengandungi antara lain perkara berikut:

- Syarat-syarat dan arahan kepada pretender -

Maklumat-maklumat penting yang wajib dipatuhi

oleh petender;

- Spesifikasi - spesifikasi umum/khusus/teknikal

bagi bekalan/perkhidmatan/kerja yang

dikehendaki oleh PTj;

- Borang tender - Borang hendaklah diisi dan

ditandatangani oleh petender bagi menyertai

tender;


91

- Contoh Surat Setuju Terima tender – Contoh surat

yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran

berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan

dalam dokumen tender, syarat yang telah

dipersetujui dalam surat niat atau apa-apa syarat

lain yang telah dipersetujui melalui rundingan

sebelumnya (jika berkenaan);

- Syarat-syarat kontrak - Syarat-syarat kontrak yang

akan diguna pakai bagi petender yang berjaya;

- Senarai kuantiti/ringkasan tender – Maklumat

yang menjelaskan huraian kerja/kuantiti yang

diperlukan dan tempoh masa yang akan diikat;

- Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu

diisi oleh petender (jika berkenaan);

- Lukisan teknikal/pelan - Sesuatu pelan, model atau

lukisan yang diperlukan (jika berkenaan);

- Tempat penghantaran - Tempat serahan terakhir di

mana barangan yang diperolehi akan diserah

kepada Universiti;

- Tempoh siap/penghantaran;

- Cadangan pemindahan teknologi – Cadangan

pembuatan/ pemasangan dalam negeri,

penggunaan bahan tempatan dan tempat di mana

barang-barang yang ditender akan dibuat secara

langsung di Malaysia dengan menggunakan bahan

tempatan ke peringkat yang maksimum,

mewujudkan loji di Malaysia dan pemindahan

teknologi melalui program offset (jika sesuai);

- Prestasi/rekod pengalaman – Maklumat tentang

pengalaman petender dalam bidang berkaitan


92

yang dibekalkan/dilaksanakan kepada Agensi dan

pihak swasta;

- Syarat tiga (3) tahun penyata kewangan yang telah

diaudit;

- Profil dan kedudukan kewangan petender -

Maklumat terperinci tentang latar belakang dan

keupayaan kewangan pretender;

- Senarai Semak - Senarai dokumen/perkara yang

perlu dikemukakan oleh pretender.

- Tempoh sah laku tawaran; dan

- Perkara-perkara lain yang berkenaan.

ii. Setiap dokumen tender hendaklah diberi nombor siri.

b. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam

Dokumen Tender Bekalan dan Perkhidmatan

i. Perkara-perkara berikut perlu dinyatakan dalam

dokumen tender, di mana berkenaan:

- Tempoh sah laku tender;

- Larangan publisiti;

- Cara pembelian (FOB/Harga Bersih);

- Penghantaran barangan import dan eksport

Kerajaan [Multimodal Transport Operator (MTO)];

- Mata wang;

- Jadual pelaksanaan perkhidmatan/jadual

penghantaran;

- Tempoh siap perkhidmatan/penghantaran;

- Tempat penghantaran;

- Terma pembayaran;

- Insurans yang diluluskan oleh Perbendaharaan;

- Addendum;

- Tempoh tanggungan kecacatan/waranti;


93

- Bantahan spesifikasi seperti menjurus kepada

sesuatu jenama;

- Offset;

- Denda (pelanggaran syarat kontrak untuk

bekalan/perkhidmatan);

- Penamatan kontrak;

- Timbang tara;

- Draf perjanjian kontrak; dan

- Syarat-syarat lain yang perlu bagi menjaga

kepentingan Universiti.

ii. Perkara-perkara berikut juga perlu dinyatakan dengan

jelas:

- Perincian teknikal dan perincian harga hendaklah

disediakan dalam sampul yang berasingan dan

berlakri;

- Kedua-dua sampul perincian tersebut hendaklah

dimasukkan ke dalam satu bungkusan; dan

- Petender tidak dibenarkan mencatat nama

petender dan harga dalam dokumen spesifikasi

yang dikemukakan. Bagi Petender yang tidak

mengikut arahan ini akan menyebabkan tawaran

tender mereka tidak layak dipertimbangkan.

c. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam

Dokumen Tender Kerja

i. PTj hendaklah menggunakan Borang JKR Siri 203

untuk tender kerja yang dilaksanakan secara

konvensional. Projek-projek yang dilaksanakan secara

Turnkey atau Design & Build boleh menggunakan

Borang PWD DB/T yang berkuat kuasa. Senarai borang

tender dan borang-borang lain yang perlu digunakan

adalah sebagaimana yang berkuatkuasa.


94

ii. Penggunaan borang JKR Siri 203 hendaklah dipakai

jika dipersetujui oleh pembiaya bagi projek yang

dibiayai oleh peruntukan asing.

iii. PTj hendaklah memasukkan peruntukan dalam Arahan

Kepada Petender bahawa semua tender yang bernilai

RM500,000 ke atas, levi sebanyak 0.25% daripada nilai

harga kontrak akan dikenakan ke atas petender yang

berjaya, seperti yang ditetapkan di bawah seksyen

34(2) Akta Lembaga Pembangunan Industri

Pembinaan Malaysia (CIDB) 1994 (Akta 520).

iv. PTj hendaklah memastikan bahawa borang

piawai/format yang ditetapkan yang berkuat kuasa

diguna pakai sepenuhnya.

v. Syarat bayaran terus kepada sub kontraktor hendaklah

dimasukkan ke dalam dokumen tender dan dokumen

kontrak.

vi. Sekiranya syarat tender mewajibkan lawatan

tapak/premis/sesi taklimat, PTj hendaklah

mensyaratkan bahawa hanya penama di dalam

Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan

Kerja Kerajaan (SPKK), PUKONSA, UPKJ atau bagi

pembekal yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan hanya penama di Sijil Akuan Pendaftaran

Syarikat sahaja yang boleh menghadiri lawatan

tapak/premis atau sesi taklimat dan tidak boleh

mewakilkan pegawai selain daripada penama dalam

PPK, SPKK, PUKONSA, UPKJ atau Sijil Akuan

Pendaftaran Syarikat, Kementerian Kewangan. PTj

hendaklah menyediakan satu daftar kehadiran dengan

merekodkan maklumat syarikat dan penama yang


95

dibenarkan hadir dengan menyemak nama penama di

sijil yang berkaitan.

d. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam

Dokumen Tender Antarabangsa

i. PTj hendaklah menyatakan dengan jelas perkara-

perkara utama yang perlu dimasukkan dalam dokumen

tender bekalan/perkhidmatan dan kerja, termasuk

meminta petender mengemukakan cadangan

pembiayaan ke atas tawaran tender mereka, sama ada

alam bentuk pinjaman 'dua hala', kredit pembekal atau

pembiayaan perniagaan yang lain, jika ada.

ii. Bagi tender kerja, jika ia melibatkan kaedah teknologi

baru, petender hendaklah mengemukakan cadangan-

cadangan berikut:

- Setakat mana loji dan peralatan akan dibawa

masuk ke Malaysia;

- Sama ada loji dan peralatan pemprosesan akan

ditubuhkan di Malaysia; atau

- Cadangan lain sekiranya ada.

iii. Loji-loji yang dibawa masuk untuk kontrak kerja, sama

ada untuk kegunaan pembinaan atau dijadikan

sebahagian daripada kerja kekal, adalah tidak

dikecualikan daripada cukai walaupun projek tersebut

adalah projek Kerajaan.

iv. PTj hendaklah menguruskan perlindungan insurans

untuk pembelian tersebut melalui broker atau syarikat

insurans yang diluluskan oleh Perbendaharaan.

e. Kadar Bayaran Dokumen Tender (Hard Copy/Soft Copy) Bagi

Tender Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

i. Dokumen tender hendaklah dijual dalam bentuk hard

copy. Sekiranya perlu, dokumen tender dalam bentuk


96

soft copy boleh disediakan, dan bayaran tambahan

sebanyak RM10 bagi sekeping cakera liut

(disket)/cakera padat dikenakan kepada petender yang

memerlukan.

ii. Sekiranya terdapat percanggahan maklumat antara

soft copy dan hard copy, dokumen dalam hard copy

hendaklah diguna pakai. Walau bagaimanapun,

tawaran tender hendaklah dikemukakan dalam bentuk

hard copy sahaja.

iii. Pengiraan harga satu (1) set dokumen tender untuk

tender bekalan, perkhidmatan dan kerja hendaklah

dibuat berdasarkan kadar berikut:

- Harga semuka dokumen yang menggunakan

kertas saiz A4 adalah RM0.35 dan saiz A3 adalah

RM0.70;

- Harga bagi sesalinan lukisan/pelan ialah:

Saiz kertas Harga (RM)

A3 0.70

A2 3.50

A1 6.50

A 8.00

- Walau apa pun kadar yang ditetapkan di perenggan

(i) dan (ii) di atas, bayaran minimum bagi tiap-tiap

satu (1) set dokumen tender ialah RM50.

iv. PTj hendaklah memastikan bahawa bayaran yang

dikenakan adalah seperti di atas jika dokumen tender

disediakan oleh perunding yang dilantik. Walau

bagaimanapun, perunding tersebut tidak dibenarkan

mengguna kadar-kadar di atas untuk apa-apa jenis

tuntutan termasuk tuntutan imbuhan balik daripada

Universiti.


97

v. Bayaran bagi dokumen tender hendaklah dibuat dalam

bentuk pindahan bank/kad debit/kredit atau lain-lain

kaedah terimaan yang diputuskan oleh Universiti.

Wang tunai atau cek tidak boleh diterima.

vi. Apa-apa dokumen yang dikeluarkan oleh pihak

Universiti bagi maksud perolehan Universiti yang

bernilai melebihi RM500,000 juga dikenakan bayaran

seperti di atas.

f. Dokumen Tender Yang Mempunyai Security

Document/Security Drawing

i. Definisi Security Document adalah seperti yang

dinyatakan di bawah:

- Berdasarkan tafsiran Arahan Keselamatan,

Security Document adalah dokumen terperingkat,

iaitu dokumen yang mengandungi maklumat rasmi

yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan

keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu

peringkat keselamatan.

- Mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88),

Security Document adalah termasuk dokumen-

dokumen seperti berikut:

sesuatu peta, pelan, model, graf atau lukisan;

sesuatu gambar foto;

sesuatu piring hitam, pita rakam, runut bunyi

atau data-data lain (bukan imej yang boleh

dilihat) supaya boleh (dengan atau tanpa

bantuan sesuatu alat kelengkapan lain)

dikeluarkan ulang darinya;

sesuatu filem, negatif, pita rakam atau alat-alat

lain yang mengandungi satu imej atau lebih


98

yang boleh dilihat supaya boleh (seperti

tersebut di atas) dikeluarkan ulang darinya; dan

apa-apa juga yang ditafsirkan oleh ketua PTj

sebagai Security Document.

ii. Definisi Security Drawing adalah seperti yang

dinyatakan di bawah:

- Berdasarkan tafsiran Arahan Keselamatan,

Security Drawing termasuk di bawah dokumen

rasmi, iaitu apa-apa jenis maklumat yang tercatat

berkenaan dengan perkara-perkara rasmi.

- Security Drawing adalah termasuk dokumen-

dokumen seperti berikut:

perkara yang bertulis, bertaip, bertulis

trengkas, disalin, berstensil dan bercetak dan

juga draf serta buangan daripada perkara itu;

fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto

dan filem, jalur suara dan rakaman;

pelan, pelan lakar, lukisan, gambar rajah, peta

dan aneka jenis carta;

huruf cetak atur atau huruf cetak miring, blok

litograf, acuan, stensil, proses plat atau alat-

alat lain yang digunakan untuk membuat

dokumendokumen rasmi; dan

apa-apa juga yang ditafsirkan oleh Naib

Canselor sebagai Security Drawing.

iii. Bagi dokumen tender yang mempunyai Security

Drawing atau Security Document, deposit sebanyak

RM5,000 dikenakan kepada petender. Deposit ini akan

dikembalikan apabila Security Drawing atau Security

Document tersebut dikembalikan kepada Universiti

dalam keadaan asal semasa ianya dikeluarkan.


99

iv. Bayaran deposit untuk Security Drawing atau Security

Document hendaklah dibuat dalam bentuk draf bank

daripada bank yang berlesen dan beroperasi di

Malaysia atau kiriman wang pos (money order) atau

wang kiriman pos berpalang (postal order), dan dibayar

atas nama ‘UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN’. Wang

tunai atau cek tidak boleh diterima.

v. Satu peruntukan dalam dokumen tender perlu dibuat di

mana petender dikehendaki memberi Aku Janji untuk

tidak menzahirkan (reproduce) dan tidak

membocorkan apa-apa maklumat dalam Security

Drawing/Security Document dan untuk mengembalikan

Security Drawing/Security Document kepada Universiti

seperti yang dinyatakan dalam dokumen tender.

4.10.7.2 Penjualan Dokumen Tender

a. Penjualan dokumen hendaklah berasaskan syarat-syarat yang

dinyatakan dalam iklan tender.

b. Contoh dokumen tender yang dijual hendaklah diletakkan

ditempat menjual tender untuk membolehkan petender

menyemak dokumen tender tersebut sebelum membuat

pembelian.

c. Satu petender hanya dibenarkan membeli satu dokumen

tender dan mengemukakan satu tawaran tender sahaja.

Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan.

4.10.7.3 Tempoh Sah Laku Tender

a. Sebelum sesuatu tender dipelawa, satu jadual pelaksanaan

hendaklah disediakan bagi menunjukkan anggaran masa untuk

setiap peringkat dari tarikh penyediaan spesifikasi sehingga

keputusan dibuat.

b. Tempoh sah laku tender yang munasabah hendaklah

ditetapkan dengan mengambil kira faktor-faktor berikut:


100

i. jangka masa untuk menilai tawaran dari segi teknikal;

ii. jangka masa untuk menilai tawaran dari segi harga;

iii. jangka masa untuk menilai keupayaan petender;

iv. jangka masa untuk menyediakan laporan dan masa

yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi tender

tersebut; dan

v. jangka masa untuk membuat keputusan dan

mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada pretender

yang berjaya.

c. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak

melewati tempoh ditetapkan dalam jadual pelaksanaan tender.

d. Tempoh sah laku tender yang minimum adalah Sembilan puluh

(90) hari, yang dikira dari tarikh tender ditutup.

e. Pelanjutan tempoh sah laku tawaran tender daripada tempoh

sah yang telah ditetapkan adalah tidak digalakkan kerana ini

boleh menyebabkan pretender menarik diri. Sekiranya

perlanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan,

pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku

asal tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan

Universiti.

f. Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan

Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti dan dimaklumkan

kepada Lembaga Perolehan Universiti dengan menyatakan

sebab-sebab pembatalan.

4.10.7.4 Deposit Tender

a. Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan.

Walau bagaimanapun, bagi petender tempatan yang mendapat

pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah

dikenakan sebanyak 2.5% daripada tawarannya atau

maksimum RM10,000. Deposit tender hendaklah dalam bentuk


101

draf bank/jaminan bank dan hendaklah dikemukakan bersekali

dengan tawaran tender.

b. Tender bekalan/perkhidmatan antarabangsa hendaklah

dikenakan deposit tender mengikut kadar berikut:

ANGGARAN NILAI TENDER (RM) DEPOSIT TENDER (RM)

Sehingga 5juta 60,000

Melebihi 5juta sehingga 10juta 150,000



Melebihi 30juta 1,000,000

c. Tender kerja antarabangsa hendaklah dikenakan deposit

tender mengikut kadar berikut:

ANGGARAN NILAI TENDER (RM) DEPOSIT TENDER (RM)

Sehingga 10juta 50,000




Melebihi 100 juta 1,000,000

d. Deposit tender hendaklah dibuat dalam bentuk draf

bank/jaminan bank dalam Ringgit Malaysia daripada bank

yang berlesen dan beroperasi di Malaysia. Deposit tender akan

dikembalikan seperti berikut:

i. Kepada petender yang berjaya, sebaik sahaja petender

tersebut mengemukakan Bon Pelaksanaan; dan


102

ii. Kepada petender yang menyertai tawaran tetapi tidak

berjaya, sebaik sahaja tawaran tender tersebut di

setuju terima oleh petender yang berjaya atau selepas

tamatnya tempoh sah laku tender, mengikut yang

mana terdahulu.

e. Deposit tender akan dirampas sekiranya syarat dalam

pelawaan tender telah ditetapkan bahawa petender yang

dikenakan deposit tender enggan menandatangani sesuatu

kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik

tendernya sebelum keputusan dibuat.

f. Deposit tender bagi petender yang tidak berjaya hendaklah

dikembalikan setelah tender itu di setuju terima oleh petender

yang berjaya atau selepas tamatnya tarikh sah laku tender.

Deposit petender yang berjaya hendaklah dikembalikan

selepas Bon Pelaksanaan diterima.

4.10.7.5 Pengiklanan

a. Pengiklanan Tender Tempatan

i. Semua pelawaan tender tempatan hendaklah

diiklankan dalam portal MyPROCUREMENT.

ii. Pelawaan tender tempatan juga boleh diiklankan

dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian

utama Bahasa Melayu.

iii. Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas,

ringkas dan tidak mendatangkan apa-apa keraguan

atau pembaziran.

iv. Kandungan iklan tender hendaklah menyatakan

perkara-perkara berikut:

- Nama Universiti;

- Tajuk tender yang diiklankan;

- Jenis tender, sama ada terbuka dan/atau khas

Bumiputera;


103

- Syarat-syarat kelayakan petender:

bagi tender bekalan dan/atau perkhidmatan

berdaftar dengan Kementerian Kewangan di

bawah kod bidang dan sub-bidang yang

berkenaan; atau

bagi tender kerja - berdaftar dengan CIDB dan

mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor

(PPK) dan Sijil Perolehan Kerja Kerajaan

(SPKK) dalam gred, kategori dan

pengkhususan yang berkenaan;

- Tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual;

- Tempat, tarikh dan masa bagi taklimat/lawatan

tapak/premis (jika berkenaan). Jika syarat sesuatu

urusan tender mewajibkan kehadiran untuk

lawatan tapak atau sesi taklimat, maka hanya

penama di dalam Perakuan Pendaftaran Kontrak

(PPK), Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK),

PUKONSA, UPKJ atau bagi pembekal yang

berdaftar dengan Kementerian Kewangan hanya

penama di Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat sahaja

yang boleh menghadiri lawatan tapak atau sesi

taklimat tender dan tidak boleh mewakilkan

pegawai selain daripada penama dalam PPK,

SPKK, PUKONSA, UPKJ atau Sijil Akuan

Pendaftaran Syarikat, Kementerian Kewangan;

- Harga, cara bayaran dan jawatan penerima

bayaran dokumen tender; dan

- Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan

ditutup.


104

v. Bagi mengurangkan kos pengiklanan, sekiranya

mempunyai banyak tender, kesemua tender boleh

dirangkum di dalam satu kenyataan tender sahaja.

vi. Masa yang cukup hendaklah diberi bagi membolehkan

petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan

bagi sesuatu tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender

ditutup hendaklah sekurang-kurangnya dua puluh satu

(21) hari dari tarikh iklan atau tarikh dokumen tender

mula dijual atau tarikh taklimat/lawatan tapak/premis

yang mana terkemudian. Tender hendaklah diiklankan

dalam portal MyPROCUREMENT sekurang-kurangnya

dua puluh satu (21) hari sehingga tarikh tamat.

vii. Jam 12.00 tengah hari pada hari pelawaan tender

ditutup (hari bekerja) adalah waktu terakhir untuk

menerima tawaran tender. Tawaran tender yang lewat

diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak

boleh dipertimbangkan.

viii. Sesalinan kenyataan tender yang diiklankan perlu

dimasukkan ke dalam laman web Universiti.

ix. Bagi tawaran tender kerja untuk projek

kerja/pembinaan Kerajaan, maklumat iklan tender

kerja hendaklah dimasukkan secara ‘online’ ke dalam

laman web CIDB. Iklan tersebut boleh dimasukkan

secara percuma melalui laman web khas CIDB iaitu di

alamat www.tender.gov.my. Panduan untuk

memasukkan iklan tender kerja secara online tersebut

turut boleh diperolehi daripada alamat tersebut.

b. Pengiklanan Tender Antarabangsa

i. Semua pelawaan tender antarabangsa hendaklah

diiklankan dalam portal MyPROCUREMENT.


105

ii. Pengiklanan tender antarabangsa boleh dibuat dalam

sekurang-kurangnya dua (2) akhbar harian utama, iaitu

satu (1) Bahasa Melayu dan satu (1) Bahasa Inggeris.

iii. Tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya

lima puluh enam (56) hari dari tarikh dokumen tender

mula diiklan atau dijual atau tarikh taklimat/lawatan

tapak/premis yang mana terkemudian.

iv. Tawaran tender kerja antarabangsa hendaklah juga

mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam

Pengiklanan Tender Tempatan yang mana berkenaan.

4.10.7.6 Anggaran Harga Jabatan

a. PTj hendaklah menyediakan Anggaran Harga Jabatan bagi

setiap tender dan memasukkannya ke dalam peti tawaran

sebelum tarikh tutup tender.

b. Bagi perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang sukar ditentukan

Anggaran Harga Jabatan, PTj boleh memasukkan harga

pembelian lampau perolehan berkenaan.

4.10.7.7 Bantahan Ke Atas Spesifikasi Tender Yang Menjurus Kepada Sesuatu

Jenama

a. Bantahan oleh Petender

i. Suatu peruntukan hendaklah dimasukkan dalam

dokumen tender yang membolehkan petender

membuat bantahan secara bertulis kepada Universiti

dan disalinkan kepada Perbendaharaan sekiranya ia

mendapati spesifikasi tender menjurus kepada

sesuatu jenama. Bantahan tersebut berserta bukti-

bukti yang kukuh hendaklah dikemukakan kepada

Universiti dalam tempoh seperti berikut:

- Empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender

mula dijual bagi tender tempatan; dan


106

- Dua puluh lapan (28) hari dari tarikh dokumen

tender mula dijual bagi tender antarabangsa.

ii. Bantahan yang diterima selepas tempoh tersebut tidak

akan dipertimbangkan.

b. Penubuhan Jawatankuasa untuk Menimbangkan Bantahan

i. Apabila terdapat bantahan dari petender, satu

jawatankuasa hendaklah ditubuhkan untuk

menimbang serta memutuskan bantahan yang dibuat

oleh petender. Jawatankuasa ini hendaklah

dipengerusikan oleh wakil Universiti dengan dua (2)

orang ahli lain yang terdiri daripada wakil

Perbendaharaan dan seorang pegawai dari agensi lain

yang berpengetahuan dan berpengalaman dalam

bidang tersebut.

ii. Sekiranya bantahan didapati berasas, tender tersebut

hendaklah dibatalkan dan ditender semula mengikut

spesifikasi yang telah disemak semula.

4.10.7.8 Pembukaan Tender di Hadapan Awam

a. Semua tawaran tender bekalan/perkhidmatan yang

dianggarkan bernilai melebihi RM30juta dan tender kerja yang

bernilai melebihi RM50juta hendaklah dibuka di hadapan

awam.

b. Pembukaan tender di hadapan awam bermaksud pembukaan

tender di kalangan petender yang membeli dan

mengembalikan dokumen tender sahaja.

4.10.7.9 Merahsiakan Maklumat Dan Kedudukan Sesuatu Tender

a. Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai Sulit

Semua maklumat berkenaan sesuatu tender termasuk

dokumen tender, tawaran tender dan penilaian tender

hendaklah diklasifikasikan sebagai SULIT dan tidak boleh

disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat


107

dengan pengurusan tender sebelum keputusan muktamad

dibuat.

b. Merahsiakan Maklumat Tender

Ketua PTj adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan

tentang keperluan merahsiakan maklumat dan kedudukan

sesuatu tender kepada pegawai yang berkenaan di bawah

arahan pentadbirannya. Rujukan hendaklah dibuat kepada

peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta

Pencegahan Rasuah 1997 (Akta 575). Mana-mana pegawai

awam yang didapati membocorkan rahsia berkenaan sesuatu

tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam

Akta-akta tersebut dan tindakan yang sewajarnya hendaklah

diambil terhadap pegawai awam yang terlibat.

4.10.7.10 Peruntukan Melarang Pengiklanan dan Publisiti

Peruntukan berkenaan larangan pengiklanan dan publisiti hendaklah

dimasukkan dalam syarat pelawaan tender dan dokumen kontrak.

Contoh peruntukan tersebut adalah seperti berikut:

“IKLAN & PUBLISITI

Tiada maklumat berkenaan kontrak boleh disiarkan dalam sebarang

akhbar, majalah atau alat pengiklanan/media massa melainkan jika

pengiklanan itu telah pun dihantar kepada dan diluluskan oleh

Universiti terlebih dahulu.”

4.10.7.11 Penjelasan Lanjut Berkenaan Dengan Tender

Kebenaran bertulis hendaklah diperolehi daripada Pengerusi Lembaga

Perolehan Universiti sekiranya Jawatankuasa Penilaian memerlukan

penjelasan lanjut daripada petender semasa proses penilaian tender.

Walau bagaimanapun, sebarang perundingan tidak dibenarkan.

Penjelasan tersebut hendaklah diuruskan oleh Urus Setia Perolehan

secara bertulis.


108

4.10.7.12 Larangan Mengubah Maklumat Dokumen Petender

a. Semua pihak yang terlibat dalam sesuatu urusan tender

termasuk mempertimbangkan sesuatu tender dilarang

mengubah apa-apa maklumat yang dikemukakan pretender di

dalam dokumen tender termasuk harga, pengalaman petender

dan sebagainya.

b. Sekiranya terdapat kesilapan pengiraan oleh petender dan

berlaku perbezaan harga di antara harga di dalam Bill Of

Quantities (BQ) dan Borang Tender yang telah ditandatangani,

maka harga di dalam Borang Tender hendaklah diguna pakai

dalam mempertimbangkan sesuatu perolehan.

4.10.7.13 Penilaian Tender

a. Asas Penilaian Tender

Asas-asas penilaian tender oleh Jawatankuasa termasuklah

perkara-perkara berikut:

i. Memastikan petender memenuhi kesemua syarat yang

dinyatakan dalam dokumen tender.

ii. Menilai kemampuan teknikal pretender seperti

kakitangan profesional dan teknikal, pengalaman kerja,

rekod prestasi, projek yang sedang

dilaksanakan/dalam tangan dan loji (disewa atau milik

sendiri).

iii. Menilai kemampuan kewangan petender dari segi

modal pusingan, nett worth, kemudahan kredit, nilai

baki kerja dalam tangan yang belum siap dan

sebagainya.

iv. Menganalisis harga tender dengan mengambil kira

tempoh siap/penghantaran yang ditawarkan

berdasarkan tawaran yang paling menguntungkan

Kerajaan.


109

v. Memastikan kontraktor Gred G7 mengemukakan

laporan kewangan syarikat yang telah diaudit bagi tiga

(3) tahun berturut-turut sebagai salah satu dokumen

wajib yang perlu dikemukakan.

vi. Memastikan kontraktor mengemukakan perkara-

perkara berikut:

- senarai kontrak kerja semasa (kerja dalam tangan);

- laporan penyeliaan projek atas prestasi kerja

semasa; dan

- Laporan Jurutera projek atas prestasi kerja.

b. Garis Panduan Penilaian Tender

Garis Panduan Penilaian Tender adalah seperti sebagaimana

garis panduan yang berkuat kuasa termasuk perubahan yang

dikeluarkan dari semasa ke semasa.

4.10.7.14 Perakuan Tender

Perakuan Kepada Lembaga Perolehan Universiti

a. Ketua PTj hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga

Perolehan Universiti berdasarkan kepada Laporan Penilaian

Tender. Perakuan tersebut hendaklah berdasarkan tawaran

yang terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan PTj

dan hendaklah mengambil kira prinsip-prinsip perolehan dan

dasar-dasar semasa Kerajaan. Perakuan tersebut juga

hendaklah menyatakan dengan khusus tawaran petender yang

dicadangkan untuk dipertimbangkan.

b. Urus Setia Perolehan hendaklah menyediakan Kertas Taklimat

Tender untuk pertimbangan Lembaga Perolehan Universiti.


110

4.10.7.15 Pertimbangan Dan Keputusan Lembaga Perolehan Universiti Tatacara

Pertimbangan Tender

a. Penjelasan dan panduan berkenaan pelantikan, keahlian, pihak

berkuasa dan had nilai setuju terima Lembaga Perolehan

Universiti hendaklah mengikut AP dan peraturan yang

berkaitan.

b. Urus Setia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah

merekodkan segala keputusan penting seperti nombor tender,

tarikh keputusan tender, nama/kod petender yang berjaya,

harga tawaran, tempoh siap, sebab-sebab

penerimaan/penolakan dan sebagainya.

c. Urus Setia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah

mendapatkan tandatangan Ahli Lembaga Perolehan Universiti

sebaik sahaja keputusan tender telah dibuat.

d. Keputusan muktamad Lembaga Perolehan Universiti

hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Universiti dengan

menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan

tempoh siap secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima

dikeluarkan, ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan di

dalam laman web Universiti.

e. Pengumuman keputusan muktamad tersebut di papan

kenyataan Universiti dan di laman web Universiti hendaklah

dinyatakan di dalam dokumen tender untuk memudahkan

kontraktor membuat rujukan.

f. Sekiranya sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada

Perbendaharaan untuk keputusan, rujukan tersebut hendaklah

sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh tujuh (7) hari

selepas keputusan Lembaga Perolehan Universiti.


111

4.10.8 TENDER TERBUKA PRA-KELAYAKAN

Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan

atau sesuatu kontrak melebihi RM500,000 hendaklah dilaksanakan secara tender

terbuka. Walau bagaimanapun, bagi tender yang memerlukan tapisan awal dengan

kriteria tertentu atau memerlukan keperluan khusus atau kepakaran seperti

pembinaan hospital, pembangunan sistem, perolehan peralatan kompleks boleh di

pelawa secara tender terbuka pra-kelayakan. Selain itu, sekiranya PTj

berpandangan perolehan tersebut memerlukan pra-penilaian awal untuk

mendapatkan syarikat/pembekal/kontraktor yang benar-benar kompeten dan

berwibawa, maka PTj boleh melaksanakan perolehan secara tender terbuka pra-

kelayakan.

Secara amnya, pelaksanaan tender terbuka pra-kelayakan hendaklah mematuhi

tatacara dan peraturan tender terbuka di samping tiga (3) tambahan peringkat

seperti berikut:

4.10.8.1 Peringkat Penetapan Kriteria Pra-Kelayakan

a. PTj hendaklah menetapkan sekurang-kurangnya tiga (3)

kriteria pra-kelayakan khusus seperti berikut:

i. Keupayaan kewangan (contoh: net worth atau modal

pusingan atau modal mudah cair.

ii. Pengalaman syarikat dalam melaksanakan perolehan

yang serupa.

iii. Syarikat mempunyai prestasi kerja/perkhidmatan/

pembekalan yang memuaskan dalam tempoh lima (5)

tahun terkini.

iv. Lain-lain kriteria yang sesuai.

b. Kriteria pra-kelayakan ini hendaklah terlebih dahulu dibawa

untuk pertimbangan Lembaga Perolehan Universiti.


112

4.10.8.2 Peringkat 1 (Pra-Kelayakan)

a. Pelawaan tender terbuka prakelayakan hendaklah dibuat di

kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam kod bidang yang ditetapkan bagi perolehan

bekalan dan perkhidmatan atau berdaftar dengan Lembaga

Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan

mempunyai Sijil Pendaftaran Kontraktor Kerja (SPKK) atau

mempunyai Sijil Pusat Pendaftaran Kontraktor-Kontraktor

Kerja, Bekalan dan Perkhidmatan Negeri Sabah (PUKONSA)

atau Sijil Unit Pendaftaran Kontraktor dan Juruperunding

Sarawak (UPKJ) dalam gred, kelas, kategori dan pengkhususan

yang ditetapkan mengikut nilai tender bagi perolehan kerja.

b. Tender hendaklah diiklankan dalam Portal MyPROCUREMENT

sekurang-kurangnya dua puluh satu (21) hari sehingga tarikh

tamat iklan.

c. Tender hendaklah diiklankan dalam Laman web Universiti

sekurang-kurangnya dua puluh satu (21) hari sehingga tarikh

tamat iklan.

d. Penilaian pra-kelayakan hendaklah dilaksanakan oleh

jawatankuasa penilaian yang dilantik bagi menilai syarikat

yang menyertai tender terbuka pra-kelayakan untuk

pertimbangan Lembaga Perolehan Universiti.

e. Lembaga Perolehan Universiti memutuskan senarai nama

syarikat yang melepasi dan lulus semua kriteria prakelayakan

untuk pelawaan ke peringkat kedua.

4.10.8.3 Peringkat 2

a. Pelawaan di peringkat ini hendaklah dibuat di kalangan semua

syarikat yang telah melepasi penilaian peringkat 1 (Pra-

Kelayakan) beserta tender dokumen dan telah diputuskan oleh

Lembaga Perolehan Universiti. Pelawaan ini tidak perlu


113

diiklankan dan syarikat hendaklah dipelawa melalui surat

pelawaan.

b. Tempoh pelawaan hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari

berturut-turut dari tarikh surat pelawaan sehingga tarikh tender

ditutup. PTj hendaklah memastikan syarikat yang dipelawa

mempunyai masa yang mencukupi untuk mengisi tender

dokumen dan seterusnya mengemukakan tawaran sebelum

tarikh tutup.

c. PTj hendaklah membuat penilaian teknikal dan penilaian

kewangan.

d. Tender Terbuka Pra-Kelayakan bagi perolehan bekalan/

perkhidmatan/kerja hendaklah diputuskan oleh Lembaga

Perolehan Universiti tertakluk kepada had kuasa Pihak

Berkuasa Melulus yang ditetapkan.

4.10.9 HAD NILAI, KUASA DAN TANGGUNGJAWAB LEMBAGA PEROLEHAN UNIVERSITI

4.10.9.1 Pertimbangan Tender

Semua perolehan secara tender hendaklah dipertimbangkan dalam

mesyuarat Lembaga Perolehan Universiti.

4.10.9.2 Pelantikan Ahli Lembaga Perolehan

a. Penubuhan Lembaga Perolehan Universiti hendaklah

berdasarkan undang-undang tubuh Universiti. Dalam keadaan

tertentu, Kementerian Kewangan boleh menubuhkan Lembaga

Perolehan khusus bagi pelaksanaan projek-projek yang diberi

peruntukan khas dari semasa ke semasa.

b. Lembaga Perolehan selaku Pihak Berkuasa Melulus yang akan

mempertimbang dan menyetuju terima tender sehingga had

nilai ditetapkan.


114

c. Hanya ahli yang diwartakan berserta Urus Setia mesyuarat

sahaja dibenarkan berada dalam bilik mesyuarat semasa

keputusan dibuat.

d. Kuorum bagi mesyuarat Lembaga Perolehan hendaklah tidak

kurang daripada tiga (3) orang termasuk Pengerusi.

e. Keahlian Lembaga Perolehan Universiti hendaklah diwartakan

dalam Warta Kerajaan Persekutuan.

f. Pewartaan semua Lembaga Perolehan Universiti diuruskan

oleh Kementerian Pendidikan Malaysia secara berkelompok

melalui satu (1) warta sahaja dan dikemukakan sesalinan

warta tersebut kepada Kementerian Kewangan untuk tujuan

rekod.

g. Had nilai dan kuasa Lembaga Perolehan Universiti untuk

mempertimbang dan menyetuju terima tender adalah

ditetapkan seperti berikut:

TENDER HAD NILAI

Kerja/Bekalan/Perkhidmatan Sehingga RM100juta

h. Lembaga Perolehan Universiti hanya boleh mempertimbang

dan menyetuju terima tender dengan syarat keputusan yang

dibuat adalah sebulat suara dan tidak melebihi had nilai dan

kuasa yang ditetapkan. Keputusan yang tidak sebulat suara

dan/atau melebihi had nilai dan kuasa Lembaga Perolehan

Universiti hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan

untuk keputusan muktamad.

i. Keputusan Lembaga Pengarah Universiti yang tidak selaras

dengan keputusan Lembaga Perolehan Universiti hendaklah

dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan

muktamad.

j. Dalam keadaan di mana Surat Setuju Terima (SST) telah

dikeluarkan kepada petender yang berjaya dipilih dan petender


115

berkenaan menolak tawaran atau tidak mengembalikan SST

dalam tempoh yang ditetapkan, maka perkara ini hendaklah

dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Universiti untuk

memilih petender lain dalam tempoh sah laku tender.

4.10.9.3 Keutamaan Kepada Pembuat/Pembekal Tempatan

a. Lembaga Perolehan Universiti hendaklah memastikan dasar

dan peraturan mengenai perolehan bahan/barangan/

perkhidmatan tempatan dipatuhi dan mengambil kira perkara

tersebut semasa mempertimbangkan sesuatu tender.

b. Pembuat/Pembekal tempatan dimaksudkan seperti berikut:

i. Perolehan Bekalan

- Pembuat

Sekiranya terdapat pembuat tempatan (local

manufacturer), tender hendaklah dipelawa di

kalangan pembuat tempatan yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang

berkaitan. Syarikat pembekal hanya boleh dipelawa

sekiranya tidak terdapat pembuat tempatan.

Pembuat tempatan dan syarikat pembekal tidak

boleh dipelawa bersekali.

- Pembekal/Agen

Sekiranya tidak terdapat pembuat tempatan yang

ingin menyertai tender atau sanggup membekal

terus kepada Universiti, Universiti hendaklah

mempelawa syarikat pembekal/agen yang

berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam

kod bidang berkaitan.

- Barangan Import

Universiti hendaklah memastikan kelulusan Naib

Canselor telah diperolehi terlebih dahulu sebelum

perolehan barangan import bernilai melebihi


116

RM50,000 dilaksanakan. Naib Canselor adalah

bertanggungjawab untuk membuat semakan

status barangan tempatan/import sebelum

perolehan barangan import bernilai melebihi

RM50,000 dilaksanakan. Semakan status

barangan tempatan/import hendaklah dibuat

secara merujuk terus kepada portal agensi yang

disenaraikan oleh Kementerian Perdagangan

Antarabangsa dan Industri (MITI); dan melalui

kaedah/mekanisme lain sebagaimana yang

diperkenalkan dan ditetapkan oleh MITI dari

semasa ke semasa.

ii. Perolehan Perkhidmatan

Pelawaan hendaklah dibuat kepada syarikat pembekal

perkhidmatan yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam kod bidang berkaitan.

4.10.9.4 Tanggungjawab Ketua PTj Dan Urus Setia Tender

a. Ketua PTj adalah bertanggungjawab memastikan semua

urusan perolehan dilaksanakan mengikut peraturan dan dasar

perolehan Universiti yang berkuat kuasa.

b. Urus Setia Tender yang menguruskan tender hendaklah

menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk pertimbangan

Lembaga Perolehan Universiti. Urus Setia Tender adalah

bertanggungjawab memberi nasihat mengenai peraturan

perolehan kepada Lembaga Perolehan Universiti.

c. Ketua PTj hendaklah memastikan bahawa peruntukan bagi

sesuatu perolehan yang akan dibawa untuk pertimbangan dan

keputusan Lembaga Perolehan telah diluluskan dan adalah

mencukupi.

d. Pejabat Bendahari adalah bertanggungjawab menyelenggara

satu daftar berkaitan dengan semua tender yang dilaksanakan.


117

4.10.10 GARIS PANDUAN TUGASAN KE LUAR NEGARA BERKAITAN PEROLEHAN

UNIVERSITI

Perbendaharaan telah menetapkan garis panduan tugasan ke luar Negara

berkaitan perolehan Kerajaan untuk dipatuhi oleh Universiti.

4.10.10.1 Jenis Tugasan

Jenis tugasan ke luar negara dikategorikan kepada dua (2) seperti

berikut:

a. Tugasan sebelum pelawaan tender adalah tugasan yang

dibuat sebelum Universiti membuat pelawaan sesuatu tender;

dan

b. Tugasan selepas pelawaan tender adalah tugasan yang

dilaksanakan selepas pelawaan sesuatu tender.

4.10.10.2 Kuasa Melulus

a. Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia diberi

kuasa untuk meluluskan semua permohonan tugasan sebelum

pelawaan tender ke luar negara, manakala permohonan

kelulusan tugasan selepas pelawaan tender hendaklah

dikemukakan ke Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian

Kewangan.

b. Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia

dikehendaki memastikan kuasa yang diberikan untuk

meluluskan tugasan sebelum pelawaan tender ini tidak

disalahgunakan dengan memastikan tugasan dan bilangan

pegawai yang benar-benar perlu sahaja dibenarkan. Pegawai

Pengawal juga hendaklah memastikan tiada tugasan berkaitan

perolehan yang berulang-ulang dibuat bagi perolehan yang

sama.

c. Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia hendaklah

memastikan bahawa sebarang tugasan ke luar negara


118

berkaitan perolehan Universiti tidak dibiayai oleh syarikat

swasta. Syarikat yang menawarkan pembiayaaan untuk

sebarang tugasan ke luar negara berkaitan perolehan Kerajaan

boleh disenarai hitamkan.

4.10.10.3 Garis panduan Tugasan Ke Luar Negara Berkaitan Perolehan Universiti

Garis panduan dan borang permohonan untuk tugasan ke luar negara

berkaitan perolehan Universiti yang perlu dikemukakan kepada

Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan adalah seperti

Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa.

4.10.11 PELAKSANAKAN PROJEK-PROJEK KECIL SECARA GOTONG ROYONG

Gotong royong adalah satu konsep kerja beramai-ramai secara bermuafakat untuk

menyempurnakan sesuatu kerja tanpa mengharapkan keuntungan kewangan.

Kerja-kerja secara bergotong royong bertujuan mewujudkan semangat kerjasama

di kalangan anggota masyarakat di samping mengeratkan hubungan antara

Kerajaan dengan rakyat.

4.10.11.1 Kriteria Penentuan Projek Kecil Secara Gotong Royong

Kriteria bagi menentukan projek-projek kecil yang boleh dilaksanakan

secara gotong royong adalah seperti berikut:

a. Had maksimum kewangan sebanyak RM100,000 dan

disediakan secara pemberian terus kepada pihak yang

menerajui projek gotong royong;

b. Projek kecil yang tidak memerlukan kepakaran khusus seperti

mekanikal dan elektrikal. Namun sekiranya perlu, kerja-kerja

seperti elektrikal dan mekanikal tersebut hendaklah

dilaksanakan oleh syarikat yang berdaftar dalam bidang yang

berkenaan;

c. Boleh dilaksanakan sendiri oleh Pihak Peneraju Projek yang

terdiri daripada Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan


119

Kampung (JKKK) atau Jawatankuasa Kemajuan Mukim

Badan/Pertubuhan/Persatuan lain yang melibatkan

masyarakat setempat atau Badan-badan Bukan Kerajaan

(NGO) dengan diawasi oleh Pegawai Penyelia;

d. Mestilah bebas daripada semua halangan (free from

encumbrances) seperti pemilikan tapak projek dan sebagainya;

e. Melibatkan tenaga penduduk tempatan dan bercorak

kemasyarakatan seperti kerja-kerja pembinaan, pembersihan

atau lain-lain kerja bercorak fizikal termasuk rumah untuk

program bantuan rumah skim pembangunan kesejahteraan

rakyat atau program perumahan rakyat termiskin; dan

f. Tempoh pelaksanaan tidak melebihi 14 hari kerja berturut-turut

atau 14 hari dalam tempoh maksimum 3 bulan.

g. Sebarang pelanjutan tempoh perlu mendapat kelulusan Naib

Canselor.

4.10.11.2 Syarat Pelaksanaan Projek Kecil Secara Gotong Royong

Pelaksanaan projek-projek kecil secara gotong royong hendaklah

tertakluk kepada syarat dan peraturan seperti berikut:

a. Senarai projek yang akan dilaksanakan secara gotong royong

hendaklah dikenal pasti terlebih dahulu dan dipersetujui oleh

Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia atau

Lembaga Pengarah Universiti sekiranya melibatkan

peruntukan Dana Dalaman;

b. Naib Canselor hendaklah melantik Pegawai Penyelia yang

bertanggungjawab memastikan hal-hal kewangan diuruskan

dengan betul dan telus, menyelia pelaksanaan projek dan

bertanggungjawab mengesahkan projek berkenaan siap;

c. Pihak Peneraju Projek bertanggungjawab memastikan

keselamatan bahan-bahan dan peralatan projek sepanjang

tempoh pelaksanaan; dan


120

d. Mana berkenaan/perlu, Pegawai Penyelia bolehlah mendapat

kerjasama Jabatan Teknik seperti Jabatan Kerja Raya dan

Jabatan Pengairan dan Saliran bagi pelaksanaan projek

tersebut.

4.10.11.3 Kawalan Dan Pengurusan

Dalam mengendalikan projek kecil secara gotong royong, tatacara

kewangan seperti berikut hendaklah dipatuhi sepenuhnya:

a. Pihak Peneraju Projek hendaklah membuka/mempunyai satu

akaun di bank tempatan;

b. Sumbangan kewangan daripada swasta dan dermawan/orang

perseorangan boleh juga diterima oleh Pihak Peneraju Projek

dengan syarat resit dikeluarkan dan dimasukkan ke dalam

akaun gotong royong berkenaan; dan

c. Satu penyata kewangan berasingan hendaklah disediakan dan

disimpan oleh Pihak Peneraju Projek bagi setiap projek dan

boleh diperiksa oleh mana-mana pihak pada bila-bila masa.

4.10.11.4 Elaun Sagu Hati Kepada Peserta Gotong Royong

Bayaran bagi urusan gotong royong seperti elaun sagu hati dan makan

minum peserta adalah dihadkan sehingga 20% daripada peruntukan

pemberian Kerajaan. Jumlah bayaran sagu hati kepada peserta

hendaklah mengikut kemahiran dan tahap penglibatan peserta yang

ditetapkan oleh Pihak Peneraju Projek.

4.10.11.5 Laporan Pelaksanaan Projek

Penyelia Projek dikehendaki mengemukakan laporan pelaksanaan

projek gotong royong secara berkala bagi setiap separuh tahun

pertama dan kedua kepada Naib Canselor.


121

4.10.12 TATACARA PEMBELIAN TANAH DARIPADA ORANG PERSEORANGAN, SYARIKAT

DAN PERBADANAN

Tatacara Pembelian Tanah Daripada Orang Perseorangan, Syarikat Dan

Perbadanan adalah sebagaimana Tatacara dan Peraturan yang berkuat kuasa.

4.10.13 TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN PENGENDALIAN KURSUS DAN

LATIHAN

4.10.13.1 Perkhidmatan pengendalian kursus dan latihan adalah perkhidmatan

bukan perunding. Oleh itu, perolehan perkhidmatan pengendalian

kursus dan latihan hendaklah diuruskan mengikut tatacara perolehan

semasa iaitu secara pembelian terus/sebut harga/tender mengikut

nilai perolehan yang berkenaan. Bayaran kepada

pensyarah/penceramah atau syarikat yang mengendalikan

kursus/latihan/seminar/bengkel tidak boleh menggunakan kadar

bayaran perunding kerana khidmat yang diberikan tidak melibatkan

kerja-kerja perunding yang sebenarnya.

4.10.13.2 Bagi maksud perolehan di atas, Ketua PTj hendaklah memastikan

syarat-syarat berikut dipatuhi sepenuhnya:

a. Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;

b. Memberi keutamaan kepada kepakaran yang sedia ada di

kalangan anggota perkhidmatan awam/agensi Kerajaan dan

institusi yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai kepakaran

khusus untuk memberi syarahan/ceramah atau

mengendalikan kursus/ latihan yang diperlukan;

c. Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau

pengendalian kursus/latihan hendaklah menyatakan dengan

jelas skop perkhidmatan, bidang kepakaran/

kelayakan/pengalaman penceramah, jumlah masa syarahan,


122

bilangan peserta dan sebagainya supaya harga yang

ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian;

d. Memastikan harga dan perkhidmatan yang ditawarkan adalah

munasabah, paling menguntungkan, berkualiti dan sesuai

dengan keperluan perkhidmatan awam;

e. Perolehan perkhidmatan pengendalian kursus/latihan secara

pakej hendaklah dibuat daripada firma yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan;

f. Kontrak perkhidmatan hendaklah ditandatangani sekiranya

khidmat penceramah atau pengendalian kursus/latihan/

seminar/bengkel tidak dibuat secara oneoff sebaliknya secara

bersiri bagi jangka masa yang tertentu;

g. Kadar bayaran kepada pensyarah/penceramah hendaklah

berasaskan kelayakan akademik seperti berikut:

KADAR ASAS MENGIKUT KELAYAKAN AKADEMIK (KADAR SEJAM)

Diploma/Sijil Sarjana Muda

Sarjana Ph.D

RM100 RM200 RM300 RM400

h. Bagi pensyarah/penceramah tertentu yang mempunyai

pengalaman atau kepakaran khusus sama ada dari dalam atau

luar negara, bayaran elaun ex-gratia tambahan tidak melebihi

20% daripada kadar di atas boleh diluluskan oleh

jawatankuasa/panel yang bertanggungjawab ke atas hal-hal

latihan di Universiti;

i. Tuntutan kos imbuhan balik bagi bahan/peralatan serta

tuntutan perjalanan, penginapan dan lain-lain hendaklah

berpatutan dan dibayar mengikut kadar yang ditetapkan

sekiranya perolehan tidak dibuat secara pakej;

j. Perolehan bagi kemudahan penginapan dan penyediaan

makanan peserta kursus/latihan hendaklah dibuat mengikut

kadar kelayakan yang berkuat kuasa.


123

4.10.14 TATACARA PEROLEHAN DAN PENGURUSAN PROJEK SECARA REKA DAN BINA

4.10.14.1 Penentuan Pelaksanaan Projek Secara Reka Dan Bina

a. Semua projek Kerajaan hendaklah dilaksanakan secara

konvensional. Walau bagaimanapun, Universiti boleh

melaksanakan projek kerja secara Reka dan Bina tertakluk

kepada pertimbangan dan kelulusan Naib Canselor atau Ketua

Jabatan bagi Jabatan Teknik. Asas penentuan bagi projek-

projek yang hendak dilaksanakan secara Reka dan Bina

ditetapkan seperti berikut:

- Skop kerja yang kompleks dan melibatkan kepakaran

khusus, yang mana kepakaran tersebut tidak terdapat

dalam Universiti atau Jabatan Teknik. Contohnya projek

yang memerlukan kepakaran atau teknologi tinggi dalam

pembinaan seperti Pusat Angkasa Negara;

- Reka bentuk bangunan/struktur ditentukan oleh system

kelengkapan, perkhidmatan atau peralatan yang akan

ditempatkan. Contohnya projek hangar bagi pesawat

penggempur dan bunker bagi misil/peluru; atau

- Projek-projek khas yang perlu disiapkan dalam masa yang

singkat bagi menepati jadual yang telah ditetapkan atau

demi kepentingan dan keselamatan Negara yang bukan

berpunca daripada kelemahan perancangan Universiti.

Contohnya pembinaan Stesen Pusat Penggera Tsunami.

b. Projek-projek yang mana telah terdapat reka bentuk atau lukisan

piawai adalah tidak dibenarkan untuk dilaksanakan secara Reka

dan Bina.

4.10.14.2 Kaedah Perolehan

Projek secara Reka dan Bina boleh dilaksanakan mengikut kaedah

perolehan seperti berikut:


124

a. Tender Terbuka

Projek Reka dan Bina hendaklah dilaksanakan secara tender

terbuka melalui proses pra-kelayakan bagi memastikan hanya

kontraktor yang berkelayakan dan berkeupayaan sahaja

dipelawa menyertai tender.

b. Tender Terhad

Tender terhad hanya dibenarkan untuk projek-projek khas yang

perlu disiapkan dalam masa yang singkat bagi menepati jadual

yang telah ditetapkan atau demi kepentingan dan keselamatan

Negara seperti di atas.

4.10.14.3 Garis Panduan Perolehan Dan Pengurusan Projek Secara Reka Dan

Bina

PTj hendaklah merujuk Garis Panduan Perolehan Dan Pengurusan

Projek Secara Reka Dan Bina sebagaimana Pekeliling Perbendaharan

yang berkuat kuasa dalam melaksanakan projek secara Reka dan Bina.

4.10.14.4 Syarat-Syarat Am

a. Dalam melaksanakan projek secara Reka dan Bina, PTj

dikehendaki mematuhi syarat-syarat am seperti berikut:

i. PTj yang melaksanakan projek pembangunan

hendaklah mematuhi dasar dan peraturan perolehan

Kerajaan yang berkuat kuasa termasuk peraturan

berkaitan Industrialised Building System (IBS);

ii. Tapak adalah bebas daripada sebarang halangan; dan

iii. Kelulusan Jawatankuasa Standard dan Kos di Unit

Perancang Ekonomi hendaklah diperolehi sebelum

tender dipanggil selaras dengan Surat Pekeliling Am

yang berkaitan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana

Menteri dari semasa ke semasa.

b. hendaklah memastikan semua kehendak pelanggan/pengguna

telah diambil kira dalam penyediaan Kehendak Kerajaan


125

(Government’s Requirements) bagi mengelakkan berlakunya

perubahan dalam skop kerja semasa pembinaan.

4.10.15 GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PEROLEHAN INFORMATION

TELECOMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT) UNIVERSITI

4.10.15.1 Peraturan Semasa Perolehan ICT

Perolehan ICT boleh dibahagikan kepada lima (5) proses utama seperti

berikut:

a. Perancangan Perolehan;

b. Pelaksanaan Perolehan;

c. Proses Penilaian Perolehan;

d. Pemantauan dan Pelaksanaan Projek; dan

e. Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak.

4.10.15.2 Perolehan ICT yang dilaksanakan hendaklah mematuhi peraturan

semasa berkaitan ICT seperti berikut:

a. Kelulusan Teknikal - Dirujuk dan mendapat kelulusan teknikal

daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Universiti,

JPICT Kementerian dan Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT)

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan

Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri (JPM) selaras

dengan Surat Pekeliling Am semasa dan pekeliling MAMPU

yang berkuat kuasa.

b. Keutamaan Perkhidmatan Pakar Dalaman - Mengutamakan

penggunaan kepakaran dalaman sector awam untuk

pembangunan ICT bagi mengurangkan kebergantungan

kepada kepakaran luar.

c. Keutamaan Bahan/Barangan/Perkhidmatan Tempatan –

Mengutamakan produk keluaran syarikat berstatus Multimedia

Super Corridor (MSC) Malaysia dan memastikan perolehan ICT


126

yang diimport hendaklah dilaksanakan selaras dengan

peraturan yang berkuat kuasa.

d. Penglibatan Perunding Asing Sebagai Perunding ICT –

Memastikan semua perolehan ICT yang memerlukan

perkhidmatan perunding asing secara outsourcing hendaklah

mendapat kebenaran MAMPU, Jabatan Perdana Menteri.

e. Pemilikan Kod Sumber (Source Code) Dan/Atau Intellectual

Property Rights (IPR) - Kod sumber dan/atau Intellectual

Property Rights (IPR) bagi pembangunan system aplikasi dan

serahan-serahan lain yang berkaitan hendaklah menjadi Hak

Universiti.

f. Pemindahan Teknologi (Transfer of Technology) -

Pemindahan teknologi dan pengetahuan hendaklah

dilaksanakan dengan sempurna dalam tempoh kontrak bagi

memastikan Pegawai Teknikal Universiti berupaya

menyelenggara perkakasan/perisian/rangkaian/system

aplikasi selepas tamat tempoh jaminan.

g. Akta Rahsia Rasmi Atau Tapisan Keselamatan – Bagi

perolehan yang memerlukan syarikat/perunding mendapat

akses kepada data/ maklumat/premis Kerajaan atau kawasan-

kawasan sensitif/terperingkat, PTj hendaklah melaksanakan

tapisan keselamatan dan memastikan kakitangan syarikat

yang terlibat di dalam projek Kerajaan menandatangani Borang

Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam/Syarikat

Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88].

4.10.15.3 Garis Panduan Pengurusan Perolehan ICT Universiti

Universiti hendaklah merujuk Garis Panduan Pengurusan Perolehan

ICT Kerajaan dalam Pekeliling Perbendaharaan dan hendaklah dibaca

bersekali dengan Surat Pekeliling Am dan Surat Arahan Ketua

Pengarah MAMPU, JPM berkaitan ICT, Arahan Perbendaharaan serta

Pekeliling lain berkaitan perolehan Universiti yang berkuat kuasa.


127

4.11 PENGLIBATAN SYARIKAT ATAU ANAK SYARIKAT DALAM PEROLEHAN UNIVERSITI

4.11.1 Penglibatan syarikat/anak syarikat di dalam perolehan Universiti adalah

dibenarkan tertakluk kepada tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa dan

dipertimbangkan oleh Pihak Berkuasa Melulus yang ditetapkan.

4.11.2 Sekiranya Pengerusi/Ahli Lembaga Pengarah syarikat/anak syarikat Universiti

adalah merupakan pihak-pihak yang akan mempertimbangkan dan meluluskan

perolehan tersebut, mereka yang terlibat perlu mengisytiharkan kepentingannya

dan tidak berada dalam jawatankuasa/lembaga yang akan memutuskan perolehan

tersebut bagi mengelakkan percanggahan kepentingan (conflict of interest).

4.12 PENGECUALIAN PERATURAN PEROLEHAN

4.12.1 Dana Kerajaan Persekutuan

Sebarang pengecualian ke atas peraturan perolehan perlu dikemukakan kepada

Bahagian Perolehan Kerajaan, MOF terlebih dahulu melalui Pejabat Bendahari,

perakuan Lembaga Pengarah dan Kementerian untuk keputusan muktamad.

4.12.2 Dana Dalaman Universiti

Sebarang pengecualian ke atas peraturan perolehan perlu dikemukakan kepada

Lembaga Pengarah Universiti terlebih dahulu melalui Pejabat Bendahari dan

perakuan LP.


128

4.13 RUJUKAN

4.13.1 Pekeliling Perbendaharaan

4.13.1.1 Perolehan Kerajaan (PK)

4.13.1.2 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan Kerajaan (PK 1.1)

4.13.1.3 Kaedah Perolehan Kerajaan (PK 2.1)

4.13.1.4 Pengurusan Wang Awam (WP)

4.13.1.5 Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5)

4.13.2 Arahan Perbendaharaan

4.13.2.1 Bab B – Tatacara Perakaunan

4.13.2.2 Bahagian III – Tatacara Perolehan Bekalan, Perkhidmatan Dan Kerja

4.13.3 Kelulusan Lembaga Pengarah

4.13.3.1 Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Malaysia Kelantan

Bilangan 4/2019 (Kali Ke-51) yang telah bersidang pada 14 November

2019 mengenai kertas kerja mengenai cadangan seperti berikut:

a. Kenggotaan Jawatankuasa Sebut Harga Universiti (JKSU)

b. Keanggotaan Lembaga Perolehan Universiti

c. Menerima Pakai Peraturan Perolehan Badan Berkanun

Persekutuan (WP 7.5)

b. Menerima Pakai Pekeliling Perbendaharaan Mengenai

Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan Kerajaan (PK 7)

Dengan Pindaan

4.13.3.2 Minit Mesyuarat Khas Lembaga Pengarah Universiti Malaysia Kelantan

Bilangan 1/2019 yang telah bersidang pada 10 Februari 2019

mengenai Cadangan Perwakilan Kuasa Menandatangani Kontrak Dan

Dokumen Perolehan Universiti.


129

BAB 5

TATACARA PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN UNIVERSITI

5.1 PENGURUSAN KONTRAK SECARA AM

Pusat Tanggungjawab (PTj) hendaklah memastikan pengurusan dan pentadbiran kontrak

bagi perolehan yang diuruskan secara tender dan secara sebut harga hendaklah diberi

perhatian yang serius. Ini adalah bagi menjaga kepentingan Universiti dan melicinkan urusan

yang berhubung kait dengan pelaksanaan sesuatu perolehan.

5.1.1 Bayaran Pendahuluan Bagi Kontrak Bekalan, Perkhidmatan Dan Kerja

Bayaran Pendahuluan adalah dibenarkan kepada kontraktor tempatan sahaja.

Kemudahan bayaran pendahuluan ini tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak

yang dibuat secara berpusat (Kontrak Kementerian) oleh mana-mana agensi

Kerajaan (Ministerial Central Contract) dan perkhidmatan perunding.

5.1.1.1 Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan

a. Tender

i. Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran

pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai

kontrak atau maksimum RM10juta mengikut mana

yang lebih rendah.

ii. Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan

boleh diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau

maksimum RM5juta mengikut mana yang lebih rendah.

iii. Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan

tersebut, syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi:

- Surat Setuju Terima (SST) telah ditandatangani

dan dikembalikan;

- Bon Pelaksanaan telah dikemukakan;


130

- Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan

dalam SST atau syarat-syarat kontrak telah

dikemukakan; dan

- Jaminan yang sama nilai bagi bayaran

pendahuluan telah dikemukakan.

b. Sebut Harga

i. Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran

pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai

kontrak atau maksimum RM100,000 mengikut mana

yang lebih rendah; dan

ii. Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan

boleh diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau

maksimum RM50,000 mengikut mana yang lebih

rendah.

iii. Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan


- Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000;

- SST telah ditandatangani dan dikembalikan;



dikemukakan;

- Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah

dikemukakan seperti ditetapkan dalam AP200.2

(b). Jaminan hendaklah sama nilainya dengan

bayaran pendahuluan; dan

- Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada

peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu (1)

bulan dari tarikh SST mana berkaitan.


131

5.1.1.2 Kontrak kerja

a. Tender

i. Bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh

diberi sehingga 25% daripada nilai kerja pembina

(builder’s work) atau maksimum RM10juta mengikut

mana yang lebih rendah.

ii. Bagi Sub Kontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan

boleh diberi sehingga 20% daripada nilai kontrak Sub

kontraktor Dinamakan atau maksimum RM5juta

mengikut mana yang lebih rendah.

iii. Jaminan bagi kontraktor utama dan Sub Kontraktor

Dinamakan hendaklah dibuat secara berasingan dan

mengikut nilai yang ditetapkan.

iv. Kontraktor hendaklah mengemukakan permohonan

untuk kemudahan bayaran pendahuluan berserta

jaminan bagi bayaran pendahuluan secepat mungkin

tetapi tidak lewat daripada tiga bulan selepas

penyerahan tapak.

v. Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan


- SST telah ditandatangani dan dikembalikan;

- Bon Pelaksanaan telah dikemukakan;



dikemukakan; dan

- Jaminan yang sama nilai bagi bayaran

pendahuluan telah dikemukakan.

b. Sebut Harga

i. Bagi kontrak kerja, bayaran pendahuluan boleh diberi

sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder's


132

work) atau maksimum RM100,000 mengikut mana

yang lebih rendah.

ii. Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan


- Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000;

- Inden Kerja telah ditandatangani dan dikembalikan;



dikemukakan;

- Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi kerja

hendaklah dikemukakan seperti ditetapkan dalam

AP200.2 (b). Jaminan hendaklah sama nilainya

dengan bayaran pendahuluan;

- Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada

peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu (1)

bulan dari tarikh Inden Kerja mana berkaitan; dan

- Bayaran pendahuluan tidak dibenarkan bagi

perolehan kerja jika tempoh siap kerja tidak

melebihi tiga (3) bulan.

5.1.2 Syarat-Syarat Dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan

5.1.2.1 Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan dalam

bentuk seperti di atas yang tidak boleh batal (irrevocable) dan yang

sama nilainya dengan bayaran pendahuluan.

5.1.2.2 Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas

bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat

bekalan/perkhidmatan yang telah disempurnakan.


133

5.1.2.3 Bagi kontrak kerja, Pegawai Penguasa hendaklah memastikan

potongan bagi bayaran pendahuluan dapat diselesaikan selewat-

lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%.

5.1.2.4 Bagi kontrak bekalan/ perkhidmatan, Pentadbir Kontrak hendaklah

memastikan potongan adalah selesai pada tahap 75%

bekalan/perkhidmatan disempurnakan.

5.1.2.5 Tempoh pembayaran balik Bayaran Pendahuluan ini tidak boleh

melebihi keseluruhan tempoh kontrak.

5.1.3 Bayaran Interim/Kemajuan Bagi Kontrak Kerja

Kontraktor boleh diberi bayaran interim/kemajuan sehingga kerja-kerja siap

dilaksanakan.

5.1.4 Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Bagi Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan

5.1.4.1 Tender

a. Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan

dan perkhidmatan bagi perolehan Persekutuan boleh

diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal

dengan syarat-syarat berikut sahaja:

i. Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa

semasa permohonan perubahan kontrak dan

pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan;

ii. Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak

tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-

syarat lain dalam kontrak;

iii. Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali

sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua

(2) tahun; dan

iv. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi

50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai


134

maksimum RM7.5juta dan dengan syarat jumlah

keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak

melebihi RM25juta; atau

v. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak

melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada

nilai maksimum RM7.5juta dengan syarat jumlah

tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi

RM25juta.

b. Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak

selain dari yang disebutkan di perenggan di atas hendaklah

dirujuk kepada Perbendaharaan atau Lembaga Pengarah

Universiti bagi perolehan menggunakan dana dalaman untuk

kelulusan.

5.1.4.2 Sebut Harga

a. Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan

dan perkhidmatan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang

meluluskan sebut harga asal dengan syarat-syarat berikut:

i. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000;

ii. Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan

tempoh kontrak dipertimbangkan;

iii. Perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak

tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-

syarat lain dalam kontrak;

iv. Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja

dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun;

dan

v. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi

50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai

maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah


135

keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak

melebihi RM750,000 atau

vi. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak

melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada

nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah

tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi

RM750,000.

b. Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak

selain dari yang disebutkan di perenggan di atas hendaklah

dirujuk kepada Perbendaharaan atau Lembaga Pengarah

Universiti bagi perolehan menggunakan Dana Dalaman untuk

kelulusan.

5.1.5 Arahan Perubahan Kerja Dan Pelanjutan Masa Bagi Kontrak Kerja

Definisi dan kriteria Arahan Perubahan Kerja (APK) adalah berdasarkan AP202.1.

5.1.5.1 Tender

a. Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus APK bagi perolehan

secara tender hendaklah berdasarkan AP202.2.

b. Pelanjutan masa bagi perolehan secara tender hendaklah

dipertimbangkan oleh Penguasa Projek/ Pengarah Projek

berdasarkan syarat-syarat kontrak kerja.

5.1.5.2 Sebut Harga

a. Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus APK bagi perolehan

secara sebut harga hendaklah berdasarkan AP202.3.

b. Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada

kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga terlebih dahulu.


136

5.2 BAYARAN TERUS KEPADA SUB KONTRAKTOR SELAIN DARIPADA SUB KONTRAKTOR

DINAMAKAN

Bayaran terus kepada sub kontraktor, selain daripada Sub Kontraktor Dinamakan

(Nominated Sub Contractor - NSC), adalah dibenarkan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

5.2.1 Bayaran kemajuan boleh dibuat terus kepada sub kontraktor sehingga 90%

daripada jumlah nilai kerja sub kontraktor berkenaan;

5.2.2 Baki sebanyak 10% lagi hendaklah dibayar kepada Kontraktor Utama selepas

Certificate Practical Completion (CPC) dikeluarkan dan PTj hendaklah

mempastikan Kontraktor Utama membayar sub kontraktor selepas tamat tempoh

tanggungan kecacatan;

5.2.3 Syarat bayaran terus kepada sub kontraktor hendaklah dimasukkan ke dalam

dokumen tender dan dokumen kontrak;

5.2.4 Sub kontraktor yang berkenaan hendaklah berdaftar dalam gred yang bersesuaian,

bertaraf bumiputera dan kontraktor tempatan yang beroperasi di kawasan/daerah

di mana projek dilaksanakan;

5.2.5 Syarat bayaran terus kepada sub kontraktor hendaklah juga dimasukkan dalam

Surat Setuju Terima (SST) kepada kontraktor yang berjaya dan kontraktor

dikehendaki mengemukakan senarai lengkap sub kontraktornya semasa

mengembalikan SST yang ditandatangani;

5.2.6 Kontraktor utama dikehendaki menandatangani Surat Ikatan Serah Hak (Deed of

Assignment - DOA) dengan sub kontraktor untuk bayaran bagi skop dan nilai kerja

yang dilaksanakan oleh sub kontraktor berkenaan;

5.2.7 PTj hendaklah memastikan tiada penyerahan hak bayaran dibuat oleh kontraktor

utama kepada pihak lain bagi projek selain senarai subkontraktor yang dibekalkan;

5.2.8 Kontraktor utama tidak boleh meminda senarai sub kontraktornya kecuali dengan

mendapat kebenaran bertulis daripada Universiti; dan

5.2.9 Kontrak hendaklah mempunyai klausa indemniti bagi menjaga kepentingan

Universiti.


137

5.3 PEMANSUHAN SYARAT PERUBAHAN HARGA (VARIATION OF PRICE - VOP) DI DALAM

KONTRAK KERJA

5.3.1 Latar belakang

5.3.1.1 Kerajaan memperkenalkan peruntukan khas syarat VOP sebagai

langkah untuk membantu kontraktor menangani kesan kenaikan harga

bahan binaan. Pelaksanaan syarat VOP di dalam kontrak konvensional

adalah mengikut skop kerja seperti berikut:

a. Kerja-kerja Binaan Bangunan berasaskan kepada Indeks Kos

14 Bahan Binaan Bangunan dan Harga Unit Besi;

b. Kerja-kerja Kejuruteraan Awam berasaskan kepada perubahan

Harga Unit bagi 11 bahan binaan; dan

c. Kerja-kerja Mekanikal dan Elektrikal (M&E) berasaskan kepada

Indeks Kos Komponen.

5.3.1.2 Perubahan terhadap Indeks Kos dan Harga Unit bahan binaan adalah

penentu kepada kenaikan ataupun penurunan kepada harga kontrak.

Universiti akan menanggung kos kenaikan harga kontrak apabila

terdapat kenaikan Indeks Kos dan Harga Unit bahan binaan semasa

berbanding dengan Indeks Kos dan Harga Unit bahan binaan asas.

5.3.2 Kuatkuasa Dan Kaedah Pelaksanaan Pemansuhan Syarat VOP Di Dalam Kontrak

Kerja

5.3.2.1 Peruntukan syarat VOP di dalam kontrak kerja adalah dimansuhkan

selaras dengan keputusan Kerajaan bagi semua pelawaan perolehan

kerja mulai 1 April 2015 seperti berikut:

a. Perolehan kerja baru yang terdiri daripada Kerja-Kerja

Bangunan, Kejuruteraan Awam, Mekanikal dan Elektrikal;

b. Perolehan kerja bagi kontrak yang ditamatkan pengambilan

kontraktor; dan


138

c. Perolehan kerja Sub-kontraktor Di Namakan bagi Wang Kos

Prima Kerja Mekanikal dan Elektrikal.

5.3.2.2 Peruntukan Khas Kepada Syarat-Syarat Kontrak berkaitan VOP dengan

ini adalah dibatalkan.

5.3.2.3 Sehubungan itu, dalam tempoh peralihan selama tiga (3) bulan, PTj

hendaklah memaklumkan kepada syarikat berkenaan pemansuhan

peruntukan syarat VOP ini dan syarikat mengambil kira faktor risiko

perubahan harga bahan binaan di dalam tawarannya kepada Universiti.

5.3.2.4 Indeks Kos dan Harga Unit bahan binaan yang dikeluarkan oleh

Jabatan Perangkaan Malaysia masih dikekalkan sebagai sumber

rujukan PTj dan syarikat.

5.3.2.5 Bagi kontrak kerja sedia ada yang masih berkuat kuasa termasuk

kontrak yang diberi lanjutan masa (Extension of Time) dan

mengandungi peruntukan syarat VOP, peruntukan tersebut adalah

masih dikekalkan sehingga kontrak tamat (penutupan akaun (Akaun

Muktamad)).

5.3.2.6 Bagi pelawaan perolehan kerja yang telah ditutup sebelum atau

selepas 1 April 2015 dan Surat Setuju Terima masih belum dikeluarkan,

peruntukan syarat VOP di dalam kontrak kerja adalah dikekalkan

sehingga kontrak tersebut tamat.

5.4 PROSEDUR PENUTUPAN AKAUN BAGI KONTRAK KERJA

5.4.1 Konsep Penutupan Akaun Bagi Kontrak Kerja

5.4.1.1 Selaras dengan Syarat-syarat Kontrak Kerajaan, bayaran akhir

hendaklah dibuat berdasarkan Perakuan Muktamad yang diluluskan

selepas pengeluaran Perakuan Siap Membaiki Kecacatan atau

Perakuan Siap Kerja Penyelenggaraan (bagi Kontrak Reka dan Bina),

yang mana terkemudian. Proses kerja penutupan akaun serta tempoh


139

penyediaan Perakuan Muktamad mengikut kontrak kerja adalah

seperti berikut:

a. Bagi projek konvensional, proses dan tempoh penyediaan

adalah seperti di Lampiran 1; dan

b. Bagi projek Reka dan Bina, proses dan tempoh penyediaan

adalah seperti di Lampiran 2.

5.4.2 Penambahbaikan Kepada Prosedur Penutupan Akaun

5.4.2.1 Bagi mempercepatkan prosedur penutupan akaun, PTj hendaklah

mengambil tindakan-tindakan berikut:-

a. Membuat penilaian muktamad bagi Perubahan Kerja yang

telah diluluskan, pengukuran semula kuantiti sementara dan

pelarasan-pelarasan lain yang perlu dibuat di bawah kontrak

seperti Perubahan Harga, Wang Kos Prima dan Wang

Peruntukan Sementara sebaik sahaja kerja/perkara berkenaan

siap dilaksanakan dan seterusnya mendapatkan kelulusan

Pihak Berkuasa Melulus dengan segera;

b. Menasihatkan kontraktor untuk mengemukakan butir-butir

tuntutan berserta bukti-bukti berkaitan pada bila-bila masa

selepas berakhirnya kejadian yang menyebabkan kontraktor

mengalami kerugian atau perbelanjaan tambahan, tanpa

menunggu projek siap sepenuhnya. P.P. hendaklah membuat

penilaian ke atas tuntutan kontraktor (dengan syarat

kontraktor memenuhi kehendak kontrak) dan seterusnya

mengemukakan kepada Jawatankuasa Tuntutan yang

berkenaan. Jawatankuasa Tuntutan hendaklah

mempertimbangkan tuntutan kontraktor setakat mana yang

boleh dinilai mengikut syarat-syarat kontrak. Tuntutan yang

tidak mematuhi syarat-syarat kontrak atau yang tidak layak


140

dipertimbangkan hendaklah ditolak dan dimaklumkan oleh P.P.

kepada kontraktor dengan seberapa segera; dan

c. Bayaran interim seterusnya boleh dibuat selepas Perakuan

Siap Kerja (PSK) sehingga Perakuan Muktamad dikeluarkan

supaya kontraktor dibayar bagi semua kerja-kerja dan kos yang

layak dibayar kepadanya mengikut kontrak termasuk semua

tuntutan yang diluluskan. Walau bagaimanapun, tarikh

penilaian Perakuan Bayaran Interim hendaklah sama dengan

tarikh PSK.

5.4.3 Penyediaan Penyata Akaun Muktamad Dan Perakuan Muktamad

5.4.3.1 Dengan mengambil kira pelarasan Harga Kontrak yang dikeluarkan

termasuk tuntutan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tuntutan,

Agensi hendaklah menyediakan Penyata Akaun Muktamad (Statement

of Final Account) dalam tempoh yang ditetapkan seperti berikut:

BIL. JENIS KONTRAK TEMPOH MASA PENYEDIAAN

1. Kontrak konvesional 9 bulan daripada tarikh PSK

2. Kontrak Reka & Bina 12 bulan daripada tarikh PSK

5.4.3.2 Penyata Akaun Muktamad yang disediakan dalam tempoh yang

ditetapkan di perenggan di atas tidak perlu dikemukakan kepada

kontraktor untuk persetujuan dan boleh dibuat bayaran interim. Walau

bagaimanapun, P.P. hendaklah membuat potongan atau menahan

sejumlah amaun dari wang yang akan dibayar kepada kontraktor

sebagai kos untuk membaiki apa-apa kecacatan yang tidak dapat

dibaiki oleh kontraktor di dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan.

5.4.3.3 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan di perenggan di atas

hendaklah dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan


141

Kecacatan atau Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan,

yang mana terkemudian.

5.4.3.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira semua bayaran

atau perbelanjaan Universiti atau potongan yang dibenarkan di bawah

kontrak dan segala tuntutan kontraktor yang belum dibayar. P.P.

hendaklah mengeluarkan Perakuan Muktamad berdasarkan Penyata

Akaun Muktamad yang menyatakan baki bayaran daripada Universiti

kepada kontraktor atau daripada kontraktor kepada Universiti.

5.5 GARIS PANDUAN MENGENAI PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGUASA

DALAM MENGAWAL SELIA PROJEK PEMBANGUNAN UNIVERSITI

5.5.1 Definisi Pegawai Penguasa (P.P.)

5.5.1.1 P.P. adalah pegawai yang dilantik oleh Universiti untuk

bertanggungjawab mengawal selia dan memberi arahan kerja menurut

peruntukan perjanjian. Kontraktor hendaklah berurusan dengan P.P.

sahaja bagi semua perkara berkaitan kerja.

5.5.1.2 P.P. yang dilantik adalah terdiri daripada pegawai-pegawai yang layak

terutamanya dari kalangan Pegawai Teknikal. Selain itu, P.P. juga

dibenarkan untuk melantik secara bertulis mana-mana pegawai yang

bersesuaian sebagai Wakil P.P. untuk melaksanakan tugas-tugas P.P.

5.5.2 Peranan Dan Tanggungjawab P.P

5.5.2.1 Sebagai wakil Kerajaan untuk mengawal selia dan memberi arahan

berkaitan dengan kerja menurut peruntukan kontrak, P.P. atau Wakil

P.P. telah diberi kuasa dan bertanggungjawab ke atas perkara-perkara

seperti berikut:


142

a. Penyeliaan, pemantauan kemajuan dan rekod tapak bina;

b. Bayaran pendahuluan, perakuan interim dan potongan cukai

pegangan (sekiranya ada);

c. Penilaian perubahan kerja dan akaun muktamad;

d. Kelambatan dan lanjutan masa;

e. Penyiapan kerja, penyerahan kerja dan kecacatan;

f. Perakuan kerja tidak siap;

g. Subkontraktor dinamakan; dan

h. Penamatan pengambilan kerja kontraktor.

5.6 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENAMATAN BERSAMA (MUTUAL TERMINATION) BAGI

KONTRAK KERJA

5.6.1 Kriteria Pertimbangan Penamatan Bersama

5.6.1.1 Penamatan Bersama bagi sesuatu kontrak kerja boleh dipohon oleh

pihak Universiti atau kontraktor. Penamatan Bersama kontrak kerja

bagi projek Universiti hanya akan dipertimbangkan apabila PTj telah

memastikan bahawa obligasi sesuatu kontrak tidak dapat

dilaksanakan selepas kontrak ditandatangani.

5.6.1.2 Penamatan Bersama tidak boleh dipertimbangkan atas sebab

ketidakmampuan kontraktor ataupun kemungkiran kontraktor dalam

melaksanakan tanggungjawab kontraknya. Mana-mana penjawat

awam yang bersetuju dengan Penamatan Bersama dalam keadaan ini

boleh ditafsirkan sebagai menyalahgunakan kuasa dengan membantu

melepaskan kontraktor daripada melaksanakan tanggungjawab

kontraknya dan boleh dikenakan tindakan tatatertib/surcaj.

5.6.1.3 Bagi mengelakkan kerugian di pihak Universiti dalam pentadbiran

kontrak kerja, Penamatan Bersama hanya boleh dipertimbangkan

dalam keadaan-keadaan berikut:


143

a. Masalah pengambilan tanah yang berterusan bagi keseluruhan

atau sebahagian daripada projek yang mana menyebabkan

kerja-kerja sesuatu projek tidak dapat disiapkan;

b. Masalah peruntukan kewangan di pihak Universiti

menyebabkan Universiti memutuskan supaya projek tidak

diteruskan;

c. PTj telah memastikan bahawa projek tidak dapat diteruskan

sama ada secara undang-undang mahupun secara fizikal

selepas kontrak diikat;

d. Selaras dengan peruntukan perjanjian yang telah

memperuntukkan klausa-klausa yang membolehkan

Penamatan Bersama, seperti berikut:

i. Pemakaian klausa berkaitan Force Majeure disebabkan

peristiwa yang terjadi di luar kawalan kedua-dua belah

pihak yang menyebabkan pelaksanaan sesuatu projek

itu menjadi mustahil setelah kontrak sesuatu projek itu

diikat. Kejadian berlaku mestilah tidak disebabkan oleh

kemungkiran mana-mana pihak kepada sesuatu

kontrak tersebut; dan

ii. pemakaian klausa Arahan Penangguhan Kerja yang

mana Kerajaan terpaksa memberi Arahan

Penangguhan Kerja selama 12 bulan berturut-turut

atas sebab-sebab tertentu.

5.6.2 Tatacara Pelaksanaan Penamatan Bersama

Demi memelihara kepentingan Kerajaan dan memastikan Penamatan Bersama

tidak dilaksanakan sewenang-wenangnya, Penguasa Projek (P.P) hendaklah

membentangkan cadangan Penamatan Bersama tersebut kepada Contract

Coordination Panel (CCP) di Kementerian.


144

5.6.3 Tatacara Penyiapan Baki Kerja

Kontraktor bagi menyiapkan projek-projek yang telah ditamatkan hendaklah

dipelawa mengikut kaedah yang berkuat kuasa.

5.7 KEPERLUAN MEMASUKKAN ELEMEN SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA) DALAM

KONTRAK BERSAMA PEMBEKAL UTILITI

5.7.1 Bagi memastikan pengalihan dan pembekalan utiliti dilaksanakan mengikut

tempoh yang ditetapkan oleh PTj, kontrak pembekalan utiliti yang ditandatangani

hendaklah mengandungi elemen Service Level Agreement (SLA). Ini bagi

memastikan tahap perkhidmatan yang dikehendaki seperti tempoh pemasangan

yang perlu dipatuhi, prestasi yang ditetapkan, jaminan dan denda/penalti

dimasukkan dalam klausa kontrak.

5.7.2 PTj dan pembekal utiliti hendaklah mengadakan rundingan mengenai elemen-

elemen SLA yang dimasukkan sebagai sebahagian klausa kontrak dipersetujui

bersama.

5.8 SURAT SETUJU TERIMA (SST), PESANAN TEMPATAN (LO) DAN INDEN KERJA BAGI

PEROLEHAN UNIVERSITI

5.8.1 Latar Belakang

Kementerian Kewangan mendapati terdapat keperluan untuk menyemak semula

pemakaian Surat Setuju Terima (SST) berikutan wujudnya pelanggaran yang serius

dalam pentadbiran kontrak yang memberi implikasi perundangan kepada

Kerajaan. Justeru, bagi memantapkan urus tadbir perolehan Kerajaan terutama

yang berkaitan pentadbiran kontrak, Kementerian Kewangan dengan kerjasama

Jabatan Peguam Negara telah mengambil inisiatif menambahbaik kandungan dan

kaedah pemakaian SST bagi memastikan kepentingan Kerajaan terpelihara.


145

Universiti juga adalah tertakluk kepada pemakaian peraturan berkenaan SST

sebagaimana yang telah ditetapkan oleh pihak Kementerian Kewangan.

5.8.2 Definisi

5.8.2.1 Surat Setuju Terima (SST)

SST adalah suatu surat rasmi yang memaklumkan penerimaan tanpa

bersyarat daripada Universiti ke atas tawaran yang dikemukakan oleh

syarikat.

5.8.2.2 Pesanan Tempatan (LO)

LO adalah satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Universiti

kepada syarikat untuk memesan bekalan/perkhidmatan dan kerja

(sekiranya Inden Kerja belum terpakai).

5.8.2.3 Inden Kerja

Inden Kerja adalah satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh

Universiti kepada kontraktor untuk melaksanakan perolehan kerja.

5.8.3 Elemen Yang Terlibat Dalam Pewujudan Sesuatu Ikatan Kontrak

5.8.3.1 Satu ikatan kontrak akan terbentuk apabila kesemua elemen berikut

dipenuhi:

a. Tawaran (Offer);

i. Berdasarkan Seksyen 2(a) Akta Kontrak 1950, tawaran

berlaku apabila seseorang menyatakan kesediaannya

kepada seorang yang lain untuk melakukan sesuatu,

dengan maksud memperolehi persetujuan orang itu

untuk berbuat sesuatu.

ii. Pengiklanan atau dokumen pelawaan daripada

Universiti adalah bukan merupakan suatu tawaran

tetapi lebih merupakan suatu pelawaan tawaran

(invitation to treat). Manakala cadangan teknikal dan


146

kos yang dikemukakan oleh syarikat kepada Universiti

merupakan suatu tawaran.

b. Penerimaan (Acceptance);

i. Berdasarkan Seksyen 2(b) Akta Kontrak 1950,

penerimaan berlaku apabila orang kepada siapa

tawaran itu dibuat, menyatakan persetujuan ke atas

tawaran berkenaan. Sesuatu tawaran bila diterima

membentuk janji.

ii. Berdasarkan Seksyen 7(a) Akta Kontrak 1950,

penerimaan perlu mutlak dan tidak bersyarat. Mutlak

bermaksud tiada sebarang perubahan pada tawaran

asal. Segala terma yang dinyatakan dalam tawaran

diterima secara keseluruhannya, manakala tidak

bersyarat bermaksud penerimaan itu tiada sebarang

penambahan syarat daripada tawaran asal.

iii. Tawaran dan penerimaan hendaklah disampaikan

(must be properly communicated) untuk menjadikan

sesuatu ikatan kontrak itu sah dan berkuat kuasa.

Komunikasi tersebut boleh berlaku dalam bentuk

tulisan, lisan, elektronik dan perbuatan. Walau

bagaimanapun, sekiranya telah dinyatakan dengan

jelas kaedah spesifik komunikasi yang diperlukan,

maka ianya hendaklah dipatuhi.

c. Balasan (Consideration);

Berdasarkan Seksyen 2(d) Akta Kontrak 1950, balasan adalah

sesuatu yang mempunyai nilai di sisi undang-undang dan

menjadi asas kepada persetujuan yang dicapai.

d. Niat (Intention);

Perjanjian antara dua pihak tidak semestinya menjadi satu

kontrak yang sah sehingga mempunyai bukti yang

menunjukkan bahawa wujud niat untuk mengadakan


147

hubungan yang mengikat di sisi undang-undang antara kedua

belah pihak yang berkontrak.

e. Ketentuan (Clarity);

Ketentuan perlu wujud di dalam sesuatu kontrak untuk

menjadikan ianya sah. Ketentuan bermaksud kontrak yang

dimeterai perlu mengandungi peruntukan yang nyata dan tidak

samar. Seksyen 30 Akta Kontrak 1950 menyatakan perjanjian

yang maknanya tidak tentu atau tidak boleh ditentukan adalah

batal. Ketidaktentuan dalam sesuatu kontrak boleh berlaku

dalam keadaan berikut:

i. Bahasa yang digunakan kabur dan samar; dan

ii. Kegagalan untuk mencapai persetujuan terhadap

perkara pokok atau syarat utama perjanjian.

f. Keupayaan (Capacity);

Undang-undang mewajibkan pihak yang berkontrak hendaklah

berupaya untuk memasuki kontrak. Menurut Seksyen 11 Akta

Kontrak 1950, seseorang yang layak membuat kontrak

hendaklah:

i. Seorang yang dewasa

Berdasarkan Seksyen 2 Akta Umur Dewasa 1971 [Akta

21], seseorang dianggap dewasa apabila mencapai

umur 18 tahun;

ii. Berakal sempurna

Seseorang yang ingin memasuki kontrak hendaklah

memahami isi kandungan kontrak, tanggungjawab dan

hak-hak di dalam kontrak;

iii. Tidak hilang kelayakan untuk berkontrak

Seseorang dikatakan hilang kelayakan membuat

kontrak jika ia dilarang oleh mana-mana undang-

undang yang berkaitan, sebagai contoh orang yang

diisytihar muflis.


148

5.8.3.2 SST hendaklah dikeluarkan kepada syarikat yang berjaya secepat

mungkin sebaik sahaja keputusan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) iaitu

terdiri daripada Kementerian Kewangan/ Lembaga Perolehan/

Jawatankuasa Sebut Harga/ Ketua PTj diperolehi dan dalam tempoh

sah laku tender/sebut harga. Pengeluaran SST untuk perolehan

perkhidmatan dan bekalan diuruskan oleh Pejabat Bendahari manakala

SST untuk perolehan kerja termasuk SST untuk penyewaan bangunan

atau ruang diuruskan oleh Pusat Pembangunan dan Pengurusan

Infrastruktur.

5.8.3.3 Sekiranya Universiti berhasrat untuk menerima tawaran sesebuah

syarikat tetapi masih memerlukan rundingan lanjut atau

pengubahsuaian ke atas tawaran asal syarikat, Surat Niat hendaklah

dikeluarkan terlebih dahulu. Dengan pengeluaran Surat Niat ini, ikatan

kontrak masih belum terwujud. PTj adalah dilarang untuk

mengarahkan syarikat melaksanakan apa-apa

bekalan/perkhidmatan/kerja awalan melalui Surat Niat bagi

mengelakkan Universiti terpaksa membuat bayaran quantum meruit

berdasarkan prinsip pemulihan ganti rugi. Sekiranya perkara ini

didapati berlaku, pegawai yang terlibat boleh dikenakan tindakan

surcaj/tatatertib dan pembayaran hendaklah dilaksanakan melalui AP

59.

5.8.3.4 Dengan pengeluaran SST tanpa bersyarat dan persetujuan oleh

syarikat, suatu ikatan kontrak telah terwujud antara Universiti dengan

syarikat yang ditawarkan.

5.8.3.5 Walau bagaimanapun, bagi memastikan penerimaan Universiti

tersebut disempurnakan (must be properly communicated) kepada

syarikat yang berjaya, melalui SST ini, syarikat hendaklah membuat

pengakuan penerimaan ke atas SST dan lampiran-lampirannya.

5.8.3.6 Dalam keadaan dokumen kontrak yang telah sempurna dan siap untuk

ditandatangan, kontraktor boleh diminta untuk hadir ke pejabat


149

bersama saksinya secara bertulis untuk terus menandatangani

kontrak. Dalam hal ini, SST tidak perlu dikeluarkan.

5.8.3.7 Syarikat hendaklah mengembalikan kepada Universiti salinan asal dan

kedua berserta lampiran yang berkaitan yang telah ditandatangani

dengan sempurna oleh syarikat berserta cop rasmi dan saksi syarikat

dalam tempoh yang ditetapkan dari tarikh SST tersebut, untuk rekod

dan tindakan Universiti selanjutnya. Sekiranya syarikat tidak

mengemukakan maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan dan

setelah PTj memberi peringatan kepada syarikat tetapi masih gagal

untuk mengemukakan maklum balas, SST tersebut boleh terbatal

dengan sendirinya.

5.8.3.8 PTj juga hendaklah memastikan sebelum SST ditandatangani oleh

syarikat yang dilantik, beberapa perkara hendaklah dipatuhi dan

sekiranya didapati terdapat kecuaian di pihak pegawai awam ke atas

perkara tersebut, tindakan tatatertib akan dikenakan. Perkara yang

dimaksudkan adalah seperti berikut:

a. Syarikat yang ingin dilantik adalah bebas daripada sebarang

tindakan undang-undang seperti muflis, jenayah dan tatatertib

daripada mana-mana badan kawal selia seperti Unit

Pendaftaran Syarikat di Kementerian Kewangan dan Lembaga

Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dengan

mengemukakan satu Surat Akuan Sumpah berhubung perkara

ini; dan

b. Peruntukan bagi perolehan tersebut adalah mencukupi

sebelum SST dikeluarkan kepada syarikat yang dilantik dan

tidak melebihi siling peruntukan yang ditetapkan.


150

Jadual 1

5.8.4 Had Nilai Perolehan Bagi Mengguna Pakai SST

5.8.4.1 PTj hendaklah memastikan penyediaan SST dan dokumen kontrak

termasuk penggunaan LO adalah mematuhi peraturan seperti di

Jadual 1 berikut:

PEROLEHAN BUKAN BERMASA PEROLEHAN BERMASA

JENIS PEROLEHAN

RM20K DAN KE BAWAH

MELEBIHI RM20K HINGGA RM500K

MELEBIHI RM500K SEMUA NILAI

Bekalan & Perkhidmatan

Pesanan Tempatan (LO)

a. SST tanpa dokumen kontrak.

b. Syarat penting

yang tidak dinyatakan dalam format piawai SST hendaklah dimasukkan dengan jelas ke dalam Dokumen Sebut Harga.

c. SST hendaklah

berdasarkan format piawai yang berkuatkuasa.

d. Namun begitu,

bagi perolehan yang rumit, PTj boleh menyediakan dokumen kontrak terperinci demi menjaga kepentingan Universiti.

a. SST dan disusuli dengan dokumen kontrak yang telah lengkap dalam tempoh 4 bulan selepas SST ditandatangan balas oleh syarikat.

b. SST hendaklah


c. SST berserta

lampiran-lampirannya hendaklah dijadikan sebahagian daripada dokumen kontrak tersebut.

a. SST dan disusuli dengan dokumen kontrak yang telah lengkap dalam tempoh 4 bulan selepas SST ditanda-tangan balas oleh syarikat.

b. SST hendaklah


c. SST berserta

lampiran-lampirannya hendaklah dijadikan sebahagian daripada dokumen kontrak tersebut. tersebut.

Kerja LO/Inden Kerja/SST tanpa dokumen kontrak


151

5.8.4.2 Berdasarkan Jadual 1 di atas, perolehan bukan bermasa adalah

bermaksud:

a. Perolehan yang mana pembayaran kepada syarikat adalah

dibuat sekali sahaja iaitu setelah obligasi kontrak selesai (one-

off payment); atau

b. Perolehan yang mana tempoh kontrak adalah sehingga 4

bulan.

5.8.5 Kuasa Menandatangani SST

5.8.5.1 Perenggan 50, Bahagian V (Peruntukan Kewangan), Perlembagaan

Universiti Malaysia Kelantan [P.U.(A) 462], pihak Lembaga boleh

memberi kuasa sewajarnya kepada mana-mana pekerja Universiti

untuk menandatangani apa-apa kontrak yang melibatkan perbelanjaan

Universiti sama ada secara khusus dalam apa-apa hal tertentu atau

secara am bagi semua kontrak di bawah suatu nilai tertentu atau

selainnya.

5.8.5.2 Pegawai yang diturunkan kuasa menandatangani Kontrak dan SST

bagi Universiti adalah seperti Jadual 2 berikut:

BIL. JAWATAN JENIS DOKUMEN HAD NILAI

1. Naib Canselor

SST Berkaitan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Melebihi RM500,000

Kontrak Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Semua Nilai

2. Bendahari SST Berkaitan Perolehan Bekalan

dan Perkhidmatan Sehingga

RM500,000

3. Pengarah, Pusat Pembangunan &

Infrastruktur SST Berkaitan Perolehan Kerja

Sehingga RM500,000

Jadual 2

5.8.5.3 PTj hendaklah memastikan bahawa hanya pegawai awam yang telah

diturunkan kuasa secara bertulis di Jadual 2 sahaja menandatangani

kontrak bagi pihak Universiti.


152

5.8.5.4 Pegawai yang tidak diberi penurunan kuasa untuk menandatangani

kontrak atau pegawai yang menandatangani kontrak melebihi had nilai

penurunan kuasa oleh Lembaga Pengarah Universiti boleh dikenakan

tindakan tatatertib.

5.8.5.5 Bagi pihak syarikat pula, PTj hendaklah memastikan hanya penama

dalam sijil pendaftaran Kementerian Kewangan, CIDB, PUKONSA dan

UPKJ sahaja menandatangani Surat Akuan Penerimaan SST dan

dokumen kontrak.

5.8.6 Bayaran Kepada Syarikat Selepas Sst Dikeluarkan Tetapi Sebelum Dokumen

Kontrak Ditandatangani

5.8.6.1 Dengan pengeluaran SST tanpa bersyarat, suatu ikatan kontrak telah

terwujud antara Universiti dengan syarikat yang ditawarkan.

Sehubungan itu, bayaran boleh dibuat ke atas

pembekalan/perkhidmatan/kerja yang telah selesai dilaksanakan oleh

syarikat dan setelah PTj berpuas hati dengan kerja/pembekalan/

perkhidmatan/kerja yang diterima, walaupun sebelum dokumen

kontrak sempat ditandatangan. Namun demikian, bagi memastikan

PTj tidak mengabaikan keperluan untuk menyediakan dan memastikan

dokumen kontrak ditandatangan dalam tempoh 4 bulan selepas SST

ditandatangan balas oleh syarikat, kemudahan ini adalah hanya

dibenarkan tertakluk kepada syarat-syarat seperti di Jadual 3 berikut :


153

KATEGORI PEROLEHAN

KAEDAH BAYARAN

DOKUMEN YANG PERLU DIKEMUKAKAN KEPADA PEJABAT BENDAHARI

PIHAK MELULUS

Kerja a. Bayaran kemajuan sehingga 3 kali dalam tempoh 4 bulan pertama selepas keluarnya SST dan sebelum kontrak formal ditandatangan.

b. Bayaran kemajuan yang seterusnya akan hanya dibuat selepas kontrak formal ditanda-tangan.

a. SST yang telah ditandatangan dan dikembalikan;

b. Bon pelaksanaan telah dikemukakan; dan

c. Apa-apa syarat-syarat tambahan seperti polisi-polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan.

a. Pegawai Penguasa yang dinamakan dalam perjanjian kontrak atau pegawai lain yang diberi kuasa oleh Pegawai Penguasa i. Setelah berpuas hati

bahawa syarikat telah melaksanakan kerjanya dengan baik dan telah mencapai tahap kemajuan kerja yang setimpal seperti mana disyaratkan;

ii. dan Pegawai Penguasa bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keputusan yang dibuat.

Bekalan & Perkhidmatan Bukan Perunding

a. Kemudahan ini adalah hanya terpakai bagi kontrak bermasa tertakluk kepada syaratsyarat berikut: i. Tempoh kontrak

melebihi 4 bulan dan ke atas; dan

ii. Bayaran berkala sehingga 3 kali dalam tempoh 4 bulan pertama selepas keluarnya SST dan sebelum kontrak formal ditandatangan.

b. Bayaran berkala yang seterusnya akan hanya dibuat selepas kontrak formal ditandatangan.

a. SST yang telah ditandatangan dan dikembalikan;

b. Bon pelaksanaan telah dikemukakan; dan

c. Apa-apa syarat-syarat tambahan seperti polisi-polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan.

a. Ketua PTj atau pegawai lain yang diberi kuasa i. Setelah beliau berpuas

hati ke atas perkhidmatan/bekalan sebenar yang diterima daripada syarikat; dan

ii. Ketua PTj bertanggung-jawab sepenuhnya ke atas keputusan yang dibuat.

b. Ketua PTj atau pegawai lain yang diberi kuasa adalah bertanggung-jawab memastikan semua perolehan bekalan dan perkhidmatan bermasa, kontrak formal hendaklah diadakan walaupun nilai perolehan kurang daripada RM50,000 selaras dengan AP176.1(c).

Jadual 3


154

5.8.6.2 Walau pun kemudahan ini tidak dinyatakan secara bertulis di dalam

SST, Pejabat Bendahari adalah dibenarkan untuk memproses bayaran

tersebut tertakluk kepada syarat-syarat yang dinyatakan di atas.

5.8.7 Bayaran Kepada Syarikat Yang Telah Luput Pendaftarannya

5.8.7.1 Perolehan Kerja, Bekalan & Perkhidmatan (Tidak Termasuk Perunding)

dan Kerja

a. Perenggan 4.19 dalam Peraturan Pendaftaran Syarikat Bekalan

dan Perkhidmatan yang dikeluarkan oleh Kementerian

Kewangan memperuntukkan:

“Syarikat hendaklah memastikan pendaftarannya dengan

Kementerian Kewangan hendaklah berkuat kuasa sepanjang

tempoh pelaksanaan projek/kajian dengan Agensi Kerajaan.”

b. Seksyen 25 Akta CIDB 1994 pula memperuntukkan:

“Tiada seorang pun boleh menjalankan atau menyiapkan,

mengaku janji untuk menjalankan atau menyiapkan

manamana kerja pembinaan atau mengaku dirinya sebagai

kontraktor, melainkan jika dia berdaftar dengan Lembaga dan

memegang suatu perakuan pendaftaran yang sah yang

dikeluarkan oleh Lembaga di bawah Akta ini.”

c. Sehubungan itu, adalah menjadi kewajipan PTj untuk

memastikan sijil pendaftaran syarikat yang dilantik sama ada

dengan Kementerian Kewangan mahupun dengan CIDB

sentiasa aktif sepanjang tempoh projek dilaksanakan. Walau

bagaimanapun, sekiranya sesebuah syarikat itu telah luput

pendaftarannya dengan Kementerian Kewangan ataupun

CIDB, ia tidak menjadikan sesebuah ikatan kontrak itu menjadi

tidak sah. Oleh itu, pembayaran boleh diteruskan berdasarkan

syarat-syarat kontrak.


155

d. Namun demikian, CIDB mempunyai bidang kuasa yang

diperuntukkan di bawah Seksyen 29 dan 30 Akta CIDB 1994

untuk mengambil tindakan seperti berikut:

“Penalti bagi menjalankan kerja pembinaan tanpa

didaftarkan

Mana-mana orang yang melanggar subseksyen 25(1)

melakukan suatu kesalahan dan boleh, apabila

disabitkan, didenda tidak kurang daripada sepuluh ribu

ringgit tetapi tidak melebihi satu ratus ribu ringgit.

Notis supaya menghentikan kerja pembinaan

Jika Lembaga mendapati bahawa kerja pembinaan

sedang dijalankan atau telah disiapkan, atau telah diaku

janji untuk dijalankan atau disiapkan oleh mana-mana

orang yang tidak berdaftar dengan Lembaga di bawah

Akta ini, Lembaga hendaklah melalui notis bertulis yang

disampaikan kepada orang itu menghendaki orang itu

untuk berhenti daripada memulakan atau meneruskan

kerja pembinaan atau daripada mengaku janji untuk

menjalankan atau menyiapkan kerja pembinaan itu,

dengan atau tanpa syarat.”

e. Kementerian Kewangan pula mempunyai bidang kuasa yang

diperuntukkan di bawah PP/PK 8 untuk mengambil tindakan ke

atas syarikat bekalan dan perkhidmatan yang mempunyai

kontrak semasa tetapi gagal membuat pembaharuan

pendaftaran sebelum tamat tempoh pendaftarannya. Antara

tindakan yang boleh diambil oleh Kementerian Kewangan

adalah mengeluarkan surat amaran, membatalkan kod bidang

yang telah diluluskan kepada syarikat, menggantung

pendaftaran, menyenaraihitamkan pemilik modal/ahli

Lembaga Pengarah atau lain-lain.


156

f. Sekiranya pendaftaran syarikat dengan CIDB/Kementerian

Kewangan telah menjadi luput setelah projek siap/kontrak

tamat dan syarikat tiada lagi obligasi dengan Universiti serta

PTj telah berpuas hati ke atas pembekalan/perkhidmatan/

kerja yang diberikan, PTj adalah dibenarkan untuk membuat

bayaran setakat mana pembekalan/perkhidmatan/kerja yang

telah diterima tersebut tanpa perlu membuat pelanjutan

tempoh kontrak.

5.8.8 SST Tanpa Dokumen Kontrak

5.8.8.1 SST tanpa dokumen kontrak adalah hanya dibenarkan bagi perolehan

bukan bermasa untuk bekalan dan perkhidmatan bukan perunding

bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM500,000 sahaja.

5.8.8.2 Syarat penting yang tidak dinyatakan dalam format piawai SST

hendaklah dimasukkan dengan jelas ke dalam Dokumen Sebut Harga.

5.8.8.3 Namun begitu, bagi projek yang kompleks, PTj masih boleh

menyediakan dokumen kontrak terperinci demi menjaga kepentingan

Universiti.

5.8.8.4 Oleh itu, AP 176.1 mengenai kontrak formal adalah dikecualikan bagi

perenggan di atas.

5.8.9 Penerangan Ringkas Mengenai Pengisian Format Piawai SST

5.8.9.1 Kandungan Utama SST tidak boleh diubahsuai dan ditokok tambah

dengan apa-apa syarat/perenggan selain daripada yang telah

ditetapkan dalam format tersebut. Walau bagaimanapun, bagi mana-

mana ayat/perenggan yang ditandakan dengan simbol bintang ‘*’

boleh dipotong mengikut kesesuaian perolehan/projek.

5.8.9.2 Walau bagaimanapun, penambahan item boleh dibuat mengikut

kesesuaian perolehan/projek sekiranya maklumat yang perlu


157

dinyatakan masih tidak mencukupi tanpa menjejaskan maksud dalam

kandungan utama SST.

5.8.9.3 Harga Kontrak:

a. Harga kontrak yang dinyatakan adalah harga yang telah

dipersetujui bersama, iaitu harga yang ditawarkan oleh syarikat

tanpa sebarang syarat untuk mengadakan rundingan harga

atau pindaan ke atas tawaran asal syarikat.

b. Sekiranya masih terdapat keperluan untuk mengadakan

rundingan ke atas tawaran asal syarikat atau terdapat

sebarang pindaan yang perlu dibuat ke atas tawaran asal

syarikat, Surat Niat hendaklah dikeluarkan terlebih dahulu

sebelum SST dikeluarkan memandangkan telah wujudnya

elemen counter proposal. SST hanya boleh dikeluarkan setelah

kedua-dua pihak mencapai persetujuan ke atas harga kontrak

yang akan dimeterai bersama.

c. Harga kontrak hendaklah meliputi harga sebut harga/tender

yang telah dipersetujui bersama, percukaian (contohnya, cukai

jualan/ perkhidmatan, sekiranya berkaitan) dan lain-lain fi.

d. Dokumen pelawaan dan tawaran harga syarikat hendaklah

disertakan bersama-bersama dengan SST untuk dijadikan

sebahagian daripada ikatan kontrak. Maklumat dokumen

tawaran harga syarikat tersebut hendaklah tidak bercanggah

dengan isi kandungan SST.

e. Sekiranya telah terdapat sebarang rundingan harga ke atas

tawaran asal syarikat ataupun sebarang pindaan ke atas

tawaran harga syarikat, PTj hendaklah memastikan surat

persetujuan syarikat ke atas rundingan atau pindaan tawaran

asalnya hendaklah turut dikepilkan bersama dengan dokumen

tawaran asal syarikat bersama-sama dengan SST tersebut

bagi memastikan Harga Kontrak yang dinyatakan dalam SST


158

boleh dibuktikan berdasarkan dokumen sokongan yang

disertakan.

5.8.9.4 Pengakuan Penerimaan SST:

a. Untuk menjadikan sesuatu ikatan kontrak itu sah dan berkuat

kuasa, tawaran dan penerimaan hendaklah disampaikan

secara sempurna oleh kedua-dua pihak. Komunikasi boleh

berlaku sama ada dalam bentuk tulisan, lisan, elektronik atau

perbuatan. Walau bagaimanapun, bagi memastikan

kepentingan Universiti adalah sentiasa terpelihara dan

mengelakkan sebarang pertikaian di kemudian hari,

penerimaan secara bertulis oleh Universiti melalui SST

hendaklah dikeluarkan kepada syarikat bagi menunjukkan

persetujuan Universiti ke atas tawaran syarikat tanpa syarat.

Syarikat juga hendaklah turut menandatangani pengakuan

penerimaan SST dalam tempoh yang ditetapkan sebagai

indikator syarikat memahami obligasinya, keperluan untuk

mengemukakan bon/insurans dalam tempoh yang ditetapkan

dan tindakan yang boleh diambil oleh Kerajaan sekiranya

berlakunya kemungkiran adalah sama ada denda, tolakan,

Liquidated Ascertained & Damages (LAD) atau/dan penamatan.

b. Dengan pengakuan penerimaan SST tersebut secara bertulis,

satu ikatan kontrak yang mengikat Universiti dengan syarikat

yang berjaya akan terwujud.

c. PTj diberi tempoh maksimum selama empat (4) bulan daripada

tarikh SST ditandatangan balas oleh syarikat untuk

menyediakan dokumen kontrak.

5.8.9.5 Perolehan Yang Dikenakan Cukai Dan Syarikat Belum Berdaftar

Dengan JKDM (Harga Kontrak Tanpa Kenaan Cukai

Jualan/Perkhidmatan)

a. Syarikat yang belum berdaftar dengan JKDM pada ketika SST

dikeluarkan. Walau bagaimanapun, sekiranya sebaik sahaja


159

SST dikeluarkan dan nilai kontrak yang disetujuterima

mengakibatkan pembekalan barang/ perkhidmatan bercukai

syarikat melebihi nilai ambang yang ditetapkan di bawah Akta

Cukai Jualan 2018 [Akta 806] atau Akta Cukai Perkhidmatan

2018 [Akta 807], syarikat tersebut adalah dikehendaki untuk

mendaftarkan syarikatnya dengan JKDM dengan kadar segera

dan memaklumkan nombor pendaftarannya kepada Kerajaan

dalam tempoh tujuh (7) hari untuk tujuan pelarasan harga

kontrak. Namun demikian, sekiranya PTj bercadang untuk

mengeluarkan SST dengan kenaan cukai jualan/perkhidmatan

terhadap syarikat tersebut, Surat Niat hendaklah dikeluarkan

terlebih dahulu bagi membolehkan syarikat membuat

pendaftaran dengan JKDM dan memaklumkan maklumat

kelulusan pendaftarannya sebelum SST dikeluarkan dengan

kenaan cukai jualan/perkhidmatan. SST dengan kenaan cukai

jualan/perkhidmatan hendaklah dikeluarkan kepada syarikat

hanya setelah tarikh pendaftarannya telah pun berkuat kuasa

memandangkan syarikat tidak layak membuat kutipan cukai

jualan/perkhidmatan sebelum tarikh kuat kuasa

pendaftarannya; dan

b. Syarikat yang telah berdaftar dengan JKDM pada ketika SST

dikeluarkan tetapi masih tidak boleh membuat kutipan cukai

jualan/perkhidmatan memandangkan tarikh pendaftarannya

belum berkuat kuasa lagi. Walau bagaimanapun, sebaik sahaja

ia berkuat kuasa, syarikat hendaklah memaklumkan kepada

Universiti dalam tempoh 7 hari untuk tujuan pelarasan harga

kontrak.

5.8.9.6 Perolehan Yang Dikenakan Cukai Dan Syarikat Berdaftar Dengan JKDM

(Harga Kontrak Dengan Kenaan Cukai Jualan/Perkhidmatan)

Harga kontrak dengan kenaan cukai jualan/perkhidmatan adalah

terpakai sekiranya syarikat yang akan dilantik telah berdaftar dengan


160

JKDM dan tarikh pendaftarannya dengan JKDM telah atau akan

berkuat kuasa pada ketika SST dikeluarkan.

5.8.9.7 Harga Kontrak Tanpa Kenaan Cukai Jualan Disebabkan Telah Diberi

Pengecualian Di Bawah Perintah Cukai Jualan (Orang Yang

Dikecualikan Daripada Pembayaran Cukai) [P.U. (A) 210] 2018

Terpakai bagi syarikat yang telah diberi pelepasan oleh JKDM daripada

dikenakan cukai jualan ke atas barang yang diperoleh selaras dengan

Perintah Cukai Jualan (Orang Yang Dikecualikan Daripada Pembayaran

Cukai) 2018.

5.8.9.8 Bon Pelaksanaan

a. Walaupun SST ini merupakan satu ikatan kontrak antara

kedua-dua pihak, PTj tidak boleh mengeluarkan arahan kepada

syarikat untuk memulakan pembekalan barang/perkhidmatan

sehingga bon pelaksanaan, insurans, nombor kod majikan di

bawah skim PERKESO dan/atau polisi pampasan pekerja

dikemukakan oleh syarikat kepada Universiti dalam tempoh

yang ditetapkan. PTj diberi pilihan untuk sama ada

menetapkan 14 hari atau 30 hari bagi dokumen-dokumen

tersebut dikemukakan oleh syarikat kepada Universiti.

Sekiranya syarikat tidak mengemukakan bon pelaksanaan,

insurans, nombor kod majikan di bawah skim PERKESO

dan/atau polisi pampasan pekerja tersebut dalam tempoh

yang ditetapkan, ia boleh mengakibatkan SST tersebut terbatal

dengan sendirinya.

b. Walau bagaimanapun, bagi situasi yang memerlukan

pembekalan barang/perkhidmatan yang segera atau serta-

merta yang mana kelewatan akan memudaratkan dan

menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam,

pengecualian bertulis ke atas perkara di atas dalam kandungan

utama SST boleh diberikan kepada syarikat untuk

mengemukakan bon pelaksanaan, insurans, nombor kod


161

majikan di bawah skim PERKESO dan/atau polisi pampasan

pekerja lewat dari tempoh asal yang ditetapkan sekiranya

terdapat permohonan bertulis daripada syarikat. Pengecualian

bertulis bagi mengemukakan dokumen tersebut lewat dari

tempoh asal yang ditetapkan hendaklah tidak melebihi 60 hari.

Pengecualian ini hendaklah dikeluarkan oleh pegawai yang

diberi kuasa untuk menandatangani kontrak bagi

membolehkan pembekalan barang/perkhidmatan dimulakan

dan pegawai tersebut adalah bertanggungjawab sepenuhnya

ke atas keputusan yang dibuat.

c. Bon Pelaksanaan adalah suatu aku janji tidak bersyarat oleh

sesuatu institusi kewangan yang dibenarkan oleh Kementerian

Kewangan untuk membayar kepada Universiti suatu amaun

tertentu atas tuntutan Universiti sekiranya syarikat tidak atau

gagal mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah

kontrak.

d. Bon Pelaksanaan hanya dikenakan bagi semua kontrak

bermasa dan one-off yang bernilai melebihi RM200,000.

Manakala bagi kontrak bernilai RM200,000 dan ke bawah tidak

dikenakan syarat Bon Pelaksanaan.

e. Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit

Malaysia. Syarikat yang dilantik hendaklah mendapatkan Bon

Pelaksanaan dalam bentuk seperti berikut:

i. Jaminan Bank/Syarikat Kewangan yang dikeluarkan

oleh bank/syarikat kewangan berlesen di bawah Akta

Perkhidmatan Kewangan 2013 [Akta 758] yang

beroperasi di Malaysia;

ii. Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank

berlesen di bawah Akta Perkhidmatan Kewangan Islam

2013 [Akta 759] yang beroperasi di Malaysia;


162

iii. Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat

insurans yang berlesen di bawah Akta Perkhidmatan

Kewangan 2013 [Akta 758] yang beroperasi di

Malaysia;

iv. Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat

Takaful yang berlesen di bawah Akta Perkhidmatan

Kewangan Islam 2013 [Akta 759] yang beroperasi di

Malaysia; atau

v. Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan

Malaysia Berhad (BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil &

Sederhana Malaysia (SME Bank).

f. Bon pelaksanaan dalam bentuk yang tidak dilesenkan di bawah

akta seperti di atas termasuk Bank Pesisir Pantai dan Bank

Luar Negara adalah tidak dibenarkan.

g. Bon Pelaksanaan Bagi Kontrak Bekalan/ Perkhidmatan

i. Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, syarikat

hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan

SST, Bon Pelaksanaan yang nilainya adalah seperti

berikut:

- 2.5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak

yang bernilai kurang RM500,000;

- 5% daripada jumlah harga kontrak yang bernilai

melebihi RM500,000; dan

- Bagi kontrak bermasa yang berkuat kuasa dalam

tempoh 2 tahun atau lebih, peratus dan pengiraan

hendaklah dikira mengikut anggaran kontrak

setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon

Pelaksanaan yang dikemukakan oleh syarikat

hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak

bermasa. Contoh adalah seperti berikut:


163

Kontrak One-off

Nilai Perolehan Kadar Bon Pelaksanaan

Melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00

2.5% daripada jumlah harga kontrak

Melebihi RM500,000.00 5% daripada jumlah harga kontrak

Kontrak Bermasa

Nilai Perolehan Kadar Bon Pelaksanaan

Sehingga RM500,000.00 setahun 2.5% daripada jumlah harga kontrak

Melebihi RM500,000.00 setahun 5% daripada jumlah harga kontrak

CONTOH 1 (Bekalan/Perkhidmatan)

Nilai Kontrak RM4.5juta

Tempoh Kontrak 3 tahun

Kadar Bon 5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM1.5

juta)

Nilai Bon RM1.5 juta x 5% = RM75,000.00


Nilai Kontrak RM800,000.00


Kadar Bon 2.5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun

RM400,000.00)

Nilai Bon RM400,000.00 x 2.5% = RM10,000.00

(bukan RM800,000 X 5% = RM40,000 atau RM400,000 X 5% = RM20,000)


164


Nilai Kontrak RM300,000.00


Kadar Bon 2.5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun

RM150,000.00)

Nilai Bon RM150,000.00 x 2.5% = RM3,750.00

ii. Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam

bentuk seperti di atas.

iii. Semua Jaminan Bank/Jaminan Syarikat

Kewangan/Jaminan Insurans/ Jaminan Bank Islam/

Jaminan Takaful untuk bon pelaksanaan bagi

perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah

menggunakan format dan kandungan yang telah

ditetapkan.

iv. Tempoh sah laku jaminan bagi Bon Pelaksanaan bagi

perolehan bekalan atau perkhidmatan hendaklah dari

tarikh ianya dikeluarkan sehingga 12 bulan selepas

tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir,

mengikut mana yang terkemudian.

v. Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala

obligasi kontrak selesai. Surat Pelepasan (Letter of

Discharge) bagi Jaminan Bank/Jaminan Syarikat

Kewangan/Jaminan Bank Islam/Jaminan Insurans/

Jaminan Takaful hendaklah dikemukakan kepada

Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat

Insurans/ Syarikat Takaful. Surat pelepasan hendaklah

ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa. Bon

Pelaksanaan asal hendaklah dikemukakan kepada

bank, manakala salinan Bon Pelaksanaan yang telah


165

disahkan hendaklah disimpan oleh Pejabat Bendahari

dan PTj sebagai rekod.

vi. Bagi perkhidmatan dan barang guna habis

(consumable item), bon pelaksanaan boleh dilepaskan

lebih awal oleh pegawai yang menandatangani kontrak

sekiranya berpuas hati segala obligasi kontrak selesai

dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat.

h. Bon Pelaksanaan Bagi Kontrak Kerja

i. Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000,

kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama

dengan SST, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada

jumlah harga kontrak.

ii. Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam

bentuk seperti di atas atau kontraktor boleh memilih

kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan.

iii. Semua Jaminan Bank/Jaminan Syarikat

Kewangan/Jaminan Insurans/ Jaminan Bank Islam/

Jaminan Takaful untuk Bon Pelaksanaan bagi

perolehan kerja hendaklah menggunakan format dan

kandungan seperti yang telah ditetapkan.

iv. Bagi kerja yang dilaksanakan oleh Sub Kontraktor

Dinamakan (nominated subcontractor - NSC), NSC

hendaklah mengemukakan Bon Pelaksanaan kepada

kontraktor utama.

v. Wang Jaminan Pelaksanaan ialah satu kemudahan

bagi memenuhi keperluan Bon Pelaksanaan. Wang

Jaminan Pelaksanaan bermaksud sejumlah wang yang

dipegang oleh Universiti bagi memastikan kontraktor

mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah

kontrak yang ditandatangan.


166

vi. Jumlah Wang Jaminan Pelaksanaan adalah lima

peratus (5%) daripada harga keseluruhan kontrak.

Kemudahan ini hanya dibenarkan kepada kontraktor

kerja tempatan sahaja. Walau bagaimanapun, Wang

Jaminan Pelaksanaan tidak dibenarkan untuk Sub

Kontraktor Dinamakan bagi Kerja.

vii. Sekiranya kontraktor gagal mengemukakan Bon

Pelaksanaan pada tarikh milik tapak, secara automatik

kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan diguna

pakai.

viii. Kontraktor yang memilih/dikenakan kaedah Wang

Jaminan Pelaksanaan akan dikenakan potongan

sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada bayaran

kemajuan pertama dan seterusnya sehingga ia

mencapai jumlah lima peratus (5%) daripada nilai

keseluruhan kontrak.

ix. Wang Jaminan Pelaksanaan yang dipotong daripada

bayaran kemajuan hendaklah dimasukkan ke dalam

akaun deposit yang dinamakan Wang Jaminan

Pelaksanaan. Satu akaun subsidiari dan senarai

lengkap kontraktor berkenaan yang menunjukkan

butiran terperinci setiap potongan Wang Jaminan

Pelaksanaan dan baki bulanan dan tahunan hendaklah

diselenggarakan secara teratur dan kemas kini.

x. Walau bagaimanapun, pada bila-bila masa di

sepanjang pelaksanaan projek tersebut, kontraktor

boleh mengemukakan Bon Pelaksanaan dan Agensi

berkenaan boleh memulangkan Wang Jaminan

Pelaksanaan yang ditahan.

xi. Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan bagi perolehan

kerja adalah berdasarkan nilai projek seperti berikut:


167

Nilai Projek Tempoh Sah Laku Bon Pelaksanaan

Kos Projek sehingga RM10juta

Dari tarikh kuat kuasa kontrak sehingga 12 bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP).

Kos Projek melebihi RM10juta

Dari tarikh kuat kuasa kontrak sehingga 24 bulan selepas Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP).

xii. Jika berlaku kelewatan dalam penyiapan projek,

tindakan serta-merta hendaklah diambil oleh PTj untuk

memastikan tempoh sah laku Bon Pelaksanaan

dilanjutkan, tidak kira sama ada Universiti mengenakan

ganti rugi tertentu atau ganti rugi ditetapkan atau

lanjutan masa diluluskan.

xiii. Sekiranya syarikat menggunakan Jaminan

Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Bank

Islam/Jaminan Insurans/Jaminan Takaful, PTj boleh

mengurangkan nilai Bon Pelaksanaan yang asal

sebanyak lima puluh peratus (50%) sebaik sahaja

Perakuan Siap Kerja dikeluarkan.

xiv. PTj dikehendaki memaklumkan secara bertulis tentang

perkara ini dan kontraktor berkenaan hendaklah

menggantikan Jaminan yang asal dengan Jaminan

baru yang nilainya bersamaan dengan lima puluh

peratus (50%) dari Jaminan asal.

xv. Setelah Jaminan baru ini diterima, Bon Pelaksanaan

yang asal perlu dilepaskan kepada kontraktor

berkenaan.

xvi. Sekiranya syarikat dikenakan Wang Jaminan

Pelaksanaan, PTj boleh memulangkan sebanyak lima

puluh peratus (50%) daripada nilai Wang Jaminan

Pelaksanaan yang ditahan setelah Sijil Perakuan Siap

Kerja dikeluarkan.


168

xvii. Baki Wang Jaminan Pelaksanaan sebanyak lima puluh

peratus (50%) lagi boleh dipulangkan sekiranya

kontraktor dapat mengemukakan Jaminan seperti di

atas yang sama nilai dengan Wang Jaminan

Pelaksanaan yang ditahan.

xviii. Baki Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan atau

dipulangkan selepas Perakuan Muktamad dikeluarkan.

Walau bagaimanapun, baki bon Pelaksanaan boleh

dilepaskan lebih awal iaitu setelah Perakuan Siap

Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan dan PTj berpuas

hati segala obligasi kontraktor di bawah kontrak

termasuk apa-apa potongan yang mana Universiti

berhak telah selesai. PTj bertanggungjawab

sepenuhnya ke atas keputusan untuk melepaskan baki

Bon Pelaksanaan lebih awal.

i. Bon Pelaksanaan Bagi Kontrak Antarabangsa

i. Kontraktor adalah dikehendaki mengemukakan Bon

Pelaksanaan dalam bentuk Jaminan Bank dalam mata

wang yang ditetapkan bagi harga Kontrak daripada

bank yang berlesen di bawah Akta Perkhidmatan

Kewangan 2013 [Akta 758] yang beroperasi di

Malaysia.

ii. Setelah segala obligasi kontrak selesai, surat

pelepasan (Letter of Discharge) bagi Jaminan Bank

hendaklah dikemukakan kepada bank. Salinan asal

atau satu salinan yang telah disahkan hendaklah

disimpan oleh Pejabat Bendahari dan PTj sebagai

rekod.

j. Semua PTj hendaklah menyemak dengan bank/syarikat

kewangan/bank Islam/syarikat insurans/syarikat takaful yang

berkenaan tentang kesahihan Bon Pelaksanaan yang


169

dikemukakan oleh syarikat. Kegagalan pegawai untuk berbuat

demikian, boleh mengakibatkan pegawai tersebut dikenakan

tindakan tatatertib/surcaj.

k. Sekiranya terdapat kes pemalsuan Bon Pelaksanaan, PTj

hendaklah membuat laporan polis supaya tindakan dapat

diambil ke atas syarikat disebabkan kes pemalsuan

sedemikian adalah merupakan kes jenayah dan dengan segera

turut melaporkannya kepada Kementerian Kewangan dan CIDB

untuk tindakan senarai hitam.

l. Bagi perolehan dari satu sumber dan PTj tidak mempunyai

pilihan syarikat lain sebagai alternatif, sekiranya syarikat tidak

bersetuju dengan syarat penetapan Bon Pelaksanaan,

pengecualian boleh dipertimbangkan dengan kelulusan Pihak

Berkuasa Melulus sebagaimana berikut:

SUMBER/HAD NILAI SUMBER KERAJAAN

PERSEKUTUAN SEPENUHNYA ATAU SEBAHAGIANNYA

SUMBER DALAMAN SEPENUHNYA

Sehingga RM500ribu Jawatankuasa Sebut Harga Universiti

Melebihi RM500ribu hingga RM100juta


Melebihi RM100juta Kementerian Kewangan (melalui perakuan Lembaga

Pengarah Universiti dan Kementerian Pengawal)

Lembaga Pengarah Universiti (melalui perakuan Lembaga

Perolehan Universiti)

m. Sekiranya Pihak Berkuasa Melulus memberi pengecualian Bon

Pelaksanaan, alternatif kenaan Bon Pelaksanaan adalah

seperti berikut:

i. Tahanan bayaran minimum 10% daripada nilai kontrak;

atau

ii. Tahan keseluruhan bayaran akhir sehingga obligasi

selesai.


170

n. Sebarang pengecualian ke atas ketetapan Bon Pelaksanaan

bagi perolehan melibatkan peruntukan dana dalaman adalah

terletak di bawah kuasa Lembaga Pengarah Universiti.

5.8.9.9 Polisi Insurans

PTj hendaklah memastikan Syarikat telah mengemukakan kepada

Universiti polisi insurans yang tidak boleh dibatalkan (sekiranya ada)

sebelum membekalkan barang atau memulakan perkhidmatan.

5.8.9.10 Denda/Tolakan/Liquidated & Ascertained Damages (LAD)

a. Sebaik sahaja arahan dikeluarkan oleh PTj untuk memulakan

pembekalan/perkhidmatan, syarikat hendaklah

melaksanakannya mengikut jadual dan spesifikasi yang telah

ditetapkan. Sebarang kegagalan syarikat dalam mematuhi

perkara tersebut (lewat/gagal/kurang kualiti atau lain-lain)

boleh mengakibatkan tindakan diambil ke atas syarikat.

Tindakan yang boleh diambil oleh PTj setelah SST dikeluarkan

walaupun dengan ketiadaan dokumen kontrak atau dokumen

kontrak belum ditandatangan lagi adalah pengenaan LAD,

Denda atau Tolakan mengikut formula yang ditetapkan di

dalam SST tersebut.

b. Seksyen 56 dan 75 dalam Akta Kontrak 1950 menetapkan

seperti berikut:

“Seksyen 56:

(1) Bila suatu pihak kepada suatu kontrak berjanji untuk

melakukan suatu perkara tertentu pada atau sebelum suatu

masa yang ditetapkan atau untuk melakukan perkara-perkara

yang tertentu pada atau sebelum masa yang ditetapkan, dan

mungkir melakukan mana-mana perkara sedemikian pada atau

sebelum masa yang ditetapkan itu, maka kontrak itu, atas

setakat mana yang belum dilaksanakan, menjadi bolehbatal di

atas opsyen penerima-janji, jika niat pihak-pihak kontrak itu

adalah bahawa masa hendaklah menjadi teras kontrak itu.


171

(2) Kalaulah bukan menjadi niat pihak-pihak kontrak

bahawa masa hendaklah menjadi teras kontrak itu, maka

kontrak itu tidaklah menjadi bolehbatal oleh kemungkiran

melakukan perkara sedemikian pada atau sebelum masa yang

ditetapkan itu; tetapi penerima-janji itu berhak menerima

pampasan daripada pembuat-janji untuk sebarang kerugian

yang menimpanya oleh sebab kemungkiran itu.

(3) Sekiranya dalam suatu kontrak bolehbatal yang

disebabkan oleh kemungkiran pembuat-janji melaksanakan

janjinya pada masa yang dipersetujui, kalau penerima-janji itu

menerima pelaksanaan janji yang sedemikian pada bila-bila

masa selain daripada masa yang dipersetujui itu, maka

penerima-janji itu tidak dapat menuntut pampasan untuk

sebarang kerugian yang disebabkan oleh ketiadaan

pelaksanaan janji itu pada masa yang dipersetujui. Melainkan,

pada masa penerimaan itu, dia memberi notis kepada pembuat-

janji akan niatnya untuk melakukan sedemikian.

Seksyen 75:

(4) Bila suatu kontrak telah dipecahkan, jika suatu jumlah

telah disebutkan dalam kontrak itu sebagai jumlah yang mesti

dibayar jika berlaku pemecahan janji sedemikian, atau jika

kontrak itu mengandungi apa-apa penetapan yang lain secara

penalti, maka pihak yang mengadu tentang pemecahan itu

berhak sama ada kerosakan sebenarnya ataupun kerugian yang

disebabkan olehnya telah dibuktikan atau tidak, mendapat

daripada pihak yang telah memecahkan kontrak itu pampasan

yang munasabah yang tidak melebihi jumlah yang disebutkan

itu, atau mengikut mana yang berkenaan, penalti yang telah

ditetapkan untuknya.”

c. Bagi menuntut ganti rugi ke atas kemungkiran syarikat dalam

melaksanakan obligasinya dalam kontrak, PTj boleh membuat


172

tuntutan kerugian (compensation) tersebut melalui kenaan

LAD/denda/tolakan yang mana kaedah/formula pengiraan

hendaklah ditetapkan mengikut kesesuaian dan kerumitan

pelbagai projek dan dinyatakan secara jelas dalam SST. Jika

syarikat gagal memenuhi obligasi kontrak, denda/ganti rugi

hendaklah dituntut daripada syarikat. Jika syarikat gagal

membayarnya, denda/ganti rugi hendaklah dituntut daripada

bayaran kemajuan atau daripada sebarang baki bayaran yang

syarikat berhak menerima. Sekiranya ini tidak dapat

dilaksanakan juga, tuntutan hendaklah dibuat daripada bon

pelaksanaan. Adalah disarankan untuk memasukkan perkara

ini dalam Arahan Penyebut Harga/Petender semasa

pelawaan dibuat bagi memastikan penyebut harga/petender

memahami syarat tersebut dengan jelas dan selain itu,

dokumen pelawaan akan turut menjadi sebahagian daripada

SST.

5.8.9.11 Pembatalan SST

a. Universiti berhak menamatkan perkhidmatan syarikat dengan

Universiti walaupun dengan ketiadaan dokumen kontrak atau

dokumen kontrak belum ditandatangan lagi.

b. Lazimnya apabila Universiti memutuskan untuk menamatkan

perkhidmatan syarikat, prosedur penamatan akan

dilaksanakan berdasarkan tatacara yang dinyatakan dalam

dokumen kontrak. Walau bagaimanapun, sekiranya dokumen

kontrak tidak disediakan atau belum lagi ditandatangan, ia

tidak bermaksud Universiti tidak berhak atau tidak boleh

menamatkan perkhidmatan dengan syarikat.

c. Bagi memastikan proses penamatan dilaksanakan dengan

teratur, adalah disarankan untuk memasukkan prosedur

penamatan di dalam Arahan Kepada Penyebut Harga/

Petender semasa pelawaan dibuat memandangkan dokumen


173

pelawaan akan turut dijadikan sebahagian daripada SST.

Contoh prosedur penamatan secara amnya adalah seperti di

Lampiran 3.

d. Sekiranya penamatan telah dibuat oleh Universiti ke atas

syarikat, syarikat tidak berhak membuat sebarang tuntutan

kerugian atau ganti rugi termasuk kerugian masa hadapan.

e. Sekiranya syarikat gagal mengemukakan dan mematuhi syarat

yang telah ditetapkan dalam tempoh yang dinyatakan dalam

SST, PTj boleh membatalkan SST tersebut dengan syarat

syarikat belum memulakan bekalan/perkhidmatan. Sebelum

pembatalan SST, PTj hendaklah memberi surat peringatan

kepada syarikat supaya mematuhi semua syarat yang telah

ditetapkan dalam SST dalam tempoh yang munasabah.

f. Setelah peringatan dikeluarkan tetapi syarikat masih gagal

mematuhi perkara yang dinyatakan dengan jelas melalui

perenggan tertentu dalam SST, PTj boleh membatalkan SST

tersebut melalui Notis Pembatalan Surat Setuju Terima.

g. Walau bagaimanapun, bagi kes penamatan yang disebabkan

pelanggaran kontrak, perkara berikut hendaklah dilaksanakan:

i. Merampas sepenuhnya atau sebahagian bon

pelaksanaan. Bagi penentuan sama ada rampasan bon

pelaksanaan hendaklah dibuat sepenuhnya atau

sebahagian termasuk pelepasan bon/baki bon

pelaksanaan, PTj hendaklah membawa perkara ini ke

CCP Kementerian (jika berkenaan) untuk keputusan;

ii. Menyiapkan pembekalan barang/perkhidmatan sama

ada secara sendiri atau pun melalui pelantikan syarikat

lain. Bagi pelantikan syarikat baharu, PTj adalah

tertakluk kepada tatacara perolehan yang sedang

berkuat kuasa; dan


174

iii. Membuat tuntutan ke atas syarikat bagi sebarang

kerugian, kos, perbelanjaan dan ganti rugi yang terlibat

akibat daripada penamatan kontrak tersebut.

5.8.9.12 Surat Akuan Pembida Berjaya Dan Surat Akuan Sumpah Syarikat

PTj hendaklah memastikan lampiran berkaitan Surat Akuan Pembida

Berjaya dan Surat Akuan Sumpah disertakan bersama SST untuk

ditandatangan oleh syarikat dan dikembalikan bersama-sama dengan

SST kepada Universiti. Surat Akuan Sumpah hendaklah ditandatangani

dan mendapat pengesahan daripada Pesuruhjaya Sumpah.

5.8.9.13 Tempoh Mengembalikan SST

a. PTj hendaklah memastikan SST dikemukakan kepada syarikat

sama ada secara pos berdaftar atau serahan tangan dalam 3

salinan yang lengkap dengan lampiran-lampiran yang

berkaitan dan setiap muka surat SST diturunkan tandatangan

ringkas oleh pegawai yang diturunkan.

b. PTj juga hendaklah memastikan syarikat mengembalikan

salinan asal dan salinan kedua SST yang telah lengkap diisi dan

ditandatangan di Bahagian Pengakuan Penerimaan dan Surat

Akuan Pembida Berjaya dalam tempoh tidak melebihi 3 hari

atau 7 hari atau 14 hari. PTj hendaklah membuat pilihan ke atas

tempoh syarikat perlu mengembalikan SST kepada Universiti.

c. Sekiranya syarikat tidak mengemukakan maklum balas dalam

tempoh yang ditetapkan dan setelah PTj memberi peringatan

kepada syarikat tetapi masih gagal untuk mengemukakan

maklum balas, boleh mengakibatkan SST tersebut terbatal

dengan sendirinya.

d. Syarikat juga hendaklah menurunkan tandatangan ringkas di

setiap muka surat SST termasuk lampiran yang berkaitan oleh

pegawai yang dibenarkan oleh syarikat.


175

5.9 RUJUKAN

5.9.1 Pekeliling Perbendaharaan

5.9.1.1 Perolehan Kerajaan (PK)

a. Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan Secara Am

(PK 4.1)

b. Surat Setuju Terima, Pesanan Kerajaan Dan Inden Kerajaan

Bagi Perolehan Kerajaan (PK 4.2)

5.9.1.2 Pengurusan Wang Awam (WP)

5.9.1.3 Peraturan Perolehan Badan Berkanun Persekutuan (WP 7.5)

5.9.2 Arahan Perbendaharaan

5.9.2.1 Bab B – Tatacara Perakaunan

5.9.2.2 Bahagian III – Tatacara Perolehan Bekalan, Perkhidmatan Dan Kerja

5.9.3 Kelulusan Lembaga Pengarah

5.9.3.1 Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Malaysia Kelantan

Bilangan 4/2019 (Kali Ke-51) yang telah bersidang pada 14 November

2019 mengenai Cadangan Menerima Pakai Peraturan Perolehan Badan

Berkanun Persekutuan (WP 7.5)

5.9.3.2 Minit Mesyuarat Khas Lembaga Pengarah Universiti Malaysia Kelantan

Bilangan 1/2019 yang telah bersidang pada 10 Februari 2019

mengenai Cadangan Perwakilan Kuasa Menandatangani Kontrak Dan

Dokumen Perolehan Universiti.


176

LAMPIRAN 1

PROJEK YANG DILAKSANAKAN SECARA KONVENSIONAL


177

LAMPIRAN 2

PROJEK YANG DILAKSANAKAN SECARA REKA DAN BINA


178

LAMPIRAN 3

CONTOH PROSEDUR PENAMATAN BAGI PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN (TANPA

SENJATA API/DENGAN SENJATA API)

1. PENAMATAN PERJANJIAN OLEH UNIVERSITI

1.1 Kemungkiran Perjanjian oleh Syarikat

Sepanjang Tempoh Perjanjian, sekiranya Syarikat –

(a) gagal untuk mematuhi atau melaksanakan mana-mana terma atau syarat

dalam Perjanjian ini;

(b) gagal untuk melaksanakan Perkhidmatan dengan sempurna dan memuaskan;

atau

(c) menggantung pelaksanaan mana-mana bahagian atau keseluruhan

Perkhidmatan,

maka Universiti berhak untuk memberikan notis secara bertulis kepada

Syarikat (kemudian daripada ini dirujuk sebagai “Notis Kemungkiran”) dengan

menyatakan kemungkiran yang berlaku dan mengkehendaki Syarikat untuk

meremedikan kemungkiran tersebut dalam tempoh masa yang ditetapkan

dalam Notis Kemungkiran tersebut (kemudian daripada ini dirujuk sebagai

“Tempoh Remedi”).

1.2 Jika Syarikat gagal untuk mengambil tindakan untuk meremedikan kemungkiran

tersebut dalam Tempoh Remedi atau mana-mana tempoh lain yang dipersetujui oleh

Universiti, maka Universiti berhak untuk menamatkan Perjanjian ini dengan serta-

merta dengan memberikan notis bertulis kepada Syarikat (kemudian daripada ini

dirujuk sebagai “Notis Penamatan”).

1.3 Kesan-kesan Penamatan oleh Universiti

1.3.1 Apabila Perjanjian ini ditamatkan mengikut Klausa 1.2,

(a) Universiti –

(i) berhak menuntut daripada Syarikat ganti rugi, kerugian kos dan

perbelanjaan (termasuk apa-apa kos dan perbelanjaan

sampingan) yang ditanggung oleh Universiti akibat penamatan

Perjanjian ini;


179

(ii) berhak merampas keseluruhan atau sebahagian Bon

Pelaksanaan;

(iii) berhak mendapatkan Perkhidmatan atau apa-apa bahagian

darinya daripada lain-lain punca dan Syarikat hendaklah

menanggung kos dan perbelanjaan yang ditanggung oleh

Universiti bagi meneruskan Perkhidmatan; dan

(iv) tertakluk kepada apa-apa tolakan yang dibenarkan di bawah

Klausa 6, hendaklah membayar kepada Syarikat apa-apa

pembayaran bagi Perkhidmatan yang perlu dibayar dan terakru di

bawah Perjanjian ini setakat pada tarikh Notis Penamatan

Perjanjian.

(b) Syarikat hendaklah –

(i) serta-merta menghentikan Perkhidmatan dan semua kuasa,

obligasi dan hak yang diberikan kepada Syarikat dan wujud di

bawah Perjanjian ini hendaklah tamat dengan serta-merta;

(ii) memasuki Premis untuk mengalih dan mengambil mana-mana

kelengkapan atau harta kepunyaan Syarikat di tempat-tempat

berkawal dan dalam kawasan perkhidmatan atas kos dan

perbelanjaan Syarikat sendiri; dan

(iii) mengemukakan kepada Universiti laporan terperinci berhubung

dengan bayaran Perkhidmatan dan lain-lain pembayaran yang

tertunggak daripada Universiti (sekiranya ada) setakat pada

tarikh Notis Penamatan Perjanjian untuk tujuan kelulusan dan

pengesahan daripada Universiti.

1.3.2 Kedua-dua pihak bersetuju jika Perjanjian ditamatkan di bawah Klausa 1.2,

Syarikat tidak berhak kepada apa-apa bentuk kerugian termasuk kerugian

perolehan pendapatan, pampasan, ganti rugi, kos, perbelanjaan dan

sebagainya selain dari yang diperuntukkan mengikut Klausa 1.3.1(a)(iv). Pihak-

pihak selanjutnya bersetuju bahawa pembayaran oleh Kerajaan menurut

Klausa 1.3.1(a)(iv) adalah terjumlah kepada suatu penyelesaian penuh dan

muktamad antara Pihak-Pihak.

1.4 Kemungkiran Am Perjanjian oleh Syarikat

Sepanjang Tempoh Perjanjian, sekiranya –

(a) Mahkamah membuat suatu perintah atau suatu ketetapan diluluskan bahawa

Syarikat itu digulung (bukan suatu penggulungan bagi maksud penyusunan

atau penyatuan);


180

(b) Syarikat pada bila-bila masa menjadi bankrap atau satu pemiutang melantik

seorang penerima atau pengurus bagi pihak seseorang pemiutang dilantik bagi

menguruskan aset Syarikat;

(c) Syarikat membuat sesuatu pindah hak atau serah hak bagi faedah pemiutang

atau membuat sesuatu penyelesaian atau perkiraan dengan atau bagi faedah

pemiutang atau tidak berupaya menyelesaikan hutang;

(d) tindakan dikenakan ke atas sebahagian besar aset Syarikat, melainkan

Syarikat telah mengambil langkah dengan suci hati bagi mengenepikan

tindakan tersebut;

(e) pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan sebagai pembekal

kepada Kerajaan telah dibatalkan atau tidak diperbaharui;

(f) lesen senjata api yang telah diberikan kepada Syarikat dibatalkan atau tidak

diperbaharui; lesen yang diberikan kepada Syarikat di bawah Akta Agensi

Persendirian 1971 [Akta 27] telah dibatalkan atau tidak diperbaharui; atau

maka Kerajaan berhak untuk menamatkan Perjanjian ini dengan serta-merta

dengan memberi notis bertulis kepada Syarikat.

1.5 Apabila Perjanjian ditamatkan mengikut Klausa 1.4, kesan-kesan penamatan seperti di

Klausa 1.3 adalah terpakai.

2. PENAMATAN PERJANJIAN OLEH SYARIKAT

2.1 Kemungkiran Perjanjian oleh Universiti

Syarikat berhak menamatkan Perjanjian ini jika –

(a) Universiti tanpa sebab yang munasabah gagal untuk membuat Bayaran

Perkhidmatan kepada Syarikat dalam tempoh masa yang ditetapkan; atau

(b) Universiti tanpa sebab yang munasabah gagal untuk melaksanakan atau

memenuhi mana-mana obligasinya yang secara langsung menjejaskan

obligasi Syarikat di bawah Perjanjian ini.

2.2 Jika keadaan yang dinyatakan di bawah Klausa 2.1 berlaku, maka Syarikat boleh

memberikan notis secara bertulis yang memaklumkan keingkaran tersebut kepada

Universiti dan mengkehendaki Universiti meremedikan kemungkiran yang berlaku

dalam tempoh tiga puluh (30) hari selepas tarikh penerimaan notis atau mana-mana

tempoh yang dipersetujui oleh Pihak-Pihak.

2.3 Jika keadaan di bawah Klausa 2.1 masih berterusan selepas tempoh yang ditetapkan

atau tempoh lain yang dipersetujui oleh Pihak-Pihak, maka Syarikat boleh menamatkan

Perjanjian ini dengan memberikan Notis Penamatan kepada Universiti.


181

2.4 Kesan Penamatan oleh Syarikat

2.4.1 Apabila Perjanjian ini ditamatkan mengikut Klausa 2.3 –

(a) Syarikat hendaklah serta-merta menghentikan Perkhidmatan dan

semua kuasa, obligasi dan hak yang diberikan kepada Syarikat dan

wujud di bawah Perjanjian ini hendaklah tamat dengan serta-merta;

(b) Syarikat hendaklah memasuki Premis untuk mengalih dan mengambil

mana-mana kelengkapan atau harta kepunyaan Syarikat di tempat-

tempat berkawal dan dalam kawasan perkhidmatan atas kos dan

perbelanjaan Syarikat sendiri;

(c) Syarikat hendaklah mengemukakan kepada Universiti laporan

terperinci berhubung dengan Bayaran Perkhidmatan dan lainlain

pembayaran yang tertunggak daripada Universiti (sekiranya ada)

setakat pada tarikh Notis Penamatan Perjanjian untuk tujuan kelulusan

dan pengesahan daripada Universiti; dan

(d) tertakluk kepada apa-apa tolakan yang dibenarkan di bawah Klausa 6

bagi Perkhidmatan yang telah diberikan oleh Syarikat sehingga tarikh

penamatan Perjanjian, Universiti hendaklah membayar kepada

Syarikat apa-apa pembayaran bagi Perkhidmatan yang perlu dibayar

dan terakru di bawah Perjanjian ini setakat pada tarikh Notis

Penamatan Perjanjian.

2.4.2 Kedua-dua pihak bersetuju jika Perjanjian ditamatkan di bawah Klausa 2.3,

Syarikat tidak berhak kepada apa-apa bentuk kerugian termasuk kerugian

perolehan pendapatan, pampasan, ganti rugi, kos, perbelanjaan dan

sebagainya selain dari yang diperuntukkan mengikut Klausa 2.4.1(d). Pihak-

pihak selanjutnya bersetuju bahawa pembayaran oleh Universiti menurut

Klausa 2.4.1(d) adalah terjumlah kepada suatu penyelesaian penuh dan

muktamad antara Pihak-Pihak.

3. PENAMATAN KERANA RASUAH, AKTIVITI HARAM, ATAU MENYALAHI UNDANG-UNDANG

3.1 Tanpa menjejaskan apa-apa hak Universiti yang lain, jika Universiti berpuas hati

bahawa Syarikat, prinsipal, personel atau pekerjanya disabitkan oleh mahkamah bagi

perbuatan rasuah atau aktiviti haram atau menyalahi undang-undang berkaitan

dengan Perjanjian ini atau mana-mana perjanjian lain yang dimasuki oleh Syarikat

dengan Universiti, Universiti berhak untuk menamatkan Perjanjian ini dengan serta-

merta dengan memberikan notis secara bertulis kepada Syarikat.

3.2 Jika Perjanjian ini ditamatkan mengikut Klausa 3.1, kesan-kesan penamatan mengikut



182

4. PENAMATAN ATAS KEPENTINGAN NEGARA, KESELAMATAN NEGARA ATAU POLISI

KERAJAAN

4.1 Walau apa pun peruntukan dalam Perjanjian, Universiti boleh menamatkan Perjanjian

ini dengan memberikan notis tidak kurang daripada tempoh tiga puluh (30) hari (tanpa

sebarang obligasi untuk menyatakan sebabnya), jika Universiti berpandangan

penamatan tersebut perlu atas sebab kepentingan negara, keselamatan negara, dasar

Kerajaan atau dasar awam.

4.2 Bagi maksud Klausa ini, penentuan “Kepentingan Negara”, “Keselamatan Negara”,

“Dasar Kerajaan” atau “Dasar Awam” hendaklah ditentukan oleh Universiti. Penentuan

tersebut hendaklah bagi apa-apa tujuan dan niat, adalah muktamad dan tidak boleh

dipertikaikan.

4.3 Jika Perjanjian ditamatkan mengikut Klausa 4.1, kesan-kesan penamatan mengikut


4.4 Pihak-Pihak bersetuju bahawa Syarikat tidak layak untuk menuntut apa-apa bentuk

ganti rugi yang lain termasuk kerugian perolehan pendapatan, pampasan atau apa-apa

tuntutan lain berbangkit daripada penamatan Perjanjian ini.

5. “FORCE MAJEURE”

5.1 Syarikat dan Universiti adalah tidak bertanggungjawab bagi sebarang ketinggalan atau

kegagalan dalam menjalankan Perjanjian ini, jika ketinggalan atau kegagalan itu timbul

daripada keadaan-keadaan Force Majeure. Dalam keadaan ini, yang menyebabkan

mana-mana Pihak tidak dapat menyempurnakan Perjanjian ini, Perjanjian ini boleh

ditamatkan dengan persetujuan Pihak-Pihak tanpa apa-apa pampasan. Kejadian Force

Majeure hendaklah bermaksud:

i. peperangan (sama ada ia diisytiharkan atau tidak), pertempuran, penaklukan

atau tindakan oleh musuh-musuh asing;

ii. pemberontakan, revolusi, rampasan kuasa, perang saudara atau tindakan

pengganas;

iii. bencana alam termasuk, tetapi tidak terhad kepada gempa bumi, banjir,

kebakaran bawah tanah yang spontan, tsunami (ombak besar) atau apa-apa

bencana alam yang secara munasabahnya seseorang yang berpengalaman

tidak dijangka untuk mengambil langkah-langkah beringat-ingat;

iv. letupan nuklear, pencemaran radioaktif atau bahan kimia atau radiasi;

v. tekanan gelombang yang disebabkan oleh kapal terbang atau apa-apa peranti

aerial yang bergerak dalam kelajuan sonik atau supersonik;

vi. rusuhan, kekecohan atau kekacauan awam; atau


183

vii. sebab-sebab atau bahaya-bahaya yang lain yang di luar kawalan mana-mana

Pihak.

5.2 Jika berlaku sesuatu kejadian Force Majeure yang menyebabkan mana-mana Pihak

tidak dapat melaksanakan apa-apa obligasinya di bawah Perjanjian ini (atau mana-

mana bahagian daripadanya) yang terjejas akibat daripada kejadian Force Majeure

tersebut, Pihak tersebut hendaklah dengan serta-merta memaklumkan akan kejadian

Force Majeure tersebut kepada Pihak yang satu lagi dan diikuti dengan butir-butir

terperinci mengenai kejadian Force Majeure dan kesannya kepada pelaksanaan

Perjanjian ini.

5.3 Mana-mana Pihak tidak boleh menggunakan mana-mana peruntukan dalam klausa ini

jika Pihak-Pihak telah memutuskan secara munasabahnya bahawa satu kejadian Force

Majeure tidak berlaku.

5.4 Syarikat hendaklah membuktikan bahawa kejadian Force Majeure betul-betul berlaku

sebelum Syarikat dapat melepaskan tanggungjawabnya mengikut Klausa 5.1.

5.5 Jika Perjanjian ini ditamatkan di bawah Klausa 5.1 di atas, semua hak dan obligasi

Pihak-Pihak di bawah Perjanjian ini hendaklah terhenti dan mana-mana Pihak tidak

boleh membuat apa-apa tuntutan terhadap Pihak yang satu lagi dan masing-masing

tidak bertanggungan terhadap satu sama lain melainkan berkaitan apa-apa hak dan

liabiliti yang terakru sebelum berlakunya kejadian Force Majeure tersebut.

5.6 Bagi mengelakkan apa-apa keraguan, Pihak-Pihak kepada Perjanjian ini hendaklah

terus melaksanakan obligasi masing-masing di bawah Perjanjian ini yang tidak

terjejas, tertangguh atau terganggu oleh kejadian Force Majeure dan obligasi

berkenaan hendaklah terus berkuat kuasa sementara menunggu pelaksanaan

peruntukan klausa ini.


184

BAB 6

TATACARA PENGURUSAN ASET

6.1 PENGENALAN

6.1.1 Tatacara Pengurusan Aset ini diperkemaskan untuk memantapkan pengurusan

aset Universiti. Pengurusan aset perlu diberi keutamaan bagi mengelakkan

pembaziran, kecurian dan keusangan.

6.1.2 Tatacara ini juga diwujudkan supaya pengendalian, penyimpanan,

penyelenggaraan dan pemeriksaan aset dilaksanakan dengan lebih kemas, cekap

dan teratur. Selain itu pengurusan pelupusan, kehilangan dan hapuskira juga dapat

diuruskan dengan seragam dan berkesan.

6.2 DEFINISI ASET

6.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan

Universiti yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Universiti, yang diterima

melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. Aset

adalah barangan yang tak luak yang mempunyai jangka hayat dan bernilai

RM3,000.00 dan ke atas seunit.

6.2.2 Aset terbahagi kepada dua iaitu:

6.2.2.1 Aset Tak Alih

Aset Tak Alih ialah aset yang tidak boleh dipindahkan dari satu tempat

ke satu tempat yang lain. Ia dikategorikan sebagai:

a. Tanah; atau

b. Bangunan; atau

c. Kemudahan.


185

6.2.2.2 Aset Alih

Aset Alih yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang

lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan

bangunan. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:

a. Harta Modal adalah Aset Alih yang dipermodalkan dengan

harga perolehan asalnya bernilai RM3,000 (Ringgit Malaysia

Tiga Ribu) atau lebih setiap satu unit. Harta Modal

dikategorikan sebagai:

i. Loji/Jentera Berat; atau

ii. Kenderaan di mana kos kenderaan meliputi bayaran

aksesori, pendaftaran, cukai jalan dan lain-lain kos

berkaitan (on the road) semasa perolehan dibuat; atau

iii. Peralatan tak luak di mana kos minima harta ialah

RM3,000.00 yang dibeli melalui peruntukan kendalian

Universiti dan harta yang didermakan; atau

iv. Bagi pembelian perisian (software) secara pakej

dengan komputer, kosnya merupakan sebahagian

daripada kos komputer. Walau bagaimanapun

pembayaran lesen perisian tidak termasuk dalam aset;

atau

v. Kos ubah suai bangunan, kemudahan dan pembaikan

aset alih bernilai RM50,000.00 dan ke atas.

b. Inventori adalah Aset Alih Bernilai Rendah yang Tidak

Dipermodalkan dengan harga perolehan asalnya kurang

daripada RM3,000 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) setiap unit.

Inventori dikategorikan sebagai:

i. Peralatan tidak luak bernilai kurang daripada

RM3,000.00 seunit yang dibeli melalui peruntukan

Universiti dan harta yang didermakan/hadiah; atau

ii. Perabot tanpa mengira nilai perolehan asal; atau

iii. Pembelian perisian bernilai kurang daripada


186

RM3,000.00 untuk pertama kali dikategorikan sebagai

inventori manakala untuk pembaharuan lesen dan naik

taraf perisian dikategorikan sebagai penyelenggaraan.

6.2.3 Barangan yang tidak dikategorikan sebagai aset adalah:

6.2.3.1 Barang guna habis

6.2.3.2 Alat ganti penyelenggaraan kecuali yang dinyatakan dalam perenggan

10.2.2.2 (a) (v); atau

6.2.3.3 Pembelian buku/bahan rujukan/majalah atau seumpamanya; atau

6.2.3.4 Aksesori komputer, barang-barang perhiasan, tekstil, pinggan

mangkuk (cutlery), peralatan sukan dan rekreasi, semua jenis papan

tanda, kelengkapan keselamatan, kelengkapan elektrik dan mekanikal

untuk keperluan pejabat dan semua alat makmal yang tidak sesuai

dibarkod atau barang seumpamanya tanpa mengira kos; atau

6.2.3.5 Pembelian untuk barang guna habis yang dibeli bersama aset

contohnya seperti toner yang dibeli bersama mesin pencetak; atau

6.2.3.6 Bagi pembelian langsir, permaidani, bidai dan pengadang, serta

pinggan mangkuk tanpa mengambil kira kos pembelian dikelaskan

sebagai perbelanjaan bukan harta modal/aset tetap.

6.2.3.7 Peralatan tak luak selain perabot dengan nilai perolehan asal kurang

daripada RM100.00 seunit di mana bagi pembelian peralatan hanya

perlu direkod dan ditampal dengan pelekat “Hak Milik Universiti”.

6.2.4 Susut nilai yang dikenakan atas harta modal adalah berdasarkan kaedah garis

lurus untuk menghapuskira kos setiap aset di sepanjang anggaran hayat

kegunaannya. Kadar susutnilai tahunan yang digunakan adalah seperti berikut:

Bangunan dan Pembaikan Bangunan 2%

Pembaikan dan Pembaikan Kemudahan 5%

Kenderaan & Jentera 20%

Alat Kelengkapan 20%


187

6.2.5 Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset

Universiti hanyalah bagi maksud pengurusan aset Universiti sahaja.

6.3 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB BENDAHARI

6.3.1 Bendahari adalah bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset

dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut tatacara yang telah

ditetapkan dengan melaksanakan perkara-perkara berikut:

6.3.1.1 Menubuhkan sama ada Bahagian atau Seksyen atau Unit Pengurusan

Aset (UPA) mana-mana yang sesuai bagi menguruskan Aset Alih, Aset

Tak Alih dan Stor di peringkat Universiti dan Pusat Tanggungjawab

(PTj);

6.3.1.2 Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti (JKPAU)

di Universiti;

6.3.1.3 Melantik Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan di Universiti/

PTj;

6.3.1.4 Memastikan pengurusan stor diletakkan di bawah kawal selia

Bahagian atau Seksyen atau UPA di Universiti; dan

6.3.1.5 Menyediakan dan mengemukakan Laporan Tahunan Pengurusan Aset

Universiti ke Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) sebelum 15 Mac

tahun berikutnya.

6.4 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

6.4.1 Ketua PTj adalah bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset

dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut peraturan yang telah

ditetapkan dengan melaksanakan perkara-perkara berikut:

6.4.1.1 Memastikan Pegawai Aset dilantik bagi menguruskan aset di peringkat

PTj;


188

6.4.1.2 Melantik Pegawai Penerima;

6.4.1.3 Memastikan semua aset Universiti didaftarkan;

6.4.1.4 Memastikan aset disimpan di tempat yang sesuai dan selamat

mengikut Arahan Keselamatan;

6.4.1.5 Memastikan penyelenggaraan ke atas aset dilaksanakan;

6.4.1.6 Memastikan hasil penemuan pemeriksaan aset dan verifikasi stor

diambil tindakan;

6.4.1.7 Menyediakan Sijil Pemeriksaan Aset dan Sijil Verifikasi Stor;

6.4.1.8 Menyediakan pelan/perancangan pelupusan;

6.4.1.9 Menyediakan Laporan Awal Kehilangan;

6.4.1.10 Melantik pegawai-pegawai khusus menjalankan tugas pengurusan

stor di Stor PTj;

6.4.1.11 Melantik pegawai-pegawai khusus di Stor PTj untuk menjalankan tugas

pengurusan stor berasaskan beban tugas stor dan pegangan stok jika

perlu;

6.4.1.12 Menyedia dan mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Aset

Alih, Aset Tak Alih dan Stor kepada Urus Setia JKPAU untuk

dibentangkan dalam Mesyuarat JKPAU.

6.4.1.13 Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Pengurusan Aset

Alih, Aset Tak Alih dan Stor kepada UPA Universiti sebelum 15 Februari

tahun berikutnya.

6.5 PENUBUHAN BAHAGIAN/ SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET

6.5.1 Universiti perlu menubuhkan Bahagian/ Seksyen/Unit yang sesuai bagi

menguruskan Aset Alih, Aset Tak Alih dan Stor. Bilangan dan gred perjawatan yang

perlu diwujudkan adalah tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan aset

yang terdapat di sesebuah Universiti.

6.5.2 UPA hendaklah diletakkan di Bahagian Pengurusan Aset atau bahagian-bahagian

lain yang difikirkan sesuai.


189

6.5.3 Universiti boleh menubuhkan UPA mengikut Cawangan/ Kampus dan

seumpamanya sekiranya bersesuaian.

6.6 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)

6.6.1 Bahagian/Seksyen/Unit Pengurusan Aset adalah bertanggungjawab untuk

menguruskan semua Aset Alih, Aset Tak Alih dan Stor di Universiti/PTj di bawah

kawalannya meliputi:

6.6.1.1 Penerimaan;

6.6.1.2 Pendaftaran;

6.6.1.3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan;

6.6.1.4 Penyelenggaraan;

6.6.1.5 Pelupusan; dan

6.6.1.6 Kehilangan dan Hapus Kira.

6.6.2 Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa

(Teknikal) Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor;

6.6.3 Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat JKPAU;

6.6.4 Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada PTj untuk dibentangkan dalam

Mesyuarat JKPAU yang akan diadakan setiap tiga (3) bulan sekali;

6.6.5 Mendapatkan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Tak Alih, dan Stor

daripada PTj; dan

6.6.6 Menyediakan dan mengemukakan Laporan Pengurusan Aset Universiti ke

Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) sebelum 15 Mac tahun berikutnya.


190

6.7 PELANTIKAN PEGAWAI ASET

6.7.1 Kuasa Melantik

Pegawai Aset di Universiti/PTj hendaklah dilantik oleh Naib Canselor/Pengerusi

Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).

6.7.2 Gred Jawatan Pegawai Aset

6.7.2.1 Gred perjawatan Pegawai Aset adalah tertakluk kepada beban tugas,

nilai serta bilangan aset di bawah kawalan/pegangan masing masing.

6.7.2.2 Pegawai Aset yang dilantik seboleh-bolehnya hendaklah terdiri

daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) di

skim perkhidmatan dan gred yang bersesuaian.

6.7.2.3 Walau bagaimanapun sekiranya tiada Pegawai Pengurusan dan

Profesional atau bilangan perjawatan terhad maka mana-mana

pegawai daripada Kumpulan Pelaksana Gred 19 dan ke atas atau

setaraf di skim perkhidmatan bersesuaian boleh dilantik.

6.7.3 Bilangan Pegawai Aset

6.7.3.1 Bilangan Pegawai Aset yang dilantik di peringkat Universiti/PTj adalah

mengikut kesesuaian.

6.8 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI (JKPAU)

6.8.1 Keanggotaan Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU) adalah seperti

berikut:


191

Pengerusi : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

Pengerusi Ganti : Mana-mana Timbalan Naib Canselor

Ahli : Ketua Audit Dalam/Wakil

Bendahari/Wakil

Pegawai Aset I/II PTj

Setiausaha : Pegawai Kewangan, Unit Pengurusan Aset & Stor

Urus setia : Unit Pengurusan Aset & Stor, Pejabat

Bendahari

6.8.2 Agenda mesyuarat JKPAU adalah seperti berikut:

6.8.2.1 Kedudukan Semasa Aset Universiti

6.8.2.2 Laporan Hasil Pemeriksaan Aset

6.8.2.3 Laporan Tindakan Pelupusan

6.8.2.4 Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib

6.8.2.5 Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan Aset dan Stor

6.8.2.6 Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset

6.8.3 Bidang tugas JKPAU adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia

semua aspek pengurusan aset Universiti.

6.8.4 Mesyuarat JKPAU hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh

tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

6.9 BAB A – PENERIMAAN

6.9.1 “Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima

dan mengesahkan aset yang diperolehi.


192

6.9.2 “Pegawai bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang

tertentu.

6.9.3 Objektif:

6.9.3.1 Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang

ditetapkan;

6.9.3.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan

6.9.3.3 Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan

selamat untuk digunakan.

6.9.4 Pelantikan Pegawai Penerima

Ketua PTj hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk

menerima dan memeriksa aset yang diterima. Bagi aset teknikal, Pegawai

Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.

6.9.5 Peraturan Penerimaan

6.9.5.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi

memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan;

6.9.5.2 Bagi Aset Teknikal, penerimaan dan pemeriksaan hendaklah dilakukan

oleh pegawai-pegawai Universiti yang memiliki kepakaran dalam

bidang-bidang berkaitan;

6.9.5.3 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:

a. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi

memastikan aset yang diterima adalah betul;

b. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji

serta merta sebelum disahkan penerimaannya;

c. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta

merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima

dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,


193

dikira, diukur, ditimbang atau diuji”;

d. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah

bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan

Aset/Inventori Universiti (KEW.PA-1) jika terdapat kerosakan

atau perselisihan;

e. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh

Ketua PTj hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen

penghantaran atau syarikat pembekal;

f. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset

diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal

yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi

seperti dalam perjanjian pembelian; dan

g. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima

disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.

6.10 BAB B – PENDAFTARAN

6.10.1 Objektif pendaftaran aset adalah bertujuan untuk:

6.10.1.1 Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini;

6.10.1.2 Memudahkan pengesanan dan pemantauan;

6.10.1.3 Membolehkan keadaan aset diketahui;

6.10.1.4 Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset; dan

6.10.1.5 Memudahkan pengenalpastian aset yang berada di Pusat

Tanggungjawab untuk tujuan perlindungan insurans dan juga tuntutan

kerugian jika berlaku kehilangan/kebakaran. Aset yang tidak

didaftarkan tidak akan dilindungi dan diganti sekiranya berlaku

kehilangan/kebakaran.


194

6.10.2 Tempoh Pendaftaran

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh

pengesahan penerimaan.

6.10.3 Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan

Aset yang diterima tanpa penempatan hendaklah didaftarkan di dalam KEW.PA-2

atau KEW.PA-3. Ruangan penempatan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai

Aset. Apabila aset tersebut telah ditentukan penempatan sebenarnya, maka

perubahan penempatan pada KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 hendaklah dikemaskini.

6.10.4 Aset Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan

Aset yang dibekalkan dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara

ini.

6.10.5 Aset Yang Disewa Beli

Aset yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan kepada terma dan syarat

yang terkandung di dalam perjanjian sewa beli iaitu:

6.10.5.1 Didaftarkan semasa diterima jika:

a. Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah

menjadi hak milik bermula tarikh penerimaan/penyerahan; dan

b. Penyelenggaraan aset dilaksanakan oleh Universiti/ PTj; atau

c. Kos penyelenggaraan ditanggung oleh Universiti/ PTj;

6.10.5.2 Didaftarkan selepas tamat tempoh perjanjian jika:-

a. Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut menjadi

milik Universiti selepas sesuatu tempoh perjanjian; dan

b. Dalam perjanjian dinyatakan aset akan diganti oleh

syarikat/pembekal sekiranya rosak atau aset yang lama

digantikan dengan yang baharu dalam tempoh perjanjian di

mana penyelenggaraan aset dilaksanakan oleh

syarikat/pembekal; atau


195

c. Kos penyelenggaraan semasa tempoh perjanjian ditanggung

oleh syarikat/pembekal aset berkenaan.

6.10.6 Aset Yang Disewa

Aset yang disewa daripada syarikat/pembekal/pengilang seperti mesin fotostat,

kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu

senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh Universiti/PTj bagi tujuan

rekod.

6.10.7 Aset Hadiah

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan/pembelajaran

tidak perlu didaftarkan. Walau bagaimanapun Pusat Tanggungjawab hendaklah

mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod.

6.10.8 Aset Lucuthak

Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi

tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas

aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja dan perlu didaftarkan.

6.10.9 Pendaftaran Aset Penyelidikan

Aset yang diperoleh melalui pemberian geran dari mana-mana agensi diklasifikasi

sebagai aset Universiti. Pegawai yang menerima geran atau terlibat dengan

penyelidikan yang menggunakan geran, perlu mengembalikan dan menyerahkan

semua aset yang dibeli menggunakan geran tersebut kepada pihak Universiti

selepas projek penyelidikan selesai dijalankan.

6.10.10 Pendaftaran Aset Secara Berpusat

Aset yang dibeli secara berpusat perlu didaftarkan oleh Pegawai Aset Pusat

Tanggungjawab yang terlibat dengan perolehan tersebut.


196

6.10.11 Tatacara Pendaftaran Aset

6.10.11.1 Dokumen Rujukan

a. Bagi mendaftarkan aset, dokumen berikut boleh dirujuk:

i. Aset yang dibeli

ii. Pesanan Tempatan

iii. Nota Serahan

iv. Invois

v. Dokumen Kontrak

vi. Kad Jaminan

vii. Manual Pengguna; dan

viii. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

b. Aset yang disewa beli:

i. Surat Ikatan Perjanjian; dan

ii. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

c. Aset yang diterima daripada sumber lain:

i. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;

ii. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan

yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap

aset berkaitan; dan

iii. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan

Perintah Lucuthak oleh Mahkamah.

d. Aset yang belum berdaftar:

i. Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para

6.10.1.3 pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat

di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang

berkaitan.

6.10.11.2 Dokumen Pendaftaran

Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset,

dokumen yang digunakan adalah seperti berikut:


197

a. Daftar Aset (KEW.PA-2); dan/atau

b. Daftar Inventori (KEW.PA-3).

6.10.11.3 Butiran Maklumat

Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi

dengan lengkap dan tepat.

6.10.11.4 Tandatangan Ketua PTj Di KEW.PA-2 Dan KEW.PA-3.

a. Ketua PTj hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat

yang terdapat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum

menandatangani di ruangan tersebut.

b. Ketua PTj adalah dipertanggungjawabkan untuk

menandatangani KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi pihak

terdahulu atau sebelumnya untuk daftar yang belum

ditandatangani.

6.10.11.5 Pengesahan Pendaftaran

Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen

punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:

‘Telah direkodkan pada ……(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset ….

(seperti nombor pada daftar)’

6.10.11.6 Pelaksanaan Pendaftaran Aset

Ketua PTj boleh melantik pegawai-pegawai yang bersesuaian untuk

membantu Pegawai Aset bagi mendaftar semua aset yang dimiliki oleh

Universiti/PTj. Pendaftaran aset boleh dilakukan seperti berikut:

a. Pendaftaran dilakukan secara berpusat oleh Bahagian

Perolehan & Pengurusan Aset, Pejabat Bendahari bagi semua

jenis aset; atau

b. Pendaftaran dilaksanakan oleh PTj yang membuat perolehan

secara berpusat.

c. Sekiranya aset didaftarkan secara berpusat, salinan KEW.PA-2

dan KEW.PA-3 hendaklah dikemukakan ke PTj di mana aset

tersebut ditempatkan.


198

6.10.11.7 Penyediaan Senarai Daftar Aset (KEW.PA-4) Dan Senarai Daftar

Inventori (KEW.PA-5)

a. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah disediakan mengikut

tahun semasa. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah

dikemaskini apabila terdapat aset baharu, aset dilupus atau

aset dihapus kira.

b. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah disimpan untuk

penyediaan KEW.PA-8.

6.10.11.8 Pengemaskinian Daftar Aset

Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara

berikut:

a. Perubahan penempatan;

b. Perubahan nama pegawai penempatan;

c. Penambahan/penggantian/naik taraf aset;

d. Pemeriksaan aset;

e. Pelupusan/Pindahan; dan

f. Hapus kira.

6.10.11.9 Pelabelan Aset

a. Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara

melabel, mengecat, emboss bagi menunjukan tanda “HAK

MILIK UNIVERSITI” di tempat yang mudah dilihat dan sesuai

pada aset berkenaan. Bagi kendaraan khas yang digunakan

untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di

tempat yang tidak mudah dilihat.

b. Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti

keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat, mudah rosak, kerap

dicuci dan distril atau aset tersebut digunakan dalam air dan

seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan

daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada

Lokasi Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian.


199

c. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri

Pendaftaran.

d. Bagi memudahkan urusan pengesanan dan pelupusan aset

yang dibeli/ diterima bersama induk maka komponen/ aksesori

yang dibekalkan bersama aset tersebut hendaklah direkodkan

di Bahagian B KEW.PA-2. Contoh komponen/ aksesori bagi

komputer adalah tetikus, papan kekunci, speaker dan monitor.

Kaedah merekod komputer desktop.

6.10.12 Pergerakan Aset

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah

direkod pada Daftar Pergerakan Aset/Inventori (KEW.PA-6).

6.10.13 Penyimpanan Daftar

6.10.13.1 KEW.PA-2, KEW.PA-3 dan KEW.PA-6 hendaklah disimpan di Pusat

Tanggungjawab; dan

6.10.13.2 Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset di Pusat Tanggungjawab dan

salinan disimpan di lokasi.

6.10.14 Senarai Aset Di Lokasi

6.10.14.1 Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah

disediakan dan dicetak oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7

dalam dua (2) salinan;

a. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh

Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi dipamerkan di

lokasi aset;

b. Bagi aset yang kerap berlaku perubahan penempatan dan

sukar untuk dikawal pergerakannya seperti kerusi/meja di

dalam kelas, KEW.PA-7 tidak perlu dipamerkan. Walau


200

bagaimana pun Pegawai Aset hendaklah memastikan aset

tersebut berada di pejabat berkenaan pada setiap masa;

c. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke

semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau

pegawai bertanggungjawab; dan

d. KEW.PA-7 hendaklah dikepilkan bersekali dengan nota serah

tugas pegawai berkenaan apabila berlaku pertukaran/

persaraan dan sebagainya. Pegawai yang mengambil alih

hendaklah menyemak dan mengesahkan aset di penempatan

tersebut.

6.10.15 Pemindahan Aset Antara Pusat Tanggungjawab

6.10.15.1 Permohonan yang diluluskan oleh Pusat Tanggungjawab pemberi akan

dilampirkan bersama-sama dengan borang penyerahan

perabot/peralatan lain semasa penyerahan barang.

6.10.15.2 Setelah menerima peralatan berkenaan, setiap Pusat Tanggungjawab

penerima adalah diminta untuk mengemaskini di dalam KEW.PA-

2/KEW.PA-3 lokasi terkini dan pegawai yang dipertanggungjawabkan

untuk menjaga peralatan tersebut.

6.10.15.3 Pindahan aset perlu dibawa ke Mesyuarat JKPAU untuk makluman.

6.10.16 Laporan Berkala Aset Dan Inventori

6.10.16.1 Laporan berkala aset dan inventori hendaklah dikemukakan ke

Kementerian setiap suku tahun melalui Mesyuarat JPKA.

6.10.16.2 Laporan Tahunan Aset dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah

dikemukakan ke JTK pada tahun berikutnya.


201

6.11 BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

6.11.1 Objektif

Semua aset Universiti hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir

dan teratur bagi tujuan:

6.11.1.1 Mengurangkan pembaziran;

6.11.1.2 Menjimatkan kos;

6.11.1.3 Mencapai jangka hayat;

6.11.1.4 Mencegah penyalahgunaan; dan

6.11.1.5 Mengelakkan kehilangan.

6.11.2 Penggunaan

6.11.2.1 Penggunaan aset Universiti hendaklah mematuhi peraturan berikut:

a. Bagi tujuan rasmi sahaja;

b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam

manual/buku panduan pengguna;

c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;

d. Perlu direkodkan; dan

e. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan

Kerosakan Aset Inventori (KEW.PA-9).

6.11.2.2 Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran

bertulis daripada Ketua Pusat Tanggungjawab. Aset berkenaan

hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau

mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.

6.11.2.3 Borang Pengesahan Pergerakan Aset/Inventori yang diluluskan perlu

dikemaskini di dalam Daftar Pergerakan Aset/Inventori (KEW.PA-6).

6.11.2.4 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan

kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang sedang berkuat

kuasa.


202

6.11.3 Penyimpanan

6.11.3.1 Aset Universiti hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan

sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan

Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak

berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.

6.11.3.2 Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa

kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah

tanggungjawabnya.

6.11.3.3 Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada

risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang

maksima.

6.11.4 Pemeriksaan

6.11.4.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:

a. Fizikal;

b. Rekod; dan

c. Penempatan.

6.11.4.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

a. Mengetahui keadaan dan prestasinya;

b. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang

lengkap, tepat dan kemaskini;

c. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang

tercatat dalam daftar;

d. Mengenalpasti aset yang tidak boleh digunakan, rosak, usang

dan sebagainya serta mengesyorkan tindakan pelupusan ke

atas aset berkenaan;

e. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian

atau kehilangan; dan

f. Menentukan samada pengurusan aset dijalankan dengan betul

dan mendedahkan apa-apa kelemahan dalam sistem


203

pengurusan aset.

6.11.4.3 Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah melantik sekurang-kurangnya

dua (2) orang pegawai berjawatan gred 19 ke atas yang tidak terlibat

secara langsung dalam pengurusan aset untuk dilantik oleh Naib

Canselor bagi membuat pemeriksaan ke atas aset dan inventori

sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.


6.11.5.1 Bahagian Perolehan & Pengurusan Aset, Pejabat Bendahari hendaklah

mengemukakan Laporan Pemeriksaan Aset (KEW.PA-10) dan Laporan

Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Naib Canselor sebelum

dikemukakan kepada JTK pada tahun berikutnya.

6.11.5.2 Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah melakukan sendiri

pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan

peraturan ini dipatuhi.

6.11.6 Pematuhan

Pegawai-pegawai yang diberi kuasa menguruskan aset di peringkat masing-

masing dikehendaki mematuhi sepenuhnya Tatacara Pengurusan Aset Universiti.

Perlanggaran peraturan atau kecuaian pihak bertanggungjawab akan dibawa ke

Jawatankuasa Tatatertib untuk pertimbangan dan tindakan termasuk surcaj

mengikut peraturan Universiti yang sedang berkuat kuasa.

6.12 BAB D – PENYELENGGARAAN

6.12.1 Objektif Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:

6.12.1.1 Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan

selamat digunakan;

6.12.1.2 Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;


204

6.12.1.3 Meningkatkan keupayaan;

6.12.1.4 Mengurangkan kerosakan;

6.12.1.5 Menjimatkan perbelanjaan Universiti;

6.12.1.6 Menjamin keselamatan pengguna;

6.12.1.7 Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan

6.12.1.8 Memelihara imej Universiti.

6.12.2 Jenis Penyelenggaraan

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:

6.12.2.1 Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan

penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis,

membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara

teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

6.12.2.2 Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan

membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat

berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

6.12.3 Manual Penyelenggaraan

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan

sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

6.12.4 Panduan Penyelenggaraan

6.12.4.1 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-

langkah berikut:

a. Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan.

b. Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti

dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13.

c. Mengenalpasti dan menyenaraikan aset yang perlu dibuat

penyelenggaraan secara berkala sebaik sahaja tamat tempoh


205

jaminan.

6.12.4.2 Merancang Penyelenggaraan

Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan,

satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan

disediakan.

6.12.4.3 Melaksanakan Program Penyelenggaraan

a. Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual

yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan

penyelenggaraan segera;

b. Kaedah perolehan bagi kerja-kerja penyelenggaraan mestilah

mengikut kepada peraturan perolehan sedia ada berdasarkan

kepada nilai perolehan tersebut;

c. Setelah mendapat kelulusan, dokumen perjanjian yang sah

perlu disediakan. Perjanjian yang sah bermaksud semua surat-

surat atau dokumen perjanjian perlu ditandatangani di antara

pihak berkuasa universiti dan pihak yang dilantik untuk

memberi perkhidmatan serta dimatikan setem sebagaimana

ditetapkan dalam pekeliling yang berkuatkuasa; dan

d. Bagi tujuan pembayaran, laporan penyelenggaraan

(service/maintenance report/work order) perlu dikemukakan

bersama-sama inbois dari pihak pembekal dan disahkan oleh

pegawai bertanggungjawab yang memantau kerja-kerja

tersebut. Sekiranya laporan penyelenggaraan tidak

dikemukakan, maka Pejabat Bendahari akan menolak tuntutan

bayaran yang dikemukan.

6.12.4.4 Merekodkan Penyelenggaraan

Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan

dalam Rekod Penyelenggaraan Aset (KEW.PA-14) bagi menunjukkan

latar belakang penyelenggaraan yang telah dibuat dan pergerakan

aset.


206

6.12.4.5 Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi

tujuan berikut:

a. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;

b. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti,

bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;

c. Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan

d. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan

yang sesuai ke atas aset berkenaan.

6.12.4.6 Kebenaran Membawa Keluar Aset Bagi Penyelenggaraan Aset yang

dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah mendapat

kelulusan bertulis daripada Ketua Jabatan/ Pegawai Aset dan

hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-6.

6.12.4.7 Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta

a. Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta

hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat

yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.

b. Penggantian Aset oleh Syarikat Penyelenggaraan dibenarkan

untuk menggantikan aset yang lama dengan yang baharu

tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

i. Wujudnya perjanjian antara Kementerian/ Jabatan

dengan syarikat penyelenggaraan tersebut. Sekiranya

tiada perjanjian tetapi pihak syarikat bersetuju untuk

menggantikannya tertakluk kepada syarat aset lama

tersebut tidak ekonomi dibaiki dan aset yang

digantikan adalah aset baharu dan spesifikasinya

hendaklah lebih baik atau sama dengan aset lama;

ii. Penggantian aset hendaklah mendapat kebenaran

Ketua Jabatan. Maklumat mengenai aset yang baru

diterima hendaklah dikemaskini di Bahagian B dalam

KEW.PA-2 atau KEW.PA-3; dan

iii. Nombor siri pendaftaran Aset Inventori adalah kekal.


207


Pusat Tanggungjawab hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan

Penyelenggaraan Aset Inventori [KEW.PA 14(B)] kepada Bahagian Perolehan &

Pengurusan Aset, Pejabat Bendahari.

6.13 BAB E – PELUPUSAN

“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan

dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

6.13.1 Objektif Pelupusan Aset Universiti bertujuan:

6.13.1.1 Memastikan Universiti tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna

atau tidak diperlukan;

6.13.1.2 Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

6.13.1.3 Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

6.13.1.4 Membolehkan aset milik Universiti dipindahkan ke tempat lain atas

sebab-sebab tertentu.

6.13.2 Justifikasi Pelupusan Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:

6.13.2.1 Tidak Ekonomi Dibaiki;

6.13.2.2 Usang/obselete;

6.13.2.3 Rosak dan tidak boleh digunakan;

6.13.2.4 Luput tempoh penggunaan;

6.13.2.5 Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;

6.13.2.6 Tiada alat ganti;

6.13.2.7 Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan

6.13.2.8 Disyorkan selepas pemeriksaan aset;

6.13.2.9 Tidak lagi diperlukan oleh Pusat Tanggungjawab atau Universiti;


208

6.13.2.10 Perubahan teknologi; dan

6.13.2.11 Melebihi keperluan.

6.13.3 Kuasa Melulus

Kuasa melulus untuk pelupusan aset adalah Jawatankuasa Pelupusan Universiti

bagi semua kaedah pelupusan tanpa mengira had nilai perolehan.

6.13.4 Tanggungjawab Urus Setia Pelupusan

6.13.4.1 Urus Setia Pelupusan adalah Bahagian Perolehan & Pengurusan Aset,

Pejabat Bendahari.

6.13.4.2 Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti berikut:

a. Mengurus pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)

Universiti mengikut KEW.PA-15.

b. Mengeluarkan surat/makluman kepada LPP Universiti dengan

menyertakan laporan ringkas berserta jadual pemeriksaan aset

yang hendak dilupuskan;

c. Proses pelupusan bermula setelah Pusat Tanggungjawab

mengemukakan senarai aset yang hendak dilupuskan dengan

mengisi KEW.PA-17A. Sehubungan dengan itu, Urus Setia

Pelupusan Universiti perlu memastikan semua permohonan

Pelupusan menggunakan KEW.PA-17A dengan lengkap

berserta gambar.

d. Memberitahu kepada pegawai PTj yang memohon untuk

pelupusan supaya menghadirkan diri semasa LPP Universiti

memeriksa aset berkenaan;

e. Mengambil alih hak ke atas aset yang hendak dilupuskan untuk

disimpan di dalam Stor Pelupusan atau ditandakan dengan

pengenalan khas sementara menunggu kelulusan

Jawatankuasa Pelupusan Universiti;


209

f. Menjemput mana-mana pegawai atau kakitangan lain yang

mempunyai pengetahuan mengenai aset tersebut untuk

memberi khidmat nasihat kepada LPP Universiti tentang

keadaan aset yang hendak dilupuskan;

g. Memastikan Perakuan Pelupusan (PEP) yang lengkap

dikepilkan oleh Pusat Tanggungjawab bersama KEW.PA-17A

(jika perlu);

h. Mendapatkan Laporan LPP Universiti;

i. Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap

dan teratur;

j. Memaklumkan kelulusan kepada PTj untuk tindakan;

k. Mengambil tindakan pelupusan dengan sewajarnya

sepertimana diputuskan dan diluluskan oleh Jawatankuasa

Pelupusan Universiti;

l. Memaklumkan kepada PTj untuk melantik dua (2) orang saksi

daripada gred yang bersesuaian bagi pelupusan melalui

kaedah pemusnahan;

m. Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Inventori

(KEW.PA-18);

n. Mendapatkan Sijil Pelupusan Aset Inventori (KEW.PA-19)

daripada PTj yang terlibat bagi semua pelupusan yang telah

dilaksanakan dan dikemukakan kepada Jawatankuasa

Pelupusan Universiti;

o. Menyediakan senarai aset yang dilupuskan melalui kaedah

jualan;

p. Memastikan tindakan Pelupusan diselesaikan dalam tempoh

tiga (3) bulan selepas kelulusan;

q. Mengemaskini status aset yang dilupuskan di dalam KEW.PA-

2/KEW.PA-3.; dan

r. Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan kepada

Mesyuarat JTK.


210

6.13.5 Permohonan Pelupusan

6.13.5.1 Permohonan Pelupusan bermula setelah Pusat Tanggungjawab

mengemukakan senarai aset yang hendak dilupuskan kepada Urus

Setia Pelupusan dengan mengisi Borang Permohonan Pelupusan

Aset/Inventori yang mengandungi maklumat-maklumat seperti

berikut:

a. Jenis barang;

b. Nombor barkod;

c. Nombor Aset;

d. Kuantiti;

e. Tahun dibeli;

f. Harga seunit; dan

g. Alasan memohon pelupusan (penilaian dan justifikasi teknikal

berserta dokumen-dokumen sokongan perlu disertakan).

6.13.5.2 Pihak yang boleh membuat cadangan untuk pelupusan aset adalah

Pegawai Aset PTj.

6.13.5.3 Pegawai Aset PTj perlu memastikan jangka hayat penggunaan aset

diambil kira sebelum aset berkenaan dilupuskan.

6.13.5.4 Sekiranya PTj masih ingin melupuskan aset terlebih awal dari tempoh

yang ditetapkan, satu laporan justifikasi yang kukuh perlu disertakan

bersama-sama dengan Borang Permohonan Pelupusan Aset/Inventori

(KEW.PA 17A).

6.13.5.5 Permohonan pelupusan jika benar-benar perlu dan wajar hendaklah

disegerakan bagi mengurangkan kerugian di pihak Universiti.

6.13.6 Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

6.13.6.1 PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan

Elektronik seperti di Lampiran A dan perkakasan komputer seperti di

Lampiran B.


211

6.13.6.2 Bagi aset seperti kenderaan dan alat-alat teknikal hendaklah diperiksa

oleh Pegawai Teknikal (Jurutera Jentera Kanan atau Pensyarah

Kejuruteraan) yang akan mengeluarkan PEP dan lain-lain surat

pengesahan daripada pihak tertentu (jika berkenaan).

6.13.6.3 Pegawai hendaklah merujuk kepada pakar-pakar khusus bagi

peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.

6.13.6.4 PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai

Teknologi Maklumat/Pegawai Teknikal.

6.13.6.5 Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) pegawai yang mempunyai

pengalaman dan kepakaran serta tidak terlibat dengan pengurusan

aset berkenaan atau sekiranya tiada kepakaran dalaman perlu

mendapat pengesahan dari agensi luar yang bertauliah.

6.13.6.6 Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1)

tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut, PTj perlu

mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.

6.13.7 Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) Universiti

6.13.7.1 Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) hendaklah dilantik oleh Naib

Canselor/Pengerusi JKPAU menggunakan Surat Lantikan Lembaga

Pemeriksa Pelupusan KEW.PA-20 untuk membuat pemeriksaan ke

atas Aset Alih yang hendak dilupuskan.

6.13.7.2 LPP dilantik atas nama jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi

dua (2) tahun. Keanggotaan LPP hendaklah terdiri daripada:

a. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat

secara langsung dalam pengendalian Aset Alih berkenaan.

Pegawai yang tidak terlibat secara langsung bermaksud

penempatan Aset Alih bukan di bawah tanggungjawab

pegawai yang dilantik sebagai LPP;

b. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa Aset Alih jika perlu;


212

c. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) dan

Kumpulan Pelaksana Gred 19 dan ke atas atau yang setaraf.

Sekiranya di Jabatan berkenaan tiada pegawai Kumpulan P&P

maka kedua-dua pegawai yang menganggotai LPP tersebut

boleh dilantik di kalangan pegawai Kumpulan Pelaksana Gred

19 dan ke atas; dan

d. Pegawai daripada PTj yang sama atau dari PTj lain boleh

dilantik jika perlu.

6.13.7.3 Tugas-Tugas Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)

a. Memaklumkan tarikh pemeriksaan kepada PTj;

b. Memeriksa Aset Alih dan rekod yang berkaitan dalam tempoh

satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh PTj;

c. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan

yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;

d. Memastikan Aset Keselamatan dilupuskan mengikut

Akta/Peraturan pihak berkuasa yang berkenaan;

e. Melengkapkan KEW.PA-21 di ruangan nyatakan keadaan Aset

Alih dengan jelas dan Syor kaedah pelupusan dan justifikasi.

f. Menandatangani KEW.PA-19 dan mengemukakan kepada PTj.

6.13.8 Jawatankuasa Pelupusan Universiti (JKPU)

6.13.8.1 Keanggotaan Jawatankuasa Pelupusan Universiti hendaklah terdiri

daripada:


213

Pengerusi : Timb. Naib Canselor (Akademik Antarabangsa)

Pengerusi Ganti : Mana-mana Timbalan Naib Canselor

Ahli : Pengarah Pejabat Pejabat Pembangunan Universiti

Pengarah Pusat Komputeran & Informatik

Pendaftar

Timbalan Pendaftar, Unit integriti

Ahli Ganti : Mana-mana pegawai Pengurusan & Profesional Gred 48 ke

atas yang dinamakan oleh ahli

Setiausaha : Bendahari

Urus setia : Bahagian Perolehan & Pengurusan Aset, Pejabat Bendahari

Korum Mesyuarat : 50% daripada ahli

*Korum Mesyuarat : 50% daripada ahli yang layak mengundi.

6.13.8.2 Bidang Tugas/Skop Kuasa adalah:

a. Menimbang dan meluluskan perakuan pelupusan dari

Jawatankuasa (Teknikal) Pelupusan Universiti.

b. Menimbang dan meluluskan kaedah pelupusan yang

dicadangkan.

c. Melaksanakan proses pelupusan mengikut prosedur

pelupusan yang dibuat oleh Universiti.

d. Memperakukan cadangan pelupusan kepada Jawatankuasa

Tetap Kewangan.

6.13.9 Tempoh Tindakan Pelupusan

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan

dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh surat kelulusan.

6.13.10 Pelanjutan Tempoh

6.13.10.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan

kepada Jawatankuasa Pelupusan Universiti dua (2) minggu sebelum


214

tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali

sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan

6.13.10.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas

tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan

baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset

dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

6.13.11 Pindaan Kaedah Pelupusan

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada

Jawatankuasa Pelupusan Universiti. Sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.

Jawatankuasa Pelupusan Universiti hendaklah memberi kelulusan untuk tempoh

tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan pinda kaedah. Sekiranya tempoh pelupusan

telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah

dikemukakan. Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah

dikemukakan kepada Jawatankuasa Pelupusan Universiti.

6.13.12 Kaedah-Kaedah Pelupusan

6.13.12.1 Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah

sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Jawatankuasa

Pelupusan Universiti boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai

dan paling menguntungkan Universiti. Kaedah pelupusan adalah

seperti berikut:

a. Jualan secara:-

i. Tender

ii. Sebut harga

iii. Lelong

iv. Jualan Sisa

b. E-Waste, Buangan Berjadual dan Sisa Pepejal

c. Jualan Sisa


215

d. Tukar Barang (Barter Trade)

e. Tukar Beli (Trade In)

f. Tukar Ganti (Cannibalize)

g. Hadiah

h. Musnah secara:-

i. Ditanam

ii. Dibakar

iii. Dibuang

iv. Ditenggelam

i. Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai

6.13.13 Kaedah Pelupusan Secara Jualan

6.13.13.1 Tender

a. Had Nilai Tender

Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu aset atau

secara agregatnya melebihi RM500,000.00 pada satu-satu

masa.

b. Dokumen Tender

i. Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Inventori

Universiti (KEW.PA-21);

ii. Borang Tender Pelupusan Aset Inventori Universiti

(KEW.PA-22); dan

iii. Jadual Tender Pelupusan Aset Inventori Universiti

(KEW.PA-23).

c. Tatacara Menguruskan Tender

i. Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan

Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Inventori

(KEW.PA-21);

ii. Kenyataan tender jualan aset seperti di KEW.PA-21

hendaklah diiklankan melalui sekurang-kurangnya satu


216

(1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Tender juga

boleh dipaparkan dalam laman sesawang Universiti;

iii. Masa yang cukup hendaklah diberi bagi membolehkan

petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan

bagi semua tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender

ditutup hendaklah sekurang-kurangnya empat belas

(14) hari dari tarikh dokumen tender dijual;

iv. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang

perseorangan dengan menggunakan KEW.PA-22.

Pegawai-pegawai Awam tidak dibenarkan menyertai

tender;

v. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di

KEW.PA-17;

vi. Tawaran harga dikemukakan menggunakan sampul

berlakri dan di masukkan ke dalam peti tender Jabatan

pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang

ditetapkan. Tender yang lewat diterima tidak boleh

dipertimbangkan;

vii. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, tender boleh

dipelawa semula;

viii. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima,

tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda

kaedah pelupusan daripada Jawatankuasa Pelupusan

Universiti; dan

ix. Dalam memproses tender, Naib Canselor hendaklah

memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-

pegawai lain yang menguruskan tender tidak

mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau

kepentingan terletak hak mengenai tender itu. Jika

Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain yang

menguruskan tender mempunyai apa-apa kepentingan


217

persendirian atau kepentingan terletak hak, Naib

Canselor atau pegawai-pegawai lain berkenaan

hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut

secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan

tender itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah

disertakan bersama jadual dan analisis tender kepada

Lembaga Perolehan.

d. Tempoh Sah Laku Tender

Tempoh sah laku tender adalah sembilan puluh (90) hari yang

dikira daripada tarikh tender ditutup. Sekiranya pelanjutan

tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan

hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku tamat

dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti

atau Jawatankuasa Pelupusan Universiti.

e. Deposit Tender

Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk

kepada maksimum RM10,000 hendaklah disertakan bersama

tawaran. Deposit tender hendaklah diuruskan seperti berikut:-

i. Dibuat dalam bentuk draf bank/ jaminan bank daripada

bank yang berlesen dan diakaunkan selaras Arahan

Perbendaharaan.

ii. Deposit tender bagi petender yang berjaya hendaklah

diselaraskan dengan harga jualan aset.

iii. Bagi petender yang menyertai tawaran tetapi tidak

berjaya, deposit hendaklah dikembalikan sebaik sahaja

tawaran tender tersebut disetuju terima oleh petender

yang berjaya atau selepas tamatnya tempoh sah laku

tender, mengikut mana yang terdahulu.

iv. Jika petender enggan mengambil aset selepas

tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya

sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya


218

tidak akan dikembalikan.

f. Pembukaan Tawaran Tender

i. Keahlian Jawatankuasa Pembukaan Tender

Tender hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Tender. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender

dianggotai oleh dua (2) orang pegawai, di mana

seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada

pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau

setaraf. Sekiranya Bahagian/Unit berkenaan

kekurangan pegawai, pelantikan boleh dibuat di

kalangan pegawai daripada Bahagian/Unit lain dalam

agensi tersebut. Pelantikan Ahli Jawatankuasa

Pembuka Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh

Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan tender.

ii. Tugas Jawatankuasa Pembukaan Tender

Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender adalah bagi

memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di

bawah dilaksanakan dengan sempurna:-

- Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas

tender ditutup;

- Setiap tawaran yang diterima, dibuka dan disemak

nombor siri dengan rekod penjualan dokumen;

- Lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa

pindaan yang terdapat dalam tawaran tender

hendaklah ditandatangani ringkas;

- Menyenaraikan semua tawaran yang diterima

dengan menggunakan Jadual Tender Pelupusan

Aset Inventori (KEW.PA-23). KEW.PA-23 hendaklah

ditandatangani dan dipamerkan di papan

kenyataan. Bagi tender yang melibatkan

keselamatan, Universiti tidak diwajibkan


219

mempamerkan jadual tersebut; dan

- Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah

mengemukakan Jadual Tender bersama-sama

dengan dokumen-dokumen tawaran kepada Urus

Setia tender berkenaan.

- Perakuan Tender

Ketua Jabatan hendaklah membuat penilaian

dan perakuan tender dengan segera kepada

Lembaga Perolehan A (LPA) Universiti untuk

keputusan. Perakuan hendaklah disertakan

dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan

tender dan dokumen-dokumen lain yang

berkaitan;

LPA hendaklah menimbang tender-tender dan

memilih tawaran yang tertinggi;

Dalam memilih tawaran yang tertinggi, LPA

hendaklah memastikan harga tawaran yang

diterima tidak kurang daripada 70% harga

simpanan. Sekiranya harga tawaran kurang

daripada 70% harga simpanan, LPA boleh

menimbangkan untuk menerima tawaran

tersebut berdasarkan justifikasi yang kukuh

atau mempelawa semula tender; dan

Sekiranya petender yang berjaya menolak

tawaran, Lembaga Perolehan Universiti

hendaklah dimaklumkan mengenai penolakan

ini bagi membolehkannya menimbang

tawaran-tawaran lain.

g. Pembatalan Tender

Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan

Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan dan


220

dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Universiti dengan

menyatakan sebab-sebab pembatalan.

6.13.13.2 Sebut Harga

a. Had Nilai Sebut Harga

Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu aset

atau secara agregatnya tidak lebih RM500,000.00 pada satu-

satu masa.

b. Dokumen Sebut Harga

i. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset

Inventori Universiti (KEW.PA-24);

ii. Borang Sebut Harga Pelupusan Aset Inventori

Universiti (KEW.PA-25); dan

iii. Jadual Sebut Harga Pelupusan Aset Inventori Universiti

(KEW.PA-26).

c. Tatacara Menguruskan Sebut Harga

i. Sebut harga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya

kepada lima (5) syarikat atau orang perseorangan.

Walau bagaimanapun sebut harga bagi jualan sisa

hendaklah dipelawa kepada syarikat dan tidak

dibenarkan kepada orang perseorangan;

ii. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset

Inventori Universiti hendaklah seberapa boleh

disebarkan secara meluas dengan menggunakan

(KEW.PA-24). Sebut harga juga boleh dipaparkan

dalam laman sesawang Universiti;

iii. Pelawaan sebut harga bagi jualan aset hendaklah

menggunakan Borang Sebut Harga Pelupusan Aset

Inventori Universiti (KEW.PA-25);

iv. Hendaklah mempamerkan Kenyataan Tawaran Sebut

Harga Pelupusan Aset Inventori Universiti (KEW.PA-24)

di papan kenyataan awam Universiti, selain daripada


221

mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang

telah dikenal pasti;

v. Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya

tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan sebut

harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan

kenyataan sepanjang tempoh tersebut;

vi. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan

sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan

tangan;

vii. Satu (1) daftar sebut harga hendaklah diselenggarakan

untuk mencatat senarai edaran sebut harga yang telah

mengambil sendiri sebut harga;

viii. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di

KEW.PA-17;

ix. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, sebut harga

boleh dipelawa semula;

x. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, sebut

harga boleh dipelawa semula atau mohon pinda

kaedah pelupusan daripada Jawatankuasa Pelupusan

Universiti;

xi. Dalam memproses sebut harga, Ketua Jabatan

hendaklah memastikan bahawa beliau sendiri atau

pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebut harga

tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian

atau kepentingan terletak hak mengenai sebut harga

itu. Jika Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain

yang menguruskan sebut harga mempunyai apa-apa

kepentingan persendirian atau kepentingan terletak

hak, Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain

berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan

secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan


222

sebut harga itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah

disertakan bersama jadual dan analisis sebut harga

kepada Jawatankuasa Sebut Harga.

xii. Pegawai Awam tidak dibenarkan menyertai sebut

harga kerana mungkin wujudnya kepentingan

persendirian atau kepentingan terletak hak.

d. Tempoh Sah Laku Sebut Harga

Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak

melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut harga. Jika tempoh

pelanjutan sah laku tawaran diperlukan, permohonan

pelanjutan hendaklah dikemukakan sebelum tarikh tempoh

sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga

Perolehan Universiti Jawatankuasa Pelupusan Universiti.

e. Deposit Sebut Harga

Deposit sebut harga sebanyak 5% daripada harga tawaran

tertakluk kepada maksimum RM5,000 hendaklah disertakan

bersama tawaran dan diuruskan seperti berikut:-

i. Dibuat dalam bentuk draf bank daripada bank yang

berlesen atau wang pos dan diakaunkan mengikut

Arahan Perbendaharaan.

ii. Deposit sebut harga bagi penyebut harga yang berjaya

akan diselaraskan dengan harga jualan aset.

iii. Bagi penyebut harga yang menyertai tawaran tetapi

tidak berjaya, deposit akan dikembalikan setelah

keputusan sebut harga diperoleh dan penyebut harga

yang berjaya membayar sepenuhnya harga jualan aset

tersebut.

iv. Jika penyebut harga enggan mengambil aset selepas

sebut harganya disetuju terima atau menarik balik

sebut harganya sebelum keputusan dibuat, maka

deposit sebut harganya tidak akan dikembalikan.


223

f. Peti Tawaran Sebut Harga

i. Peti tawaran hendaklah disediakan dan dilabelkan

tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran

ditutup. Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh

dan waktu yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup

hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada

hari bekerja. Bagi tawaran yang diterima melalui pos,

Universiti/Jabatan hendaklah memastikan langkah-

langkah diambil supaya tawaran dimasukkan dalam

peti tawaran sebaik sahaja tawaran diterima dan

hendaklah sebelum tarikh dan waktu ditutup. Dokumen

sebut harga yang lewat diterima dari waktu yang

ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan; dan

ii. Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin

selepas sebut harga ditutup.

g. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian

secara bertulis. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2)

pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri

daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

h. Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

i. Tugas-tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga


- Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan;

- Memberi nombor kod untuk setiap dokumen

tawaran sebut harga;

- Menandatangani ringkas pada lembaran yang

menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan


224

tulisan atau taipan bertindih dalam tawaran sebut

harga;

- Merekodkan pada KEW.PA-26 dengan

mencatatkan kod penyebut harga dan harga yang

ditawarkan; dan

- Menyerahkan sebut harga kepada Urus Setia.

ii. Penilaian Sebut Harga

- Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji

dan dinilai oleh Urus Setia atau Ketua Jabatan

sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut

Harga. Sebut Harga yang paling menguntungkan

Universiti hendaklah disyorkan.

- Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam

tempoh empat belas (14) hari dari tarikh diterima

daripada Urus Setia.

iii. Jawatankuasa Sebut Harga

- Jawatankuasa Sebut Harga bagi jualan aset

hendaklah menggunakan Jawatankuasa Sebut

Harga Perolehan yang sedia ada.

iv. Sebut Harga

- Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang

sebut harga dan memilih sebut harga yang

menawarkan harga tertinggi. Jawatankuasa Sebut

Harga hendaklah berpuas hati semua penyebut

harga telah diberi peluang yang saksama;

- Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.

Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak

dibenarkan;

- Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut

Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan


225

ditandatangani oleh pengerusi dan ahli

jawatankuasa sebut harga. Asas-asas pemilihan

sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas;

- Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara

hendaklah dikemukakan kepada Lembaga

Perolehan Universiti berkenaan untuk keputusan;

dan

- Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

memastikan harga tawaran yang diterima adalah

yang tertinggi. Sekiranya harga tawaran tertinggi

kurang daripada 70% harga simpanan,

Jawatankuasa Pelupusan Universiti berhak

membuat keputusan sama ada menerima tawaran

tersebut atau mempelawa semula sebut harga

atau menukar kaedah pelupusan.

v. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

- Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut

Harga, penyebut harga yang berjaya hendaklah

diberitahu secara bertulis dengan serta merta.

Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak

tawaran, deposit sebut harga tidak akan

dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah menimbang tawaran-tawaran lain atau

memutuskan pelawaan sebut harga semula; dan

- Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah dipamerkan di papan kenyataan

Jabatan dengan menggunakan KEW.PA-26.

6.13.13.3 Lelong

a. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas

aset berikut:


226

i. Mempunyai nilai pasaran;

ii. Kuantiti yang banyak; dan

iii. Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.

b. Dokumen Lelongan

i. Kenyataan Jualan Lelongan Aset Inventori Universiti

(KEW.PA-27); dan

ii. Senarai Aset Inventori Universiti Yang Dilelong

[KEW.PA-27 (A)].

c. Tatacara Lelongan

i. Lelongan boleh dilaksanakan oleh pegawai yang

mempunyai kepakaran dalam bidang lelongan.

ii. Jurulelong daripada pihak swasta boleh dilantik

sekiranya tiada kepakaran untuk melaksanakan

lelongan, tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

- Mempunyai lesen lelongan dengan Pihak Berkuasa

berkenaan; dan

- Pelantikan perkhidmatan juru lelong tertakluk

peraturan perolehan yang berkuatkuasa.

iii. Kenyataan lelongan hendaklah mengandungi

maklumat terperinci mengenai semua aset yang akan

dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelongan hendaklah

dinyatakan dengan jelas. Contoh kenyataan lelongan

adalah seperti di KEW.PA-27. Kenyataan lelongan

hendaklah diberi publisiti meluas. Bagi maksud

mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis

itu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat

lelongan akan diadakan;

iv. Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada

nilai semasa aset di KEW.PA-17 hendaklah dinyatakan

di dalam senarai aset yang akan dilelong;

v. Urusan lelongan hendaklah diadakan di ruang terbuka


227

atau dewan di mana kemudahan yang sesuai

hendaklah disediakan untuk urusan melelong;

vi. Aset yang hendak dilelong hendaklah dipamerkan

untuk dilihat oleh orang ramai sekurang-kurangnya

bagi tempoh dua (2) hari dengan harga simpanan

dipamerkan pada aset yang dilelong;

vii. Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan,

perlu mendaftar dengan Pegawai Pelelong dengan

memberikan nama penuh, nombor Kad Pengenalan

dan alamat kepada Pegawai Pelelong semasa lelongan

dilakukan. Deposit sebanyak 5% daripada harga

simpanan atau maksimum RM1,000 hendaklah dibayar

kepada Pegawai Pelelong melalui bank draf/ wang pos

dan diakaunkan mengikut Arahan Perbendaharaan.

viii. Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran

penuh dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan.

Aset hendaklah diambil oleh pembida yang berjaya

dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh

lelongan; dan

ix. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70%

harga simpanan, tawaran hendaklah di rujuk kepada

Ketua Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan.

6.13.14 Kaedah Pelupusan Secara E-Waste, Buangan Terjadual Dan Sisa Pepejal

6.13.14.1 Aset yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Peraturan-

peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) bermaksud

barang elektrik/elektronik yang tidak boleh digunakan dalam bentuk

dan fungsi asal seperti komputer dan aksesori (pencetak dan

pengimbas), mesin fotostat, televisyen, peti sejuk, alat pendingin hawa,

telefon bimbit dan aksesori/bateri;


228

6.13.14.2 Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual adalah

seperti berikut:

a. Buangan minyak terpakai seperti minyak terpakai daripada

stesen servis kenderaan;

b. Bateri asid plumbum terpakai (bateri kenderaan);

c. Bahan mudah dibakar dalam bekas yang dibenarkan seperti

duit, pakaian atau rokok;

d. Buangan makmal seperti bahan kimia luput tarikh, ubat atau

buangan farmaseutikal; dan

e. Bahan gas berkait chloroflourocarbon (CFC), bahan binaan

terpakai dari asbestos dan lain-lain buangan terjadual.

6.13.14.3 Aset yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah dilupuskan

mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007.

Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai:

a. Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak

dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang timbul daripada

penggunaan apa-apa proses;

b. Apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah

pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak; atau

c. Apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana-mana

undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa

yang dilupuskan.

6.13.14.4 Kos pengendalian pelupusan ditanggung oleh Universiti dan hendaklah

mematuhi sepenuhnya peraturan perolehan perkhidmatan.

6.13.14.5 Perlu merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan Pengurusan

Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut mengenai

perkara ini atau akta yang berkaitan.


229

6.13.15 Kaedah Pelupusan Secara Jualan Sisa

6.13.15.1 Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi aset selain

daripada Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal. Aset yang boleh

dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah aset yang tidak boleh

digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya. Penjualan sisa aset

hendaklah dilaksanakan seperti berikut:-

a. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya

tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau

beratnya kurang daripada 1000 kilogram hendaklah

dilaksanakan secara jualan terus kepada mana-mana Syarikat

yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang

Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) dengan keutamaan

kepada Bumiputera.

b. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya

lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau beratnya

lebih daripada 1000 kilogram hendaklah dilaksanakan secara

tender/ sebut harga dengan keutamaan Syarikat Bumiputera

mengikut Negeri/ Setempat yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh

(Perlu Permit).

c. Bagi Sabah dan Sarawak jualan sisa boleh dilaksanakan

kepada mana-mana Syarikat yang berdaftar dengan

Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Perbendaharaan

Malaysia Sarawak.

d. Pusat Tanggungjawab yang mempunyai kuantiti sisa aset yang

banyak dalam jangka masa panjang boleh mewujudkan

kontrak pusat/panel dengan mendapat kelulusan

Jawatankuasa Pelupusan Universiti.

e. Kenderaan yang telah diluluskan pelupusan secara jualan sisa

tidak boleh didaftarkan semula dengan Jabatan Pengangkutan


230

Jalan. Universiti hendaklah memaklumkan kepada Jabatan

Pengangkutan Jalan mengenai pelupusan kenderaan tersebut

supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan.

6.13.16 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Barang atau Perkhidmatan

6.13.16.1 Kaedah pelupusan secara tukar barang atau perkhidmatan merupakan

pertukaran aset dari jenis yang sama atau berbeza; atau pertukaran

aset dengan perkhidmatan.

6.13.16.2 Kaedah tukar barang atau perkhidmatan dilaksanakan berasaskan:

a. Pertukaran aset atau perkhidmatan adalah berasaskan nilai

terbaik tanpa melibatkan kos tambahan;

b. Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam

bidang berkenaan;

c. Pertukaran aset atau perkhidmatan hendaklah mengikut

keperluan sebenar Pusat Tanggungjawab; dan

d. Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baharu hendaklah

bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.

6.13.17 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Beli

6.13.17.1 Kaedah pelupusan secara tukar beli dilaksanakan bagi aset yang masih

lagi boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh

Pusat Tanggungjawab dan tiada Pusat Tanggungjawab lain yang

berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga

dalam bidang berkaitan.

6.13.17.2 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli hendaklah

mempunyai justifikasi.

6.13.17.3 Kaedah tukar beli dilaksanakan berasaskan:

a. Aset yang sama jenis;

b. Aset lama perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang;


231

c. Penggantian aset hendaklah disahkan oleh Jabatan Teknikal

(jika perlu);

d. Harga jualan dirundingkan antara Universiti pembekal;

e. Nilai semasa ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau mengikut nilai

pasaran;

f. Peruntukan yang mencukupi bagi membiayai harga penuh aset

yang akan diganti;

g. Harga jualan aset hendaklah dikreditkan sebagai hasil

Universiti dan tidak boleh ditolak daripada harga sebenar aset

yang dibeli; dan

h. Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan

sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender atau sebut

harga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.

6.13.18 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Ganti

6.13.18.1 Kaedah pelupusan secara tukar ganti boleh dilaksanakan ke

komponen-komponen tertentu seperti komponen kenderaan atau

perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat atau

komponen ganti bagi pembaikan jentera atau kenderaan atau

perkakasan komputer yang lain.

6.13.18.2 Pelupusan secara tukar ganti dilaksanakan berasaskan:

a. Aset yang sama jenis dan kegunaannya;

b. Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai Teknikal;

dan

c. Alat atau komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset

penerima perlu direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2 aset

berkenaan.

6.13.18.3 Aset yang ditukar ganti hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk

penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang


232

sama jenis atau kegunaannya. Satu senarai berasingan hendaklah

disediakan bagi tujuan rekod.

6.13.19 Kaedah Pelupusan Secara Hadiah

6.13.19.1 Pelupusan aset secara hadiah boleh dilaksanakan:

a. Dari Pusat Tanggungjawab kepada mana-mana organisasi,

pertubuhan sukarela.

b. Dari Pusat Tanggungjawab kepada badan-badan lain yang

dianjurkan dan diiktiraf oleh Universiti.

6.13.19.2 Aset yang boleh dilupuskan secara hadiah adalah:

a. Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan fungsi asal

tetapi tidak diperlukan lagi oleh Universiti; atau

b. Aset tidak ekonomi diperbaiki tetapi boleh diguna sebagai

bahan latihan dan pameran.

6.13.19.3 Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

a. Permohonan atau keperluan penerima; dan

b. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung

oleh penerima.

6.13.19.4 Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah disokong dengan surat

permohonan daripada organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-

badan lain.

6.13.19.5 Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa

Melulus beserta KEW.PA-19 selepas aset diterima oleh pemohon.

6.13.19.6 Kad Pendaftaran bagi kenderaan yang dihadiahkan hendaklah ditukar

hak milik kepada penerima.

6.13.20 Kaedah Pelupusan Secara Musnah

6.13.20.1 Kaedah pemusnahan hendaklah menjadi pilihan terakhir setelah

mendapati semua kaedah seperti jualan, hadiah dan sebagainya tidak


233

sesuai untuk dilaksanakan. Kaedah pelupusan secara musnah boleh

dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan atau nilai sisa atau aset

yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:

a. Ditanam

b. Dibakar

c. Dibuang

d. Ditenggelam

e. Diletup/ diledak/ dilebur

6.13.20.2 Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum pelupusan secara

musnah dilaksanakan:

a. Mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada Pihak

Berkuasa yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa Tempatan

(PBT), Jabatan Alam Sekitar, Jabatan Laut atau Pihak

Berkuasa Lain mengikut mana yang berkenaan;

b. Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh

Pihak Berkuasa yang berkenaan;

c. Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alatganti

hendaklah ditanggalkan atau dikeluarkan terlebih dahulu untuk

kegunaan akan datang;

d. Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek,

dirincih dan sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya

tiada mana-mana pihak dapat mengambil dan menjual semula

atau bagi aset yang mempunyai unsur-unsur keselamatan,

tiada sebarang maklumat dapat diakses; dan

e. Ketua Jabatan atau Pegawai Aset yang melupuskan aset

hendaklah melantik dua (2) orang pegawai di gred yang

bersesuaian untuk menyaksikan bahawa aset tersebut telah

dimusnahkan. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Inventori

(KEW.PA-18) hendaklah disediakan apabila pemusnahan telah

selesai dilaksanakan dan dikemukakan kepada Kuasa Melulus.


234

6.13.21 Kaedah-Kaedah Lain Pelupusan

Kaedah-kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini hendaklah

mendapat kelulusan Jawatankuasa Pelupusan Universiti tanpa mengira nilai

perolehan asal.

6.13.22 Pelupusan Aset Milik Universiti Kepada Pihak Swasta

Pusat Tanggungjawab hendaklah melaksanakan pelupusan ke atas aset yang akan

diserahkan kepada pihak swasta berikutan projek penswastaan dan

seumpamanya mengikut kaedah bersesuaian seperti hadiah atau jualan.

Permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan ke Jawatankuasa Pelupusan

Universiti untuk pertimbangan dan kelulusan.

6.13.23 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Universiti hendaklah menggunakan

peraturan berkenaan.

6.13.24 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan

6.13.24.1 Label Hak Milik Universiti dan nama Universiti pada aset hendaklah

dipadamkan.

6.13.24.2 Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) hendaklah diberitahu mengenai

pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Universiti

dibatalkan.

6.13.24.3 Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada kontraktor/

pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa. Aset Kerajaan yang telah

di lupus dikecualikan daripada semua jenis cukai kecuali bagi aset

yang diimport hendaklah mematuhi akta pihak berkuasa berkenaan.


235

6.13.24.4 Sijil Pelupusan Aset Inventori (KEW.PA-19) disediakan dan

dikemukakan kepada Kuasa Melulus bersama dokumen sokongan

seperti berikut:

a. Resit jualan bagi pelupusan secara jualan;

b. Surat Akuan Penerimaan bagi kaedah pelupusan secara

hadiah;

c. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Inventori (KEW.PA-18) bagi

pelupusan kaedah pemusnahan; dan

d. Akuan penerimaan bagi pelupusan secara Buangan Terjadual/

Sisa Pepejal.

6.13.24.5 KEW.PA-2 atau KEW. PA-3, KEW.PA-4 atau KEW.PA-5 dan KEW.PA-7

hendaklah dikemas kini.


Laporan Tahunan Pelupusan Aset Inventori Universiti (KEW.PA-20) hendaklah

dikemukakan ke Jawatankuasa Tetap Kewangan pada tahun berikutnya.

6.13.26 Semua Daftar Aset yang berkaitan perlu dikemaskini hanya selepas proses

pelupusan telah diluluskan dalam Mesyuarat JKPU dan Sijil Pelupusan Aset telah

dikeluarkan.

6.14 BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

6.14.1 Hapus kira aset Universiti bertujuan untuk:

6.14.1.1 Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan

aset;

6.14.1.2 Menyelaraskan rekod aset;

6.14.1.3 Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan

keselamatan aset Universiti; dan


236

6.14.1.4 Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas

kecuaian pegawai.

6.14.2 Kuasa Melulus

6.14.2.1 Jawatankuasa Pelupusan Universiti – Semua kehilangan tanpa

mengira had nilai atau jenis perolehan.

6.14.2.2 Naib Canselor sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti

berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak

melibatkan pegawai awam.

6.14.3 Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira

6.14.3.1 Unit Pengurusan Aset di Universiti/Jabatan/Pusat Tanggungjawab

bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira.

Tugas-tugas Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah seperti

berikut:-

a. Menerima dan menyemak KEW.PA-28 yang diterima daripada

Ketua Jabatan;

b. Mengemukakan KEW.PA-28 dan Laporan Polis (jika ada)

kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Pelupusan Universiti;

c. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan

menggunakan KEW.PA-29;

d. Mendapatkan hasil siasatan polis, jika ada;

e. Mendapatkan KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat;

f. Menyemak dan memastikan dokumen permohonan yang akan

dikemukakan kepada Naib Canselor lengkap dan teratur;

g. Mengemukakan KEW.PA-30 kepada Naib Canselor untuk

mendapat ulasan dan syor;


237

h. Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh KEW.PA-28

dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum

diterima;

i. Memaklumkan keputusan kepada Pusat Tanggungjawab

pemohon untuk tindakan kemas kini rekod dan daftar aset;

j. Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia

Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;

k. Mendapatkan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 daripada Jabatan

dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh

satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira; tempoh satu (1)

bulan daripada tarikh kelulusan kepada Kuasa Melulus; dan

l. Mendapatkan maklum balas kedudukan tindakan surcaj/

tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT)

dan memaklumkannya kepada Jawatankuasa Pelupusan

Universiti.

6.14.4 Proses Hapus Kira

6.14.4.1 Melaporkan Kehilangan

Apabila terdapat apa-apa kehilangan aset Universiti, tindakan yang

perlu diambil adalah seperti berikut:

a. Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah

melaporkannya kepada Ketua Jabatan dengan serta merta;

dan

b. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas

kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui

kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan kepada Polis dalam

tempoh dua puluh empat (24) jam dari waktu kehilangan

diketahui.


238

6.14.4.2 Laporan Awal KEW.PA-28

a. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi

kes kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan,

Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di

peringkat Pusat Tanggungjawab.

b. Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan

segera, dalam tempoh dua (2) hari bekerja menghantar

Laporan Awal (KEW.PA-28) dan salinan Laporan Polis terus

kepada Bahagian Keselamatan Universiti dan Urusetia


c. Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Pegawai

Aset Universiti.

6.14.4.3 Jawatankuasa Penyiasat

a. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis

oleh Naib Canselor menggunakan KEW.PA-29 dengan segera

dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal

ditandatangani.

b. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:-

i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan

bukan dari bahagian/unit yang sama;

ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan

Ketuanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan

dan Profesional di gred yang bersesuaian; dan

iii. Mempunyai pengalaman dalam pengurusan aset atau

pengurusan kewangan jika perlu.

c. Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Naib Canselor

dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia

yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan

sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

d. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:

i. Menjalankan siasatan dengan segera selepas


239

pelantikan dengan mengambil tindakan seperti berikut:

- Mengenal pasti pegawai-pegawai yang

bertanggungjawab ke atas kehilangan;

- Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau

mana-mana pegawai yang difikirkan perlu;

- Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada)

dan Laporan Awal;

- Melawat dan memeriksa tempat kejadian;

- Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat

kejadian, salinan dokumen-dokumen yang

berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu);

dan

- Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk

melengkapkan siasatan.

ii. Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan

peraturan-peraturan berkaitan Tatacara Pengurusan

Aset Inventori Universiti (TPU), Tatacara Pengurusan

Stor (TPS) dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi;

iii. Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan

berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai,

kegagalan mematuhi peraturan yang disengajakan,

kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai

pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor

Universiti;

iv. Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan

sehingga berlakunya kehilangan seperti yang

dinyatakan dalam perenggan (iii) di atas;

v. Mengenal pasti risiko keselamatan serta

mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan

pencegahan; dan


240

vi. Menyedia laporan siasatan dan menandatangani

Laporan Akhir serta mengemukakan kepada Naib

Canselor untuk ulasan dan syor.

6.14.4.4 Laporan Akhir Kehilangan Aset Inventori Universiti (KEW.PA-30)

a. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan

Laporan Akhir dan kemukakan kepada Urus Setia Kehilangan

dan Hapus Kira dalam tempoh yang ditetapkan sepertimana

dalam surat pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai

yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

b. KEW.PA-30 hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan

seperti salinan KEW.PA-2 atau KEW.PA-3, KEW.PA-6, gambar

lokasi kejadian, Laporan Penyiasatan Polis (jika ada) dan

dokumen-dokumen berkaitan. Keterangan bertulis daripada

pegawai yang terlibat termasuk pegawai yang

bertanggungjawab bagi kehilangan aset tersebut hendaklah

dilampirkan kepada KEW.PA-30.

c. Naib Canselor setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di

KEW.PA-30 adalah bertanggungjawab untuk:-

i. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya

sekali;

ii. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang tanpa surcaj atau tatatertib; atau

iii. Meluluskan hapus kira aset tertakluk kepada Kuasa

Melulus; dan menandatangani sendiri syor dan ulasan.

d. Sekiranya Naib Canselor tidak berpuas hati dengan hasil

siasatan di KEW.PA-30, maka Naib Canselor boleh

mengarahkan siasatan semula dengan mengambil tindakan

seperti berikut:

i. Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa

Penyiasat sedia ada; atau


241

ii. Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang lain untuk

menjalankan siasatan semula.

e. KEW.PA-30 yang mengandungi permohonan hapus kira

kehilangan tanpa syor surcaj yang memerlukan kelulusan

Jawatankuasa Pelupusan Universiti, hendaklah dikemukakan

dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh KEW.PA-28 disediakan.

f. Bagi KEW.PA-30 yang mengandungi permohonan hapus kira

yang disyor untuk surcaj hendaklah dikemukakan kepada

Jawatankuasa Pelupusan Universiti dalam tempoh dua (2)

bulan dari tarikh KEW.PA-28 disediakan.

g. Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan

Nilai Aset Dan Inventori Yang Hilang

i. Kehilangan aset dan inventori yang nilai semasa tidak

melebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripada

tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik

mengikut nilai kos.

ii. Nilai kos adalah harga perolehan asal aset/inventori

tersebut.

iii. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap

seorang pegawai atau beberapa orang pegawai yang

bertanggungjawab atas kehilangan itu sekiranya

terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian

yang ditentukan oleh Jawatankuasa Penyiasat

Kehilangan Aset/Inventori Universiti dan seterusnya

syor diluluskan oleh Naib Canselor.

iv. Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah

selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada

Jawatankuasa Pelupusan Universiti dan seterusnya

kepada Pejabat Pendaftar untuk direkodkan dalam

buku Perkhidmatan Pegawai Berkenaan.

h. Tindakan Pegawai Aset Selepas Kelulusan


242

i. Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan di dalam

KEW.PA-2 atau KEW.PA-3;

ii. Mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset/Inventori

Universiti (KEW.PA-31) dalam tempoh satu (1) bulan

dari tarikh kelulusan kepada Kuasa Melulus dan

sesalinan kepada Jawatankuasa Pelupusan Universiti.

iii. Syor Surcaj atau Tatatertib hendaklah dibawa kepada

Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) dalam tempoh tiga (3)

bulan dari tarikh surat kelulusan Jawatankuasa

Pelupusan Universiti.

iv. Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor

surcaj/ tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada

Jawatankuasa Pelupusan Universiti dalam tempoh

enam (6) bulan dari tarikh surat kelulusan


6.14.5 Laporan Berkala Aset/Inventori

Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/ Tatatertib Aset

Kerajaan KEW.PA-32 hendaklah dikemukakan ke Jawatankuasa Pelupusan

Universiti pada tahun berikutnya.

6.14.6 Semua Daftar Aset yang berkaitan perlu dikemaskini hanya selepas proses

kehilangan dan hapus kira telah diluluskan dalam Mesyuarat JKPU dan Sijil Hapus

Kira Aset telah dikeluarkan.


243

BAB 7

TATACARA PENGURUSAN STOR

7.1 TUJUAN

Tatacara Pengurusan Stor ini adalah tatacara bagi menguruskan stor Universiti meliputi:-

Bab A - Penerimaan;

Bab B - Merekod Stok;

Bab C - Penyimpanan;

Bab D - Pengeluaran;

Bab E - Pemeriksaan;

Bab F - Keselamatan dan Kebersihan;

Bab G - Pelupusan; dan

Bab H - Kehilangan dan Hapus Kira.

7.2 DEFINISI STOR

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,

pengendalian dan pengeluaran stok.

7.3 DEFINISI STOK

7.3.1 Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan

operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti,

keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran,

domestik dan sebagainya. Antara kriterianya:

7.3.1.1 Dalam bentuk barangan dan bekalan untuk digunakan dalam proses

pengeluaran;

7.3.1.2 Dalam bentuk barangan atau bekalan untuk digunakan atau diedarkan

dalam pembekalan perkhidmatan;


244

7.3.1.3 Dipegang untuk dijual atau diedar dalam operasi biasa; atau

7.3.1.4 Dalam proses pengeluaran untuk dijual atau diedarkan.

7.4 KATEGORI STOR UNIVERSITI

Stor Universiti dibahagikan kepada tiga (3) kategori iaitu:-

7.4.1 Stor Pusat

7.4.1.1 Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada

pelanggan melalui rangkaian stor peringkat cawangan, Pusat

Tanggungjawab, bahagian dan/atau unit.

7.4.1.2 Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Alat Tulis.

7.4.2 Stor Utama

7.4.2.1 Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk

keperluan pelanggan-pelanggan peringkat cawangan, Pusat

Tanggungjawab, bahagian dan/atau unit.

7.4.3 Stor Unit

7.4.3.1 Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan

jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan

penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

7.4.3.2 Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat.

7.5 OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi

memastikan:


245

7.5.1 Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan

7.5.2 Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan

penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

7.6 FUNGSI STOR

Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan

tugas-tugas berikut:

7.6.1 Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku

serahan barang-barang oleh pembekal;

7.6.2 Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan

menggunakan ruang stor secara optimum;

7.6.3 Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh

digunakan;

7.6.4 Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan;

7.6.5 Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat,

teratur dan kemaskini;

7.6.6 Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok

mengikut paras yang ditetapkan;

7.6.7 Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan;

7.6.8 Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang

kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput

tempoh penggunaan dan tidak bergerak;


246

7.6.9 Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan

kebersihan stor;

7.6.10 Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput

tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau

melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan

pembaziran ruang penyimpanan; dan

7.6.11 Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

7.7 PENGURUSAN ORGANISASI STOR

7.7.1 Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik

mempunyai empat (4) bahagian utama iaitu:

7.7.1.1 Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun;

7.7.1.2 Bahagian Terimaan;

7.7.1.3 Bahagian Simpanan; dan

7.7.1.4 Bahagian Bungkusan dan Penghantaran.

7.7.2 Bagi Stor Utama dan Stor Unit yang tidak dapat mempraktikkan keempat-empat

bahagian utama seperti di para 7, maka aktiviti tersebut boleh dijalankan secara

berpusat mengikut bilangan pegawai yang bersesuaian dengan bebanan tugas

bagi stor tersebut.

7.8 FUNGSI BAHAGIAN UTAMA STOR

7.8.1 Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA)

Bahagian ini hendaklah menjalankan empat (4) aktiviti seperti berikut:


247

7.8.1.1 Pembekalan

Merancang dan menguruskan bekalan stok untuk keperluan

pelanggan.

a. Kawalan Stok

i. Menyedia dan mengemaskini Katalog dan Kod barang-

barang;

ii. Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang

Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS) adalah teratur dan

betul;

iii. Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan;

iv. Merekodkan penerimaan dan pengeluaran;

v. Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan

stok;

vi. Menguruskan pemeriksaan stok;

vii. Menguruskan pelupusan stok;

viii. Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok; dan

ix. Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan

Pengurusan Stor.

b. Akaun

Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor.

c. Pangkalan Data

Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod

keseluruhan.

7.8.2 Bahagian Terimaan (BT)

Bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima barang-barang daripada

pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang ditetapkan dalam tatacara

ini dipatuhi sebelum mengesahkan penerimaan.


248

7.8.3 Bahagian Simpanan (BS)

Bertanggungjawab ke atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran stok

seperti berikut:

7.8.3.1 Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam simpanan;

7.8.3.2 Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak;

7.8.3.3 Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/stok terpelihara; dan

7.8.3.4 Menjalankan urusan pengiraan stok.

7.8.4 Bahagian Bungkusan dan Penghantaran (BBH)

Bertanggungjawab membungkus dan menghantar barang-barang kepada

pelanggan mengikut tatacara yang ditetapkan.

7.9 PENGURUSAN KAWALAN STOK

7.9.1 Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan yang

sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan pada setiap masa.

Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian

dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok berlebihan dan

pembaziran dapat dielakkan.

7.9.2 Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedah-

faedah berikut:

7.9.2.1 Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat

dipenuhi;

7.9.2.2 Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat

dalam bentuk stok;

7.9.2.3 Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar

pengeluarannya;


249

7.9.2.4 Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang

dapat dikurangkan; dan

7.9.2.5 Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

7.9 KATALOG

7.9.3 Katalog bermaksud satu senarai barang-barang standard dalam pegangan Stor

Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai

nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga.

7.9.4 Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam

pegangannya.

7.9.5 Katalog hendaklah disediakan oleh Stor Pusat dan Stor Utama untuk:

7.9.5.1 Diedarkan kepada pemesan bagi tujuan pemesanan stok; dan

7.9.5.2 Menstandardkan barang-barang yang disimpan supaya bilangan

penjenisan barang yang serupa dapat dikurangkan.

7.9.6 Barang-barang baru yang hendak dimasukkan ke dalam Katalog sebagai barang

standard hanya boleh dilakukan selepas mendapat kelulusan daripada Pegawai

Katalog/Stor dengan mematuhi perkara-perkara berikut:

7.9.6.1 Permohonan hendaklah dikemukakan menggunakan Borang

Penambahan Barang (KEW.PS-6) berasaskan:

7.9.6.2 Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok;

7.9.6.3 Barang baru yang ditambah adalah lebih ekonomik dari segi

penggunaan dan kos; dan

7.9.6.4 Barang-barang yang kerap digunakan dalam jangkamasa yang agak

lama berpandukan rekod-rekod stor.


250

7.9.7 Borang Penambahan Barang (KEW.PS-6) hendaklah disediakan dalam tiga (3)

salinan. Salinan asal dan kedua dikemukakan kepada BBKA manakala salinan

ketiga hendaklah disimpan.

7.9.8 Pegawai bertanggungjawab di BBKA hendaklah membuat keputusan sama ada:

7.9.8.1 Menjadikan barang-barang tersebut sebagai barang-barang standard;

atau

7.9.8.2 Memesan dan membelinya untuk permintaan itu sahaja; atau

7.9.8.3 Memberitahu pemohon bahawa terdapat barang-barang lain dalam

Katalog yang boleh digunakan sebagai pengganti; atau

7.9.8.4 Menolak dan memulangkan permohonan tersebut.

7.9.9 Barang-barang yang hendak dikeluarkan daripada Katalog hendaklah mematuhi

langkah-langkah berikut:

7.9.9.1 Pembelian stok yang seakan-akan atau yang hampir serupa dengannya

hendaklah dihentikan pembeliannya dan dikeluarkan dari Katalog

tersebut;

7.9.9.2 Kelulusan Pegawai Melulus hendaklah diperolehi sebelum stok lama

dikeluarkan daripada Katalog dengan memastikan baki stok

dihabiskan dan tindakan menokok stok tidak dilakukan;

7.9.9.3 Stok yang mempunyai kadar pusingan penggunaan yang rendah tetapi

bernilai tinggi hendaklah dikeluarkan daripada Katalog; dan

7.9.9.4 Barang-barang yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek-

projek khas tidak perlu dimasukkan ke dalam Katalog.

7.10 MEMBERI KUMPULAN STOK

7.10.1 Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah membahagikan stok bagi barang-barang

standard seperti berikut:


251

7.10.1.1 Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan yang

mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi; dan

7.10.1.2 Kumpulan B mengandungi 70% bakinya.

7.10.2 Tindakan berikut hendaklah diambil dalam menentukan kumpulan A dan B kepada

stok iaitu:

7.10.2.1 Semua stok yang disimpan hendaklah disenaraikan mengikut seksyen

seperti seksyen alat tulis, alat ganti, makmal, elektrik, bahan kimia,

ubat-ubatan dan seumpamanya dan butiran maklumat stok

dilengkapkan di borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7);

7.10.2.2 Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi tempoh

dua (2) tahun lepas;

7.10.2.3 Daripada senarai itu, 30% daripada stok yang mempunyai nilai

pembelian tahunan tertinggi hendaklah dimasukkan ke dalam

Kumpulan A dan selebihnya, 70% ke dalam Kumpulan B;

7.10.2.4 Kajian semula ke atas pembahagian Kumpulan A dan Kumpulan B

hendaklah dilakukan pada setiap permulaan tahun. Apabila nilai

pembelian stok bertambah atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah

menentukan kumpulan baru bagi stok berkenaan; dan

7.10.2.5 Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada stok dalam

Kumpulan A bagi tujuan mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan

berlebihan.

7.11 PARAS STOK

Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan

seperti berikut:


252

7.11.1 Paras Stok Maksimum

Kuantiti stok tertinggi yang disimpan pada satu-satu masa.

7.11.2 Paras Menokok Stok

Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru

kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam

tempoh pesanan dan serahan.

7.11.3 Paras Stok Minimum

Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.

7.11.4 Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah dikira dengan

mengambil purata pengeluaran bagi dua belas (12) bulan terakhir sebelum bulan

pesanan baru dibuat.

7.11.5 Paras stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan atau diperolehi

dari Stor Pusat dengan tempoh serahannya tidak melebihi satu (1) bulan, stok yang

harus disimpan pada satu-satu masa adalah seperti berikut:

a. Kuantiti Stok Maksimum - 3 bulan penggunaan

b. Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan

c. Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan

7.11.6 Jika tempoh serahan melebihi satu (1) bulan, Pegawai Stor boleh menentukan

formula yang sesuai untuk meminda paras stok.

7.11.7 Stok bagi item kritikal seperti vaksin, ubat-ubatan atau seumpamanya tidak perlu

ditetapkan parasnya, tetapi hendaklah dipastikan stok sentiasa kedapatan.

7.11.8 Bagi barang-barang yang diimport, paras stok yang boleh disimpan.

7.11.9 Pada sesuatu masa adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan setelah

mengambil kira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. Walau bagaimanapun,


253

stok maksima tidaklah boleh melebihi dua belas (12) bulan penggunaan kecuali

dengan kelulusan Naib Canselor.

7.11.10 Paras stok hendaklah dikaji semula apabila:

7.11.10.1 Berlaku perubahan tempoh serahan bekalan bagi mengelakkan

kehabisan stok;

7.11.10.2 Stok yang dikeluarkan kurang daripada empat (4) kadar pusingan;

7.11.10.3 Membuat pesanan baru; atau

7.11.10.4 Berlaku kecemasan atau keadaan yang memerlukan stok berlebihan

seperti kejadian wabak, bencana alam dan sebagainya. Sekiranya

keadaan pulih semula, paras stok hendaklah mengikut paras asal yang

telah ditetapkan.

7.11.11 Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan tidaklah perlu

distok kecuali jika terdesak. Pemesanan hendaklah dibuat hanya apabila

diperlukan.

7.11.12 Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baru hendaklah dibuat sekadar

keperluan sahaja, sehingga angka pemesanan sebenar ditentukan.

7.11.13 Paras stok barang-barang standard di Stor Pusat hendaklah berdasarkan

pengeluaran sekurang-kurangnya dua belas (12) bulan terakhir dan atas anggaran

keperluan masa hadapan. Perhatian rapi mengenai paras stok hendaklah dibuat

supaya tidak berlaku kehabisan stok.

7.12 PRESTASI STOR

7.12.1 Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui Kadar Pusingan Stok.

7.12.1.1 Kadar Pusingan Stok hendaklah dibuat pengiraan setiap suku tahun

dan setiap tahun mengikut jumlah nilai stok;


254

7.12.1.2 Semua Stor Pusat dan Stor Utama perlu mencapai sekurang-

kurangnya empat (4) kadar pusingan;

7.12.1.3 Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang mencapai kadar

pusingan tertinggi dan dapat membekalkan stok dengan kerap kepada

pengguna;

7.12.1.4 Stok yang aktif adalah stok yang dikeluarkan empat (4) kadar pusingan

dan ke atas dalam setahun manakala yang kurang daripada empat (4)

kadar pusingan adalah stok tidak aktif;

7.12.1.5 Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak

menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang/ tidak bergerak adalah

stok yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun dari tarikh penerimaannya;

dan

7.12.1.6 Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek-projek khas

tidak perlu diambil kira semasa menyediakan kadar pusingan stok.

7.13 PARAS SIMPANAN

Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras yang ditetapkan kecuali stok untuk

keperluan darurat atau kecemasan seperti vaksin ular dan racun adalah stor yang baik.

7.14 PARAS PERKHIDMATAN

Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai paras

perkhidmatan yang baik.

7.14.1 Laporan Kedudukan Stok

7.14.1.1 Bahagian Aset dan Inventori hendaklah menyediakan Laporan

Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun dan mengemukakan

kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU) dan

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA).


255

7.14.1.2 Naib Canselor hendaklah menandatangani Laporan Kedudukan Stok

(KEW.PS-13) bagi tahun semasa yang telah lengkap dan

mengemukakan kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan pada tahun

berikutnya.

7.15 TAFSIRAN

7.15.1 Bagi memastikan dan memudahkan Tatacara ini dipatuhi dan dilaksanakan secara

teratur, maka beberapa istilah yang digunakan dalam Tatacara ini diberikan

tafsiran melalui Glosari Istilah.

7.15.2 Istilah dan perkataan yang digunakan dalam Tatacara Pengurusan Stor (TPS)

hanyalah bagi maksud Pengurusan Stor Universiti sahaja.

7.16 BAB A – PENERIMAAN

7.16.1 Perlantikan Pegawai Penerima

Ketua PTJ hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk

menerima dan memeriksa barang-barang yang diterima. Bagi barang-barang

teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam

bidang berkaitan.

7.16.2 Objektif

Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara berikut

dipenuhi:

7.16.2.1 Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati

spesifikasi yang ditetapkan;

7.16.2.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan

7.16.2.3 Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik,

sempurna dan selamat untuk digunakan.


256

7.16.3 Peraturan Penerimaan Daripada Pembekal

7.16.3.1 Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor.

7.16.3.2 Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti

bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.

7.16.3.3 Pemeriksaan dan pengesahan teknikal ke atas barang-barang yang

diterima hendaklah dilakukan oleh pegawai-pegawai Universiti yang

berkelayakan bersama Pegawai Stor apabila perlu, mengikut kaedah

yang bersesuaian.

7.16.3.4 Pegawai Penerima hendaklah dengan segera menyemak terlebih

dahulu barang yang diterima daripada pembekal dengan mengambil

langkah-langkah seperti berikut:

a. Memastikan barang-barang diterima secara fizikal berserta

dokumen yang diperlukan (jika berkenaan) seperti:

i. Pesanan Rasmi Kerajaan;

ii. Nota atau bil serahan;

iii. Inbois;

iv. Dokumen Kontrak;

v. Kad Jaminan;

vi. Nota/Senarai Pembungkusan;

vii. Perakuan Kualiti daripada pembekal;

viii. ‘Certificate Of Origin’ bagi barang import;

ix. Surat Jaminan pengambilan balik bagi barang berhad

tempoh; atau

x. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

b. Barang-barang hendaklah diperiksa secara dikira, diukur,

ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima

dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain sebelum

disahkan penerimaannya.

c. Mengesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera di

atas pesanan rasmi atau sistem elektronik atau apa-apa


257

dokumen lain yang berkenaan bagi tujuan pembayaran.

d. Sekiranya pengesahan penerimaan tidak dapat dilakukan

dengan serta-merta maka dokumen penerimaan tersebut

hendaklah dicop

e. “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara

diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.

f. Penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah

menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang

(BTB)(KEW.PS-1) yang disediakan oleh Pegawai Penerima dan

diperakukan oleh Pegawai Pengesah.

g. (KEW.PS-1) hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan oleh

Stor Pusat atau Stor Utama. Salinan pertama dikemukakan ke

Bahagian Bekalan Kawalan dan Akaun (BBKA) untuk

direkodkan ke dalam Kad Kawalan Stok. Salinan kedua

dikemukakan ke Bahagian Simpanan untuk direkodkan ke

dalam Kad Petak dan salinan ketiga disimpan di Bahagian

Terimaan untuk rujukan.

h. Bagi Stor Unit, penerimaan barang-barang daripada pembekal

hendaklah direkodkan terus di Kad Petak.

i. Borang Laporan Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-2)

hendaklah digunakan dengan merekodkan kerosakan, kuantiti

kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi.

j. Pegawai Penerima hendaklah menyemak salinan Pesanan

Tempatan (LO) serta Nota Hantaran daripada pembekal dan

mencatatkan di ruang No. Rujukan Penerimaan di KEW.PS-2.

k. (KEW.PS-2) hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan dan

ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama

hendaklah dikemukakan kepada pembekal atau agen

penghantaran mengikut mana yang berkenaan dengan serta

merta.

l. Salinan kedua disimpan oleh Stor untuk rujukan.


258

7.16.4 Pengujian Kualiti

Kualiti barang-barang yang diterima melalui pembelian dari sesuatu kontrak

hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai Penerima hendaklah

memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:

7.16.4.1 Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal;

7.16.4.2 Sampel barang yang telah diterima hendaklah dihantar ke agensi

teknikal untuk diuji;

7.16.4.3 Barang-barang yang tidak menepati kualiti hendaklah dikembalikan;

dan

7.16.4.4 Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.

7.16.5 Penerimaan di Luar Kawasan Stor

Penerimaan di luar kawasan stor hendaklah dilaksanakan dalam keadaan berikut:

7.16.5.1 Ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di

kawasan stor; dan

7.16.5.2 Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti

penyerahan di tapak projek dan sebagainya.

7.16.6 Peraturan Penerimaan Daripada Stor Pusat/Utama

Penerimaan barang-barang daripada Stor Pusat atau Stor Utama perlulah

mematuhi langkah-langkah seperti berikut:

7.16.6.1 Pegawai Penerima Stor Utama hendaklah memastikan barang-barang

diterima daripada Stor Pusat disertakan dengan Senarai

Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok;

7.16.6.2 Pegawai Penerima di Stor Unit hendaklah memastikan barang-barang

diterima daripada Stor Pusat atau Stor Utama disertakan dengan

Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran

Stok;


259

a. Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan

barang-barang yang diterima sama seperti yang dipesan; dan

b. Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima bagi

semua jenis stor hendaklah merujuk kepada Stor Pusat atau

Stor Utama dengan serta merta menggunakan Borang Laporan

Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-2).

7.16.7 Barang-Barang Yang Dikembalikan Oleh Stor Penerima

Stor Pusat atau Stor Utama boleh menerima barang-barang yang dikembalikan

oleh pemesan dengan mengambil tindakan berikut:

7.16.7.1 Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal

sebagai stok belum guna; dan

7.16.7.2 Bagi stok separa guna hendaklah direkod menggunakan borang yang

disediakan oleh stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk.

7.16.8 Pelabelan Barang-Barang Diterima

Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah melabelkan nombor

kod dan nama barang kepada semua barang yang diterima atau bekasnya bagi

memudahkan penyimpanan.

7.16.9 Penerimaan Barang-Barang Import Di Tempat Pendaratan Pegawai Penerima

hendaklah memastikan:

7.16.9.1 Bungkusan barang-barang berkenaan tidak mempunyai sebarang

tanda kerosakan atau terusik;

7.16.9.2 Sekiranya terdapat tanda tersebut, bungkusan itu hendaklah dibuka

dan diperiksa dengan serta-merta dihadapan agen penghantaran atau

wakilnya dan hendaklah dibandingkan dengan butir-butir yang terdapat

dalam inbois atau nota hantaran/pembungkusan; dan

7.16.9.3 Jika barang-barang tersebut didapati berlaku kerosakan atau

kehilangan atau tidak cukup bekal dan sebagainya yang berlaku ke atas


260

konsainan yang diterima, sijil kerosakan hendaklah diperolehi daripada

pembekal.

7.16.10 Penerimaan Barang-Barang Mudah Terbakar Atau Kimia

7.16.10.1 Barang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah

dihantar terus ke stor barang-barang mudah terbakar atau kimia untuk

disimpan.

7.16.11 Tuntutan

Tuntutan berkaitan penerimaan barang-barang yang rosak, tidak cukup bekal,

berkualiti rendah, kehilangan dan sebagainya hendaklah merujuk kepada syarat-

syarat perjanjian dan Arahan Perbendaharaan yang berkuatkuasa.

7.17 BAB B - MEREKOD STOK

7.17.1 Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan

kad yang telah ditetapkan bagi tujuan:

7.17.1.1 Mengetahui kedudukan stok simpanan;

7.17.1.2 Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan

7.17.1.3 Mengawal paras stok.

7.17.2 Jenis-Jenis Rekod

Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor

dengan mematuhi penggunaan rekod seperti berikut:

7.17.2.1 Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu;

a. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) di Stor Pusat dan Stor Utama;

dan

b. Kad Petak (KEW.PS-4) di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit.


261

c. Kad Kawalan Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri oleh

Jabatan/ Pusat Tanggungjawab dengan menggunakan format

yang sama;

7.17.2.2 Penggunaan warna kad seperti berikut:

a. Kad Kawalan Stok berwarna putih;

b. Kad Petak berwarna hijau; dan

c. Kad Petak berwarna merah jambu untuk stok bertarikh luput.

7.17.2.3 Butiran Maklumat

Butiran maklumat yang perlu dilengkapkan dalam Kad Kawalan Stok


Bahagian A

a. No. Kad : Bilangan Kad bermula dengan 1

b. Perihal Stok : Keterangan Stok

c. No. Kod : No Kod bagi stok

d. Unit Pengukuran : Penjodoh bilangan seperti buah, batang, bilah dsb

e. Kumpulan : Kumpulan A atau Kumpulan B

f. Gerakan : Aktif atau Tidak Aktif

g. Lokasi : Gudang/Seksyen,Baris,Rak,Tingkat dan Petak diberi

tanda pengenalan

h. Paras Stok : -Kuantiti stok maksimum - 3 bulan penggunaan

-Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan

-Kuantiti Stok Minimum – 1 bulan penggunaan

7.17.3 Pembelian/Terimaan Stok Suku Tahun

7.17.3.1 Suku Tahun Pertama : Sehingga 31 Mac

7.17.3.2 Suku Tahun Kedua : Sehingga 30 Jun

7.17.3.3 Suku Tahun Ketiga : Sehingga 30 September

7.17.3.4 Suku Tahun Keempat : Sehingga 31 Disember


262

7.17.4 Keluaran Stok Suku Tahun

7.17.4.1 Suku Tahun Pertama : Sehingga 31 Mac

7.17.4.2 Suku Tahun Kedua : Sehingga 30 Jun

7.17.4.3 Suku Tahun Ketiga : Sehingga 30 September

7.17.4.4 Suku Tahun Keempat : Sehingga 31 Disember

7.17.5 Pembelian/ Terimaan Stok

Mulai 1 Januari hingga 31 Disember Tahunan

7.17.6 Keluaran Stok Tahunan

Mulai 1 Januari hingga 31 Disember Tahunan

Bahagian B

a. Tarikh : Tarikh Terimaan/ Keluaran

b. No PK/ BTB/ BPPS : No. LO/ Borang Terimaan

Barang/Borang Pesanan dan

Pengeluaran Stok

c. Terima/ Keluar : Diterima daripada Pembekal/Stor Pusat/Stor Utama

dan dikeluar kepada Stor Utama/Stor Unit (nama stor)

d. Terimaan : Kuantiti dibeli/ diterima, hargaseunit dan jumlah harga

e. Keluaran : Kuantiti dikeluarkan dan jumlah harga keluaran

f. Baki : Baki kuantiti selepas terimaan keluaran

g. Jumlah : Jumlah harga bagi baki kuantiti

h. T/T Pegawai Stor : Tandatangan Pegawai Stor

7.17.7 Butiran maklumat di Kad Petak hendaklah direkod dengan lengkap dan tepat yang

menunjukkan perkara-perkara berikut:

7.17.7.1 No. Kad;

7.17.7.2 Rujukan Kawalan Stok;


263

7.17.7.3 No. Kod Stok;

7.17.7.4 Perihal Stok;

7.17.7.5 Kumpulan;

7.17.7.6 Lokasi;

7.17.7.7 No. Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) / Borang Pesanan dan

Pengeluaran Stok (BPPS);

7.17.7.8 Kuantiti diterima, dikeluar dan baki; dan

7.17.7.9 Tandatangan Pegawai Stor.

7.17.8 Penempatan Kad Petak

7.17.8.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok.

7.17.8.2 Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang

disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang

berasingan.

7.17.9 Tatacara Merekod

7.17.9.1 Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan

pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad

Kawalan Stok dan Kad Petak.

7.17.9.2 Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap

kali transaksi penerimaan dan pengeluaran.

7.17.9.3 Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu

item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan.

7.17.9.4 Senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan.

7.17.9.5 Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya

apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu

dipatuhi:

a. Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja;

b. Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan


264

c. Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.

7.17.9.6 Penggunaan Rekod Melalui Sistem Elektronik

Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi

peraturan yang ditetapkan seperti berikut:

a. Format yang sama hendaklah diguna pakai; dan

b. Dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa.

7.17.9.7 Rekod Komponen/Alat Ganti Yang Masih Boleh Guna

Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan melalui

kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam stok

untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain

yang sama jenis/kegunaannya. Satu senarai berasingan hendaklah

disediakan bagi tujuan rekod.

7.18 BAB C – PENYIMPANAN

7.18.1 Amalan 5s

Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan

sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang

dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

7.18.2 Susun Atur

7.18.2.1 Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira

faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan

kekemasan stor.

7.18.2.2 Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk

membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar,

selamat, mudah dan menjimatkan masa.

7.18.2.3 Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk

memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang

bergerak dengan selamat.


265

7.18.2.4 Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi

penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak,

tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas.

7.18.2.5 Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai

jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan.

7.18.3 Lokasi Dan Letakan Stok

7.18.3.1 Lokasi stok hendaklah diwujudkan bagi memudahkan penyimpanan,

pengeluaran dan pemeriksaan. Tindakan berikut perlu diambil:

a. Carta lokasi stok perlu disediakan dan dikemaskini dari

semasa ke semasa; dan

b. Lokasi stok hendaklah direkodkan di Kad Kawalan Stok dan

Kad Petak.

7.18.3.2 Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap. Jika tidak dapat

dipraktikkan maka Letakan Stok Sementara dibenarkan dalam keadaan

berikut:

a. Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan;

b. Stok yang baru diterima belum sempat disusun; atau

c. Ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran, dan berat.

7.18.3.3 Letakan Stok Sementara hendaklah diberikan tanda pengenalan

mengenai perihal stok supaya memudahkan penyimpanan atau

pengeluarannya.

7.18.4 Penyimpanan Stok

7.18.4.1 Menggunakan ruang simpanan secara optimum.

7.18.4.2 Menyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang-barang.

7.18.4.3 Menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk-

Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD).


266

7.18.4.4 Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan

mengambilkira jenis stok tertentu seperti berikut:

a. Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan

suhu yang rendah;

b. Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; dan

c. Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi

mengelakkan stok tertentu menjadi keras.

7.18.4.5 Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan

ruang stor yang ada, tertakluk kepada pekara-perkara berikut:

a. Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada seksyen atau

kumpulan barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat

Tulis, Alatan Makmal dan sebagainya.

b. Setiap seksyen atau kumpulan hendaklah diberi tanda

pengenalan menggunakan susunan abjad atau nombor atau

kedua-duanya sekali seperti berikut:

Kategori Stor Gudang/

Baris Rak Tingkat Petak Lokasi Stok

Seksyen

Stor Pusat Gudang A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01

Stor Utama/Unit Seksyen A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01

7.18.4.6 Stok memerlukan cara penyimpanan yang berbeza berdasarkan

kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan

fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam

manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok.

7.18.5 Stok Dalam Bekas Asal

7.18.5.1 Stok dalam bekas asal seperti bungkusan, kotak, tin, peti dan

sebagainya hendaklah dikekalkan penyimpanannya dalam bekas

asalnya dengan memastikan label dapat dilihat.


267

7.18.5.2 Setiap bekas itu hendaklah mengandungi hanya stok yang mempunyai

kod dan rupa bentuk yang sama.

7.18.6 Barang-Barang Tercerai

7.18.6.1 Barang-barang tercerai hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang

berukuran standard.

7.18.6.2 Disimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan

pengeluaran.

7.18.6.3 Barang-barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun

dengan kemas.

7.18.7 Barang-Barang Berharga Dan Menarik

7.18.7.1 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat

yang selamat di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab atau

pegawai yang diberi kuasa.

7.18.7.2 Arahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak

berlakunya kehilangan atau kerosakan.

7.18.7.3 Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh pegawai yang diberi kuasa

melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja.

7.18.7.4 Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik

hendaklah mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan

Dadah Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan Peraturan

Bahan Psikotropik 1989.

7.18.7.5 Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta

dan seumpamanya hendaklah disimpan mengikut Peraturan

Keselamatan yang ditetapkan.


268

7.18.8 Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab

7.18.8.1 Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembab hendaklah

disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang

suhu dan kelembapannya boleh dikawal.

7.18.8.2 Stok yang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik kering

atau nyah-lembapan.

7.18.9 Stok Yang Tahan Kepada Cuaca Panas Dan Hujan

Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan

di tempat lapang yang berpagar.

7.18.10 Stok Barang-Barang Berat

7.18.10.1 Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi

tujuan keselamatan.

7.18.10.2 Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor

berikut hendaklah diambil kira:-

a. Senang dikendali dan memudahkan pengeluaran stok

mengikut sistem MDKD;

b. Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang

lebih berat;

c. Barang-barang tersebut mudah dijilat api;

d. Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi; dan

e. Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi

di antara dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift

digunakan.

7.18.10.3 Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya

lebih kukuh.

7.18.10.4 Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan

atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh


269

dengan lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan

mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan.

7.18.10.5 Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang

sesuai bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan

tidak tergelunsur atau tergelincir.

7.18.10.6 Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan

lorong bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika

berlaku kebakaran.

7.18.10.7 Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan

barang-barang bagi mengelak pembaziran ruang.

7.18.10.8 Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan

tidak membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat

pengendalian barang seperti fork lift atau kren.

7.18.11 Stok Bertarikh Luput

7.18.11.1 Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya

mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput

stok.

7.18.11.2 Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau

bungkusannya bagi memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan

memantau semua stok bertarikh luput.

7.18.11.3 Tag biru hendaklah dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

berwarna merah jambu digunakan bagi semua Stok Bertarikh Luput.

7.18.11.4 Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok.

7.18.11.5 Jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan, maka label MDKD

(KEW.PS-8) hendaklah dilekatkan dikotak atau bekas barang tersebut.

7.18.11.6 Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk

kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih awal daripada stok yang

masuk dahulu.

7.18.11.7 Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan oleh

Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam

bulan yang sama.


270

7.18.11.8 Kedudukan stok hendaklah dikemaskini di (KEW.PS-9) dalam tempoh

enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama

setiap bulan dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemaskini.

Contoh: stok yang tarikh luputnya dalam bulan Julai 2009 hendaklah

dikemaskini dalam minggu pertama bulan Januari 2009.

7.18.11.9 Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam (6) bulan

sebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atas

stok tersebut:

a. Mengemukakan satu senarai kepada Stor Pusat atau Stor

Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor-stor lain yang

memerlukannya; atau

b. Mengeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan,

pembangunan dan seumpamanya; atau

c. Memulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-

syarat perjanjian; atau

d. Melupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang

berkuat kuasa.

7.18.12 Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar

7.18.12.1 Melabel Bekas

a. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan

mudah terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan

secukupnya.

b. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada

bekas-bekas tersebut menggunakan dakwat yang tidak mudah

padam.

c. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan

mudah terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan jenis

kandungannya dan langkah-langkah keselamatan perlu diambil

semasa mengendalikannya. Contoh: jika kalsium karbid


271

digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan

simbol keselamatan seperti berikut:

d. Bahan kimia yang berlainan jenis hendaklah disimpan dalam

bekas yang berasingan. Bekas-bekas tersebut hendaklah

ditegakkan dan di luarnya hendaklah ditanda seperti berikut:

____________________________

Atau simbol

_____________________________

7.18.12.2 Penyimpanan

a. Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk

cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar,

mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor

berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat

bantuan rawatan kecemasan.

b. Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada stok

mudah terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya

dan dielakkan dari tersentuh logam atau air kerana ia akan

bertindakbalas.

c. Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar (pada suhu

kurang dari 23ºC) hendaklah dialas tinggi dari paras lantai

“ BAHAYA “

“ MUDAH TERBAKAR “

“SIMPAN DI TEMPAT KERING KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS

BERACUN MUDAH TERBAKAR JIKA

LEMBAB”

MUDAH PECAH

INI SEBELAH ATAS


272

supaya senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah

kebakaran.

d. Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah

disimpan jauh dari bangunan stor dan jika perlu ia disimpan

dalam tangki bawah tanah.

e. Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau

seumpamanya perlu ditempatkan di bangunan berasingan

yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan

semasa yang berkuatkuasa.

7.18.12.3 Pengendalian

a. Pengendalian stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti

memunggah, membuka, membungkus, mengangkut dan

seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati.

b. Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida,

hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan

seumpamanya hendaklah disimpan didalam bekas ditutup

rapat kerana ia mudah terbakar dan boleh segera sejat atau

keras jika terdedah kepada udara.

c. Bahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium,

kalsium fosfat dan seumpamanya hendaklah disimpan di

tempat yang kering, mempunyai peredaran udara dan

dijauhkan dari api dan air kerana mudah terbakar serta jika

terkena air boleh mengeluarkan gas yang memabukkan.

d. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon

tetraklorida, kalium hidroksida, kuprum sulfat, ammonia klorida

dan lain-lain termasuk racun dan baja hendaklah disimpan

ditempat yang mempunyai peredaran udara, dingin dan kering

kerana jika terkena air, ia akan rosak dan mengeluarkan

bahang panas. Platform kayu hendaklah digunakan untuk

mengalas bekas-bekas tersebut.


273

e. Jika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang

boleh dikesan dari bau gas, pemeriksaan serta merta

hendaklah dilakukan. Bekas yang rosak hendaklah dikeluarkan

dari stor dan dikembalikan kepada pembekal.

f. Semasa mengendalikan bahan tersebut langkah-langkah

berikut hendaklah dipatuhi:

i. Pakaian Keselamatan yang diluluskan hendaklah

digunakan;

ii. Bahan kimia yang mengeluarkan wap yang

memabukkan hendaklah dituang atau digunakan di

luar bangunan. Arah tiupan angin hendaklah diambil

kira;

iii. Pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam

bekas asalnya yang belum dibuka. Sekiranya

pengeluaran dibuat secara agihan, pendedahan bekas-

bekas tersebut hendaklah sesingkat mungkin; dan

iv. Semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang

ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi.

7.18.12.4 Gas Mampat Dalam Tabung

a. Gas yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah

dikawal rapi kerana ada di antaranya yang memabukkan, boleh

membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen,

nitrogen atau sebagainya.

b. Tabung besi waja yang berisi gas mampat hendaklah disimpan

di tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan ”Coir

Jacket” jika ada. Tabung gas tersebut hendaklah:

i. dilindungi daripada bahang panas;

ii. jauhkan dari minyak, geris atau bahan-bahan yang

mudah terbakar; dan


274

iii. elakkan daripada terhempas atau pecah apabila

mengendali atau mengangkutnya kerana boleh

mengakibatkan ia meletup dan membahayakan.

c. Injap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan

penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap

hendaklah dilaporkan kepada pembekal dengan segera.

d. Tabung-tabung tersebut hendaklah dilekat dan dikuncikan

tegak ke dinding.

7.18.12.5 Penerimaan Dan Pengeluaran Stok Mudah Terbakar Dan Bahan Kimia

a. Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah

dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar untuk disimpan.

b. Pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah

dibuat daripada tempat simpanannya sahaja, di bawah

penyeliaan seorang Pegawai Stor.

7.18.13 Penyelenggaraan Stok

7.18.13.1 Stok perlu disenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam

keadaan baik dan boleh guna. Bagi tujuan tersebut langkah-langkah

berikut hendaklah dipatuhi:

a. Menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat;

b. Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu; dan

c. Menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari

serangga.

7.18.13.2 Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah

mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat kuasa.

7.18.13.3 Stok bagi barang-barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan

hendaklah mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang

berkuat kuasa.


275

7.19 BAB D – PENGELUARAN

7.19.1 Kebenaran Pengeluaran Stok

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor

atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan.

7.19.2 Sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu

(MDKD) dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan dahulu. Sistem

pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-perkara berikut:

7.19.2.1 Pengeluaran tanpa kebenaran;

7.19.2.2 Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang

dipesan; dan

7.19.2.3 Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.

7.19.3 Pemesanan Stok

7.19.3.1 Semua pesanan kepada Stor Pusat atau Stor Utama hendaklah

menggunakan lima (5) salinan Borang Pesanan Pengeluaran Stok

(BPPS) (KEW.PS-10).

7.19.3.2 Pemesan hendaklah mendaftarkan nombor pemesanan dengan

merujuk kepada jumlah pesanan yang dibuat mengikut tahun dan

mengisi alamat Stor Pusat/Stor Utama di (KEW.PS-10).

7.19.3.3 Satu jenis stok sahaja boleh dipesan bagi satu permohonan melalui

(KEW.PS-10).

7.19.3.4 Satu (1) salinan disimpan oleh Stor pemesan dan empat (4) salinan

dikemukakan kepada Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) di

Stor Pusat atau Stor Utama untuk kelulusan.

7.19.3.5 Bahagian Bekalan, Kawalan Dan Akaun (BBKA) hendaklah mengambil

tindakan ke atas (KEW.PS-10) yang diterima seperti berikut:

a. Mendaftarkan (KEW.PS-10) dan memberi nombor pengeluaran


276

dengan merujuk kepada bilangan permohonan yang diterima

mengikut tahun;

b. Meluluskan kuantiti pengeluaran; dan

c. Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan Stok (Bahagian B)

mengikut No. Kad dan di ruang Keluaran serta Baki.

7.19.3.6 Empat (4) salinan (KEW. PS-10) hendaklah dikemukakan oleh BBKA

kepada Bahagian Simpanan untuk kelulusan pengeluaran stok.

Bahagian Simpanan hendaklah merekodkan pengeluaran stok yang

diluluskan dalam Kad Petak.

7.19.3.7 Bahagian Simpanan hendaklah mengemukakan setiap satu (1) salinan

(KEW.PS-10) seperti berikut:-

a. Bahagian Bungkusan dan Penghantaran untuk tindakan

membungkus dan menghantar;

b. Stor Pemesan bersama stok setelah pengeluaran diluluskan;

c. BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan; dan

d. Bahagian Simpanan untuk tujuan rekod.

7.19.4 Permohonan Stok

7.19.4.1 Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang

Permohonan Stok (BPS) (KEW.PS-11).

7.19.4.2 (KEW.PS-11) hendaklah disediakan oleh pemohon dalam dua (2)

salinan.

7.19.4.3 Satu (1) salinan disimpan oleh pemohon dan satu (1) salinan

dikemukakan kepada stor unit.

7.19.4.4 Stor hendaklah mengambil tindakan ke atas (KEW.PS-11) yang

diterima seperti berikut:

a. Mendaftarkan (KEW.PS-11) dan memberi nombor

permohonan;

b. Menentukan kuantiti pengeluaran;

c. Mendapatkan kelulusan pengeluaran; dan


277

d. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak.

7.19.5 Pesanan Stok Yang Tidak Dapat Dibekalkan

Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat, stor pemesan

hendaklah membuat perolehan mengikut tatacara perolehan semasa yang

berkuatkuasa.

7.19.6 Pengeluaran Stok

7.19.6.1 Stok hanya boleh dikeluarkan atas pemesanan dengan kebenaran

7.19.6.2 Pegawai Stor dan seorang Pegawai Melulus yang diberi kuasa secara

bertulis oleh Ketua Jabatan.

7.19.6.3 Pegawai Stor hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh di

(KEW.PS-10) atau (KEW.PS-11).

7.19.6.4 Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan.

7.19.7 Barang-Barang Guna Habis

Barang-barang yang kerap digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau

bernilai rendah atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau mengikut aturan

manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk bekalan pejabat, makmal, asrama,

institusi latihan, domestik, sukan, bengkel, dapur, pembedahan, pertanian,

penyelidikan, pameran, keselamatan, latihan dan seumpamanya yang dikeluarkan

terus kepada pengguna adalah barang-barang guna habis. Barang-barang guna

habis adalah seperti alat pengira, pen-drive, gunting, stapler, alatan pembedahan,

jarum, tabung uji, penunu bunsen, alatan bengkel, alatan pemutar, wayar, peluru,

pisau, parang, tali, bahan-bahan pameran, cadar, kostum, tuala, gelas, bakul

sampah, pinggan mangkuk atau sudu atau garpu dan seumpamanya.

7.19.7.1 Kawalan ‘Keluar-Masuk’ Barang-Barang Gunahabis

a. Barang-barang guna habis yang dikeluarkan bagi tujuan

gunasama hendaklah disimpan semula setelah selesai


278

penggunaannya.

b. Borang kawalan keluar masuk barang-barang guna habis

hendaklah disediakan mengikut format sebagai rekod

penggunaan. Sekiranya barang-barang ini tidak boleh

digunakan atau tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan

hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau barang-barang

terpakai.

7.19.8 Jualan Sisa Stok Atau Barang-Barang Terpakai

7.19.8.1 Sisa stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil

daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan,

latihan, program pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah

mendapat kelulusan Ketua Jabatan.

7.19.8.2 Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:

a. Bagi barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya

kurang daripada satu (1) ribu kilogram (1000kg) boleh dijual

secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli

barang-barang lusuh (perlu permit); atau

b. Bagi barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi

dipasaran atau beratnya melebihi satu (1) ribu kilogram

(1000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset

Universiti yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan

dari semasa ke semasa.

7.19.8.3 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti.

7.19.9 Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok

7.19.9.1 Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan,

kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpamanya seperti


279

barang-barang kraftangan, pameran, hiasan, landskap, peralatan

mekanikal, elektrik, elektronik dan lain-lain hendaklah direkod secara

berasingan oleh Pusat Tanggungjawab. Bagi produk yang tidak

mematuhi standard piawaian, ia tidak boleh didaftarkan sebagai aset

Universiti.

7.19.9.2 Semua produk yang mempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikan

terlebih dahulu sebelum dijual. Kelulusan jualan terus hendaklah

diperolehi daripada Ketua Jabatan mengikut harga yang ditetapkan

oleh Jabatan.

7.19.9.3 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti.

7.20 BAB E – PEMERIKSAAN

7.20.1 Objektif Pemeriksaan

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan

mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan,

berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan

dapat diambil.

7.20.2 Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu:

7.20.2.1 Pengiraan Stok;

7.20.2.2 Pemeriksaan Stok; dan

7.20.2.3 Verifikasi Stor

7.20.3 Pengiraan Stok

Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit

secara terus menerus sepanjang tahun. Ketua Jabatan hendaklah memastikan

perkara-perkara berikut dipatuhi:


280

7.20.3.1 Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku

transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok

fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod; dan

7.20.3.2 Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat

pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta

ditarikhkan oleh Pegawai Stor.

7.20.4 Pemeriksaan Stok

Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua

Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang

diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara

berikut:

7.20.4.1 Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok

secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa;

7.20.4.2 Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi

dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa;

7.20.4.3 Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah

dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah

ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.

7.20.4.4 Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan

Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14);

7.20.4.5 (KEW.PS-14) tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan

disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor; dan

7.20.4.6 Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.

7.20.5 Verifikasi Stor

Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai

Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali

sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:


281

7.20.5.1 Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus

(100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki

di Kad Kawalan Stok;

7.20.5.2 Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;

7.20.5.3 Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak

atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil

tindakan pelupusan;

7.20.5.4 Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang,

dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira;

7.20.5.5 Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-

14; dan

7.20.5.6 Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor,

kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran,

pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/ kebersihan,

pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan

Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15).

a. Pelantikan Pemverifikasi Stor

Naib Canselor adalah bertanggungjawab melantik pegawai-

pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor.

b. Tempoh Pelantikan

Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh

pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun.

c. Keanggotaan Pemverifikasi Stor

Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada:

i. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai;

ii. Pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi;

iii. Pegawai mempunyai pengetahuan atau

berpengalaman dalam pengurusan stor; dan

iv. Pegawai Gred yang bersesuaian.


282

7.20.5.7 Tugas-tugas Pemverifikasi Stor

a. Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke Stor Pusat

dan Stor Utama berasaskan kepada program/jadual verifikasi

yang disediakan.

b. Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang

disenaraikan di (KEW.PS-14) (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi

Stor) dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat

disenarai tersebut seterusnya mengemukakan kepada Ketua

Jabatan.

c. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekodkan baki

fizikal stok dan kemudiannya mengesahkan ketepatan rekod

sebenar dengan Kad Kawalan Stok.

d. Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa

verifikasi dilaksanakan.

e. Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan (KEW.PS-15) dan

mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

7.20.6 Tanggungjawab Ketua Jabatan

7.20.6.1 Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan,

pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok yang dinyatakan dalam

(KEW.PS-14) seperti berikut:

a. Syor pindahan stok dikemukakan kepada Naib Canselor untuk

kelulusan;

b. Syor pelupusan dan hapus kira hendaklah diambil

c. Tindakan dengan merujuk kepada Bab G (Pelupusan) dan Bab

H (Hapus Kira); dan

d. Syor pelarasan stok (kekurangan atau lebihan) disebabkan

silap pengiraan di (KEW.PS-17) hendaklah diluluskan oleh

Ketua Jabatan.


283

7.20.6.2 Ketua Jabatan hendaklah menyemak, mengesah, mengesyorkan

penambahbaikan dan mengemukakan (KEW.PS-14) dan (KEW.PS-15)

kepada Pegawai Aset Universiti bagi mendapat kelulusan Naib

Canselor.

7.20.6.3 Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor

penambahbaikan setelah mendapat kelulusan Naib Canselor di

(KEW.PS-15).

7.20.6.4 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari

semasa ke semasa.

7.20.7 Pelarasan Stok

7.20.7.1 Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila

terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan

semasa pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan

menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17).

7.20.7.2 (KEW.PS-17) hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.

7.20.7.3 Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok di ruangan

Terima bagi stok lebih atau di ruangan Keluar bagi stok kurang pada

Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangan.

7.20.8 Tanggungjawab Pegawai Aset Universiti

7.20.8.1 Pegawai Aset Universiti hendaklah menyemak (KEW.PS-14, KEW.PS-

15) dan menyediakan Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)

untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pegawal.

7.20.8.2 Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) dan

Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) hendaklah dikemukakan

kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan pada tahun berikutnya.


284

7.20.9 Mengambil Alih Tugas Stor

Apabila berlaku pertukaran di antara Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah

diambil:

7.20.9.1 Menyedia Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18) dalam tempoh dua (2)

minggu dari tarikh mengambil alih stor;

7.20.9.2 Membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak secara seratus

peratus (100%) bagi memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal

stok;

7.20.9.3 Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18) hendaklah disediakan dan

ditandatangani oleh kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan

oleh Ketua Jabatan; dan

7.20.9.4 Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan

tindakan pelarasan stok, jika terdapat stok lebih atau kurang.

7.21 BAB F – KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

7.21.1 Langkah-Langkah Keselamatan

7.21.1.1 Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian

oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.

7.21.1.2 Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai,

mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan stor dan stok

terpelihara.

7.21.1.3 Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang matahari

dan juga selamat daripada ancaman makhluk perosak.

7.21.1.4 Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi

Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.

7.21.1.5 Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti

pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas angin.


285

7.21.1.6 Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang

belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang

rosak, usang dan sebagainya.

7.21.1.7 Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa

ke semasa.

7.21.2 Kawalan Keselamatan Stor

7.21.2.1 Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara

berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem

keselamatan yang sempurna dan berkesan.

7.21.2.2 Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada keperluan

dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit

dengan mematuhi ciri-ciri berikut:

a. Sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar;

b. Kawalan 24 jam oleh pengawal keselamatan;

c. Pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu

malam;

d. Pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera);

e. Tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu;

f. Penggunaan pas kebenaran keluar masuk; dan

g. Peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi

Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkuat kuasa.

7.21.3 Kawalan Kebakaran

7.21.3.1 Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang

sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler

dan lain-lain;

7.21.3.2 Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu

ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan


286

Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang

berkuatkuasa;

7.21.3.3 Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan

pemasangan tanda KELUAR (EXIT).

7.21.3.4 Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti ”Dilarang Merokok”,

“Mudah Terbakar” dan sebagainya.

7.21.3.5 Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan

Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan nasihat

dalam mematuhi kawalan kebakaran.

7.21.3.6 Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-Pegawai

Stor.

7.21.4 Kebersihan

7.21.4.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya

kualiti stok terjamin.

7.21.4.2 Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan

secara berkala.

7.22 BAB G – PELUPUSAN

7.22.1 Pelupusan Stok

7.22.1.1 Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak,

luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan,

tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan

stok, pemeriksaan stok atau verifikasi stor.

7.22.1.2 Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam

Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti yang sedang berkuat kuasa.

7.22.2 Pelaksanaan Pelupusan Stok


287

7.22.2.1 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok hendaklah mengguna pakai

Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih yang sedia ada.

7.22.2.2 Permohonan pelupusan stok hendaklah menggunakan borang Laporan

Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19) disediakan

oleh Pegawai Stor.

7.22.2.3 Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan

Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19).

7.22.2.4 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok hendaklah mencatatkan

keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai

merujuk kaedah pelupusan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih

Universiti dan mengemukakan pada Kuasa Melulus.

7.22.2.5 Pegawai Stor hendaklah mengemas kini Kad Kawalan Stok (Bahagian

B) dan Kad Petak di ruang ‘keluar’ dan di ruang ‘baki’ selepas Sijil

Pelupusan dikeluarkan.

7.22.3 Kuasa Melulus Pelupusan Stok

7.22.3.1 Kuasa melulus untuk pelupusan stok adalah Jawatankuasa Pelupusan

Universiti bagi semua kaedah pelupusan tanpa mengira had nilai

perolehan.

7.22.4 Perakuan Pelupusan (PEP)

7.22.4.1 Perakuan Pelupusan (PEP) tidak diperlukan bagi semua pelupusan

stok.

7.22.5 Urus Setia Pelupusan

7.22.5.1 Urus Setia Pelupusan adalah Pegawai Aset Universiti

7.22.6 Laporan Tahunan Pelupusan Stok


288

7.22.6.1 Naib Canselor hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan

Stok (KEW.PS-20) ke Jawatankuasa Tetap Kewangan pada tahun

berikutnya.

7.23 BAB H – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

7.23.1 Hapus Kira Kehilangan Stok

Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian,

kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi

peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti.

7.23.2 Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah

7.23.2.1 Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan

perolehan asalnya tidak lebih daripada dua ratus lima puluh ringgit

(RM250) yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat

dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau

kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat dielakkan.

7.23.2.2 Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau

kecuaian pegawai awam.

7.23.2.3 Kuasa Melulus Hapus Kira Kekurangan Stok

7.23.2.4 Kuasa melulus hapus kira kekurangan stok adalah tertakluk kepada


7.23.3 Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok

7.23.3.1 Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan

Stok (KEW.PS-21) dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai

Pemeriksa/Pemverifikasi stor di (KEW.PS-14).

7.23.3.2 (KEW.PS-21) hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum

dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan Hapus Kira.


289

7.23.3.3 Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian

B) dan Kad Petak di ruang ‘keluar’ dan di ruang ‘baki’.

7.23.3.4 Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi

kes kekurangan stok yang bernilai rendah kecuali sesuatu kehilangan

melibatkan jenayah.

7.23.4 Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

Pegawai Aset Universiti adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan

dan Hapus Kira stok.

7.23.5 Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

7.23.5.1 Naib Canselor hendaklah melaporkan kesemua kes kehilangan dan

hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan

dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22).

7.23.5.2 (KEW.PS-22) hendaklah dikemukakan ke Jawatankuasa Tetap

Kewangan pada tahun berikutnya.


290

BAB 8

TATACARA PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA

8.1 PENGENALAN

8.1.1 Tatacara ini adalah untuk menetapkan peraturan bagi mengurus dan memantau

Akaun Belum Terima dalam pelaksanaan perakaunan Universiti supaya objektif

berikut tercapai:

8.1.1.1 Memantapkan pengurusan Akaun Belum Terima;

8.1.1.2 Memudahkan penganalisaan ke atas kedudukan jumlah Akaun Belum

Terima; dan

8.1.1.3 Memantapkan pengurusan hasil secara menyeluruh di peringkat

pengurusan atasan.

8.1.2 Naib Canselor dan Pemungut bertanggungjawab untuk memungut semua

terimaan termasuk Akaun Belum Terima selaras dengan Arahan Perbendaharaan

dan Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan

Negara Malaysia dan peraturan-peraturan yang sedang berkuat kuasa dari semasa

ke semasa.

8.2 TAKRIFAN

8.2.1 Akaun Belum Terima ditafsirkan sebagai jumlah wang yang sepatutnya telah

diterima oleh Universiti pada sesuatu ketika tetapi belum diterima berasaskan

kepada bil atau melalui dasar dan keputusan Universiti yang berkuatkuasa. Bil

merangkumi invois, nota, pentaksiran atau notis lain yang dikeluarkan kepada

penghutang.


291

8.2.2 Akaun Kawalan Akaun Belum Terima bermakna rekod yang digunakan untuk

mencatat jumlah keseluruhan amaun yang sepatutnya dituntut dan amaun yang

telah dipungut.

8.2.3 Akaun Subsidiari Akaun Belum Terima ialah Akaun Belum Terima yang

disenggarakan bagi menunjukkan jumlah amaun yang sepatutnya dituntut dan

amaun yang telah diterima daripada individu/firma.

8.2.4 Hutang Lapuk (Bad Debts) ditafsirkan sebagai hutang/hasil yang dianggap tidak

dapat dituntut.

8.3 KATEGORI AKAUN BELUM TERIMA

8.3.1 Tunggakan Hasil adalah hasil atau pendapatan yang berpunca dari hasil cukai

bukan cukai dan pelbagai terimaan yang sepatutnya telah diterima tetapi belum

diterima oleh Universiti. Hasil Universiti adalah seperti yuran pelajar (prasiswazah

dan pascasiswazah), hasil sewaan dan lain-lain hasil.

8.3.2 Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman merangkumi bayaran balik pinjaman yang

matang tetapi belum diterima seperti bayaran balik pinjaman kenderaan (kereta

dan motosikal) dan pinjaman komputer.

8.3.3 Tunggakan Hutang-Hutang Lain merangkumi:

8.3.3.1 Semua pendahuluan diri dan pelbagai kepada kakitangan Universiti;

8.3.3.2 Tuntutan dan denda ke atas pihak ketiga seperti Tuntutan Ganti Rugi

Cuti Belajar;


292

8.3.3.3 Tuntutan-tuntutan terhadap pegawai Universiti seperti kehilangan

wang tunai atau perbezaan pungutan wang tunai yang akan diperolehi

daripada pegawai yang bertanggungjawab dan hukuman surcaj yang

sepatutnya telah dipungut oleh Universiti,

8.3.3.4 Pendahuluan kepada anak syarikat Universiti; dan

8.3.3.5 Semua hutang selain daripada tunggakan hasil dan pinjaman yang

dinyatakan di dalam perenggan i dan ii di atas.

8.4 PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

8.4.1 Pengurusan kawalan kredit berkaitan Akaun Belum Terima dibahagikan kepada

empat (4) bahagian iaitu:

8.4.1.1 Penyelenggaraan Rekod

8.4.1.2 Pelaporan

8.4.1.3 Pemantauan

8.4.1.4 Hapus Kira

8.4.2 Penyelenggaraan Rekod Akaun Belum Terima atau Penghutang

8.4.2.1 Rekod-rekod Akaun Belum Terima atau penghutang perlu diselenggara

dengan lengkap dan kemaskini untuk:

a. Membolehkan baki-baki Akaun Belum Terima atau penghutang

dilaporkan mengikut format yang ditetapkan;

b. Membolehkan penyata dan laporan disediakan bagi tujuan

mengesan dan memperbaiki prestasi pungutan Akaun Belum

Terima oleh pihak pengurusan; dan

c. Memudahkan tindakan susulan dan penguatkuasaan oleh

pihak pengurusan bagi mengelakkan tunggakan dari terus

menjadi hutang lapuk.


293

8.4.3 Pejabat Bendahari akan mewujudkan tatacara penyelenggaraan Akaun Belum

Terima dengan mengambil kira perkara-perkara seperti berikut:

8.4.3.1 Mempunyai sistem yang berkesan bagi tujuan mengemaskini rekod

Akaun Belum Terima atau penghutang dengan tepat;

8.4.3.2 Membolehkan penyemakan semula dan tindakan susulan terhadap

amaun yang masih belum dijelaskan

8.4.3.3 Memudahkan penyediaan laporan ke atas jumlah Akaun Belum Terima

yang sebenarnya; dan

8.4.3.4 Hapus kira hutang lapuk hendaklah selaras dengan Akta Tatacara

Kewangan 1957 [Akta 61], Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang

dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia dari semasa ke semasa.

8.4.4 Sistem Akaun Belum Terima hendaklah mempunyai unsur-unsur kawalan dalaman

seperti berikut:

8.4.4.1 Kaedah terperinci bagi sistem merekod semua bil dan terimaan

8.4.4.2 Semua bil yang dikeluarkan kepada penghutang hendaklah dicatatkan

dalam Akaun Subsidiari Akaun Belum Terima

8.4.4.3 Satu Akaun Kawalan Akaun Belum Terima bagi setiap jenis Akaun

Belum Terima perlu disenggarakan untuk menunjukkan jumlah baki

Akaun Belum Terima yang terdapat di dalam Akaun-Akaun Subsidiari

Akaun Belum Terima yang berkenaan

8.4.4.4 Akaun-Akaun Subsidiari Akaun Belum Terima hendaklah diimbangkan

dengan Akaun Kawalan Akaun Belum Terima yang berkenaan dan

seterusnya akaun kawalan ini hendaklah disesuaikan dengan jumlah

bil yang dikeluarkan dan jumlah wang yang telah dipungut dengan bil-

bil itu

8.4.4.5 Baki setiap Akaun Kawalan Akaun Belum Terima pada akhir sesuatu

tempoh tertentu hendaklah sama dengan jumlah bagi semua Akaun

Subsidiari Akaun Belum Terima hendaklah didebitkan kepada Akaun


294

Subsidiari Akaun Belum Terima dan dikreditkan dengan jumlah semua

butiran yang telah dikreditkan kepada Akaun Akaun Belum Terima

masing-masing

8.4.4.6 Bukti yang nyata mengenal aliran proses daripada bil kepada resit bagi

Akaun Subsidiari Akaun Belum Terima dan Akaun Kawalan Akaun

Belum Terima, khususnya:

a. Tiap-tiap satu bil ada nombor siri yang dikawal;

b. Akaun Subsidiari Akaun Belum Terima menunjukkan nombor-

nombor bil;

c. Tiap-tiap satu terimaan boleh dikesan terus kepada pindahan

angka dalam Akaun Subsidiari Akaun Belum Terima;

d. Semua pelarasan seperti nota kredit, taksiran penalti, hapus

kira dan sebagainya boleh dikesan terus kepada perubahan

dalam Akaun Subsidiari Akaun Belum Terima; dan

e. Sebarang pindaan kepada bil dan rekod hendaklah mengikut

tatacara yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan untuk

mengelakkan penyelewengan dan kemungkinan berlakunya

penipuan ke atas akaun.

8.4.4.7 Rekod penyenggaraan Akaun Kawalan Akaun Belum Terima yang

berkenaan dan jumlahnya dipindah catat ke dalam Akaun Kawalan

Akaun Belum Terima.

8.4.4.8 Semua rekod penyenggaraan Akaun Kawalan Akaun Belum dan Akaun

Subsidiari Akaun Belum Terima hendaklah dismpan dengan selamat

oleh pegawai yang diberi kuasa.

8.5 PELAPORAN AKAUN BELUM TERIMA

8.5.1 Universiti hendaklah melaporkan Akaun Belum Terima kepada Kementerian

Pendidikan Malaysia selewat-lewatnya sebulan selepas 30 Jun dan 31 Disember

setiap tahun.


295

8.5.2 Sekiranya Universiti tidak mempunyai Akaun Belum Terima pada tarikh laporan,

Universiti dikehendaki mengemukakan penyata berkenaan yang memaklumkan

tiada Akaun Akaun Belum Terima pada tempoh tersebut.

8.5.3 Bagi tujuan pelaporan, senarai Akaun Belum Terima tidak termasuk:

8.5.3.1 kes ansuran pemungutan

8.5.3.2 kes ansuran audit dan siasatan

8.5.3.3 kes di bawah perintah penangguhan kerana cukai dipertikaikan dan

rayuan dikemukan untuk keputusan Pesuruhjaya Khas Cukai

Pendapatan; dan

8.5.3.4 kes didaftarkan di mahkamah dan masih dalam proses perbicaraan

atau belum menerima penghakiman

8.5.4 Bagi kes ansuran pemungutan serta kes ansuran audit dan siasatan, sekiranya

pembayar cukai gagal membayar ansuran mengikut syarat persetujuan yang

ditetapkan, maka semua jumlah ansuran yang perlu dibayar hendaklah dianggap

sebagai tunggakan hasil dan tidak lagi dianggap sebagai kes ansuran melainkan

jika kes tersebut dijadualkan semula. Manakala bagi kes selain daripada

percukaian, jumlah ansuran yang matang dan belum dibayar dianggap sebagai

tunggakan hasil.

8.5.5 Semua Laporan Akaun Belum Terima pada 30 Jun hendaklah dikemukakan kepada

Akauntan Negara Malaysia melalui Kementerian Pendidikan Malaysia adalah

selewat-lewatnya pada 31 Ogos tahun semasa. Manakala Laporan Akaun Belum

Terima pada 31 Disember hendaklah dikemukakan kepada pihak yang berkenaan

selewat-lewatnya pada 31 Januari tahun berikutnya.


296

8.5.6 Format Laporan Akaun Belum Terima adalah seperti berikut:

8.5.6.1 Penyata Setengah Tahun Tunggakan Hasil seperti pada 30 Jun

8.5.6.2 Penyata Setengah Tahun Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman seperti

pada 30 Jun

8.5.6.3 Penyata Setengah Tahun Tunggakan Hutang-hutang Lain seperti pada

30 Jun

8.5.6.4 Penyata Tahunan Tunggakan Hasil seperti pada 31 Disember

8.5.6.5 Penyata Tahunan Tunggakan Bayaran Balik seperti pada 31 Disember

8.5.6.6 Penyata Tahunan Tunggakan Hutang-hutang Lain seperti pada 31

Disember

8.5.7 Laporan yang dikemukakan kepada Kementerian Pendidikan Malaysia hendaklah

disokong dengan Penyata Hasil Belum Terima, Penyata Bayaran Balik Pinjaman

dan Penyata Hutang-Hutang Lain Belum Terima yang disediakan oleh pemungut-

pemungut hasil dalam format yang dilampirkan.

8.6 PEMANTAUAN AKAUN BELUM TERIMA

8.6.1 Universiti bertanggungjawab untuk memungut semua terimaan termasuk Akaun

Belum Terima selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang

dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia dari semasa ke semasa. Pemantauan

yang berkesan dapat membantu mengurangkan tunggakan dan menambah baik

prestasi Universiti.Pejabat Bendahari bertanggungjawab untuk memantau

Laporan Akaun Belum Terima seperti mana yang ditetapkan dalam Pekeliling yang

sedang berkuatkuasa.

8.6.3 Unit Audit Dalam dipertanggungjawabkan bagi memastikan pengurusan sistem

perakaunan Akaun Belum Terima Universiti selaras dengan Akta Tatacara

Kewangan 1957 [Akta 61], Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang dikeluarkan

oleh Perbendaharaan Malaysia dari semasa ke semasa.


297

8.6.4 Oleh itu, bagi memastikan proses pemantauan berjalan lancar, tempoh surat

tuntutan dan surat-surat peringatan yang perlu dikeluarkan hendaklah dalam

tempoh yang ditetapkan oleh Universiti. Tempoh adalah sebagaimana berikut:

BIL JENIS SURAT TEMPOH CATATAN

1 Surat Tuntutan/Invois Serta-merta

2 Surat Peringatan Pertama (SP1) 60 hari dari tarikh surat tuntutan/invois

Salinan kepada

pihak yang berkaitan

3 Surat Peringatan Kedua (SP2) 30 hari dari tarikh SP 1

4 Surat Peringatan Ketiga (SP3) 30 hari dari tarikh SP 2

5 Rujuk Penasihat Undang-Undang Universiti

Selepas 30 hari dari tarikh SP 3

8.7 HAPUS KIRA AKAUN BELUM TERIMA

8.7.1 Hapus kira wang awam dinyatakan dalam Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP)

berkaitan Pengurusan Wang Awam-WP 10.3 – Pengurusan Kehilangan dan

Hapuskira Wang Awam.

8.7.2 Namun begitu, hapuskira kehilangan disebabkan oleh hutang dan tunggakan hasil

yang tidak boleh didapatkan – Arahan Perbendaharaan 328 dinyatakan dalam

perenggan 4.3 PPP – WP 10.3.

8.7.3 Perenggan 4.3 PPP – WP 10.3 – Pengurusan Kehilangan dan Hapuskira Wang

Awam menyatakan bahawa:

8.7.3.1 Amaun hutang atau hasil yang tertunggak mestilah dipungut sama

ada melalui proses undang-undang. Pada amnya proses kutipan

secara pentadbiran biasa tidak mempunyai sekatan masa. Selagi

ada kemungkinan untuk mendapatkannya, pegawai-pegawai yang

diberi tanggungjawab hendaklah meneruskan uasaha untuk


298

memastikan individu atau syarikat membayar apa-apa hutang atau

hasil yang tertunggak. Proses pentadbiran biasa bermaksud semua

proses untuk mendapatkan hutang dengan apa cara selain daripada

tindakan sivil.

8.7.3.2 Pada amnya, amaun hutang atau amaun hasil yang tidak diambil

tindakan sivil dalam masa enam (6) tahun dari tarikh hutang

dikehendaki dibayar akan terhalang oleh sekatan masa di bawah

Akta Had Masa 1953. Oleh itu, sebarang amaun hutang atau hasil

yang telah melebihi enam (6) tahun atau tiada kemungkinan boleh

didapatkan boleh dikemukakan untuk pertimbangan hapuskira.

8.7.3.3 Amaun hutang atau hasil yang telah dipastikan tidak boleh

didapatkan sama ada melalui proses pentadbiran atau tindakan sivil

seperti individu telah disahkan meninggal dunia, syarikat telah

digulung dan Jabatan Insolvensi Malaysia mengesahkan tiada

dividen diperoleh.

8.7.4 Oleh itu, Universiti akan melaksanakan dasar-dasar seperti berikut sebelum

sesuatu Akaun Belum Terima dihapuskira:

BIL PERKARA TEMPOH CATATAN

1. Tuntutan, Surat Peringatan dan merujuk penasihat undang-undang Universiti

Sebagaimana Perkara 8.4.4 di atas. Salinan kepada pihak yang berkaitan.

2. Peruntukan Hutang Ragu Senarai pengumuran penghutang dari tempoh tiga (3) tahun ke atas sehingga (6) tahun ke bawah.

Peruntukan hutang ragu akan diredodkan dalam Penyata Kewangan Universiti.

3. Hapuskira penghutang (hutang lapuk)

i. Senarai pengumuran penghutang dari tempoh (6) tahun dan ke atas.

ii. Individu telah disahkan meninggal dunia; dan

iii. Syarikat telah digulung yang telah disahkan oleh Jabatan Insolvensi.

Hapuskira penghutang (hutang lapuk) akan direkodkan dalam Penyata Kewangan Universiti.

8.8 KUASA MELULUS AKAUN BELUM TERIMA


299

8.8.1 Had kuasa melulus senarai pengumuran penghutang yang perlu dihapuskira


BIL PERKARA KUASA MELULUS

1. Penghutang dengan jumlah tuntutan

RM5,000.00 ke bawah per bil/invois dengan

jumlah keseluruhan hapuskira berjumlah

RM50,000 ke bawah.

Jawatankuasa Tetap

Kewangan

2. Penghutang dengan jumlah tuntutan

RM5,000.00 ke atas per bil/invois dengan jumlah

keseluruhan hapuskira berjumlah RM50,000 ke

atas.

Perakuan Jawatankuasa

Tetap Kewangan dan

Kelulusan Lembaga

Pengarah Universiti.


300

LAMPIRAN 1

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN PENYATA SETENGAH TAHUN TUNGGAKAN HASIL SEPERTI PADA

30 JUN, 20……..

Bil Siri

Usia Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Tunggakan Bayaran Balik

Pinjaman (1) RM

Amaun Hapuskira Yang

Diluluskan (2) RM

Jumlah Bersih

(1)-(2) RM

Tindakan Susulan

1. Hingga 6 bulan

2. Lebih dari 6 bulan hingga 12 bulan

3. Lebih dari 12 hingga 36 bulan


5. Lebih dari 72 bulan

6. Jumlah

Disahkan bahawa maklumat-maklumat seperti tersebut di atas menunjukkan kedudukan sebenar.

*Tandatangan Pegawai-Pegawai/Pemungut

Nama Pegawai Yang Menandatangani Penyata:

Jawatan:

Tarikh:

*Potong mana yang tidak berkenaan.


301

LAMPIRAN 2

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN PENYATA SETENGAH TAHUN TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN SEPERTI PADA 30 JUN, 20……..

Bil Siri


Pinjaman (1) RM


Diluluskan (2) RM

Jumlah Bersih

(1)-(2) RM

Tindakan Susulan

1. Hingga 6 bulan





6. Jumlah




Jawatan:

Tarikh:


LAMPIRAN 3


302

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN PENYATA SETENGAH TAHUN TUNGGAKAN HUTANG-HUTANG LAIN SEPERTI PADA 30 JUN, 20…….

Bil Siri

Usia Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Hutang-Hutang Lain

(1) RM


Diluluskan (2) RM

Jumlah Bersih

(1)-(2) RM

Tindakan Susulan

1. Hingga 6 bulan





6. Jumlah




Jawatan:

Tarikh:



303

LAMPIRAN 4

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN PENYATA TAHUNAN TUNGGAKAN HASIL SEPERTI PADA

31 DISEMBER, 20…….

Bil Siri

Usia Tunggakan Hasil Tunggakan Hasil

(1) RM


Diluluskan (2) RM

Jumlah Bersih

(1)-(2) RM

Tindakan Susulan

1. Hingga 1 tahun

2. Lebih dari 1 tahun hingga 3 tahun

3. Lebih dari 3 tahun hingga 6 tahun

4. Lebih dari 6 tahun

5. Jumlah




Jawatan:

Tarikh:



304

LAMPIRAN 5

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN PENYATA TAHUNAN TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN SEPERTI PADA 31 DISEMBER, 20…….

Bil Siri


Pinjaman (1) RM


Diluluskan (2) RM

Jumlah Bersih

(1)-(2) RM

Tindakan Susulan

1. Hingga satu (1) tahun

2. Lebih dari satu (1) tahun hingga tiga (3) tahun

3. Lebih dari tiga (3) tahun hingga enam (6) tahun

4. Lebih dari enam (6) tahun

5. Jumlah




Jawatan:

Tarikh:



305

LAMPIRAN 6

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN PENYATA TAHUNAN TUNGGAKAN HUTANG-HUTANG LAIN SEPERTI PADA 31 DISEMBER, 20…….

Bil Siri


Pinjaman (1) RM


Diluluskan (2) RM

Jumlah Bersih

(1)-(2) RM

Tindakan Susulan

1. Hingga satu (1) tahun

2. Lebih dari satu (1) tahun hingga tiga (3) tahun

3. Lebih dari tiga (3) tahun hingga enam (6) tahun

4. Lebih dari enam (6) tahun

5. Jumlah




Jawatan:

Tarikh:



306

BAB 9

TATACARA TERIMAAN WANG

9.1 TERIMAAN WANG

9.1.1 Pendahuluan

9.1.1.1 Semua urusan terimaan hendaklah mematuhi segala peraturan

yang telah ditentukan oleh Perbendaharaan, Pekeliling-pekeliling,

Surat-surat Pekeliling atau Arahan-arahan Kerajaan yang berkuat

kuasa.

9.1.1.2 Universiti hendaklah memastikan urusan terimaan mempunyai

suatu sistem perakaunan yang bersesuaian bagi menjalankan

urusan tersebut.

9.1.1.3 Pekeliling dan Surat Pekeliling yang telah dikeluarkan berkaitan

dengan pengurusan terimaan hendaklah dirujuk bersama-sama

dengan peraturan di bab ini.

9.2 TAFSIRAN TERIMAAN

9.2.1 Wang Awam bermaksud semua hasil, pinjaman, amanah dan wang lain serta

bon, debentur dan cagaran-cagaran lain yang dikumpulkan atau diterima dalam

bentuk wang tunai, draf bank, kiriman wang, wang pos, cek atau pindahan atas

talian.

9.2.2 Resit rasmi bermaksud apa-apa bentuk terimaan wang termasuk dalam bentuk

lesen, tiket, borang yang mana amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak

padanya.

9.2.3 Juruwang adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima wang

dan memperakukan penerimaan dengan mengeluarkan resit rasmi Universiti

kepada pembayar.


307

9.2.4 Penyelia adalah pegawai yang bertanggungjawab secara langsung mengawasi

dan menyelia tugas-tugas yang dijalankan oleh seseorang juruwang.

9.2.5 Diskaun bermakna pengurangan dari caj-caj yang telah ditetapkan ke atas

perkhidmatan dan bekalan yang diberikan.

9.3 TANGGUNGJAWAB JURUWANG YANG MENGUTIP WANG

9.3.1 Juruwang adalah staf yang diberi kuasa mengutip wang atau menerima

bayaran wang Universiti dan bertanggungjawab untuk menyimpannya dengan

selamat. Sekiranya berlaku pertukaran juruwang, kutipan hendaklah disemak

bersama-sama dan satu penyata hendaklah ditandatangani oleh juruwang

yang terlibat. Staf juruwang yang diberi kuasa hendaklah memastikan ciri-ciri

keselamatan dan kawalan dalaman terutama dalam persekitaran elektronik

adalah mencukupi termasuk akses sistem dan dokumen kawalan.

9.4 RESIT RASMI

9.4.1 Resit rasmi hendaklah dikeluarkan sebagai perakuan penerimaan wang

Universiti. Resit hendaklah dikeluarkan pada masa urusniaga dan jika

pembayar datang sendiri, resit hendaklah diserahkan kepadanya. Jika

pembayaran dikirim melalui pos atau penghantar, resit hendaklah dikirim pada

hari yang sama. Resit rasmi hanya dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari sahaja.

9.4.2 Jenis-jenis resit rasmi

9.4.2.1 Resit Rasmi Bercetak – resit yang dikeluarkan melalui sistem

kewangan di Pejabat Bendahari bagi mengakaunkan terimaan.

9.4.2.2 Resit Rasmi Manual – buku resit yang dibekalkan kepada PTj bagi

tujuan terimaan wang.

9.4.2.3 Resit Rasmi Pelajar Bercetak – resit yang dikeluarkan melalui

sistem pelajar bagi tujuan terimaan daripada pelajar.


308

9.4.2.4 Resit Rasmi Mesin Daftar Tunai (Cash register) – resit yang

dikeluarkan melalui mesin daftar tunai Universiti.

9.5 MEMBERITAHU ORANG AWAM

9.5.1 Bendahari dan juruwang hendaklah menentukan supaya pelanggan

Universiti diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah:

9.5.1.1 Mendapatkan Resit Rasmi bagi semua wang yang dibayar kepada

Pejabat Bendahari atau PTj Universiti.

9.5.1.2 Hanya menerima resit rasmi yang dikeluarkan oleh mesin daftar

tunai (Cash register), jika mesin daftar tunai Universiti digunakan,

atau resit rasmi boleh cetak yang dijana secara elektronik dari

sistem kewangan, atau resit rasmi manual yang dibekalkan oleh

Pejabat Bendahari kepada PTj.

9.5.1.3 Bagi pembayaran melalui cek, resit rasmi hanya sah apabila cek

ditunaikan oleh bank.

9.5.1.4 Pemberitahuan bagi maksud ini hendaklah dibuat dalam bahasa

yang mudah difahami dan dipamerkan di tempat yang mudah

dilihat oleh pelanggan Universiti.

9.5.2 Dalam persekitaran elektronik pelanggan Universiti hendaklah diberi pilihan

untuk mencetak resit rasmi atau mendapatkan maklumat resit rasmi melalui

media elektronik. Pemberitahuan kepada pelanggan universiti bagi maksud ini

dalam bahasa yang berkenaan hendaklah disediakan.

9.5.3 Pelanggan Universiti hendaklah diberitahu dengan sepenuhnya bahawa

mereka berhak menerima resit bagi semua wang yang dibayar dan hanya

menerima resit rasmi yang bercetak komputer dan mempunyai nombor siri.

Notis dalam bahasa yang bersesuaian hendaklah dipaparkan di tempat yang

senang dilihat.


309

9.6 PINDAAN DAN PEMBATALAN RESIT RASMI

9.6.1 Meminda sesuatu resit rasmi adalah dilarang. Jika kerana apa-apa sebab

sesuatu resit rasmi itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan, begitu juga tidak

boleh dimusnahkan tetapi hendaklah dibatalkan dan disimpan. Resit rasmi

batal tersebut berserta salinannya hendaklah dikemukakan untuk diaudit.

Dalam persekitaran elektronik, resit rasmi batal dan laporan resit rasmi batal

perlu dikemukakan untuk diaudit.

9.6.2 Resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara

bertulis.

9.7 RESIT RASMI MANUAL

9.7.1 Secara umumnya, semua pembayaran hendaklah dibuat di kaunter Pejabat

Bendahari. Walau bagaimanapun, PTj tertentu boleh diberi kuasa

mengendalikan kutipan berdasarkan keperluan dan kebenaran secara bertulis

semasa permohonan mendapatkan buku resit rasmi manual. Setiap

permohonan hendaklah menamakan juruwang, penyedia resit dan penyelia.

9.7.2 Buku resit rasmi manual hanya boleh diperolehi dari Pejabat Bendahari. PTj

tidak dibenarkan untuk mencetak sendiri buku resit rasmi manual.

9.7.3 Setiap pengambilan buku resit rasmi manual hendaklah direkodkan dalam

buku daftar pengambilan buku resit rasmi manual. Staf dari PTj yang memohon

hendaklah menurunkan tandatangan dalam buku daftar tersebut.

9.7.4 Pengambilan buku resit rasmi manual yang baru atau tambahan hanya

dibenarkan setelah buku resit yang lama telah habis digunakan.

9.7.5 PTj hendaklah memastikan wang kutipan bersama buku resit rasmi manual

hendaklah disimpan dan dikunci dalam peti besi di bawah pengawasan

penyelia.


310

9.7.6 PTj hendaklah mematuhi jadual kadar harga yang ditetapkan oleh Universiti

bagi setiap perkhidmatan, aktiviti, program dan sebagainya. Bagi kadar-kadar

yang belum ditetapkan, PTj hendaklah menyediakan kertas kerja untuk

kelulusan pelulus iaitu Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK).

9.7.7 Resit rasmi manual hendaklah diserah kepada Pejabat Bendahari berserta

dengan wang kutipan. PTj tidak dibenarkan menyimpan salinan pendua

(carbon copy) buku resit rasmi manual.

9.7.8 Semua penyerahan kutipan kepada Pejabat Bendahari hendaklah diakui terima

dengan pengeluaran resit rasmi bercetak oleh sistem kewangan.

9.8 PENGASINGAN TUGAS PENERIMA WANG DAN PENYEDIA RESIT

9.8.1 Bagi resit rasmi manual, resit hendaklah disediakan oleh staf selain daripada

staf juruwang yang menerima wang walaupun staf yang menerima wang

dikehendaki menandatanganinya.

9.8.2 Pengecualian dibenarkan bagi kes-kes resit yang dikeluarkan oleh mesin daftar

tunai, resit telah tersedia cetakan jumlah terimaannya atau ketiadaan staf lain

yang telah diberi kuasa.

9.9 KEBENARAN BERTULIS UNTUK MENERIMA WANG

9.9.1 Tiada seseorang pegawai boleh menerima wang dalam apa jua bentuk

terimaan kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Bendahari untuk

berbuat demikian. Pejabat Bendahari hendaklah menyelenggara suatu

rekod mengenai kebenaran yang telah diberikan.


311

9.10 MESIN DAFTAR TUNAI/CASH REGISTER

9.10.1 Resit yang dikeluarkan dari cetakan mesin daftar tunai adalah memadai

sebagai resit rasmi akuan transaksi yang berlaku. Sekiranya terdapat keperluan

untuk mendapatkan resit rasmi. Pihak PTj perlu mengeluarkan resit tersebut.

9.11 PENERIMAAN BUKU RESIT RASMI MANUAL DARIPADA PEMBEKAL

9.11.1 Semua buku resit rasmi manual yang diterima daripada syarikat percetakan

hendaklah disemak dan direkod dengan segera di dalam buku daftar resit.

Inbois daripada syarikat percetakan hendaklah mencatatkan bagi semua resit

yang diterima. Jika didapati buku resit yang diterima rosak, ia hendaklah

dikembalikan kepada syarikat percetakan tersebut serta merta dengan laporan

kerosakan.

9.11.2 Penyelia yang bertanggungjawab menerima stok buku resit rasmi manual itu

hendaklah memastikan bahawa nombor di dalamnya adalah lengkap dan betul.

Ia hendaklah, jika berkaitan, mencatat dan menandatangani di belakang helai

pertama salinan pejabat dalam buku itu satu perakuan dalam bentuk yang

berikut:

“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan terdapat.................kepingan resit dua salinan/tiga salinan dengan nombor siri yang betul”.

Tarikh : ………………………………………….

Nama dan Tandatangan: …………………………………………..

9.12 SIMPANAN DAN SEMAKAN BUKU RESIT RASMI MANUAL

9.12.1 Semua stok buku resit yang belum digunakan hendaklah disimpan di dalam

peti besi yang berkunci di bawah kawalan seorang pegawai yang dinamakan.

Staf hendaklah memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan dalaman

terutama dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses

sistem dan dokumen kawalan.


312

9.12.2 Sebuah buku daftar dengan ruangan-ruangan yang tertentu hendaklah

digunakan untuk merekod semua buku resit rasmi manual yang diterima dan

dikeluarkan. Buku resit rasmi manual hendaklah dikeluarkan mengikut susunan

nombor stok. Setiap keluaran buku resit rasmi manual hendaklah disertakan

dengan penyata yang menunjukan bilangan dan nombor siri buku resit rasmi

manual berkenaan serta hendaklah ditandatangani oleh staf Pejabat Bendahari

yang mengeluarkan dan staf Pusat Tanggungjawab yang menerimanya.

9.12.3 Semua buku resit rasmi manual yang sedang digunakan hendaklah disimpan

dengan selamat di dalam peti besi yang berkunci apabila tidak digunakan. Buku

resit rasmi manual yang rosak hendaklah dibatalkan dan disimpan untuk

pemeriksaan audit.

9.12.4 Semua buku resit rasmi manual yang telah dikeluarkan hendaklah disemak

sekurang-kurangnya 6 bulan sekali menentukan semuanya teratur.

9.13 TERIMAAN MELALUI MEL

9.13.1 Penyelia yang bertanggungjawab membuka mel hendaklah menyimpan buku

daftar bagi tujuan merekod wang, dokumen yang berharga dan barang-barang

lain yang diterima melalui pos atau “despatch”. Tugas ini tidak boleh diberi

kepada juruwang atau staf yang bertanggungjawab menyediakan resit;

9.13.2 Semua butir yang berkenaan hendaklah dicatat ke dalam buku daftar, termasuk

tarikh terima, jumlahnya dan jenis barangnya;

9.13.3 Penyelia yang mengendalikan wang, dokumen atau barang dari masa

pembukaan mel sehingga ke masa dicatatnya ke dalam akaun hendaklah

membuat tandatangan ringkas (initial) di dalam daftar mel tersebut; dan

9.13.4 Daftar mel hendaklah disemak setiap hari dengan buku tunai elektronik oleh

seorang pegawai penyelia.


313

9.14 MEREKOD RESIT RASMI KE DALAM BUKU TUNAI ELEKTRONIK

9.14.1 Wang masuk, di mana berkaitan hendaklah dicatat satu per satu ke dalam buku

tunai elektronik sistem kewangan sebelum akhir hari penerimaan;

9.14.2 Pengutipan wang hendaklah dicatat oleh staf selain daripada juruwang kecuali

di dalam keadaan di mana staf yang kedua tidak ada dan kebenaran khas

diperolehi daripada Bendahari; dan

9.14.3 Sebarang wang yang didapati terlebih hendaklah dikreditkan dengan serta

merta ke dalam hasil Universiti. Sebarang kekurangan pula hendaklah

dianggap sebagai kehilangan dan tindakan diambil serta merta mengikut

peraturan yang ditetapkan bagi “kehilangan”. Wang terkurang tidak boleh

ditolak campur dengan wang terlebih.

9.15 TERIMAAN CEK

9.15.1 Staf Universiti boleh, mengikut budi bicara mereka, menerima cek sebagai

bayaran. Semua cek hendaklah dibuat untuk dibayar kepada UNIVERSITI

MALAYSIA KELANTAN dan dipalang Akaun Penerima Sahaja. Cek yang tidak

berpalang hendaklah dipalang serta merta apabila diterima. Nombor siri cek

yang diterima hendaklah direkod di atas resit yang dikeluarkan.

9.15.2 Sekiranya cek yang diterima tidak laku, staf bertanggungjawab perlu

menghubungi pembayar/pengeluar cek untuk membatalkan resit asal dan

mengambil tindakan sewajarnya untuk mengutip amaun yang tertunggak serta

mendapatkan amaun gantian cek itu mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

Pejabat Bendahari hendaklah menyediakan Daftar Cek Tak Laku untuk

menyokong Penyata Tunggakan Hasil. Pelarasan perlu ditunjukkan dalam buku

tunai elektronik apabila cek tersebut diketahui tak laku.


314

9.16 TERIMAAN MELALUI PERBANKAN INTERNET

9.16.1 Secara umumnya, hasil Universiti dipungut melalui kaedah konvensional iaitu

secara tunai, cek, kiriman wang, wang pos dan deraf bank. Selaras dengan

perkembangan semasa dan hasrat Universiti untuk meningkatkan sistem

penyampaian perkhidmatan kewangan Universiti, kaedah terimaan ini telah

diperluaskan kepada kaedah kutipan secara elektronik seperti penggunaan

terminal elektronik, e-payment, Mepscash, JomPay, perbankan melalui internet

atau secara atas talian atau sebagainya. Dokumen akuan terimaan akan dibuat

sebaik sahaja semakan pada penyata bank dilakukan.

9.16.2 Selaras dengan penguatkuasaan terimaan tanpa tunai (cashless), kaedah

terimaan secara tunai di PTj hendaklah mendapat persetujuan Bendahari atau

pegawai yang diberi kuasa oleh Bendahari terlebih dahulu dengan menyertakan

justifikasi terimaan tanpa tunai tidak dapat dilaksanakan di PTj.

9.16.3 Pembayar perlulah mengemukakan bukti pembayaran (jika perlu) kepada

Pejabat Bendahari bagi tujuan pengeluaran Resit Rasmi.

9.16.4 Melalui perkhidmatan secara elektronik ini, risiko keselamatan memegang

tunai di kaunter terimaan dapat diatasi yang mana kaedah penerimaan boleh

dibuat melalui pelbagai kaedah terimaan seperti:

9.16.4.1 Perbankan internet melalui portal Universiti.

9.16.4.2 Terimaan Elektronik melalui mesin terminal Point on Sales (POS)

seperti penggunaan terminal kad debit (Visa) atau kad kredit

(Master). Proses penutupan harian terminal elektronik (settlement)

hendaklah dilaksanakan setiap hari supaya transaksi bayaran

melalui terminal elektronik didepositkan terus ke bank secara atas

talian.

9.16.4.3 Kaedah terimaan elektronik lain melalui JomPAY, Mastercard

Internet Gateway Services dan seumpamanya atau terimaan

melalui pelbagai saluran atas talian yang lain boleh


315

dipertimbangkan dengan kelulusan Pihak Berkuasa Melulus

termasuk melalui aplikasi yang dibenarkan Bank Negara Malaysia

atau kaedah-kaedah elektronik lain yang bersesuaian.

9.16.5 Penetapan pelbagai kaedah terimaan secara elektronik ini hendaklah

ditentukan oleh Pihak Berkuasa Melulus mengikut kesesuaian semasa. Caj

perkhidmatan adalah tertakluk kepada caj yang telah ditetapkan

Kementerian Kewangan atau yang diluluskan Universiti dari semasa ke

semasa.

9.16.6 Berikut adalah kadar atau caj yang dikenakan ke atas setiap kaedah terimaan

yang dilaksanakan di UMK sama ada terimaan hasil Universiti dan terimaan

bagi lain-lain bayaran:

KAEDAH TERIMAAN ELEKTRONIK

CAJ PERKHIDMATAN* CATATAN

Terminal Kad Debit Tidak melebihi 0.5% atas

nilai transaksi. Caj perkhidmatan

ditanggung Universiti

Terminal Kad Kredit Tidak melebihi 0.9% atas

nilai transaksi. Caj perkhidmatan

ditanggung Universiti Portal e-Payment melalui gerbang Financial Process Exchange (FPX)

Tidak melebihi RM1.00 setiap transaksi.

Caj perkhidmatan ditanggung pembayar

Mastercard Internet Gateway Services (MIGS)

Tidak melebihi 1.0% atas nilai transaksi.

Caj perkhidmatan ditanggung Universiti

JomPAY Tidak melebihi RM0.40

setiap transaksi. Caj perkhidmatan

ditanggung Universiti *Caj Perkhidmatan yang dinyatakan dalam jadual di atas adalah tertakluk kepada perubahan caj yang ditetapkan Kementerian Kewangan atau yang diluluskan Universiti dari semasa ke semasa. Sekiranya terdapat sebarang perubahan caj yang diluluskan, kadar caj yang terkini akan diguna pakai.

9.16.7 Bendahari Universiti perlumemastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan

dalaman dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses

sistem, had kuasa kelulusan dan dokumen kawalan.

9.16.8 Akuan pembayaran (slip bayaran) daripada paparan portal bank melalui

perbankan internet boleh dianggap sebagai bukti terimaan transaksi urusniaga

dan pengesahan bayaran tertakluk kepada amaun yang berjaya dikreditkan ke

akaun Universiti.


316

9.16.9 Melalui perkhidmatan perbankan internet atau terimaan secara elektronik,

beberapa aktiviti kewangan yang dijalankan seperti pengurusan cek tidak lagi

menjadi aktiviti utama kerana setiap bayaran akan dikreditkan terus ke akaun

penerima bayaran. Di samping itu, berikut adalah antara faedah ketara kesan

pelaksanaan terimaan secara elektronik:

9.16.9.1 Urusan penyesuaian terimaan bayaran yuran pelajar dan bayaran-

bayaran lain juga menjadi mudah kerana penyesuaian di antara

pembayar dan laporan penerimaan wang dapat dikeluarkan serta

merta.

9.16.9.2 Pejabat Bendahari dapat mengurangkan kutipan wang tunai kerana

urusan pembayaran dibuat melalui bank.

9.16.9.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank tidak lagi perlu menunggu

penyata bank secara fizikal kerana ia hanya perlu di muat turun dari

salah satu menu di bawah aplikasi perbankan internet.

9.17 TERIMAAN DEPOSIT

9.17.1 Apabila sesuatu deposit diterima, Resit Rasmi hendaklah diberi kepada

pendeposit untuk diserahkan kembali (jika berkenaan) atau dirujuk apabila

deposit dituntut semula. Bagi terimaan deposit yang dibuat secara potongan

daripada baucer bayaran, Resit Rasmi tidak perlu dikeluarkan kepada

pendeposit. Resit Rasmi tidak akan dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat

oleh staf dengan cara potongan gaji pada baucer melainkan jika sistem

perakaunan yang digunakan mengkehendaki.

9.17.2 Segala terimaan berbentuk deposit atau cagaran hendaklah dimasukkan ke

dalam Lejar Deposit yang berkaitan.

9.17.3 Urusan Pemulangan Deposit

9.17.3.1 Apabila sesuatu deposit atau sebahagian sesuatu deposit dituntut,

pegawai yang diberi kuasa hendaklah memastikan bahawa:


317

a. Pihak yang menuntut deposit adalah orang yang berhak

untuk menerima deposit tersebut; dan

b. Amaun itu disahkan ada dalam deposit setelah merujuk

kepada Lejar atau Daftar Deposit.

9.17.3.2 Bayaran balik deposit boleh dibuat setelah mendapat pengesahan

bahawa deposit berkenaan tidak lagi diperlukan atau tidak perlu

untuk menampung sebarang tuntutan atau ganti rugi yang

berkaitan.

9.17.3.3 Baucer bagi bayaran balik deposit hendaklah menyatakan nombor

resit bagi deposit yang diterima. Resit Rasmi asal hendaklah

dikembarkan jika ada. Jika resit asal hilang, salinan resit yang

diakui sah oleh pegawai yang bertanggungjawab hendaklah

diperoleh dan dikemukakan. Daftar Deposit hendaklah dikemas kini

dan disediakan pada setiap hujung tahun.

9.17.4 Deposit Yang Tidak Dituntut Hendaklah Diwartakan

9.17.3.2 Deposit yang telah berstatus tidak aktif yang tidak dituntut selepas

tempoh 12 bulan daripada tarikh deposit boleh dikembalikan

hendaklah diberitahu dalam Warta Kerajaan dan tertakluk kepada

Akta Wang Tak Dituntut 1965.

9.18 TERIMAAN MELALUI POTONGAN GAJI

9.18.1 Resit Rasmi tidak akan dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat oleh staf

dengan cara potongan gaji pada baucer melainkan jika sistem perakaunan

yang digunakan mengkehendaki.

9.19 TERIMAAN DERMA/HADIAH/SUMBANGAN/TAJAAN WANG

9.19.1 Penerima hadiah perlu terlebih dahulu memohon kelulusan penerimaan hadiah

atau derma dari Pihak Berkuasa Universiti sebelum sesuatu hadiah diterima

atau dimohon. Ini bermakna, bagi setiap program (rasmi dan tidak rasmi) yang


318

melibatkan tajaan dari pihak luar, permohonan berkenaan perlu dikemukakan

kepada Pihak Berkuasa Universiti untuk kelulusan.

9.19.2 Semua terimaan derma/hadiah/sumbangan/tajaan dalam bentuk tunai

hendaklah dicop pada resit pengecualian cukai di mana penderma yang

memberi sumbangan boleh menolak perbelanjaan tersebut daripada

pendapatan mereka untuk kiraan cukai pendapatan mengikut Seksyen 44(6)

Akta Cukai Pendapatan 1967.

9.20 MATAWANG ASING

9.20.1 Matawang asing tidak boleh diterima sebagai bayaran kepada Universiti. Jika

terdapat wang asing yang diterima secara tidak sengaja, perkara ini hendaklah

dilaporkan kepada Pejabat Bendahari dengan serta merta.

9.21 PEREKODAN TERIMAAN YANG TIDAK KENALPASTI

9.21.1 Terimaan yang tidak dikenalpasti wujud kerana terdapat sebilangan pelanggan

Universiti mengkreditkan wang tersebut ke dalam akaun bank Universiti tanpa

memaklumkan kepada pihak Universiti tujuan pengkreditan wang tersebut.

Terimaan yang tidak diperakaunkan akan menyebabkan Penyata Penyesuaian

Bank tidak dapat disediakan dengan berkesan dan rekod penghutang tidak

dikemaskini serta hasil terimaan Universiti terkurang pada tahun semasa.

9.21.2 Terimaan yang tidak dikenalpasti akan direkodkan sebagai pelbagai hasil pada

31 Disember tahun semasa setelah usaha pencarian maklumat terimaan

tersebut telah dilakukan tetapi masih tidak diperolehi. Daftar terimaan yang

tidak dikenalpasti akan diselenggara dan dikemaskini bagi tujuan pemantauan

berterusan. Daftar ini juga bertujuan untuk mengawal tindakan pelarasan

kepada kod akaun yang sebenar (setelah maklumat diperolehi) daripada dibuat

lebih dari sekali.


319

9.21.3 Perekodan terimaan yang tidak dikenapasti sebagai pelbagai hasil adalah

mengikut kumpulan wang di mana akaun bank terimaan tersebut dikreditkan

kecuali Kumpulan Wang Pendapatan, Kumpulan Wang Amanah dan Kumpulan

Wang Pembangunan. Terimaan yang tidak dikenalpasti di akaun bank

Kumpulan Wang Pendapatan dan Kumpulan Wang Amanah hendaklah

dipindahkan dan direkodkan sebagai pelbagai hasil Kumpulan Wang

Mengurus.

9.21.4 Tindakan pencarian maklumat terimaan yang tidak dikenalpasti masih perlu

dilakukan walaupun ianya telah direkodkan sebagai pelbagai hasil.

Pemantauan berterusan perlu dilakukan ke atas Daftar Terimaan Yang Tidak

Dikenalpasti.

9.21.5 Jika maklumat terimaan telah dapat dikenalpasti pada tahun berikutnya,

tindakan pelarasan semula di antara lejar Pelarasan Tahun Terdahulu (PYA –

Prior Year Adjustment) kepada lejar tanggungan Kumpulan Wang Pelajar dan

Kumpulan Wang Amanah.

9.22 PENYERAHAN KUTIPAN TUNAI KE PEJABAT BENDAHARI

9.22.1 Penyerahan wang kutipan ke Pejabat Bendahari hendaklah dibuat setiap hari

atau sekurang-kurangnya:

9.22.1.1 Bagi kutipan yang bermusim seperti kursus, seminar dan

sebagainya dan kutipan dibuat lebih awal, kutipan dan buku resit

sementara hendaklah diserahkan seminggu sekali pada akhir hari

bekerja mingguan tetapi sekiranya kutipan dibuat pada hari

pertama pendaftaran, wang kutipan berserta buku resit sementara

hendaklah segera dihantar ke Pejabat Bendahari selepas selesai

kutipan pada hari berkenaan atau selewat-lewatnya pada hari

berikutnya; dan

9.22.1.2 Berdasarkan kepada perkara di atas, sekiranya kutipan tunai

mencapai kepada RM500 dan jumlah keseluruhan kutipan


320

(termasuk wang kertas, duit syiling, cek, wang pos dan kiriman

wang) melebihi RM2,000, PTj/Fakulti hendaklah segera

menyerahkan ke Pejabat Bendahari berserta buku resit sementara

yang telah digunakan.

9.23 PENGURUSAN PETI BESI

9.23.1 Peti Besi yang menggunakan kunci berkombinasi boleh digunakan bagi

menyimpan wang awam. Peti besi hendaklah mempunyai dua kunci yang

berasingan dengan anak kunci atau nombor kombinasi dipegang oleh dua

orang pegawai yang bertanggungjawab.

9.23.2 Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah dari semasa ke semasa

mengesahkan dan memperakui akan kandungan peti besi itu.

9.23.3 Wang tunai dan cek bayaran, peti wang tunai, sijil simpanan tetap dan dokumen

berharga hendaklah disimpan di dalam peti besi. Wang tunai dan cek bayaran

hendaklah disimpan secara sementara sahaja sebelum dimasukkan ke dalam

bank.

9.23.4 Peti besi yang menggunakan kunci kombinasi, kodnya hendaklah ditukar oleh

kedua-dua orang pegawai yang bertanggungjawab setiap enam bulan sekali

atau setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau pada bila-bila masa disyaki

bahawa kombinasi kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan.

9.23.5 Kombinasi kod itu hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan

dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda “Rahsia Besar”.

9.23.6 Nama pegawai yang mengendalikan peti besi dan tarikh sampul surat

dimeterikan hendaklah juga ditulis di atas sampulnya. Sampul surat itu

hendaklah disimpan dengan selamat oleh Pegawai yang diberi kuasa.


321

9.23.7 Sekiranya anak kunci peti besi itu hilang, kehilangan itu mestilah dilaporkan

dengan serta-merta kepada Pengarah Keselamatan dan anak kunci ganti

hendaklah digunakan untuk membuka peti besi, menyemak kandungannya dan

jika perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat

kandungan peti besi dan menguruskan supaya kunci dan anak kunci itu ditukar

dengan secepat mungkin.

9.24 MEMASUKKAN WANG TERIMAAN KE BANK

9.24.1 Semua staf Universiti yang menerima wang Universiti dikehendaki

mengkreditkan kesemua wang yang diterima pada hari pungutan atau jika

diterima lewat, pada hari berikutnya atau pada hari kerja pertama selepas hari

kelepasan, di mana jumlah kutipan wang kertas dan syilling melebihi RM500

atau kutipan (termasuk wang kertas dan syilling, cek, kiriman pos dan kiriman

wang) melebihi RM2,000;

9.24.2 Slip bank hendaklah disediakan apabila kutipan hendak dimasukkan ke dalam

bank. Jika hendak dimasukkan cek, nombor siri dan jumlah setiap cek

hendaklah ditunjukkan pada pangkal setiap slip bank;

9.24.3 Jumlah wang yang dimasukkan itu hendaklah dicatat ke dalam buku tunai pada

hari wang tersebut dimasukkan ke dalam bank;

9.24.4 Di antara masa penerimaan dengan masa kemasukkannya ke dalam bank,

wang Universiti tidak boleh digunakan untuk tujuan apa sekalipun. Tidak juga

boleh mana-mana pegawai atau staf memberi pinjam atau memberi tukaran

wang itu kepada sesiapapun;

9.24.5 Wang yang dimasukkan ke dalam bank hendaklah disemak dengan slip bank.

Slip bank hendaklah diperiksa tentang tarikhnya, cop bank berkenaan dan

tandatangan pegawai bank yang menerima wang atau cop yang dibuat oleh

mesin bank. Cek yang disenaraikan di dalam slip bank hendaklah disemak

semula dengan buku tunai dan juga resit berkenaan untuk menentukan bagi


322

setiap transaksi jumlah yang berkenaan dapat dikesan sebagai telah

diambilkira pada hari yang sama. Bayaran kutipan yang diserahkan hendaklah

disemak dengan resit yang telah dikeluarkan; dan

9.24.6 Sebarang kelewatan oleh seseorang pegawai untuk mengakaun kutipan

hendaklah dilaporkan kepada Penyelia yang akan membuat catatan ke dalam

daftar terimaan tentang kejadian-kejadian seumpama ini untuk tujuan

pengesanan.

9.25 PENGANGKUTAN WANG

9.25.1 Staf dan Ketua PTj hendaklah memastikan keselamatan perjalanan wang tunai

di antara tempat kutipan atau PTj masing-masing ke Pejabat Bendahari atau

bank. Jika perlu hendaklah mendapatkan khidmat kawalan keselamatan.

9.26 PEMERIKSAAN TERIMAAN HARIAN

9.26.1 Adalah menjadi tugas semua staf Universiti untuk menentukan semua akaun

adalah betul dan teratur. Mereka hendaklah menentukan perkara ini dengan

cara memeriksa setiap harian semua catatan yang dibuat pada laporan resit

dan buku tunai elektronik sistem kewangan. Staf penyelia yang menyemak

hendaklah menurunkan tandatangan ringkas (initial) dan tarikh sehingga mana

daftar itu sudah disemak.

9.27 KREDIT PERBELANJAAN

9.27.1 Kredit Perbelanjaan adalah bermaksud perbelanjaan tahun semasa dibenarkan

hanya bagi keadaan seperti berikut:

9.27.1.1 Melaraskan bayaran yang tidak dapat disampaikan; atau

9.27.1.2 Bayaran lebihan yang didapati balik; atau

9.27.1.3 Wang yang telah tersalah dipertanggungkan; atau


323

9.27.1.4 Membetulkan salah peruntukan dengan kebenaran Bendahari

sebelum akaun ditutup.

9.27.2 Semua terimaan balik perbelanjaan hendaklah dikreditkan kepada hasil kecuali

diarahkan secara khusus oleh Bendahari. Terimaan balik perbelanjaan

daripada Tabung Amanah hendaklah dikreditkan semula ke Tabung Amanah

yang berkenaan.

9.28 PULANGAN BALIK HASIL

9.28.1 Kutipan atau hasil yang terlebih atau tersalah kutip boleh dipulangkan balik

kepada pembayar jika jumlah dan hasil yang sepatutnya dikutip telah dikutip

dengan sepenuhnya. Apa-apa pulangan balik adalah memerlukan kebenaran

Bendahari.

9.29 SEMAKAN STOK BUKU RESIT

9.29.1 Semua buku resit yang telah dikeluarkan dari stok hendaklah disemak

sekurang-kurangnya sebulan sekali untuk menentukan semuanya teratur.

9.30 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG

9.30.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab sebagai urus setia kehilangan dan hapus

kira wang Universiti.

9.30.2 Jenis-Jenis Kehilangan adalah disebabkan seperti berikut:

9.30.2.1 Kecurian/penipuan/penyelewengan dan kecuaian pegawai;

9.30.2.2 Pembayaran lebih;

9.30.2.3 Hutang dan tunggakan hasil yang tidak boleh didapatkan;

9.30.2.4 Kehilangan buku resit, kupon dan seumpamanya.


324

9.30.3 Pegawai yang bertanggungjawab dikehendaki melaporkan kepada ketua PTj

dan seterusnya melaporkan kepada pihak berkuasa Universiti untuk tindakan

seterusnya.

9.30.4 Setiap staf Universiti perlu mematuhi dan memahami peraturan kehilangan

wang awam yang ditetapkan.

9.30.5 Permohonan hapus kira wang awam hendaklah diluluskan oleh pihak berkuasa

melulus.

9.31 KEGAGALAN MENERIMA/MENGAKAUN TERIMAAN

9.31.1 Sebarang kegagalan oleh pegawai Universiti untuk menerima atau

mengakaunkan wang Universiti hendaklah dilaporkan kepada Pejabat

Bendahari untuk tindakan sewajarnya. Bagi kes di mana-mana hasil telah

terlalu lama tertunggak, hendaklah dilaporkan kepada Bendahari dan jika

munasabah membuat peruntukan untuk dihapuskira.

9.32 PENGELUARAN BIL TUNTUTAN/INBOIS

9.32.1 Hanya Pejabat Bendahari dibenarkan untuk mengeluarkan bil/inbois. Mana-

mana PTj yang memerlukan pengeluaran bil tuntutan/inbois hendaklah

memberi maklumat yang tepat, lengkap dan disahkan oleh Ketua PTj. PTj

hendaklah memastikan penerima bil membuat pembayaran dalam tempoh

masa yang ditetapkan.

9.33 PENERIMAAN PESANAN TEMPATAN ATAU SURAT JAMINAN PEMBAYARAN

9.33.1 Universiti hanya membenarkan penerimaan pesanan tempatan atau surat

jaminan pembayaran daripada Agensi Kerajaan. Pesanan belian atau surat

jaminan daripada syarikat swasta hanya dibenarkan jika mendapat kelulusan

daripada Bendahari. PTj yang menerima pesanan tempatan atau surat jaminan


325

hendaklah dengan segera memberi maklumat yang berkaitan dan

menyerahkan kepada Pejabat Bendahari untuk pengeluaran bil tuntutan/inbois.

9.34 PEMBERIAN POTONGAN

9.34.1 Dalam semua kes, jumlah yang sebenarnya diterima hendaklah dicatat di

dalam akaun Universiti.

9.34.2 Setiap pemberian potngan hanya boleh diberi setelah mendapat kelulusan dari

Pihak Berkuasa Universiti yang telah ditetapkan. Pejabat Bendahari hendaklah

menunjukkan potongan sebagai perbelanjaan yang berasaskan baucer yang teratur.


326

BAB 10

TATACARA PEMBAYARAN

10.1 TUJUAN

10.1.1 Tatacara ini bertujuan menerangkan dengan lebih jelas berkenaan dengan

pengurusan pembayaran di Universiti Malaysia Kelantan.

10.2 PUNCA KUASA

10.2.1 Sesuatu bayaran terhadap apa-apa perbelanjaan hanya boleh dibuat sekiranya

telah dimasukkan dalam anggaran yang telah diperuntukkan dalam bajet

tahunan selaras dengan Perlembagaan Universiti P.U.(A) 462 Bahagian V

Peruntukan Kewangan, Para 46.

10.2.2 Peraturan berkaitan pembayaran Bil dan Tuntutan perlu diselesaikan dalam

kadar yang segera adalah berdasarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 103 (a).

10.2.3 “Ketua Jabatan atau ketua pejabat hendaklah meminta supaya semua bil dan

tuntutan disampaikan dengan segera. Mereka hendaklah memastikan bahawa

bil dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterima

dengan lengkap dan sempurna”.

10.2.4 Peraturan bayaran adalah selaras dengan Pekeliling dan peraturan Kerajaan

yang telah diterima pakai secara sepenuhnya atau dengan pindaan melalui

Lembaga Pengarah Universiti dan Pihak Berkuasa Melulus yang ditetapkan.

10.3 TAKRIFAN

10.3.1 Pusat tanggungjawab bermaksud meliputi semua bahagian, fakulti, jabatan,

pusat, unit, kampus cawangan yang menerima agihan peruntukan tahunan.


327

10.3.2 Ketua PTj bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk

mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang

berkaitan dengan PTj di bawah kawalannya.

10.3.3 Pegawai Melulus ialah ketua ptj atau pegawai yang diberi kuasa untuk

meluluskan baucer bayaran.

10.3.4 Pegawai Pembayar ialah mana-mana pegawai yang terlibat dalam:

10.3.4.1 Menguruskan pembayaran termasuk mengesahkan dan

memperakukan bil atau invois di PTj,

10.3.4.2 Menyemak, mengesahkan dan meluluskan baucar bayaran, dan

10.3.4.3 Menandatangani dokumen bank seperti cek, borang atau

pemindahan wang dan sebagainya.

Pegawai Pembayar hendaklah memastikan bahawa semua proses semakan

dan pengesahan pembayaran dibuat secara teratur dan mempunyai dokumen

sokongan yang lengkap.

10.4 PENERIMA BAYARAN

10.4.1 Bayaran kepada Vendor/ Kontraktor/ Agensi/ Organisasi

Bayaran bagi pembekalan barang-barang, perkhidmatan dan kerja-kerja.

10.4.2 Bayaran kepada Staf

Bayaran gaji dan emolument, pendahuluan perjalanan. Pelbagai, elaun

syarahan sambilan, tuntutan perjalanan, honorarium, elaun lebih masa,

biasiswa dan tuntutan lain-lain.

10.4.3 Bayaran kepada Pelajar

Bayaran elaun makan, dermasiswa, pinjaman Tabung Kebajikan Pelajar, zakat

dan lain-lain.


328

10.4.4 Baucar Pembayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang

telah dibuat secara pindahan elektronik atau cek.

10.4.5 Tanggungjawab Naib Canselor

10.4.5.1 Naib Canselor adalah bertanggungjawab atas sesuatu maksud

perbelanjaan dan pembayaran wang Universiti termasuk daripada

akaun amanah.

10.4.5.2 Sebarang perwakilan tanggungjawab kepada staf lain hendaklah

diberi dengan arahan bertulis. Bagaimanapun seseorang staf itu

tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan

dibuat.

10.4.5.3 Mana-mana pegawai atau kakitangan Universiti yang

membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa

kuasa, maka pegawai tersebut adalah bertanggungjawab atas

dirinya sendiri bagi perbelanjaan tanpa kuasa tersebut.

10.4.6 Laporan Perbelanjaan Berkala

10.4.6.1 Universiti perlu kemukakan Laporan Perbelanjaan Berkala kepada

Perbendaharaan atau Kementerian Pendidikan Malaysia mengikut

format yang ditentukan oleh Perbendaharaan atau Kementerian

Pendidikan Malaysia dan laporan tersebut perlu ditandatangani

oleh Naib Canselor atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh

Naib Canselor.

10.4.7 Kawalan Perbelanjaan

10.4.7.1 Naib Canselor dan staf yang diberi kuasa dikehendaki mengawal

perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan dalam maksud

perbelanjaan anggaran belanjawan.

10.4.7.2 Jika perbelanjaan sesuatu program dan aktiviti atau projek telah

melebihi peruntukan, laporan lengkap hendaklah dihantar kepada


329

Naib Canselor, menurut budi bicaranya, boleh membenarkan

pindah peruntukan (viremen).

10.4.8 Pengawasan Atas Perbelanjaan

10.4.8.1 Menjadi tanggungjawab Ketua PTj bagi menentukan bahawa

pengawasan yang sepatutnya dijalankan atas perbelanjaan dan,

jika pada bila-bila masa terdapat kemungkinan bahawa sesuatu

butiran tak berulang tidak boleh disiapkan secara ekonomi

sebagaimana yang dianggarkan dalam tahun kewangan, kelulusan

Naib Canselor perlu diperolehi untuk membayar perbelanjaan itu

dalam tahun yang berikutnya; dan

10.4.8.2 Perbelanjaan yang dikenakan kepada akaun kewangan sesuatu

tahun hendaklah dicajkan kepada akaun tahun itu juga, dan tidak

ditangguhkan dengan tujuan mengelakkan kelebihan amaun yang

terdapat di dalam peruntukan.

10.4.9 Bayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas (Arahan Perbendaharaan AP58

(a))

10.4.9.1 Kebenaran Naib Canselor diperlukan bagi membayar atau

menyelaras Baucar yang dikemukakan dalam tahun kewangan

baru berkenaan dengan pertanggungan yang perlu dibayar

sebelum hujung tahun kewangan yang lama bagi perbelanjaan

mengurus sahaja.

10.4.9.2 Pihak berkuasa melulus dan sumber peruntukan bagi pembayaran

AP58 adalah seperti jadual di bawah:

PIHAK BERKUASA MELULUS SUMBER PERUNTUKAN

Naib Canselor Peruntukan Tahun Semasa Pusat Tanggungjawab

Lembaga Pengarah Universiti Peruntukan Rizab Universiti


330

10.4.9.3 Permohonan yang lengkap hendaklah dihantar ke Pejabat

Bendahari selewat-lewatnya pada 31 Januari pada setiap tahun.

Pemohon perlu mengemukakan permohonan kepada Pihak

Berkuasa melulus sekiranya melebihi tarikh yang dinyatakan.

Sekiranya ia tidak dapat diselesaikan pada 31 Januari, PTj

hendaklah mengemukakan surat lewat ke Pejabat Bendahari.

10.4.9.4 Ahli LPU dan Naib Canselor boleh membuat teguran secara

pentadbiran atau mengenakan tindakan tatatertib kepada pegawai

yang bertanggungjawab (jika perlu).

10.4.10 Bayaran Perolehan “Sucihati” Tidak Boleh Ditahan (Arahan Perbendaharaan

AP59 (a))

10.4.10.1 Bayaran bil yang dikemukakan oleh mana-mana orang bagi barang-

barang dan perkhidmatan yang telah dipesan dan telah dibekalkan

dengan suci hati kepada universiti, tidak boleh ditahan, cuma

berasaskan keraguan sama ada pembelian berkenaan dibuat

dengan teratur atau tidak oleh mana-mana staf universiti.

10.4.10.2 Dimana universiti berpuashati bahawa liabiliti kontrak telah wujud

tetapi berpendapat bahawa seseorang staf yang telah diberi

tanggungjawab telah salah melakukannya, bil berkenaan perlu

dijelaskan oleh staf berkenaan dan tuntutan mendahulukan wang

berkenaan perlu dikemukakan kepada Pejabat Bendahari untuk

bayaran balik.

10.4.10.3 Pihak berkuasa melulus dan sumber peruntukan bagi pembayaran

AP59 adalah melalui kelulusan dari Lembaga Pengarah Universiti.

10.4.11 Kuasa Dalam Pembayaran

10.4.11.1 Kuasa Menyedia, Menyemak dan Melulus Baucar/ Jurnal/ EFT.

10.4.11.2 Kuasa untuk menyedia, menyemak dan meluluskan bayaran

ditetapkan oleh Bendahari dan diberikan kepada Pegawai yang

dinamakan. Kategori Pegawai adalah seperti berikut:


331

a. Menyedia - Pembantu Akauntan/Pembantu Tadbir

Kewangan/Pembantu Tadbir (Kewangan) Kanan

b. Menyemak - Penolong Akauntan/Penolong Akauntan

Kanan

c. Melulus – Bendahari/Timbalan Bendahari Kanan/Timbalan

Bendahari/Penolong Bendahari Kanan /Penolong

Bendahari

10.4.12 Penyemakan Pembayaran Dan Penyenggaraan Rekod

10.4.12.1 Pegawai hendaklah memastikan bahawa pembayaran dibuat

secara teratur mengikut dana yang ditetapkan dan mempunyai

dokumen sokongan yang bersesuaian dan disahkan.

10.4.12.2 Pegawai bertanggungjawab memastikan penyimpanan Baucar

secara teratur bagi mengelakkan kehilangan dan disimpan

mengikut tempoh yang ditetapkan.

10.4.13 Pengendalian Cek Bayaran

10.4.13.1 Penyimpanan Cek

Cek-cek kosong hendaklah disimpan dalam peti besi dalam bilik

kebal. Pegawai yang berkaitan bertanggungjawab menyenggara

daftar dan mendaftarkan semua terimaan dan pengeluaran cek

untuk mengelakkan kehilangan.

10.4.13.2 Kuasa Menandatangani Cek

a. Kuasa untuk menandatangani cek ditetapkan oleh

Pengurusan Universiti. Semua cek ditandatangani

mengikut nilai bayaran dan kategori Pegawai seperti

berikut:


332

Kategori A

Naib Canselor

Timbalan Naib Canselor (TNCA / TNC HEPA / TNC PI)

Bendahari

Timbalan Bendahari/Timbalan Bendahari Kanan

Pegawai Kewangan/Pegawai Kewangan Kanan

Kategori B

Penolong Akauntan/ Penolong Akauntan Kanan (yang dinamakan)

b. Kuasa menandatangani cek adalah mengikut nilai cek.

i. Cek bernilai RM10,000.00 dan ke bawah - Satu

tandatangan dari Kumpulan A dan satu

tandatangan dari Kumpulan B.

ii. Cek bernilai lebih RM10,000.00 - Dua tandatangan

dari Kumpulan A dan satu tandatangan dari

Kumpulan B.

10.4.13.3 Pembatalan Cek

a. Cek yang dikeluarkan oleh Universiti yang tidak ditunaikan

dalam tempoh 90 hari dari tarikh asal pengeluarannya akan

terbatal dan pelarasan melalui jurnal akan dibuat dalam

akaun.

b. Bagi cek-cek yang hilang, salah letak atau rosak bagi

tempoh yang munasabah, pihak Bendahari akan

mengeluarkan surat arahan kepada pihak bank untuk

menahan pembayaran cek tersebut dan menyediakan cek

ganti.

c. Pembatalan cek perlu direkodkan.

10.4.13.4 Pembayaran Cek Berpalang

Semua pembayaran kecuali rekupan panjar wang runcit hendaklah

dibuat menggunakan cek yang dipalang “akaun penerima sahaja”.

10.4.13.5 Cek Batal Palang

Bagi mana-mana orang yang tidak mempunyai akaun bank dan

memerlukan cek perintah tidak berpalang, 2 orang staf yang diberi


333

kuasa boleh dengan budi bicaranya membatalkan palang dengan

menandatangani batal palang tersebut dan hendaklah memastikan

no kad pengenalan penerima cek ditulis di belakang cek.

10.4.14 Bayaran Melalui Pindahan Dana Elektronik (EFT)

Bayaran boleh dibuat terus kepada akaun penerima melalui pindahan dana

elektronik.

10.4.15 Daftar Pembayaran

10.4.15.1 Daftar pembayaran yang mengandungi ruangan-ruangan berikut

hendaklah diselenggara oleh Pejabat Bendahari.

a. Nombor Baucar pembayaran

b. Perihal ringkas

c. Nombor inbois

d. Jumlah

e. Nama penerima bayaran

f. Tarikh diterima

g. Tarikh & nombor cek

h. Tarikh bayaran disempurnakan dan tandatangan ringkas

staf yang bertanggungjawab.

10.4.15.2 Baucar bayaran hendaklah disokong dengan dokumen sokongan

yang lengkap dokumen sokongan yang lengkap mengenai sesuatu

perkhidmatan bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor inbois,

kuantiti dan jumlah bayaran yang membolehkannya disemak tanpa

merujuk kepada apa-apa dokumen selain yang dikembarkan

padanya. Salinan kontrak yang menunjukkan nombor rujukan

hendaklah dilampirkan bersama sekiranya perlu.

10.4.15.3 Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan Atau Kerja

10.4.15.4 Baucar bayaran bagi bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah

mengandungi perakuan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja

itu dilaksanakan dengan sempurna. Bagi bayaran kemajuan kerja

hendaklah diperakukan mengikut nilai setakat mana yang telah


334

dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah

dibekalkan. Bagi bekalan stor hendaklah berasaskan pengesahan

bahawa barang-barang telah diterima dan telah dimasukkan

kedalam stor atau dikeluarkan untuk kegunaan serta-merta.

10.4.15.5 Baucar Tidak Boleh Dibuat Atas Nama Lebih Daripada Seorang

Penerima

Baucar bayaran dibuat untuk bayaran kepada seorang atau firma

kecuali di dalam keadaan dimana terdapat lebih satu pihak di

dalam kontrak yang sama dimana kuasa secara bertulis telah

didapati daripada Naib Canselor.

10.4.15.6 Pembayaran Kepada Orang Lain Daripada Yang Dinamakan Dalam

Baucar

Jika bayaran hendak dibuat kepada orang lain daripada yang

disebutkan nama dalam Baucar, kuasa yang membenarkan

pembayaran itu dibuat mestilah dicatatkan pada Baucar itu, dan

surat kuasa wakil hendaklah disimpan oleh Pejabat Bendahari

seperti surat ikatan serah hak (added of assignment), “power of

attorney” dan “letter of administration” hendaklah didaftarkan di

Pejabat Bendahari.

10.4.16 Perwakilan Kuasa Bagi Urusan Pembayaran

10.4.16.1 Naib Canselor hendaklah memberikan kuasa secara bertulis

mengikut kelayakan kepada staf untuk peranan seperti berikut:

a. Staf yang menyediakan Baucar

b. Staf yang menyemak Baucar

c. Staf yang meluluskan Baucar

d. Staf yang meluluskan pembayaran dalam pindahan dana

elektronik (EFT)

10.4.16.2 Sebagai tambahan, dalam persekitaran id pengguna dan kata

laluan perlu digunakan oleh staf-staf yang diberi kuasa. Nama staf

yang diberi kuasa atau id pengguna serta tahap capaian hendaklah

dikemukakan dan disimpan.


335

10.4.17 Perakuan Baucar Bayaran

10.4.17.1 Tandatangan Naib Canselor atau wakilnya yang diberi kuasa

adalah memperakui tentang betulnya setiap butiran dalam Baucar

itu. Pegawai tersebut bertanggungjawab memastikan;

a. Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan

sempurnanya

b. Harga yang dikenakan adalah sama ada mengikut kontrak

atau skala yang diluluskan, atau mengikut kadar tempatan

semasa yang munasabah.

c. Kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan.

d. Perhitungan dan pengiraan adalah betul.

e. Penerima yang dinamakan dalam baucar itu adalah pihak

yang berhak menerima bayaran.

f. Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada

program dan aktiviti atau projek atau akaun yang

dinyatakan.

g. Peruntukan yang mencukupi dan tidak dipertanggungkan

bagi maksud lain.

10.4.18 Perakuan Baucar Yang Tidak Betul

10.4.18.1 Jika berlaku kehilangan wang universiti akibat sesuatu perakuan

tidak betul pada sesuatu Baucar atau dokumen, staf yang

memperakuinya akan dipertanggungjawabkan bagi kehilangan itu.

10.4.19 Semua Bil Dan Tuntutan Bayaran Hendaklah Dibayar Dengan Segera.

10.4.19.1 Ketua PTj hendaklah memastikan semua bil dan tuntutan yang

sampai di jabatannya disemak, diperakui dan dihantar segera ke

Pejabat Bendahari.

10.4.19.2 Semua bil tuntutan hendaklah dibayar dalam kadar segera tidak

lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya diterima kecuali di dalam


336

keadaan dimana ada berlaku pelarasan dengan syarat-syarat

perjanjian atau kontrak mengikut mana-mana yang berkenaaan

dan juga ada sebab-sebab yang munasabah.

10.4.19.3 Daftar bil hendaklah diselenggara, diperiksa dan hendaklah

ditandatangani ringkas.

10.4.20 Perbelanjaan Yang Tidak Diakui

Setiap bayaran dalam akaun hendaklah disokong dengan satu baucar yang

sepatutnya. Sesuatu pembayaran hendaklah dianggap sebagai pembayaran

tidak diakui jika tidak ada keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan

dan diselesaikan dengan sepatutnya.

10.4.21 Kehilangan Baucar Pembayaran

Sekiranya berlaku kehilangan baucar pembayaran, salinan pejabat atau salinan

disahkan benar bagi baucar tersebut hendaklah dikemukakan. Bukti

penerimaan bayaran atau resit oleh penerima boleh dijadikan sebagai

dokumen sokongan.

10.4.22 Dokumen-Dokumen Bayaran Yang Dibatalkan

10.4.22.1 Semua dokumen yang tidak digunakan lagi hendaklah dicop

“dibatalkan” bagi mengelak dokumen tersebut diguna semula.

10.4.22.2 Cek yang tidak ditunaikan pada akhir tempoh 3 bulan dari tarikh

ianya dikeluarkan hendaklah disifatkan sebagai terbatal dengan

sendirinya.

10.4.22.3 Dalam melaksanakan pindahan wang secara elektronik, transaksi

yang dikembalikan oleh bank hendaklah disifatkan sebagai

terbatal.

10.4.23 Penyimpanan Dokumen Bayaran

10.4.23.1 Baucar bayaran dan setiap helaian dokumen sokongan hendaklah

dicap atau ditebuk dengan mesin perforator perkataan “DIBAYAR”.


337

10.4.23.2 Baucar bayaran hendaklah difailkan mengikut nombor siri yang

berturutan bagi sesuatu bulan dan disimpan di Stor Dokumen atau

di tempat yang ditentukan mengikut tempoh penyimpanan

dokumen yang ditetapkan.

10.4.23.3 Pegawai yang bertanggungjawab di Pejabat Bendahari hendaklah

menyemak dan menyimpan baucar bayaran dengan baik bagi

mengelakkan kehilangan dokumen tersebut.

10.4.24 Wang Tak Dituntut

10.4.24.1 Semua cek yang dikeluarkan ke atas akaun bank Universiti adalah

laku dalam tempoh 90 hari dari tarikh cek dikeluarkan. Sekiranya

cek tidak ditunaikan oleh pelanggan, cek itu hendaklah dipindahlan

ke dalan akaun tamat tempoh atau cek tidak dituntut setelah tamat

tempoh cek laku.

10.4.24.2 Cek yang dipindahkan ke dalam akaun cek tamat tempoh atau cek

tidak dituntut yang tidak diurus niaga bagi suatu tempoh tidak

kurang daripada dua tahun dikenali sebagai wang tak dituntut.

10.4.24.3 Cek yang tidak dituntut perlu diserahkan dan dibayar kepada

Pendaftar Wang Tak Dituntut dan apa-apa tuntutan balik bagi cek

yang telah diserahkan perlu dipohon terus kepada bahagian

tersebut.

10.4.25 Kaedah Bayaran

Bayaran bagi pembekalan barang/ perkhidmatan/ kerja melalui pindahan dana

elektronik (EFT/FOTT/Salary Crediting)/Cek/Tunai/Bank Draf


338

10.5 JENIS-JENIS BAYARAN

10.5.1 Bayaran Pembekal/ Syarikat

10.5.1.1 Bayaran yang dibuat kepada pembekal sama ada melalui pesanan

tempatan atau tidak hendaklah diselesaikan dalam tempoh 14 hari

dari dokumen tersebut lengkap diterima.

10.5.1.2 Ianya perlulah direkod dalam Daftar Bil bagi urusan penyenggaraan

daftar tersebut bagi memudahkan urusan semakan status

bayaran.

10.5.1.3 Bagi pembayaran yang melibatkan Arahan Perbendaharaan (AP)

59, pembayaran hendaklah dibuat kepada kontraktor/pembekal

serta merta tetapi tidak lewat dari 3 hari daripada tarikh

Pendahuluan Diri dikreditkan ke akaun pegawai yang

bertanggungjawab/Ketua PTj.

10.5.2 Bayaran Panjar Wang Runcit

10.5.2.1 Panjar Wang Runcit bermaksud sejumlah wang yang

diperuntukkan untuk tujuan perbelanjaan kecil yang segera.

10.5.2.2 Panjar Wang Runcit mestilah digunakan hanya bagi maksud ianya

diadakan dan hendaklah dikeluarkan dan diakaunkan mengikut

syarat-syarat kelulusan yang telah diberi.

10.5.2.3 PTj boleh memohon untuk medapatkan wang apungan sekiranya

mempunyai kaunter yang memerlukan wang tukaran kecil. PTj

hendaklah mengemukakan permohonan bertulis kepada

Bendahari/pegawai yang diberi kuasa yang mengandungi

justifikasi keperluan wang apungan dan amaun yang diperlukan.


339

10.5.3 Bayaran Pendahuluan

10.5.3.1 Permohonan pendahuluan tidak akan diproses sekiranya terdapat

pendahuluan terdahulu yang masih belum selesai sama ada bagi

Pendahuluan Pelbagai atau Pendahuluan Diri.

10.5.3.2 Hanya staf dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional sahaja yang

layak untuk memohon Pendahuluan Pelbagai.

10.5.3.3 Had minimum bagi Permohonan Pendahuluan Diri adalah

RM300.00 bagi semua staf.

10.5.4 Bayaran Honorarium

10.5.4.1 Peraturan Mengenai Kadar dan Syarat Bayaran Saguhati kepada

Pegawai Kerajaan Dari Agensi Luar, Staf UMK dan Pegawai Bukan

Kakitangan Kerajaan adalah mengikut kadar yang telah diluluskan

oleh Lembaga Pengarah Universiti dan Pihak Berkuasa Melulus

yang ditetapkan.

10.5.5 Bayaran Utiliti

10.5.5.1 Terdapat 2 kaedah pembayaran utiliti iaitu secara pukal dan

menggunakan cek.

10.5.5.2 Bayaran utiliti yang menggunakan cek adalah:

a. AKSB

b. Astro

c. Celcom

d. Telekom

10.5.6 Bayaran Tuntutan Mendahulukan Wang Sendiri

10.5.6.1 Satu tatacara berkenaan dengan tuntutan mendahulukan wang

sendiri diwujudkan sebagai panduan kepada staf Universiti bagi


340

mana-mana perbelanjaan yang tidak melalui prosedur perolehan

bagi kaedah pembelian terus.

10.5.6.2 Tuntutan mendahulukan wang sendiri adalah dikecualikan

daripada pematuhan kepada syarat-syarat pembelian terus bagi

bekalan dan perkhidmatan yang sedang berkuatkuasa dan

mengikut jenis perbelanjaan yang dibenarkan seperti yang

dinyatakan dalam Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4/2019.

10.5.7 Bayaran Menggunakan Kad Kredit Korporat

10.5.7.1 Kemudahan ini diberikan kepada Pegawai-pegawai Utama

Universiti seperti Naib Canselor, Timbalan-timbalan Naib Canselor,

Pendaftar, Bendahari dan Penasihat Undang-undang. Kemudahan

ini turut diberikan kepada Pegawai Khas Naib Canselor atas

keperluan penggunaan rasmi yang dibenarkan.

10.5.7.2 Penetapan kuasa dan tugas kepada Pemegang Kad Kredit Korporat

adalah tertakluk kepada kelulusan Naib Canselor. Nama pegawai

yang telah dilantik untuk memegang dan diberi penetapan kuasa

dan tugas untuk melakukan perbelanjaan dengan menggunakan

Kad Kredit Korporat akan tertera di atas kad tersebut.

10.5.8 Tuntutan Elaun Perjalanan Rasmi.

10.5.8.1 Bayaran bagi Elaun Perjalanan Rasmi adalah mengikut kadar dan

syarat bagi seseorang pegawai yang menuntut elaun, kemudahan

dan kadar bayaran semasa bertugas rasmi.

10.5.8.2 Tugas Rasmi bermaksud tugas yang berkaitan dengan tugas

pejabat selain daripada menghadiri kursus yang dibenarkan.

10.5.8.3 Kadar elaun yang dibenarkan bagi tugas rasmi adalah selaras

dengan Pekeliling dan peraturan Kerajaan yang telah diterima pakai

secara sepenuhnya atau dengan pindaan melalui Lembaga

Pengarah Universiti dan Pihak Berkuasa Melulus yang ditetapkan.


341

10.5.9 Tuntutan Elaun Berkursus

10.5.9.1 Bayaran bagi Elaun Perjalanan Rasmi adalah mengikut kadar dan

syarat bagi seseorang pegawai yang menuntut elaun, kemudahan

dan kadar bayaran semasa berkursus.

10.5.9.2 Kursus bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa

akademik dan praktik, lawatan sambal belajar, seminar dan

bengkel yang bercorak latihan.

10.5.9.3 Jenis-jenis kursus yang dibenarkan adalah:

a. Kursus Panjang

b. Kursus Pendek, dan

c. Kursus Sambilan

10.5.9.4 Kadar elaun yang dibenarkan semasa berkursus adalah selaras

dengan Pekeliling dan peraturan Kerajaan yang telah diterima pakai

secara sepenuhnya atau dengan pindaan melalui Lembaga

Pengarah Universiti dan Pihak Berkuasa Melulus yang ditetapkan.


342

BAB 11

TATACARA PANJAR WANG RUNCIT

11.1 TUJUAN

11.1.1 Tatacara ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan panjar wang

runcit (PWR) bagi Universiti Malaysia Kelantan.

11.2 PUNCA KUASA

11.2.1 AP 3(e) - Panjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberikan kepada

pegawai perakaunan untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil

yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungjawabkannya

terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan. Ia boleh juga digunakan

bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang

memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan kecuali untuk

membayar tuntutan perjalanan.

11.3 TAKRIFAN

11.3.1 Pusat tanggungjawab (PTj) bermaksud meliputi semua Pejabat, Bahagian,

Fakulti, Jabatan dan Pusat yang menerima agihan peruntukan PWR.

11.3.2 Ketua PTj bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk

mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang

berkaitan dengan PTj di bawah kawalannya.

11.3.3 PWR bermaksud sejumlah wang yang diperuntukkan untuk tujuan pembelian

kecil yang diperlukan segera.

11.3.4 Pemegang PWR ialah pegawai yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab oleh

Ketua PTj untuk menguruskan proses yang berkaitan dengan pengendalian

PWR iaitu penerimaan, penyimpanan, pengawalan dan pembayaran wang,

perekodan serta penyimpanan rekod/dokumen.


343

11.3.5 Pegawai Melulus ialah Ketua PTj atau pegawai yang diberi kuasa untuk

meluluskan baucer bagi pembelian yang menggunakan PWR.

11.3.6 Peti wang runcit (petty cash box) adalah bekas/tempat yang boleh dikunci

untuk menyimpan wang runcit.

11.3.7 Peti besi adalah tempat untuk menyimpan peti wang runcit yang mempunyai

anak kunci, nombor kombinasi dan kalis api.

11.3.8 Buku wang runcit adalah format untuk merekodkan transaksi yang berkaitan

dengan PWR.

11.3.9 Baucer bayaran PWR ialah dokumen untuk merekodkan bayaran bagi

perbelanjaan yang menggunakan wang runcit.

11.3.10 Cek PWR meliputi cek bayaran permulaan panjar dan cek bayaran rekupan

panjar.

11.3.11 Rekupan adalah proses mendapatkan semula wang yang telah dibelanjakan

melalui PWR yang bertujuan untuk mencukupkan semula paras PWR dengan

mengenakan perbelanjaan kepada butiran yang berkaitan.

11.4 NILAI APUNGAN DAN HAD PERBELANJAAN PWR

11.4.1 Nilai apungan PWR bagi setiap PTj ditetapkan berjumlah RM3,000.00 atau

RM5,000.00 bergantung kepada justifikasi keperluan PWR.

11.4.2 Permohonan nilai apungan PWR adalah bergantung kepada kelulusan

Bendahari.

11.4.3 Had nilai pembelian PWR adalah RM500.00 bagi setiap bil tunai.


344

11.5 PERMOHONAN PWR

11.5.1 Bagi permohonan baru, Ketua PTj hendaklah mengemukakan permohonan

bertulis kepada Bendahari dengan menyatakan justifikasi keperluan panjar dan

nilai apungan yang diperlukan.

11.6 PERMOHONAN TAMBAHAN NILAI APUNGAN PWR

11.6.1 Ketua PTj dibenarkan untuk memohon peruntukan tambahan nilai apungan

dengan mengemukakan surat permohonan kepada Bendahari serta

menyatakan jumlah dan justifikasi keperluan tambahan nilai apungan tersebut.

11.7 PERATURAN PENGENDALIAN PWR

11.7.1 Pertukaran Pegawai Yang Berkaitan Dengan PWR

11.7.1.1 Jika berlaku pertukaran pegawai, tindakan pembatalan/pelantikan

pegawai yang terlibat hendaklah dibuat dengan serta-merta dan

mengemukakan kepada Pejabat Bendahari.

11.8 PETI WANG RUNCIT DAN PETI BESI

11.8.1 PTj hendaklah menyediakan peti wang runcit yang boleh dikunci untuk

menyimpan wang panjar.

11.8.2 Hanya wang panjar sahaja yang boleh disimpan di dalam sesuatu peti wang

runcit.

11.8.3 Peti wang runcit mesti disimpan di dalam peti besi.

11.8.4 Peti wang runcit dan peti besi hendaklah sentiasa dikunci jika tiada transaksi.

11.9 BUKU WANG RUNCIT


345

11.9.1 Setiap PTj yang menerima PWR hendaklah menyelenggara buku wang runcit

untuk merekodkan semua transaksi (penerimaan cek rekupan dan

pembayaran) berkaitan PWR.

11.9.2 Buku tersebut hendaklah diisi dengan butiran yang lengkap bagi setiap

transaksi.

11.9.3 Baki di buku wang runcit hendaklah sama pada setiap masa, sama dengan baki

fizikal wang runcit.

11.9.4 Buku wang runcit hendaklah diimbangkan dan disahkan oleh pegawai

pemegang PWR dan Ketua PTj sebelum permohonan rekupan dikemukakan

kepada Pejabat Bendahari.

11.10 BAUCER BAYARAN PWR

11.10.1 Baucer bayaran PWR hendaklah digunakan apabila membuat pembayaran

daripada PWR.

11.10.2 Baucer bayaran mesti dinomborkan mengikut turutan dan dicatatkan di dalam

buku PWR setiap kali transaksi dibuat.

11.10.3 Semua butiran yang dinyatakan di dalam borang kelulusan pembelian PWR

hendaklah diisi dengan lengkap, tepat dan dikepilkan bersama resit/tuntutan

perbelanjaan tuntutan yang berkaitan sebelum bayaran dibuat.

11.10.4 Setelah bayaran dibuat, baucer bayaran dan setiap helaian

resit/tuntutan/dokumen yang berkaitan dengan pembayaran berkenaan

hendaklah dicap “Telah Dibayar”.

11.10.5 Baucer bayaran hendaklah disusun mengikut turutan nombor (nombor kecil di

atas - ascending order) untuk permohonan rekupan.


346

11.11 PERMOHONAN REKUPAN PWR

11.11.1 PTj disyorkan supaya permohonan rekupan PWR apabila 70% daripada jumlah

wang panjar yang diperuntukkan telah dibelanjakan bagi memastikan

perbelanjaan melalui PWR tidak terjejas kerana kehabisan wang.

11.11.2 Setiap rekupan tidak boleh melebihi jumlah PWR yang diluluskan.

11.11.3 Selaras dengan perkara 103 Perlembagaan Persekutuan dan Arahan

Perbendaharaan 99(B), cek PWR dibuat atas nama jawatan Ketua PTj.

Contoh : Dekan Fakulti Keusahawanan dan Perniagaan atau Pengarah Pejabat

Pengurusan Dan Pembangunan Projek

11.12 PENUTUPAN PWR

11.12.1 Jika PWR tidak diperlukan atau perlu ditutup atas sebab-sebab tertentu, buku

PWR hendaklah dikemaskini dan diimbangkan seperti mana imbangan semasa

permohonan rekupan.

11.12.2 Pemegang PWR hendaklah menyerahkan baki wang di tangan, buku wang

runcit, baucer bayaran bagi perbelanjaan yang belum dibuat rekupan kepada

Pejabat Bendahari.

11.13 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI BERKAITAN PWR

11.13.1 Tanggungjawab Pegawai Pelulus PWR/Ketua PTj

11.13.1.1 Ketua PTj hendaklah melantik seorang pegawai pemegang yang

akan bertanggungjawab untuk mengendalikan PWR.

11.13.1.2 Ketua PTj perlu memastikan wang panjar runcit perlu disimpan

dalam peti wang runcit (petty cash box).

11.13.1.3 Ketua PTj hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara

berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam bulan ke


347

atas peti wang tunai iaitu peti wang runcit di PTj selaras dengan

Arahan Perbendaharaan 309.

11.13.2 Pegawai Menunaikan Cek PWR Di Bank

11.13.2.1 Cek berkenaan hendaklah dibuka palang bagi membolehkan ianya

ditunaikan.

11.13.2.2 Ketua PTj dikehendaki melantik pegawai untuk menunaikan cek

panjar wang runcit di bank. Pegawai tersebut hendaklah di

kalangan pegawai gred 19 dan ke atas.

11.13.2.3 Cek PWR boleh ditunaikan oleh pegawai yang dilantik untuk

menunaikan cek panjar wang runcit di bank. Walau bagaimanapun,

perakuan kebenaran seperti di bawah hendaklah ditulis atau dicop

di belakang dan ditandatangani oleh pegawai yang

menandatangani cek tersebut (signatories).

11.13.3 Pemegang Panjar Wang Runcit

Pegawai pemegang panjar adalah bertanggungjawab ke atas penyimpanan

selamat wang runcit dan juga apa-apa jumlah yang terkurang atau terlebih.

11.14 PEMERIKSAAN MENGEJUT PWR

11.14.1 Pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam

tempoh enam bulan ke atas peti wang tunai di Pusat Tanggungjawab selaras

dengan Arahan Perbendaharaan 309.

Saya membenarkan Encik/Puan _____________________________________________

No. Kad Pengenalan ______________________ untuk menunaikan cek ini.


348

11.14.2 Pemeriksaan ini dilakukan untuk menentukan baki buku wang runcit dan baki

fizikal wang serta memastikan peraturan pengendalian PWR dipatuhi.

11.14.3 Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut

dan daftar ini hendaklah disimpan di dalam peti besi.

11.15 PERBELANJAAN YANG DIBENARKAN

11.15.1 Arahan Perbendaharaan 97(d) - Pembelian kecil yang diperlukan dengan

SEGERA, dengan nilai yang sedang berkuatkuasa maksimum RM500.00 setiap

bil tunai.

11.15.2 Perbelanjaan kecil yang tidak dirancang/tidak berkala iaitu perbelanjaan tidak

berulang-ulang setiap bulan.

11.15.3 Sekiranya perbelanjaan telah diambil kira dalam Perancangan Bajet Tahunan

PTj, maka barangan/perkhidmatan hendaklah dibeli melalui kaedah Pesanan

Belian/Pesanan Tempatan (LO) KECUALI bagi kes segera atau kecemasan

sahaja.

11.15.4 Pembelian barang-barang yang dibenarkan dalam kuantiti kecil dan tidak

praktikal untuk diperoleh dengan menggunakan Pesanan Tempatan.

11.15.5 Antaranya contoh bekalan/perkhidmatan yang dibenarkan:

11.15.5.1 Barang keperluan pejabat yang tidak dibekalkan/ kehabisan stok di

Stor Pusat Pejabat Bendahari

11.15.5.2 Belanja keraian pejabat

11.15.5.3 Perkhidmatan kurier, pos berdaftar

11.15.5.4 Pendua kunci bilik

11.15.5.5 Langganan suratkhabar harian

11.15.5.6 Bayaran lesen pemandu

11.15.5.7 Barangan/peralatan guna habis makmal


349

11.15.5.8 Penyelenggaraan kecil

11.15.5.9 Cop nama (untuk jawatan-jawatan yang dibenarkan sahaja)

11.15.5.10 Lain-lain perbelanjaan-perbelanjaan rasmi Universiti yang

dibenarkan bernilai RM500.00 dan ke bawah.

11.16 PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN

11.16.1 Pembelian barang-barang yang terdapat di dalam Stor Pusat kecuali item

tersebut telah kehabisan stok pada masa ianya diperlukan oleh pengguna.

11.16.2 Pembelian minyak kenderaan kecuali kad inden minyak rosak/tidak boleh

digunakan.

11.16.3 Tuntutan perjalanan staf.

11.16.4 Tuntutan perubatan.

11.16.5 Mana-mana tuntutan/pembelian yang tidak munasabah menggunakan panjar

wang runcit.

11.16.6 Pembelian yang dijeniskan sebagai aset dan inventori.

11.16.7 Pembelian yang melebihi had amaun maksimum RM500.00 bagi setiap bil

tunai.

11.16.8 Antaranya contoh bekalan/perkhidmatan yang tidak dibenarkan:

11.16.8.1 Minyak dan tol kenderaan

11.16.8.2 Barangan kategori aset/inventori

11.16.8.3 Belanja perubatan

11.16.8.4 Tuntutan perjalanan rasmi

11.16.8.5 Bil-bil telefon, air, elektrik dan multimedia


350

11.16.9 Pejabat Bendahari berhak menolak mana-mana perbelanjaan yang tidak perlu

dan tidak munasabah.

11.17 PENYELARASAN AKHIR TAHUN

11.17.1 Pada setiap akhir tahun, semua pemegang PWR perlu mengesahkan dan

mengemukakan Sijil Perakuan PWR berserta dengan denominasi baki PWR

terakhir bagi tahun tersebut kepada Pejabat Bendahari. Tarikh serahan adalah

berdasarkan tarikh yang telah ditetapkan dalam Surat Pekeliling Bendahari -

Penutupan Akaun yang akan dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari bagi tahun

berkenaan.

BAB 12

TATACARA PENDAHULUAN PERJALANAN RASMI DAN PELBAGAI


351

12.1 PENGENALAN

12.1.1 Pendahuluan perjalanan rasmi dan pelbagai adalah merupakan wang

pendahuluan yang diberikan kepada staf Universiti dengan kelulusan Naib

Canselor atau Ketua pusat tanggungjawab (PTj) bagi tugas rasmi dalam negeri

dan luar negara.

12.2 TAFSIRAN

12.2.1 “Perjalanan Rasmi” bermaksud menjalankan tugas rasmi atau menghadiri

kursus/latihan/seminar/bengkel yang berupa akademik atau praktik termasuk

lawatan kerana menguruskan perolehan 1 2 Universiti, lawatan sambil belajar

dan seumpamanya, di luar Universiti samada di dalam atau di luar negara.

12.2.2 “Pendahuluan Perjalanan Rasmi” adalah sejumlah wang yang dibayar kepada

staf sebelum perjalanan rasmi dibuat.

12.2.3 “Pendahuluan Pelbagai” adalah sejumlah wang yang dibayar kepada pemohon

bagi sesuatu aktiviti yang terancang untuk membeli bekalan/perkhidmatan

yang diperlukan.

12.3 PENDAHULUAN PERJALANAN RASMI

12.3.1 Seseorang staf yang dikehendaki bertugas rasmi di luar ibu pejabat sama ada

dalam atau di luar negeri adalah layak memohon pendahuluan diri sebelum

bertolak untuk menjalankan tugas rasminya.

12.3.2 Syarat-syarat Pendahuluan

12.3.2.1 Kelayakan minimum (termasuk elaun makan dan elaun hotel) bagi

permohonan perjalanan rasmi adalah seperti berikut:-


352

KELAYAKAN KADAR MINIMUM

Kumpulan pengurusan dan profesional dan ke atas RM 500.00

Kumpulan pelaksana RM 300.00

12.3.2.2 Kelulusan pendahuluan adalah 100% bagi perjalanan rasmi luar

Negara dan tidak melebihi 90% bagi perjalanan rasmi dalam

negara. Perbelanjaan adalah untuk hari bertugas sahaja tidak

termasuk bagi perjalanan pergi dan balik.

12.3.2.3 Permohonan Pendahuluan tidak akan diluluskan sekiranya

terdapat pendahuluan terdahulu yang belum selesai sama ada

pendahuluan yang akan diselesaikan berkenaan adalah bagi tujuan

pendahuluan perjalanan rasmi atau pendahuluan pelbagai.

12.3.2.4 Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan Rasmi Luar Negara

perlu disertakan bersama (Lampiran A2) yang telah diluluskan

12.4 KAEDAH PERMOHONAN DAN PENYELESAIAN

12.4.1 Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan Rasmi

(BEN/UBY/006(Pind.1/2008) yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada

Pejabat Bendahari selewat-lewatnya 5 hari bekerja sebelum daripada tarikh

perjalanan.

12.4.2 Pejabat Bendahari hanya akan memproses borang yang lengkap diisi dan

disertakan dengan dokumen-dokumen sokongan bagi tujuan perjalanan rasmi

berkenaan.

12.4.3 Pejabat Bendahari berhak menolak Permohonan Pendahuluan yang diterima

kurang dari 5 hari bekerja dari tarikh program atau perjalanan.

12.4.4 Pendahuluan bagi tujuan bayaran elaun hotel hanya akan diluluskan sekiranya

pihak hotel tidak menerima pesanan tempatan (LO) atau “Undertaking Letter”

yang dikeluarkan oleh Universiti.


353

12.4.5 Staf Universiti dikehendaki mengemukakan dengan segera tuntutan perjalanan

sebagaimana yang dinyatakan dalam Pekeliling Bendahari Bil. 6 Tahun 2016

iaitu tidak lewat daripada 10 haribulan bulan berikutnya.

12.4.6 Tindakan Pemotongan gaji akan dibuat sekiranya staf tidak menghantar

laporan mengikut tempoh yang ditetapkan.

12.4.7 Tindakan serta merta akan diambil untuk menyelesaikannya dengan

memotong sekaligus dari gaji pegawai berkenaan sehingga selesai.

12.4.8 Pejabat Bendahari boleh mengenakan denda 10% dari jumlah pendahuluan

yang diluluskan sekiranya staf gagal menghantar dalam tempoh yang

ditetapkan.

12.4.9 Sekiranya terdapat lebihan pendahuluan, staf bertanggungjawab

memulangkan wang tersebut di Kaunter Pejabat Bendahari secara tunai dan

tiada pemotongan gaji dibuat bagi tujuan pelarasan lebihan pendahuluan

perjalanan.

12.4.10 Tindakan akan diambil sekiranya staf berkenaan gagal menjelaskan lebihan

wang pendahuluan perjalanan.

12.5 PENDAHULUAN PELBAGAI

12.5.1 Pendahuluan Pelbagai diberi untuk membeli barang-barang dan perkhidmatan

bagi menjalankan sesuatu aktiviti atau program yang tidak dapat dibuat

melalui Pesanan Tempatan atas sebab-sebab tertentu.

12.5.2 Syarat-syarat Pendahuluan

12.5.2.1 Hanya staf dari kumpulan pengurusan profesional dan ke atas

sahaja layak membuat permohonan pendahuluan pelbagai. Had


354

maksimum yang boleh diluluskan oleh Pejabat Bendahari bagi

setiap permohonan ialah RM5,000.00. Permohonan pendahuluan

yang berjumlah RM5,001.00 dan ke atas perlu mendapat kelulusan

Naib Canselor atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa.

12.5.2.2 Permohonan Pendahuluan tidak akan diluluskan sekiranya

terdapat pendahuluan terdahulu yang belum selesai sama ada

pendahuluan yang akan diselesaikan berkenaan adalah bagi tujuan

pendahuluan perjalanan rasmi atau pendahuluan pelbagai.

12.6 KAEDAH PERMOHONAN DAN PENYELESAIAN

12.6.1 Borang perdahuluan pelbagai (BEN/UBY/007(Pind.1/2008) hendaklah

dikemukakan kepada Pejabat Bendahari selewat-lewatnya 5 hari bekerja

sebelum aktiviti/program dijalankan.

12.6.2 Pejabat Bendahari hanya akan memproses borang lengkap diisi dan

disertakan dengan dokumen-dokumen sokongan bagi tujuan program

berkenaan seperti surat arahan, perincian pendahuluan, kertas kerja yang

diluluskan dan juga salinan minit mesyuarat di mana kertas kerja dibincangkan

dan diluluskan.

12.6.3 Pejabat Bendahari berhak menolak Permohonan Pendahuluan yang diterima

kurang dari 5 hari bekerja dari tarikh program.

12.6.4 Permohonan pendahuluan pelbagai adalah bagi tujuan seperti berikut:

12.6.4.1 Perolehan barangan/perkhidmatan diperlukan dengan segera bagi

tujuan menjayakan sesuatu program/projek dan pihak pembekal

tidak menerima pesanan tempatan (jualan tunai sahaja)

12.6.4.2 Bayaran sumbangan kepada kumpulan–kumpulan/ individu-

individu tertentu (sama ada mereka ini merupakan staf daripada

agensi Kerajaan yang lain ataupun pihak luar) yang terlibat dalam

menjayakan program rasmi Universiti.


355

12.6.4.3 Bayaran ini perlu dibuat segera sebaik sahaja selesai program

rasmi berkenaan. Borang pengesahan penerimaan wang

(BEN/UBY/012) hendaklah digunakan sebagai bukti.

12.6.4.4 Bayaran honorarium kepada penceramah jemputan sama ada dari

agensi Kerajaan ataupun swasta yang mengendalikan kursus/

taklimat/bengkel sama ada di peringkat fakulti/jabatan ataupun

Universiti

12.6.4.5 Laporan perbelanjaan mestilah berdasarkan perincian

perbelanjaan yang diluluskan berserta resit –resit yang telah

disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab/Ketua JawatanKuasa/

Ketua Projek hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari

dalam tempoh 2 minggu selepas selesai program/projek

dijalankan ataupun selepas perolehan barangan dilaksanakan yang

mana lebih awal.

12.6.4.6 Laporan berkenaan hendaklah menggunakan borang laporan

perbelanjaan pendahuluan pelbagai (Lampiran). Sekiranya

terdapat perubahan pada perbelanjaan hendaklah mendapat

kelulusan dari Ketua PTj.

12.6.4.7 Laporan perbelanjaan yang tidak dikemukakan kepada Pejabat

Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan, tindakan Pemotongan

gaji akan dibuat sekiranya staf tidak menghantar laporan mengikut

tempoh yang ditetapkan.

12.6.4.8 Tindakan serta merta akan diambil untuk menyelesaikannya

dengan memotong sekaligus dari gaji pegawai berkenaan sehingga

selesai.

12.6.4.9 Pejabat Bendahari boleh mengenakan denda 10% dari jumlah

pendahuluan yang diluluskan sekiranya staf gagal menghantar

dalam tempoh yang ditetapkan

12.6.4.10 Sekiranya terdapat lebihan pendahuluan, staf bertanggungjawab

memulangkan wang tersebut di Kaunter Pejabat Bendahari secara

Tunai dan tiada pemotongan gaji dibuat bagi tujuan pelarasan baki

pendahuluan. Sekiranya staf berkenaan masih gagal menjelaskan


356

baki tersebut, tindakan tatatertib akan diambil dan kes ini

diklasifikasikan sebagai Pecah Amanah.

12.7 TANGGUNGJAWAB PEJABAT BENDAHARI

12.7.1 Rekod daftar pendahuluan perjalanan rasmi dan pendahuluan pelbagai

hendaklah disediakan oleh Pejabat Bendahari.

12.7.2 Pelarasan akan dibuat dalam tempoh 21 hari selepas penyata perbelanjaan

atau tuntutan perjalanan yang lengkap diterima. Semua pendahuluan

hendaklah diselaraskan dalam tahun kewangan yang sama.

12.7.3 Rekod daftar pendahuluan perjalanan rasmi dan pendahuluan pelbagai

tersebut hendaklah diperiksa setiap suku tahun dan ditandatangani oleh

Pegawai Penyelia atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Bendahari.

BAB 13

EMOLUMEN


357

13.1 PENDAHULUAN

13.1.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab memastikan sistem pembayaran gaji

adalah teratur, sempurna dan dibayar mengikut segala peraturan yang sedia

ada dan tepat pada tarikh yang telah ditetapkan.

13.1.2 Pengurusan maklumat sumber manusia antara Pejabat Bendahari dan Pejabat

Pendaftar harus dikendalikan dengan baik pada setiap masa.

13.2 TAFSIRAN

13.2.1 Emolumen bermaksud segala saraan dalam bentuk wang yang kena dibayar

kepada seseorang pegawai dan termasuklah gaji pokok, imbuhan tetap,

bayaran insentif dan elaun bulanan yang lain.

13.2.2 Pegawai bermaksud seseorang yang dilantik oleh Universiti secara tetap,

kontrak, sementara, sambilan, sangkut atau pinjaman tidak termasuk

pensyarah sambilan, jurulatih sambilan atau pembantu penyelidik.

13.3 PIHAK BERKUASA MELULUS

13.3.1 Berikut adalah pihak berkuasa melulus mengikut kategori:

13.3.2 Tanggungjawab PTj


Pemotongan gaji disebabkan terlebih bayar

Pendaftar


358

13.3.2.1 Pejabat Pendaftar bertanggungjawab untuk menyimpan dan

menyelenggara semua maklumat perubahan gaji yang diluluskan.

13.3.2.2 Pejabat Bendahari bertanggungjawab menyimpan dan

menyelenggara semua maklumat berkaitan pembayaran dan

potongan gaji.

13.3.2.3 Dokumen-dokumen hendaklah disimpan dengan selamat dan

difailkan dengan sempurna dan teratur.

13.4 PEMBAYARAN GAJI TAHUNAN

13.4.1 Jadual gaji

13.4.1.1 Pada setiap tahun, Pejabat Bendahari akan mengeluarkan

pekeliling berkaitan jadual pembayaran gaji bagi tempoh satu

tahun berdasarkan kepada Pekeliling Jabatan Akauntan Negara

yang dikeluarkan pada setiap tahun. Antara arahan yang ditetapkan

ialah:

a. Gaji dan Elaun tidak boleh dibayar sebelum 25hb dalam

bulan gaji atau elaun itu kena dibayar;

b. Sekiranya 25hb dalam bulan itu jatuh pada hari Jumaat,

Sabtu atau Ahad, bayaran boleh dibuat pada hari kerja akhir

sebelum hari Jumaat;

c. Gaji bulanan pegawai Universiti boleh dibayar awal

sekiranya cuti perayaan jatuh selepas 11hb daripada tarikh

pembayaran gaji bulan berkenaan; dan

d. Bagi pegawai yang dilantik secara sambilan, gajinya akan

dibayar mengikut jadual pembayaran gaji yang dikeluarkan

oleh Pejabat Bendahari.

13.4.2 Kelulusan perubahan gaji


359

13.4.2.1 Semua maklumat perubahan gaji hendaklah diluluskan secara

bercetak oleh Pejabat Pendaftar meliputi pelantikan baru, kenaikan

pangkat, penamatan kontrak, pemberhentian atau penamatan

perkhidmatan, perubahan kadar gaji dan elaun, pergerakan gaji

tahunan, bonus, jawatan giliran, cuti belajar dan cuti tanpa gaji.

13.4.2.2 Dokumen atau arahan perubahan gaji hendaklah disimpan di dalam

fail pegawai berkenaan untuk tujuan pengauditan.

13.4.3 Kawalan atas perubahan gaji

13.4.3.1 Pegawai yang meluluskan Penyata Perubahan Gaji hendaklah

diberi kuasa secara bertulis. Semakan hendaklah dijalankan bagi

menentukan segala perubahan dikira dengan betul.

13.4.3.2 Perkiraan jumlah gaji dan elaun yang dibayar hendaklah mengikut

peraturan perkhidmatan yang sedang berkuatkuasa.

13.4.3.3 Pejabat Pendaftar bertanggungjawab mengambil tindakan

memaklumkan melalui IMS kepada Pejabat Bendahari untuk

memberhentikan pembayaran gaji bagi pegawai yang dipinjam,

bersara, meletak jawatan, meninggal dunia dan sebagainya.

13.4.4 Pelantikan dan kenaikan pangkat

13.4.4.1 Pejabat Pendaftar hendaklah menghantar segala maklumat

perubahan kepada Pejabat Bendahari melalui IMS berkaitan

pegawai-pegawai yang dilantik dan kenaikan pangkat berserta

dengan maklumat kadar gaji, elaun, tunggakan gaji, tarikh

kuatkuasa dan pelbagai maklumat yang diperlukan.

13.4.5 Kaedah pembayaran gaji


360

13.4.5.1 Pejabat Bendahari hendaklah menyemak semua Penyata

Perubahan Pendapatan (ROC) yang diterima sebelum memproses

gaji pada setiap bulan.

13.4.5.2 Setiap pembayaran gaji yang dilakukan hendaklah disokong

dengan baucar bayaran di mana jumlah pembayaran adalah sama

dengan penyata pembayaran gaji.

13.4.5.3 Pejabat Bendahari hendaklah memastikan setiap pegawai

dimaklumkan pembayaran gajinya melalui penyata gaji bulanan

sama ada secara bercetak atau maklumat atas talian.

13.4.5.4 Setiap pegawai adalah bertanggungjawab memastikan

pembayaran gaji yang dibayar setiap bulan adalah betul dan tepat.

Pegawai hendaklah melaporkan sebarang kesilapan kepada

Pejabat Pendaftar atau Pejabat Bendahari untuk tindakan

pembetulan.

13.4.6 Pemotongan gaji

13.4.6.1 Pemotongan gaji hendaklah dilaksanakan dengan tepat, betul dan

dibayar kepada pihak ketiga berserta penyatanya pada masa yang

telah ditetapkan. Pihak ketiga bermaksud pihak yang mempunyai

kuasa berkanun atau mempunyai hak untuk mengarah membuat

pemotongan gaji dan menerima bayaran tersebut.

13.4.6.2 Jenis-jenis potongan gaji adalah seperti berikut:

a. Arahan: Potongan gaji yang dilakukan mengikut arahan-

arahan berkanun dari pihak ketiga seperti badan berkanun,

Biro Angkasa, koperasi, mahkamah dan sebagainya yang

dibenarkan oleh Universiti. Tindakan ini diambil bagi satu

jangka masa yang telah ditetapkan dan tertakluk kepada

perubahan;

b. Tidak hadir bekerja: Universiti berhak untuk membuat

potongan gaji ke atas pegawai yang disabitkan kesalahan

tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran

terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah;


361

c. Pinjaman kenderaan dan komputer Universiti: Potongan

gaji akan dilakukan apabila permohonan sesuatu pinjaman

telah diluluskan dan mengikut syarat di dalam perjanjian

tersebut; dan

d. Potongan-potongan lain: Universiti berhak membuat

potongan gaji pegawai bagi pembayaran yang terlebih

bayar dan hutang-hutang tanpa perlu mendapat kebenaran

pegawai berkenaan terlebih dahulu.

13.4.6.3 Pengesahan berkaitan sesuatu potongan adalah berdasarkan

arahan dari pihak ketiga atau permohonan dari pegawai yang

terbabit.

13.4.7 Gaji Terlebih Bayar

13.4.7.1 Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan gaji

pegawai dan upah dibayar dengan betul dan tepat.

13.4.7.2 Jika berlaku terlebih bayar, bayaran balik hendaklah dibuat dengan

segera mengikut jadual yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa

melulus.

13.4.8 Laporan-laporan berkaitan gaji hendaklah disimpan dengan teratur dan

selamat untuk rujukan dan pengauditan.

13.4.9 Pembayaran gaji boleh dilakukan menerusi cek atau kredit ke akaun bank-bank

yang dibenarkan oleh Universiti.


362

BAB 14

ELAUN LEBIH MASA

14.1 PENDAHULUAN

14.1.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab memastikan sistem pembayaran gaji

adalah teratur, sempurna dan dibayar mengikut segala peraturan yang sedia

ada dan tepat pada tarikh yang telah ditetapkan.

14.1.2 Pengurusan maklumat sumber manusia antara Pejabat Bendahari dan Pejabat

Pendaftar harus dikendalikan dengan baik pada setiap masa.

14.2 TAFSIRAN

14.2.1 Elaun lebih masa

14.2.1.1 Kerja lebih masa bermaksud kerja-kerja yang dijalankan di luar

waktu bekerja pejabat biasa yang ditetapkan kepada seseorang

pegawai untuk menjalankan tugas-tugas rasmi jawatan hakikinya

atau PTj atau yang diarahkan oleh Universiti.

14.2.1.2 Kadar Siang bermaksud sebarang giliran bertugas tambahan yang

dilaksanakan di antara jam 6.00 pagi hingga 10.00 malam.

14.2.1.3 Kadar Malam bermaksud sebarang giliran bertugas tambahan

yang dilaksanakan di antara jam 10.00 malam hingga 6.00 pagi.

14.2.1.4 Waktu Bekerja Giliran bermaksud satu sistem waktu bekerja di

mana masa bekerja ditentukan secara giliran oleh Ketua PTj.

14.3 PIHAK BERKUASA MELULUS

14.3.1 Berikut adalah pihak berkuasa melulus mengikut kategori:


363

14.3.2 Tanggungjawab PTj

14.3.2.1 Pejabat Pendaftar bertanggungjawab untuk menyimpan dan

menyelenggara semua maklumat perubahan gaji yang diluluskan.

14.3.2.2 Pejabat Bendahari bertanggungjawab menyimpan dan

menyelenggara semua maklumat berkaitan pembayaran dan

potongan gaji.

14.3.2.3 Dokumen-dokumen hendaklah disimpan dengan selamat dan

difailkan dengan sempurna dan teratur.

14.4 ELAUN LEBIH MASA

14.4.1 Pegawai dalam kumpulan sokongan bertaraf tetap, kontrak atau sambilan

layak dibayar elaun lebih masa apabila diarahkan bekerja melebihi masa

bekerja biasa atau dipanggil bertugas dalam masa kecemasan.

14.4.2 Elaun lebih masa dibayar berdasarkan jumlah masa yang telah direkodkan

mengikut kadar-kadar yang telah ditetapkan.

14.4.3 Kerja lebih masa tidak termasuk masa rehat, waktu perjalanan, masa makan

dan waktu solat.

14.4.4 Kerja lebih masa hendaklah bagi kerja-kerja bersifat rasmi sahaja, iaitu

menjalankan tugas-tugas bagi jawatannya atau PTj, tetapi bukan untuk

menjalankan tugas-tugas bersifat peribadi.


Pemotongan gaji disebabkan terlebih bayar Pendaftar

Permohonan elaun lebih masa Ketua PTj

Tuntutan elaun lebih masa melebihi had 1/3 daripada gaji bulanan

Ketua PTj

Pegawai yang membuat tuntutan elaun lebih masa lewat daripada satu bulan

Ketua PTj


364

14.4.5 Kawalan dan semakan hendaklah dilaksanakan ke atas tuntutan elaun lebih

masa bagi memastikan pembayaran elaun lebih masa adalah bagi kerja lebih

masa yang sah sahaja seperti yang telah diluluskan oleh Ketua PTj.

14.4.6 Ketua PTj dikehendaki menentukan supaya sesuatu tuntutan bayaran elaun

lebih masa itu hendaklah bagi kerja-kerja yang mustahak dan tidak boleh dibuat

tanpa arahan pegawai bertanggungjawab.

14.4.7 Kerja lebih masa yang dibenarkan adalah meliputi semua jenis tugas

perkhidmatan kaunter, pemprosesan penyeliaan dan pengawasan dengan

tertakluk kepada syarat-syarat kerja seperti berikut:

14.4.7.1 Kerja kecemasan

a. Kerja mustahak dan tidak boleh ditangguhkan pada hari

berikutnya oleh sebab penangguhan memudaratkan

perkhidmatan awam;

b. Kerja-kerja yang hendak dibuat adalah melebihi bidang

tugas biasanya; dan

c. Kerja-kerja yang perlu diuruskan dalam tempoh masa

terhad.

14.4.8 Had kelayakan

14.4.8.1 Ketua PTj hendaklah mentadbir kerja-kerja lebih masa supaya

jumlah tuntutan bayaran elaun lebih masa dalam sebulan bagi

seseorang pegawai tidak melebihi 1/3 daripada gaji atau 104 jam.

14.4.8.2 Pegawai masih boleh dibayar elaun lebih masa melebihi daripada

1/3 gaji atau 104 jam dengan menepati syarat-syarat berikut:

a. Semua pegawai yang terlibat dalam sesuatu urusan di

tempat yang sama telah menjalankan kerja lebih masa

yang melebihi had 1/3 daripada gaji atau 104 jam;

b. Ketua PTj hendaklah mengeluarkan surat kelulusan

tuntutan melebihi had 1/3 daripada gaji atau 104 jam; dan


365

c. Sesuatu keadaan yang difikirkan sangat munasabah tetapi

terkeluar daripada panduan di atas.

14.4.9 Pengiraan kadar

14.4.9.1 Kadar bayaran bagi kerja lebih masa bagi pegawai tetap dan

kontrak adalah seperti berikut:

14.4.9.2 Kadar bayaran bagi kerja lebih masa bagi pegawai sambilan adalah

seperti berikut:

14.4.9.3 Pegawai yang sedang menerima elaun tanggungan kerja adalah

layak dibayar elaun lebih masa kecuali 2 jam 15 minit yang pertama

bagi kerja yang dijalankan.

14.4.9.4 Kadar bagi pegawai yang bekerja secara giliran:

a. Bagi pegawai yang bekerja mengikut waktu bekerja giliran

dan hari giliran bertugas jatuh pada hari kelepasan am

maka layak menuntut elaun lebih masa atas kadar hari

kelepasan am.

b. Jika hari rehat mingguan yang telah ditetapkan bagi

seseorang pegawai bekerja giliran jatuh pada hari

kelepasan am, maka hari kelepasan am bagi seseorang

pegawai tersebut ditunda pada hari bekerja berikutnya.

14.4.9.5 Kadar gandaan

Kadar gandaan bayaran elaun lebih masa yang digunakan adalah

seperti berikut:

Kadar Satu Jam = Gaji pokok x 12 bulan x Kadar Gandaan

313 hari bekerja x 8 jam

Kadar Satu Jam = Gaji harian x 23 hari bekerja x 12 bulan

313 hari bekerja x 8 jam


366

14.4.10 Syarat-syarat bagi tuntutan Elaun Lebih Masa oleh pemandu

14.4.10.1 Seseorang pemandu yang diarahkan bekerja lebih masa di luar

kawasan pejabat adalah layak menuntut bayaran elaun lebih masa

termasuk masa perjalanan kerana tugas memandu adalah tugas

hakiki pemandu berkenaan;

14.4.10.2 Masa menunggu di luar waktu kerja bagi seseorang pemandu

semasa menjalankan tugas rasmi PTj atau tugas rasmi adalah

dikira sebagai kerja lebih masa. Ketua PTj hendaklah memastikan

bahawa tempoh menunggu itu adalah munasabah;

14.4.10.3 Seseorang pemandu tidak layak menuntut bayaran elaun lebih

masa bagi masa perjalanannya dari rumah ke pejabat atau ke

tempat melapor diri untuk bertugas dan sebaliknya;

14.4.10.4 Pemandu khas kepada pegawai-pegawai JUSA A layak untuk

menuntut bayaran lebih masa bagi masa perjalanan dari rumah ke

pejabat atau ke tempat lapor diri untuk bertugas dan sebaliknya;

dan

14.4.10.5 Bagi seorang pegawai yang bukan berjawatan pemandu, layak

untuk menuntut elaun lebih masa pada masa perjalanan sahaja.

14.4.11 Masa dalam perjalanan

14.4.11.1 Bagi seseorang pegawai selain daripada pemandu, masa

perjalanan di luar masa kerja boleh dikira sebagai kerja lebih masa

jika tempoh waktu bertugas di luar kawasan pejabat itu adalah

kurang daripada tempoh 24 jam.

KADAR

GANDAAN BAYARAN (RM)

HARI BEKERJA

BIASA

HARI CUTI

MINGGUAN

HARI

KELEPASAN

Kadar Siang 1.125 1.25 1.75

Kadar Malam 1.25 1.50 2.00


367

14.4.11.2 Jika tempoh melebihi 24 jam, maka seseorang pegawai tersebut

adalah tidak layak dibayar elaun lebih masa dalam perjalanan.

14.4.11.3 Bagi pemandu khas pegawai-pegawai JUSA A, dibenarkan

menuntut elaun lebih masa sekiranya diarah menjalankan tugas-

tugas memandu di luar waktu pejabat atau waktu bertugas yang

telah ditetapkan kepadanya tertakluk kepada syarat bahawa

tuntutan tersebut hendaklah disahkan oleh pegawainya.

14.4.12 Kerja lebih masa bagi peserta kursus/perarakan

14.4.12.1 Peserta-peserta kursus, seminar, bengkel dan seumpamanya tidak

layak menerima bayaran elaun lebih masa atau cuti gantian,

walaupun ia melibatkan kerja-kerja lebih masa dalam tempoh

kursus, seminar dan bengkel tersebut; dan

14.4.12.2 Seseorang pegawai yang menjadi peserta perhimpunan/perarakan

anjuran Universiti tidak layak dibayar bayaran elaun lebih masa

kecuali yang bertugas sebagai urus setia.

14.4.13 Cuti gantian

14.4.13.1 Ketua PTj tidak boleh mengarahkan seseorang pegawai untuk

mengambil cuti gantian bagi kerja lebih masa yang layak dibayar.

14.4.13.2 Ketua PTj boleh dengan budi bicaranya untuk memberi cuti gantian

kepada pegawai yang memohon supaya kerja-kerja lebih masa

yang telah dilakukan diganti dengan cuti gantian tertakluk kepada

kepentingan awam atau kepentingan perkhidmatan.

14.4.14 Arahan berkhidmat di luar masa biasa

14.4.14.1 Ketua PTj boleh mengarahkan mana-mana pegawainya bertugas di

luar masa yang ditetapkan apabila pada pandangannya ini adalah

untuk kepentingan awam atau kepentingan perkhidmatan.


368

14.4.14.2 Ini termasuklah kehadiran di pejabat lebih awal atau tinggal lebih

lama daripada masa-masa yang ditetapkan, atau hadir di pejabat

pada hari-hari minggu atau kelepasan am.

14.4.15 Permulaan dan akhir tugas

14.4.15.1 Bagi pegawai di mana tempat melapor diri adalah berlainan dari

tempat penempatan, mereka dianggap memula dan menamatkan

tugas di mana mereka ditempatkan (penempatan pegawai);

14.4.15.2 Bagi seseorang pegawai yang bertugas di luar kawasan

pejabatnya, maka kadar tuntutan elaun lebih masa hendaklah dikira

berdasarkan waktu bekerja di mana terletaknya kawasan pejabat

seseorang pegawai berkenaan; dan

14.4.15.3 Sekiranya pegawai diarah bertugas di luar waktu pejabat pada hari

Ahad ke negeri yang hari Jumaat adalah hari rehat mingguan, maka

pegawai layak menuntut bayaran elaun lebih masa atau kadar hari

rehat mingguan kerana bayaran dikira berdasarkan di mana

terletaknya ibu pejabat.

14.4.16 Tuntutan elaun lebih masa melebihi satu bulan

14.4.16.1 Pegawai yang membuat tuntutan elaun lebih masa yang lewat

daripada satu bulan hendaklah mendapatkan surat pengesahan

daripada Ketua PTj dengan menyatakan justifikasi kelewatan dan

membuat perakuan bahawa tuntutan kerja lebih masa tersebut

belum dibuat sebelum ini.

14.4.16.2 Pegawai hendaklah menyertakan surat arahan kerja, rekod

kehadiran dan jadual pengiraan kerja lebih masa dan dihantar ke

Pejabat Bendahari.

14.4.16.3 Pejabat Bendahari berhak menolak tuntutan yang tidak mematuhi

peraturan yang ditetapkan.


369

BAB 15

TATACARA SKIM PEMBIAYAAN KENDERAAN

(PRINSIP AL BAI’ BITHAMAN ‘AJIL)

15.1 TUJUAN

15.1.1 Tatacara ini dikeluarkan bertujuan untuk menetapkan peraturan dan syarat

mengenai Tatacara Skim Pembiayaan bagi staf Universiti Malaysia mengikut

lunas-lunas Islam yang berdasarkan kepada prinsip Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil.

15.2 PEMBIAYAAN

15.2.1 Pembiayaan pinjaman adalah melalui Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan,

Universiti Malaysia Kelantan.

15.3 TAFSIRAN

15.3.1 Melainkan sesuatu itu terjelas maksudnya di dalam tatacara ini tafsiran di

bawah ini hendaklah diikuti:

15.3.1.1 “Al-Bai’ Bithaman ’Ajil” bererti jualan dengan harga tangguh atau

jualan dengan bayaran ansuran iaitu menjual sesuatu dengan

disegerakan penyerahan barang yang dijual kepada pembeli dan

ditangguhkan bayaran harganya sehingga ke satu masa yang

ditetapkan atau dengan bayaran beransur-ansur.

15.3.1.2 “Harga belian” bererti jumlah kos bagi kenderaan yang akan dibeli

oleh Universiti melalui bayaran seperti berikut:

a. Amaun pembiayaan Universiti yang diluluskan kepada staf;

dan

b. Bayaran muka yang ditanggung oleh staf jika harga

kenderaan melebihi kelayakan staf.


370

15.3.1.3 “amaun pembiayaan Universiti” bererti jumlah yang dibiayai oleh

Universiti berdasarkan kepada kelayakan staf.

15.3.1.4 “bayaran muka” bererti amaun perbezaan di antara harga belian

dengan amaun pembiayaan Universiti.

15.3.1.5 “harga jualan” bererti jumlah sebenar yang akan dibayar oleh staf

seperti berikut:

a. bayaran muka yang ditanggung oleh staf jika harga

kenderaan melebihi kelayakan staf; dan

b. amaun pembiayaan dan keuntungan Universiti.

15.3.1.6 “keuntungan” bererti satu kadar keuntungan yang akan ditetapkan

oleh Universiti dari semasa ke semasa.

15.3.1.7 “tugas rasmi” bererti tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat

selain daripada menghadiri kursus-kursus dan tidak termasuk

perjalanan ulang-alik ke pejabat.

15.3.1.8 “Polisi Perlindungan Takaful” bererti suatu skim perlindungan

insurans kenderaan yang berasaskan kepada prinsip saling jamin-

menjamin yang diluluskan oleh Universiti.

15.3.1.9 “Asarah” bererti seseorang yang berada di dalam kesempitan.

15.3.1.10 “Muqassah” bererti satu amaun kurangan daripada jumlah

keuntungan asas (rebat) yang telah ditetapkan oleh Universiti.

15.4 KUASA MELULUSKAN PEMBIAYAAN KENDERAAN

15.4.1 Kuasa untuk meluluskan pinjaman kenderaan kepada staf yang memenuhi

semua syarat mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam tatacara

ini adalah diberi kepada Naib Canselor atau mana-mana pegawai yang diberi

kuasa secara bertulis.

15.4.2 Permohonan daripada Naib Canselor serta permohonan daripada staf yang

tidak memenuhi syarat-syarat pinjaman hendaklah dikemukakan kepada

Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti untuk dipertimbangkan.


371

15.5 PERATURAN PERMOHONAN PEMBIAYAAN

15.5.1 Semua permohonan hendaklah dikemukakan dalam Borang Permohonan

Pembiayaan Kenderaan [UMK(B03.00)(75-18)] yang ditetapkan sebanyak tiga

(3) salinan bersama dengan lima (5) salinan Surat Perjanjian yang telah

dipenuhi. Selepas permohonan diluluskan, salinan-salinan Borang

Permohonan dan Surat Perjanjian diedarkan seperti berikut:

15.5.1.1 Salinan asal Borang Permohonan dan salinan asal Surat Perjanjian

yang telah disetemkan secukupnya dan salinan- salinan yang

kedua dikehendaki dikembarkan kepada baucer bayaran pinjaman;

15.5.1.2 Salinan ketiga dikehendaki disimpan oleh Unit Emolumen dan

Pinjaman, Pejabat Bendahari yang meluluskan pinjaman;

15.5.1.3 Salinan keempat adalah untuk kegunaan Unit Emolumen, Pejabat

Bendahari yang bertanggungjawab menguruskan bayaran balik

pinjaman melalui potongan gaji bulanan; dan

15.5.1.4 Salinan kelima disimpan dalam Fail Peribadi Peminjam di Pejabat

Pendaftar.

15.5.2 Borang Permohonan Pembiayaan Kenderaan [UMK(B03.00)(75-18)] dan Surat

Perjanjian adalah seperti di Lampiran A dan Lampiran B.

15.5.3 Borang Perjanjian Pinjaman Kenderaan adalah dikehendaki disetem dengan

nilai duti selaras dengan Akta Setem 1949.

15.6 SYARAT-SYARAT PEMBIAYAAN

15.6.1 Staf yang layak memohon pembiayaan kenderaan ialah staf yang berjawatan

tetap dan staf yang berkhidmat secara kontrak. Pembiayaan adalah bagi

membeli kenderaan yang dibenarkan mengikut kelayakan dan kemampuan

seseorang staf yang sesungguhnya memerlukan kenderaan untuk

menjalankan tugas rasmi dengan sempurna. Bagi tujuan ini, Ketua Jabatan

adalah bertanggungjawab memastikan syarat ini dipatuhi dengan sepenuhnya.


372

15.6.2 Staf yang bergaji pokok tidak kurang daripada RM1,620.00 yang berjawatan

tetap layak memohon.

15.6.3 Sebarang permohonan pertukaran jenis kenderaan yang dibeli hendaklah

mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Bendahari atau mana-mana

pegawai yang diwakilkan kuasa secara bertulis oleh Bendahari.

15.6.4 Pembiayaan hanya boleh diberi kepada seseorang staf sekali sahaja dalam

tempoh lima (5) tahun dengan syarat pembiayaan yang ada telah diselesaikan.

Walau bagaimanapun, syarat mengenai tempoh ini boleh diberi kelonggaran

dengan mendapat kelulusan khas dari Naib Canselor seperti kerosakan kereta

yang tidak ekonomi dan selamat dari segi mekanikal untuk dipakai serta

disahkan oleh Jurutera Mekanikal, (JKR Woksyop Persekutuan) tertakluk baki

pinjaman telah dibayar balik sepenuhnya.

15.6.5 Pembiayaan kepada staf yang masih dalam tempoh percubaan atau

berkhidmat secara kontrak hendaklah dijamin oleh dua (2) orang staf dari

Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan yang telah

disahkan dalam jawatannya.

15.6.6 Jumlah pembiayaan tidak boleh melebihi harga bersih kenderaan dan tidak

boleh dimasukkan bayaran cukai jalan raya, bayaran insurans dan lain-lain

bayaran tambahan yang berkenaan kepada kenderaan tersebut. Harga bersih

kenderaan ialah harga jualan kenderaan, cukai eksais dan cukai jualan.

15.6.7 Jumlah pembiayaan yang diluluskan hendaklah dibundarkan kepada angka

ratusan ringgit yang kurang kecuali bagi pembiayaan untuk membeli bot dan

basikal. Misalnya, bagi permohonan sebanyak RM13,950.00, pembiayaan yang

boleh diluluskan ialah RM13,900.00. Satu lagi contoh ialah bagi membeli kereta

yang berharga bersih RM19,993.00 tetapi staf berkenaan mempunyai

kelayakan maksima meminjam RM23,000.00 pembiayaan yang boleh

diluluskan ialah RM19,900.00. Contoh pengiraan kelayakaan adalah seperti di

Lampiran F.


373

15.6.8 Selagi pembiayaan belum diselesaikan sepenuhnya:

15.6.8.1 Staf hendaklah menyertai Takaful Kenderaan (komprehensif) bagi

melindungi kenderaan itu di mana jumlah amaun perlindungannya

pada tiap-tiap tahun hendaklah tidak kurang dari baki pembiayaan

yang masih ada; dan

15.6.8.2 Staf tidak boleh menjual, memindah hak milik atau menggadaikan

kenderaan tersebut tanpa kebenaran khas dari Naib

Canselor/Bendahari atau mana-mana pegawai yang diberikan

kuasa secara bertulis daripada Naib Canselor.

15.6.9 Semasa mengemukakan permohonan, staf hendaklah mematuhi syarat-syarat

berikut:

15.6.9.1 staf mempunyai lesen memandu yang sah; dan

15.6.9.2 jumlah ansuran potongan bulanan pembiayaan kenderaan

berkenaan tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok staf dan jumlah

semua potongan gajinya, termasuk ansuran potongan pembiayaan

kenderaan berkenaan, tidak melebihi 60% dari gaji pokok serta

elaun-elaun.

15.6.10 Permohonan pembiayaan untuk membeli kereta oleh seseorang staf yang

mempunyai gaji pokok kurang daripada RM1,620.00 sebulan sebulan hanya

boleh dipertimbangkan dan diluluskan oleh Naib Canselor/Bendahari atau

mana-mana pegawai yang diberikan kuasa secara bertulis oleh Naib Canselor

dengan syarat:

15.6.10.1 Ketua Jabatan memperakukan bahawa:

a. staf itu tidak dapat menjalankan tugas rasmi dengan

cekapnya setiap hari tanpa menggunakan sebuah kereta

sendiri, ataupun staf yang berkenaan telah disahkan oleh

Lembaga Perubatan (Perintah Am Bab F) sebagai tidak

boleh menunggang motosikal;


374

b. staf mempunyai lesen memandu yang sah;

c. jumlah ansuran potongan bulanan pembiayaan kenderaan

tidak boleh melebihi satu pertiga (1/3) daripada gaji pokok

staf dan jumlah semua potongan termasuk ansuran

potongan pembiayaan kenderaan berkenaan, tidak

melebihi 60% dari gaji pokok serta elaun-elaun; dan

d. jauh perjalanannya kerana tugas rasmi adalah melebihi

daripada 200 km tiap-tiap bulan, selama tiga (3) bulan

berturut-turut.

15.6.10.2 Staf yang berkenaan telah diberi kelulusan untuk menuntut Elaun

Perjalanan Kenderaan Kelas C.

15.7 AMAUN PEMBIAYAAN MAKSIMUM

15.7.1 Amaun pembiayaan maksimum yang boleh diberi kepada seseorang staf


HAD PEMBIAYAAN

Membeli kereta RM100,000.00

Membeli motosikal RM10,000.00

Membeli motobot RM4,000.00

Membeli enjin motobot RM3,500.00

Membeli bot RM700.00

Membeli basikal RM500.00

15.7.2 Bagi pembiayaan membeli motobot, enjin motobot dan bot, Ketua Jabatan

hendaklah memastikan bahawa staf itu adalah dikehendaki menggunakan

bot/motobot/enjin motobot untuk tugas rasmi disebabkan kenderaan lain tidak

boleh digunakan.

15.7.3 Sekiranya harga belian kenderaan tersebut adalah melebihi daripada amaun

pembiayaan maksimum, staf hendaklah menjelaskan sendiri amaun

perbezaan di antara harga belian dan jumlah pembiayaan.


375

15.8 KADAR PEMBAYARAN BALIK MENGGUNAKAN KUMPULAN WANG PINJAMAN

KENDERAAN

15.8.1 Amaun pembiayaan hendaklah dibayar balik oleh staf secara ansuran dan

melalui potongan gaji pada tiap-tiap bulan. Kadar pembayaran ansuran

tersebut ditentukan oleh Universiti mengikut perkiraan di Lampiran D, kecuali

bagi pembiayaan membeli bot dan basikal di mana staf tidak dikenakan amaun

keuntungan.

15.9 TEMPOH PEMBAYARAN BALIK PEMBIAYAAN

15.9.1 Tempoh bayaran balik adalah seperti berikut:

15.9.1.1 kereta baru tidak melebihi 108 bulan;

15.9.1.2 kereta yang sudah terpakai tidak melebihi 96 bulan [tertakluk

kepada perenggan 10.1 (d)];

15.9.1.3 motosikal yang baru tidak melebihi 60 bulan;

15.9.1.4 motosikal yang sudah terpakai tidak melebihi 48 bulan [tertakluk

kepada perenggan 10.1 (d)];

15.9.1.5 motobot tidak melebihi 48 bulan;

15.9.1.6 enjin motobot tidak melebihi 48 bulan;

15.9.1.7 bot tidak melebihi 24 bulan; dan

15.9.1.8 basikal tidak melebihi 20 bulan.

15.9.2 Bayaran balik pembiayaan hendaklah diselesaikan sepenuhnya dalam tempoh

yang dipersetujui atau dalam kes tertentu di mana staf atau warisnya berada

dalam kesempitan (’Asarah) seperti mengalami kebakaran atau banjir, Naib

Canselor/Bendahari atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa secara

bertulis oleh Naib Canselor boleh atas budi bicaranya membenarkan mereka

membayar balik pembiayaan itu dengan cara dan tempoh yang ditentukan.

15.9.3 Baki harga jualan boleh diselesaikan lebih awal dari tempoh yang ditetapkan di

atas. Dalam hal yang demikian, Naib Canselor/Bendahari atau mana-mana


376

pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Naib Canselor atas budi

bicaranya boleh memberikan ’Muqassah’ (Rebat) mengikut kadar yang akan

ditetapkan oleh Universiti dari semasa ke semasa.

15.9.4 Baki harga jualan hendaklah diselesaikan sepenuhnya sebelum staf kontrak

tamat perkhidmatannya. Walau apa pun diperuntukkan dalam perenggan

15.9.1 di atas, tempoh maksimum pembiayaan hendaklah tidak melebihi baki

tempoh perkhidmatan staf dengan Universiti.

15.9.5 Baki harga jualan bagi staf yang meninggal dunia boleh diselesaikan oleh waris

si mati secara sekali gus atau dari hasil penjualan kenderaan.

15.9.6 Baki harga jualan staf yang meletak jawatan atau meninggalkan perkhidmatan

hendaklah diselesaikan secara sekaligus sebelum tarikh meninggalkan

perkhidmatan atau dari hasil penjualan kenderaan.

15.9.7 Selagi staf masih berkhidmat dengan Universiti, bayaran ansuran bulanan

hendaklah dibuat dengan cara potongan bulanan daripada gaji staf. Bendahari

atau mana-mana pegawai yang diberikan kuasa secara bertulis oleh Bendahari

untuk membuat potongan sekaligus semua ansuran yang tertunggak daripada

gaji staf berkenaan.

15.9.8 Bendahari atau mana-mana pegawai yang diberikan kuasa secara bertulis oleh

Bendahari adalah diberi kuasa untuk memberi penangguhan bayaran ansuran

bulanan pembiayaan kenderaan kepada staf yang telah diluluskan cuti tanpa

gaji oleh Universiti. Dalam hal demikian, tempoh bayaran balik hendaklah

dijadualkan semula tanpa dikenakan apa-apa bayaran tambahan bagi tempoh

berkenaan.


377

15.10 PERATURAN-PERATURAN DAN SYARAT-SYARAT PEMBIAYAAN KENDERAAN YANG

SUDAH TERPAKAI

15.10.1 Peraturan-peraturan dan syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi jika staf

membeli kereta atau motosikal yang sudah terpakai (termasuk kenderaan-

kenderaan recondition).

15.10.2 Pembiayaan tidak boleh melebihi harga kenderaan atau maksimum

kelayakannya atau nilai kenderaan tersebut yang ditentukan oleh Jurutera

Mekanikal Kerajaan;

15.10.3 Semua kenderaan terpakai hendaklah dinilai dan dikeluarkan sijil nilaian

kenderaan oleh Jurutera Mekanikal (JKR Woksyop Persekutuan);

15.10.4 Semua sijil nilaian kenderaan yang dikeluarkan oleh Jurutera Mekanikal (JKR

Woksyop Persekutuan) hendaklah disertakan dengan butir-butir berikut:

15.10.4.1 nama pemilik berdaftar;

15.10.4.2 jenis, nombor pendaftaran dan kuasa enjin kenderaan;

15.10.4.3 nombor „chasis“ dan nombor enjin;

15.10.4.4 nilai kereta/motosikal; dan

15.10.4.5 baki tempoh kereta/motosikal tersebut berekonomi

15.10.4.6 selamat dipakai dari segi mekanikal.

15.10.5 Tempoh bayaran balik harga jualan hendaklah ditentukan berdasarkan kepada

baki tempoh kenderaan berekonomi dan selamat dipakai dari segi mekanikal

sebagaimana dinilaikan oleh Jurutera Mekanikal (JKR Woksyop Persekutuan).

15.10.6 Sijil nilaian asal kenderaan tersebut hendaklah disertakan bersama- sama

borang permohonan. Satu (1) salinan sijil itu juga hendaklah disertakan dengan

baucar pembayaran.


378

15.10.7 Kenderaan tersebut mestilah boleh dilindungi dengan takaful kenderaan

(komprehensif) sehingga baki harga jualan diselesaikan. Pegawai di Unit

Pinjaman, Pejabat Bendahari hendaklah memastikan staf mengemukakan

surat pengesahan daripada pengendali takaful berkenaan bahawa sijil takaful

kenderaan (komprehensif) boleh dikeluarkan sebelum meluluskan

permohonan.

15.11 FORMAT KELULUSAN YANG SERAGAM

15.11.1 Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari dikehendaki mengeluarkan surat kelulusan

dan tawaran pembiayaan pembelian kenderaan seperti di Lampiran C selepas

permohonan diluluskan. Setelah staf menerima tawaran tersebut, staf akan

diberikan surat perlantikan sebagai wakil Universiti dan pada masa yang sama

menyampaikan cek untuk menguruskan pembelian kenderaan bagi pihak

Universiti. Format surat ini adalah seperti di Lampiran E.

15.12 HAK MILIK ATAS KENDERAAN

15.12.1 Ketua Jabatan dan pegawai yang mendapat pembiayaan adalah sama-sama

bertanggungjawab untuk meminta pihak JPJ mencatatkan perkataan "Hak

Milik Universiti" di dalam Buku Pendaftaran Kenderaan semasa pendaftaran

nama pegawai sebagai pemilik berdaftar dilakukan. Catatan ini hanya boleh

dibatalkan oleh pihak JPJ apabila Ketua Jabatan yang berkenaan memberitahu

secara bertulis bahawa bayaran balik itu telah diselesaikan dengan

sepenuhnya.

15.13 CARA-CARA MENGAKAUN PEMBIAYAAN

15.13.1 Berikut adalah peraturan-peraturan bagi menguruskan akaun pembiayaan

kenderaan:

15.13.1.1 Pembiayaan yang dibayar dalam sesuatu bulan dianggap sebagai

diberi pada akhir bulan tersebut dan bayaran balik hendaklah


379

dimulai dengan potongan dari gaji tidak lewat dari dua (2) bulan

berikutnya. Sebagai contoh, bagi cek pembiayaan yang dikeluarkan

pada bulan Januari potongan hendaklah bermula dari gaji bulan

Mac. Potongan dari gaji akan dianggap sebagai dibuat dan

dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan pada

hujung bulan dalam mana potongan ini dibuat;

15.13.1.2 Semua pembiayaan akan diakaunkan ke dalam Kumpulan Wang

Pinjaman Kenderaan;

15.13.1.3 Jumlah keuntungan hendaklah dikreditkan pada mulanya ke dalam

Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan yang berkenaan dan

kemudiannya dipindahkan kepada hasil pada 31 Disember tiap-

tiap tahun atau menurut yang diarahkan oleh Bendahari atau

Pegawai Kewangan mengikut mana yang berkenaan;

15.13.1.4 Staf adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan bayaran

ansuran jika potongan dari gaji bulanan tidak sempat dibuat;

15.13.1.5 Jika seseorang staf itu bertukar atau dipinjamkan ke agensi lain,

bayaran ansuran yang belum selesai hendaklah dibayar balik oleh

agensi berkenaan.

15.13.2 Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari hendaklah mengemukakan kepada Naib

Canselor/Bendahari suatu penyata mengenai semua kes ansuran potongan

bulanan pembiayaan kenderaan yang tertunggak selama tiga (3) bulan pada 30

Jun dan pada 31 Disember setiap tahun dalam tempoh satu bulan dari tarikh-

tarikh tersebut.

15.13.3 Unit Emolumen, Pejabat Bendahari dan Bahagian Sumber Manusia, Pejabat

Pendaftar adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik ansuran potongan

bulanan pembiayaan kenderaan. Staf yang telah menerima pembiayaan juga

sama-sama bertanggungjawab untuk memastikan bayaran balik dilakukan

menurut peraturan yang telah ditetapkan.


380

15.13.4 Kaedah pengakaunan pembiayaan kenderaan adalah berdasarkan arahan-

arahan yang berasingan yang dikeluarkan oleh Unit Akaun, Pejabat Bendahari

dari semasa ke semasa.

15.13.5 Bendahari/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab sepenuhnya mengambil

tindakan yang perlu untuk mendapatkan bayaran balik menerusi potongan gaji

staf atau mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan kepada perjanjian

pembiayaan kenderaan yang berkenaan.

15.13.6 Nombor rujukan akaun hendaklah dicatatkan di dalam kesemua penyata

perubahan gaji. Apabila seseorang staf itu bertukar atau berpindah agensi, sijil

gaji akhirnya hendaklah menyatakan butir-butir berikut:

15.13.6.1 jumlah pembiayaan yang diluluskan;

15.13.6.2 tempoh bayaran balik;

15.13.6.3 tarikh mula potongan dibuat;

15.13.6.4 baki pembiayaan yang belum selesai; dan

15.13.6.5 amaun bayaran balik tiap-tiap bulan.

Untuk tujuan ini, Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar bolehlah

menahan sijil gaji akhir staf yang bertukar di mana masih ada tunggakan

ansuran yang belum diselesaikan.

15.14 PERATURAN-PERATURAN SELEPAS KELULUSAN

15.14.1 Cek pembayaran akan dikeluarkan atas nama staf. Walau bagaimanapun, staf

berkenaan adalah dilantik untuk mewakili Universiti di dalam urusan pembelian

kenderaan daripada penjual dan selanjutnya memastikan kenderaan itu

didaftarkan atas namanya sebagai staf yang diluluskan pembiayaan itu.

15.14.2 Staf yang mendapat pembiayaan membeli kenderaan hendaklah menyerahkan

resit pembelian kenderaan itu kepada Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari dalam

tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima berserta nota takaful (cover note)


381

atau sijil takaful kenderaan (komprehensif) dan Buku Pendaftaran Kenderaan

yang telah dicatat “Hak Milik Dituntut Oleh Universiti“.

15.14.3 Sekiranya staf itu gagal mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam

tempoh 30 hari, maka pembiayaan itu dianggap sebagai terbatal. Bendahari

atau mana-mana pegawai yang diberikan kuasa secara bertulis oleh Bendahari

hendaklah mengambil tindakan untuk mendapatkan kembali kesemua jumlah

pembiayaan yang telah diluluskan dan amaun keuntungan Universiti bagi

tempoh berkenaan secara sekaligus. Gaji dan elaun-elaun staf berkenaan

hendaklah, tidak dibayar sehingga kesemua jumlah pembiayaan dan

keuntungan itu dijelaskan.

15.14.4 Jika pembiayaan kenderaan dibatalkan atas sebab-sebab selain daripada di

perenggan 12.14.2 dan 12.14.3 termasuk pembatalan pembiayaan di atas

pilihan sendiri, Naib Canselor/Bendahari atau mana-mana pegawai yang

diberikan kuasa secara bertulis oleh Naib Canselor hendaklah mendapatkan

bayaran baki harga jualan kenderaan yang telah diluluskan dengan cara

sekaligus. Gaji dan elaun staf berkenaan hendaklah tidak dibayar sehingga

kesemua jumlah pembiayaan dan keuntungan itu dijelaskan.

15.14.5 Pegawai di Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari adalah dengan sendirinya

bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian, buku pendaftaran

kenderaan, sijil takaful kenderaan (komprehensif) dan kenderaan yang telah

dibeli oleh staf. Beliau bolehlah juga mengarahkan seseorang pegawai yang

lain secara bertulis untuk menjalankan kewajipan tersebut bagi pihak beliau.

15.14.6 Sebuah Buku Daftar Pembiayaan Pembelian Kenderaan mengenai semua

pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Unit

Pinjaman, Pejabat Bendahari. Buku itu hendaklah mengandungi maklumat-

maklumat berikut:

15.14.6.1 tarikh pembiayaan diluluskan;

15.14.6.2 jumlah pembiayaan;


382

15.14.6.3 tarikh cek pembiayaan diterima oleh staf;

15.14.6.4 nombor dan tarikh baucar pembayaran pembiayaan dan cek;

15.14.6.5 tarikh resit pembelian;

15.14.6.6 tarikh buku pendaftaran dihantar untuk dicatat „Hak Milik Dituntut

Oleh Universiti“;

15.14.6.7 jumlah tempoh bayaran balik;

15.14.6.8 tarikh ansuran pertama bayaran balik pembiayaan dimulakan; dan

15.14.6.9 nama syarikat insurans, nombor sijil insurans, tempoh insurans

diliputi bagi tiap-tiap tahun, jumlah amaun insurans dan tarikh sijil

insurans diserahkan.

15.14.7 Salinan-salinan fotostat bagi resit pembelian, Buku Pendaftaran dan Sijil

Perlindungan Takaful Kenderaan (komprehensif) hendaklah disimpan dalam

fail peribadi staf yang mendapat pembiayaan. Staf itu juga hendaklah

mengemukakan Sijil Takaful Kenderaan (komprehensif) pada tiap-tiap tahun

kepada Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari sehingga pembiayaan selesai

sepenuhnya.

15.14.8 Kenderaan Hendaklah Dibeli Secara Terus

15.14.9 Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari hendaklah memastikan bahawa kenderaan

yang dibeli untuk staf itu adalah dibeli terus dan tidak tertakluk kepada lain-lain

urusan kewangan. Staf yang telah membeli kenderaan melalui syarikat-syarikat

kewangan tidak boleh menggunakan wang pembiayaan kenderaan Universiti

bagi menyelesaikan baki hutangnya dengan syarikat kewangan.

15.14.10 Kenderaan tidak boleh didaftarkan atas nama staf sebelum permohonannya

diluluskan.

15.15 TINDAKAN SURCAJ DAN TATATERTIB

15.15.1 Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari adalah bertanggungjawab memastikan

bahawa peraturan-peraturan yang dinyatakan di atas dan arahan yang


383

dikeluarkan oleh Bendahari dari masa ke semasa mengenai pembiayaan

membeli kenderaan diikuti sepenuhnya. Kegagalan mematuhi peraturan dan

arahan-arahan tersebut boleh mengakibatkan staf yang bertanggungjawab

memproses/meluluskan/mengurus permohonan pembiayaan kenderaan

dikenakan surcaj atau tindakan tatatertib.

15.15.2 Tindakan surcaj atau tindakan tatatertib akan juga dikenakan ke atas staf

yang mendapat pembiayaan sekiranya staf itu telah menyebabkan

perlanggaran mana-mana syarat dan peraturan tatacara ini.

15.16 AM

15.16.1 Dalam apa hal jua pun, Universiti berhak membuat atau mengenakan apa-

apa syarat tambahan atau memberi kelonggaran/pengecualian kepada

syarat-syarat tersebut tanpa sebarang sebab.

15.16.2 Sebarang permohonan pengecualian “Polisi Perlindungan Takaful“ bererti

suatu skim perlindungan insurans kenderaan diturunkan kuasa kepada Naib

Canselor/Bendahari atau mana-mana pegawai yang diberikan kuasa secara

bertulis oleh Naib Canselor bagi tujuan perakuan.


384

LAMPIRAN


385

PERMOHONAN PEMBIAYAAN UNTUK MEMBELI KERETA/MOTOSIKAL/MOTOBOT/ENJIN

MOTOBOT/BOT/BASIKAL

BAGI STAF UNIVERSITI

Senarai semak dokumen yang perlu dikemukakan:-

1. Salinan lesen memandu yang sah

2. Salinan Surat Pengesahan Jawatan

3. Salinan kad pengenalan pemohon

4. Salinan penyata gaji terkini pemohon

5. Sebutharga kereta baru

6. Surat jual beli dari penjual bagi kenderaan terpakai

7. Sijil Penilaian Kenderaan yang dikeluarkan oleh Jurutera Kerja Raya atau JPJ (kenderaan terpakai sahaja)

8. Sijil Pendaftaran untuk kenderaan terpakai

(Semua dokumen berkenaan hendaklah disediakan dalam 3 salinan dan perlu disahkan benar oleh Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional)

AKUAN PENERIMAAN (*Perlu diisi oleh pemohon)

Tarikh:

*Nama Pemohon : ……………………………………..……………………………… *Alamat Jabatan : ……………………………………..………………………………

……………………………………..……………………………… ……………………………………..………………………………

*Samb. Telefon : ……………………………………..……………………………… Tuan/Puan, Permohonan tuan/puan telah diterima pada dan dalam perhatian jabatan ini. Untuk makluman tuan/puan, permohonan ini perlu diproses mengikut senarai permohonan pembiayaan kenderaan.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menjalankan amanah,

Penolong Bendahari Unit Pinjaman, Pejabat Bendahari Universiti Malaysia Kelantan


386

1. SYARAT-SYARAT PERMOHONAN

1. Staf UMK berjawatan tetap atau kontrak. Staf tetap hendaklah disahkan dalam jawatan.

2. Bagi staf tetap yang masih dalam tempoh percubaan atau berkhidmat secara kontrak hendaklah dijamin oleh

3. dua orang staf dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana yang telah disahkan dalam

jawatannya.

4. Mempunyai lesen memandu yang sah mengikut kategori kenderaan.

5. Gaji pokok untuk bantuan kenderaan ialah RM 1,620.00 keatas. Staf yang mempunyai gaji pokok kurang daripada

RM1,620.00 sebulan hanya boleh dipertimbangkan dan diluluskan oleh Naib Canselor.

6. Maksimum bayaran balik untuk bantuan kereta ialah selama 108 bulan (kereta baru sahaja)

7. Maksimum bayaran balik untuk bantuan kereta terpakai ialah selama 96 bulan dan tertakluk kepada penilaian JKR.

8. Maksimum bayaran balik untuk bantuan motosikal ialah selama 60 bulan (motosikal baru sahaja).

9. Maksimum bayaran balik bagi kenderaan motosikal terpakai ialah selama 48 bulan dan tertakluk kepada penilaian JKR.

10. Maksimum bayaran balik untuk bantuan motobot ialah selama 48 bulan.

11. Maksimum bayaran balik untuk bantuan enjin motobot ialah selama 48 bulan.

12. Maksimum bayaran balik untuk bantuan bot ialah selama 24 bulan.

13. Maksimum bayaran balik untuk bantuan basikal ialah 20 bulan.

14. Pemberian bantuan untuk kenderaan baru tertakluk kepada sebutharga yang terdiri dari harga bersih jualan termasuk

cukai jualan dan duti kastam dan bukannya harga atas jalan.

15. Kenderaan terpakai yang hendak dibeli tidak boleh berdaftar atas nama pemohon sendiri.

16. Menginsurankan kenderaan dengan perlindungan insuran komprehensif serta amaun perlindungan mestilah tidak kurang

dari jumlah pinjaman diluluskan.

17. Jumlah potongan tidak boleh melebihi satu pertiga (1/3) daripada gaji pokok staf dan jumlah gaji sedia ada termasuk

pinjaman kenderaan tidak boleh melebihi 60% daripada gaji pokok dan lain-lain elaun tetap.

2. KELAYAKAN BANTUAN

Amaun pembiayaan maksimum yang boleh diberi kepada seseorang staf adalah seperti berikut:

RM

a. Membeli kereta 100,000.00

b. Membeli motosikal 10,000.00

c. Membeli motobot 4,000.00

d. Membeli enjin motobot 3,500.00

e. Membeli bot 700.00 f. Membeli basikal 500.00

3. PERINGATAN DAN PENAFIAN

- Sila maklum bahawa Unit Pinjaman Kakitangan, Pejabat Bendahari tidak akan bertanggungjawab di atas sebarang

komitmen yang dibuat oleh pemohon sebelum kelulusan bantuan diluluskan.

- Bagi pemohon yang ingin memohon bantuan semula setelah pinjaman terdahulu selesai, sila pastikan pelepasan

’Tuntukan Hak Memiliki Kenderaan’ telah dibuat.


387


388


389


390


391

LAMPIRAN B

392

PERJANJIAN AL-BAI’ BITHAMAN ‘AJIL UNTUK SKIM PEMBIAYAAN KENDERAAN KAKITANGAN UNIVERSITI.

PERJANJIAN INI DIBUAT pada ………………. Haribulan …………… tahun ………………… di antara UNIVERSITI

MALAYSIA KELANTAN (kemudian daripada ini disebut “Universiti”) sebagai Pihak Pertama.

DENGAN ……………………………………………………………………………………………………..……

(K/P No: ……………………………………….) yang beralamat di ……………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………

(kemudian daripada ini disebut ‘Pembeli’) dan …………………………………….………….……

…………………………………………………………. (K/P No:………………………….…………………..)

yang beralamat di ……………………………………………………………………….…………….……..

dan…………………………………………………… (K/P No: ……………………………….………….)

yang beralamat di ……………………………………………………………………………………………..

(kemudian daripada ini disebut ‘Penjamin’) sebagai Pihak Kedua.

BAHAWASANYA Pembeli telah memohon untuk membeli kenderaan di bawah Skim Pembiayaan

Kenderaan Mengikut Prinsip Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil sebagaimana diperuntukkan dalam tatacara

(kemudian daripada ini disebut skim tersebut) dan 392niversity telah meluluskan permohonan oleh

pembeli tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian yang diperuntukkan kemudian daripada ini.

MAKA ADALAH DENGAN INI DIPERSETUJUI DAN DISAKSIKAN seperti berikut:

1. Dengan mengikut skim tersebut, Universiti atas permohonan Pembeli, telah membeli

kenderaan yang disebutkan di bawah sekysen 1, Jadual Pertama berserta dengan aksesori-

aksesorinya (kemudian daripada ini disebut ‘kenderaan tersebut) pada harga belian yang

disebutkan di bawah sekysen 3, Jadual Pertama. Universiti hendaklah menjual dan Pembeli

hendaklak memebeli kenderaan tersebut pada harga jualan dan purata bayaran bulanan

yang telah dipersetujui bersama oleh kedua-dua pihak iaitu sebagaimana yang disebutkan

di dalam Jadual Kedua, tertakluk kepada syarat-syarat dan peraturan-peraturan yang

ditetapkan di dalam skim tersebut serta syarat-syarat perjanjian yang terkandung

kemudian daripadanya.

LAMPIRAN B

393

2. Pembeli dengan ini bersetuju:

a. Mematuhi syarat-syarat dan peraturan yang terkandung di dalam tatacara, arahan-

arahan dan lain-lain peraturan yang berkuatkuasa;

b. Tidak akan menjual atau melepaskan dengan apa-apa cara jua kenderaan tersebut

sehingga keseluruhan harga jualan dibayar semula, melainkan terlebih dahulu

mendapat kebenaran dari Universiti;

c. Wang pembiayaan yang diluluskan tidak akan digunakan selain daripada maksud

ianya diluluskan. Jika digunakan untuk tujuan lain, pembiayaan ini adalah terbatal

dan dengan itu, wang pembiayaan hendaklah dibayar sekaligus. Pembeli dengan

ini juga memberi kebenaran kepada Ketua Jabatan untuk menahan bayaran gaji

dan elaunnya sehingga kesemua jumlah pembiayaan itu dijelaskan;

d. Mengambil takaful kenderaan (komprehensif) bagi selama tempoh pembiayaan

belum diselesaikan sepenuhnya. Polisi takaful itu hendaklah meliputi semua jenis

kemalangan, kecurian, kebakaran dan bahaya Pihak Ketiga (tidak terhad). Amaun

takaful itu hendaklah tidak kurang daripada baki Harga Jualan.

e. Menjelaskan semua baki Harga Jualan sebelum menamatkan perkhidmatan

dengan Universiti.

f. Sekiranya potongan ansuran tidak dilakukan daripada gaji bulanan pembeli, walau

dengan apa sebab pun, Pembeli hendaklah bertanggungjawab untuk membayar

sendiri kepada Universiti sehingga potongan ansuran dilakukan;

g. Jika pembeli menamatkan perkhidmatannya dengan Universiti atau ditamatkan

oleh Universiti sebelum pembiayaan dijelaskan, Pembeli hendaklah membayar

sekali gus semua baki harga jualan;

h. Jika pembeli meninggal dunia, baki harga jualan bolehlah dituntut daripada si waris

secara sekali gus. Jika waris tidak dapat berbuat demikian, baki harga jualan

tersebut akan dituntut daripada Penjamin-Penjamin berkenaan;

LAMPIRAN B

394

i. Jika Pembeli gagal menjelaskan harga jualan di dalam tempoh tiga (3) bulan

sebagaimana yang dituntut di perenggan 2 (vii) dan 2 (viii) di atas, maka adalah

menjadi tanggungjawab Pembeli atau waris Pembeli berkenaan untuk

menyerahkan milikan kenderaan itu kepada Universiti. Jika gagal, Universiti berhak

mengambil tindakan selanjutnya di bawah seksyen 11 dan 13, Akta Pengangkutan

Jalan 1987 atau peruntukan Undang-undang lain yang berkaitan.

3. Universiti berhak menarik balik pinjaman kenderaan pada bila-bila masa tanpa memberi

sebarang sebab dan menuntut bayaran balik harga jualan dengan sekaligus.

4. Pembeli ialah orang yang akan didaftarkan sebagai Pembeli Kenderaan.

5. Universiti, yang bukan pembuat, pengedar atau tuan punya asal kenderaan tersebut, tidak

memberi apa-apa waranti dan tidak juga membuat sebarang representasi berkaitan

dengan kenderaan tersebut atau tentang merchantability atau kesesuaian atau fitness bagi

maksud tertentu atau bagi apa-apa maksud kenderaan tersebut dikehendaki, sama ada

warranties tersebut dan representasi dengan nyata atau tersirat dan sama ada berbangkit

di bawah perjanjian ini atau sebaliknya dan Pembeli dengan ini bersetuju dengan membuat

apa-apa tuntutan terhadap Universiti berkenaan hal itu.

Dengan syarat:

Bahawa fasal ini tidak menyentuh hak Pembeli bagi membuat tuntutan berkaitan dengan

warranties atau representasi terhadap pembuat, pengedar atau tuan punya kenderaan

tersebut.

6. Tiada kelenturan, kesabaran, atau kelewatan oleh Universiti dalam menguatkuasakan apa-

apa syarat perjanjian ini dan tidak juga pemberian masa oleh Universiti kepada Pembeli

menjadi prejudis menyentuh atau menghadkan hak kuasa Kerajaan di dalam perkara ini,

dan tiada juga pelepasan (waiver) sebarang pelanggaran (breach) bersifat sebagai

pelepasan bagi pelanggaran (breach) berikutnya.

7. Perjanjian ini hendaklah mengikat Penjamin, wakil-wakil diri, pengganti, executor dan

administrator (wasi dan pentadbir) bagi Pembeli dan penerima serah hak dan pengganti

Universiti.

LAMPIRAN B

395

8. Duti Setem bagi perjanjian ini, semua duit, cukai atau fee, perbelanjaan dan harga yang

berhubungan dengan urusniaga kewangan ini dan lain-lain perbelanjaan yang berkaitan

dengan hendaklah ditanggung dan dibayar oleh Pembeli dan dalam keadaan di mana

Universiti terpaksa mengambil tindakan terhadap Pembeli dan/atau Penjamin di bawah

perjanjian ini, semua kos dan perbelanjaan yang dibuat oleh Universiti (termasuk fee

peguam bagi pihak Universiti atas asas peguam dan pelanggan) dengan ini hendaklah

ditanggung dan dibayar sepenuhnya oleh Pembeli dan/atau Penjamin.

9. Masa hendaklah menjadi pati kepada kontrak berkaitan dengan semua peruntukkan

perjanjian ini, terutama bagi pembayaran harga jaualan atau mana-mana bahagian darinya

dan pembayaran semua wang yang berkaitan, Pembeli hendaklah membayar kepada

Universiti di bawah perjanjian ini.

10. Jadual Pertama dan Jadual Kedua hendaklah dipakai, dibaca dan diertikan sebagai

bahagian yang mustahak dalam perjanjian.

PADA MENYAKSIKAN HAL TERSEBUT

Pihak-pihak berkenaan dengan ini menurunkan tandatangan pada hari dan tahun yang ditulis di

atas.

DITANDATANGAN OLEH:

UNIVERSITI (sebagai pihak Univesiti sebagaimana

yang tersebut di atas)

…………………………………………..……………………………. Tandatangan

dengan kehadiran

SAKSI

…………………………...…………………………………………… Tandatangan

Nama Penuh ….………………….…………………………

Nama Penuh ….…………………….………………………

No.Kad Pengenalan ……………..……………………. No.Kad Pengenalan …………..……………………….

Jawatan …………………………..…………………………… Jawatan …………………………..……………………………

DITANDATANGAN OLEH:

LAMPIRAN B

396

PENERIMA BIAYA

……………………………………………………………………….

Tandatangan

dengan kehadiran

SAKSI

……………………………………………………………………….

Tandatangan

Nama Penuh ….………………….………………………… Nama Penuh ….………………….…………………………

No.Kad Pengenalan ……………..……………………. No.Kad Pengenalan ……………..…………………….

Jawatan …………………………..…………………………… Jawatan …………………………..……………………………

DITANDATANGAN OLEH:

PENJAMIN NO. 1

……………………………………………………………………….

Tandatangan

dengan kehadiran

SAKSI

……………………………………………………………………….

Tandatangan

Nama Penuh ….………………….………………………… Nama Penuh ….………………….…………………………

No.Kad Pengenalan ……………..……………………. No.Kad Pengenalan ……………..…………………….

Jawatan …………………………..…………………………… Jawatan …………………………..……………………………

DITANDATANGAN OLEH :

PENJAMIN NO. 2

……………………………………………………………………….

Tandatangan

dengan kehadiran

SAKSI

……………………………………………………………………….

Tandatangan

Nama Penuh ….…………………………… …………… Nama Penuh ….…………………………… ……………

No.Kad Pengenalan …………………… No.Kad Pengenalan ……………………

Jawatan ……………………………………. Jawatan …………………………..…………

LAMPIRAN C

397

SURAT KELULUSAN DAN TAWARAN PEMBIAYAAN

PEMBELIAN KENDERAAN

Encik/Puan,

No. K/P:

Permohonan Mendapatkan Pembiayaan Pembelian Kenderaan

Dengan ini dimaklumkan bahawa permohonan tuan/puan untuk mendapatkan kemudahan bagi

tujuan membiayai keseluruhan/sebahagian daripada harga pembelian sebuah kenderaan adalah

diluluskan seperti berikut:

(i) Harga Belian Oleh Universiti: RM .............…….………….…

Universiti akan menyelesaikan harga belian ini seperti berikut:

(a) Amaun Pembiayaan Universiti: RM……………………………….……

(b) Bayaran Muka Oleh Tuan/Puan: RM………………………………………

(Jika harga kenderaan melebihi amaun pembiayaan Universiti)

(ii) Harga Jualan Kepada Pegawai: RM…………………………………….

Universiti akan mendapatkan bayaran harga jualan ini seperti berikut:

(a) Bayaran Muka Oleh Tuan/Puan:RM ………………………………………

(Jika harga kenderaan melebihi kelayakan Pegawai)

(b) Bayaran amaun pembiayaan dan keuntungan Universiti sebanyak RM.……….............

dibuat melalui bayaran ansuran bulanan sebanyak RM ………………….... sebulan

selama …………………. Bulan.

(iii) Tempoh Bayaran Balik: …………… bulan.

(iv) Butir-Butir Kenderaan:

(a) Model dan Buatan …………………………………………………………..…..

(b) Kenderaan Baru/Terpakai (No.Pendaftaran)……………..…………….

(c) Sukatan Silinder …………………………………………………………………

LAMPIRAN C

398

2. Tawaran ini adalah dikeluarkan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

(i) Tuan/Puan adalah dikehendaki menandatangani Surat Perjanjian Pembiayaan

Pembelian Kenderaan sebelum pengeluaran cek pembiayaan dapat dibuat. Cukai

Setem untuk Surat Perjanjiam Pembiayaan mestilah dibayar oleh pihak tuan/puan;

(ii) Tuan/Puan akan dilantik untuk mewakili Universiti dalam urusan pembelian

kenderaan tersebut. Sehubungan dengan ini, sungguhpun cek pembiayaan

kenderaan akan dikeluarkan atas nama tuan/puan untuk menggunakan cek

tersebut bagi tujuan pembelian kenderaan yang tersebut di atas bagi pihak

Universiti, selanjutnya tuan/puan adalah dikehendaki juga untuk mendaftarkan

kenderaan tersebut atas nama tuan/puan sebagai penerima biaya;

(iii) Kemudahan pembiayaan pembelian kenderaan ini tidak boleh digunakan untuk

tujuan yang lain;

(iv) Sebarang pertukaran jenis kenderaan yang dibeli hendaklah mendapatkan

kelulusan terlebih dahului daripada Pegawai yang meluluskan;

(i) Kenderaan yang dibeli hendaklah dibeli terus dan tidak tertakluk kepada lain-lain

urusan kewangan;

(ii) Tuan/Puan adalah dikehendaki menyerah kepada pegawai yang meluluskan

pembiayaan salinan asal resit pembelian kenderaan, nota takaful (cover note) atau

sijil takaful kenderaan (komprehensif) dan Buku Pendaftaran Kenderaan yang telah

dicatat “Hak Milik Dituntut Oleh Universiti”. Sekiranya tuan/puan gagal

mengemukan dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka

pembiayaan itu dianggap terbatal dan dengan itu, tuan/puan dikehendaki

menjelaskan sepenuhnya harga jualan yang diluluskan secara sekaligus. Jika

gagal, Ketua Jabatan boleh mengambil tindakan untuk menahan gaji dan elaun

tuan/puan sehinggalah kesemua baki harga jualan itu dijelaskan;

(iii) Tuan/Puan adalah dikehendaki memberi kerjasama kepada pegawai yang

meluluskan pembiayaan untuk memeriksa kenderaan yang telah diperoleh melalui

kemudahan pembiayaan ini;

(iv) Tuan/Puan adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan bayaran ansuran

berkenaan jika potongan dari gaji bulanan tidak sempat dibuat;

(v) Tuan/Puan adalah dikehendaki sentiasa melindungi kenderaan berkenaan dengan

sijil takaful kenderaan (komprehensif) sehingga pembiayaan selesai dibayar dan

LAMPIRAN C

399

amaun yang dilindungi tidak boleh kurang daripada baki amaun pembayaran yang

telah diluluskan;

(vi) Tuan/Puan adalah juga tertakluk kepada lain-lain syarat dan peraturan yang

ditetapkan dalam Tatacara Skim Pembiayaan Kenderaan (Prinsip Al Bai’ Bithaman

’Ajil), lain-lain arahan dan ketetapan mengenai kemudahan pembiayaan pembelian

kenderaan yang dikeluarkan oleh Universiti dari semasa ke semasa. Tindakan

tatatertib dan/atau surcaj boleh di ambil terhadap tuan/puan sekiranya tuan/puan

didapati gagal mematuhi mana-mana peraturan yang ditetapkan dalam tatacara

tersebut.

3. Sekiranya tuan/puan bersetuju dengan syarat-syarat tersebut di atas, sila kembalikan

kepada Unit Penjanaan Pendapatan dan Pinjaman, Pejabat Bendahari salinan surat tawaran yang

telah ditandatangan dalam masa 6 bulan dari tarikh surat ini. Jika jawapan tidak terima dalam

tempoh tersebut, tawaran ini akan dianggap luput.

Sekian, terima kasih,


………………………………………………………. ( ) s:k:

MEMORANDUM PENERIMAAN

Merujuk kepada surat tawaran tuan bil…………bertarikh ………..…….dengan ini saya menerima tawaran

tersebut dan bersetuju dengan syarat-syarat dan peraturan-peraturan yang dikenakan serta

mengembalikan salinan surat ini yang telah ditandatangani untuk tindakan tuan selanjutnya.

Ditandatangani Oleh : ………………………………........

Nama : ………………………………………………….………

No.KP : ….……………………………………………………….

Saksi (1) Nama : …………………………………………….

No.KP : ….……………………………………………………….

Jawatan : …..……………………………………………………

Alamat : ………………………………………...................

LAMPIRAN C

400

JADUAL PERTAMA

SEKSYEN PERKARA BUTIRAN

1. Butiran dan perihal kenderaan *No.Enjin:

*No.Casis:

Buatan:

Model:

Kuasa Enjin:

Bahan Bakar:

Kelas Kegunaan:

Jenis Badan:

*Tahun Dibuat:

2. Butiran penjualan/tuan punya

asal

Nama:

No.K.P.:

Alamat:

3. Harga belian kenderaan Jumlah harga belian ialah sebanyak

RM……….......... (Ringgit Malaysia …………………...…..

………………………………………………………………………………..…..

………………………………………………………………………………..….)

iaitu terdiri daripada:

(a) Amaun pembiayaan Universiti sebanyak

RM………….. (Ringgit Malaysia …………………………

……………………………………………………………………………

…........………………………………………………………………..

......………………………………………………………......…….);

dan

(b) Bayaran muka sebanyak RM…………..

(Ringgit Malaysia .……...................................

…........………………………………………………………………..

......………………………………………………………......…….);

yang telah dijelaskan sendiri oleh pembeli.

LAMPIRAN C

401

JADUAL KEDUA

SEKSYEN PERKARA BUTIRAN

1. Harga jualan Harga jualan ialah: RM……………………………………..…..

(Ringgit Malaysia……………………….…………………....…..

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Iaitu terdiri seperti berikut:

(a) Bayaran muka sebanyak RM …...............……

(Ringgit Malaysia ...………………………….…………….

……………………………………..........................………….

………………………………………………...…………………………

…………….….........…)

yang telah dijelaskan sendiri oleh pembeli

dan;

(b) Amaun pembiayaan dan keuntungan

Universiti RM …………....................... (Ringgit

Malaysia …….................................................

…………………………………………………….……….....……….

……………………………………………………………………………

…………………)

2. Amaun dan tempoh bayaran balik

harga jualan

Harga jualan hendaklah dibayar balik secara

potongan dari gaji tiap-tiap bulan sebanyak RM

…………………………………….

(Ringgit Malaysia: ………………………………….……..……….

………………………………………………………………….…………………

………………………………………………………….…………………………

………………………………………………..……..)

bagi tempoh……….……bulan.

LAMPIRAN D

402

JADUAL BAYARAN BALIK

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

12 Bulan 510.89 10.89 42.57 12 Bulan 613.09 13.09 51.09 12 Bulan 715.26 15.26 59.60 12 Bulan 817.45 17.45 68.12 12 Bulan 919.60 19.60 76.63





72 Bulan 563.27 63.27 7.82 72 Bulan 675.89 75.89 9.39 72 Bulan 788.51 88.51 10.95 72 Bulan 901.14 101.14 12.52 72 Bulan 1,013.85 113.85 14.08




Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

12 Bulan 1,021.80 21.80 85.15 12 Bulan 2,043.59 43.59 170.30 12 Bulan 3,065.40 65.40 255.45 12 Bulan 4,087.18 87.18 340.60 12 Bulan 5,108.98 108.98 425.75









RM700.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM800.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM900.00Tempoh

Bayaran Balik

RM500.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM600.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM3,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM4,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM5,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM1,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM2,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

403

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan





60 Bulan 6,629.94 629.94 110.50 60 Bulan 7,734.91 734.91 128.92 60 Bulan 8,839.91 839.91 147.33 60 Bulan 9,944.92 944.92 165.75 60 Bulan 11,049.88 1,049.88 184.17

72 Bulan 6,758.73 758.73 93.87 72 Bulan 7,885.15 885.15 109.52 72 Bulan 9,011.66 1,011.66 125.16 72 Bulan 10,138.08 1,138.08 140.81 72 Bulan 11,264.52 1,264.52 156.45

84 Bulan 6,889.11 889.11 82.01 84 Bulan 8,037.29 1,037.29 95.68 84 Bulan 9,185.42 1,185.42 109.35 84 Bulan 10,333.62 1,333.62 123.02 84 Bulan 11,481.78 1,481.78 136.69

96 Bulan 7,021.01 1,021.01 73.14 96 Bulan 8,191.13 1,191.13 85.33 96 Bulan 9,361.46 1,361.46 97.51 96 Bulan 10,531.56 1,531.56 109.70 96 Bulan 11,701.75 1,701.75 121.89


Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

12 Bulan 11,239.81 239.81 936.64 12 Bulan 12,261.59 261.59 1,021.79 12 Bulan 13,283.39 283.39 1,106.94 12 Bulan 14,305.19 305.19 1,192.09 12 Bulan 15,326.98 326.98 1,277.24



48 Bulan 11,921.74 921.74 248.37 48 Bulan 13,005.56 1,005.56 270.95 48 Bulan 14,089.31 1,089.31 293.53 48 Bulan 15,173.12 1,173.12 316.11 48 Bulan 16,256.91 1,256.91 338.69






RM8,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM9,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM10,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM6,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM7,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM13,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM14,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM15,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM11,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM12,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

404

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

12 Bulan 16,348.78 348.78 1,362.39 12 Bulan 17,370.59 370.59 1,447.54 12 Bulan 18,392.39 392.39 1,532.68 12 Bulan 19,414.17 414.17 1,617.83 12 Bulan 20,435.99 435.99 1,702.98









Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan


24 Bulan 21,886.18 886.18 911.92 24 Bulan 22,928.36 928.36 955.35 24 Bulan 23,970.56 970.56 998.77 24 Bulan 25,012.75 1,012.75 1,042.20 24 Bulan 26,054.94 1,054.94 1,085.62








RM18,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM19,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM20,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM16,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM17,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM23,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM24,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM25,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM21,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM22,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

405

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan


24 Bulan 27,097.14 1,097.14 1,129.05 24 Bulan 28,139.37 1,139.37 1,172.47 24 Bulan 29,181.56 1,181.56 1,215.90 24 Bulan 30,223.77 1,223.77 1,259.32 24 Bulan 31,265.94 1,265.94 1,302.74








Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan



36 Bulan 32,948.76 1,948.76 915.24 36 Bulan 34,011.66 2,011.66 944.76 36 Bulan 35,074.51 2,074.51 974.29 36 Bulan 36,137.35 2,137.35 1,003.81 36 Bulan 37,200.21 2,200.21 1,033.34







RM28,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM29,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM30,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM26,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM27,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM33,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM34,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM35,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM31,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM32,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

406

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan




48 Bulan 44,435.61 3,435.61 925.74 48 Bulan 45,519.37 3,519.37 948.32 48 Bulan 46,603.21 3,603.21 970.90 48 Bulan 47,686.94 3,686.94 993.48 48 Bulan 48,770.72 3,770.72 1,016.06






RM43,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM44,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM45,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM41,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM42,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM38,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM39,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM40,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM36,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM37,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

407

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan





60 Bulan 56,354.58 5,354.58 939.24 60 Bulan 57,459.54 5,459.54 957.66 60 Bulan 58,564.51 5,564.51 976.08 60 Bulan 59,669.57 5,669.57 994.49 60 Bulan 60,774.48 5,774.48 1,012.91





RM48,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM49,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM50,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM46,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM47,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM53,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM54,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM55,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM51,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM52,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

408

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










RM58,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM59,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM60,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM56,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM57,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM63,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM64,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM65,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM61,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM62,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

409

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

12 Bulan 72,547.74 1,547.74 6,045.59 12 Bulan 73,569.52 1,569.52 6,130.74 12 Bulan RM74,591.31 1,591.31 6,215.89 12 Bulan 75,613.15 1,613.15 6,301.04 12 Bulan 76,634.92 1,634.92 6,386.19









RM71,000.00Tempoh

Bayaran Balik

Tempoh

Bayaran

Balik

RM72,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM73,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM74,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM75,000.00

RM68,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM69,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM70,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM66,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM67,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN D

410

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan








96 Bulan 94,783.83 13,783.83 987.33 96 Bulan 95,953.98 13,953.98 999.52 96 Bulan 97,124.07 14,124.07 1,011.71 96 Bulan 98,294.30 14,294.30 1,023.90 96 Bulan 99,464.47 14,464.47 1,036.09


Tempoh

Bayaran Balik

RM76,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM77,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

Tempoh

Bayaran

Balik

RM79,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM80,000.00RM78,000.00

Tempoh

Bayaran

Balik

RM84,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM85,000.00Tempoh

Bayaran Balik

RM81,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM82,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM83,000.00

LAMPIRAN D

411

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan

Jumlah

Pembiayaan

Jumlah

Keuntungan

Ansuran

Bulanan










RM90,000.00

RM93,000.00

RM88,000.00

Tempoh

Bayaran

Balik

RM94,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM95,000.00

Tempoh

Bayaran

Balik

RM89,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

Tempoh

Bayaran Balik

RM91,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM92,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

Tempoh

Bayaran Balik

RM86,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

RM87,000.00 Tempoh

Bayaran

Balik

LAMPIRAN E

412

SURAT PELANTIKAN SEBAGAI WAKIL UNIVERSITI

Encik/Puan : ……………………….………………………………………

No. Kad Pengenalan : …………………………………………………

PERMOHONAN MENDAPATKAN PEMBIAYAAN PEMBELIAN KENDERAAN

Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan bahawa Universiti telah meluluskan

permohonan tuan/puan untuk mendapatkan kemudahan pembiayaan pembelian sebuah

kenderaan. Tuan/Puan juga telah bersetuju menerima tawaran Universiti mengikut syarat- syarat

yang ditetapkan dalam surat kelulusan/tawaran Universiti

bil………………………….bertarikh………………………........

2. Tuan/Puan adalah dengan ini dilantik untuk mewakili Kerajaan dalam urusan pembelian

kenderaan yang dimaksudkan itu menggunakan cek yang diluluskan atas nama tuan/puan bagi

tujuan pembelian tersebut.

3. Bersama-sama ini disertakan cek ………..… bernombor ………..…… bertarikh ……………… Dan

bernilai RM ………………… (Ringgit Malaysia

……………………………...……..……….……………………………………………..........................) atas nama tuan/puan untuk

tindakan tuan/puan selanjutnya.

4. Tuan/Puan adalah dikehendaki memastikan kenderaan didaftarkan atas nama tuan/puan

sebagai Pegawai yang diluluskan pembiayaan dan mengemukakan dokumen- dokumen yang

berkenaan kepada Universiti.

5. Sebagai penerima pembiayaan kenderaan ini, tuan/puan adalah dikehendaki membayar

balik amaun pembiayaan oleh Universiti berserta amaun keuntungan secara bayaran ansuran

bulanan sebanyak RM………………. Sebulan selama ……………… bulan melalui potongan gaji mulai

daripada ………… bulan ….......... tahun. Sekiranya potongan gaji bulanan tidak sempat dibuat,

tuan/puan adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan bayaran ansuran bulanan berkenaan

dengan serta merta.

LAMPIRAN E

413

6. Tuan/Puan adalah diingatkan sekali lagi bahawa kegagalan mematuhi syarat dan

peraturan sebagaimana yang ditetapkan dalam Tatacara Skim Pembiayaan Kenderaan (Prinsip al

Bai’ Bithaman ‘Ajil), lain-lain arahan dan ketetapan Universiti yang dikeluarkan dari semasa ke

semasa boleh mengakibatkan kemudahan pembiayaan pembelian kenderaan ini dibatalkan serta

merta. Dalam hal demikian, jumlah wang pembiayaan yang telah diluluskan itu hendaklah

dikembalikan dengan sekaligus. Jika tidak, tindakan tatatertib dan/atau tindakan surcaj boleh

diambil terhadap tuan/puan.

Sekian, terima kasih.


……………………………………………………………….

( )

LAMPIRAN F

414

CARA PENGIRAAN KELAYAKAN PEMBIAYAAN

Ilustrasi 1

Nama pemohon : Ahmad bin Ali (N22)

Gaji pokok : RM2,740.00

Elaun-elaun : RM600.00 (tidak termasuk OT)

Jumlah potongan gaji : RM1,756.17

Pinjaman yang dimohon : RM9,900 (5 tahun)

Potongan pinjaman UMK : RM182.32

1. Tidak melebihi 60% (60% x RM3,340.00) = RM2,004.00

Peratusan layak = RM1,756.17 + RM182.32

= RM1,938.49

= 58% (LAYAK)

2. Tidak melebihi 1/3 gaji pokok = RM182.32 / RM2,740.00 x 100

= 6.65% (LAYAK)

EN. AHMAD LAYAK UNTUK MEMBUAT PERMOHONAN PEMBIAYAAN

Ilustrasi 2

Nama pemohon : Marina binti Mahmud (N19)

Gaji pokok : RM1,961.22

Elaun-elaun : RM540.00 (tidak termasuk OT)

Jumlah potongan gaji : RM1,355.90

Pinjaman yang dimohon : RM30,000.00 (9 tahun)

Potongan pinjaman UMK : RM331.23

1. Tidak melebihi 60% (60% x RM2,501.22) = RM1,500.72

Peratusan layak = RM1,355.90 + RM331.23

= RM1,687.13

= 67% (TIDAK LAYAK)

2. Tidak melebihi 1/3 gaji pokok = RM331.23/ RM1,961.22 x 100

= 16.88% (LAYAK)

PN. MARINA TIDAK LAYAK UNTUK MEMBUAT PERMOHONAN PEMBIAYAAN


415

BAB 16

TATACARA SKIM PEMBIAYAAN KOMPUTER DAN

TELEFON PINTAR (SMARTPHONE)

16.1 PENDAHULUAN

16.1.1 Tatacara ini bertujuan untuk menetapkan syarat-syarat permohonan

pembelian di bawah Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar

(Smartphones) bagi kakitangan Universiti Malaysia Kelantan. Universiti

memperuntukkan tatacara kewangan dan perakaunan yang perlu dipatuhi oleh

pihak yang bertanggungjawab memproses, meluluskan, mengurus dan

menerima pembiayaan Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar

(Smartphone) ini.

16.2 PEMBIAYAAN

16.2.1 Pembiayaan pinjaman adalah melalui Kumpulan Wang Pinjaman Komputer,

Universiti Malaysia Kelantan.

16.3 TAFSIRAN

16.3.1 Melainkan sesuatu istilah itu terjelas maksudnya dalam tatacara ini, tafsiran

di bawah ini hendaklah diikuti:

16.3.1.1 “Pegawai” bererti pegawai yang sedang berkhidmat dan dilantik

secara tetap dan telah disahkan dalam perkhidmatan;

16.3.1.2 “Komputer” bererti suatu sistem elektronik yang dapat

memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancang dan

diorganisasikan secara automatik di dalam menerima, memproses

dan menghasilkan output berdasarkan arahan-arahan yang sudah

disimpan di dalam sistem memori;


416

16.3.1.3 “Telefon Pintar” bererti telefon bimbit yang mempunyai ciri

pengkomputeran maju dan ketersambungan berbanding dengan

telefon bimbit biasa. Telefon pintar membolehkan penggunanya

memasang aplikasi canggih di dalamnya berasaskan pelantar

telefon seperti Symbian, Android, iOS, Windows Phone atau yang

seumpama dengannya. Ia juga menggunakan sistem pengendalian

yang menyediakan satu pelantar untuk membina aplikasi;

16.3.1.4 “Perisian” bererti program-program yang membolehkan komputer

dan telefon pintar (smartphones) melakukan tugas-tugas tertentu

seperti perisian sistem, perisian pengaturcaraan dan perisian

penggunaan tetapi tidak termasuk perisian permainan;

16.3.1.5 “Perkakasan” bererti komponen jenis fizikal yang dihubungkan

secara terus dengan komputer/telefon pintar (smartphones). Ia

juga merupakan alat yang digunakan sebagai input, aktiviti

pemprosesan dan output;

16.3.1.6 “Keuntungan” bererti satu kadar keuntungan yang akan ditetapkan

oleh Universiti dari semasa ke semasa;

16.3.1.7 “Meninggalkan Perkhidmatan” bererti pegawai yang

perkhidmatannya ditamatkan, meletak jawatan atau membuat

pilihan menerima opsyen yang ditawarkan daripada agensi yang

diperbadankan atau diswastakan; dan

16.3.1.8 “Waris” bererti waris terdekat:

a. Isteri dan anak-anak bagi pegawai lelaki yang telah

berkahwin; atau

b. Suami dan anak-anak bagi pegawai perempuan yang telah

berkahwin; atau

c. Ibu bapa bagi pegawai bujang.


417

16.4 SKIM PEMBIAYAAN KOMPUTER DAN TELEFON PINTAR (SMARTPHONES)

16.4.1 Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) adalah suatu

kemudahan pembiayaan yang diwujudkan bagi membiayai pembelian

komputer dan telefon pintar (Smartphones) oleh Universiti Malaysia Kelantan.

16.5 SYARAT-SYARAT PEMBIAYAAN

16.5.1 Kelayakan

16.5.1.1 Pegawai yang sedang berkhidmat, dilantik secara tetap dan telah

disahkan dalam perkhidmatan layak memohon pembiayaan di

bawah Skim Pembiayaan ini.

16.5.1.2 Pegawai yang telah membuat pinjaman pembiayaan di bawah Skim

Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) ini juga

layak membuat permohonan pembiayaan setiap tiga (3) tahun

dengan syarat pinjaman yang terdahulu telah diselesaikan.

16.6 AMAUN PEMBIAYAAN

16.6.1 Amaun pembiayaan maksimum adalah sebanyak Ringgit Malaysia Lima Ribu

(RM5,000.00) sahaja (bagi salah satu atau kombinasi kedua-duanya).

16.6.2 Amaun pembiayaan yang dibenarkan juga adalah tertakluk kepada pengiraan

jumlah potongan bulanan bagi bayaran balik tidak melebihi 1/3 daripada gaji

pokok dan semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% daripada

jumlah gaji pokok dan elaun-elaun.

16.7 PEMBELIAN KOMPUTER

16.7.1 Pembelian komputer yang dibenarkan adalah pembelian komputer baharu

termasuk perkakasan dan perisiannya.


418

16.7.2 Komputer bagi maksud pekeliling ini dikelaskan kepada tiga (3) kategori seperti

berikut:

16.7.2.1 komputer desktop;

16.7.2.2 komputer riba; dan

16.7.2.3 komputer tablet.

16.7.3 Perkakasan bagi maksud pekeliling ini dikelaskan kepada tiga (3) kategori

seperti berikut:

16.7.3.1 mesin pencetak;

16.7.3.2 mesin pengimbas; dan

16.7.3.3 peranti pelbagai fungsi (multifunction device).

16.7.4 Pemohonan untuk membuat pembelian lebih daripada satu unit komputer

adalah dibenarkan tetapi bukan dari kategori komputer yang sama.

16.7.5 Permohonan untuk pembelian komputer bersama lebih dari satu unit

perkakasan adalah dibenarkan tetapi bukan dari kategori perkakasan yang

sama.

16.7.6 Pembelian komputer di bawah pakej jalur lebar dibenarkan tetapi pembiayaan

tidak termasuk bayaran langganan bulanan.

16.7.7 Urus niaga pembelian komputer hendaklah dilakukan di dalam Malaysia.

16.8 PEMBELIAN TELEFON PINTAR (SMARTPHONES)

16.8.1 Pembelian telefon pintar (smartphones) yang dibenarkan adalah pembelian

telefon pintar (smartphones) baharu termasuk perkakasan tambahan.

16.8.2 Pemohonan untuk membuat pembelian lebih daripada satu unit telefon pintar

adalah tidak dibenarkan sama sekali.


419

16.8.3 Pembelian telefon pintar (smartphones) di bawah pakej jalur lebar dibenarkan

tetapi pembiayaan tidak termasuk bayaran langganan bulanan.

16.8.4 Urus niaga pembelian telefon pintar (smartphones) hendaklah dilakukan di

dalam Malaysia.

16.9 PERMOHONAN PEMBIAYAAN

16.9.1 Permohonan hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Permohonan

Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (smartphones) Universiti Malaysia

Kelantan (Borang UMK(B03.00)(25-2009) seperti yang dilampirkan di Lampiran

A. Borang Permohonan hendaklah disediakan sebanyak tiga (3) salinan dan

dikemukakan kepada Pejabat Bendahari.

16.9.2 Permohonan hendaklah disertakan dengan sebut harga dengan

menyenaraikan butiran yang hendak dibeli. Sebut harga daripada pembekal

yang berdaftar berdasarkan undang-undang di Malaysia sama ada diperoleh

secara terus atau atas talian (online) adalah diterima.

16.10 TATACARA PEMBIAYAAN

16.10.1 Pengiraan Pembiayaan

16.10.1.1 Pengiraan amaun pembiayaan hendaklah berdasarkan kepada

jumlah kos bagi pembelian berdasarkan sebut harga yang

menyenaraikan butiran dan perkakasan dikemukakan oleh

pegawai. Pengiraan ini juga tertakluk kepada amaun pembiayaan

maksimum sebanyak Ringgit Malaysia Lima Ribu (RM5,000.00)

sahaja dan hendaklah dibundarkan kepada ratusan ringgit terdekat

yang kurang.


420

Contoh pengiraan:

Sebut harga : RM3,550.00

Amaun Pembiayaan : RM3,500.00

Perbezaan : RM50.00 dijelaskan sendiri oleh peminjam

16.10.1.2 Sekiranya harga belian tersebut adalah melebihi daripada amaun

pembiayaan maksimum, pegawai hendaklah menjelaskan sendiri

amaun bayaran baki.

16.10.1.3 Harga belian adalah meliputi nilai cukai yang dikuatkuasakan oleh

pihak Kerajaan.

16.10.1.4 Pengiraan amaun pembiayaan hendaklah mengambil kira jumlah

potongan bulanan bayaran balik pembiayaan. Potongan bulanan

bayaran balik pembiayaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada

gaji pokok pegawai dan jumlah semua potongan gaji pegawai

hendaklah tidak melebihi 60% daripada jumlah gaji pokok dan

elaun-elaun.

Contoh Pengiraan:

Gaji pokok RM2,500.00

Elaun-elaun RM 640.00

Jumlah RM3,140.00

i. Jumlah potongan RM1,500.00

Perkiraan RM1,500.00 x 100 = 47%

RM3,140.00 (layak)

ii. Jumlah potongan RM2,000.00

Perkiraan RM2,000.00 x 100 = 63%

RM3,140.00 (tidak layak)


421

16.10.2 Kuasa Meluluskan Permohonan Pembiayaan

16.10.2.1 Tertakluk kepada pematuhan syarat-syarat pembiayaan yang

dinyatakan di dalam perenggan 16.10 di atas, kuasa untuk

meluluskan pembiayaan komputer dan telefon pintar

(smartphones) adalah diberi kepada Naib Canselor. Jika perlu, Naib

Canselor boleh secara bertulis membenarkan Bendahari atau

mana-mana pegawai yang difikirkan sesuai bagi menjalankan

tugas meluluskan pembiayaan.

16.10.2.2 Tertakluk kepada pematuhan syarat-syarat pembiayaan yang

dinyatakan di dalam perenggan 16.10 di atas, kuasa untuk

meluluskan pembiayaan komputer dan telefon pintar

(smartphones) bagi permohonan pembiayaan daripada Naib

Canselor adalah Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti.

16.10.3 Kelulusan Pembiayaan Kali Kedua dan Seterusnya

16.10.3.1 Tertakluk kepada perenggan 16.10.1, permohonan kali kedua dan

seterusnya hanya boleh diluluskan selepas tiga (3) tahun daripada

tarikh kelulusan pembiayaan komputer serta telefon pintar

(smartphones) dan amaun pembiayaan terdahulu telah

diselesaikan sepenuhnya oleh pemohon.

16.10.4 Penyediaan Dokumen-Dokumen Selepas Permohonan Pembiayaan Diluluskan

16.10.4.1 Pihak yang bertanggungjawab untuk mengurus dan memproses

Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones)

hendaklah memastikan agar dokumen-dokumen yang disenaraikan

di bawah disediakan:

a. Surat Tawaran Pembiayaan

Setelah Naib Canselor membuat keputusan untuk

meluluskan permohonan pembiayaan, surat tawaran


422

pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones)

hendaklah dikeluarkan.

b. Perjanjian Pembiayaan

16.10.4.2 Pihak yang bertanggungjawab untuk mengurus dan memproses

Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones)

hendaklah memastikan agar dokumen-dokumen yang disenaraikan

di bawah diterima daripada pegawai yang menerima pembiayaan:

a. Memorandum Penerimaan

Pegawai yang menerima tawaran pembiayaan tersebut

hendaklah bersetuju dengan tawaran pembiayaan dan

mengembalikan Memorandum Penerimaan yang telah

ditandatangani.

b. Perjanjian Pembiayaan

Perjanjian hendaklah ditandatangani dan disempurnakan

sebanyak 3 salinan dan ketiga-tiga salinan hendaklah

dikemukakan ke Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) serta

disetem secukupnya berdasarkan kepada kadar yang

ditetapkan oleh LHDN.

16.10.4.3 Sebanyak tiga (3) salinan Borang Permohonan Pembiayaan

Komputer dan Telefon Pintar (smartphones) Universiti Malaysia

Kelantan dan Perjanjian Pembiayaan yang telah disempurnakan

hendaklah diedarkan kepada pihak-pihak yang disenaraikan di

bawah:

a. Borang permohonan dan Perjanjian Pembiayaan hendaklah

dikembarkan bersama dokumen sokongan yang ditetapkan

dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari bagi tujuan

menguruskan bayaran pembiayaan komputer dan telefon

pintar (smartphones) dan potongan gaji bulanan;

b. salinan kedua hendaklah disimpan dalam fail peribadi

pinjaman pemohon; dan


423

c. salinan ketiga hendaklah diserahkan kepada Pejabat

Pendaftar untuk dicatat Buku Rekod Perkhidmatan

Pegawai.

16.10.4.4 Amaun pembiayaan yang diluluskan akan diserahkan oleh Pejabat

Bendahari melalui Electronic Fund Transfer (EFT) atau cek.

16.10.5 Pembayaran Balik Pembiayaan

16.10.5.1 Kadar Bayaran Balik Pembiayaan

Pembayaran balik pembiayaan termasuk kadar keuntungan

hendaklah dibayar oleh pegawai secara ansuran melalui potongan

gaji pada tiap-tiap bulan sebagaimana yang dipersetujui di dalam

Perjanjian. Kadar pembayaran balik pembiayaan tersebut

hendaklah berdasarkan panduan perkiraan di Lampiran B.

16.10.5.2 Tempoh Pembayaran Balik Pembiayaan

a. Tempoh bayaran balik pembiayaan adalah tidak melebihi 48

bulan.

b. Bayaran balik pembiayaan hendaklah diselesaikan

sepenuhnya di dalam tempoh yang dipersetujui.

c. Baki bayaran balik pembiayaan boleh diselesaikan lebih

awal dari tempoh yang dipersetujui. Rebat boleh diberikan

mengikut kadar yang akan ditetapkan oleh Pejabat

Bendahari dari semasa ke semasa.

d. Ini bermakna tempoh maksimum pembiayaan hendaklah

tidak melebihi tempoh perkhidmatan Pegawai. Baki bayaran

balik pembiayaan hendaklah diselesaikan sepenuhnya

sebelum pegawai bersara/meninggalkan perkhidmatan.

e. Bendahari adalah diberi kuasa untuk membuat potongan

sekali gus semua ansuran yang tertunggak daripada gaji

pegawai berkenaan.


424

16.10.6 Pembayaran Balik Pembiayaan Apabila Berlaku Kematian

16.10.6.1 Bagi kes pegawai yang meninggal dunia, Bendahari perlulah

memastikan baki pembiayaan dijelaskan oleh waris si mati.

16.10.7 Pembayaran Balik Pembiayaan Apabila Berlaku Persaraan

16.10.7.1 Bagi kes pegawai yang bersara, Bendahari perlulah memastikan

baki pembiayaan dikutip melalui ganjaran yang akan dibayar oleh

Universiti kepada pegawai.

16.10.8 Pembayaran Balik Pembiayaan Apabila Berlaku Penangguhan Pembayaran

16.10.8.1 Bagi pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji/cuti separuh gaji

oleh Universiti, Naib Canselor adalah diberi kuasa untuk memberi

penangguhan bayaran balik pembiayaan komputer dan telefon

pintar (smartphones). Dalam hal demikian, tempoh bayaran balik

hendaklah dijadualkan semula tanpa dikenakan apa-apa bayaran

tambahan bagi tempoh berkenaan.

16.10.9 Pembayaran Balik Bagi Pegawai Yang Dipinjamkan atau Ditukarkan

16.10.9.1 Jika Pegawai itu dipinjamkan atau ditukarkan ke Jabatan

Peminjam (Kerajaan Persekutuan/Kerajaan Negeri/ Badan

Berkanun Persekutuan/Pihak Berkuasa Tempatan), Universiti

hendaklah menyatakan butir-butir jumlah baki pembiayaan yang

belum selesai dan amaun bayaran balik yang dikenakan tiap-tiap

bulan. Baki pembiayaan yang belum diselesaikan itu hendaklah

dijelaskan oleh Jabatan Peminjam melalui Kumpulan Wang

Pinjaman Komputer dan Jabatan Peminjam hendaklah

memastikan Pegawai berkenaan menyelesaikan baki pembiayaan.


425

16.10.10 Tanggungjawab Pegawai Yang Menerima Pembiayaan

16.10.10.1 Pegawai yang menerima pembiayaan komputer dan telefon pintar

(smartphones) ini adalah bertanggungjawab membayar balik

amaun pembiayaan berserta amaun keuntungan secara bayaran

ansuran yang telah dipersetujui.

16.10.10.2 Pegawai yang telah diluluskan pembiayaan komputer hendaklah

menyerahkan resit, invois bagi komputer atau telefon pintar

(smartphones) yang dibelinya itu kepada pegawai di Pejabat

Bendahari dalam tempoh 30 hari selepas EFT/cek bagi amaun

pembiayaan diterima. Sekiranya pegawai itu gagal mengemukakan

dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka

pembiayaan tersebut dianggap terbatal. Pegawai hendaklah

membayar keseluruhan amaun pembiayaan yang telah diluluskan

berserta amaun keuntungan dalam tempoh 30 hari selepas

pembatalan.

16.10.10.3 Pegawai yang ingin menukar spesifikasi atau pembekal komputer

yang berlainan daripada spesifikasi atau pembekal komputer yang

dipohon hendaklah mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada

pegawai di Pejabat Bendahari tanpa melibatkan perubahan kos

pembelian. Salinan surat kelulusan tersebut hendaklah

dikemukakan bersama dokumen sokongan kepada Pejabat

Bendahari.

16.10.10.4 Sekiranya harga belian komputer atau telefon pintar (smartphones)

tersebut adalah melebihi daripada amaun pembiayaan maksimum,

pegawai hendaklah menjelaskan sendiri amaun bayaran baki.

16.10.11 Tanggungjawab Naib Canselor

16.10.11.1 Naib Canselor dan Bendahari adalah bertanggungjawab

memastikan syarat-syarat, tatacara kewangan dan perakaunan

yang dinyatakan di dalam pekeliling ini dan arahan yang


426

dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari dari semasa ke semasa

mengenai Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar

(smartphones) Universiti Malaysia Kelantan dipatuhi sepenuhnya.

16.10.12 Tatacara Perakaunan Pembiayaan

16.10.12.1 Berikut adalah tatacara perakaunan bagi menguruskan akaun

pembiayaan komputer:

a. Pembiayaan yang dikeluarkan dalam sesuatu bulan

dianggap sebagai diberi pada akhir bulan tersebut dan

pembayaran balik pembiayaan hendaklah dimulai dengan

potongan daripada gaji tidak lewat dari dua (2) bulan

berikutnya. Sebagai contoh bagi EFT/cek pembiayaan yang

dikeluarkan pada bulan Januari potongan hendaklah

bermula daripada gaji bulan Mac. Potongan dari gaji

dianggap sebagai dibuat dan dimasukkan ke dalam

Kumpulan Wang Pinjaman Komputer pada hujung bulan

dalam mana potongan ini dibuat;

b. Semua pembiayaan akan diakaun ke dalam Kumpulan

Wang Pinjaman Komputer;

c. Jumlah keuntungan hendaklah dikreditkan ke dalam

Kumpulan Wang Pinjaman Komputer yang berkenaan dan

dipindahkan kepada akaun hasil pada setiap bulan;

16.10.12.2 Bayaran tunai oleh Pegawai

a. Bendahari hendaklah memastikan agar Pegawai

menjelaskan bayaran balik pembiayaan bagi bayaran

ansuran yang tertunggak sebelum potongan gaji dibuat atau

mana-mana tempoh berlaku tiada potongan gaji dibuat.

16.10.12.3 Pegawai yang menerima pembiayaan dipinjamkan atau ditukarkan

a. Jika Pegawai itu dipinjamkan atau ditukarkan ke Jabatan

Peminjam (Kerajaan Persekutuan/ Kerajaan Negeri/Badan

Berkanun Persekutuan /Pihak Berkuasa Tempatan),


427

Universiti hendaklah menyatakan butir-butir jumlah baki

pembiayaan yang belum selesai dan amaun bayaran balik

yang dikenakan tiap-tiap bulan. Baki pembiayaan yang

belum diselesaikan itu hendaklah dijelaskan oleh Jabatan

Peminjam melalui Kumpulan Wang Pinjaman Komputer dan

Jabatan Peminjam hendaklah memastikan Pegawai

berkenaan menyelesaikan baki pembiayaan;

16.10.13 Penyata Pembiayaan

16.10.13.1 Bendahari adalah bertanggungjawab memastikan potongan gaji

dibuat untuk mengutip balik ansuran potongan bulanan

pembiayaan komputer atau telefon pintar (smartphones).

16.10.13.2 Naib Canselor atau Bendahari adalah bertanggungjawab

sepenuhnya mengambil tindakan yang perlu untuk mendapatkan

bayaran balik menerusi potongan gaji Pegawai atau mengambil

tindakan yang sewajarnya berdasarkan kepada perjanjian

pembiayaan komputer atau telefon pintar (smartphones) yang

berkenaan.

16.10.13.3 Pejabat Bendahari hendaklah menyediakan EFT/cek dan

membayar terus kepada syarikat pembekal/penjual.

16.10.13.4 Pejabat Bendahari hendaklah memastikan Pegawai yang

menerima pembiayaan menyerahkan resit dan invois bagi

komputer atau telefon pintar (smartphones) yang dibelinya itu

dalam tempoh 30 hari selepas EFT/cek bayaran diterima.

Sekiranya Pegawai itu gagal mengemukakan dokumen-dokumen

tersebut dalam tempoh 30 hari, maka pembiayaan tersebut

dianggap sebagai terbatal. Bendahari hendaklah mengambil

tindakan untuk mendapatkan kembali kesemua jumlah

pembiayaan yang telah diluluskan dan amaun keuntungan

Universiti bagi tempoh berkenaan secara sekali gus dalam tempoh

30 hari selepas pembatalan.


428

16.11 PEMBATALAN PEMBIAYAAN

16.11.1 Jika pembiayaan komputer atau telefon pintar (smartphones) dibatalkan atas

sebab-sebab selain daripada di perenggan 16.10.10.2 termasuk pembatalan

pembiayaan di atas pilihan sendiri, Bendahari hendaklah mendapatkan

bayaran kesemua baki pembiayaan yang telah diluluskan sepenuhnya.

16.12 REKOD DAFTAR

16.12.1 Rekod daftar pembiayaan pembelian komputer mengenai semua pembiayaan

yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Pejabat Bendahari.

Rekod tersebut hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:

16.12.1.1 Nama;

16.12.1.2 Nombor kad pengenalan;

16.12.1.3 Tarikh pembiayaan diluluskan;

16.12.1.4 Jumlah pembiayaan;

16.12.1.5 Tarikh EFT/cek pembiayaan diterima di pejabat Pegawai;

16.12.1.6 Tarikh EFT/cek pembiayaan diterima oleh Pegawai;

16.12.1.7 Nombor dan tarikh baucar pembayaran pembiayaan dan cek;

16.12.1.8 Nombor dan tarikh resit pembelian;

16.12.1.9 Nombor dan tarikh invois pembelian;

16.12.1.10 Tempoh bayaran balik;

16.12.1.11 Tarikh ansuran pertama dan amaun bayaran balik pembiayaan

dimulakan;

16.12.1.12 Tarikh ansuran akhir dan amaun bayaran balik pembiayaan; dan

16.12.1.13 Tempoh penangguhan bayaran (jika ada).

16.12.2 Salinan-salinan fotostat bagi resit pembelian dan invois hendaklah disimpan

dalam fail peribadi Pegawai yang menerima pembiayaan.


429

16.12.3 Pembiayaan ini hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan

Pegawai.

16.13 TINDAKAN SURCAJ DAN TATATERTIB

16.13.1 Tindakan surcaj atau tindakan tatatertib boleh dikenakan ke atas Pegawai yang

menerima pembiayaan sekiranya Pegawai tersebut menyebabkan

perlanggaran kepada mana-mana syarat, tatacara kewangan dan tatacara

perakaunan Peraturan ini.

16.13.2 Pihak yang bertanggungjawab memproses, meluluskan dan menguruskan

pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) juga boleh dikenakan

surcaj atau tindakan tatatertib jika gagal mematuhi syarat, tatacara kewangan

dan tatacara perakaunan dan arahan-arahan di dalam Peraturan ini

16.14 AM

16.14.1 Universiti berhak membuat atau mengenakan apa-apa syarat tambahan atau

memberi kelonggaran/pengecualian kepada syarat-syarat pembiayaan bagi

Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (smartphones) Universiti

Malaysia Kelantan mengikut pertimbangan sewajarnya.

16.14.2 Skim ini hendaklah dibaca bersama dengan mana-mana pekeliling berkaitan

yang sedang berkuat kuasa.


430

LAMPIRAN A


431


432


433


434


435

LAMPIRAN B

JADUAL BAYARAN ANSURAN BULANAN MENGIKUT JUMLAH PINJAMAN DAN TEMPOH BAYARAN BALIK

Jumlah Pembiayaan

RM100 RM200 RM300 RM400 RM500

Tempoh Bayaran Balik

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 101.16 1.16 16.86 202.32 2.32 33.72 303.48 3.48 50.58 404.70 4.70 67.45 505.86 5.86 84.31

12 BULAN 102.12 2.12 8.51 204..36 4.36 17.03 306.48 6.48 25.54 408.72 8.72 34.06 510.84 10.84 42.57

18 BULAN 103.14 3.14 5.73 206.46 6.46 11.47 309.60 9.60 17.20 412.74 12.74 22.93 516.06 16.06 28.67

24 BULAN 104.16 4.16 4.34 208.32 8.32 8.68 312.72 12.72 13.03 416.88 16.88 17.37 521.04 21.04 21.71

30 BULAN 105.30 5.30 3.51 210.60 10.60 7.02 315.60 15.60 10.52 420.90 20.90 14.03 526.20 26.20 17.54

36 BULAN 106.20 6.20 2.95 212.40 12.40 5.90 318.96 18.96 8.86 425.16 25.16 11.81 531.36 31.36 14.76

42 BULAN 104.52 7.52 2.56 214.62 14.62 5.11 322.14 22.14 7.67 429.24 29.24 10.22 536.76 36.76 12.78

48 BULAN 108.48 8.48 2.26 216.96 16.96 4.52 324.96 24.96 6.77 433.44 33.44 9.03 541.92 41.92 11.29

Jumlah Pembiayaan RM600 RM700 RM800 RM900 RM1,000


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 607.02 7.02 101.17 708.18 8.18 118.03 809.34 9.34 134.89 910.50 10.50 151.75 1,011.72 11.72 168.62

12 BULAN 613.08 13.08 51.09 715.20 15.20 59.60 817.44 17.44 68.12 919.56 19.56 76.63 1,021.80 21.80 85.15

18 BULAN 619.20 19.20 34.40 722.34 22.34 40.13 825.66 25.66 45.87 928.80 28.80 51.60 1,031.94 31.94 57.33

24 BULAN 625.20 25.20 26.05 729.60 29.60 30.40 833.76 33.76 34.74 937.92 37.92 39.08 1,042.08 42.08 43.42

30 BULAN 631.50 31.50 21.05 736.80 36.80 24.56 842.10 42.10 28.07 947.10 47.10 31.57 1,052.40 52.40 35.08

36 BULAN 637.56 37.56 17.71 744.12 44.12 20.67 850.32 50.32 23.62 956.52 56.52 26.57 1,062.72 62.72 29.52

42 BULAN 643.86 43.86 15.33 751.38 51.38 17.89 858.48 58.48 20.44 966.00 66.00 23.00 1,073.10 73.10 25.55

48 BULAN 650.40 50.40 13.55 758.88 58.88 15.81 866.88 66.88 18.06 975.36 75.36 20.32 1,083.84 83.84 22.58


436

Jumlah Pembiayaan RM1,100 RM1,200 RM1,300 RM1,400 RM1,500


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 1,112.88 12.88 185.48 1,214.04 14.04 202.34 1,315.20 15.20 219.20 1,416.36 16.36 236.06 1,517.52 17.52 252.92

12 BULAN 1,123.92 23.92 93.66 1,226.16 26.16 102.18 1,328.28 28.28 110.69 1,430.52 30.52 119.21 1,532.64 32.64 127.72

18 BULAN 1,135.08 35.08 63.06 1,238.40 38.40 68.80 1,341.54 41.54 74.53 1,444.68 44.68 80.26 1,548.00 48.00 86.00

24 BULAN 1,146.48 46.48 47.77 1,250.64 50.64 52.11 1,354.80 54.80 56.45 1,458.96 58.96 60.79 1,563.36 63.36 65.14

30 BULAN 1,157.70 57.70 38.59 1,263.00 63.00 42.10 1,368.30 68.30 45.61 1,473.60 73.60 49.12 1,578.60 78.60 52.62

36 BULAN 1,169.28 69.28 32.48 1,275.48 75.48 35.43 1,381.68 81.68 38.38 1.487.88 87.88 41.33 1,594.44 94.44 44.29

42 BULAN 1,180.62 80.62 28.11 1,288.14 88.14 30.67 1,395.24 95.24 33.22 1,502.76 102.76 35.78 1,609.86 109.86 38.38

48 BULAN 1,192.32 92.32 24.84 1,300.32 100.32 27.09 1,408.80 108.80 29.35 1,517.28 117.28 31.61 1,625.76 125.76 33.87

Jumlah Pembiayaan RM1,600 RM1,700 RM1,800 RM1,900 RM2,000


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 1,618.74 18.74 269.79 1,719.90 19.90 286.65 1,821.06 21.06 303.51 1,922.22 22.22 320.37 2,023.38 23.38 337.23

12 BULAN 1,634.88 34.88 136.24 1,737.00 37.00 144.75 1,839.24 39.24 153.27 1,941.36 41.36 161.78 2,043.60 43.60 170.30

18 BULAN 1,651.14 51.14 91.73 1,754.28 54.28 97.46 1,857.60 57.60 103.20 1,960.74 60.74 108.93 2,063.88 63.88 114.66

24 BULAN 1,667.52 67.52 69.48 1,771.68 71.68 73.82 1,875.84 75.84 78.16 1,980.24 80.24 82.51 2,084.40 84.40 86.85

30 BULAN 1,683.90 83.90 56.13 1,789.20 89.20 59.64 1,894.50 94.50 63.15 1,999.80 99.80 66.66 2,105.10 105.10 70.17

36 BULAN 1,700.64 100.64 47.24 1'806.84 106.84 50.19 1,913.04 113.04 53.14 2,019.60 119.60 56.10 2,125.80 125.80 59.05

42 BULAN 1,717.38 117.38 40.89 1,824.48 124.48 43.44 1,932.00 132.00 46.00 2,039.10 139.10 48.55 2,146.62 146.62 51.11

48 BULAN 1,734.24 134.24 36.13 1,842.24 142.24 38.38 1,950.72 150.72 40.64 2,059.20 159.20 42.90 2,167.68 167.68 45.16


437

Jumlah Pembiayaan

RM2,100 RM2,200 RM2,300 RM2,400 RM2,500


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 2,124.54 24.54 354.09 2,225.76 25.76 370.96 2,326.92 26.92 387.82 2,428.08 28.08 404.68 2,529.24 29.24 421.54

12 BULAN 2,145.72 45.72 178.81 2,247.96 47.96 187.33 2,350.08 50.08 195.84 2,452.32 52.32 204.36 2,554.44 54.44 212.87

18 BULAN 2,167.20 67.20 120.40 2,270.34 70.34 126.13 2,373.48 73.48 131.86 2,476.80 76.80 137.60 2,579.94 79.94 143.33

24 BULAN 2,188.56 88.56 91.19 2,292.72 92.72 95.53 2,397.12 97.12 99.88 2,501.28 101.28 104.22 2,605.44 105.44 108.56

30 BULAN 2,210.10 110.10 73.67 2,315.40 115.4 77.18 2,420.70 120.70 80.69 2,526.00 126.00 84.20 2,631.30 131.30 87.71

36 BULAN 2,232.00 132.00 62.00 2,338.20 138.20 64.95 2,444.76 144.76 67.91 2,550.96 150.96 70.86 2,657.16 157.16 73.81

42 BULAN 2,253.72 153.72 53.66 2,361.24 161.24 56.22 2,468.76 168.76 58.78 2,575.86 175.86 61.33 2,683.38 183.38 63.89

48 BULAN 2,276.16 176.16 47.42 2,384.16 184.16 49.67 2,492.64 192.64 51.93 2,601.12 201.12 54.19 2,709.60 209.60 56.45

Jumlah Pembiayaan

RM2,600 RM2,700 RM2,800 RM2,900 RM3,000


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 2,630.40 30.40 438.40 2,731.56 31.56 455.26 2,832.78 32.78 472.13 2,933.94 33.94 488.99 3,035.10 35.10 505.85

12 BULAN 2,656.68 56.68 221.39 2,758.80 58.80 229.90 2,861.04 61.04 238.42 2,963.16 63.16 246.93 3,065.40 65.40 255.45

18 BULAN 2,683.08 83.08 149.06 2,786.22 86.22 154.79 2,889.54 89.54 160.53 2,992.68 92.68 166.26 3,095.82 95.82 171.99

24 BULAN 2,709.60 109.60 112.90 2,814.00 114.00 117.25 2,918.16 118.16 121.59 3,022.32 122.32 125.93 3,126.48 126.48 130.27

30 BULAN 2,736.60 136.60 91.22 2,841.60 141.60 94.72 2,946.90 146.90 98.23 3,052.20 152.20 101.74 3,157.50 157.50 105.25

36 BULAN 2,763.36 163.36 76.76 2,869.56 169.56 79.71 2,976.12 176.12 82.67 3,082.32 182.32 85.62 3,188.52 188.52 88.57

42 BULAN 2,790.48 190.48 66.44 2,898.00 198.00 69.00 3,005.10 205.10 71.55 3,112.62 212.62 74.11 3,219.72 219.72 76.66

48 BULAN 2,818.08 218.08 58.71 2,926.08 226.08 60.96 3,034.56 234.56 63.22 3,143.04 243.04 65.48 3,251.52 251.52 67.74


438

Jumlah Pembiayaan

RM3,100 RM3,200 RM3,300 RM3,400 RM3,500


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 3,136.26 36.26 522.71 3,237.42 37.42 539.57 3,338.58 38.58 556.43 3,439.80 39.80 573.30 3,540.96 40.96 590.16

12 BULAN 3,167.52 67.52 263.96 3,269.76 69.76 272.48 3,371.88 71.88 280.99 3,474.12 74.12 289.51 3,576.24 76.24 298.02

18 BULAN 3,199.14 99.14 177.73 3,302.28 102.28 183.46 3,405.42 105.42 189.19 3,508.74 108.74 194.93 3,611.88 111.88 200.66

24 BULAN 3,230.88 130.88 134.62 3,335.04 135.04 138.96 3,439.20 139.20 143.30 3,545.36 143.36 147.64 3,647.76 147.76 151.99

30 BULAN 3,262.80 162.80 108.76 3,368.10 168.10 112.27 3,473.10 173.10 115.77 3,578.40 178.40 119.28 3,683.70 183.70 122.79

36 BULAN 3,294.72 194.72 91.52 3,401.28 201.28 94.48 3,507.48 207.48 97.43 3,613.68 213.68 100.38 3,719.88 219.88 103.33

42 BULAN 3,327.24 227.24 79.22 3,434.34 234.34 81.77 3,541.86 241.86 84.33 3,649.38 249.38 86.89 3,756.48 256.48 89.44

48 BULAN 3,360.00 260.00 70.00 3,468.00 268.00 72.25 3,576.48 276.48 74.51 3,684.96 284.96 76.77 3,793.44 293.44 79.03

Jumlah Pembiayaan

RM3,600 RM3,700 RM3,800 RM3,900 RM4,000


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 3,642.12 42.12 607.02 3,743.28 43.28 623.88 3,844.44 44.44 640.74 3,945.60 45.60 657.60 4,046.82 46.82 674.47

12 BULAN 3,678.48 78.48 306.54 3,780.60 80.60 315.05 3,882.84 82.84 323.57 3,984.96 84.96 332.08 4,087.20 87.20 340.60

18 BULAN 3,715.02 115.02 206.39 3,818.34 118.34 212.13 3,921.48 121.48 217.86 4,024.62 124.62 223.59 4,127.94 127.94 229.33

24 BULAN 3,751.92 151.92 156.33 3,856.08 156.08 160.67 3,960.24 160.24 165.01 4,064.64 164.64 169.36 4,168.80 168.80 173.70

30 BULAN 3,789.00 189.00 126.30 3,894.30 194.30 129.81 3,999.60 199.60 133.32 4,104.60 204.60 136.82 4,209.90 209.90 140.33

36 BULAN 3,826.44 226.44 106.29 3,932.64 232.64 109.24 4,038.84 238.84 112.19 4,145.04 245.04 115.14 4,251.60 251.60 118.10

42 BULAN 3,864.00 264.00 92.00 3,971.10 271.10 94.55 4,078.62 278.62 97.11 4,185.72 285.72 99.66 4,293.24 293.24 102.22

48 BULAN 3,901.44 301.44 81.28 4,009.92 309.92 83.54 4,118.40 318.40 85.80 4,226.88 326.88 88.06 4,335.36 335.36 90.32


439

Jumlah Pembiayaan

RM4,100 RM4,200 RM4,300 RM4,400 RM4,500


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 4,147.98 47.98 691.33 4,249.14 49.14 708.19 4,350.30 50.30 725.05 4,451.46 51.46 741.91 4,552.62 52.62 758.77

12 BULAN 4,189.32 89.32 349.11 4,291.56 91.56 357.63 4,393.68 93.68 366.14 4,495.92 95.92 374.66 4,598.04 98.04 383.17

18 BULAN 4,231.08 131.08 235.06 4,334.22 134.22 240.79 4,437.54 137.54 246.53 4,540.68 140.68 252.26 4,643.82 143.82 257.99

24 BULAN 4,272.96 172.96 178.04 4,377.12 177.12 182.38 4,481.52 181.52 186.73 4,585.68 185.68 191.07 4,689.84 189.84 195.41

30 BULAN 4,315.20 215.20 143.84 4,420.50 220.20 147.35 4,525.80 225.80 150.86 4,631.10 231.10 154.37 4,736.10 236.10 157.87

36 BULAN 4,357.80 257.80 121.05 4,564.00 264.00 124.00 4,570.20 270.20 126.95 4,676.76 276.76 129.91 4,782.96 282.96 132.86

42 BULAN 4,400.34 300.34 104.77 4,507.86 307.86 107.33 4,615.38 315.38 109.89 4,722.48 322.48 112.44 4,830.00 330.00 115.00

48 BULAN 4,443.36 343.36 92.57 4,551.84 351.84 94.83 4,660.32 360.32 97.09 4,768.80 368.80 99.35 4,877.28 377.28 101.61

Jumlah Pembiayaan

RM4,600 RM4,700 RM4,800 RM4,900 RM5,000


Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

Harga Jualan

Jumlah Keuntungan

Ansuran Bulanan

6 BULAN 4,653.84 53.84 775.64 4,755.00 55.00 792.50 4,856.16 56.16 809.36 4,957.32 57.32 826.22 5,058.48 58.48 843.08

12 BULAN 4,700.28 100.28 391.69 4,802.40 102.40 400.20 4,904.64 104.64 408.72 5,006.76 106.76 417.23 5,109.00 109.00 425.75

18 BULAN 4,746.96 146.96 263.72 4,850.28 150.28 269.46 4,953.42 153.42 275.19 5,056.56 156.56 280.92 5,159.88 159.88 286.66

24 BULAN 4,794.00 194.00 199.75 4,898.40 198.40 204.10 5,002.56 202.56 208.44 5,106.72 206.72 212.78 5,210.88 210.88 217.12

30 BULAN 4,841.40 241.40 161.38 4,946.70 246.70 164.89 5,052.00 252.00 168.40 5,157.30 257.30 171.91 5,262.60 262.60 175.42

36 BULAN 4,889.16 289.16 135.81 4,995.36 295.36 138.76 5,101.92 301.92 141.72 5,208.12 308.12 144.67 5,314.32 314.32 147.62

42 BULAN 4,937.10 337.10 117.55 5,044.62 344.62 120.11 5,151.72 351.72 122.66 5,259.24 359.24 125.22 5,366.34 366.34 127.77

48 BULAN 4,985.28 385.28 103.86 5,093.76 393.76 106.12 5,202.24 402.24 108.38 5,310.72 410.72 110.64 5,419.20 419.20 112.90

440

BAB 17

TATACARA PEMBERIAN KEMUDAHAN

KAD KREDIT KORPORAT UNIVERSITI

17.1 KELAYAKAN KEMUDAHAN KAD KREDIT KORPORAT

17.1.1 Kemudahan ini diberikan kepada PTj bagi memudahkan pengurusan tempahan

tiket penerbangan, tempahan penginapan dan lain-lain perbelanjaan yang

dibenarkan bagi urusan rasmi sebagaimana berikut:

17.1.1.1 PTj akan lebih mudah membuat kawalan dan pemantauan

perbelanjaan berdasarkan peruntukan Vot 21106 (perjalanan dalam

negeri).

17.1.1.2 Ketua PTj akan lebih mudah memantau pergerakan staf di PTj masing-

masing dan perancangan perjalanan tugas rasmi staf PTj yang

memerlukan kemudahan penerbangan.

17.1.1.3 Meningkatkan ketelusan, integriti dan memudahkan pengurusan

pentadbiran (penempahan, pertukaran dan pembatalan tempahan).

17.2 PERBELANJAAN YANG DIBENARKAN

17.2.1 Kad Kredit Korporat hanya boleh digunakan untuk perbelanjaan bagi urusan rasmi

seperti berikut:

17.2.1.1 Pembelian Tiket Penerbangan

a. Pembelian tiket penerbangan untuk perjalanan rasmi dalam

dan luar negara secara atas talian (online).

b. Pembelian tiket penerbangan adalah tertakluk kepada

kelayakan pegawai dan syarat-syarat sebagaimana yang

ditetapkan dalam pekeliling dan peraturan yang berkuatkuasa.


441

c. Pemegang kad hendaklah memastikan kelulusan bertugas ke

luar pejabat telah diperoleh sebelum pembelian tiket dibuat,

selaras dengan peraturan Universiti dan laluan yang dipilih

adalah yang paling menjimatkan.

d. Pembelian tiket penerbangan menggunakan kad kredit

korporat tidak tertakluk kepada had nilai dan kaedah perolehan

di bawah tatacara perolehan Kerajaan yang berkuatkuasa.

17.2.1.2 Tambang Kemudahan Kenderaan Awam

a. Bayaran bagi kemudahan kenderaan awam yang boleh dibeli

secara atas talian (online).

17.2.1.3 Bayaran Sewa Penginapan

a. Bayaran sewa penginapan untuk Perjalanan Rasmi dalam dan

luar negara secara atas talian (online).

b. Bayaran sewa penginapan adalah tertakluk kepada kelayakan

pegawai dan syarat-syarat sebagaimana yang ditetapkan

dalam pekeliling dan peraturan yang berkuat kuasa.

c. Pemegang Kad Kredit Korporat hendaklah memastikan

kelulusan bertugas ke luar pejabat telah diperoleh sebelum

perbelanjaan bagi sewa penginapan dibuat.

d. Bayaran menggunakan Kad Kredit Korporat adalah bagi sewa

bilik penginapan sahaja termasuk bayaran perkhidmatan, cukai

perkhidmatan dan bayaran yang wajib ke atas sewa

penginapan.

e. Bayaran sewa penginapan menggunakan Kad Kredit Korporat

adalah tertakluk kepada had nilai dan kaedah perolehan di

bawah tatacara perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa.

17.2.1.4 Lain-lain perbelanjaan yang dibenarkan oleh pihak pengurusan

Universiti.

17.2.2 Usaha untuk mendapatkan kadar bayaran perbelanjaan yang paling menjimatkan

adalah digalakkan.


442

17.2.3 Sebarang penggunaan kad kredit korporat yang meragukan atau tanpa kebenaran

akan dipertanggungjawabkan ke atas pegawai yang dinamakan dan tertakluk

kepada siasatan dan tindakan tatatertib dan/atau surcaj.

17.3 PERMOHONAN KAD KREDIT KORPORAT

17.3.1 PTj yang berhasrat untuk menggunakan Kad Kredit Korporat perlu membuat

permohonan bagi kelulusan Naib Canselor melalui Pejabat Bendahari.

17.3.2 Penetapan kuasa dan tugas kepada Pemegang Kad Kredit Korporat adalah

tertakluk kepada kelulusan Naib Canselor. Nama pegawai yang telah dilantik untuk

memegang dan diberi penetapan kuasa dan tugas untuk melakukan perbelanjaan

dengan menggunakan Kad Kredit Korporat akan tertera di atas kad tersebut.

17.3.3 Had kredit adalah ditetapkan berdasarkan anggaran keperluan dan trend

perbelanjaan setiap PTj.

17.3.4 Sekiranya terdapat keperluan, permohonan bagi meningkatkan Had Kredit

hendaklah dikemukakan bersama justifikasi yang lengkap untuk kelulusan Naib

Canselor atau mana-mana pegawai yang diberi penetapan kuasa dan tugas.

17.4 SYARAT-SYARAT PENGGUNAAN

17.4.1 Perbelanjaan adalah tertakluk kepada Peraturan Kewangan dan Perakaunan

Universiti yang sedang berkuatkuasa.

BIL JENIS PERBELANJAAN DOKUMEN SOKONGAN

1 Pembelian tiket penerbangan a. Salinan borang tempahan penerbangan yang lengkap.

b. Salinan tiket penerbangan atau apa-apa dokumen penerbangan yang menunjukkan butiran penumpang, tarikh penerbangan serta amaun yang dibayar.


443

Jadual 1 : Senarai Dokumen Sokongan

17.4.2 Pemegang kad hendaklah memastikan peruntukan mencukupi sebelum

perbelanjaan dibuat. Transaksi hendaklah direkod dalam buku vot sebagai

perbelanjaan dan ditolak daripada peruntukan semasa.

17.4.3 Pemegang kad hendaklah memastikan semua transaksi perbelanjaan mempunyai

dokumen sokongan yang lengkap seperti berikut;

17.5 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

17.5.1 Peranan dan Tanggungjawab Naib Canselor

17.5.1.1 Naib Canselor merupakan pentadbir utama yang bertanggungjawab

sepenuhnya atas keseluruhan pengurusan kewangan dan perakaunan

berkaitan Kad Kredit Korporat di PTj.

17.5.1.2 Naib Canselor boleh memberikan penetapan kuasa dan tugas kepada

pegawai lain di bawah seliaannya untuk menguruskan penggunaan

Kad Kredit Korporat. Bagaimanapun, beliau tidak terlepas daripada

c. Bukti penerimaan bayaran pembelian tiket penerbangan.

2 Bayaran bagi kemudahan kenderaan awam yang boleh dibeli secara atas talian

a. Salinan tiket atau apa-apa dokumen yang menunjukkan butiran penumpang, tarikh serta amaun yang dibayar.

b. Bukti penerimaan bayaran pembelian tiket. 3 Bayaran penginapan a. Resit asal atau salinan dokumen yang

menunjukkan tempoh penginapan dan amaun yang dibayar, atau

b. Pengesahan tempahan hotel yang menunjukkan nama penginap, tempoh menginap dan amaun yang dibayar.

c. Bukti penerimaan bayaran hotel. 4 Perbelanjaan lain a. Resit asal perbelanjaan, dan

b. Butiran lengkap berkaitan keperluan perbelanjaan dan kelulusan Ketua PTj.


444

tanggungjawabnya setelah penetapan kuasa dan tugas diberikan

kepada pegawai di bawah seliaannya;

17.5.1.3 Penetapan kuasa dan tugas berkaitan pengurusan Kad Kredit Korporat

kepada pegawai di bawah seliaan Naib Canselor hendaklah dibuat

secara teratur, dinyatakan dengan jelas dan secara bertulis setakat

mana pegawai dibenarkan menjalankan tugas dan kewajipan bagi

pihak Naib Canselor.

17.5.1.4 Naib Canselor perlu memastikan penggunaan Kad Kredit Korporat

mengikut tatacara kewangan dan perakaunan yang berkuat kuasa.

17.5.1.5 Naib Canselor bertanggungjawab mewujudkan kawalan dalaman yang

utuh dalam pengurusan Kad Kredit Korporat.

17.6 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

17.6.1 Ketua PTj adalah pentadbir utama dan bertanggungjawab sepenuhnya atas

keseluruhan pengurusan kewangan menggunakan kad kredit korporat di PTj.

17.6.2 Perbelanjaan yang menggunakan Kad Kredit Korporat hendaklah direkodkan dan

segala pembayaran dibuat dalam mana-mana tempoh yang ditetapkan. Bagi

tujuan tersebut, Ketua PTj hendaklah memastikan:

17.6.2.1 Penetapan kuasa dan tugas telah diberikan kepadanya oleh Naib

Canselor dengan jelas dan secara bertulis.

17.6.2.2 Penggunaan kad kredit korporat Universiti dilaksanakan di PTj

mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

17.6.2.3 Peruntukan yang mencukupi sebelum perbelanjaan dibuat.

17.6.2.4 Perbelanjaan menggunakan cara yang paling menjimatkan dan

mempunyai peruntukan yang mencukupi sebelum perbelanjaan dibuat.

17.6.2.5 Perbelanjaan yang diluluskan adalah mengikut kelayakan pegawai,

benar, teratur, lengkap, munasabah dan berpatutan.


445

17.6.2.6 Ketua PTj bertanggungjawab membuat pemeriksaan mengejut

terhadap pengurusan Kad Kredit Korporat sekurang- kurangnya dua (2)

kali setahun untuk memastikan dan mengesahkan segala peraturan

yang ditetapkan telah dipatuhi.

17.6.2.7 Laporan bulanan penggunaan Kad Kredit Korporat hendaklah

dikemukakan kepada Naib Canselor atau mana-mana pegawai yang

diberikan penetapan kuasa dan tugas oleh Naib Canselor pada setiap

suku tahun.

17.6.2.8 Ketua PTj perlu mengambil tindakan sewajarnya ke atas perkara-

perkara yang didapati tidak mengikut peraturan yang ditetapkan.

17.6.3 Ketua PTj juga bertanggungjawab melaporkan kepada Naib Canselor sekiranya

berlaku sesuatu perkara di luar aturan yang berkaitan dengan penggunaan Kad

Kredit Korporat.

17.6.4 Sekiranya berlaku pertukaran Pemegang Kad Kredit Korporat disebabkan pegawai

berpindah ke PTj lain, bertukar portfolio tugas/kerja, ditarik balik kemudahan atau

tamat perkhidmatan, Ketua PTj hendaklah memastikan Kad Kredit Korporat

dipulangkan dan langganannya dibatalkan.

17.6.5 Ketua PTj boleh melantik mana-mana pegawai di bawah seliaan sebagai

pemegang kad kredit korporat. Nama pegawai terlebih dahulu dilantik secara

bertulis dan surat lantikan perlu disalinkan kepada Pejabat Bendahari. Borang

Akuan Penerimaan Kad Kredit Korporat di Lampiran A.

17.7 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEMEGANG KAD KREDIT KORPORAT

17.7.1 Pemegang Kad Kredit Korporat hendaklah memastikan penetapan kuasa dan

tugas yang jelas dan secara bertulis telah diberikan kepadanya oleh Naib Canselor.


446

17.7.2 Sebelum perbelanjaan dibuat, Pemegang Kad Kredit perlu memastikan peruntukan

adalah mencukupi supaya bayaran bagi penggunaan Kad Kredit Korporat dapat

dibuat sepenuhnya.

17.7.3 Pemegang Kad Kredit Korporat bertanggungjawab memastikan perbelanjaan yang

dibuat olehnya mematuhi peraturan yang berkuat kuasa. Untuk tujuan itu,

Pemegang Kad Kredit Korporat hendaklah:

17.7.3.1 memastikan perbelanjaan bagi pembelian tiket kapal terbang dan

bayaran sewa penginapan adalah telah diluluskan, mengikut kelayakan

pegawai, benar, teratur, lengkap, munasabah dan tertakluk kepada

peraturan yang berkuat kuasa;

17.7.3.2 menggunakan Kad Kredit Korporat hanya untuk perbelanjaan yang

diluluskan bagi urusan rasmi yang sahaja. Kad Kredit Korporat tidak

boleh digunakan untuk apa-apa tujuan persendirian sama ada oleh

Pemegang Kad Kredit Korporat atau orang lain;

17.7.3.3 mengamalkan perbelanjaan berhemah, berintegriti dan nilai faedah

terbaik untuk Kerajaan (best value for money) bagi semua

perbelanjaan yang diluluskan;

17.7.3.4 menyimpan Kad Kredit Korporat dengan selamat pada setiap masa;

17.7.3.5 memastikan resit atau dokumen asal pembayaran yang diperoleh

daripada pembekal perkhidmatan mengandungi butiran lengkap dan

maklumat terperinci perbelanjaan yang telah dibuat;

17.7.3.6 menyimpan resit atau dokumen asal pembayaran termasuk dokumen

sokongan lain yang berkaitan dengan perbelanjaan yang telah dibuat

menggunakan Kad Kredit Korporat;

17.7.3.7 menyemak penyata bulanan Kad Kredit Korporat dengan resit atau

dokumen asal pembayaran termasuk dokumen sokongan lain yang

berkaitan dengan perbelanjaan dan memperakukan bahawa

perbelanjaan adalah atas tujuan rasmi; dan


447

17.7.3.8 Menyelenggara buku daftar kad kredit dan mendapatkan pengesahan

Ketua PTj secara bulanan. Buku Daftar Kad Kredit Korporat di

Lampiran B.

17.7.3.9 Mengemukakan penyata bulanan penggunaan Kad Kredit Korporat

yang telah diperakukan dengan menyertakan bersama semua resit

atau dokumen asal pembayaran termasuk dokumen sokongan lain

yang berkaitan dengan perbelanjaan kepada Pejabat Bendahari dalam

tempoh 10 hari daripada tarikh penyata diterima untuk tujuan bayaran

penggunaan Kad Kredit Korporat kepada Pengeluar Kad.

17.7.4 Pemegang Kad Kredit Korporat bertanggungjawab melaporkan dengan serta-

merta kepada Ketua Jabatan dan Pengeluar Kad sekiranya berlaku kehilangan Kad

Kredit Korporat atau mengesyaki berlakunya sebarang transaksi yang meragukan

atau tidak sah.

17.8 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEJABAT BENDAHARI

17.8.1 Peranan dan tanggungjawab Pejabat Bendahari adalah:

17.8.1.1 Memproses bayaran kepada pihak bank setelah menerima penyata

bulanan kad kredit korporat.

17.8.1.2 Membuat semakan penyata bulanan kad kredit korporat daripada

pihak bank serta laporan bulanan penggunaan kad kredit daripada

pemegang kad kredit korporat.

17.8.1.3 Mengutip bayaran balik daripada pemegang kad kredit korporat bagi

perbelanjaan yang tidak diperakukan.

17.8.1.4 Menggantung kemudahan kad kredit korporat mengikut peraturan

yang telah ditetapkan.


448

17.9 BAYARAN

17.9.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab membuat bayaran bagi perbelanjaan PTj

dan hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:

17.9.1.1 Bayaran penggunaan Kad Kredit Korporat kepada Pengeluar Kad

adalah untuk urusan rasmi yang dibenarkan sahaja dan tertakluk

kepada pekeliling dan peraturan yang berkuat kuasa.

17.9.1.2 Semua transaksi perbelanjaan mempunyai dokumen sokongan yang

lengkap.

17.9.1.3 Setiap perbelanjaan yang dibuat menggunakan Kad Kredit Korporat

dibayar sepenuhnya mengikut tempoh penangguhan bayaran (grace

period) yang telah dipersetujui dengan Pengeluar Kad.

17.9.1.4 Keseluruhan perbelanjaan yang berkenaan dibayar secara sekaligus

dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen tuntutan diterima dengan

lengkap daripada Pemegang Kad Kredit Korporat.

17.9.1.5 Bayaran hendaklah tidak melebihi tempoh penangguhan bayaran

(grace period) Kad Kredit Korporat bagi mengelakkan PTj dikenakan caj

atas kelewatan pembayaran (late charges).

17.10 PEREKODAN DAN KAWALAN DALAMAN

17.10.1 Naib Canselor hendaklah memastikan penyalahgunaan, ketirisan dan kehilangan

Wang Awam tidak berlaku dengan mewujudkan perkara-perkara berikut:

17.10.1.1 Penetapan kuasa dan tugas oleh Naib Canselor kepada pegawai-

pegawai di bawah seliaannya dibuat dengan jelas secara bertulis,

teratur dan sentiasa dikemas kini.

17.10.1.2 Kad Kredit Korporat digunakan mengikut tatacara kewangan yang

berkuat kuasa serta disimpan dengan baik dan selamat.


449

17.10.1.3 Kad Kredit Korporat hanya boleh digunakan untuk perbelanjaan yang

dibenarkan.

17.10.1.4 Kelulusan membuat perbelanjaan bagi urusan rasmi yang dibenarkan

telah diperoleh sebelum sebarang perbelanjaan menggunakan Kad

Kredit Korporat dibuat.

17.10.1.5 Peruntukan adalah mencukupi sebelum perbelanjaan dibuat dan

semua transaksi perbelanjaan mempunyai dokumen sokongan yang

lengkap.

17.10.1.6 Had nilai penggunaan Kad Kredit Korporat dan semua perbelanjaan

bagi urusan rasmi yang dibenarkan adalah tertakluk kepada Had Kredit

yang telah ditetapkan serta pekeliling dan peraturan yang berkuat

kuasa.

17.10.2 Buku Daftar Kad Kredit korporat hendaklah diselenggara mengikut format yang

ditetapkan. Pemegang kad hendaklah menandatangani buku daftar bagi setiap

transaksi dan seterusnya mengemukakan buku daftar kepada Ketua PTj untuk

pengesahan secara bulanan.

17.10.3 Pemegang kad hendaklah memantau penggunaan kad kredit berdasarkan had

kredit yang ditetapkan bagi mengelakkan kad kredit tidak disekat penggunaannya.

Sekiranya jumlah perbelanjaan menghampiri had kredit yang ditetapkan dan/atau

pemegang kad menjangka keperluan kredit bagi menanggung perbelanjaan,

pemegang kad boleh menghantar laporan penggunaan kad kredit yang lengkap

kepada Pejabat Bendahari untuk bayaran awal kepada pihak bank.

17.10.4 Bagi mempercepatkan proses pengesahan perbelanjaan kad kredit, pemegang kad

bolehlah menggunakan kemudahan perbankan internet yang disediakan oleh pihak

bank untuk memuat turun penyata transaksi secara berkala.

17.10.5 Pemegang kad hendaklah menyemak penyata bulanan kad kredit yang diterima

daripada pihak bank atau penyata yang dimuat turun daripada laman perbankan


450

internet bank berkenaan dan seterusnya mengemukakan laporan penggunaan

bulanan kepada Pejabat Bendahari. Sebarang perbezaan di antara penyata dan

buku daftar hendaklah dilaporkan kepada Bendahari secara serta merta.

17.10.6 Laporan penggunaan bulanan yang telah disahkan bersama dokumen sokongan

asal perbelanjaan bagi bulan berkenaan hendaklah ditampal pada kertas A4 dan

mendapat pengesahan Ketua PTj dan diserahkan ke Pejabat Bendahari secara

bulanan.

17.10.7 Pelarasan pembayaran melalui kad korporat hendaklah dibuat sebelum 15hb

setiap bulan.

17.10.8 Kelewatan dalam mengemukakan laporan akan menjejaskan proses penyelarasan

setiap bulan dan pembayaran kepada pihak bank.

17.11 PENAMATAN/PEMULANGAN/PENGGANTUNGAN KEMUDAHAN KAD KREDIT KORPORAT

17.11.1 Apabila Pemegang Kad Kredit Korporat diarahkan untuk berpindah ke PTj lain atau

bertukar portfolio tugas/kerja, ditarik balik kemudahan atau tamat perkhidmatan,

Pemegang Kad Kredit Korporat hendaklah:

17.11.1.1 mengembalikan Kad Kredit Korporat kepada Naib Canselor atau mana-

mana pegawai yang diberi penetapan kuasa dan tugas selewat-

lewatnya dalam tempoh tujuh (7) hari selepas tamat tempoh lantikan .

Borang di Lampiran D untuk tindakan pembatalan kad;

17.11.1.2 memastikan pembayaran ke atas semua perbelanjaan telah dibuat

sebelum Kad Kredit Korporat dipulangkan.

17.11.1.3 Pemegang kad yang masih memegang jawatan tetapi tidak

memerlukan atau tidak berminat menggunakan kad korporat, boleh

mengembalikannya ke Pejabat Bendahari bagi tujuan penamatan kad.


451

17.11.2 Pejabat Bendahari boleh menggantung kemudahan kad kredit korporat sekiranya:

17.11.2.1 pemegang kad tidak mematuhi mana-mana peraturan yang ditetapkan,

dan/atau

17.11.2.2 pemegang kad gagal untuk mengemukakan laporan penggunaan

bulanan yang lengkap dalam tempoh dua (2) bulan berturut-turut.

17.11.3 Urusan permohonan Kad Kredit Korporat baharu (jika perlu) perlu dibuat dalam

tempoh 14 hari dari tarikh pembatalan Kad Kredit Korporat yang lama agar proses

perbelanjaan dan pembayaran menggunakan Kad Kredit Korporat berjalan dengan

lancar.

17.12 KEHILANGAN KAD KREDIT KORPORAT

17.12.1 Sekiranya berlaku kehilangan Kad Kredit Korporat, Pemegang Kad Kredit Korporat

hendaklah:

17.12.1.1 menghubungi pihak Pengeluar Kad yang berkenaan dengan serta-

merta bagi tujuan sekatan ke atas sebarang transaksi dan pembatalan

Kad Kredit Korporat berkenaan;

17.12.1.2 memaklumkan kehilangan Kad Kredit Korporat kepada Ketua PTj serta-

merta untuk tindakan lanjut.

17.12.2 Jika terdapat unsur kecuaian dalam kehilangan Kad Kredit Korporat, sebarang caj

yang dikenakan oleh pihak Pengeluar Kad disebabkan oleh kehilangan dan

penggantian Kad Kredit Korporat tersebut hendaklah ditanggung oleh Pemegang

Kad Kredit Korporat itu sendiri.

17.12.3 Sekiranya berlaku kehilangan Kad Kredit Korporat dan kehilangan wang awam

akibat daripada transaksi atau perbelanjaan yang tidak dibenarkan sehingga

menyebabkan kerugian kepada Universiti maka Tatacara Pengurusan Kehilangan


452

dan Hapus Kira Wang Awam mengikut peraturan yang berkuat kuasa hendaklah

dipatuhi.

17.12.4 Urusan permohonan/penggantian Kad Kredit Korporat baharu (jika perlu) perlu

dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh pembatalan Kad Kredit Korporat tersebut

bagi memastikan transaksi menggunakan Kad Kredit Korporat berjalan dengan

lancar.


453

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama

Jawatan

Pusat Tanggungjawab

No. Telefon (Pej)

No. Telefon (H/P)

No. Kad

Tarikh terima

Had Maksimum Kredit

PENGESAHAN

Saya bersetuju untuk :

(a) Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pengunaan kad tersebut;

(b) Membuat pelarasan setiap bulan;

(c) Tidak menggunakan kad ini bagi tujuan selain urusan rasmi;

(d) Memastikan kad kredit korporat berada dalam keadaan selamat dan baik

………………………………...

Tandatangan pemohon

Tarikh :

Cop :

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

PEJABAT BENDAHARI

BORANG AKUAN PENERIMAAN KAD KREDIT KORPORAT

LAMPIRAN A LAMPIRAN B

454

BUKU DAFTAR KAD KREDIT KORPORAT

BULAN : TAHUN :

Bil Tarikh Perkara No. Rujukan Kod Perbelanjaan Amaun DiBayar Jumlah Terkumpul

Bulanan

TT

RM RM

Jumlah Bayaran

Ringkasan Penjelasan Perbelanjaan

Kod Perbelanjaan Jumlah (RM) Kod Perbelanjaan Jumlah (RM)

LAMPIRAN B

455

BAB 18

PELABURAN SIMPANAN TETAP

18.1 PELABURAN DALAM SIMPANAN TETAP

18.1.1 Universiti hendaklah melaburkan dana yang belum digunakan dalam simpanan

tetap bagi meningkatkan pendapatan dan pada masa yang sama hendaklah

memastikan risiko diminimakan. Pelaburan yang dibuat itu hendaklah

dilakukan oleh staf yang diberi kuasa dan diakaunkan dengan tepat. Pemilihan

polisi pelaburan hendaklah mengambilkira tahap kecairan, tahap risiko yang

boleh diterima dan pulangan yang berpatutan bagi pelaburan yang dibuat.

18.2 KLASIFIKASI PELABURAN

18.2.1 Pelaburan diklasifikasikan seperti berikut:

18.2.1.1 Pelaburan Kumpulan Wang Amanah

Pelaburan Kumpulan Wang Amanah adalah Pelaburan-Pelaburan

yang dibuat dari Kumpulan Wang Amanah selaras dengan suratcara

amanah (Sek. 10, Akta Prosedur Kewangan 1957), arahan amanah

(Sek. 9, Akta Prosedur Kewangan 1957) dan juga peraturan yang

dikuat kuasakan; dan

18.2.1.2 Pelaburan Am

Pelaburan am adalah semua Pelaburan yang dibuat daripada

lebihan Akaun Hasil Disatukan selain daripada Pelaburan Kumpulan

Wang Amanah.


456

18.3 KRITERIA PEMILIHAN INSTITUSI KEWANGAN

18.3.1 Kriteria-kriteria seperti perkhidmatan yang segera, jenis-jenis pelaburan yang

ditawarkan, kadar pulangan yang ditawarkan, kualiti nasihat pelaburan, caj

perkhidmatan dan transaksi boleh digunakan sebagai asas untuk menentukan

institusi kewangan yang dipilih berdasarkan senarai yang diluluskan oleh

Kementerian Kewangan Malaysia.

18.4 REKOD-REKOD PELABURAN

18.4.1 Semua transaksi berkaitan pelaburan perlu diuruskan oleh staf yang diberi

kuasa dan direkodkan dalam daftar pelaburan simpanan tetap bagi semua

urusan pembelian, penjualan dan rekod keluar/masuk sijil-sijil pelaburan

simpanan tetap.

18.4.2 Laporan bulanan terperinci berkaitan aktiviti pelaburan simpanan tetap

hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh Bendahari.

18.4.3 Sebarang pelarasan berkaitan dengan pelaburan simpanan tetap dan lejar

hendaklah diluluskan oleh staf yang diberi kuasa. Mana-mana pelarasan yang

melibatkan institusi kewangan, semakan dokumen hendaklah dibuat termasuk

jumlah yang direkod dan sijil yang terdapat dengan institusi kewangan yang

berkenaan.

18.5 PERLINDUNGAN SIJIL-SIJIL DAN REKOD PELABURAN

18.5.1 Semua dokumen-dokumen pelaburan simpanan tetap hendaklah diurus

dengan sempurna dan disimpan dengan selamat, dikawal daripada kecurian,

penyalahgunaan dan kemusnahan. Tempat penyimpanan hendaklah hanya

boleh diakses oleh staf yang dibenarkan sahaja.


457

18.6 SIJIL PELABURAN DAN RESIT PENYIMPANAN

18.6.1 Semua pembayaran ke atas pelaburan simpanan tetap hendaklah mempunyai

akuan terimaan berserta bukti-bukti pelaburan seperti sijil, bon, nota, buku

simpanan atau lain-lain.

18.7 DAFTAR PELABURAN

18.7.1 Daftar pelaburan hendaklah dikemaskini setiap kali berlakunya perubahan

termasuk penyata sijil yang diterima lewat selepas penyelesaian, urusan

pembelian, penjualan dan rekod keluar/masuk sijil-sijil pelaburan simpanan

tetap.

458

BAB 19

TATACARA PENGURUSAN TABUNG AMANAH

19.1 PUNCA KUASA

19.1.1 Universiti boleh menerima wang, harta atau dana dari pihak luar selaras dengan

peruntukan yang dinyatakan di dalam Seksyen 49, Bahagian V, Perlembagaan

Universiti Malaysia Kelantan (P.U.(A) 462).

19.1.2 Universiti bertanggungjawab memastikan pemberian atau sumbangan berkenaan

digunakan dan ditadbir mengikut maksud yang telah ditentukan serta diakaunkan

secara berasingan. Universiti juga boleh mengenakan caj perkhidmatan ke atas

tabung-tabung amanah bagi membantu Universiti menampung kos-kos

pentadbirannya.

19.2 TAFSIRAN

19.2.1 Dalam tatacara ini menafsirkan istilah-istilah sebagai, melainkan konteksnya

menghendaki maksud yang lain adalah:

19.2.1.1 Kumpulan Wang Amanah

Merupakan salah satu kumpulan wang yang merangkumi semua jenis

wang dan harta yang diterima dari pihak-pihak tertentu tertakluk

kepada maksud amanah dan digunakan mengikut terma dan syarat

amanah.

19.2.1.2 Tabung Amanah

Bermaksud satu jenis akaun yang ditubuhkan untuk menguruskan

semua transaksi kewangan sesuatu aktiviti atau program yang telah

diluluskan. Akaun ini ditubuhkan oleh Pusat Tanggungjawab (PTj) dan

akan berkekalan bagi jangka masa yang tidak ditetapkan dan hanya


459

akan ditutup atas sebab-sebab yang munasabah seperti akaun

tersebut tidak aktif, tujuannya sudah tidak relevan dengan keadaan

semasa atau atas arahan Universiti. Baki tabung amanah akan dibawa

dari tahun awal penubuhannya sehingga ke tahun-tahun berikutnya.

19.2.1.3 Surat Ikatan Amanah

Ia merupakan dokumen perjanjian yang perlu ditandatangani oleh

Pemegang Amanah dengan Universiti mengikut Seksyen 4, Bahagian 1

Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan – Kuasa Universiti,

membolehkan tabung amanah ditubuhkan.

19.2.1.4 Jawatankuasa Pemegang Amanah

Jawatankuasa yang ditubuhkan bagi setiap tabung amanah yang

dibuka untuk tujuan mengawal selia pengurusan tabung amanah

mengikut terma dan syarat yang ditetapkan.

19.3 KUASA MELULUS


MEMPERAKUKAN MELULUSKAN

Penubuhan Tabung Amanah Ketua PTj Jawatankuasa

Pengurusan Universiti Penubuhan Sub Akaun Tabung Amanah

Jawatankuasa Pemegang Amanah

Bendahari

Penutupan Tabung Amanah Jawatankuasa Pemegang

Amanah Jawatankuasa

Pengurusan Universiti Penutupan Sub Akaun Tabung Amanah

Jawatankuasa Pemegang Amanah

Bendahari

19.4 TATACARA PENGURUSAN TABUNG AMANAH

19.4.1 Permohonan Penubuhan Tabung Amanah

Setiap PTj hanya dibenarkan menubuhkan satu tabung amanah sahaja kecuali jika

terdapat keperluan untuk menubuhkan tabung amanah yang lain kerana


460

mempunyai tujuan yang lain dengan tujuan tabung amanah yang sedia ada dan

perlu disenggara oleh PTj yang sama.

19.4.2 Pihak PTj perlu menyediakan kertas kerja dengan menyatakan semua maklumat

seperti berikut:

19.4.2.1 nama tabung amanah;

19.4.2.2 nama pemohon atau PTj;

19.4.2.3 tujuan penubuhan;

19.4.2.4 latar belakang;

19.4.2.5 nyatakan objektif secara terperinci;

19.4.2.6 sumber kewangan;

19.4.2.7 penggunaan wang atau perbelanjaan yang dibenarkan; dan

19.4.2.8 keanggotaan Jawatankuasa Pemegang Amanah dan terma rujukan

19.4.3 Kertas kerja yang telah diperakukan oleh ketua PTj dan diluluskan oleh

Jawatankuasa Pengurusan Universiti hendaklah dimajukan kepada Pejabat

Bendahari bersama semua borang yang berkaitan.

19.4.4 Di bawah tabung amanah ini, PTj dibenarkan untuk mewujudkan sub akaun bagi

membezakan semua aktiviti yang dijalankan. PTj perlu mengemukakan Borang

Permohonan Pembukaan dan Pendaftaran Sub Akaun Amanah seperti di Lampiran

C kepada Pejabat Bendahari.

19.4.5 Pendaftaran Tabung Amanah

19.4.5.1 Permohonan untuk pendaftaran tabung amanah boleh dikemukakan

kepada Pejabat Bendahari setelah mendapat kelulusan dari pihak

berkuasa melulus yang ditetapkan.

19.4.5.2 Permohonan yang lengkap perlu menyertakan semua dokumen seperti

berikut:


461

a. Surat Ikatan Amanah yang telah lengkap ditandatangani di

peringkat PTj mengikut format;

b. Borang Permohonan Pendaftaran Tabung Amanah;

c. salinan kertas kerja penubuhan tabung amanah yang

diluluskan oleh pihak berkuasa melulus; dan

d. minit kelulusan JPU bagi penubuhan tabung amanah.

19.4.5.3 Permohonan yang berjaya didaftarkan akan dimaklumkan kepada

pihak PTj dan boleh membuat transaksi melalui tabung tersebut.

19.4.6 Rekod Kawalan Melalui Buku Vot

19.4.6.1 PTj perlu mewujudkan buku vot tabung amanah untuk merekodkan

transaksi kewangan mengikut tujuan penubuhan. Buku vot tabung

amanah hendaklah disediakan secara berasingan dari buku vot

mengurus dan lain-lain buku vot. Buku vot ini perlu digunakan secara

berterusan dari tahun ke tahun berikutnya sehingga tabung amanah

tersebut ditutup.

19.4.7 Prosedur dan Peraturan Kewangan

19.4.7.1 Semua prosedur dan peraturan belanjawan, terimaan, pembelian,

bayaran, pengurusan rekod harta, bayaran gaji dan elaun, pinjaman dan

urusniaga kewangan yang lain adalah tertakluk kepada prosedur dan

peraturan Universiti yang sedang berkuat kuasa.

19.4.8 Terimaan

19.4.8.1 Sumber kewangan yang diterima untuk tabung amanah perlu mengikut

terma dan syarat seperti yang ditetapkan/diperuntukkan dalam Surat

Ikatan Amanah.


462

19.4.8.2 Semua terimaan untuk Tabung Amanah boleh dibuat secara tunai atau

pindahan atas talian atau apa-apa kaedah yang diterima pakai oleh

pihak Universiti. Semua terimaan hendaklah dimasukkan ke akaun

Universiti atas nama UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN.

19.4.8.3 Semua terimaan hendaklah diserahkan kepada Pejabat Bendahari

untuk diakaunkan ke dalam tabung amanah yang ditetapkan dengan

mengisi Borang Permohonan Penyaluran Peruntukan/Terimaan ke

Tabung dan Akaun Amanah.

19.4.8.4 Terimaan yang tidak dikenalpasti akan direkodkan sebagai pelbagai

hasil pada 31 Disember tahun semasa setelah usaha pencarian

maklumat terimaan tersebut telah dilakukan tetapi masih tidak

diperolehi.

19.4.8.5 Terimaan yang tidak dikenalpasti akan dipindahkan dan direkodkan

sebagai pelbagai hasil Kumpulan Wang Mengurus. Jika maklumat

terimaan telah dapat dikenalpasti, tindakan pelarasan semula akan

dibuat.

19.4.9 Bayaran

19.4.9.1 PTj bertanggungjawab untuk memastikan penggunaan wang atau

perbelanjaan dari tabung amanah perlu mengikut terma dan syarat

seperti yang ditetapkan/diperuntukkan dalam Surat Ikatan Amanah.

19.4.9.2 PTj hendaklah sentiasa memastikan akaun tabung amanah

mempunyai baki yang mencukupi (berbaki kredit) sebelum sebarang

pembayaran boleh dibuat.

19.4.9.3 Semua bayaran hendaklah dibuat daripada tabung amanah setelah

mendapat perakuan dari pegawai yang dilantik secara bertulis oleh

Jawatankuasa Pemegang Amanah.

19.4.9.4 Semua peraturan dan prosedur Universiti adalah berkuatkuasa dalam

menentukan kadar bayaran kecuali dinyatakan dengan jelas dalam


463

apa-apa program yang diluluskan oleh penaja atau Jawatankuasa

Pemegang Amanah.

19.4.9.5 Sebarang pembayaran menggunakan tabung amanah perlu dinyatakan

dengan jelas dalam apa-apa dokumen yang dikemukakan ke Pejabat

Bendahari.

19.4.10 Terlebih Belanja (Baki Debit)

19.4.10.1 Jawatankuasa Pemegang Amanah itu juga bertanggungjawab bagi

menentukan bahawa tabung amanah dan sub akaun tabung amanah

tidak terlebih belanja (berbaki debit). Sekiranya berlaku terlebih belanja

(berbaki debit), Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk

mendapatkan sumber kewangan bagi menampung keadaan tersebut.

19.4.10.2 Pejabat Bendahari adalah berhak menahan pembayaran jika didapati

tabung amanah tidak mempunyai baki yang mencukupi.

19.4.11 Penutupan Tabung Amanah

19.4.11.1 Tabung amanah boleh ditutup sekiranya:

a. akaun tersebut tidak aktif bagi jangka masa melebihi 3 tahun;

b. tujuan atau maksud penubuhannya sudah tidak relevan dengan

keadaan semasa; atau

c. atas arahan Universiti.

19.4.11.2 Jawatankuasa Pengurusan Universiti mempunyai kuasa untuk

menutup akaun tersebut dan memindahkan bakinya (jika ada) ke

mana-mana akaun Universiti lain yang bersesuaian.

19.4.11.3 Menjadi kewajipan Jawatankuasa Pemegang Amanah yang mengawal

sesuatu sub akaun tabung amanah memberitahu Pejabat Bendahari

apabila sesuatu sub akaun tersebut telah mencapai maksudnya dan

tidak lagi dikehendaki dengan mengisi Borang Permohonan Penutupan

Tabung dan Akaun Amanah seperti Lampiran E.


464

19.4.11.4 Walau bagaimanapun, Universiti atas budi bicaranya, boleh menutup

sesuatu tabung amanah atau sub akaun tabung amanah jika didapati

akaun tersebut tidak perlu lagi atau tidak kekal dengan tujuannya, atau

satu (1) tahun selepas akaun didapati tidak aktif, mana yang terdahulu.

19.4.11.5 Jika syarat pemulangan baki sub akaun tabung amanah tidak

dinyatakan oleh penaja, Jawatankuasa Pemegang Amanah boleh

mengkreditkan baki sub akaun tabung amanah yang berkenaan ke

Tabung Amanah PTj atau akaun yang telah ditetapkan oleh pihak

Universiti mengikut peraturan semasa.

19.4.12 Pengauditan

19.4.12.1 Tabung amanah dan sub akaun tabung amanah yang diselenggara

oleh Universiti akan digabungkan dengan Kumpulan Wang Amanah

Universiti dan seterusnya akan diaudit bersama dengan akaun

Universiti pada setiap tahun yang berakhir pada 31 Disember.

19.5 SURAT IKATAN AMANAH

19.5.1 Surat Ikatan Amanah perlu diwujudkan bagi setiap Tabung Amanah di peringkat

Universiti. Bagaimanapun surat ini tidak diperlukan untuk mengakaunkan

sumbangan yang dikutip bagi sesuatu maksud yang sementara dan akan dibayar

balik berdasarkan amaun yang diterima.

19.5.2 PTj yang bertanggungjawab kepada sesuatu tabung amanah hendaklah

menandatangani satu Surat Ikatan Amanah.

19.5.3 Surat Ikatan Amanah hendaklah ditandatangani oleh ahli Jawatankuasa

Pemegang Amanah.


465

19.5.4 Semua perjanjian daripada penaja atau memorandum persefahaman jika berkaitan

akan digunakan sebagai syarat tambahan kepada Surat Ikatan Amanah dan

hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Universiti.

19.5.5 Sebarang perubahan di dalam Surat Ikatan Amanah hendaklah mndapatkan

kelulusan JPU terlebih dahulu.

19.6 JAWATANKUASA PEMEGANG AMANAH

19.6.1 Satu Jawatankuasa Pemegang Amanah hendaklah ditubuhkan bagi setiap tabung

amanah yang dibuka untuk tujuan mengawasi perlaksanaan aktiviti di bawah

tabung amanah berkenaan.

19.6.2 Jawatankuasa Pemegang Amanah hendaklah dianggotai oleh pegawai-pegawai

berikut:

19.6.2.1 Ketua PTj selaku Pengerusi Jawatankuasa Pemegang Amanah;

19.6.2.2 sekurang-kurangnya tiga (3) orang ahli; dan

19.6.2.3 Setiausaha

19.6.3 Kuorum bagi mesyuarat Jawatankuasa Pemegang Amanah hendaklah minimum

empat (4) orang ahli termasuk pengerusi atau pengerusi ganti.

19.6.4 Fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa Pemegang Amanah adalah seperti

berikut:

19.6.4.1 memutuskan dasar berhubung dengan penggunaan wang dalam

tabung amanah selaras dengan tujuan tabung amanah seperti yang

dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah;


466

19.6.4.2 memastikan bahawa penerimaan, perolehan dan perbelanjaan tabung

amanah dibuat mengikut peraturan kewangan dan prosedur yang telah

ditetapkan;

19.6.4.3 memastikan bahawa semua laporan dan penyata berhubung dengan

terimaan dan perbelanjaan tabung amanah disediakan setiap bulan

dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan dalam Surat Ikatan

Amanah;

19.6.4.4 mengawasi supaya tabung amanah sentiasa mempunyai baki yang

mencukupi dan tidak terlebih dibelanjakan pada setiap masa.

19.7 POTONGAN OLEH UNIVERSITI

19.7.1 Pihak Universiti boleh membuat sebarang potongan atau penyelarasan atau

mengenakan sebarang caj ke atas tabung amanah berkenaan mengikut kadar yang

ditetapkan dari semasa ke semasa oleh Universiti. Caj yang dikenakan akan

digunakan untuk menampung sebarang kos “overhead”, kos pentadbiran dan

perbelanjaan lain yang telah didahulukan atau ditanggung oleh pihak Universiti

semasa pelaksanaan aktiviti di bawah Akaun Amanah.

19.8 PERTIKAIAN

19.8.1 Sebarang pertikaian berkaitan pengurusan tabung amanah perlu dibawa ke

pengetahuan pihak pengurusan Universiti dan tertakluk kepada keputusan pihak

pengurusan Universiti.

19.9 AM

19.9.1 Tatacara Pengurusan Tabung Amanah ini hendaklah dibaca bersama dengan

peraturan dan prosedur kewangan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.


467

BAB 20

PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

20.1 PEMAKAIAN AM DAN DEFINISI

20.1.1 Garis panduan ini menerangkan secara am ciri-ciri atau norms bagi penyediaan

Penyata Kewangan oleh Universiti dan syarikat subsidiari yang ditubuhkan. Garis

panduan ini menyentuh konsep perakaunan, objektif asas dan keperluan-keperluan

maklumat untuk kegunaan Parlimen atau pihak-pihak lain yang berminat. Di

samping itu juga, garis panduan ini adalah untuk memastikan urusan penyediaan

Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan dapat dijalankan secara teratur serta

dalam tempoh yang ditetapkan.

20.1.2 Universiti perlu menerima pakai piawaian perakaunan yang selaras dengan

ketetapan yang telah dibuat Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia. Pada masa

ini Piawaian Perakaunan Universiti yang perlu menerima pakai adalah berdasarkan

MPERS dan tertakluk kepada perubahan yang ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia di masa hadapan.

20.2 PENYIMPANAN AKAUN DAN REKOD KEWANGAN

20.2.1 Universiti hendaklah menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain dengan

sempurna mengikut prinsip-prinsip perakaunan yang diterima umum (Generally

Accepted Accounting Principles) bagi membolehkannya mengemukakan

pandangan yang benar dan saksama (true and fair view) berkenaan kedudukan

Universiti dan hasil kendaliannya serta perubahan kedudukan kewangannya bagi

setiap berakhirnya tahun kewangan.


468

20.2.2 Akaun-akaun dan rekod-rekod lain itu hendaklah disimpan dalam keadaan yang

membolehkannya diaudit dengan mudah dan sempurna, selaras dengan Seksyen

5(1) Akta Badan Berkanun (Akaun Dan Laporan Tahunan) 1980 (Akta 240).

20.3 PERLANJUTAN TEMPOH

20.3.1 Penyata Kewangan Universiti perlu dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara

untuk diaudit dalam tempoh yang ditetapkan selepas berakhirnya tahun kewangan.

Sekiranya Universiti gagal mematuhi tempoh yang ditetapkan, maka Universiti

sebelum tamatnya had masa itu, hendaklah memohon secara bertulis kepada

Menteri untuk perlanjutan tempoh dengan menyatakan sebab-sebabnya memohon

perlanjutan itu.

20.4 KANDUNGAN PENYATA KEWANGAN

20.4.1 Penyata Kewangan yang disediakan pada setiap tahun kewangan hendaklah

mengandungi (tertakluk kepada pindaan terkini):

20.4.1.1 Penyata Kedudukan Kewangan;

20.4.1.2 Penyata Prestasi Kewangan;

20.4.1.3 Penyata Perubahan Ekuiti;

20.4.1.4 Penyata Aliran Tunai;

20.4.1.5 Penyata Prestasi Bajet

20.4.1.6 Nota-nota kepada Penyata Kewangan;

20.4.1.7 Sijil dan Penyata; dan

20.4.1.8 Penyata-penyata lain yang berkaitan dan keterangan yang merupakan

sebahagian daripada penyata-penyata berkenaan.


469

20.5 PRINSIP-PRINSIP PERAKAUNAN YANG DITERIMA UMUM

20.5.1 Prinsip-prinsip perakaunan yang diterima umum bermakna prinsip-prinsip dan

amalan perakaunan yang standard dan selaras dengan piawaian perakaunan yang

dikeluarkan oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia. Walau bagaimanapun,

sekiranya terdapat percanggahan di antara peruntukan undang-undang dengan

amalan dan prinsip-prinsip perakaunan yang diterima umum, peruntukan undang-

undang mestilah dipatuhi.

20.6 DASAR-DASAR PERAKAUNAN

20.6.1 Dasar-dasar perakaunan meliputi prinsip-prinsip, asas, konvensyen, kaedah dan

tatacara yang diamalkan oleh Universiti dalam penyediaan dan persembahan

Penyata Kewangan. Pertimbangan yang wajar adalah diperlukan dalam memilih

dan mengamalkan dasar-dasar yang paling sesuai untuk melaporkan dengan

sempurna kedudukan kewangan Universiti serta pencapaian aktiviti dan

operasinya.

20.7 KEPERLUAN PENDEDAHAN AM

20.7.1 Penyata Kewangan Universiti hendaklah menepati Keperluan Pendedahan Am

(General Disclosure Requirements) sebagaimana yang telah ditetapkan dalam

piawaian perakaunan Malaysia. Ini termasuk semua Universiti yang mempunyai

syarikat subsidiari yang ditubuhkan di bawah bidang kuasa Aktanya, atau

diperbadankan di bawah Akta Syarikat, 1965 (Akta 125).

20.7.2 Universiti hendaklah mendedahkan dalam Penyata Kewangan mengenai sejauh

mana Penyata Kewangan itu tidak mematuhi amalan dan prinsip-prinsip

perakaunan yang diterima umum.


470

20.7.3 Penyata Kewangan yang disatukan dengan anak syarikat hendaklah disediakan

untuk menunjukkan kedudukan kewangan dan hasil–hasil operasi kumpulan itu

secara aggregat. Sekiranya Penyata Kewangan yang disatukan tidak dapat

disediakan, kelulusan perbendaharaan (Unit Sistem Pengurusan Kewangan)

hendaklah terlebih dahulu diperolehi.

20.7.4 Universiti hendaklah menyatakan perkara ini dalam Penyata Kewangan dengan

menerangkan alasan–alasan bagi tidak menyatukan penyata–penyata akaun

tersebut. Penyata Kewangan anak Syarikat yang tidak disatukan itu juga hendaklah

disertakan untuk makluman semua pihak yang berkenaan.

20.8 PENILAIAN KE ATAS ASET

20.8.1 Sebelum Penyata Kewangan disediakan, langkah-langkah yang munasabah

hendaklah diambil untuk:

20.8.1.1 Mengadakan polisi bagi hutang lapuk dan peruntukan hutang ragu.

Menghapus kira semua hutang lapuk dan mengadakan peruntukan

yang mencukupi bagi hutang ragu.

20.8.1.2 Mengadakan polisi bagi susut nilai.

20.8.1.3 Memastikan sama ada mana-mana aset semasa (selain penghutang)

pada setiap tarikh Penyata Kedudukan Kewangan yang tidak mungkin

diperolehi nilainya dalam keadaan operasi sebagaimana yang

ditunjukkan dalam rekod perakaunan, dan sekiranya demikian,

tindakan-tindakan berikut perlu diambil:

a. Aset itu diturunkan nilai ke suatu amaun dengan mengikut

kemungkinan jangkaan harga jualannya; dan

b. Peruntukan yang mencukupi dibuat untuk perbezaan di antara

amaun nilai yang ditunjukkan dengan amaun nilai yang

dijangkakan dapat diperolehi.


471

20.8.1.4 Memastikan sama ada nilai mana-mana aset bukan semasa yang

ditunjukkan dalam buku Universiti melebihi kos penggantiannya dalam

keadaan semasanya pada akhir tahun kewangan. Jika peruntukan

yang mencukupi tidak dibuat untuk menurunkan nilai aset tersebut,

maklumat dan penjelasan mengenainya hendaklah dimasukkan dalam

akaun bagi mengelakkan Penyata Kewangan daripada dikelirukan

disebabkan oleh kenyataan nilai yang berlebihan mengenai amaun

aset tersebut.

20.8.2 Jika pelaburan ditawarkan dalam mana-mana pasaran saham di Malaysia atau

tempat-tempat lain, satu jumlah yang berasingan hendaklah ditunjukkan untuk

setiap kelas pelaburan yang ditawarkan itu. Adalah perlu juga ditunjukkan

mengenai aggregate nilai pasaran yang ditawarkan bagi setiap kelas saham

tersebut. Sekiranya pelaburan tidak ditawarkan di mana-mana pasaran saham,

nilai hendaklah ditentukan oleh Lembaga Pengarah Universiti; dan

20.8.3 Asas penilaian bagi setiap kelas aset bukan wang hendaklah dijelaskan. Jumlah

kelas yang berasingan hendaklah ditunjukkan bersama dengan kaedah penilaian

mereka.

20.9 PENILAIAN DAN PEMBENTANGAN LIABILITI-LIABILITI

20.9.1 Amaun liabiliti yang ditunjukkan dalam Penyata Kewangan hendaklah merupakan

amaun nominal bagi semua liabiliti termasuk faedah yang dikenakan tetapi belum

dibayar pada akhir tahun kewangan itu.

20.9.2 Sekiranya Universiti mempunyai liabiliti termasuk liabiliti luar jangka di mana

pembayarannya dicagarkan ke atas aset Universiti, sama ada didaftarkan atau

tidak didaftarkan, satu penyata hendaklah disediakan untuk menunjukkan bahawa

liabiliti itu adalah bercagar dan sejauh mana ia dicagarkan. Setiap liabiliti termasuk


472

liabiliti luar jangka itu hendaklah dibezakan daripada liabiliti atau liabiliti luar jangka

lain yang tidak bercagar

20.10 RIZAB DAN PERUNTUKAN

20.10.1 Istilah rizab tidak boleh digunakan bagi menghuraikan mana-mana amaun yang

dihapus kira atau yang disimpan dengan tujuan untuk menyediakan peruntukan

susut nilai, pembaharuan atau pengurangan dalam nilai aset atau disimpan

dengan tujuan penyediaan untuk mana-mana tanggungan yang diketahui yang

tidak dapat ditentukan dengan tepat atau sebarang amaun yang disimpan khas

untuk menampung perubahan percukaian yang tidak diduga.

20.10.2 Di mana peruntukan dibuat untuk pelunasan, susut nilai atau pengurangan dalam

nilai sesuatu aset, amaun kasar dan amaun bersih yang dikurangkan bagi sesuatu

aset hendaklah ditunjukkan secara berasingan.

20.11 PERAKAUNAN UNTUK PEMBERIAN (GERAN) - MENGURUS DAN PEMBANGUNAN

20.11.1 Pemberian yang diterima daripada Kerajaan untuk operasi atau penyelenggaraan

aktiviti-aktiviti Universiti hendaklah dianggap sebagai pendapatan dan diakaunkan

secara berasingan.

20.11.2 Di mana pemberian diterima untuk sesuatu tujuan yang khusus (misalnya Wang

Pusingan untuk Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan dan Komputer & Telefon

Pintar), pemberian yang diterima itu hendaklah dianggap sebagai bukan

pendapatan dan hendaklah ditunjukkan secara berasingan.

20.11.3 Di mana pemberian disediakan kepada Universiti untuk tujuan pembangunan atau

pelaburan, pemberian yang diterima itu hendaklah dikreditkan ke dalam Kumpulan

Wang Pembangunan.


473

20.11.4 Mana-mana lebihan daripada perbelanjaan termasuk pemberian bagi setiap tahun

kewangan tidak boleh dipindahkan kepada satu kumpulan wang rizab atau

dibelanjakan untuk tujuan-tujuan lain selain daripada tujuan yang diluluskan

terlebih dahulu oleh Perbendaharaan.

20.12 SUMBER-SUMBER YANG DISEDIAKAN SECARA PERCUMA

20.12.1 Aset-aset akan dianggap disediakan secara percuma sekiranya sewa atau

bayaran-bayaran lain yang dikenakan tidak mencerminkan nilai ekonomi yang

sebenar.

20.12.2 Di mana sumber-sumber yang dipinjamkan secara percuma adalah material, nilai

bantuan tersebut hendaklah ditunjukkan dalam akaun penerima dan/atau

penderma, sama ada dengan cara nota kepada Penyata Kewangan atau dalam

bentuk satu penyata tambahan dengan mencatatkan amaun sebenar. Jika amaun

tersebut sukar ditentukan, amaun perbelanjaan yang dianggarkan untuk

menghasilkan faedahnya secara langsung kepada Universiti, dan nilai yang

dikurangkan ke atas aset yang disediakan sebagai bantuan itu hendaklah

dilaporkan. Di mana sumber-sumber dihadiahkan kepada Universiti, pemilikannya

hendaklah dicatatkan dalam Penyata Kewangan pada suatu nilai yang dijangka

dapat diperolehi.

20.12.3 Sekiranya kriteria yang bertentangan digunakan untuk menyediakan gambaran

yang benar dan saksama, kehendak-kehendak perenggan 20.12.2 hendaklah

dipakai di mana:

20.12.3.1 Nilai semasa (anggaran) aset yang disediakan secara percuma itu

bersamaan dengan atau melebihi 5% daripada nilai bersih aset

sebenar yang dimiliki oleh Universiti; atau


474

20.12.3.2 Amaun (anggaran) perbelanjaan yang terlibat dalam bantuan secara

langsung bagi Universiti yang sama dengan atau melebihi 5%

daripada jumlah perbelanjaan yang dilakukan oleh Universiti.

20.13 SIJIL DAN PENYATA YANG PERLU DISERTAKAN DALAM PENYATA KEWANGAN

20.13.1 Penyata Kewangan yang telah diaudit bagi sesebuah Universiti hendaklah

menyertakan:

20.13.1.1 Pengakuan oleh pegawai utama yang bertanggungjawab ke atas

pengurusan kewangan;

20.13.1.2 Penyata oleh Pengerusi dan seorang ahli Lembaga Pengarah

Universiti; dan

20.13.1.3 Sijil Ketua Audit Negara dan Laporan Ketua Audit Negara (jika ada) ke

atas Penyata Kewangan yang telah diaudit.

20.14 PENYATA KEWANGAN YANG TELAH DIAUDIT

20.14.1 Penyata Kewangan yang telah diaudit meliputi Sijil Ketua Audit Negara dan

Laporan Ketua Audit Negara (jika ada), Pengakuan oleh pegawai utama yang

bertanggungjawab ke atas pengurusan kewangan, Penyata oleh Pengerusi dan

seorang ahli Lembaga Pengarah Universiti, Penyata Kedudukan Kewangan,

Penyata Pendapatan/Penyata Pendapatan Komprehensif, Penyata Perubahan

Ekuiti, Penyata Aliran Tunai, Nota-nota kepada Penyata Kewangan serta penyata-

penyata lain yang berkaitan yang telah disediakan.

20.15 ANAK SYARIKAT (SUBSIDIARI)

20.15.1 Anak syarikat yang diperbadankan sebagai syarikat di bawah Akta Syarikat 1965

adalah dikehendaki mematuhi sepenuhnya peraturan ini selagi peraturan ini tidak


475

bercanggah dengan kehendak-kehendak Akta Syarikat 1965 dan kaedah peraturan

yang berkaitan dengannya.


476

BAB 21

PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN LAPORAN TAHUNAN

21.1 LAPORAN TAHUNAN

21.1.1 Laporan Tahunan hendaklah disediakan secara komprehensif dan di mana

bersesuaian, angka-angka perbandingan dan peratusan perubahan hendaklah

disediakan untuk memberi gambaran arah aliran perubahan dari setahun ke

setahun. Laporan Tahunan hendaklah sekurang-kurangnya mengandungi perkara-

perkara berikut:

21.1.1.1 Maklumat korporat;

21.1.1.2 Latar belakang Universiti;

21.1.1.3 Laporan Pengerusi;

21.1.1.4 Laporan ke atas bantuan Kerajaan;

21.1.1.5 Analisis Prestasi Kewangan;

21.1.1.6 Laporan Prestasi;

21.1.1.7 Penyata Kewangan yang telah diaudit; dan

21.1.1.8 Maklumat-maklumat lain.

21.1.2 Garis panduan penyediaan Laporan Tahunan adalah seperti Pekeliling

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

21.2 LAPORAN KE ATAS BANTUAN KERAJAAN

21.2.1 Bantuan kewangan yang diterima daripada Kerajaan dan penggunaan bantuan

tersebut serta angka-angka untuk tahun semasa dan tahun sebelumnya hendaklah

disediakan dalam Laporan Tahunan untuk membolehkan perbandingan dibuat.

Maklumat-maklumat berikut haruslah disediakan:


477

21.2.1.1 Pemberian (Geran)

21.2.1.2 Pemberian perbelanjaan mengurus (amaun yang diterima dan

penggunaannya);

21.2.1.3 Pemberian perbelanjaan pembangunan (amaun yang diterima dan

penggunaannya);

21.2.1.4 Pemberian khas (tujuan pemberian itu, amaun yang diterima dan

penggunaannya);

21.2.1.5 Aset modal yang dihadiahkan (perihal, nilai dan usia guna yang

dianggarkan serta penggunaan aset itu); dan

21.2.1.6 Pemberian yang telah diluluskan tetapi belum lagi diterima (jenis atau

tujuan pemberian, amaun dan tarikh jangkaan pemberian diterima).

21.2.2 Pinjaman

21.2.2.1 Pinjaman (tujuan dan syarat pinjaman, amaun yang diterima, amaun

bayaran balik serta baki pinjaman);

21.2.2.2 Pinjaman yang telah diluluskan tetapi belum lagi diterima (tujuan dan

syarat pinjaman, amaun serta tarikh jangkaan pinjaman diterima); dan

21.2.2.3 Tunggakan bayaran balik pinjaman (amaun dan usia tunggakan itu).

21.2.3 Jaminan

21.2.3.1 Jaminan pinjaman (tujuan dan amaun yang dijamin); dan

21.2.3.2 21.2.3.2 Jaminan yang sedang diusahakan untuk diperolehi (tujuan

jaminan, amaun dan tarikh jangkaan jaminan akan diperolehi).

21.3 ANALISIS PRESTASI KEWANGAN

21.3.1 Di mana bersesuaian, angka-angka perbandingan, carta/graf atau analisis nisbah

kewangan mengenai maklumat kewangan yang penting bagi jangka masa 5 tahun


478

atau lebih perlu disediakan untuk memberi gambaran arah aliran prestasi

Universiti. Maklumat-maklumat ini merangkumi:

21.3.1.1 Aset yang digunakan (aset bukan semasa, pelaburan dan aset semasa

bersih) dan nisbah pusingan aset;

21.3.1.2 Punca-punca kewangan (bantuan kewangan daripada Kerajaan,

pinjaman, overdraf bank dan lain-lain) dan peratusan aset yang dibiayai

oleh jumlah liabiliti/liabiliti semasa;

21.3.1.3 Rizab;

21.3.1.4 Liabiliti bukan semasa;

21.3.1.5 Jualan/penerimaan dan analisis kadar keuntungan kasar;

21.3.1.6 Untung/rugi atau lebihan/kurangan pendapatan berbanding dengan

perbelanjaan;

21.3.1.7 Pelaburan dalam syarikat subsidiari termasuklah:

a. Aset bersih;

b. Untung/rugi atau lebihan/kurangan;

c. Dividen dan lain-lain;

d. Penurunan nilai pelaburan (diminishing value in investment);

dan

e. Pinjaman dan pendahuluan antara Universiti dengan anak

syarikat (intra-group balance)

f. Pelaburan dalam syarikat bersekutu atau syarikat usaha sama

(joint venture).

21.4 JADUAL BAGI PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN LAPORAN TAHUNAN DAN PENYATA

KEWANGAN

21.4.1 Kerajaan telah memutuskan bahawa Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan

Universiti hendaklah dibentangkan di Parlimen dalam tempoh satu tahun selepas

berakhirnya tahun kewangan. Dengan itu tarikh-tarikh penting bagi penyediaan dan


479

pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Universiti (termasuk

subsidiari/anak syarikat) adalah seperti berikut:

PROSES KERJA TINDAKAN SUMBER RUJUKAN TARIKH

Penyediaan Penyata Kewangan oleh Pejabat Bendahari.

Pejabat Bendahari 1. PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

2. Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998

3. Perlembagaan Universiti, Bahagian V: Peruntukan Kewangan

Di antara bulan Januari dan April

Pembentangan Penyata Kewangan Belum Diaudit dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi membolehkan Jawatankuasa ini mengkaji dan menasihati Lembaga Pengarah berkenaan isu-isu atau perkara-perkara yang berkaitan dalam Penyata yang disediakan.

Jawatankuasa Audit 1. Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 Kertas Kerja LPU 99/2013: Cadangan Penubuhan Jawatankuasa Audit Universiti Malaysia Kelantan


Pembentangan Penyata Kewangan Belum Diaudit dalam Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan bagi membolehkan Jawatankuasa ini membuat perakuan sebelum dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara dan memaklumkan kepada pihak Lembaga.

Jawatankuasa Tetap Kewangan


2. Kertas Kerja LP 1/2014: Cadangan Perubahan Kuasa Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti.


Pembentangan Penyata Kewangan Belum Diaudit dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah.

Lembaga Pengarah 1. PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan

Tidak Lewat daripada 25 April


480


Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

2. Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998


Pegawai Utama yang bertanggungjawab ke atas pengurusan kewangan menandatangani Pengakuan Berkanun untuk Penyata Kewangan.

Bendahari PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

Sebelum 30 April (ditandatangani sebelum atau

pada tarikh Penyata

Pengerusi dan seorang Ahli

Lembaga Pengarah

ditandatangani) Penyata Kewangan dikemukakan oleh pihak Universiti kepada Ketua Audit Negara untuk tujuan pengauditan bagi setiap tahun kewangan.

Jabatan Audit Negara

PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

Tidak lewat daripada 30 April

Menerima Penyata Kewangan yang telah diaudit daripada Ketua Audit Negara.

Jabatan Audit Negara dan Universiti


Tidak lewat daripada 31 Julai

Pembentangan Penyata Kewangan yang telah diaudit kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan.

Pejabat Bendahari PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

Tidak lewat daripada 15 Ogos

Pembentangan Penyata Kewangan yang telah diaudit kepada Lembaga Pengarah.

Pejabat Bendahari PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan



481


Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

Menandatangani penyata yang perlu disertakan dalam Penyata Kewangan seperti berikut: a. Penyata Pengerusi dan

seorang Ahli Lembaga Pengarah (Akaun Induk);

b. Penyata Pengerusi dan seorang Ahli Lembaga Pengarah (Akaun Kumpulan);dan

Pengakuan oleh Pegawai Utama Yang Bertanggungjawab Ke Atas Pengurusan Kewangan (sekiranya ada pindaan pada Penyata Kewangan)

Pejabat Bendahari PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan


Mengemukakan kembali Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah lengkap ditandatangani kepada Ketua Audit Negara.

Universiti dan Pejabat Bendahari



Ketua Audit Negara mengeluarkan Sijil Ketua Audit Negara.

Jabatan Audit Negara



Mengemukakan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah diaudit kepada Jemaah Menteri.

Pejabat Bendahari dan Bahagian Penerbitan


Tidak lewat daripada 31

Oktober


482


Urusan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan di Parlimen.

Kementerian PPP: PA 3.1/2013: Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

Tidak lewat daripada 31 Disember

21.5 LAPORAN RINGKASAN KEDUDUKAN KEWANGAN DAN PRESTASI TAHUNAN

21.5.1 Untuk tujuan membolehkan Jemaah Menteri mengetahui secara umum kedudukan

kewangan dan prestasi Universiti dengan lebih awal, satu Laporan Ringkasan

Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan hendaklah disediakan oleh Universiti

untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Jemaah Menteri.

21.5.2 Laporan hendaklah disediakan dalam bentuk yang ringkas dan padat iaitu tidak

melebihi tiga (3) muka surat yang dapat memberi gambaran tentang prestasi

keseluruhan Universiti dari segi pengurusan kewangan, kecekapan dan

keberkesanan operasi-operasi dan kualiti output. Maklumat yang perlu

dikemukakan adalah seperti berikut:

21.5.2.1 Perangkaan kewangan yang penting

21.5.2.2 Maklumat pencapaian Universiti: dan

21.5.2.3 Penerangan ringkas mengenai prestasi keseluruhan Universiti dalam

tahun berkenaan.

21.6 PERANGKAAN KEWANGAN YANG PENTING

21.6.1 Perangkaan-perangkaan kewangan yang perlu dilaporkan adalah seperti berikut:

21.6.1.1 Pendapatan: Nyatakan jumlah pendapatan hasil pemberian Kerajaan

dan pendapatan sumber dalaman badan berkanun dalam tahun


483

berkenaan. Ia meliputi pendapatan dari operasi, terimaan/subsidi dari

Kerajaan dan lain-lain terimaan/pendapatan.

21.6.1.2 Perbelanjaan: Nyatakan jumlah perbelanjaan dalam tahun berkenaan.

Ia meliputi perbelanjaan mengurus dan perbelanjaan-perbelanjaan

lain.

21.6.1.3 Lebihan/Kurangan: Nyatakan perbezaan di antara pendapatan dan

perbelanjaan.

21.6.1.4 Lebihan/Kurangan Terkumpul: Nyatakan jumlah untuk tahun

berkenaan.

21.6.1.5 Aset Tetap: Nyatakan jumlah aset tetap bersih (selepas mengambilkira

susut nilai) pada akhir tahun berkenaan. Ia meliputi harta benda seperti

tanah, bangunan, kenderaan, kelengkapan, pelaburan, kerja dalam

pembinaan dan aset tetap yang lain.

21.6.1.6 Aset Semasa: Nyatakan jumlah aset semasa pada akhir tahun

berkenaan. Ia meliputi semua aset mudah cair seperti stok,

penghutang, simpanan tetap, bon, wang tunai dan baki di bank dan

aset semasa yang lain.

21.6.1.7 Tanggungan Semasa: Nyatakan jumlah tanggungan semasa pada

akhir tahun berkenaan. Tanggungan semasa ialah tanggungan yang

akan luput dalam tempoh 12 bulan akan datang. Ia meliputi pemiutang,

liabiliti semasa, pinjaman jangka pendek dan liabiliti semasa yang lain.

21.6.1.8 Tanggungan Jangka Panjang: Nyatakan jumlah tanggungan jangka

panjang pada akhir tahun berkenaan. Ia meliputi liabiliti jangka

panjang, pinjaman jangka panjang dan liabiliti jangka panjang yang

lain.

21.6.1.9 Aset Bersih: Nyatakan nilai aset bersih pada akhir tahun berkenaan. Ia

diperolehi dengan menolak jumlah tanggungan daripada jumlah aset.

21.6.1.10 Modal Digunakan: Nyatakan jumlah modal digunakan pada akhir

tahun berkenaan. Ini juga diperolehi dengan aset tolak tanggungan

semasa.


484

21.6.1.11 Rizab Tunai: Nyatakan jumlah rizab tunai pada akhir tahun berkenaan.

Ini diperolehi dengan mencampurkan simpanan tetap, wang di bank

dan wang dalam tangan.

21.6.1.12 Penglibatan Modal: Nyatakan jumlah penglibatan modal iaitu kontrak

diluluskan dan terikat serta kontrak diluluskan tetapi belum terikat

pada akhir tahun berkenaan.

21.6.1.13 Nisbah Kewangan: Nyatakan nisbah kewangan berdasarkan kepada

perangkaan kewangan tahun berkenaan untuk memudahkan prestasi

Universiti dinilai. Nisbah kewangan yang perlu dinyatakan adalah:

a. Nisbah semasa: Nisbah antara aset semasa dan tanggungan

semasa. Ia memberi gambaran tentang keupayaan Universiti

dalam melunaskan pembayaran hutang-hutang jangka pendek.

b. Nisbah kecairan: Nisbah antara aset mudah cair dan

tanggungan semasa. Ia mengukur kebolehan untuk

menghasilkan tunai di sepanjang tahun untuk memenuhi

pembayaran tunai hutang/tanggungan semasa.

c. Nisbah hutang aset: Nisbah ini diperolehi dengan

membahagikan jumlah hutang dengan jumlah aset.

d. Nisbah pemilikan (proprietors ratio): Nisbah ini diperolehi

dengan membahagikan modal digunakan dengan jumlah

tanggungan.

e. Nisbah modal digunakan dan aset tetap: Nisbah ini diperoleh

dengan membahagikan modal digunakan dengan aset tetap.

21.7 MAKLUMAT PENCAPAIAN AGENSI

21.7.1 Universiti hendaklah mengemukakan maklumat-maklumat mengenai pencapaian

sebenar dari segi objektif yang ditetapkan. Maklumat ini adalah untuk

membolehkan Jemaah Menteri menilai prestasi Universiti dari aspek-aspek

kecekapan dan keberkesanan dalam penghasilan output-output utamanya. Untuk


485

tujuan ini, Universiti boleh menggunakan petunjuk-petunjuk prestasi seperti

berikut:

21.7.1.1 Penunjuk Kecekapan hendaklah digunakan untuk menunjukkan

setakat mana sumber-sumber Universiti digunakan secara optimum

dalam pengeluaran output. Terdapat tiga jenis penunjuk kecekapan

yang boleh digunakan iaitu:

a. Kuantiti Output - memberi bilangan output yang dihasilkan

dalam tahun berkenaan;

b. Kecekapan Kos - memberi kos purata untuk menghasilkan

seunit output; dan

c. Kecekapan Masa - memberikan purata masa untuk

menghasilkan seunit output.

21.7.1.2 Penunjuk keberkesanan hendaklah digunakan untuk memberi

gambaran tentang setakat mana objektif sesuatu program/aktiviti

tercapai sebagai hasil pelaksanaan program/aktiviti tersebut.

21.8 PENERANGAN RINGKASAN MENGENAI PRESTASI KESELURUHAN UNIVERSITI

21.8.1 Universiti hendaklah memberi penerangan ringkas mengenai prestasi keseluruhan

pada sesuatu tahun berkenaan atau memberi penjelasan lanjut mengenai

penunjuk-penunjuk prestasi yang digunakan serta perubahan-perubahan dalam

kedudukan kewangan pada sesuatu tahun.

21.9 TINDAKAN-TINDAKAN DALAM PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN LAPORAN

RINGKASAN PRESTASI

21.9.1 Universiti hendaklah mengemukakan Laporan Ringkas Kedudukan Kewangan dan

Prestasi Tahunan kepada Kementerian dalam tempoh tiga (3) minggu berakhirnya

tahun kewangan.


486

21.9.2 Universiti hendaklah memberi laporan aktiviti di dalam Memorandum Jemaah

Menteri Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Telah Diaudit bagi perkara

berikut:

21.9.2.1 Program dan aktiviti yang dilaksanakan dalam tahun yang dilaporkan.

21.9.2.2 Sejauh mana objektif-objektif yang ditetapkan bagi tahun yang dilapor

dicapai; dan

21.10 LAPORAN RINGKASAN KEDUDUKAN KEWANGAN DAN PRESTASI TAHUNAN DAN

MEMORANDUM JEMAAH MENTERI

21.10.1 Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan hendaklah menggunakan angka

petunjuk yang sesuai bagi memberi gambaran jelas mengenai pelaksanaan

program dan aktiviti termasuk perbandingan di antara kos sebenar dengan kos

yang diperuntukkan.


487

BAB 22

PENGURUSAN RISIKO KEWANGAN UNIVERSITI

22.1 LATAR BELAKANG

22.1.1 Polisi Pengurusan Risiko Kewangan merupakan satu inisiatif bagi mencapai visi

dan misi Universiti. Ini adalah panduan kepada staf dalam menguruskan risiko

yang berpotensi akan dan telah berlaku serta berulang. Setiap staf mungkin akan

terdedah kepada kebarangkalian melakukannya dan mengakibatkan kehilangan,

kemalangan, kerugian, pembaziran dan sebagainya. Polisi ini boleh menjadi

panduan untuk mengelak atau mengurangkan risiko kepada semua bentuk risiko

perkhidmatan kewangan dan amalan di tempat kerja.

22.1.2 Ia juga merupakan suatu arahan untuk melaksanakan pengurusan risiko dalam

organisasi dan juga melengkapkan dokumen yang merangkumi kriteria berikut:

22.1.2.1 Menilai tahap risiko kewangan yang mungkin dihadapi,

22.1.2.2 Memastikan pelaksanaan dan pematuhan terhadap polisi,

22.1.2.3 Pelaksanaan dan pematuhan kepada polisi.

22.1.3 Polisi Pengurusan Risiko Kewangan yang baik dan berkesan dapat mengurangkan

risiko kesilapan, tindakan undang-undang atau berkaitan dan pembaziran serta

dapat meningkatkan keyakinan pemegang taruh (stakeholders) dan pelanggan.

22.2 POLISI PENGURUSAN RISIKO KEWANGAN

22.2.1 Polisi Pengurusan Risiko Kewangan adalah satu usaha untuk mengurus risiko

secara berkesan dan untuk mencapai kepuasan hati pelanggan Universiti. Polisi ini

merupakan satu pelan yang berstruktur bertujuan untuk meningkatkan keupayaan


488

Universiti mengurus risiko secara efektif, efisien dan meminimumkan impak yang

boleh menjejaskan pencapaian visi dan misi Universiti.

22.2.2 Matlamat utama pengurusan risiko adalah untuk meningkatkan kesedaran

keseluruhan warga organisasi terhadap kewujudan risiko kewangan yang memberi

kesan signifikan ke atas penyampaian perkhidmatan.

22.2.3 Pengurusan risiko kewangan yang berkesan akan mengurangkan kekerapan

berlakunya gangguan dan meminimumkan kesan insiden risiko terhadap

penyampaian perkhidmatan utama Universiti. Menerusi pelaksanaan pengurusan

risiko, risiko kewangan dapat dikenal pasti dan ditangani dengan lebih cekap.

22.2.4 Objektif Pengurusan Risiko Kewangan adalah:

22.2.4.1 Memastikan risiko kritikal yang memberi kesan ke atas pencapaian

perkhidmatan teras, menjejaskan pengurusan kewangan dan

ketidakberkesanan pengurusan sumber dikawal secara sistematik.

22.2.4.2 Merekodkan hasil analisis ke atas setiap insiden risiko kewangan yang

telah dikenal pasti secara komprehensif sebagai rujukan pengurusan

tertinggi dalam memastikan tindakan bersesuaian dapat diambil

dengan berkesan.

22.2.4.3 Menjadi mekanisme dalam mengkoordinasikan tindakan pencegahan

dan mitigasi ke atas insiden risiko kewangan yang telah dikenalpasti.

22.2.5 Pengurusan Risiko Kewangan dilaksanakan berasaskan usaha-usaha berikut:

22.2.5.1 Melaksanakan mekanisme yang berstruktur dan konsisten untuk

mengurus risiko kewangan bagi mencapai objektif Universiti.

22.2.5.2 Menentukan tahap risiko yang boleh diterima, dikaji, dipinda atau

diabaikan dalam pengurusan kewangan Universiti.


489

22.2.5.3 Memupuk budaya proaktif sebagai satu tanggungjawab bersama

dalam menangani isu atau permasalahan pengurusan risiko

kewangan.

22.2.5.4 Menjalankan pemantauan dan penambahbaikan berterusan dalam

pengurusan risiko kewangan Universiti.

22.2.5.5 Menyedia dan menyebarkan maklumat yang berkaitan dengan

program pengurusan risiko kewangan di Universiti.

22.2.5.6 Menilai pencapaian berdasarkan pengukuran yang digunakan dalam

Polisi Pengurusan Risiko Kewangan.

22.2.6 Pendekatan pengurusan risiko kewangan Universiti merangkumi setiap bahagian

kewangan yang ada di Universiti iaitu:

22.2.6.1 Bahagian Bajet

22.2.6.2 Bahagian Perolehan

22.2.6.3 Bahagian Bayaran

22.2.6.4 Bahagian Aset dan Inventori

22.2.6.5 Bahagian Terimaan dan Kewangan Pelajar

22.2.6.6 Bahagian Pelaburan dan Penjanaan Pendapatan

22.2.7 Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kewangan Universiti

22.2.7.1 Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan Universiti (JIPRK)

Pengerusi : Bendahari - Chief Risk Officer (CRiO).

Ahli : Timbalan Bendahari Kanan

Timbalan Bendahari

Ketua Audit Dalam

Pegawai Kewangan / Ketua Bahagian


490

22.2.7.2 Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan Universiti

(JPPRK)

Pengerusi (Risk Controller) : Timbalan Bendahari Kanan

Risk Champion : Timbalan Bendahari

Risk Owner : Ketua Bahagian / Unit

22.2.8 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa

22.2.8.1 Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan Universiti.

a. Menyemak sama ada pihak pengurusan UMK mempunyai

kerangka kerja pengurusan risiko kewangan yang

komprehensif serta terkini dan prosedur yang berkaitan untuk

mengenalpasti dan dan mengurus risiko pengurusan

kewangan serta perniagaan termasuk penipuan (fraud) secara

berkesan.

b. Mengkaji sama ada pendekatan yang mantap dan berkesan

telah diikuti dalam membangunkan pelan pengurusan risiko

strategik bagi projek-projek utama.

c. Mengkaji impak kerangka kerja pengurusan risiko UMK

terhadap kawalan persekitarannya dan insurans.

d. Mengkaji sama ada pendekatan yang mantap dan berkesan

telah diikuti dalam membangunkan pelan rancangan strategik

UMK.

e. Mengkaji pelan kawalan fraud UMK di samping berpuashati

terhadap proses dan sistem yang berkesan dalam

mengenalpasti dan menyiasat maklumat berkaitan fraud.

f. Menerima laporan secara berkala melalui Jawatankuasa

Pengurusan Risiko daripada Pegawai Pengurusan Risiko dan

Unit Audit Dalam mengenai operasi dan prestasi pengurusan


491

risiko di Universiti termasuk risiko berkaitan keselamatan dan

kesihatan pekerjaan.

22.2.8.2 Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan Universiti.

a. Melaporkan isu-isu berkaitan pengurusan risiko.

b. Memastikan dasar-dasar pengurusan risiko dilaksanakan

mengikut perancangan yang ditetapkan.

c. Memperakukan cadangan penambahan pengurusan risiko

kepada Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kewangan

Universiti.

d. Mengadakan mesyuarat pemantauan pengurusan risiko

mengikut keperluan atau sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

22.2.8.3 Bendahari - Chief Risk Officer (CRiO)

a. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Induk

Pengurusan Risiko Kewangan (JIPRK).

b. Memantau dan menyelia pengurusan risiko.

c. Merancang hala tuju pengurusan risiko

22.2.8.4 Timbalan Bendahari Kanan - Risk Controller

a. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan

Pengurusan Risiko (JPPRK)

b. Meneliti semua laporan pengurusan risiko

c. Mengesahkan dan meluluskan semua pengurusan risiko di

peringkat JPPR untuk diangkat kepada pengurusan atasan

d. Menilai keberkesanan kawalan risiko kepada Risk Owner

e. Pegawai penilai dalam memberi rating kepada Key Risk

Indicator (KRI) yang dicadangkan

22.2.8.5 Ketua Bahagian - Risk Champion

a. Membantu membangunkan Polisi Pengurusan Risiko Universiti

b. Membantu Risk Owner dan Risk Controller dalam pengurusan

risiko Universiti

c. Menilai penambahbaikan, inovasi dan kreativiti dalam

pengurusan risiko Universiti dari semasa ke semasa


492

d. Menghebahkan dan membudayakan pengurusan risiko kepada

staf Universiti

e. Melaporkan kepada pihak pengurusan sebarang laporan risiko

yang dikenal pasti

22.2.8.6 Ketua Unit - Risk Owner

a. Mengenal pasti risiko, ancaman dan kesan yang dihadapi

b. Membuat pendaftaran risiko yang berpotensi

c. Memastikan semua KRI dilaksanakan

22.3 PROSES PENGURUSAN RISIKO

Konteks

Objektif“Stakeholders”

KriteriaDefinisi Elemen Utama

Mengenalpasti Risiko

Apa boleh berlaku?

Bagaimana ia boleh berlaku?

Menghadapi Risiko

Mengenalpasti pilihanMemilih respons terbaik

Membangunkan rancangan Penyelesaian Pelaksanaan

Analisa Risiko

Semakan Kawalan

Tahap Risiko

Penilaian Risiko

Menilai Risiko

Memeringkat risiko

Kebarangkalian Impak

Komunikasi dan

Perbincangan

Memantau dan

Menyemak semula

Rajah 1: Model Pengurusan Risiko


493

Tanggungjawab Aliran Proses Perantara

1

Rajah 2 : Proses Kerja Pengurusan Risiko

Mula

Menerima Borang Daftar Potensi Risiko

Unit Pematuhan dan Pengurusan Risiko

Risk Owner

Risk Champion

Borang Daftar Potensi Risiko

Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan


Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan

Risk Champion

Risk Owner

Risk Controller (Atas Keperluan)


Penilaian Potensi Risiko dan Cadangan Mitigasi(Mitigation)

Jawatankuasa Pelaksana

Pengurusan Risiko

Kewangan


Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan

Jadual Penilaian Risiko

Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan


Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan

Risk Owner


Jadual Penilaian Risiko

Tindakan (Risk Owner) Risk Champion Risk Owner

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan

Risk Controller

Pelaporan dan Pemantauan Risk Controller Risk Champion

Risk Champion

Risk Owner


Tamat


494

22.3.1 Mengenal Pasti Risiko Kewangan

22.3.1.1 Universiti sentiasa akan melaksanakan pemantauan berterusan

terhadap kemungkinan risiko kewangan yang akan terjadi. Semua staf

Universiti hendaklah bertanggungjawab mengenal pasti risiko

kewangan yang berpotensi akan berlaku. Proses mengenal pasti risiko

kewangan mungkin berpunca daripada arahan, pemberitahuan,

perbincangan, pengauditan, komplen, rungutan, insiden, dan

sebagainya.

22.3.1.2 Semua cadangan potensi risiko kewangan hendaklah didaftarkan

dengan menggunakan Borang Daftar Potensi Risiko Kewangan. Rujuk

borang di Lampiran 1 dan Lampiran 2.

22.3.2 Analisis Risiko Kewangan

22.3.2.1 Setiap risiko kewangan perlu dianalisis dengan teliti oleh pegawai dan

jawatankuasa. Ia akan menentukan kesan terhadap risiko kewangan

yang berpotensi akan dan telah berlaku serta strategi yang diperlukan

untuk kawalan atau pengurangan.

22.3.2.2 Analisis risiko kewangan dibahagi kepada tiga kaedah seperti berikut:

a. Indeks Kebarangkalian

b. Penilaian Kesan

c. Penilaian Risiko

22.3.2.3 Indeks Kebarangkalian

a. Jadual Indek Kebarangkalian akan digunakan sebagai panduan

dalam menilai kadar kemungkinan sesuatu kejadian risiko itu

berlaku. Ia dibahagikan kepada 5 skala terhadap kekerapan

sesuatu insiden adalah 1 (Jarang), 2 (Tidak Selalu), 3

(Mungkin), 4 (Selalu) dan 5 (Hampir Pasti).


495

KATEGORI SKOR KETERANGAN

Hampir Pasti 5 Risiko kewangan ini kemungkinan terjadi setiap bulan @ melebihi 6 kali dalam setahun.

Selalu 4 Risiko kewangan ini kemungkinan terjadi sekali dalam tempoh 6 bulan.

Mungkin 3 Risiko kewangan ini kemungkinan terjadi sekali dalam setahun.

Tidak Selalu 2 Risiko kewangan ini kemungkinan terjadi sekali dalam tempoh 1-3 tahun.

Jarang 1 Risiko kewangan ini mungkin berlaku sekali dalam tempoh 5 tahun.

Rajah 3 : Indeks Kebarangkalian

22.3.2.4 Penilaian Kesan

a. Jadual berikut menunjukkan panduan dalam mengenal pasti

risiko kewangan dalam bentuk tahap kesan risiko kewangan

apabila ia berlaku. Ia dapat digunakan dalam menilai impak

terhadap prestasi dan pencapaian sesuatu objektif yang telah

ditentukan dalam Pengurusan Kewangan Universiti. Terdapat

4 faktor penilaian kesan risiko kewangan yang dihadapi

berdasarkan empat faktor iaitu Manusia, Reputasi, Kewangan

dan Operasi. Setiap faktor disandarkan dengan skor kesan

sama ada Diabaikan (1), Kecil (2), Sederhana (3), Besar (4) dan

Kritikal (5).


496

FAKTOR DIABAIKAN KECIL SEDERHANA BESAR KRITIKAL

1 2 3 4 5

REPUTASI

Menjejaskan pencapaian

prestasi Bahagian

Menjejaskan pencapaian prestasi PTj

Menjejaskan hubungan antara

PTJ

Menjejaskan pencapaian

prestasi Universiti

Menjejaskan pengurusan kewangan

Universiti dan Pelanggan

KEWANGAN

Tidak melibatkan kewangan

Melibatkan kewangan sehingga RM3,000

Melibatkan kewangan RM3,001 - RM10,000

Melibatkan kewangan RM10,001- RM20,000

Melibatkan kewangan melebihi

RM20,000

MANUSIA

Masalah melibatkan staf

Bahagian

Masalah melibatkan staf

PTj

Melibatkan hubungan antara

staf PTJ

Melibatkan seluruh staf

Universiti

Melibatkan Universiti/ Pelanggan

OPERASI

Perkhidmatan terganggu untuk tempoh < 5 jam

Perkhidmatan terganggu untuk tempoh 5-8 jam

Perkhidmatan terganggu untuk tempoh 24 jam

Perkhidmatan terganggu untuk

tempoh 3 hari

Perkhidmatan terganggu untuk

tempoh 7 hari

Rajah 4 : Penilaian Kesan

22.3.2.5 Penilaian Risiko

a. Menganalisis risiko kewangan merupakan sesuatu yang

subjektif dan banyak bergantung pada penilaian dan

pertimbangan pegawai atau ahli Jawatankuasa Pelaksana dan

Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan Universiti.

Penentuan risiko kewangan adalah untuk menentukan sesuatu

risiko pada tahap Sangat Tinggi, Tinggi, Sederhana dan

Rendah. Penentuan ini dapat dibuat melalui gabungan indeks

kebarangkalian dan penilai kesan seperti jadual di bawah:


497

Diabaikan Kecil Sederhana Besar Kritikal

Hampir Pasti Sederhana Tinggi Sangat Tinggi

Sangat Tinggi

Sangat Tinggi

Selalu Sederhana Tinggi Tinggi Sangat Tinggi

Sangat Tinggi

Mungkin Rendah Sederhana Tinggi Tinggi Sangat Tinggi

Tidak Selalu Rendah Sederhana Sederhana Tinggi Tinggi

Jarang Rendah Rendah Rendah Sederhana Sederhana


b. Pengiraan markah risiko kewangan adalah berdasarkan skor

pada jadual Indek Kebarangkalian dan Penilaian Kesan dengan

mendarab skor tersebut. Jumlah markah diperoleh akan

menentukan tahap risiko kewangan dan strategi yang

diperlukan. Jika risiko tersebut berlaku di dalam lingkungan

yang rendah, maka tindakan kawalan akan diambil secara

pentadbiran/dalaman sahaja. Tetapi, jika sangat tinggi,

tindakan terperinci dan strategik diperlukan oleh Universiti.

c. Berikut adalah jadual bagi penentuan strategi tindakan ke atas

jumlah skor risiko kewangan:

PENILAIAN KESAN

IND

EK K

EBA

RA

NG

KA

LIA

N


498

TAHAP RISIKO SKALA MARKAH TINDAKAN

Sangat Tinggi 13-25 Pelan tindakan terperinci diperlukan dan dibawa ke peringkat Pengurusan Universiti.

Tinggi 8-12 Pelan tindakan terperinci diperlukan dan dibawa ke peringkat JIPRK.

Sederhana 4-7 Diuruskan oleh Risk Controller dan dibawa ke peringkat JPPRK.

Rendah 1-3 Diuruskan oleh Risk Controller dan Risk Champion mengikut prosedur sedia ada.

Rajah 6 : Penentuan Strategi Tindakan

d. Analisis risiko kewangan (Jadual Penilaian Risiko adalah

seperti di Lampiran 2) akan digunakan dalam mesyuarat

Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan Universiti

untuk mendapat keputusan terhadap tindakan yang perlu

diambil. Tindakan ini perlu selaras dengan strategi bagi

mengawal kesan ke atas pengurusan kewangan Universiti.

22.3.3 Strategi Kawalan Risiko Kewangan

22.3.3.1 Setiap risiko kewangan yang berdaftar hendaklah diberikan perhatian

oleh setiap pegawai termasuk jawatankuasa. Ia amat penting dalam

mengawal kesan risiko kewangan dan merangka strategi yang

disenaraikan. Dalam menguruskan risiko kewangan, setiap aspek perlu

diambil kira sebelum strategi ditentukan dan diambil tindakan.

22.3.3.2 Model dan Kerangka Proses Pengurusan Risiko digunakan bagi

menentukan tindakan yang perlu dilaksanakan. Model ini terbahagi

kepada Kawalan Pencegahan dan Kawalan Penyelesaian (Mitigation).

Yang merangkumi empat pilihan strategi kawalan risiko iaitu

Mengelak, Memindah, Mengurang dan Menerima risiko seperti rajah

berikut:


499

Rajah 7 : Model dan Kerangka Proses Pengurusan Risiko

22.3.3.3 Berdasarkan Jadual Penentuan Risiko, strategi boleh diambil

berdasarkan pengelasan yang telah ditentukan dan skor yang

diperoleh seperti berikut:

Diabaikan Kecil Sederhana Besar Kritikal

Hampir Pasti

Cegah (5)

Cegah atau Mitigasi

(10)

Cegah dan Mitigasi

(15)

Cegah dan Mitigasi

(20)

Cegah dan Mitigasi

(25)

Selalu Cegah

(4)

Cegah atau Mitigasi

(8)

Cegah atau Mitigasi

(12)

Cegah dan Mitigasi

(16)

Cegah dan Mitigasi

(20)

Mungkin Mitigasi

(3) Cegah

(6)

Cegah atau Mitigasi

(9)

Cegah atau Mitigasi

(12)

Cegah dan Mitigasi

(15)

Tidak Selalu Mitigasi

(2) Cegah

(4) Cegah

(6)

Cegah atau Mitigasi

(8)

Cegah atau Mitigasi

(10)

Jarang Mitigasi

(1) Mitigasi

(2) Mitigasi

(3) Cegah

(4) Cegah

(5)


KAWALAN PENCEGAHAN

Mengurangkan kemungkinan berlakunya risiko kewangan dengan mengawal penyebab berlakunya

risiko tersebut

Mengelak risiko

Meminda risiko

KAWALAN PENYELESAIAN

Mengurangkan tahap kesan kerugian yang ditanggung dengan melaksanakan usaha kekangan

kerugian dan mengambil langkah untuk mengurangkan kerugian.

Menerima risiko

Mengurang risiko

PENILAIAN KESAN

IND

EK K

EBA

RA

NG

KA

LIA

N


500

22.3.3.4 Jadual di bawah menggariskan empat faktor pertimbangan sebelum

memutuskan langkah yang perlu diambil dalam menguruskan risiko:

FAKTOR PERTIMBANGAN

Manusia

1. Kelengkapan dan keperluan asas dalam menjalankan tugas telah 2. disediakan dengan baik. 3. Melihat semula sesuatu proses kerja yang berkaitan dengan insiden yang

berlaku. 4. Memastikan staf telah diberikan pengetahuan dan latihan yang sewajarnya. 5. Menerangkan dengan jelas mengenai tugas dan tanggungjawab staf. 6. Mekanisme untuk pantauan dan pelaporan telah diwujudkan.

Reputasi

1. Peraturan kewangan telah dikemaskini dan disebarkan. 2. Bilangan staf mencukupi dan kompeten. 3. Sistem kewangan berfungsi dengan baik dan penyelenggaraan dibuat berkala. 4. Memastikan tindakan telah di ambil ke atas teguran audit dan memberikan

kerjasama yang baik kepada juruaudit. 5. Semua dokumen kewangan telah disimpan dan dijaga dengan baik.

Kewangan

1. Hanya pegawai yang berkuasa sahaja yang layak menguruskan kewangan. 2. Agihan peruntukan telah dilaksanakan mengikut kelulusan. 3. Semua aset dan pengurusan tunai telah diinsuranskan. 4. Setiap perolehan dan perbelanjaan telah diluluskan oleh pihak berkuasa melulus. 5. Memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh yang ditetapkan.

Operasi

1. Struktur organisasi tersusun dan delegasi kerja teratur. 2. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) telah dikemaskini. 3. Persekitaran kerja yang selamat dan kondusif. 4. Kualiti kerja telah mengikut piawaian yang ditetapkan. 5. Penyediaan kemudahan dan peralatan kerja yang sesuai dan mencukupi.

Rajah 9 : Faktor Pertimbangan

22.3.4 Kajian Semula dan Pemantauan

22.3.4.1 Pemantauan dan kajian semula boleh dilaksanakan secara berkala

bertujuan untuk menguruskan risiko kewangan yang wujud dalam

situasi yang berbeza. Kaedah pemantauan dan kajian semula dalam

pengurusan risiko kewangan adalah seperti berikut:


501

a. Memastikan strategi kawalan yang dipilih dalam pengurusan

risiko kewangan bagi sesuatu insiden itu adalah tepat;

b. Memastikan program atau langkah dalam dokumen

pengurusan risiko kewangan dilaksanakan mengikut ketetapan

yang terkandung dalam dokumen tersebut;

c. Menilai tahap risiko yang mungkin berubah mengikut keadaan

semasa;

d. Memastikan strategi komunikasi telah dilaksanakan dengan

menyeluruh dan komprehensif;

e. Memastikan sumber yang mencukupi bagi menangani risiko;

f. Memaklumkan status terkini berhubung pengurusan risiko

kewangan kepada pemegang taruh.

22.3.4.2 Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan (JPPRK) yang

ditubuhkan di bawah tadbir urus pengurusan risiko adalah

bertanggungjawab untuk melaksanakan proses pemantauan dan

kajian semula pengurusan risiko kewangan Universiti. Perkara ini perlu

dititikberatkan kerana ia sangat kritikal dalam menentukan sama ada

sesuatu polisi pengurusan risiko kewangan telah memenuhi tujuan

asal ia diwujudkan atau dibangunkan iaitu untuk membantu Universiti

menghadapi ancaman risiko kewangan.

22.3.5 Komunikasi

22.3.5.1 Komunikasi adalah satu proses yang berterusan dan dilaksanakan

pada setiap proses pengurusan risiko kewangan iaitu bermula dari

proses mengenal pasti risiko kewangan, menganalisis, menilai dan

menangani risiko kewangan. Kaedah ini penting bagi memastikan

setiap proses pengurusan risiko kewangan dapat dimanfaatkan

sepenuhnya dalam menguruskan risiko kewangan.

22.3.5.2 Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan yang

ditubuhkan di bawah tadbir urus pengurusan risiko adalah


502

bertanggungjawab untuk melaksanakan proses komunikasi. Hasil dan

keputusan berkaitan dengan proses ini perlu dibentangkan dalam

mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko Kewangan.

22.3.5.3 Jawatankuasa Induk dan Pelaksana Pengurusan Risiko Kewangan

yang diwujudkan dalam Universiti hendaklah menyampaikan atau

memberikan maklumat berkaitan pengurusan risiko. Ia membolehkan

perancangan dan tindakan yang berkesan dapat diambil untuk

mencegah dan melakukan tindakan penyelesaian ke atas risiko yang

berpotensi kepada strategi Universiti. Komunikasi melalui kaedah

perbincangan adalah sangat berkesan bagi memastikan setiap aktiviti

penting pengurusan risiko kewangan dilaksanakan berdasarkan

kerangka yang telah ditetapkan. Berikut adalah kaedah komunikasi

yang akan ditentukan:

a. Melaksanakan polisi Pengurusan Risiko Kewangan Universiti

yang telah dibangunkan;

b. Mendokumentasikan semua mesyuarat dan perbincangan

dengan pemegang taruh;

c. Menyebar luas pelaksanaan pengurusan risiko kewangan

kepada staf Universiti;

d. Meningkatkan kesedaran staf Universiti berkenaan Polisi

Pengurusan Risiko Kewangan Universiti.


503

BORANG DAFTAR POTENSI RISIKO KEWANGAN

Pelapor <Nama individu/unit yang melapor>

Tarikh <Tarikh laporan dibuat>

Keterangan risiko <Huraian risiko/ insiden yang mungkin akan/telah berlaku>

Punca Risiko

<Faktor/Sebab yang menyumbang kepada wujudnya risiko>

Manusia Reputasi Kewangan Operasi

Indek Kebarangkalian

<Apakah tahap kemungkinan risiko boleh berlaku?>

Jarang Tidak selalu Mungkin Selalu Hampir Pasti

Penilaian Kesan

<Apakah kesan yang akan berlaku sekiranya risiko terjadi>

Diabaikan Kecil Sederhana Besar Sangat Kritikal


504

CONTOH BORANG DAFTAR POTENSI RISIKO KEWANGAN

Pelapor FTMK

Tarikh 01/04/2014

Keterangan risiko

Kehilangan Komputer Riba.

Sebuah komputer riba telah hilang semasa pegawai menghadiri kursus di Hotel Perdana, Kota Bharu yang disedari pada Jam 1000 bertarikh 31 Mac 2018 .

Punca Risiko

Kehilangan disebabkan oleh kereta pegawai tersebut dipecah oleh pencuri semasa meninggalkan kereta di ruang meletak kenderaan untuk menghadiri kursus.

Manusia Reputasi Kewangan Operasi

Indek Kebarangkalian

Telah berlaku pada 31 Mac 2018

Jarang Tidak selalu Mungkin Selalu Hampir Pasti

Penilaian Kesan

Nilai kerugian kos komputer riba adalah RM4,500.00.

Diabaikan Kecil Sederhana Besar Sangat Kritikal


505

JADUAL PENILAIAN RISIKO KEWANGAN

KO

D

PUNCA INSIDEN KESAN

IND

EK

KEB

AR

AN

GK

ALI

AN

(A

)

PENILAIAN KESAN

SK

OR

RIS

IKO

(A

X B

)

TAHAP RISIKO

Man

usia

(i

)

Rep

utas

i (i

i)

Kew

anga

n (i

ii)

Ope

rasi

(i

v)

Jum

lah

(B)

(i+i

i+iii

+iv)

/n


506

CONTOH

JADUAL PENILAIAN RISIKO KEWANGAN

KO

D

PUNCA INSIDEN KESAN

IND

EK

KEB

AR

AN

GK

ALI

AN

(A

)

PENILAIAN KESAN

SK

OR

RIS

IKO

(A

X B

)

TAHAP RISIKO

Man

usia

(i

)

Rep

utas

i (i

i)

Kew

anga

n (i

ii)

Ope

rasi

(i

v)

Jum

lah

(B)

(i+i

i+iii

+iv)

/n

1.1

Kecuaian dan tahap keselamatan yang rendah

Kehilangan Komputer Riba

Kehilangan maklumat/ dokumen penting yang disimpan menyebabkan proses kerja terganggu.

3 2 3 3 3

[(2+3+3+3)/4]

3

(3 x3)

9 Tinggi

LAMPIRAN 2

peraturan kewangan universiti

Documents