1

Konkurrencebetingelser

Personlig og praktisk støtte samt

uddelegerede sygeplejeopgaver og

nødkald

til Ishøj Kommune

2

1 Indledning

Nærværende udbud vedrører personlig og praktisk støtte samt uddelegerede sygeplejeopgaver og nødkald i

Ishøj Kommune (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddets omfang uddybes nærmere i afsnit 4.

De udbudte indsatser gennemføres i henhold til afsnit III i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven)

vedrørende indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien.

Følgende vil være gældende:

Ordregiver tildeler opgaven til en (1) tilbudsgiver,

Ordregiver tildeler rammeaftalen til den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest

fordelagtige tilbud jf. afsnit 7,

Alle modtagne tilbud vil blive vurderet i overensstemmelse med afsnit 6 - 7,

Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne, jf. afsnit 8.8.1.

2 Ordregiver

Den ordregivende myndighed er:

Ishøj Kommune

Ishøj Store Torv 20

2635 Ishøj

Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til ordregivers rådgiver:

Tolstrup & Hvilsted ApS

Att.: Christian Bogø Lindemer

Rosenørns Allé 1

1970 Frederiksberg C

E-mail: kontakt@tohv.dk

3 Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af:

Nærværende konkurrencebetingelser

Bilag 1 – Udkast til Rammeaftale

o Rammeaftalebilag A – Kravspecifikation

o Rammeaftalebilag B1 – Kvalitetsstandarder gældende for Ishøj Kommune

o Rammeaftalebilag B2 – Ydelsespakker Ishøj Kommune

o Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse

3

o Rammeaftalebilag C2 – Tilbudsliste

o Rammeaftalebilag D – Mission – Vision – Værdier – Folder

o Rammeaftalebilag E – Organisationsdiagram - Ældre og Rehabilitering

o Rammeaftalebilag F – Handlingsplan for hverdagstræning projekt bedre ældrepleje

o Rammeaftalebilag G – Instruksfil

o Rammeaftalebilag H – Politik for Informationssikkerhed

o Rammeaftalebilag I – Delegeret sundhedsopgaver for privat leverandør af hjemmepleje

o Rammeaftalebilag J – Databehandleraftale

o Rammeaftalebilag K - Tilsynspolitik

Bilag 2 – Tro og love erklæring

Bilag 3 – Støtteerklæring

Bilag 4 - Konsortieerklæring

Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1.

4 Udbuddets omfang og baggrund

Ordregiver udbyder indsatsen vedrørende personlig og praktisk støtte, uddelegerede sygeplejeydelser og

nødkald til borgere i eget hjem.

Ordregiver har ca. 21.000 indbyggere. For yderligere information henvises til Ordregivers hjemmeside via

linket: http://www.ishoj.dk/.

I 2016 fik 897 borgere leveret hjemmeplejeydelser og det samlede antal timer udgjorde 83.428. I skemaet

herunder fremgår fordelingen, for så vidt angår indsatser og leverandører:

Ydelser Praktisk støtte Personlig støtte Total pr. år Total pr. uge Antal borgere

Visiteret tid af

den kommunale

leverandør i 2016

(timer)

18.568 53.391 71.959 1383 757

Visiteret tid af

private

leverandører i

2016 (timer)

4.704 6.765 11.469 220 140

Total 23.272 60.156 83.428 1.603 897

4

Den private leverandør har således leveret ca. 16 % af de visiterede timer. Den procentvise andel af timer

der leveres af den private leverandør, forventes at være den samme fremover.

Den kommunale hjemmepleje hos Ordregiver fortsætter også efter gennemført udbud for herved at sikre

forsyningssikkerheden samt for at fastholde viden i organisationen. Den kommunale leverandør vil

uanfægtet af udbuddet blive afregnet til en pris, der afspejler den kommunale leverandørvirksomheds

gennemsnitlige, langsigtede omkostninger ved at producere og levere de omfattede ydelser. Den

kommunale leverandør deltager ikke i tilbudsafgivelsen.

Ordregiver gør opmærksom på, at den kommende leverandør skal afsætte de nødvendige ressourcer i den

første del af rammeaftaleperioden til deltagelse i samarbejdet omkring implementeringen af Fælles sprog III

for det udbudte område samt implementering af Fælles sprog III intern i egen organisation. For mere

information om Fælles Sprog III henvises til http://www.fs3.nu/. Ordregiver vil i rammeaftaleperioden

anskaffe nyt elektronisk omsorgssystem, som skal understøtte korrekt dokumentation samt effektiv

opgaveløsning. Den kommende leverandør skal afsætte ressourcer til deltagelse i undervisningen i nyt

elektronisk omsorgssystem samt samarbejdsmøder omkring implementering af nyt elektronisk

omsorgssystem. Ordregiver forventer at ovenstående aktualiseres i 2018.

For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A – Kravspecifikation

samt B1 - Kvalitetsstandarder, hvoraf følger Ordregivers fastsatte mindstekrav og kvalitetsstandarder. Det

bemærkes i den forbindelse, at kvalitetsstandarderne behandles mindst én gang årligt, hvorfor tilbudsgiver

skal være indstillet på og acceptere ændringer som følge af den politiske proces.

4.1 Omfanget af indsatser i den kommende rammeaftale

Det estimerede forbrug for den private leverandør er angivet i tabellen ovenfor (pkt. 4).

Forbruget er opgjort på baggrund af historisk data samt forventninger til fremtidigt behov, og er som følge

heraf ikke forpligtende for Ordregiver. På trods af den demografiske udvikling, hvorefter antallet af ældre er

stigende, anses antallet af leverede timer i 2016 at være retningsgivende for opgaveløsningen, om end det

generelt må forventes, at der skal leveres færre timer fremefter. Dette skyldes blandt andet, at frekvensen

for hjælp er dalende som følge af indsatsen Sund Aldring.

Rammeaftalen er gældende i en periode på 3 år og med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder.

4.2 Køb på rammeaftalen

De primære indsatser inden for det udbudte område er omfattet af Servicelovens § 83 og § 83 a, hvorfor der

er frit valg for den enkelte visiterede borger mellem den på Rammeaftalen valgte leverandør og den

kommunale hjemmepleje. Ordregiver kan som følge heraf ikke garantere den private leverandør en given

andel. Det er imidlertid alene den valgte leverandør samt den kommunale hjemmepleje, der vil få mulighed

for at varetage opgaveløsningen, jf. dog undtagelserne i Servicelovens § 94, 95 og 96.

5

5 Proces

5.1 Vejledende tidsplan

Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:

Aktivitet Tidspunkt

Udbuddet offentliggøres på www.udbud.dk 8. marts 2017

Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet 30. marts 2017, kl. 12:00

Sidste tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 4. april 2017

Tilbudsfrist 10. april 2017, kl. 12:00

Eventuelle forhandlinger med tilbudsgivere og

efterfølgende nyt tilbud jf. afsnit. 8.1.1

Uge 16-19

Politisk godkendelse af resultat Ultimo maj/primo juni 2017

Underretning 7. juni 2017

Forventet indgåelse af Rammeaftale 19. juni 2017

Implementering 19. juni 2017 – 30. juni 2017

Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag)

1. juli 2017

5.1.1 Spørgsmål til udbuddet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til

udbuddet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2

angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål – Ishøj Kommune - udbud

af personlig støtte og praktisk støtte” senest den 30. marts 2017, kl. 12.00.

Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på

Ishøj Kommunes hjemmeside ved det øvrige udbudsmateriale.

Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden.

6

5.1.2 Underretning

Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn

til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i

overensstemmelse med udbudslovens § 189.

Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10

kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af

regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.

5.1.3 Rammeaftaleindgåelse

Indgåelse af Rammeaftalen vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 – Udkast til Rammeaftale (med tilhørende

Rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af

det samlede udbudsmateriale, jf. afsnit. 3.

5.2 Tilbudsevaluering

5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed

Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om

tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt:

Tilbuddet er indkommet rettidigt til korrekt adresse mv.

Tilbuddet indeholder den krævede information.

At alle mindstekrav til egnethed jf. nedenstående afsnit 6 er opfyldt.

Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.

Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav.

Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i

evalueringen.

5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier

De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige og egnet, jf. afsnit 6, underlægges evaluering i

overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive

vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.

Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet i afsnit 7.

7

6 Egnethedskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet:

Tilbudsgivers personlige forhold:

Oplysninger om tilbudsgiver, herunder CVR-nummer samt kontaktperson med telefonnummer og

mailadresse (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af indholdet i Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk.

1, nr. 1-5. Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet en udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om

i hvilket omfang tilbudsgiver er omfattet af Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk. 1, nr.

1-5 (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2).

Økonomisk og finansiel formåen:

Oplysninger om tilbudsgivers omsætning inden for det udbudte område for det seneste afsluttede

regnskabsår.

Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en omsætning inden for det

udbudte område på minimum DKK 5.000.000 i det seneste afsluttede regnskabsår (udfyldes i

Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).

Oplysninger om tilbudsgivers egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en positiv egenkapital for de seneste

3 afsluttede regnskabsår (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).

Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle ansøgere opgøres efter en ensartet metode.

Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens §31 (LBK

nr. 1580 af 10/12/2015).

Teknisk og/eller faglig formåen:

Referencer

Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre

år. Referencelisten skal for hver reference indeholde:

a. Navn på den offentlige myndighed

b. Kontakt for den offentlige myndighed, herunder telefonnummer

c. Rammeaftaleperiode

d. Samlet omsætning for referencen

e. Beskrivelse af leverancen

Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med én (1)

tilsvarende leverance som den udbudte i løbet af de sidste tre år indeholdende ovenstående

informationer. Ved tilsvarende leverancer anses minimum levering af personlig og praktisk støtte til

offentlige myndigheder. Det er ikke tilstrækkeligt, at der alene i referencen dokumenteres erfaring

med enten personlig støtte eller praktisk støtte (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 –

Tilbudsbesvarelse).

8

Medarbejdere

Oversigt over de medarbejdere i virksomheden, som for nuværende varetager de udbudte ydelser

fordelt på uddannelseskategorier, eksempelvis sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter,

social- og sundhedshjælpere og anden relevant sundhedsuddannelse.

Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver for nuværende har ansatte inden for

kategorierne social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere (udfyldes i

Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).

Skønner Ordregiver at besvarelsen af udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver

er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende

risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på

tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige.

6.1 Forsikring

Leverandøren er fra starten af Rammeaftalen forpligtet til at have etableret en erhvervsansvarsforsikring

med følgende forsikringssum:

Minimum DKK 5 mio. pr. år. for skader på ting

Minimum DKK 10 mio. kr. pr. år for skader på personer.

Ordregiver kan kræve dokumentation herfor. Den vindende tilbudsgiver skal i rammeaftaleperioden foretage

genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette, således forsikringssummerne

opretholdes.

6.2 Konsortier og underleverandører

6.2.1 Konsortier

6.2.2 Generelt for konsortier og enheder som tilbudsgiver baserer sin egnethed på

Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds

deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige

tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje

konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at

afvise sådanne tilbudsgivere.

6.2.3 Konsortier

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) kan konsortiet anvende Bilag 4 – Konsortieerklæring,

men må anvende eget bilag.

Konsortiet skal være opmærksomme på, at vedlægge en konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at

udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for

opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et

9

selskab, som efter tildeling af rammeaftale måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte

opgave.

Alle deltagere i konsortiet skal vedlægge tilbuddet udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket

omfang den enkelte deltager i konsortiet er omfattet af Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk. 1,

nr. 1-5. (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2 – Tro og love erklæring).

6.2.4 Tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds formåen

Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (virksomhed)

økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes være

opmærksom på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at stille alle nødvendige

ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Enheden skal desuden være

opmærksom på, at enheden hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for tilbudsgivers opfyldelse af den

udbudte opgave.

Tilbudsgiver kan anvende Bilag 3 – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter

ovenstående.

Enheden skal desuden vedlægge tilbuddet udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang

enheden er omfattet af Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk. 1, nr. 1-5 (fortrykt formular er

vedlagt som Bilag 2 - Tro og love erklæring).

7 Tildelingskriterium

7.1 Tildeling af rammeaftalen

Ordregiver tildeler rammeaftale til den tilbudsgiver, der afgiver det af Ordregiver økonomisk mest

fordelagtige tilbud.

Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste

forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning,

lægges til grund for tildeling af rammeaftalen:

Underkriterier Vægtning i

procent

Pris

Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af

Rammeaftalebilag C2 - Tilbudsliste. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser i DKK

ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund for beregningen af den

årlige sum.

30 %

10

Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C2 - Tilbudsliste i overensstemmelse med

vejledningen hertil.

Kvalitet

Ordregiver vurderer i den forbindelse Tilbudsgivers tilbudte kvalitet baseret på følgende

2 delkriterier. Hovedvægt i evalueringen vil være på delkriterie 1:

Delkriterie 1 - Tilbudte faglige kvalitet og organisering

Tilbudsgiver skal redegøre for, hvorledes den samlede opgave vil blive fagligt organiseret

set over hele døgnet, hvor følgende punkter skal inddrages i besvarelsen:

En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for, hvordan den rehabiliterende

indsats og mål fagligt håndteres og organiseres,

En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for, hvordan den sygeplejefaglige

indsats og mål fagligt håndteres og organiseres,

En beskrivelse af hvordan leveringstid og telefontid håndteres, herunder hvilke

fagkompetencer hos tilbudsgiveren, der håndterer telefonopkald,

En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for hvordan tilbudsgiver

tilrettelægger og udfører Ordregivers krav om tilknyttede teams for den konkrete

borger, som medfører at borgeren oplever, at det er medarbejdere fra samme

team, som altid leverer indsatsen. Beskrivelsen skal omfatte hele døgnet og

inkludere håndtering af ferieperioder

En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for ledelsesmæssig sparring for

medarbejderne,

En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for forpligtelserne i forbindelse med

de fire sygehusstandarder samt varetagelsen af nødkald,

En beskrivelse af hvorledes leverandøren håndterer kravene om den nødvendige

bemanding og erstatningshjælp ved beskrivelse af konkrete procedurer herfor

En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver forebygger indlæggelser og

genindlæggelser

En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver arbejder med tidlig opsporing

Delkriterie 2- Kvalitetssikring

Tilbudsgiver skal redegøre for den tilbudte kvalitetssikring, hvor følgende punkter skal

inddrages:

40 %

11

Hvilke procedurer og arbejdsgange tilbydes Ordregiver for at sikre efterlevelse af

målet med de fleksible ydelsespakker (Rammeaftalebilag B2),

En beskrivelse af hvordan den løbende dokumentation i borgers sag sikres,

herunder de konkrete procedurer og arbejdsgange, der sikrer at medarbejderne

har tid, kompetencer og mulighed for at dokumentere, samt forholder sig til

dokumentationen i borgers sag,

En beskrivelse af hvordan det sikres, at ændringer i borgers tilstand

dokumenteres og der reageres på disse uden økonomiske hensyn, herunder

leverandørens forpligtigelse til at anmode om revisitation,

En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver medvirker til kontinuerlig

kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere.

Underkriteriet ”Kvalitet” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af

Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse.

Samarbejdsmodel

Tilbudsgiver skal redegøre for den tilbudte samarbejdsmodel, der inddrager flest mulige

og relevante interessenter, og hvordan/i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder at deltage i

tværfaglige og udviklingsmæssige tiltag fra Ordregiver.

Følgende punkter skal inddrages i besvarelsen:

Beskrivelse af hvordan den løbende faglige, ugentlige og månedlige kontakt

mellem Ordregivers visitation og leverandøren tilbydes håndteret, herunder i

hvilke situationer det tilbydes, at tilbudsgiver tager initiativ til kontakt, samt de

faglige/erfaringsmæssige nøgleprofiler, der håndterer denne opgave

Beskrivelse af hvordan samarbejdet med rehabiliteringsterapeut tilbydes

Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver tilbyder at samarbejde omkring tilsyn

Beskrivelse af hvordan det tværfaglige samarbejde tilbydes håndteret,

Leverandøren skal konkret beskrive arbejdsgange og procedurer, der iværksættes

med henblik på at sikre leverandørens ansvar for også at være en aktiv part.

Underkriteriet ”Samarbejdsmodel” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers

besvarelse af Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse.

20 %

Implementering

Tilbudsgiver skal redegøre for tilbudsgivers aktiviteter fra indgåelse af Rammeaftalen til

opstart hos en borger, og hvor følgende punkter skal inddrages:

En beskrivelse af hvordan implementeringsfasen tilbydes håndteret, herunder

hvordan leverandøren vil samarbejde omkring implementeringen,

10 %

12

En beskrivelse af hvordan indsatsen planlægges og implementeres i borgers hjem

ud fra de overordnede mål med indsatsen, herunder også en beskrivelse af de

konkrete arbejdsgange og procedurer i forbindelse med opstart af hjælp i

hjemmet.

Underkriteriet ”Implementering” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers

besvarelse af Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse.

7.2 Uddybning af evaluering af underkriterierne ”Pris”, ”Kvalitet”, ”Samarbejdsmodel” og ”Implementering”

7.2.1 Ad. underkriteriet ”Pris”:

Ved bedømmelse af underkriteriet ”Pris” vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver anførte priser ekskl.

moms, men inkl. alle øvrige omkostninger. Af tilbudslisten fremgår det forventede indkøb pr. ydelse pr. år.

Den årlige indkøbssum udregnes på baggrund af de af tilbudsgiver anførte priser multipliceret med

forventede forbrug.

At tilbuddet skal afgives i DKK ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger, indebærer at tilbudte priser

skal dække alle fastsatte krav i udbudsmaterialets dokumenter, jf. pkt. 3, ligesom alle indsatser tilbudt af

tilbudsgiver skal være indregnet. Der kan således ikke faktureres yderligere for sådanne forhold.

Underkriteriet ”Pris” evalueres ud fra årlige indkøbssum.

De årlige indkøbssummer fra de forskellige tilbudsgivere evalueres relativt og tildeles ud fra en lineær

pointmodel fra 0-5 point.

”Laveste årlige indkøbssum”, blandt de konditionsmæssige tilbud tildeles 5 point. En årlig indkøbssum, der

svarer til ” Laveste årlige indkøbssum + 50 % ” tildeles 0 point.

Øvrige tilbudte årlige indkøbssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte

yderpunkter jf. formlen:

𝑍 = 𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑖𝑛𝑑𝑘ø𝑏𝑠𝑠𝑢𝑚 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑖𝑛𝑑𝑘ø𝑏𝑠𝑠𝑢𝑚

𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑖𝑛𝑑𝑘ø𝑏𝑠𝑠𝑢𝑚

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 • 𝑍

50 %

Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse

med den ændrede evalueringsmodel.

De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet ”Pris”.

13

Alternativ model 1:

Såfremt de tilbudte årlige indkøbssummer, i minimum 1 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere

end ”laveste årlig indkøbssum + 50 %”, men lavere end ”laveste årlig indkøbssum + 100 %” tildeles 0 point i

stedet til ”højeste årlig indkøbssum”. Tilbud mellem ”laveste årlig indkøbssum” og ”højeste årlig indkøbssum”

tildeles point ved interpolation mellem disse punkter.

Alternativ model 2:

Hvis i minimum 1 af de indkomne tilbud, at ” årlig indkøbssum” er højere end ”laveste kontraktsum + 100 %”,

tildeles 0 point til ”laveste årlige indkøbssum + 100 %”. Alle årlige indkøbssummer, der er højere end ”laveste

årlig indkøbssum + 100 %” tildeles 0 point. Tilbud mellem ”laveste årlig indkøbssum” og ”laveste årlig

indkøbssum + 100 %” tildeles point ved interpolation mellem disse to punkter.

De tildelte pointtal for underkriteriet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af

underkriteriet.

7.2.2 Ad. underkriterierne ”Kvalitet”, ”Samarbejdsmodel” og ”Implementering:

Ved bedømmelse af underkriterierne vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver anførte beskrivelser i

Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse.

For hvert underkriterie anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive

vurderet på en pointskala fra 0-5 (se nedenstående pointskala). 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop

opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 5 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under-

eller delkriteriet i alle henseender.

De tildelte pointtal for underkriteriet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen til

underkriteriet.

0 point Opfylder kun netop mindstekravene til under- og delkriteriet

1 point Ikke tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet

2 point Mindre tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet

3 point Tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet

4 point Meget tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet

5 point Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet

14

8 Tilbud- og formkrav

8.1 Tilbuddet

Tilbuddet skal være mærket med emnet: "Tilbud - Udbud af personlig og praktisk støtte” og ”Må kun åbnes

af Pia Juel Olsen”.

Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 10. april 2017, kl. 12.00 på følgende adresse:

Tolstrup & Hvilsted

Rosenørns Allé 1

1970 Frederiksberg C

Att.: Christian Lindemer

Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt

som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det

skriftlige danne grundlag for evalueringen.

Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres

tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er.

8.2 Sprog

Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden

være på dansk.

Tilbud må foruden dansk formuleres på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal

tilbudsgiver sørge for oversættelse af tilbuddet til dansk. Oversættelsen sker i så fald for

tilbudsgivers regning.

Følgende rammeaftalebilag skal formuleres på dansk.

Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse

Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til

at afvise tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes.

8.3 Ejendomsret

Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller

udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

8.4 Åbning af indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene

15

8.5 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist.

Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af Rammeaftale,

og ophører således ikke førend endelig Rammeaftale er underskrevet.

8.6 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud.

8.7 Flere tilbud

Der kan alene afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver.

8.8 Forbehold

8.8.1 Ordregivers forbehold

Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere annonceringen, såfremt dette er sagligt begrundet.

Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente den kalkulation der ligger til grund for tilbudsgivers tilbudte

priser. Ordregivers baggrund herfor er med henblik på at sikre leveringssikkerhed, herunder en sammenhæng

mellem de tilbudte timepriser, antal timer, faggrupper, personalets anciennitet og tilbudsgivers deltagelse i

det løbende udviklingsarbejde.

Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne. Formålet med forhandlingen er at give de

deltagende tilbudsgivere muligheden for, på baggrund af evalueringen af det indledende tilbud og

forhandlingsmødet, at optimere det endelige tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende

tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er

det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår.

Forhandlingen vil blive gennemført i overensstemmelse med gennemsigtigheds- og

ligebehandlingsprincippet. Såfremt forhandlinger medfører at tidsplanen ikke kan holdes, udskydes alle

datoer med de forsinkede antal dage, hvilket blandt betyder, at starten på Rammeaftalen tilsvarende vil blive

udskudt med det antal dage, som forsinkelsen udgør.

Forhandling vil som udgangspunkt indeholde et (1) møde, hvor Ordregiver forinden har udsendt en

dagsorden. Tilbudsgiver vil efter forhandlingsmødet modtage et opdateret materiale, og tilbudsgiver

udfærdiger på baggrund heraf sit endelige tilbud.

8.8.2 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at

stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at

Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.

16

Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til

at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt.

Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra

tilbuddet.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet,

idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til

overstregninger, omskrivninger og lignende.