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Phontage: guía de instalación y usuario

- i - Guía de instalación y usuario

Índice

1 Introducción ...............................................................................................................................1-1

2 Instalación y Ajustes...................................................................................................................2-1 2.1 Requerimientos del sistema .........................................................................................................................2-1 2.2 Sistemas Operativos Soportados..................................................................................................................2-1 2.3 Conexión con el sistema ..............................................................................................................................2-2 2.4 Instalación del Phontage..............................................................................................................................2-3 2.5 Lock-key (Licencia) de Sistema ..................................................................................................................2-4 2.6 Login & Registro .........................................................................................................................................2-5

2.6.1 Login........................................................................................................................................................2-5 2.6.2 Ajuste de Red y Perfil..............................................................................................................................2-5 2.6.3 Proceso de Registro .................................................................................................................................2-6

3 Visión General del Phontage......................................................................................................3-1

4 Menú Rápido de Llamada ..........................................................................................................4-1 4.1 Realizar una Llamada ..................................................................................................................................4-1 4.2 Recibir una Llamada....................................................................................................................................4-2

5 Menú de Aplicación ...................................................................................................................5-1 5.1 Archivo ........................................................................................................................................................5-1

5.1.1 Archivo - Salir: ........................................................................................................................................5-1 5.1.2 Archivo - Configuración..........................................................................................................................5-1 5.1.3 Archivo – Siempre Visible.......................................................................................................................5-6 5.1.4 Archivo – Ventana Transparente ..............................................................................................................5-6 5.1.5 Archivo - Minimizar ................................................................................................................................5-6 5.1.6 Archivo - Salir .........................................................................................................................................5-6

5.2 Ver................................................................................................................................................................5-7 5.3 Menú Herramientas .....................................................................................................................................5-7

5.3.1 Herramientas – Agenda Telefónica ..........................................................................................................5-7 5.3.2 Herramientas – Teclas de Acceso Rápido ................................................................................................5-9 5.3.3 Herramientas – Asistente de Llamadas ....................................................................................................5-9 5.3.4 Herramientas – Contactos Favoritos......................................................................................................5-10 5.3.5 Herramientas – Grabar Conversaciones.................................................................................................5-10 5.3.6 Herramientas – Mostrar Vídeo...............................................................................................................5-10 5.3.7 Herramientas – Compartir Aplicaciones ................................................................................................5-10 5.3.8 Herramientas - Desvío ...........................................................................................................................5-11 5.3.9 Herramientas - E-Mail ...........................................................................................................................5-12

5.4 Menú Ayuda...............................................................................................................................................5-12 5.4.1 Ayuda – Ayuda F1..................................................................................................................................5-12 5.4.2 Ayuda – Acerca de .................................................................................................................................5-12

- ii - Guía de instalación y usuario

6 Consola Info & Vídeo ................................................................................................................6-1

6.1 Salir..............................................................................................................................................................6-1 6.2 Iconos Mensaje ............................................................................................................................................6-1 6.3 Vista Reloj-Calendario.................................................................................................................................6-2 6.4 Calendario de Citas......................................................................................................................................6-2 6.5 Grabación de Conversaciones......................................................................................................................6-3 6.6 Videollamadas..............................................................................................................................................6-3 6.7 Compartir Aplicaciones ...............................................................................................................................6-4

7 Listas de Favoritos y Conectados...............................................................................................7-1 7.1 Lista de Favoritos ........................................................................................................................................7-1 7.2 Lista de Conectados.....................................................................................................................................7-1

8 Menú de Control Básico de Llamada.........................................................................................8-1 8.1 Controles de Volumen..................................................................................................................................8-1 8.2 Botones de Llamada ....................................................................................................................................8-1 8.3 Ventana SMS & IM .....................................................................................................................................8-2

8.3.1 Ventana SMS ...........................................................................................................................................8-2 8.3.2 Ventana IM...............................................................................................................................................8-2

9 Menú de Iconos ..........................................................................................................................9-1 9.1 Ventana Agenda ...........................................................................................................................................9-2 9.2 Ventana Registro de Llamadas.....................................................................................................................9-3 9.3 Ventana Conversaciones Grabadas ..............................................................................................................9-4 9.4 Ventana Calendario de Citas ........................................................................................................................9-4 9.5 Ventana Sala de Conferencias......................................................................................................................9-6 9.6 Ventana Teléfono IP.....................................................................................................................................9-7 9.7 Ventana Teclas Flexibles..............................................................................................................................9-7

10 Características de Integración con Sistemas iPECS.................................................................10-1 10.1 Grabación Automática de Llamada............................................................................................................10-1 10.2 Extensión de Back-up de Buzón de Voz ....................................................................................................10-2

11 Icono y Menú de Bandeja de Sistema ......................................................................................11-1

12 Programación de Usuario .........................................................................................................12-1

- iii - Guía de instalación y usuario

1 Introducción

El Phontage es una herramienta de comunicación multimedia basada en una aplicación PC que enlaza un teléfono en pantalla con otras aplicaciones de comunicaciones relacionadas con el PC. El Phontage se visualiza en el escritorio y el usuario interactúa con la aplicación a través del teclado y del ratón. Mediante esta aplicación, el usuario tiene disponibles todas las características de un teléfono tradicional. Además, existe una base de datos de Agenda Telefónica con enlaces a los PIM (Personal Information Manager) de usuario, que proporciona ventanas emergentes con identificación de las llamadas entrantes. Los usuarios del Phontage pueden utilizar la Agenda Telefónica para hacer llamadas así como para gestionar los contactos guardados. La interfaz de vídeo proporciona vídeo en las conferencias con 2 ó 3 participantes. El archivo compartido permite múltiples grupos en una conferencia para compartir y manipular archivos simultáneamente. Otras funciones especiales que los usuarios de Phontage tienen disponibles son: agenda, SMS, e-mail y grabación de llamadas.

La aplicación Phontage está disponible en dos versiones: Basic (tantos para sistemas ipLDK como para sistema iPECS) y Deluxe (sólo disponible para sistema iPECS). La versión Basic proporciona una plataforma de características básicas, mientras que la versión Deluxe incluye todas las funciones de la Basic y añade vídeo, conferencia, grabación y funcionalidades de colaboración. La tabla siguiente muestra las características y funciones de cada versión:

BASIC DELUXE Todas las características de la

versión Basic más: Login con ID y Contraseña Vídeoconferencia, 2-party 24 Teclas Flexibles * Pop-up Outlook con Exchange

Server Soporta multi-idioma Gestión de Conferencia * Llamada por Nombre Función Ventana Principal

transparente Usuario SMS * Ventana de Asistencia de

Llamada Sincronización Automática de Base de Datos

Marcador a Contactos Favoritos

Llamadas entrantes en ventana emergente

Lista de Llamadas Recientes

Soporta Hotkey Vídeoconferencia, 3-party

- 1-1 - Guía de instalación y usuario

BASIC DELUXE

Todas las características de la versión Basic más:

Importación/Exportación de Base de Datos

Gestión y Backup del Buzón de Voz

Perfiles de Conexión de Usuarios

Grabación de Conversación 3rd party

Iconos y Menú Grabación automática de llamada incluyendo 3rd Party

Menú de Llamada Rápida Archivo de Colaboración (Aplicación compartida)

Marcación Simple Mensajería Interna Instantánea (IM-Chatting)

Reloj y Calendario 48 Teclas Flexibles * Llamada con Agenda Telefónica

Gestión de Agenda Telefónica

Marcación planificada y Notificación

Gestión del registro de llamadas de usuario

E-mail con Outlook Lista simple de contactos favoritos

Nota 1: * Versión Basic: soportado en todos los sistemas (ipLDK/iPECS). * Versión Deluxe: soportado sólo por sistema iPECS.

Nota 2: las funciones marcadas con ‘*’ tienen pequeñas diferencias dependiendo del tipo de sistema.


2 Instalación y Ajustes Para la puesta en marcha del Phontage, se deben seguir cuatro pasos:

1. Conectar el PC al sistema. 2. Instalar la aplicación Phontage en el PC del usuario. 3. Instalar la lock key (licencia) en el sistema. 4. Login para completar el registro de la aplicación Phontage en el sistema.

Para completar el proceso de registro se requiere la asistencia del administrador del sistema, para que ajuste las características del sistema. El sistema requerirá Usuario y Contraseña. También, para los usuarios remotos, Phontage requerirá la entrada en la dirección IP del sistema.

Antes de la instalación, debe verificarse la compatibilidad del PC y el sistema operativo con la aplicación Phontage. Debe asegurarse que el PC y el Sistema Operativo cumplen los requerimientos mínimos de las secciones 2.1 y 2.2.

2.1 Requerimientos del sistema Los requerimientos mínimos para el PC en el que se instale la aplicación Phontage son los siguientes:

Pentium 4 o CPU compatible. Velocidad de reloj 1 GHz o superior. 256 Mbytes RAM. 200 Mbytes de espacio libre en el disco duro. Resolución de monitor 1024 x 768. CD-ROM. Vídeo/Webcam (sólo se requiere para vídeo en tiempo real). Auriculares USB (recomendado).

2.2 Sistemas Operativos Soportados El Phontage puede funcionar bajo los siguientes Sistemas Operativos:

• Microsoft Windows 2003 • Microsoft Windows XP Home • Microsoft Windows XP Professional • Microsoft Windows 2000 Professional


2.3 Conexión con el sistema

Un PC con la aplicación Phontage puede conectarse al sistema tanto en local como en remoto. En los sistemas ipLDK el Phontage se conectará siempre en remoto. En los sistemas iPECS, se conectará en local cuando en Phontage esté en la misma red que el sistema, y en remoto cuando no lo esté. Cuando se conecta como un dispositivo remoto, el Usuario y la Contraseña deben ser registrados previamente en la base de datos del Sistema. Consulte el apartado 2.6.2 para información adicional sobre el funcionamiento en remoto. La figura 2.3 muestra las conexiones al sistema en el caso de una iPECS (recuerde que para una ipLDK la conexión en siempre en remoto).

Figura 2.3 Conexiones del Phontage a un sistema iPECS


2.4 Instalación del Phontage

Descárguese la aplicación de la web de Datalux (www.datalux.es). Ejecútelo y aparecerá el asistente de instalación.

Pulse Next.

Introduzca el Nombre de Usuario y la Organización.

Seleccione su tipo de licencia Phontage (para España, sólo Basic o Deluxe).


http://www.datalux.es/

En el siguiente paso de la

instalación se puede modificar la carpeta de destino del Phontage usando el botón Change. El directorio por defecto para la instalación es “C:\Program Files\Phontage\”. Para continuar la instalación pulse el botón Next>.

El asistente de instalación completará la instalación del Phontage.

2.5 Lock-key (Licencia) de Sistema Antes de registrar un Phontage al sistema, el sistema requiere la instalación de la lock-key (licencia) de Phontage. Esto se hace usando el administrador de sistema que se encuentra en la ventana de Administración de Sistema. El administrador le debe proporcionar el Manual de Administración de sistema para orientarle.

Los sistemas ipLDK tienen dos licencias gratuitas de Phontage Basic. Estas licencias no expiran y permiten la conexión de dos aplicaciones de este tipo al sistema ipLDK. Debe tener en cuenta que el Phontage está disponible para versiones de MPB 3.7 o superior.

Las versiones más antiguas del sistema iPECS (hasta fase III, ésta incluida) proporcionaban dos licencias gratuitas de Softphone. A partir de la fase IV, las licencias gratuitas siguen siendo dos, pero en este caso de Phontage Deluxe, que aporta numerosas prestaciones avanzadas no disponibles en la versión Basic. Estas licencias no expiran y permiten la conexión de dos aplicaciones de este tipo al sistema iPECS. Por lo tanto, para hacer uso del Phontage debe tener un sistema iPECS con fase IV. Si tiene una versión más antigua, podrá utilizar el Softphone o deberá actualizar su sistema.


2.6 Login & Registro

2.6.1 Login Para iniciar el Phontage:

Seleccione el icono de acceso directo del Phontage para iniciar la aplicación Phontage. Se mostrará la ventana de Login.

En la ventana de Login, el usuario debe introducir el ID de Usuario y la Contraseña, debe seleccionar algunas opciones para automatizar la autenticación y debe introducir el número de extensión deseada con la que se quiere conectar, siempre que esté disponible.

*Sólo el sistema iPECS soporta la introducción de la extensión deseada.

Además de la información de Login, a través de esta ventana se puede acceder a la ventana de ajustes de red Network Setting para definir el entorno del dispositivo (consulte sección 2.6.2).

2.6.2 Ajuste de Red y Perfil A través de la ventana Login se accede a Network Settings, donde se define el modo de conexión (Local o Remoto), y la dirección IP del sistema. Para modificar los ajustes de Red (Network Setting);

Seleccione modo Local o Remoto. Introduzca la dirección IP del sistema si se trata de

conexión remota. En modo local, si la dirección IP del sistema se deja en

blanco, el Phontage lanzará mensajes multi-cast para encontrar la central.

La definición de Perfiles puede ser seleccionada desde la lista desplegable o añadir/editar/borrar con los iconos de la herramienta Profile Name.

Seleccione el icono Añadir o Editar en Profile Name en la ventana de Network Setting.

Seleccione el modo e introduzca la dirección IP del sistema.

Pulse OK para introducir el Perfil.


* ipLDK sólo soporta conexión remota.

2.6.3 Proceso de Registro • Registro automático (sólo Sistema iPECS)

Cuando el Phontage se ejecuta por primera vez, intenta registrarse en la iPECS con el ID de Usuario y la Contraseña. En el registro inicial, cuando se conecta en modo local, se asume automáticamente que el Sistema iPECS va a permitir el registro.

• Registro manual (Todos los sistemas)

Cuando el Phontage se conecta remotamente, la centralita no permite nuevos registros y se deben cambiar los ajustes de Red (Network Settings) en la ventana Login. Ponga el modo de conexión como Remoto e introduzca la dirección IP del Sistema (consulte sección 2.6.2). Además, el ID de Usuario y la Contraseña deben ser registrados en el sistema.


3 Visión General del Phontage El Phontage interactúa con el usuario a través de la Ventana Principal, que incorpora diversos elementos en la interfaz de usuario, como se muestra en la figura:

Menú Aplicación El Menú de Aplicación incluye la administración de Archivo, selección de Vista de ventanas, acceso a Herramientas y acceso al menú de Ayuda.

Menú Rápido de Llamada Usando este menú, el usuario puede hacer una llamada marcando el número con el ratón en el Teclado Emergente, seleccionando una entrada de la Lista de Llamadas Recientes o de la Lista de Favoritos, o usando el teclado del PC para introducir un número o un nombre de la Agenda Telefónica.

Lista de Favoritos La Lista de Favoritos es una lista con nombres y sus correspondientes números de teléfono. Para simplificar la marcación de los números usados más comúnmente, el usuario puede rellenar la Lista de Favoritos con sólo un nombre y un número de teléfono. Si se selecciona una entrada y hace doble clic sobre él, se realiza la llamada.

Consola Info y Vídeo Los iconos de la parte superior de la Consola Info y Vídeo llevan una cuenta de los Mensajes de Voz y de los mensajes SMS que no se han escuchado o leído, así como una cuenta de las llamadas perdidas. Estos iconos se pueden usar para acceder a la ventana de Lista de Mensajes


en la cual aparece una lista de los mensajes no abiertos y de las llamadas perdidas.

La Consola muestra la hora o un calendario mensual, el cual mostrará las citas marcadas. El calendario se puede enlazar con el administrador de tareas de Outlook, permitiendo que desde el Phontage se puedan añadir o modificar citas.

El botón Grabar puede ser usado para grabar una conversación y guardar lo grabado en el disco duro local del PC. Los archivos grabados pueden ser revisados, enviados por e-mail o borrados.

El Phontage (versión Deluxe) soporta comunicaciones de vídeo con enlace automático a una cámara estándar de PC. Para activar la cámara pulsar el botón Vídeo para una vista previa; entonces se abrirá el canal para enviar vídeo en tiempo real con una conexión remota. Una prestación importante para el usuario es que se pueden compartir archivos en una sesión de multiconferencia; cada parte puede acceder y editar archivos a través del enlace del Phontage. Si selecciona el botón de Compartir, puede seleccionar un archivo de una lista. Este archivo se abre y se muestra a todos los participantes de la conferencia.

*La Compartición de archivos está disponible sólo para el sistema iPECS.


Menú de Control Básico de Llamada El Menú Básico de Control de Llamada incluye controladores de volumen separados para micrófono y altavoz, así como botones para Transferir, Establecer conferencia, Retener y

Contestar una llamada. Además, a la izquierda del todo se encuentra un botón mediante el

cual se accede a la ventana para escribir y enviar mensajes SMS e IM (Mensajería Instantánea).

*La ventana IM es sólo para el sistema iPECS.

Menú de Iconos El Menú de Iconos del Phontage permite abrir varias ventanas opcionales, como son Agenda, Registro de Llamadas, Conversaciones Grabadas, Calendario de Citas, Sala de Conferencias, Teléfono IP y Teclas Flexibles.

La Agenda muestra información de los contactos registrados en la base de datos. La Agenda se emplea para hacer llamadas y enviar e-mails, y pueden realizarse búsquedas, clasificaciones y ediciones de contactos. La base de datos de la Agenda puede importarse desde una base de datos externa cada vez que se abre la aplicación Phontage. Además, los cambios hechos en la base de datos pueden exportarse automáticamente a la base de datos externa para mantener la sincronización.

La ventana de Registro de Llamadas mantiene una base de datos con todas las llamadas realizadas o recibidas por el Phontage. Si se habilita el Registro de Llamadas, éste se puede revisar, clasificar e imprimir.

La ventana de Conversaciones Grabadas da acceso a las herramientas que permiten al usuario gestionar las llamadas que han sido grabadas previamente. Las grabaciones se pueden reproducir, enviar como adjunto en un e-mail, borrar, etc.

En el Calendario de Citas el usuario puede introducir un número de teléfono y la fecha y hora a la que quiere llamar a ese número. A la hora programada, el sistema pedirá confirmación para realizar la llamada prevista, y si se acepta, se realizará la llamada.


Las ventanas de Teléfono IP y Teclas Flexibles dan al usuario una interfaz muy similar a la de un teléfono tradicional.


4 Menú Rápido de Llamada

4.1 Realizar una Llamada Realizar una llamada con el Menú Rápido de Llamada es rápido y eficiente. Existen diferentes opciones de llamada que puede elegir el usuario para llevar a cabo la llamada.

Para realizar una llamada:

Opción 1: teclado Emergente

Seleccione el Teclado Emergente mediante el icono correspondiente.

Utilice el ratón para marcar los dígitos que se irán mostrando en el cuadro de premarcación.

Pulse Llamar para realizar la llamada.

Opción 2: lista de Llamadas Recientes

Seleccione la Lista de Llamadas Recientes con la flecha del menú desplegable de premarcación.

Seleccione el número deseado. Pulse Llamar para realizar la llamada.

Opción 3: lista de Favoritos

Haga doble click sobre una entrada de la Lista de Favoritos, se realiza la llamada.

Opción 4: marcación con el teclado del PC

Use el teclado del PC para introducir dígitos o un nombre de la Agenda; lo que marque aparecerá en el cuadro de premarcación.


Pulse Llamar para realizar la llamada.

Para finalizar una llamada:

Seleccione el icono del Teléfono del Menú de Control Básico de Llamada.

Las llamadas también se pueden realizar directamente desde las ventanas de Agenda o de Registro de Llamadas. Además, si se abre la ventana de Teléfono IP, puede realizar la llamada como desde cualquier terminal.

Las llamadas se pueden realizar desde otras aplicaciones siempre que el Phontage esté activo o minimizado. Esto es muy útil para realizar llamadas a números que, por ejemplo, vengan escritos en un documento de Word. Para hacer una llamada desde otra aplicación:

Copie la cadena de dígitos deseada (Ctrl + C) Pulse “Ctrl + Shift + D”.

4.2 Recibir una Llamada Cuando reciba una llamada, el teléfono sonará y aparecerá una ventana emergente con la Información del Llamante. Esta ventana muestra la información del número del llamante dada por el sistema y el nombre asociado en la base de datos de la Agenda. Si se minimiza el Phontage, la ventana de Información del Llamante emergerá para mostrar información de la llamada entrante, o el icono de Phontage de la barra de Windows parpadeará para indicar que está entrando una nueva llamada. En éste último caso, debe abrir el Phontage para responder a la llamada.

Para responder a la llamada con el Phontage activo:

Seleccione el icono del Teléfono desde el Menú de Control Básico de Llamada.


Para responder una llamada con el Phontage minimizado:

Seleccione el icono Teléfono o el icono Phontage de la ventana emergente de Información del Llamante (las teclas rápidas son Enter y la Barra Espaciadora)

Para finalizar una llamada:

Seleccione el icono del Teléfono del Menú de Control Básico de Llamada

(las teclas rápidas son Enter y la Barra Espaciadora)


5 Menú de Aplicación

5.1 Archivo

Seleccionando la opción ‘Archivo’ del Menú de Aplicación, se muestra el menú Archivo.

5.1.1 Archivo - Salir: Si selecciona la opción Salir, el usuario activo sale de la aplicación Phontage y se muestra la ventana de Login. Cerrando la ventana de Login se finaliza la aplicación.

Si selecciona ‘Especificar extensión’, el usuario puede introducir la extensión deseada para el Phontage. Si está disponible, la centralita iPECS usará el número de extensión especificada como el número de extensión para el Phontage.

*La especificación de extensión está disponible sólo para el sistema iPECS.

5.1.2 Archivo - Configuración

Si selecciona la opción ‘Configuración’ el usuario puede establecer el modo de conexión, el idioma, las reglas de marcación, los timbres, etc.

*El sistema ipLDK soporta sólo conexión en modo remoto.


5.1.2.1 Archivo – Configuración – Configuración Sistema El Phontage puede ser registrado en un sistema en modo Local o Remoto. En las ipLDK sólo se puede registrar como modo Remoto.

En Modo Remoto, el sistema destina un canal VoIP para soportar la llamada. El canal VoIP implementa compatibilidad NAPT (Network Address & Port Translation) y los paquetes se envían a aplicaciones internas.

Seleccionando ‘Configuración Sistema’, se muestra la ventana de Configuración con el modo actual (Local/Remoto) seleccionado. Cuando se seleccione un modo, el Phontage finalizará y re-conectará con el sistema para establecer el modo de conexión seleccionado. Además, en esta ventana se pueden introducir o seleccionar la dirección IP del sistema y la dirección MAC.

5.1.2.2 Archivo – Configuración – Cambiar Contraseña Si se selecciona la opción ‘Cambiar Contraseña’ se muestra la ventana que permite acceder a la contraseña del Phontage y cambiarla. Se debe introducir correctamente la contraseña actual y una nueva, que debe confirmarse.

*Sólo sistema iPECS

5.1.2.3 Archivo – Configuración - Idioma El Phontage soporta dos idiomas: inglés como idioma por defecto e idioma local (español).

Al seleccionar ‘Idioma’ se muestra un menú de selección del Idioma Local con el modo actual seleccionado, el Phontage cambiará automáticamente todos los textos y mensajes al idioma seleccionado.


5.1.2.4 Archivo – Configuración – Reglas de Marcación Cuando se realiza una llamada externa desde la ventana de Agenda o Registro de Llamadas, el Phontage debe incluir o quitar algunos códigos de marcación para asegurarse de que la llamada se realizará correctamente a través de la centralita. Cuando se selecciona un número de alguna de estas ventanas, el sistema comparará el número con los códigos de las reglas de marcado. Las reglas de marcado de código de país y de área se comparan con el número, y si están, las borra del número. Si no las encuentra, se insertan los códigos LD (Larga Distancia) o Internacional apropiados, precedidos de los códigos de acceso a línea. Los códigos se introducen en la ventana de Reglas de Marcación, junto con los códigos locales por comparación.

Para introducir los códigos:

Seleccione ‘Reglas de Marcación’ desde el menú ‘Configuración’. Introduzca los diversos códigos. Pulse OK.

Para un correcto funcionamiento, las entradas de la Agenda deberían seguir el siguiente formato:

“+código de país (código de área) número” [+34 (31) 450-4636]

5.1.2.5 Archivo – Configuración - Popup & Outlook Cuando se recibe una llamada, el Phontage proporciona una de las diversas ventanas emergentes de Llamada ID. Además, la ventana emergente puede mostrarse para las llamadas realizadas. La selección de la ventana emergente y cuándo se mostrará se asigna en la ventana de Popup & Outlook. Observe que el ‘Tipo llamada Múltiple’ proporciona información añadida para las llamadas DID.

Para definir el uso de las ventanas emergentes:

Seleccione ‘Popup & Outlook’ del menú de Configuración.


Seleccione el Pop-up deseado. Se puede elegir entre ‘Modo Simple’, ‘Modo Gráfico’ y

‘Tipo Llamada Múltiple’, o la ventana de Contactos de Outlook. Seleccione el tiempo de Pop-up deseado. Pulse OK.

El pop-up de Outlook se emplea normalmente para llamadas externas, pero también se puede usar para llamadas internas seleccionando ‘Llamada Interna’ en la ventana Popup & Outlook. Para este último caso, los contactos de Outlook deben incluir los usuarios internos, para mostrar la información correspondiente a ellos.


5.1.2.6 Archivo – Configuración – Registro de Llamadas (Sí/No) El Phontage puede mantener una lista de todas las llamadas del teléfono. Seleccionando ‘Configuración’ y ‘Registro de Llamadas’, se mostrará un menú de selección Sí/No con el modo actual seleccionado. Cuando se habilita, el Registro de Llamadas está listo para usarse.

5.1.2.7 Archivo – Configuración – Timbre Diferencial El Phontage puede proporcionar una señal de timbre entre 4 diferentes, pudiendo diferenciar entre llamadas internas y externas. Cada uno de los 4 tonos de timbre se encuentran en un archivo *.wav. Se puede seleccionar uno de los 4 archivos *.wav predefinidos (ring1.wav, ring2.wav, ring3.wav y ring4.wav) o sustituir cualquiera de ellos por otros archivos *.wav o *.mp3 deseados.

Se soportan archivos .wav o MP3 estándar. Para archivos .wav, se soporta codificación a 8 y 16 bit, mono y estéreo y muestreo a 8.0, 11.025, 22.05 y 44.1 KHz.

Al seleccionar ‘Timbre Diferencial’, se abre la ventana mostrada arriba. Para cambiar un archivo de Tono de Timbre:

Seleccione el icono de la lupa y se abrirá una ventana de exploración del PC. Seleccione el archivo *.wav o *.mp3 deseado. Seleccione ‘Abrir’. Seleccione ‘Escuchar’ cada vez que se quiera escuchar el tono de timbre. Pulse OK para cerrar la ventana de Timbre Diferencial y ya puede seleccionar este

nuevo archivo para su uso.

Para seleccionar un Tono de Timbre para su uso:

Abra la ventana de Teléfono IP (consulte la sección 9.6).


Pulse la tecla PGM. Marque ‘1’ para selección de Tonos de Timbre. Marque ‘1’ para seleccionar el tipo de timbre de extensión. Marque el Tono de Timbre deseado (1~4); se reproducirá el tono seleccionado. Pulse SAVE.

*ipLDK soporta sólo 1 timbre

5.1.2.8 Archivo – Configuración - Audio El Phontage puede controlar el dispositivo de audio de entrada/salida empleado. El dispositivo para entrada y salida de audio se selecciona en la ventana de Audio. El dispositivo de salida de audio (audio recibido) puede ser definido separadamente para voz y señales de timbre. De los menús desplegables se pueden seleccionar los deseados de entre los dispositivos disponibles.

5.1.3 Archivo – Siempre Visible Si selecciona la opción ‘Siempre Visible’ del menú de Archivo, la ventana principal del Phontage permanecerá por encima de otras abiertas. De esta manera, siempre estará accesible la aplicación Phontage.

5.1.4 Archivo – Ventana Transparente La Ventana Principal del Phontage se puede poner transparente, lo que permite tener la aplicación siempre accesible mientras se trabaja con otras aplicaciones, interfiriendo lo mínimo en ellas. La ‘Ventana Transparente’ tiene cuatro niveles de transparencia: Alta, Media, Baja o ninguna (Restaurar).

5.1.5 Archivo - Minimizar Si selecciona ‘Minimizar’ la aplicación Phontage se minimiza en la barra del sistema.

5.1.6 Archivo - Salir Si selecciona ‘Salir’ se finaliza y se cierra la aplicación Phontage.


5.2 Ver

El menú ‘Ver’ permite acceder a las ventanas de opciones y controles del Phontage que se encuentran en el Menú de Iconos. Estas opciones son:

Agenda Registro de Llamadas Conversaciones Grabadas Calendario de Citas Sala de Conferencias Teléfono IP Teclas Flexibles

Los detalles de cada opción se encuentran en la sección 9.

La última opción del menú ‘Ver’ (Ver Barra de Herramientas) controla que se vea o no el Menú de Iconos en la Ventana Principal del Phontage.

5.3 Menú Herramientas Desde el menú Herramientas se puede gestionar la Agenda Telefónica, las Teclas de Acceso Básico y los ajustes de Desvío de llamadas. Además, desde este menú se pueden activar la Grabación de Conversaciones, Videollamadas y Compartición de Aplicaciones.

*Sólo el sistema iPECS soporta el ‘Desvío’, ‘Videollamadas’ y ‘Compartición de aplicaciones’.

5.3.1 Herramientas – Agenda Telefónica Si selecciona ‘Agenda Telefónica’ del menú ‘Archivo’, aparecerá un submenú mediante el cual el usuario puede gestionar la base de datos de la Agenda Telefónica. Desde este menú se puede crear una entrada nueva o abrir una existente, importar o exportar bases de datos, o mantener la sincronización con una base de datos externa. Una vez que abre una Agenda Telefónica, se trabaja con ella como se explica en la sección 9.1.

El usuario puede crear una nueva base de datos usando el submenú:


Seleccione ‘Nuevo’ del submenú. Seleccione una carpeta de destino. Introduzca un nombre de archivo.

Puede seleccionar una base de datos o utilizar la ventana de Agenda Telefónica. Una vez seleccionada, la base de datos se utiliza como Agenda Telefónica del Phontage hasta que el usuario realice una nueva selección. Para abrir una base de datos:

Seleccione ‘Abrir’ en el submenú. Seleccione la base de datos. El formato de archivo de la base de datos debe ser

*.CDS; si se selecciona un archivo de otro tipo, se mostrará un mensaje de aviso.

Algunas aplicaciones de gestión de contactos utilizan otros formatos de datos diferentes. Para que se puedan usar los formatos más comunes, el Phontage permite importar bases de datos de Outlook, GoldMine, ACT! o Excel. Una vez importados, el formato de la base de datos se modifica para que corresponda con el utilizado por la Agenda Telefónica y se muestra en la ventana de Agenda Telefónica. Para importar una base de datos:

Seleccione ‘Importar’ del menú ‘Agenda Telefónica’. Seleccione el tipo de aplicación: Outlook, Gold Mine, ACT! o Excel. Seleccione la base de datos.

Puede guardar una copia de la base de datos de la Agenda Telefónica como backup para un uso futuro:

Seleccione ‘Guardar’ como del menú de ‘Agenda Telefónica’. Seleccione una carpeta, si es diferente de la carpeta del Phontage. Seleccione el nombre del archivo. Seleccione ‘Guardar’.

La base de datos de la Agenda Telefónica se puede exportar para usarla en otras aplicaciones, incluidas Outlook, Gold Mine, y ACT! o Excel. Para exportar una base de datos de la Agenda Telefónica:

Seleccione ‘Exportar’ del menú de ‘Agenda Telefónica’. Seleccione el tipo de aplicación: Outlook, Gold Mine, ACT! o Excel. Seleccione la base de datos.

La agenda telefónica se puede sincronizar automáticamente con una base de datos externa de Outlook, Gold Mine o ACT!. Cuando se ha sincronizado, cada vez que se inicie el Phontage, se


usará la base de datos externa como Agenda Telefónica.

Para habilitar la sincronización automática:

Seleccione ‘Sincronizar BD’ del menú ‘Agenda’. Condición: debe importarse la base de datos al menos una vez. La última base de datos importada será la que se cargue en la Agenda automáticamente.

Observe que los cambios hechos directamente en una base de datos externa no son efectivos en el Phontage activo. Cada cambio requiere el reinicio de la aplicación Phontage para actualizar la base de datos de Agenda Telefónica activa en ese momento. Además, durante la importación o exportación de un fichero Excel, no se debe cerrar el archivo.

5.3.2 Herramientas – Teclas de Acceso Rápido Mientras que el Phontage está activo, las Teclas de Acceso Rápido están disponibles para tener un acceso más rápido a las funciones de la aplicación, como se muestra en la ventana ‘Teclas de Acceso Rápido’. Las teclas rápidas se pueden modificar para ajustarse a las necesidades del usuario. Para modificar la asignación de las teclas rápidas:

Seleccione la tecla de acceso rápido deseada Introduzca la combinación de acceso rápido Seleccione el icono confirmar, , para confirmar y

grabar la nueva combinación.

5.3.3 Herramientas – Asistente de Llamadas La barra del Asistente de Llamadas es una manera discreta de realizar y recibir llamadas. La barra es similar al Menú Rápido de Llamada y aparece siempre visible. La barra puede ser arrastrada y dejada en cualquier lugar del escritorio del usuario.

La ventana de Lista de Contactos en la barra del Asistente de Llamadas muestra la Agenda Telefónica y la Lista de Favoritos para realizar una marcación rápida a ellos, o bien se puede marcar desde el teclado numérico. La barra del Asistente de Llamadas se puede mostrar con una versión reducida del display de un teléfono IP.


Para realizar una llamada desde el Asistente de Llamadas:

Seleccione la flecha para mostrar la Lista de Contactos. Seleccione la entrada deseada. Pulse Llamar O, Haga click en la ventana del Asistente de

Llamadas. Marque con las teclas numéricas del teclado. Pulse Llamar.

Para añadir la pantalla LCD a la barra del Asistente de Llamadas:

Haga click con el botón derecho del ratón en el Asistente de Llamadas.

Seleccione ‘Mostrar LCD’ desde el menú.

5.3.4 Herramientas – Contactos Favoritos Si selecciona esta opción, aparecerá la lista de contactos favoritos siempre visible. Esta lista se rellena desde la ‘Lista de Favoritos’ en la Consola Info/Vídeo. Haciendo doble click sobre un nombre se realiza la llamada. El marcador es semi-transparente y puede ser arrastrado y dejado en cualquier parte del escritorio.

5.3.5 Herramientas – Grabar Conversaciones El Phontage usa el disco duro de su PC para grabar una conversación activa. La grabación de la llamada se realiza utilizando la opción ‘Grabar Conversaciones’ del menú ‘Herramientas’, también se pueden usar las teclas de acceso rápido Ctrl-Alt-R o el botón Grabar de la Consola Info/Vídeo. Para información detallada del procedimiento, consulte la sección 6.5.

5.3.6 Herramientas – Mostrar Vídeo El Phontage une la cámara de su PC y una aplicación para implementar comunicaciones de vídeo en tiempo real sobre una red IP. Las videollamadas se pueden establecer usando la opción ‘Mostrar Vídeo’ del menú Herramientas, y también con las teclas de acceso rápido Ctrl-Alt-V o con el botón Vídeo de la Consola Info/Vídeo. Para información detallada del procedimiento consulte la sección 6.6.

5.3.7 Herramientas – Compartir Aplicaciones Los usuarios del Phontage pueden compartir archivos de aplicaciones bajo conexión TCP. La compartición de archivos se puede iniciar con la opción ‘Compartir Aplicaciones’ del menú ‘Herramientas’, con las teclas de acceso rápido Ctrl-Alt-S, o con el botón Compartir de la


Consola Info/Vídeo. Para información detallada del procedimiento consulte la sección 6.7.

5.3.8 Herramientas - Desvío Se puede seleccionar un reencaminamiento de las llamadas entrantes hacia otras extensiones (Extensiones Internas, Extensiones de Red), grupos de extensiones, buzón de voz o líneas.

* Esta ventana está soportada por el sistema iPECS. Los otros sistemas pueden soportar la función desvío desde las teclas flexibles y desde la ventana de Teléfono IP.

Para activar el desvío, Incondicional u Ocupado/No contesta:

Desde el menú ‘Herramientas’, seleccione la opción ‘Desvío’ para mostrar la ventana de control de Desvío.

Seleccione el tipo de desvío deseado. Introduzcar la extensión o grupo de extensiones que recibirán las llamadas. Pulse OK.

Para activar el desvío a un número externo

Seleccione SPEED de la ventana de control de Desvío. Seleccione el tipo de desvío deseado. Introduzca el número de memoria abreviada deseado. Pulse OK.

Para activar el desvío Remoto (Sígueme)

Seleccione REMOTO de la ventana de control de Desvío. Seleccione el tipo de desvío deseado. Introduzcar el Código de Autorización de extensión (Número de Extensión y

Contraseña). Introduzcar la extensión o grupo de extensiones. Pulse OK.


Para desactivar un desvío:

Seleccione ‘Quitar’ como tipo de desvío Pulse OK.

5.3.9 Herramientas - E-Mail Con el Phontage se puede acceder a la aplicación Outlook E-mail para enviar correos electrónicos. Para acceder a la aplicación seleccione la opción ‘E-Mail’ dentro del menú de ‘Herramientas’, con lo que se llamará a su aplicación Outlook. La aplicación E-mail también puede ser iniciada desde la ventana de Agenda Telefónica (consulte sección 9.1).

5.4 Menú Ayuda

5.4.1 Ayuda – Ayuda F1 El submenú ‘Ayuda F1’ del menú ‘Ayuda’ lanza un fichero de ayuda (en inglés) en PDF llamado ‘Phontage_UG.pdf’. Este archivo se debe encontrar en el directorio de instalación del programa y además se debe tener instalado Adobe Reader en el PC.

5.4.2 Ayuda – Acerca de El submenú ‘Acerca de’ del menú Ayuda muestra la versión del Phontage.


6 Consola Info & Vídeo

6.1 Salir Si selecciona el botón ‘Salir’, localizado en la parte superior izquierda de la consola, se hace un logout del usuario actual de la aplicación Phontage y se vuelve a la ventana de Login.

6.2 Iconos Mensaje En la parte superior derecha de la Consola están los iconos de mensajes de voz, mensajes SMS y llamadas perdidas. Al lado de cada icono aparece un contador para cada uno de ellos. Al pulsar cada uno de los iconos se accede a la ventana de ‘Lista de Mensajes’ en la que se tiene una vista de los mensajes (Buzón de Voz, SMS y Llamadas Perdidas). Los mensajes se reproducen o leen gestionándolo con la barra de Herramientas. Los mensajes se pueden borrar o contestar.

Cuando el Phontage está asignado a un sistema iPECS, puede recibir notificación de otros usuarios como extensión de back-up (consulte sección 10.2).

• iPECS 100/300/600 no puede guardar más de 10 mensajes SMS, así que si se quieren recibir más mensajes se necesitan leer los mensajes del sistema haciendo clic en el Icono SMS o el botón ‘Refrescar’ de la ventana SMS.


6.3 Vista Reloj-Calendario

Los iconos de reloj y calendario controlan lo que se muestra en la Consola: la hora actual o un calendario mensual con enlace a Outlook (consulte sección 6.4).

6.4 Calendario de Citas El Calendario del Phontage muestra un calendario mensual con la fecha actual en verde y cualquier fecha con citas en negrita. Haciendo click con el botón derecho del ratón sobre una fecha del calendario, se muestra una ventana de Resumen de Citas sobre la ventana principal.

El Calendario del Phontage permite acceder al calendario del Outlook de dos formas:

Haciendo doble click en una fecha en el Calendario.

O

Haciendo click con el botón derecho del ratón sobre una fecha del calendario

En la ventana de Resumen, haciendo doble click en una cita.

El Phontage puede conectar con el planificador de Outlook, con lo que se pueden añadir o modificar citas con la ventana de edición del Planificador.

Introduzca una nueva cita o modifique una existente siguiendo las instrucciones de Outlook. Cuando la complete, guarde y cierre la cita. Esto guarda la cita en Outlook y actualiza la base de datos del Phontage.

La planificación del día actual puede ser consultada en la Consola Info/Vídeo.


6.5 Grabación de Conversaciones

El Phontage utiliza el disco duro de su PC para grabar una llamada activa. Los archivos grabados son entonces gestionados en la Lista de Llamadas Grabadas, accesible desde el menú Ver o directamente desde el botón de Conversaciones Grabadas en el Menú de Iconos (consulte sección 9.3). Una grabación se inicia usando el botón ‘Grabar’, que se ilumina para indicar que la grabación está en proceso.

6.6 Videollamadas El Phontage usa la cámara de su PC y una aplicación para implementar comunicaciones de vídeo en tiempo real sobre una red IP. El vídeo en tiempo real soporta transporte de vídeo estándar con codecs H.263. El ratio puede ser incrementado hasta 15-tramas/segundo pero la pérdida de paquetes y el retardo pueden llegar a ser excesivos y una tasa menor puede funcionar mejor con otros servicios. Cuando se realiza una videollamada, se abre un canal y se puede acceder vía la ventana de Mensaje de Texto (consulte sección 8.3.2).

Para iniciar una videollamada:

Realice una llamada a otro usuario Phontage.

Seleccione ‘Vídeo’ para una vista previa de la salida de la videocámara.

Seleccione ‘Enviar’ para transmitir vídeo.

Para recibir una videollamada:

Reciba una llamada a otro usuario Phontage. Seleccione ‘Vídeo’ para una vista previa de la salida de la videocámara. Seleccione ‘Enviar’ para transmitir vídeo.

Para finalizar una videotransmisión:


Haga click con el botón derecho del ratón

sobre su imagen de vídeo. Seleccione ‘Parar’ del menú emergente.

Para agrandar la ventana del vídeo recibido:

Haga doble click con el botón derecho del ratón en la ventana de vídeo recibido.

Seleccione ‘Ver Formato Grande’

6.7 Compartir Aplicaciones Los usuarios del Phontage pueden compartir aplicaciones bajo conexión TCP. Cualquier archivo activo o minimizado puede ser visto y manipulado por todos los participantes de la conversación. El control del archivo y de la aplicación puede ser compartido para una sesión de colaboración en la gestión de presentaciones, documentos, etc.

El botón ‘Compartir’ muestra la ventana Master. La ventana Master muestra los archivos que están disponibles para compartir. Sólo los archivos activos o minimizados son accesibles para compartirlos en el Phontage.

Para compartir un archivo de aplicación:

Pulse el botón ‘Compartir’. Seleccione el archivo en la ventana

Master. Pulse el botón ‘Empezar’ para

comenzar la sesión de compartición.


La ventana de Compartición de Aplicaciones incluye una barra de menú en la parte superior. Cuando el usuario tiene el control, el título se vuelve de color rojo. La conferencia conectada puede permitir la entrada y almacenamiento del archivo. Para cambiar el usuario controlador:

Seleccione el icono ‘Handover’. Seleccione el botón radio para el usuario seleccionado, el título en la parte superior de

la barra de menú cambiará a color rojo.

Los archivos son enviados por el controlador (master) a los otros miembros de la conferencia periódicamente. El intervalo es de 1 a 10.0 segundos, generalmente 5 segundos son aceptables para un trabajo de máxima colaboración, mientras que periodos largos son aceptables para revisiones. Para ajustar el intervalo:

Desde la ventana Master, seleccione la Frecuencia del menú desplegable. Seleccione el intervalo deseado.

* Esta función es soportada por el sistema iPECS.


7 Listas de Favoritos y Conectados

7.1 Lista de Favoritos La Lista de Favoritos es una lista de nombres con sus números correspondientes. Para simplificar la marcación de los números más frecuentemente marcados, se puede rellenar la Lisa de Favoritos con sólo un nombre y un número. Haciendo doble click sobre una entrada se realiza la llamada.

Desde esta ventana, un contacto favorito se puede añadir, modificar o borrar.

Para añadir o modificar la lista de contactos:

Seleccione el contacto Seleccione el icono Introduzca el ‘Nombre a Mostrar’ y el

‘Número de Teléfono. Pulse OK para añadir un contacto a la Lista

de Favoritos.

7.2 Lista de Conectados Mientras una llamada está activa, la Lista de Conectados se muestra en lugar de la Lista de Favoritos. La Lista muestra el número de los participantes internos y externos en una conversación, a todos los participantes de la conferencia. En las ipLDK, sólo el que inicia la conferencia verá a los demás participantes de la conferencia.


8 Menú de Control Básico de Llamada

8.1 Controles de Volumen Se proporcionan controladores separados para ajustar los volúmenes de altavoz y micrófono. Con el ratón se puede desplazar la barra del altavoz hacia la derecha para incrementar el volumen o a la derecha para disminuirlo. El nivel de volumen del micrófono se ajusta automáticamente.

8.2 Botones de Llamada En el Menú de ‘Control Básico de Llamada’ hay varios botones para acceso rápido a las características más comunes de una llamada. Los botones que hay disponibles son:

• Transferir: inicia una transferencia de llamada.

• Conferencia: inicia y ajusta una llamada de conferencia.

• Retener: pone una llamada activa en retención.

• Contestar: se usa para contestar y finalizar llamadas.


8.3 Ventana SMS & IM

8.3.1 Ventana SMS El servicio SMS (Servicio de Mensajes Cortos), es un servicio que permite compartir (enviar y recibir) mensajes de texto con otros usuarios. Un mensaje de texto está formado por una combinación alfanumérica de hasta 100 caracteres.

Un SMS puede enviarse usando la ventana de Mensaje de Texto o como respuesta a un mensaje recibido (consulte sección 6.2). El Phontage mantiene hasta diez mensajes recibidos, a partir de lo cual, el resto de mensajes recibidos son ignorados.

Para enviar un mensaje de texto a otros usuarios:

Seleccione el botón ‘Mensaje de Texto’. Si es necesario, seleccione la pestaña de SMS para mostrar la ventana SMS. Introduzca el mensaje de texto. Seleccione ‘Enviar’ en la ventana SMS; aparecerá la ventana de Lista de Extensiones. Seleccione los destinatarios deseados. Seleccione ‘Enviar’ para entregar el mensaje.

* La ventana de Lista de Extensiones es sólo para el sistema iPECS.

8.3.2 Ventana IM La ventana IM envía y recibe mensajería instantánea entre personas conectadas en una videollamada. En la ventana IM se puede iniciar o interactuar en un dialogo IM con otros usuarios internos conectados durante una llamada activa.


Para usar la ventana:

Seleccione el botón ‘Mensaje de Texto’ para acceder a la ventana. Si fuera necesario, seleccione la pestaña de IM para mostrar la ventana IM. Escriba el mensaje y pulse ‘Enviar’.

Para ajustar fuentes:

Seleccione el icono Carácter y seleccione las características de la fuente.

*Sólo para sistema iPECS.


9 Menú de Iconos El Menú de Iconos da acceso rápido a varias ventanas opcionales de la aplicación Phontage.

Las ventanas opcionales incluyen:

Agenda Registro de Llamadas Conversaciones Grabadas Calendario de Citas Sala de Conferencias Teléfono IP Teclas Flexibles

Sólo una de las ventanas de base de datos (Agenda, Registro de Llamadas, Conversaciones Grabadas, Calendario de Citas y Sala de Conferencias) puede estar abierta a la vez. Las ventanas de una base de datos, Teléfono IP y Teclas Flexibles pueden estar abiertas a la vez. El tamaño de la ventana es ajustable excepto para la ventana del Teléfono IP.


9.1 Ventana Agenda

El Phontage mantiene una base de datos de Agenda con sus contactos; en ella se pueden incluir tanto otros usuarios internos como contactos externos. Se pueden realizar llamadas y enviar correos electrónicos a los contactos seleccionados de la base de datos empleando tanto el buscador como las herramientas de gestión situadas en la barra de Herramientas de la Agenda. Cuando una entrada de la agenda es añadida, editada o borrada, el Phontage puede también actualizar (sincronizar) la base de datos fuente original (consulte la sección 5.3.1).

Para llamar a un número desde la Agenda:

Haga click con el botón derecho en la entrada deseada.

Seleccione la función deseada del menú que aparece: Realizar una Llamada, Transferencia (Supervisada), Transferencia (Sin supervisión), Realizar una Conferencia, etc.

O Seleccione la entrada deseada. Pulse el icono Teléfono

en la barra de Herramientas de la Agenda.

O Haga doble click en la entrada

deseada o en el campo de número de teléfono.

Para enviar un E-mail desde la base de datos:

Seleccione la entrada o entradas deseadas. Seleccione el icono E-Mail de la

barra de Herramientas de la Agenda. Con esto se realiza una llamada al programa de E-mail de Outlook y se carga con los destinatarios seleccionados.

Escriba el asunto, el mensaje y envíe el e-mail.

Para buscar en la base de datos de la Agenda:

Introduzca una secuencia alfanumérica en el cuadro de búsqueda.


Para clasificar entradas de la Agenda:

Pulse en los nombres de los campos en la parte superior de la Agenda para ordenar de manera alfabética o numérica. Pulse de nuevo para invertir el orden.

Para añadir o editar una entrada:

Seleccione la entrada a editar. Pulse los iconos Añadir o Editar para ver la ventana de detalles. Rellene los campos (el campo ‘Nombre’ es necesario). Para borrar una imagen del

contacto, pulse con el botón derecho sobre la imagen y seleccione ‘Limpiar‘ del menú emergente.

Pulse OK para guardar el contacto en la Agenda y sincronizarla con la base de datos fuente.

Para borrar una entrada:

Seleccione la(s) entrada(s) deseada(s), Pulse el icono Eliminar en la barra de Herramientas de la Agenda.

9.2 Ventana Registro de Llamadas La ventana Registro de Llamadas es un registro de todas las llamadas recibidas o realizadas por el Phontage. Si se habilita el ‘Registro de Llamadas’ en el menú Archivo - Configuración, cada llamada, realizada o recibida, generará una entrada que contendrá información tanto de la llamada como información derivada de los datos almacenados en la Agenda. Cuando la llamada termina, la entrada se guarda en la base de datos de Registro de Llamadas. La entrada contendrá los siguientes campos:

Tipo de Llamada: tipo del icono de llamada, entrante/saliente y contestada/no contestada. Fecha y Hora: fecha y hora de la llamada desde el PC de usuario. Nombre: nombre del conectado a la conversación. Viene dado por la Agenda. Número Teléfono: número de teléfono del llamado o llamante, dado por el sistema. Duración: duración de la llamada en horas, minutos y segundos.


La barra de Herramientas de la parte superior de la ventana de Registro de Llamadas, permite al usuario hacer una llamada y gestionar la base de datos del Registro de Llamadas. Para realizar una llamadas desde la ventana de Registro de Llamadas:

Haga doble click sobre la entrada a la que quiere realizar la llamada.

O Seleccione una entrada Pulse el icono Teléfono. El Phontage realizará una llamada al número de teléfono de

la entrada.

Para copiar una entrada en la Agenda:

Pulse el botón derecho sobre la entrada deseada. Seleccione ‘Añadir Nueva’ (Agenda) del menú emergente.

Seleccione el icono ‘Eliminar’ para borrar una entrada seleccionada; seleccionando el icono Eliminar Todas se borrarán todas las entradas del Registro de Llamadas.

9.3 Ventana Conversaciones Grabadas El Phontage permite la grabación de conversaciones en el disco duro del PC. Las conversaciones grabadas pueden ser reproducidas posteriormente. Además, los archivos de voz se pueden enviar vía e-mail como archivos *.wav adjuntos.

La grabación se puede activar desde el submenú ‘Herramientas’ del Menú ‘Aplicación’ de Phontage, desde el botón Grabar de la Consola Info/Vídeo, usando la característica del buzón de voz de back-up o automáticamente. El Phontage envía un tono simple de “inicio de grabación”; usted debe notificar a todos los participantes de la conversación de que están siendo grabados.

La ventana de Conversaciones Grabadas incluye controles para reproducir el archivo seleccionado. El usuario puede borrar un archivo, grabar un comentario y/o enviar por e-mail la grabación. Pulsando con el botón derecho sobre una entrada, aparece un menú emergente desde el que se puede añadir un comentario de texto a la grabación seleccionada.

9.4 Ventana Calendario de Citas


El Calendario de Citas permite al usuario introducir un número de teléfono para marcarlo a una hora programada. Cuando se alcanza esa hora, aparece la ventana ‘Confirmar Marcación’ y se debe recibir la confirmación del usuario antes de que la marcación se realice.

La ventana de Calendario de Citas contiene una lista de los números de teléfono y las citas introducidas por el usuario. La barra de Herramientas le permite gestionar las características del Calendario de Citas.

Para añadir o editar una Cita:

Pulse el icono Añadir o Editar de la barra de Herramientas y aparece la ventana de Ajustes de Planificación de Marcado.

Pulse la flecha del menú ‘Fecha y Hora’. Seleccione una fecha del calendario y

una hora. La fecha y la hora son campos necesarios.

Introduzca o edite el número de teléfono. El número de teléfono es un campo necesario.

Si lo desea, introduzca el nombre y la empresa. Pulse OK para guardar la cita para su

posterior marcación. La fecha, la hora y el número deben haber sido introducidos.

Para borrar una entrada del Calendario de Citas:

Seleccione el icono Eliminar o Eliminar Todas para borrar la cita. El usuario será preguntado para confirmar la eliminación de la cita.


9.5 Ventana Sala de Conferencias

El Phontage incluye la opción de Sala de Conferencias donde se puede iniciar o unirse a una Conferencia. Para iniciar una Sala de Conferencias:

Seleccione ‘Sala de Conferencias’ del menú ‘Ver’.

Seleccione ‘Crear Sala’. Introduzca el ‘Código de Acceso’ si

fuera necesario. Pulse el botón ‘Crear’. El número de

la Sala le vendrá dado por el sistema.

Para enviar un e-mail de notificación de la Conferencia:

Seleccione e introduzca un Asunto. Seleccione e introduzca la dirección de E-mail de los Destinatarios. Seleccione una Fecha y Hora del menú de la flecha. Introduzca el contenido del mensaje. Pulse ‘Enviar a Email’.

El Phontage registrará la Sala de Conferencias y enviará un E-Mail a la lista de destinatarios.

El usuario también se puede unirse a una Sala de Conferencias.

Para acceder a una Sala de Conferencias:

Seleccione ‘Sala de Conferencias’ del menú ‘Ver’.

Seleccione la pestaña ‘Acceder Sala’. Introduzca el Número de Sala y la

Contraseña. Pulse ‘Acceder’.

*ipLDK e iPECS 100/300/600 soportan la creación automática de número de sala. El resto de sistemas deberán introducir tanto el número de sala como el código de acceso. Para todos los sistemas, el número de sala debe ser introducido cuando se quiere borrar una sala del sistema.


9.6 Ventana Teléfono IP

Con la ventana de Teléfono IP se tiene un acceso completo a todas las funciones de sistema así como a las características disponibles en los tradicionales teléfonos IP, con unas pocas excepciones basadas en las diferencias de las plataformas de usuario (consulte sección 12). Las teclas fijas tienen las mismas funciones que los teléfonos IP excepto que el ratón se usa para marcar y para pulsar las teclas fijas.

9.7 Ventana Teclas Flexibles La ventana de Teclas Flexibles proporciona acceso a las 48 teclas flexibles de la figura. Cada tecla incluye un icono de estado de la línea o extensión asociada a la tecla. Ésta también muestra la designación de la base de datos del sistema, como CO 001, SPD 001, etc. Pulsando con el botón izquierdo sobre una tecla flexible, se accederá a una línea, se llamará a una extensión o se activará la función asociada a dicha tecla en la base de datos del sistema.

El sistema proporciona acceso a la marcación rápida de números de extensión. Se puede asignar fácilmente la asignación de un número de extensión a una tecla flexible pinchando con el botón derecho sobre ella y seleccionando Atributos.

Para introducir y asignar una marcación abreviada a una tecla flexible:

Sitúe el ratón sobre la tecla flexible deseada.

Pulse con el botón derecho del ratón para mostrar la ventana de introducción de marcación rápida.

Asigne el número de marcación rápida. Introduzca el número a marcar.


Introduzca una etiqueta opcional para la Tecla Flexible. Pulse ‘Guardar’ para grabar el número y volver a la ventana de Teclas Flexibles.

NOTA: Si una tecla flexible se asigna para Megafonía, el altavoz debe estar activado antes de seleccionar la tecla de Megafonía.

* Sólo iPECS 100/300/600 soporta esta ventana. El resto de sistemas pueden tener esta función con la ventana de Teléfono IP y la ventana de Teclas Flexibles.


10 Características de Integración con Sistemas iPECS El sistema iPECS soporta funcionalidades especiales empleando las características especiales de Phontage PC como un terminal. La integración del sistema iPECS con el Phontage permite realzar la captura de ficheros de audio y gestionar características incluyendo:

Grabación Automática de Llamada, Phontage o 3rd party Extensión de Buzón de Voz de Back-up

10.1 Grabación Automática de Llamada Cuando se habilita en el sistema iPECS, las conversaciones de Phontage y/o otros usuarios iPECS 3rd party son grabadas en el disco duro del PC en el que se ha instalado el Phontage. La grabación automática se asigna bajo el código de programa 112 para el sistema iPECS. Se pueden asignar otras extensiones del sistema para grabar conversaciones en el Phontage, “grabación 3rd party”.

Las conversaciones grabadas son gestionadas por la Lista de Llamadas Grabadas, la cual indica la fecha, hora y número(s) de extensión que han participado en la conversación. Hay que tener en cuenta que para grabar conversaciones 3rd party correctamente, el iPECS Phontage debe estar parado.


10.2 Extensión de Back-up de Buzón de Voz

Cuando se habilita esta prestación en el sistema iPECS, el Phontage recibe información de buzones de voz de otros usuarios 3rd party del sistema iPECS. La notificación desde la VMIM del sistema iPECS incrementa el contador de Mensajes de Voz mostrado en la Consola Info/Vídeo (consulte sección 6.2).

Los Mensajes de Voz 3rd party son copiados en la Lista de Mensajes de Buzón de Voz, donde son gestionados y, si está habilitado en la iPECS, pueden ser borrados por el usuario de Phontage.

Para back-up y para gestionar los Buzones de Voz desde la Lista de Mensajes del Buzón de Voz:

Pulse el icono de Mensaje de Voz de la Consola Info/Vídeo para abrir la Lista de Mensajes de Voz.

Seleccione la extensión deseada del menú desplegable de extensión de la ventana de Lista Mensajes.

Seleccione Backup, los mensajes son bajados al disco duro del PC del Phontage.

Utilice la barra de Herramientas de la Lista de Mensajes y los controles de audio para gestionar la reproducción de los mensajes. Para mensajes 3rd party, se debe haber habilitado en el sistema iPECS el borrado de mensajes.

Nota: se requiere la VMIM en el sistema iPECS.


11 Icono y Menú de Bandeja de Sistema Cuando se ejecuta el Phontage, se crea un icono en la bandeja del sistema de Windows. Este icono mostrará el estado de la conexión con el sistema (conectado o desconectado), así como los eventos que se muestran en la figura.

Al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el icono de la bandeja de sistema, aparece un menú. Este menú incluye:

• Cancelar Popup: cierra el menú de bandeja de sistema.

• Asistente de Llamadas: abre la ventana del Asistente de llamadas.

• Lista de Llamadas: muestra la lista de llamadas recientes desde la que se puede seleccionar una entrada y volver a llamarlo.

• Tecla de Altavoz: permite el control del altavoz.

• Ver Ventana Principal: muestra la ventana principal de Phontage.

• Salir: Cierra el Phontage.


12 Programación de Usuario Como hemos visto, el Phontage funciona de la misma manera que un teléfono IP tradicional. Sin embargo, existen algunas funciones programables que no se soportan en las dos plataformas. Las funciones programables por el usuario que no son soportadas por Phontage incluyen:

• Modo Respuesta Extensión: El Phontage no soporta el modo Anuncio de Llamada Interna y, por tanto, soporta sólo el modo Privacidad para el modo Respuesta Extensión.

• Descarga Timbre Extensión: El Phontage no puede descargar archivos de tono de timbre desde el sistema, el usuario de Phontage puede cambiar los archivos de tono de timbre guardados en la carpeta del Phontage (consulte sección 5.1.2.7).

• Control de fuente de Audio: El Phontage tiene una fuente de audio simple, por lo que no soporta el modo dual (cascos y altavoz), función que sí está disponible con un teléfono IP tradicional.


phontage: guía de instalación y usuariolg-nortel.es/downloads/guiausuariophontage_070108.pdf ·...

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