poletni seminar icenter obvladovanje dokumentacije · poletni seminar icenter obvladovanje...
TRANSCRIPT
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1
SEMINARSKO GRADIVO
Poletni seminar iCenter
Obvladovanje
dokumentacije
javni sektor
SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici
Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36
Spletna stran: http://www.saop.si
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2
Kazalo vsebine
1. POTRJEVANJE DOKUMENTOV ........................................................................ 5
1.1. SPLOŠNO O POTRJEVANJU ................................................................................ 5
1.2. UDELEŽENCI V POTRJEVANJU ............................................................................ 6
1.3. POT RAČUNA V POTRJEVANJU - PRIMERI ......................................................... 7
1.4. NASTAVITVE POTRJEVANJA ..............................................................................12
1.4.1. REFERENTI ....................................................................................................12
1.4.2. VZORCI PODPISNIKOV .................................................................................13
1.4.2.1. Določanje nivojev .....................................................................................14
1.4.3. NADOMEŠČANJE PODPISNIKOV .................................................................15
1.4.4. NASTAVITVE V FAKTURIRANJU ...................................................................16
1.4.5. NASTAVITVE V KNJIGI PREJETIH RAČUNOV .............................................18
1.4.6. VARNOST PRI POTRJEVANJU DOKUMENTOV ...........................................20
1.5. POSTOPEK POTRJEVANJA .................................................................................28
1.5.1. POŠLJI V POTRJEVANJE ..............................................................................28
1.5.1.1. Izdani računi iz fakturiranja .......................................................................28
1.5.1.2. Prejeti računi iz knjige prejetih računov ....................................................28
1.5.2. ČAKALNA VRSTA ..........................................................................................30
1.5.2.1. Vrstica s prednastavljenimi filtri ................................................................30
1.5.2.2. Orodna vrstica z opravili ...........................................................................31
1.5.2.3. Vrstica z imeni stolpcev ............................................................................36
1.5.2.4. Vrstica za enostavno filtriranje ..................................................................36
1.5.2.5. Preglednica ..............................................................................................36
1.5.2.6. Vrstica z aktivnim filtrom ...........................................................................37
1.5.3. POTRDITEV DOKUMENTA ............................................................................37
1.5.3.1. Dostop do potrjevanja ..............................................................................37
1.5.3.2. Potrditev računa .......................................................................................38
1.5.3.3. Pregled in dodajanje prilog .......................................................................40
1.5.3.4. Komentarji pri potrjevanju dokumentov ....................................................41
1.5.3.5. Zavrnitev računa ......................................................................................44
1.5.3.6. Pregled nad potrjevanjem ........................................................................44
2. HRAMBA ELEKTRONSKIH DOKUMENTOV ................................................... 45
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3
2.1. VIZUALIZACIJA .....................................................................................................45
2.1.1. Načini vizualizacije e-računov .........................................................................47
2.2. POTEK HRAMBE DOKUMENTOV ........................................................................48
2.3. NASTAVITVE ZA UREJENO HRAMBO DOKUMENTOV .......................................51
2.3.1. KLASIFIKACIJSKI NAČRT ..............................................................................51
2.3.1.1. Uvoz klasifikacijskega načrta....................................................................52
2.3.2. VRSTE DOKUMENTOV ..................................................................................53
2.3.2.1. Urejanje vrst dokumentov .........................................................................54
2.3.2.2. Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z ........................................................56
2.3.2.3. Varnost posamezne vrste dokumentov ....................................................58
2.3.2.4. Pregled pooblastil na vrstah dokumentov .................................................59
2.3.2.5. Urejanje nastavitev na knjigah dokumentov in nastavitvah modulov.........60
3. DOKUMENTACIJA V EREGISTRATORJU ...................................................... 68
3.1. DOSTOP DO DOKUMENTOV ...............................................................................72
3.2. PRAVICE PREGLEDA IN DELA Z DOKUMENTI ...................................................73
3.3. MOŽNOSTI PREGLEDA IN FILTRIRANJA ............................................................74
3.3.1. FILTRIRANJE S POMOČJO KLASIFIKACIJSKEGA NAČRTA .......................75
3.3.2. FILTRIRANJE PO STATUSIH DOKUMENTOV ...............................................75
3.3.3. FILTRIRANJE Z UPORABO ENOSTAVNIH FILTROV ....................................77
3.3.4. FILTRIRANJE S PRED NASTAVLJENIMI HITRIMI FILTRI .............................77
3.4. DODAJANJE DOKUMENTOV V EREGISTARTOR ...............................................80
3.4.1. KOPIRANJE DOKUMENTOV V EREGISTRATOR .........................................81
3.4.2. OPTIČNO BRANJE PAPIRNIH DOKUMENTOV .............................................82
3.4.3. NOV DOKUMENT IZ VZORCEV EREGISTRATORJA ....................................84
3.4.4. NOV DOKUMENT IZ EREGISTARTRORJA ...................................................86
3.4.5. NOV DOKUMENT IZ MODULOV SAOP ICENTER .........................................86
3.4.6. NOV DOKUMENT IZ SAOP POROČEVALCA ................................................86
3.5. OSTALA OPRAVILA NA DOKUMENTIH ................................................................87
3.6. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI.............................................................................92
3.7. FASCIKLI EREGISTRATORJA ..............................................................................94
3.7.1. VRSTE FASCIKLOV .......................................................................................94
3.7.2. PREGLEDNICA FASCIKLOV EREGISTRATORJA .........................................95
3.7.3. OPRAVILA FASCIKLOV .................................................................................96
3.7.4. DODAJANJE NOVEGA FASCIKLA .................................................................96
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4
4. DELO Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI V PRAKSI ....................................... 99
4.1. UVOZ PREJETEGA E-RAČUNA IN UREJANJE NJEGOVIH DOKUMENTOV .......99
4.1.1. PREGLED UVOŽENIH DOKUMENTOV PREJETEGA E-RAČUNA .............. 101
4.1.2. UREJANJE DOKUMENTOV PREJETEGA E-RAČUNA ................................ 104
4.1.3. DELO S FASCIKLOM PREJETEGA E-RAČUNA .......................................... 108
4.1.4. DODAJANJE PRILOG PREJETEMU E-RAČUNU ........................................ 111
4.2. IZDANI E-RAČUN IN NJEGOVE PRILOGE ......................................................... 113
4.2.1. DODAJANJE PRILOG IZDANEMU E-RAČUNU ........................................... 114
4.2.2. PRIPRAVA OSNUTKA IZDANEGA E-RAČUNA ........................................... 114
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5
1. POTRJEVANJE DOKUMENTOV
1.1. SPLOŠNO O POTRJEVANJU
Potrjevanje dokumentov se nahaja v SAOP iCentru - Administracija - Potrjevanje
dokumentov. Dostopno je vsem uporabnikom z naprednimi funkcijami eRegistratorja.
Operater lahko dostopa do potrjevanja, če ima dodeljeno pooblastilo (navodila za dodajanje
pooblastil so predstavljena v poglavju 1.4.6. Vrnost pri potrjevanju dokumentov) in je
operater eRegistratorja. Če ima uporabnik neomejeno število dostopov do eRegistratorja
lahko vsi operaterji dostopajo do Potrjevanja dokumentov, če pa ima uporabnik omejeno
število dostopov, lahko dostopajo do potrjevanja le operaterji, ki imajo takšno nastavitev:
V primeru, da operater brez pravic za eRegistrator želi dostopati do Potrjevanja dokumentov,
se prikaže opozorilo:
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6
V potrjevanju so zajeti dokumenti vseh uporabnikov:
Prejeti računi, ki so bili poslani v potrjevanje iz Knjige prejetih računov in
Izdani računi, ki so bili poslani v potrjevanje iz Fakturiranja.
1.2. UDELEŽENCI V POTRJEVANJU
Skrbnik dokumentov
skrbi za potrjevanje določenega dokumenta in ima tako pregled nad celotnim potrjevanjem
dokumenta (revizijska sled). Potrditve lahko briše (kar se zapiše v revizijsko sled), znotraj
potrjevanja podpisnikom dodaja oziroma odvzema določene aktivnosti, lahko ureja hierarhijo
potrjevanja in je obveščen (sporočilo v čakalni vrsti) o zavrnitvi računa. Pri enostavnih
potrjevanjih je skrbnik računovodja, pri kompleksnejših sistemih potrjevanja pa odvisno od
uporabniških internih procesov.
Referent za potrjevanje
določi vzorec podpisnikov in skrbnika potrjevanja, če le ta nista določena oziroma znana ob
vnosu prejetega računa ali ob pripravi osnutka izdanega računa. V primeru, da račun potrjuje
več podpisnikov, vsak za svoj del, referent za potrjevanje dodeli posameznemu podpisniku
ustrezni del računa za potrditev (vrstico računa). Referent za potrjevanje je obvezni podatek
na prejetem računu (Knjiga prejetih računov) in izdanem računu (Fakturiranje), ko dokument
pošljemo v potrjevanje.
Vzorci podpisnikov
določajo podpisnike, ki dokumente lahko le potrjujejo ali pa tudi elektronsko podpisujejo z
digitalnimi potrdili. V vzorcu lahko določimo najmanj enega ali več podpisnikov, ki jih
razporejamo po nivojih (vzporedno ali zaporedno potrjevanje) in s tem določamo hierarhijo.
Podpisniku lahko določimo tudi poverjenika (pooblaščenca); v takem primeru bosta določen
račun dobila v podpis oba: podpisnik in poverjenik. Ko eden od njiju dokument potrdi, se
proces potrjevanja nadaljuje, oba pa lahko dostopata do potrjenega dokumenta.
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7
1.3. POT RAČUNA V POTRJEVANJU - PRIMERI
Če so na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določeni:
referent za potrjevanje,
vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno) in
skrbnik dokumenta,
se račun avtomatsko dodeli prvemu podpisniku iz vzorca, saj so znani vsi udeleženci
potrjevanja. Proces potrjevanja se začne takoj, ko račun pošljemo v potrjevanje:
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8
Če sta na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določena:
referent za potrjevanje in
vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno),
ni pa vpisan
skrbnik dokumenta,
se račun dodeli referentu za potrjevanje, da določi skrbnika dokumenta. Proces
potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi skrbnika dokumenta:
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9
Če sta na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določena:
referent za potrjevanje in
skrbnik dokumenta,
ni pa vpisan
vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno),
se račun dodeli referentu za potrjevanje, da določi vzorec podpisnikov. Proces
potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi vzorec podpisnikov:
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u -
1 0
Če je na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določen le:
referent za potrjevanje
nista pa vpisana:
vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno) in
skrbnik dokumenta,
se račun dodeli referentu za potrjevanje, da določi vzorec podpisnikov in skrbnika
dokumenta. Proces potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi vzorec
podpisnikov in skrbnika dokumenta:
0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 1
Če je na računu naveden referent za potrjevanje in vzorec podpisnikov (trije vzporedno ter dva zaporedno) in skrbnik dokumenta, račun pa
se deli na več delov oz. vrstic,
se račun dodeli referentu, da določi vrstice. Proces potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi vrstice (razdeli znesek
računa):
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 2
1.4. NASTAVITVE POTRJEVANJA
1.4.1. REFERENTI
Za uspešno vzopstavitev potrjevanja dokumentov, moramo najprej urediti referente. To so
posamezniki oziroma operaterji, ki bodo dokumente potrjevali.
Ob vstopu v Administracija – Potrjevanje dokumentov – Referenti, se odpre tabela
referentov:
Če želimo vnesti novega referenta za potrjevanje, izberemo Vnesi zapis, odpre se okno:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 3
Vnesemo podatke novega referenta za potrjevanje. Predlagamo, da za lepši pregled
seznama operaterjev v naziv vpišete ime in priimek operaterja. Obvezno izberite še
ustreznega operaterja.
1.4.2. VZORCI PODPISNIKOV
Ob vstopu v Administracija – Potrjevanje dokumentov – Vzorci podpisnikov, se odpre
preglednica vzorcev podpisnikov. Nov vzorec dodamo s klikom na Vnesi zaps, odpre se
okno:
Šifra: vnesemo poljubno šifro vzorca podpisnikov (na primer PR1, PR2, IR1, IR2…).
Naziv: vnesemo naziv; predlagamo, da v nazivu zapišete imena podpisnikov v
zaporedju, od prvega naprej, oziroma naziv, iz katerega razberete kdo so podpisniki (na
primer: knjižnica, kuhinja, splošno…).
Aplikacija: izberite Prejeti računi ali Fakturiranje; (Obračun storitev - trenutno je
nastavitev neaktivna).
Opravilo: trenutna izbira ni možna, polje pustite prazno.
Aktiviraj nivoje potrjevanja:
o Če polje označimo pomeni, da bo moral skrbnik dokumenta
sprožti proces potrjevanja. Potrjevanje se ne začne, dokler skrbnik v svoji čakalni vrsti
ne aktivira proces potrjevanja.
o Če polje ni označeno pomeni, da se bo račun avtmatsko
direktno dodelil prvemu podpisniku v vzorcu.
Kljukico na vzorcu lahko odstanimo šele, ko smo vnesli nivoje potrjevanja (naslednja
točka).
Nivoji: Z nivoji določamo hierarhijo potrjevanja ter vsakemu podpisniku določimo
aktivnost:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 4
1.4.2.1. Določanje nivojev
Ob kliku na gumb se odpre okno za vnos:
Aktivnosti dodajamo po zaporednju od zadnjega podpisnika k prvemu. Aktivnosti dodajamo z
gumbom . Odpre se okno za vnos:
Aktivnost: za zadnjega podpisnika v vzorcu (direktor, ravnatelj) je možna le ena izbira
aktivnosti:
o Potrditev celotnega dokumenta. Na podlagi te aktivnosti lahko podpisnik potrjuje več
dokumentov hkrati.
Podrejenim podpisnikom pa lahko dodajamo naslednje aktivnosti:
o Potrditev vrstice dokumenta; v primeru, da referent dokumenta določi podpisnikom v
potrditev le del računa, ali
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 5
o Potrditev dokumenta; v primeru, da podpisnik potrjuje celoten račun.
Sporočilo ob začetku: polja ne označimo, trenutno je nastavitev neaktivna.
Sporočilo ob zaključku: polja ne označimo, trenutno je nastavitev neaktivna.
Digitalni podpis: če želimo, da podpisnik dokument podpiše s svojim digitalnim
potrdilom, to polje označimo, sicer pustimo prazno.
Podpsinik: izberemo podpisnika za potrjevanje dokumentov iz šifranta referentov.
Poverjenik: če vpišemo poverjenika pomeni, da bo račun dodeljen v čakalno vrsto tako
podpisniku kot poverjeniku. Ko enen od njiju dokument potrdi, se proces potrjevanja
nadaljuje.
Rok zaključka: polje pustimo prazno, trenutno je nastavitev neaktivna
Aktivnost, ki smo jih določili, so vidne v nivojih vzorca potrjevanja:
1.4.3. NADOMEŠČANJE PODPISNIKOV
V primeru odsotnosti, navadno daljše, vnesemo nadomeščanje podpisnikov, ki se nahaja na
Administracija – Potrjevanje dokumentov – Nadomeščanje podpisnikov. Ob kliku se odpre
okno:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 6
Z gumbom za Vnesi zapis vnesemo nadomešanje. Odpre se okno:
Vnesemo podatke o referentu (podpisniku), ki bo nadomeščan, o trajanju nadomeščanja ter
o referentu (podpisniku), ki bo nadomeščal.
Iz primera je razvidno, da bo podpisnik Miha v času od 30.5.2015 do 5.6.2015 nadomeščal
Urško. Ko bo Miha v času nadomeščanja vstopal v čakalno vrsto v potrjevanju, bo dostopal
tudi do dokumentov Urške, ki jih še ni potrdila.
1.4.4. NASTAVITVE V FAKTURIRANJU
V Fakturiranju določamo potrjevanje na nivoju:
Knjižne skupine: Fakturiranje – Šifranti – Knjižne skupine – zavihek potrjevanje
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 7
Knjige dokumentov: Fakturiranje – Šifranti – Knjige dokumentov
Posameznem računu: Fakturiranje – Knjiženje – Račun – zavihek Analitike
Pomen polj
Potrjevanje dokumentov:
o Brez - račun se ne potrjuje,
o Samo potrjevanje - račun se potrjuje; pri tem moramo vpisati še najmanj polje Šifra
referenta za potrjevanja.
Referent za potrjevanje: obvezen vnos polja. Če je vpisan le referent za potrjevanje,
vzorec in/ali skrbnik pa ne, se račun pošlje referentu. Če pa so vpisana vsa tri polja, se
račun pošlje v potrjevanje direktno prvemu podpisniku iz vzorca, če le ta ne potrjuje
delnega računa po vrsticah. Če podpisniki potrjujejo dele (vrstice) računa, se dodeli
referentu za potrjevanje, da račun razdeli.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 8
Vzorec podpisnikov: vpišemo že odprt vzorec podpisnikov.
Skrbnik dokumentov: vpišemo šifro skrbnika dokumenta.
V primeru, da ima stranka vpisano potrjevanje na Knjižni skupini, se le ta zapiše na
zavihek Analitike na računu že ob vnosu računa. Če podatek na Knjižni skupini ni
določen, se predlaga nastavitev iz Knjige dokumentov. Če pa želimo določiti
potrjevanje na nivoju računa, uredimo podatke na zavihku Analitike.
Račun se pošlje v potrjevanje, ko ima izpolnjene pogoje na zavihku Analitike (nastavljeno
Samo potrjevanje in vpisana najmanj Šifra referenta potrjevanja).
1.4.5. NASTAVITVE V KNJIGI PREJETIH RAČUNOV
Potrjevanje aktiviramo preko Knjiga prejetih računov – Šifranti – Knjige dokumentov. Na
izbrani knjigi dokumentov aktiviramo Potrjevanje. V primeru, da že uporabljate potrjevanje
preko Knjiga prejetih računov - Potrjevanje, v polju Računi se likvidirajo izberite Ne.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 9
V Knjigi prejetih računov določamo potrjevanje na nivoju:
Knjižne skupine: Knjiga prejetih računov – Šifranti – Knjižne skupine
Računa: Knjiga prejetih računov – Prejeti računi – zavihek Račun
Pomen polj
Referent za potrjevanje: obvezen vnos polja. Če je vpisan le referent za potrjevanje,
vzorec in/ali skrbnik pa ne, se račun pošlje referentu. Če pa so vpisana vsa tri polja, se
račun pošlje v potrjevanje direktno prvemu podpisniku iz vzorca, če le ta ne potrjuje
delnega računa po vrsticah. Če podpisniki potrjujejo dele (vrstice) računa, se dodeli
referentu za potrjevanje, da račun razdeli.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 0
Vzorec podpisnikov: vpišemo že odprt vzorec podpisnikov.
Skrbnik dokumentov: vpišemo šifro skrbnika dokumenta.
V primeru, da ima stranka vpisano potrjevanje na Knjižni skupini, se le ta predlaga ob
vnosu računa. Če na stranki podatek o Knjižni skupini ni določen, se potrjevanje
predlaga iz Knjižne skupine, ki je določena na Knjigi dokumentov. Če pa želimo
določiti potrjevanje na nivoju računa, uredimo podatke na zavihku Račun.
Račun se pošlje v potrjevanje, ko ima izpolnjene pogoje na zavihku Račun (vpisana najmanj
Šifra referenta potrjevanja).
1.4.6. VARNOST PRI POTRJEVANJU DOKUMENTOV
Z verzijo SAOP iCentra 6.29.000 se spremeni varnostni sistem za potrjevanje dokumentov,
predvsem zaradi višjega nivoja varnosti tako podatkov kot tudi dokumentov.
Verzija zahteva obvezno dodelitev pooblastil operaterjem za potrjevanje. Pooblastila, ki jih
lahko izbirate so:
Potrjevanje dokumentov
Vzorci podpisnikov
Nadomeščanje podpisnikov
Čakalna vrsta in
Referenti.
V primeru, da varnosti ne boste uredili, bo vsem operaterjem potrjevanje nedostopno:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 1
Kljub temu, da imate nekateri že urejeno varnost potrjevanja, sledite navodilom. Varnost se
ureja na podlagi skupine operaterjev. V nadaljevanju prikazujemo, kako takšne skupine
uredite.
Predlagamo, da za namene potrjevanja odprete dve skupini operaterjev:
Potrjevanje – podpisniki,
Potrjevanje – vsa dovoljenja.
V skupino Potrjevanje – podpisniki boste dodali operaterje, ki dokumente potrjujejo in bodo
dostopali do čakalne vrste. Operater, ki bo v tej skupini, bo imel omejen dostop:
V drugo skupino Potrjevanje – vsa dovoljenja pa boste dodali operaterje, ki bodo lahko
vnašali tudi vzorce podpisnikov, nadomeščanje podpisnikov in referentov. Navadno so to
računovodje. Operater, ki bo v tej skupini, bo imel popoln dostop:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 2
V SAOP iCenter se morate prijaviti kot skrbnik. Dostopate preko Administracija – Varnostni
sistem – Varnostni sistem – iCenter.
Postavite se na levo stran okna ter kliknete na desni gumb miške. Odpre se novo okno, kjer
z levim gumbom miške izberete Dodaj skupino.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 3
Odpre se novo okno, kjer vpišete ime prve skupine operaterjev ter potrdite.
Ponovite postopek in odprete še drugo skupino.
Skupini sta na tak način urejeni, vidite ju v preglednici Skupine – Operaterji
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 4
V skupino morate dodati operaterje. Z levim gumbom miške kliknete na operaterja v desni
strani okna (v našem primeru Mojca), ter ga prenesete (še vedno držite levi gumb miške) na
levo stran, v skupino Potrjevanje - podpisniki:
To ponovite še za vse ostale operaterje za obe skupini. Iz primera je razvidno, da so člani
skupine Potrjevanje – podpisniki trije operaterji: Jure, Miha in Mojca, član skupine
Potrjevanje – vsa dovoljenja pa je le en operater: Sara.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 5
Ko so skupine operaterjev urejene, dodate pravice potrjevanja. To storite v Administracija –
Varnostni sistem – Varnostni sistem – Aplikacijski (prijavljeni morate biti kot skrbnik).
Odpre se okno, kjer odstranite kljukico Prikaži samo pooblastila trenutnega okna. Izberete
zavihek Skupine, na desni pa v polje Pooblastila vpišete: »prepoved potrje«, da se vam
prikažejo vsa pooblastila, ki jih lahko dodelite skupinam:
Pooblastilo, ki ga boste dodelili prvi skupini operaterjev Potrjevanje – podpisniki je:
iCenter – Potrjevanje dokumentov – Čakalna vrsta
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 6
Z levim gumbom miške kliknete na pooblastilo, ter ga prenesete na levo stran tabele v skupni
operaterjev:
Odpre se okno, izberete Potrdi.
Pooblastilo je preneseno:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 7
Ko bo operater, ki bo potrjeval dokument vstopal v potrjevanje, bo imel takšen dostop:
Postopek ponovite še za skupino operaterjev Potrjevanje – vsa dovoljenja. Ker bo ta
skupina imela popoln dostop do potrjevanja, ji dodate pooblastilo:
iCenter – Prepoved potrjevanja dokumentov
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 8
Ko bo operater, ki ima vsa pooblastila v potrjevanju vstopal v potrjevanje, bo imel takšen
dostop:
1.5. POSTOPEK POTRJEVANJA
1.5.1. POŠLJI V POTRJEVANJE
1.5.1.1. Izdani računi iz fakturiranja
Izdani računi se iz Fakturiranja avtomatsko pošljejo v potrjevanje ob pripravi osnutka. Pogoj
je nastavitev Samo potrjevanje in vpisan najmanj Referent za potrjevanje.
1.5.1.2. Prejeti računi iz knjige prejetih računov
Iz Knjige prejetih računov lahko račun pošljemo v potrjevanje pod pogojem, da da je vpisan
najmanj Referent za potrjevanje. Pošljemo ga lahko na dva načina:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 2 9
Posamezno na nivoju računa:
Masovno iz tabele prejeti računov:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 0
Odpre se okno, v katerem izberemo želene račune:
1.5.2. ČAKALNA VRSTA
V čakalni vrsti podpisnike čakajo dokumenti, ki jih morajo potrditi. Do čakalne vrste podpisniki
dostopajo preko Administracija – potrjevanje dokumentov – Čakalna vrsta. Odpre se spodnja
preglednica:
1.5.2.1. Vrstica s prednastavljenimi filtri
Ob vstopu v čakalno vrsto je privzeti izbrani filter Nepotrjene aktivnosti. Operater lahko izbira
med ostalimi prednastavljenimi filtri, istočasno lahko izbira več filtrov naenkrat.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 1
Nepotrjene aktivnosti; prikazane so vse aktivnosti, ki jih podpisnik še ni opravil
(dokumenti, ki jih še ni potrdil)
Potrjene aktivnosti; prikazane vse aktivnosti, ki jih je podpisnik že opravil (dokumenti, ki
jih je potrdil).
Brisana potrjevanja; s tem filtrom lahko podpisnik pregleduje, katera potrjevanja je
izbrisal. Potrjevanja lahko briše le skrbnik dokumenta.
Samo potrjevanje; pri izbiri tega filtra se v preglednici prikažejo samo aktivnosti
potrjevanja, kot so potrditev dokumenta, potrditev celotnega dokumenta in potrditev
vrstice dokumenta. Filter nam služi kot pomoč pri preglednejši tabeli, saj na enostaven
način izločimo aktivnosti, kot so določi skrbnika dokumenta, aktiviranj nivoje potrjevanja,
sporočila…
Končno potrjevanje; filter omogoča pregled tistih računov, za katere je podpisnik zadnji
v vzorcu podpisnikov in mu je tako omogočeno masovno potrjevanje dokumentov.
Skrbništvo nad dokumenti; filter omogoča pregled tistih računov, za katere je operater
skrbnik dokumenta.
1.5.2.2. Orodna vrstica z opravili
Pregled nivojev omogoča vpogled v potrjevanje določenega dokumenta. Vsak podpisnik
lahko pregleduje svoj in podrejeni nivo. Izjema je skrbnik dokumenta, ki lahko pregleduje vse
nivoje dokumenta.
V preglednici označimo določen dokument ter kliknemo na gumb Nivoji potrjevanja. Odpre se
okno:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 2
Prikažejo se nivoji potrjevanja za določen dokument. Če se prikaže strnjeni pregled, lahko
podnivoje pregledujemo tako, da kliknemo na (razširi vse).
Prikažejo se vsi nivoji. Podpisnik vidi svoj in podrejene nivoje, skrbnik dokumenta pa vidi vse
nivoje, kot je prikazano na sliki:
Tabela Nivoji potrjevanja je razdeljena na orodno vrstico z opravili in preglednico, kjer se
prikazujejo:
o Status
označuje aktivnost, ki še ni zaključena in čaka na operaterja za potrditev
označuje potrjeno aktivnost
označuje zavrnjeno aktivnost
o Šifra in naziv aktivnosti (v spodnji tabeli so prikazani vse šifre in nazivi aktivnosti):
1 Potrditev vrstice dokumenta Podpisnik potrjuje le del računa (vrstico dokumenta), ki
mu ga dodeli referent dokumenta
2 Potrditev celotnega dokumenta Podpisnik potrjuje celoten dokument, saj je v vzorcu
zadnji, omogočeno mu je masovno potrjevanje
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 3
3 Potrditev dokumenta Podpisnik potrjuje dokument, v vzorcu ni zadnji
51 Potrditev vrstice dokumenta
Podpisnik, ki je prevzet iz evidence proračunskih
postavk (EPP), potrjuje le del računa oziroma vrstico
dokumenta, ki se ravno tako prepiše iz EPP
52 Potrditev dokumenta Podpisnik, ki je prevzet iz evidence proračunskih
postavk (EPP), potrjuje račun, ki je povezan z eno ali
več proračunskimi postavkami.
100 Aktivnosti referenta Referent določi skrbnika potrjevanja
101 Določi EPP
Računu, ki ima predhodno določen vzorec potrjevanja,
skrbnika dokumenta in referenta potrjevanja, je
potrebno določiti samo vrstice dokumenta, ki pa se
privzeto predlagajo iz EPP postavke in jih ne moremo
spreminjati
102 Določi vrstice Aktivnost je dodeljena referentu, ki račun deli po
vrsticah računa
103 Aktiviraj proces Aktivnost je dodeljena skrbniku dokumenta, če je na
vzorcu podpisnikov označeno:
. S to aktivnostjo skrbnik
dokumentov aktivira potrjevanje določenega računa.
104 Določi podatke
Aktivnost nastane v primeru, če na računu ni določen
vzorec podpisnikov, skrbnik pa je določen. S to
aktivnostjo referent določi vzorec.
105 Sporočilo Aktivnost se pojavi v primeru, ko nam je dodeljeno
sporočilo; od drugega udeleženca potrjevanja oz.
skrbniku pri zavrnitvi računa.
o Obvestilo o aktivnosti: Trenutno je to polje nefunkcionalno.
o Podpisnik in naziv podpisnika: Vpisana je šifra in naziv referenta / podpisnika.
o Digitalni podpis: če podpisnik račun še elektronsko podpisuje, je polje označeno
o Začetek potrjevanja: Zapisan je čas, ko se je potrjevanje pričelo.
o Konec potrjevanja: Zapisan je čas, ko je bila aktivnost opravljena.
o Zapadlost potrjevanja: Trenutno je to polje nefunkcionalno.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 4
Orodna vrstica z opravili na nivojih potrjevanja:
Opravila v orodni vrstici nivojev potrjevanja so aktivna le za skrbnika dokumenta:
o Dodaj aktivnost: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta
aktivnosti dodaja tako, da označi že vneseno aktivnosti, ter ji doda podrejeno.
o Briši aktivnost: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta
aktivnosti briše tako, da označi že vneseno aktivnosti, ter jo izbriše.
o Potrdi aktivnost: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta
označi določeno vrstico in jo potrdi
o Zavrni aktivnost: : dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta
označi določeno vrstico in jo zavrne
o Vrni v potrjevanje: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta
vrne v potrjevanje zadnjo že potrjeno oziroma zavrnjeno aktivnost
o Briši potrjevanje: skrbnik dokumenta lahko briše potrjevanje potrjenih in nepotrjenih
aktivnosti (tudi če je bil dokument dokončno potrjen). Po brisanju lahko prejeti račun iz
Knjige prejetih računov ponovno pošljemo v potrjevanje, za izdan račun iz Fakturiranja
pa lahko ponovno pripravimo osnutek. Na tak način pričenemo s potrjevanjem od
začetka. Brisanje ni mogoče, če je račun že knjižen v dvostavno knjigovodstvo
in/ali je že poslan v plačilni promet.
V revizijski sledi se vodi zgodovina potrjevanja za določen dokument. Ob kliku na gumb se
odpre okno, iz katerega je razviden čas, dogodek, aplikacija, naziv računalnika, ID
uporabnika, podpisnik in naziv podpisnika:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 5
Z gumbom lahko osvežimo pregledico
Končni podpisnik lahko potrjuje več dokumentov hkrati, brez pregleda dokumenta. To lahko
stori tako, da označi ustrezne dokumente v čakalni vrsti. Pri tem svetujemo uporabo
prednastavljenega filtra Končno potrjevanje, saj se tako v tabeli prikažejo le dokumenti, ki jih
lahko masovno potrdimo:
o Z levim gumbom miške označimo določene dokumente ali
o V tabeli kliknemo z desnim gumbom miške in Izberemo vse
Ko so polja označena, kliknemo na gumb . Na tak način se bodo
potrdili oziroma podpisali vsi izbrani dokumenti.
Skrbnik dokumenta lahko briše potrjevanje potrjenih in nepotrjenih dokumentov (tudi če je bil
dokument dokončno potrjen). Po brisanju lahko prejeti račun iz Knjige prejetih računov
ponovno pošljemo v potrjevanje, za izdan račun iz Fakturiranja pa lahko ponovno pripravimo
osnutek. Na tak način lahko pričenemo s potrjevanjem od začetka.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 6
1.5.2.3. Vrstica z imeni stolpcev
Tabelo si lahko uredimo po meri tako, da z miško premikamo zaporednje stolcev levo ali
desno. Ob kliku na vrstico, na primer datum, se prikažejo datumi v padajočem oziroma
naraščajočem vrstem redu: .
Dokumente lahko pregledujemo tudi za določen oziroma izbran podatek, ki ga dobimo, če
kliknemo na: , kjer izberemo želen prikaz:
1.5.2.4. Vrstica za enostavno filtriranje
Prikazujejo se zadetki, ki ustrezajo vpisanemu filtru.
Na primer: ob vpisovanju točnega naziva stranke v polje, se v tabeli sprotno prikazujejo
dobljeni rezultati filtra.
1.5.2.5. Preglednica
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 7
1.5.2.6. Vrstica z aktivnim filtrom
V primeru, da imamo vpisan filter v vrstici za enostavno filtriranje, se filter prikazuje v vrstici
pod tabelo. Če želimo filter odstraniti, kliknemo na .
1.5.3. POTRDITEV DOKUMENTA
1.5.3.1. Dostop do potrjevanja
Operater, ki potrjuje prejete in / ali izdane račune vstopa v čakalno vrsto: Administracija –
Potrjevanje dokumentov – Čakalna Vrsta.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 8
Odpre se tabela z nepotrjenimi aktivnostmi operaterja:
1.5.3.2. Potrditev računa
Za pregled dokumenta dvokliknemo na izbrano vrstico oziroma izbran račun. Odpre se okno:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 3 9
Z gumbom Potrdi račun potrdimo.
Če podpisujemo z digitalnim potrdilom, se odpre okno, kjer izberemo Podpiši.
Masovno potrjevanje računov
Zadnji podpisnik v vzorcu podpisnikov (navadno je to direktor ali ravnatelj), lahko račune tudi
masovno potrjuje, brez predogleda računa. Masovno lahko potrjuje le aktivnosti Potrditev
celotnega dokumenta.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 0
Posamezne dokumente izbere v prvem stolpcu z levim gumbom miške, vse dokumente pa
lahko izbere kjerkoli na tabeli z desnim gumbom miške, Izberi vse, ter klikne na
.
1.5.3.3. Pregled in dodajanje prilog
Podpisnik lahko s kliki po različnih dokumentih na levi strani okna izbira dokumente za
pregled. Če se na primer postavi na dokument naročilnice, se dokument prikaže v desnem
oknu.
Vsak podpisnik lahko s klikom na računu dodaja dokumente
neposredno v fascikel. Odpre se raziskovalec, kjer po pravilih za dodajanje dokumentov v
eRegistrator, podpisnik doda dokument. Načini dodajanja dokumentov so v eRegistrator so
predstavljeni v poglavju 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistrator.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 1
1.5.3.4. Komentarji pri potrjevanju dokumentov
Vsak podpisnik lahko doda svoj komentar, ki bo viden naslednjim podpisnikom in vnašalcu
računa (računovodja). Komentar zapiše v polje Komentar:
Opombo računa, ki jo je vnesel vnašalec računa in komentar predhodnih podpisnikov lahko
podpisnik vidi v polju Opombe dokumenta, zapisan je tudi operater, ki je opombo dodal.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 2
Vse opombe, ki jih podpisniki zapišejo, jih vnašalec vidi na samem računu in v tabeli
računov, ko se celotno potrjevanje zaključi.
Opomba je vidna tudi na samem računu, zavihek Računi.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 3
Ter na zavihku Knjiženje, kjer kliknemo na Opomba rač.
Odpre se okno z opombo:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 4
1.5.3.5. Zavrnitev računa
V primeru, da podpisnik račun zavrne, mora pred tem vpisati komentar zavrnitve. Skrbnik
dokumentov dobi v Čakalno vrsto sporočilo o zavrnitvi.
Pogled zavrnjenega računa:
1.5.3.6. Pregled nad potrjevanjem
Vnašalec računa v preglednici računov lahko spremlja status potrjevanja računov:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 5
1. HRAMBA ELEKTRONSKIH DOKUMENTOV
1.1. VIZUALIZACIJA
Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne
in izstopne točke pri UJP
1. E-računi morajo po obliki in vsebini ustrezati vsem zahtevam in pogojem, ki so določeni z
zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost, in na njegovi podlagi izdanim predpisom,
ter zahtevam posebnih predpisov in standardov, ki urejajo izvrševanje proračuna in
računovodsko poslovanje, elektronsko poslovanje in elektronski podpis, varstvo
dokumentarnega in arhivskega gradiva, varstvo podatkov in poslovna razmerja med
dolžnikom oziroma plačnikom, upnikom in ponudnikom plačilnih storitev.
2. E-računi morajo biti podpisani z elektronskim podpisom.
3. E-računi morajo biti v obliki e-SLOGA, ki je enotna standardizirana oblika e-računa.
4. Kadar proračunski uporabnik izdaja in pošilja e-račun potrošnikom, mora priložiti e-
računu račun v PDF ali TIFF obliki.
Standard za izmenjavo e-računov določa obvezne elemente ovojnice, ki so potrebni za
elektronsko izmenjavo e-računov.
Sestavine e-računa
Ovojnica eRačuna – dokument v xml strukturi namenjen usmerjanju eRačuna
Sheme ovojnice ICL
e-SLOG, verzija 1.5, e-SLOG, verzija 1.6– enotna standardizirana oblika eRačuna v xml
strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije
poljubne priloge (npr. vizualizacija eRačuna v PDF obliki).
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 6
Pojasnilo DURS, št. 4230-154715/2013, 27.2.2013
Čitljivost
Tudi čitljivost računa, v papirni ali elektronski obliki, se mora zagotoviti od trenutka izdaje do
konca obdobja hrambe računa.
Čitljivost računa pomeni, da ga lahko človek prebere.
Takšen mora ostati do konca obdobja hrambe.
Račun je mogoče prikazati tako, da je vsa vsebina v zvezi z DDV na papirju ali na zaslonu
jasno berljiva, pri tem pa ni potrebna pretirana natančnost ali interpretacija, npr. sporočila
elektronske izmenjave podatkov, sporočila XML in druga strukturirana sporočila v izvirni
obliki zapisa ne veljajo za berljiva (kot berljiva se lahko štejejo po postopku pretvorbe).
Za elektronske račune je ta pogoj izpolnjen, če je račun mogoče na zahtevo prikazati v
razumnem času na enak način, kot je določeno v 86. členu ZDDV-1 v povezavi s prvim
odstavkom 152. člena pravilnika, brez odloga - vključno po postopku pretvorbe - v berljivi
obliki na zaslonu ali v tiskani različici.
Omogočeno mora biti preverjanje, da se informacije v izvirnem elektronskem dokumentu in
prikazanem berljivem dokumentu niso spremenile.
Čitljivost elektronskega računa od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe se lahko
zagotovi na kakršen koli način, pri čemer napredni elektronski podpis in elektronska
izmenjava podatkov iz četrtega odstavka 84. člena ZDDV-1 sami po sebi ne zagotavljata
čitljivosti.
Za zagotovitev čitljivosti mora biti v celotnem obdobju hrambe na voljo ustrezen in zanesljiv
prikazovalnik za račune v elektronski obliki.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 7
1.1.1. Načini vizualizacije e-računov
E-računi se lahko vizualizirajo kot:
slika priloge (navadno v PDF, za namene dolgoročne hrambe PDF/A) - priporočljivo
povezava XML na spletno mesto (problematika dolgoročne čitljivosti računa)
Zavračanje e-računov – obvestilo UJP
Na Ministrstvu za finance in v Upravi Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju
UJP) smo bili obveščeni, da nekateri proračunski uporabniki zavračajo e-račune svojim
dobaviteljem - izdajateljem, če v prilogi ne vsebujejo računa v pdf obliki ali nimajo ustrezne
vizualizacije e-računa. Opozarjamo, da na podlagi Pravilnika račun v pdf obliki ali ustrezna
vizualizacija e-računa nista obvezni prilogi e-računa, če je prejemnik proračunski uporabnik
oziroma drug poslovni subjekt, zato navedeno ne sme biti razlog zavrnitve računa.
Ali bi pred 1.1.2015 zavrnili račun v tiskani xml obliki?
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 8
1.2. POTEK HRAMBE DOKUMENTOV
Dokumenti vloženi v eRegistrator se hranijo glede na nastavitve določene na posamezni
vrsti dokumenta (urejanje nastavitev na vrstah dokumentov predstavljeno v poglavju 2.3.2
Vrste dokumentov). Vrsta dokumenta se določi samodejno – ob uvozu oziroma ob izdaji
dokumenta, ali pa jo določimo ročno – ob ročnem vlaganju dokumenta v eRegistrator.
SAOP iCenter omogoča samodejno vlaganje in hrambo naslednjih dokumentov:
prejeti e-računi ki jih uvažamo v Knjigo prejetih računov
izdani računi, ki jih izdajamo v Fakturiranju
izdani računi, ki jih izdajamo v Obračunu storitev
dobavnice in naročilnice iz Naročanja kupcem in dobaviteljem
opomini, ki jih izdajamo iz Spremljanja plačil računov
opomini, ki jih izdajamo iz Dvostavnega knjigovodstva – Izterjava – Opominjanje
obračunski listi plač, iz obračuna v Obračunu plač zaposlenim.
Ti dokumenti se v eRegistrator vlagajo samodejno ob uvozu oziroma izdaji. Njihova hramba
(način pošiljanja in čas hranjenja) se določa glede na vrsto dokumenta, ki je nastavljena na
Knjigi dokumentov, preko katere so dokumenti izdani oziroma uvoženi. Pri dokumentih, ki
niso kreirani preko knjig dokumentov (npr. opomini in obračunski listi plač) pa so pomembne
Nastavitve samega modula. Nastavitve na knjigah dokumentov in nastavitvah modulov so
obravnavane v poglavju 2.3.2.5. Urejanje nastavitev na knjigah dokumentov in nastavitvah
modulov.
Ostale dokumente v eRegistrator vlagamo ročno. Pri samem postopku vlaganja moramo
določiti na katero vrsto dokumenta želimo dokument vložiti. Načini dodajanja dokumentov v
eregistartor so predstavljeni v poglavju 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistrator.
Nastavitve na vrsti dokumenta torej določajo način pošiljanja v elektronski arhiv in čas
hranjenja posamezne vrste dokumenta. Hrambo določajo:
klasifikacijski znak,
tip gradiva,
rok hrambe,
ponudnik storitev,
zamik pri pošiljanju in
dodatni parametri.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 4 9
Ko je dokument oddan v elektronski arhiv, nam je v eRegistratorju še vedno na razpolago za
branje. Če želimo dokument urejati, ga moramo prevzeti iz elektronskega arhiva.
Dokument se bo v eRegistratorju hranil, dokler ga ne bomo z ukazoma Izločanje dokumentov
in Uničenje dokumentov izbrisali iz eRegistratorja. Izločanje dokumenta v elektronskem
arhivu pri ponudniku je odvisno od posameznega ponudnika storitev elektronskega
arhiviranja.
Primer hrambe prejetega e-računa:
Prejeti e-račun uvozimo v Knjigo prejetih računov. Na Knjigi dokumentov prejetih računov je
nastavljeno, da se vsi uvoženi dokumenti hranijo pod vrsto dokumenta PR. Prejeti e-račun se zato
uvozi pod vrsto dokumenta PR.
Vrsta dokumenta PR ima naslednje nastavitve:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 0
Dokument se bo v eRegistrator vložil pod naslednjimi pogoji:
klasifikacijski znak 450 (računovodski dokumenti),
dokumentarno gradivo (ker je tako določeno na klasifikacijskem znaku),
hranil se bo 10 let,
hranil se bo pri E-Arhivu Pošte Slovenije,
v arhiv se bo samodejno poslal čez 30 dni po vložitvi v eRegistrator.
Dokument ima status peščene ure . To pomeni, da se bo v arhiv samodejno oddal po periodiki
določeni na vrsti dokumenta (v našem primeru 30 dni). V tem času lahko dokument pregledujemo in
urejamo.
Po 30 dneh dokument dobi status pošiljanja v arhiv . Ko ga ponudnik elektonskega arhiva sprejme,
pošlje povratnico, da je dokument sprejet. V eRegistartorju dokument dobi status . Ko ima
dokument status elektronskega arhiviranja, ga urejati ne moremo več, v eRegistratorju ga imamo le na
vpogled za branje.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 1
Če želimo dokument spreminjati, ga moramo elektronskega arhiva prevzeti z izbiro
. Urejen dokument uredimo in shranimo. V arhiv se bo poslal čez 30 dni, saj
je tako določeno n vrsti dokumenta PR.
Po 10 letih bomo dokument izločili iz eRegistratorja z ukazom Izloči po roku hrambe ter Uničenje
dokumentov.
1.3. NASTAVITVE ZA UREJENO HRAMBO
DOKUMENTOV
Da se bodo dokumenti uspešno pošiljali v arhiv, moramo:
uredili klasifikacijski načrt in
urediti vrste dokumentov.
Nastavitve in varnost urejamo preko Administracija – eRegistartor. Za upravljanje z
administracijo in varnostnim sistemom eRegistratorja je pooblaščen le določen posameznik
oziroma posamezniki v organizaciji. To so administratorji oziroma skrbniki eRegistratorja.
1.3.1. KLASIFIKACIJSKI NAČRT
Klasifikacijski načrt predstavlja klasificiranje dokumentov eRegistratorja v skladu z
zakonodajo in internimi akti podjetja (notranjimi pravili). Na posameznem klasifikacijskem
znaku so določena leta hrambe ter status arhivsko in/ali trajno gradivo. Klasifikacijske znake
povezujemo z vrstami dokumentov.
Do klasifikacijskega načrta organizacije dostopamo preko Administracija – eRegistrator –
Klasifikacijski načrt.
Odpre se nam preglednica s klasifikacijskim načrtom. Klasifikacijski znaki so lahko razvrščeni
v različne Klasifikacijske skupine zato bodite pozorni, na katero Klasifikacijsko skupino ste
omejeni pri pregledu.
Zapise na posameznem klasifikacijskem znaku lahko pregledujemo in popravljamo z
dvoklikom na vrstico oziroma s klikom na Popravi zapis. Vsako spremembo moramo potrditi
z gumbom Potrdi sicer se le-te ne shranijo.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 2
1.3.1.1. Uvoz klasifikacijskega načrta
V kolikor podatkov oziroma zapisov klasifikacijskih znakov v Klasifikacijski skupini ni,
moramo klasifikacijski načrt uvoziti. V zgornjem desnem kotu okna izberemo gumb Uvoz
podatkov. Ponudita se nam dva načina uvoza klasifikacijskega načrta, in sicer:
Uvoz iz tekstovne datoteke, ter
Uvoz – Logitus (ta možnost je siva, v kolikor nimamo vzpostavljene povezave z
elektronsko hrambo pri ponudniku Logitus).
Z izbiro ene ali druge možnosti načina uvoza klasifikacijskega načrta se odpre okno kot na
sliki.
Pri izbiri Klasifikacijske skupine v spustnem seznamu izberemo želeno klasifikacijsko
skupino. V kolikor uporabljate ali boste uporabljali modul Knjiga pošte priporočamo, da
klasifikacijski načrt uvozite v klasifikacijsko skupino Knjiga pošte (v modulu Knjiga pošte je
namreč omenjena klasifikacijska skupina privzeta). Klasifikacijski uvozimo le v eno od štirih
skupin, saj se s tem izognemo nepotrebnemu podvajanju podatkov v šifrantu.
Polje Datoteka za uvoz je aktivno le v primeru, da izberemo Uvoz iz tekstovne datoteke. Na
tem mestu vpišemo pot do direktorija, kamor smo izvozili oziroma shranili TXT datoteko
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 3
Klasifikacijskega načrta (npr. C:\SAOP datoteke\saop 2005\icenter). V kolikor smo izbrali
Uvoz – Logitus je pot do datoteke že pred nastavljena in je polje neaktivno (sivo).
V kolikor klasifikacijski načrt uvažamo v prazno klasifikacijsko skupino (šifrant je neizpolnjen,
gre za prvi uvoz), izberemo možnost Samo dodajanje zapisov. Če želimo le dodati in
popraviti manjkajoče klasifikacijske znake, izberemo Dodajanje in spreminjanje zapisov. V
kolikor želimo povoziti obstoječi klasifikacijski načrt v določeni klasifikacijski skupini, pa
izberemo možnost Prekrijemo obstoječe stanje.
S klikom na Potrdi, se aktivira prenos podatkov. Klasifikacijski znaki se zapišejo v
preglednico Klasifikacijskega načrta.
1.3.2. VRSTE DOKUMENTOV
Vrste dokumentov predstavljajo osnovni gradnik eRegistratorja, ki omogoča združevanje
dokumentov in postavljanje pravil za ravnanje z njimi. Vezane so na klasifikacijske znake v
klasifikacijskem načrtu.
Do vrst dokumentov dostopamo preko Administracija - eRegistrator - Vrste dokumentov.
Odpre se nam preglednica vrst dokumentov, ki ste jih uredili z nastavitvami
eRegistratorja.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 4
1.3.2.1. Urejanje vrst dokumentov
Za kreiranje nove vrste dokumenta kliknemo na gumb Vnesi zapis, za popravljanje obstoječe
vrste dokumenta pa izberemo gumb Popravi zapis oziroma dvokliknemo na vrstico izbrane
vrste dokumenta. Odpre se nam okno z nastavitvami posamezne vrste dokumenta.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 5
Šifra – pri dodajanju novega zapisa vpišemo šifro vrste dokumenta. V kolikor urejamo
obstoječo vrsto dokumenta, šifre ne moremo spreminjati.
Klasifikacijska skupina/znak – izberemo skupino/znak iz klasifikacijskega načrta, ki
opredeljuje mesto vrste dokumenta v klasifikacijskem načrtu. Dokumenti hranjeni pod to
vrsto dokumenta se bodo v elektronskem arhivu hranili glede na nastavitve na izbranem
klasifikacijskem znaku, v kolikor ne bomo v nadaljevanju ne bomo določili drugače.
Naziv – vpišemo naziv vrste dokumenta
Tip gradiva – določa v kateri tip gradiva razvrščamo dokumente ki se bodo hranili pod to
vrsto dokumentov. Izbiramo med:
o Iz klasifikacijskega znaka – je postavljena kot privzeta nastavitev na posamezni vrsti
dokumenta. Pomeni, da se upošteva tip dokumenta določen na klasifikacijskem
znaku.
o Arhivsko gradivo – izbira te nastavitve 'prekrije' nastavitve na klasifikacijskem znaku.
Dokument se bo neglede na določilih klasifikacijskega znaka hranil kot arhivsko
gradivo.
o Trajno dokumentarno gradivo - izbira te nastavitve 'prekrije' nastavitve na
klasifikacijskem znaku. Dokument se bo neglede na določilih klasifikacijskega znaka
hranil kot trajno dokumentarno.
Rok hrambe: Vpišemo leta hrambe, v kolikor se dokument hrani za različno časovno
obdobje, kot je določeno na klasifikacijskem znaku.
Stopnja zaupnosti – izberemo stopnjo zaupnosti vrste dokumenta (Interno, Javno ali
Zaupno)
Obvezen podpis (če je PDF, podpiši PDF) – če je označen pomeni, da je za vrsto
dokumenta podpis obvezen. V kolikor dokumenta ne podpišemo, se ne shrani v
eRegistrator.
Obvezen razlog podpisa – če je označen pomeni, da je za vrsto dokumenta ob
podpisovanju obvezna navedba razloga podpisa. V kolikor razloga ne navedemo, podpis
ni možen.
Časovni žig – če je označen pomeni, da se za vrsto dokumenta overi tudi čas podpisa s
strani ponudnika certificiranega časovnega žigosanja.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 6
Ponudnik storitev – na spustnem seznamu izberemo ponudnika storitev arhiviranja.
Trenutno je SAOP možno povezati z eArhivom Pošte Slovenije, eHrambo Logitus in
eHrambo Mikrografija.
Zamik pri pošiljanju (se aktivira ko izberemo ponudnika storitev) - izbiramo med
naslednjimi možnostmi pošiljanja:
o Brez avtomatskega pošiljanja – prepis dokumentov v elektronski arhiv mora za vsak
posamezen dokument te vrste sprožiti operater iCentra ročno.
o Pošlji takoj po vpisu dokumenta – v trenutku zapisa dokumenta v eRegistrator se ta
samodejno prepiše še v elektronski arhiv.
o Pošlji čez X dni - dokumenti te vrste se samodejno prepišejo v elektronski arhiv čez X
dni po zapisu v eRegistartor.
Dodatni parametri - vpišemo dodatne parametre povezave s ponudnikom. Podatki so
odvisni pod ponudnika s katerim se povezujemo. V nadaljevanju so opisani dodatni
parametri za povezavo na eArhiv Pošte Slovenije in za povezavo z eHrambo Logitus.
eArhiv Pošte Slovenije
o Vozlišče – vpiše se vozlišče v eArhivu Pošte Slovenije, v katerega se shranjujejo
oddani dokumenti. Če ne vpišemo nič, se dokumenti shranijo v vozlišče
Nerazporejeni dokumenti.
o Shrani na počasni medij (predlaga se 2 leti) – vpiše se čas v letih od oddaje v arhiv,
ko se dokumenti iz hitro dostopnega medija prenesejo na počasen medij. Dokumenti
so še vedno arhivirani pri ponudniku, le dostop do njih je nekoliko daljši.
eHramba Logitus
o Opis - vpišite poljuben opis, po katerem boste poiskali dokument v eHrambi.
Priporočamo, da je ta enak Šifri vrste dokumenta.
1.3.2.2. Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z
Pred začetkom urejanja nastavitev eRegistratorja so se dokumenti avtomatično hranili pod
vrste dokumentov stranke (S) in zaposlene (Z).
Vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O), stranke
(S) in zaposleni (Z) ne omogočajo izbire ponudnika elektronske hrambe ter s tem nastavitev
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 7
let hrambe in arhivskega oziroma trajnega gradiva. Dokumentov shranjenih pod te vrste
dokumentov v elektronsko hrambo ne morete pošiljati.
V kolikor se vam je dokument, ki ga želite hraniti v elektronskem arhivu, shranil pod eno od
omenjenih vrst dokumentov ali pa se je hranil pod napačno vrsto dokumenta, je potrebno to
na posameznem dokumentu ročno popraviti.
V eRegistratorju poiščite napačno vložen dokument. Postavite se nanj in izberite gumb
Lastnosti.
Odpre se vam okno Lastnosti dokumenta. Poiščite podatek o Vrsti dokumenta in s klikom na
odprite preglednica Vrste dokumentov. Izberite pravo vrsto dokumenta – vrsto, pod
katero se mora dokument hraniti v elektronskem arhivu. S klikom na Potrdi shranite
spremembe.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 8
1.3.2.3. Varnost posamezne vrste dokumentov
Da v pregledu dokumentov v eRegistratorju zagotovimo varnost nad pregledi dokumentov,
moramo za posamezno vrsto dokumenta urediti varnostni sistem. Tako kot do sedaj določeni
zaposleni niso imeli vpogleda v fascikel določenih dokumentov, je tudi z varnostnim
sistemom eRegistratorja mogoče prepovedati vpogled v določene vrste dokumentov.
Varnost uredimo na vseh vrstah dokumentov in sicer tako, da se postavimo na želeno vrsto
dokumenta in kliknemo na . Odpre se nam preglednica za vrsto dokumenta,
na kateri se trenutno nahajamo.
Navpično so prikazane skupine operaterjev, vodoravno pa dejanja oziroma delo z dokumenti:
Brez pooblastil (povsod so križci) – dokumenti, shranjeni pod to vrsto dokumentov, v
eRegistratorju niso vidni.
Seznam – s tem pooblastilom dodelimo vpogled v seznam dokumentov, shranjenih pod
to vrsto dokumentov. Dokumenti so sivi in jih ne moremo odpirati za branje ali
spreminjanje. Prav tako ne moremo urejati lastnosti teh dokumentov.
Branje – s tem pooblastilom dodelimo možnost do branja dokumentov, shranjenih pod to
vrsto dokumentov. Dokumente lahko pregledujemo, kopiramo, izvažamo iz
eRegistratorja, jih pošiljamo po elektronski pošti. Lastnosti dokumentov so nam vidne,
vendar jih ne moremo spreminjati.
Spreminjanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost urejanja dokumentov, shranjenih
pod to vrsto dokumentov. Dokumente lahko dodajamo v eRegistrator, jih prevzemamo v
spreminjanje in jih urejene vračamo v eRegistrator. Lastnosti dokumentov so nam vidne,
lahko jih tudi spreminjamo.
Brisanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost brisanja dokumentov, shranjenih pod to
vrsto dokumentov.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 5 9
Pooblastila dodajamo tako, da se postavimo v polje, kjer želimo dodati pravice, ter z desnim
klikom miške aktiviramo možnost oziroma .
Z izbiro gumba Potrdi potrdimo vnesena pooblastila.
Za vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O),
stranke (S) in zaposleni (Z) priporočamo, da dodate pooblastila največ do branja
dokumentov. S takimi nastavitvami pooblastil vsem operaterjem onemogočimo, da bi pod te
vrste dokumentov karkoli shranjevali.
1.3.2.4. Pregled pooblastil na vrstah dokumentov
V preglednici vrsto dokumentov je spodaj levo gumb . S klikom na , se
nam odpre spustni meni z dvema možnostma:
, ki nam odpre okno z OLAP pregledom pooblastil na vrstah
dokumentov eRegistratorja (slika spodaj)
, ki omogoča ponastavitev varnostnega sistema vezanega
na vrste dokumentov. S to izbiro postanejo vsi dokumenti dostopni vsem operaterjem.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 0
1.3.2.5. Urejanje nastavitev na knjigah dokumentov in
nastavitvah modulov
Da se bodo dokumenti samodejno vlagali v eRegistrator on uvozu oziroma izdaji dokumenta,
moramo urediti tudi nastavitve na Knjigah dokumentov in Nastavitvah posameznih modulov.
Prejeti računi iz Knjige prejetih računov
Knjiga prejetih računov – Šifranti – Knjige dokumentov. Izberemo knjigo in jo s klikom na
popravi zapis odpremo. V polju Vrsta dokumenta izberemo šifro vrste dokumenta, ki
določa pravilno hrambo prejetih e-računov. Šifro izberemo iz šifranta s klikom na .
Vsi prejeti e-računi njihove priloge se bodo v eRegistrator uvozili pod vrsto
dokumenta določeno na tem mestu. Hranili se bodo po pogojih, določeni na tej
vrsti dokumenta.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 1
Izdani računi iz Fakturiranja
Fakturiranje – Šifranti - Knjige dokumentov. Izberemo knjigo in jo s klikom na popravi
zapis odpremo. V polju Vrsta dokumenta izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa
pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro izberemo iz šifranta s klikom na .
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 2
Izdani računi iz Obračuna storitev
Obračun storitev – Nastavitve programa – Povezave. V polju Vrsta dokumenta izberemo
šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro izberemo iz
šifranta s klikom na .
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 3
Naročilnice in dobavnice iz Naročila dobaviteljem in Kupcev
Dobavitelji in kupci – Šifranti – Knjige naročil. Izberemo knjigo (bodite pozorni na vrsto
knjige – Naročilo kupca, Naročilo dobavitelju) in jo s klikom na popravi zapis odpremo. V
polju Vrsta dokumenta izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih
e-računov. Šifro izberemo iz šifranta s klikom na .
Naročilo kupca
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 4
Naročilo dobavitelja
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 5
Opomini, ki jih izdajamo iz Spremljanja plačil računov
Spremljanje plačil računov – Nastavitve programa – Povezave. V polju Vrsta dokumenta
izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro
izberemo iz šifranta s klikom na .
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 6
Opomini, ki jih izdajamo iz Dvostavnega knjigovodstva – Izterjava - Opominjanje
Dvostavno knjigovodstvo – Nastavitve programa – Opominjanje. V polju Vrsta dokumenta
izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro
izberemo iz šifranta s klikom na . V primeru, da uporabljate stopenjsko opominjanje, to
nastavitev uredite tudi na zavihkih 2. in 3. opomin.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 7
Obračunski listi plač v Obračunu plač zaposlenim.
Obračun plač zaposlenim – Nastavitve programa – Splošno. V polju Vrsta dokumenta
izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro
izberemo iz šifranta s klikom na .
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 8
2. DOKUMENTACIJA V EREGISTRATORJU
Kako voditi poslovne dogodke?
Načinov za vodenje poslovnih dogodkov različnih entitet je več, pomembna je organiziranost
dela. Nekatere dogodke lahko spremlja določen dokument (sklenitev pogodbe, prejeto
naročilo…), druge ne (telefonski klic, osebni dogovor…).
Vse poslovne dogodke vodimo na Dogodkih entitet. Do njih dostopamo preko šifranta
strank / zaposlenih / artiklov / osnovnih sredstev. Iz šifranta izberemo in želeno npr. šifro
stranke. Z dvoklikom jo odpremo in izberemo zavihek Dogodki.
Primer zabeležke telefonskega klica stranke:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 6 9
V kolikor poslovni dogodek spremlja dokument, tega preko priponke dodamo v eRegistartor.
Kako urediti poslovno dokumentacijo?
Nekateri dokumenti nastajajo že med določenimi procesi v SAOP iCentru, npr. zdani računi,
izdane naročilnice, obračunski listi, obvestila o letnih dopustih, opomini pri stopenjskem
opominjanju, itd. Ostalo dokumentacijo pa lahko dodajamo na različne načine predstavljene
v poglavju 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistrator.
V SAOP iCentr eRegistrator lahko urejamo elektronsko dokumentacijo na nivoju šifrantov:
strank,
artiklov,
zaposlenih,
osnovnih sredstev,
delovnih mest (za proizvodnja podjetja) in
naprav (za servisne dejavnosti).
Znotraj teh entitet se dokumenti hranijo na posamezne subjekte (npr. na šifro stranke).
Dokumente lahko hranimo v glavni mapi subjekta ali pa jih razvrstimo v podmape, kreirane
hierarhično ali večnivojsko.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 0
SAOP raziskovalec dokumentov je namenjen spremljanju dokumentu posamezne stranke /
zaposlenega / artikla / osnovnega sredstva. Do raziskovalca dostopamo preko šifranta
strank, artiklov, zaposlenih in osnovnih sredstev. V šifrantu poiščemo npr. želeno stranko in
jo z dvoklikom odpremo. V zgornjem desnem kotu nato poiščemo in izberemo ikono za
SAOP raziskovalec dokumentov.
Odpre se nam preglednica SAOP raziskovalec:
V osrednjem oknu imamo pregled nad dokumenti izbrane stranke. Seznam teh se spreminja
glede na izbrano mapo (v levem delu SAOP raziskovalca). Iz zgornjega primera je vidno, da
dokumente lahko razvrščamo v mape in podmape.
Novo mapo kreiramo tako, da se z desnim klikom miške postavimo na šifro stranke (prva
mapa v drevesu) in izberemo možnost Nova mapa. Odpre se nam okno, kjer vpišemo naziv
nove mape.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 1
Že aktivni mapi lahko kreiramo podmapo. Postopek je isti, le da se namesto na mapo s šifro
stranke postavimo na mapo, kateri želimo kreirati podmapo (sistem odpiranja map je
podoben kot v sistemu MS Office).
Mapa se odpre le na izbrani šifri stranke / zaposlenega / artikla / osnovnega sredstva.
To pomeni, da moramo za vsako šifro stranke / zaposlenega / artikla / osnovnega sredstva
kreirati lastne mape in podmape za pregledno in sistematično razvrščanje dokumentov.
Primer urejene poslovne dokumentacije stranke:
Primer urejene poslovne dokumentacije zaposlenega:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 2
Primer urejene poslovne dokumentacije osnovnega sredstva:
2.1. DOSTOP DO DOKUMENTOV
Poleg SAOP raziskovalca lahko do dokumentov v eRegistratorju dostopamo na več načinov,
in sicer:
Pregled nad dokumenti, do katerega dostopamo preko Moduli – eRegistrator.
Omogoča nam pregled nad vsemi dokumenti v eRegistratorju.
Preko že omenjenega Raziskovalca dokumentov na šifrantih strank, artiklov,
zaposlenih in osnovnih sredstev. Omogoča nam, pregled nad dokumenti posamezne
entitete (npr. stranke).
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 3
Kjerkoli v modulih iCentra preko pasice s priponkami dokumentov. Omogoča nam,
pregled nad dokumenti posamezne entitete (npr. stranke).
Preko posameznih fasciklov. Do preglednice fasciklov dostopamo preko Bližnjice –
Šifranti – Fascikli. Za dostop do posameznega dokumenta se postavimo na želen
fascikel in izberemo .
Preko SAOP Razporejevalca opravil, do katerega dostopamo s klikom na F10.
Opravilo ima aktivno pasico s priponkami dokumentov in s tem možnost dostopanja
do dokumentov hranjenih v eRegistartor.
Neglede na način dostopa je vpogled v dokumente vedno v skladu s pooblastili
varnostnega sistema.
2.2. PRAVICE PREGLEDA IN DELA Z DOKUMENTI
Do dokumentov eRegistratorja lahko dostopajo vsi operaterji. Privzeto imajo vsi operaterji
dostop do vseh dokumentov, zaščiteni so le dokumenti zaposlenih, do katerih lahko
dostopajo le tisti operaterji, ki sicer dostopajo do šifranta zaposlenih (OPZ, KE).
Z naprednimi funkcijami eRegistratorja pa lahko te dostope omejujemo. Na nivoju vrste
dokumenta (prejeti račun, pogodba, dobavnica…) določimo operaterjem pooblastila (glej
poglavje 2.3.2.3. Varnost posamezne vrste dokumentov). Operater na tak način dostopa le
do tistih dokumentov, za katere ima pooblastilo.
Glede na pooblastila, ki jih imamo pri delu z dokumenti določene vrste dokumentov, so
vrstice obarvane na tri načine:
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 4
Sivi dokumenti so vidni na samem seznamu, vendar z njimi ne moremo delati nič.
Modre dokumente v preglednici lahko odpiramo za branje in jih kopiramo.
Črne dokumente lahko odpiramo za branje in spreminjanje, lahko jih tudi kopiramo. V
kolikor ima operater pravico do brisanja posamezne vrste dokumenta iz
dokumentnega sistema, lahko dokument obarvan črno, tudi briše.
2.3. MOŽNOSTI PREGLEDA IN FILTRIRANJA
Neglede na način dostopa, so dokumenti shranjeni eRegistrator so prikazani v obliki
preglednice. Vedno bodite pozorni na omejitev pregleda , ki
ga najdete v spodnjem levem vogalu preglednice. Privzeta vrednost je vedno prikaz
podatkov za petdeset (50) dokumentov. Število prikazanih dokumentov spremenimo tako,
da v polje za vnos števila prikazanih zadetkov v orodni vrstici preglednice, vpišemo
željeno število prikazanih zadetkov. Največje možno število je 5000.
Dokumente razvrščamo po posameznih stolpcih s klikom na naslovno celico stolpca. Če pri
izboru stolpca sočasno držimo tipko Shift, se nam razvrstitev prikaza po izbranem stolpcu
doda na že izbrano razvrstitev.
Primer: Če želimo izbrati razvrstitev po avtorjih dokumentov kliknemo na naslov stolpca Avtor in
prikazani podatki se nam razvrstijo po avtorjih. Če želimo dodatno razvrstiti še dokumente po datumu
nastanka v okviru avtorja, izberemo gumb Shift ter kliknemo na naslov stolpca Datum nastanka.
Za sistematičen pregled podatkov in iskanje dokumentov se poslužujemo različnih filtrov.
Uporaba teh je predstavljena v nadaljevanju.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 5
2.3.1. FILTRIRANJE S POMOČJO KLASIFIKACIJSKEGA
NAČRTA
na orodni vrstici je namenjen filtriranju po klasifikacijskem
načrtu oziroma po klasifikacijskih znakih in vrstah dokumentov. Filtriranje pričnemo s klikom
na , ki odpira okno za izbor klasifikacijskega znaka oziroma vrste dokumenta. Izbiro
potrdimo s klikom na in s tem aktiviramo filter.
Filtriranje po klasifikacijskem načrtu zaključimo s klikom na , s čimer spet omogočimo
prikaz vseh vrst dokumentov.
2.3.2. FILTRIRANJE PO STATUSIH DOKUMENTOV
Prvih pet stolpcev preglednice dokumentov je fiksnih in prikazujejo status dokumenta, status
podpisa dokumenta, tip dokumenta in status arhiviranja dokumenta:
- dokument je v spreminjanju. Vrstica takega dokumenta je prikazana krepko, v rdeči
barvi. Če gremo z miško preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo in kje (na
katerem računalniku) je prevzel dokument v urejanje. Operater, ki je dokument prevzel,
odpira delovno različico dokumenta. Ostali operaterji pa lahko berejo zadnjo potrjeno
različico dokumenta.
- dokument je zaklenjen. Vrstica takega dokumenta je rdeče barve. Če gremo z miško
preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo je dokument zaklenil. Dokument je
možno le odpreti, brati in kopirati. Spreminjanje ni mogoče.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 6
- dokument je brisan. Dokument je bil z izbiro (briši) izločen iz eRegistratorja.
- dokument je izločen. Dokumentu je potekel rok hrambe in je bil s skrbniško funkcijo
izločen iz eRegistratorja.
- dokument je uničen. Vsi (brisani) in (izločeni) dokumenti se hranijo v direktoriju
izločenih dokumentov. Ko jih s skrbniško funkcijo uničimo iz tega direktorja, se vsebina
dokumenta uniči. Ostanejo nam samo meta podatki dokumenta.
- podpisana je PDF datoteka po standardih za podpisovanje PDF datotek.
- podpisana je ovojnica z datoteko.
- dokument čaka na ročno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku.
- dokument čaka na samodejno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku. Oddal se
bo po periodiki, ki je določena na posamezni vrsti dokumenta.
- dokument je v fazi oddaje v elektronski arhiv pri ponudniku. Postopek oddaje se je
pričel, ni pa še povratne informacije od ponudnika, da je dokument uspešno prejel.
- dokument je bil uspešno oddan v elektronski arhiv pri ponudniku.
Po statusih dokumentov se filtriramo tako, da se postavimo v polje pod naslovno celico
posameznega stolpca s statusi in s klikom na aktiviramo spustni seznam. Izberemo
želeni status.
Primer: Po statusu dokumenta iščemo zaklenjene dokumente – dokumente, ki jih ne moremo prevzeti
v spreminjanje.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 7
2.3.3. FILTRIRANJE Z UPORABO ENOSTAVNIH FILTROV
Prikazane dokumente lahko filtriramo s pomočjo vnosa podatkov v vrstico filtra, ki omogoča
enostavno definicijo (vnos ključnih podatkov) za prikaz dokumentov.
V prazno polje (označeno na sliki) vpišemo alfa numerične znake po katerih iščemo določen
dokument. Iščemo lahko po poljubnih stolpcih, vedno pa znake omejimo s %.
Primer: Po imenu dokumenta iščemo dokument, ki ima v svojem nazivu znake 1212.
2.3.4. FILTRIRANJE S PRED NASTAVLJENIMI HITRIMI
FILTRI
Z izborom deljenega gumba zaženemo izbor pred nastavljenih in hitrih filtrov. Vsi
operaterji imajo privzeto nastavljene tri sistemske filtre:
- prikaže dokumente, katerih avtor je prijavljeni operater iCentra.
- prikaže dokumente, ki jih je v urejanje prevzel prijavljeni operater iCentra.
- prikaže dokumente, ki jih je zaklenil prijavljeni operater iCentra.
Poleg tega lahko vsak operater dodaja med hitre filtre še lastne pred nastavljene filtre. Z
izborom aktiviramo preglednico, kjer filtre urejamo. S klikom na (dodaj) ali
(popravi) se nam odpre okno za nastavitev pogojev filtra. S klikom na (briši) obstoječe
filtre pobrišemo.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 8
V zgornjem delu okna za izgradnjo filtra vnesemo želene pogoje izbora prikazanih podatkov.
Ko pogoje definiramo, v spodnji del vnesemo še naziv filtra ter ga poljubno dodamo v skupno
rabo z ostalimi operaterji.
S klikom na shranimo vnesene pogoje in se vrnemo v preglednico filtrov
eRegistratorja. Klik na nam omogoča predogled filtriranih podatkov, vendar
ostanemo v oknu za izgradnjo filtra. S klikom na pa zapustimo okno za urejanje
filtrov, zadnji vnosi in nastavitve pa se nam ne shranijo.
Urejene filtre moramo dodati še na seznam hitrih filtrov, da bomo do njih lažje dostopali. Z
izborom aktiviramo preglednico s filtri. S klikom na se odpre okno za izbor
dodatnih hitrih filtrov eRegistratorja.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 7 9
Na levi strani okna za nastavitev hitrih filtrov eRegistratorja vidimo filtre, ki so nam na voljo za
uporabo pri nastavitvi hitrih filtrov. Vidni so nam lastni filtri ter filtri drugih operaterjev, ki so
dani v skupno rabo. Na desni strani okna imamo hitre filtre, ki so že nastavljeni za uporabo.
Filter dodamo v uporabo tako, da kliknemo nanj ter ga, brez da bi popustili klik na miški, iz
levega okna prenesemo v desno okno med filtre v uporabi.
Če želimo hitri filter odstraniti iz uporabe na določenem oknu v preglednici, se postavimo
nanj ter z desnim klikom miške aktiviramo možnost . Po potrditvi se nam bo
izbrani filter odstranil iz seznama.
Za lažji in bolj pregleden izbor hitrih filtrov, lahko sorodne filtre tudi združimo. V ta namen
moramo v desnem okencu oblikovati skupine. Novo skupino naredimo tako, da z desnim
klikom miške aktiviramo možnost . Odpre se nam okno, kjer skupino
poimenujemo in potrdimo. Izbrane sorodne filtre nato prenesemo v oblikovano skupino (na
isti način kot filtre prenašamo iz levega v desno okno).
Skupine hitrih filtrov brišemo na enak način kot brišemo hitre filtre. Skupine hitrih filtrov, ki
vsebujejo podrejene filtre, ni mogoče brisati.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 0
2.4. DODAJANJE DOKUMENTOV V EREGISTARTOR
Dokumente v eRegistrator dodajamo na naslednje načine:
S kopiranjem dokumentov v eRegistrator
Z optičnim branjem dokumentov
Z izdelavo dokumentov iz vzorcev v eRegistrator
Z izdelavo dokumentov iz obstoječih dokumentov v eRegistrator
S samodejnim shranjevanjem dokumentov iz modulov iCentra
Z neposrednim shranjevanjem list in izvozov iz poročil SAOP Poročevalca
S pomočjo dodajanja dokumentov neposredno iz zunanjih klientov povezanih z
eRegistratorjem preko vmesnika
V fazi dodajanja dokumenta se odpira okno za Dodajanje dokumentov.
Podatke se ne glede na način dodajanja vedno izpolnjuje na enak način, in sicer:
Po želji spremenimo ime dokumenta.
Vpišemo ali izberemo subjekt, na katerega bo
dokument hranjen. Najprej se moramo v polju
Skupina omejiti na pravi šifrant. Šele izbira
šifranta nam omogoča izbiro subjekta (npr.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 1
stranka dobavitelj/kupec). Subjekt določimo v polju Šifra, kamor vpišemo naziv ali
interno šifro subjekta ali pa s klikom na dostopamo v šifrant.
Ko določimo subjekt, moramo določiti mapo
subjekta, v katero bo dokument odložen. S
klikom na se nam odpre drevesna struktura
map izbranega subjekta.
V kolikor v eRegistartor dostopamo iz
Raziskovalca, nam subjekta in mape
dokumentov ni potrebno izbirati, saj je to
določeno s tem, kje v Raziskovalcu se nahajamo.
Vpišemo ali izberemo vrsto dokumenta. Izbiramo lahko med vrstami dokumentov, za
katere imamo najmanj pravico do spreminjanja.
V kolikor dokument spada v fascikel, na tem mestu vpišemo ali izberemo fascikel.
Izbiramo lahko med fascikli, na katerih smo pooblaščeni za urejanje dokumentov.
Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen digitalni podpis, se na tem mestu izpiše še
digitalno potrdilo za podpis dokumenta.
Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen zapis razloga podpisa, ga moramo na tem
mestu vnesti.
Poljubno lahko dodamo komentar.
S klikom na se dokument shrani v eRegistrator.
2.4.1. KOPIRANJE DOKUMENTOV V EREGISTRATOR
Dokument dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na računalniku) kopiramo, v
eRegistartorju pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico dokumentov.
Z izbiro ukaza se odpre okno za Dodajanje dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v
uvodu v poglavje 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistartor.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 2
2.4.2. OPTIČNO BRANJE PAPIRNIH DOKUMENTOV
Dodajanje dokumentov v eRegistartor s pomočjo optičnega branja papirnih dokumentov
(skeniranja) zaženemo z izborom . Odpre se nam vmesnik za skeniranje
dokumentov.
Branje oziroma skeniranje dokumenta zaženemo s pomočjo gumba (skeniraj) v
zgornjem levem kotu.
Skeniramo lahko več dokumentov, pri čemer so odvisne nastavitve posamezne naprave za
optično branje dokumentov (urejamo preko gumba - nastavitve). V kolikor imamo
nastavljen samodejni podajalec, se dokumenti podajajo in skenirajo sami. Če pa skeniramo
posamično, moramo dokumente ročno prilagati in za vsakega izbrati možnost (skeniraj).
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 3
Pregled vseh dokumentov je na levi strani okna, prikazuje pa se nam dokument, na katerega
smo postavljeni (dokument v rdečem okvirčku).
Orodna vrstica preglednice nam
ponuja različne možnosti dodelave slike skeniranega dokumenta:
- dodaj sliko oziroma dokument iz direktorija na računalniku
- povečaj pogled nad dokumentom
- pomanjšaj pogled nad dokumentom
- prilagodi širino strani preglednemu oknu
- prilagodi višino strani preglednemu oknu
- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji naprej)
- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji nazaj)
- zavrti prikazano stran v desno
- briši prikazano stran
- zavrti celoten dokument (vse strani dokumenta) v desno
- uredi dokument (kontrast, osvetlitev, sivine,…)
S klikom na , zaključimo urejanje in dokument shranimo v eRegistrator. Gumb
omogoča skeniranje novega dokumenta, ki se bo pod istimi pogoji hranil v
Registrator.
Z gumbom zvržemo urejen skeniran dokument vendar ostanemo na vmesniku za
skeniranje, z gumbom pa zapremo vmesnik za skeniranje, dokument se nam ne
shrani.
Preden se dokument dokončno vloži v eRegistrator, se nam odpre še okno za Dodajanje
dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 3.4. Dodajanje dokumentov v
eRegistartor.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 4
2.4.3. NOV DOKUMENT IZ VZORCEV EREGISTRATORJA
Kaj so vzorci in kako jih urejamo?
Vzorci eRegistratorja so splošni osnutki, ki služijo za izdelavo novih dokumentov.
Primer: Imamo določen osnutek pogodbe o zaposlitvi. Tega namesto v MS Wordovem dokumentu ne
hranimo v posebni mapi na računalniku, temveč ga hranimo kot vzorec v eRegistratorju. Novo
pogodbo o zaposlitvi lahko na ta način uredimo, oblikujemo in hranimo kar preko eRegistartorja.
Če želimo vzorce uporabljati, moramo osnutke dokumentov najprej shraniti v direktorij
vzorcev. Dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vzorci. Vzorci dokumentov so
vezani na tip entitete (šifrant strank, artiklov, zaposlenih,…), zato moramo že v podmeniju
izbrati entiteto, na katero bomo vzorec hranili.
Odpre se okno SAOP Raziskovalca dokumentov na nivoju entitete.
Delo z vzorci je enako kot delo z dokumenti v SAOP Raziskovalcu dokumentov. Vzorce
dokumentov pripravimo z ustreznimi orodji (npr. MS Word, MS Excel, OO Write, OO
Calc,…), nato pa jih z ukazi za Kopiraj in Prilepi prenesemo med vzorce eRegistratorja.
Kako ustvarimo nov dokument iz vzorca?
Dodajanje dokumentov s pomočjo vzorcev eRegistratorja zaženemo v glavni preglednici z
izborom . Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, le da je namesto gumba
, gumb . Podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 3.4.
Dodajanje dokumentov v eRegistartor.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 5
Postopek zaključimo z izbiro gumba . Odpre se nam preglednica vzorcev, kjer
izberemo enega od vzorcev.
Po izboru vzorca nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko dokument
uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistartor, vendar je
še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko). Dokument moramo potrditi
oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj in izberemo gumb (vrni).
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 6
2.4.4. NOV DOKUMENT IZ EREGISTARTRORJA
Nov dokument lahko kreiramo tudi tako, da se postavimo na obstoječi dokument v
eRegistratorju in kliknemo na gumb (nov dokument). Pri tem nam predstavlja trenutno
izbrani obstoječi dokument v eRegistratorju vzorec za nov dokument. Odpre se nam okno za
Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 3.4.
Dodajanje dokumentov v eRegistartor.
S klikom na gumb nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko
dokument uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistrator,
vendar je še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko). Dokument moramo
potrditi oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj ter izberemo gumb (vrni).
V kolikor za izbrani dokument, ki predstavlja vzorec oziroma osnovo za nov dokument,
nimamo pooblastila za spreminjanje, ukaz ni aktiven.
2.4.5. NOV DOKUMENT IZ MODULOV SAOP ICENTER
Pri samodejnem shranjevanju dokumentov iz modulov SAOP iCentra v eRegistrator, moduli
poskrbijo za polnjenje ustreznih podatkov v lastnosti dokumenta.
2.4.6. NOV DOKUMENT IZ SAOP POROČEVALCA
Listine in izvoze poročila SAOP Poročevalca, ki se nahaja na zavihku Liste in izvozi poročila,
lahko neposredno shranimo v eRegistrator. To storimo tako, da izberemo listo oziroma izvoz,
ki ga želimo shraniti kot dokument v eRegistartor ter z desnim klikom izberemo možnost
.
Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v
uvodu v poglavje 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistartor
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 7
2.5. OSTALA OPRAVILA NA DOKUMENTIH
Nad preglednico z dokumenti je orodna vrstica z opravili, ki so vezana na dokumente
eRegistratorja. Do opravil dela z dokumenti pa lahko dostopamo tudi preko spustnega
menija, ki se odpre ko na dokumentu preglednici eRegistartorja izvedemo desni klik na
miško.
Za lažji pregled je v tem poglavju podan celoten seznam opravil. V kolikor je bilo oziroma bo
posamezno opravilo že obravnavano tekom navodil, je poleg kratkega opisa pripisano
poglavje, kjer se je/bo posamezno opravilo obravnavalo.
- dodajanje vzorca. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.4.3. Nov
dokument iz vzorcev eRegistartorja.
- optično branje dokumenta. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju
3.4.2. Optično branje papirnih dokumentov.
- pregled lastnosti dokumenta.
- filtriranje po klasifikacijskem načrtu. Opravilo je
podrobneje obravnavano v poglavju 3.3.1. Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta.
- osveži preglednico dokumentov.
- omejitev števila pregleda prikazanih dokumentov.
- hitri filtri. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.3.4. Filtriranje s pred
nastavljenimi hitrimi filtri.
- odpri dokument (dokument lahko odpremo tudi z dvoklikom na izbran dokument).
Morebitnih sprememb na dokumentu ne moremo shranjevati, saj imamo dokument le v
pregledu za branje. Odpre se zadnja potrjena verzija dokumenta. V kolikor odpiramo
dokument, ki ga kot prijavljeni operater spreminjamo, vidimo zadnjo delovno verzijo
dokumenta.
S klikom na lahko izberemo možnost , ki nam odpre okno Raziskovalca
operacijskega sistema MS Windows z datoteko dokumenta.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 8
Možno je sočasno odpiranje več dokumentov. Možnost odpiranja oziroma branja dokumenta
imajo samo operaterji s pooblastilom za branje posamezne vrste dokumenta.
- prevzem dokumenta v spreminjanje. V primeru, da želimo dokument spreminjati, ga
moramo prevzeti v urejanje. Iz zadnje potrjene različice dokumenta v eRegistratorju se na
delovni postaji prevzema (na računalniku) izdela osnutek nove verzije dokumenta, ki jo
spreminjamo.
V preglednici se dokument obarva rdeče in krepko. Ostali operaterji tako vedo, da imajo na
vpogled dokument, ki se ureja, da ga sami ne morejo urejati in imajo na vpogled 'staro'
različico dokumenta.
Možnost prevzemanja dokumenta imajo samo operaterji s pooblastilom spreminjanja
posamezne vrste dokumenta.
- vrni dokument oziroma potrditev spremenjenega dokumenta. Ko prevzeti dokument
uredimo, ga potrdimo in vrnemo v eRegistrator z izborom tega gumba. Dokument ni več
obarvan krepko rdeče, temveč postane spet črn. Nova verzija dokumenta se zapiše v
eRegistrator in postane dostopna tudi ostalim operaterjem.
Ob shranjevanju nove različice dokumenta se razveljavijo vsi morebitni podpisi na ovojnici
dokumenta. V primeru, da je za vrsto dokumenta obvezen podpis, je ob vračilu nove različice
dokumenta zahtevan nov digitalni podpis le-tega. Poljubno lahko ob vračilu dokumenta
zapišemo tudi komentar vezan na novo različico dokumenta.
Primer spreminjanja dokumenta ( prevzem in vrnitev):
Dokument ''DOPIS'' želimo
urediti, dopolniti z novimi
podatki. Postavimo se na
dokument in kliknemo na
(prevzemi) oziroma z desnim
klikom miške aktiviramo spustni
meni in izberemo Prevzemi.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 8 9
Prevzeti dokument se obarva
rdeče in krepko. Ko se s
kurzorjem postavimo na ikono
za spreminjanje, se nam izpiše
podatek o tem kdo in kje je
dokument prevzel.
Ko v MS Word zaključimo z
urejanjem, dokument shranimo
in zapremo.
V preglednici poiščemo
dokument, ki ga urejamo.
Postavimo se na dokument in
kliknemo na (vrni) oziroma
z desnim klikom miške
aktiviramo spustni meni in
izberemo Vrni.
Ob vračilu dokumenta se odpre
okno, kamor lahko vnesemo
komentar in ga potrdimo s
klikom na .
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 0
- prepoved spreminjanja dokumenta. Ko želimo, da dokumenta nihče ne more
spreminjati, ga zaklenemo. Dokument se obarva rdeče. Operaterji lahko tak dokument samo
berejo ali kopirajo. Možnost zaklepanja dokumenta je aktivna samo na dokumentih
operaterja, ki je avtor dokumenta in ko dokument ni v spreminjanju.
- sprostitev spreminjanja dokumenta. Ko želimo ponovno omogočiti spreminjanje
zaklenjenega dokumenta, ga s tem ukazom odklenemo. Dokument se obarva črno in je na
voljo za prevzem. Dokument lahko odklene le operater, ki je avtor dokumenta.
- preimenovanje dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do
spreminjanja.
- brisanje dokumenta. Nepotrebne dokumente, ki jih želimo izločiti, lahko brišemo. V
kolikor je dokument del fascikla, nas program na to opozori in zahteva dodatno potrdilo
brisanja. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do brisanja.
Izbrisan dokument se ne uniči popolnoma, temveč se shrani v direktorij izločenih
dokumentov. V tem direktoriju lahko operater s skrbniško funkcijo za posamezen brisan
dokument razveljavi brisanje. Več o tem si lahko preberete v poglavju 3.6. Upravljanje z
dokumenti.
- prenos dokumenta. V kolikor je dokument hranjen na napačen subjekt ali mapo, ga
lahko z izbiro tega ukaza prenesemo. Poleg dokumenta se prenesejo vse njegove različice in
Na vrsti dokumenta za urejani
dokument je določen obvezen
podpis, zato se ob vračilu
dokumenta odpre še digitalno
potrdilo za podpis. Izberemo
, saj se v nasprotnem
primeru dokument ne shrani.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 1
revizijska sled dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do
spreminjanja.
- kopiranje dokumenta v odložišče. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo
do branja.
- prilepi dokument iz odložišča. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.4.1.
Kopiranje dokumenta v eRegistartor.
- shranjevanje dokumenta v datotečni sistem. Gre za direktno kopiranje dokumenta v
direktorij (mapo) na računalniku. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do
branja.
- odpri in shrani kot nov dokument. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.4.4.
Nov dokument iz eRegistratorja.
- pripenjanje dokumenta v fascikel. Operater lahko dokument shrani v katerikoli fascikel,
na katerem je pooblaščen za upravljanje dokumentov. Možnost je aktivna za operaterje, ki
imajo pooblastilo do spreminjanja.
- podpis PDF datoteke po pravilih za podpisovanje PDF datotek. Možnost je aktivna za
operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.
- podpis ovojnice, v kateri se nahaja dokument izbran za podpis. Možnost je aktivna za
operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.
- oddaja dokumentov v arhiviranje pri ponudniku. S tem ukazom v arhiv oddamo
dokumente, ki jih ročno pošiljamo v arhiv . S tem ukazom lahko tudi predčasno pošljemo v
arhiv dokumente, ki se hranijo samodejno a imajo predviden čas oddaje v prihodnosti .
Ukaz je aktiven le za dokumente, ki imajo veljavno povezavo na ponudnika storitve hrambe.
Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do pregleda dokumentov.
Več o hrambi si lahko preberete v poglavju 2 Hramba elektronskih dokumentov.
- razvrščanje dokumentov. Z izbiro tega ukaza se nam podatki v preglednici dokumentov
razvrstijo po zadnjem izbranem razvrščanju pregleda po stolpcih.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 2
Opravila spustnega menija
Z desnim klikom na enem ali več dokumentih se odpre spustni meni z opravili, ki so možni na
dokumentu. Večina opravil je dosegljiva preko orodne vrstice in spustnega menija. Njihov
pomen je v obeh primerih enak. Nekatera opravila pa je možno izvesti samo preko
spustnega menija:
- omogoča pošiljanje dokumentov na dva načina. Prvi je , ki
pošlje izbrani dokument po elektronski pošti. Izbira , pa omogoča prepis
izbranih dokumentov v stisnjeno mapo izven eRegistratorja. Oodpre se nam okno, kjer
izberemo direktorij (mapo) na računalniku, kamor bomo stisnjeno mapo shranili. Možnost je
aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.
- omogoča dodajanje novega dokumenta ali nove bližnjice. S klikom na
lahko uvozimo nov dokument v eRegistrator iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz
raziskovalca datotek. Gumb pa omogoča direktno tvorjenje bližnjice v
eRegistratorju, ki kaže na zunanji vir, to je datoteko ali URL povezavo.
- omogoča pregled zgodovine dela z dokumentom. Možnost je
aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.
- omogoča pregled starejših verzij dokumenta. V kolikor dokument nima
shranjenih starejših verzij, je možnost neaktivna. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo
pooblastilo do branja dokumentov.
2.6. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI
Upravljanje z dokumenti eRegistratorja omogoča administratorjem eRegistratorja nekatera
opravila z dokumenti, ki običajnim operaterjem niso na razpolago.
Do upravljanja z dokumenti dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Upravljanje z
dokumenti. Odpre se podmeni, ki omogoča naslednja opravila:
omogoča odklepanje dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre
preglednica dokumentov, ki jih posamezni operaterji zaklepajo (dokumenti so v
eRegistratorju obarvani redeče in imajo status ). Na seznamu izberemo dokumente in
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 3
jih odklenemo. Administrator eRegistratorja lahko odklene vse zaklenjene dokumente, ne
glede na to kdo jih he zaklenil.
omogoča preklic prevzema dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre
preglednica dokumentov, ki jih imajo posamezni operaterji v prevzemu oziroma jih urejajo
(dokumenti so v eRegistratorju obarvani rdeče in krepko, imajo status ). Na seznamu
izberemo dokumente in jih vrnemo v eRegistartor. Administrator eRegistratorja lahko
vrne vse prevzete dokumente, ne glede na to kdo jih je prevzel in jih ima v spreminjanju.
omogoča preklic brisanja dokumentov. Dokumenti, ki so izločeni iz
uporabe v eRegistratorju (so brisani) se le označijo kot izločeni in skozi eRegistrator niso
več dostopni. V primeru, da je bil izločen napačen dokument, ima administrator možnost
preklicati brisanje in omogočiti ponovno dostopnost dokumenta. Z izborom te možnosti se
odpre preglednica izločenih dokumentov. Na seznamu izberemo dokumente in jim
razveljavimo brisanje.
omogoča izločitev dokumentov, ki jim je pretekel rok hrambe iz
eRegistratorja. Dokumenti imajo glede na svojo uvrstitev v klasifikacijski načrt različna
obdobja, ko se morajo hraniti v dokumentnem sistemu. Po preteku roka hrambe se lahko
dokumenti izločijo iz dokumentnega sistema in uničijo. Izločeni dokumenti se le označijo,
da so izločeni in skozi eRegistartor niso več dostopni. Če smo izločili dokumente, ki jih
nismo želeli jih lahko ponovno aktiviramo s Preklicem brisanja.
Z izborom te možnosti zaženemo izločanje dokumentov glede na rok hrambe. Ob zagonu
se nam odpre preglednica, kjer nastavimo parametre izločanja. Nastaviti moramo dva
parametra:
o Datum izločanja – uporablja se za izračun zapadlosti roka hrambe dokumenta.
Predlaga se zadnji dan preteklega leta.
o Uporabnik – je številka uporabnika iCentra katerega dokumente želimo izločati. Z
izbiro nič (0) izločamo dokumente vseh uporabnikov.
Vrste dokumentov, ki jih želimo izločiti označimo s kljukico v prvem stolpcu preglednice
(lahko si predlagamo z desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Izloči se izvede
izločanje zapadlih dokumentov izbranih vrst.
omogoča uničenje vsebine izločenih dokumentov. Dokumenti, ki so
izločeni (brisani) iz eRegistratorja niso fizično brisani temveč so izločeni iz pregleda v
eRegistratorju. O dokumentih so ohranjeni meta podatki in vsebina dokumenta. Če
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 4
želimo izbrisati fizično vsebino dokumentov, moramo le-te uničiti. Uničenim dokumentom
se ohranijo meta podatki.
Z izborom te možnosti zaženemo uničenje izločenih dokumentov. Ob zagonu se nam
odpre preglednica, kjer moramo določiti iz katerega uporabnika želimo izločene
dokumente uničiti. Če vpišemo nič (0), se bodo uničili izločeni dokumenti vseh
uporabnikov. Vrste dokumentov, ki jih želimo uničiti označimo s kljukico v prvem stolpcu
preglednice (lahko si predlagamo z desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Uniči
se izvede uničevanje izločenih dokumentov izbranih vrst.
2.7. FASCIKLI EREGISTRATORJA
Fascikli eRegistratorja omogočajo enovit dostop in enostavno upravljanje dokumentov
eRegistartoja, ki tvorijo zaključeno celoto.
2.7.1. VRSTE FASCIKLOV
Vrste fasciklov eRegistratorja predstavljajo skupine z enotnim številčenjem fasciklov znotraj
vrste fascikla. Omogočajo nam, da lahko fascikle razdelimo v različne skupine. Posamezen
fascikel lahko pripada le eni vrsti fascikla.
Primer: Imamo vrste fascikla PR (prejeti računi) in IR (izdani računi). V vrsto fascikla PR so uvrščeni
vsi fascikli, ki se samodejno kreirajo ob uvozu prejetega e-računa. V vrsto fascikla IR pa so uvrščeni
vsi fascikli, ki jih ročno odpremo pri dodajanju prilog na izdani račun.
Do vrst fasciklov dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vrste fasciklov.
Odpre se preglednica s podatki o vrstah fasciklov.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 5
Na preglednici lahko dodajamo, spreminjamo ali brišemo podatke o vrstah fasciklov. Če
želimo brisati vrsto fascikla, ki je v uporabi, nas program o tem opozori in nam le-te ne pusti
brisati.
2.7.2. PREGLEDNICA FASCIKLOV EREGISTRATORJA
Preglednica s fascikli eRegistratorja omogoča pooblaščenim operaterjem enostaven dostop
do fasciklov eRegistartorja. V preglednici fasciklov so prikazani fascikli na katerih smo
pooblaščeni za dostop do dokumentov ter javni fascikli. Če smo pooblaščeni za dostop do
dokumentov fascikla, lahko z dokumenti fascikla tudi upravljamo.
Do preglednice s fascikli dostopamo preko Bližnjice – Šifranti – Fascikli ali preko opravilne
vrstice v eRegistratorju (skrajno desno).
Nad preglednico sta dva filtra, ki omogočata enostaven izbor prikazanih fasciklov.
Status fascikla, kjer lahko izbiramo med:
- prikažejo se vsi nezaključeni fascikli.
- prikažejo se nezaključeni fascikli, katerih rok izvedbe je pretekel. V
preglednici so ti fascikli obarvani rdeče.
- prikažejo se nezaključeni fascikli, ki nimajo določenega roka izvedbe. V
preglednici so ti fascikli obravani rožnato.
- pokažejo se nezaključeni fascikli, katerim rok izvedbe še ni pretekel. V
preglednici so ti fascikli obarvani zeleno.
- pokažejo se zaključeni fascikli. V preglednici so ti fascikli obarvani belo.
- kjer se pokažejo vsi fascikli.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 6
Vrsta fasckla, ker vpišemo ali izberemo želeno vrsto fascikla. Če je podatek neizpolnjen,
se prikažejo fascikli vseh vrst fasciklov.
2.7.3. OPRAVILA FASCIKLOV
Nad preglednico fasciklov se nahaja opravilna vrstica z naslednjimi opravili:
- pregled dokumentov v fasiklu
- osveži podatke v preglednici
- omejitev števila pregleda prikazanih fasciklov
- pred nasatvljeni filtri za omejitev podatkov v preglednici fasciklov.
- dodaj fascikel
- popravi fascikel
- briši fascikel (fascikla ne moremo brisati dokler so v njem pripeti dokumenti)
- zaključi fascikel (po potrditvi dobi fascikel status zaključen in upravljanje dokumetnov na
njem ni več mogoče)
- komentiraj fascikel
2.7.4. DODAJANJE NOVEGA FASCIKLA
Nov fascikel opremo s klikom na gumb (dodaj fascikel). Odpre se okno za definiranje
lastnosti novega fascikla. Sestavlja ga več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in
Komentarji.
Najprej izpolnimo označena polja na zavihku Osnovni podatki:
Vrsta fascikla – vnesemo ali izberemo vrsto fascikla, kateri pripada fascikel.
Šifra fascikla – se zapiše samodejno, ko potrdimo vnos podatkov.
Naziv fascikla – kratek opis vsebine fascikla.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 7
Uporabnik – vpišemo ali izberemo uporabnika iCentra, ki mu pripada fascikel.
Predlaga se uporabnik, v katerega smo trenutno prijavljeni.
Javni fascikel – označimo, če gre za javni fascikel. Javni fascikli so dostopni vsem
operaterjem. To pomeni, da lahko vsi operaterji pregledujejo oziroma berejo
dokumente pripete v fascikel.
Skrbnik - vpišemo uporabniško ime operaterja, ki je skrbnik fascikla. Ta se
samodejno doda med pooblaščene operaterje.
Status – izberemo možnost V delu ali Zaključen.
Rok izvedbe – vnesemo datum, do katerega naj bi bil fascikel zaključen.
Skupina/Šifra – opredeljujeta nosilni subjekt fascikla (npr. šifra stranke)
Klasifikacijska skupina/Klasifikacijski znak – opredeljujeta položaj fascikla v
klasifikacijskem načrtu, v kolikor je za fascikel to potrebno. V kolikor vnesemo
podatek o Roku hrambe, se podatki o hrambi na posamezni vrsti ne upoštevajo –
'povozijo' jih podatki na Roku hrambe.
Rok hrambe – datum, do katerega se morajo dokumenti fascikla hraniti v
elektronskem arhivu.
Opis – podrobnejši opis vsebine fascikla.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 8
Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da tudi drugi operaterji lahko delajo z
dokumenti priloženimi temu fasciklu. Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na
(dodaj). Odpre se nam okno s seznamom operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati
pooblastilo ter obkljukamo:
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi
ima po varnostnem sistemu pravico do dela.
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad
katerimi ima po varnostnem sistemu nima pravico do dela.
Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo
oziroma komentar.
S klikom na je nov fascikel odprt.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 9 9
3. DELO Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI V PRAKSI
3.1. UVOZ PREJETEGA E-RAČUNA IN UREJANJE
NJEGOVIH DOKUMENTOV
Prejete e-račune lahko v Knjigo prejetih računov uvažamo na dva načina, in sicer:
ročno z izbiro Uvoz e-računov
avtomatično z izbiro Uvoz računov e-Poštar (B2B povezava z UJP-netom)
V obeh primerih se nam odpre spodnje okno (pri uvozu preko e-Poštarja nimamo okenca
Uvozi iz mape), kjer moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:
Ob uvozu prepiši dokumente na vrsto fascikla, kjer iz šifranta fasciklov izberemo šifro
fascikla za prejete račune. Ta nastavitev omogoča, da se fascikel ob uvozu prejetega e-
računa kreira samodejno.
Javni fascikel omogoča, da dokumente, ki se z uvozom prejetega e-računa vložijo v
fascikel vidijo (ne pa tudi spreminjajo) vsi operaterji, ki imajo pravico do dela s podatki v
Knjigi prejetih računov.
Obe nastavitvi sta pomembi, saj se s tem izognemo ročnemu odpiranju fasciklov in
naknadnemu dodajanju pooblastil na fasciklih. Nastavitve je potrebno urediti pri vsakem
operaterju, ki e-račune uvaža. Nastavitve se ohranijo s prvim uvozom prejetega e-računa ob
takih nastavitvah.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 0
Ko prejeti e-račun uvozimo v Knjigo prejetih računov se:
avtomatično izpolnijo podatki o dobavitelju, datumih, znesku in davkih. Uvožene
podatke vedno preverite in jih po potrebi dopolnite oziroma popravite.
dokumenti prejetega e-računa vložijo v eRegistrator na nivo šifranta strank. Shranijo
se XML in priloge prejetega e-računa (PDF in razne specifikacije). Ovojnica se ne
shranjuje. Dokumenti prejetega e-računa v eRegistratorju ostanejo, dokler jih ročno
ne brišemo.
Primer: Uvozili smo račun dobavitelja, ki se nam je v Knjigi prejetih računov shranil pod
zaporedno številko 36. Po uvozu smo ugotovili napako in račun 36 brisali iz preglednice v
Knjigi prejetih računov. S tem smo pobrisali le podatke, ki so pomembni za nadaljnje knjiženje.
Dokumenti prejetega računa (XML, PDF) so kljub brisanju ostali v eRegistratorju, zato jih
moramo s funkcijo Briši pobrisati iz eRegistratorja.
samodejno kreira fascikel prejetega računa, v kolikor smo pri postopku uvažanja
upoštevali zgornje nastavitve - izbira šifre fascikla. V fascikel se pripnejo vsi
dokumenti prejetega e-računa, naknadno pa lahko pripenjamo tudi dodatne priloge
prejetega e-računa (npr. naročilnice). Dokumenti ostanejo pripeti na fasciklu, dokler
jih ročno ne odpnemo iz posameznega fascikla.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 1
3.1.1. PREGLED UVOŽENIH DOKUMENTOV PREJETEGA E-
RAČUNA
V Knjigi prejetih računov do uvoženih dokumentov prejetega e-računa najlažje dostopamo
preko pasice s priponkami dokumentov (glej sliko). Pasica prejetega računa je sestavljena
iz:
Slike – na to mesto se pripne PDF dokument prejetega e-računa. V kolikor PDF
dokumenta ni in XML zagotavlja vizualizacijo prejetega e-računa, se na to mesto
pripne XML.
Slike priloge – na to mesto se pripne XML prejetega e-računa. V kolikor XML
zagotavlja vizualizacijo, se pripne na Sliko, Slika priloge pa ostane nezasedena.
Fascikla – na to mesto se pripnejo XML in vse priloge prejetega e-računa. Fascikel
se samodejno kreira, če ob uvozu prejetega e-računa določimo šifro fascikla za uvoz.
V kolikor tega ne definiramo, to polje ostane nezasedeno (sivo).
V levem in desnam delu pasice so gumbi, ki nam omogočajo delo s priponko oziroma
fasciklom. V srednjem delu je zapisano ime pripetega dokumenta. Če je dokument prevzet v
spreminjanje, je ime dokumenta obarvano rdeče in krepko. Če je dokument zaklenjen, pa je
ime obarvano rdeče.
V nadaljevanju so predstavljena gumbi z opravili, ki jih pasica ponuja:
- pripni dokument. Odpre se Raziskovalec dokumentov na glavni mapi entitete, ki
omogoča izbrati obstoječo datoteko ali kreirati nov dokument.
- odpri mesto priponke. Odpre se Raziskovalec dokumentov v mapi, kjer se nahaja
pripeti dokument.
- odpni dokument. Izbrani dokument pripet na Sliko oziroma Sliko priloge se odpne iz
tega mesta. Dokument je še vedno shranjen v glavni oziroma podmapah entitete (še vedno
je v eRegistratorju).
- odpri pripeti dokument. Odpre se pripeti dokument. Gumb je aktiven samo za operaterje
s pooblastilom branja posamezne vrste dokumenta.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 2
- prevzemi pripeti dokument. Pripeti dokument prevzamemo v spreminjanje oziroma
urejanje. Gumb je aktiven samo na dokumentih, ki niso v spreminjanju ali zaklenjeni.
Dokument lahko prevzame samo operater s pooblastilom za spreminjanje dokumenta.
- vrni dokument. Vrne novo, popravljeno verzijo prevzetega dokumenta. Puščica poleg
dokumenta omogoča izbiro s pomočjo katerega razveljavimo prevzem
dokumenta. Opravili sta aktivni le operaterju, ki je prevzel dokument v spreminjanje.
- v fascikel. Omogoča enostavno dodajanje pripetega dokumenta v izbrani fascikel. V
kolikor je fascikel na pasici aktiven, se izbrani dokument samodejno doda v ta fascikel, sicer
pa moramo fascikel izbirati iz preglednice fasciklov.
- optično preberi dokument. Odpre se vmesnik za optično branje dokumenta (skeniranje).
Postopek skeniranja je podrobneje opisan v poglavju 3.4.2. Optično branje papirnih
dokumentov.
- dodaj fascikel. Gumb omogoča ročno dodajanje fascikla, v kolikor le-ta ni bil samodejno
kreiran ob uvozu prejetega računa. Postopek opisan v poglavju 4.1.3. Delo s fasciklom
prejetega e-računa.
- pripni fascikel. Gumb omogoča, da na pasico pripnemo že obstoječi fascikel. Odpre se
nam preglednica fasciklov, v kateri izberemo želeni fascikel. Izbiramo lahko med fascikli, za
katere smo pooblaščeni za upravljanje z dokumenti.
- odpni fascikel. Izbrani fascikel se odpne iz tega mesta. Fascikel je še vedno shranjen v
preglednici fasciklov (še vedno je v eRegistratorju).
- zaključi pripeti fascikel. Zaključenega fascikla ne moremo več urejati – upravljanje z
dokumenti v fascikli je onemogočeno.
- pregled dokumentov v fasciklu. Odpre se preglednica dokumentov, vloženih na pripeti
fascikel.
- dodaj komentar. Odpre se nam okno za dodajanje komentarjev na pripeti fascikel.
- pregled revizijske sledi. Odpre se nam okno z revizijsko sledjo fascikla.
Do dokumetntov prejetega računa lahko torej dostopamo preko (pripni dokument) in
(odpri mesto priponke) oziroma preko vpogleda v fascikel (pregled dokumentov v
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 3
fasciklu). Preko prvih dveh gumbov dostopamo v Raziskovalec dokumentov določenega
subjekta. Razlika med dostopoma je ta, da preko (pripni dokument) dostopamo do glavne
mape (v primeru na sliki spodaj je to mapa 0000001), preko (odpri mesto priponke) pa
nas pregled postavi v mapo, kamor je pripeti dokument shranjen (v primeru na sliki spodaj je
to mapa Prejeti računi 2015).
V kolikor dostopamo preko (pregled dokumentov v fasciklu), pa se v preglednici prikažejo
le dokumenti, ki so vloženi v pripet fascikel. Za vrsto fasciklov prejeti računi to pomeni, da
vidimo le dokumente, ki so sestavni del določenega prejetega računa.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 4
3.1.2. UREJANJE DOKUMENTOV PREJETEGA E-RAČUNA
V poglavju 4.1.1. Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa smo pojasnili
funkcionalnosti posameznih gumbov na pasici s priponkami dokumentov. V nadaljevanju,
je predstavljen primer urejanja dokumentov prejetega e-računa preko pasice s priponkami.
Primer: Uvozili smo prejeti e-račun izdajatelja, ki vsebuje le XML datoteko. Ob urejanju prejetega
računa smo ugotovili, da se dokument ne vizualizira pravilno – dokument je neberljiv.
V takem primeru prejetega računa ne zavrnemo, temveč kontaktiramo izdajatelja, ga obvestimo o
napaki in zahtevamo prejeti račun v PDF obliki. Ko dokument prejmemo, moramo urediti pasico s
priponkami dokumentov.
Iz Slike z ukazom (odpni dokument) odpnemo napačen dokument. Odpre se nam opozorilo, da se
bo pot do priponke izgubila – izberemo 'V redu'. S tem se izgubi le pot do priponke. XML računa je še
vedno hranjen v mapi subjekta.
Na polje Slika pripnemo pravi dokument. Vstopimo v Raziskovalec na subjektu preko gumba
(pripni dokument).
V Raziskovalcu izberemo podmapo na subjektu, kamor bomo hranili PDF dokument prejetega računa.
V našem primeru je to mapa Prejeti računi 2015. Vidimo lahko, da je odpeti XML dokument še vedno
dostopen preko raziskovalca (kasneje ga bomo pripeli na Sliko priloge).
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 5
Imamo tri možnosti dodajanja PDF dokumenta:
PDF smo prejeli preko MS Outlooka. V prejetem elektronskem sporočilu se postavimo na priponko
(PDF računa). Z desnim klikom aktiviramo možnost 'Kopiraj'. V Raziskovalcu se nato postavimo v
polje z dokumenti ter izberemo (prilepi).
PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko
(PDF računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku, se postavimo nanj
ter z desnim klikom aktiviramo možnost 'Kopiraj' (Ctrl+C). V Raziskovalcu se nato postavimo v
polje z dokumenti ter izberemo (prilepi).
PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko
(PDF računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku. V Raziskovalcu se
nato postavimo v polje z dokumenti in z desnim klikom miške aktiviramo seznam opravil, kjer
izberemo 'Novo – Dokument'. Odpre se nam raziskovalec datotek, kjer zberemo shranjen PDF
dokument.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 6
Neglede na način dodajanja dokumenta se nam nato odpre okno za Dodajanje dokumenta. Dokument
lahko poljubno preimenujemo, v kolikor nam trenutno poimenovanje ne ustreza. Nato moramo v polje
Vrsta dokumenta izbrati pravo šifro vrste dokumenta. V našem primeru je to PR – Prejeti računi. Po
želji lahko dodamo komentar.
S klikom na dokument vložimo v eRegistrator.
V Raziskovalcu se postavimo na pravi dokument (PDF računa) in izbiro potrdimo z gumbom
.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 7
PDF računa je tako pripet na mesto Slika.
Če želimo lahko na mesto Slika Priloge pripnemo še XML prejetega računa. Dostopamo preko gumba
(pripni dokument) na Sliki priloge in v Raziskovalcu izberemo predhodno odpeti XML dokument.
Pripenjanje na Sliko priloge ni nujno, saj se je XML dokument ob uvozu prejetega e-računa že
samodejno pripel v fascikel. S tem je shranjen na pravo mesto – v fascikel, kjer hranimo vse
dokumente prejetega e-računa.
V kolikor fascikel ni odprt, ga moramo odpreti ročno po navodilih v poglavju 4.1.3 Delo s
fasciklom prejetega e-računa. V fascikel nato priložimo tako PDF kot tudi XML dokument
prejetega e-računa.
PDF dokument smo vložili kasneje, zato ga moramo v fascikel ročno pripeti. Na mestu Slika, kamor je
PDF pripet izberemo gumb (v fascikel).
S klikom na potrdimo pripenjanje na fascikel.
S klikom na (pregled dokumentov v fasciklu) preverimo, da so vsi dokumenti na mestu in
zaključimo urejanje.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 8
3.1.3. DELO S FASCIKLOM PREJETEGA E-RAČUNA
Fascikel prejetega računa je pomemben iz več razlogov:
Ob uvozu prejetega e-računa se vanj shranijo vsi dokumenti prejetega računa.
Omogoča dodajanje novih prilog prejetega e-računa.
'Drži' oziroma hrani vse dokumente prejetega e-računa na enem mestu.
Primer: Lahko se zgodi, da ob uvozu prejetega e-računa pozabimo na izbiro šifre fascikla prejetega
računa (polje fascikel je sivo – glej sliko spodaj). V tem primeru lahko fascikel opremo ročno in nanj
ročno pripnemo dokumente prejetega e-računa.
Nov fascikel opremo s klikom na gumb . Odpre se okno za definiranje lastnosti novega fascikla.
Sestavlja ga več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in Komentarji. Najprej izpolnimo
označena polja na zavihku Osnovni podatki:
Vrsta fascikla je šifra fascikla za prejete račune (npr. PR).
Naziv fascikla je poljubno poimenovanje fascikla prejetega računa. Svetujemo sistematično
poimenovanje fasciklov (npr. zaporedna številka prejetega računa).
Označimo opcijo Javni fascikel. To pomeni, da bodo lahko operaterji, ki imajo pravico do dela
s Knjigo prejetih računov, videli dokumente priložene temu fasciklu.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 9
Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da operaterji, ki imajo pravico do dela s Knjigo
prejetih računov, delajo z dokumenti priloženimi temu fasciklu (spreminjajo obstoječe dokumente ali
dodajajo nove priloge). Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na (dodaj). Odpre se nam
okno s seznamom operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati pooblastilo ter obkljukamo:
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi ima po
varnostnem sistemu pravico do dela.
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad katerimi
ima po varnostnem sistemu nima pravico do dela.
Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo oziroma
komentar.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 1 0
S klikom na je nov fascikel odprt, vendar prazen. Nanj moramo pripeti dokumente
prejetega e-računa.
Dokumente pripnemo tako, da za dokumente priložene na Sliko in Sliko priloge izberemo (pošlji v
fascikel). Potrdimo fascikel, ki nam ga sistem avtomatično ponudi oziroma iz preglednice fasciklov
izberemo želeni fascikel.
S klikom na se dokumenti prenesejo v ročno odprt fascikel. Dokumente lahko pregledamo
s klikom na (pregled dokumentov).
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 1 1
3.1.4. DODAJANJE PRILOG PREJETEMU E-RAČUNU
Prejetemu e-računu lahko dodajamo priloge, ki jih z e-računom nismo prejeli. Priloge vedno
dodajamo s pripenjanjem dokumentov v fascikel prejetega računa. V nadaljevanju so
predstavljeni primeri dodajanja prilog.
Preko gumba (pregled dokumentov) dostopamo do dokumentov vloženih v fascikel
prejetega računa.
V fasciklu imamo naslednje možnosti dodajanja dokumenta:
Optično branje dokumenta: Dokument v fascikel optično preberemo s klikom na gumb
. Odpre se vmesnik za optično branje oziroma skeniranje dokumentov. Postopek
skeniranja je podrobneje predstavljen v poglavju 3.4.2. Optično branje papirnih dokumentov.
Prilepi dokument: Dokument lahko dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na
računalniku) kopiramo, v fasciklu pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico
dokumentov. Postopek kopiranja in lepljenja dokumenta je podrobneje predstavljen v
poglavju 3.4.1. Kopiranje dokumentov v eRegistrator.
Novo – Dokument: Z desnim klikom miške na polje z dokumenti v fasciklu se odpre spustni
meni z opravili, ki so možna na dokumentu. Z izbiro se nam ponudi gumb
, omogoča dodajanje dokumenta iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz
raziskovalca datotek. Postopek dodajanja dokumenta na ta način je predstavljen na primeru
urejanja prilog prejetega računa v poglavju 3.4.1. Kopiranje dokumentov v eRegistrator.
Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja: Dokument lahko dodamo tudi preko vzorcev
dokumentov. Dodajanje preko vzorcev zaženemo preko gumba . Postopek je
podrobneje predstavljen v poglavju 3.4.3. Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 1 2
Dodaj iz eRegistrtorja: V fascikel lahko dodamo dokument, ki je že vložen v eRegistrator. Z
izbiro gumba (dodaj iz eRegistratorja) se nam odpre Pregled nad dokumenti v
eRegistratoju.
S pomočjo filtrov se omejimo po pregledu in se postavimo na želen dokument. Izbiro
potrdimo s klikom na .
Odpre se še potrditveno okno za izbiro fascikla prejetega računa. S klikom na se
dokument pripne na fascikel prejetega računa.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 1 3
Zgodi se, da v fascikel prejetega računa pripnemo napačen dokument. Napačno prilogo bi
radi odstranili iz fascikla. V fasciklu se postavimo na prilogo, ki jo želimo odstraniti in
kliknemo na (odpni dokument).
S tem dokument le odpnemo iz fascikla. Dokument je še vedno hranjen v eRegistartorju. V
kolikor želimo dokument brisati, moramo preko (pripni dokument) ali (odpri mesto
priponke) dostopati do Raziskovalca. Tam poiščemo dokument, ki ga želimo brisati, se
postavimo nanj in izberemo (briši). Možnost brisanja imajo le operaterji s pooblastilom
do brisanja posamezne vrste dokumentov.
3.2. IZDANI E-RAČUN IN NJEGOVE PRILOGE
PDF in XML dokument ter morebitne priloge izdanega računa se v eRegistrator shranijo, ko
pripravimo osnutek izdanega računa. V kolikor želimo izdanemu računu dodati priloge,
moramo to storiti pred pripravo osnutka izdanega računa.
2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 1 4
3.2.1. DODAJANJE PRILOG IZDANEMU E-RAČUNU
Priloge izdanega računa lahko dodajamo na dva načina:
Preko Priponka (o.), kjer lahko pripnemo le eno prilogo izdanega računa.
Preko Fascikla izdanega računa, kamor lahko pripnemo poljubno število prilog. Fascikel
se ne kreira samodejno ampak ga moramo odpreti ročno.
Postopek dodajanja dokumentov preko Raziskovalca in fasciklov je opisan v poglavjih 3.4.
Dodajanje dokumentov v eRegistrator in 3.7.4. Dodajanje novega fascikla
3.2.2. PRIPRAVA OSNUTKA IZDANEGA E-RAČUNA
Pri pripravi osnutka izdanega e-računa moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:
Dodaj Priponka (o.) – v izdan e-račun se vključi dokument, ki je pripet na mesto
Priponka (o.).
Dodaj vse dokumente iz fascikla – v izdan e-račun se vključijo vsi dokumenti pripeti v
Fascikel.