EVENT агентства

РИС-ДБ-3-1Полякова Ольга

Что такое Event агентство? Event-агентство - это

специализированная компания, которая

организует мероприятия по заказу своих Клиентов.

Мероприятия event-агентств имеют небольшую

продолжительность, проходят в течение 1-4

дней для ограниченного круга людей, известных

заказчику и имеют фиксированный бюджет,

финансируются заказчиком.

Основные форматы мероприятий

Дилерская конференция, съезд Выездная конфернция для партнеров /

сотрудников Цикловое совещание Торжественная церемония (вручения

наград) Лонч продукта / презентация продукта Тимбилдинг Пресс-мероприятия (пресс-

конференции, пресс-туры, презентация для прессы)

Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)

Формулировки цели в разных компаниях

Сформировать внутренний и

внешний имидж компании.

Укрепление внутреннего и внешнего имиджа Вашей компании за счет качественно организованных нами корпоративных мероприятий.

Увеличение лояльности клиентов и партнеров, а также поддержание взаимопонимания внутри компании.

Создание уникальных событийных продуктов, способствующих формированию уникального имиджа компании/бренда.

Общая цель Event агентств

Главная задача Event-агентства – организовать любое мероприятие так, чтобы

оно стало настоящим событием, а его участники и гости чувствовали себя

максимально комфортно и непринужденно.

На начальном этапе работы штат сотрудников небольшой. Этот бизнес — как раз тот случай, когда владелец агентства может сосредоточить в своих руках сразу несколько функций. Если агентство работает хорошо, то постепенно и его штат увеличивается.

Штат

Структура

МалыеВладелец

агентства может сосредоточить в

своих руках сразу несколько функций:

принимать заказы по

телефону и генерировать

творческие идеи. Главное условие

— иметь креативный

склад ума и опыт работы в

организации мероприятий.

КрупныеОтдел развития — отвечает за поиск и привлечение новых клиентов, участие в

тендерах заказчиков. Отдел по работе с

клиентами —связующее звено между клиентом и

event-агентством. Творческий

(креативный) отдел — это отдел, ответственный

за создание концепций мероприятия и другого

креатива. Производственный отдел — дизайнеры,

специалисты по производству . В разных агентствах некоторые

функции могут совмещаться внутри

одного одела.

Проектная деятельность

При проектной деятельности одной из форм

управления является

формирование специального

подразделения - проектной команды,

работающей на временной основе.

По завершении проекта структура

распадается, а сотрудники переходят в

новую проектную структуру.

Директор. Общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия.

Заместитель по финансовым вопросам. Ведение финансового состояния предприятия, финансовое планирование.

Арт-директор. Включает в себя функции режиссера, креативщика, ведущего некоторых мероприятий.

Специалист по работе с персоналом. Проведение различных тренингов, а также мотивация персонала предприятия, контроль над выполнением проектов.

Специалист по работе с клиентами. Прием заказов от потребителя, обслуживание клиентов.

Дизайнер. Дизайн помещений при проведении мероприятий, полный комплекс дизайнерских услуг.

Обязанности сотрудников

Сотрудники агентства Quest Events во время подготовки проекта играют в ролевые игры.

Для реализации каждого мероприятия формируется рабочая группа, в которой есть главный координатор и его подчиненные на этом проекте, отвечающие за те или иные

зоны. Очень важно, чтобы во время мероприятия координатор проекта

занимался только координацией ответственных.

Взаимодействие агентств с подрядчиками

Для того, чтобы найти и удержать нового клиента и сделать его постоянным Заказчиком, агентства прибегают к проверенным приемам снижения цены: 1. Сравнение цены и качества (по телефону). Затем «Давить по цене».2. Агентство при составление технического задания не включает несколько позиций. 3. Нахождение «косяков» у подрядчика по завершению работ (штраф). Но и у подрядчиков есть свои способы (максимальное завышение цены на услугу, снижение качество услуг).

Взаимодействие event агентств КОНФЕРЕНЦИЯ SPECIAL EVENTS.

НОВАЯ РЕАЛЬНОСТЬ EVENT-БИЗНЕСА. Ежегодная

специализированная конференция для event-специалистов. Основная задача конференции – обсуждение новых тенденций на рынке и обмен опытом. Мобильная конференция

«Event-разведка 2014». Это путешествие по ведущим event-

компаниям Москвы, встречи с коллегами за круглым столом,

откровенное обсуждение актуальных проблем современного

бизнеса. Global Event.ru Forum – это первая

в России бизнес-площадка, где своим опытом делятся лучшие практики в сфере организации

мероприятий и совместно с заказчиками event-услуг выводят

индустрию на новый уровень развития.

Проблемы Заказчики более склонны доверять тем компаниям, которые уже

проявили себя с хорошей стороны ранее. Многие клиенты также зачастую недовольны недостатком

креатива. Нередко участники рынка event-услуг под видом эксклюзивной программы предлагают один и тот же вариант каждый год. Высокий уровень накруток. Агентства, в свою очередь, не застрахованы от ситуации, когда «несостоявшийся» заказчик самостоятельно проведет мероприятие по предложенному им сценарию.

Основными факторами, тормозящими развитие отрасли организации мероприятий в России, является отсутствие единого бизнес-поля и низкий уровень профессионализма большинства игроков данного рынка.

FLYING COLORSМаркетинговое агентство Flying Colors основано в 2008 году.

Важнейшим ресурсом Flying Colors являются его сотрудники. Штат насчитывает около 15 человек. Отлаженный менеджмент, команда профессионалов, успешный опыт в реализации проектов различной

сложности позволяют агентству решать самые амбициозные задачи. Агентство оказывает услуги в следующих направлениях:

организация и проведение мероприятий, дизайн, печатная и сувенирная продукция, интернет-маркетинг. Агентство не является

крупным, присутствуют двусторонние горизонтальные коммуникации.

«Flying colors» ежегодно организовывает конференцию «Cisco Connect». «Cisco Connect» — крупнейшая ИКТ-конференция на территории России и ближнего зарубежья, где собираются топ-менеджеры крупнейших ИТ-компаний, руководители и специалисты ИТ-отделов, предприниматели,

студенты и журналисты. Конференция проводится с 1999 года ежегодно, собирая все больше участников из разных регионов РФ и

ближнего зарубежья. Форум 2013 года, прошедший при поддержке 43 компаний-спонсоров и 70 медиапартнеров, ознаменовался рекордным

количеством участников – 3374 человек.

Спасибо за внимание!