PorteføljesekretariatetHovedbiblioteket i Århus

December 2009

Lisbeth, loniel@aarhus.dk

• Cand.mag. i Nordisk sprog & Litteratur og Medievidenskab, Aarhus

Universitet. Ph.d. fra Æstetik og Kultur, Aarhus Universitet

• Speciale og forskning i filmvidenskab

• Erfaring: har undervist indenfor medieanalyse, film og kommunikation og arbejdet i kommunikationsbranchen

• Projektleder for projektet Gaming – når biblioteket spiller med• Projektleder for Demokrateket• Redaktør og ideudvikler på magasinet Litteratursider, der drives af

Litteratursiden.dk• Koordinator for klimascenen• Kommunikationsarbejde• Porteføljeopgaver mm.

Lotte, ldn@bib.aarhus.dk • Bibliotekar DB fra 1980

Master i Biblioteks- og Informationsvidenskab 2006

• Erfaringer: Ansat ved NjL 1981-95, ved ÅKB fra 1995-Biblioteksarbejde, personaleledelse, TR, PR, projektledelse og innovation. Porteføljesekretariatet siden 2003

• Konsulent på udviklingsprojekter Legende familier i biblioteket, Den myndige borger, Demokrateket og Ud af boksen – biblioteker i samarbejdsdreven innovationtidligere: ” Hybride læringsmiljøer, + Det interaktive Børnebibliotek + PuLLS : Public libraries in the Learning Society+ nye ansøgninger

• AnalyserReserveringer & bestillinger i ÅKB, borgerservice og bibliotekspolitik, Integration af brugerrettigheder til folke- og forskningsbiblioteker i Århus Amt

• Projektleder for skiftende projekter Mobile Probes, Nordisk Biblioteksnetværk, Tilskud og støtte – internationale bibliotekskonferencer i DK, Tidligere: FINFO, Det talende værksted, Center for betalbare ydelser.

• Medlem af diverse udvalg. Dialogforum for overbygningsopgaver i DK, Tidligere ”Fremtidens Bibliotekstilbud til børn”, nedsat af kulturministeren samt Århus Kommunes Handicapråd,

• AndetNextlibrary camps, internationale konferencer: Transformations 2001, Children’s Interactive Library 2006, Elevations 2007, nextlibrary 2009, MMH konsulentopgaver (formand for brugergruppen børn_tweens

Agenda Porteføljesekretariatet• Innovationsledelse og Porteføljesekretariatet

• Tre tværgående mødeformer: – Projektbestyrelsen– Reviewmøder for projektledere– Inspirationsmøder for teamledere og projektledere– Innovationsmøder for alle medarbejdere

• Projekthåndbogen - virtuel videndeling og værktøjskasse

• Værktøjer, metoder og trendspotting• Afbryd, kommenter og spørg undervejs

Baggrund for porteføljesekretaritet

• Etableret 2003 med to konsulenter. (Afsæt i CBY)• Behov for at understøtte forandringsprocesser fra

Hovedbibliotek til Multimediehus• Forandringsprocesser, der giver mulighed for

engagement og commitment gennem involvering i en række projektforløb, der samtidig bliver til læringsforløb for hele organisationen.

• At etablere forandringens om tilstandKilde: Schulz; K: Organisatoriske forandringer – fra Hovedbibliotek til

Multimediehus, 2003 . http://www.aakb.dk/graphics/user/HB/master.pdf

Seven Circles of Innovation• kan bruges til at skabe dynamik i

virksomhedens innovationsarbejde, så det bliver en cirkulær indsats, der er lige så vedvarende og livsnødvendig som vejrtrækning

• inddrager markedet og brugerne i alle faser af innovation

• sikrer systematisk og cirkulær fremdrift i de fem faser:

• Ide generering, Ide evaluering, Test / prototyper, Planlægning / forretningsplan og til sidst: Implementering.

• udvikler det centrale fundament; rammerne for innovation med team, empowerment, kultur, strategi, samarbejdspartnere, monotorering og struktur

De vigtigste faktorer i innovationsledelse

I flg. Innovation Cup: • En klar innovationsstrategi• Videndeling og læringskultur; en innovationsvenlig

kultur, hvor det at begå fejl reelt anerkendes som en uomgængelig del af læring

• Markedsorientering • Brugerdreven innovation• At få innovationsstrategien til at gennemsyre hele

organisationen• At finde balancen mellem struktureret management og

plads til medarbejdernes kreativitet

Anders Drejer:

Borgerservice og Biblioteker, Hovedbiblioteket1. september 2008

Chef for Hovedbiblioteket

SekretariatschefLeder for Sekretariat, logistik

og bygning

PublikumschefLeder for Medier, service, vejledning

og kompetence

Portefølje- og multimediehus sekretariat

TeamlederKerneteam

TeamlederKerneteam

TeamlederKerneteam

TeamlederKerneteam

Tværgåendeteam

Tværgåendeteam

Tværgående teamTværgående

team

Sekretariat, Konsulenter,Kantine, Kørselstjeneste,

Pedeltjeneste

Innovationsledelse på Hovedbiblioteket

• I den formelle organisering af udviklingsprojekter med klart definerede roller.

• Projektledere og projektgruppe rekrutteres fra og arbejder samtidig i driftsorganisationen-> en udveksling af viden, læring og holdninger

Portefølje

”den samlede mængde projekter”

”overblik og videnoverførsel”

”hjælp og planlægning”

” dokumentstyring”

”netværk - ajourføring og dokumentation”

Fokus på erfaringer fra projekterne

Etablere erfaring om fysisk indretning og nye formidlingsformer

• i forhold til konkret niveau

• med henblik på realiseringen af Multimediehuset (wiki undervejs)

• Metoder og læreprocesser

videndeling og læringskultur

At forstå, at - At viden ikke altid er en fast

ting, man kan sende med rørpost

- At viden bliver til i kommunikation mellem mennesker

- At rammerne for, at mennesker kan kommunikere og udvikle viden er vigtige, så medarbejderne i virksomheden mødes og inspireres og ny viden kan opstå

Det vi skal - arbejdsform og erfaringer:

Udvikling af projektledelse, metode og opbakning

• læringsprocesser/aktiviteter/strategi

• Coaching (på projektlederen)• Støtte forskel på

projektledelse og projektudførelse

• Teamroom på intra for alle projekterne

• Projekthåndbog• Trendspotting, nye projekter

4 årlige møder i projektbestyrelsen

Konsulenterne udarbejder oplæg: • Støtte til porteføljestyring- Overblik på tværs af projekterne- Indstilling af ressourcebehov til

læringsdel- Læringsstrategi for

Hovedbibliotekets udviklingsprojekter

- Forslag til læringsaktiviteter

Reviewmøder for projektledere

• Mødes ca. 1 - 2 gange årligt

• Alle nuværende og tidligere projektledere fra HB's udviklingsprojekter er deltagere.

• Formen på møderne kan variere – der skal være plads til både uformel videndeling, information om hinandens projekter og fremdrift + eksterne eller interne oplæg, der kan understøtte projektledelse.

Inspirationsmøde for teamledere, projektledere og projektejere

• Et fælles forum hvor erfaringer fra udviklingsprojekterne bliver fremlagt.

• Vigtigt med en (hurtig) informations-udveksling mellem projekter og teams.

• Det kan være vanskeligt for de enkelte teams til at adoptere ideer/erfaringer fra projekterne!

Innovationsmøde for alle medarbejdere på HB

Projekthåndbog 1

• Tips og tricks– Litteratur om projektledelse– Kanaler til markedsføring– Hvilke eksterne mødelokaler kan vi bruge?– Samarbejdspartnere: hvem har vi arbejdet

sammen med – hvem er kontaktpersoner?– Skabeloner til kontrakter– Økonomi; principper for budget og regnskab i

projekter

Projekthåndbog 2

• Opsamling af erfaringer:– Reviewgruppemøder for projektledere ->

referat– Inspirationsmøde for teamledere,

projektledere og projektejere -> referat og idékatalog

– Værktøjer til opsamling af evaluering

Projekthåndbog 3

• Synliggør metoder, der kan bruges i projekterne:– Projektopstart– Idégenerering– Evaluering– Brugerinddragelse: hvordan gør vi det?

Projektmodellenhttp://bib1/Intranettet.nsf/index?OpenPage

Projektmodel oversigt

• Skal bruges af alle i Borgerservice og Biblioteker, Århus• Sikrer beslutningsgrundlag til ledelsesmæssig opmærksomhed og

sammenhæng med bibliotekets strategi og drift• Knyttet til praksis Stop/go beslutninger ved alle milepæle

Kommunikation og formidling• Formidl læring, formidl erfaring – ikke mindst internt – et hus fuld af ambassadører• Kommunikation og pr: strategisk, politisk, fagligt og til slutbrugerne• Afsæt penge – både i projekter og i dagligdagen (mandetimer)• Etabler planen først i forløbet• Regulér den• Design, logo, domæne• Udnyt din interessentanalyse• Tænk utraditionelt – og tænk billeder• Tænk i tillægsspørgsmål, temaer/vinkler, fotos og design • Genbrug – forskellige platforme • Tænk internt, eksternt, netværksorienteret, digitalt

• Web 2.0. Virker det?

• Sociale medier og viral kommunikation/markedsføring

• Facebook, -ning, nextlibrary, blogs

• http://gamerlibrary.ning.com/• • http://nextlibrary.net/

Nye Samtaleformer

Eksempler på værktøjer

1. Energizers & 3D cases (Jannik)

2. Magic Meeting Box

3. Det, vi selv finder på (kufferter)

4. Rich Picture

4. Rich Picture - at skabe et fælles ”billede”

• At skabe et fælles billede - af projektet

• At udveksle konkret viden, opfattelser, erfaringer, rygter, følelser, holdninger, flere nuancer og flere perspektiver

• hver enkelt projektdeltager sætter ord og billeder på egen rolle i projektet

• At skabe visuelt overblik

Rich Picture - indhold• Strukturen

organisatoriske enheder, personer, roller, geografisk placering, IT, interessenter

• Processer ”hvad sker der mellem projektet og strukturen?”

• Klimaetrelationer på kryds & tværs mellem elementer fra strukturen og processerne

• Projektets verden her&nu - ikke start på løsning af projektopgaver!

Rich Picture – sådan gør man:• Tegning på flip-over - eller whiteboard• Rækkefølge: Ca. ½ time til hver:

• Strukturer• Processer• klimaet

• pile og linier for relationer og processer• talebobler for faktiske udtalelser,

holdninger, beslutninger• tænkebobler for hvad projektet tror, andre

tænker og føler om et eller andet

Rich Picture : rollefordeling

• Alle projektdeltagere skal være aktive - ”tænker højt”

• Alt kan siges (som i en struktureret brainstorming)

• Facilitator skal

– stille spørgsmål og tegne– skal skabe rum for alles udsagn - men skal også sortere -

ikke alt tegnes og skrives op. – Skal styre balancen mellem bløde og hårde fakta -

uddybende spørgsmål

Resultat – fælles billede

Signalværdi: kreative rammer

• Rummet & ting har betydning!

• Kreative rammer i mødelokalerne med f.eks. spil, teamboards og teknologisk Instituts ”Magic Meeting Box”

Trendspotting og nye projekter

• Meta: udvikling i samfund og kultur, lokalt, nationalt og internationalt

• Strategiske oplæg – policy, biblioteker, kultur

• Antenner: innovationlab, netværk, studiebesøg, tænk på tværs, virtuelle fora, samarbejdspartnere

• Internationale bibliotekskonferencer

• Samarbejde og organisering omkring ansøgninger

• Hvad gør I?

(nye) metoder• Solution camps: 48 hours camps

managed by Aalborg University/ Kreativitetslaboratoriet, Christian Byrge & Søren Hansen

• Teknologisk Institut, Henning Sejer Jakobsen

• Bibliotekets Stemmer • Learning Lab Denmark• IKI – Initiativ til Kreativitet &

Innovation • Alexandrainstituttet /

InteractiveSpaces• Klodshans for viderekommende

(Teater Sport) • Slip brugerne løs, Brug Brugerne

Opsamling• Porteføljesekretariatet

• Tre tværgående mødeformer: – Projektbestyrelsen– Reviewmøder for

projektledere– Inspirationsmøder for

teamledere og projektledere

– Idemøde – åbent for alle medarbejdere

• Projekthåndbogen - virtuel videndeling og værktøjskasse

• HB’s projektarbejde knyttet til praksis. BoB’s projektmodel, MMH