การบรหารโครงการทด

น ำเสนอโดย นำงสำวธนยนนท รอดเหลอจำด

กอนทเราจะบรหารโครงการ เชน โครงการประชม เราตองเขาใจหลกการเขยนโครงการกอนนะคะ

หลก 5 W 1 H 5W =1. WHAT 2. WHY 3. WHEN 4. WHERE 5. WHO

1 H = HOW

โครงการ

เหตผลความจ าเปน ทตองท า(ปญหา)

จะท าอยางไร (วธแกปญหา) ท าเพออะไร

(วตถประสงค)

ท าทไหน เมอไร ใครท า ไดอะไร

ท าเทาไร (เปาหมาย)

1. ชอโครงการ 1. ชดเจน กระชบ และไมยาวเกนไป 2. เขาใจงาย 3. สอถงกจกรรม หรอผลลพธหรอเปาหมาย 4. ความตองการหรอปญหาทตองการแกไข 5. แสดงลกษณะของสงทจะท า 6. น ากลมเปาหมายมาพจารณาดวย 7. ถอยค ากนใจ

การเขยนโครงการ

การเขยนโครงการ 2. หลกการและเหตผล 1. แสดงปญหา ความจ าเปน ทตองท าโครงการ เสนอแนวคด หลกการ ความตองการ การแกปญหา 2. ควรน าเสนอสาระส าคญ (จากกวางไปสประเดน) คอ - ความเปนมา หรอแนวคด - ปญหา/ประเดนความตองการ - แนวทางแกปญหา/ความจ าเปนของโครงการ 3. มทฤษฎ เหตผล ขอมล เพอสนบสนนการจดท าโครงการ 4. เหตผลเพยงพอทจะใหผมอ านาจอนมต 5. น าไปสชอโครงการ

การเขยนโครงการ 3. วตถประสงค 1. มไดมากกวา 1 ขอ 2. ระบความตองการทจะกระท า 3. มลกษณะเปนเชงปฏบตการ ชแนวทางในการปฏบต 4. ชดเจน สอความตองการได 5. วดได ประเมนได 6. วตถประสงค ตอง “SMART”

การเขยนโครงการ “SMART” 1. Sensible / Significant / Specific (ส าคญ จ าเปน เดนชด) 2. Measurable (วดได-ตรวจสอบได) 3. Accessible (ท า/ปฏบตแลว บรรลผลไดจรง) 4. Reasonable (สมเหตสมผล ตรงตามหลกการและเหตผล) 5. Time (เหมาะสมดานเวลา และชวงเวลาทปฏบต)

การเขยนโครงการ 4. วธด าเนนการ 1. น าวตถประสงคมาจ าแนกแจกแจง 2. ระบงาน (Task) หรอ กจกรรม (Activity) ทชดเจน ของโครงการ 3. กจกรรมทก าหนดตองกอใหเกดผลตามวตถประสงค ของโครงการ หรอ ทกวตถประสงคมกจกรรมรองรบ 4. กจกรรมเหมาะสมกบกลมเปาหมาย ทรพยากร และบรบท ของโครงการ

การเขยนโครงการ 4. การก าหนดกจกรรม 1. บอกรายละเอยดสงทจะท า 2. โครงการใหญๆ อาจมหลายกจกรรม 3. ท าไดตามวตถประสงค ตามเวลา และมผลกระทบสง

การเขยนโครงการ 5. ระยะเวลาด าเนนการ 1. เหมาะสมกบกจกรรมโครงการ 2. ก าหนดเปนชวงเวลา หรอวนเรมและสดทาย

การเขยนโครงการ 6. แผนปฏบตการ 1. น าขนตอนการด าเนนงานมาแจกแจง 2. ก าหนดรายละเอยด - งาน กจกรรม - การด าเนนงาน - สถานท - เวลา - ผรบผดชอบ

การเขยนโครงการ 7. งบประมาณ 1. จ าแนกเปนตามแหลงทมา (งบประมาณ/เงนนอกงบประมาณ) หรอตามประเภทคาใชจาย (งบลงทน/งบด าเนนการ) 2. สอดคลองกบกจกรรม 3. แจกแจงรายละเอยด 4. ควรศกษาระเบยบการเงน พสด ฯลฯ

การเขยนโครงการ 8. ผลสมฤทธของโครงการ

ผลผลต OUTPUTS

ผลลพธ OUTCOMES

ผลสมฤทธ RESULTS

ผลผลต : เปาหมายเชงปรมาณ เปนผลลพธขนสดทายของโครงการทเปนรปธรรม ผลลพธ : เปาหมายเชงคณภาพ มความสมพนธเชอมโยงกบผลผลต สงผลไปสการแกไขปญหา/ความตองการ ผลสมฤทธ = ผลผลต + ผลลพธ

การเขยนโครงการ 9. ผรบผดชอบ 1. มเจาภาพชดเจน 2. ค านงถงศกยภาพ ความเหมาะสม ความตงใจ

การเขยนโครงการ 10. การประเมน/ตดตามโครงการ - ก าหนดเปาหมายและวตถประสงคของการประเมน - ระบวธการ/ชวงเวลา/ผรบผดชอบ

การเขยนโครงการ 11. ผลทคาดวาจะไดรบ - ระบผลทตอเนองจากผลลพธ (Outcome)

ทกลมเปาหมายหรอสวนรวมไดรบประโยชน - ผลมทงทางตรง ทางออม และผลกระทบ

สรปโครงการทด 1. ตอบสนองความตองการ 2. วตถประสงค เปาหมายชดเจน 3. รายละเอยดของโครงการสอดคลองกน 4. น าไปปฏบตได 5. เขาใจงาย ด าเนนการไดสะดวก 6. ตดตามประเมนผลได 7. เกดขนจากขอมลจรง 8. มแผนปฏบตการชดเจน 9. ประหยด 10. ไดผลคมคา

ขนตอนการบรหารโครงการทด

การเตรยมความพรอม กอนการจดประชมโครงการตางๆ

ประชมหารอและเตรยมความพรอม กอนการประชมเพอแบงหนาทรบผดชอบ เชน - หนาทรบผดชอบการลงทะเบยน - หนาทรบผดชอบเปนพธกร - หนาทรบผดชอบเปนผประสานงาน ในหองประชม

- ตรวจสอบความพรอมของเอกสารประกอบตาง ๆ เชน เอกสารการประชม เอกสารทางการเงนทตองใช ส าหรบวทยากร - ตรวจสอบความพรอมของหองประชมและอปกรณตาง ๆ ทใชในการประชม ***หมายเหต คณะผจดในการจดโครงการ ประชมนนๆควรไปถงหองประชม กอนผเขารวมการประชมอยางนอย 30-45 นาท เพอปองกนความผดพลาดของงานนนๆ

***ผจดการประชมตองตรวจดความพรอมสถานท วสดอปกรณตางๆกอนการประชมทกครงใหสอดคลอง เหมาะสมกบกระบวนการประชม เชน การจดแบบคลาสรม การจดแบบโตะกลม

***อยาลมเตรยมความพรอมทงรางกายและจตใจ กอนการประชมนะคะ - เสอผา หนา ผม ตองเรยบรอยเหมาะสมถกกาลเทศะ เพราะพวกเราคอกองแผนงานและวชาการ

***หากพบปญหาอปสรรคอนใดระหวางการประชม และทคาดวาอาจจะเปนปญหาใดใหรบแจงหวหนาทม หากปญหาใดแกไขหรอปองกนไดควรรบด าเนนการ และประสานทมงานอยางเรงดวน

***ไมต าหน ตเตยน ผรวมงานในระหวางมการประชมสมมนา ใหเกบรวบรวมสงทพบและเปนอปสรรค ตางๆ น ามาพดคย หารอกนหลงการประชมแลวและแจงใหผรวมงานรบทราบ เพอไมใหเกดเหตการณอยางเดมซ าอก

***ผจดควรใหบรการดวยความยมแยมแจมใส และยนดจดหาสงของ อปกรณตางๆทผเขารวมประชมรองขอ หากวาหาไมได ใหแจง ชแจงดวยถอยค าสภาพ การเตรยมเกบวสดอปกรณ หลงประชมเสรจแลว สวนใหญเรามกจะมองขาม ควรเกบเอกสารทประกอบการประชมทวางอยบนโตะทผเขารวมอาจลมทงไว และปายชอวทยากรทงหมดกลบมายงส านกงานแลวมาท าลายทงสงของทส านกงาน สวนเอกสารประกอบหากยงสามารถใชไดใหน ากลบมาใชตอ เหตทเราควรน าปายชอวทยากร ผบรหารกลบมาทส านกงานไมควรทงใหเปนขยะในหองประชม เปนการใหเกยรตทาน เพราะปายชอเหลานนอาจรวงตกตาม พนหองมคนเดนขามเหยยบย า เปนตน